Lección 10: Proteger y compartir una presentación … · 9. Haga clic en el gráfico SmartArt,...

Lección 10: Proteger y compartir una presentación Sección: Conocimientos Generales & Certificación

PASO A PASO 01 - Primer Mini Proyecto

TEMA SECCIÓN

Ver comentarios Certificación Insertar un comentario Certificación

Modificar un comentario Certificación

Eliminar un comentario Certificación

Comparar y combinar presentaciones Certificación

Establecer una contraseña Certificación

Cambiar o eliminar una contraseña Conocimientos generales

Marcar una presentación como final Certificación

Comprobar problemas de compatibilidad y optimizar la compatibilidad de los archivos multimedia

Certificación

Comprobar problemas de accesibilidad Certificación

Modificar propiedades y eliminar metadatos Certificación

Guardar una presentación en formato XML Certificación

Guardar como una presentación de imágenes Conocimientos generales

Guardar una presentación como un archivo XPS Conocimientos generales

Guardar una presentación como un esquema Conocimientos generales

Guardar una presentación en formato OpenDocument Conocimientos generales

Guardar una presentación como Presentación con diapositivas de PowerPoint

Conocimientos generales

Guardar una diapositiva u objeto como una imagen Conocimientos generales

Crear un video Conocimientos generales

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de que su computadora está encendida.

Inicie sesión si es necesario.

1. INICIE PowerPoint si el programa aún no se está ejecutando.

2. Localice y abra la presentación Revisión RH y guárdela como Revisión RH final versión

1 en la carpeta Documentos\moacTemp.

3. Observe el icono de globo pequeño en la esquina superior izquierda de la diapositiva 1.

4. Haga clic en la pestaña REVISAR, clic en la flecha hacia abajo debajo de Mostrar

comentarios y luego clic en Mostrar marcas. Se oculta el icono de comentario.

5. Repita el paso 4 para volver a mostrar el globo de comentario.

Ver comentarios


6. Haga clic en el botón Mostrar comentarios (la cara del botón, no la flecha debajo de

él). Aparece el panel de tareas Comentarios.

7. Lea el comentario en el panel de tareas Comentarios.

8. En la pestaña REVISAR, en el grupo Comentarios, haga clic en Siguiente. Aparece el

siguiente comentario, el cual se encuentra en la diapositiva 9. En este comentario,

Carmen Jiménez sugiere ajustar el diagrama.

9. Haga clic en el gráfico SmartArt, clic en la pestaña DISEÑO de HERRAMIENTAS DE

SMARTART, clic en el botón Más en el grupo Estilos SmartArt y luego clic en Escena

metálica. Haga clic en Cambiar colores y clic en Bucle degradado - Énfasis 6. Ahora, el

diagrama se destaca como sugirió la señora Jiménez.

10. Seleccione el comentario en el panel de tareas Comentarios y después haga clic en el

botón Siguiente en la parte superior del panel de tareas Comentarios para ir al siguiente

comentario.

11. Haga clic dos veces en el botón Anterior para regresar al primer comentario de la

diapositiva 1.

12. Cierre el panel de tareas Comentarios. Para hacer eso, puede hacer clic o bien en el

botón Cerrar en el panel de tareas Comentarios o bien en el botón Mostrar comentarios

en la pestaña REVISAR.

13. GUARDE la presentación.

14. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo

Opciones de PowerPoint.

15. Introduzca ETC Iberoamérica en el cuadro Nombre de usuario y ETC en Iniciales.

Después haga clic en Aceptar.

16. Con la diapositiva 1 activa, haga clic en el botón Nuevo comentario en la pestaña

REVISAR. Aparece el panel de tareas Comentarios y ahí se abre un cuadro de texto para

el nuevo comentario.

17. Escriba el siguiente texto en el cuadro del comentario:

Insertar un comentario


Pedro, ya recibí la retroalimentación de Carmen Jiménez. Sugiere, por favor, cualquier

otro cambio que creas necesario para que esta presentación quede estupenda.

