Manejo básico de una presentación -...
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Operación Microsoft PowerPoint 97
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Centro de Capacitación en Informática
MMaanneejjoo bbáássiiccoo ddee uunnaa pprreesseennttaacciióónn
CCrreeaarr uunnaa nnuueevvaa pprreesseennttaacciióónn
PowerPoint ofrece diversas maneras para crear una nueva presentación.
Al iniciar una nueva sesión de
trabajo con PowerPoint se presenta
la ventana de inicio de la aplicación.
Esta ventana permite escoger entre
las distintas posibilidades que
PowerPoint ofrece para crear una
nueva presentación:
���� Asistente para autocontenido.
Esta opción permite crear una
nueva presentación con
sugerencias de contenido y de diseño. La nueva presentación contiene texto
de muestra que posteriormente puede reemplazarse por el texto que se
desee. El Asistente para autocontenido incluye muestras de presentaciones
para una serie de temas (como por ejemplo, para una reunión de la
organización o para hacer un plan de actividades), así como para elaborar
presentaciones que podrán ser utilizadas en Internet.
���� Plantilla. Crea una nueva presentación a partir de una de las plantillas de
diseño de PowerPoint. Esta opción no incluye contenido inicial para la nueva
presentación.
���� Presentación en blanco. Crea una nueva presentación en blanco usando los
valores predeterminados de texto y colores, entre otras configuraciones
predefinidas. Esta opción no incluye sugerencias de contenido ni de diseño
para la nueva presentación.
Además en esta ventana de inicio, PowerPoint ofrece la posibilidad de abrir
una presentación ya existente para modificarla o mostrarla, a través de la opción
Abrir una presentación existente.
Si ya se encuentra trabajando con la aplicación, el procedimiento para crear
una nueva presentación es el siguiente:
1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo.
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2. En la ventana Nueva
presentación que se
despliega, se debe
elegir la ficha
adecuada y a
continuación, de las
opciones que se
visualizan en cada una
de ellas, escoger el
elemento deseado.
Cualquiera sea el
procedimiento realizado,
PowerPoint permite
cambiar la apariencia de la presentación en cualquier momento; es decir, el
formato, los colores, etc. Siempre se podrá aplicar una plantilla diferente o
cambiar la combinación de colores para la presentación.
Crear una presentación a partir de una presentación en blanco
Para crear una nueva presentación a partir de una presentación en blanco, se
debe realizar el siguiente procedimiento:
1. En el menú Archivo seleccionar la opción Nuevo.
2. En la ventana Nueva presentación que se despliega, elegir la ficha General.
3. Hacer doble clic en el icono Presentación en blanco.
4. En el cuadro de diálogo
Nueva Diapositiva que se
despliega seleccionar el
diseño para la primer
diapositiva de la
presentación.
La nueva presentación
utilizará la combinación
de colores y los estilos
de título y de texto de la
presentación
predeterminada.
5. La nueva presentación se abre en la vista Diapositiva. A partir de esta, se
pueden realizar las modificaciones que se crean pertinentes en el contenido
de la presentación.
6. Para finalizar, en el menú Archivo, seleccionar la opción Guardar y a
continuación, especificar un nombre y una ubicación para la presentación.
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7. Por último, hacer clic en el botón Guardar.
� El botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar, permite realizar
la misma acción. En este caso el cuadro de diálogo Nueva presentación no se
presenta y se despliega directamente el cuadro de diálogo Nueva Diapositiva
en donde se debe seleccionar el diseño para la primera diapositiva de la
presentación.
Crear una presentación a partir de una plantilla de diseño
Para crear una nueva presentación a partir de una plantilla de diseño, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo.
2. En la ventana Nueva
presentación que se
despliega, elegir la
ficha Diseño de
Presentaciones.
3. Hacer doble clic en el
icono que representa
la plantilla de diseño
que más se acerque a
las necesidades de la
presentación.
4. En el cuadro de
diálogo Nueva Diapositiva que se despliega, seleccionar el diseño para la
primer diapositiva de la presentación.
La nueva presentación utilizará la combinación de colores y los estilos de
título y de texto de la plantilla seleccionada.
5. La nueva presentación se abre en la vista Diapositiva. A partir de esta, se
pueden realizar las modificaciones que se crean pertinentes en el contenido
de la presentación.
