LINEAMIENTOS TÉCNICOS Y METODOLÓGICOS PARA LA PROG RAMACIÓN ESTRATÉGICA SECTORIAL E INSTITUCIONAL Y

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN SECTORIAL

MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN NACIONAL Y POLÍTICA ECONÓMICA

MINISTERIO DE HACIENDA

SAN JOSÉ, COSTA RICA Abril 2009

DGPN-STAP

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INDICE

PRESENTACIÓN

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CAPITULO I DEFINICIONES CAPITULO II DISPOSICIONES GENERALES CAPITULO III INSTRUCTIVO DE PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICA, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN SECTORIAL E INSTITUCIONAL MATRIZ ANUAL DE PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN SECTORIAL E INSTITUCIONAL (MAPSESI) CAPITULO IV INSTRUCTIVO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI) MATRIZ ANUAL DE PROGRAMACIÓN INSTITUCIONAL (MAPI) ASPECTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICA A NIVEL DE PROGRAMA (PEP) CAPITULO V CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

I. CONCEPTOS II. CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES III. INTERPRETACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS INDICADORES

ANEXO CRONOGRAMA

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PRESENTACIÓN La Ley 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), del 18 de setiembre de 2001 busca propiciar que la obtención y aplicación de los recursos públicos, se realicen según los principios de economía, eficiencia y eficacia, desarrollar sistemas que faciliten información oportuna y confiable sobre el comportamiento financiero del sector público nacional, como apoyo a los procesos de toma de decisiones y evaluación de la gestión y definir el marco de responsabilidad de los participantes en los sistemas regulados en esa normativa. Además, el artículo 4 de la LAFRPP establece que el Plan Nacional de Desarrollo (PND) constituye el marco global que orientará los Planes Operativos Institucionales (POI), según el nivel de autonomía de cada institución. Para tal efecto, no puede obviarse –tal y como lo establece la primera parte del mencionado numeral– que todo presupuesto público debe responder en principio, a los mencionados Planes Operativos y que los recursos públicos deben ser presupuestados según la programación macroeconómica, reflejando las prioridades y actividades estratégicas del Gobierno, así como los objetivos y las metas del PND (art.31 inc.1 de la LAFRPP). Por otro lado, el artículo 8 del Reglamento a la Ley 8131 y el Decreto Ejecutivo N°34694 PLAN-H establece que los programas de inversión pública que realicen los órganos y entes del Sector Público, deberán ser compatibles con las previsiones y el orden de prioridad establecido en el PND y en el Plan Nacional de Inversión Pública (PNIP). Además, estipula la obligatoriedad de los órganos del Sector Público de “…elaborar un programa de inversión pública de mediano y largo plazo, el cual se actualizará cada año y se presentará al Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica…” y de compatibilizar la programación y la presupuestación de la Inversión Pública. Esta Ley y su reglamento, constituyen un instrumento que define el marco normativo en materia de planificación, administración financiera y de presupuestos públicos, estableciendo importantes elementos de cambio, entre los cuales destaca la necesidad de buscar mecanismos, que permitan mayor transparencia en la gestión pública asociada a la obligatoriedad de la rendición de cuentas. En este contexto, estos lineamientos técnicos y metodológicos se orientan a mejorar la calidad de la programación estratégica sectorial e institucional, el seguimiento y evaluación sectorial de las metas del PND, los proyectos de inversión pública del PNIP y el presupuesto institucional, generando información de carácter estratégica para los procesos de evaluación de la gestión, de los resultados y de la rendición de cuentas. La estructura del PND está fundamentada en el Decreto Ejecutivo 33151-MP del 18 de mayo de 2006 y sus reformas, que reactiva la estructura sectorial del Poder Ejecutivo y cuyo objetivo es consolidar las funciones de rectoría y enfocar la acción de las instituciones del sector público dentro de un marco global y unitario. El PND en su página 27 indica que: “(…) los cinco grandes ejes de política pública han sido divididos internamente en 16 sectores institucionales que, con algunas variaciones, recogen la estructura de gobierno definida por los mencionados decretos ejecutivos. Son esos 16 sectores institucionales, y no las instituciones individuales, las unidades de planificación que definen el contenido del

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PND. Conferir una lógica y una estructura sectorial al PND ha tenido el efecto positivo de fortalecer la rectoría de los ministros sobre su respectivo sector y favorecer la colaboración de instituciones para la definición de metas comunes. Constituye, así, un primer paso, crucial, en la construcción de una visión más global de la acción pública, cuya atomización y duplicación son dos de las causas, y no las menores, de la baja eficacia de muchas políticas públicas(…).” Consecuente con esta estructura sectorial del PND, se crea el instrumento complementario denominado, “Contrato con la Ciudadanía” (CCC), orientado al fortalecimiento de la rendición de cuentas, del más alto nivel político, que contiene las acciones estratégicas y las metas del período establecidas en el PND, las cuales el Gobierno se compromete a realizar. En función de lo anterior, se ha diseñado un instrumento denominado Matriz Anual de Programación, Seguimiento y Evaluación Sectorial e Institucional (MAPSESI), para que las rectorías en el plano sectorial y sus instituciones, dispongan de un marco orientador que permita la programación anual sectorial e institucional, el seguimiento semestral sectorial e institucional, el seguimiento de período sectorial y la evaluación de resultados sectorial anual e institucional anual y, en acatamiento con lo dispuesto en la Ley 5525, de Planificación Nacional y la Ley 8131, de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. En complemento, se presenta la Matriz Anual de Programación Institucional (MAPI), instrumento que permite a las instituciones, realizar la programación estratégica anual de acuerdo con las prioridades establecidas por los Ministros Rectores en la MAPSESI. La MAPSESI permitirá a las Rectorías Sectoriales, canalizar la información referente a la programación institucional (MAPI) de acuerdo con la programación sectorial y el cumplimiento de las metas de las acciones estratégicas sectoriales e institucionales, con el fin dar seguimiento y evaluar el cumplimiento de las mismas por parte del MIDEPLAN. La información establecida en ambos instrumentos será objeto de seguimiento y evaluación en los procesos respectivos, por parte del MIDEPLAN. Las características principales que se recogen en estos lineamientos técnicos y metodológicos para la planificación y programación presupuestaria institucional son:

• La programación institucional se vinculará de manera más estrecha con las prioridades nacionales y sectoriales, establecidas en el PND y en el PNIP, para que las instituciones enfoquen su programación presupuestaria, basadas en las prioridades sectoriales e institucionales, las cuales tienen como referencia el PND y PNIP; así como las políticas institucionales, que les permitan identificar cuáles son los resultados esperados de las políticas y programas públicos.

• La programación institucional se enmarcará en un componente estratégico, el cual requiere que se establezcan objetivos estratégicos, que pueden ser evaluados a partir de los resultados que la ciudadanía puede esperar de su gestión, estableciendo para ello, indicadores pertinentes y confiables que permitan su monitoreo y evaluación.

• La programación institucional, será de corto, mediano y largo plazo, que permitirá a las instituciones establecer objetivos y metas, cuya consecución requiere un tiempo mayor.

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Lo anterior, se sustenta en lo establecido en el ya citado artículo 4 de la Ley 8131, en el que se establece -en lo que interesa- lo siguiente:

“Artículo 4.- Todo presupuesto público deberá responder a los planes operativos institucionales anuales, de mediano y largo plazo, adoptados por los jerarcas respectivos, así como a los principios presupuestarios generalmente aceptados; además, deberá contener el financiamiento asegurado para el año fiscal correspondiente, conforme a los criterios definidos en la presente Ley(…)” (la negrita no es del original).

Por lo tanto, el Plan Operativo Institucional incluirá la Matriz Anual de Programación Institucional (MAPI) y los Aspectos Estratégicos Institucionales, así como la Programación Estratégica a nivel de Programa (PEP).

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CAPÍTULO I DEFINICIONES

Para los efectos de aplicación de estos lineamientos, se entiende por: Acción estratégica del PND: es todo aquel programa o proyecto cuya ejecución ha sido considerada por la Presidencia de la República de importancia prioritaria, por su impacto en el ámbito nacional, sectorial y regional, dentro del conjunto de tareas a realizar por las instituciones definidas como responsables en el PND. Beneficiario : personas físicas o jurídicas o agrupaciones de ellas, a quienes están destinados, en forma específica, los bienes y servicios que provee el programa presupuestario. Contrato con la Ciudadanía (CCC): es un instrumento de programación sectorial suscrito por el Presidente de la República y el Ministro Rector de cada sector, que constituye un compromiso del más alto nivel político, integrado por las metas sectoriales, las acciones estratégicas y las metas del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010. Desempeño histórico: se refiere al comportamiento de las metas alcanzadas en un período determinado. Desempeño proyectado: proyección de las metas por alcanzar en determinado período. Estimación de recursos presupuestarios: proyección de recursos financieros previstos para cada meta. Enlace institucional: funcionario designado por el jerarca institucional que actúa como facilitador y coordinador de los aspectos técnicos de los procesos de programación y evaluación, al interior de su institución y con MIDEPLAN. Enlace sectorial: funcionario designado por la rectoría que actúa como facilitador y coordinador de los aspectos técnicos de los procesos de programación y evaluación, al interior de su sector y con MIDEPLAN. Fase de inversión: estado del proyecto donde se integran las diferentes etapas relacionadas con: Preinversión, Ejecución, operación y mantenimiento. Fase de operación: estado del proyecto en donde se pone en marcha y se concretan los recursos necesarios para la implementación y alcanzar los beneficios y servicios. Fase de preinversión: estado del proyecto donde se estudia el problema a resolver y se avanza en las siguientes etapas: Perfil, Prefactibilidad, Factibilidad y Diseño. Indicador: variable o relación entre variables de nivel cuantitativo o cualitativo, que permite medir el grado de cumplimiento del objeto a evaluar. El indicador corresponde a una variable, cuando mide la cantidad de bienes y servicios generados.

