1

INGRESO AL SISTEMA ( POR DEFECTO) 3

INSTALACIN DEL SOFTWARE CONTROL LENOX ADVANCE 4

USUARIOS 7

ALTA DE EMPLEADOS 10

ALTA DE HUELLAS DIGITALES (RELOJES BIOMTRICOS) 11

ASIGNACIN DE TARJETAS (RELOJ POR PROXIMIDAD) 13

IMPORTAR EMPLEADOS DESDE EXCEL 18

SECTORES 19

HORARIOS 21

CONCEPTO DE CALENDARIO 24

CREACIN DE UN CALENDARIO 24

EJEMPLO DE JORNADAS Y CALENDARIO 25

INTRODUCCIN AL MENU DE FICHADAS 29

AGREGAR O MODIFICAR AUSENCIAS MANUALMENTE 31

DESCARGAR FICHADAS POR PENDRIVE (SLO PARA RELOJES CON INTERFAZ USB) 31

AGENDA 32

NOVEDADES 32

CMO GENERAR UN REPORTE 33

PREFERENCIAS 36

REGISTRACIN DEL SOFTWARE 37

ACCESO AL PROGRAMA POR MEDIO DE OTRA PC DE LA RED 38

EJECUTAR Y ABRIR EL SERVIDOR 39

ALTA RELOJ POR HUELLA DACTILAR/PROXIMIDAD 40

ALTA DEL RELOJ EN EL SOFTWARE CONTROL LENOX 40

BACKUP DE LA BASE DE DATOS 41

MDULO DE ALERTAS POR E-MAIL 43

MDULO DE ACCIONES MASIVAS 44

MDULO DE CONTROL DE ACCESO 45

PREGUNTAS FRECUENTES 47

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Requisitos mnimos

Microprocesador: Pentium IV Ram: 1Gb Sistema Operativo: Windows XP SP2 en adelante

Requisitos ptimos

Microprocesador: Dual Core RAM: 2Gb Sistema Operativo: Windows XP SP3 o Windows 2003, Windows 7 x32 o x64 bits.

Ingreso al sistema (Por defecto)

Usuario y contrasea por defecto Usuario: admin Contrasea: admin

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Instalacin del software Control Lenox Advance

1. Introduzca el CD en la lectora y ejecute dotnetfx ubicado dentro de la carpeta NET 3.5 y4.0.

2. Finalizada dicha instalacin ejecute Setup.exe y siga las instrucciones que aparecern enpantalla.

Nota: cuando ejecute el instalador Setup.exe, automticamente le detecta si la PC tieneinstalado los .NET. Si no los tuviera, el programa le ofrece dirigirse a la pgina de Microsoftpara descargarlos. Tambin puede optar por ejecutarlos desde el CD.

3. Una vez iniciado el Setup.exe se abrir el siguiente asistente de instalacin:

4. Presione Siguiente.

5. Seleccione los aplicativos a instalar y presione Siguiente.

Nota: Si desea acceder al Lenox desde la misma PC donde va a instalar el servidor, en las

opciones de instalacin debe dejar tildadas las dos opciones Cliente y Servidor. Si el servidor se encuentra en otra computadora, solo debe dejar tildado Cliente.

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6. Seleccione la carpeta en donde se instalar el software y elija quien puede usar la aplicacin, luego presione Siguiente.

7. Presione Siguiente.

5

8. Una vez instalado el programa, aparecer una pantalla con la leyenda: "Instalacin Completa". Por ltimo presione Aceptar y reinicie la PC.

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Usuarios

Aqu se dan de alta los usuarios que acceden al sistema Control Lenox Advance.Cada usuario puede ser administrador o no administrador. Si es administrador tiene acceso total al sistema, caso contrario, solo puede visualizar y generar reportes.

1. Presione Nuevo.2. Se desplegar un cuadro de Alta de Usuarios.3. Cargue el nombre y apellido del usuario. 4. Tilde la casilla de Administrador si desea que el usuario creado tenga permisos para ver y

modificar los datos de la base de datos. Caso contrario, solo podr ver la informacin y generar reportes.

5. Cuando el nuevo usuario ingrese por primera vez al sistema deber hacerlo con su nombre como Usuario y su Apellido como Contrasea.

6. Finalmente le pedir generar el Usuario y Contrasea que el desee para sus prximos ingresos al sistema.

Nota: Si desea cambiar posteriormente su usuario y contrasea dirjase al men Preferencias.

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Roles De Usuarios Aqu se cargan los permisos que se les otorgarn a los diferentes usuarios del sistema.

Ejemplo de 3 usuarios dados de alta:

Supervisor 1: Tiene acceso al men de Empleados solo para visualizar sus datos y al men de Fichadas solo con permisos de modificacin para justificar llegadas tardes y ausencias.

8

Supervisor 2: Tiene acceso total al men de Calendarios para altas, bajas y modificaciones de calendarios laborales y al mdulo de Empleados para altas, bajas y modificaciones de los empleados.

Administrador: Tiene acceso total al sistema (este perfil esta precargado y solo hace falta tildar el check box de "Administrador").

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Alta de Empleados

1. Dirjase al men Empleados

2. Presione el Botn Nuevo

3. Cargue los datos del nuevo empleado.

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Alta de Huellas Dactilares (Relojes Biomtricos)

1. Seleccione los equipos de la lista en donde se registrar al empleado.

2. Seleccione qu dedo quiere enrolar y presione Capturar.

3. Seleccione el equipo que usar para enrolar al empleado y presione el botn "Activar

Captura".

