MANUAL PARA LA ELABORACIN DE PROYECTOS YGESTIN DE ACTIVIDADES PROMOVIDAS POR ELINSTITUTO DE ESTUDIOS ALMERIENSES.

Servicios Tcnicos del IEA

Septiembre de 2007

Plaza Julio A. Egea n 3 04071 Almera CIF: P-5400003-I iea@dipalme.org www.iealmerienses.esTelf.: 950 281 825/6/7 (Administracin) 950 281 848/7 (Actividades) 950 281 846/7/5 (Publicaciones) 950 281 844 (Distribucin) Fax: 950 281 827/846

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3MANUAL PARA LA ELABORACIN DE PROYECTOS Y GESTIN DE ACTIVIDADESPROMOVIDAS POR EL INSTITUTO DE ESTUDIOS ALMERIENSES.

NDICE

1. Objeto. 4

2. La figura del Coordinador de actividades. 4

3. Tipologa de las actividades desarrolladas. Principales CaractersticasOrganizativas.

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4. El Proyecto 64.1. Introduccin 64.2. Entre las ideas y el proyecto: La tcnica de las diez cuestiones 74.3. Guin de referencia y pautas organizativas para cumplimentar

un proyecto8

1. Denominacin 82. Justificacin 83. Coordinadores 84. Entidades organizadoras y/o promotoras 85. Entidades patrocinadoras o colaboradoras 96. Objetivos 97. Destinatarios 108. Difusin 109. Aspectos organizativos 11

9.1. Fechas 119.2. Lugar/es 119.3. Duracin / horarios 119.4. Personal docente 129.5. Actividades complementarias previstas 129.6. Numero de plazas 129.7. Requisitos para participar 139.8. Horas lectivas y certificado de asistencia 139.9. Recopilacin de trabajos/edicin de actas 149.10. Elaboracin del programa 15

10. Recursos 1510.1. Humanos 1510.2. Materiales 15

11. Presupuesto 1611.1. Sistema de trabajo para la cuantificacin de

proyectos16

11.2. Pautas y criterios 1611.3. Realizacin de la estimacin presupuestaria 17

11.4. Gestin administrativa 1912. Evaluacin. 20

5. Memoria final 21

4MANUAL PARA LA ELABORACIN DE PROYECTOS Y GESTIN DEACTIVIDADES PROMOVIDAS POR EL INSTITUTO DE ESTUDIOSALMERIENSES.

1. OBJETO

Este documento recoge los criterios y pautas organizativas que el Instituto deEstudios Almerienses establece para el diseo y gestin de sus actividadesculturales. Su redaccin y tratamiento se dirige, especialmente, a loscoordinadores de actividades propuestos por este organismo con la finalidad deorientarles y asesorarles en su labor, facilitar los procesos organizativos, evaluarlas actividades realizadas, as como vincularles a las directrices de gestin ypreceptos normativos vinculados a esta institucin.

2. LA FIGURA DEL COORDINADOR DE ACTIVIDADES

Para el correcto desarrollo de las distintas actividades generadas por el IEA(cursos, seminarios, jornadas, conferencias, exposiciones, itinerarios, etc.) -lascuales, en su mayor parte, son propuestas por los miembros que componen estainstitucin- resulta fundamental concretar las funciones, responsabilidades, ascomo la cobertura tcnica y administrativa que este organismo pone adisposicin de las personas designadas para coordinar las actividades queprograma.

La coordinacin de una actividad lleva implcita la elaboracin previa de undocumento o proyecto, requisito que resulta imprescindible para que la iniciativapueda ser aprobada por parte del rgano de gobierno de este organismo.Tambin lleva asociada el cumplimiento de una serie de directrices y relacionesprotocolarias e institucionales, procesos de evaluacin, etc. que se derivan de lagestin. Todos estos requisitos e indicaciones se detallan en este documento(apartado 4.3. Guin de referencia y pautas organizativas para cumplimentar unproyecto).

Por otra parte se establece un servicio de apoyo organizativo y asesoramientotcnico y administrativo a los coordinadores de actividades como:

- Elaboracin del proyecto y, en especial, la cuantificacin de costes, as como lasupervisin de su redaccin final.

- Sugerencias de carcter tcnico que se consideren convenientes para la mejoray viabilidad de la propuesta, as como la adaptacin a la normativa o criteriosorganizativos establecidos por este organismo.

- Implicacin en todas las fases de la gestin, desde el diseo y elaboracin delproyecto al desarrollo y ejecucin de la actividad (edicin de programas, difusin,comunicaciones a conferenciantes o invitados, gestin de desplazamientos,alojamiento y manutencin; reservas del lugar de celebracin; confeccin derecibos; equipamientos e infraestructura, etc.)

5- Colaboracin e implicacin para llevar a cabo la evaluacin de la actividad.

- Recibirn informacin relacionada con la tramitacin de la actividad y losacuerdos del Consejo Asesor y Consejo Rector que se vinculen con la actividadprogramada, seguimiento del gasto aprobado, tramitacin de pagos, etc.

Por otra parte el IEA prev una gratificacin econmica para compensar losposibles gastos originados por la labor del coordinador o coordinadora, porejemplo, llamadas telefnicas, atenciones protocolarias a conferenciantes oinvitados, reproduccin de documentacin, desplazamientos en taxis o desgastede vehculo propio, etc. estableciendo unos criterios que determinan las cuantasa abonar.

