M inisterio de Relaciones Exteriores República de … · 2017-08-23 · ... GRUPO INTERNO DE...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-51

NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / CONTABILIDAD MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 13

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Y DE SERVICIOS AL EXTERIOR

GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERO Página 1 de 76

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 22/08/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 • Adopción del procedimiento.

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• Se eliminan los formatos GF-FO-32 Causación impuesto timbre Bogotá, GF-FO-33 Causación de Ingresos por ventas de pasaportes Gobernaciones, GF-FO-35 Comprobante contable de impuesto timbre de consulados, GF-FO-38 Causación de ingresos venta de pasaportes, visas y actuaciones consulares, GF-FO-42 Recaudo acumulado gobernaciones, GF-FO-51 Análisis y codificación retención en la fuente e impuesto timbre.

• Inclusión de los formatos GF-FO-98 Recaudo acumulado gobernaciones y sedes y GF-FO-79 Movimiento general.

• Se actualiza el Desarrollo de las actividades.

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• Se derogan los Decretos 4318 de 2006 y 2789 de 2004 por los Decretos 2674 de 2012 “por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF Nación” y Decreto 2768 de 2012 “por el cual se regula la constitución y funcionamiento de cajas menores”.

• Inclusión de la Resolución 3711 de 2012 “por medio de la cual se reglamenta la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos y señalan criterios de evaluación de la gestión consular” que deroga la Resolución 0988 de 2000.

• Se actualiza el Desarrollo de las Actividades.

• Se actualizan los puntos de control.

• Inclusión de los formatos GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y devoluciones), GF-FO-101 Toma física de inventarios almacén y bodegas, GF-FO-103 Impuesto de timbre actuaciones consulares y GF-FO-102 Impuesto sobre la renta para la equidad (CREE) a presentar, declarar y pagar.

4 • Actualización en el desarrollo del procedimiento en el diagrama de flujo del cierre contable

numeral 3.

5 • Actualización en los registros y en el Desarrollo del Procedimiento.










6 • Actualización en la Base Legal y en el Desarrollo del Procedimiento

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• Se incluye la Ley 1212 de 2008, las resoluciones 213F de 2013, 413, 633, 634, 635, 6833 y 2055 de 2014, 1770, 532 de 2015, se incluye la Doctrina contable pública, se eliminan las resoluciones 5393, 422 de 2010, 119 de 2006 y 669 de 2008.

• Se incluye dentro de los documentos asociados la Doctrina contable pública.

• Se eliminan de los registros “contabilización y ajustes manuales en SIIF II, los formatos GF-FO-47, GF-FO-102, “Declaración tributaria a la DIAN” e “Informes Cámara de Representantes” se incluye el formato GF-FO-116.

• Se elimina de la política de operación “Para el pago de impuestos, se debe realizar de acuerdo a las fechas establecidas por el Candelario Tributario de la DIAN del año en curso y conforme a la Resolución expedida por cada vigencia, por la cual se concede un mes más de pago.

• Se elimina la actividad “Legalización, reembolso, causación de impuestos” del desarrollo del procedimiento y puntos de control.

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• Se elimina la actividad “Rendición de cuentas a entidades de control” del desarrollo del procedimiento y puntos de control.

• Se actualiza la actividad 5 de “verificaciones boletines Vs auxiliares bancarios”, la actividad 5 de “revisión obligaciones”, las actividades en general de “movimientos de almacén (entrada y salida), la actividad 3 de “conciliaciones bancarias”, las actividades 4,5 y 6, de “análisis de libros auxiliares y libro mayor”, las actividades 1 y 2 de “registro y control de procesos jurídicos a favor y en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”, la actividad 6 de “provisión de prestaciones sociales”, las actividades 1, 2, 3, 4 de “cierre contable” y se agrega una quinta actividad, las actividades en general de “elaboración de estados contables básicos”, las actividades 6 y 7 de “reporte boletín deudores morosos del estado (BDME), se agrega una observación en la actividad 1 de “información exógena a la Secretaría Distrital de Hacienda y a la DIAN, se actualiza la actividad 7.

9 • Se incluyen dentro de la base legal los decretos 1067 y 1068 de 2015










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• Se incluye dentro de la base legal el Decreto 747 de 1996 y las Resoluciones 533, 620, 628, 5370, 5392, 5512, 1743 de 2015, 087 Y 3269 de 2016.

• Se eliminan de los registros los formatos GF-FO-39, GF-FO-44, GF-FO-45, GF-FO-79, GF-FO-80 y GF-FO-81 y se incluyen los formatos GF-FO-104, GF-FO-105, GF-FO-106, GF-FO-107, GF-FO-108, GF-FO-109, GF-FO-121, GF-FO-122 y GF-FO-123

• Se actualiza de manera general la redacción de las actividades y observaciones del flujograma y se incluye la columna registros.

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• Se incluyen dentro de la base legal, la Ley 1819 de 2016, las resoluciones 000112 de 2015, 00071 192, 213, 421, 469, 525, 693 y 706 de 2016 y las resoluciones 0006, 000016, 097 y 043 de 2017, se elimina la Resolución 3711 de 2012 y la Resolución 1770 de 2015.

• Se incluye numeral 7, Sistemas de información y otros medios electrónicos.

• Se incluyen dentro de los registros los formatos GF-FO-124 Informe consolidado de reintegros y el formato GF-FO-125 Saldos de oficina almacén contabilidad (pasaportes y visas anulados, utilizados y sin utilizar).

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• Se incluyen dentro de la Base Legal los Decretos 1625 y 2200 de 2016.

• Se incluye dentro de los registros el formato GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas y se elimina el formato GF-FO-36.

• Se incluye dentro del Desarrollo del Procedimiento en “Movimientos de Almacén (Entrada y Salida) en la actividad 18, en registros, el formato GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas e informe mensual de almacén y se elimina el formato GF-FO-36.

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• Se incluye en el alcance “El Grupo Interno de Trabajo Financiero- contabilidad y Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior del Fondo Rotatorio- contabilidad y se ajusta la redacción.

• Se incluye en la base legal las Resoluciones 182, 238 y 239 de 2017.

• Se incluye en documentos asociados el Manual de Devoluciones de dinero de SIIF.

• Se incluye dentro de los registros “Auxiliar tasas (visas y apostillas), auxiliar servicios de identificación (pasaportes y actos notariales), comprobante contable, hoja de control, informe de arqueo, fotocopia de documento de identificación, recibo de consignación y formato SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero.

• Se incluye la política de operación sobre la “devolución de recaudos consulares por servicios no prestados en sedes Bogotá – gobernaciones y consulados”

• Se actualiza el desarrollo del procedimiento en el nuevo formato y se incluyen las actividades “Devolución de recaudos consulares por servicios no prestados en Sedes Bogotá y Gobernaciones” y “Devolución de recaudos consulares por servicios no prestados en consulados”.








CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

JOSE HUMBERTO SOLANO SORIANO Contador Ministerio de Relaciones

Exteriores 09/08/2017

ANGELA CONSTANZA ACOSTA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero 09/08/2017

MARTHA INES MEJIA CAMPO Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero y de Servicios al Exterior 09/08/2017

ISIDORO PALACIOS Contador Fondo Rotatorio 09/08/2017

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 09/08/2017

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Asesor 18/08/2017

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ Director Administrativo y Financiero 22/08/2017

MARTHA INES MEJIA CAMPO Coordinador 22/08/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 22/08/2017








1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades para registrar todos los hechos o transacciones contables que se llevan a cabo, con el fin de reflejar de forma clara, veraz, razonable y oportuna la realidad económica, financiera y social del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

2. ALCANCE El Grupo Interno de Trabajo Financiero- contabilidad y Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior del Fondo Rotatorio- contabilidad, realizará el registro de ingresos y demás hechos económicos, financieros y sociales, pasando por la causación de las obligaciones e impuestos, y termina con la elaboración de los estados financieros previo cierre contable.

