Manejo de la posición de operadora - getelemur.com · 1 MANEJO DE LA POSICIÓN DE OPERADORA ......

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DCNet VER 3.2

M A N U A L O P E R A D O R A I N D I C E

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................................... 1

1 MANEJO DE LA POSICIÓN DE OPERADORA.................................................................................. 2 1.1 GESTIÓN DE LLAMADAS ...................................................................................................................... 3 LLAMADAS ENTRANTES ................................................................................................................................ 5 1.3 OPCIONES EN COMUNICACIÓN ............................................................................................................ 6 1.4 BARRA DE ACCESO DIRECTO............................................................................................................... 6 1.5 VENTANAS DE TRABAJO...................................................................................................................... 7

2 PROGRAMACIÓN DE EXTENSIONES ............................................................................................. 10 2.1 MODIFICAR ...................................................................................................................................... 10 2.2 VISUALIZAR...................................................................................................................................... 11 2.3 CAMBIOS POR CAMPO....................................................................................................................... 12

3 TARIFICACIÓN................................................................................................................................... 13 3.1 BÚSQUEDAS .................................................................................................................................... 14 3.2 GESTIÓN DE CLIENTES...................................................................................................................... 17 3.3 TURNOS .......................................................................................................................................... 18 3.4 MASTER .......................................................................................................................................... 19 3.5 COBROS.......................................................................................................................................... 19 3.6 FACTURACIÓN.................................................................................................................................. 19

4 DESPERTADOR AUTOMÁTICO ....................................................................................................... 20

5 AGENDA ELECTRÓNICA.................................................................................................................. 21 5.1 OPERATIVA DE LA MARCACIÓN AUTOMÁTICA ...................................................................................... 21 5.2 ALTAS DE REGISTROS....................................................................................................................... 22 5.3 BAJA Y MODIFICACIÓN DE REGISTROS............................................................................................... 22

6 GESTIÓN DE CÓDIGOS DE USUARIO ............................................................................................ 23 6.1 ALTA DE CÓDIGO DE USUARIO ........................................................................................................... 24 6.2 BAJA DE CÓDIGO DE USUARIO .......................................................................................................... 26 6.3 MODIFICACIÓN DE UN CÓDIGO DE USUARIO ....................................................................................... 27 6.4 VISUALIZAR CÓDIGO DE USUARIO...................................................................................................... 27

7 FUNCIONES ACCESORIAS .............................................................................................................. 28 7.1 SUPRESIÓN DEL AUDIO DEL MICROTELÉFONO .................................................................................... 28 7.2 CONMUTACIÓN A VENTANA OPERATIVA .............................................................................................. 28 7.3 REPETICIÓN DEL ÚLTIMO NÚMERO MARCADO ..................................................................................... 28 7.4 SUPRESIÓN DEL TIMBRE DE RECEPCIÓN DE LLAMADAS ....................................................................... 28 7.5 AVANCE DEL PAPEL DE LA IMPRESORA............................................................................................... 28

8 MENÚ GENERAL ............................................................................................................................... 29 8.1 OPCIONES ....................................................................................................................................... 29 8.2 LISTADOS ........................................................................................................................................ 30

9 TECLAS DEL SISTEMA..................................................................................................................... 33

10 REQUISITOS DEL SISTEMA ............................................................................................................ 34

11 SISTEMA DE ARCHIVOS.................................................................................................................. 35

12 EJEMPLOS DE LISTADOS............................................................................................................... 36

LADEL,S.A.

M A N U A L O P E R A D O R A I N T R O D U C C I O N

Introducción

La posición de operadora de DCNet se implementa sobre un PC equipado con la tarjeta TDO desarrollada por LADEL SA, para soportar un canal de voz + datos del tipo 2B+D (interface U). Esta realización aporta las siguientes ventajas: El manejo de la posición se simplifica al máximo al aparecer en su pantalla todas las opciones posibles en las diferentes fases del tratamiento de las llamadas. La utilización de la potencia de cálculo aportada por el PC permite facilitar nuevas prestaciones tales como análisis de tráficos, gestión de tarificación de llamadas, agenda telefónica, identificación de llamadas entrantes, gestión de mensajes, asignación por usuario de campos de numeración, categorías, servicios permitidos a las extensiones, etc. El PC puede equiparse con una tarjeta módem para permitir el telemantenimiento, con una tarjeta RS-232 para integrar la centralita en un entorno informático mayor, (por ejemplo, en un hotel, se podría unir con el ordenador de facturación para realizar automáticamente las tareas de facturación y actualización de la agenda de clientes: carga de los nombres de los huéspedes, bloqueo/apertura del teléfono, categorías, crédito etc.) La conexión operadora - central se realiza a dos hilos y tiene un alcance de 4 km. Gracias a ello, se puede seleccionar las posiciones ideales para ambos conjuntos al no existir ninguna restricción práctica de distancia máxima entre ellos. La posición de operadora sustituye con ventaja económica y facilidad de explotación a los sistemas de almacenamiento de masa necesarios hasta ahora para mantener los programas y facilitar sus recargas.

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M A N U A L O P E R A D O R A M A N E J O D E L A P O S I C I O N D E O P E R A D O R A

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Capítulo

11 Manejo de la posición de operadora El acceso al programa de la posición de operadora presenta el siguiente aspecto

Como se ve en la ilustración para poder acceder al sistema es imprescindible identificarse con un número de usuario y una contraseña.

Dada la potencia de la aplicación DCNet es preciso poner a salvo la integridad de los datos de acuerdo a unos niveles de importancia con respecto a la seguridad y buen funcionamiento del sistema.

Al efectuar la instalación del equipo se definirán para cada usuario los niveles de menús y posibilidad de acceso requeridos para el mejor funcionamiento del equipo. De este modo quedan fuera de cualquier posibilidad el acceso accidental o voluntario que pueda vulnerar la seguridad de los datos programados y almacenados.