18. Haga clic afuera del cuadro del comentario. Su marcador de comentario aparecerá en

la esquina superior izquierda de la diapositiva, ligeramente sobrepuesto al otro

marcador de comentario.

19. Vaya a la diapositiva 10 y seleccione el texto 6 semanas en la tercera viñeta.

20. Haga clic en el botón Nuevo en el panel de tareas Comentarios.

21. Escriba el siguiente texto en el cuadro de comentario:

Pedro, por favor ve el comentario de Carmen en esta diapositiva. No tengo acceso a

los horarios del departamento de Diseño. ¿Puedes confirmar si el tiempo de retraso

es ahora únicamente de 4 a 5 semanas?

22. Haga clic afuera del cuadro de comentario para ver todo el comentario.

23. Arrastre el globo de comentario para moverlo de modo que se sobreponga ligeramente

al otro globo de comentario de esta diapositiva. Mover un marcador de comentario le

permite asociar el comentario con un área específica de la diapositiva, como una

imagen o un elemento de viñeta, o colocarlo en una ubicación general.

24. Cierre el panel de tareas Comentarios.


26. Vaya a la diapositiva 1 y haga clic en uno de los globos de comentario. Se vuelve a abrir

el panel de tareas Comentarios.

27. Haga clic en el comentario que escribió previamente, seleccione el texto para que esta

presentación quede estupenda al final de la segunda oración y luego presione Supr.

Eliminó texto del comentario.


29. Con la diapositiva 1 activa, haga clic en el primer comentario de Carmen Jiménez en el

panel de tareas Comentarios, después haga clic en el icono Eliminar en la esquina

superior derecha del comentario. El comentario de Carmen se elimina de la diapositiva

y solo queda el primer comentario suyo.

Modificar un comentario

Eliminar un comentario


Comparar y combinar presentaciones

30. Vaya a la diapositiva 9 y haga clic en el comentario en el panel de tareas.

31. Haga clic en el botón Eliminar en la pestaña REVISAR. El comentario se elimina de la

diapositiva.


33. Guarde el archivo como Revisión RH final versión 2 en la carpeta

Documentos\moacTemp.

34. En la pestaña REVISAR, haga clic en Comparar. Se abre el cuadro de diálogo Elija un

archivo para combinarlo con la presentación actual.

35. Navegue hasta la carpeta Documentos\moacTemp y seleccione Resumen RH.

36. Haga clic en Combinar. Se abre la presentación, y también se abren los paneles de

tareas Comentarios y Revisiones. Sugerencia: para activar y desactivar el panel de tareas

Revisiones, puede hacer clic en el botón Panel de tareas Revisiones en la pestaña

REVISAR de la Cinta de opciones.

37. Vaya a la diapositiva 3 y haga clic en el icono de revisión en la diapositiva. Aparece un

globo que muestra los cambios en esa diapositiva.

38. En la pestaña REVISAR, haga clic en el botón Aceptar. Se aceptan los cambios en la

diapositiva 3. El icono de revisión cambia para mostrar una marca de verificación.

39. Haga clic en el botón Siguiente en el grupo Comparar. Aparece la siguiente revisión. Se

trata de un cambio de 12% a 10% en la diapositiva 6.

40. Haga clic en el botón Aceptar y después haga clic en Siguiente. Aparece la siguiente

revisión. Aparecen los cambios hechos al diagrama SmartArt.

41. Haga clic en el botón Aceptar y luego haga clic en Siguiente. Aparece la siguiente

revisión. Es una eliminación de un punto de viñeta. Haga clic en Aceptar y luego haga

clic en Rechazar para cambiar de idea.

42. Haga clic en Siguiente. Aparece un mensaje de que llegó al final de los cambios. Haga

clic en Cancelar.

43. En la pestaña REVISAR, haga clic en Terminar revisión. Aparece un cuadro de

confirmación; haga clic en Sí.


