MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL del SENATI

Actividades de mantenimiento, mejora y seguimiento del desempeño ambiental

v3. Abril 2010

Mantenimiento del SGA

OBJETIVO

Definir las actividades necesarias para mantener un sistema de gestión ambiental implementado de acuerdo a la norma ISO 14001 versión 2004 en las diversas áreas funcionales de la institución.

Mantenimiento del SGA

CONTENIDO

1. Identificación y actualización de aspectos ambientales.

2. Identificación y actualización de requisitos legales y otros requisitos.

3. Evaluación del cumplimiento legal.

4. Implementación y seguimiento a los objetivos y metas ambientales (Estándares).

5. Funciones y responsabilidades asignadas para el mantenimiento del SGA.

6. Capacitación en gestión ambiental.

7. Envío, recepción y archivo de comunicaciones internas y externas.

8. Control de documentos y registros.

9. Control operacional de las actividades desarrolladas (Ej. Residuos Sólidos).

10. Preparación y respuesta ante emergencias, ejecución de simulacros.

11. Seguimiento y medición (Monitoreos ambientales).

12. Auditorías internas y externas.

13. Tratamiento de las no conformidades (Acciones correctivas / preventivas)

¿Por qué debemos identificar los aspectos ambientales?

Porque de esta manera sabemos en que actividades de las que llevamos a cabo debemos establecer un Control Operacional que permita que dicho aspecto ambiental no se salga de control.

Identificación y actualización de aspectos ambientales.

Aspecto ambiental: Elemento o parte de las actividades, productos o servicios que pueden interactuar con el medio ambiente (Puede generar un impacto ambiental)

Actividad

Aspecto ambiental Ruido

Aspecto ambiental

Humos / Emisiones

Ruido Ambiental: Medido fuera del

perímetro del área.

Identificación y actualización de aspectos ambientales.

¿Cómo identificar los aspectos ambientales?

Realizando un recorrido por todos los ambientes del área (Sede zonal o CFP), tanto en aquellos ambientes propios a las actividades de la institución como en aquellos ambientes que de alguna manera prestan servicios de soporte (Fotocopiados, comedor, vigilancia, zona de almacenamiento de residuos, almacenes de productos de limpieza, etc.)

Los servicios contratados como por ejemplo algún tipo de mantenimiento, instalación, obra civil o similar generan aspectos ambientales temporales que DEBEN ser identificados, evaluados y controlados oportunamente.

¿Cuándo debemos actualizar los aspectos ambientales?

La actualización se debe realizar cuando aparezcan nuevos requisitos legales o cuando las condiciones de operación en las actividades puedan generar nuevos aspectos ambientales sin controles operacionales definidos (Se incluyen las tareas o actividades temporales). En la actualidad, se cuenta con un nuevo modelo de matriz de identificación de aspectos ambientales (Acap. 16 SEN DIRS 01), el plazo para adecuarse a dicha matriz es septiembre de 2010.

Identificación y actualización de aspectos ambientales.

En forma regular la actualización de los aspectos ambientales debe realizarse cada 2 años.

¿Por qué debemos identificar los requisitos legales?

La identificación de los requisitos legales y otros requisitos asumidos por la institución nos permite conocer cuales son los requerimientos en materia ambiental y de seguridad y salud ocupacional están vigentes y son aplicables a nuestras actividades.

La identificación de requisitos legales ambientales sirven de guía para realizar nuestras actividades de acuerdo a los lineamientos que establecen y permiten mejorar el desempeño ambiental de la institución.

Identificación y actualización de requisitos legales y otros requisitos.

La medición de los niveles de ruido perimetral es el resultado del cumplimiento de una norma legal vigente que establece limites permisibles en cuanto a la generación de ruido ambiental.

¿Cómo identificar los requisitos legales u otros requisitos?

La identificación de requisitos legales se realiza mediante la consulta directa a los municipios u otras instancias locales en donde se encuentre ubicada la Sede zonal o CFP.

Algunos requisitos pueden tener un carácter no legal, como por ejemplo aquellos que se decidan asumir de mutuo acuerdo con alguna parte interesada (Comunidad, empresa, ONG, asociación civil, etc.).

Identificación y actualización de requisitos legales y otros requisitos.

Es recomendable establecer contacto con las dependencias responsables de la emisión de estos requisitos y establecer un canal de comunicación efectiva a través del correo electrónico.

El acápite 17 de la SEN DIRS 01 ha

cambiado, verificar y adecuar los

cambios.

¿Por qué actualizar los requisitos legales u otros requisitos?

La actualización resulta importante porque nos permite no caer por omisión o desconocimiento en algún incumplimiento legal, lo cual podría traer consecuencias (multas o sanciones) para la imagen de la institución.

La frecuencia del reporte de haber realizado las consultas a los municipios es trimestral y este debe ser comunicado a los responsables del sistema de gestión ambiental y de seguridad y salud ocupacional.

Identificación y actualización de requisitos legales y otros requisitos.

El reporte a los responsables del sistema de gestión puede realizarse a través de un correo electrónico, no es necesario emitir un memorando y mucho menos su envío físico.

El acápite 17 de la SEN DIRS 01 ha

cambiado, verificar y adecuar los

cambios.

¿Por qué evaluar el cumplimiento legal y otros requisitos?

Como ya se mencionó anteriormente, cumplir con las normativas legales es importante porque permite mejorar el desempeño ambiental institucional.

Es por eso que una evaluación periódica de los requisitos legales identificados nos dará una lectura del nivel de cumplimiento de dichos requisitos.

Para realizar esta evaluación es necesario que se conozca anticipadamente cuales son los requisitos legales aplicables a las actividades de la sede zonal o CFP.

Evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos

La lista vigente de requisitos legales y otros requisitos está disponible en la intranet, en ella se encuentran requisitos de aplicación tanto nacional como regional y municipal.

¿Cómo evaluar el cumplimiento legal y otros requisitos?

A través de una matriz que resuma el detalle del cumplimiento que cada requisito establezca. En esta matriz se debe responder si se cumple o no con el punto específico que establece el requisito.

Un ejemplo es el tema de la disposición de residuos peligrosos a través de empresas autorizadas, este es un requisito establecido en el “reglamento de la ley general de residuos sólidos” que tiene un alcance nacional.

La frecuencia establecida para reportar las evaluaciones es semestral y debe ser enviada a los responsables del sistema de gestión correspondiente.

Evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos

La evaluación del cumplimiento legal y de otros requisitos debe ser lo mas verás posible a fin de tomar de manera adecuada las acciones correctivas correspondientes.

¿Qué hacer ante incumplimiento de requisitos?

Una vez realizada la evaluación se deben identificar las causas por las cuales no se cumplió alguno de los requisitos establecidos. Luego, establecer las acciones correspondientes que permitan llegar al nivel de cumplimiento adecuado.

Un ejemplo de incumplimiento legal puede ser el obtenido al evaluar los gases de combustión de vehículos y detectar que se encuentran por encima de los límites establecidos. En estos casos se deben establecer las acciones técnicas y/o de gestión que permitan alcanzar los niveles adecuados.

Evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos

La evaluación del cumplimiento legal y los resultados obtenidos son permanentemente revisados durante las auditorias externas.

El acápite 10 de la SEN DIRS 01 ha

cambiado, verificar y adecuar los

cambios.

¿Por qué se establecen objetivos y metas ambientales?

El establecimiento de objetivos y metas permite la mejora continua del desempeño ambiental de la institución ya que estos toman en cuenta los aspectos ambientales significativos, los requisitos legales, la política de gestión y el principio de prevención de la contaminación.

El planteamiento de objetivos relacionados al uso racional de recursos como el agua, energía eléctrica y papel representan un claro ejemplo de coherencia con lo anteriormente expuesto.

Implementación y seguimiento a los objetivos y metas ambientales

Los objetivos ambientales buscan mejorar nuestro desempeño ambiental y a la vez contribuir a una utilización racional de los recursos que redunde en evitar desperdicios, prevenir la contaminación y reducir costos ($).

El uso no racional, léase desperdicios y malos usos del papel, genera indirectamente una mayor demanda en cuanto a materias primas (celulosa), energía, uso de blanqueadores y vertimientos de grandes cantidades de aguas residuales (Efluentes ácidos).

¿Cómo y cuando se establecen los objetivos y metas?

Generalmente, los objetivos y metas ambientales se establecen a finales de año para ser desarrollados durante el año siguiente.

Estos objetivos son propuestos y definidos a través del comité nacional de gestión y obedecen a los lineamientos establecidos en la Misión, Visión y en la Política Institucional del SENATI.

Para el año en curso y en base a la comunicación enviada por el Director Nacional, los objetivos de uso racional de recursos (Agua, energía eléctrica y papel) pasan a ser estándares que deben ser mantenidos y reportados.

Implementación y seguimiento a los objetivos y metas ambientales

Resulta importante remitir al responsable del sistema de gestión ambiental la información relacionada a los avances en el cumplimiento de objetivos, a fin de facilitar el seguimiento de los mismos.

¿Qué acciones se debe realizar a nivel de Sede Zonal, CFP, UFP?

