LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO

HERRAMIENTAS DE GESTION DE RR. HH.

HOSPITALES VIRGEN DE LAS NIEVES Y SAN CECILIO

DE GRANADA

Autores: Mónica Arenas López, María Pérez Muñoz, J. Luis Vílchez Rojas; Mª Carmen Ballesteros Olmo, Mª Ángeles Muñoz Barrios ,Diego Robles Fernández

INTRODUCCIÓN:

• Los Recursos Humanos por su magnitud y complejidad, suponen un área clave y fundamental en la Gestión de centros hospitalarios.

• Se valoró la “creación” de una unidad innovadora y especifica de apoyo a la Gestión a través de la explotación de datos dentro de la Subdirección de Recursos Humanos. Finalidad

La situación sobrevenida por el contexto de crisis económica actual

Disponer de Información a priori como instrumento de gestión antes de proceder a la toma de decisiones

Descentralización de la Gestión. La información como herramienta de apoyo desde la Subdirección de RRHH a la UGC

Facilitar un conjunto de actuaciones destinadas a la consecución de un objetivo concreto: Cumplimiento del Presupuesto del Contrato Programa

Apoyar y dar respuesta a la alta demanda de información desde la UGC y los Servicios no asistenciales.

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO ESTRATÉGICO, TÁCTICO,

TÉCNICO Y OPERATIVO. (I)

La creación de Unidad especifica para la explotación de datos dentro de la Subdirección de RRHH. tiene como objetivo:

Disponer de información que permita realizar el Seguimiento y control del Capitulo I, a fin de facilitar la toma de decisiones estratégicas

Poner en conocimiento cualquier circunstancia o incidencia de la gestión que pueda afectar a actuaciones futuras

Seguimiento y análisis de las actuaciones realizadas, de forma que permitan adaptar las decisiones a la situación real, así como evaluar el impacto de las mismas sobre el presupuesto Anual del Contrato Programa.

Seguimiento físico, mediante “indicadores” que permitan comprobar los objetivos cuantificados y el estado de los mismos

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO ESTRATÉGICO,

TÁCTICO, TÉCNICO Y OPERATIVO. (2)

OBJETIVOS:

Disponer y facilitar información sobre la gestión y gasto de los distintas UGC y Servicios de la Institución .

Información siempre disponible , actualizada y desagregada por UGC de forma que permita la toma de decisiones a priori de una forma eficaz y efectiva con el fin de conseguir los objetivos propuestos.

Prevenir la duplicidad de información, eliminación del error, además de regular el control de salida de información confiable.

Alcanzar criterios de homogenización de todas las fuentes y registros manteniendo los mismos indicadores estandarizados a lo largo del tiempo.

Dar respuesta rápida y completa a la alta demanda de información desde las UGC. Información contrastada y armonizada con las demás fuentes internas

SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DEL GASTO CAPITULO I (I):

Desegregación de la nómina (ordinaria/complementaria) desglosándose por conceptos presupuestarios, devengos, duplicidades conceptos variables, servicio de nómina, etc. Informe Mensual

Seguimiento de la evolución de la Plantilla por vinculación: Propietarios, Interinos, Sustitutos, Eventuales ,Estructurales, etc. Informe Mensual

Seguimiento de la Jornada Laboral (Ordinaria y complementaria) por categoría , servicios y UGC. Informe Trimestral y Anual,

Seguimiento y análisis del Cumplimiento de la Jornada Laboral Ordinaria según la normativa vigente,. Informe Trimestral donde se informa a todos los servicios y UGC de forma detallada de los excesos y defectos de jornada de cada profesional (individualmente) con el fin de facilitar el reajuste trimestral de la misma evitando acumular excesos o defectos para final de año.

Seguimiento de indicadores sobre Incapacidad/Accidentabilidad Laboral. En estos indicadores se mide: Indicador mensual de incapacidad Laboral Transitoria; Prevalencia mensual de incapacidad Transitoria; Duración media de los procesos abiertos de Incapacidad Transitoria; Duración media de los procesos cerrados de Incapacidad Transitoria; etc.

Informe semanal a cada servicio y UGC sobre la situación de aquellos profesionales que inician o finalizan un proceso de Incapacidad.