Con la identificación del usuario se asocian y almacenan sus preferencias con respecto a la presentación de pantallas, colores, formas, situación, tamaños y contenidos, de modo que cada vez que entre a trabajar en el sistema éste se autoconfigure inmediatamente a las prestaciones que este operador ha escogido para trabajar con la mayor comodidad y eficiencia.


Cuando el usuario se identifica se cargará la programación de la central y todas las configuraciones propias del usuario, seguidamente mostrará la siguiente pantalla:

La línea superior nos muestra la fecha y hora actual, el modo de funcionamiento (servicio diurno, nocturno, etc.), bloques de grupos operativos (bloques entrada – salida) y la leyenda OPERADORA N DCNet, donde N es el número de operadora, en el caso de que sea un sistema de multioperadoras.

Escritorio. Es la ventana soporte de todas las pantallas de gestión del sistema. En su interior se pueden situar una serie de ventanas en las que se controla toda la información necesaria para el buen funcionamiento de la central DCNet.

El operador puede definir a nivel personal todas y cada una de las pantallas que desea tener a la vista para poder prestar el mejor servicio. Estas pantallas también pueden situarse a voluntad dentro del espacio de la ventana general y es posible definir el tamaño adecuado de modo que den cabida a toda la información.

Entre las prestaciones de esta operadora está incluida la posibilidad de elegir la gama de colores de la pantalla de trabajo.

Ventana izquierda. Está dedicada a la gestión de las llamadas. En esta ventana se informa al operador de todas las opciones permitidas en cada uno de los momentos del tratamiento de las comunicaciones, y del estado de las posibles colas de llamadas en espera. De esta forma resulta muy fácil el manejo de la operadora y resulta innecesario un complicado manual de usuario.

1.1 Gestión de llamadas Desde la Posición de Operadora se puede atender y realizar llamadas (interiores y exteriores), poner en comunicación dos extensiones, o una comunicación con el exterior, dejar comunicaciones en espera, transferir llamadas externas, aparcarlas sobre una extensión ocupada, tramitar llamadas internas hacia el exterior, etc.

Una multitud de posibilidades bien definidas en todo momento en la ventana 1 (Ventana principal o de operativa).

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Como norma general de actuación debe pulsarse la letra inicial resaltada cuando se quiera seleccionar una opción

Por ejemplo: Cuando la Posición de Operadora está en reposo las únicas opciones permitidas son las que nos muestra la figura.

Para llamar a un número externo pulsar la tecla Λ

Para llamar a una extensión pulsar la tecla Ε.

Llamar al exterior. Si pulsamos la tecla Λ el programa nos pide el número de teléfono al cual deseamos llamar, debemos

teclear el número completo con prefijos, si corresponde.

El número máximo de cifras es 16. En el ejemplo de la figura, se ve un número internacional con el prefijo de acceso internacional 07, con el código de país 1, el código de zona 312 y el número de abonado.

Cuando la central asigna un enlace a la llamada de la operadora la ventana de operativa nos informa de las nuevas opciones que se permiten, abriéndose una serie de menús que podemos ver a continuación.

Podremos transferir la llamada a una extensión, dejar en espera el enlace, colgar la llamada, llamar a una extensión, etc.

Llamar a una extensión. Si pulsamos la tecla Ε , el programa nos pide el

número de la extensión, sólo tenemos que teclearlo, por ejemplo 201, y pulsar la tecla RETURN y se producirá la llamada a la extensión.

Llamada por nombre. Si se ha programado el nombre asociado a cada una de las extensiones es posible efectuar directamente la llamada interior introduciendo el nombre o parte del nombre a quien se quiere llamar.

En pantalla aparecerá la primera extensión que contenga los caracteres marcados. Si corresponde a la deseada, bastará con pulsar RETURN y se producirá la llamada a la extensión. Si no corresponde a la deseada, al pulsar las flechas de control del cursor izquierda y derecha, es posible ver los siguientes registros hasta encontrar el que cumple los requisitos solicitados.

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Cuando la extensión llamada descuelgue en la ventana de operativa aparecerán las nuevas opciones disponibles.

1.2 Llamadas entrantes Las llamadas que entran en la posición de operadora se identifican indicando el número de la extensión o enlace que la ha originado, la clase de llamada (interior, exterior o rellamada de comunicaciones transferidas o aparcadas y que no han sido atendidas por la extensión destino), y el número de llamadas del mismo tipo pendientes de ser atendidas. Las llamadas de enlaces pueden ser atendidas pulsando la tecla A o la Barra espaciadora. En líneas con identificación del número de llamante, se mostrará el número del llamante, o el nombre del llamante si está dado de alta en la agenda.

Si la Operadora está atendiendo llamadas, trabajando con la Agenda, programando un despertador o realizando cualquier otra función y entra una llamada, ésta se pone en su cola correspondiente, hasta que pueda ser atendida. El contador de llamadas pendientes de ser atendidas se incrementa y siempre es visible por el usuario. Si pulsamos Seleccionar llamada a atender nos aparece una lista con todas las comunicaciones retenidas, o por atender.

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1.3 Opciones en comunicación La Operadora incorpora varias posibilidades de avisos sobre una extensión que tiene establecida una sola comunicación:

Cuando se llama a una extensión que está ocupada lo indicará en pantalla con el mensaje “ocupada”, pulsando “ESC” aparecerá en pantalla la opción de efectuar un AVISO CON URGENCIA. Al ejecutar esta opción, la extensión recibirá un tono indicando que tiene otra llamada.

Si la extensión forma parte de un grupo de extensiones la operadora nos ofrecerá también la opción de llamar a la primera extensión libre de su grupo.

