Viernes  7  de  octubre  de  2011  

La  GEM  desde  los  apoyos  tecnológicos  para  la  inscripción  del  alumno  

Expositores  

Arq.  Javier  González  Amaya  Coordinador  de  Procesos  Escolares  

L.I.  Raúl  Alejandro  Pérez  Vargas  Encargado  de  Planeación  e  Inscripción  Escolar  

InsFtuto  Tecnológico  y  de  Estudios  Superiores  de  Occidente  Tlaquepaque,  Jalisco,  México  

www.iteso.mx  

Programa  de  la  sesión  

Programa  

Introducción  

                                 Caracterís)cas  del  ITESO          

La  Ges>ón  Estratégica  de  la  Matrícula  

Sistemas  de  Cómputo  del  ITESO  

                                 Planeación  (SIPLE,  Zona  reservada,  parámetros)  

                                 Inscripción  (IxI,  SIA,  Centro  de  Soporte)  

Preguntas  

Introducción  

Caracterís>cas  del  ITESO  (1/2)  

Fundado  en  1957  como  una  universidad  de  ges>ón  privada  con  un  único  campus,  en  Guadalajara,  Jalisco.  Confiada  a  la  Compañía  de  Jesús.  

Cuenta  con  28  carreras,  3  especialidades,  15  maestrías  y  3  doctorados.  

Cuenta   con   8600   alumnos   de   licenciatura.     Cada   alumno   cursa   en   promedio   seis  materias  en  cada  periodo  escolar  semestral,  esto  representa  un  volumen  de  51,500  alumnos  /  materia.  

Abre  alrededor  de  2,250  grupos  en  cada  periodo  escolar  semestral.  

Cuenta   con   150   aulas   de   diferentes   tamaños   (oscilan   entre   18   y   33   lugares).    Adicionalmente   cuenta   con   150   espacios   diferentes   de   las   aulas   entre   ellos:  laboratorios,  talleres  y  salas  de  cómputo.  

Todos  los  planes  de  estudio  de  licenciatura  están  conformados  por  tres  áreas  cada  una  con  una  proporción  diferente:  Saberes  generales  (15%),  Saberes  profesionales  (70%),  Saberes  complementarios  (15%).  

Las  materias  pueden  o  no  ser  compar>das  entre  diferentes  carreras.  

Todas   las   carreras   cuentan   una   Ruta   Curricular   Tipo.   Las   carreras   se   cursan   en   9  semestres  (10  para  las  carreras  de  Diseño  y  Arquitectura).  

El  ITESO  hasta  ahora  ha  desarrollado  sus  propios  sistemas  de  cómputo    

Promedio  de  21.5  alumnos  por  grupo  en  los  úl>mos  3  años.  

Caracterís>cas  del  ITESO  (2/2)  

GesFón  Estratégica  de  la  Matrícula  

La  Ges>ón  Estratégica  de  la  Matricula  

Debido  a  la  naturaleza,  amplitud,  complejidad  y  múl>ples  perspec>vas  de  este  concepto  podemos  encontrar  diferentes  definiciones  de  lo  que  es  la  

Ges>ón  Estratégica  de  la  Matrícula  (GEM)  

Orientaciones  de  la  GEM    

Definición  

La  GEM  es  una  filosoba  y  una  herramienta  que  ayuda  a  los  colegios  y  universidades  a  integrar  y  coordinar  sus  polí>cas,  procesos,  servicios,  recursos  para  el  cumplimiento  de  la  misión  

ins>tucional  y  el  logro  de  los  obje>vos  educa>vos  de  los  alumnos,  principalmente  referido  a  los  

procesos  de  admisión,  ayuda  financiera,  inscripción,  retención,  servicios  estudian>les  entre  

otros.  

Principios  

•  La  consideración  del  contexto  para  incorporar  las  demandas  de  la  sociedad  y  una  visión  de  futuro  dada  su  naturaleza  cambiante.  

