M.A. Marco Antonio Rosales

Admon. Moderna. Reyes A.

Fundamentos de Administración, Koonts H.

Planificar para prevenir

La planificación es una

técnica que se puede

ayudar de otras, por

ejemplo la de Escenarios.

Sirve para describir

situaciones futuras,

probables y posibles.

Ayuda a desarrollar planes

de contingencia efectivos.•

Hay que tratar de dar respuesta a:

–¿Qué haríamos si…? –¿Cuál sería la consecuencia de …?

Se puede utilizar:

–cuando no se pueden predecir los cambios y existe incertidumbre respecto al futuro –cuando los horizontes temporales son muy largos

Permite:

–describir el futuro basándose en varias asunciones del entorno, pero no es una predicción exacta del futuro

–explicitar situaciones improbables pero no imposibles

–analizar diferentes posibilidades en aquellos casos en los que predecir el futuro es difícil Ana R. Pacios Lozano -Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos

La importancia de la participación

Considera la participación de todos los actores que se verán afectados, tanto de manera directa como indirecta por el plan.

Para esto es necesario, básicamente, generar las instancias que permitan facilitar la participación durante todas las etapas del plan. De esta manera, será posible su legitimación y apoyo, lo que generará las condiciones que facilitarán su éxito.

DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Lo importante del

diagnóstico es que

también nos permite

identificar cual puede ser

la mejor medicina que

debemos tomar para

rápidamente lograr que

nuestro cuerpo funcione

a la perfección.

FODA Es una herramienta de diagnóstico

muy efectiva cuando buscamos

analizar la situación actual de una Organización, como la nuestra; nos permitirá obtener ordenadamente

datos esenciales y básicos para

establecer las estrategias de desarrollo o eliminación de los factores negativos identificados.

Esta compuesta por dos factores:

SITUACIÓN EXTERNA

SITUACIÓN INTERNA

Situación Interna La situación interna está

constituida por factores oelementos que están ubicadosdentro, o son parte del interiorde la organización. Cuandoanalizamos nuestra intimidadaplicando la herramientaFODA, nos orientaremos a loque tenemos dentro de laorganización, algunosejemplos de lo que puedenconstituir la parte interna de lainstitución o empresa son lossiguientes :

Aspectos Administrativos.

Procesos.

Diversificación.

Recursos.

Percepción de la propia

imagen.

Clima organizacional

Sistema de Información

Gerencial.

Directivos.

Situación interna-FODA

•Su grado de integración.

•Los recursos materiales, humanos y

financieros con que cuenta.

•Las relaciones entre los miembros.

•La comunicación.

•Los incentivos y/o reconocimientos.

•La dirección o el estilo de gerenciar la

Institución.

•La tecnología con que se cuenta.

•Los métodos para solucionar

problemas.

•Los beneficios adicionales con que

cuenta el personal.

Situación Externa Estará constituida por factores

o elementos que se ubican o

proceden del medio que rodea

a nuestra organización. Todos

aquellos factores o elementos

que forman parte del entorno

de la organización. Algunos de

los factores o elementos

externos de la Organización

pueden ser:

Situación externa•La legislación existente

•Las tendencias políticas

•Las personas y/o Instituciones a las que

sirve.

•El Gobierno Central

•Gobierno Municipal

•Asociaciones Gerenciales y Profesionales.

•Efectos macroeconómicos (Regionalización,

Globalización, Mundialización).

•La competencia, organizaciones en el mismo

negocio que nosotros.

•Formas de presentación de los servicios o

productos.

•Servicios ofrecidos. (variedad)

•Ventajas competitivas (variedad, calidad de

productos, tiempo de entrega, precios, etc.)

Diagnóstico situación interna

Las FORTALEZAS y las DEBILIDADES(“limitaciones”)

Es muy importante identificarlas ya que son

características o elementos que nosotros podemos

manejar por que, se encuentran bajo nuestro control

o nuestra área de influencia, en realidad son nuestra

responsabilidad, su aprovechamiento depende

enteramente de las personas que estamos dentro de

la organización

FortalezasEs el análisis de los ELEMENTOS POSITIVOS que se

poseen en el interior de la Organización.

Analizar: significa desintegrar, descomponer un todo en sus

partes. En el caso de nuestra Institución, para estudiar en forma

intensiva cada uno de los elementos, así como las relaciones entre sí

y con el todo.