3.- TIPOLOGA DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL IEA YSUS PRINCIPALES CARACTERSTICAS ORGANIZATIVAS

Las actividades que se gestionan desde el Instituto de Estudios Almerienses,abarcan una amplia variedad de disciplinas y temticas.

Resulta frecuente que las actividades programadas se compongan o integren asu vez con otras, por ejemplo, una exposicin que conlleva a su vez laprogramacin de conferencias relacionadas con la temtica de la muestra; uncurso que incluye un itinerario para los inscritos; la presentacin de un libro ouna tertulia literaria que culmina con un recital de msica, etc.

Partiendo que la difusin, la seleccin y gestin de la ubicacin donde sedesarrollar la actividad, la concrecin de fechas y horarios, as como lainfraestructura tcnica o materiales necesarios son algunos de los aspectosorganizativos comunes en la organizacin de toda actividad, vamos a agruparlasatendiendo a su tipologa y caractersticas principales en:

- Cursos, seminarios, jornadas o congresos

Con una diversa temtica y contenido son las actividades ms frecuentes en laprogramacin del IEA.

Para su difusin se suele optar por la edicin de un trptico informativo,incorporacin a la web del IEA, envos a cuentas de correos electrnicos, etc. Lainformacin incluye aspectos bsicos, como: presentacin, programa detallado,destinatarios, lugar de celebracin, fechas y horarios, requisitos para participar,etc.

Las principales actuaciones organizativas que demandan estas actividades sonlas relativas a las gestiones relacionadas con los conferenciantes o invitados(contactos iniciales, desplazamientos, alojamiento, manutencin, tramitacin desus honorarios, etc.) Difusin personalizada. Inscripciones (reservas, informacina los interesados, atencin a los inscritos, preparacin de documentacin, controlde asistencia, emisin de certificados,...) Disponibilidad y comprobacin de la

6infraestructura necesaria (equipos audiovisuales, megafona, etc.) Contactos conlos medios de comunicacin. Relaciones protocolarias. Etc.

- Itinerarios y excursiones

Suelen disearse con carcter multidisciplinar. Requieren un conocimientopormenorizado de las zonas a visitar, con concrecin de las paradas y tiempos,tramitacin de autorizaciones para entrar o visitar espacios naturales protegidos,elementos del patrimonio histricoartstico, centros o empresas deproduccin,.... Tambin conllevan la propuesta de los colaboradores que harnlas funciones de guas y sus intervenciones, as como aspectos logsticos relativosa manutencin, transporte, documentacin, .

- Exposiciones

Estas actividades demandan un considerable despliegue de medios y soportespara su divulgacin y, en muchas ocasiones, requieren un considerable volumende medios tcnicos e infraestructuras (paneles, vitrinas, marcos, iluminacin,...)Tambin necesitan un estudio de la distribucin de los elementos a exponer conun cuidado diseo y atractiva ambientacin.

Para optimizar su rentabilidad social, se organizan visitas programadas con lacolaboracin de centros de enseanza o asociaciones diversas.

Cuando son promovidas por el IEA, suelen ser de las actividades que requierenmayor dedicacin. Si la muestra ya est creada y su titularidad pertenece a unainstitucin o fundacin, la aportacin del Instituto se centra en gestionar sucesin y lugar de exposicin, as como colaborar o asumir en las labores demontaje y desmontaje.

- Presentacin de publicaciones. Conferencias. Tertulias literarias,

Requieren la gestin de transporte, alojamiento y gratificacin de losconferenciantes o invitados, montaje de un stand para la divulgacin y venta dela publicacin presentada, etc. A veces estas actividades se complementan conotras que aportan un valor aadido al acto, por ejemplo, proyeccin deimgenes, un recital de poesa o de msica clsica, etc.

4. EL PROYECTO

4.1. Introduccin

La amplia tipologa de actividades que se promueven desde el IEA, requieren untratamiento distinto a la hora de plantear su diseo y ejecucin. Sin embargo,aunque parezcan muy dispares, el mtodo y las tcnicas para programarlas yejecutarlas adecuadamente son muy similares cuando se trabaja con arreglo auna serie de pautas que la teora y prctica de la planificacin han idoestableciendo y cuya base principal es el diseo y elaboracin de un adecuadoproyecto previo. Por esta razn resultar tan til como constructivo desterrar la

7extendida percepcin de asumir este proceso como una engorrosa trababurocrtica.

La experiencia demuestra que analizar, de forma rigurosa, los distintos aspectosque conforman el diseo y planificacin de cualquier propuesta de actividad yplasmarla en un documento, es la principal garanta de que se desarrolle demanera adecuada. Adems, el tiempo dedicado a esta tarea servir para centrarla propuesta; aunar esfuerzos; evitar malentendidos; optimizar recursos ytiempo; facilitar el reparto de tareas; subsanar errores, deficiencias o carencias,etc.

