MANEJO DEL CAMBIO EN LAS ORGANIZACIONES Y SU APRENDIZAJE

ORGANIZACIÓN Y METODOS Ing. Tania Pineda

El Cambio

• El criterio popular de los pueblos coinciden que la mejor forma de sobrevivir es adaptarse a los cambios.

• Los administradores advierten que el futuro de las organizaciones depende de su capacidad para el manejo del cambio

• El cambio tiene la condición de ser: Persistente, dominante y una condición permanente de todas las organizaciones

El camino del cambio organizacional

• En muchos casos las organizaciones entran en el proceso de cambio a expensas de perdidas al corto plazo a cambio de beneficios a largo plazo. Ejem: Diversificación de productos, compra de maquinarias, diseño del layout, apertura de sucursales y centros de distribución, etc.

Métodos del manejo del cambio

Manejo del cambio mediante el poder

Manejo del cambio a través de la razón

Manejo del cambio por medio de la

Reeducación

La aplicació

n del poder

•Implica coerción•Los administradores ejercen el poder a través de del control de recompensas y sanciones•Pueden determinar las condiciones del empleo (promoción y desarrollo)• la aplicación de poder manifiesta liderazgo autocrático •El poder no es un buen método para producir cambio

Manejo del cambio mediante el poder

Manejo del cambio a través de la Razón

El empleo

de la Razón

•Se basa en difundir la información antes de realizar los cambios•La suposición es que la Razón prevalecerá y los participantes harán la elección correcta•Tiene un enfoque Utópico•Pero las organizaciones deben entender que existen también las motivaciones y necesidades individuales •Las organizaciones son unidades sociales y de trabajo por lo que la razón no es suficiente para producir cambios

Manejo del cambio por medio de la Reeducación

La Reeducación

•Implica un conjunto particulares de actividades que reconocen que ni el poder ni la razón producen el cambio que se desea•Se entiende como la esencia del desarrollo organizacional

Principios de Aprendizaje y de Cambio• Antes de implementar programas de cambio en las

organizaciones se debe trabajar en – Motivación– Reforzamiento– Retroalimentación

Principio 1 DESCONGELAR EL VIEJO APRENDIZAJERequiere de personas que deseen aprender nuevas formas de pensar y actuar; DESCONGELAR implica o se relaciona con la RESISTENCIA AL CAMBIO. El administrador debe socializar las razones del cambio

Principio 2 EL MOVIMIENTO HACIA UN NUEVO APRENDIZAJERequiere capacitación, demostración y atribución de facultades. Mediante la capacitación y la demostración de lo apropiado de esta, los empleados asumen comportamientos accesiblesEstos comportamientos deben ser enseñados de forma sensible y cuidadosa.El reforzamiento ( a través de recompensas positivas) debe ocurrir cuando recién acaba la capacitación

Principio 3 EL COMPORTAMIENTO APRENDIDO SE CONGELAMediante la aplicación del reforzamiento y la retroalimentación se afianza el conocimiento,Las personas responden al estimulo positivo, la información y sentimientos positivos.

El efecto contrario incluye el castigo por una acción inadecuada. El castigo disminuye la probabilidad de hacer lo mismo en otra ocasión.

Agentes de cambio

• Es un interventor que aporta una perspectiva diferente a una situación y desafía el estado de las cosas.

• Una intervención es ingresar a una organización o a una situación actual entre personas y/o departamentos, con el propósito de ayudarles a aumentar su eficacia. En las organizaciones se

Agentes de cambio Externos

• Son empleados temporales de la organización ya que solo se comprometen durante el proceso de cambio.

• Pueden venir de diferentes entidades: universidades, empresas de consultoría y agencias de capacitación.

• El agente cambio es un consultor privado que tiene la capacidad y la experiencia en las necesidades y requerimientos que la organización debe cambiar o mejorar.

Agente de cambio Interno

• Es un individuo que trabaja para la organización y que sabe algo acerca de sus problemas.

• Este agente de cambio comúnmente es un administrador o ejecutivo recién designado a un área que tiene un historial de mal desempeño por lo que tiene expectativas de que es necesario hacer cambios importantes.

Agentes de cambio Externos-Internos

• Esta forma de trabajar con consultores externos y personal interno intenta desarrollar programas de mejoramiento de la calidad

• Intentan utilizar los recursos y conocimientos base de ambos tipos de agentes.

• Ambos agentes sirven como punta de lanza para implementar una fuerza de cambio.

• La combinación externa-interna tiene la capacidad para comunicarse y desarrollar una relación positiva que reduce la resistencia al cambio.

RESISTENCIA AL CAMBIO• ¿Por qué la gente se resiste al cambio?– Por parte de los empleados se define como una

reacción o respuesta de comportamiento o emocional a amenazas reales o percibidas que conlleva el cambio en el trabajo cotidiano.