La importancia del análisis reside en que "para comprender la

esencia de un todo hay que conocer la naturaleza de sus partes". Los

elementos positivos (Fortalezas) pueden ser factores: humanos,

materiales, financieros, administrativos, culturales, sociales,

tecnológicos, etc. Los cuales constituyen factores muy importantes

para alcanzar las metas y los objetivos, así como desarrollar una

cultura acorde a ellos

Ejemplo de Fortalezas•La existencia de la Misión, visión y valores de la Organización.

•La existencia de objetivos y metas precisas y realistas.

•Buenas instalaciones para la realización de las labores.

•Cantidad adecuada de recursos económicos para la realización del

trabajo.

•Recursos humanos capacitados para el desempeño de las tareas.

•Buena aceptación de los servicios.

•Buena estructura organizacional para su funcionamiento.

•Procedimientos y métodos de trabajo eficaces y eficientes.

•Una cultura de calidad.

•Buena comunicación en todos los niveles de la Institución.

•Un ambiente agradable, de respeto y de cooperación.

•Buenos programas de formación y capacitación a los colaboradores.

DebilidadesAl analizar estos factores, debemos incluir los

ELEMENTOS NEGATIVOS que posee en su

interior la Organización. Estos están conformados por

todos aquellos elementos que se constituyen en una

barrera que impiden alcanzar los objetivos y las metas

que se han trazado, estos elementos nos desvían,

dificultan o impiden que estos se cumplan.

Al igual que las fortalezas, las debilidades pueden ser:

culturales, administrativas, humanas, materiales,

financieras, sociales, etc.“Identificar las debilidades es el inicio

del camino hacia el cambio a través del

mejoramiento continuo”

Ejemplo de Debilidades•Instalaciones inapropiadas.

•Carencia de los objetivos claros y alcanzables para la

acción.

•Falta de recursos para desarrollar las actividades.

•Falta de motivación en el trabajo de parte de los recursos

humanos.

•Estructura inadecuada.

•Mal manejo o aprovechamiento de los recursos.

•Fallas en la capacitación del personal de la Institución.

•Indisciplina.

•Alta rotación de personal.

•Mala selección de personal.

•Poco acceso a la tecnología.

•Equipos insuficientes

Situación ExternaLa situación a nuestro alrededor, la parte externa de la

organización, en ella estaremos estudiando todos los factores

que se encuentran en el contexto que nos rodea, todo lo que

forma el ambiente a nuestro alrededor.

Estos factores por ser externos casi la totalidad no siempre

pueden ser manejados por la Organización, pero si debemos

planear como aprovechar las de tendencia positiva y como

buscar contrarrestar o eliminar las de tendencia

negativa. Los factores externos los enfocaremos como:

OPORTUNIDADES y AMENAZAS

OportunidadesSon los elementos o

factores que están

alrededor de la

organización y, que se

podrían aprovechar

para hacer posible el

logro de los objetivos

planeados. Las

oportunidades pueden

ser de tipo social,

económico, político o

tecnológico

•Interés en la comunidad por pertenecer

a la Organización.

•Demanda de los productos y servicios

que presta.

•Apoyo por parte de las autoridades.

•Ofertas de capacitación para sus

miembros.

•Paz social imperante en el medio.

•Nuevas técnicas que el grupo puede

aprovechar.

•Nuevos servicios a nuevos usuarios.

•Disponibilidad de nueva tecnología.

•Vinculación con el sector institucional.

AmenazasEstos elementos o factores también se

encuentran en el exterior a la Organización,

tiene la característica de ser de tendencia

negativa, por lo tanto se convierten en un

peligro, dificultad o barrera para el alcance

de los objetivos previamente planteados, su

identificación permite anticipar los peligros

o fuerzas que pueden resultar nocivos para el

buen desarrollo del trabajo o realización de

planes.

Ejemplo de Amenazas

•Antipatía de algunas personas que tienen el liderazgo.

•Introducción de mejores servicios que la Organización

no puede dar.

•Bloqueo a su trabajo por parte de miembros de la

comunidad.

•Malas relaciones con alguna autoridad del área.

•Restricciones legales.

•Luchas externas de poder.

•Bloqueo entre Instituciones.

•Que otra Organización se introduzca en la misma área

de negocios.

F O D A

FORTALEZAS

(INTERNAS)

OPORTUNIDA

DES

(EXTERNAS)

DEBILIDADES

(INTERNAS)

AMENAZAS

(EXTERNAS)

ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS