Manual Administrativo de Procedimientos de Bienes …...PROPIEDAD O POR REPOSICIÓN DE BIENES...

Manual Administrativo de

Procedimientos de Bienes

Muebles e Inmuebles

Dirección General

6014

Agosto 2018 • ;z w ' • • , •

!'> } • • •• ": • , , 'l:...

Dirección de Administración

COMERI Comité de Mejora flegulatoria Interna

15 AGO 2018

APROBADO

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA PÚBLICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

REV. 03 CONTENIDO

15/08/2018

CODIGO DESCRIPCION LN-6014-MAP-GE-01 GENERALIDADES

PROCEDIMIENTOS

CODIGO DESCRIPCION LN-6014-MAP-PO-O 1 PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA y

REGISTRO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES ADQUIRIDOS A TRAVÉS DE PEDIDOS O CONTRATOS

LN-6014-MAP-P0-02 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL y

ELABORACIÓN DE AFECTACIONES (TRASPASOS) DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES

LN-6014-MAP-P0-03 PROCEDIMIENTO PARA TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES QUE HAN DEJADO DE SER ÚTILES PARA LA ENTIDAD

LN-6014-MAP-P0-04 PROCEDIMIENTO PARA TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES POR ROBO O EXTRAVIO

LN-6014-MAP-P0-05 PROCEDIMIENTO DE CIERRE MENSUAL DE LA SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

LN-6014-MAP-P0-06 PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA y

REGISTRO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES NO REGISTRADOS EN EL INVENTARIO (POR ACTA DE INDUDABLE PROPIEDAD O POR REPOSICIÓN DE BIENES MUEBLES ROBADOS O EXTRAVIADOS)

REV 02

REV. 03

02

02

02

02

02

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZO

LN-6014-MAP-HC-01

Página 1 de 5

FECHA 15/08/2018

FECHA 15/08/2018

15/08/2018

15/08/2018

15/08/2018

15/08/2018

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1 MANUAL RE

1 i1sA

ESTATUS

ESTATUS REESTRUCTURADO

REESTRUCTURADO

REESTRUCTURADO

REESTRUCTURADO

REESTRUCTURADO

@ 01.R Js CTURADO

GISTRADO EN 1

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NOMBRE C.P. GERARDO CASTRO ING. ANTONIO R. GUERRERO C.P. JOSÉ ALONSO GAR€ÍA J�l�fflANCISCO JAVIER

VIVAS FERNÁNDEZ SALAZAR 1� �G.AARILl::0 i3RlTQ ,-

PUESTO SUBGERENTE DE GERENTE DE RECURSOS DIRECTOR DE SúB@i�OO&Be-EMPLEO ALMACENES E INVENTARIOS .aA.TCr"\IA,I r-r, ADMJN�CIÓN

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/! v' •Subgerente de Empleo, encargado del despacho de la Gerencia de Orga ación y Desarrollo de Personal, de conform1dat on el of1c10 DA/1165/2018, del 14 de septiembre de 2018.

COMERI Ccmité d!! lv.ejora Reg11latoria Interna

'I 5 AGl.l 2018

APROBADO


REV. LN-6014-MAP-HC-01

15/08/2018 Página 2 de 5

CODIGO DESCRIPCION REV. FECHA ESTATUS

LN-6014-MAP-P0-07 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CANCELADO BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES EN EL SISTEMA INFORMÁTICO - MÓDULO ACTIVO FIJO

LN-6014-MAP-P0-08 PROCEDIMIENTO PARA LA DESIGNACION O 02 15/08/2018 SUSTITUCIÓN DE MONITORES TITULARES

REESTRUCTURADO

Y/O SUPLENTES EN LAS DIFERENTES ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA ENTIDAD

LN-6014-MAP-P0-09 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL y 02 15/08/2018 RESGUARDO DEL INVENTARIO DE BIENES

REESTRUCTURADO

MUEBLES INSTRUMENTALES AFECTADOS A LAS DIFERENTES ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA ENTIDAD

LN-6014-MAP-P0-1 O PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO 02 15/08/2018 DE INVENTARIO FÍSICO DOCUMENTAL DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES

LN-6014-MAP-P0-11 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE 02 15/08/2018 BIENES MUEBLES EN LOS ALMACENES DE LA

REESTRUCTURADO

ENTIDAD

LN-6014-MAP-P0-12 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION, 02 15/08/2018 RECEPCIÓN, REGISTRO y CONTROL DE

REESTRUCTURADO

FORMAS IMPRESAS

LN-6014-MAP-P0-13 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE 02 15/08/2018 NOTAS DE ENTRADA DE BIENES MUEBLES

REESTRUCTURADO

LN-6014-MAP-P0-14 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE 02 15/08/2018 BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES Y/O DE

REESTRUCTURADO

CONSUMO EN ÁREAS DE LA ENTIDAD DISTINTAS AL ALMACÉN GENERAL O AL

1 � ALMACÉN DE MATERIA PRIMA 1 u• ,rÍ • LN-6014-MAP-P0-15 PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DE 02 15/08/20�·8 y BIENES MUEBLES DE CONSUMO

' "" ISTRADO EN

LN-6014-MAP-P0-16 PROCEDIMIENTO PARA LA DEPURACION DE 02 15/08/2018-O 2018 -iEXISTENCIAS DEL ALMACÉN GENERAL y 1 .1 .J J.f

ALMACÉN DE MATERIA PRIMA ' -- - --r.-.... 11- ' . 1 '"' '1\1

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZO l o../ ,_

.REGISTRÓ -... .- - A,-..

NOMBRE C.P. GERARDO CASTRO ING. ANTONIO R. GUERRERO C.P. JOSÉ ALONSO GARCÍA 1 . "''-�ffltANCIS� JAVJER

VIVAS FERNÁNDEZ SALAZAR 1 p t5ARRll1'o RITO

PUESTO SUBGERENTE DE GERENTE DE RECURSOS DIRECTOR D�ISTRACIÓN SUBGERENT�f��EO ALMACENES E INVENTARIOS MATFRltit ce

--- /1 --- J...�/" 1 Wyf FIRMA

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Subgerente de Empleo, encargado del despacho de la Gerencia de Org�n y Desarrollo de Personal, de conform,da6 con el of1c10 DA/1165/2018, del 14 de septiembre de 2018.

1

CO�V�ERI Comité de f\�cjora R;gui;:t:;1 ia Ir.terna

15 AGO 20'8

APROBADO


REV. LN-6014-MAP-HC-01

15/08/2018 Página 3 de 5

CODIGO DESCRIPCION REV.

LN-6014-MAP-P0-17 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL INFORME DIARIO DE ACTIVIDADES

LN-6014-MAP-P0-18 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION IRREGULAR y REGULARIZACIÓN DE

NOMBRE

PUESTO

FIRMA

PEDIDO

ELABORO

C.P. GERARDO CASTROVIVAS

SUBGERENTE DE ALMACENES E INVENTARIOS

REVISO

ING. ANTONIO R. GUERRERO FERNÁNDEZ

GERENTE DE RECURSOS

Subgerente de Empleo, e argado del despacho de la Gerencia de Or

DA/1165/2018, del 14 de septiembre de 2018.

AUTORIZO

C.P. JOSÉ ALONSOGARCIA SALAZAR

1 FECHA 1 ESTATUS

CANCELADO

CANCELADO

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[ .15 AGO 2018

CO�VIERD i.::rÍ111>1· , Naciuual. :;1 ----· # Comité de Mejora Regulatoria Interna MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS

DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

15 AGO 2018 REV. LN-6014-MAP-HC-01

APROBADO 15/08/2018 Página 4 de 5

CODIGO DESCRIPCION REV. FECHA ESTATUS

LN-6014-MAP-P0-19 PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACION 01 15/08/2018 DE LAS SOLICITUDES DE AVALÚOS y

JUSTIPRECIACIÓN DE RENTA

LN-6014-MAP-P0-20 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA 01 15/08/2018 VENTA DE MATERIAL DE DESECHO DE CANCELADO

GENERACIÓN PERIÓDICA

LN-6014-MAP-P0-21 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL 01 15/08/2018

PAGO DE CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE LOS INMUEBLES DE LOTENAL

LN-6014-MAP-P0-22 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL 01 15/08/2018 PAGO DE CONSUMO DE AGUA DE LOS INMUEBLES DE LOTENAL

LN-6014-MAP-P0-23 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE 01 15/08/2018 IMPUESTO PREDIAL DE BIENES INMUEBLES.

LN-6014-MAP-P0-24 PROCEDIMIENTO PARA LA ACEPTACIÓN DE 01 15/08/2018 BIENES INMUEBLES OFRECIDOS EN DACIÓN DE PAGO.

LN-6014-MAP-P0-25 PROCEDIMIENTO PARA LA ENAJENACIÓN 01 15/08/2018 DE BIENES INMUEBLES.

LN-6014-MAP-P0-26 PROCEDIMIENTO PARA LA AMORTIZACION 01 15/08/2018 DE GASTOS POR REPARACIÓN DE INMUEBLES A CUENTA DE RENTA

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MANUA �E -::N

---- --

15 AGO 2018 ---

ELABORO REVISÓ AUTORIZÓ

NOMBRE JUAN MARIO BEL TRAN VALLE

PUESTO

FIRMA

ING. ANTONIO R.

GUERRERO FERNÁNDEZ

GERENTE DE RECURSOS

M

C.P. JOSE ALONSOGARCÍA SALAZAR

SUBGERENTE DE EMPLEO

Subgerente de Empleo, ene rgado despacho de la Gerencia de Orga ación y Desarrollo de Personal, de conformidad

DA/1165/2018, del 14 de septiembre de 2018.

1 5 /l.GO 2G1ü

APROBADO


CODIGO 1 DESCRIPCION

LN-6014-MAP-P0-27 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE ARRENDAMIENTO.

LN-6014-MAP-P0-28 PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE ARRENDAMIENTO.

