Legalizacion Visita
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PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS
FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 1 de 23
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE Javier Caballero - MEN Julio Salvador Alandete-MEN
TUTORES – LEGALIZACION
INTRODUCCION El presente documento tiene como finalidad ilustrar de manera sencilla y precisa cada uno de los pasos que se deben tener en cuenta el proceso de legalización de visitas realizadas a los Establecimientos Educativos. Involucrando las partes activas del mismo tanto Tutores, Formadores, Administrador y Gerencia del Proyecto, por medio del uso adecuado de la plataforma SIAFT.
1. Legalización de visitas
1.1. Objetivo
1. Formalizar el proceso de visita realizada al Establecimiento Educativo.
1.2. Responsable:
El tutor es el responsable de realizar la Legalización en el SIAFT y el formador aprueba la
información cargada por el tutor en el SIAFT.
1.3. Reporte de las Visitas ( Rol Tutor)
Una vez ejecutada la visita, el Tutor ingresa al link www.ceinte.com.co/siaft y selecciona el
link Reportar Visita, ubicada al lado izquierdo como lo señala la flecha roja.
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Después de haber dado click en reportar visita se despliega el siguiente menú:
En este menú aparecen las visitas que han sido aprobadas por el formador, el tutor debe
dar click sobre el nombre de la visita como lo indica la flecha roja, enseguida se puede
observar la información que ingreso el tutor (ver recuadro 1).
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Recuadro 1-Agenda aprobada
Junto con el recuadro anterior se encuentra la información que debe diligenciar el tutor
para llevar a cabo el proceso de legalización de la visita indicada:
1.3.1. Desarrollo de la Agenda – PTA
El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de la agenda de trabajo
programada, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el
desarrollo de la agenda, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización
con la frase: El desarrollo de la agenda del PTA se actualizó, como lo indica la flecha
roja.
El procedimiento anterior le permite guardar la información registrada o editarla si es
necesario en caso que suceda un imprevisto como: falla en la conectividad, servicio
eléctrico, una equivocación en la información registrada, una devolución por el formador (
rechazo) de la visita legalizada o una no habilitación de pago por parte de la supervisión
del PTA.
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1.3.2. Desarrollo de las Tareas – PNLE
El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de las tareas programadas
en el PNLE, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el
desarrollo de las tareas, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización
con la frase: El desarrollo de las tareas de PNLE se actualizó, como lo indica la flecha
roja.
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1.3.3. Docentes participantes PTA/PNLE
El tutor debe ingresar los datos de los docentes participantes, que hicieron parte del
acompañamiento en el PTA y en el PNLE y dar click en agregar, estos pueden ser
guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de los docentes
participantes, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la
frase: La lista de docentes participantes se actualizó correctamente, como lo indica la
flecha roja.
1.3.4. Tareas y compromisos PTA
El tutor debe dar click en las siguientes celdas:
1. Tarea ó compromiso: El tutor debe escribir los compromisos adquiridos durante el desarrollo de la visita.
2. Fecha límite de cumplimiento: El tutor debe registrar la fecha en la que se planea cumplir el compromiso.
3. Nombre del responsable: El tutor debe registrar el nombre de la persona responsable de la ejecución del compromiso y dar click en la opción agregar, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y compromisos, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PTA se han actualizado, como lo indica la flecha roja.
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1.3.5. Tareas y compromisos del Plan Nacional de Lectura y Escritura
Al igual que el numeral anterior, el tutor debe diligenciar toda la información requerida, la
cual aparecerá organizada en el recuadro, después de dar click en agregar, estos pueden
ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y
compromisos, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la
frase: Las tareas y compromisos para el PNLE se han actualizado, como lo indica la
flecha roja.
1.3.6. Adjuntar documentos soporte:
Después de registrar la visita, los tutores deben adjuntar diligenciados, los siguientes
documentos que se encuentran en la pagina de inicio de la plataforma
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1. Certificado de cumplimiento: Este documento debe estar firmado por el rector o
por la persona que haga sus veces en el Establecimiento Educativo, es necesario
que registre la o las fechas en las que se desarrollo la visita, como lo indica la
flecha roja.