Cuando se debe llamar y se sabe que esta se encuentra ocupada se puede recurrir a la facilidad de INTRUSION pulsando las teclas ALT F8 con lo cual se nos pedirá el número de extensión, una vez tecleado apretar RETURN la operadora se integrará a la comunicación que estaba establecida. Un tono de aviso indicará esta condición mientras dure.

1.4 Barra de acceso directo La barra presentada al final de la pantalla, presenta un acceso rápido a las facilidades del programa, utilizando las teclas de función.

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Asignación de las teclas de función.

ALT X Permite salir del programa de operadora (sólo si está en reposo).

ALT F1 Acceso a la ayuda ON LINE del programa.

F1 Programación de atributos de las extensiones.

F2 Tarificación.

F3 Servicio de despertadores (ó Gestor de avisos).

F4 MUTE. Anula o habilita el audio del microteléfono cada vez que se pulsa.

F5 Acceso a la agenda telefónica y números de Marcación abreviada.

F6 Conmuta entre la ventana de operativa y las restantes ventanas.

F7 Llama al exterior con el último número marcado por la Operadora.

F9 Anula o habilita el timbre de la posición de Operadora.

F10 Acceso al menú general, permite acceder a listado, servicios de respuesta, etc.

Algunas de las teclas ejecutan una acción inmediata, tales como F4, F6, F7 y F9.

La pulsación de las demás teclas F1, F2, F3, F5 y F10 abren unas ventanas menú en las que se solicitan datos para llevar a cabo la función determinada. Todas estas pantallas y prestaciones se exponen detalladamente en este manual.

Protector de pantalla. El programa dispone de un protector de pantalla que se activa cuando la operadora está en reposo durante aproximadamente cinco minutos, apareciendo la palabra DCNet sobre fondo negro. Al pulsar cualquier tecla o si entra una llamada reaparece la pantalla normal.

1.5 Ventanas de trabajo Están dedicadas a contener información importante que facilita a la persona que maneja la central la observación y conocimiento del estado de los recursos.

La ventana de extensiones nos permite ver su estado y servicios programados, nos mostrará las siguientes informaciones:

Extensión parpadeante. Indica que la extensión está recibiendo una llamada.

OC. Extensión ocupada.

NM. Extensión tiene programado un No molesten.

FD. Followme directo.

FR. Followme retardado.

HD. Hotline directo.

HR. Hotline retardado.

HO. Hotline a operadora

DC. Despertador Candado

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Cuando una extensión está ocupada y tiene un servicio programado, la abreviatura del estado aparecerá en color negro. Cuando se libere la extensión volverá a color blanco.

Si una extensión tiene programado más de un servicio, aparecerá el signo ‘ + ‘ indicando esta circunstancia. Si desea visualizar que servicios tienen programados las extensiones, puede utilizar la opción F10 - Sistema - Programaciones - Visualizar.

La ventana de enlaces nos permite ver el estado de ocupación de las líneas de acceso a la red pública.

LI Libre

OC Ocupado

AV Averiado

NU Nulo

La ventana de información nos permite ver la información de la llamada en curso, referida a una extensión o bien a la llamada hacia el exterior. F1

La ventana de incidencias nos permite visualizar los últimos 50 mensajes ocurridos. El sistema nos informará de los procesos que va efectuando, posibles anomalías, etc.

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Si desea puede cambiar el tamaño de las ventanas o situarlas en la zona del escritorio que desee. Para ello seleccione la ventana desde el menú F10, seguidamente pulse CTRL F5, con las teclas del cursor podrá mover la ventana. Pulsando simultáneamente la tecla SHIFT y las teclas del cursor podrá cambiar el tamaño. Para terminar pulse la tecla RETURN. Las modificaciones en la pantalla se mantendrán para el usuario al salir. Para cerrar una ventana pulse ALT F3.

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Capítulo

22 Programación de extensiones La tecla de función F1, permite acceder a los atributos relacionados con las extensiones. A través de esta opción podremos visualizar y modificar los datos de la base de datos.

Al pulsar la tecla F1 aparecerá una ventana en la zona superior derecha del escritorio.

Con la tecla ESC podremos volver al menú anterior.

Como se mencionó en el capítulo 1, si entra una llamada estando en la opción F1, sólo es preciso pulsar la tecla F6 para cambiarnos a la ventana de operativa y así poder atender la llamada, pudiendo regresar al F1 volviendo a pulsar la tecla F6.

2.1 Modificar

Permite modificar los datos de cada extensión, para ello pulse la tecla Μ , el sistema le preguntará el número de extensión que desea modificar. Pulsando ESC se mostrarán los campos asociados a la primera extensión.

Las teclas Av. Pág. y Re Pág. permiten cambiar de extensión.

Pulsando ALT B permite la búsqueda de una extensión.

RETURN y CTRL permite ir al siguiente campo.

CTRL permite ir al campo anterior.

Inicio permite ir al primer registro.

Fin permite ir al último registro.


Descripción de los campos asociados a las extensiones

-> Es un campo de información adicional, puede por ejemplo poner el número de planta, cama, etc. Es un campo alfanumérico.

C.S. Categoría de salida (1-A) Se utilizan 2 dígitos, el primer dígito indica la categoría cuándo está programado el servicio DIURNO, el segundo servicio NOCTURNO.

Tasa Tipo de tasa aplicada a cada paso: A, B, C, D ó E. La programación del valor y comportamiento de las diferentes tasas se realiza en el módulo de programaciones generales.

R.S. Room Status . Es un código numérico que nos indica el estado de la habitación o despacho, o alguna información acerca de ellos o sus ocupantes. El significado de cada código, lo decide el propietario de la central, aunque normalmente un 1 indica habitación ocupada, 0 habitación libre.

