ENTREVISTA A RAUL SIFUENTESJefe de la Unidad de Automatización de la biblioteca de la

Pontificia Universidad Catolica del Perú

Tema: «Las Nuevas Bibliotecas»

Lima, 13 de febrero de 2007_________________________________________________________________

¿Que conlleva el uso de diferentes denominaciones para las bibliotecas?En el fondo siguen siendo bibliotecas, son colecciones. La denominación depende de los formatos o los tipos de colecciones que se estén manejando. En una empresa ya no se les llama bibliotecas sino «centros de información» pues no sólo se encuentra libros ahí sino documentos que produce la propia empresa. En los colegios se les llaman «centros de recursos» porque también la biblioteca ya no es sólo una colección de libros sino una colección de recursos como la multimedia, acceso a Internet, discos compactos, o videos; todo esto ya forma parte de las bibliotecas.

Antes la información sólo se almacenaba en libros ahora se almacena en papel, en formato electrónico, en video. Igual, el bibliotecario administra esa información que viene en distintos formatos, por eso cambian los nombres, de acuerdo a la institución. Muchas veces los nombres suenan rimbombantes pero es una biblioteca con otros recursos más. En el fondo son lo mismo.

Los centros de información son más bien compactos.En las escuelas de negocios la información que se requiere es información actualizada, entonces, gracias al impacto tecnológico, ya no es necesario tener la información almacenada en formato papel sino lo que se hace es suscribir el centro de información a bases de datos pagadas a través de Internet, para que el usuario tenga acceso a su información a través de la red de la institución.

Ya no es necesario un edificio grande y acumular, a través de los años, muchos documentos; a un estudiante de un MBA no le sirve esto ya que debe trabajar con material muy actualizado. Entonces, el tipo de biblioteca depende mucho del usuario a quien se sirva.

En una universidad como la nuestra además de tener información actualizada también almacenamos información. Por ejemplo, los que estudian Historia, Derecho o Sociología en ocasiones necesitan revisar la producción editorial de años anteriores porque realizan una investigación. Esa información si bien es cierto pareciera no servir en la actualidad puede servir con fines comparativos, para hacer una

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especie de historiografía. Sin embargo, sabemos que lo que tiene mayor demanda es lo más actual, lo que se encuentra en las revistas.

¿Cuando se comenzó a utilizar tecnología para el servicio hacia el usuario?Si hablamos de la tecnología informática se puede decir que mas o menos desde los años 60 en el contexto anglosajón. Con el desarrollo de la informática poco a poco las bibliotecas fueron viendo el potencial que se les brindaba para poder aplicar la tecnología a ciertos procesos.

En aquellas épocas se utilizaban computadoras muy grandes y costosas para automatizar ciertos procesos de la biblioteca para favorecer al usuario o al mismo bibliotecario, el trabajo administrativo, de catalogación, de control de publicaciones, o control de inventarios.

¿Se puede decir que primero se uso la tecnología para el trabajo interno antes que para el servicio?El trabajo del bibliotecario siempre esta pensado en torno al usuario. El trabajo primordial, lo más básico, es el catálogo. Las herramientas en el principio eran rudimentarias pero siempre estaban enfocadas en ofrecer servicios a los usuarios. Sin embargo, se puede decir que el usuario ha podido aprovechar la tecnología que los bibliotecarios usaban hacia finales de los años 70 cuando apareció uno de los primeros catálogos automatizados.

Ciertas partes de la tecnología que llega a las bibliotecas es utilizada por el bibliotecario pero el usuario utiliza otras partes de ese mismo sistema, sólo que con otra interfaz.