44. Navegue por la presentación para confirmar que se hicieron los cambios. Las revisiones

que aceptó se aplicaron y la revisión que rechazó se descartó. Los comentarios todavía

están ahí; no fueron afectados por la revisión.

45. En la pestaña REVISAR, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo debajo del botón

Eliminar y haga clic en Eliminar todos los comentarios y anotaciones manuscritas de

esta presentación.

46. Haga clic en Sí para confirmar. Los comentarios restantes se eliminan.


48. Guarde la presentación como Revisión RH final versión 3 en la carpeta


49. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y haga clic en Proteger presentación. Aparece un

menú.

50. Haga clic en Cifrar con contraseña. Se abre el cuadro de diálogo Cifrar documento.

51. En el cuadro Contraseña, escriba ProtegeMe. Aparecen círculos negros en lugar de los

caracteres reales que escribe.

52. Haga clic en Aceptar. Aparece un cuadro de diálogo que le pide confirmar la contraseña;

escriba otra vez ProtegeMe y vuelva hacer clic en Aceptar.

53. Haga clic en la pestaña ARCHIVO si es necesario para reabrir la vista Backstage y haga

clic en Cerrar. Cuando le pregunte si desea guardar los cambios, haga clic en Guardar.

54. Haga clic en la pestaña ARCHIVO, clic en Abrir y, en la lista de Presentaciones recientes,

haga clic en el documento Revisión RH final versión 3.pptx. Se abre el cuadro de diálogo

Contraseña.

55. En el cuadro Contraseña, escriba ProtegeMe y haga clic en Aceptar.


57. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y haga clic en Proteger presentación. Aparece un

menú.

58. Haga clic en Cifrar con contraseña. Se abre el cuadro de diálogo Cifrar documento. La

contraseña previamente asignada ya está ahí.

Establecer una contraseña

Cambiar o eliminar una contraseña


Comprobar problemas de compatibilidad y optimizar la compatibilidad de los archivos multimedia

59. Haga doble clic en la contraseña actual y presione la tecla Supr en el teclado para

eliminarla.

60. Haga clic en Aceptar. La contraseña fue eliminada.

61. Cierre la presentación y vuelva a abrirla para confirmar que ya no aparece el aviso de

contraseña.

62. Haga clic en la pestaña ARCHIVO, clic en Proteger presentación y clic en Marcar como

final. Aparece un cuadro de confirmación de que la presentación será marcada como

final y luego guardada.

63. Haga clic en Aceptar para continuar. Aparece un cuadro de confirmación de que la

presentación se ha marcado como final.

64. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de confirmación. Observe que la Cinta de

opciones está oculta; aparece una barra de información con un mensaje de que el

archivo está marcado como final.

65. Haga clic en Editar de todos modos. Se vuelven a mostrar los comandos de edición de

la Cinta de opciones.

66. Guarde el archivo como Revisión RH final versión 4 en la carpeta


67. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego clic en Comprobar si hay problemas. Aparece

un menú.

68. Haga clic en Comprobar compatibilidad. Se abre el cuadro de diálogo Comprobador de

compatibilidad de Microsoft PowerPoint. Ha detectado un problema potencial.

69. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo se cierra.

70. Haga clic en el video de la diapositiva 13 y presione la tecla Supr para eliminarlo.

71. Guarde la presentación. Déjela abierta para utilizarlo más adelante.

72. Abra el archivo Multimedios de agilidad de los archivos de datos y guárdelo como

Multimedios de agilidad final en la carpeta Documentos\moacTemp.

Marcar una presentación como final


73. Haga clic en la pestaña ARCHIVO. Observe que aparece el botón Optimizar la

compatibilidad y que está disponible. Esto ocurre porque esta presentación contiene

un clip de video real, no solo un vínculo a un clip en línea.

74. Haga clic en Optimizar la compatibilidad. Se abre el cuadro de diálogo Optimizar la

compatibilidad de medios e inmediatamente empieza a procesar el clip de video en la

presentación para mejorar su compatibilidad.