Los objetivos y metas son planteados a través de un cronograma genérico (Programa de gestión) el cual contiene acciones concretas que permitan lograr el objetivo planteado.

En resumen, cada área debe definir actividades y programar su ejecución, teniendo en cuenta que el objetivo y la meta deben ser cumplidos en los plazos y con los recursos asignados.

Implementación y seguimiento a los objetivos y metas ambientales

Cada meta tiene un indicador específico (Ejm. Kw-h / participante) el cual debe ser conocido por los miembros de los comités de gestión de cada zonal o UO, ya que de esta manera podrán saber efectivamente si están cumpliendo o no con las metas propuestas.

¿Cómo hacer seguimiento y reportar los avances?

El seguimiento se debe realizar en dos aspectos:

Al objetivo: Siguiendo las actividades de los cronogramas y asegurar su cumplimiento oportuno.

A la meta: Teniendo los datos actualizados y relacionándolos a fin de obtener el indicador definido para esa meta específica (Ej. Millares de papel utilizado / N° de trabajadores).

El reporte de los avances se refiere básicamente al envío de los indicadores al responsable del sistema de gestión ambiental. La frecuencia de envío es semestral.

Implementación y seguimiento a los objetivos y metas ambientales

El orden y sistematización de los datos que se manejen para el reporte de avances es muy importante ya que de lo contrario, el envío de reportes se tornará complejo y tedioso.

Esto es aplicable a todos los objetivos

en general.

¿Quiénes son responsables del mantenimiento del SGA?

La responsabilidad directa del mantenimiento del SGA es del Director Zonal y/o Jefe de CFP, quien deberá formar un equipo de colaboradores (Comité de gestión) con los cuales se apoyará a través de la asignación de tareas concretas relacionadas al SGA.

Deberá haber una persona responsable de la actualización de las matrices de aspectos ambientales, evaluación de requisitos legales, inspecciones de seguridad, programación de simulacros, objetivos y metas, planes de capacitación, etc. que directamente le reporta al Director Zonal o Jefe de CFP.

Funciones y responsabilidades asignadas para el mantenimiento del SGA.

Estas funciones asignadas abarcan el seguimiento y verificación de las acciones correctivas planteadas a raíz de las No Conformidades y hallazgos encontrados en las auditorias tanto internas como externas.

¿Quiénes deben ser capacitados y sobre qué temas?

Todas aquellas personas cuyas actividades puedan generar o generen aspectos ambientales deberán recibir la información necesaria para mantener y aplicar los controles necesarios a fin de prevenir la ocurrencia de impactos ambientales.

Los temas ambientales contemplan aquellos relacionados a temas genéricos (Ej. Calentamiento global, capa de ozono, contaminación del aire, etc.) y específicos (Ej. Manejo de residuos, compostaje, uso racional de recursos, simulacros, etc.)

Capacitación

Se debe capacitar al equipo de colaboradores en temas relacionados a la gestión ambiental. Asimismo, en caso hubiera algún cambio en los miembros de los equipos formados, considerar la adecuada inducción en el tema ambiental.

¿A qué tipo de comunicaciones se hace referencia?

Aquellas comunicaciones recibidas de las partes interesadas deben ser analizadas, respondidas y archivadas oportunamente.

Las comunicaciones de relevancia en este punto, son aquellas que de una manera directa o indirecta tienen que ver con el desempeño ambiental de la institución, sus aspectos ambientales, los requisitos legales u otros requisitos, los objetivos y metas, el manejo de residuos, etc.

Comunicaciones internas y externas

En lo posible, las comunicaciones deben realizarse utilizando los medios electrónicos (e-mail). Erradiquemos la cultura del uso innecesario del papel. Usemos la impresión solo cuando sea estrictamente necesario.

Partes interesadas: Vecinos, Alumnos,

Trabajadores, Municipios, Ministerios, etc.

¿Por qué un sistema de gestión debe estar bien documentado?

Los sistemas de gestión utilizan los documentos y registros como medio de evidenciar que se “hace” lo que se “dice” que se hace. Es por eso que parte importante de un sistema de gestión es el mantener una sistematización del control documentario y de los registros.

Es muy importante saber que las versiones vigentes de los documentos del sistema integrado de gestión son los que se encuentran en la intranet del SENATI.

Control de documentos y registros

El control documentario y de registros no implica imprimirlos todos y mantenerlos archivados. Es perfectamente válido tener documentos y registros en medio magnéticos o electrónicos y presentarlos de esa manera a quienes lo soliciten.

¿Qué hacer para controlar adecuadamente los documentos y registros?