3. BASE LEGAL Ley 1819 de 2016: Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones. Ley 1212 de 2008: Por medio de la cual se regulan las tasas que se cobran por la prestación de servicios del Ministerio de relaciones Exteriores con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. Ley 1111 de 2006: Por el cual se modifica es Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales. (Artículo 50). Ley 1066 de 2006: Por la cual se dictan las normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones. Ley 901 de 2004: Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la ley 863 de 2003 y se modifican algunas de sus disposiciones. Ley 298 de 1996: Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones. Decreto 1625 de 2016: Por medio del cual de expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria. Decreto 2200 de 2016: Por el cual se modifica el Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, para sustituir el artículo 1.4.1.6.1. del Capítulo 6, Titulo 1, Parte 4 del Libro 1 y reglamentar los artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario. Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público. Decreto 1743 de 2015: Por medio del cual se modifica parcialmente las disposiciones generales de las Oficinas Consulares Honorarias, Pasaportes, Visas, de la Protección y Promoción de Nacionales en el exterior, del Retorno, del Fondo Especial para las Migraciones, de la Tarjeta de Registro Consular y disposiciones de








Extranjería, Control y Verificación Migratoria, de que tratan los capítulos III al XI, y 13, del Título I de la parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1067 de 2015. Decreto 2974 de 2013: Por el cual se reglamentan los artículos 525 y 550 del Estatuto Tributario. Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación. Decreto 2768 de 2012: Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. Decreto 747 de 1996: Por el cual se reglamenta el recaudo del impuesto de timbre en el exterior. Decreto 624 de 1989: Por el cual se expiden los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Resolución 0006 de 2017: Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de las operaciones interinstitucionales y se modifica el Catálogo General de Cuentas. Resolución 000016 de 2017: Por la cual se modifican parcialmente la Resolución No. 000112 del 29 de octubre del 2015 y la Resolución 000084 del 30 de diciembre de 2016. Resolución 043 de 2017: Por la cual se modifica la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016. Resolución 097 de 2017: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007 y la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016. Resolución 182 de 2017: Por la cual se incorpora, en los procedimientos Transversales el Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Resolución 238 de 2017: Por la cual se corrige el código de dos subcuentas de los Catálogos Generales de Cuentas vigentes para los años 2017 y 2018, y de los procedimientos contables que utilizaron dichos códigos, para las entidades de gobierno. Resolución 239 de 2017: Por la cual se corrige el artículo 1° de la Resolución 182 del 19 de mayo de 2017, que incorpora, en los procedimientos Transversales el Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Resolución 0213 de 2017: Por la cual se actualiza la reglamentación para la elaboración y envío de los informes sobre actuaciones y recaudos, se establecen los parámetros de presentación del informe de gestión consular, y se derogan las Resoluciones 3711 de 2012 y 1770 de 2015. Resolución 00084 de 2016: Mediante el cual se modifica la Resolución 000112 de 2015, que hace referencia a los obligados, contenidos y especificaciones técnicas de la información tributaria del año gravable 2016. Resolución 087 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación para las entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución No. 533 del 8 de octubre de 2015. Resolución 192 de 2016: Por la cual se incorpora, en la estructura del Régimen de Contabilidad Pública, el elemento Procedimientos Transversales. Resolución 193 de 2016: Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable. Resolución 421 de 2016: Por la cual se reglamenta el Sistema Consolidador de Hacienda de Información Pública – CHIP. Resolución 468 de 2016: Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.








Resolución 469 de 2016: Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con la movilización de activos. Resolución 525 de 2016: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable. Resolución 693 de 2016: Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo. Resolución 706 de 2016: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación. Resolución 3269 de 2016: Por la cual se adopta el procedimiento para apostillar/legalizar documentos. Resolución 3279 de 2016: Por medio de la cual se delegan algunas funciones. Resolución 00071 de 2016: Por la cual se fija el valor de la Unidad de Valor Tributario -UVT aplicable para el año 2017. Resolución 000112 de 2015: Por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- por el año gravable 2016, información tributaria establecida en los artículos 623, 623-2, 623-3- 624, 625, 627, 628, 629, 629-1, 631, 631-1, 631-2, 631-3 y 633 del Estatuto Tributario, en el Decreto 1738 de 1998 y en el artículo 58 de la Ley 863 del 2003 y en el Decreto 4660 de 2007, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega. Resolución 532 de 2015: Por la cual se adoptan los requisitos para todas y cada una de las clases de visas contempladas en el Decreto número 834 del 24 de abril de 2013 modificado por los Decretos números 132 de 30 de enero de 2014, 941 del 21 de mayo de 2014, 2477 del 2 de diciembre de 2014 y se dictan otras disposiciones. Resolución 533 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones. Resolución 620 de 2015: Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno. Resolución 628 de 2015: Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera. Resolución 5370 de 2015: Por la cual se establecen las tarifas que deben pagar los usuarios por los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores, con destino a su Fondo Rotatorio, y se deroga la resolución 2055 del 20 de marzo de 2014. Resolución 5392 de 2015: Por el cual reglamenta la expedición de pasaportes. Resolución 5512 de 2015: Por la cual se dictan disposiciones en materia de visas Resolución 413 de 2014: Por medio de la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 633 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional y de los recursos que lo financian, en las entidades responsables del pasivo pensional. Resolución 634 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con los fondos de reservas de pensiones y se dictan otras disposiciones.








Resolución 635 de 2014: Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, incorporando el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con la gestión de pensiones de la UGPP y se dictan otras disposiciones. Resolución 6833 de 2014: Por la cual se adiciona al artículo 3° de la resolución número 2055 del 20 de marzo de 2014 la tarifa para la expedición de la Visa TP-15. Resolución 213F de 2013: Por la cual se adopta el manual de políticas y procedimientos administrativos y contables para el manejo de bienes del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se dictan otras disposiciones. Resolución 422 de 2011: Por medio de la cual se fijan los parámetros para el envío de la información a la UAE Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME). Resolución 193 de 2010: Por medio de la cual se modifica el manual de Procedimientos del régimen de Contabilidad Pública. Resolución 237 de 2010: Por medio de la cual se modifica el Régimen de Contabilidad Pública y se deroga la Resolución 192 del 27 de julio de 2010. Resolución 406 de 2010: Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas, del Manual de Procedimientos, del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 357 de 2008: Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. Resolución 248 de 2007: Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación. Resolución 354 de 2007: Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación. Resolución 355 de 2007: Por la cual se adopta el Plan General de la Contabilidad Pública. Resolución 356 de 2007: Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 375 de 2007: Por la cual se modifican los artículos 10° y 11° de la Resolución 248 de 2007 respecto a los plazos de reporte de la información contable a la Contaduría General de la Nación. Doctrina Contable Pública.

