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MÓDULO DE ALMACENES

[Estructura de Navegación]

IT Consultores Ltda. Manual de Usuario Subsistema de Bienes y Servicios SINCO

ESTRUCTURA DE NAVEGACIÓN MODULO ALMACENES – CONSULTAS

TABLA DE CONTENIDO

FUNCIONALIDAD PÁG. PROCESOS PÁG.

Consultar Maestro de Elementos 3 Soporte 1

Consultar Mantenimiento de Empresas 5

Consultar Inventario Genérico 11

Consultar Inventario Por Almacén 15 Inventario 10

Consultar Inventario Histórico 16

Consultar Movimiento 22

Consultar Presupuesto 28

Consultar Entregas de Almacén 31

Consultar Solicitud Elementos 33

Movimiento 19

Consultar Liquidación Importaciones 35

Comprobantes 33 Consultar Comprobantes 38


Funcionalidad [Soporte]


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GUÍA DE USUARIO

PRESENTACIÓN A través del menú Consultas es posible acceder a las Funcionalidades Soporte para consultar el Maestro de Elementos y Empresas, el listado de Inventario Genérico, Inventario por Almacén o Inventario Histórico, Movimientos de Almacén, Documentos de Presupuesto, Entregas de Almacén y Liquidación de Importaciones y Consulta de Comprobantes. En esta guía se detallará la Funcionalidad Soporte ACCESO ALMACENES » CONSULTA» SOPORTE




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ÍNDICE

PROCESO 1 : CONSULTAR MAESTRO DE ELEMENTOS Ver relación de pantallas: 1. Lista de Elementos

PROCESO 2 : CONSULTAR EMPRESAS Ver relación de pantallas: 1. Mantenimiento de Empresas 2. Grupos de Empresas

3. Comprobantes Especiales

SOPORTE – DETALLE DE PROCESOS A través de esta Funcionalidad es posible acceder la Lista de Elementos y observar datos como Tipo, Grupo y Subgrupo al que pertenece el Elemento, Código del mismo, Descripción, Marca, Unidad de Medida y Clase del Elemento. La funcionalidad Empresas permite realizar consultas de los datos y parametrización de las mismas como Código y Descripción, Dirección, NIT, Tipo de Moneda, Plan Contable, Centro de Costos, Periodos, Fecha de Última Actualización, Grupos de Empresas y Comprobantes Especiales 1. PROCESO 1: CONSULTAR MAESTRO DE ELEMENTOS Condiciones Previas:

• Deben existir elementos grabados en el sistema para que la pantalla Lista de Elementos permita al usuario visualizarlos y consultarlos en detalle.

• Es necesario que existan empresas grabadas en el sistema Pasos a Seguir:

1. Por medio de las teclas de desplazamiento, el usuario podrá consultar los detalles de todos los elementos en los diferentes campos de la Pantalla Lista de Elementos:




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[Pantalla 1: Lista de Elementos]

1. Tipo: En este campo el usuario consultará el código asignado en el sistema al tipo asociado a cada elemento, p.e. visualizará un código diferente para los Bienes Devolutivos y los Bienes de Consumo. 2. Grupo: Es posible consultar en este campo el código correspondiente al grupo de elementos al que pertenece el bien seleccionado. 3. Subgrupo: El usuario podrá consultar en este campo el código del Subgrupo al cual pertenece el elemento seleccionado. P.e. un computador pertenece al subgrupo Equipo de Computación del Grupo Equipo de Comunicación y Computación. 4. Código: En este campo el usuario observará el código parametrizado al elemento que está consultando. 5. Descripción: El usuario observará en detalle el nombre del elemento. 6. Marca: En este campo el usuario consultará el código de la marca del elemento seleccionado. 7. Unidades: Es posible consultar en este campo la unidad de medida del elemento seleccionado, la cual puede ser por unidad, peso, volumen; etc. 8. Clase de Elemento: En este campo se observará el código de la clase del elemento, el cual puede ser genérico o específico. 9. Bloque de Detalle: Para cada elemento que el usuario se encuentre consultando a través de las teclas de flechas de desplazamiento se observarán en este bloque el detalle de cada uno de los códigos ya explicados. En cada uno de ellos observará si se trata de un Bien Devolutivo o de Consumo, el nombre del grupo y subgrupo al que pertenece el elemento, la descripción de la clase, la marca del mismo y la unidad de medida correspondiente.




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2. PROCESO 2: CONSULTAR EMPRESAS Condiciones Previas:

• Deben existir Empresas creadas y parametrizadas en el sistema para que la pantalla Mantenimiento de Empresas permita al usuario visualizarlas y consultarlas en detalle.

• Por medio de la tecla de función F8 se cargarán los datos correspondientes a las Empresas creadas en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para la consulta de otras empresas.

Pasos a Seguir:

1. Para efectuar la consulta de Empresas el usuario ingresará el Código de la misma, la cual ubicará por medio de la tecla de función (F9):

[Pantalla 1: Mantenimiento de Empresas]

1. Código: En este campo el usuario observará el código y nombre de la Empresa seleccionada. 2. Abreviatura: El usuario podrá consultar en este campo la abreviatura asignada a la empresa seleccionada p.e. N.C. Palmira – Nivel Central Palmira –. 3. Dirección: En este campo se observa la Dirección de la Empresa que se encuentra consultando el usuario. 4. Ciudad: En este campo se observa el código y Ciudad asociados a la Empresa consultada. 5. NIT Auxiliar: En este campo el usuario podrá consultar el Código del Auxiliar parametrizado para la Empresa consultada.