LN-6014-MAP-42-LG-01 LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN

LN-6014-LG-42-GE-01 LINEAMIENTOS GENERALES

FORMATOS

CODIGO DESCRIPCIÓN

LN-6014-MAP-F0-01 FORMATO F.36-6 "DICTAMEN TÉCNICO"

LN-6014-MAP-F 0-02 FORMATO F.36-27 "REPORTE DE SALDOS DE BIENES MUEBLES"

LN-6014-MAP-F0-03 FORMATO F.31-16 "RESGURADO PERSONAL DE BIENES MUEBLES"

LN-6014-MAP-F0-04 FORMATO F.24-30 "SOLICITUD DE IMPRESIÓN"

REV.

15/08/2018

REV.

01

01

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00

00

00

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LN-6014-MAP-HC-01

Página 5 de 5

FECHA ESTATUS

15/08/2018

15/08/2018

CANCELADO

CANCELADO

FECHA

1 íllt

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ESTATUS

MANUA EN

ELABOR

NOMBRE JUAN MARIO BEL TRAN VALLE

PUESTO

FIRMA

REVISO

ING. ANTONIO R. GUERRERO FERNÁNDEZ

GERENTE DE RECURSOS

AUTORIZO

CP. JOSE ALONSO GARCIA SALAZ�

POR OR-3,

K.REGISTRO

8É.��NCISCO JAdlE�CARRILLO BRIT

Subgerente de Empleo, encarg do d espacho de la Gerencia de Organ1 ación y Desarrollo de Personal, de conform,d

DA/1165/2018, del 14 de sept,e bre de 2018.

1

1

CO M E.R 1 Comité de Mejora Regulatona Interna

15 AGO 2018

LOTERÍA NACIONAL PARA LA SISTENc,N&'l.ráºº

DIRECCION DE ADMI


REV. 02 LN-6014-MAP-GE-01

GENERALIDADES Página 1 de 4

OBJETIVO

El presente Manual tiene como objetivo, ser un documento normativo de todas las actividades que se llevan a cabo dentro del rubro de los bienes muebles e inmuebles, que permita que las actividades que desarrollen vayan de acuerdo al ámbito de su competencia administrativa y evitar la duplicidad de funciones, el desempeño eficiente de sus funciones, responsabilidades y obligaciones.

ALCANCE

• Dirección General• Coordinación de Asesores• Subdirecciones Generales• Direcciones• Gerencias• Subgerencias• Jefaturas de Departamento

DIRECTORIO:

6014000

6014100

6014120

6014130

6014200

6014210

6014300

6014310

6014400

POLÍTICAS

Gerencia de Recursos Materiales Subgerencia de Adquisiciones Departamento de Normatividad y Seguimiento Departamento de Licitaciones Subgerencia de Almacenes e Inventarios Departamento de Almacenes Subgerencia de Administración de Inmuebles Departamento de Inmuebles Adjudicados y Arrendamientos Subgerencia de Trámites, Gestión y Archivo Histórico

1. El lenguaje empleado, en el presente manual, no busca generar ninguna clasede discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo quelas referencias o alusiones hechas ,a�e.r.o�mas..c_u!ino_(eQ!:esentan siempre atodos/as, hombres y mujeres, abarcar¡� ��§riff�nlmammQ$J sexos.¡

para la Asistencia Pública

* A.1ANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO ,.ºOR 1,1:i

GEREI\ICtA DE OrzGANIZACION 'rDESARROLLO DE PERSONAL

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·1 :> AGO 2018

APROBADO

PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES


._. -------------.W Página 2 de 4

2. Todas las áreas de la Entidad se sujetarán a las disposiciones contenidas enlos procedimientos del presente manual, a fin de garantizar el óptimoaprovechamiento y administración de aquellos recursos necesarios para laoperación, desempeño de funciones y prestación de Servicios GeneralesInstitucionales.

3. Es responsabilidad de la Gerencias de Servicios Generales y de RecursosMateriales, la estricta aplicación de los lineamientos de racionalidad,austeridad y disciplina presupuestaría del ejercicio para el desarrollo de lospresentes procedimientos.

4. Los servidores públicos adscritos a la Gerencia de Recursos Materiales, sonresponsables de observar los principios de legalidad, imparcialidad, nodiscriminación y rendición de cuentas; así como, de evitar intervenir encualquier acto de corrupción y de posible conflicto de interés, en el desempeñode su empleo, cargo o comisión.

GLOSARIO

Adjudicación Directa:

Anexo Técnico:

Área Solicitante:

Contrato:

Adquisición que se hace sin mediar el proceso de Licitación Pública o Invitación a cuando menos tres personas (Artículos 26 Fracción 111 y 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público).

Documento elaborado por el área Solicitante, mediante el cual se establece las características, especificaciones, diseño estructural, así como todo aquello que permita describir con perfecto detalle bien o servicio que se pretende adquirir o contratar.

Todas la Unidades Administrativas que conforman la Lotería Nacional para la Asistencia Pública.

Es un acuerdo legal manifestado en común entre dos o más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones a una

7 determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden e compelerse de �..'1Je.f'3.tta<itJJfq>§a¡�· el contratd es bilateral, o compelerse urta�át<t� la 11ai�lflai�§P�ICContrato �s unilateral.

1 * MANUAL ORIGINAL EN RESG:JAROO j � POR 1./l

1 /o/GERENCIA DE ORGANIZACION 'r

DESARROLLO DE PERSONAL \

C O M E.R 1Comité de Mejora Regulatona Interna

15 AGO 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES

MUEBLES E INMUEBLES


Página 3 de 4

Dictamen de Justificación: Documento elaborado por el área Solicitante, a través del cual determina los motivos por los cuales la adquisición del bien o servicios se realice por el procedimiento de Adjudicación Directa y no mediante los de ITP o LP.

Dictamen Técnico: Documento elaborado por el Área Solicitante, mediante el cual determina que licitante de ITP o LP, cumple con todas las especificaciones y características del bien o servicio que se pretende adquirir.

Entidad: Lotería Nacional para la Asistencia Pública.

ITP: Invitación a cuando menos tres personas (Artículos 26 Fracción II y 43 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público)

Licitación Pública (LP): La licitación pública es un procedimiento formal y competitivo de adquisiciones, mediante el cual se solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de bienes o servicios y se adjudica el contrato correspondiente al licitador que ofrezca las mejores condiciones disposiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.

Licitante:

La licitación pública puede ser nacional o internacional (Artículos 26 Fracción I y 28 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público).

La persona que participe en cualquier procedimiento de Licitación Pública o bien de invitación a cuando menos tres personas (Artículo 2 Fracción II de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público).

Prestador de Servicios: La persona con la cual se formaliza un Contrato de Servicios, a efecto de que preste o realice un servicio a la Entidad.

Propuesta Económica: Documento a través del cual el proveedor o prestador de ? J servicio, estableq �I

LPJrE19aY a§_ condiciorres de pago, del /

b. . . ,$ 1 a e.na 1en o serv1c10 que o,recei A. ist1mci¿; Públlc

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GERENCIA OE OKGP,NlZACION 'y C: DESARROLLO DE PERSONAL

COMERI Comité de Mejora Regulatoria Interna

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MUEBLES E I N MUEBLES

APROBADO 1 EV. 02 L N-6014-MAP-GE-01

L--------------,--·. -·· Página 4 de 4

Propuesta Técnica: Documento elaborado por el Proveedor o Prestador de Servicios, el cual establece las características, especificaciones, diseño estructural, así como todo aquello que permita describir con perfecto detalle el bien o servicio que pretende ofrecer a la Entidad, para su venta o prestación del servicio, cabe hacer mención que este documento debe ser en estricto apego a lo que establece el Anexo Técnico.

Proveedor: La persona con la cual se formaliza un Pedido para que se entregue un bien a la Entidad.

Recurso Presupuesta!: Recurso Económico (Dinero) que se asigna para la adquisición de bien o contratación de servicio.

Requisición de Compra: Documento a través del cual el área Solicitante, solicita la adquisición de un bien o servicio.

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1 * MANUAL ORIGINAL EN RESGLJ/1 ROO PQR, 1.P

GERENCIA DE ORGANIZACION 't

DESARROLLO DE PERSONAL

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COMERI �Qmit� d� Mejora Regulatoria Interna

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

'\ 5 AGO 2018

APROBADO


PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA Y REGISTRO DE BIENES REV. 03 LN-6014-MAP-P0-01 MUEBLES INSTRUMENTALES ADQUIRIDOS A TRAVÉS DE PEDIDOS O CONTRATOS Página 1 de 7

OBJETIVOS:

1. Mantener actualizado el Inventario de bienes muebles instrumentales de la LoteríaNacional para la Asistencia Pública (LOTENAL), a través del alta y registrooportuno de los bienes muebles que pasen a formar parte del patrimonio de laEntidad, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente aplicableen la materia.

2. Asegurar la calidad y confiabilidad de los registros y controles de bienes mueblesinstrumentales de la LOTENAL.

ALCANCE:

Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios:

1. Autorizar los Avisos de Alta de Bienes Muebles Instrumentales el sistema "GRP

Módulo de Activo Fijo".

2. Autorizar el "Informe de Bienes Muebles Instrumentales Adquiridos por laInstitución" de cada mes, en los primeros 5 días hábiles posteriores al cierremensual.

3. Remitir el "Informe de Bienes Muebles Instrumentales Adquiridos por laInstitución" (excepto obras de arte y culturales), a la Gerencia de ControlPresupuesta! y Contabilidad, en los primeros 5 días hábiles posteriores al cierremensual.

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í 5 AGO 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE P !OCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REV. 03 1 LN-6014-MAP·P0-01

1 Página 2 de 7

Es responsabilidad del Departamento de Almacenes:

1. Verificar que el soporte documental para el alta y registro de bienes mueblesinstrumentales, cumpla con los requisitos establecidos por la normatividadvigente aplicable en la materia.

