Lineamientos de publicación digital

Grupo Gestión de Conocimiento y Fuentes de Información Dirección de Epidemiología y Demografía

Oficina de Tecnologías de Información Grupo de Comunicaciones

Ministerio de Salud y Protección Social

Bogotá, 23 de agosto de 2013

2

Contenido

1. Introducción .................................................................................................................................. 3

2. Objetivo ........................................................................................................................................ 3

3. Glosario ........................................................................................................................................ 3

4. Sistemas de Información Bibliográficos MSPS. ................................................................................. 4

5. Procedencia de los documentos ..................................................................................................... 7

6. Comunidades documentales y productoras de información................................................................ 7

7. Tipología Documental .................................................................................................................... 8

8. Directrices para la creación de documentos Internos de trabajo ...................................................... 13

9. Directrices para la creación de documentos externos ..................................................................... 15

10. Criterios para la para publicación en el RID .................................................................................... 18

11. Criterios para la para publicación en la BVS ................................................................................... 19

12. Causales de no aceptación de documentos electrónicos ................................................................. 20

13. Digitalización de documentos ....................................................................................................... 20

14. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 20

3

1. Introducción

Debido al considerable aumento en la producción de conocimiento por parte del Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS), el Grupo de Gestión de Conocimiento de la Dirección de Epidemiología y Demografía con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de Información, Gobierno en Línea y el Grupo de Comunicaciones, ha implementado el Repositorio Institucional Digital (RID), con el objetivo de transferir y divulgar este conocimiento como herramienta para la toma de decisiones de los diferentes actores del sistema.

Dentro del marco del RID se evidencia la necesidad de normalizar la producción científica técnica y de carácter divulgativo, mediante lineamientos y directrices que se ajusten a los estándares de publicación de los sistemas de información científicos a nivel nacional e internacional.

En el presente documento se encuentra información sobre los productores y comunidades de información, asimismo los requerimientos técnicos y metodológicos para la elaboración de los tipos documentales identificados y finalmente los criterios para la publicación en los sistemas bibliográficos del MSPS.

2. Objetivo

Normalizar el proceso para la creación de documentos técnicos y científicos generados por el MSPS por medio de lineamientos y directrices que faciliten la publicación y divulgación de los mismos.

3. Glosario

BVS. Biblioteca Virtual en Salud.

Documento nativo. Documentos que se encuentran en la extensión original del programa donde fueron realizados.(«Native File Definition», 2013)

DAD: Grupo de Disposición Acceso y Divulgación de recursos del conocimiento, encargado de administrar el repositorio la BVS, y los canales de comunicación y divulgación de la Dirección de Epidemiología y Demografía del MSPS.

DPI. (Dates Per Inch) Datos por pulgada, Referente a la digitalización de documentos, es la medición para la resolución de una imagen digital.(Salih, Rosa M., 2010)

4

Documento electrónico. “Información generada, enviada recibida , almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares” (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea, 2011).

OCR. Reconocimiento óptico de caracteres. “Es un proceso dirigido a la digitalización de textos, los cuales identifican automáticamente a partir de una imagen símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, para luego almacenarlos en forma de datos, para así interactuar con estos, mediante un programa de edición de texto o similar.” («Reconocimiento óptico de caracteres - Wikipedia, la enciclopedia libre», s. f.)

Sistema Orfeo. Es un sistema web que permite acceder fácilmente mediante cualquier navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así un gran porcentaje del manejo de documentos físicos. (Navas Orozco, Silvia, 2012)

Repositorio Digital. Archivos digitales accesibles a través de Internet, que reúnen la producción intelectual de una disciplina o de una institución.(Navas, Orozco Silvia, 2011)

4. Sistemas de Información Bibliográficos MSPS El Ministerio de Salud y Protección Social se encuentra organizado por despachos, direcciones, subdirecciones, oficinas y grupos, cada uno de ellos tiene asignadas funciones y tareas que producen un gran volumen de documentos. Para gestionar adecuadamente estos documentos, se realiza un procedimiento de valoración según sus atributos y se ponen a disposición en los siguientes sistemas:

Orfeo: Corresponde al programa de gestión documental del Ministerio, el cual maneja información de tipo administrativo.

Biblioteca Virtual en Salud (BVS): Los documentos que reposan en la BVS, constituyen la producción técnica y científica del país en materia de salud pública, este sistema permite las conexiones a diferentes bases de datos bibliográficas en Latinoamérica. Los tipos documentales más destacados son: tesis, trabajos de grado, protocolos, artículos científicos y literatura gris, entre otros.