6. Para finalizar, en el menú Archivo seleccionar la opción Guardar y a
continuación, especificar un nombre y una ubicación para la presentación.
7. Por último, hacer clic en el botón Guardar.
Crear una presentación a partir del contenido y del diseño sugerido
Para crear una nueva presentación a partir del contenido y el diseño que
sugiere PowerPoint, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo.
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2. En la ventana Nueva
presentación que se
despliega, elegir la
ficha
Presentaciones.
3. Hacer doble clic en el
icono Asistente para
autocontenido.
4. Seguir las
instrucciones que se
presentan en las
diferentes ventanas
del asistente.
5. En la segunda ventana del asistente se debe seleccionar el tipo de
presentación que se va a impartir, para lo cual se debe escoger una categoría
y luego seleccionar de la lista, la presentación más adecuada. Se debe tener
en cuenta que se puede agregar una presentación propia eligiendo una
categoría y haciendo clic en Agregar.
6. En la tercera ventana del asistente se debe especificar la forma en que se
impartirá la presentación. Se puede escoger entre si la misma será
presentada por el usuario o si por ejemplo se va a publicar la presentación
diseñada en una exposición o Internet.
7. En la cuarta ventana del asistente se debe elegir el tipo de formato para la
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presentación (presentación, transparencias o diapositivas), a partir de esto
PowerPoint seleccionará la mejor combinación de colores para la misma. De
cualquier manera, luego se puede modificar la apariencia de la presentación
rápidamente aplicando cualquier otro esquema de colores disponible en el
menú Formato.
8. En la quinta ventana del asistente se debe escribir información para la
diapositiva de título. PowerPoint puede sugerir ciertos datos que obtiene de
la configuración del equipo. De cualquier manera esta información puede ser
modificada posteriormente.
9. Al finalizar, PowerPoint crea la presentación y la muestra en la vista
Esquema, a partir de la cual se puede modificar el texto de la muestra según
las necesidades y realizar las modificaciones que se crean pertinentes, en
esta u otra de las vistas disponibles.
10. Luego de realizar las modificaciones en el contenido de la presentación, en el
menú Archivo seleccionar la opción Guardar y a continuación, especificar un
nombre y una ubicación para la presentación.
11. Por último, hacer clic en el botón Guardar.
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AAbbrriirr uunnaa pprreesseennttaacciióónn eexxiisstteennttee
Una presentación existente puede abrirse en dos momentos diferentes:
���� En el inicio (arranque) de la sesión de trabajo con PowerPoint.
���� Luego de iniciada la aplicación.
Para abrir (recuperar) una presentación existente dependiendo del momento
en el que nos encontramos, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Realizar una de estas operaciones:
• Al inicio de la sesión de trabajo, luego de desplegarse la ventana de inicio
de PowerPoint, seleccionar la opción Abrir una presentación existente;
esta acción despliega la ventana de diálogo Abrir.
• En medio de una sesión de trabajo de PowerPoint, seleccionar la opción
Abrir en el menú Archivo; esta acción despliega la ventana de diálogo
Abrir.
2. Especificar la ubicación donde se encuentra el archivo a recuperar en el
cuadro Buscar en. Ubicación se entiende por la unidad de disco o de red, y
dentro de ésta, una carpeta determinada.
3. Si se desea, en el sector Buscar los archivos que coincidan con estos
criterios de búsqueda de esta ventana, se pueden incluir criterios de
búsqueda adicionales que se crean pertinentes. Por ejemplo en el cuadro Tipo
de archivo se puede establecer un filtro en la visualización de la lista de
archivos, mostrando solamente los archivos del tipo indicado en dicha opción.
Tener presente que los archivos de PowerPoint del tipo Presentaciones
pueden ser Presentaciones con diapositivas Microsoft PowerPoint (*.pps) o
Presentaciones de Microsoft PowerPoint (*.ppt)
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4. Una vez localizado en la lista de archivos, seleccionarlo haciendo clic sobre el
mismo y luego hacer clic en el botón Abrir, o directamente hacer doble clic
sobre el mismo.
Al finalizar la operación PowerPoint pone a disposición en una nueva ventana,
la presentación contenida en dicho archivo.
� El botón Abrir de la barra de herramientas Estándar realiza la misma
acción. Una vez seleccionado se presenta el cuadro de diálogo Abrir.