Algunas de las acciones que podemos realizar para llevar un control adecuado de los documentos son:

- Utilizar los documentos vigentes (Intranet del SENATI).

- Contar con las listas maestras del control documentario.

- Establecer responsabilidades directas sobre la gestión documentaria.

- Evitar utilizar los documentos de otros CFP.

- No llenar registros solo por cumplir con los procedimientos.

- No imprimir sin justificación aparente.

Control de documentos y registros

Los registros y la forma como se llevan, son indicadores de cómo se tiene implementado un sistema de gestión. Si los registros se llevan adecuadamente los auditores tienen una idea de la manera en que se mantiene el sistema en la sede zonal o CFP auditada.

¿Qué se entiende por control operacional en un sistema de gestión ambiental?

Cómo vimos anteriormente cuando hablamos de la importancia de identificar los aspectos ambientales, decíamos que esta identificación permite implementar los controles operacionales en aquellas actividades que impactan al ambiente.

Estos controles tienen un carácter preventivo, es decir no son correctivos ni correctores sino netamente preventivos.

Algunos ejemplos son:

- Uso de silenciadores en motores.

- Instrucción de manejo de residuos (SEN IO 05).

- Instrucción para el uso racional del agua y la energía (SEN IO 03).

- Realización de simulacros (SEN IO 04).

Control operacional

Los controles operacionales se deben garantizar tanto para personal propio del SENATI como para aquellos contratistas o servicios que realicen actividades para el SENATI, ya sean temporales o permanentes.

¿Cómo y cuando aplicamos los controles operacionales?

Antes de su aplicación se deben difundir / comunicar a todo aquel que realice actividades que generen aspectos ambientales, sobretodo aquellos que resultan significativos en la sede zonal, CFP, UFP o área.

Estos controles se deben aplicar antes, durante y después de realizar las actividades diarias.

Todos, sin darnos cuenta, aplicamos diariamente controles operacionales. Ej. Al colocar correctamente y donde corresponde un residuo generado en nuestra oficina, vía publica o taller.

Control operacional

Si apareciera una actividad nueva dentro de nuestra rutina, esta debe evaluarse a fin de establecer un control operacional adecuado a las características de dicha actividad. Puede darse el caso, de que una actividad ya conocida se replique en un nuevo ambiente, si esto fuera así se debe proceder de la misma manera.

¿Cómo se plantea la respuesta ante emergencias?

El sistema de gestión ambiental, plantea que se debe estar preparado ante eventuales situaciones de emergencias que provoquen impactos ambientales. Para esto, lo primero que debe hacerse es la identificación de estas situaciones de emergencias.

Estas situaciones de emergencia tendrán un correspondiente “plan” en el cual se detallan las actividades necesarias para minimizar y controlar la situación de emergencia presentada.

Respuesta ante emergencias

Durante las inspecciones de seguridad se debe realizar la identificación de las situaciones de emergencias que serán consideradas para la elaboración de los PLANES DE RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS (PRE)

¿Quiénes actúan frente a una situación de emergencia?

Para ordenar la actuación frente a una situación de emergencia, se deben establecer brigadas las cuales son las llamadas a organizarse en caso ocurra una emergencia real.

Las brigadas se conforman para cumplir diferentes funciones: Evacuar, atender heridos, apagar incendios, controlar derrames, etc.

Estas brigadas efectúan ensayos periódicos de los respectivos planes a través de los simulacros.

Respuesta ante emergencias

Se debe proveer de formación y entrenamiento adecuado a los miembros de las brigadas a fin de que su desempeño como tal sea óptimo y se logre reducir al máximo las perdidas producidas en una emergencia real.

¿A qué debe hacerse seguimiento y medición?

Básicamente, las acciones de seguimiento y medición se realizan a la generación de ruido perimetral, emisión de gases de los vehículos, generación de residuos sólidos y generación de aguas residuales o desagües (Donde sea aplicable).

Para realizar estas actividades es importante que los equipos de seguimiento y medición se encuentren debidamente calibrados, tanto si son instrumentos propios como de terceros.

Es importante, mantener los registros tanto de las mediciones como de los certificados de calibración de equipos y de los informes que se tuvieran (En caso sean realizados por terceros).

Seguimiento y medición

La frecuencia de seguimiento y medición será semestral, a excepción de la medición de ruido perimetral que se realizará anualmente.

¿Qué es una auditoría (a un sistema de gestión)?

Una auditoría es un proceso ordenado de inspección de los elementos de un sistema de gestión (calidad, ambiental y/o seguridad y salud).

En palabras sencillas los auditores verifican que lo establecido en el sistema se haga tal como se ha definido que se va a hacer.