5

Repositorio Institucional Digital (RID): Sistema de información cuyo objetivo, es almacenar, procesar, preservar y poner a disposición la información técnica y científica producida por o de interés para el MSPS en el cumplimiento de sus funciones. Este tiene dos subsistemas:

o Repositorio Digital Interno (RIDI): Sistema de información para consulta exclusiva de los funcionarios del MSPS almacena los documentos de trabajo internos, versiones, de los funcionarios.

o Repositorio Digital Externo (RIDE): Sistema de información que almacena los documentos que serán publicados y difundidos a la comunidad externa realizados por los funcionarios del MSPS. Los documentos que cumplan con estos requisitos y adicionalmente estén aprobados por un comité editorial también harán parte de la BVS. Los documentos previamente deben cumplir con las políticas de publicación del presente documento.

Para entender el flujo de producción documental a continuación se muestra el siguiente gráfico:

6

Gráfica 1. Flujo de Información MSPS

FLUJO DE PROCESO PARA PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN TÉCNICA Y DE CONSULTA MSPS

Res

ult

ado

sIn

icio

P

roce

so

Documento netamente

administrativo

si

No

Verificación lista de chequeo (política de publicación digital)

¿Cumple?

No

si

Completar metadatos dublin

core

Publicación y Divulgación en los sistemas de información

Documento publicado en

RIDI

Repositorio Digital

Documento publicado en

BVS

Repositorio Interno / externo

Documento para publicar

Autoría del Ministerio?

MSPS Usuario externo

Proceso autoarchivo

Proceso de publicación

ORFEO

RIDE

Interno Externo

7

5. Procedencia de los documentos

Los documentos objeto de publicación en el Repositorio Digital pueden proceder de dos fuentes:

Autoría del Ministerio: “Todos los documentos o productos que se generen con ocasión de este contrato, incluidos los derechos de autor, se consideran propiedad del Ministerio”. Teniendo en cuenta esta cláusula que se encuentra en los contratos, en materia de derechos de autor, la persona que realiza el documento hace parte de los colaboradores pero los derechos del material son propiedad del Ministerio quién dispone por medio del Repositorio su publicación y acceso. Autoría personal. Cuando la autoría de los documentos es de los entes o personas diferentes al Ministerio y la temática es relevante para salud pública se hace necesario establecer el formato de derechos de autor exigido por el mismo. Así mismo, cuando los funcionarios del MSPS hayan realizado investigaciones ajenas a su objeto contractual deberá realizar el mismo procedimiento.

6. Comunidades documentales y productoras de información

Las comunidades productoras del RID se definen como los grupos generadores de documentos, producto de sus labores y fueron identificados a partir del organigrama y del Decreto 4107 de 2011, por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social los despachos, direcciones, oficinas, subdirecciones, y grupos al interior de las mismas. Uno de los objetivos del RID, es preservar la información que genera el Ministerio y garantizar el acceso y recuperación de la misma. El objetivo de las comunidades es determinar los contenidos que producen las diferentes direcciones y grupos como alternativa a las búsquedas diseñadas para el repositorio. Se han definido cuatro grandes comunidades:

Despacho Salud Pública y Prestación de Servicios

Despacho Protección Social

Despacho Ministerio de Salud

Instituciones adscritas y vinculadas

8

Para la primera fase del proyecto, se analizarán todas las comunidades a excepción de Protección Social. El diseño del RID ha sido enfocado para satisfacer las necesidades del usuario, por esta razón se realizó un diagnóstico de los documentos con similitudes de tipo temático que tendrían mayor consulta, estos documentos fueron agrupados en comunidades y series documentales que identifican los entes productores y consumidores de información.

7. Tipología Documental

Los tipos documentales permiten diligenciar el cuadro categoría, correspondiente a los metadatos administrativos, la selección de los tipos no es excluyente, es decir, un documento puede clasificarse en los tipos documentales e inclusiones que el autor considere necesarias.

TIPO DOCUMENTAL INCLUSIONES DEFINICIÓN

Soportes y productos de estudios e investigaciones

Cuestionario Documentos o cuestionarios con un número de preguntas aplicadas al estudio de un objeto en común

Fichas Documentos con fichas, formatos para para diligenciar estos formularios pueden venir en blanco o diligenciados

Formulario

Formatos

Publicación

Protocolos

Son externos cuando ya están ajustados y están listos para salir a la convocatoria

Trabajos de grado Tesis

Trabajos De Grado

Información geográfica

Mapas

Capas

Informes Informe De Avance

9

Informes Epidemiológicos

Documento que presenta información de carácter investigativa y da como resultado el avance o estado de un proyecto o actividad.