75. Cuando la optimización esté terminada, haga clic en Cerrar.

76. Si es necesario, haga clic en la pestaña ARCHIVO, clic en Comprobar si hay problemas

y clic en Comprobar compatibilidad. Se abre el Comprobador de compatibilidad de

Microsoft PowerPoint.

77. Observe el problema de compatibilidad que encontró el comprobador: que los clips

multimedia se guardarán como imágenes.

78. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

79. Guarde y cierre la presentación Multimedios de agilidad final. Deje abierto el archivo

Revisión RH final versión 4.

80. Haga clic en la pestaña ARCHIVO, clic en Comprobar si hay problemas y clic en

Comprobar accesibilidad. Se abre el panel Comprobador de accesibilidad.

81. En el panel de tareas Comprobador de accesibilidad, haga clic en Marcador de

contenido 6 (Diapositiva 4). Aparece la diapositiva 4 y se selecciona la imagen.

82. Haga lo siguiente para agregar texto alternativo a la imagen:

a) Haga clic derecho en la imagen y seleccione Formato de imagen.

b) Haga clic en el icono Tamaño y propiedades en la parte superior del panel de tareas

Formato de imagen.

c) Si es necesario, haga clic en TEXTO ALTERNATIVO para expandir esas opciones de

título.

d) En el cuadro del Título, escriba Hombre de negocios sonriente.

Comprobar problemas de accesibilidad


83. Repita los pasos 81-82 para la Marcador de contenido 6 en la diapositiva 7. (Puede

saltarse los pasos 82a a 82c porque el panel de tareas Formato de imagen ya está

abierto). Como su texto alternativo, escriba Balanza.

84. Repita los pasos 81-82 para la Imagen 3 en la diapositiva 12. (Puede saltarse los pasos

82a a 82c porque el panel de tareas Formato de imagen ya está abierto). Como su texto

alternativo, escriba Mujer escribiendo.

85. Haga lo siguiente para agregar texto alternativo al gráfico SmartArt de la diapositiva 9:

a) En el panel de tareas Comprobador de accesibilidad, haga clic en Marcador de

contenido 5 (Diapositiva 9) para ir a la diapositiva 9.

b) En el panel de tareas Formato de forma, en el cuadro del Título de la sección TEXTO

ALTERNATIVO, escriba Gráfico SmartArt de posiciones clave para llenar.

c) En la pestaña DISEÑO de HERRAMIENTAS DE SMARTART, haga clic en Panel de texto

para abrir el panel de texto para SmartArt.

d) Seleccione todo el texto del panel de texto (Ctrl+A) y presione Ctrl+C para copiarlo.

e) Cierre el panel de texto SmartArt.

f) Vuelva a seleccionar el marco externo del gráfico SmartArt y, en el panel de tareas

Formato de forma, haga clic en el cuadro Descripción abajo del título del Texto

alternativo y presione Ctrl+V para pegar el texto copiado.

86. Cierre el panel de tareas Formato de forma.

87. En el panel de tareas Comprobador de accesibilidad, haga clic en Diapositiva 12 abajo

del título Compruebe el orden de lectura.

88. En la pestaña INICIO, haga clic en el botón Seleccionar y, en el menú que aparece, haga

clic en Panel de selección.

89. En el panel Selección, haga clic en Título 8 y luego clic dos veces en el botón Traer

adelante (el botón con la flecha hacia arriba) de modo que el Título 8 aparezca en la

parte superior de la lista de objetos.

90. Cierre el panel de tareas Selección y cierre el panel de tareas Comprobador de

accesibilidad.



92. Haga clic en la pestaña ARCHIVO, clic en el título Propiedades a la derecha y clic en

Mostrar el panel de documentos. Aparece el panel de Propiedades del documento

debajo de la Cinta de opciones.

93. Haga clic en el cuadro de texto Autor y escriba ETC Iberoámerica, que reemplaza el

texto.