4. DEFINICIONES ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica y social, de tal








manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. Para el análisis e interpretación de la información, será fundamental la implementación de indicadores que revelen situaciones y tendencias, para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público. CAJA MENOR: Es un medio efectivo de disponibilidad de recursos conformados con fondos destinados a la atención de gastos imprevistos de carácter urgente o solución rápida, identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación. CLASIFICACIÓN: Actividad en la que, de acuerdo con las características de la operación, se determina la ubicación en el Catálogo General de Cuentas, de acuerdo a su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico o social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES: Es el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Así mismo, deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación, de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público. Se determina en esta actividad su estructura, clasificación de partidas según su disponibilidad, exigibilidad, etcétera, de acuerdo con las normas técnicas previstas en el Plan General de Contabilidad Pública, y las políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente público en particular. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los Estados Contables e Informes producidos. Igualmente, para una mejor comprensión de la información, deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a través de las notas a los estados contables. ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Los estados contables básicos constituyen las salidas de información del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, y presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable publica a una fecha determinada o durante un periodo, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, y los resultados del desarrollo de la actividad y generación de los flujos de recursos. Los estados contables básicos deben presentarse en forma comparativa con los del periodo contable inmediatamente anterior. IDENTIFICACIÓN: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, económica o social, y por lo tanto debe ser objeto de contabilización. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos sean reportados y de conocimiento del área contable para su clasificación y registro oportuno.








OPORTUNIDAD: Pretende que la información contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones en la administración pública. RAZONABILIDAD (ajuste a valores reales): Los bienes derechos y obligaciones del ente público deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, para lo cual adelantarán las actualizaciones de los costos históricos que sean necesarios. RAZONABILIDAD (conciliaciones de información): Deben realizarse para constatar la información registrada en la contabilidad del ente público y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. RAZONABILIDAD (libros de contabilidad): Como soportes de los estados contables, las entidades públicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública. La información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la elaboración de los estados contables. La generación de los libros se efectuará mediante los reportes de SIIF II y deberán ser salvaguardados en medio magnéticos a través de un backup de información el cual permanecerá en la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología. La responsabilidad por el manejo del aplicativo SIIF II es por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. RAZONABILIDAD (reconocimiento de cuentas valuativas): Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso contable como consecuencia de la depuración y saneamiento de la información contable. RAZONABILIDAD (soportes documentales): La totalidad de las operaciones realizadas por el ente público deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. No podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados. REGISTRO Y AJUSTES: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los sistemas de información existentes. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS ▪ Acto Administrativo Sanciones Disciplinarias. ▪ Estatuto Tributario de la DIAN. ▪ Estatuto Tributario Distrital. ▪ Manual de operación de SIIF II. ▪ Manual de operación del CHIP.








▪ Plan General de Contabilidad Pública. ▪ Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. ▪ Doctrina Contable Pública ▪ Manual de devoluciones de dinero de SIIF.

6. REGISTROS

▪ Estados contables básicos. ▪ Notas contables de carácter específico y general. ▪ Reportes de Notas a los Estados Contables de carácter general y específico a través del sistema CHIP. ▪ Matriz de Identificación de cuentas contables TCON (tablas de contabilidad) en SIIF II. ▪ Libros auxiliares. ▪ Libro mayor. ▪ Balance de comprobación. ▪ Balance General. ▪ Causación de obligaciones y derechos. ▪ Comprobantes de ingreso y egreso ▪ Boletín Diario de Caja y Bancos. ▪ Listado auxiliar a nivel de terceros y cuentas contables. ▪ Memorando de transferencias y divisas. ▪ Auxiliar contable de SIIF. ▪ Auxiliar bancario. ▪ Auxiliar tasas (visas y apostillas) ▪ Auxiliar servicios de identificación (pasaportes y actos notariales). ▪ Extractos bancarios. ▪ Obligación. ▪ Comprobantes de movimiento de almacén. ▪ Comprobante contable. ▪ Registro Contable. ▪ Consolidado de movimiento diario. ▪ Informe mensual de almacén. ▪ Libro mensual de almacén. ▪ Certificación de bienes. ▪ Requerimientos. ▪ Oficios. ▪ Hoja de control. ▪ Informe de arqueo. ▪ Fotocopia de documento de identificación. ▪ Recibo de consignación. ▪ SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero. ▪ GF-FO-06 Recibo de caja.








▪ GF-FO-09 Retención en la fuente. ▪ GF-FO-10 Conciliación bancaria. ▪ GF-FO-24 Comprobante contable. ▪ GF-FO-25 Arqueo de caja menor. ▪ GF-FO-34 Causación e ingresos de actuaciones consulares. ▪ GF-FO-37 Cuadro de negociación – impuesto timbre en el Exterior. ▪ GF-FO-49 Evaluación económica y financiera. ▪ GF-FO-50 Retención en la fuente e impuesto timbre a declarar y pagar. ▪ GF-FO-78 Informe de actuaciones y recaudos consulares (sobrantes y devoluciones). ▪ GF-FO-83 Arqueo Pagaduría Tesorería. ▪ GF-FO-85 Arqueo documentos de identificación. ▪ GF-FO-90 Impuesto industria y comercio (ICA) a declarar y pagar. ▪ GF-FO-98 Recaudo acumulado gobernaciones y sedes. ▪ GF-FO-101 Toma física de inventarios almacén y bodegas. ▪ GF-FO-103 Impuesto de timbre actuaciones consulares. ▪ GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos Consulares (Pasaportes) ▪ GF-FO-105 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (cuadro de Visas y estudios) ▪ GF-FO-106 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (Movimiento de documentos valor) ▪ GF-FO-107 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (Actos Notariales: Autenticaciones,

Reconocimientos, Certificaciones) ▪ GF-FO-108 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (Movimiento General) ▪ GF-FO-109 Informe de actuaciones y recaudos Consulares (Certificaciones de Apostilla con derechos a pagar en

Consulados) ▪ GF-FO- 113 Libro de bancos moneda extranjera ▪ GF-FO- 114 Libro de bancos moneda nacional ▪ GF-FO-116 Informe de actuaciones y recaudos consulares (Nacionalidad) ▪ GF-FO-121 Informe de actuaciones y recaudos consulares (PSE) ▪ GF-FO-122 Consolidado movimiento general de actuaciones consulares. ▪ GF-FO-123 Causación y recaudo gobernaciones y sedes Bogotá ▪ GF-FO-124 Informe consolidado de reintegros ▪ GF-FO-125 Saldos de oficina almacén contabilidad (pasaportes y visas anulados, utilizados y sin utilizar). ▪ GF-FO-132 Costos de venta pasaportes y visas. ▪ Información medios magnéticos DIAN y Secretaría Distrital de Hacienda. ▪ Reporte boletín de deudores morosos del Estado (BDME). ▪ Reportes del CGN 2005.001 y CGN 2005.002 a través del sistema CHIP. ▪ Reporte de saldos y movimientos. ▪ Declaración mensual de retención en la fuente 350. ▪ Formato de la Contaduría General de la Nación. ▪ Procesos y conciliaciones extrajudiciales. ▪ Reporte aplicativo SIAD.

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS








• Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF II)

• Sistema de información contable para la administración y desarrollo de personal (SIAD).

• Sistema de información para trámites de asuntos consulares (SITAC) 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El desarrollo del procedimiento debe realizarse cada vez que se presente un ajuste o reclasificación de los registros contables, los cuales deben permitir la identificación de los derechos y obligaciones tanto de deudores como de acreedores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Todo hecho económico y financiero que se presente debe ser registrado en la contabilidad y analizado continuamente; ya sean derechos a favor y/u obligaciones adquiridas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Toda la información reflejada en la contabilidad debe estar debidamente soportada en documentos que respalden los registros. El costo de ventas se debe revisar con base en la información registrada en el sistema con el fin de ser validada en la contabilidad.