2. Verificar que los datos contenidos en la documentación para la elaboración del''.A viso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales" y el "Informe de BienesMuebles Instrumentales Adquiridos por la Institución", amparen con toda claridadla propiedad de cada bien a favor de la Entidad.

3. Elaborar los Avisos de Alta de Bienes Muebles Instrumentales en el sistema"GRP-Módulo de Activo Fijo", así como presentarlo a la Subgerencia deAlmacenes e Inventarios para su autorización.

4. Elaborar el "Informe de Bienes Muebles Instrumentales Adquiridos por laInstitución", dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes, así comopresentarlo a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización.

5. Realizar el cotejo físico y confronta documental a los bienes mueblesinstrumentales que se reciban para almacenamiento, con el fin de verificar quecumplan con la descripción, cantidad, estado y calidad establecidos en losdocumentos de entrada.

6. Clasificar los Bienes Muebles Instrumentales conforme al Catálogo de BienesMuebles (CABM), emitido por la Secretaría de la Función Pública.

7. Asignar el número de inventario a cada bien mueble instrumental propiedad de laEntidad.

8. Registrar el valor de adquisición de cada bien mueble instrumental en el sistema"GRP-Módulo de Activo Fijo".

9. Elaborar y colocar las placas y/o etiquetas de identificación a los bienes mueblesinstrumentales propiedad de la Entidad, con el número de inventario ,/""""! correspondiente. v-,

1 O. Coordinar el traslado físico de los bienes muebles instrumentales a las diferentes Unidades Administrativas que conforman la Entidad.

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f * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO * Á º0�1./l /CY GEREt-.JC1A DE OkGANIZACION r

DES. RROLLO DE PERSONAL

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

AEV. 03 1 LN-6014-MAP-P0-01

1 Página 3 de 7

11. Integrar al expediente de identificación de cada bien mueble instrumentalpropiedad de la Entidad, los documentos que amparan su propiedad.

12. La guarda y custodia de la documentación que integra el expediente que permiteidentificar a cada bien mueble instrumental propiedad de la Entidad, deconformidad con la normatividad vigente aplicable en la materia.

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1 ;:) AGO 2018

APROBADO

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Departamento de Almacenes

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·1 !) AGO 2018 MANUAL ADMINISTRATIVO DE 1 ROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES APROBADO REV. 03 1 LN-6014-MAP-P0-01

1 Página 4 de 7

DESCRIPCIÓN

Inicia cuando se va a registrar el alta de un bien mueble instrumental en el inventario de la Entidad.

INICIO

a) Ingreso de bienes muebles a través del AlmacénGeneral:

La Subgerencia de Almacenes e Inventarios, solicita alDepartamento de Almacenes el alta y registro debienes muebles instrumentales, entregando para talefecto copia de la "Nota de Entrada" o "Nota de Entraday Salida Simultánea", "Pedido", "Contrato", "Factura","Nota de Afectación", u otros documentos que amparenel ingreso de bienes al Almacén General odirectamente a un Área Administrativa.

b) Registro de alta de bienes muebles a solicitud de unÁrea Administrativa

Proceder conforme al "Procedimiento para el Alta y

Registro de Bienes Muebles Instrumentales NoRegistrados en el Inventario (por Acta de IndudablePropiedad o por Reposición de Bienes MueblesRobados o Extraviados)" LN-6014-MAP-P0-06.

2 Recibe solicitud de alta y registro de bienes muebles Instrumentales, así como la documentación y revisa que ésta última se encuentre debidamente integrada de acuerdo a lo siguiente:

a) Nota de Entrada/ Nota de Entrada y Salida Simultanea.b) Pedido/ Contrato.c) Factura.d) Otro documento que ampare el ingreso de bienes al

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1if I para la Asistencia Pública

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PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E Lotcria \ l t APRQrlADO

INMUEBLES

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Subgerencia de Almacenes e Inventarios

3 Procede a clasificar los bienes conforme al Catálogo de Bienes Muebles (CABM), emitido por la Secretaría de la Función Pública.

4 Determina la subcuenta contable de afectación de acuerdo al tipo de bienes.

5 Asigna el número de inventario a cada bien.

Número de inventario: ./ Clave de Unidad Administrativa ../ Progresivo interno de la Unidad Administrativa ../ Clave CABM ../ Año de adquisición ../ Progresivo de tipo de bien.

Ejemplo:

Clave de Unidad Administrativa Progresivo interno de la Unidad Administrativa

Clave CABM Año de adquisición

Progresivo de tipo de bien

A

1753

1450400314

2004

0003

6 Registra los bienes en el "Control de Altas"

Control de Altas del sistema "GRP-Módulo de ActivoFijo" {registro informático}.

7 Emite el ''Aviso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales"desde el sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo".

8

9

Entrega ''A viso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales" a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su revisión y autorización.

¿; J Recibe ''A viso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales", I verifica información, autoriza y turna al Departamento de Almacenes par��.r-ámite

} tr. j Lotería Nacional ._;r,_ 1- A-' • -• ,

( * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO *ºORI.I}

GEREt'IIC1A DE: ORGAN!ZACION 'r DESARROLLO DE PERSONAL

Departamento 10 de Almacenes

11

12

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Comité de Mejora Regulatoria lnt 1

15 AGO 2018

APROBADO


INMUEBLES

REV. 03 LN-6014-MAP-P0-01

Página 6 de 7

Elabora y coloca las placas y/o etiquetas de código de barras, que identifican a cada bien mueble con su número de inventario.

Integra expediente de registro de alta de bienes con copia de los siguientes documentos:

- A viso de Alta de Bienes Muebles.- Nota de Entrada.- Pedido o Contrato.- Factura.

Archiva, resguarda y custodia expediente.

FIN DE PROCEDIMIENTO

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GERENCIA DE: Ol-{GANIZACION "'r DESARROLLO DE PERSONAL

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,l. 1 9 2 Solicita al Departamento de Recibe solicitud y documentación 1 9 Almacenes el alta y registro de bienes revisando que esté debidamente 9 1 O muebles instrumentales y entrega integrada Recibe "Aviso de Alta de Bienes Elabora y coloca las placas y/o copia de la "Nota de Entrada" o "Nota

I Muebles Instrumentales". verifica etiquetas de código de barras. que

de Entrada y Salida Simultánea', +

información. autoriza y turna al ' identifican a cada bien mueble con su "Pedido", "Contrato", "Factura", "Nota 3 Departamento de Almacenes para número de inventario. de Afectación', u otros documentos Clasifica los bienes conforme al continuar el trámite. que amparen el ingreso de bienes al Catálogo de Bienes Muebles (CABM) Almacén General o directamente a un

1

11 Área Administrativa. Integra expediente de registro de alta

¡ 4 de bienes L------�-----__; Determina la subcuenta contable de afectación de acuerdo al tipo de 12 bienes.

i 5 : Resguarda y custodia expediente.

Asigna el número de inventario a cada bien.

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Registra los bienes en el "Control de ( F I N ) Altas"

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Emite "Aviso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales"

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Turna "Aviso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales" (F.36-20) a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización.

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE. PROCE.DIMIE.NTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y ELABORACIÓN DE REV. 02 LN-6014-MAP-P0-02 AFECTACIONES (TRASPASOS) DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES Página 1 de 12

OBJETIVO:

1. Mantener actualizado el inventario de bienes muebles instrumentales de cadaárea y/o unidad administrativa de la Entidad, a través de la supervisión, registro ycontrol de movimientos de bienes muebles instrumentales por traspaso.

ALCANCE:

Todas las Unidades y Áreas Administrativas de la Entidad, Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de los Titulares de las Unidades Administrativas:

1. Informar y tramitar por escrito ante la Gerencia de Recursos Materiales, loscambios, actualizaciones y afectaciones que modifiquen sus inventarios, quederiven de movimientos de bienes muebles instrumentales por traspaso a otrasáreas o unidades administrativas.

2. Suscribir los documentos denominados "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" y"Resguardo Personal de Bienes Muebles", en caso de que la UnidadAdministrativa no cuente con monitores titulares y/o suplentes.

3. Recabar las firmas de los monitores titulares y/o suplentes en las afectaciones debienes muebles instrumentales ''.A viso de Traspaso de Bienes Muebles", quemodifiquen sus inventarios.

4. Recabar las firmas de los monitores titulares y/o suplentes en los resguardos de/bienes muebles instrumentales que con motivo de afectaciones por traspaso �

modifiquen los resguardos.

COMER! Comité de Mejcra Regulatoria Interna

'l :> AGO 20í8

APROBADO

4f' A Lotería Nacional.._ ,I para la Asl,·�ncia Pública

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APROBADO

PROCEDIMIENT OS D E BIENES MUEBLES E INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-02 1 Página 2 de 12

5. Informar y comunicar por escrito a la Gerencia de Recursos Materiales, loscambios y designaciones de monitores titulares y monitores suplentes de suscorrespondientes unidades administrativas, conforme al "Procedimiento para laDesignación y/o Sustitución de Monitores Titulares y Suplentes en las diferentesáreas administrativas de la Entidad" (LN-6014-MAP-P0-08), en un plazo que noexceda de 5 días hábiles a partir de la designación de estos.

Es responsabilidad de los monitores titulares y/o suplentes de las unidades administrativas:

1. remitir en los primeros 5 días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubrede cada año. Los resguardos deberán estar actualizados al último día hábil delmes inmediato anterior de los citados meses.

2. Identificar físicamente los bienes muebles.instrumentales entregados y/o recibidosen sus respectivas unidades administrativas, que con motivo de afectaciones portraspasos modifiquen sus inventarios.

3. Registrar y suscribir las afectaciones de bienes muebles instrumentales '�viso deTraspaso de Bienes Muebles", así como recabar las firmas en los resguardospersonales de bienes muebles que tengan modificaciones, del personal adscritoa sus respectivas unidades administrativas.