M.M. Sistema de marcación multifrecuencia Si o No

Créd. Crédito telefónico en pesetas. Solo permite efectuar llamadas por el importe total introducido. Cuando se agota el crédito se corta la llamada. Existe la posibilidad de permitir que el cliente acabe la última llamada Si introduce asteriscos indica que no hay límite de llamadas.

Idioma Idioma del usuario de la extensión. Esto permite que el mensaje que envía el servicio de avisos sea en el idioma del usuario.

Dep. Departamento al que pertenece dicha extensión.

Nom. Asoc. Nombre de la persona o personas a la que está asociada la extensión.

Observaciones. Campo para el almacenamiento de mensajes de hasta 150 caracteres. Cuando se escribe un mensaje, la central DCNet iluminará en los teléfonos preparados al efecto con LED de aviso, para constancia de la existencia de mensaje.

2.2 Visualizar Permite visualizar los campos relativos a cada extensión, se utilizan las mismas teclas que en la opción anterior. Pulsando SHIFT F4, se borrará el campo de observaciones

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2.3 Cambios por campo Esta opción permite realizar cambios, sobre la base de datos de las extensiones, según unos criterios de búsqueda.

Las columnas de campos izquierda y central permiten seleccionar los criterios de búsqueda, la columna de la derecha permite introducir los nuevos valores para las extensiones que cumplan las condiciones de búsqueda. Ej. Si deseamos cambiar todas las extensiones con Tasa A por Tasa C en los campos de búsqueda Tasa escribiremos A y en el campo de modificación escribiremos C, para iniciar los cambios pulsaremos la tecla. Escribir mensaje

Permite dejar un mensaje sobre una extensión. Esta opción indicará a la DCNet que la extensión tiene mensaje, e iluminará el LED del teléfono de la extensión. Se deberá teclear posteriormente Av. Pag

Cuando el usuario del teléfono encuentra el LED encendido y llama a operadora, ésta observará automáticamente una ventana con el mensaje asociado a la extensión.

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Capítulo

33 Tarificación En el disco duro del PC, se almacenan todos los datos relativos a las llamadas salientes cursadas por la central DCNet:

• Extensión que ha realizado la llamada

• Departamento asignado

• Enlace por el que se hizo la llamada.

• Número marcado

• Duración

• Coste

• Pasos

• Fecha y hora

• Operador

Un completo menú de opciones facilita el análisis de esta información. Al pulsar la tecla F2 la pantalla presenta una ventana como esta.


3.1 Búsquedas Esta opción permite realizar búsquedas de llamadas por uno o varios criterios, enviando el resultado de la búsqueda a una ventana o hacia la impresora. Al seleccionar esta opción nos aparece el siguiente submenú.

La opción Seleccionar parámetros permite introducir los criterios de búsqueda.

La opción Configurar listado permite definir hacia donde se envían los datos encontrados, si se muestran los datos en detalle o resumidos, si se borran los datos encontrados, y la base de datos de la que deseamos extraer la información..

Para un listado completo pulse Ι sin seleccionar los parámetros.

Seleccionar parámetros.

Supongamos que se desean imprimir aquellas llamadas efectuadas en el mes de enero de 1999 con un coste entre 50 y 500 ptas. la figura muestra

donde debemos introducir los datos.

Posteriormente : Pulsar tecla ESC. Seleccionar Configurar listado. Seleccionar Impresora. Pulsar tecla ESC. Seleccionar Inicio listado. El sistema iniciará la búsqueda de las llamadas en segundo plano, mientras usted puede seguir gestionando la posición de operadora. Al finalizar la búsqueda, el sistema imprimirá por la impresora programada el resultado de la misma. Si la impresora no estuviese conectada, el sistema le informará de la anomalía en la ventana de incidencias.

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Ejemplo de listado detallado de tarificación

Ejemplo de listado resumido de tarificación

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3.2 Gestión de clientes Esta opción nos permite acceder a las facilidades propias de las Altas y Bajas de las habitaciones.

Si deseamos cambiar la fecha de salida prevista de un cliente, deberá pulsar la tecla Μ.

La opción Entrada de cliente, permite dar crédito telefónico a una extensión o grupo de extensiones, asignar el idioma correspondiente al huésped de la habitación, nombre asociado, etc.

La opción Salida de cliente, permite dar de baja una extensión o grupo de extensiones, el sistema buscará las llamadas de la extensión o grupo de extensiones y emitirá una factura. Al mismo tiempo cerrará el crédito telefónico, modificará el room status al valor preprogramado y borrará los despertadores que pudieran tener

programados.

La opción de cambio de habitación, permite hacer un cambio de huésped de una habitación a otra, el sistema traspasará las llamadas efectuadas a la habitación destino.

MUY IMPORTANTE: Se recomienda al usuario, que periódicamente actualice la información de las Bases de Datos, borrando la información que ha perdido interés. Con ello el funcionamiento de la aplicación gana agilidad y rapidez.

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3.3 Turnos La gestión de turnos permite el control de las llamadas realizadas por las extensiones en un periodo de tiempo.

Nos permitirá visualizar los totales en pantalla, o sacar un report por impresora.

La ventana de turnos permite ver los importes globales de las llamadas de su periodo, para ello organiza la información en cinco categorías:

• Habitaciones.

• Cabinas

• Servicios internos

• Servicios externos

• Códigos

Cuando se almacena una llamada, el sistema analiza el tipo de servicio programado para esa extensión, incrementando adecuadamente el total del tipo correspondiente.

El sistema de búsquedas permite sacar listados de las llamadas realizadas dentro del turno, permitiendo seleccionar rangos de extensiones, horas, costes, etc.

La ventana de turnos, muestra también los totales de llamadas cobradas, facturadas y gastos, dependiendo como se haya programado el sistema, se considerarán llamadas cobradas todas aquellas realizadas por cabinas y las llamadas pertenecientes a una habitación dada de baja (Check-out). Las llamadas consideradas como gastos son normalmente las realizadas por extensiones que no son ni habitaciones ni cabinas, tales como las extensiones de administración, contabilidad, etc.