4.2.- Entre las ideas y el proyecto: La tcnica de las diez cuestiones

Como paso previo a su elaboracin y con la finalidad de aclarar nuestras ideasas como facilitar el anlisis sobre la conveniencia y viabilidad de la propuesta, sesuele utilizar un simple, pero eficaz mtodo -la tcnica de las diez cuestiones-.Este recurso nos debe dar respuesta a una serie de aspectos fundamentales, quese recogen en el siguiente cuadro:

LA TCNICA DE LAS DIEZ CUESTIONES

QU se quiere hacer Naturaleza del proyecto

POR QU se quiere hacer Origen y fundamento

PARA QU se quiere hacer Objetivos, propsitos

CUNTO se quiere hacer Metas

DNDE se quiere hacer Ubicacin fsica

CMO se va a hacer Actividades, tareas, mtodo

CUNDO se va a hacer Calendario

A QUIENES va dirigido Destinatarios

QUINES lo van a hacer Recursos humanos

CON QU se va a hacerse va a financiar

Recursos materiales Recursos econmicos

84.3.- Guin de referencia y pautas organizativas para cumplimentar unproyecto

Teniendo las ideas claras y con un poco de prctica no ser complicado elaborarun proyecto de actividad si seguimos este ndice especialmente adaptado a laspeculiaridades y caractersticas del IEA-. Adems el Negociado de Actividades yPublicaciones tiene estandarizados y protocolizados los aspectos ms tcnicos ocomplejos -modelos de escritos diversos, gestin de inscripciones, fichas para laevaluacin, cuantificacin de los conceptos presupuestarios ms habituales, etc.-

Se incide en que el personal tcnico desempea una labor de apoyo yasesoramiento a los coordinadores o coordinadoras en todas las fases de lagestin.

1.- Denominacin

Designaremos de una manera sinttica y mediante un ttulo el nombre de laactividad que se propone. En ocasiones, ser til aadir un subttulo queclarifique o complemente la denominacin genrica. Tambin ser convenienteindicar su tipologa: curso, ciclo de conferencias, tertulia literaria, jornadas,congreso, exposicin, itinerario,

2. Justificacin

Exposicin de motivos, antecedentes, argumentos, etc., por los cuales sepropone la realizacin de la actividad.

Indicaciones: La elaboracin de este apartado servir de base para el texto deintroduccin de los soportes de difusin que se realicen (trptico, pgina web, notas deprensa,) a estos efectos la citada justificacin no deber superar los 1.400 caracteres.

3. Coordinadores/as

Datos personales. Direccin y medios de contacto -telfonos, correo electrnico,Departamento del IEA al que pertenecen, etc.

4. Entidades organizadoras y/o promotoras

Adems del Instituto de Estudios Almerienses, se indicarn, si las hubiera,aquellas entidades pblicas o privadas que se proponen para organizar laactividad conjuntamente con el IEA. En el citado supuesto se concretar, demanera detallada, las aportaciones o contribuciones que justifican su inclusin enel proyecto, as como directorio completo y persona de contacto.

Indicaciones:

La Direccin del IEA, podr delegar en el coordinador, la realizacin de contactos inicialescon las instituciones o entidades que se le indiquen o que este considere convenientes,con la finalidad de proponerles su colaboracin, patrocinio, organizacin conjunta, etc. Laformalizacin administrativa de estos contactos se realizar por parte de los serviciostcnicos de este organismo.

95. Entidades patrocinadoras o colaboradoras

Denominacin de las entidades pblicas o privadas que se establecen o proponenpara que asuman la gestin de determinados aspectos organizativos o conceptospresupuestarios. Al igual que en el apartado anterior, se detallarn lasaportaciones, contactos de referencia y directorios.

Indicaciones: Se aplicarn las pautas mencionadas en el punto anterior.

6. Objetivos

Son la razn del proyecto, pues designan aquello que queremos lograr,establecen las lneas bsicas de actuacin y expresan el resultado que sepretende obtener despus del proceso de intervencin. En definitiva, nos danrespuesta a la pregunta: para qu se hace?.

Indicaciones:

La correcta formulacin de los objetivos es la primera condicin indispensable paradisear adecuadamente una intervencin cultural ya que dan coherencia al conjunto deactuaciones y actividades que lo componen.

Cuanto mejor estn formulados ms fcil ser su consecucin y la comprobacin de sucumplimiento. La concrecin de objetivos nos permite expresar aquello que queremosconseguir, poder establecer los destinatarios principales, determinar el tipo de accin ylas actuaciones ms idneas a realizar y, por ltimo, pero no menos importante, poderevaluar el grado de consecucin y xito. Incidiendo en este importante aspecto, resultafundamental eludir ambigedades muy utilizadas a la hora de plasmar los objetivos,como: contribuir a aumentar el nivel cultural..., dar a conocer la necesidad de...,concienciar a la poblacin sobre... y un largo etctera.

Ejemplo prctico: La redaccin del objetivo:

- Aumentar los ndices de lectura de la poblacin- nos indica muy poco en comparacincon:

- Incrementar en un 15% y en el presente ao, los usuarios infantiles y de la terceraedad de la biblioteca municipal- En este segundo caso, su grado de concrecin nos indicalos destinatarios, nos da pistas sobre las actuaciones y estrategias ms idneas a llevar acabo (reconocimiento pblico a los lectores que ms libros retiran, lneas de colaboracincon centros de enseanza y clubes de tercera edad, actividades de cuenta cuentos conlos abuelos de los nios de los centros participantes, ...) Tambin recoge el periodo en elque se llevar a cabo la actuacin y sera perfectamente evaluable.