94. Haga clic en el cuadro de texto Estado y escriba Final.

95. Elimine el texto del cuadro de texto Comentarios, si es que existe.

96. Haga clic en el título Propiedades del documento en la esquina superior izquierda del

panel del documento, se abre un menú, y haga clic en Propiedades avanzadas. Se abre

el cuadro de diálogo Propiedades para el archivo.

97. Haga clic en la pestaña Resumen. Observe que aquí aparecen las mismas propiedades

que en el panel Propiedades del documento. Haga clic en las pestañas Estadísticas y

Contenido y observe la información que aparece en cada una de esas pestañas.

98. Haga clic en la pestaña Personalizar.

99. En la lista de propiedades en la parte superior, haga clic en Idioma. Después, en el

cuadro de texto Valor, escriba Español y haga clic en Agregar.

100. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

101. Haga clic en la pestaña ARCHIVO, clic en Comprobar si hay problemas y clic en

Inspeccionar documento. En el cuadro de confirmación, haga clic en Sí para guardar sus

cambios. Se abre el cuadro de diálogo Inspector de documento.

102. Haga clic en Inspeccionar. Aparece un informe que muestra lo que encontró la

inspección.

103. Haga clic en el botón Quitar todo que está junto a Propiedades del documento e

información personal.

104. Haga clic en Cerrar.

105. Examine el panel Propiedades del documento. Observe que la mayoría de la

información ha sido eliminada de sus cuadros de texto.

Modificar las propiedades y eliminar metadatos


106. Haga clic en el botón Cerrar (X) en la esquina superior derecha del panel Propiedades

del documento para cerrarlo.

107. GUARDE la presentación

108. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y clic en Guardar como.

109. Haga clic en Examinar y navegue hasta la carpeta Documentos\moacTemp.

110. Abra la lista desplegable Tipo y haga clic en Presentación de Strict Open XML.

111. En el cuadro del Nombre de archivo, escriba Revisión RH Open XML.

112. Haga clic en Guardar.

113. Cierre el archivo.

114. ABRA la presentación Revisión RH final versión 4 en la carpeta


115. Haga clic en la pestaña ARCHIVO, clic en Exportar y clic en Cambiar el tipo de archivo.

116. En la lista Cambiar el tipo de archivo, haga clic en Presentación de imágenes de

PowerPoint.

117. Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la lista y haga clic en el botón Guardar

como. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

118. En el cuadro del Nombre de archivo, escriba Revisión RH imágenes y luego haga clic en

Guardar. Aparece un mensaje de que se ha guardado una copia.

119. Haga clic en Aceptar. Observe que el archivo original sigue abierto; su versión recién

guardada, no.

120. Abra Revisión RH imágenes.pptx desde la carpeta Documentos\moacTemp.

121. Haga clic en el fondo de la diapositiva 1. Observe que la diapositiva entera aparece con

controladores de selección a su alrededor.

122. Arrastre hacia adentro uno de los controladores de selección de esquina para reducir

el tamaño de la imagen. Observe que todo el contenido de la diapositiva es un gráfico

colocado en una diapositiva en blanco.

123. CIERRE Revisión RH imágenes.pptx sin guardar los cambios que se hicieron.

Guardar una presentación en formato XML

Guardar como una presentación de imágenes

Guardar una presentación como un archivo XPS


124. UTILICE la presentación Revisión RH final versión 4. Haga clic en la pestaña ARCHIVO,

clic en Exportar y clic en el botón Crear PDF/XPS en el lado derecho. Se abre el cuadro

de diálogo Publicar como PDF o XPS.

125. Navegue hasta la carpeta Documentos\moacTemp.

126. En el cuadro Nombre de archivo, escriba RHXPS.

127. Abra la lista desplegable Tipo y haga clic en Documento XPS.

128. Si está marcado el cuadro de verificación Abrir archivo tras publicación, haga clic para

desactivarlo.

129. Haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.

130. Marque el cuadro de verificación Diapositivas de marco y agregue un marco de

contorno alrededor de cada imagen.

131. Elimine la marca del cuadro de verificación Propiedades del documento para que el

archivo XPS no incluya las propiedades del documento.