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en los formatos establecidos, suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores, pasaportes, visas e inventario físico en el Grupo Interno de Trabajo Almacén y en las sedes. El certificado de saldo en bancos del día del arquero, más el efectivo y los soportes deben ser igual a la constitución de la caja menor. En lo relacionado con la transmisión de Estados Contables Básicos a través del sistema CHIP, el funcionario encargado debe verificar en el link de la página web de la Contaduría General de la Nación que la información haya sido enviada correctamente y aceptada. Para efectuar esta actividad se debe tener en cuenta los instructivos de manejo y transmisión establecidos por el sistema CHIP. Se debe tener en cuenta la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, las resoluciones e instructivos sobre el reporte de información exógena de la DIAN de la Secretaría Distrital de Hacienda.

DEVOLUCION DE RECAUDOS CONSULARES POR SERVICIOS NO PRESTADOS EN SEDES BOGOTA –

GOBERNACIONES Y CONSULADOS:

Los Jefes de las Sedes de Bogotá y Gobernaciones del País deben enviar a la Dirección Administrativa y

Financiera para su autorización, el Formato SC-FO-03 Solicitud de Devolución de dinero debidamente diligenciado








por el usuario y firmado por el Jefe de la Oficina Expedidora en donde certifica que el dinero ingreso al banco, que

no se realizó ningún trámite con ese dinero y que autoriza la devolución; Igualmente deben enviar la copia del

documento de identificación y el recibo original de consignación. El Grupo Interno de Trabajo Financiero y de

Servicios al Exterior – Contabilidad, revisará y verificará la información, hará la cuenta por pagar y el acreedor

siguiendo el proceso establecido en el manual de devoluciones del aplicativo SIIF II Nación y enviará a la oficina de

Tesorería para que realice la transferencia a la cuenta del usuario.

En los Consulados, el usuario debe diligenciar totalmente el Formato SC-FO-03 Solicitud de Devolución de dinero y

debe estar firmado por el Cónsul o encargado de Funciones de Consulares en donde certifica que el dinero ingreso

a la cuenta del consulado, que no se realizó ningún trámite con ese dinero y que autoriza la devolución; igualmente

debe anexar la copia del documento de identificación y el recibo original de pago. El consulado una vez revisada y

verificada la información realizará la transferencia de dinero a la cuenta del usuario, y registrará en el formato GF-

FO-78 de sobrantes y devoluciones en forma detallada estas transacciones y remitirá con los informes mensuales a

la Dirección Administrativa y Financiera los respectivos soportes (Formato SC-FO-03 Solicitud de devolución de

dinero, copia del documento de identidad y recibo original de consignación.) El Grupo Interno de Trabajo Financiero

y de Servicios al Exterior – Contabilidad, revisará los extractos bancarios y el Formato GF- FO-78 de sobrantes y

devoluciones y verificará con los soportes cada devolución.

Si no son enviados, o no están completos y conformes los reportes y/o documentos, la Dirección Administrativa y

Financiera solicitará a través de requerimiento al Cónsul o funcionario encargado de las funciones consulares la

información respectiva.

Cuando sean solicitudes de devolución de dinero consignado en vigencias anteriores y que ya fue transferido a las

cuentas del Fondo Rotatorio, el consulado solicitará a la Dirección Administrativa y Financiera la autorización para

realizar esta devolución con los dineros recaudados en el mes en el que se radica la solicitud, se remitirá los

soportes correspondientes (Formato SC-FO-03 solicitud de devolución, copia del documento de identificación y

recibo original de consignación) y se registraran las observaciones en el formato GF-FO-108 Informe sobre

actuaciones y recaudos (movimiento general).








9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 VERIFICACIONES BOLETINES Vs. AUXILIARES BANCARIOS

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar del proceso

2 Enviar boletines a

contabilidad.

Funcionario asignado Tesorería del Fondo

Rotatorio.

Funcionario asignado Pagaduría del Ministerio de

Relaciones Exteriores.

Boletín diario de caja y bancos.

3 Recepcionar los boletines de

pagaduría o tesorería.

Funcionario asignado de Contabilidad del Fondo

Rotatorio.

Funcionario asignado Contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4

Verificar que se encuentren los soportes del boletín,

comprobantes de ingresos, egresos, recibos de caja,


Rotatorio.

Comprobantes de ingreso y egreso.

GF-FO-06 Recibo de caja.











memorando de transferencia y divisas.


Memorando de transferencia y

divisas.

5 Verificar boletín Vs auxiliar

contable de SIIF por número de cuenta bancaria.


Rotatorio.


Auxiliar contable de

SIIF.

Con las comunicaciones de transferencia se realiza el comprobante no automático para afectar los bancos (moneda).

5.1

¿La información es correcta?

SI

Remítase a la actividad 7.

NO Remítase a la actividad 6.











6 Se informa a tesorería y/o pagaduría que realicen los

ajustes.


Rotatorio.


7 Generar auxiliar bancario

para realizar la conciliación.


Rotatorio.


Auxiliar bancario.

8 Finalizar Proceso.








9.2 CONCILIACIONES BANCARIAS



1 Iniciar Proceso

2 Recepcionar extractos

bancarios.


Rotatorio.


Extractos bancarios.











3

Cruzar saldos entre extractos y auxiliar bancario en los

formatos GF-FO-113 y GF-FO-114.


Rotatorio.


GF-FO-113 Libro de bancos moneda

extrajera.

GF-FO-114 Libro de bancos moneda

nacional.

Para el Grupo Interno de Trabajo Financiero, el área de Pagaduría colabora con la preparación de la conciliación y en conjunto con Contabilidad revisan y aprueban el resultado de la conciliación bancaria.

4 Generar informe de

conciliación bancaria en el formato GF-FO-10.


Rotatorio.


GF-FO-10 Conciliación

bancaria.

5 Imprimir la información y

firmar la conciliación.

Contador del Fondo Rotatorio.

Contador del Ministerio de


6 Enviar informe de conciliación

a pagaduría y/o tesorería.


Rotatorio.











Funcionario asignado

Contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

7 Archivar los listados para su

consulta.


Rotatorio.










9.3 REVISIÓN OBLIGACIONES



1 Iniciar Proceso

2 Enviar a contabilidad las

obligaciones para su revisión y visto bueno.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo

de Cuentas por Pagar.

Obligación.

3

Recepcionar las obligaciones y revisar con el SIIF la contabilización de la

obligación.




3.1 ¿La información es

correcta? SI Remítase a la actividad 5.












4 Devolver las obligaciones




5 Dar visto bueno y devolver

las obligaciones para continuar su trámite.




6 Tramitar para firmas y remitir

a tesorería y pagaduría.


de Cuentas por Pagar.












9.4 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN (ENTRADA Y SALIDA)



1 Iniciar proceso

2

Generar en el SIAD los comprobantes de

movimientos de almacén y consolidado de movimiento

diario y enviar a contabilidad del Fondo Rotatorio.


de Almacén.

Comprobante de movimientos de

almacén en el SIAD. Consolidado de

movimiento diario.

3 Recepcionar consolidado de

movimiento diario.


Rotatorio.

4 Organizar cronológica y

consecutivamente.


Rotatorio.











5

Verificar que los conceptos y registros contables

correspondan a las cuentas contables que están

parametrizadas en el SIAD y que los valores sean los

reales.