Para ello y en el transcurso de la auditoría, los auditores van recopilando evidencias e información que les ayude a cumplir con el objetivo principal de una auditoría.

Auditorías internas y externas

Las auditorías evalúan el grado de conformidad con el cual se cumple lo establecido en las normas ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001. Los documentos propios del SENATI responden a dichas normas.

¿Qué rol cumplen los auditores?

Lejos de la imagen que muchas veces la palabra auditor representa, el auditor debe ejercer un rol de facilitador para la identificación de oportunidades de mejora en nuestro sistema de gestión.

Si bien es cierto el auditor recopila evidencia de las desviaciones encontradas, también debe registrar elementos positivos que permitan la mejora continua.

No se debe calificar como bueno o malo a un auditor por la cantidad de desviaciones o no conformidades detectadas. En temas de auditorías, la parte cuantitativa no es mas relevante que la parte cualitativa.

Auditorías internas y externas

Los auditores deben centrar sus esfuerzos en detectar tanto las desviaciones a los requisitos del sistema como los aspectos positivos de la gestión del área. Asimismo, la calidad de sus observaciones es mucho mas importante que la cantidad de las mismas.

¿Para qué sirven las auditorías?

Como se ha mencionado, las auditorías deben servirnos como un indicador de cual es el grado de control que tenemos sobre nuestro sistema de gestión, es decir, es un termómetro que nos da una idea del nivel de cumplimiento de lo establecido.

Depende de nuestra actitud y receptividad ante las auditorías para poder aprovecharlas en su real dimensión y sacarle el mejor provecho al conocimiento y experiencia de los auditores.

Auditorías internas y externas

Durante la auditoría, el auditor no debe reparar en detalles que no sean relevantes y no aporten valor al desempeño global del sistema de gestión, ni tampoco perder el horizonte del objetivo de la auditoría o querer examinar todos los documentos y registros, la auditoría se realiza por muestreos diversos del sistema.

Es importante prepararse para una auditoría, en el sentido de que se tengan ubicados y ordenados los documentos de soporte, esto facilita el desarrollo de la auditoría y proyecta una buena imagen de nuestra gestión.

¿Cómo manejar las desviaciones detectadas?

Como auditor, las desviaciones detectadas deben ser agrupadas a fin de facilitar el manejo por parte del auditado. Estas deben ser conversadas con el auditado a fin de que la esencia de las mismas sean comprendidas claramente. Recordemos que una No conformidad malinterpretada es probable que provoque que la acción correctiva definida no sea la correcta y no corrija la causa raíz.

Como auditado, las desviaciones detectadas por el auditor deben ser tomadas como oportunidades de mejora y deben ser analizadas con detenimiento para facilitar la detección de la causa raíz y la correspondiente acción correctiva / preventiva.

Tratamiento de no conformidades

Es importante registrar y completar el reporte de acciones correctivas y enviarlo a los responsables del sistema de gestión.

Las acciones correctivas deben obedecer a un análisis completo de la causas raíz, es mucho mas provechoso si se definen en equipo ya que esto permite el involucramiento de todos.

¿Cómo evitamos incurrir en las mismas fallas?

Es común que algunas desviaciones detectadas en una auditoría se corrijan rápidamente, pero que la efectividad de dichas acciones no perdura en el tiempo lo cual hace muy probable que la misma desviación sea detectada en auditorías sucesivas, incluso por los mismos auditores.

Es recomendable que las acciones correctivas que se implementen involucren y sean de conocimiento de las personas afectadas. Adicionalmente, estas acciones deben ser comprendidas y aceptadas de común acuerdo, de lo contrario, se asumirán compromisos por obligación y no por convicción.

Resulta igualmente importante realizar seguimientos continuos a las acciones implementadas a fin de garantizar su efectividad. Recordemos que todo a nuestro alrededor está en constante cambio y la realidad de hoy puede ser diferente a la de mañana.

Tratamiento de no conformidades

Esta presentación ha recopilado aquellos requisitos de la norma ISO 14001 y los ha detallado teniendo en cuenta su aplicación dentro del marco del sistema integrado de gestión del SENATI.

Comentarios finales

Es importante que los elementos explicados a lo largo de la presentación estén claros tanto desde el punto de vista conceptual como aplicativo.

Se han colocado al pie de cada diapositiva notas que intentan subrayar o reforzar las ideas expuestas en cada titulo, por lo cual es importante leerlas cuantas veces sea necesario.

Hemos terminado y estamos seguros que esta información contribuirá a comprender mejor los elementos del SGA....

Autor: Ing. Christian Torres, Responsable del Sistema de Gestión Ambiental – e-mail: ttorres@senati.edu.pe