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Institución : comprende las entidades públicas o entes descentralizados, ministerios y demás órganos. Institución responsable del PND: se refiere a las instituciones del Gobierno Central y el sector descentralizado que ejecutan las metas de las acciones estratégicas contempladas en el PND. Inversión pública: conjunto de recursos de origen público destinados a mantener o incrementar el capital físico y humano que cada institución pretende ejecutar, como parte de las políticas institucionales y sectoriales, enunciadas en el Plan Nacional de Desarrollo, que proporcione la ampliación de la capacidad de producción de bienes y servicios, con fundamento en una metodología que faculte su identificación, ejecución y evaluación. Línea base año anterior: es el valor que presenta un indicador antes del inicio del proceso de programación anual. Matriz Anual de Programación Institucional (MAPI): instrumento que permite a las instituciones, programar para cada año, las metas de los programas o proyectos establecidos en el PND. Matriz Anual de Programación Sectorial (MAPSESI): instrumento que permite al sector anualizar las metas de las acciones estratégicas del PND, para que sus instituciones programen cada año, las acciones necesarias para el logro de las metas establecidas. Meta anual: es el resultado anual que se prevé alcanzar mediante la gestión sectorial e institucional. Meta de la Acción Estratégica del PND-CCC: resultado esperado, que se prevé alcanzar con la ejecución de la acción estratégica para el período 2006-2010. Meta del indicador: Desempeño proyectado tanto para el indicador del producto como para el objetivo estratégico. Permite medir el avance de los logros y el desempeño de éstos. Ministro Rector: es el responsable de cada sector, dictará directrices conjuntamente con el Presidente de la República, para que las políticas que fijen conjuntamente para el respectivo sector, sean ejecutadas y acatadas por las diferentes instituciones centralizadas y descentralizadas que lo integran. Asimismo, velará por la coordinación interinstitucional y fiscalizará que las políticas de su sector sean efectivamente ejecutadas por las instituciones que lo integran. Misión del programa o subprograma presupuestario: declaración formal del propósito y quehacer del programa o subprograma presupuestario: para qué existe, para quiénes existe y qué bienes y servicios les provee. Misión institucional: declaración concisa sobre la razón de ser o el propósito último de la institución (qué somos, qué hacemos y para quién). Objetivo estratégico institucional: logros que la institución espera concretar en uno o más años, para el cumplimiento de su misión de forma eficiente y eficaz. Estos logros se refieren, principalmente, a la capacidad institucional en el cumplimiento de su finalidad y

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cómo ésta se expresa en los resultados o cómo impacta sobre el bienestar de los ciudadanos. Los objetivos estratégicos institucionales constituyen la base para el establecimiento de los indicadores, que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados. Objetivo estratégico del programa o subprograma pre supuestario: Logros que el programa o subprograma presupuestario espera concretar en uno o más años, para el cumplimiento de su misión de forma eficiente y eficaz. En el caso de los programas y subprogramas los logros se refieren principalmente a los beneficios y efectos generados en la población objetivo por los bienes y servicios brindados. Los objetivos estratégicos del programa o subprograma también constituyen la base para el establecimiento de los indicadores, que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados. Plan Nacional de Desarrollo (PND): marco orientador del Gobierno de la República que define las políticas que normarán la acción de gobierno para promover el desarrollo del país, por medio del aumento de la producción, productividad, distribución del ingreso, acceso a los servicios sociales y la participación ciudadana, para la mejora en la calidad de vida de la población. Establece de forma vinculante para las instituciones las prioridades, objetivos y estrategias derivadas de esas políticas, que han sido fijadas por el Gobierno de la República a nivel nacional, regional y sectorial. Plan Nacional de Inversión Pública (PNIP): conjunto de políticas, programas y proyectos de inversión pública, que son consistentes con la estrategia del PND, e integra los diversos programas que el sector público pretende desarrollar en el mediano y largo plazo, a nivel nacional y regional. Plan Operativo Institucional (POI): instrumento que tiene como marco de referencia el PND y las políticas institucionales, en el cual las instituciones definen los objetivos, acciones, indicadores y metas que deberán ejecutar en el corto, mediano y largo plazo y estiman los recursos financieros necesarios para obtener los resultados esperados. Políticas Institucionales : lineamientos dictados por el máximo jerarca, que orientan la acción institucional, acorde con el marco jurídico actual. Prioridades institucionales: compromisos de carácter estratégico que se definen a nivel institucional y permiten centrar los recursos y las prioridades de la gestión, sobre los cuales debe responder a la ciudadanía; tomando como referencia el PND y las políticas institucionales. Producto final: bienes y servicios generados por los programas y subprogramas presupuestarios, que están en estrecha relación con la misión institucional y la del programa presupuestario. Son permanentes en el tiempo, una vez generados no sufren transformación a lo interno de la institución y son dirigidos a los usuarios externos de ésta. Programa anual institucional de inversión pública: conjunto integrado de proyectos de inversión que un Órgano del Gobierno de la República, plantea ejecutar durante el ejercicio presupuestario, a nivel nacional y regional en concordancia con el PND vigente.

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Programa anual sectorial de inversión pública: conjunto de proyectos de inversión agrupados por sectores destinados a la operacionalización del PND, de acuerdo con la prioridad y programación establecida por el Ministro Rector. Programa de inversión pública: conjunto de proyectos que responden a un objetivo común, el cual es diferente a un programa presupuestario. Programa presupuestario: categoría programática de mayor nivel en el proceso de presupuesto, conformada por un conjunto de subprogramas, actividades o proyectos que conducen a uno o más productos finales para el cumplimiento de objetivos y metas, también se debe considerar como tal al programa de apoyo (actividades centrales o administración superior). Programación estratégica a nivel de programa (PEP) : instrumento que contempla información sobre la misión, productos, usuarios, beneficiarios, objetivos estratégicos, indicadores de gestión y de resultados. Programación estratégica institucional: conjunto de instrumentos de programación integrado por la MAPI y Aspectos Estratégicos Institucionales. Programación presupuestaria estratégica: comprende una serie de acciones coordinadas, íntimamente ligadas entre sí, que permiten, mediante la participación activa de los niveles directivos responsables, tanto en el plano institucional como en el programático, traducir los planes de largo y mediano plazo en un plan anual o plurianual. Proyectos de inversión pública: conjunto sistemático de actividades cuya producción deviene en un incremento en la formación bruta de capital y cuya ejecución está delimitada en el tiempo, en el espacio y en recursos dirigidos a la consecución de uno o más objetivos que contribuyan al desarrollo del país. Recursos externos: es uno de los elementos de la estimación de recursos presupuestarios. Corresponde a la estimación de recursos provenientes de fuentes externas (empréstitos, donaciones, cooperación técnica no reembolsable, etc), que la institución dispone para el logro de la meta estratégica institucional. Recursos internos: es uno de los elementos de la estimación de recursos presupuestarios. Corresponde a la suma de la estimación de recursos provenientes del presupuesto nacional y recursos propios, que la institución debe prever para el logro de la meta estratégica institucional. Sector: es una agrupación de entidades públicas centralizadas y descentralizadas con propósitos afines, bajo la dirección de un Ministro Rector, establecido con el fin de imprimir un mayor grado de coordinación, de eficacia y de eficiencia en la Administración Pública. Subprograma presupuestario: desagregación de un programa presupuestario complejo, para facilitar su ejecución, control y evaluación. Tiene las mismas características del programa y contribuye a alcanzar la producción total del programa. Total presupuesto MAPI: sumatoria de los recursos (internos y externos) asignados al total de las metas anuales.

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Total presupuesto institucional: presupuesto estimado para el año de programación, en el cual se contemplan las diversas fuentes de financiamiento. Usuario : personas físicas o jurídicas o agrupaciones de ellas, a quienes van dirigidos directamente los bienes y servicios que provee el programa presupuestario. Visión: declaración que enuncia lo que la organización desea ser en el futuro.

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CAPÍTULO II DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Los presentes lineamientos técnicos y metodológicos son de aplicación para cumplir con los requerimientos tanto de MIDEPLAN como del Ministerio de Hacienda. Artículo 2 . No se considerarán como metas estratégicas anuales institucionales las actividades que conlleven a la consecución de productos intermedios tales como: informes, estudios, reuniones, resoluciones, dictámenes, convenios, promoción, coordinación, capacitación de personal interno, revisión de marco legal, elaboración de planes, campañas de divulgación, reestructuraciones, elaboración o actualización de páginas WEB, entre otras de igual naturaleza. Disposiciones para la programación anual, seguimien to y evaluación del PND - CCC: Artículo 3. Las rectorías sectoriales, conjuntamente con las respectivas instituciones responsables de la ejecución de las acciones estratégicas del PND, utilizarán estos lineamientos técnicos y metodológicos para elaborar la programación sectorial e institucional de 2010, presentar el avance de cumplimiento del primer semestre de 2010, el resultado de cumplimiento sectorial e institucional de las metas de 2010 y cumplimiento sectorial del período 2006 – 2010. Artículo 4. Estos lineamientos técnicos y metodológicos tomarán en consideración las modificaciones al PND aprobadas por MIDEPLAN al 30 de abril de 2009, según oficio DM-162-09. Artículo 5. La programación anual institucional de la MAPI, se realizará atendiendo la planeación estratégica establecida por la rectoría en la MAPSESI. Artículo 6. En la programación anual sectorial e institucional de la MAPSESI y MAPI, se deberán incluir los proyectos y programas de inversión pública, compatibles con las previsiones y prioridades establecidas en el PND y los definidos en el PNIP. Su programación debe establecerse de acuerdo con el ciclo de vida del proyecto, a saber: fase de preinversión (perfil, prefactibilidad, factibilidad y diseño), fase de ejecución y la fase de operación y mantenimiento. Artículo 7. MIDEPLAN envía el instrumento MAPSESI a los ministros rectores a más tardar el 31 de marzo de 2009, para ser completado. Artículo 8. Los Ministros Rectores a más tardar el 13 de abril de 2009 enviarán la MAPI a Ministros y Jerarcas de Instituciones Autónomas, con el propósito de programar las metas institucionales anuales que contribuirán directamente con el logro de las metas de las acciones estratégicas del PND. Artículo 9. Los Ministros y Jerarcas de Instituciones Autónomas a más tardar el 23 de abril de 2009 enviarán la MAPI al Ministro Rector respectivo. Artículo 10. Los Ministros Rectores a más tardar el 30 de abril de 2009 enviarán la MAPSESI a MIDEPLAN.

