Manejo Del Proceso Admnistrativo1

MANEJO DEL PROCESO ADMNISTRATIVO

MARCO CONCEPTUAL DE ADMINISTRACIÓN

CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN

“Una Ciencia compuesta de principios , técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograrEn los organismos sociales”

Wilburg Jimenez Castro


“Es la coordinación de hombres y recursos materiales para la consecución de objetivos organizacionales, lo que se logra por medio de cuatro elementos: 1) Dirección hacia objetivos, 2) a través de gente, 3) mediante técnicas y 4) dentro de una organización.”

Fremont E. Kast


"Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente"

V. Clushkov


"Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados“

Guzmán Valdivia


"Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de , para lograr un propósito dado"

E. F. L. Brech


"Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana”

J. D. Mooney:


"Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular“

Peterson and Plowman:


“La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes“

Koontz and O'Donnell


"Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno"

G. P. Terry


"El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa“

F. Tannenbaum :


“Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar“

Henry Fayol


"Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito"

F. Morstein Marx


"Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes"

F.M. Fernández Escalante:


"Es un conjunto de sistemas de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social“

A. Reyes Ponce

ANÁLISIS DEL CONCEPTO

Cada una de las anteriores definiciones , si las analizamos con detalle, nos llevará a penetrar en la verdadera naturaleza de la administración y a sus propiedades distintivas. Como tales, las definiciones son validas para toda clase de administración (Privada, Publica, Mixta, etc.), y para toda especie de organismo(industriales, comerciales o de servicios).

La definición breve de la Administración se puede mencionar como: “La función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros", u “Obtener resultados a través de otros".

IMPORTANCIA

La importancia de la administración se ve en que ésta imparte efectividad a los esfuerzos humanos.

•Ayuda a obtener mejor personal

•Equipo, materiales, dinero y relaciones humanas

•Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad

•El mejoramiento es su consigna constante

•Se cumplen los objetivos de la organización

ÁMBITO

La administración se aplica en todo tipo de organizaciones.

La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

El fenómeno administrativo no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter universal, lo encontramos presente en todas partes.

CARACTERÍSTICAS

Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

Su especificidad. Aunque la Administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta (v.gr.: en la empresa funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser, v.gr.: un magnífico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador.

Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos

CARACTERÍSTICAS

Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan, en distintos grados y modalidades, de la misma Administración.

La administración sigue un propósito. Una condición de la administración es un objetivo sea esté implícito o enunciado específicamente

Medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su medio ambiente.

Está asociada generalmente con los esfuerzos de un grupo. Todo organismo acciona para alcanzar determinados objetivos, los que se logran más fácilmente por medio de un grupo y no por una sola persona.

Se logra por, con y mediante lo esfuerzos de otros. Para participar en la administración se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan con y mediante los esfuerzos de otros.

CARACTERÍSTICAS

Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de áreas, etc.

Requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.

La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.

Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir administrador y propietario no son necesariamente sinónimos.

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

PRINCIPIO.- Se puede definir un principio como una declaración o verdad fundamental que proporciona una guía para el pensamiento o la acción.

Ésta declaración fundamental dice que los resultados se esperan cuando se aplica el principio.


La división del trabajo: Se hace con el objeto de PRODUCIR MAS Y MEJOR CON EL MISMO OBJETO Y ESFUERZO, nos trae como consecuencia, ESPECIALIZACIÓN DE FUNCIONES y SEPARACIÓN DE PODERES

La autoridad y responsabilidad: Es el derecho que se tiene de mandar y el poder de hacerse obedecer, esta debe acompañarse de una recompensa o castigo conocida como responsabilidad

Disciplina: Es la obediencia manifestada hacia la empresa de parte de su parte social y esta se da gracias a: A) Buenos jefes en todos los grados.

B) Juntas más claras y equitativas

C) Sanciones correctamente aplicadas.


Unidad de mando: Solamente se recibirán órdenes de un solo jefe, pues las dualidades de mando crean conflictos. Unidad de dirección: La dirección de los programas solo debe estar a cargo y ser implantadas por un solo jefe.

Subordinación de los intereses particulares del interés general: Un interés de tipo personal jamás debe anteponerse a los intereses de una empresa u organismo social.

Remuneración de personal: El pago a los empleados o parte social debe y será justa para ambas partes, esta dependerá de la voluntad del patrón y de la calidad del empleado, como se supone hasta la actualidad es un problema no resuelto.


Centralización: Aunque no se establece si es una buena o mala administración se hace por efecto natural, su objetivo es para la utilización del 100 % de las facultades de los empleados.