Es importante formular los objetivos atendiendo a:

- Que sean factibles o proporcionados con los medios disponibles.- Que se defina con exactitud y claridad lo que se quiere lograr.- Que sean coherentes con la finalidad de la accin que pretendemos llevar a cabo.- Que puedan ser evaluables, para saber si se han cumplido y en que medida.- Que estn jerarquizados por orden de prioridad.- Que se haya establecido el plazo de consecucin.- Que estn coordinados con los objetivos de otros programas, si los hubiese.

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7. Destinatarios

Se determinarn los sectores de poblacin a los que se dirige la propuesta deactividad.

Indicaciones:

El xito de una actividad depender, en gran medida, de la concrecin de losdestinatarios, por lo que es fundamental eludir generalidades que aportan muy poco,como por ejemplo: poblacin en general, interesados en la materia, etc.

Esta informacin determinar aspectos fundamentales como el formato organizativoms idneo (reunin de expertos, mesa redonda, conferencia,...) el nivel formativo alque deber adaptarse la actividad propuesta (especializado, aficionado, mixto,...) lasfechas y horarios ms adecuados para facilitar la asistencia del grupo o grupos al que nosdirigimos, diseo de estrategias diferenciadas de difusin, etc.

8. Difusin

El coordinador o la coordinadora, de manera conjunta con el personalespecializado del IEA, establecern los medios y modos ms adecuados dedivulgacin de la actividad: folletos informativos, tarjetas de invitacin, carteles,ruedas de prensa, etc.

Indicaciones:

El coordinador o coordinadora deber aportar la informacin del programa en soportemagntico, as como elementos grficos para que sirvan de propuesta o base para eldiseo de trpticos, cartel, pgina web, etc. Los citados soportes debern tener unaresolucin adecuada (se deber consultar la normativa de presentacin de originalesincluida en la pgina web del IEA.) Adems, ser imprescindible que garantice o asegureque su reproduccin no vulnera los derechos reconocidos en la Ley de PropiedadIntelectual.

Considerando que la difusin personalizada es siempre la ms til, ser necesario queel coordinador o coordinadora facilite -en soporte magntico- listados especficos ycompletos relacionados con el mbito de la actividad- directorio postal y listas de correoelectrnico-.

El Instituto de Estudios Almerienses dispone de una ficha donde se indican losdirectorios generales de los que dispone en su base de datos (instituciones, miembros delIEA, medios de comunicacin, etc.) La citada informacin le ser facilitada alcoordinador.

El coordinador o la coordinadora deber estar a disposicin de los medios decomunicacin para informarles, mediante ruedas de prensa, entrevistas,... sobre losobjetivos, caractersticas y desarrollo de la actividad. Indicar el telfono y la franjahoraria de referencia a la que autoriza al personal del IEA para facilitrselo a los mediosde comunicacin que lo requieran durante el periodo de gestin de la actividad.

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9. Aspectos organizativos

En este apartado se adaptarn y seleccionarn dependiendo del formato deactividad elegido- los distintos elementos de carcter organizativo que sedesarrollan ms adelante. Tambin ser imprescindible aplicar los criteriosestablecidos que se indican y, considerar, que algunas tipologas de actividadescomo: cursos, jornadas, congresos, itinerarios,... requieren siempre de unprograma muy pormenorizado.

Se incluir:

9.1. Fechas:

Calendario de realizacin.

Indicaciones:

Ser muy til establecer un calendario o cronograma donde se detallen las fechas dereferencia para la gestin de la actividad, por ejemplo: el plazo mximo en el quedebern confirmar la asistencia los conferenciantes propuestos para poder cerrar elprograma o buscar sustitutos, da de envi del material de difusin para que llegue consuficiente antelacin, etc.

9.2. Lugar/es:

Municipios y ubicacin de los locales donde se desarrollarn las actividadesprevistas. Cuando se trate de itinerarios o excursiones se detallarn losrecorridos previstos.

Indicaciones:

Es fundamental que los espacios fsicos propuestos se adapten a las necesidadesrequeridas -capacidad, accesibilidad, iluminacin, etc.-

Siempre se optar por locales de cesin gratuita, salvo excepciones muy puntuales y,debidamente justificadas, En este sentido la entidad que ceda el correspondiente localsalvo que sea de la propia Diputacin- se incluir como colaboradora en el proyecto yen los soportes de difusin.

9.3. Duracin / horarios:

Determinacin del tiempo de la actividad y concrecin temporal del comienzo,descansos y finalizacin estimada.

Indicaciones:

Salvo excepciones que lo justifiquen, los formatos organizativos de entrada libre(conferencias, mesas redondas, coloquios,...) se llevaran a cabo en una sola sesin.Podran realizarse en ms de una jornada aquellos que estn previstas, inicialmente,como un ciclo. En este supuesto deber existir un intervalo suficiente para compatibilizarla asistencia con las ocupaciones cotidianas de los destinatarios o interesados.

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En actividades formativas se evitarn formatos superiores a tres das y, por reglageneral, se procurar que el calendario de programacin no incluya viernes, fines desemana y festivos ya que est, estadsticamente comprobado, que no propician laasistencia.