4. Salvaguardar los Resguardos Personales de Bienes Muebles de sus respectivasunidades administrativas, conjuntamente con los servidores públicos que para eldesarrollo de sus funciones tengan asignados dichos bienes.

5. Remitir a la Gerencia de Recursos Materiales, mediante oficio, copia de losresguardos personales de bienes muebles del personal adscrito a sus respectivasunidades administrativas.

6. Solicitar a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, el retiro y/o traslado de losbienes muebles instrumentales que con motivo de afectaciones por traspasosmodifiquen el inventario de sus respectivas unidades administrativas.


1. Revisar y verificar que las solicitudes de afectación de bienes muebles portraspaso y su documentación orrnatividad yprocedimientos aplicables en la mat

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GERENCIA DE: 01-<GANIZACION )


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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-02

Página 3 de 12

2. Autorizar las solicitudes de afectación de bienes muebles por traspaso quecumplan con la normatividad y procedimientos aplicables en la materia.

3. Verificar la correcta aplicación de los registros en el sistema "GRP-Módulo deActivo Fijo".


1. Elaborar y registrar los Avisos de Traspaso de Bienes Muebles en el sistema"GRP-Módulo de Activo Fijo".

2. Coordinar conjuntamente con los monitores titulares y/o suplentes de las unidadesadministrativas, el traslado de los bienes muebles instrumentales con motivo deafectaciones por traspasos.

3. Asignar nuevos números de inventario a los bienes muebles que con motivo deafectaciones por traspaso cambien de unidad administrativa.

4. Elaborar placas y/o etiquetas de código de barras, con el nuevo númeroinventario y colocarlas en los respectivos bienes muebles.


15 AGO 2018

APROBADO

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RESPONSABLE

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Gerencia de Recursos

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Inventarios


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COME .R 1 Comité de Mejora Regulatona Interna

15 AGO 2018

APROBADO

\ MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES REV. 02 LN-6014-MAP-P0-02

Página 4 de 12

DE SCRIPCIÓN

Inicia cuando el área requirente determina que algún bien mueble instrumental ya no le es de utilidad, o cuando solicita el cambio de asignación del bien mueble a otra Área o Unidad Administrativa.

INICIO

Elabora oficio para la Gerencia de Recursos Materiales, solicitando la afectación de uno o varios bienes muebles instrumentales por traspaso a otra área, una vez que la segunda ha determinado que el bien mueble le es de su utilidad y acepta el bien.

2 Elabora "Relación de Bienes Muebles".

Documentación que debe acompañar al oficio:

Relación de bienes muebles.

3 Recibe oficio y documentos, registra para su seguimiento y lo turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su atención.

4 Recibe el oficio, revisa y analiza la documentación.

5 Turna oficio y documentación al Departamento de Almacenes con instrucciones para su atención.

6 Recibe el oficio y documentación, revisa y atiende las instrucciones emitidas por la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

7 Verifica información y coteja documentos.

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1 S AGO 2018

APROBADO


INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-02

¿La documentación y datos son correctos?

Si .- Continua en la operación 15.

No .- Continua en la operación 8.

Página 5 de 12

8 Elabora y entrega proyecto de respuesta (oficio-devolutivo), comunicando observaciones y devuelve documentación original (excepto oficio de solicitud original), a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su revisión y en su caso aprobación.

9 Revisa y evalúa proyecto de respuesta y observaciones.

¿Son procedentes?

Si .- Continua en la operación 1 O.

No .- Continua en la operación 13.

1 O Autoriza y remite oficio devolutivo al área requirente y turna copia a la Gerencia de Recursos Materiales y al Departamento de Almacenes para su conocimiento y archivo en expediente.

11 Integra expediente con oficio original del área requirente, copias de la documentación devuelta y copia del acuse de recepción del oficio devolutivo de respuesta.

12 Archiva, resguarda y custodia el expediente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Subgerencia de 13 Devuelve al Departamento de Almacenes para adecuaciones. Almacenes e

Inventarios


14 Efectúa adecuaciones al proyecto de respuesta (oficio), y entrega el nuevo pro�tm� _Subge�eAGia.-cla.Alm.acenes eInventarios para su a tJr e:f...t�,

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15 AGO 2018

APROBADO

Pasa a la actividad 9.

P OCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-02

Página 6 de 12

15 Registra los nuevos números de inventarios en el Control de Altas del sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo" con los siguientes datos:

16

17

Número de inventario nuevo. Número de movimiento en forma progresiva anual. Fecha. Número de afectación. Baja y alta del bien en las áreas involucradas. Valor de inventario o de adquisición del bien mueble.

Emite "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" desde el sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo" y verifica los siguientes datos:

- �rea de baja.- Area de alta.- Número de inventario de alta.

o Clave de la Unidad Administrativao Clave CABM.o Año de adquisición.o Número progresivo.o Número de inventario.

- Número de inventario de baja.o Clave de la Unidad Administrativao Clave CABM.o Año de adquisición.o Número progresivo.o Número de inventario.

- Cantidad.- Descripción.- Importe Unitario.- Importe Total.- Clave del CABM.- Número progresivo.- Clave de identificación del área.- Número de inventario.

Elabora placas para 1a-ir1°'"'tifir�r.ión de los bienes muebles. 1�FA Lotería Nacinn""' "'"' '" ,.,, "" 'ª AS1stenc1a Pubhca

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1 b AGO 2018 MANUAL ADMINISTRATIVO DE

PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

APROBADO REV. 02 ' LN-6014-MAP-P0-02

1 Página 7 de 12

18 Remite '�viso de Traspaso de Bienes Muebles" a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su revisión y autorización.

19 Recibe, revisa y autoriza el '�viso de Traspaso de Bienes Muebles".

20 Devuelve "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" al Departamento de Almacenes para continuar el trámit�.

21 Recibe el '�viso de Traspaso de Bienes Muebles" autorizado

22

y procede a:

Recabar las firmas de los monitores titulares y/o suplentes de las áreas involucradas.

Trasladar los bienes muebles instrumentales traspasados conjuntamente con los monitores titulares y/o suplentes de las áreas involucradas.

En su caso, entrega copia del '�viso de Traspaso de Bienes Muebles" al personal de seguridad para que permita la salida de los bienes de un inmueble.

Distribución de copias de '� viso de Traspaso de Bienes Muebles":

o 1 ª Copia => Área y monitor que entrega.o 2ª Copia=> Área y monitor que recibe.o 3ª Copia => Departamento de Almacenes. o 4ª Copia=> Seguridad. o Original => Gerencia de Control Presupuesta! y

Contabilidad al cierre del mes.

Elabora oficio de respuesta para el área requirente, comunicando que se ha efectuado el movimiento de traspaso solicitado y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización.

4f' A lotería Nacional� I para la Asistencia Pública

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Inventarios



INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP·P0-02

1 Página 8 de 12

23 Recibe, revisa y autoriza oficio de respuesta y remite al área requirente.

24 Entrega copia de acuse de recepción al Departamento de Almacenes.

25 Recibe copia de acuse de oficio, integra al expediente y archiva.


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15 AGO 2018

APROBADO

,r. A Lotería Nacional.. I para la Asistencia Pública

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GEREf\JCIA DE: O:·<.GANIZACION 'r


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ÁREA REQUIRENTE

-INICIO

Solicita la afectación de uno o varias bienes muebles por traspaso a otra Unidad

2

Elabora "Relación de Bienes Muebles" (Formato F.11-9ANEXO).

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GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES

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3

Recibe oficio de solicitud y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su atención.

COMERB Comité de Mejora Regulatoria Interna

1 :::> AGO 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE

SUBGERENCIA DE ALMACECENES

- -

E INVENTARIOS

4

Recibe el oficio, revisa y analiza la documentación.

5

Turna oficio y documentación al Departamento de Almacenes con instrucciones para su atención.

9

Revisa y evalúa proyecto de respuesta y observaciones.

10

Autoriza y remite oficio devolutivo al área requirente y turna copia a la Gerencia de Recursos Materiales y al Departamento de Almacenes para su conocimiento y archivo en expediente.

REV. 02 LN-6014-MAP-PO-D2

Página 9 de 12

DEPARTAMENTO DE ALMACENES

6

Recibe documentación y atiende instrucciones de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios

7

Verifica información y coteja documentos.

Elabora proyecto de respuesta y entrega a la Subgerencia de Almacenes para su trámite.

11 y 12

Integra expediente con oficio original del área requirente, copias de la documentación devuelta y copia del acuse de recepción del oficio devolutivo de respuesta. Archiva, resguarda y custodia el expediente.

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ÁREA REQUIRENTE

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15 AGO 2018

APROBADO


REV. 02

SUBGERENCIA DE ALMACECENES E INVENTARIOS

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19 Recibe, revisa y autoriza el "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles"

20 Devuelve "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" al Departamento de Almacenes para continuar el trámite

LN-6014-MAP-P0-02

Página 10 de 12


---

15

Registra los nuevos números de inventarios en el Control de Altas del sistema "GAP-Módulo de Activo Fijo"

16 Emite "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" desde el sistema "GAP-Módulo de Activo Fijo"

17

Elabora placas para la identificación de los bienes muebles.

18 Remite "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su revisión y autorización.

21 Recibe el "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" autorizado.

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ÁREA REQUIRENTE

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COMER& Comité de Mejora Regulatoria Interna

1 :> AGO 2018

APROBADO



13

Devuelve proyecto de respuesta al Departamento de Almacenes para adecuaciones.

BIENES MUEBLES E INMUEBLES REV. 02 LN-6014-MAP-P0-02

Página 11 de 12


14

Efectúa adecuaciones al proyeclo de respuesta y devuelve a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios

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REV. 02


23

Recibe, revisa y autoriza oficio de respuesta y remite al área requirente.

24

Entrega copia de acuse de recepción al Departamento de Almacenes.