El turno se relaciona con un usuario responsable, al que se asociarán las llamadas de ese turno. Para realizar un cambio de turno, pulse las teclas Αlt + X, le aparecerá una pantalla solicitando el nuevo usuario responsable del turno, para ello introduzca el número de usuario y la contraseña, después de introducir los datos, el sistema a cambiado el turno, cuando vuelva a entrar en el programa, observará que el turno a sido incrementado y los totales han sido iniciados a cero.

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3.4 Master

El master permite la visualización y búsqueda de los turnos existentes en el sistema.

Al seleccionar la opción master, el sistema muestra una ventana que nos permitirá:

• Visualizar los datos de todos los turnos almacenados en el master.

• Lanzar un report a la impresora con los totales del master.

• Cerrar el master. Esta opción inicia el master poniendo los totales a cero, para ello cierra además el turno actual y abre un nuevo turno con el mismo usuario responsable del turno.

3.5 Cobros La base de datos de cobros, permite realizar listados, de todas aquellas llamadas, que se hayan cobrado, esto engloba las llamadas, que en la tasa tengan el parámetro de cobro automático, las llamadas de un checkout, y las llamadas cobradas manualmente. La forma de sacar un listado de la base de datos de cobros, se realiza desde el menú de búsquedas, seleccionando como base de datos la de cobros.

3.6 Facturación Desde esta opción podemos acceder a las facturas emitidas desde la gestión de clientes. Permitiendo sacar la copia de una factura, o buscar las facturas emitidas por el nombre del cliente, DNI o entre un rango de fechas. Es posible también sacar una copia de un ticket.

La opción imputar ticket a hab, permite que el total de un ticket, se cargue al crédito de una habitación.

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Capítulo

44 Despertador automático A la hora programada, el Sistema realiza una llamada hacia la extensión que ha solicitado el servicio. Al descolgar ésta, recibe música de cortesía y opcionalmente un mensaje indicando que se trata del “servicio de despertador automático DCNet” en el idioma definido para la extensión.

La programación de un servicio de despertador se cumplimenta en una central DCNet realizando varios intentos durante 5 o 6 minutos, enviando timbre de llamada durante 40 segundos en cada uno de ellos. Una vez transcurrido este tiempo y tanto si se efectúa con éxito la operación, como en el caso de que no se conteste la llamada, se transfiere información al respecto a la posición de operadora y se da por cancelada la programación del despertador.

Los mensajes recibidos en la operadora se reflejan en la ventana de incidencias y se pueden imprimir si se ha programado tal servicio por decisión del operador de la centralita.

Programar despertador. Permite dar de alta un despertador por extensión hora o grupo.

Dar de baja. Permite anular un despertador de una extensión en concreto.

Visualizar. Permite ver el estado de despertador de una extensión.

Borrar todos. Anula todos los despertadores de la central.

Las siguientes dos opciones facilitan el mantenimiento del sistema:

Actualizar datos. Borra los datos del histórico de despertadores y deja únicamente las programaciones actuales.

Ticket. Activa o desactiva la impresión de un ticket de acuso de recibo que indicará si se despertó o no la extensión.

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Capítulo

55 Agenda electrónica Contiene fichas de datos de aquellas personas, empresas, entidades, etc. con las cuales se va a mantener una relación más continuada.

Con el uso de la Agenda Electrónica se pueden efectuar llamadas hacia la calle, y hacia las extensiones de la central. La forma de introducir los datos y de gestionarlas es muy sencilla.

En las fichas de la Agenda se incluyen campos para anotar observaciones, números de teléfono externos, números de extensión interna, así como un Número de Agenda interna (de 10 a 99 o de 100 a 999) que conformarán los números de la Marcación Abreviada General, que será accesible para todas aquellas extensiones que lo tengan permitido.

La búsqueda se hará por el campo del nombre y puede encontrar subcadenas dentro de la totalidad del nombre.

En la siguiente ventana vemos los campos antes comentados, a la hora de hacer una alta de agenda.

En las fichas de la Agenda los campos ext1 y ext2 indican las extensiones donde localizar a la persona asociada

El único campo obligatorio es el del teléfono (al menos uno) o extensión (al menos una). Si no se introducen la agenda pierde su utilidad, aunque no provoca anomalías en el sistema.

5.1 Operativa de la marcación automática

Pulsando "F5" se abre una ventana con una línea punteada en la que se puede anotar el nombre de la persona, o empresa a la que se quiere llamar. Es posible introducir el nombre completo o bien parte del mismo


para que automáticamente aparezca en la ventana una lista de nombres con el cursor posicionado en uno de ellos (si ha escrito el nombre completo y sólo hay uno, aparecerá en éste).

El cursor puede desplazarse arriba y abajo para elegir la ficha deseada y, una vez posicionado, el cursor a derecha e izquierda permite elegir entre los diferentes números que hayan sido anotados en la ficha. Una vez elegido al pulsar <RETURN> se efectúa la llamada al número que se visualice.

Como cada ficha dispone de dos números de teléfono y dos extensiones se puede seleccionar uno/a u otro/a a través de los cursores horizontales.

El número llamado aparece en la ventana 1, junto con las opciones oportunas, y su tratamiento a partir de este instante es idéntico al de una marcación manual.

Si está activada la ventana Información de extensión, tanto al llamar a través de la Agenda Electrónica como al marcar manualmente un número que esté incluido en la misma, se visualizará en la

ventana de mensajes toda la ficha correspondiente.

5.2 Altas de registros

Para insertar registros en la agenda debe pulsa la tecla INS y aparecerá la pantalla adjunta.

