Manual de Almacen IUTEB

MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3200

PAGINA:1

PGREEMPLAZA://

INSTITUTOUNIVERSITARIODETECNOLOGADELESTADOBOLVAR

RIF:G200020709,NIT:0219818858.

ELABORADOPOR: REVISADOPOR: APROBADOPOR:

Fecha:Feb06 Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:

Unidad:PlanificacinyDesarrollo

TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NDICENDICEPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL

12/52Responsabilidades

10/52SimbologaaUtilizar

09/52Contenido

07/52Funcionamiento

05/52BaseLegal

04/52Objetivo

03/52Alcance

02/52Introduccin

PGINACONTENIDO

13/52UsodelManual

14/52Revisin,RegistroyModificacin

Procedimientos

15/52RecepcindeBienes,MaterialesySuministros

27/52RegistrodeIncorporacionesdeBienesMueblesyMateriales

45/52EntregadeBienesMaterialesySuministros


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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

ElpresenteManualtienecomopropsitoestablecerloscriterios,definicionesyprocedimientos,queintervienen

enlasoperacionesdeadquisicionesdematerialesysuministrosquerealizalaInstitucinenelmarcodelas

normativaslegalesvigentes,conelobjetodeidentificarlasaccionesrelacionadasconlaadministracin,guarda

ycustodiadelosmismos.

Igualmentepretendedeterminar losnivelesderesponsabilidadquedebenemplearsea los finesdeasegurar

unapropiadocontrolinternoyexternoporpartedelasunidadescompetentes.Asimismosepretendegarantizar

unaltogradodeconfiabilidadalunificarlosregistros,locualpermitir:

Unaefectivayeficienteadministracindelsistemadematerialesysuministros.

Ofrecerunavaparafacilitarlasauditoras.

Podersuministrarinformacinsobretodaslasoperacionesregistradas,enelmomento

queseanrequeridas,loqueasuvezpermiteagilizarlatomadedecisionesporpartede

losnivelesgerenciales.

Entrminosgeneralessonoperacionesderegistrodematerialesysuministros,laadquisicin,incorporaciones,

reasignacionesydesincorporaciones,seanstasdeorigenpresupuestariasono.


Fecha: Fecha:Firma: Firma: Firma:

DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INTRODUCCININTRODUCCINPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:3

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

ElpresenteManualdeProcedimientosde laUnidaddeAlmacndel InstitutoUniversitariodeTecnologadel

estadoBolvar(IUTEB)estestructuradodelasiguientemanera:

ProcesoBoletn

RecepcindeMaterialesySuministros.3201A

RegistrodeIncorporacindeBienesMueblesyMateriales.3202A

EntregadeBienesMaterialesySuministros.3202B

SalidadeBienesMaterialesySuministros3203A



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:ALCANCEALCANCEPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:4

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

EntrelosobjetivosprincipalesquepersigueesteManual,seencuentranlossiguientes:

Informarycontrolarelcumplimientodelasrutinasdetrabajo.

AumentarlaeficienciadelpersonalquelaboraenlaUnidaddeAlmacn,indicndoleloquedeben

hacerycmodebenhacerlo.

Simplificarladeterminacinderesponsabilidadesporfallasoerrores.

Facilitarlaslaboresdeauditoria,laevaluacindecontrolinternoysuvigilancia.

Ayudaralacoordinacindeltrabajoyevitarduplicacionesenlaejecucindelomismos.

Constituirunabaseparaelanlisisposteriordeltrabajoyelmejoramientodelos

procedimientos.

Reducirlosgastosyaumentarlaeficiencia.

Conservarescritoslosprocedimientos.

Agilizarlasactividadesdelaunidad,atravsdelconocimientoexactodelasecuencia,

ordenyrequerimientoparaunaactividaddelaUnidaddeAlmacn,facilitandoel

desenvolvimientodelosprocesosyladisminucindeltiempoenlosprocesos.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:OBJETIVOOBJETIVOPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL


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Fecha:Feb06


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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

ConstitucindelaRepblicaBolivarianadeVenezuela,publicadael30dediciembrede1999,gacetaN

36.890.