Rotatorio. .

Registros contables.

5.1 ¿Están bien los

conceptos?

SI



6 Devolver consolidado de

movimiento diario.


Rotatorio.

Si la información no es correcta se solicita el soporte al almacén.

7 Recepcionar el informe

mensual de almacén para cruce de cifras.


Rotatorio.

Informe mensual de

almacén.











8 Generar libro auxiliar de

almacén y validar los saldos de las diferentes cuentas.


Rotatorio.

Libro auxiliar de almacén.

8.1 ¿Los saldos son

iguales?

SI



9 Efectuar el ajuste correspondiente.


de Almacén.

10 Generar libro auxiliar de

almacén y validar los saldos de las diferentes cuentas.


Rotatorio.

12 Confrontar el balance de

comprobación contabilidad con las cuentas de almacén.


Rotatorio.

Balance de

comprobación.











13 Generar cierre contable

mensual.


Rotatorio.

14 Generar reportes de bienes en uso sin contraprestación.


Rotatorio.

15 Confrontar la información

entre contabilidad del Fondo Rotatorio y almacén.


Rotatorio.


correcta?

SI



16 Solicitar corrección al

almacén.


Rotatorio.











17 Generar certificación de

bienes en uso sin contraprestación.


Rotatorio.

Certificación de bienes.

18 Incorporar los movimientos

en SIIF.


Rotatorio.

19 Entregar certificación a

contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores.


Rotatorio.

20

Incorporar movimientos en SIIF de acuerdo a la

información de la certificación.

Funcionario asignado de Contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

GF-FO-132 Costos de venta pasaportes

y visas.

Informe mensual de almacén.











21 Confrontar saldos finales

reportados en la certificación con saldos finales en SIIF.

Funcionario asignado de Contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Por cada una de las cuentas de propiedad planta y equipo y con el reporte de cierre mensual de almacén.


correcta?

SI

Finalizar el proceso.


22 Realizar las correcciones.


Rotatorio y/o Funcionario asignado del Grupo Interno

de Trabajo de Almacén.

23 Finalizar el proceso.








9.5 CAUSACIÓN DE INGRESOS CONSULARES



1 Iniciar Proceso.

2 Enviar informe de recaudos

consulares.

Funcionario asignado de Consulados,

Gobernaciones y Sedes Bogotá.

GF-FO-104 Informe sobre actuaciones y recaudos Consulares

(Pasaportes), GF-FO-105 Informe de

actuaciones y recaudos Consulares

(cuadro de Visas y estudios), GF-FO-

106 Informe de actuaciones y

recaudos Consulares (Movimiento de

documentos valor), GF-FO-107 Informe

de actuaciones y recaudos Consulares

(Actos Notariales: Autenticaciones,

Reconocimientos, Certificaciones), GF-FO-108 Informe de

actuaciones y











recaudos Consulares (Movimiento

General), GF-FO-109 Informe de actuaciones y

recaudos Consulares (Certificaciones de

Apostilla con derechos a pagar en

Consulados), GF-FO-116 Informe de

actuaciones y recaudos consulares (Nacionalidad), GF-FO-121 Informe de

actuaciones y recaudos consulares (PSE), GF-FO-122

Consolidado movimiento general

de actuaciones consulares y GF-FO-

123 Causación y recaudo

gobernaciones y











sedes Bogotá.

3

Recibir, organizar alfabéticamente y revisar el

informe de consulados, sedes y gobernaciones.


Rotatorio.

Se consolida el extracto bancario para Gobernaciones y Sedes en Bogotá. Documentación completa y verificación de valores en los cuadros. Establecer que informes faltaron por ser enviados.

3.1

¿La información es completa,

coherente y correcta?

SI



4 Requerir correcciones

aclaraciones y/o envío de información faltante.


Rotatorio.

Requerimiento.

5

Recibir, organizar alfabéticamente y revisar el

informe de consulados, sedes y gobernaciones.


Rotatorio.

Se consolida el extracto bancario para Gobernaciones y Sedes en Bogotá. Documentación completa y verificación de valores en los cuadros. Establecer que informes faltaron por ser enviados.

6 Registrar información de

totales reportados al Fondo Funcionario asignado de Contabilidad del Fondo

GF-FO-34

Causación e











Rotatorio como soporte de la información ingresada en

SIIF.

Rotatorio.

ingresos de actuaciones consulares. GF-FO-123

Causación y recaudo gobernaciones y sedes Bogotá.

GF-FO-108 Informe de actuaciones y

recaudos consulares (movimiento

general).

7

Registrar causación de acuerdo a los reportes

firmados en el SITAC por las Gobernaciones, Consulados

y Sedes Bogotá, en el aplicativo SIIF.


Rotatorio.









9.6 REGISTRO DE INGRESOS CONSULARES (CONSULADOS, GOBERNACIONES Y SEDES BOGOTA)



1 Iniciar Proceso.

2 Cargar el extracto bancario

en SIIF.


Rotatorio.

Funcionario asignado Pagaduría del Ministerio de


Extracto bancario.

3 Generar el listado en SIIF de

saldos por clasificar.


Rotatorio.

4 Registrar el ingreso en SIIF

recaudo básico.


Rotatorio.

5 Analizar y conciliar la cuenta

140101 tasas y 140708 servicios de identificación.


Rotatorio.








9.6 REGISTRO DE INGRESOS CONSULARES (CONSULADOS, GOBERNACIONES Y SEDES BOGOTA)



6

Realizar comprobantes contables por comisiones bancarias y/o diferencial

cambiario.


Rotatorio.

Comprobante

contable.

7 Imprimir y archivar auxiliares

de tasas y servicios de identificación.


Rotatorio.

Auxiliar tasas (visas y apostillas).

Auxiliar servicios de identificación

(pasaportes y actos notariales).

8 Finalizar proceso.








9.7 CAUSACION IMPUESTO TIMBRE BOGOTÁ Y EL EXTERIOR



1 Iniciar Proceso.

2 Enviar informe de recaudos

consulares.

Funcionario asignado de Consulados y Sedes

Bogotá.

GF-FO-103 Impuesto de timbre

actuaciones consulares.

3 Recepcionar informes de recaudos consulares de

Consulados y Sedes Bogotá.


Rotatorio.

4 Revisar y validar información reportada de los informes y

extractos bancarios.


Rotatorio.

GF-FO-109 Informe de actuaciones y

recaudos consulares (certificaciones de

apostilla con derechos a pagar en

consulados). Extractos bancarios.

Tesorería carga el extracto bancario en el SIIF.











5

Generar listado de saldos por clasificar de las cuentas

bancarias de euros, dólares y pesos.


Rotatorio.

6 Registrar la cuenta por pagar

y el acreedor en el SIIF.


Rotatorio.

7

Elaborar cuadro preliminar informativo de ingresos de

timbre para remitirlo a Tesorería para que se

efectué la negociación de la tasa de timbre dólares y

euros.


Rotatorio.

GF-FO-37 Cuadro de negociación-

impuesto timbre en el exterior.

8 Negociar tasa de timbre.


Rotatorio.

9

Recibir de tesorería oficio de negociación del impuesto

timbre donde se estipula la tasa de venta.


Rotatorio.

Oficio.











10 Elaborar el cuadro de

negociación definitivo con la tasa.


Rotatorio.

GF-FO-37 Cuadro de negociación-


Cuadro revisado por el Contador del Fondo Rotatorio.