Deberá introducir el nombre asociado y posteriormente rellenar los campos de la ficha que se consideren de interés. De todos los campos que componen la ficha de la Agenda son operativos (teléfono 1, teléfono 2, ext1 y ext2 y número de orden), el resto son únicamente informativos

Teléfono 1 y 2 y ext. 1 y 2 podrán ser accedidos directamente por el operador a través del nombre asociado.

Número de orden (entre 10 y 99) define únicamente el número "Teléfono 1" como integrante de la marcación abreviada general,

Debe tener en cuenta que la Agenda Electrónica permite programar más de una ficha con el mismo nombre asociado, para que sea posible almacenar más datos para un mismo nombre de búsqueda.

5.3 Baja y modificación de registros La operativa de borrado de registros es sencilla, pulse F5 para entrar en la agenda, introduzca el nombre a buscar, le aparecerá una lista ordenada por nombre, y el cursor sobre el registro solicitado, podrá eliminar el registro sobre el que se encuentra situado pulsando la tecla SUPR, si lo que desea es modificar el registro, pulse la tecla ESPACIO, le aparecerá la ventana de edición de campos.

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Capítulo

66 Gestión de Códigos de Usuario Los códigos de usuario, es un sistema que permite distinguir llamadas efectuadas desde un mismo teléfono por varios usuarios, y posteriormente tarificarlas de forma separada.

Cada individuo tendrá un código de tarjeta personal que deberá marcar en el teléfono para obtener línea exterior, dicha información se le facilitará mediante un ticket con la explicación correspondiente cuando se le de el Alta.

Los códigos que maneja internamente la posición de operadora son distintos a los códigos de la tarjeta del cliente :

Código de Tarjeta : Es el código que lleva el ticket o la tarjeta que se entrega al cliente. Existen dos tipos, códigos cortos y códigos largos.

Los códigos cortos suelen tener 2 cifras y son válidos únicamente desde una determinada extensión.

Los códigos largos suelen tener 4 cifras y son válidos desde cualquier extensión de la central o de un determinado departamento. A los códigos largos se les puede añadir un password adicional para mayor seguridad en el sistema.

Código de usuario : Es un código que utiliza internamente la operadora para trabajar. Nunca estará repetido y tendrá un máximo de 9 cifras. Cuando se da un alta de código para extensión, al ser un código de tarjeta corto, el código de usuario se formará del siguiente modo: '0'+'NºdeExtensión'+'Código corto'. Cuando se da un alta de código largo (maestro o de departamento), el código de usuario se formará del siguiente modo: '1'+'Código largo'.

Cuando pulsamos la tecla F8 códigos nos aparecen las siguientes opciones:

En la Agenda F8 habrá que hacer las búsquedas mediante el código de usuario, aunque al igual que en la F5 se pueden buscar subcadenas del código, y por tanto podríamos encontrarlos también conociendo únicamente el código de tarjeta.

Para que una extensión pueda funcionar mediante códigos se ha de programar como tal en los atributos de extensiones en el LINI.

Podrá llamar internamente, programar servicios, etc. pero solo podrá llamar al exterior mediante un código y que además le quede crédito a dicho código.


6.1 Alta de código de usuario Existen tres tipos de altas : de Extensión , Departamento, Maestro:

( Recuerde que para poder utilizar un código de usuario la extensión debe estar programada para que trabaje por código, sino desde dicha extensión se podrá llamar libremente con la única restricción de la categoría de salida de la extensión. )

Las altas de extensión dan un código que únicamente es válido desde dicha extensión. Por tanto ES OBLIGATORIO introducir el campo de extensión. El idioma, categoría de salida, tasa, y el crédito salen con un valor por defecto, pero podemos modificarlo.

El campo de código de tarjeta solo debemos rellenarlo cuando deseemos dar el alta con un número de código concreto. Si dejamos el campo vacío el sistema asignará un código por defecto.

La ventana que nos aparece al dar un alta de extensión es la siguiente :

Ejemplo de como se llamará al exterior si tenemos un código de extensión:

(Recuerde que el código de extensión es corto)

Supongamos que se da el alta con el código de tarjeta 56, y queremos llamar al Nº de teléfono 933231551.

- Marcaremos 00 para tono de marcación de código corto. - Marcaremos el código de tarjeta 56. Si el código de tarjeta es válido y tiene crédito obtendremos tono de la calle. - Por marcaremos el Nº de teléfono 933231551. ( Si queremos podemos marcar todo seguido : 0056933231551 )

Las altas de departamento dan un código que únicamente es válido si la extensión de código desde la que se llama pertenece a dicho departamento. Por tanto ES OBLIGATORIO introducir el campo de departamento. El idioma, categoría de salida, tasa, y el crédito salen con un valor por defecto, pero podemos modificarlo.


El campo del password es opcional si se rellena se deberá marcar el password después del código de tarjeta. La longitud del password es variable y tiene un máximo de 4 cifras.

La ventana que aparece al dar un alta de código para un departamento es la siguiente :

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Con las flechas hacia arriba y hacia abajo seleccionaremos el departamento deseado. Para que aparezcan los nombres de los departamentos recuerde que deben estar programados en el programa LINI. Sino únicamente aparecen los números de departamento.

Ejemplo de como se llamará al exterior si se tiene un código de departamento:

Supongamos que se da el alta con el código de tarjeta 0134, con password adicional por ejemplo de 2 cifras (para que no sea muy largo) 45, y queremos llamar al Nº de teléfono 933231551.

- Marcaremos 01 para tono de marcación de código largo. - Marcaremos el código de tarjeta 0134. - Marcaremos el password 45. Si el código de tarjeta y el password son validos y el código tiene crédito

obtendremos tono exterior. - Por último marcaremos el Nº de teléfono 933231551. ( Si queremos podemos marcar todo seguido : 01013445933231551 ).

