Los viajes son facilitadores de negocios

ldquoInstrumentos de pago y financieros para lograr una oacuteptima facilitacioacutenrdquo

Daniel FeigePartner Outback Consulting

Medelliacuten 15 de Abril de 2010

Apoyar para lograr Apoyar para lograr una gestioacuten una gestioacuten inteligenteinteligente

y por sobre todoy por sobre todoSUSTENTABLESUSTENTABLE

Apoyar para lograr Apoyar para lograr una gestioacuten una gestioacuten inteligenteinteligente

y por sobre todoy por sobre todoSUSTENTABLESUSTENTABLE

OBJETIVO

Optimizar y Facilitar Optimizar y Facilitar MejorMaacutes simpleMejorMaacutes simple

Maacutes raacutepidohellipJuntosMaacutes raacutepidohellipJuntos

Primeras consideraciones importantes

bull Visioacuten global de la compantildeiacutea no solamente insular ( viajes)

bull Los viajes estaacuten directamente asociados al eacutexito del negocio

bull En la mira reducir costos indirectos ( adelantos trabajo manual) EL PARADIGMA DEL MOMENTO

bull Decisiones a tiempo Informacioacuten de multifuentes ( TMC CCC Agregadores)

bull Identificar los impedimentos tratarlos y removerlos

Conocer el terreno

bull QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO DISTANCIA FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS

Sun Tzu

La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip

hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es

quizaacutes uno de los principales aspectos

Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el

equilibrio entre las preferencias de los viajeros su

seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes

con las objetivos de negocio de cada empresa

Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar

bull Forzar

bull Reforzar

bull Delegar (Empower)

bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos

bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad

bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso

bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR

Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007

Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un

profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip

hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros

The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006

Funcioacuten extendida

bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten

En siacutentesishelliphelliphelliphellip

PAGOSGASTOS

EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Apoyar para lograr Apoyar para lograr una gestioacuten una gestioacuten inteligenteinteligente

y por sobre todoy por sobre todoSUSTENTABLESUSTENTABLE

Apoyar para lograr Apoyar para lograr una gestioacuten una gestioacuten inteligenteinteligente

y por sobre todoy por sobre todoSUSTENTABLESUSTENTABLE

OBJETIVO

Optimizar y Facilitar Optimizar y Facilitar MejorMaacutes simpleMejorMaacutes simple

Maacutes raacutepidohellipJuntosMaacutes raacutepidohellipJuntos

Primeras consideraciones importantes

bull Visioacuten global de la compantildeiacutea no solamente insular ( viajes)

bull Los viajes estaacuten directamente asociados al eacutexito del negocio

bull En la mira reducir costos indirectos ( adelantos trabajo manual) EL PARADIGMA DEL MOMENTO

bull Decisiones a tiempo Informacioacuten de multifuentes ( TMC CCC Agregadores)

bull Identificar los impedimentos tratarlos y removerlos

Conocer el terreno

bull QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO DISTANCIA FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS

Sun Tzu

La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip

hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es

quizaacutes uno de los principales aspectos

Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el

equilibrio entre las preferencias de los viajeros su

seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes

con las objetivos de negocio de cada empresa

Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar

bull Forzar

bull Reforzar

bull Delegar (Empower)

bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos

bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad

bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso

bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR

Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007

Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un

profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip

hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros

The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006

Funcioacuten extendida

bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten

En siacutentesishelliphelliphelliphellip

PAGOSGASTOS

EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Primeras consideraciones importantes

bull Visioacuten global de la compantildeiacutea no solamente insular ( viajes)

bull Los viajes estaacuten directamente asociados al eacutexito del negocio

bull En la mira reducir costos indirectos ( adelantos trabajo manual) EL PARADIGMA DEL MOMENTO

bull Decisiones a tiempo Informacioacuten de multifuentes ( TMC CCC Agregadores)

bull Identificar los impedimentos tratarlos y removerlos

Conocer el terreno

bull QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO DISTANCIA FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS

Sun Tzu

La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip

hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es

quizaacutes uno de los principales aspectos

Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el

equilibrio entre las preferencias de los viajeros su

seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes

con las objetivos de negocio de cada empresa

Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar

bull Forzar

bull Reforzar

bull Delegar (Empower)

bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos

bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad

bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso

bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR

Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007

Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un

profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip

hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros

The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006

Funcioacuten extendida

bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten

En siacutentesishelliphelliphelliphellip

PAGOSGASTOS

EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Conocer el terreno

bull QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO DISTANCIA FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS

Sun Tzu

La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip

hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es

quizaacutes uno de los principales aspectos

Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el

equilibrio entre las preferencias de los viajeros su

seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes

con las objetivos de negocio de cada empresa

Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar

bull Forzar

bull Reforzar

bull Delegar (Empower)

bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos

bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad

bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso

bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR

Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007

Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un

profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip

hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros

The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006

Funcioacuten extendida

bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten

En siacutentesishelliphelliphelliphellip

PAGOSGASTOS

EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

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bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip

hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es

quizaacutes uno de los principales aspectos

Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el

equilibrio entre las preferencias de los viajeros su

seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes

con las objetivos de negocio de cada empresa

Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar

bull Forzar

bull Reforzar

bull Delegar (Empower)

bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos

bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad

bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso

bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR

Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007

Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un

profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip

hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros

The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006

Funcioacuten extendida

bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten

En siacutentesishelliphelliphelliphellip

PAGOSGASTOS

EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar

bull Forzar

bull Reforzar

bull Delegar (Empower)

bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos

bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad

bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso

bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR

Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007

Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un

profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip

hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros

The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006

Funcioacuten extendida

bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten

En siacutentesishelliphelliphelliphellip

PAGOSGASTOS

EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

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AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un

profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip

hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros

The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006

Funcioacuten extendida

bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten

En siacutentesishelliphelliphelliphellip

PAGOSGASTOS

EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

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bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

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VIAJES DE NEGOCIO

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PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

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Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

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Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

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Gestioacuten de la demanda

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Tendencias vs modas

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humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

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Adelantos en efectivo

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Corporativo

Eventos

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Aereo

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Corporativo

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Meacutetodos de pago

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Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

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Demora en la entrega de equipaje

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Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

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Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

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efectivo (Cash Flow)bull Reportes

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Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

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tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

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Hablando de informacioacutenhellip

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Pago

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PROCESO INTEGRAL

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Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

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Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

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bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

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EmpresaEmpresa

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POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

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Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

En siacutentesishelliphelliphelliphellip

PAGOSGASTOS

EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

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THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

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EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO

VIAJES DE NEGOCIO

AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES

PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

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Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

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operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

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Aereo

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Corporativo

Eventos

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VE

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AJA

S

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De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

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Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

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Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

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Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

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financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

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demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

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Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

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RO

CU

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E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

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Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

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efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

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estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

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proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

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Contratacioacuten

Pago

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PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

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Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

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Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

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Seguridad

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Descuento de haberes

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AVISO INICIAL

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Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Documentacioacuten

Comunicacioacuten

Reporting

Enforcement

Control

Negociacioacuten

Reporting

Objetivos de Negocio

El Travel Manager como duentildeo del PGVE

TM Travel Manager

PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback

Decisioacuten

Presupuesto Cliente

Interno

DocumentacioacutenComunicacioacuten

Reporting

Medios de pago

ControlNegociacioacuten

Reporting

TMC amp Proveedores de servicios varios

Proveedores de Recursos

Externo

Alcance del el PGVETM

Poliacutetica

ControlContratacioacuten

Contratacioacuten

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos

bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada

bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Gestioacuten de la demanda

bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio

bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Tendencias vs modas

bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo

humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y

preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de

hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Medios de pago

Desafiacuteos y Oportunidades

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales

1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos

Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2

Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro

3

Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4

Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5

iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR

Fondos fijos

Adelantos en efectivo

Tarjetas Personales

Tarjetas Corporativas

Reembolso a Empleados

Pago Directo a Proveedores

Cuenta Corriente con Agencias

Otros

ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo

Nuestra estrateacutegia

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

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Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

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Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

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Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

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Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

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Seguridad

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Descuento de haberes

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AVISO INICIAL

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Oportunidades y amenazas

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transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

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Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

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bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

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Realizada entre el 233 y el 94

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Adelantos en efectivo

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Corporativo

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Corporativo

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Terrestre

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Dificultades para su desarrollo

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Meacutetodos de pago

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financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

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abordaje denegado

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Peacuterdida de equipaje

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El valor de los datos ACTE 2008

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TMC

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Reserva

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Reporte

12

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POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

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9

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Componentes de la categoriacutea

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Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

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Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

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Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

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Descuento de haberes

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AVISO INICIAL

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Oportunidades y amenazas

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transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

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fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

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Eventos

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Terrestre

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Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

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Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

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Meacutetodos de pago

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Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Aeacutereo

bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser

agente financierobull Disminucioacuten del costo

operativobull Menor costo por

transaccioacuten

Corporativo

Eventos

P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito

Aereo

bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio

bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica

bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

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bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

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Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

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Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

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Averiguen

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Seguridad

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THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

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Oportunidades y amenazas

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transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

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Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

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fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

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bull Integracioacuten de datos

Corporativo

Eventos

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VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

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Terrestre

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Corporativo

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TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

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bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

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de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

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financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

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Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

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E

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Demora en la entrega de equipaje

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Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

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CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

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estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

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Orden de compra

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Contratacioacuten

Pago

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PROCESO INTEGRAL

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Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

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Barreras

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bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

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HotelHotel

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POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

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Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

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Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

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Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

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Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Tarjeta virtual centralizadora (TVC)

VE

NT

AJA

S

Financieras Pago hasta en 28 diacuteas

De Control deGestioacuten

Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten

Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores

P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago

Terrestre

bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente

bull TMC sigue siendo agente financiero

bull Costo administrativo elevado

bull Riesgo financiero

Corporativo

Eventos

Hotel

TrasladosSegurosEtc

Terrestre Mundo ideal

1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

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1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio

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Dificultades para su desarrollo

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Meacutetodos de pago

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financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

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demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

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imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

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Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

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abordaje denegado

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Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

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ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

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Contratacioacuten

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PROCESO INTEGRAL

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Limites y control del gasto base individual

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Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

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Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

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Datos financieros

Datos de reserva

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EmpresaEmpresa

TMC

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12

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1

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POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

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010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

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barrera

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AVISO INICIAL

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ES

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Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

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Peacuterdida de equipaje

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bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

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(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

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Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

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Hablando de informacioacutenhellip

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PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

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Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

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Datos financieros

Datos de reserva

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Reporte

12

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TMC

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Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

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La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

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Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

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Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

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Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

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Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Cuenta Virtual Terrestre

Dificultades para su desarrollo

- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten

Meacutetodos de pago

bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo

bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

Las TMC ganan dinero

Vendiendo servicios de viajehellip no financiado

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

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THE END

Descuento de haberes

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inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

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financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

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Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

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Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

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(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

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ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

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Reporte

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Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

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del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

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Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

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Conocimiento en accioacuten

Barreras

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Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

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Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

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POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

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Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

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Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

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Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

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barrera

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Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

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Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

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El valor de los datos ACTE 2008

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Hablando de informacioacutenhellip

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Contratacioacuten

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PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

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Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

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Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

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Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

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bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

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HotelHotel

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POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

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Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

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Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

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inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa

bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems

bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo

bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros

de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario

extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo

financiero

Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en

cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento

y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por

demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas

bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo

bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)

Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a

imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

Travel Insurance

ES

TE

SE

GU

RO

CU

BR

E

Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Demora en la entrega de equipaje

Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

abordaje denegado

Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300

Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600

Peacuterdida de equipaje

P CCC Beneficios para la organizacioacuten

bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con

efectivo (Cash Flow)bull Reportes

(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad

bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

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imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card

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Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea

Partida demoradacancelacioacuten o

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Peacuterdida de equipaje

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TMC

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Datos financierosDatos de reserva

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12

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NF

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POLITICA

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Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

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Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

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Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

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barrera

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THE END

Descuento de haberes

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AVISO INICIAL

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Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

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12

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POLITICA

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Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

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La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

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Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

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line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

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Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

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THE END

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AVISO INICIAL

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8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS

Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo

Implementacioacuten exitosa

bull Compromiso del sponsor

bull Comunicacioacuten clara concisa directa

bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)

bull Equipo de implementacioacuten calificado

bull Testear testear testearhellip

bull Escuchar la voz del cliente interno

ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que

estaacuterdquo

Jaime Dayaacuten

El valor de los datos ACTE 2008

bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de

tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten

bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten

Hablando de informacioacutenhellip

bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por

proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores

preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento

satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)

Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

Datos financieros

Datos de reserva

Reporte

EmpresaEmpresa

TMC

AerolineaAerolinea

Reserva

Datos financierosDatos de reserva

Reporte

12

Check-out

NF

EmpresaEmpresa

1

TMC

HotelHotel

Reserva

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

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inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

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Orden de compra

Reporte

Contratacioacuten

Pago

ReconciliacioacutenAuditoria

PROCESO INTEGRAL

Asegurar procesos consistentes y confiables

Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento

del proveedor

Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC

Limites y control del gasto base individual

Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica

Soporte clave en la presupuestacioacuten

Reconciliacioacuten y auditoriacutea

Asignacioacuten a cada centro de costo

Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso

Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)

Conocimiento en accioacuten

Barreras

bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs

bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)

bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13

bullP Cuales son las suyas

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EmpresaEmpresa

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POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

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Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

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sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

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bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

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Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

Nuestras sugerencias recetas creativas

Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes

Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

Averiguen

bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten

bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables

bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales

bull Ser claro en las consecuencias de mal uso

THE END

Descuento de haberes

No reembolso de gastos

AVISO INICIAL

FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos

Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

Contactos

POLITICA

Aprobada por el Senior Management 8

Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados

9

Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7

El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8

La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida

8

Requiere integrar recibos a los reportes de gasto

6

Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9

Componentes de la categoriacutea

bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

Fuente Visa payment Source

010203040506070

Importancia

Reportes

Funcionalidad

Reputacioacuten

ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios

Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP

P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP

Proceso de RFP

Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros

Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP

bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo

Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una

barrera

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Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje

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Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada

Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes

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bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet

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bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas

bull Procedimientos para disputa de cargos

Seguridad

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Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

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bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los

establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on

line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9

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bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

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Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

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Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes

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barrera

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Oportunidades y amenazas

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transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

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Opciones taacutecticas Medios de pago

bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes

Oportunidades y amenazas

bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de

transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas

bull Costo promedio 35

Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es

inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y

fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible

bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO

Presentacioacuten

Encuesta sobre medios de pago

Realizada entre el 233 y el 94

Respuestas 25

bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan

bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren

bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso

55

Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar

+54 911 5002 2088

wwwoutbackconsultingcomar

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