2. Soporte docentes participantes PTA/PNLE: Adjuntar el listado de los Docentes
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participantes del PTA /PNLE. El número de docentes participantes que se registra
en el sistema debe coincidir con el que se encuentra en el soporte físico, se debe
registrar en el SIAFT una sola vez el docente, no es necesario repetir por día un
docente por visita en la plataforma. El soporte debe ser diligenciado en su totalidad
por el participante y en la casilla PARTICIPO EN se debe indicar con una X si
asistió al PTA, PNLE ó ambos.
Recuadro 5- Adjunto Soporte Docentes PTA/PNLE
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Al seleccionar el archivo, donde aparece el nombre del documento que el tutor debe
adjuntar, dando click en la opción guardar, en este momento aparecerá la palabra
Descargar debajo de la opción GUARDAR. Esto quiere decir que el documento quedó
correctamente adjunto. Si el tutor desea confirmar que el documento quedo correctamente
adjuntado, puede dar click en esta opción de descargar y podrá visualizar el documento
adjunto. Este procedimiento se repite para todas las opciones en las que tenga que
adjuntar documentos.
1.4. Legalización de Visitas ( Rol Tutor)
El tutor debe legalizar los gastos de Transporte generados en la visita al Establecimiento
Educativo, para esto debe seleccionar las siguientes opciones:
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1.4.1. Requiere Pago Transporte: Debe hacer click en el cuadrado como lo muestra
la flecha roja, en este caso aparecerá un menú con la siguiente información:
1. Sede visitada: El tutor debe seleccionar las Sede(s) centralizada (s) según el cubrimiento de la visita al EE, para los casos con más de dos sedes y que se centralizan solo en una, se debe registrar el desplazamiento a la sede objeto de la centralización.
2. Tipo de transporte: El tutor debe seleccionar el tipo de transporte utilizado para el
desplazamiento hacia el EE.
3. Detalle: De acuerdo al tipo de transporte seleccionado, se despliega la opción del
medio de transporte que se utilizó para el desplazamiento.
4. Valor: Registrar el valor real del desplazamiento de ida y regreso de acuerdo a la
selección anterior, el costo debe escribirse sin coma ni punto.
Para finalizar, el tutor debe dar click en agregar, se repite este mismo paso con cada una
de las sedes en caso que se requiera.
Tan pronto el tutor ingrese los valores debe hacer click en Agregar, para que se
despliegue un recuadro con el resumen de la información que acaba de ingresar y la
opción para adjuntar el soporte o certificado de transporte.
5. Adjuntar Certificado de Transporte: El tutor debe adjuntar él o los comprobantes
“Certificado de Transporte” diligenciados y firmados por los transportadores. En
dado caso que no sea posible la firma del transportador el tutor puede firmar el
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soporte. Para adjuntar el certificado de transporte se sigue la misma ruta, que con
los certificados de cumplimiento y de docentes participantes y hace click en la
opción GUARDAR.
1.4.2. Su Desplazamiento al Establecimiento Educativo es Fuera del Municipio
donde vive: le permite confirmar si requiere salir del municipio donde vive para
poder ir al Establecimiento Educativo. En caso de que si necesite salir del
municipio debe dar click en el cuadrado margen derecha.
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Al marcar el cuadro cuando se requiere salir del municipio, se despliega
inmediatamente un aviso de Requiere pernoctar, si se requiere debe marcar el
cuadro y el sistema automáticamente le muestra el valor total a pagar.
1.4.3. Total del valor fijo: Es la sumatoria del costo de desplazamiento y el valor fijo día y noche, en caso que se requiera.
Legalización Exitosa: Una vez realizado todo el proceso, el sistema muestra
automáticamente el total del valor fijo y el TOTAL, el tutor debe hacer click en la opción
legalizar. Inmediatamente el sistema muestra un aviso que puede decir: legalización
exitosa ó incorrecta, si es incorrecta le dice el espacio que no diligenció, cuando la
legalización es exitosa le da la opción Imprimir.