Las altas de código maestro dan un código que es válido desde cualquier extensión de códigos de la central. El idioma, categoría de salida, tasa, y el crédito salen con un valor por defecto, pero podemos modificarlo.


La ventana que aparece cuando damos de alta un código maestro es la siguiente :

Ejemplo de como se llamará al exterior si se tiene un código de departamento:

Supongamos que se da el alta con el código de tarjeta 4513, con password adicional por ejemplo de 4 cifras (para mayor seguridad) 9887 y queremos llamar al Nº de teléfono 933231551.

- Marcaremos 01 para tono de marcación de código largo. - Marcaremos el código de tarjeta 4513. - Marcaremos el password 9887. Si el código de tarjeta y el password son validos y tiene crédito obtendremos tono del exterior. - Por último marcaremos el Nº de teléfono 933231551. ( Si queremos podemos marcar todo seguido : 0145139887933231551 ).

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6.2 Baja de Código de usuario Para dar de baja una ficha se introduce el código de usuario, (no el código de tarjeta).

Una vez introducido el código si es correcto lo borra y ya no podrá llamar al exterior. Si el código no se encuentra porque lo hemos introducido mal o solo hemos introducido el código de tarjeta dará un mensaje diciendo que no lo ha encontrado.

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6.3 Modificación de un Código de usuario Al entrar en la opción de modificar aparece la ficha del primer código que existe en la agenda F8.

Puede moverse por la agenda mediante los botones de la parte inferior de la ventana o mediante las teclas: 'AvPág', 'RePág', 'Inicio', 'Fin' o la letra 'B' para buscar un código de usuario.

Para modificar los parámetros nos moveremos campo a campo mediante la tecla Intro modificando los campos que deseemos. Si disponemos de ratón podemos posicionarnos directamente en el campo que se desea modificar.

Puede ocurrir que un determinado usuario no tenga acceso a alguno o a ninguno de los campos. Esto dependerá de los privilegios permitidos cuando se dio de alta como usuario.

6.4 Visualizar Código de usuario La ventana de visualización es idéntica a la de modificación con la diferencia de que no podemos entrar a los campos. Al igual que antes puede moverse por la agenda mediante los botones de la parte inferior de la ventana o mediante las teclas: 'AvPág', 'RePág', 'Inicio', 'Fin' o la letra 'B' para buscar un número de código concreto.

En esta ventana en particular podemos ver que se trata de un código corto pues empieza por cero. Podemos ver que está asociado a la extensión 234, ( por tanto es un código de extensión) y que el código de tarjeta es el 10,

También vemos que a este código ya se le acabó el crédito y por tanto no podrá llamar a la calle hasta que se le ponga crédito nuevamente mediante la opción de Modificación.

Podemos ver también otros campos de la ficha como son: La tasa que se le aplicará en sus llamadas, la categoría de salida, etc.…

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M A N U A L O P E R A D O R A F U N C I O N E S A C C E S O R I A S

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Capítulo

77 Funciones accesorias El sistema ofrece como se mencionó anteriormente funciones variadas para facilitar la operativa y gestión de los usuarios.

7.1 Supresión del audio del microteléfono Pulsando la tecla F4, el sistema anula el audio del microteléfono, el sistema indicará esta situación sombreando en negro la opción F4 de la barra de tareas.

7.2 Conmutación a ventana operativa Cuando se están realizando operaciones de agenda, despertador, listados, etc. y se debe atender una llamada entrante o cualquier opción de la ventana operativa, no es necesario abandonar completamente la función utilizada. Pulsando la tecla F6 se conmutará entre la ventana operativa y la actual.

7.3 Repetición del último número marcado La operadora mantiene memorizado el último número marcado hacia el exterior. Si desea repetir la marcación, deberá pulsar F7. Si no existe ningún número almacenado, el sistema presenta uno por defecto.

7.4 Supresión del timbre de recepción de llamadas Pulsando la tecla F9, el sistema desactivará el timbre que suena cuando entra una llamada a la posición de operadora.

7.5 Avance del papel de la impresora Pulsando la tecla SHIFT F1, el papel de la impresora 1 avanzará una línea hacia arriba, pulsando la tecla SHIFT F2 realizará la misma operación sobre la impresora 2.

M A N U A L O P E R A D O R A M E N U G E N E R A L

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Capítulo

88 Menú general A través de la tecla F10, se puede acceder a un menú de opciones que permiten el manejo de las ventanas, cambio de las propiedades de la pantalla, efectuar listados, etc.

8.1 Opciones Al seleccionar esta opción el sistema muestra un submenú que permite hacer modificaciones de las propiedades de la pantalla.

Ventanas. Permite realizar operaciones con la ventana activa, tales como cerrar la ventana, mover la ventana, etc.

Tamaño pantalla. Permite cambiar el formato de la pantalla entre el modo expandido y el modo normal.

Colores. Permite seleccionar entre varias paletas de colores que varían las tonalidades de pantalla y de las ventanas.


8.2 Listados Permite realizar listados de los datos almacenados en la base de datos del sistema.

Extensiones

Al seleccionar esta opción el sistema abre un cuadro de diálogo que permite realizar búsquedas multicriterio en la base de datos de atributos de las extensiones.

Ejemplo.

Supongamos que se desea realizar una búsqueda de todas las extensiones que tienen tasa C.

Se deben introducir en los campos Tasa la tasa a buscar, en este caso sería C.

Pulsar la tecla Ι para enviar la búsqueda a la impresora, o pulsar Π para que sea enviada a una ventana de la pantalla.

Despertadores

Permite realizar un listado del estado del sistema de despertadores, mostrando las programaciones de cada extensión, si se despertó o no se despertó a la hora programada, etc.

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Agenda

Permite realizar un listado de la agenda electrónica.