LN-6014-MAP-P0-02

Página 12 de 12


22

Elabora oficio de respuesta, y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización.

25

Recibe copia de acuse de oficio, integra al expediente y archiva.

FIN

1

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA P BLICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

COMERI Comité de Mejora Regulatorla ln!ffM

15 AGO 2018

APROBADO


PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE BAJA DE BIENES REV. 02 LN-6014-MAP-P0-03 MUEBLES INSTRUMENTALES QUE HAN DEJADO DE SER ÚTILES PARA LA ENTIDAD Página 1 de 11

OBJETIVOS:

1. Mantener actualizado el inventario de bienes muebles instrumentales de la LoteríaNacional para la Asistencia Pública (LOTENAL), a través de la atención de lassolicitudes de baja de bienes muebles que las áreas requirentes de la Entidadtramiten ante la Gerencia de Recursos Materiales.

2. Establecer las acciones y requisitos necesarios que las áreas requirentes de laEntidad deben cumplir para tramitar la baja de bienes muebles instrumentales queya no sean útiles para la Entidad.

ALCANCE:

Todas las Unidades Administrativas de la LOTENAL.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de la Dirección de Administración:

1. Autorizar la baja de los bienes muebles contemplados en el "Programa Anual deDisposición Final de los bienes muebles de la Lotería Nacional para la AsistenciaPública" {PADF), para el ejercicio que corresponda, así como la de aquellosbienes muebles contemplados en las modificaciones del mismo, a través de lafirma de autorización de los Dictámenes de No Utilidad y de la Solicitud de Bajade Bienes Muebles.

2. Presentar el PADF de la LOTENAL ante la Junta Directiva de la LOTENAL, asícomo sus modificaciones para su aprobación.

3. Remitir el PADF de la LOTENAL aprobado por la Junta Directiva de la LOTENALa la Gerencia de Recursos Materiales para su cumplimiento.

Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Materiales:

1. Atender las solicitudes de baja de bienesm ooles y-tb!-maFlas_.-para-s1:rwám·te a laSubgerencia de Almacenes e Inventarios. ' � • L teri. .Ja_c.,on_al

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-03

1 Página 2 de 11

2. Supervisar que los Dictámenes de No Utilidad elaborados por la Subgerencia deAlmacenes e Inventarios cumplan con los requisitos establecidos en lanormatividad aplicable en la materia, otorgando el visto bueno correspondiente.

3. Tramitar la autorización de los Dictámenes de No Utilidad ante la Dirección deAdministración.

4. Remitir el PADF aprobado por la Junta Directiva de la LOTENAL a la Subgerenciade Administración de Inmuebles para su ejecución y cumplimiento.

Es responsabilidad de los titulares de las áreas requirentes:

1. Elaborar el oficio de solicitud de baja de bienes muebles que han dejado de serútiles (solicitud de baja) y llevar a cabo su trámite ante la Gerencia de RecursosMateriales.

2. Elaborar la relación de bienes muebles que tramiten para baja; en términos de lanormatividad aplicable en la materia, tramiten para baja ante la Gerencia deRecursos Materiales.

3. Elaborar o en su caso tramitar el "Dictamen Técnico", relativo al estado físico oinutilidad de los bienes muebles que tramiten para baja ante la Gerencia deRecursos Materiales, en términos de la normatividad aplicable en la materia.

Nota: El "Dictamen Técnico" mencionado en el presente numeral, deberá describir de manera clara y contundente, las causas, razones y/o motivos, por las cuales uno o varios bienes han dejado de ser de utilidad para la Entidad.

4. Acompañar toda solicitud de baja de su respectivo dictamen técnico.

5. Acompañar toda solicitud de baja de su respectiva relación de bienes muebles(Tratándose de vehículos y de equipos de radio comunicación, electrónico,cómputo, imprenta, mecánico u otro especializado, los "Dictámenes Técnicos"

deberán tramitarse ante las Unidades Administrativas competentes).

COMER8. Comité de Mejora Regulatoria Interna

15 AGO 2018

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN·6014·MAP·P0·03

1 Página 3 de 11


1 . Revisar y verificar que la documentación que acompaña a las solicitudes de trámite de baja de bienes muebles se encuentre completa y cumpla con los requisitos establecidos por la normatividad vigente aplicable en la materia, así como con lo establecido en el presente procedimiento.

2. Elaborar y remitir a la Gerencia de Recursos Materiales, los Dictámenes de NoUtilidad para su revisión, visto bueno y trámite de autorización ante la Direcciónde Administración.

3. Elaborar el PADF y/o sus modificaciones, con la información de los Dictámenesde No Utilidad autorizados.

4. Remitir a la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad el formatodenominado "Movimientos de Baja de Bienes por Periodo", en los primeros 5 díashábiles de cada mes, para los efectos procedentes.

5. Remitir a la Gerencia de Servicios Generales copia del formato denominadoMovimientos de Baja de Bienes por Periodo", en los primeros 5 días hábiles decada mes, para los efectos procedentes.


1. Cotejar que los bienes muebles tramitados para baja por las áreas requirentescorrespondan físicamente a la documentación recibida.

2. Inspeccionar físicamente los bienes muebles tramitados para baja y efectuar suclasificación de conformidad con la normatividad aplicable en la materia.

3. Operar en el sistema "GRP - Módulo de Inventarios", la baja administrativa de losbienes muebles instrumentales, conforme a la normatividad vigente y efectuar lacancelación de registros en el inventario.


15 AGO 2013

APROBADO

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GEREI\ICIA DE: OXGANIZACION 'f

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RESPONSABLE

Área Requirente

Gerencia de Recursos Materiales


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No.DE

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COME .R 1Comité de Mejora Regulatona Interna

15 AGO 2018

APROBADO


P OCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-03

Página 4 de 11

DE SCRIPCIÓN

Inicia con la Solicitud de Trámite de Baja de uno o varios bienes muebles instrumentales, por parte de una Unidad Administrativa ante la Gerencia de Recursos Materiales.

INICIO

Elabora "Relación de Bienes Muebles" contemplados para baja.

2 Elabora o tramita "Dictamen Técnico" (F.36-6 ANEXO).

Nota: El "Dictamen Técnico" deberá describir de manera clara y contundente, las causas, razones y/o motivos, por las que uno o varios bienes han dejado de ser de utilidad, conforme a lo señalado en el numeral 3 de la Norma Vigésima Primera y la fracción VIII de la Norma Segunda de las "NORMAS Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada".

3 Elabora oficio de solicitud de baja definitiva de bienes muebles y tramita ante la Gerencia de Recursos Materiales.

El oficio debe acompañarse de la siguiente documentación:

Relación de Bienes Muebles. Dictamen Técnico.

4 Recibe oficio de solicitud de baja de bienes muebles y verifica que la documentación que lo acompaña se encuentre completa.

5 Registra y turna documentos a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su atención.

6 Recibe documentación, registra, evalúa Y turna al fDepartamento de Almacenes con instrucciones para su

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APROBADO


INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-03

Página 5 de 11

7 Recibe documentación, procede a su revisión, y confronta información contenida contra los registros del sistema "GRP

Módu/o de Activo Fijo".

¿Se encuentren debidamente requisitados?

SI Continúa en la actividad 16.

NO : Continúa en la actividad 8.

8 Elabora y entrega proyecto de respuesta (oficio devolutivo) a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para revisión, firma y trámite, informando al área requirente las causas o motivos por los cuales no es posible realizar el trámite de baja de los bienes muebles y acompaña con documentación original (excepto oficio de solicitud de baja original).

9 Integra expediente con la siguiente documentación:

- Oficio de solicitud de baja original.- Copia de la Relación de Bienes Muebles.- Copia del Dictamen Técnico.- Copia de la Solicitud de Baja de Bienes Muebles.

Subgerencia de 1 O Revisa y evalúa proyecto de respuesta y observaciones. Almacenes e

Inventarios 11 Autoriza y tramita oficio devolutivo.


12 Recaba acuse de recibido de oficio devolutivo.

13 Turna acuse de oficio devolutivo al Departamento de Almacenes para su integración al expediente.

14 Recibe acuse de oficio devolutivo e integra al expediente.

15 Archiva y resguarda expediente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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APROBADO REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-03

1 Página 6 de 11

16 Procede a la inspección física de los bienes muebles tramitados para baja en el área requirente.

¿Los bienes muebles corresponden a los descritos en la solicitud y/o documentación?

SI Continúa en la actividad 17.

NO : Continúa en la actividad 8.

17 Asigna números de inventario nuevos, correspondiente a la Clave "S1 - Almacén de Bienes Muebles en Depósito" a los bienes muebles para su control e identificación como bienes en trámite baja.

18 Registra los nuevos números de inventarios asignados en el sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo" {registro informático}

Número de inventario nuevo. Número de inventario anterior. Número de movimiento en forma progresiva anual. Fecha. Número de afectación. Baja y alta de las Unidades Administrativas correspondientes. Valor de inventario o de adquisición del bien mueble.

19 Emite ''.Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" en el sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo" verificando la siguiente información:

Área de baja. Área de alta. Número de inventario de alta.

o Clave de la Unidad Administrativao Clave CABM.o Año de adquisición.o Número progresivo.o Número .de inventario.

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APROBADO 1 INMUEBLES

I.J REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-03

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Número de inventario de almacén de baja. o Clave de la Unidad Administrativa

o Clave CABM.o Año de adquisición.

o Número progresivo.o Número de inventario.

Cantidad. Descripción. Importe Unitario. Importe Total. Clave del CABM. Número progresivo. Clave de identificación del área. Número de inventario.

20 Entrega ''A viso de Traspaso de Bienes Muebles" de bienes muebles instrumentales a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su revisión y autorización.

21 Recibe, revisa y autoriza el ''Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" y devuelve al Departamento de Almacenes para continuar el trámite.