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4. Realice tres tomas de la huella del mismo dedo (el mismo reloj guiar el proceso).Enrolador de Escritorio (Opcional)

Si cuenta con un enrolador de escritorio tilde la casilla Enrolador de escritorio y siga los siguientes pasos:

1. Presione Capturar.

2. Presione Activar Captura

3. Realice tres tomas de la huella del mismo dedo (el mismo enrolador guiar el proceso).

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Asignacin de tarjetas (Reloj por Proximidad)

1. Ingrese al men del reloj. Para ello presione la tecla Men e ingrese el usuario y contrasea (digite el usuario 10000, presiones OK y luego la contrasea 4000.)

2. Una vez dentro del Men presione OK en las primeras 3 opciones, luego asigne un numero de ID al azar para que pueda visualizar el numero de tarjeta, presiones OK y, a continuacin, pase una tarjeta, anote el numero y vuelva a pasar otra tarjeta. (Notar que el nmero de tarjeta visualizado en el reloj es el mismo que tiene impreso en la tarjeta solo que con menos cantidad de dgitos)

3. Realice este paso con todas las tarjetas para luego seguir la carga en nuestro sistema.

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Asignacin de Horario y Sector

Para la asignar un Calendario, "Empresa" y/o Sector los mismos deben haber sido creados previamente; caso contrario aparecern como no asignados (ver los men Calendarios y Sectores).

Finalmente presione Aceptar.

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Agregar Datos personales del empleado

1. Dirjase a la pestaa Datos Personales.2. Cargue (opcional): foto, nmero de documento, direccin, telfono localidad, etc.

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Asignarle un vencimiento al empleado

Con el vencimiento podr indicarle a el/los reloj/es a partir de qu da no quiere que fiche un empleado.

Ejemplo: tiene un empleado temporal que estar trabajando solo por cuatro meses. Si activa el vencimiento al cuarto mes, el software no lo dejar fichar. Es decir, el empleado qued deshabilitado (no lo borra)

Si configura una alerta por mail (vea la configuracin del mdulo ms adelante), el software le avisar, unos das antes, que ese empleado est por vencer.

Para activar el vencimiento seleccione:1. La fecha en la que se deshabilitar (vencer) esa persona.2. El o los relojes en los que se aplicar el vencimiento.

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Baja de Empleados

1. Seleccione la persona a dar de baja y presione el Botn Eliminar. Aparecer un cartel de confirmacin.

2. Se le pedir confirmacin a fin de ratificar la decisin de eliminar al empleado.

3. A continuacin aparecer otro cartel con la opcin de guardar los registros del empleado.

Si lo guarda podr incluirlos en un reporte tildando incluir empleados dados de baja.

Nota: La tarjeta del mismo quedara liberada para luego ser asignada a otro empleado; en el caso de la huella, se borra del sistema.

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Importar empleados desde un Excel

Desde el men Empleados podr importar los empleados al sistema Lenox.

1. Haga clic en Importar a Excel

2. Seleccione qu columna corresponde a cada campo creado en su Excel para poder realizar la importacin de datos.

3. Haga clic en Aceptar.

4. Seleccione dnde se encuentra el archivo Excel y haga clic en Abrir. Se iniciar la importacin.

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Sectores

En este men se administran los sectores y las empresas. Las empresas estarn conformadas por sectores.

1. Presione el botn "Nuevo" y cargue el nombre del sector o de la empresa.

2. Luego de cargar los sectores y las empresas debe asignar los sectores a las distintas empresas, para esto:

a. Seleccione una empresa y presione el botn "Asignar Sectores".b. Seleccione los sectores correspondientes para esa empresa, pasando los sectores de

la lista Sectores asignados a la lista Sectores disponibles.

Si tiene activado el mdulo de alertas por e-mail podr seleccionarle a cada sector una casilla de coreo, a fin de que a la persona encargada de dicho sector reciba un e-mail con los ausentes y tardes.

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HorariosConcepto de Jornada

La jornada es aquella que define cmo debe contabilizarse el tiempo de presencia o ausencia para un da. Deber cargar todas las combinaciones posibles: diurna, nocturna, partida, flexible, etc. Cada da de trabajo, de cada empleado, debe tener asignada una jornada. La asignacin del da/jornada se realiza al crear los calendarios. Si todos los empleados hacen el mismo horario solo necesitar una jornada para los das laborables. Se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos:

Dedicar unos minutos a recopilar la informacin de cada uno y plasmarlos en un papel con sus correspondientes caractersticas.

Recopilar la informacin para definir las diferentes jornadas que necesitar. Siempre que vare alguno de los elementos de una jornada deber definir otra, por ejemplo,

si tiene un grupo de personas que deben realizar un horario continuado de presencia obligatoria entre las 08:00 y las 15:00 con una pausa de 15 minutos, pero unos pueden realizar la pausa entre las 10:00 y las 10:15, mientras otros deben realizarla entre las 10:30 y las 10:45, deber definir dos jornadas.