9.4. Personal docente:

Se indicarn los conferenciantes, ponentes, integrantes de mesas redondas,guas, invitados, etc. Ser imprescindible, sobre todo, cuando se elabore elprograma de la actividad, reflejar el nombre completo, as como el cargo,denominacin profesional o experiencia que justifica la propuesta de suintervencin.

Indicaciones:

El coordinador o coordinadora establecer el primer contacto con los ponentes oconferenciantes propuestos. Concretar los aspectos tcnicos de las intervenciones(contenidos, destinatarios,...) Facilitar los datos personales y directorio completo -direccin postal, telfonos, correo electrnico,...- para que los tcnicos del IEA lleven acabo las diversas gestiones relacionadas con la remisin de escritos, desplazamientos,alojamiento, confeccin de recibos de honorarios, necesidades tcnicas que requieran losconferenciantes, etc. Tambin llevar a cabo las atenciones protocolarias en coordinacincon la direccin del IEA.

El IEA dispone de modelos de escritos dirigidos a conferenciantes para informales delos aspectos organizativos y requerimientos administrativos vinculados a su participacin.

9.5. Actividades complementarias previstas:

Exposiciones, visitas, recitales, itinerarios, etc.

Indicaciones:

Tambin en estos supuestos deber detallarse los aspectos organizativos bsicos:programa, contenidos,... directorios y personas de contacto, necesidades tcnicas,estimacin de costos, etc.

9.6. Numero de plazas:

En la mayora de las actividades programadas resulta fundamental concretar elnmero de plazas disponibles. Se trata de un dato bsico para poder realizarimportantes gestiones organizativas eleccin del espacio, documentacin,desplazamientos en transporte colectivo, estimacin del presupuesto de gastos,etc.

Indicaciones:

Sea cual sea el formato elegido, siempre habr que plasmar una estimacinaproximada, que a su vez podr estar condicionada, por la capacidad del espacio o localpropuesto.

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En ocasiones es recomendable optar por un grupo reducido para facilitar la consecucinde los objetivos, en otros casos se asumir, consecuentemente, el carcter minoritario dedeterminadas propuestas.

9.7. Requisitos para participar:

Nos encontraremos con estos supuestos:

a) Inscripcin previa:

Determinados formatos -cursos, jornadas, congresos, itinerarios,...- requieren laformalizacin de una inscripcin cuyos requisitos estn adoptados yestandarizados por este organismo. Esta informacin le ser facilitada alcoordinador para su conocimiento.

Indicaciones

En estos casos ser suficiente aadir en este apartado, la leyenda: Se establecern loscriterios de inscripcin establecidos por el IEA.

b) Acceso libre.

En actividades, como exposiciones, conciertos, presentacin de publicaciones,conferencias abiertas, etc. no se requiere inscripcin. Obviamente estamodalidad no conllevar entrega de documentacin, acreditacin de asistencia,etc.

Indicaciones:

En estos supuestos se plasmar, salvo excepciones muy puntuales (por ejemplo accesocondicionado a la presentacin de invitacin,...) la frase: Entrada libre.

c) Sesiones cerradas o semipblicas

En determinados formatos, como: Reuniones de expertos para analizar un tema;cursos de formacin muy especficos y dirigido a grupos reducidos; encuentrosde gestores para intercambio de experiencias; etc. ser aconsejable valorar ymeditar la opcin de requerir una cuota de inscripcin.

Indicaciones:

En estos casos puede ser recomendable no establecer el requisito de abono de una cuotaya que la actividad se dirige y circunscribe a unos destinatarios muy concretos y,normalmente, es la entidad organizadora la que se dirige a ellos de manerapersonalizada solicitndoles su colaboracin y participacin.

9.8. Horas lectivas y certificado de asistencia:

Se determinar slo para las actividades que, adems de requerir inscripcinprevia, conllevan control presencial. Cumplir el grado de asistencia establecido esrequisito imprescindible para poder emitir un certificado de asistencia en

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seminarios, cursos, congresos,... En estos casos se detallar el numero de horaslectivas que sern determinadas basndose en las horas lectivas del programaestablecido.

Indicaciones:

En ocasiones, y siempre dependiendo de las caractersticas de la actividad programada,el IEA podr gestionar su organizacin conjunta con otras instituciones de carcteracadmico -UNED, Universidad de Almera,... - o con servicios formativos -Centro delProfesorado de la Consejera de Educacin de la Junta de Andaluca,...- o la propiaUnidad de Formacin de la Diputacin de Almera. En estos supuestos sern estasentidades las que establezcan las condiciones y requisitos para la certificacin.

En otras actividades en las que, aunque no conlleven certificacin de asistencia, puedaexistir interpretaciones errneas por parte de algunos usuarios, ser convenienteincorporar en el programa: Esta actividad no conlleva certificado de asistencia.

9.9. Recopilacin de trabajos/edicin de actas:

Se indicar si la actividad propuesta es susceptible, o incluso tiene como una desus finalidades prioritarias, la recopilacin de las conferencias o ponencias marcoencargadas expresamente a especialistas reconocidos y/o las comunicacionespresentadas por investigadores, expertos o estudiosos del tema o temas que sedeterminen.