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6. Auxiliar: En este campo el usuario observará la descripción asignada al Auxiliar asociado a la Empresa consultada. 7. Identificación Tributaria: En este campo se podrá consultar en este campo el Número de Identificación Tributaria NIT que identifica la empresa para dichos fines tributarios. 8. Moneda Extranjera, Consolidadora y Estado: En estos campos el usuario podrá consultar si la empresa registrará operaciones en Moneda Extranjera, si es una Empresa Consolidadora de otras Empresas y su estado “Stat” que puede ser Activa o Inactiva. 9. Tipo Presupuesto: En este campo el usuario puede consultar qué tipo de presupuesto maneja la empresa consultada: S – Privado – N – No maneja Presupuesto o P – Presupuesto Oficial. 10. Grabación: El usuario podrá consultar en este campo si la grabación de las operaciones se realiza con la parametrización N – Normal con código de Cta. y Nit – C – código de cuenta y secuencia de NIT – T – solamente NIT – S Secuencia de Códigos de cuenta y NIT –. 11. Tipo de Moneda: Campo en el cual el usuario podrá consultar el tipo de moneda con el cual se realizan las operaciones en la empresa seleccionada. 12. Grupo Empresa: El usuario podrá consultar en este campo el código y descripción del grupo de empresas al cual pertenece la Empresa seleccionada para la consulta. 13. Cierre Semestral: En este campo el usuario puede observar si la empresa realiza cierres semestrales o no. 14. Título Certificado: En este campo es posible consultar en este campo el título de los Fideicomisos a relacionar en los certificados tributarios, si aplica para la empresa que se está consultando. 15. Plan Contable: En este campo el usuario observará cuál es el Plan de Cuentas que utiliza la empresa consultada y la estructura de niveles para dichas cuentas que se maneja en la misma. 16. Plan Equivalente: El usuario podrá consultar en este campo la estructura contable de un plan equivalente (si aplica) para la empresa seleccionada. 17. Centro de Costo: En este campo el usuario observará el centro de costos parametrizado para la empresa consultada y cual la estructura de niveles para los códigos de dichos Centros de Costos. 18. Flujo de Caja: En este campo el usuario observará el código de la estructura de Flujo de Caja parametrizado para la empresa consultada y cual la estructura de niveles para los códigos de dichos Centros de Costos. 19. Número de Periodos: Es posible observar en este campo el número de periodos parametrizados para la empresa que se encuentra consultando que usualmente serán 12 por cada uno de los meses del año y uno adicional para las operaciones de cierre. 20. Periodo Arranque: Este campo permite al usuario consultar el periodo de inicio de operaciones de la empresa consultada. 21. Periodo Actual: En este campo el usuario observará el periodo actual de operaciones en la empresa consultada. 22. Último Cierre: Campo que presenta el registro del periodo en el cual se realizó el último cierre contable. 23. Última Actualización: El usuario podrá observar en este campo la fecha de la última actualización de la información de la Empresa seleccionada. 24. Controla Grabación con Fecha: En este campo se especifica si se controla o no, que la grabación de datos pueda corresponder a una fecha anterior a la de la última




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actualización, es decir que el sistema permita o no grabaciones en periodos ya cerrados y actualizados. 25. Periodos: En esta tabla el usuario observará los todos los periodos parametrizados para la empresa consultada y el intervalo de días que comprenderá cada uno. 26. Grupos de Empresas: Este botón permite al usuario acceder a la consulta de los grupos de Empresas disponibles en el sistema. 27. Comprobantes Especiales: Este botón permite desplegar la pantalla del mismo nombre en la cual es posible consultar los diferentes tipos de Comprobantes especiales parametrizados para las diferentes empresas a consultar. Grupos de Empresas

Como se detalló en la descripción del numeral 26 de la Pantalla 1, esta pantalla permitirá observar los diferentes grupos de empresas disponibles en el sistema.

[Pantalla 2: Grupo de Empresas]

Comprobantes Especiales

Como se detalló en la descripción del numeral 27 de la Pantalla 1, esta pantalla permitirá al usuario observar en detalle la parametrización de los Comprobantes especiales para cada empresa, es posible consultar Clase de Documento, Descripción del mismo, Tipo y Descripción del Comprobante General y del Específico.




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[Pantalla 3: Parámetros Comprobantes Especiales]

La clase y Tipos de Comprobante es posible consultarlos por medio de la tecla de función (F9): Clases de Comprobantes Especiales: En esta lista de valores es posible observar los comprobantes especiales que se encuentran parametrizados para la empresa consultada, los cuales pueden ser de cierres, ajustes, depreciaciones, etc.:

Tipos de Comprobantes Genéricos:

En la lista de valores de comprobantes genéricos se observarán los comprobantes generales parametrizados en el sistema, para registrar un comprobante específico como




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el de cierre mensual o depreciaciones es necesario parametrizar un comprobante genérico como el de Depreciaciones, Amortizaciones y Provisiones o el de Cierres.