Creacin de una Jornada

Como se indic anteriormente, es muy importante dedicar el tiempo necesario para decidir cuantas jornadas se necesitarn y cuales sern las caractersticas de cada una de ellas. A cada jornada se le asigna un color, muy necesaria a la hora de implementarla en el calendario.Para ilustrar la creacin de una jornada se usar el siguiente ejemplo: Flexible (Verde): Rango en el que las fichadas son vlidas. En este ejemplo son de 7 a 22hs, dentro del mismo, se podrn computar horas excedentes o extras, como tambin compensar horas en caso haber llegado tarde o de tener que retirarse temprano.En este rango solo se carga el horario de comienzo y de finalizacin de la jornada como muestra la siguiente imagen:

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Normal (Amarillo): rango/s obligatorio/s de trabajo. En este ejemplo es de 9 a 18hs (9 horas obligatorias) donde se computaran llegadas tardes y ausencias en caso que las hubiese.En este rango se carga el horario obligatorio de la jornada, adems se configura la tolerancia de llegada tarde como muestra la siguiente imagen:

Tolerancia de tarde: es la cantidad de minutos que se asignan como tolerancia para que el empleado pueda llegar tarde. Es decir, si el horario de entrada es a las 9:00 e indica 5 minutos tarde, al empleado se le computarn llegadas tardes a partir de 9:06.

Suma minutos: es la cantidad de minutos que se le suman a las horas normales trabajadas. Ejemplo: si el empleado tiene que cumplir 9hs trabajadas, pero ficha una hora para almorzar, en el reporte tendr 8hs trabajadas. Pero, si ingresa 60 minutos en Suma minutos va a sumar 1hs ms a las trabajadas. De este modo, cuando genere un reporte le aparecern las 9hs normales.

Extras (Rojo): rango/s en donde se define/n el cmputo de las horas extras. En este ejemplo estn definidas de la siguiente manera: de 18 a 20hs al 50% y de 20 a 22hs al 100%.Aqu se carga: el horario que se considera extras, el disparo del redondeo, el mltiplo de redondeo y tipo de redondeo, como muestran las siguientes imgenes:

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Disparo del redondeo: es la cantidad de tiempo que debe transcurrir para que empiece a funcionar el Mltiplo de redondeo y para que, efectivamente, se empiecen a computar las horas extras.

Mltiplo del redondeo: se redondea segn el mltiplo del redondeo y se especifica si ese redondeo es para arriba, perfecto o para abajo. Por ejemplo, si el redondeo es 30 minutos para abajo y el empleado hizo 12, se redondea a 0.

Tipo de redondeo: existen 3 tipos de redondeo diferentes.

Hacia arriba: si el mltiplo es cada 10 minutos, y el empleado trabaja hasta las 20:29, se aplicar la regla de redondeo hacia arriba, llevando el horario trabajado extra del empleado a 20:30.

Hacia abajo: repitiendo el caso anterior, en vez de subir el redondeo, este va a bajar. Es decir, de 20:29 baja a 20:20 para redondear en ese horario.

Perfecto: no sube, ni baja, se mantiene igual, en este caso 20:29.

Por ejemplo:Si el empleado despus de haber cumplido su horario obligatorio en tiempo y forma se retira a las 19:18 tendr 1:20 horas extras al 50%.

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Concepto de Calendario

Un calendario es la relacin da/jornada durante un periodo. Es aqu donde se le asignan al calendario las jornadas creadas previamente. Es, entonces, el calendario el que se le asigna a uno o ms empleados.

Creacin de un Calendario

Una vez creadas las jornadas necesarias se deben asignar al calendario anual. En este ejemplo se asign a todos los das hbiles del 2011, la jornada de 9 a 18hs creada anteriormente con el color naranja.

Seleccin de DasLa forma bsica de hacerlo consiste en seleccionar un da (haciendo clic sobre el mismo) y a continuacin hacer clic sobre la jornada que se desea asignar.Como para periodos largos ese sistema puede resultar tedioso, se han incorporado varios mtodos para facilitar la tarea de definir los calendarios:

Para seleccionar todo el ao se har doble clic sobre ao del calendario. Para seleccionar un mes entero se har clic sobre su nombre. Para seleccionar todos los lunes de un mes se har clic sobre su abreviatura. Lo mismo con el

resto de das. Para seleccionar todos los lunes del ao se har doble clic sobre su abreviatura. Lo mismo

con el resto de das.

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Al igual que en el caso anterior se gener la jornada que tiene un flexible mayor a la sumatoria de las otras jornadas para que el empleado pueda compensar horas (en caso de no desearlo solo debe colocar el rango de flexible igual que la sumatoria de los otros rangos, en este caso seria un flexible de 9 a 21:30 hs) en este caso es de 8 a 22 hs. Luego se genera el rango normal de 9 a 18 hs y un rango de extra de 18 a 21:30 hs.

Luego debe asignar la jornada a los das que sern laborables en el calendario para que quede de la siguiente manera. Los feriados, vacaciones y licencias se cargan en el men Agenda:

Jornada trabajo de 9 a 18 horas con corte para almorzar

Esta jornada no cuenta con horas extras y tiene un corte para almorzar. Esta configuracin permite ver si el empleado llega tarde en la entrada y despus de su hora de almuerzo.Esta jornada consta de su rango flexible y dos rangos normales dejando libre entre las 13 y las 14 como hora de almuerzo.

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Jornada trabajo de 9 a 18 horas

Esta es una jornada clsica en la cual el empleados esta obligado a cumplir un horario de entrada

y de salida, con la posibilidad de hacer horas extras.

Ejemplo de Jornadas y Calendario

Luego se debe asignar la jornada a los das que sern laborables en el calendario. Quedar de la siguiente manera:

Jornada trabajo nocturna de 8pm a 4am (del da siguiente) Este tipo de horarios es de los ms comunes ya que en el mismo tenemos discriminado una hora normal (rango normal de 20 a 21) y un tipo de hora distinto (en este caso a 50%) para lo que se denomina plus nocturno y luego de las 4:00 se empieza a contabilizar horas extra (en este caso al 100%).