¿Cuando hablamos de estas tecnologías nos referimos a etapas previas a Internet?En las bibliotecas siempre el trabajo ha sido representar la colección para que el usuario sepa qué hay en la biblioteca. Entonces la manera de hacer el catalogo, la manera de catalogar, siempre ha estado relacionada con la tecnología que estaba disponible. Antes se hizo con papiros, luego con papel y tinta, a maquina de escribir y la tecnología actual nos permite hacerlo en formato electrónico. Las tecnologías futuras nos dictaran la forma de cómo hacer un catalogo, es decir, las tecnologías dictan cómo uno va a ofrecerle al usuario información sobre lo que se tiene en la biblioteca.

¿Que se usaba antes de Internet?En el Perú antes de Internet no existía algo estándar porque la tecnología para las bibliotecas se ha dado con la llegada de Internet, es decir, cuando era más tangible. Se puede decir que antes de Internet igual se hacia uso de las computadoras para agilizar los procesos, los sistemas de recuperación de información para que el bibliotecario pueda responder rápido a las consultas de los usuarios,

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pero el bibliotecario era el intermediario, él empleaba la tecnología para hacer la búsqueda. Los productos que él elaboraba también se servían de la informática como, por ejemplo, elaborar fichas en la computadora, las cuales luego imprimía mucho mas rápido, ya no lo hacia en maquina de escribir o a mano como antes.

Recuerdo que se utilizaba CD ROM en la biblioteca.Con esos catálogos se puede decir que se inicia la antesala de los servicios que actualmente se ofrecen porque el catalogo en sí es la representación de lo que se tiene en biblioteca. Pero estos catálogos eran accesos a los artículos de las revistas a través de torres de discos compactos en donde uno buscaba los artículos y si estaba ahí se imprimían pero sino podía pedirlo. Como se hace ahora, pero de forma primitiva.

En ese tiempo el sistema no se encontraba en línea, uno esperaba que llegara un lote de discos con las ultimas publicaciones a las que uno estaba suscrito y ahí venían los artículos o las referencias a ellos. Había una base de datos que se llamaba el GPO que estaba en biblioteca; todo estos antes de Internet. Sí había Internet en la universidad, pero solo tenían acceso a ella algunos profesores y alumnos que lograban inscribirse.

¿Cual es al aporte de Internet?Nosotros fuimos la primera biblioteca que tuvo verdaderamente un catalogo en línea. Otras utilizaban una base de datos que subían a Internet y que uno podía consultar, sin embargo, no era, técnicamente hablando, un catálogo en línea. Para que así fuera esa base debería actualizarse apenas y uno ingresa un libro. Lo que otras instituciones hacían era actualizar la base por lotes, no era algo directo.

Este año [2007] cumplimos 10 años. En diciembre de 1997 se inauguró el catalogo en línea de la PUCP haciendo uso de la tecnología web.

¿Cual cree que es su mayor aporte?Definitivamente, al inicio poca gente tenía acceso a Internet pero las bondades que trae esto es que mucha gente ya no necesita venir a la biblioteca para revisar qué es lo que hay, a no ser que quiera el documento en si. Uno puede revisar desde su casa qué colecciones tenemos. Esa es una ventaja para el usuario, además con el tiempo estos catálogos en línea han ido evolucionando de manera tal que ofrecen mas servicios y no sólo el catalogo.

El usuario tiene una cuenta donde puede ver los libros que se ha prestado, las fechas de devolución, si tienen sanciones, puede hacer reservas en línea, puede renovar sus préstamos, ya sin la intervención de otras personas y puede hacerlo a cualquier hora. Además la tecnología ha llegado a desarrollar el catálogo de tal forma

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que ya no solo sirve para acceder a la información que hay en mi biblioteca sino que ha pasado sus fronteras.

Uno puede encontrar referencias a documentos que no están en los estantes sino en la red. Se puede catalogar recursos de Internet. El bibliotecario siempre es un nexo entre la información y el usuario, en este caso el bibliotecario vendría a ser una especie de filtro porque hace la selección de los materiales en el desorden que es Internet. Ya no solo proporciono información de mis colecciones sino de otros recursos en la red. Pueden ser recursos gratuitos o pueden ser accesos a bases de datos a las cuales estamos suscritos.

Ya no solo somos una colección de papel sino una colección híbrida, es decir, lo que tenemos tangiblemente en nuestros locales y el material por el cual pagamos para que nuestros usuarios accedan. Este material está conformado por bases de datos de áreas afines a las carreras a las que la universidad brinda. El usuario tiene acceso a información mas actualizada.

El catalogo es ahora como un puente que me permite acceder a fuentes de información que se encuentran en Internet pero con la garantía de que estas fuentes son confiables, los contenidos son fidedignos. Uno no se suscribe a cualquier base de datos sino que previamente uno hace una evaluación de los contenidos, de las características de las bases de datos, la interfaz, todo eso se evalúa con anticipación.

En el fondo los servicios se han renovado por la tecnología que tenemos, pero los principios de los servicios siguen siendo los mismos, el bibliotecario siempre sirve a los usuarios como el referencista.

¿El porcentaje de material electrónico es el mayoritario?No necesariamente, depende mucho de la institución a la que la biblioteca sirva. Por ejemplo, para una escuela de negocios el que sea pequeña y con una pequeña colección no quiere decir que sus usuarios se encuentren mal informados, quizás se suscribieron a muchas bases de datos, y si requieren consultar algunos libros de cabecera los tienen ahí. Creo que la modernidad se debe medir por la actualización de la información que tienen.

No todas las bibliotecas tienen un mismo rol. La biblioteca nacional si tiene el rol de salvaguardar toda la documentación que se produce en el Perú y almacenarla y cuidarla, su naturaleza le dicta hacer eso. Una biblioteca universitaria ya no tiene ese rol. Coordina con los profesores si se requieren documentos en papel o en formato electrónico.

¿Cuantos libros hay en esta biblioteca?

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Entre todas las bibliotecas de la PUCP más de 600 mil volúmenes. Y tenemos varias suscripciones a bases de datos, pero una tan sólo una de ellas puede hacerte referencias a más de 20 mil títulos de revistas y dentro de esos 20 mil títulos cada uno debe tener cinco o diez artículos, el universo es muy grande. La base más grande es EBSCO que es un conjunto de bases de datos, es decir, es una base de datos, de bases de datos, de revistas electrónicas. EBSCO se llama todo el paquete que está agrupado por áreas.

¿Cuanto cuestan?Los proveedores hacen diferencias porque el costo en sí es bastante elevado. Hay bases de datos que van de los 20 mil a los 200 mil dólares que te dan el acceso al texto completo del artículo, y ahí están salvados los derechos de autor porque ahí uno paga y estas empresas le pagan a los autores por sus artículos. Nosotros hacemos el contrato, nos dan el acceso y éste se puede validar con rangos IP para que desde cualquier computadora que pertenezca a la red de la universidad se pueda acceder a esas bases de datos sin digitar una contraseña, pero si te vas a tu casa no vas a poder acceder a esa información.

Por otro lado, tenemos un sistema integrado de bibliotecas. Antes las bibliotecas sólo se preocupaban por hacer un catálogo pero ahora hay sistemas integrados, es decir, no solamente se automatiza el catálogo sino todos los procesos de una biblioteca, desde la compra de los libros hasta su puesta en servicio. Esto ha automatizado las adquisiciones; tenemos bases de datos de proveedores, presupuestos, partidas, facturación, órdenes de compra, todo en un mismo sistema. Si se compra o presta un libro de inmediato aparece el estado del libro en la web.

Además, ahora los catálogos no solo son catálogos, son portales. Tenemos otras herramientas para los usuarios que no solo proporcionan información sino que les permiten realizar tareas que antes requerían la intervención de un bibliotecario.

El catalogo trata de integrar contenidos, ya no solo es la representación de la ficha, ofrece valor añadido. Si haces una búsqueda verás que en los resultados se incluyen la carátula, un resumen, una reseña, las tablas de contenido, y eso no lo hemos hecho nosotros sino que a través de un enlace se jala la información de un servidor.