•  El  enfoque  en  el  logro  de  los  objeFvos  educaFvos  de  los  alumnos.  

•  La  misión  y  el  plan  estratégico  de  la  ins>tución  como  fundamento  y  motor    de  la  GEM.  

•  La  capacidad  de  la  ins>tución  para  adoptar  la  GEM  como  una  responsabilidad  comparFda.  

Los  cuatro  principios  fundamentales  que  subyacen  en  el  éxito  de  la  GEM  son:  

La  GEM  

“Los   programas   educa)vos   de   una   ins)tución   son  inexorablemente   co-­‐dependiente   de   su   ges)ón   de   la  inscripción.   La   calidad   de   los   programas   académicos   sólo  puede  ser  desarrollada  y  mantenida  en  un  ambiente  estable  de  inscripción  y  la  matrícula  estable  sólo  es  posible  a  través  de   una   buena   planificación,   desarrollo   y   ges)ón   de   los  programas  académicos”.  (Dolence,  1997)    

La  Administración  Escolar  y  la  GEM  

Elementos  de  la  GEM  (1/2)  

Visión   de   mediano   y   largo   plazo:   Tal   visión   permite   a   los   profesores   establecer   un  compromiso  más  estable  con  la  universidad,  a  los  alumnos  planear  con  mayor  eficiencia  el  cumplimiento  de  sus  programas  y  su  proyecto  educaFvo  personal  y  a  la  insFtución  emplear  menos  Fempo  y  esfuerzo.  

Eficiencia  en   la  asignación  de   recursos:  En   la   carga  docente  de  profesores  de  Fempo  fijo  y  profesores  de  asignatura,  el  número  alumnos  por  grupo  y  la  dotación  de  recursos  de  apoyo,  principalmente  aulas  y  laboratorios.  

Cobertura  y  calidad  del  servicio  a  los  alumnos:  Los  trámites  escolares  que  deben  realizar  los  aspirantes,  alumnos  y  profesores.  

Éxito  estudianFl  de  los  alumnos:  Promover  el  éxito  estudianFl  de  los  alumnos,  mejorando  el  acceso,  la  transición,  retención  y  graduación.  

Carga   administraFva   en   los   departamentos   académicos:   El   Fempo   que   dedica   el   personal  académico  y  administraFvo  dedicados  a  esta  tarea.  Mejoramiento  de  los  procesos.  

Sistemas   de   información:   Los   sistemas   que   se   emplean   para   planear,   informar,   inscribir   y  asesorar  a  los  alumnos.  

Generación  de  Análisis:  Creación  de  un  entorno  rico  en  datos  para  evaluar  las  estrategias  y  tomar  decisiones.  

Comunicación   y   colaboración:   Fortalecimiento   de   la   comunicación   y   la   colaboración   entre  los  departamentos  académicos  y  dependencias  de   la  universidad  para  apoyar  el  programa  de  inscripción.  

Elementos  de  la  GEM  (2/2)  

Obje>vos  de  la  GEM  en  el  ITESO  

Incrementar  la  rentabilidad  de  la  operación  escolar.  La  viabilidad  económica  de  la  universidad  depende  en  gran  medida  de  una  operación  escolar  rentable.  

Mejorar   la   calidad   del   servicio   en   la   operación   escolar.   La   simplificación   de  trámites,  la  calidad  de  la  atención,  el  servicio  de  inscripción  en  línea  y  una  oferta  amplia   y   oportuna   de   horarios   y  materias   consFtuirán   ventajas   compeFFvas,   o  incluso  condiciones  de  viabilidad.  

Fortalecer   la   sinergia  entre   los  procesos  escolares  y  académicos.     La   interacción  entre   los   procesos   escolares   y   académicos   con   un   paradigma   de   ayuda  mutua,  estableciendo  objeFvos  comunes  y  procesos  integrados.  