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Artículo 11. MIDEPLAN a más tardar el 08 de mayo de 2009 enviará las observaciones de la MAPSESI a los Ministros Rectores. En el caso de la MAPSESI que no requiera de observaciones por parte de MIDEPLAN, se emitirá el dictamen y aval de concordancia respectivo. Artículo 12. Los Ministros Rectores a más tardar el 22 de mayo de 2009 enviarán la MAPSESI con observaciones incluidas a MIDEPLAN. Artículo 13. MIDEPLAN a más tardar el 29 de mayo de 2009 emitirá el dictamen y aval de concordancia final de la MAPSESI a los Ministros Rectores. Artículo 14. Los Ministros Rectores a más tardar el 9 de junio de 2009 brindarán el dictamen y aval de concordancia a la MAPI, con base en el dictamen y aval de concordancia emitido por MIDEPLAN a la programación establecida en la MAPSESI, a los jerarcas de las instituciones del sector. Dicho dictamen y aval de concordancia debe ser remitido a la Dirección General de Presupuesto Nacional (DGPN) de Ministerio de Hacienda y la Contraloría General de la República, según corresponda, conjuntamente con el POI. Artículo 15. Los jerarcas de las instituciones descentralizadas a más tardar el 28 de agosto de 2009, presentarán a los Ministros Rectores respectivos, los ajustes o modificaciones finales a la programación institucional (MAPI 2010). Artículo 16 . Los Ministros Rectores a más tardar el 11 de septiembre de 2009 presentarán a MIDEPLAN la MAPSESI 2010, con los ajustes finales requeridos por las instituciones descentralizadas. Artículo 17. MIDEPLAN a más tardar el 23 de septiembre de 2009 emitirá el dictamen y aval respectivo de concordancia de la MAPSESI 2010 a los Ministros Rectores respectivos. Artículo 18. Los Ministros Rectores a más tardar el 25 de septiembre de 2009 brindarán el dictamen y aval de concordancia a la MAPI, con base en el dictamen y aval de concordancia emitido por MIDEPLAN a la programación establecida en la MAPSESI, a los jerarcas de las instituciones descentralizadas del sector. Dicho dictamen y aval de concordancia debe ser remitido a la Contraloría General de la República y a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) conjuntamente con el POI. Artículo 19. Los Ministros Rectores a más tardar el 31 de marzo del 2010 enviarán a MIDEPLAN la reprogramación de la MAPSESI 2010, con base en los resultados de la evaluación de 2009. Artículo 20. MIDEPLAN a más tardar el 9 de abril de 2010 emitirá el dictamen y aval de concordancia final de la reprogramación de la MAPSESI 2010 a los Ministros Rectores respectivos. Artículo 21. Los Ministros Rectores a más tardar el 31 de julio del 2010 enviarán a MIDEPLAN información sobre el avance de cumplimiento de las metas de las acciones estratégicas y proyectos de inversión establecidos en la MAPSESI con corte al 30 de junio

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de 2010, para el seguimiento del primer semestre de 2010. Para tal fin MIDEPLAN brindará las asesorías e instrucciones respectivas. Artículo 22. Los Ministros Rectores a más tardar el 31 de enero de 2011, enviarán a MIDEPLAN la información sobre los resultados de las metas establecidas y los proyectos de inversión en la MAPSESI con corte al 31 de diciembre de 2010. Para tal fin MIDEPLAN brindará las asesorías e instrucciones respectivas. Disposiciones para la programación presupuestaria e stratégica: Artículo 23. El POI está conformado por la Programación Estratégica Institucional (MAPI contemplada en la MAPSESI y Aspectos Estratégicos Institucionales) y la PEP. Artículo 24. Las instituciones realizarán la planificación y programación presupuestaria orientada a resultados, que deberán reflejarse en los “Aspectos Estratégicos Institucionales” y en la “Programación Estratégica por Programa” del POI. Para lo anterior, se debe tomar como referencia lo indicado en el PND, el PNIP y las políticas institucionales. Artículo 25. El POI deberá ser avalado por el máximo jerarca institucional y remitido a la Dirección General de Presupuesto Nacional (DGPN) y a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP), según corresponda. Artículo 26. Las instituciones deberán realizar un ordenamiento de sus prioridades estratégicas, de manera que dentro de la Programación Estratégica Institucional, se incorporen aquellas que cuenten con el respectivo financiamiento. Artículo 27. Las instituciones, deberán establecer los procedimientos internos que estimen pertinentes, con el fin de garantizar la formulación, seguimiento y evaluación del POI. Además, debe entenderse que este instrumento no sustituye los que la institución ya utiliza para el proceso de planificación de corto, mediano y largo plazo. Artículo 28 . Al jerarca le corresponde designar un funcionario responsable por cada uno de los programas presupuestarios. Estos funcionarios serán responsables por los resultados de su gestión física y financiera. Asimismo, establecerán los mecanismos de coordinación necesarios para que las unidades de planificación y presupuesto, cumplan con la programación propuesta. Artículo 29. Los ministerios al 15 de junio de cada año y las entidades públicas al 30 de setiembre de cada año, remitirán a la DGPN y a la STAP respectivamente, el POI establecido en estos lineamientos. Artículo 30. El Ministerio de Hacienda, por medio de la DGPN y la STAP según corresponda, emitirá dictamen técnico con base en el análisis del contenido del apartado de la Programación Estratégica Institucional y la PEP. Artículo 31. La estructura presupuestaria a nivel de programa de las instituciones y la que se incluye en el apartado “Aspectos Estratégicos Institucionales”, deberá ser igual a la del presupuesto. Además, sus programas presupuestarios deberán responder a procesos de producción final de bienes y servicios.

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Artículo 32. Cuando las instituciones tengan un programa presupuestario de inversión, éste debe generar bienes y servicios finales dirigidos al usuario externo. No se debe confundir programa presupuestario de inversión con programa de inversión. Artículo 33. Las instituciones que tengan programas de inversión velarán para que sean compatibles con la información de los proyectos registrados en el Banco de Proyectos de Inversión Pública (BPIP) Artículo 34. Aquellas entidades públicas y órganos desconcentrados, que requieran replantear la programación estratégica del POI, deberán presentarla a la STAP a más tardar el 31 de marzo de cada año. Artículo 35 . Las instituciones cuyas metas institucionales no se relacionan directamente con el logro de las metas de las acciones estratégicas del PND-CCC, no deberán elaborar la MAPI y utilizarán solamente el apartado de “Aspectos Estratégicos Institucionales”, de la Programación Estratégica Institucional, además de la PEP. Artículo 36. Para cada programa y subprograma presupuestario se deberá formular la PEP, con excepción del “Programa Actividades Centrales” para el cual la institución deberá dar el seguimiento y evaluación correspondiente a la gestión que realice, información que deberá estar disponible en caso de ser requerida por los entes competentes. Artículo 37. Para cada producto final tangible y para cada objetivo estratégico, debe formularse al menos un indicador, considerando los siguientes niveles de desempeño: economía, eficiencia, eficacia y calidad, en concordancia con la gradualidad que se estipula en el artículo siguiente. Artículo 38. Las instituciones que formaron parte del Plan Piloto impulsado por el Ministerio de Hacienda en el 2008, desarrollarán por programa, indicadores para cada producto tangible y para cada objetivo estratégico, de manera que a nivel institucional se cuente con los distintos tipos: eficacia, eficiencia, calidad y economía, todo dentro del marco de la programación presupuestaria estratégica. También desarrollarán a nivel institucional indicadores de resultado; además, según la naturaleza de la institución, los desarrollarán a nivel de programa presupuestario. Aquellas instituciones que formaron parte del plan piloto, y que no puedan desarrollar a nivel de programa los indicadores de desempeño: eficiencia, economía y de calidad, por limitaciones de información u otro motivo, deberán documentarlo con una justificación razonada y remitirla al Ministerio de Hacienda. Las restantes instituciones desarrollarán por programa, indicadores para cada producto tangible y para cada objetivo estratégico, de manera que a nivel institucional se cuente al menos con dos de los distintos tipos: eficacia, eficiencia, calidad y economía, todo dentro del marco de la programación presupuestaria estratégica. Igualmente, aquellas instituciones que no puedan desarrollar a nivel de programa los indicadores de desempeño, con mediciones de eficiencia, economía y de calidad por limitaciones de información u otra razón, deberán documentarlo con una justificación razonada y remitirla al Ministerio de Hacienda.

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Sin embargo, aquellas instituciones que no estando dentro del plan piloto, se encuentren en condiciones de presentar indicadores de resultado –tanto a nivel institucional como a nivel de programa presupuestario– podrán implementarlos. Para el año 2011, todas las instituciones estarán presentando distintos tipos de indicadores de desempeño –a nivel institucional y a nivel de programa presupuestario– de eficacia, eficiencia, economía, calidad y de resultado, siempre dentro del marco de la programación presupuestaria estratégica.