Informe Técnico

Informe Del Contratista

Informe Final

Recomendaciones De Política / Policy Brief

Resumen Ejecutivo

Actualización De Líneas Base

Reportes

Publicaciones Monografías

Guías

Manuales

Lineamientos

Proyectos

Presentaciones En Público estas no son aprobados por comité editorial

Instructivos

Actas De Congresos

Ponencias

Memoria

Reporte De Revisiones Únicamente el documento producido

Organigrama Cuando sea el actual

10

Protocolos Protocolos De Vigilancia Presenta los aspectos más importantes de la vigilancia en salud pública de un evento de enfermedad de forma clara.

Indicadores Indicadores

Catálogo De Indicadores

Requerimientos Solicitudes Solicitudes o necesidades sobre una información específica.

Respuestas

Normativa Actas De Liquidación

Acuerdo Cnsss

Acuerdo Cres

Acuerdo Juegos De Suerte Y Azar

Acuerdos Conciliatorios

Circular

Circular Cres

Concepto

Decreto

Ley

Normogramas

Notas Externas

Proyecto Circular

Proyecto De Ley

Proyecto Decreto

11

Proyecto Resolución

Resolución

Resolución Cres

Sentencia

Documentos de comunicación para la salud

Boletines Documentos que informan al usuario sobre un tema determinado y de importancia en la actualidad.

Brochures

Afiches

Infografías

Cartillas

Directorio

Plegables

Calendario Epidemiológico

Multimedia Videos Incluye videos y audios de algún tema en particular.

Audio

Tablas de datos Sin Inclusión Corresponde a las tablas generadas para la respuesta a solicitudes indicadores.

Bases de datos Bases De Datos De Estudios E Investigaciones

Manuales De Bases De Datos

Diccionario Variables De Bases De Datos

Tutoriales De Bases De Datos

12

Documentos Internos Plan De Trabajo Documento que incluye una serie de actividades, objetivos, cronogramas y resultados esperados de un tema específico, (planes de trabajo, plan de desarrollo, plan de compras)

Plan De Desarrollo Documento donde se evidencia la gestión desarrollada para el cumplimiento de un objetivo determinado.

Proyectos Documentación que hace parte del sistema de gestión de calidad

Artículos De Revista

Manuales De Procedimiento

Mapa De Procesos

Libros De Consulta

Caracterización De Procesos Acuerdo sobre acerca de un tema específico donde se establecen compromisos entre una o más instituciones. (acuerdos)

Convenios

Protocolos De Estudios En Revisión

Se encuentran en constante revisión y aprobación

Estados Del Arte Corresponde a revisiones sistemáticas, bibliografías, artículos de revistas que hicieron parte del marco teórico de un proyecto.

Imagen Institucional

Estudios Previos

13

Vocabulario Listado de palabras relacionadas con una definición breve, explicación o utilización de la palabra dentro del texto.

Diccionario

Organigrama Cuando sean anteriores al vigente

Documento Preprint Documento que tiene varias versiones y ajustes

Soportes de E-Learning

Videoconferencias Corresponde a la documentación generada a partir de la creación y desarrollo de un curso virtual.

Chats

Foros

Presentaciones

Documentos

Cabe resaltar que a medida que se vaya desarrollando el proyecto de Repositorio Digital algunos tipos documentales pueden modificarse o eliminarse de acuerdo al uso de los mismos.

8. Directrices para la creación de documentos internos de trabajo

Son documentos de consulta y trabajo de los funcionarios del Ministerio, los cuales apoyan el

cumplimiento de las funciones del mismo, por ser versiones no oficiales se mantienen para consulta

interna del Repositorio.

Según la tipología documental del (RID) estos son:

Planes de trabajo

Planes de desarrollo

Proyectos

Manuales de procedimiento

14

Mapa de procesos

Caracterización de procesos

Imagen institucional

Estudios previos

Documentos Preprints

Organigramas (anteriores)

Según las directrices de Gobierno en Línea, la estructura lógica de los documentos electrónicos se presenta como un bloque de datos conformado por (Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea, 2011):

Datos de contenido: Conjunto de datos e información del documento.