132. Haga clic en Aceptar. Regresa al cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS.

133. Haga clic en Publicar.

134. En Windows, navegue hasta la ubicación que contiene el archivo XPS que acaba de

guardar y haga doble clic en él para abrirlo en la aplicación Visor de XPS en Windows.

135. Desplácese a través de la presentación en el Visor de XPS y luego CIERRE la ventana del

Visor de XPS.

136. UTILICE la presentación Revisión RH final versión 4. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y

clic en Guardar como.

137. Haga clic en Examinar y después navegue hasta la carpeta Documentos\moacTemp.

138. Abra la lista desplegable Tipo y haga clic en Esquema con formato RTF.

139. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Esquema.

140. Haga clic en Guardar. El archivo se guarda.

141. En Windows, navegue hasta la ubicación donde guardó el archivo Esquema.rtf y haga

doble clic en él para abrirlo en la aplicación establecida como predeterminada para los

archivos RTF en su sistema. (Esta aplicación probablemente es Microsoft Word).

Guardar una presentación como un esquema


Guardar una presentación en formato OpenDocument

142. Cambie a la vista Esquema en la aplicación. (En Word, el comando es VISTA, Esquema).

143. Desplácese a través del esquema para revisar cómo se exportó. Después cierre la

aplicación.

144. UTILICE la presentación Revisión RH final versión 4. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y


145. Haga clic en Examinar y luego navegue hasta la carpeta Documentos\moacTemp.

146. Abra la lista desplegable Tipo y haga clic en Presentación de OpenDocument.

147. En el cuadro Nombre de archivo, escriba RH Open.

148. Haga clic en Guardar. Aparece un aviso que informa que el archivo puede contener

características que no son compatibles con este formato.

149. Haga cli en Sí para confirmar. Se guarda el archivo.

150. ABRA la presentación Revisión RH final versión 4. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y



152. Abra la lista desplegable Tipo y haga clic en Presentación con diapositivas de

PowerPoint.

153. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Presentación con diapositivas RH.

154. Haga clic en Guardar. El archivo se guarda en ese formato y el nuevo archivo se abre en

PowerPoint.

155. Vaya a la diapositiva 3.

156. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y clic en Guardar como.


158. Abra la lista desplegable Tipo y haga clic en Formato de intercambio de archivo JPEG.

159. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Objetivos logrados.

160. Haga clic en Guardar. Un cuadro de diálogo le pide que decida si guarda todas las

diapositivas o solo la diapositiva actual.

161. Haga clic en Solo esta. La diapositiva actual se guarda como un gráfico con el nombre

que especificó.

Guardar una presentación como Presentación con diapositivas de PowerPoint

Guardar una diapositiva u objeto como una imagen


162. Vaya a la diapositiva 4.

163. Haga clic derecho en la fotografía y haga clic en Guardar como imagen. Se abre el

cuadro de diálogo Guardar como imagen.


165. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Hombre de negocios.

166. Haga clic en Guardar. Esa fotografía se guarda como un gráfico por separado.

167. ABRA la presentación Revisión RH final versión 4. Haga clic en la pestaña ARCHIVO, clic

en Exportar y clic en Crear un video. En la vista Backstage aparecen los controles para

Crear un video.

168. Haga clic en la flecha de incremento en el cuadro de texto Segundos de duración de

cada diapositiva hasta que quede establecido en 10.00.

169. Haga clic en Crear video. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

170. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Video RH. Asegúrese de que el tipo de archivo

está establecido en Video MPEG-4.


172. Haga clic en Guardar. Se crea el video. Una barra de progreso en la barra de estado

muestra la creación. Espere hasta que la creación esté completa antes de proceder al

siguiente paso.

173. CIERRE PowerPoint, guarde sus cambios en el archivo de la presentación.

174. En Windows, navegue hasta la carpeta que contiene el video y haga doble clic en el clip

de video para reproducirlo en su aplicación predeterminada para clips de video.

SALGA de PowerPoint.

Crear un video

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