Lección 2

Lección 2Administración de tecnología en educación

Introducción

Los sistemas de información basados en tecnología de información se hanido haciendo indispensables no sólo por los grandes volúmenes de datos einformaciones que son capaces de manejar y procesar, sino por las facilidadesde intercambio entre distintas instancias de la organización venciendo tiempo yespacio.

La presente lección pertenece a la primera unidad sobre los SistemasAdministrativos y Tecnología tiene como objetivo definir y caracterizar laadministración de programas educativos basados en tecnologías.

Sistema de información

“Los SI son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas dentro de las empresas, de modo que desempeñen sus actividades de manera eficaz y eficiente”

(Colomina, 1998).


Los SI deben prestar servicio a los diferentes niveles de la organización, procesando y suministrando toda la

información necesaria para la operatividad y administración de la

organización. De esta manera, permiten mejorar el desempeño de

las personas de la organización a través de las tecnologías de la

información y la comunicación.


Los elementos que conforman un Sistema deInformación son (Alter, 1996):

Información: Todo aquello (número, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.Personas: Gente que introduce, procesa y/o utiliza la información del sistema.Tecnologías de la información y la comunicación: Hardware y software empleado en las tareas del sistema.Técnicas de trabajo: Métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo.

Información suministrada por el SI

a) Dirección General: información estratégica, relevante para la planificación de la organización:

Dirección general

Dirección funcional

Dirección operativa

Análisis de alternativas en la asignación de recursos.

Gestión por objetivos. Cuota de mercado. Cambios legislativos en la industria, etc. Grado de adaptación de recursos a las

planificaciones. Planes, Pronósticos y tendencias a corto,

medio y largo plazo. Información de mercado sobre la

competencia. Programas especiales tales como gestión

de la calidad total, etc.


b) Dirección Funcional: información necesaria para la planificación táctica, el control y la toma de decisiones a corto plazo . Tiene las siguientes funciones:

Dirección general



Supervisión y revisión de operaciones: medir la eficiencia de realización de cada tarea y proponer medidas que solucionen/ mejoren la eficiencia donde sea necesariaControl: permite un mejor conocimiento de costes, que puede estar basado en estimaciones de ingeniería o incluso en experiencias pasadas.Solución de problemas concretos por áreas (de personal, ....).


c) Dirección Operativa: aquella información que permite reaccionar de manera inmediata a cualquier problema o cuestión que pueda surgir en el desarrollo de la actividad cotidiana. Podemos identificar las siguientes:

Dirección general



Información diaria: Ventas, devoluciones; Gestión de Cobros y Pagos; Resultados de fábrica; Nivel de existencias en el almacén; etc.

Información periódica permanente: Gastos de personal; Estadísticas de clientes; Inversiones; Cuentas a cobrar y a pagar; y otros...

Objetivos del SI

1. Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa. Debe proveer toda la información necesaria para el funcionamiento del negocio en un momento dado, ya sea esta información referida a la actividad diaria directamente productiva, como a la planificación de la empresa a largo plazo.

Objetivos del SI

2. Proporcionar a todos los niveles de la empresa la información

necesaria para controlar las actividades de la misma. La

información debe proporcionar no solo la ejecución de funciones o

tareas, sino el control y verificación de que estas se han realizado como estaba previsto.

Objetivos del SI

3. Conseguir que se adapte a la evolución de la empresa. Debe ser un Sistema capaz de evolucionar al ritmo de la empresa, pues las empresas cada vez son más dinámicas, y sus necesidades de información van cambiando a lo largo del tiempo.

Objetivos del SI

4. Utilizar la información como un recurso corporativo que debería ser Planificado, Gestionado y Controlado para ser más efectivo a toda la organización. Es sumamente útil en una empresa considerar la Información como otro recurso cualquiera, esto permite racionalizar y optimizar el uso de información.

Objetivos del SI

5. Definir la evolución del Sistema de Información actual hacia el

Sistema de Información necesario. En pocos casos se desarrolla un

Sistema de Información antes de iniciar su actividad una

empresa, casi siempre existe una realidad en información cuando se plantea la reorganización o puesta

al día del mismo.

Estrategias del SI (2/2)

Integrarlo en el Plan General de la Empresa. El Sistema de Información debe estar integrado en la propia empresa. Es muy difícil, por no decir imposible, conseguir implantaciones con éxito planteando su desarrollo al margen del Plan General de Empresa.


Hacerlo depender de los Procesos de la empresa y de las clases de datos. El

Sistema de Información es el medio para facilitar los

datos necesarios a cada proceso que se realiza en la

empresa, por tanto los Procesos y los Datos son

factores fundamentales en el diseño del mismo.


Conseguir que la organización y las funciones sean independientes de los datos. En una empresa cambia de forma mucho más rápida la forma de hacer las cosas que la información utilizada para hacerla, de tal forma que manteniendo este principio será mucho más fácil adaptarse a los cambios en la organización o en los procesos.


Fijar responsabilidades sobre los datos. Los datos siempre

proceden de algún proceso, por tanto identificar quien genera o

modifica la información, y responsabilizarlo de esta, es

indispensable para obtener una información de calidad.

SI en una Universidad

Dentro de una concepción sistémica una universidad pudiera poseer más de un sistema de información (integrados o no): administrativo, de control de estudios, de investigación e instruccional, entre otros, y con algunas bases de datos de acceso común. O bien poseer un solo sistema de información con distintos tipos de entrada de datos y distintos tipos y niveles de información. En el primer caso la gestión de cada sistema es separada y sólo se requerirá la coordinación para el intercambio de datos. En el segundo caso la gestión también deberá ser integrada

Ejercicios de análisis

1. Con base a lo planteado en esta presentación, identifique los objetivos y

estrategias que debería tener un Sistema de Información para una organización de

Educación a Distancia.

2. Imagine un subsistema de información para las distintas funciones universitarias y haga

un ejercicio de los datos e informaciones que deberían intercambiarse. Cuál o cuáles

subsistemas Ud. integraría o cómo haría la coordinación entre los mismos.

Referencias

Alter, Steven. (1996) Information Systems: a management perspective. 2 ed. California: The Benjamin / Cummings Publishing Company.

Colomina, E. (1998) Adopción de Sistemas de Información en las PYME. Teoría y evidencia empírica. Tesis doctoral, Facultad de ciencias económicas y doctorales, Universidad de Alicante.

Berra, M. (1994). Innovación tecnológica e innovación social, nuevos modelos organizativos. Revista Gestión y Estrategia [Artículo en Línea] http://www-azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num6/art14.html

Gil Pechuán, I. (1996). Sistemas y tecnologías de la información para la gestión. Madrid: Mc Graw Hill.

Harris, J. (1993). Administración de recursos humanos Quinta reimpresión. México: Limusa.

Litwin, E. (1995). Los cambios educativos: Calidad e innovación en el marco de la tecnología educativa. En Litwin, E. (comp.). Tecnología Educativa. Buenos Aires: Paidós.

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