Datos de identificación para la autenticación y validación del documento. Referente a la firma digital, por ser documentos con fines investigativos, no se requiere de tener firmas digitales.

Bloque de metadatos: datos que describen el contenido y la estructura de los documentos.

Para cumplir con los metadatos, se diseñó el siguiente instructivo para diligenciarlos:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20Metadatos%20Administrativos.zip

Las plantillas recomendadas para el desarrollo de los documentos se encuentran disponibles en la Intranet del MSPS.

Para el caso específico de planes de trabajo, planes de desarrollo y proyectos se recomienda utilizar la siguiente estructura:

Portada

Introducción

Objetivos general y específicos

Metodología (opcional)

Etapas del proyecto

Cronograma

Presupuesto

Conclusiones

Bibliografía (Opcional)

Anexos (Opcional)

15

Para el caso de organigramas, mapas, caracterización de proceso, de procedimiento, y lo relacionado con la documentación de calidad se debe consultar el manual: guía para la elaboración y control de documentos del SIGI, disponible en:

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/SIG-G01%20Guía%20para%20la%20elaboración%20y%20control%20de%20documentos%20del%20SIGI.pdf

Los estudios previos son generados por la Oficina de Gestión Contractual y el modelo se encuentra disponible en el Repositorio, lo mismo sucede con los archivos de imagen institucional.

9. Directrices para la creación de documentos externos

Son aquellos que tienen como objetivo divulgar información y conocimiento para el apoyo a la toma de decisiones de los diferentes actores del sistema. Estos deben contar con la aprobación del director o la persona delegada para esta labor en las diferentes oficinas, por ser un material que será consultado por usuarios externos debe contar con unas pautas de estilo y contenido específicas.

Informes

Publicaciones

Ficha técnica de Indicadores

Bases de datos

Requerimientos

Documentos de comunicación para la salud

Protocolos

Informes

Los informes pueden clasificarse en:

Informes técnicos.

Informes del contratista (estos informes, tienen unos formatos establecidos por el Grupo de Gestión Contractual).

16

Informes finales

Recomendaciones de política / Policy Brief

Resúmenes ejecutivos

Actualización de líneas base

Reportes

Para estos documentos, se recomienda utilizar la siguiente estructura:

Portada

Introducción

Objetivos general y específicos

Actividades

Cronograma

Presupuesto

Conclusiones

Bibliografía en Zotero (Opcional) Ver instructivo :

http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20para%20el%20%20manejo%20de%20zotero.pptx

Anexos (Opcional)

Protocolos de estudios

Cuando ya se encuentran ajustados y listos para ser llevados a convocatoria, los protocolos se

vuelven documentos externos, por lo tanto se recomienda la siguiente estructura:

Introducción

Objetivos

Metodología

Obligaciones

Productos

Protocolos de vigilancia:

Estos documentos son generados por el Instituto Nacional de Salud con una estructura normalizada

y definida.

Publicaciones:

Las publicaciones se presentan en los siguientes formatos:

Monografías: libros, publicaciones científicas, lineamientos, instructivos

17

Artículos científicos

Guías

Manuales

Proyectos

Presentaciones en público

Actas de congresos

Ponencias

Revisiones

Organigrama

Las recomendaciones de contenido para cada formato se pueden ver en la siguiente tabla:

Monografías, publicaciones científicas, lineamientos, instructivos

Artículos científicos

Guías

Manuales metodológicos

Proyectos Actas de congresos

Ponencias Revisiones

Portada X

X X X X

X

Introducción X X X X X X X

Alcance

X X X

X

Propósito

X

Justificación

X X X X

X

Objetivos

X X

X

X

Resumen

X

X X

Palabras clave

X

X

Tabla contenido X X X X X

Tablas de índices y figuras

X X X X X X X X

Metodología X X

X X X X X

18

Cuerpo del documento

X X

X X X

X

Cronograma / presupuesto

X

Anexos X X

X X X

X

Bibliografia X X

X X X

X

10. Criterios para la para publicación en el RID

Para evaluar la calidad de la información que será parte del Repositorio Digital, se diseñó la siguiente lista de chequeo para revisión:

1. Verificar la autoría del Ministerio y posteriormente que el documento cumpla con los estándares de publicación establecidos por la Dirección de Epidemiología y Demografía, el Grupo de Comunicaciones y Gobierno en Línea: - Cumplimiento de la imagen institucional, según el tipo de documento. - Usar los formatos establecidos (ver tabla de formatos de almacenamiento) - Previa aprobación del jefe o encargado del área