GGuuaarrddaarr uunnaa pprreesseennttaacciióónn
Para guardar una presentación nueva o sea que nunca fue almacenada, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Guardar o Guardar como
(indistintamente porque se trata de la primera vez). Dicha acción despliega la
ventana de diálogo Guardar como.
2. Especificar la ubicación donde se desea guardar el archivo en el cuadro
Guardar en. Ubicación se entiende por la unidad de disco o de red, y dentro
de ésta, una carpeta determinada.
3. En el cuadro Nombre de archivo escribir el nombre para la nueva
presentación.
4. Para finalizar, hacer clic en el botón Guardar.
Para guardar las modificaciones o cambios que ha sufrido una presentación
desde la última vez que se la guardó, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la opción Guardar en el menú Archivo. Esta acción actualizará
dicho archivo sin presentar el cuadro de diálogo Guardar como. Es decir que
PowerPoint guarda la presentación activa con el nombre de archivo, ubicación
y formato actuales.
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� El botón Guardar de la barra de herramientas Estándar realiza la misma
acción. Si es una presentación nueva se desplegará el cuadro de diálogo
Guardar como pero si es un archivo que se ha almacenado anteriormente,
actualizará la presentación sin presentar dicho cuadro de diálogo.
Para guardar una presentación (que se ha almacenado con anterioridad), con
otro nombre y/o en otra ubicación, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la opción Guardar como en el menú Archivo.
2. Esta acción es como la de guardar un archivo por primera vez. En este caso se
tendrá la posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la
posibilidad o no, de escoger una ubicación distinta para el mismo.
3. Luego de modificar los valores para el nombre, el tipo de archivo o la
ubicación para el mismo, hacer clic en Guardar.
++++ Si no se cambian los valores en el cuadro de diálogo Guardar como antes de
hacer clic en Guardar, PowerPoint muestra un cuadro donde indica la
existencia del archivo y pide confirmación para reemplazarlo o no.
IInnsseerrttaarr oo eelliimmiinnaarr ddiiaappoossiittiivvaass
Para eliminar una diapositiva, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la diapositiva que desee eliminar.
• En la vista Diapositiva, mostrándola en pantalla.
• En la vista Clasificador de diapositivas, haciendo un clic sobre ella.
• En la vista Esquema, haciendo un clic sobre el icono que la representa.
2. En el menú Edición, escoger la opción Eliminar diapositiva. En la vista
Clasificador de diapositivas alcanza con presionar la tecla =.
Para eliminar varias diapositivas a la vez, en la vista Clasificador de
diapositivas, mantener presionada la tecla S mientras se hace clic en las
diapositivas que se desean eliminar y, a continuación, presionar la tecla =.
Para crear (insertar) una nueva diapositiva, se debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. En el menú Insertar, escoger la opción Nueva diapositiva.
2. En el cuadro de diálogo Nueva Diapositiva que se despliega, seleccionar el
diseño para la diapositiva. La nueva diapositiva utilizará la combinación de
colores y los estilos de título y de texto de la presentación predeterminada.
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La nueva diapositiva se agregará inmediatamente después de la diapositiva
actual.
• En la vista Clasificador de diapositivas, luego de la diapositiva
seleccionada o de la posición del cursor.
• En la vista Diapositiva, luego de la diapositiva visualizada en pantalla.
� El botón Nueva diapositiva de la barra de herramientas Estándar
permite realizar la misma acción.
CCaanncceellaarr oo ddeesshhaacceerr uunnaa aacccciióónn
Como en todas las aplicaciones para Windows, si se realiza un cambio en una
presentación, se podrá si se desea, volver a la situación anterior al cambio. Esta
operación se llama deshacer.
Luego de una operación deshacer se habilita la operación Rehacer la que
permite volver a la situación anterior al Deshacer.
� Para deshacer el último cambio que se realizó, ya sea porque no convenció
o simplemente se realizó una acción de manera equivocada (caso muy común
es el de borrar texto accidentalmente), se debe seleccionar la opción de
menú Edición, y luego elegir la opción Deshacer. Para conseguir esta acción
también se puede hacer un clic en el botón que se localiza en la barra de
herramientas Estándar.
� Para volver a la situación anterior al Deshacer, se debe seleccionar la
opción de menú Edición, y luego elegir la opción Rehacer. Para conseguir esta
acción también se puede hacer un clic en el botón que se localiza en la barra
de herramientas Estándar.
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