Tipos de Comprobantes Específicos

En esta lista de valores es posible consultar los comprobantes específicos parametrizados para los diferentes registros que requieren de un comprobante especial. P.e. para registrar un cierre debe existir un comprobante genérico de cierre parametrizado y los respectivos comprobantes específicos si tales cierres son mensuales, anuales o demás que se definan en la parametrización de los mismos:


Funcionalidad [Inventario]


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GUÍA DE USUARIO

PRESENTACIÓN A través del menú Consultas, es posible acceder a las Funcionalidades Soporte para gestionar el Maestro de Elementos y Empresas, Inventarios Genérico, Inventario por Almacén o Inventario Histórico, Movimientos tales como Salidas, Entradas, Transferencias, Documentos de Presupuesto, Consultas de Entregas de Almacén, y Liquidación de Importaciones y Consulta de Comprobantes. En esta guía se detallará la Funcionalidad Inventario. ACCESO ALMACENES » CONSULTAS» INVENTARIO




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ÍNDICE

PROCESO 1 : CONSULTAR INVENTARIO GENÉRICO Ver relación de pantallas: 1. Saldos de Inventario 2. Elementos Con Control – Consulta de

Movimientos de Entradas a Almacén con Control Saldos de Inventario

3. Salidas al Servicio – Consulta de Movimientos de Salidas de Almacén

4. Consulta Movimiento de Almacén

PROCESO 2 : CONSULTAR INVENTARIO POR ALMACÉN Ver relación de pantallas: 1. Saldos de Inventario

PROCESO 3 : CONSULTAR INVENTARIO HISTÓRICO

Ver relación de pantallas: 1. Saldo Histórico de Inventario 2. Total Saldo de Inventario por Bodega

3. Saldo de Inventario por Bodega y Subgrupo

INVENTARIO – DETALLE DE PROCESOS A través de esta funcionalidad es posible consultar los saldos del Inventario en diferentes modos de consulta: La Consulta de Inventario Genérico permite observar los saldos de inventario por cada elemento, por medio de la Consulta de Inventario por Almacén es posible observar los saldos de inventario de todos los elementos para una Empresa y Almacén seleccionados por el usuario y la Consulta de Inventario Histórico permite al usuario visualizar los saldos de los diferentes elementos por Periodo, Empresa, Procedencia, Almacén, y relaciona al usuario el detalle de las Cantidades de Saldos Iniciales, Entradas, Salidas, Saldo Final por Bodega o por Bodega y Subgrupo de Elementos. 1. PROCESO 1: CONSULTAR INVENTARIO GENÉRICO Condiciones Previas:

• Es necesario que existan Movimientos de Almacén de Salidas, Entradas, Transferencias y/o Ajustes para que consulta arroje resultados de Saldos, Promedio, Stocks y detalle de las cantidades de cada Movimiento.

Pasos a Seguir:

1. Para consultar los inventarios por Saldo por Elemento el usuario diligenciará la siguiente pantalla seleccionando el Elemento a Consultar.




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[Pantalla 1: Saldos de Inventario]

1. Bloque Elemento: En este bloque el usuario consultará Código y Nombre de la Empresa para la cual se está ejecutando la consulta de inventarios, Procedencia de las Adquisiciones – Por contrato, orden de compra, leasing, caja menor; etc. – Código y Nombre del Almacén, Bodega y Elemento, Tipo de Bien – Devolutivo o de Consumo – Código y nombre del Grupo y Subgrupo a los cuales pertenece el elemento, método de costeo, y unidad de medida del elemento. 2. Bloque Saldos: El usuario podrá consultar en este bloque el usuario puede consultar las unidades disponibles, el valor de las mismas y los ajustes en bodega o fiscales que afectan el saldo del elemento consultado. 3. Bloque Costo Promedio: El usuario podrá consultar en estos campos el costo promedio de determinado elemento el valor corriente del mismo, valor ajustado y valor ajustado fiscal. 4. Bloque Stocks: El usuario podrá consultar en este bloque el stock mínimo y máximo de determinado elemento y el punto de pedido del mismo. 5. Bloque Ubicación: En este bloque se consultará el Tipo de Ubicación del elemento consultado y el detalle de su ubicación física. 6. Bloque Usuarios: En este campo se observará los registros del usuario que creó y/o modificó el elemento consultado. 7. Bloque Fechas: En este bloque es posible consultar la fecha de creación y de última modificación del documento al cual está asociado el elemento. 8. Bloque Movimiento: En este bloque es posible observar en detalle los movimientos del elemento consultado, Periodo del movimiento, Tipo de Documento Utilizado para registrar el movimiento, Detalle del Proceso, Cantidad, IVA, Valor unitario, Valor de Ajustes, Saldo en Cantidades, Saldo Total y Saldo Ajustado.

2. Mediante los botones de la parte inferior de la Pantalla 1, es posible observar en detalle los Movimientos de Entradas o Salidas que se realizaron para elementos con Control




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Histórico, acceder al documento correspondiente al Movimiento o Generar archivo Excel con la información pertinente al Movimiento del Elemento seleccionado. Si el Movimiento consultado es una Entrada a Almacén al oprimir el botón Elementos ctrl. Pantalla 1, se ingresará a la pantalla Elementos con Control donde se observará la Creación de Elementos con Control realizada en el documento consultado con su Valor en Libros y sus ajustes correspondientes.

[Pantalla 2: Elementos Con Control – Consulta de Movimientos de Entradas a Almacén]

Si el Movimiento consultado es una Salida de Almacén al oprimir el botón Elementos Ctrl. Pantalla 1, se ingresará a la pantalla Salida al Servicio donde se observarán las Salidas al Servicio de Elementos con Control realizada en el documento consultado con su Valor en Libros y sus ajustes correspondientes, como ya se detalló en la Guía Movimientos Almacén del Módulo Almacenes – Operativo – Proceso 2.

[Pantalla 3: Salidas al Servicio – Consulta de Movimientos de Salidas de Almacén]




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3. Por medio del botón Documento Pantalla 1, es posible ingresar al documento con el cual se registró cualquiera de los Movimientos de Almacén, los diferentes campos de dicho documento se explicaron en detalle en la Guía Movimientos del Módulo Almacenes Operativo:

[Pantalla 4: Consulta Movimiento de Almacén]

En la anterior pantalla es posible realizar consultas a través de los cuatro primeros botones inferiores: Información del Contrato – en cuya pantalla se encuentra el botón Contrato que permite acceder a la consulta del mismo –, Información de la solicitud – dicha pantalla también permite la consulta de la solicitud o pedido en el botón correspondiente –, Otra Información – responsables, dependencia, proveedor, Proyecto –, e Información Contable – partidas, contrapartidas, mayores y auxiliares etc. –.

Dependiendo del Movimiento de Almacén, se activarán los demás botones inferiores, para Movimientos de Transferencias se activará el botón Traslados, para Movimientos de Entradas o Salidas de Bienes Devolutivos se activará el botón Activos – Código del Activo y Placa del mismo –, para los Movimientos de Salidas Automáticas de Almacén se activará el botón Solicitud para realizar la consulta de la misma y el botón Facturas cuando se trate de un Movimiento de Salida sin orden de compra. También el usuario puede acceder al Comprobante Contable del documento consultado por medio del botón Contabilidad.




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2. PROCESO 2: CONSULTAR INVENTARIO POR ALMACÉN Condiciones Previas:

• Es necesario que existan Movimientos de Saldos Iniciales o Entradas de Almacén registradas en el sistema para que la consulta arroje resultados que contengan todos los bienes creados.

Pasos a Seguir:

1. Para realizar una Consulta de Inventario por Almacén el usuario debe diligenciar los campos de la siguiente pantalla como se detalló en la Guía Solicitudes Proceso 1: estos son Empresa y Almacén con el fin de visualizar resultados en el Bloque de saldos. Una vez obtenida la consulta, el usuario podrá observar la Procedencia de los bienes, Código de la Bodega donde se encuentran almacenados, Código del Elemento, Unidades en Inventario, Valor de las mismas, Ajustes por Inflación y Punto de Pedido.

[Pantalla 1: Saldos de Inventario]

En la parte inferior de la pantalla Saldos de Inventario el usuario observará la descripción de Bodega, Procedencia, Elemento, Tipo de Elemento, Grupo, Subgrupo, Unidad de Medida y Método de Costeo de cada uno de los Elementos consultados.




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3. PROCESO 3: CONSULTAR INVENTARIO HISTÓRICO Condiciones Previas:

• Deben existir Movimientos de Entradas de Almacén en las diferentes bodegas para que se encuentren creadas las hojas de vida de los bienes con sus respectivos saldos iniciales y diferentes Movimientos de Entradas, Salidas, Ajustes y Transferencias que se reflejen los diferentes movimientos que permitieron obtener el Saldo Final del Inventario de cada Elemento.

• Por medio de la tecla de función F8, se cargarán los saldos históricos de inventario para cada uno de los elementos de las diferentes bodegas de una empresa en todos los periodos, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para la consulta de Periodos, Empresas, Procedencias, Bodegas, Almacenes o elementos determinados seleccionándolos por medio de la tecla de función F9.

Pasos a Seguir:

1. Para consultar los inventarios en la pantalla Saldo Histórico el usuario por medio de la Tecla de Función (F8) obtendrá la información de Saldo Inicial, Entradas, Salidas y Saldo Final por Cantidades y por Valores en los campos resaltados en el recuadro que se observa resaltado en dicha pantalla. La búsqueda se delimitará como se explicó en las Condiciones Previas. En la parte inferior de la pantalla el usuario observará el detalle de: Método de Costeo, Tipo de Bien, Grupo, Subgrupo, Unidad de Medida, Empresa, Procedencia, Almacén, Bodega y Elemento, el usuario diligenciará la siguiente pantalla seleccionando el Elemento a Consultar.