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CAPÍTULO III

INSTRUCTIVO DE PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICA, SEGUIMIENT O Y EVALUACIÓN

SECTORIAL E INSTITUCIONAL Objetivo: contar con un marco orientador anualizado de las metas de las acciones estratégicas sectoriales del PND-CCC, que sirva de referencia para la programación, seguimiento y evaluación sectorial e institucional. A. MATRIZ ANUAL DE PROGRAMACIÓN SEGUIMIENTO Y EVALU ACIÓN SECTORIAL E INSTITUCIONAL (MAPSESI) Objetivo: obtener información del sector y sus instituciones, para la programación anual, el seguimiento semestral y la evaluación de resultados anual y de período. Contenido de la MAPSESI Sector: Nombre del sector respectivo. Instituciones : Son las instituciones que conforman el respectivo sector de acuerdo al PND. Nivel : Sectorial e institucional. Se ha definido el color celeste para la información sectorial, gris para la información institucional y verde para aquellos casos cuando la información sectorial e institucional sea la misma Columna 1: Acción Estratégica : se refiere a las acciones estratégicas establecidas en el PND-CCC, asignadas a cada sector. Columna 2: Meta : se refiere a las metas del período establecidas en los PND-CCC para cada acción estratégica sectorial. Columna 3: Indicador sectorial PND-CCC e institucio nal: se anotan los indicadores que permiten medir las metas de cada acción estratégica sectorial, establecidos en el PND y los indicadores para cada meta institucional. Columna 4: Meta anual programada : hace mención al resultado esperado anual de las metas sectoriales establecidas en el PND, de las metas institucionales anuales, MIDEPLAN también incluirá como metas anuales la de los programas y proyectos de inversión pública que se encuentran en el Plan Nacional de Inversión Pública y que contribuyen al logro de las metas sectoriales, según la fase del ciclo de vida del proyecto. Los proyectos de inversión pública que contribuyen al logro de acciones estratégicas y no de metas sectoriales se citarán como nota al pie de la matriz. Columna 5: Presupuesto Estimado (en millones de col ones): es la estimación de recursos financieros para la meta anual sectorial (sumatoria de los recursos estimados institucionales), la meta anual institucional y la de las metas de los proyectos y programas de inversión en millones de colones.

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Columna 6: Avance: a nivel sectorial e institucional se anota el avance en términos absolutos (para el avance de las metas cualitativas se debe describir el resultado) obtenido al 30 de junio de 2010. Debe anotarse el avance utilizando la misma unidad de medida del indicador. Columna 7: Porcentaje de cumplimiento : se anota el porcentaje de avance de cumplimiento de la meta, según corresponda a nivel sectorial e institucional y a programas y proyectos de inversión En el caso de las metas cualitativas a nivel sectorial, se debe indicar además entre paréntesis, el avance acumulado de la meta del período. Columna 8: Presupuesto ejecutado (en millones de co lones) a junio 2010 : anotar el monto de los recursos presupuestarios utilizados en el avance de cada meta sectorial (sumatoria de los recursos presupuestarios ejecutados a nivel institucional) e institucional (el monto de recursos ejecutado en cada meta, corresponde a la sumatoria de los montos ejecutados a nivel institucional para esa meta). Asimismo, se deben indicar los montos ejecutados para los proyectos y programas de inversión. Columna 9: Clasificación del avance: a nivel sectorial e institucional, de acuerdo con el porcentaje de avance de la meta anual, se asignan una de las siguientes categorías cualitativas:

• Avance satisfactorio: cuando la ejecución de la meta avanza de acuerdo con lo previsto por el sector y la institución. Además, se incluyen las metas anuales que se cumplieron al primer semestre.

• Necesidad de mejorar: cuando el avance de la meta es menor a lo previsto por el

sector y la institución y no representa una amenaza para su cumplimiento al final del año.

• Atraso crítico o información insuficiente: cuando el avance de la meta es

menor a lo previsto por el sector y la institución y representa una amenaza para su cumplimiento anual.

• Metas programadas al segundo semestre: cuando el sector y la institución han

previsto que durante el primer semestre no presentará avance alguno y por lo tanto no ejecutará recursos presupuestarios.

Columna 10: Resultado: a nivel sectorial e institucional se anota el resultado en términos absolutos (en el caso de las metas cualitativas indicar el resultado en forma textual) obtenido al 31 de diciembre de 2010. Debe anotarse el resultado utilizando la misma unidad de medida del indicador. Columna 11: Porcentaje de cumplimiento de la meta: deberá indicarse el porcentaje de cumplimiento que representa el resultado (columna 10) con respecto de la meta programada sectorial e institucional anual, independientemente que la misma tenga un carácter cuantitativo o cualitativo. Columna 12: Presupuesto ejecutado (en millones de c olones) : anotar el monto de los recursos presupuestarios utilizados en el avance de cada meta sectorial e institucional (a nivel sectorial, el monto de recursos ejecutados en cada meta, corresponde a la sumatoria de los montos ejecutados a nivel institucional para esa meta).

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Columna 13: Clasificación del resultado: a nivel sectorial e institucional, asignar, de acuerdo con el porcentaje de cumplimiento de la meta anual, una de las siguientes categorías cualitativas:

• Meta Cumplida (MC): cuando el porcentaje de cumplimiento de la meta anual es igual o superior al 100%.

• Meta Parcialmente Cumplida Aceptable (MPCA): cuando el porcentaje de

cumplimiento de la meta anual, sea inferior a 100% e igual o superior al 70%.

• Meta Parcialmente Cumplida Moderada (MPCM): cuando el porcentaje de cumplimiento de la meta anual, es inferior a 70% e igual o superior a 30%.

• Meta Parcialmente Cumplida Insuficiente (MPCI): cuando el porcentaje de

cumplimiento de la meta anual, es inferior a 30% y superior a 0.

• Meta No Cumplida (MNC): cuando el resultado de la meta anual es 0. Columna 14: Resultado de la meta de la acción estra tégica del PND-CCC: a nivel sectorial se anota el avance acumulado (2007-2010) de la meta de la acción estratégica del período (en el caso de las metas cualitativas indicar el avance textualmente). Columna 15: Porcentaje de cumplimiento de la meta: a nivel sectorial anotar (por parte de la rectoría) el porcentaje de cumplimiento que representa el avance con respecto de la meta del periodo, independientemente que la misma tenga un carácter cuantitativo o cualitativo. Columna 16: Clasificación del resultado de la meta del periodo: a nivel sectorial la rectoría asigna de acuerdo con el porcentaje de cumplimiento de la meta, una de las siguientes categorías cualitativas:

• Meta Cumplida (MC): cuando el porcentaje de cumplimiento de la meta del período es igual o superior al 100%.

• Meta Parcialmente Cumplida Aceptable (MPCA): cuando el porcentaje de

cumplimiento de la meta del período, sea inferior a 100% e igual o superior al 70%.

• Meta Parcialmente Cumplida Moderada (MPCM): cuando el porcentaje de cumplimiento de la meta del período, es inferior a 70% e igual o superior a 30%.

• Meta Parcialmente Cumplida Insuficiente (MPCI): cuando el porcentaje de

cumplimiento de la meta del período, es inferior a 30% y superior a 0.

• Meta No Cumplida (MNC): cuando el resultado de la meta del período es 0. Columna 17: Institución responsable: MIDEPLAN anota la institución responsable de ejecutar o contribuir al logro de las metas del PND-CCC.

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Columna 18 (Comentarios): deben incluirse como requisito las causas y los efectos de los incumplimientos de las metas anuales y el avance de la meta del período, así como la información referente a las medidas correctivas que adopten los jerarcas correspondientes (institucionales y sectoriales) y el establecimiento de responsabilidades según lo dispuesto por la Contraloría General de la República en oficios N°7107 de 03 de julio de 2007 y N° 11014 de 21 de setiembre de 2007 Notas: Nota 1: la información de columnas: 1, 2, 3 (en el caso sectorial) y 17, es suministrada por el Área de Evaluación y Seguimiento (esta información no debe ser modificada). Nota 2: la información de las columnas 3, 4, 5, (programación), 6, 7, 8, 9, 18 (seguimiento) y 10, 11, 12, 13, 18 (evaluación) es suministrada por la institución a la rectoría correspondiente. En la columna 4, cuando se trate de proyectos de inversión pública del Plan Nacional de Inversión Pública, MIDEPLAN suministrará la información respectiva. Nota 3: la información de las columnas 4 y 5, (programación), 6, 7, 8, 9, 18 (seguimiento) y 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 18 (evaluación) es suministrada por la rectoría correspondiente a MIDEPLAN.

