15/9/2012

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[HUMBERTO ORDÓÑEZ ]

LA TECNOLOGIA Y LOS BENEFICIOS APLICADOS A LA ADMINISTRACIÓN

DE PERSONAL

La tecnología y los beneficios aplicados a la administración de personal

Humberto D. Ordóñez G.

Comercio Internacional Universidad Real de la Cámara Nacional de Comercio

Calle Capitán Ravelo # 2329hordonez@a.ureal.edu

La Paz - Bolivia

Resumen— Hoy en día muchas empresas están en procesos de modernización dentro de sus diferentes campos ya sea dentro de la administración, de sus operaciones, en la elaboración de sus servicios, de sus productos, etc. Uno de los grandes problemas que tienen es su administración de su personal y para ello se esta creando nuevas tecnologías que facilitan el manejo de sus recursos humanos.

Palabras clave — Tecnología, Recursos Humanos, Sistema, empleados.

I. INTRODUCCIÓN

Hoy en día las empresas optan cada vez más por la implementación de sistemas de información para la administración de sus recursos humanos, donde cada personal de la empresa pueden acceder a beneficios como actualizar su información personal, solicitar vacaciones, imprimir la boleta de pago, y por parte de los directivos a comunicar información importante a todos los empleados por igual.

Fig. 1 La tecnología se aplicada a nivel global

II. UTILIZACION DE LA TECNOLOGIA

Los directivos pueden ver el progreso de las actividades de sus trabajadores y hacer evaluaciones de desempeño a partir de una información mas clara, detallada y de fácil accesibilidad. Con esto la dependencia del personal hacia el departamento de Recursos Humanos de la empresa es cada vez menos, pudiendo el departamento de Recursos Humanos focalizarse en otras funciones más productivas para el negocio y más convenientes para el desarrollo profesional del personal como: comunicación interna o gestión del clima laboral.

La utilización de la tecnología, hace que la información esté siempre disponible en un sistema ordenado, donde ya no se depende del responsable de recursos humanos con quien hay que comunicarse para realizar cualquier trámite.

Fig. 2 La tecnología facilita la relación de los negocios

III. BENEFICIOS.Entonces, algunos de los beneficios de la tecnología

aplicada a la administración de personal podrían ser:

Ahorro considerable en el presupuesto del área RR.HH. Se pueden destinar mayores partidas a capacitación en lugar de sostener una burocracia de papeles y formularios altamente costosa. El sistema informático se instala una sola vez y los costos de mantenimiento pueden ser muy bajos.

Menor riesgo de equivocaciones durante los procesos. Las máquinas están preparadas para operaciones inteligentes con bajos índices de error y permiten con un solo click cruzar información de distintas bases de datos en segundos.

Se evita la sobrecarga de trabajo y el estrés.

Crea la responsabilidad de cada empleado de gestionar mucha información referente a su lugar en la empresa. El departamento de recursos humanos deja de ser una oficina de quejas y reclamos permanentes.

Ahora veremos un claro ejemplo de estos beneficios.

Susan Toledo, recién casada vuelve a reincorporarse al trabajo, después de su licencia y necesita actualizar sus datos personales.

Fig. 3 El uso de la tecnología y sus diferentes medios.

Se sienta frente a su computadora y pincha el icono del sistema de administración de recursos humanos. Después de

ingresar su contraseña, ingresa su nuevo apellido de casada y su nueva dirección postal. Confirma que quiere que su cheque sea depositado en en mismo banco que antes. Ingresa el nombre de su marido en el paquete de beneficios personales y lo designa como beneficiario de su seguro de vida.

Susan realiza todas sus transacciones en menos de 5 minutos. Cuando finaliza,  hace click en el botón "confirmar" y toda la información se actualiza instantáneamente en su perfil personal. Susan recuerda su último contacto con el departamento de personal de su empresa, 2 años antes, cuando aceptó un proyecto muy importante y fue transferida de La Paz a Santa Cruz. Para informar sobre su traslado tuvo que realizar 10 pasos: 1) Ir a ver a la secretaria de su jefe, 2) pedirle a la secretaria que le de un formulario de cambio de lugar de trabajo, el cual  su jefe debía firmar. 3) Estos pasos tomaron una semana porque su jefe estaba fuera de la ciudad. 4) Este formulario debía enviarse al responsable administrativo de RRHH 5) para que lo firmara también 6) el formulario debía enviarse a casa central para 7) ser ingresado al sistema de gestión de personal. Este proceso tomaba dos o tres semanas más.

Fig. 2 La tecnología facilita la relación de los negocios

Susan se había mudado de Santa Cruz, para trabajar en  un proyecto muy importante. Cuando salió del aeropuerto para alquilar un auto descubrió que su tarjeta de crédito corporativa había sido dada de baja. Con gran malestar tuvo que utilizar su propia tarjeta de crédito. Las siguientes 2 semanas fueron una pesadilla burocrática. Susan se reunió con su nuevo jefe y le explicó sus problemas. El la acompañó a ver al administrativo de RRHH (8) quien tuvo que llamar a la casa central de la empresa (9). En casa central, (10) determinaron que la información sobre el traslado de Diane había sido ingresada equivocadamente como una renuncia.

Fig. 2 La tecnología es clave para el progreso de la empresa.

El viernes de su primera semana de trabajo, Susan no recibió su cheque. Su cheque fue a parar a su antigua oficina ya que el traslado no fue procesado, y por su puesto no recibió un nuevo cheque porque estaba dada de baja. Esto fue lo peor que le pasó a Susan porque tenía que hacer un depósito para su nuevo departamento. Su jefe le dijo que hiciera el depósito de su bolsillo. Le llevó a Susan, su jefe, y al departamento de RR.HH. de La Paz tres semanas resolver todo el lío. Susan (y su jefe) lamentaron la cantidad de tiempo perdido durante esas semanas: "¡Debí haber usado ese tiempo en trabajar en mi proyecto y no luchando con el Dpto. de personal! -se quejó.

REFERENCIAS[1] www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1856-algunos-beneficios-

de-la-tecnologia-aplicada-a-la-administracion-de-personal.html.