[Pantalla 1: Saldo Histórico de Inventario]




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Al desplazarse con la barra horizontal el usuario observará las cuatro secciones de información asociados a cada renglón que presenta el aplicativo: Cantidades, Valores. Valor ajuste Elementos en Bodega, Valor Ajuste Fiscal Elementos en Bodega, los cuales presentan los siguientes campos

AA BB CC DD

♦ Cantidades: En esta sección se presenta la información de las cantidades de de saldo inicial, Entradas, Salidas, Saldo Final, Entradas y Saldo Final para el periodo, empresa, procedencia, almacén, bodega y elementos seleccionados.

♦ Valores: En esta sección se presenta la información en cuanto a valores de saldo inicial, Entradas, Salidas, Saldo Final, Entradas y Saldo Final para el periodo, empresa, procedencia, almacén, bodega y elementos seleccionados.

♦ Valor de Ajuste Elementos en Bodega: En esta sección se presenta la información en cuanto a saldo inicial, Entradas, Salidas, Saldo Final, Entradas y Saldo Final para el periodo, empresa, procedencia, almacén, bodega y elementos seleccionados de los ajustes a los elementos en bodega.

♦ Valor Ajuste Fiscal Elementos en Bodega: En esta sección se presenta la información saldo inicial, Entradas, Salidas, Saldo Final, Entradas y Saldo Final para el periodo, empresa, procedencia, almacén, bodega y elementos seleccionados de ajuste fiscal a los bienes en bodega.

Para cada una de estas secciones presenta los campos resaltados en el recuadro de la Pantalla 1 Saldo inicial, Entradas. Salidas y Saldo Final en los cuales el usuario podrá observar – por Cantidades, Valores y Ajustes – el Saldo Inicial de cada elemento, los Movimientos de Entradas y Salidas registrados en el periodo consultado y el Saldo Final para el mismo.

4. Por medio del botón Total Inventario de la Pantalla 1, el usuario podrá obtener la consulta del Total Inventariado por Empresa, Periodo, Bodega, Procedencia y Almacén, el usuario puede obtener la totalidad de periodos de determinada empresa o parametrizar su búsqueda como se explicó en las condiciones previas.




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[Pantalla 2: Total Saldo de Inventario por Bodega]

5. Por medio del botón Total por Subgrupo de la Pantalla 1, el usuario podrá obtener la

consulta del Saldo de Inventario por Bodega y Subgrupo, en el cual podrá detallar Periodo, Procedencia, Código del Tipo de Bien, Grupo, Subgrupo, Valor inicial, Valor ingresos, Valor Egresos, Cantidad Saldo Inicial, Cantidad de Egresos e Ingresos y Cantidad y Valor de Saldo Final. El usuario podrá consultar la totalidad de periodos de determinada empresa o parametrizar su búsqueda como se explicó en las condiciones previas.

[Pantalla 3: Saldo de Inventario por Bodega y Subgrupo]


Funcionalidad [Movimiento]


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GUÍA DE USUARIO

PRESENTACIÓN A través del menú Consultas, es posible acceder a las Funcionalidades Soporte para gestionar el Maestro de Elementos y Empresas, el listado de Inventario Genérico, Inventario por Almacén o Inventario Histórico, Movimientos , Documentos de Presupuesto, Entregas de Almacén, y Liquidación de Importaciones y Consulta de Comprobantes. En esta guía se detallará la Funcionalidad Movimiento. ACCESO ALMACENES » CONSULTAS» MOVIMIENTO




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ÍNDICE

PROCESO 1 : CONSULTAR MOVIMIENTO DE ALMACÉN Ver relación de pantallas: 1. Movimiento de Almacén

PROCESO 2 : CONSULTAR PRESUPUESTO Ver relación de pantallas: 1. Documentos de Presupuesto

PROCESO 3 : CONSULTAR ENTREGAS DE ALMACÉN Ver relación de pantallas: 1. Entregas de Almacén

PROCESO 4 : CONSULTAR SOLICITUD DE ELEMENTOS Ver relación de pantallas: 1. Consulta de Solicitud Elementos

PROCESO 5 : CONSULTAR LIQUIDACIÓN IMPORTACIONES Ver relación de pantallas: 1. Liquidación Importaciones

MOVIMIENTOS DE ALMACÉN – DETALLE DE PROCESOS A través de esta funcionalidad es posible consultar los diferentes Movimientos de Almacén con los detalles de cada uno de ellos como Número de Bodega, Código y Descripción del mismo, Campo que especifica si el movimiento se realizó para un Bien o Componente, Cantidad, Valor Unitario, Valor Total y Total IVA. El usuario podrá realizar consultas de Documentos de Presupuesto accediendo a los documentos referenciados al mismo y observando Vigencia, Área, Imputaciones, Valor, etc. Las Entregas de Almacén, las Solicitudes de Elementos y las Liquidaciones de Importaciones también podrán ser consultadas por Empresa y Responsable detallando Periodo, Elemento, Cantidad y Valores correspondientes. 1. PROCESO 1: CONSULTAR MOVIMIENTO DE ALMACÉN Condiciones Previas:

• Por medio de la tecla de función F8 se cargarán los Movimientos de Almacén grabados en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para la consulta de los diferentes Movimientos de Almacén.

• Es necesario que existan Movimientos de Almacén grabados en el sistema para que al correr la consulta de los mismos genere resultados.