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PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN SECTORIAL E INSTITUCIONAL DE LAS METAS DE LAS ACCIONES

ESTRATEGICAS 2010 Y DEL PERÍODO 2006-2010 SECTOR: INSTITUCIONES:

Planeación Sectorial PND-CCC 2006-2010

Programación Anual 2010

Avance al 30 de junio de 2010 Evaluación 2010 Resultado de las metas anuales al 31 de Diciembre 2010

Evaluación 2006-2010. Resultado de la meta del período PND-CCC

Nivel: Sector/Institución

1 Acción estratégica

2 Meta

3

Indicador sectorial PND/ Institucional

4 Meta anual Programada

5 Presupuesto Estimado (en millones de ¢)

6 Avance

7 % cumplimiento

8 Presupuesto ejecutado (en millones de ¢)

9 Clasificación del avance

10 Resultado

11 % de cumplimiento

12 Presupuesto ejecutado (en millones de ¢)

13 Clasificación del resultado

14 Resultado

15 %

cumplimient

o

16 Clasificación

17 Institución Responsable

18 Comentarios

Sectorial Institucional

Sectorial

Institucional

Sectorial/Institucional

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CAPÍTULO IV

INSTRUCTIVO DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI) Objetivo: reflejar la programación estratégica institucional y presupuestaria, tomando como referencia las prioridades y objetivos estratégicos sectoriales e institucionales y los programas y proyectos de inversión relacionados con las metas de las acciones estratégicas del PND y la visión sectorial establecida en los Contratos con la Ciudadanía; así como con otros lineamientos estratégicos de gobierno y aquellos definidos por las propias instituciones. A. Matriz Anual de Programación Institucional (MAP I) Objetivo: obtener información anualizada de las metas estratégicas institucionales que aportan directamente al logro de las metas de las acciones estratégicas sectoriales anuales establecidas en la MAPSESI para el 2010 y los recursos presupuestarios estimados para su ejecución. Contenido de la MAPI Institución: especifique el nombre. Año: indique el año correspondiente. Sectores: indique los sectores en los cuales participa la institución. Acción Estratégica del PND-CCC: MIDEPLAN anotará las acciones estratégicas establecidas en el PND. Meta de la acción estratégica: MIDEPLAN señalará en la MAPI el resultado previsto que se pretende alcanzar con la ejecución de la meta de la acción estratégica durante el período 2006-2010. Indicador: la institución debe anotar el indicador en concordancia con la meta del PND-CCC. Meta anual: indique el resultado que se espera alcanzar al final del año con base en el indicador definido. En caso que dicha meta esté vinculada con algún proyecto o programa de inversión del PNIP, se debe incorporar la meta de inversión de acuerdo con la fase del ciclo de vida del proyecto. Presupuesto estimado (millones de colones): anote la proyección de recursos financieros previstos para cada meta institucional y de las metas de los proyectos y programas, definidos en millones de colones. Total presupuesto MAPI estimado: anote la sumatoria horizontal de los subtotales de la sumatoria vertical de los recursos internos y los recursos externos asignados al total de las metas anuales de la MAPI. Total presupuesto institucional: indique el presupuesto estimado, incluyendo todas las fuentes de financiamiento para el año de programación.

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B. ASPECTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES 1. Institución : indique el nombre. 2. Misión: debe ser comunicativa, concisa y expresar claramente cuál es el propósito o fin que persigue la institución. Una correcta definición de la Misión debe contener: los productos finales (bienes y servicios), los usuarios y beneficiarios a quienes van dirigidos los productos finales, cuál es el impacto (resultado final) que se espera lograr en la población objetivo a quien se dirige su accionar. 3. Visión: debe permitir comunicar a la ciudadanía cómo espera ser vista la institución. Se debe evitar repetir las funciones y los productos que caracterizan la definición de la misión. 4. Programas presupuestarios: indicar todos los programas presupuestarios de la institución con sus respectivos montos asignados y la correspondiente participación relativa. El objetivo de incluir este punto, es visualizar cuáles son los programas que permiten la ejecución de las políticas públicas, a partir de la provisión de los bienes y servicios a los usuarios. 5. Prioridades institucionales: señale en orden de importancia, los compromisos de carácter estratégico que se definen a nivel institucional y permiten centrar los recursos y las prioridades de la gestión, sobre los cuales debe responder a la ciudadanía; tomando como referencia el PND y las políticas institucionales. Deben estar focalizadas en aspectos netamente estratégicos y redactadas de tal manera que sean simples y comprensibles para la ciudadanía. Se deberán atender las siguientes interrogantes para su formulación:

• ¿Qué compromiso puede establecer la institución con los usuarios que atiende y con la población en general?

• ¿Hacia dónde irán dirigidos sus esfuerzos, por los cuáles quiere ser reconocida la

institución? Además, se propone que la institución tenga como primer referente para el establecimiento de las prioridades institucionales lo establecido en el PND así como las políticas institucionales. Algunos ejemplos son:

• Los niños de Costa Rica tendrán idénticas oportunidades para recibir una educación de calidad.

• Política fiscal sostenible que garantice la gobernabilidad de las finanzas públicas. • La educación costarricense disminuirá las brechas de oportunidad entre los

estudiantes. • La investigación en ciencia y tecnología será una aliada para la competitividad,

abriendo mercados para la producción de la pequeña y mediana empresa. Una de las características de la gestión estratégica, es justamente saber jerarquizar y determinar cuáles serán las prioridades que articulan y expresan las necesidades y preferencias ciudadanas, sobre las que serán asignados los recursos públicos.

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6. Objetivos estratégicos institucionales: Indique los objetivos estratégicos institucionales, los cuales deben estar redactados de manera simple, que reflejen logros y evidencien el cambio o transformación que se esperan con las políticas a cargo de la institución. Surgen como respuesta a una pregunta esencial:

• ¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

Además, para el establecimiento de los Objetivos Estratégicos Institucionales deben considerar las políticas institucionales y tener como referencia el PND. Algunos ejemplos:

• Alcanzar altos niveles de confiabilidad en la red de protección a la niñez. • Ampliar la cobertura de atención en programas de prevención de abuso infantil. • Optimizar la profesionalización y especialización de los funcionarios de la

institución. En su formulación se deben evitar las expresiones tales como: “contribuir”, “fomentar”, “procurar”. 7. Indicadores de resultado: Establezca los indicadores de resultado que contribuyen a la obtención del objetivo estratégico institucional. Estos indicadores pueden ser atendidos por uno o más programas presupuestarios. Se reitera que los indicadores de resultado intermedio o efecto se refieren a los cambios en el comportamiento o estado de los beneficiarios, una vez recibidos los bienes o servicios. Por ejemplo:

• Alumnos egresados del nivel de enseñanza media. • Porcentaje de viviendas construidas que cuentan con un estándar de calidad de

construcción determinado. • Porcentajes de hectáreas explotadas con asignación de títulos.

Los indicadores de resultado “Final” o “Impacto” se refieren a los “resultados” que se obtienen de los bienes y servicios entregados, significan un mejoramiento en las condiciones de la población objetivo. Algunos ejemplos son:

• Nivel de nutrición-desnutrición. • Nivel de competencias e ingresos laborales. • Tasa de mortalidad por accidentes en las carreteras. • Nivel de exportaciones de la pequeña y mediana empresa a partir de la acción de

un programa de fomento y asistencia técnica. • Aumento de la recaudación tributaria, etc.

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C. PROGRAMACIÓN ESTRATÉGICA A NIVEL DE PROGRAMA (P EP)1 1. Productos 2: Indique los bienes y servicios finales generados por el programa o subprograma presupuestario. Además, establecer los usuarios y beneficiarios del producto brindado. Su redacción debe ser suficientemente clara, de tal modo que la ciudadanía pueda identificar los bienes y servicios que se generan. La demanda de los usuarios por éstos es continua, sistemática, permanente y cautiva, es decir, que no hay otra institución pública que le provea el bien o servicio. Para validar si están bien redactados, deben formularse las siguientes preguntas: ¿Queda claro a quién se le está proveyendo el bien o servicio? ¿Qué está ganando el receptor del “producto”? 2. Objetivo estratégico del programa : Incluya los objetivos que forman parte de la estrategia del programa o subprograma, que pueden o no coincidir con algún objetivo estratégico institucional o ser parte de éste. Surgen como respuesta a una pregunta esencial:

• ¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para el cumplimiento de la misión del programa, en concordancia con los bienes y servicios generados?

Los objetivos estratégicos constituyen la base para el establecimiento de indicadores de desempeño, los cuales permitirán medir el avance y logro de los primeros.

En su formulación, se deben evitar las expresiones tales como: “contribuir”, “fomentar”, “procurar”. Como ejemplo, se tiene el caso de un ministerio que tiene el programa presupuestario denominado “Nutrición y Desarrollo Infantil”, cuyo producto es “Raciones alimenticias” con una población usuaria/beneficiaria de niños(as) de 3 a 6 años, cuyos objetivos estratégicos serían los siguientes:

• Alcanzar una cobertura de raciones alimenticias de la población preescolar que satisfaga necesidades de la población atendida.

• Mejorar la focalización en la entrega de atención integral. • Mejorar la calidad alimenticia de las raciones.

Estos objetivos estarían relacionados con el siguiente objetivo estratégico institucional:

1 Para el caso del sector descentralizado, la información deberá indicarse solo a nivel de programa presupuestario. 2 Para todas las instituciones los Programas de Actividad Central no deberán formular la PEP.

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“Incrementar las habilidades y las capacidades de la población en general y de los actores claves en específico, hacia la incorporación de estilos de vida saludable y al desarrollo de otros determinantes positivos de la salud.” 3. Indicador de gestión o de resultado - Fórmula: Defina indicadores que permitan medir la producción; los efectos y beneficios generados. Deben formularse indicadores, considerando los niveles de desempeño: economía, eficiencia, eficacia y calidad. Incluya la fórmula de cada uno. Los indicadores de resultado incluidos en el apartado de “Aspectos estratégicos institucionales” pueden ser atendidos por uno o más programas presupuestarios. Se recomienda definir los indicadores de desempeño en términos de porcentajes, tasas, índices o promedios, por ejemplo:

- Porcentaje de niños de 3 a 6 años de la población objetivo que reciben ración alimenticia.

- Tasa de niños de 3 a 6 años carentes de alimento que reciben ración alimenticia. - Índice de raciones que cumplen con el estándar alimenticio.