22 Recibe el ''A viso de Traspaso de Bienes Muebles" y procede a:

Recabar las firmas de los monitores titulares y/o suplentes del área requirente. Trasladar los bienes muebles instrumentales tramitados para baja conjuntamente con los monitores titulares y/o suplentes del área requirente. Entrega copia del ''A viso de Traspaso de Bienes Muebles" al monitor titular y/o suplente del área requirente y del Almacén de Bienes Muebles en Depósito. En su caso, a entregar copia del ''Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" al personal de seguridad para que permita la salida de los bienes de un inmueble.

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PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-03

1 Página B de 11

23 Elabora y entrega proyecto de respuesta (oficio de procedencia del trámite de baja) a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para revisión, firma y trámite, comunicando al área solicitante o Unidad Administrativa que el tramite ha sido aceptado.

Subgerencia de 24 Revisa y evalúa proyecto de respuesta. Almacenes e

Inventarios 25 Autoriza y tramita oficio de respuesta.


26 Recaba acuse de recibido de oficio de respuesta.

27 Turna acuse de oficio de respuesta al Departamento de Almacenes para su integración al expediente.

28 Recibe acuse de recepción del oficio e integra al expediente.

29 Archiva expediente y resguarda expediente.



15 AGO 2018

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ÁREA REQUIRENTE

-INICIO

Elabora relación de bienes muebles contemplados para baja

2

Elabora o tramita Dictamen Técnico F.36·6

3

Elabora oficio de solicitud de baja definitiva de bienes muebles y tramita ante la Gerencia de

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Recibe oficio de solicitud de baja de bienes muebles y verifica que la documentación que lo

5

Registra y turna documentos a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su atención.


15 AGO 2018

APROBADO



- - -

6

Recibe documentación, registra, evalúa y turna al Departamento de Almacenes con instrucciones

10

Revisa y evalúa proyecto de respuesta y observaciones.

11

Autoriza y tramita oficio devolutivo.

12

Recaba acuse de recibido de oficio devolutivo.

13

Turna acuse de oficio devolutivo al Departamento de Almacenes para su integración al expediente.

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Página 9 de 11


-

Recibe documentación, procede a su revisión y confronta la información contenida con los registros del sistema "GAP-Módulo de Activo Fijo".

Elabora y entrega proyecto de respuesta con observaciopnes (oficio devolutivo} y entrega a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

9

Integra expediente.

14 y 15

Recibe copia de la respuesta emitida por la Subgerencia de Almacenes e Inventarios y Archiva en expediente

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ÁREA REQUIRENTE

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15 AGO 2018

APROBADO


SUBGERENCIA DE ALMACECENES

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REV. 02 LN-6014-MAP-P0-03

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-

16

Procede a la inspección física de los bienes muebles tramitados para baja en el área correspondiente

17

Asigna número de inventario nuevo

18 Registra los números de inventarios nuevos asignados en el sistema informático "GAP-Módulo de Activo Fijo"

19 Emite 'Aviso de Traspaso de Bienes Muebles"

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15 AGO 2018

APROBADO



21

Recibe, revisa y autoriza el "Aviso de Traspaso de Bienes Muebles" y devuelve al Departamento de Almacenes para continuar el trámite.

24

Revisa y evalúa proyecto de respuesta.

25

Autoriza y tramita oficio de respuesta.

26

Recaba acuse de recibido de oficio de respuesta.

27

Turna acuse de oficio de respuesta al Departamento de Almacenes para su integración al expediente.

BIENES MUEBLES E INMUEBLES REV. 02 LN-6014-MAP-P0-03

Página 11 de 11


20

Entrega 'Aviso de Traspaso de Bienes Muebles' de bienes muebles instrumentales a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su revisión y autorización.

22

Recibe tramita firmas del 'Aviso de Traspaso de Bienes Muebles'

23

Elabora y entrega proyeclo de respuesta (oficio de procedencia del trámite de baja) y entrega a la Subgerencia de Almacenes e inventarios.

28

Recibe acuse de recepción del oficio devolutivo e integra al expediente.

29

Archiva expediente.

FIN

�1



PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE BAJA DE BIENES REV. 02 LN-6014-MAP-P0-04 MUEBLES INSTRUMENTALES POR SINIESTRO, ROBO O EXTRAVIO Página 1 de 19

OBJETIVOS:

1. Mantener actualizado el inventario de bienes muebles instrumentales de la LoteríaNacional para la Asistencia Pública (LOTENAL), a través de la atención de lassolicitudes de baja por siniestro, robo o extravío de bienes mueblesinstrumentales, que las áreas requirentes de la Entidad tramiten ante la Gerenciade Recursos Materiales.

2. Establecer las acciones y requisitos necesarios mediante los cuales, las áreasrequirentes de la Entidad deberán realizar el trámite de baja de bienes mueblesinstrumentales siniestrados, robados o extraviados.

ALCANCE: COMER� Comité de Mejora Regulatoria Interna

Todas las Unidades Administrativas de la Entidad.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de la Dirección de Administración:

1 5 t\Ciu 2018

APROBADO

1. Autorizar la baja de los bienes muebles que, por motivo de siniestro, robo oextravió, tramiten las áreas requirentes de la Entidad, ante la Gerencia deRecursos Materiales, una vez cumplidos todos los requisitos y procedimientosestablecidos en la normatividad vigente aplicable en la materia.

Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Materiales:

1. Atender a través de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios las solicitudes detrámite de baja de bienes muebles que con motivo de siniestro, robo o extravíosoliciten las áreas requirentes de la Entidad.

Es responsabilidad de los Titulares de las áreas requirentes:

1. Elaborar el "Oficio de Solicitud de Baja" de bienes muebles por siniestro, robo oextravío y llevar a cabo su trámite� ante la Gerencia de Recursos Materiales,

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-04

1 Página 2 de 19

acompañándolo para tal efecto de la documentación establecida en la normatividad vigente en la materia, así como en el presente procedimiento.

2. Elaborar o en su caso tramitar el "Dictamen Técnico", relativo al estado físico oinutilidad de los bienes muebles que tramiten para baja ante la Gerencia deRecursos Materiales, en términos de la normatividad aplicable en la materia.

Nota: El "Dictamen Técnico" mencionado en el presente numeral, deberádescribir de manera clara y contundente, las causas, razones y/o motivos,por las cuales uno o varios bienes han dejado de ser de utilidad para laEntidad.

En los casos de, vehículos, equipos de radio comunicación, electrónico, cómputo, imprenta, mecánico, u otro especializado, los "Dictámenes Técnicos" deberán tramitarse ante las áreas y unidades administrativas competentes.

3. Elaborar la relación de bienes muebles que se tramiten para baja ante la Gerenciade Recursos Materiales.


1. Revisar y verificar que la documentación que acompaña a las solicitudes detrámite de baja de bienes muebles por siniestro, robo o extravío, se encuentrecompleta y cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad vigenteaplicable en la materia, así como con lo establecido en el presente procedimiento.


1. Operar la baja administrativa de los bienes muebles instrumentales en el sistema"GRP - Módulo de Inventarios", conforme a la normatividad vigente y efectuar lacancelación de registros en el inventario.

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1 t:> AGO 2018

APROBADO

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RESPONSABLE

Área Requirente

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1 :> AGO 2018

APROBADO


INMUEBLES

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DE SCRIPCIÓN

Inicia cuando en el área requirente se observa el siniestro, robo o extravío de uno o varios bienes muebles instrumentales.

INICIO

Detecta el siniestro, robo o extravío de uno o más bienes muebles instrumentales.

2 Elabora relación de bienes muebles siniestrados, robados o

3

4

extraviados, conteniendo la siguiente información:

Nombre del área requirente. Fecha de elaboración. Número consecutivo. Descripción de cada bien conforme a su registro en el inventario. Número de inventario completo para cada bien. Valor de inventario de cada bien. Cantidad total de bienes. Suma del valor inventario o adquisición de los bienes muebles contemplados en la relación. Firma del servidor público que elaboró la relación (monitor titular y/o suplente). Firma del servidor público que autorizó la relación (Titular del área requirente con nivel mínimo de Gerente, equivalente o superior)

El resguardante de los bienes, conjuntamente con el monitor titular y/o suplente y el titular del área requirente elaboran el "Acta Administrativa de Hechos por Siniestro, Robo o Extravío de Bienes Muebles".

Elabora oficio de solicitud de investigación de hechos y remite a la Subgerencia de Seguridad y Vigilancia para su atención.

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PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

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Subgerencia de Seguridad y

Vigilancia

Área Requirente

Área Requirente

5 Recibe oficio de solicitud de investigación de hechos junto con una copia del "Acta Administrativa de Hechos por Siniestro, Robo o Extravío de Bienes Muebles" y procede a realizar la investigación de los hechos a efecto de deslindar responsabilidades.

6 Elabora Informe de Investigación de Hechos y comunica por escrito el resultado de la investigación al área requirente.

7 Recibe Informe de la investigación y analiza los resultados.

¿Se localizaron o recuperaron los bienes?

Si : Continúa en la operación 8.

No : Continúa en la operación 9.

8 Recupera los bienes trasladándolos a su área o unidad administrativa.

FIN DE PROCEDIMIENTO

9 En su caso y de conformidad con las leyes, reglamentos y normatividad vigente aplicable en la materia, procede a levantar el Acta de Hechos ante el Ministerio Público o instancia jurídica correspondiente, con el apoyo de la Dirección Técnica Jurídica, obteniendo una copia certificada del acta.

1 O Comunica mediante oficio a la Subgerencia de Correspondencia el siniestro, robo o extravío de los bienes (con copia para el Órgano Interno de Control), solicitando se realice la reclamación correspondiente a la compañía aseguradora, acompañando a la solicitud copia de la siguiente documentación:

- Acta Administrativa de Hechos por Siniestro, Robo o /,_/Extravío de Bienes Muebles. � - Relación de bienes muebles siniestrados, robados o

extraviados. JiQ L- - • 1 , ir. A otena Nacional

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Subgerencia de Correspondencia

Aseguradora


Aseguradora


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·¡ 5 AGO 2018

APROBADO


INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-04

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- Oficio de solicitud de investigación de hechos girado ala Subgerencia de Seguridad y Vigilancia.Informe de investigación de hechos emitido por laSubgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- En su caso; Acta de Hechos levantada ante el MinisterioPúblico o instancia jurídica correspondiente.