Informe mensual a UGC de la situación de aquellos profesionales que superando los 18 meses de Incapacidad pasan a depender del INSS dejando en la Institución una Plaza Reservada

SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DEL GASTO CAPITULO I (2): Seguimiento de Jornadas Contratadas por categoría y tipo de vinculación por

UGC, llevando a cabo una comparativa de número de jornada activas por categoría y porcentaje en relación al año anterior de forma que permita la autorización de contratación dentro de los márgenes previamente establecidos. Página Web (límites contratación) Informe Mensual

Seguimiento de Reducciones de Jornada /Contratos a tiempo Parcial

Seguimiento y análisis de Permisos y Licencias autorizados y disfrutados por los profesionales (por Régimen de Personal, UGC, Servicio, sexo, etc.). Informe Trimestral

Seguimiento de Jubilaciones (por edad y anticipada). Pirámide de previsión de jubilaciones por edad hasta el 2020, por UGC, servicio y categoría.

Seguimiento de Vacaciones ( disfrutadas, pendientes) facilitando información mensual a las UGC y servicios de aquellos profesionales con fecha fin próxima de nombramiento , de forma qué se asegure el disfrute de las mismas.

METODOLOGÍA:

Planificación previa

Conocimiento de las necesidades de información cuantitativa y de los criterios de calidad que las UGC y servicios demandan

Calidad representativa de los indicadores (interpretabilidad, facilidad de comprensión, concisa y coherente).

Definiciones estratégicas como referente para la medición, entre las cuales se encuentren:

Establecimiento de las áreas de actividad relevante a medir

Formulación de los indicadores y descripción de la fórmula para el cálculo

Validación de los indicadores aplicando criterios técnicos.

Recopilación de los datos de las distintas fuentes disponibles y señalar los medios de verificación

Establecer el indicador y la periodicidad de la medición.

Establecer supuestos (observaciones) que faciliten la lectura de la evolución de dicho análisis

PLANIFICACIÓN ANUAL PARA LA EXPLOTACIÓN DE DATOS E INFORMES:

GERHONTE/ MICROESTRATEGY-DATAWAREHOUSE

SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DEL GASTO DESAGREGADO POR CONCEPTOS

PRESUPUESTARIOS, DEVENGOS, DUPLICIDADES CONCEPTOS VARIABLES, SERVICIO DE

NÓMINA, ETC. INFORME MENSUAL

Indicadores: Prevalencia de Procesos Incapacidad y Duración Media

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

6,00

7,00

8,00

9,00

INCIDENCIA MENSUAL DE BAJAS HVN

2012

0,00

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

120,00

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiem

…

Octubre

Noviem

b…

Diciembre

DURACIÓN MEDIA DE LOS PROCESOS ABIERTOS HVN

2012

0,000,501,001,502,002,503,003,504,004,505,00

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiem

bre

Octubre

Noviem

bre

Diciembre

PREVALENCIA MENSUAL DE BAJAS HVN

2012

0,00

10,00

20,00

30,00

40,00

50,00

60,00

70,00

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiem

…

Octubre

Noviem

b…

Diciembre

DURACIÓN MEDIA DE LOS PROCESOS CERRADOS HVN

2012

Gráficos: Prevalencia de Procesos Incapacidad y Duración Media

SEGUIMIENTO JORNADAS POR CATEGORIAS

PAG. WEB. SEGUIMIENTO, INFORMACIÓN Y LIMITES DE

JORNADAS CONTRATADAS

PIRAMIDE JUBILACIONES. UGC, SERVICIO Y CATEGORIA

RECURSOS HUMANOS POR SERVICIO Y CATEGORÍA

SEGUIMIENTO JORNADA LABORAL TRIMESTRAL INDIVIDUALIZADA

POR PROFESIONAL , UGC Y SERVICIO

APOYO A OTRAS ÁREAS

Memoria Anual

Memoria de Sostenibilidad

Memoria de Responsabilidad Social Empresarial

Plan de Igualdad

Acreditación Unidades de Gestión Clínicas.

Memorias de las UGC

Auditorías Externas e Internas

Estudios y creación de Secuencias de Turnos

CONCLUSIÓN:

La metodología descrita ha permitido:

Alcanzar los objetivos previstos: Cumplimiento con el Presupuesto del Contrato Programa

Descentralizar la Gestión. Apoyo a la Gestión de las UGC

Adquirir un conocimiento en profundidad y de calidad de todos los aspectos relevantes que facilitan la Gestión económica

Optimización de los Recursos Humanos

Conocimiento de las principales necesidades y demandas de información de cara a futuras estrategias.