Formato de almacenamiento

Estos lineamientos fueron tenidos en cuenta según las norma ISO de preservación digital y documentos electrónicos y según las políticas de Gobierno en Línea (Archiveros de Navarra, 2011)

Tipo de Archivo Extensión aceptada

Documentos de texto, presentaciones .DOC

Documentos en Excel .ZIP

Imágenes .GIF .JPEG

19

.PNG Si se encuentra en otro formato debe ser entregado en formato ZIP

Video

.WMV

.AVI

.MOV

.MPG

.MP4

Multimedia .ZIP

Extensiones que no se encuentren en esta tabla .ZIP

Audio .MP3 .MP4 .WAV

El Grupo de Disposición y Acceso, apoyará la conversión de algunos formatos que presenten inconveniente según los criterios de preservación documental.

2. Revisar que los metadatos de cada documento estén diligenciados según el instructivo que

se encuentra disponible en : http://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Instructivo%20Metadatos%20Administrativos.zip

3. Los documentos de divulgación, producidos al interior del Ministerio, tales como boletines, plegables, videos, campañas y demás piezas publicitarias, deben contar con previa autorización del Grupo de Comunicaciones.

4. Cuando los documentos sean de carácter investigativo y generen bibliografías, éstas deben seguir la normativa APA y/o Vancouver si ha sido solicitada previamente. En caso de requerir información sobre este ítem contactar al Grupo de Acceso y Recurso de Conocimiento de la Dirección de Epidemiología.

11. Criterios para la para publicación en la BVS

Los requisitos para la publicación la biblioteca Virtual en Salud son:

Documento del área de salud pública

Previamente avalado por el director del área o responsable según la entidad a la que se pertenezca

20

Sustentación teórica con bibliografía

Cumplimiento de normatividad APA y/o Vancouver

Si el documento es de un autor, se debe incluir un resumen del autor con su correo electrónico de contacto.

Se pueden publicar: informes, investigaciones, monografías, artículos de revistas institucionales.

El documento debe ser enviado en Word.

12. Causales de no aceptación de documentos electrónicos

Archivos defectuosos o averiados.

Virus informáticos

Documentación administrativa.

Documentos cuya temática no se ajuste al tema Salud.

Documentos sin argumentación técnica o teórica.

Incumplimiento de la lista de chequeo.

Documentos sin datos de procedencia y fecha de elaboración

13. Digitalización de documentos

Los documentos físicos que se digitalicen, deben cumplir con los siguientes requisitos:

Debe ser escaneados mínimo en 300 DPI

Para los textos, se debe incluir formato OCR.

Los documentos de texto se deben pasar en formato PDF

Las imágenes se deben pasar en formato JPG

14. BIBLIOGRAFIA

Archiveros de Navarra. (2011). Guía para la conservación de documentos electrónicos. Por dónde empezar (p. 12). Recuperado a partir de http://www.archiverosdenavarra.org/wp-content/uploads/2011/03/iso_tc46.pdf

Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea. (2011). Documentos electrónicos (p. 20). Recuperado a partir de

21

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf

Native File Definition. (2013). Recuperado 22 de julio de 2013, a partir de http://www.techterms.com/definition/nativefile

Navas Orozco, Silvia, P. B., Rocío. (2012). ORFEO - Sistema de Gestión Documental. Recuperado 22 de julio de 2013, a partir de http://www.scholarium.co/index.php?option=com_content&view=article&id=55&Itemid=113

Navas, Orozco Silvia, P. B., Rocío. (2011). Los repositorios digitales : acceso abierto a la información. Recuperado a partir de http://www.binasss.sa.cr/bibliotecas/bhp/cupula/v25n1-2/art10.pdf

Reconocimiento óptico de caracteres - Wikipedia, la enciclopedia libre. (s. f.). Recuperado 22 de julio de 2013, a partir de http://es.wikipedia.org/wiki/Reconocimiento_%C3%B3ptico_de_caracteres

Salih, Rosa M. (2010). Digitalización de Imágenes : Manual para la Selección de un Equipo Fotográfico. Recuperado a partir de http://vereda.ula.ve/curador/assets/docs/ULA_DOCENCIA_DEPART_TrabajoSeminario3_ProfJuanAstorga_RosaSalih_julio2010.pdf