Jerarquía: Es el organizar correctamente el grado de orden, autoridad y responsabilidad de un individuo dentro de un organismo social.

Orden: el personal debe colocarse donde mejor se pueda aprovechar sus facultades como tal.

Equidad: Utilizada en vez de la justicia, requiere de sensatez, bondad y mucha experiencia y se refiere a la igualdad del


Estabilidad del personal: Dejar que el personal obtenga experiencia en cierto nivel y depuse si así se requiere mudarlo de ahí. Nunca antes. Iniciativa: Facultad de crear y ejecutar cierto plan para la obtención de éxito.

Unión de personal: Entre mas armonía exista dentro del personal, mejor serán los resultados para el organismo social.

FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

4.PLANIFICAR

6.ORGANIZAR

8.SUMINISTRAR Y ADMINISTRAR RECURSOS

10.GUIAR

12.CONTROLAR

ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

4.ESCUELA EMPÍRICA

6.ESCUELA TRADICIONAL

8.ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS

10.ESCUELA DE LA MEDICIÓN CUANTITATIVA

12.ESCUELA ESTRUCTURALISTA

14.ESCUELA DE TEORIA DE SISTEMAS

LA TEORIA DE SISTEMAS EN LA ADMINISTRACIÓN

“Llamamos sistema a la «suma total de partes que funcionan independientemente pero conjuntamente para lograr productos o resultados requeridos, basándose en las necesidades”. (Kaufman).

Hoy se define un sistema como «un todo estructurado de elementos, interrelacionados entre sí, organizados por la especie humana con el fin de lograr unos objetivos. Cualquier cambio o variación de cualquiera de los elementos puede determinar cambios en todo el sistema».

Los sistemas en los que interviene la especie humana como elemento constitutivo, sociedad, educación, comunicación, etc., suelen considerarse sistemas abiertos. Son sistemas cerrados aquellos en los que fundamentalmente los elementos son mecánicos, electrónicos o cibernéticos.


El enfoque sistemático Es un tipo de proceso lógico que se aplica para resolver problemas y comprende las siguientes seis etapas clásicas:

5.Identificación del problema6.Determinar alternativas de solución 7.Seleccionar una alternativa 8.Puesta en práctica de la alternativa seleccionada 9.Determinar la eficiencia de la realización y 10.Revisar cuando sea necesario cualquiera de las etapas del proceso.


Elementos que componen un Sistema:

3.Entradas:

Son los elementos de que el sistema puede disponer para su propio provecho.

2. Salidas:

Son los objetivos resueltos del sistema; lo que éste se propone, ya conseguido.

3. Proceso:

Lo forman las «partes» del sistema, los «actos específicos». Para determinarlos es necesario precisar las misiones, tareas y actividades que el sistema debe realizar para lograr el producto deseado.


• Misiones:

«Elementos principales» que se deben realizar para lograr los resultados del sistema.

• Funciones:

Los «elementos» que deben hacerse para realizar cada una de las misiones. .

• Tareas:

Las «actividades» que deben hacerse para realizar cada una de las funciones.


4. Ambiente:

Comprende todo aquello que, estando «fuera» del control del sistema, determina cómo opera el mismo. El sistema no puede hacer nada con respecto a sus características o su comportamiento.

5. Retroalimentación:

Abarca la información que se brinda a partir del desempeño del producto, la cual permite cuando ha ocurrido una desviación del plan, determinar por qué se produjo y los ajustes que sería recomendable hacer.


Sistema Cerrado:

Utilización de una minicadena para disfrutar de la música

Una persona tiene deseos de oír determinada música. La elección proviene de su entorno, de su cultura, de su formación y de la necesidad ambiental que en ese momento posea. Al entorno cultural, social, medioambiental en el que se desarrolla un hecho le llamamos ambiente o contexto del sistema

Esa persona debe elegir el disco compacto que necesite e introducirlo en la minicadena. Son entradas del sistema, ya que sin ellas, sin la información que aportan, es imposible que el sistema se ponga en marcha.


Darle a la tecla de inicio y comenzar el funcionamiento interno de la minicadena, es el proceso, en el que se incluye todo el procedimiento técnico que hace que puedan producirse unos resultados.

El sonido que proviene de los altavoces, son las salidas o resultados del sistema.

Si la música está alta o baja de volumen, y hay que intervenir para ponerla a gusto de la persona, se desarrolla mediante mecanismos de retroalimentación.


Sistemas Abierto:

Se llaman sistemas abiertos a todas las estructuras, en las que intervienen seres humanos o sus sociedades, y que tienen íntima relación con el medio o ambiente en el que están inmersos.