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Pasos a Seguir:

1. Esta pantalla cuyos campos se detallaron en la Guía Movimientos del Módulo Almacenes Operativo, permite al usuario ejecutar consultas de los diferentes Movimientos de Almacén grabados en el sistema:

[Pantalla 1: Movimiento de Almacén]

1. Bloque Tipo de Documento: En estos campos el usuario seleccionará la Empresa, Almacén, Tipo de Documento, Periodo, Número de Documento y demás opciones parametrizables para la búsqueda. Una vez diligenciados dichos criterios por medio de la tecla de función (F8) el sistema completará automáticamente los datos de la consulta parametrizada. 2. Bloque Movimiento: En este bloque es posible observar el detalle de los elementos con los cuales se efectuó el Movimiento de Almacén que se está consultado; Bodega, Código de Item, Descripción del mismo, campo de Bien o Componente, Cantidad del elementos, Valor unitario del mismo, Valor Total y Total de IVA. Dependiendo del Movimiento de Almacén que el usuario esté consultando, se activarán diferentes botones inferiores de la Pantalla 1:

♦ Movimientos de Entradas a Almacén Cuando el usuario esté consultando un Movimiento de Entradas a Almacén se activarán los botones Inf. Contrato, Inf. Solicitud, Otra Información, Activos – si el movimiento involucra un bien Devolutivo –, Contabilidad y Facturas.

Información Contrato




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En esta pantalla se consulta la información asociada al contrato tal como Empresa, Tipo de documento, Periodo, Número de la entrada parcial, Estado y proveedor. Así mismo la pantalla habilita el botón que permite la consulta del contrato.

Otra Información Esta pantalla presenta información adicional del documento de movimiento de almacén como: Responsable, Dependencia, Proveedor, No y fecha, proyecto, tipo, número y fecha del documento de procedencia.

Información Contable Esta pantalla permite la consulta del movimiento contable realizado con el movimiento de almacén. Presenta los valores de las partidas y contrapartidas contables con sus respectivos códigos y descripciones de Cuenta mayor, auxiliar, área de responsabilidad, centro de costo, estructura adicional y valor total del movimiento.




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Activos Esta pantalla presenta la relación de elementos incluidos en el movimiento. Para cada uno de los elementos presenta el código del activo y su respectiva placa (aplica a bienes).

Contabilidad Por medio del botón Contabilización de la Pantalla 1, el usuario accederá al registro de la información contable de la operación, Partida y Contrapartidas con sus correspondientes Cuentas Mayores, Auxiliares, Áreas y Centros de Costo




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Facturas Esta pantalla presenta las facturas asociadas a los elementos como ya explicó en detalle en la Guía Movimientos de Almacén Proceso 1.

♦ Movimientos de Salidas a Almacén Para la consulta de un Movimiento de Entradas a Almacén se activarán los botones Inf. Solicitud, Otra Información, Activos – si el movimiento involucra un bien Devolutivo –, Solicitud, Contabilidad y Facturas.




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Información Solicitud Esta pantalla presenta la información concerniente a la solicitud: Empresa, tipo de documento, estado y número de documento, periodo, solicitante y área de responsabilidad.

Otra Información Esta pantalla presenta información adicional del documento de movimiento de almacén como: Responsable, Dependencia, Proveedor, No y fecha, proyecto, tipo, número y fecha del documento de procedencia.

Información Contable Esta pantalla permite la consulta del movimiento contable realizado con el movimiento de almacén. Presenta los valores de las partidas y contrapartidas contables con sus respectivos códigos y descripciones de Cuenta mayor, auxiliar, área de responsabilidad, centro de costo, estructura adicional y valor total del movimiento.




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Solicitud Esta pantalla presenta la información relacionada con el documento de solicitud como se explicó en detalle en la Guía Solicitudes del Módulo Adquisiciones – Consultas Proceso 1.

♦ Movimientos de Transferencias Para la consulta de Movimientos de Transferencias se activarán el botón Traslados, por medio del cual el usuario accederá al Movimiento de Entradas por Transferencia en el cual podrá visualizar los detalles de dicho movimiento.




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2. PROCESO 2: CONSULTAR PRESUPUESTO Condiciones Previas:

• Por medio de la tecla de función F8 se cargarán los Documentos de Presupuesto grabados en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para la consulta de los diferentes Documentos de Presupuesto.

• Es necesario que existan Documentos de Presupuesto grabados en el sistema con sus respectivos movimientos con el fin de obtener resultado en la consulta.

Pasos a Seguir:

1. Esta pantalla permite al usuario consultar los diferentes Documentos de Presupuesto tales como Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Órdenes de Compra, Órdenes de Trabajo, Contratos, Cajas Menores, etc.