TITULOIIIDerechosEconmicos.

CapituloVIIdelosDerechosEconmicos,Artculo116.

TITULOV Poder Judicial. SeccinTercera delGobierno y de laAdministracin del Poder Judicial (Delitos

Graves),Artculo271.

TITULO V de la Contralora General de la Repblica. Seccin Cuarta de la Contralora General de la

Repblica,Artculo289numeral4.

TITULOIVDelPoderPblico.SeccinSegundadelaAdministracinPblica.Artculo141.

LeyContralaCorrupcinvigenteapartirdel07/04/2003.

TITULOIVdelosDelitosContraelPatrimonioPblicoylaAdministracindeJusticiaenlaAplicacindeesta

Ley.

CapituloIdelEnriquecimientoIlcitoysuRestitucinalPatrimonioPblico.Artculo46,numerales1,2y3.

CapituloIIOtrosDelitosContraelPatrimonioPblico.Artculos52y53.

LeyOrgnicaqueRegula laEnajenacindeBienesdelSector Pbliconoafectosa las Industrias

Bsicas,publicadoenGacetaOficialN3.951defecha7deenerode1987.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:BASELEGALBASELEGALPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL


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Fecha:Feb06


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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

LeyOrgnica de laContraloraGeneral de la Repblica y del SistemaNacional deControl Fiscal,

publicadael17dediciembrede2001,gacetaN37347

TITULOIIIDelaPotestadesdeInvestigacindeResponsabilidadesydelasSanciones.

CaptuloIIDelasResponsabilidades,Artculos82,83y84,ResponsabilidadPenalyCivil.

CaptuloIVdelProcedimientoAdministrativoparalaDeterminacindeResponsabilidades,Artculos95y96

FormulacindeReparos,DeclaracindeResponsabilidadeimposicindeMultas.

ReglamentodelaLeyOrgnicadelaContraloraGeneraldelaRepblica,publicadoenGacetaOficial

N37169del29/03/2001.

Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N 5.556

Extraordinariadefecha13/11/2001.

TITULOIII.ProcedimientodeSeleccindeContratistas.

CapituloI.DisposicionesGenerales.Artculo42.

CapituloIII.LicitacinSelectiva.Artculo72c,Numeral1.

TITULOIVProcedimientoparaLicitaciones.

CapituloIIadjudicacinDirecta.Artculo87,Numeral1,Artculo88,Numeralesdel1al9.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:BASELEGALBASELEGALPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:7

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

Cada boletn constar de un determinado nmero de pginas las cuales estarn numeradas en forma

independiente, a objeto de poder sustituir, eliminar e incorporar nuevas pginas, sin alterar las secuencias

numricarestantes.

Losboletinessepresentarnenun formularioestndar impreso,cuyapartesuperiorcontieneespaciospara

indicarelnmerodelboletn,proceso,pgina, fechade revisin, fechadevigencia,pgina reemplazada,y

nmerodepginanueva.

Ensuparteinferior,hayespaciosdestinadosparalosnombres,apellidosyfirmasdequienloprepara,revisay

autoriza.

EsteManualsehadivididoendos(2)captulos,sealndoseenelprimeroloconcernientealaestructuradel

Manual, los restantes correspondena lasactividadesde laUnidaddeAlmacn, lascualesasuvezsehan

subdivididoenprocedimientos.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:FUNCIONAMIENTOFUNCIONAMIENTOPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:8

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

ParaunamayorcompresindelManualytendentesafacilitarsumanejosehaconformadoelmismoenuna

seriedeboletines, loscualessepresentanen formacodificada,mediante lautilizacindecuatro (4)dgitos,

posteriormenteunguinyunaletra,cuyosignificadosonlosmismos:

Primerdgito:

RepresentaelManualalcualperteneceelboletn.