11 Elaborar el formato GF-FO-50 y la declaración mensual de retención en la fuente 350.


Rotatorio.

GF-FO-50 Retención en la fuente e

impuesto de timbre a declarar y pagar.

Declaración mensual de retención en la

fuente 350.

12

Remitir a Tesorería para realizar el pago en bancos y

en el SIIF el reporte de documentos de radicación de cuentas por pagar, concepto

de pago no presupuestal.


Rotatorio.

13 Digitar en SIIF el

comprobante contable de impuesto timbre.


Rotatorio.









9.8 RETENCIÓN EN LA FUENTE (PRESENTACIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO)



1 Iniciar Proceso.

2

Solicitar a Tesorería las deducciones que van a

ordenar para pago correspondiente al mes que

se va a declarar.


Rotatorio.

3

Listar el reporte de deducciones de retenciones y

reteiva de las obligaciones pagadas en el SIIF.


Rotatorio.

GF-FO-09 Retención

en la fuente.

4

Revisar que las deducciones correspondan al periodo y se elabora el formato GF-FO-50 por concepto de retención.


Rotatorio.


impuesto de timbre a declarar y pagar.

GF-FO-09 Retención en la fuente.

En el formato GF-FO-50 se registra la retención tanto de recursos nación como de recursos propios.

5

Realizar el borrador de la declaración mensual de

retención en la fuente 350 y se envía a tesorería para


Rotatorio.

Declaración mensual de retención en la

fuente 350.








9.8 RETENCIÓN EN LA FUENTE (PRESENTACIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO)



presentación y pago.

6 Realizar el pago en banco y

en SIIF e informar a contabilidad.


Rotatorio.

7 Listar el reporte de auxiliar

por PCI por cuenta contable y tercero.


Rotatorio.

8

Realizar el comprobante contable reclasificando el

pago del impuesto al retenido.


Rotatorio.

GF-FO-24

Comprobante contable.









9.9 ANÁLISIS DE LIBROS AUXILIARES Y LIBRO MAYOR



1 Iniciar Proceso.

2 Consultar los libros auxiliares en el sistema de información

contable vigente.


Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Libros auxiliares.

Libro mayor.

3

Analizar todas las cuentas de los estados financieros para ver la razonabilidad de las

mismas


Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores

3.1 ¿Esta correcto? SI



4

Analizar las cuentas objeto de ajustes y reclasificaciones y actualizar en el sistema si es necesario los libros auxiliares.













5 Listar y verificar el reporte de

saldos y movimientos.



6

Analizar nuevamente todas las cuentas de saldos y movimientos para ver la

razonabilidad de las mismas.



6.1 ¿Esta correcto? SI



7 Entrar al sistema y corregir.



8

Generar balance de comprobación y registrar en los formatos establecidos, la presentación de los estados

financieros a las entidades de control.



Balance de

comprobación. Formato de CGN.

Formato establecido por la Contaduría General de la Nación.








9.10 REGISTRO Y CONTROL DE PROCESOS JURÍDICOS A FAVOR Y EN CONTRA DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.



1 Iniciar Proceso.

2 Recibir los procesos y

conciliaciones extrajudiciales.


Procesos y

conciliaciones extrajudiciales.

La información se debe recibir de la Oficina Jurídica Interna, clasificada y cuantificada al 5to día hábil de cada mes junto con el reporte de la Dirección de Talento Humano.

3

Registrar en la contabilidad, en las cuentas

correspondientes, según la clasificación.


Deben estar clasificadas por tipo de proceso: civil, laboral, administrativo, obligaciones fiscales etc., y por procesos de primera instancia favorables y desfavorables, procesos no fallados y cobros coactivos adelantados por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

4

Efectuar los correspondientes traslados y registrar la

provisión para cuando se presenten fallos

desfavorables en cualquier instancia.


Recibir mensualmente la liquidación y cuantificación de los procesos que afecten el patrimonio del Estado y den lugar al registro contable conforme a las normas legales.








9.10 REGISTRO Y CONTROL DE PROCESOS JURÍDICOS A FAVOR Y EN CONTRA DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.











9.11 PROVISIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES



1 Iniciar Proceso.

2 Procesar la información de prestaciones sociales en el

módulo SIAD.

Funcionario asignado del Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones

Sociales.

3 Consultar e imprimir el

reporte desde el aplicativo SIAD.


Reporte aplicativo

SIAD.

4 Registrar los valores en los diferentes conceptos en la

hoja de control.


Hoja de control.

5

Efectuar la conversión de los conceptos en moneda

extranjera a pesos colombianos si es del caso.


6

Registrar la provisión mediante comprobantes

manuales en el SIIF- Contabilidad.









9.11 PROVISIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES



7 Trasladar la provisión a

pasivo real. Contador del Ministerio de


Las actividades número 2 a la 6 se realizarán mes a mes, y la actividad número 7 anualmente a 31 de diciembre.









9.12 CIERRE CONTABLE



1 Iniciar Proceso.

2 Garantizar que la información

y novedades, hayan sido incluidas en el SIIF.



3 Verificar que no existan

saldos negativos en ninguna de las cuentas.



Para las actividades 2, 3, 4 y 5, se debe realizar el cronograma establecido por los administradores del sistema SIIF, quienes informan las fechas de cierre contable. Para las actividades 2,3 y 4, se debe realizar con los cierres mensuales.

4 Clasificar los saldos en

corrientes y no corrientes.










9.12 CIERRE CONTABLE



5 Clasificar las operaciones

reciprocas.



6 Incluir en el cierre definitivo, las notas de carácter general

y especifico en el sistema.



7 Trasladar la provisión a

pasivo real.



Notas contables de

carácter específico y general.









9.13 ARQUEO DE CAJA MENOR, INVENTARIOS, PASAPORTES Y VISAS



1 Inicio del proceso.

2 Programar arqueo. Contador del Fondo

Rotatorio.

3 Constatar reportes y

recursos.


Rotatorio.

Recursos físicos y financieros.

4 Realizar conteo físico, control

y seguimiento.

GF-FO-25 Arqueo de caja menor.

GF-FO-83 Arqueo Pagaduría Tesorería.

GF-FO-85 Arqueo documentos de identificación.

GF-FO-101 Toma física de inventarios almacén y bodegas. GF-FO-125 Saldos de oficina almacén

contabilidad (pasaportes y visas

Si es de caja menor realizar seguimiento a cada rubro presupuestal autorizado en la apertura y de almacén de los bienes que están en inventario.











anulados, utilizados y sin utilizar).

5 Realizar informe.


Rotatorio.

Informe de arqueo.

6 Revisar el informe. Coordinador Financiero y

de Servicios al Exterior del Fondo Rotatorio.

Informe de arqueo.

7 Remitir informe a la Dirección Administrativa y Financiera.


Rotatorio.

7.1 ¿Hay

inconsistencias?

SI













8 Requerir al cuentadante, oficina expedidora o al

Almacén.

Director Administrativo y Financiero.

8.1 ¿Se respondió el requerimiento?

SI



9 Dar a conocer el caso a

Control Interno Disciplinario si es el caso.

Director Administrativo y Financiero.









9.14 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES BÁSICOS



1 Iniciar Proceso.

2 Imprimir reporte de saldos y movimientos del trimestre.



Reporte de saldos y

movimientos.

3

Registrar la información en los formatos establecidos por la Contaduría General de la

Nación.



Formato de la

Contaduría General de la Nación.