Indicaciones:

En fundamental determinar, expresamente, que la temtica y mbito requerido en lostrabajos estn relacionados con la Provincia de Almera.

Ser imprescindible que los textos se entreguen conforme a unos requisitosdeterminados: extensin; datos bsicos solicitados (identificacin del autor, resumen,...)plazos de entrega; textos, formatos y soportes grficos, adaptados a lo establecido en lanormativa de presentacin de originales del IEA (se puede consultar en la pag. web delIEA www. iealmerienses.es), etc.

Se debern detallar los criterios de seleccin, la denominacin y composicin delrgano responsable que determinar la seleccin de los trabajos o comunicacionespresentadas, plazos para llevar a cabo las modificaciones requeridas a los autores parasu aceptacin definitiva, etc.

La presentacin de los trabajos conllevar la autorizacin para su difusin pblica.

El IEA gestionar el formato de divulgacin de los trabajos presentados. Dependiendode sus caractersticas (temtica, contenido divulgativo o cientfico, extensin,destinatarios principales,...) y viabilidad econmica (estudio de costos, posibilidad decoedicin con otras entidades, etc.) este organismo analizar las distintas opciones yposibilidades (edicin impresa o edicin digital- para su incorporacin directa en lapgina web del IEA-.)

El IEA tiene estandarizado este proceso -como criterio organizativo y editorial- el cual,salvo excepciones muy puntuales y debidamente justificadas, no podr modificarse.

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Se recomienda consultar en Gestin Editorial el apartado 3.4. Funciones de losCoordinadores de Ediciones Promovidas por el IEA.

9.10. Elaboracin del programa:

La concrecin y gestin de todos los aspectos organizativos mencionados, nosdeterminar el programa completo y, perfectamente detallado, de la actividad.

Indicaciones:

En determinadas tipologas de actividades (congresos, cursos, itinerarios,...) seincorporar la leyenda: El programa podr modificarse por razones organizativas.

Una vez revisado los textos por parte del coordinador y los tcnicos del IEA, pasar a lafase de diseo y maquetacin previa a la impresin. Siempre que los plazos lo permitan,el coordinador dar la conformidad final del texto y la composicin del soporte de difusinantes de su impresin.

10. Recursos

10.1.- Humanos

Adems del personal tcnico del IEA y del propio coordinador, se detallar, sifuera necesario, la implicacin de personal tcnico de Diputacin (servicio derecursos audiovisuales, protocolo,...) o de empresas de servicios, por ejemplo:

Azafatas: En actividades que requieran control presencial para emisin decertificados, cobertura en el interior de la sala, atencin al pblico enexposiciones o en stands, etc.

Personal especializado: para montajes especficos que requieran tareascomo carga y descarga de materiales, montaje de exposiciones, preparacin deinfraestructura escenarios o tarimas para conciertos, representacionesteatrales, etc.- tcnicos para iluminacin y sonido,

10.2. Materiales

Se detallar los materiales, infraestructuras, equipamientos, etc que se preveannecesarios para el desarrollo de la actividad propuesta, como:

Equipamiento audiovisual -proyector diapositivas, de transparencias,ordenador porttil, can de proyeccin, pantalla de proyeccin...-

Vehculo/s.

Infraestructura para exposiciones vitrinas, paneles, marcos, peanas,...-

Equipamiento para presentaciones diversas o actuacionesescenarios,tarimas, equipos de iluminacin y sonido, etc.-

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11. Presupuesto

11.1. Sistema de trabajo para la cuantificacin de proyectos

Para facilitar el calculo de los costos que conlleva una actividad organizada desdeel IEA, se aporta un cuadro resumen con los conceptos presupuestarios mshabituales en la gestin de una actividad. Adems, los servicios tcnicos de esteorganismo disponen de la cuantificacin de los citados conceptos en undocumento que se actualiza anualmente y que se facilita al coordinador ocoordinadora.

Con este mtodo, y siempre que el proyecto este correctamente realizado, estafase de la elaboracin del proyecto se simplifica significativamente. Otra ventajaaadida es que se puede disponer de una aproximacin bastante fiel del costo dela propuesta y, por lo tanto, se pueden realizar los ajustes necesarios paraadecuarla a los recursos disponibles.

El presupuesto deber atender a una serie de indicaciones que se citan en elsiguiente apartado.

11.2. Pautas y criterios.

Gratificacin coordinador

- Destinado a sufragar gastos originados en el desempeo de sus tareas. Secalcula sobre diversos criterios y tramos establecidos.

Personal docente / invitados

- Abono honorarios: El IEA determina la gratificacin econmicaexclusivamente a ponentes o conferenciantes, mediante una cantidadestablecida. Las colaboraciones en mesas redondas (salvo que se requiera suintervencin por escrito para la edicin de actas), guas de itinerarios,participantes en charlas coloquio, etc. no conllevarn gratificacin econmica porlo que no podrn reflejarse en el presupuesto. En este sentido este organismootorga un reconocimiento o tratamiento protocolario a las citadas colaboraciones(regalo institucional, invitacin almuerzo o cena,...) Tambin asumira los gastosrelativos al desplazamiento o alojamiento de los invitados desplazados.