¿Se puede decir que nos encontramos en una era en la que la mayoría de los textos son virtuales?Siempre hay la idea de que la tecnología va a desaparecer completamente el libro. Siempre se decía eso, pero el libro sigue vigente. Creo que el libro no va a desaparecer como tal, el libro en papel va a existir todavía. El formato electrónico facilita compartir la información pero el libro no desaparece. Nuestras colecciones de

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papel siguen creciendo y eso nos exige ampliar las bibliotecas. Todavía tenemos problemas de espacio, lo que quiere decir que no estamos prescindiendo del libro en papel. Además, es muy costoso digitalizar colecciones; aunque en un proyecto microfilmamos las tesis y luego las desaparecimos; las tesis microfilmadas son más difíciles de plagiar.

¿Se va a cambiar la política de no compartir la copia o todo lo contrario con el proyecto de digitalización?En el caso de las tesis hay un proyecto para cambiar las políticas. Los alumnos van a tener que presentar sus tesis en un formato estándar –en Word, con un cierto tamaño de letra, etcétera– y eso se va a digitalizar en otros formatos para ser consultados en la base de datos; el usuario sí va a tener acceso a la tesis completa.

El problema es que ahora las tesis van a ser más fáciles de plagiar pero justamente como son públicas es más fácil saber si alguien la plagió. Hay software que analiza tu tesis y verifica que porcentaje de coincidencia hay con otra tesis encontrada en Internet.

¿Cual diría que fue el paso tecnológico más significativo que dio la biblioteca?Vino Internet, se puso la fibra óptica en la universidad, se salvo así el tema de la conectividad entre las bibliotecas porque antes cada biblioteca estaba aislada de las otras. Las prácticas comunes eran más difíciles, ahora tenemos políticas comunes entre todas las bibliotecas.

Antes cada biblioteca tenía su propia base de datos, cada biblioteca podía tener el mismo libro que se ingresaba en cada una de ellas, ahora cada libro se ingresa una sola vez en un solo registro. Con esto ya estaban sentadas las bases para poder crear una red informática para las bibliotecas dentro de la universidad. Al tener esa posibilidad nosotros ya podíamos pensar en tener un sistema integrado con un catálogo unido. El advenimiento de Internet apoyó la decisión de la universidad de automatizar las bibliotecas. Al hacerlo, se dio el mayor salto.

Eso fue lo más visible para el usuario, los ficheros de madera quedaron de lado. El servicio en sí se vio agilizado, en los préstamos ya no era necesario presentar el carné, es mas fácil controlar cuántos libros se puede prestar a cada alumno porque el sistema mismo te alertaba sobre eso y poco a poco se fueron integrando mas cosas.

¿Que beneficios se reportaron?La productividad se vio mejorada, los bibliotecarios tienen ahora más tiempo para dedicarse a la tarea de catalogación, realizan capacitaciones, guían a sus usuarios, hacen investigaciones de usuarios.

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En cuanto a los usuarios hay un estudio que se hace desde 2002 y según él el año pasado llegamos a 3’800,000 búsquedas en 2006. Y un numero un poco menor de sesiones. Y nos visitan desde 8 mil computadoras al mes. Nosotros tenemos 41 estaciones para consulta exclusiva del catalogo, el resto son desde otras computadoras de la universidad o desde sus casas o del extranjero.

Los países que más nos visitan son Estados Unidos, Colombia, Chile y España. Muchas veces son investigadores que buscan cosas que en sus países no encuentran. Publicaciones únicas que interesan mucho a otras personas. Nosotros pertenecemos a una red de bibliotecas en donde intercambiamos artículos electrónicos. Si un profesor pide un articulo, antes de comprar el articulo averiguamos en esta red si alguien tiene el artículo y si lo tiene lo puede enviar gratuitamente. Ya cuando nadie lo tiene en la red se compra el artículo.

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