4 Verificar los saldos y

movimientos.



Verificar que los saldos iniciales a reportar correspondan a los saldos finales del periodo anterior reportados a la Contaduría General de la Nación, y los saldos finales reportados, deben corresponder a los saldos existentes en la contabilidad.

4.1 ¿La información diligenciada es

correcta?

SI


NO Remítase a la actividad 3











5

Transmitir con la información del cierre contable del

Sistema de Información Financiera a través del CHIP a la Contaduría General de la

Nación.



6

Firmar los Estados Contables Básicos y enviarlos al

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior del

Fondo Rotatorio, al Coordinador del Grupo

Interno de Trabajo Financiero y al Representante Legal

para la firma.



Estados Contables

Básicos.

Antes de enviar los Estados Contables Básicos para la firma del Representante Legal, estos deben llevar visto bueno del Director Administrativo y Financiero. El Representante Legal del Ministerio de Relaciones Exteriores, es el Ministro. El Representante Legal del Fondo Rotatorio, es el Secretario General.

7

Remitir informes a las demás entidades de control

conforme a las fechas establecidas en forma escrita

y en medio magnético.


8

Solicitar publicación de la copia de los Estados Contables Básicos en

cartelera y pagina web del













Ministerio de Relaciones Exteriores.









9.15 REPORTE BOLETÍN DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO (BDME)



1 Iniciar Proceso.

2

Recibir y registrar el reporte de novedades

correspondiente a los procesos litigiosos coactivos

y conciliaciones extrajudiciales.



3

Revisar en la contabilidad del Ministerio de Relaciones Exteriores o de su Fondo

Rotatorio según corresponda, todas las personas naturales y jurídicas que cumplan las

cuantías y el plazo establecido por la Contaduría

General de la Nación.


Rotatorio. Funcionario asignado de


Esta actividad se realiza según lo establece la Ley 901 del 14 de octubre de 2004 la información a la Contaduría General de la Nación en los 10 primeros días de junio y diciembre.

4

Elaborar archivo plano con las personas naturales y

jurídicas que tengan deudas superiores a seis meses y a

cinco salarios mínimos legales vigentes, con el Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo














Rotatorio.

5

Incorporar y validar la información en el formato

establecido por la Contaduría General de la Nación.



Formato de la

Contaduría General de la Nación.


correcta?

SI



6 Corregir la inconsistencia




7

Incorporar y validar la información en el formato

establecido por la Contaduría General de la Nación.













8 Transmitir información definitiva a través del

aplicativo.



Reporte Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

En el evento en que la transmisión no sea exitosa se debe elaborar y enviar oficio con la información pertinente firmado por el contador y enviar para firma del Representante Legal.

9

Consultar la página web de la Contaduría verificando que la

información haya sido aceptada.












9.16 INFORMACIÓN EXOGENA A LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA Y A LA DIAN.

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA

RESPUESTAS

SI NO

1 Iniciar Proceso.

2

Consultar la reglamentación para conocer parámetros

técnicos y cuantías a reportar.



Mediante resolución de información exógena expedida por la DIAN y Secretaría de Hacienda del Distrito. La información de terceros es recibida por la Dirección de Talento Humano para el caso del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3

Generar por SIIF la información con los datos

requeridos para preparar el reporte a la DIAN.



4

Seleccionar la información de terceros por concepto, para consolidar de acuerdo a los parámetros establecidos.



5 Diligenciar el formato de

acuerdo a las características técnicas establecidas.












TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO

6

Validar la información anterior en el programa (validador) establecido por la entidad

solicitante.




correcta?

SI



7 Efectuar las correcciones de

las inconsistencias.



8 Enviar la información vía e-

mail con los archivos a transmitir.




Información medio magnético DIAN y Secretaria Distrital

de Hacienda.

9 Archivar documentos soporte

de envío con anexos.












TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

SI NO









9.17 DECLARACIÓN TRIBUTARIA A LA DIAN



1 Iniciar Proceso.

1.1 ¿Es impuesto

timbre del exterior?

SI



2

Enviar al Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior del

Fondo Rotatorio- Tesorería el saldo de libros de impuesto timbre dólares y euros para

negociación de divisas.


Rotatorio.

GF-FO-37 Cuadro de negociación –


3

Recibir la información por parte del Grupo Interno de

Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior –

Tesorería.


4 Elaborar y consolidar los

anexos información solicitada en los formularios para tal fin.



impuesto timbre a declarar y pagar.

GF-FO-90 Impuesto Industria y Comercio

(ICA) a declarar y

Con base en la generación contable los anexos para la declaración de renta, retención en la fuente, IVA, ICA e impuesto de timbre recaudo.











pagar.

5

Elaborar el proyecto de declaración de acuerdo con los parámetros establecidos

en el Estatuto Tributario.


5.1 ¿La declaración es

de renta?

SI



6

Digitar la información en el software de la DIAN para

declaraciones electrónicas y firma electrónica.

Tesorero.

7

Preparar y enviar cuadro resumen por conceptos de

retención al Grupo Interno de Trabajo Financiero y se Servicios al Exterior del

Fondo Rotatorio – Tesorería.



Auxiliar contable de

SIIF.

8 Diligenciar y enviar por medio

electrónico dentro de los plazos establecidos.

Tesorero.

Las declaraciones de retención en la fuente, timbre recaudo, IVA o ICA las elabora el Grupo Interno de Trabajo Financiero y se Servicios al Exterior del Fondo Rotatorio – Tesorería.











9 Imprimir y archivar los

documentos correspondientes.










9.18 REINTEGROS



1 Iniciar Proceso.

2

Recibir informe de las Misiones de Colombia en el

Exterior y/o de Servicios Generales.


GF-FO-124 Informe consolidado de

reintegros.

Mediante memorando y/o correo electrónico según el caso.

3 Generar reporte de saldos

por clasificar de SIIF.

Funcionario Asignado de Contabilidad del Fondo

Rotatorio.

4 Verificar la vigencia a que

corresponde.


Rotatorio.

.

4.1 ¿Son vigencias

anteriores?

SI



5 Enviar a Tesorería reporte con el número y valor del documento por clasificar.


Rotatorio.








9.18 REINTEGROS



6 Registrar en el SIIF el valor del reintegro e informar a

Presupuesto.

Tesorero.

7 Hacer la liberación en el registro presupuestal y el

certificado de disponibilidad.

Funcionario Asignado de Presupuesto del Fondo

Rotatorio.

8 Registrar la causación por el concepto de otros ingresos.


Rotatorio.

9 Registrar el ingreso con el documento por clasificar.


Rotatorio.









9.19 DEVOLUCIÓN DE RECAUDOS CONSULARES POR SERVICIOS NO PRESTADOS EN SEDES BOGOTÁ Y GOBERNACIONES.



1 Iniciar Proceso.

2 Enviar solicitud y soportes

Jefe de oficina de Sedes Bogotá y Gobernaciones.

SC-FO-03 Solicitud de devolución de

dinero. Fotocopia de

documento de identificación.

Recibo original de consignación.

3 Revisar y verificar la

documentación.


Rotatorio.

3.1 ¿Está completa y

conforme la documentación?

SI



4 Devolver a la oficina para su

respectiva corrección.


Rotatorio.

5 Registrar la cuenta por pagar

y el acreedor. Funcionario asignado de Contabilidad del Fondo

Esta actividad se realiza de acuerdo al proceso establecido en el Manual de








9.19 DEVOLUCIÓN DE RECAUDOS CONSULARES POR SERVICIOS NO PRESTADOS EN SEDES BOGOTÁ Y GOBERNACIONES.



Rotatorio. devoluciones de dinero del aplicativo SIIF Nación.