El medio incide en el sistema, y el sistema revierte sus productos en el ambiente. Ambos se condicionan mutuamente y dependen unos de otros. Para que exista un sistema, debe encontrarse siempre un sistema superior.

Todos los sistemas forman parte, como subsistemas, de otros sistemas de rango más elevado. El medio ambiente, el ambiente en sí o el contexto, es el conjunto de todos los objetos que puedan influir o tengan capacidad de influencia en la operatividad de un sistema. El contexto es por ello un sistema superior, suprasistema, que engloba a otros sistemas, influye en ellos y los determina, y al mismo tiempo es influido por el sistema del que es superior.


El medio ambiente o contexto

Estamos en clase, en un curso de Formación Profesional Ocupacional. Los alumnos acceden voluntarios a formarse, cada uno de ellos por causas e intereses diferentes, expectativas distintas y tal vez, incluso, de profesiones y ambientes dispares. Pues bien, todos ellos provienen de un ambiente, cada cual del suyo, y al mismo tiempo con características muy similares, ya que todos son producto de una civilización occidental, ven la misma televisión, se han educado en escuelas similares y con un sistema muy parecido…

El contexto individual ha marcado diferentemente a los alumnos, y al mismo tiempo el contexto social los puede tener homogeneizados, por lo menos en parte.


Las entradas del sistema

Los alumnos ya han entrado en un sistema, que a su vez depende del sistema educativo general, y del sistema cultural de nuestro país. Existen otras entradas, no menos importantes, como son el programa del curso, los objetivos del mismo, los medios y recursos, las capacidades del profesor, el ánimo o motivaciones inmediatas de los alumnos, etc.

El funcionamiento o proceso del sistema

La clase ha comenzado. Estamos en pleno proceso de trabajo. En el momento de la sesión de clase, se deben poner en funcionamiento todos los mecanismos necesarios


Los resultados, o salidas, del sistema

A los resultados, o lo que es lo mismo, a los objetivos logrados o no del sistema les llamamos «salidas» o acciones resultantes de la fenomenología sistémica.En la acción formativa de que hablamos, las salidas son los actos o aprendizajes y cambios de conducta, previstos por profesores y alumnos para el desarrollo de determinada acción formativa.El resultado del sistema se envía al medio. El alumno aporta a su acervo cultural, a la sociedad o a su ámbito familiar los aprendizajes que le ha proporcionado el sistema.

En la sesión de clase, las salidas o productos pueden ser la misma participación de los alumnos, los aprendizajes inmediatos o el interés por la tarea que se está realizando.


La Retroalimentación (feedback) y la evaluación continua

Uno de los pilares fundamentales de cualquier sistema es el feedback. Si hubiera que traducirlo literalmente, retroalimentación. No es fácil, ya que en castellano, se utiliza de muchas formas, retroacción, información de retorno...

En terminologías de enseñanza, es lo más parecido a lo que llamamos evaluación continua, es decir, recepción o aceptación de la información que proviene de cualquiera de los elementos del sistema, con el fin de rectificar lo que no se ajusta a los objetivos o procedimientos y mantener, mejorando, lo que es correcto.

Hasta aquí se nos presenta el enfoque sistemático como un tipo de proceso lógico que se aplica para identificar y resolver problemas


Características principales de un sistema

Teleología

La teleología, (del gr. teloj, fin, y logía, ciencia, es la doctrina de las causas finales). En la teoría general de sistemas se refiere a toda orientación que cualquier sistema abierto posee con respecto a sus procesos. Es decir, que cualquier proceso está encaminado a unos objetivos, a unas finalidades. Sin metas es imposible que exista un sistema.

«Si no sabes adónde vas, acabarás en otra parte», le decía el conejo a Alicia, en «Alicia en el país de las maravillas»

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Equifinalidad

Una cualidad esencial de la sistémica es la equifinalidad, del latín aequi, igual. Por equifinalidad se entiende la propiedad de conseguir por caminos muy diferentes, determinados objetivos, con independencia de las condiciones individuales que posea el sistema. «Por todas partes se va a Roma».


Ultraestabilidad y Flexibilidad Los sistemas son estables a pesar de las grandes posibilidades de cambio que poseen.

La estabilidad no supone pues ausencia de innovación o de cambio; tanto es así, que por ultraestabilidad se entiende la capacidad que poseen los sistemas abiertos de mantenerse mediante el cambio de estructura y de conducta.

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Adaptación La estabilidad exige al sistema adaptarse a circunstancias muy adversas y a tensiones que provienen del medio o de los procesos internos del propio sistema.