Agilizar                              el  alta  de  materias  

Integrar  procesos  

relacionados  

Racionalizar            el  cierre  de  grupos  

SistemaFzar  casos  

especiales  

OpFmizar          asignación  de  

recursos  

Simplificar  procesos  de  planeación  

Comunicar  oferta  de  cursos  

Coordinar  ac>vidades  entre  actores  

Estrategia  de  mejora  

Planeación  

Inscripciones  

Líder  de  las  inscripciones  

El  líder  del  proceso  de  inscripción  debe  cumplir  diversas  funciones  en  todo  el  proceso,  como  la  de  un  visionario,  mo>vador,  facilitador,  mediador,  solucionador  de  problemas,  gerente  y  entrenador.  

El  Líder  se  debe  desempeñar  además  como  colaborador  en  el  trabajo  con  la  Dirección  Académica,  y  como  un  recurso  para  los  académicos  en  la  ampliación  del  diálogo  en  las  unidades  académicas  con  fines  de  formulación  de  estrategias  de  inscripción.  

Datos-­‐  información  

La  mayoría  de  las  universidades  están  desbordadas  de  datos,  por  desgracia  carecen  de  la  capacidad  de  converFr  sus  datos  en  información  significaFva.  Tampoco  pueden  acceder  fácilmente,  combinar  y  reu>lizar  la  información  para  apoyar  el  análisis  y  la  toma  de  decisiones.  

En  muchos  casos,  los  datos  que  necesitan  se  esconden  a  plena  vista.  Están  congelados  en  el  lugar  por  los  modelos  de  datos  sub-­‐opFmizados  (es  decir,  diseños  de  almacén),  por  la  dificultad  de  usar  herramientas  de  información  o  por  la  naturaleza  de  propiedad  de  algunos  sistemas.    

Información  

Sistemas  de  cómputo  

Sistemas  

Sistema  de  Planeación  Escolar  

(SIPLE)  

Zona  Reservada  del  Portal  

Parámetros  de  Inscripción  y  

Tablero  de  Control  

Sistema  de  Inscripciones  (IxI)  

Centro  de  Soporte  de  Inscripciones  

Sistemas  

Sistema  de  Planeación  Escolar  

(SIPLE)  

Zona  Reservada  del  Portal  

Parámetros  de  Inscripción  y  

Tablero  de  Control  

Sistema  de  Inscripciones  (IxI)  

Centro  de  Soporte  de  Inscripciones  

Sistemas  

Sistema  de  Planeación  Escolar  

(SIPLE)  

Zona  Reservada  del  Portal  

Parámetros  de  Inscripción  y  Tablero  de  Control  

Sistema  de  Inscripciones  (IxI)  

Centro  de  Soporte  de  Inscripciones  

Sistemas  

Sistema  de  Planeación  Escolar  

(SIPLE)  

Zona  Reservada  del  Portal  

Parámetros  de  Inscripción  y  

Tablero  de  Control  

Sistema  de  Inscripciones  (IxI)  

Centro  de  Soporte  de  Inscripciones  

Sistemas  

Sistema  de  Planeación  Escolar  

(SIPLE)  

Zona  Reservada  del  Portal  

Parámetros  de  Inscripción  y  

Tablero  de  Control  

Sistema  de  Inscripciones  (IxI)  

Centro  de  Soporte  de  Inscripciones  

Sistema  de  Planeación  Escolar  (SIPLE)  

SIPLE  

Misión  y  Plan  Estratégico  de  la  Ins>tución  

Obje>

vos  Educa>

vos  de

 los  Alumno

s  Contexto  

Responsabilidad  Compar>da  

Zona  Reservada  

Parámetros  de  inscripción  

Sistema  de  inscripciones  

Centro  de  Soporte  de  Inscripciones  

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Preguntas  y  comentarios  

Gracias  !  

Arq.  Javier  González  Amaya  javierg@iteso.mx  

L.I.  Raúl  Alejandro  Pérez  Vargas  raulp@iteso.mx  

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