[Pantalla 1: Documentos de Presupuesto]

1. Bloque Documento: En este bloque el usuario seleccionará la Empresa en la cual realizará la consulta, el Tipo de Documento de Presupuesto, la Vigencia y Número del mismo, número de Adición, Botón para consultar Proyecto Asociado, Fecha de la Consulta, Número de Documento Alterno, Resolución, Avance, Vigencia de la Reserva, Código Nombre y NIT del Auxiliar, Observaciones, Valor del Documento, Valor de los Portes y el IVA correspondientes, Grupo –Disponibilidad, Reservas, Cupo Asignado, etc. – , Saldo, Solicitante, Fecha de Solicitud, Vencimiento de la Solicitud, Usuario que grabó el Documento de Presupuesto en el sistema, Fecha de creación y Modificación, Campo en el cual se observa si el Documento está autorizado o no, Estado del Documento y




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campos para número consecutivo de tabla para interfase con otros módulos, sus secuenciales y usuario que elabora. 2. Bloque Movimientos: En este bloque el usuario observará los Movimientos correspondientes al Documento de Presupuesto Consultado, en el cual podrá consultar número de Adición, Renglón del Movimiento, Vigencia, Mes de Registro, Tipo de documento, Área Responsable, Imputación correspondiente, Recurso –de la Nación, Corrientes, de Capital, Propios –, Valor del Movimiento, Usuario, Fechas de Creación y Modificación, Tipo de Documento Referenciado, Orden de Pago asociada, entre otros datos.

2. El botón Proyecto Asociado desplegará la pantalla en la cual se observará el Código y Nombre de Proyecto asociado al Documento de Presupuesto, y los datos de la Entidad Aportante de los recursos – Tipo de los Recursos, Código de la Empresa y Descripción de la misma.

3. En el campo Tipos de Documentos el usuario seleccionará el documento a consultar de la lista de valores correspondiente desplegada por medio de la tecla de función (F9):

4. Por medio de el botón Doc. Referenciado Pantalla 1 el usuario podrá acceder al Tipo de Documento con el cual se realizó el Movimiento que se está consultando. P.e. un documento Resolución Autorización del Gasto, Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Orden de Compra, Orden de Trabajo, etc. y consultar los datos de la misma. A través del mismo botón Doc. Referenciado, el usuario podrá regresar a la Pantalla1.




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5. A través del botón Móv. del Doc. Pantalla 1 el usuario podrá consultar en detalle los Movimientos del Documento; Número del Documento, Tipo del mismo, Descripción y Saldo Acumulado con el Movimiento; tanto para el Documento de Presupuesto como para el Documento Referenciado.




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3. PROCESO 3: CONSULTAR ENTREGAS DE ALMACÉN Condiciones Previas:

• Por medio de la tecla de función F8 se cargarán las Entregas de Almacén grabadas en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para la consulta de Entregas de Almacén por Empresa, Auxiliar, etc.

• Para esta consulta deben existir Entregas de Almacén grabadas en el sistema para la Empresa y Responsable seleccionados para la búsqueda.

Pasos a Seguir:

1. El usuario seleccionará la Empresa y Almacén para las cuales desea realizar la consulta y diligenciará la pantalla como se explica a continuación:

[Pantalla 1: Entregas de Almacén]

1. Bloque Datos Generales: En este bloque el usuario diligenciará la Empresa de la cual se consultan los Movimientos, el Responsable del mismo, Código y nombre del Área de responsabilidad y Almacén para los cuales se asignan los elementos con el fin de parametrizar su búsqueda de Entregas de Almacén. 2. Bloque Movimiento: El usuario visualizará en este bloque el periodo en el cual se realizo la entrega de almacén, fecha de entrega de almacén, número de bodega asociada al almacén, Código y descripción del elemento entregado, número de elementos entregados al responsable, Valor unitario promedio y Valor total de los elementos entregados




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2. Por medio del botón Requisición de la Pantalla anterior es posible acceder a cada una de las Solicitudes asociadas a las Entregas de Almacén anteriormente visualizadas.

3. El botón Generar Archivo Pantalla 1, permite generar un archivo Hoja de Calculo extensión (*.xls) con la información obtenida en dicha pantalla.




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4. PROCESO 4: CONSULTAR SOLICITUD DE ELEMENTOS Condiciones Previas:

• Por medio de la tecla de función F8 se cargarán las Solicitudes de Elementos grabadas en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para otras consultas por Empresa o por Periodo.

• Es necesario que en el sistema existan solicitudes de elementos grabadas y aprobadas en el sistema para que la consulta arroje resultados.

Pasos a Seguir:

1. El usuario seleccionará la Empresa y Periodo para el cual desea ejecutarla y podrá observar Área de Responsabilidad, Código del Solicitante, Fecha de la Solicitud, Tipo de Documento con el cual se realizó la Solicitud de Elementos, Número de la misma, Código del Elemento solicitado, Detalle del mismo:

[Pantalla 1: Consulta de Solicitud de Elementos]

Al desplazarse con la barra horizontal el usuario observará el segmento Cantidades de la Pantalla Consulta de Solicitud de Elementos, en esta podrá observar para cada una de las solicitudes listadas cuantos elementos se solicitaron, autorizaron, compraron, ingresaron y entregaron a Almacén.




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5. PROCESO 5: CONSULTAR LIQUIDACIÓN IMPORTACIONES Condiciones Previas:

• Para ejecutar esta consulta es necesario que existan Movimientos de Entradas de Almacén para importaciones grabadas en el sistema.