– Esto es inevitable, es un fenómeno muy conocido por los administradores. Por lo que a mayor magnitud de cambio mayor resistencia al cambio.

– Tiene manifestaciones como una resignación pasiva hasta un sabotaje deliberado.

Razones por las cuales las personas se Resisten al Cambio

•Las personas tienen temor a perder algo que valoran•Los individuos temen perder poder, recursos, libertad para tomar decisiones, amistades, prestigio, etc.•Las personas piensan en si mismos, la organización y los intereses de los compañeros no son prioritarios.

Egoísmo Intoleran

te

•Los individuos no entienden las razones por las que necesitan el cambio, y cuales son sus implicaciones •La confianza entre la persona que inicia el cambio y el individuo que afectado es importante para no malinterpretar la intención y las consecuencias del cambio.

Malos entendidos y

Falta de Confianza

•Como las personas ven los cambios desde varios puntos de vista (su intención, posibles consecuencias y efecto personal) estos evalúan la situación de formas diferentes.•Ejem. La administración piensa que la conexión inalámbrica de las computadoras es benéfica para el trabajo, y otros pueden pensar que esta es una señal que la empresa quiere que los empleados estén conectados las 24 horas del día

Diferentes Evaluacio

nes

•Las personas temen al cambio porque piensan que no podrán desarrollar nuevas habilidades para desempeñarse bien•Los empleados están consientes de la necesidad del cambio pero son emocionalmente incapaces de hacer la transición.•Ejemplo: los empleados consideran que sustituir los espacios de oficinas privadas a cubículos como disminución de la privacidad individual

Baja tolerancia al cambio

CUADRO DE METODOS PARA REDUCIR LA RESISTENCIA AL CAMBIO

MATERIAL PROPORCIONADOAlgunas acciones para reducir la

resistencia al cambio.

MODELO DE 7 ETAPAS PARA EL MANEJO DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL

1. Fuerzas para el Cambio• Las fuerzas económicas, se refieren a cuando la

competencia introduce nuevos productos, mas publicidad, mejoran servicio al cliente, bajan los precios.

• La Tecnología, nuevas maquinas y procesos han evolucionado la cantidad de productos fabricados y distribuidos.

• Los cambios sociales y políticos, las comunicaciones sofistica dadas y los mercados globales hacen que los administradores estén pendientes de los gobiernos porque a un mediano plazo estos son los que influyen directamente en el destino de las empresas.

FUERZAS AMBIENTALES

• Problemas de proceso: falta de toma de decisiones, comunicaciones de cortocircuito, las tareas no se terminan porque la persona no se entero,

• Problemas de Comunicación: entregas tarde de pedidos a clientes, no se procesan las quejas, no se archivan facturas, o falta de pagos a los proveedores.

• Baja moral, ausentismo, rotación, son problemas de comportamiento que deben ser diagnosticados y abordados.

FUERZAS INTERNAS

2.Diagnostico del ProblemaFormas de presentar datos

Los datos se analizan por un grupo de administradores

Los agentes de cambio pueden presentar sus observaciones

Las acciones apropiadas necesariamente son precedidas por un diagnostico de los síntomas de los problemas

¿Cuál es la mejor forma de hacer un Diagnostico

Se deben hacer varias preguntas de

cuestionamiento

• ¿Cuál es el problema de acuerdo con los síntomas del mismo?

• ¿Qué debe cambiarse para resolver el problema?

• ¿Qué resultados (objetivos) se esperan del cambio y como se medirán?

La mejor forma de responder lo anterior…..

• Se obtienen de la información que se encuentra en el sistema de la empresa.

• También se puede obtener info apropiada de la creación de comités.

• Las reuniones de administradores proporcionan variados puntos de vista que son examinados a fondo

• Las entrevistas al personal clave es buen método para recolectar información (encuesta de actitud)

El proceso de recolección de datos se puede lograr por medio de 5 métodos para el acopio de información para el diagnostico1. Los datos de cuestionarios se pueden obtener de grandes

números de personas2. Las observaciones directas pueden ser tomadas del

comportamiento real en el lugar de trabajo.3. Puede entrevistarse a individuos seleccionados en puestos

clave4. Se pueden organizar talleres con grupos para explorar

percepciones diferentes del problema5. Se puede examinar los documentos y registros de la

organización para obtener información de archivo y actual.

3. INTERVENCIONES ALTERNATIVAS Intervención es una acción especifica o

programa realizado para enfocar el proceso de cambio en objetivos específicos.