Estos ejemplos de indicadores, permiten cumplir con los –ya anteriormente definidos– objetivos estratégicos a nivel de programa y de un indicador de resultado tal como, nivel de nutrición-desnutrición. 4. Desempeño histórico: incluya datos para los años presupuestarios en que se disponga información del indicador. 5. Desempeño proyectado: es la meta del indicador que se proyecta para medir el desempeño estratégico para los años propuestos. Incluye los indicadores anuales para el año de programación. 6. Estimación de recursos presupuestarios: incluya el monto de los recursos asignados para el cumplimiento de los productos en el año de programación (t), así como la fuente de financiamiento –interna o externa–. En el caso de los programas de los ministerios de gobierno, en que se incluyan transferencias, éstas no se reflejarán en la estimación de recursos de cada producto. La suma de los recursos del (de los) producto(s) de cada programa debe ser igual al monto total del presupuesto de dicho programa. 7. Fuente de datos del indicador: señale de dónde provienen los datos referidos a las metas de desempeño histórico y proyectado y la estimación de recursos presupuestarios, por ejemplo: estadísticas de la institución (señale el nombre del departamento: estudios, etc), estadísticas nacionales, sistemas de información institucional, etc. 8. Supuestos y Observaciones: refiérase a los factores externos que no controla la institución y que pueden alterar el desempeño proyectado en la meta, por ejemplo, tasa de variación del tipo de cambio, otros precios, situaciones externas que influyan en la producción del bien o servicio. Esta columna puede utilizarse también para explicar alguna limitante para medir aspectos del desempeño (indicador) u otras explicaciones relativas a las metas.

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MATRIZ ANUAL DE PROGRAMACIÓN INSTITUCIONAL (MAPI)

Institución: Año: Sectores:

Planeación Sectorial PND-CCC 2006-2010

Programación Institucional 2010

1 Acción

estratégica

2 Meta

3 Indicador

4 Meta

5 Presupuesto

Estimado (en millones de ¢)

Total presupuesto MAPI estimado Total presupuesto institucional estimado

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ASPECTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES Institución: Misión: Visión: Programas presupuestarios:

Nombre del programa Monto presupuestario (en millones de colones)

Participación relativa de c/u

TOTAL

Prioridades institucionales: Objetivos estratégicos institucionales: Indicadores de resultado:

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CAPÍTULO V CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES3:

Objetivo: Indicar los diferentes elementos que se deben considerar en la construcción de indicadores I.- CONCEPTOS Los indicadores de desempeño son variables cuantitativas o una relación entre variables que permite medir el grado de cumplimiento del objeto a evaluar. Se considerarán dos grandes grupos de indicadores de desempeño para efectos de esta metodología, que se dividen en indicadores de gestión e indicadores de resultado. Indicadores de Gestión: Permiten medir la cantidad de bienes y servicios generados, así como el grado de eficiencia, eficacia, calidad y economía en la producción de una institución (insumo, proceso y producto). Indicadores de Resultado : Se refieren a los efectos logrados en los usuarios, población objetivo o beneficiarios, con la entrega de los bienes y servicios por parte de la institución, programa o subprograma presupuestario. Este grupo de indicadores presenta las siguientes características:

• Sus logros se obtienen en el mediano o largo plazo (intermedios y finales). • Sus logros no siempre dependen de la acción de una sola institución, programa o

subprograma (indicadores finales). • Por las razones anteriores, no es posible obtener indicadores de resultado final de

forma anual. Resultado Intermedio o Efecto . Se refiere a los cambios en el comportamiento, estado, actitud o certificación de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes o servicios de un programa o subprograma presupuestario. Su importancia radica en que se espera que conduzcan a los resultados finales, en consecuencia, constituyen una aproximación a éstos. Resultado Final o Impacto . Son resultados obtenidos de los bienes o servicios entregados e implican un mejoramiento en las condiciones de la población objetivo atribuible exclusivamente a éstos. En algunas oportunidades es difícil realizar esta medición, principalmente, por la dificultad de aislar los efectos de otras variables externas o porque muchos de estos efectos son de largo plazo.

3 Todos los ejemplos utilizados son adaptados o ideados para una mayor comprensión de los conceptos, por lo tanto no necesariamente coinciden con la situación real de las instituciones que se mencionan.

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Dimensiones de Desempeño: Indicador de eficacia : nos dice acerca del grado de cumplimiento de los objetivos de la institución, sin referirse al costo de éstos. Por esta razón, podemos obtener indicadores de eficacia, tanto de los productos (outputs), o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactos-outcomes) Indicador de eficiencia : costo por unidad de servicio o bienes provistos o productividad de un insumo (input), son útiles para evaluar los costos relativos y la productividad de los servicios y bienes que se entregan. Los indicadores de eficiencia pueden expresarse como “costo por producto”, “unidades por insumo” o “costo por resultado”. Indicador de calidad: mide la capacidad para cumplir adecuadamente con los requisitos de satisfacción que deben tener los usuarios por el producto o servicio, tales como: oportunidad, accesibilidad, precisión, etc. Indicador de economía: mide la capacidad de la institución para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos; por ejemplo, porcentaje de ejecución y participación relativa del gasto, entre otros. II.- CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES Aspectos Generales : Los indicadores son parte de la programación y formulación presupuestaria, por lo tanto, serán los instrumentos que permitirán evaluar el desempeño de la institución. De esta manera, al ser la base de la evaluación constituirán un compromiso respecto de cómo queremos que la institución sea medida. Asimismo, al compararlos con las metas programadas, estos indicadores servirán para tomar decisiones respecto de los resultados obtenidos. El indicador debe considerar el compromiso del responsable por su cumplimiento (centro gestor) y ser útil para éste, para la institución y para los usuarios externos. De igual forma, debe tener una fuente de información confiable que lo respalde. Se deben tener presente los siguientes aspectos para su construcción:

a) Deben estar focalizados en lo sustantivo según los fines institucionales, por ejemplo: importancia en la misión, importancia para el público externo, órganos de control, etc.

En el caso de un Programa de Seguridad Ciudadana, un indicador de número de chalecos antibalas comprados, número de chalecos antibalas programados, es fundamental para dar cuenta internamente de los procesos que la institución realiza por la seguridad de sus policías y para mejorar la acción de resistencia a los delitos, pero a la población o al Poder Legislativo, le podría interesar que haya

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menos asaltos en las calles, que la ciudadanía tenga menor sensación de victimización o que sus denuncias se atiendan y resuelvan a tiempo.

b) Tienen que medir “resultados” no “esfuerzos” (promover, contribuir, procurar,

fomentar, etc.).

c) Deben abarcar los productos finales, evitando concentrarse en un único producto. Lo recomendable, es que se defina al menos un indicador por cada bien o servicio final que se produce.

d) En lo posible para medir la integralidad del desempeño institucional y

programático, se deben construir indicadores de: eficacia (cobertura, focalización, resultado intermedio, final), eficiencia (costo por producto, insumos utilizados por producto generado, etc.), calidad (tiempos de respuestas, grado de cumplimiento de estándares técnicos, tasa de errores, etc.) y economía (porcentaje de ejecución, porcentaje de crecimiento y participación relativa).

e) Tienen que ser comparativos, sobre lo planeado o sobre algún estándar, no

interesan medidas por sí solas, por ejemplo: número de inmunizaciones, número de viviendas, número de certificados, no dicen mucho respecto del grado de cumplimiento de los objetivos y productos, ni de cómo se está logrando (calidad, costo).

f) Los indicadores básicamente “informan ”, entregan una “señal de alerta ” sobre el

comportamiento de una o dos variables que interesa medir respecto de cuán bien o mal se está logrando el objetivo definido; permite conocer si el desempeño logrado por el indicador es mejor, igual o peor que el desempeño pasado, permite conocer si el desempeño logrado es igual, mejor o peor respecto de instituciones similares.

Pasos básicos para la construcción de los indicador es y antecedentes para el sistema de monitoreo de los indicadores:

1. Tener claro lo que se quiere medir, qué productos, qué objetivos de referencia se tienen que establecer para la medición.

2. Los productos, objetivos e indicadores surgen de una fase de planificación estratégica.

3. Identificar las áreas de desempeño: Eficiencia, Eficacia, Calidad, Economía. 4. Describir la fórmula de cálculo. 5. Establecer la línea base. 6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador. 7. Señalar la periodicidad de cálculo de las variables. 8. Completar la planilla con el desempeño logrado. 9. Realizar la interpretación de los indicadores y del desempeño.

Construcción de indicadores de resultados Cualquier institución debe definir un conjunto de “prioridades institucionales” para cumplir su misión que se refieren a aquellas metas sectoriales o nacionales, que son estratégicas. La identificación de tales prioridades, tendrá como principal referente al PND y las

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políticas institucionales que tienen como finalidad “solucionar” o “dar respuesta” a través de las políticas públicas a los problemas que afectan a la sociedad costarricense. En concordancia con lo anterior, se deberán identificar cuáles son los indicadores que permiten informar de mejor manera el cumplimiento de la misión. Así, los indicadores a nivel institucional tienen como principales características las siguientes:

• Son indicadores estratégicos, es decir, tienen relación directa con la misión.

• Son indicadores que permiten medir el logro de los resultados finales o de impacto, o bien, resultados intermedios o de efecto, que posibilitan acercarse a dicha medición.

• Por lo general, el logro de los indicadores de resultado final o de impacto, no

depende solamente de una institución. Como ejemplos de indicadores de resultado final o de impacto están:

- Disminución de los delitos y percepción de victimización. Estos dos indicadores pueden depender de programas presupuestarios de diferentes instituciones.

- Disminución de la morbimortalidad por cáncer (determinado). Este

indicador puede depender de un Programa de Prevención del Cáncer del Ministerio de Salud, pero también de Programas de la Caja Costarricense de Seguro Social y de la acción de una política de disminución de agentes contaminantes que inciden sobre la patología.