• Por medio de la tecla de función F8 se cargarán las Liquidaciones de Importaciones grabadas en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para otras consultas.

Pasos a Seguir:

1. El usuario seleccionará una Empresa en particular para generar la Consulta de la Liquidación de Importaciones correspondiente

[Pantalla 1: Liquidación Importaciones]

1. Bloque Entrada de Almacén: En este bloque el usuario podrá observar los datos relacionados a la Entrada de Almacén con la cual se realizó la importación a consultar, Periodo del mismo, Fecha de creación, Tasa Representativa del Mercado, NIT y nombre del Proveedor, Código y Descripción de la Dependencia correspondiente, Código y Nombre del Responsable y Observaciones pertinentes. También se observará el Total del Documento y el botón Generar Archivo es posible obtener los datos visualizados en la pantalla en un archivo de Hoja de Cálculo extensión (*.xls) 2. Bloque Relación de Conceptos Adicionales: El usuario podrá en este bloque observar la información concerniente a Fletes y Aranceles con el respectivo NIT y




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nombre de la entidad encargada de los mismos así como sus valores. En la parte inferior se visualizará el Total Facturado y el Total de los Conceptos Adicionales mencionados. 3. Bloque Elementos: En este bloque se observarán los códigos de Tipo de Recurso, Grupo del Elemento, Subgrupo del mismo, Código del elemento, Cantidad, Valor Unitario, IVA, Total y Total en Dólares. En la parte inferior por medio de las teclas de desplazamiento el usuario podrá visualizar el detalle de cada uno de los datos mencionados.


Funcionalidad [Comprobantes]


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GUÍA DE USUARIO

PRESENTACIÓN A través del menú Consultas, es posible acceder a las Funcionalidades Soporte para gestionar el Maestro de Elementos y Empresas, Inventarios Genérico, Inventario por Almacén o Inventario Histórico, Movimientos tales como Salidas, Entradas, Transferencias, Documentos de Presupuesto, Consultas de Entregas de Almacén, y Liquidación de Importaciones y Consulta de Comprobantes. En esta guía se detallará la Funcionalidad Consulta de Comprobantes. ACCESO ALMACENES » CONSULTAS» COMPROBANTES




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ÍNDICE

PROCESO 1 : CONSULTAR COMPROBANTES Ver relación de pantallas: 1. Consulta de Comprobantes

COMPROBANTES - DETALLE DE PROCESOS A través de esta Funcionalidad es posible realizar consultas de los diferentes Comprobantes grabados en el sistema con sus respectivos registros contables, Cuenta Mayor, NIT del tercero y detalle del movimiento, fecha de creación y modificación, usuario que creó o modificó el documento, etc. 1. PROCESO 1: CONSULTAR COMPROBANTES Condiciones Previas:

• Para efectuar este tipo de Consulta es necesario que existan Comprobantes previamente grabados en el sistema.

Pasos a Seguir:

1. Para realizar consultas de los diferentes comprobantes el usuario cargará el seleccionado para la consulta, por medio de la tecla de función F8 se cargarán todos los comprobantes grabados en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para la consulta de comprobantes según las necesidades específicas del usuario por Empresa, por Número de Comprobante, por Periodo, por Tipo Genérico o Específico, etc.




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[Pantalla 1: Consulta de Comprobantes]

1. Bloque Comprobante: En este bloque el usuario observará los datos del Comprobante consultado; Grupo de Empresa en e cual fue registrado, Empresa, Periodo de Consulta, Fecha del Comprobante, Fecha de Creación y Modificación, Tipo Genérico y Específico de Comprobante, Clase de Comprobante Según el Proceso – Contabilidad, Tesorería, etc. –, Usuario Creador del Comprobante, Usuario Modificador del Comprobante; también es posible consultar las tablas, secuenciales, Empresa, Proyecto, Entidad y Estado en la interfase con otros módulos. 2. Bloque Movimientos Contables: Estos campos permiten al usuario realizar consultas de la contabilización de los diferentes Movimientos de cada Comprobante, podrá observar el Renglón correspondiente, la Cuenta Mayor en la cual se realizó el registro de la operación, NIT del tercero en la contabilización, Descripción del detalle del Movimiento efectuado, Área, Centro de Costos, Adicionales (si aplican), y Registros Débito y Crédito con sus respectivos totales sumas iguales. En la parte inferior de pantalla es posible observar en detalle las descripciones de la Cuenta Mayor, Centro de Costos, Estructura Adicional, Descripción del Auxiliar, Código del Auxiliar y Área de Responsabilidad correspondiente.

2. Por medio de la tecla de función (F9) el usuario podrá seleccionar en el campo

correspondiente a Tipo de Comprobante Genérico, es decir la agrupación en la estructura contable de los diferentes tipos de Movimientos.




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A través de la misma tecla de función (F9) el usuario podrá seleccionar en el campo correspondiente a Tipo de Comprobante Específico, es decir aquellos documentos que se encuentran agrupados en los Comprobantes Genéricos y se utilizan para registrar operaciones específicas. P.e. El comprobante Genérico Comprobantes de Almacén se asocia a los comprobantes específicos Entradas de Almacén (Orden de Alta) y/o Salidas de Almacén (Orden de Egreso).

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