PROFUNDIDAD Y ENFOQUE REQUERIDOSe refiere al alcance e intensidad de los

esfuerzos del cambio organizacional. Los cambios planeados estructuralRediseño de puestos Cambios a

organizaciones planas o modulares, puestos combinados, etc

ConductualMejoramiento de habilidades modificación del conocimiento y

aprendizaje, construcción de equipos

TecnológicoIncluye computadoras Intranets, infraestructura, IT, materiales, automatización de procesos

El iceberg organizacional

ORGANICACION FORMAL

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Componentes Formales : son los públicamente observables, racionales y orientados a las consideraciones estructurales

Componentes Informales: están ocultos, son afectivos y están orientados al proceso social/psicológico y de consideraciones de comportamiento

COMPONETES FORMALES

COMPONENTES INFORMALES

Definiciones y descripciones de puesto

Base de división en Depto.,

Tramos de control y niveles jerárquicos,

Misión y visión, fijación de metas y objetivos de la empresa

Políticas y practicas operativas

Políticas y practicas de recursos humanos

Mediciones de eficacia y eficiencia

Puntos de vista personales

Patrones de relaciones interpersonales

Sentimientos y normas de grupo

Percepciones de confianza, apertura y comportamientos de toma de riesgos

Relaciones afectivas entre administradores y subordinados

Mediciones de eficacia de satisfacción y desarrollo.

CAMBIO DE COMPORTAMIENTOS

CAMBIO ESTRUCTURAL

4. TECNICAS DE CAMBIO

ALTERNATIVO

A

CAMBIO ESTRUCTURAL

CAMBIO EN LA NATURALEZA DE LOS

PUESTOS

CAMBIOS EN LAS BASES PARA LA CLASIFICACION

DEPARTAMENTAL

CAMBIO EN LAS RELACIONES ENTRE

PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE

LINEA

CAMBIO DE COMPORTAMIENTO

CONSTRUCCION DE EQUIPOS

CAPACITACION EN LA DIVERSIDAD

B

LA CAPACITACION EN LA DIVERSIDAD ENFATIZA

EL PROCESO NO EL CONTENIDO

LO EMOCIONAL NO LO CONCEPTUAL

C. CAMBIO TECNOLOGICO

• El cambio tecnológico que incluye computadoras es implementado por la mayoría de organizaciones.

• En las empresas las computadoras controlan gran parte de los procesos, como son: el manejo de materiales, pruebas de calidad, ensamblado, etc.

• Algunas cias. Han creado Sistemas de Manufactura Flexibles; donde producen productos en forma casi automática, lo que significa que desde el diseño hasta la entrega de la unidad no es tocada por las manos humanas

Para hacer cambios Tecnologicos• Los trabajadores deben ser hábiles, para

manejar la responsabilidad del equipo• Los miembros del equipo deben entender

el equipo para poder supervisarlo, corregir problemas

Capacitación de los

empleados

• El sistema de pago de las empresas es por el grado de conocimiento.

compensación

•Como los procesos son mas automáticos los empleados tienen mas libertad que los que trabajan bajo el régimen de línea•El énfasis del administrador cambia de supervisor y el control a las instrucciones y asesoría

Estilo administrativ

o

D. CONDICIONAMIENTO APRECIATIVO

• Método que se enfoca en oportunidades positivas o potenciales. Apreciar significa valorar.

• El concepto cuestionamiento se refiere al análisis sistemático y a la apertura del descubrimiento.

• El cuestionamiento apreciativo: proceso de cambio organizacional que se enfoca al diagnostico y presentación de características positivas del cambio, del proceso y de los resultados.

CUATRO ETAPAS DEL CUESTIONAMIENTO APRECIATIVO

ETAPA DEL DESCUBRIMIENTO• Identifi

car todo lo que se considera mejor de “lo que es”

ETAPA DE SUEÑOS

• Pensar acerca de cuales son las “posibilidades”

ETAPA DE DISEÑO

• Discutir y analizar lo que “debe” ser

REDUCCION DE TAMAÑO

ATRIBUCION DE FACULTADES

TRABAJO A DISTANCIA

HORARIO FLEXIBLE

E. TENDENCIAS DEL CAMBIO

ORGANIZACIONAL

5. RECONOCER LAS CONDICIONES LIMITANTES

CONDICIONES DE LA

INTERVENCION

CLIMA DE LIDERAZGO

LA ORGANIZACIÓN FORMALLA CULTURA

ORGANIZACIONAL

Filosofía, políticas, estructura,

sistemas, control

Naturaleza del ambiente ,

estilo y practicas

administrativas

Sistema dominante de valores, creencias, y normas que pueden

alentar o no la eficacia

7 SUPERAR LAS CONDICIONES LIMITANTES

INTERVENCION

EXITOSA

CLIMA DE LIDERAZGO

ORGANIZACIÓN FORMAL CULTURA

ORGANIZACIONAL