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Luego se debe asignar la jornada a los das que sern laborables en el calendario para que quede de la siguiente manera:

Jornada 24x48

Esta jornada es 24x48, Trabajan 24hs y tienen 48 de franco, el empleado puede trabajar en cualquier momento de la jornada y su nica obligacin es cumplir 24hs normales. El primer paso ser armar la jornada con solo un rango flexible de 48 horas

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Luego se debern asignar las jornadas en el calendario a los das correspondientes.

Ejemplo de Reporte

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Introduccin al Men de Fichadas

Aqu se visualizarn, de forma rpida, fichadas y ausencias, en cualquier rango de fechas.Si se agregan o modifican fichadas se deber seleccionar una novedad para que quede asentado el motivo.

Cmo modificar la fichada del empleado

En la columna fichada se marcar con una E la entra del empleado y una S la salida.En la columna reloj, el software indica por cual equipo fich el empleado.

Fichadas Impares: al seleccionar esta opcin, el software le mostrar nicamente las fichadas impares. Es decir, a los empleados que se olvidaron de fichar una entrada o salida.

Nota: Las fichadas son ilimitadas, esto quiere decir que el empleado puede salir y entrar las veces

que sean necesarias.Si existieran fichadas correspondientes a horarios nocturnos donde la salida se realiza al da siguiente, en fichadas nos mostrara una S + y el horario de salida.

Altas/Modificaciones de fichadas manualmente

Para agregar una fichada en forma manual presione el botn Nuevo. Se desplegar una ventana de Altas/Modificaciones de Fichadas. Ah seleccione el nombre del empleado junto con la fecha y cargue manualmente la fichada segn corresponda.

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Para modificar una Fichada ya existente haga doble clic sobre la misma.

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Agregar o Modificar ausencias manualmente

Para agregar una ausencia en forma manual presione el botn Nuevo. Se desplegar una ventana de Altas/Modificaciones de Ausencias. Ah debe seleccionar el nombre del empleado junto con la fecha. Agregue el comentario pertinente a dicha ausencia (el listado de comentarios corresponder a las novedades cargadas en el men Novedades). Toda modificacin puede ser justificada. Nota: Cuando se le asigna una novedad a la ausencia para darle un justificativo, no quiere decir

que el empleado va a dejar de estar ausente; el empleado va a estar ausente en la empresa, pero su ausencia va a estar justificada con un comentario.

Descargar fichadas por pendrive (solo para relojes con interfaz USB)

1) Dirjase al reloj.2) Coloque el Pendrive en el reloj.3) Ingrese al Men del equipo "Men"-->"10000"-->Ok-->"4000"-->Ok Nota: En caso de que el equipo cuente pantalla a color para ingresar debe mantener presionado el botn de Men. 4) Dirjase a Pendrive, seleccione la opcin Descargar y luego Descargar Registros.5) Traslade la informacin a la PC. Se encontrara que en el Pendrive hay un archivo llamado

1_attlog.dat (esos son los registros del reloj).6) Abra el software cliente, dirjase a Fichadas y presione el botn Descargar USB.

Seleccione el archivo que gener el reloj en el pendrive (1_attlog.dat) y presione Abrir.

Nota: Se recomienda no tomar el archivo directamente del pendrive, es decir, una vez que tiene el archivo 1_attlog.dat en el pendrive, copiarlo y pegarlo en la PC. Luego, a travs del descargar USB busque la ruta donde haya copiado el archivo y bralo.Muchas veces los pendrive son lentos y los puertos USB no son 2.0 y la lectura de datos se torna muy lenta. Al tener el archivo alojado en nuestra PC, la transmisin de datos va a ser directa.

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Agenda

Aqu se cargan los feriados, vacaciones y licencias. En los feriados se podrn seleccionar qu horas son trabajadas a un determinado porcentaje de horas extras.

Novedades

Aqu se cargan todos los comentarios o conceptos necesarios. Por ejemplo: ausencia por enfermedad, licencia por maternidad, tarde con aviso y otras observaciones pertinentes. Estas novedades aparecern en todas las listas desplegables donde se requiera ingresar una justificacin.El cdigo de la novedad se utiliza para integrar las novedades con el programa de liquidacin de sueldo. De ese modo, cuando generan los reportes, se puede exportar el solo el cdigo (que coincidir con el que est cargado en el software de liquidacin).

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Cmo generar un reporte

Una vez cargado todos los empleados y habindoles asignado un sector y un horario, se podrn emitir reportes: Empleados, Cobranzas, Novedades y Fichadas Completo.

Para generar un reporte siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el tipo de reporte de la lista desplegable Reporte.2. Seleccione una empresa o todos de la lista desplegable Empresa3. Seleccione un sector o todos de la lista desplegable Sectores.4. Seleccione un empleado o todos de la lista desplegable Empleados.5. Seleccione el orden en el que desea los datos de la lista desplegable: Ordenar por.6. Seleccione el formato en el que desea el reporte de la lista desplegable: Salida.7. Elija el filtro seleccionando: hoy, mes actual o entre un rango de fechas.8. Finalmente presione el botn Generar y se mostrar el reporte.

Reporte de Empleados

Permite exportar la nmina de empleados a un archivo Excel, Cvs o Pdf.