11 Recibe comunicado y procede a realizar la reclamación correspondiente por escrito ante la aseguradora.

12 Emite respuesta por escrito y comunica a la Subgerencia de Correspondencia la respuesta a la reclamación.

13 Recibe respuesta de la compañía aseguradora y elabora oficio comunicando por escrito al área requirente el resultado de la reclamación.

¿La reclamación es procedente?

Si : Continua en la operación 14.

No : Continua en la operación 38.

14 Procede a cubrir el valor de los bienes o a su reposición física.

Nota: En caso de que la aseguradora pague en especie con bienes muebles, éstos deberán de ser de características iguales, equivalentes o superiores a los bienes siniestrados.

¿Pagó los bienes en efectivo?



15 Comunica al área requirente que ha procedido la reclamación y que se ha recibido el pago en efectivo (cheque), remitiendo

/ mediante oficio la siguiente documentación: ·-, f' a Lo_t_e-rí_a_N_a-ci o_n_a_l __ ___,I

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- Copia del reporte del siniestro y/o de la reclamación.- Copia de la carta o documento de aceptación y/o

procedencia de la reclamación.- Copia Cheque emitido por la aseguradora a favor de la

Lotería Nacional para la Asistencia Pública.- Copia de la ficha de depósito con sello de la caja

receptora de la Lotería Nacional para la AsistenciaPública y reporte de buen cobro.

Área Requirente 16 Elabora oficio de solicitud de baja para la Gerencia de Recursos Materiales y remite la siguiente documentación:



Inventarios


- Copia del reporte del siniestro y/o de la reclamación.- Copia de la carta o documento de aceptación y/o

procedencia de la reclamación.- Copia Cheque emitido por la aseguradora a favor de

"Lotería Nacional para la Asistencia Pública".- Copia de la ficha de depósito con sello de la caja

receptora de la LOTENAL y reporte de buen cobro.

17 Recibe oficio de solicitud de trámite de baja y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios con instrucciones para su atención.

18 Recibe oficio de solicitud de baja y verifica si el trámite es procedente.

¿Procede la baja?



19 Turna solicitud de baja al Departamento de Almacenes con la instrucción de realizar la baja.

20 Recibe documentación, procede a su revisión y confronta la información contenida con los registros del sistema "GRP-¡Módulo de Activo F.ijQ". t _,,

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'\ 5 AGO 20'\8

APROBADO


INMUEBLES

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Página 7 de 19

21 Procede a la cancelación de los registros de los bienes en elinventario y sistema informático GRP - Módulo de Activo Fijoe informa a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios quese ha realizado la cancelación de los registros.

22 Elabora oficio de respuesta a la solicitud de trámite de baja,comunicando al área requirente que ha procedido la baja delos bienes.

23 Obtiene acuse de recepción de oficio y turna al Departamentode Almacenes.

Departamento 24 Integra expediente y archiva.de Almacenes

Área Requirente 25 Recibe oficio de respuesta de solicitud de trámite de baja,actualiza resguardos personales de bienes muebles, Integraexpediente y archiva.


Área Requirente 26 Elabora "Acta Administrativa de Reposición de Bienes", en laque se haga constar que:

Los bienes repuestos son de características iguales,equivalentes o superiores a los bienes mueblessiniestrados, robados o extraviados.El Titular del área requirente acepta de conformidad losbienes muebles.

El "Acta Administrativa de Reposición de Bienes" deberáacompañarse de los siguientes documentos:

Factura original, Título de Propiedad o documento legalque ampare la propiedad del o los bienes a favor de laLOTENAL.

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Gerencia de Recursos

Materiales


Inventarios

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1 :> AGO 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PI OCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-04

1 Página 8 de 19

27 Elabora y emite oficio para la Gerencia de Recursos Materiales, solicitando el alta de los bienes muebles de reposición {Ver "Procedimiento para el Alta y Registro de Bienes Muebles Instrumentales No Registrados en el Inventario (por Acta de Indudable Propiedad o por Reposición de Bienes Muebles Robados o Extraviados)" LN-6014-MAPP0-06}.

28 Elabora y emite oficio para la Gerencia de Recursos Materiales, solicitando la baja de los bienes muebles siniestrados, robados o extraviados, acompañando a la solicitud copia de la siguiente- documentación:

- Acta Administrativa de Hechos por Siniestro, Robo oExtravío de Bienes Muebles.

- Relación de bienes muebles siniestrados, robados oextraviados.

- Oficio de solicitud de investigación de hechos girado ala Subgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- Informe de investigación de hechos emitido por laSubgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- En su ca�o; Acta de Hechos levantada ante el MinisterioPúblico o instancia jurídica correspondiente.

- Acta Administrativa de Reposición de Bienes conanexos.

29 Recibe oficios de solicitud de alta y baja de bienes muebles y verifica que la documentación que los acompaña se encuentre completa.

30 Registra y turna documentos a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su atención.

31 Recibe oficio de solicitud de baja y verifica si el trámite es procedente.

¿Procede la baja?

Si : Continua en la operación-1-9. . 1 l

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE P OCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

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Página 9 de 19

32 Elabora oficio para el área requirente, devolviendo la documentación original ( excepto oficio de solicitud de baja original) e informando las causas por los que no procedió el trámite de baja, turnando acuse de recepción al Departamento de Almacenes.

33 Recibe acuse de recepción del oficio devolutivo, integra y archiva con la siguiente documentación:

- Oficio de solicitud de baja original.- Copia de los documentos que venían anexos al oficio

de solicitud de baja.

Área Requirente 34 Recibe oficio devolutivo y procede a subsanar las causas por


Inventarios

los cuales no procedió el trámite de baja.

Continúa en la operación 28.

35 Elabora oficio para el área requirente, devolviendo la documentación original (excepto oficio de solicitud de baja original) e informando las causas por los que no procedió el trámite de baja, turnando acuse de recepción al Departamento de Almacenes.

36 Recibe acuse de recepción del oficio devolutivo, integra y archiva con la siguiente documentación:

- Oficio de solicitud de baja original.- Copia de los documentos que venían anexos al oficio

de solicitud de baja.

Área Requirente 37 Recibe oficio devolutivo y procede a subsanar las causas por


los cuales no procedió el trámite de baja.


38 Comunica al área requirente que no ha procedido la reclamación, remitiendo copia de la respuesta entregada por !la aseguradora. . • -

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Área Requirente

Subgerencia de Adquisiciones

COiVIERf·i Comité de Mejora Regulatoria Interna

·¡ 5 AGO 2018

APROBADO

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PRC CEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES f EV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-04

--Página 10 de 19

39 Solicita por escrito a la Subgerencia de Adquisiciones la investigación de los precios y/o valores actuales en el mercado de los bienes muebles.

40 Realiza la investigación de precios y/o valores actuales en el mercado de los bienes muebles.

41 Comunica por escrito a la unidad administrativa el resultado de la investigación de precios.

Área Requirente 42 Informa por escrito al resguardante que deberá resarcir el

Resguardante

daño ocasionado mediante la reposición de los bienes por otros iguales o de características similares a los siniestrados, robados o extraviados; o mediante el pago de los mismos al valor que rija en ese momento en el mercado para bienes iguales o equivalentes.

43 Entrega copia del resultado de la investigación al resguardante.

44 Recibe notificación de que debe resarcir el daño y copia del resultado de la investigación de mercado.

a) ¿Paga los bienes en efectivo al valor que rija en esemomento en el mercado para bienes iguales oequivalentes?

Continúa en la operación 45

b) ¿ Repone los bienes por otros iguales o decaracterísticas similares a los siniestrados, robados oextraviados?


c) Ninguna de las dos


4 l'_i Lo-te_r_í_a_N_' é-1c_i_o_n_a_l __ __,,1', I para la Asistencia Pública

l 1 * MANUAL OKIGINAL El� Rl::�GUA.t<UU ' 1 , r,r,� J f) �-! GERENCIA oE: �º¡�GAí\JIZACION 'r /v 7

DESARROLLO DE PERSONAi _\ -- -

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·15 AGO 2018 MANUAL ADMINISTRATIVO DE PR PCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

APROBADO INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-04

1 Página 11 de 19

Área Requirente 45 Elabora oficio de solicitud de baja para la Gerencia de


Recursos Materiales y remite la siguiente documentación:

- Acta Administrativa de Hechos por Siniestro, Robo oExtravío de Bienes Muebles.

- Relación de bienes muebles siniestrados, robados oextraviados.

- Oficio de solicitud de investigación de hechos girado ala Subgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- Informe de investigación de hechos emitido por laSubgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- En su caso; Acta de Hechos levantada ante el MinisterioPúblico o instancia jurídica correspondiente.

- Investigación de los precios.- Copia de la ficha de depósito con sello de la caja

receptora de la Lotería Nacional para la AsistenciaPública y reporte de buen cobro.

46 Recibe oficio de solicitud de trámite de baja y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios con instrucciones para su atención.

47 Recibe oficio de solicitud de baja y turna al Departamento de Almacenes para la cancelación de registros.

Continua en la operación 18.

Área Requirente 48 Elabora "Acta Administrativa de Reposición de Bienes", en la que se haga constar que:

Los bienes repuestos son de características iguales, equivalentes o superiores a los bienes muebles siniestrados, robados o extraviados. Los bienes son propiedad de quien los repone. Los bienes son de procedencia lícita. El resguardante libera a la Lotería Nacional para la Asistencia Pública de toda responsabilidad derivada del origen o procedencia de los bienes.