- Alojamiento: Con carcter general, se pernoctar una sola noche en losestablecimientos que tiene concertados el IEA, salvo que la combinacin deltransporte, hora tarda de finalizacin, participacin durante ms de un da en elprograma de la actividad o cualquier otra contingencia justificada, requieraampliar la estancia. As mismo este organismo no asumir los gastos originadospor los acompaantes de los conferenciantes o invitados, salvo causas muyjustificadas edad avanzada, estado de salud,...-

- Desplazamientos: Para su clculo deberemos conocer su origen y el medioo medios de transporte que utilizarn.

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Si el trasporte se realiza por avin o ferrocarril, el IEA se encargar degestionarlo a travs de una agencia de viajes concertada.

En los casos de desplazamiento con vehculo propio, este organismo abonar elgasto mediante transferencia bancaria. La cantidad ser determinada por elnmero de km. (ida y vuelta) entre el origen del asistente y el lugar donde secelebre la actividad, multiplicado por el importe que por Km. tenga establecida laDiputacin para los gastos de locomocin. La consulta de la distancia se puederealizar fcilmente a travs de pginas especializadas en Internet que ofreceneste servicio, por ejemplo: www.guiacampsa.com www.viamichelin.com

- Manutencin: Se establece una cantidad media por conferenciante y da enestablecimientos acordados por el IEA. El da de la intervencin se incluir alcoordinador como parte de sus tareas protocolarias y a los participantes enmesas redondas, debates, etc. incluidos en el programa de la actividad.

11.3. Realizacin de la estimacin presupuestaria. (Ver tabla de lapgina siguiente).

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CONCEPTOS PRESUPUESTARIOS MS HABITUALES. CRITERIOS DE GESTIN

CONCEPTOS RESUMEN CRITERIOS ORGANIZATIVOS

Gratificacincoordinador/es

Se cuantificar conjuntamente con los servicios tcnicos de esteorganismo mediante criterios determinados.

HonorariosConferenciantes

Hay una cantidad establecida.

DesplazamientoConferenciantes/Invitados

Para su clculo deberemos conocer su origen y el medio o medios detransporte que utilizarn. Avin /tren (a travs de agencia de viajesconcertada por el IEA). Vehculo propio (abono Kilometraje) .

AlojamientoConferenciantesInvitados

Se deber conocer la fecha de entrada y salida. Una noche, salvonecesidades del programa o contingencias. Hotel concertado.

Manutencin(ConferenciantesInvitados, itinerarios,

Se establece una cantidad media por persona y da en establecimientosconcertados.

Personal de apoyoAzafatas, Montadores,Personal tcnico-sonido,iluminacin, etc-

Las tarifas se calculan sobre la base del tiempo por el se requieren susservicios: jornada completa, _ jornada, horas sueltas

Material difusin

Folleto desplegable Para actividades de varios das con programadetallado y que requieren inscripcin- (cursos, jornadas congresos) Dpticos/Trpticos -folleto- Formatos organizativos de un solo da coninscripcin (itinerarios,...) o de varios das (ciclos de conferencias,...)que no requieren inscripcin Tarjetas de invitacin: Soporte para diseos de un solo da sininscripcin (conferencias, presentaciones de libros, coloquios, mesasredondas,...) Cartel en soporte rgido. Se utiliza como sealizacin y ambientacindel lugar de celebracin. Se presupuestar en todas las actividades,salvo itinerarios. Carteles: Recomendado para actividades que requieren ampliadifusin (exposiciones,...)

Vehculo/s Contratacin de un servicio de autobs (itinerarios, facilitar eldesplazamiento para actividades en la provincia,...).

Reprografa Reproduccin y encuadernacin de documentacin en actividadesformativas.

Varios e imprevistosDestinado a cubrir incrementos o gastos de difcil previsin. En ningncaso, la cantidad reflejada superar el 10% del costo total estimado.Entre un 5 y un 8% ser lo indicado.

Otros conceptos

En determinados casos, ser necesario recoger gastos, como: Alquilerde equipamientos (equipos de proyeccin, ordenadores porttiles,...)Adquisicin de infraestructura (vitrinas, expositores, tarimas,escenarios,..) Alquiler Local/es, etc. Transporte para itinerancia deexposiciones,...) etc. Se cuantificar por los tcnicos del IEA.

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11.4 Gestin administrativa

Para la elaboracin del presupuesto se deber tener en consideracin lossiguientes aspectos:

Conformidad del presupuesto:

El coordinador deber suscribir con su firma el presupuesto que formar partedel proyecto de la actividad.

Aportaciones o distribucin de gastos con entidades patrocinadoras, ocolaboradoras:

En estos supuestos:

- Las citadas aportaciones se concretarn previamente por escrito y deberdetallarse los conceptos que se asumen (abono de honorarios deconferenciantes, gastos de imprenta,...) y los importes mximos que se hanacordado-

- Ser necesario realizar, por un lado, el presupuesto global de la actividady, seguidamente, reflejar otro en el que quede desglosado, por separado, laaportacin del IEA y el de la entidad o entidades que patrocinan o colaboraneconmicamente (aspecto vinculado al apartado 4 y 5 del presente guin.)

- Las aportaciones comprometidas de las entidades colaboradoras no seincluirn en la propuesta de gasto que deber aprobar el rgano de gobierno delIEA.