1. Seleccione qu datos desea exportar.

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Reporte de fichadas y horas (Fichadas Completo)

Se pueden ver, principalmente, las marcaciones del empleado y las horas que han realizado. Puede utilizar las siguientes opciones para hacer el reporte ms completo.

Incluir empleados dados de baja:Al tildar esta opcin se agregan todos los empleados que fueron dados de baja (si es que los registros fueron guardados cuando el empleados fue eliminado). Un empleado por pgina:Esta opcin permite paginar el reporte. Incluir fichadas:Esta opcin agrega/quita las fichadas del reporte. Incluir horas:Esta opcin agrega/quita las horas (horas normales, horas extras, horas totales) del reporte. Excluir fichadas intermedias:Esta opcin solo deja la primera y ltima fichada, descartando las fichadas intermedias y realizando el clculo de horas solo con la primera y ultima fichada. Incluir nombre de la jornada:Esta opcin agrega el nombre de la jornada que el empleados est cumpliendo. Incluir el nombre del reloj:Esta opcin agrega el nombre del equipo que el empleado us para fichar.

Incluir horas Vac/Lic:Esta opcin agrega las horas justificadas de vacaciones y licencias.

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Incluir Horas ausencias justificadas:Esta opcin agrega las horas justificadas de ausencias.

Incluir salida anticipada:Esta opcin agrega los minutos que el empleado se retir antes.

Reporte de Novedades

Este reporte contabiliza y muestra las ausencias y llegadas tarde justificadas e injustificadas, adems de las vacaciones, licencias y feriados.

Exportacin con mscara (archivo .txt)

Presionar el botn Nueva, se desplegar la ventana Altas/Modificaciones de mscaras. Ingrese el nombre y la descripcin de la mscara. En la imagen se muestra en el campo Descripcin lo que debe ingresar si quiere exportar el legajo (con 3 dgitos), cantidad de horas Normales (con 3 dgitos para horas y 3 dgitos para minutos, usando : como separador), extras al 50% (con 2 dgitos para horas y 2 dgitos para minutos usando : como separador).

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Presione Aceptar y luego elija la mascara de la lista desplegable mscara:Finalmente establezca un filtro de fechas y presionar Exportar. Por ejemplo: Legajo=156Horas normales=162:00Extras 50%=08:54 En la mscara se ver del la siguiente manera:

Las primeras 4 cifras son el legajo del empleado, las siguientes 5 cifras son las horas normales (totales) y las ultimas 4 cifras son las horas extras al 50%.

Reporte de Cobranzas

Este reporte muestra un clculo estimativo del jornal que el empleado debe percibir, en funcin al precio hora asignado y la cantidad / tipo de horas que haya cumplido. Nota: El mdulo de cobranzas es de ayuda y no reemplaza a un sistema de liquidacin de haberes.

Preferencias

Aqu todos los usuarios del sistema podrn cambiar su nombre y contrasea como as tambin registrar el software si no se lo ha hecho.

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Registracin del Software

1. El software le pedir que ingrese el cdigo de activacin situado en la portada del CD.

Si no tuviera conexin a Internet y no pudiera hacer la registracin online, deber pedir el cdigo de la siguiente manera:

El software funciona a modo de prueba por 30 das. Para registrarlo presione el botn Solicitar clave por e-mail. Automticamente se abrir el programa de correo utilizado.

Enve dicho e-mail, que ser verificado y respondido con la clave de registracin correspondiente dentro de las 24/48 hs hbiles. Recuerde hacer esto antes del vencimiento del periodo de prueba.

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Acceso al programa por medio de otra PC de la red

(Para poder realizar esto deber haber solicitado una licencia adicional del software)

1. Instale solo la aplicacin Lenox cliente en la PC.2. Ejecute el acceso directo Lenox cliente para entrar al programa. Aparecer la siguiente

ventana:

3. Cambie localhost por el nombre de la PC o el nmero de IP donde est conectado el equipo

Lenox. Verifique que la aplicacin Lenox servidor est ejecutada en la PC donde est conectado el reloj y presione Aceptar.

4. Si el paso 3) se verific correctamente, podr entrar al programa como lo hizo siempre desde

otra maquina de la red. Caso contrario aparecer el siguiente cartel:

IMPORTANTE: Recuerde siempre anteponer la doble barra ("//").

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Configuracin de las alertas

1. Haga clic en Habilitar envo de mail diario y seleccione el horario en el que quiere que el mail se enve.

Si desea agregar informacin de horas acumuladas, tilde la opcin Agregar informacin de horas acumuladas y programe los parmetros correspondientes.

Si desea recibir el e-mail por cada jornada de uso, tilde la opcin correspondiente.

2. Para guardar los cambios haga clic en Guardar configuracin.

Ejecutar y abrir el Servidor

1. Ejecute el acceso directo en el escritorio de Windows, llamado Lenox Servidor.

2. Aparecer un reloj analgico blanco en la barra de tareas.

3. Haga doble clic sobre el reloj blanco. Se abrir la ventana que se muestra a continuacin.

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Alta Reloj por Huella dactilar/Proximidad

Configuracin de la IP del Reloj

1. Dirjase al reloj e ingrese al Men de configuracin, para hacerlo sigua los siguientes pasos. "Men"-->"10000"-->Ok-->"4000"-->Ok Nota: En caso de que el equipo cuente con pantalla a color, para ingresar debe mantener presionado el botn de Men.

2. Una vez Ingresa al men del equipo, dirjase hacia "Opciones"-->"Comm ops" y dentro de este men podr configurar los parmetros de comunicacin:

Direccin IP. Mascara de subred. Etc.