- Porcentaje de crecimiento de la competitividad de la producción agrícola

exportable a mercados europeos. Este indicador puede depender de un Programa del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, pero también puede ser afectado por la acción de algún Programa del Ministerio de Agricultura y Ganadería u otros.

Para identificar los indicadores de resultado a nivel institucional, se debe:

a. Identificar solo aquellos indicadores de resultado en que la institución tenga el control de las variables que inciden en el comportamiento de éstos.

Ejemplo: Ministerio de Hacienda: Porcentaje de aumento de recaudación tributaria. Ministerio de Educación: Porcentaje de alumnos de escasos recursos que logran ser

retenidos en el sistema escolar.

b. Identificar cuáles son los resultados intermedios esperados, sobre los que la institución tiene control y que permiten informar si los recursos se están asignando adecuadamente, en beneficio de un resultado final.

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Ejemplo: Si el resultado final del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) es mejorar el nivel de empleabilidad de la población objetivo y eso es una situación que se logrará supuestamente al término de las acciones de capacitación y asistencia para la reinserción en el mercado de trabajo, se debería construir el siguiente indicador: Población Objetivo: Jefes de hogar desempleados y matriculados en el INA mayores de 40 años. Objetivo Estratégico Institucional: Mejorar los niveles de empleabilidad. Indicador de Resultado Final: Porcentaje de egresados de los cursos de capacitación de

jefes de hogar que permanecen empleados en trabajos competitivos.

Estos valores se lograrán una vez que haya terminado el ciclo de cursos y de apoyo para inserción al mercado de trabajo, lo cual puede ser en 18 meses, de acuerdo con los estudios disponibles. En tanto, año tras año se pueden construir los siguientes indicadores de resultado intermedio:

• Porcentaje de jefes de hogar capacitados que logran un contrato de trabajo al salir del curso (medición anual).

• Porcentaje de jefes de hogar capacitados desempleados que elevan su ingreso al incorporarse al empleo formal.

Este indicador de resultado también puede ser atendido por el programa presupuestario de capacitación del INA, cuyo producto final es “Capacitación jefes de hogar”. Algunas dificultades que implicará la construcción de este tipo de indicadores, son:

• Falta de experiencia en el desarrollo de este tipo de medición. • Dificultad para construir bases de datos que permitan dar cuenta del avance de los

indicadores de resultado. • Dificultad para identificar qué tipo de participación tiene la institución en el

resultado final cuando existen otras instituciones que coadyuvan al mismo. Construcción de Indicadores de Gestión Se considerarán indicadores de cualquier fase del proceso productivo (insumos, procesos o actividades y productos) que permitan medir la eficacia, eficiencia, economía y calidad de la gestión institucional. Los requisitos fundamentales para la construcción de dichos indicadores son los siguientes:

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1. Cada indicador debe estar relacionado con un producto final y de simple medición; además, debe permitir dimensionar anualmente la cantidad de los bienes y servicios provistos.

Algunos ejemplos de indicador de producto que miden la cantidad de bienes y servicios generados son:

• Kilómetros construidos de carreteras. • Viviendas entregadas. • Capacitación especializada para el trabajo. • Certificaciones agrícolas. • Recaudación tributaria.

Algunos ejemplos de indicador de producto con relación de variables son:

• Porcentaje de Kilómetros construidos de carreteras que cumplen con los estándares mínimos de calidad.

• Porcentaje de variación de viviendas entregadas con respecto al año anterior. • Costo promedio de capacitación especializada para el trabajo. • Porcentaje del gasto ejecutado en certificaciones agrícolas. • Porcentaje de variación de Recaudación tributaria con respecto al año anterior.

2. Cada indicador debe tener una clara relación con el objetivo estratégico del

programa, por ejemplo, se tiene:

Producto: Educación Segundo Ciclo. Objetivo estratégico: Disminuir la deserción de estudiantes de Segundo

Ciclo en función del nivel de ingreso económico. Indicador: Porcentaje de estudiantes de Segundo Ciclo de

escasos ingresos que desertan del sistema en relación con el total de estudiantes de Segundo Ciclo.

Porcentaje de estudiantes de Segundo Ciclo de ingresos medios que desertan del sistema en relación con el total de estudiantes de Segundo Ciclo. Porcentaje de estudiantes de Segundo Ciclo de ingresos altos que desertan del sistema en relación con el total de estudiantes de Segundo Ciclo.

3. Los indicadores de desempeño deben procurar cubrir al menos una de las

dimensiones, eficacia, eficiencia, calidad y economía:

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Eficacia: que abarca aspectos como cobertura, focalización y otros, por ejemplo:

• Porcentaje de talleres de capacitación laboral realizados. (Fórmula: Número de talleres de capacitación laboral realizados / Número de talleres de capacitación laboral programados).

• Porcentaje de trabajadores participantes activos en los cursos. (Fórmula: Número de trabajadores participantes activos de los cursos / Número de participantes inscritos).

• Tasa de aprobación de alumnos participantes de programa. (Fórmula: Número de alumnos que aprobaron el curso / Número total de participantes en el curso).

Eficiencia: que comprende aspectos como: costo por producto, insumos utilizados por producto generado, etc; por ejemplo:

• Costo por participante en el taller. (Fórmula: Costo de cada taller / Número de participantes).

Calidad: versa sobre aspectos como tiempos de respuestas, grado de cumplimiento de estándares técnicos, tasa de errores, etc; por ejemplo:

• Instalación del equipamiento computacional para capacitación en los plazos acordados. (Fórmula: Número de días programados (estándar) menos Número de días instalando el equipo).

Economía: están relacionados con lo referente a participación relativa, porcentaje de ejecución, por ejemplo:

• Porcentaje de ejecución del gasto en la capacitación en el primer semestre. (Fórmula: Gastos en capacitación ejecutados a junio / Gastos de capacitación programados en el año).

Selección de indicadores Se requiere aplicar los siguientes criterios técnicos para su selección: 1. RELEVANCIA

• Los indicadores deben tener un enfoque estratégico y vinculado con lo definido en las prioridades institucionales. Se aclara que no es posible, ni deseable medirlo todo.

• Es fundamental generar un grupo de pocos indicadores, pero consistentes en su

información.

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2. PERTINENCIA

• Deben reflejar la capacidad de la institución para influir en el logro de las metas. Antes de definir los indicadores es necesario conocer el proceso de producción que se mide, asegurándose que la medida de desempeño representa un proceso clave para la obtención de la meta.

3. INTEGRACIÓN

• Deben mostrar y mantener un equilibrio utilizando indicadores de desempeño de eficacia, eficiencia, calidad y economía.

• Lograr un balance entre medir indicadores de resultados (a veces demasiado

difíciles de recolectar y medir) con indicadores relacionados con el proceso productivo.

4. HOMOGENEIDAD

• Se debe usar siempre el mismo parámetro o unidad de medida para la construcción y medición de un indicador, por ejemplo, asesorías legales, inspecciones, atenciones médicas, etc.

• Las unidades de producto deben ser equivalentes entre sí, en términos de los

recursos institucionales que consumen (horas hombre, cantidad de insumos materiales, etc.)

5. INDEPENDENCIA Medir lo que la institución sea capaz de controlar. No generar metas o estándares a alcanzar, cuyo resultado dependa de la acción de factores exógenos a la institución (tales como: variables económicas de difícil predicción o con comportamiento cambiante o de demanda sobre la cual inciden otros factores). 6. CONFIABILIDAD Contar con los datos suficientes y demostrables, lo cual implica generar indicadores que provienen de registros, estadísticas, sistemas de información disponibles. Debe quedar clara la fuente de datos sobre la cual verificar el cumplimiento o el estándar con el que se compara. Se recomienda emplear la siguiente plantilla con una aplicación reiterativa de los criterios más relevantes una vez que los indicadores califican de acuerdo con los criterios.

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En la tabla anterior se muestra, que si bien en el segundo caso no es posible disponer de datos, dada la importancia del indicador, sería recomendable que la institución obtuviera la información, en vista que la construcción de éste tiene un costo razonable. Posteriormente, una vez atendidos los puntos anteriores, es importante responder a las siguientes interrogantes para validar los indicadores formulados:

• ¿Se relaciona el indicador con el objetivo al cual está vinculado? • ¿Se relaciona el indicador con el producto al cual está vinculado? • ¿Se relaciona el indicador con la misión del programa o subprograma? • ¿Es importante el indicador para la institución? • ¿Es posible recopilar datos confiables y precisos para este indicador? • ¿El resultado de este indicador podría estar condicionado solo por factores

internos? • ¿Está la información de este indicador disponible y accesible a los interesados?

(interesados internos y externos, el público en general, etc) • ¿El indicador fue elaborado en forma participativa? (liderazgo y personal de la

institución y el programa, grupos de interés público, etc) • ¿Es importante el indicador para el cliente? • ¿Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser

analizado por los interesados externos a la institución? Recomendaciones para la determinación de los nivele s de desempeño proyectados o metas del indicador ¿Cómo establecer los niveles de desempeño de los indicadores (metas)?