Marcación abreviada por nombre

Permite realizar un listado de aquellos registros de la agenda electrónica que son utilizados por la central como números de marcación abreviada para las extensiones, ordenando los registros por el nombre asociado.

Marcación abreviada por número

Permite realizar un listado de aquellos registros de la agenda electrónica que son utilizados por la central como números de marcación abreviada para las extensiones, ordenando los registros por el código de marcación abreviada.

Altas de habitaciones

Permite realizar un listado de aquellas extensiones que en ese momento están dadas de alta.

Repetir último listado

Permite realizar una copia del último listado enviado hacia la impresora.

Copia factura

Permite realizar una copia de la última factura emitida para una habitación. El sistema guarda la última factura emitida de cada habitación, conservándola hasta que se realice una nueva factura que reemplace la copia existente.

Al seleccionar la opción, el sistema muestra un cuadro de diálogo solicitando el número de habitación de la que se desea sacar la copia.

En el anexo se pueden ver muestras de los listados descritos.

Sistema

Al seleccionar esta opción el sistema muestra la pantalla adjunta.

Diurno. Indica a la central que las llamadas entrantes serán atendidas por la operadora.

Nocturno. Indica a la central que las llamadas entrantes deben ser enviadas al grupo de nocturno.

Reducido. Enviar las llamadas entrantes al grupo reducido.

Servicio de bloques. Envía a la central la nueva distribución de grupos de entrada y de salida.

Hora y fecha. A través de esta opción podemos variar la hora y la fecha de la central.

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Programaciones

Al seleccionar esta opción el sistema muestra un submenú como el de la pantalla adjunta.

Programar. Permite incorporar servicios de Hotline a operadora y No molesten a las extensiones.

Anular. Permite dar de baja servicios de Hotline, Followme, etc.

Visualizar. Permite ver los servicios programados de una extensión.

Búsquedas. Permite activar la búsqueda por nombre y número o sólo por nombre en la ventana de operativa.

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M A N U A L O P E R A D O R A A N E X O S

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Capítulo

99 Teclas del sistema

Se utiliza para volver atrás una pantalla en los menús.

Para anular una orden de impresión se deberá pulsar simultáneamente las teclas "CONTROL" y "Z", se visualizará durante un segundo el mensaje "Abortada la impresión".

Este comando deberá utilizarse tantas veces como ficheros de impresión queramos anular.

Las llamadas entrantes por enlaces pueden ser atendidas por un preatendedor automático al pulsar la Barra de espacio. La persona que llama recibirá un mensaje de bienvenida invitándole a esperar y a continuación música de espera hasta que sea atendida por la operadora

Envío de la programación a la central

Todos los datos de la configuración de la central requeridos para el funcionamiento normal se encuentran almacenados en el disco duro de la operadora desde la puesta en marcha de la central. Allí se encuentran los datos de cada extensión, de los enlaces, de la numeración abreviada y todo aquello que es específico a esta instalación.

Esta base de datos se actualiza con las modificaciones que pueda ocasionalmente hacer el Servicio de Asistencia Técnica o la operadora misma como se verá en otros capítulos de este manual.

El contenido de esta base de datos se envía automáticamente hacia la central cuando es necesario: al arrancar la central después de un fallo de alimentación, o cuando se efectúan programaciones sobre las extensiones o enlaces.

En algún caso puede ser necesario proceder a un envío manual del contenido de esta base de datos. Para esto existe una operación que se hace desde la operadora e inicia el envío de la programación.

Esta operación consiste en pulsar simultáneamente las teclas Control e Inicio y luego de soltarlas pulsar también simultáneamente SHIFT y F9

CTRL INICIO + SHIFT F9 Envía los datos de programación a la central.

Una vez iniciada, esta operación tarda en completarse algunos segundos


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Capítulo

1010 Requisitos del sistema

Requisitos hardware mínimos recomendados

• Pentium 100Mhz ó compatible

• 4 Megabytes de RAM

• Disco duro mínimo 80 Mb

• Disquetera 3,5”

• Tarjeta gráfica VGA

• Monitor monocromo o color

• Impresora paralelo 80 columnas

• Tarjeta de comunicaciones TDO (marca LADEL,S.A)

• Puerto RS232 para integración informática

• Tarjeta módem 2400 o superior

Requisitos software mínimos recomendados

• Versión MS-DOS 5.0 o superior


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Capítulo

1111 Sistema de archivos En la figura adjunta se pude observar la distribucion de directorios del sistema.

Esta distribución de directorios debe ser respetada, la estructura puede estar dentro de otros directorios, y el nombre del directorio DCNet puede ser modificado.

FICHPATH.SYS Fichero que indica al programa donde debe buscar los datos, debe estar en el directorio DCNet.

CNFDCNET.XXX Fichero de configuración para cada operadora, XXX indica el número de operadora (Ej. OP 1 sería CNFDCNET.001)

ANALISIS.EXE Programa que permite visualizar las incidencias ocurridas.

LINI.EXE Accede a las programaciones de la central.

OPERADOR.EXE Programa ejecutable de Operadora DCNet.

EPROM.ROM Guarda la configuración de la central.

Directorio PRG

*.CFG Fichero de configuraciones generales.

*.EXT Fichero programación extensiones

*.ENL Fichero programación enlaces

*.OPE Fichero programación operadoras

*.GRP Fichero programación grupos de entrada

*.C2M Fichero grupos cabecera 2Mb

*.C2R Fichero grupos cabecera 2Mb

*.NER Fichero números especiales con retención

*.CNF Configuraciones de la central

*.TEL Fichero agenda electrónica

*.MAB Fichero de marcación abreviada

*.TCT Fichero tarifas tarificación calculada.

*.CFL Fichero de configuración de listados


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Capítulo

1212 Ejemplos de listados


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