Alta del Reloj en el software Control Lenox

1. Haga doble clic en el reloj blanco de lenox junto a la hora de su PC.

Nota: En caso de que no est el reloj analgico blanco vea "Ejecutar y abrir el Servidor".

2. Se abrir una ventana con dos solapas.3. Dirjase a la solapa "Relojes Huella".

4. Presione aceptar para finalizar el alta del equipo.

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Backup de la Base de Datos

Se recomienda hacer un resguardo de la base de datos peridicamente para proteger la informacin en caso de que tuviera una falla en su computadora.

1. Haga doble clic en el reloj lenox blanco que aparece a la izquierda de la hora de la PC.2. Haga clic en el botn Backup.

3. Le aparecer un cuadro que le indicar que es necesario desconectar los clientes mientras se realiza el backup. Es decir, debe cerrar los Lenox Cliente que estn en uso. Luego presione SI.

4. Deber seleccionar una ruta donde guardar este backup. Asegrese que sea un lugar donde lo pueda ubicar en el caso que tenga un problema con la base de datos.

5. Por defecto el backup va a guardarse con la fecha en el que fue creado, de esta manera podr reconocerlo en el caso que lo necesite ms adelante.

6. Si el backup se guarda correctamente, le aparecer un ltimo cartel que le dir que se ha guardado correctamente y la ruta en donde se guard.

Restauracin de un Backup

1. Haga doble clic en el reloj lenox blanco que aparece a la izquierda de la hora del sistema.2. Haga clic en el botn Restaurar.

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3. Le aparecer un cuadro que le indicar que es necesario desconectar los clientes mientras se realiza el backup. Es decir, debe cerrar los Lenox Cliente que estn en uso. Luego presione SI.

4. Le aparecer una advertencia que le indica que esta base restaurada sobrescribir la que actualmente este en uso. En el caso de ser una instalacin del software por primera vez en una computadora donde nunca estuvo cargado el sistema, esta base de datos sobrescribir la que est en blanco. En el caso que sea una restauracin por base de datos corrupta, sobrescribir dicha base de datos. Presionar Si.

5. Le aparecer un cuadro que le indica que el servidor se cerrar para hacer las actualizaciones correspondientes. Deber volver a abrirlo desde Lenox Servidor.

Importante: A la hora de realizar una restauracin asegrese de que el reloj de fichadas este

desconectado de la PC o bien de la fuente de alimentacin, de manera que le sea imposible al reloj descargar las fichadas en una base de datos en blanco o corrupta.

Habilitar Backup Diario: esta opcin habilita los backup automticos. 1. Habilite la casilla de Backup automtico. 2. Seleccione cundo quiere realizar ese backup (todos los das o algn da particular en la

semana), 3. Seleccione la ruta/carpeta donde se guardarn las copias.

Importante: La PC donde se encuentre instalado el Lenox Servidor debe esta encendida para que el backup se realice en la hora configurada.

Limpieza base de datos: El software eliminar datos posteriores a la fecha seleccionada.

Contrasea: Puede asignarle una contrasea al servidor para que solo determinadas personas puedan ingresar al Lenox Servidor.

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Mdulo de alertas por e-mail

Desde este mdulo se puede configurar un envo de email con las ausencias y llegadas tarde de los empleados.La configuracin es similar a la de cualquier cliente de correo electrnico.

Como ejemplo se utilizara una cuenta de Gmail.com

1. Habilite el correo POP en tu cuenta de correo electrnico. Recuerde hacer clic en Guardar cambios una vez finalizado el proceso.

2. Abra el men Alertas y configure:

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Servidor SMTP: smtp.gmail.com Puerto: 465 587 Direccin de origen: usuario@gmail.com Direccin de destino: la/las direccin/es de correo a la/las que desee enviar el informe por mail. Username: usuario@gmail.com Password: La contrasea de la cuenta que se usa para enviar en este caso usuario@gmail.com

3. Presione Guardar Configuracin y luego enve un mail para hacer una prueba del correcto funcionamiento.

Nota: En este ejemplo se utiliz una cuenta de Gmail pero la configuracin es similar para otros correos gratuitos que admitan correo pop como Yahoo o Terra.

Mdulo de Acciones masivas

Si tiene habilitado este mdulo podr realizar acciones masivas, sin necesidad de modificar diferentes elementos empleado por empleado.

Desde aqu podr modificar: El reloj en el que va a fichar el empleado, el sector o empresa en la que trabaja, la jornada laboral, el calendario laboral.

Simplemente tiene que:1. Seleccionar el tipo de accin a realizar.2. Seleccionar los empleados a los que se le realizar la modificacin.3. Seleccionar el cambio.4. Hacer clic en el botn Asignar para guardar los cambios.5.

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Mdulo de Control de acceso

Si tiene habilitado este mdulo podr controlar, desde el mismo software, los accesos del personal. Men Control de AccesosPara dar de alta franjas horarias (periodos en el que los empleados pueden acceder a determinados lugares):

1. Haga clic en nuevo

2. Le aparecer la siguiente pantalla

3. En Descripcin escriba cmo se llamar la franja horaria.

4. Selecione, el horario asignado, por da, a esta franja horaria.

5. Haca clic en aceptar.

6. Cree un Grupo haciendo clic en el botn Nuevo.

7. Defina el nombre del grupo.

8. Defina las franjas horarias que establecern el grupo.

9. Haga clic en Asignar a relojes

10. Selecione el o los grupos que le asignar a cada reloj y presione Aceptar.

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11. Seleccione el empleado al que le aplicar la franja horaria (men Empleados).