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Habilitada para Pago: Una vez el formador aprueba la visita, la supervisión del PTA
(CEINTE) verifica la información registrada y adjuntada por el tutor y habilita o no para
pago.
Observaciones: En dado caso que el tutor o el formador requieran hacer observaciones
con respecto a la visita o al pago existe la celda para que reporten la novedad y el
administrador de la plataforma se encargará de realizar manualmente el ajuste a la visita.
1.5. Visita rechazada por el Formador ó No Habilitada por la Supervisión
del PTA.
Si el formador devuelve la legalización o la supervisión del PTA no la habilita para pago, el
sistema cambia el estado de la visita por Agenda Aprobada.
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Para realizar los cambios sobre las observaciones realizadas por el formador el tutor da
click sobre Reportar Visitas.
Realiza los ajustes sobre la agenda que había legalizado y da click en Guardar.
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Una vez finaliza los ajustes da click sobre Legalizar y esta notificación le aparece al
formador, para su respectiva aprobación.
Cuando el formador aprueba la legalización, el SIAFT le notifica al tutor en Visitas
legalizadas.
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Una vez aprobada la visita por el formador, la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y
consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los
respectivos desembolsos
1.6. Cancelar Agenda-Visita
Cuando una Agenda requiere ser cancelada, el tutor debe justificar en el campo de
observaciones el motivo por el cual se cancela dicha programación y a su vez debe dar
click sobre el link rechazar.
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El sistema le confirma si desea rechazar la visita
Una vez aceptada dicha confirmación el sistema genera una notificación de visita
rechazada.
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La visita queda en estado de Agenda Rechazada
1.7. Salir de la Plataforma
Cada vez que finalice una sesión, el tutor debe dar click en la opción Salir ubicada en la
parte inferior izquierda.
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LEGALIZACIÓN – FORMADORES
1. Notificación de la legalización:
El formador debe ingresar a la plataforma SIAFT digitando usuario y contraseña; el
formador encontrará en la parte superior izquierda el link de NOTIFICACIONES, donde se
visualiza una alerta en rojo que indica las notificaciones pendientes por aprobar, el
formador debe dar click sobre esta alerta. (ver flecha roja)
En color azul se encuentran las agendas que el formador debe revisar y aprobar.
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2. Verificación de la Legalización reportada por el Tutor:
Después de hacer click en la visita, se abre una ventana donde se puede visualizar la
visita cargada por el tutor. El formador debe revisar la información registrada y los
documentos adjuntos (Las flechas rojas le indican los adjuntos que usted debe revisar).
El formador debe validar la información registrada por el tutor, para aprobar o devolver (rechazar), de acuerdo a los parámetros establecidos por el programa, teniendo en cuenta la completitud de los archivos adjuntos y la calidad de la visita reportada. Si el formador devuelve la legalización tiene la opción en el campo “Observaciones” de registrar el detalle y/o motivos de la devolución. Cuando el formador devuelve la legalización, el sistema le permite hacer cambios al tutor, la legalización queda en estado de agenda aprobada en la plataforma del tutor. Para finalizar la revisión, el formador debe hacer click en devolver o aprobar, le
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aparecerá un mensaje de confirmación de aprobación. Si la visita es aprobada le aparecerá un aviso que dice Legalización aprobada. Si por el contrario la visita es rechazada el aviso será Legalización rechazada. Después de ser aprobada ó rechazada la legalización, en la plataforma del tutor aparecerá
la notificación de la respuesta.
3. Verificación sobre la Legalización Ajustada por el Tutor
Cuando el tutor realiza los ajustes sobre las observaciones, nuevamente le aparecerá al
formador la notificación de visitas pendiente aprobar legalización.
Continúa el mismo proceso de verificación para la aprobación de la legalización por parte
del formador.
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Una vez aprobada la visita por el formador, la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y
consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los
respectivos desembolsos.