( El Titular d�I á.@a requir�nte acet2ta de conformidad los ¿;8 bienes muebl�. a..ote i Nacional 1

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APROBADO I N MUEBLES REV. 02 LN-6014-MA P-P0-04

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El "Acta Administrativa de Reposición de Bienes" deberá acompañarse de los siguientes documentos:

- Factura original, Título de Propiedad o documento legalque ampare la propiedad del o los bienes a favor de laLotería Nacional para la Asistencia Pública.

- En su caso la factura y/o título de propiedad deberáendosarse a favor de Lotería Nacional para laAsistencia Pública.

Continua en la operación 28.

49 Turna el asunto al área jurídica de la Entidad.


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DESARROLLO DE PERSONAL L -·

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ÁREA REQUIRENTE

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INICIO

Detecta el siniestro, robo o extravío de uno o más bienes muebles instrumentales.

2

Elabora relación de bienes muebles siniestrados, robados o extraviados

3

Elabora "Acta Adminislrativa de Hechos por Siniestro, Robo o Extravío de Bienes Muebles" .

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solicitud de investigación de

(J) fn he�s y rec¡i_'lil} la Subgerencia de Seguridad y� Z Vigilancia p'an.-su tención.

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7

SUBGERENCIA DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA

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5

Recibe oficio de Solicitud de Investigación de

Hechos junto con un tanto original del Acta Administrativa de Hechos y procede a realizar investigación de los hechos a efecto de deslindar responsabilidades.

6

Elabora Informe de Investigación de Hechos y comunica por escrito el resultado de la investigación al área requirente.


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15 AGO 2018

APROBADO

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ÁREA REQUIRENTE

8

Recupera los bienes trasladándolos a su área o unidad administrativa.

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S y 9 En sµ

1 -� r regliwentos1'

1- tividad vigente aplicable en la

w m materia, próc�d1 levantar el Acta de Hechos l> Z ante el Ministerio Público o instancia jurídica ;:o � correspondi�tC"c n el apoyo de la Dirección � · Técnica Jurí�ca'!'ob¡eniendo una copia certificada r e_ qel ahta. iii mr T ,:_ , =· o() - �- D,) e . .., I'"' ! • - <?> e;. 10 m., '"'. "'t " Comunica n§dta¡ité oficio a la Subgerencia de � Corresponde�ci!rellsiniestro, robo o extravío de (P )> los bfenes. r .., e o ':í'i (') wzo e . 'l'> "? 7,;· ·- :u

1� • _J --- -


SUBGERENCIA DE CORRESPONDENCIA

11

Recibe comunicado y procede a realizar la reclamación correspondiente por escrito a la aseguradora.

13

Recibe respuesta de la compañia aseguradora y comunica por escrito al área requirente el resultado de la reclamación.

NO

REV. 02

ASEGURADORA

----

12

Emite respuesta por escrito y comunica a la Subgerencia de Correspondencia la respuesta de la reclamación.

14

Procede a cubrir el valor de los bienes o a su reposición física.

• Lot�ría

Naclooa COMER�

_,. ___ Comité de Mejora f:egulatoria !nterna

15 AGO 2C'l3

APROBr\00

LN-6014-MAP-P0-04

Página 14 de 19

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Loteria t � Nacional

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ÁREA REQUIRENTE

16

Elabora oficio de solicitud de baja para la Gerencia de Recursos Materiales.

26

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1

Elabora "Acta Administrativa de Reposición de

5 Bienes'. )>

27

� Elaborá!"J} pmite oficio para la Gerencia de � Recu� �!eriales, requiriendo el alta de los ,.., bienes r¡me�es de reposición.

1 .., V ll>-¡j'i' <t) 28

� Elab¡a.:y. 'mite oficio para la Gerencia de ;=- R_ec�os · M !eriales, solicitando la baja de los

1 b1en8' � es. ..,,. n.., ' '" ¡¡¡·o ,r;J "O-· m c,O (/) E: :::s G) ¡;· � e

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15

Comunica al área requirente que ha procedido la reclamación y que se ha recibido el pago en efectivo.

• Lot�ña Nudona ----


REV. 02

ASEGURADORA

COMER!

LN-6014-MAP-P0-04

Página 15 de 19


17

Recibe oficio de solicitud de trámite de baja y

turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios con instrucciones para su atención .

29

Recibe oficios de solicitud de alta y baja de bienes muebles .

30

Registra y turna documentos a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su atención.

Comité de Mejora Regulatoria Interna e/ 15 AGO 2018

APROBADO

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ÁREA REQUIRENTE

.. 37

Jecibe oficio devolutivo y procede a subsanar las 9usas por los "Cuales no procedió el trámite de baja. ,,,. ,1

\;? o "t, r-Al �olll ,-;-

-� ' ..Ir 25

F,lecibé"oficio de respuesta de solicitud de trámite de bali, ict4aliza resguardos personales de bienes;¡jiüéli"Je}, Integra expediente y archiva.

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G) ñ' n, 1 r FIN

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e o ME .R. ilComité de Mejora Regu\atona ln,erna

15 AGO 2018

APROBADO


REV. 02 LN-6014-MAP-P0-04

Página 16 de 19

GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES SUBGERENCIA DE ALMACECENES DEPARTAMENTO DE ALMACENES

. -· .

E INVENTARIOS

18

Recibe oficio de solicitud de baja y verttica si el trámite es procedente.

Elabora oficio devolutivo para el área requirente, turnando acuse de recepción al Departamento de Almacenes

36

Recibe acuse de recepción del oficio devolutivo, integra y archiva

19

Turna solicitud de baja al Departamento de Almacenes con la instrucción de realizar la baja.

22

Elabora oficio de respuesta a la solicitud de trámite de baja, comunicando al área requirente que ha procedido la baja de los bienes.

23

Obtiene acuse de recepción de oficio y turna al Departamento de Almacenes.

20

Recibe documentación, procede a su revisión y confronta la información contenida con los registros del sistema 'GRP-Módulo de Activo Fijo'.

21

Procede a la cancelación de los registros de los bienes en el inventario e informa a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios que se ha realizado la cancelación de los registros.

24

Integra expediente y archiva.

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34

Recibe oficio devolutivo y procede a subsanar las causas por los cuales no procedió el trámite de

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MANUAL ADMINISTR AT IVO DE PROCEDIMIENTOS DE


REV. 02


31

Recibe oficio de solicitud de baja y verifica si el trámite es procedente.

32

Elabora oficio para el área requirente, devolviendo la documentación original, , turnando acuse de recepción al Departamento de Almacenes.

COMER!Comité de Mejora Regulatoria Interna

15 AGO 2018

APROBADO

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Página 17 de 19


33

Recibe acuse de recepción del oficio devolutivo, integra y archiva.

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W,teria J¡� Nacional _.. .. .,......,...... - f!'� �


38

Comunica al área requirente que no ha procedido la reclamación, remitiendo copia de la respuesta entregada por la aseguradora.

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ÁREA REQUIRENTE

39

Solicita por escrito a la Subgerencia de Adquisiciones la investigación de los precios y/o valores actuales en el mercado de los bienes

42

Informa por escrito al resguardante que deberá resarcir el daño ocasionado

43

Entrega copia del resultado de la investigación al resguardante.

• Lotería

Naciona ----

COMERRComité de Mejora Regulatoria Interna

'15 AGO 2Cl8

APROBADO


REV. 02

SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES

40

Realiza la investigación de precios y/o valores actuales en el mercado de los bienes muebles.

41

Comunica por escrito al área requirente el resultado de la investigación de precios.

LN-6014-MAP-P0-04

Página 18 de 19

RESGUARDANTE

44

Recibe notificación de que debe resarcir el daño y copia del resultado de la investigación de mercado.

49

Turna el asunto al área jurídica de la Institución.

FIN

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Lotería � l"j �!'�?!�! - t!� -

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ÁREA REQUIRENTE

45

Elabora oficio de solicitud de baja para la Gerencia de Recursos Materiales

48

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46

Recibe oficio de solicitud de trámite de baja y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios con instrucciones para su atención.

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REV. 02

2018

SUBGERENCIA DE ALMACENES

47

Recibe oficio de solicitud de baja y turna al Departamento de Almacenes para la cancelación de registros.

LN-6014-MAP-P0-04

Página 19 de 19

RESGUARDANTE

7

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15 AGO 2018

APROB.l\DO



PROCEDIMIENTO DE CIERRE MENSUAL DE LA REV. 02 LN-6014-MAP-P0-05

SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS Página 1 de 4

OBJETIVO:

1. Informar a la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, los movimientosde inventario de bienes muebles instrumentales y remitir las pólizas contablescorrespondientes generadas por altas, bajas, traspasos, y depreciación de bienes muebles.

ALCANCE: Gerencia de Recursos Materiales, Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad,Subgerencia d.e Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:


1. Supervisar la captura y/o registro de los movimientos de bienes muebles instrumentales por concepto de altas, bajas y traspasos en el sistema "GRPMódulo de Activo Fijo".

2. Emitir las pólizas contables generadas en el sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo"por los conceptos de:

a) Altas, bajas, traspasos.b) Depreciación de bienes muebles.c) Cancelación de registros contables y de inventario.

3. Remitir mediante oficio, en los primeros 5 días hábiles de cada mes, las pólizascontables generadas por concepto de altas, bajas, traspasos y depreciación de bienes muebles, registradas en el "GRP-Módulo de Activo Fijo", del mes inmediato anterior, a la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, una vez que éstas

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han sido debidamente requisitadas y autorizadas. v¡

Lolfria-�\Nadenal ,.1 ------- ,


15 AGO 2018

APROBADO

,r. A Loterí� Nacional l � 1 para la As1stPncia Pública/ I * MANUAL ORJGIN�.- >GUARDO • 1�� 1

Gg:��'b�(Loºo"GANIZACION 'rE PERSONAL

Manual Administrativo de Procedimientos de Bienes …...PROPIEDAD O POR REPOSICIÓN DE BIENES...

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