12. Seleccione el o los equipos en los que fichar y asgnele un grupo o una o ms franjas horarias.

13. Hace clic en Asignar para guardar los cambios.

14. Haga clic en Aceptar.

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PREGUNTAS FRECUENTES1. Instalacin del software:

Ver Video: youtu.be/uVG7vw8zBnM Ingresar el CD que se encuentra en la caja junto al reloj y ejecute el archivo Setup.exe.Importante: si le solicita instalar el NetFramework 3.5 o superior, el mismo se encuentra dentro del CD o lo podr descargar y ejecutar gratuitamente de la siguiente pagina http://www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?familyid=ab99342f-5d1a-413d-8319-81da479ab0d7&displaylang=es.Una vez instalado el NetFramework 3.5 o superior vuelva a ejecutar Setup.exe para iniciar la instalacin.

2. Registracin del software

Existen dos opciones 2 opciones:

Registrarlo online (requiere conexin a Internet). De esta manera debe ingresar el cdigo de 8 dgitos entregado en la tapa del CD, en el campo "Activacin online" que se muestra al ingresar al software.

Registrarlo offline seleccionando la opcin "Registracin offline" y enviando el cdigo va e-mail.

3. Fichar por ID + Huella

ID + Huella (1:1). El empleado debe marcar el nmero de ID (que figura en la ficha del empleado en el software), presionar OK y luego debe colocar la huella.

4. Fichar por ID + Contrasea

ID + Contrasea. Se debe cargar el campo "Contrasea" (en la ficha del empleado) con un nmero de 4 cifras, luego dirjase al reloj:

1) Teclee el numero de ID2) Presione "OK"3) Coloque la Contrasea4) Presione "OK"

5. La proteccin del Windows Vista no permite la instalacin del software

Para desactivar dicha proteccin siga los siguientes pasos:1) Ingrese en Modo Seguro con permisos de administrador.2) (Inicio > Programas > Accesorios > ejecutar) Escribir msconfig.3) Una de las solapas dice: DESHABILITAR UAC.4) En la consola de comandos (cmd) como administrador.(Inicio > Programas > Accesorios > Smbolo de sistema) y escriba lo siguiente: bcdedit.exe /set nx AlwaysOff5) Reiniciar.6) Instalar Lenox.

Luego:1) Abra su equipo y dirjase a "Propiedades del sistema". 2) En el icono de Tareas, haga clic sobre "Proteccin del sistema". 3) Por ultimo en la pestaa de "Opciones avanzadas" pulse en Rendimiento sobre el Botn "Configuracin". En la etiqueta de "Prevencin de ejecucin de datos" puede configurar "DEP" y aadir o eliminar la proteccin.

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6. System.Net.Sockets.SocketException: Se ha forzado la interrupcin de una conexin existente por el host remoto

El servidor Lenox se cerr inesperadamente por algn proceso del sistema operativo. Vuelva a ejecutar desde el icono Lenox Servidor y asegrese que el icono de reloj analgico blanco est visible a la izquierda de la hora del sistema.

7. System.FormatException: String was not recognized as a valid DateTime

Se debe a la configuracin regional de la PC cliente con la PC servidor. Ambas deben coincidir.Inicio > configuracin > panel de control > configuracin regional y de idioma.

8. Configuracin de la IP del reloj

Equipos de huella dactilar y/o tarjeta con pantalla monocromtica:

1. Presione la tecla Men 2. Seleccione Opciones y luego presione la tecla Ok3. Seleccione Com. Opc. y luego presione la tecla Ok4. Seleccione Dir. IP y luego presione la tecla Ok5. Ingrese la direccin de IP del equipo y luego presione la tecla Ok

NOTA: Corrobore que dicho numero de IP no este utilizado por otra PC o equipo.

Equipos de huella dactilar y/o tarjeta con pantalla color

1. Mantenga presionada la tecla M/OK durante 3 segundos.2. Seleccione el icono Comun. y luego presione la tecla M/OK3. Seleccione el icono Red y luego presione la tecla M/OK4. En el campo Direc. IP ingrese la direccin de IP del equipo y luego presione la tecla

M/OK

Nota: Corrobore que dicho numero de IP no este utilizado por otra PC o equipo.

9. Como ingresar al men del equipo si ya fue dado de alta en el software

Equipos de huella dactilar y/o tarjeta con pantalla monocromtica

1. Presione la tecla Men 2. Teclee 10000 y luego presione la tecla Ok3. Teclee 4000 o 3000 y luego presione la tecla Ok

Equipos de huella dactilar y/o tarjeta con pantalla color

1. Mantenga presionada la tecla M/OK durante 3 segundos.2. Teclee 10000 y luego presione la tecla M/OK3. Teclee 4000 o 3000 y luego presione la tecla M/OK

10. El reloj no me toma las huellas enroladas

(Se recomienda enrolar con los dedos pulgares e ndice de cualquiera de las 2 manos)

A. Borre la huella actual y enrole otro dedo que est en mejores condiciones, es fundamental seguir el Instructivo de Enrolamiento

B. Fiche usando ID+ HUELLA para facilitar el reconocimiento de esta persona.C. Verifique que el lector no est sucio (limpiarlo con una cinta adhesiva) o daado

(comunicarse con el rea tcnica).