Sí Alta Alta Sí Monto de recursos recuperados en acciones de fiscalización. Total de recursos involucrados en acciones de fiscalización

Porcentaje de incremento en la recaudación debido a las acciones de fiscalización

Sí

Costo razonable

Alta

Control por la institución

Alta

Relevancia para la evaluación externa

No

Datos disponibles

Acciones de fiscalización que detectan fraude o evasión.Total de acciones de fiscalización

Eficacia de las acciones de fiscalización

Formula que permite la medición

Indicador

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1.- Considerar diferentes parámetros Se debe recurrir a diferentes parámetros para fijar el nivel de desempeño proyectado:

• Desempeño histórico (año t-1, año t-2, etc.) • Desempeño de instituciones similares, buenas prácticas internacionales,

benchmarking. • Desempeño proyectado de acuerdo con mejoras tecnológicas o de procesos

según la capacidad institucional. EJEMPLOS Indicador Disminución del tiempo de respuesta en la entrega de los pasaportes. Para determinar la meta asociada a este indicador, se puede hacer referencia a tres aspectos:

• ¿Cuánto fue el tiempo de respuesta del año anterior o años anteriores? • ¿Cuánto es lo que se tardan en otros países con tecnologías similares? • ¿Cuánto se podría comprometer la institución si realiza cambios y mejoras

tecnológicas? 2.- Considerar el nivel de desempeño de las metas a nivel nacional/ local Siempre debe especificarse si el nivel esperado ser á a nivel nacional, regional o local. Por ejemplo:

• El tiempo de respuesta de la entrega de los pasaportes será el mismo en la capital, provincia, cantón o distrito.

• Los kilómetros de vías reparadas serán un promedio nacional o están en un tramo específico.

3.- Considerar los supuestos no controlables por la institución Los niveles de desempeño proyectado o metas del indicador deben ser realistas y autofinanciadas con los recursos del presupuesto asignado, por lo tanto, deben considerar las capacidades de la institución para cumplirlas. No obstante, puede haber situaciones que escapan del control de la organización y que inciden en el cumplimiento de éstas. Las posibilidades pueden ser las siguientes:

• Las variaciones del tipo de cambio o de determinados precios, pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc.

- Aplicable a recaudación de ciertos tributos, crecimiento, etc. - Aplicable para la estimación de indicadores de eficiencia que miden la

relación insumo (costos, mano de obra, etc) con los productos obtenidos.

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• Licitaciones que escapan del control de la institución, para eso se debe señalar que el producto o resultado prevé que la licitación estará resuelta en una fecha determinada.

- Aplicable a metas relacionadas con porcentajes de planes de inversión

concluidos o a la implementación de grandes proyectos, construcciones, etc.

• Provisión de recursos internacionales. Aquellos proyectos que dependen de

desembolsos de cooperación o préstamos internacionales, debe señalarse la fecha prevista de su disponibilidad.

• Situaciones de orden climático que alteren el comportamiento de obras,

actividades agrícolas, etc.

• Resultados que dependen de variables políticas, tales como aprobación de tratados de libre comercio, reformas fiscales o de otro tipo.

• Resultados que dependen de acciones coordinadas con otras instituciones, por

ejemplo:

- Disminuir el porcentaje de percepción de victimización de delitos asociados al narcotráfico de la ciudad de San José, podría depender no solamente del Ministerio de Seguridad Pública, sino de acciones de otras instituciones que tengan dentro de sus prioridades la disminución de estos delitos.

En estos casos, se debe señalar qué indicadores están comprometidos en las otras instituciones, cuya acción debe ser coordinada para la obtención del resultado. 4.- Las metas deben tener asignados responsables pa ra su cumplimiento a nivel de la institución. Debe quedar claramente establecido cuál es la Unidad, Área, Dirección, que es responsable por el cumplimiento de la meta, aún cuando otras áreas intervengan con producción intermedia o final.

• La construcción de 10 Centros de Atención Infantil ¿es responsabilidad de la Dirección de Nutrición Infantil o del Área de Edificaciones?

• La disminución de X plagas en la cosecha ¿es responsabilidad del Departamento

Fitosanitario o del Departamento de Sanidad Agropecuaria? 5.- Debe evitarse la definición de metas que genere n “Incentivos perversos”. Los incentivos perversos son denominados así en la literatura sobre evaluación de la gestión y se refieren a los efectos contraproducentes de las acciones que se pueden llevar a cabo por la organización para cumplir con el desempeño comprometido.

• Aumento en los porcentajes de recaudación por multas a contribuyentes evasores (puede incentivarse a destinar mayores recursos de los necesarios a las acciones

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de fiscalización en áreas donde las multas sean más onerosas; desestimando otros que tienen mayor importancia desde el punto de vista de la economía, la competencia, la seguridad para los usuarios, calidad de los productos, etc.)

• Aumento de detenciones por delitos (puede incentivarse una acción represiva no

acorde con la situación delictiva o destinar recursos extras para la represión del delito, dejando otras acciones preventivas, etc).

• Disminución de tiempos de respuestas, sin llevar asociado una meta de calidad del

producto entregado. (Por ejemplo, número de fallos judiciales en un tiempo X, puede implicar que el juicio no se ajuste a derecho, que los fallos sean inapropiados, generando problemas de seguridad, reincidencia, etc).

6. No comprometer metas de productos cuya demanda debe ser satisfecha en 100% y resultan ser poco relevantes como indicador del desempeño institucional. Estas metas son aquellas que la institución debe cumplir sí o sí y que si aumenta la demanda (en el porcentaje que sea) o disminuye no debiera haber un problema de gestión para enfrentarlo. La información sobre este tipo de producción puede ser relevante para informar el volumen de los servicios provistos, como medida de desempeño, no como indicador. Ejemplo:

“Atención de emergencias”; se programaron 1000, se atendieron 1500, por lo tanto, se sobrepasó la meta en 50% respecto de lo programado. Este resultado se imputa como “meta superada”, pero ¿qué aporta a la información sobre el uso de los recursos destinados a esta meta? La institución debe cumplir con las emergencias que se presenten y eso no puede catalogarse como “buena gestión”, sino como cumplimiento de su obligación por ley.

Lo que sí es una buena gestión es que las 1500 emergencias atendidas hayan sido a tiempo y que producto de éstas se hayan ahorrado X recursos. Por eso, se puede desarrollar una meta relacionada con la calidad de servicio. Otra meta que puede comprometerse, es la eficiencia en la atención de las emergencias, lo que se obtiene con el número de funcionarios por emergencia atendida: Número de emergencias / Número de funcionarios que atienden emergencias (siempre y cuando se trate del mismo tipo de emergencias), por ejemplo, si se producen 1000 emergencias, con 200 funcionarios se atienden 5 emergencias por funcionario, si aumenta el número de emergencias a 1500, con los mismos 200 funcionarios se atienden 7,5 emergencias. Otro ejemplo:

El caso del producto “Servicios de tramitación X”, en este caso se programó 250 Servicios de tramitación y se atendieron 1003.

La programación de este tipo de metas es irrelevante desde el punto de vista de la gestión institucional. Lo que sí puede ser importante, es prever cuánto será de forma aproximada el volumen de servicios, en la perspectiva que hubiera por alguna razón un aumento que escape al promedio normal.

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Sin embargo, es pertinente conocer el costo unitario de los servicios, o bien, el número de funcionarios que participan por servicio o los tiempos de demora en la entrega de ciertos trámites claves a nivel del trámite con el fin de mejorar la información desde el punto de vista de cómo se están utilizando los recursos en la provisión de ese servicio. 7. Debe considerarse que lograr niveles de eficiencia (mejor relación insumo-producto), es clave para la organización, así como que logre sus objetivos programados, en cobertura, etc., sin embargo lo más importante, es el “logro de resultados”, es decir, cómo los bienes y servicios provistos a los usuarios y ciudadanos, modifican su comportamiento o mejoran las condiciones de éstos, medidos por medio de los indicadores de resultado. El resultado final debe dar cuenta de la justificación de la acción gubernamental, cuál es el “valor público” creado a partir de la intervención gubernamental. Ejemplo:

La creación de un Programa de Capacitación para el Trabajo, no tiene como fin “Capacitar a desempleados”, sino “Lograr disminuir el desempleo del grupo capacitado”, o bien, “Mejorar el nivel de ingreso de los jefes de hogar antes desempleados”.

El producto de este programa es “Cursos de capacitación jefes de hogar”, por eso interesa que éstos sean realizados al mínimo costo, es decir, ajustado a los costos del mercado, costo promedio de este tipo de cursos, que el porcentaje de gastos operacionales (es decir, gastos de contratos, de apoyo secretarial, arriendo oficina, etc), sean menores respecto de los gastos totales, en lo posible no más allá del 15% al 20%. Asimismo, nos interesa que en un año cumplamos con lo programado en alumnos capacitados, o bien, alumnos con calificación excelente o cursos evaluados con nota 10 por los participantes, etc. Pero el desempeño que más debiera interesar, es si finalmente el Programa contribuye a disminuir el desempleo o aumentar la empleabilidad de los trabajadores que participan en el curso. III.- INTERPRETACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS INDICADOR ES El mal desempeño de un programa no justifica por sí solo la disminución o el recorte de los recursos. Si un programa muestra escasos resultados, no puede por este hecho ser eliminado. Deben analizarse las siguientes situaciones:

• Si las metas son realistas de acuerdo con los recursos asignados: población beneficiaria estimada, plazos definidos.

• Si hay problemas de estimación de resultados.

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• Si hay problemas de gestión derivados de coordinación con otras instituciones (autorizaciones, disposiciones que entraban el cumplimiento de plazos), problemas en procesos productivos y tecnologías no consideradas.

• Si la información utilizada para la evaluación introduce sesgos por estar definida

en forma incorrecta. Por otra parte, el cumplimiento de objetivos de un programa, no implica que a éste deban ser adicionados más recursos. Igualmente, puede haber un programa cuyo éxito esté altamente condicionado a determinada asignación de recursos, la cual si por razones de índole presupuestaria no está dada, por muy válidos que sean sus propósitos, éstos no serán cumplidos.

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ANEXO CRONOGRAMA Ver documento “Cronograma de Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Programación, Seguimiento y Evaluación Sectorial, e Institucional 2010” en la WEB de MIDEPLAN, www.mideplan.go.cr