La tensión obliga a nuevas adaptaciones, tal como se vio al comentar la virtud de la ultraestabilidad.

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Retroacción Debido a la retroacción, los sistemas abiertos se comportan de una forma característica evitando desviaciones que pondrían en peligro su proceso teleológico.

El proceso es necesario investigarlo, analizarlo constantemente para que podamos afirmar que estamos evaluándolo de cara a su posterior enriquecimiento, mejora o puesta al día.

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Información La información es el alma del sistema. El sistema no puede funcionar sin información exterior, del medio, ni sin el trasvase de información entre sus componentes.

Importación de energía En los sistemas abiertos, las personas o grupos humanos que los forman, aportan ideas, acciones, trabajos, opiniones, cultura, que amplían la energía que puede ya tener con anterioridad el mismo sistema.


EntropíaEn sentido figurado entropía significa desorden. En la terminología de los sistemas, el desorden lleva a la muerte o desintegración del sistema.

HomeostasisSe define homeostasis, como la autorregulación de la constancia de las propiedades de otros sistemas influidos por agentes exteriores. Las características básicas del sistema tienden a mantenerse constantes en razón de las metas que la sociedad, el grupo humano o los individuos le proponen. Hay sistemas que se consideran necesarios, y perdurarán por mucho tiempo. Otros, no apoyados por razones diversas, caerán en la entropía, y por lo tanto desaparecerán.

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UNIDAD 2APLICACIÓN DE LA

MECANICA ADMINISTRATIVA

PROPÓSITO:

AL FINALIZAR LA UNIDAD EL ALUMNO APLICARÁ LAS FASES DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA, DE ACUERDO CON LAS BASES Y TÉCNICAS DE CADA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PARA SU APLICACIÓN EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA

UNIDAD 2

RESULTADO DE APRENDIZAJE:

DESCRIBIR EL PROCESO DE PLANEACIÓN DE ACUERDO A SUS TIPOS

UNIDAD 2

UNIDAD 22.1 .1 PLANEACIÓN

Concepto

Elementos

Tipos

Estratégica

Táctica

Prospectiva


Concepto:

“Planear es decidir con anticipación que hacer. Implica la selección de objetivos y el desarrollo de políticas, programas y procedimientos para lograrlos.”


Elementos:


Propósito o Misión.- Se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Objetivos o metas.- Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

Estrategias.- La adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para el cumplimiento de objetivos y metas.


Políticas.-Son planes que constituyen declaraciones o interpretaciones generales que guían o encausan el pensamiento para la toma de decisiones.

Procedimientos.- Establecer un método para el manejo de actividades futuras. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Reglas.- Describen con claridad las acciones y omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. La esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción.


Programas.-

Aquellos planes que no solamente fijan los objetivos de la secuencia de operaciones, sino principalmente, el tiempo necesario para ejecutar cada una de sus partes. Presupuestos.-

Es una formulación de los resultados esperados, expresados en términos numéricos a preparar por adelantado su presupuesto en cuanto a gastos e ingresos.


Tipos

EstratégicaSe relaciona con el período más prolongado que sea válido considerar;

TácticaConsiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización.

ProspectivaEs conocida bajo el nombre de adaptativa, interactiva, corporativa o transaccional. Lo que distingue a la planeación prospectiva es el énfasis en la formulación de los objetivos o futuro deseado y la búsqueda activa de medios para hacerlo posible.

UNIDAD 22.1 .2 FASES DE LA PLANEACIÓN

1.- Percepción de oportunidades.-

Análisis preliminar de posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y totalmente, identificar su posición a la luz de sus fortalezas y debilidades, determinar qué problemas desean resolver y por qué y especificar qué esperan ganar. 2.- Establecimiento de objetivos.-

El segundo paso es establecer objetivos para toda la empresa, y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. En los objetivos se especifican los resultados esperados y se cumplirá por medio del entrelazamiento de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.


3.- Desarrollo de premisas.-

El tercer paso lógico de la planeación es poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicable y los planes ya existentes de la compañía. 4.- Definición de cursos de acción.-

Cuáles son las alternativas más propicias y promisorias para alcanzar los objetivos propuestos. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número a fin de analizar las más promisorias.


5.- Evaluación de los cursos de acción.-

Qué alternativa dará la mejor oportunidad para alcanzar los objetivos propuestos considerando el menor costo y el mayor beneficio.

6.- Selección de un curso de acción.-

Éste es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión. 7.- Elaboración y cuantificación del plan.-

Realizar y ejecutar el plan.

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