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11. Fichar por ID + Huella

El empleado debe marcar el numero de ID (que figura en la ficha del empleado en la seccin Empleados del software), presionar Ok y luego colocar la huella.

12. Fichar por ID + Contrasea

Para esto se debe cargar el campo "Contrasea" (en la ficha del empleado) con un nmero de 4 cifras, luego dirjase al reloj:

1. Ponga el numero de ID2. Presione "OK"3. Coloque la Contrasea4. Presione "OK"

Nota: Si los cambios no se hubieran producido dentro de los 5 minutos, sincronice el equipo.

13. Sincronizar manualmente huellas y datos personales del software al equipo

Siga los siguientes pasos:

Nota: Este proceso no es vlido para relojes faciales

1. Abra la aplicacin Lenox Servidor, que se encuentra en la barra de tareas (margen inferior derecho de la pantalla).

2. Dirjase a la lengeta Relojes Huella/Proximidad.3. Seleccione el equipo al cual queremos sincronizar datos de

empleados y huellas.4. Haga clic en el botn Sincronizar.

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14. Configuracin de las alertas de ausencias y tardes por email

Configuracin por software:

Desde este mdulo se puede configurar que el software enve un email con las ausencias, llegadas tarde y novedades de los empleados.

La configuracin es similar a la de cualquier cliente de correo electrnico.

Ejemplo de configuracin utilizando una cuenta de Gmail:

Servidor SMTP: smtp.gmail.comPuerto: 465 587Direccin de origen: usuario@gmail.comDireccin de destino: la/las direccin/es de correo a la/las que desee enviar el informe por mailUsername: usuario@gmail.comPassword: La contrasea de la cuenta que se usa para enviar en este caso usuario@gmail.com

Nota: Corrobore tener habilitado el correo POP en la configuracin de su cuenta.

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15. Actualizacin del Software

Si posee la versin Control Lenox Pyme v3.X.X en adelante podr actualizarla descargando la ltima versin desde Aqu.

La versin del software esta indicada en el margen superior izquierdo de la aplicacin Lenox cliente.

Si posee la versin Control Lenox Advance v4.x.x en adelante podr actualizarla descargando la ltima versin:

Para sistemas operativos de 32 bits desde Aqu. Para sistemas operativos de 64 bits desde Aqu.

La versin del software esta indicada en el margen superior izquierdo de la aplicacin Lenox cliente

Nota: Una vez descargado el actualizador, antes de ejecutarlo deber cerrar la aplicacin Lenox Servidor haciendo clic derecho sobre el Reloj Blanco que se encuentra en la barra de tareas y hacer clic en Salir

Al Ejecutar la aplicacin Lenox Servidor aparecer el siguiente cartel.

Esto sucede porque el servidor ya se encuentra ejecutado, verificar que aparezca la imagen de un Reloj Blanco en la barra de tareas, ver imagen.

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16. Cmo generar un Reporte

Una vez cargado todos los empleados, habindoles asignado un sector y un horario, se podr emitir reportes de Empleados, Fichadas, Horas y Novedades.

Para generar un reporte siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el tipo de reporte de la lista desplegable Reporte2. Seleccione la empresa que desea, o la opcin todos de la lista empresa.3. Seleccione el sector que desea, o la opcin todos de la lista Sectores.4. Seleccione el empleado que desea o todos de la lista Empleados.5. Seleccione en Ordenar por el orden en el que desea que se aparezcan los datos al

generar un reporte.6. Seleccione en Salida, el formato en el que desea el reporte (Pdf, CSV, Excel).7. Elija el filtro seleccionando: hoy, mes actual o entre un rango de fechas.8. Finalmente presione el botn Generar y se mostrar el reporte.

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17. Descargar fichadas por Pendrive - Para relojes con interfaz USB

Equipos de huella dactilar y/o tarjeta con pantalla monocromtica

1. Coloque el PenDrive en el reloj2. Mantener presionada la tecla Men.3. Seleccione Gestin Usb y luego presionar la tecla Ok4. Seleccione Descarga Datos y luego presionar la tecla Ok5. Traslade la informacin a la PC. Se encontrara que en el PenDrive hay un archivo

llamado 1_attlog.dat (Esos son los registros del reloj)6. Abra el software cliente, dirjase a Fichadas y presione el botn Descargar USB

Seleccione el archivo que genero el reloj en el PenDrive (1_attlog.dat) y Presione Abrir

Equipos de huella dactilar con pantalla color

1. Coloque el Pendrive en el reloj2. Mantener presionada la tecla M/OK durante 3 segundos.3. Seleccione el icono Pendrive y luego presionar la Tecla M/OK4. Seleccione Descarga y luego presionar la Tecla M/OK5. Seleccione Descarga Regs. y luego presionar la Tecla M/OK6. Traslade la informacin a la PC. Se encontrara que en el PenDrive hay un archivo

llamado 1_attlog.dat (Esos son los registros del reloj)7. Abra el software Lenox cliente, dirjase a Fichadas y presione el botn Descargar

USB Seleccione el archivo que genero el reloj en el PenDrive (1_attlog.dat) y Presione Abrir.

18. Cmo dar de alta tarjetas en los equipos de Proximidad

1. Ingrese a la aplicacin Lenox Cliente2. Dirjase al modulo de empelados. 3. Haga clic en Nuevo o en modificar si el mismo ya fue dado de alta4. En el campo Relojes de proximidad con teclado agregue el nmero de tarjeta impreso en

la misma sin los ceros de adelante.

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