Tramitacin de pagos:

- Los gastos originados (honorarios conferenciantes, imprenta,alojamiento,...) se tramitan para su abono, a la presentacin de lacorrespondiente factura o recibo, una vez realizado el servicio o prestacin ymediante transferencia bancaria. Es requisito imprescindible que losconferenciantes o proveedores estn dados de alta en el programa decontabilidad de la Diputacin a travs de la denominada Gestin de tercerosque se realiza con la cumplimentacin de una serie de impresos -datos generalesy datos bancarios (los servicios tcnicos del IEA facilitarn estos modelos y sutramitacin)

La intervencin de la Diputacin permite, en casos muy concretos, que algunosconceptos del presupuesto se libren con carcter de a justificar de maneraprevia al desarrollo de la actividad. Esta posibilidad permite hacer frente a pagosque requieren abonarse en el acto -por ejemplo, el desayuno o almuerzo enitinerarios, servicio de taxis,... - En estos supuestos, es imprescindible reflejar alfinal de la estimacin presupuestaria la propuesta de los conceptos querequeriran este sistema de pago con el fin de realizar los tramites necesarios.

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Los citados importes se justifican mediante facturas y recibos debidamenteconformados y en los plazos previstos.

Adecuacin de los gastos al presupuesto establecido:

El coordinador/a, con la colaboracin de los servicios tcnicos del IEA, velarpara que la actividad se ajuste a los recursos econmicos fijados.

12.- Evaluacin.

Finalizada la actividad, la persona que lleve a cabo la coordinacin deberrealizar un informe de evaluacin a fin de estimar el grado de consecucin de losobjetivos del proyecto y destacar los aspectos e incidencias que estimeoportunos.

Para ayudar al coordinador a realizar este importante proceso, se facilitarnmodelos estandarizados.

Informacin bsica e indicaciones

Finalidad de la evaluacin:

Errneamente se tiende a simplificar el proceso de evaluacin cuantificando nicamentelos ndices de participacin o asistencia, as como si ha sido recogido de manera ms omenos amplia por algn medio de comunicacin. En realidad se trata de establecersistemas o procedimientos que nos permitan medir los resultados y comprobar el gradode cumplimiento de los objetivos, para facilitar la toma de decisiones -continuidad delprograma, mejorar procedimientos, modificar estrategias, asignar recursos, etc.- yaplicar los resultados a la mejora del propio proceso. Tambin nos servir para medir enqu grado se han producido hechos o consecuencias imprevistas, as como paraestablecer la base de posibles reajustes en las distintas fases de la planificacin.

Nivel de consecucin del proyecto:

Se puede estimar a travs de la medicin de los siguientes criterios:

- Grado de idoneidad: Capacidad que tiene el programa para abordar la finalidad por laque se lleva a cabo y los objetivos establecidos. Si es adecuada la accin y el momentoen el que se propone.

- Grado de eficacia: Entre los objetivos y los resultados esperados se sitan lasactividades programadas y las tareas de diversa ndole necesarias para llevarlas a cabo.Se trata por tanto de analizar si tienen capacidad para alcanzar los objetivos y metasprefijadas.

- Grado de eficiencia: Capacidad que tiene el proyecto para alcanzar los objetivosprevistos con el menor costo en recursos humanos, materiales y econmicos.

Para que cumpla sus cometidos la evaluacin debe ser:

- Fiable: Basada en datos recogidos y analizados de forma rigurosa.

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- Viable: Que sea posible realizarla y que los resultados sirvan para mejorar el programaque se lleva a cabo u otros futuros.

- Vlida: Los instrumentos que utilicemos deben medir lo que deseamos. Indicadores para la evaluacin:

- El anlisis de un observador externo o interno.

- Entrevistas con un guin establecido.

- Elaboracin de encuestas o cuestionarios.

- Examen de documentos: proyecto, programaciones, mtodo de trabajo, recortesde prensa,...

- Realizacin de informes.

- Puestas en comn de los promotores y participantes.

Incorporacin del informe de evaluacin a la memoria de la actividad:

La evaluacin ante todo debe ser til y prctica. Resulta muy importante realizarlacuando los acontecimientos, reflexiones, datos y valoraciones estn recientes y seplasmar como uno de los aspectos fundamentales de la memoria final, facilitando larealizacin de nuevos proyectos.

4. MEMORIA FINAL

Un aspecto tan recomendable como imprescindible, es la elaboracin de unamemoria final de la actividad realizada. El citado documento tendr un mayorvalor si, pasado algn tiempo, se lleva a cabo un nuevo proyecto similar o deparecidas caractersticas al realizado, adems, otros coordinadores y los propiosservicios tcnicos del IEA, dispondrn de un soporte de gran inters paraconsolidar procesos o estrategias que han dado buen resultado o modificar ycorregir aspectos deficitarios o claramente mejorables.

Indicaciones:

Es conveniente que el documento sea lo ms completo posible, por lo que deberrecoger:

- El proyecto final- Informe de evaluacin- Anexos: Dossier de prensa, seleccin de fotografas, material de difusin realizado(trptico, tarjetas de invitacin,....-) muestra con la documentacin entregada a losinscritos, modelos de escritos cursado...