6 Enviar a Tesorería para que

realice la transferencia.


Rotatorio.









9.20 DEVOLUCIÓN DE RECAUDOS CONSULARES POR SERVICIOS NO PRESTADOS EN CONSULADOS.



1 Iniciar Proceso.

2

Remitir a la Dirección Administrativa y Financiera

reporte con los soportes mensualmente.

Cónsul o funcionario encargado de funciones

Consulares.

Oficio. GF-FO-78 Sobrantes

y devoluciones. Extracto bancario.


bancaria. GF-FO-108 Informe sobre actuaciones y

recaudos (movimiento

general).

Esta información también se recibe a través de correo electrónico de Actuaciones y Recaudo. Cuando se solicite devolución de dinero consignado en vigencias anteriores, se solicita autorización a la Dirección Administrativa y Financiera, y se registra observación en el formato GF-FO-108.

3 Revisar los soportes. Funcionario asignado de Contabilidad del Fondo

Rotatorio.

Oficio. GF-FO-78 Sobrantes

y devoluciones. Extracto bancario.


bancaria.








9.20 DEVOLUCIÓN DE RECAUDOS CONSULARES POR SERVICIOS NO PRESTADOS EN CONSULADOS.



3.1

¿Están completos y conformes los documentos y

reportes?

SI



4 Solicitar reportes y/o soportes

mediante requerimiento. Director Administrativo y

Financiero. Requerimiento.

5 Archivar en carpeta digital. Funcionario asignado de Contabilidad del Fondo

Rotatorio.









10. PUNTOS DE CONTROL REGISTRO DE INGRESOS CONSULARES (CONSULADOS, GOBERNACIONES Y SEDES BOGOTÁ).

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIV

IDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E

REGISTRO

4 Errores en el boletin diario de caja y bancos, o soportes.

Verificar y requerir Cada vez que se presente

Contador del Fondo

Rotatorio.

Requerimiento

5 Clasificar erróneamente la cuenta a la cual corresponde.

Seleccionar el Código Contable conforme a la

naturaleza

Cada vez que se presente

Funcionario Asignado de

Contabilidad del Fondo

Rotatorio.

Asiento Contable

REVISIÓN DE OBLIGACIONES

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIV

IDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E

REGISTRO

2

No utilizar correctamente los conceptos contables (administrativo, operativo, otros) en SIIF.

Revisar detalladamente Cada vez que se presente

Contador del Fondo

Rotatorio. Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Obligación








MOVIMIENTOS (ENTRADA Y SALIDA)

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIV

IDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E

REGISTRO

4 No utilizar correctamente los conceptos contables.

Revisar y validar la información




Rotatorio.

Movimiento de almacén y contabilidad

4 No se registra oportunamente las operaciones.

Revisar las órdenes de pago




Rotatorio.

Orden de pago

CONCILIACIONES BANCARIAS

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL

FRECUENCI

A

RESPONSABLE REGISTRO

2 Demora o perdida en la recepción de los extractos bancarios

Informar a Tesorería para solicitar copia o envío vía

email.

Cada vez que se

requiera.


Contabilidad del Fondo Rotatorio.

Requerimiento

3 No tener actualizadas las conciliaciones bancarias.

Solicitar a Pagaduría los extractos bancarios

Cada vez que se

presente



Conciliación bancaria

GF-FO-10

5 No registrar la partida en el libro auxiliar

Efectuar registro en el libro auxiliar.

Cada vez que se

requiera


Contabilidad del Fondo Rotatorio.


Libro Auxiliar








PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL

FRECUENCI

A

RESPONSABLE REGISTRO


CAUSACIÓN Y REGISTRO DE RECAUDOS CONSULARES

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVID

AD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E

REGISTRO

2 No recibir oportunamente los informes por parte de las oficinas recaudadoras.

Requerir a través de correo institucional,

llamada telefónica u oficio suscrito por el Director


Contador del Fondo

Rotatorio.

Requerimiento

2 No detectar los errores y faltantes.

Revisar los informes recibidos en el mes




Rotatorio.

Informes de recaudos

consulares

5 No registrar los ingresos por recaudos consulares en el sistemas de información.

Verificar la información registrada y los informes

recibidos del mes




Rotatorio.

Reporte SIIF.








CAUSACIÓN IMPUESTO DE TIMBRE BOGOTÁ Y DEL EXTERIOR

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E

REGISTRO

2 No recibir oportunamente el informe para la causación del impuesto timbre.

Requerir la presentación oportuna del informe


Contador del Fondo

Rotatorio.

Requerimiento

5 y 11 Errores al digitar la información Verificar información Cada vez que se presente



Rotatorio.

Formato GF-FO-50

REGISTRO Y CONTROL DE PROCESOS JURÍDICOS A FAVOR Y EN CONTRA DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIV

IDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E

REGISTRO

1 No recibir los procesos clasificados en sus diferentes etapas conforme las normas lo establecen.

Dar a conocer a la Oficina Jurídica la no

conformidad del informe

Cada vez que se requiera


Contador del Fondo

Rotatorio.

Requerimiento

2 y 3 No registrar debidamente los procesos según la etapa en la que se encuentran.

Analizar la información Cada vez que se presente


Contador del Fondo

Rotatorio

Asientos contables








CIERRES CONTABLES

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIV

IDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E

REGISTRO

1 No incorporar toda la información en la contabilidad por falta de envió de las áreas que la generan.

Requerir a las dependencias la

información faltante con anterioridad



Contador del Fondo

Rotatorio

Requerimiento

ARQUEOS DE CAJA MENOR, INVENTARIOS, PASAPORTES Y VISAS

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E REGISTRO

1

No ejercer control sobre los

fondos fijos, inventarios,

pasaportes y visas (no programar

arqueo).

Elaborar cronograma de

arqueos

Cada vez que

se requiera

Contador del

Fondo Rotatorio Cronograma

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES BÁSICOS

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E REGISTRO

4 Registrar erroneamente la información en los formatos al momento de digitarla.

Verificar que el texto corresponda a la

información de los periodos presentados



Contador del Fondo

Formatos








PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E REGISTRO

Rotatorio

5 Incumplir los plazos establecidos para el envio de los informes.

Crear un cronograma de trabajo



Contador del Fondo

Rotatorio

Cronograma

5

La información no es publicada en el sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación.

Verificar en el link de la página web de la Contaduría que la

información haya sido publicada



Contador del Fondo

Rotatorio

Información registrada en el CHIP

REPORTE BOLETÍN DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO (BDME)

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E REGISTRO

3

No retirar a las personas naturales o juridicas que hayan efectuado acuerdo de pago o cancelado la deuda.

Revisar y verificar la información antes de ser registrada en el sistema

de información



Contador del Fondo

Rotatorio

Registro Contable y del Boletín








INFORMACIÓN EXÓGENA A LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA Y A LA DIAN

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVI

DAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA

RESPONSABL

E REGISTRO

3

No clasificar la información

conforme a la normatividad y

cuantias exijidas.

Verificar y analizar la

información

Cada vez que

se presente


Contador del

Fondo Rotatorio

Formatos de

la DIAN

11. ANEXOS No Aplica.

M inisterio de Relaciones Exteriores República de … · 2017-08-23 · ... GRUPO INTERNO DE...

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