Segundodgito:

Indicaelcaptuloalcualperteneceelboletn.

Tercerycuartodgito:

IndicalanumeracincorrelativadelosprocedimientosdentrodecadacaptulodelManual.

Letra:

Indicaelordensecuencialdelosprocedimientosquetienenrelacinensusacciones.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:FUNCIONAMIENTOFUNCIONAMIENTOPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:9

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

Cadaboletndeprocedimientocontiene:

Objetivo.

Responsabilidades.

Definiciones.

Fuente.

Formularios.

Normas.

Descripcindelprocedimiento.

Flujogramas.

Modelodeformularios.

Caractersticasdelformulario.

Instruccionesparaelllenadodelformulario.

Para lacodificacinde los formulariosseprocederacolocarenprimer lugar, la letra Fensegundo lugar,

precedido de un guin el nmero del boletn al cual pertenece y en tercer lugar, precedido de un guin el

nmerouno(1)cuyaasignacinseharsiemprealprimerformulariodelboletn.Encasodequehayanms

formularios,seprocederacodificarlosenformanumricasecuencial,esdecir,sedebercolocarelnmero

tres(3),cuatro(4),etc,dependiendodelacantidaddeformulariosquecontengaelboletn.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:CONTENIDOCONTENIDOPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:10

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:SIMBOLOGAAUTILIZARSIMBOLOGAAUTILIZARPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL

Representaunconectordepgina.

Representaarchivostemporales.

Representaarchivospermanentes.

Representalosdocumentosenelprocedimiento.

Representaelconectordelnea.

Representaelprocesodeterminado.

Representaelinicioofindelprocedimiento.

Representaunatomadedecisinenelproceso.


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Fecha:Feb06


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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:SIMBOLOGAAUTILIZARSIMBOLOGAAUTILIZARPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL

Representalaoriginalnmerodos(2)dedos(2)originales.

Representalaoriginalnmerouno(1)dedos(2)originales.

Representalacopianmerotres(3)detres(3)copias.

Representalacopianmerodos(2)detres(3)copias.

Representalacopianmerouno(1)detres(3)copias.

Representaeloriginaldeldocumento.o

1/3

2/3

3/3

o1/2

o2/2

Representagrancantidaddecopiasparadistribucin.2/2....


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:12

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:RESPONSABILIDADESRESPONSABILIDADESPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL

EntrelasresponsabilidadesparalaelaboracindelManual,sedestacanlassiguientes:

LaunidaddeOrganizacinyMtodosconjuntamentecon la unidaddeAlmacny launidaddeCompraes

responsabledelaelaboracin,revisin,actualizacin,distribucindelpresenteManual.

ElConsejoDirectivoeselencargadodelaaprobacindelManual.

Todas las modificaciones que requieran los usuarios debern ser discutidos por el Consejo Directivo del

IUTEB.

El Manual ser distribuido entre las personas involucradas en los procedimientos que laboren dentro del

InstitutoUniversitariodeTecnologadelestadoBolvar(IUTEB).

ElempleadoaquienseleentregueelManualserresponsabledesucustodia.


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:13

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:USODELMANUALUSODELMANUALPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL

Este Manual debe ser entregado a cada persona que dentro del Instituto Universitario de Tecnologa del

estadoBolvar,estninvolucradosenlosprocesosdeAlmacn.

El Manual es de uso obligatorio y todo nivel supervisorio ser responsable porque su personal adscrito

conozcaycumplaconlasdisposicionescontenidasenelmismo.

Las observaciones de fondo y formaquedeseen realizarseaesteManual debern ser autorizadas por la

UnidaddeAlmacnconjuntamenteconlaUnidaddeOrganizacinyMtodos.


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:14

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:REVISIN,REGISTROYMODIFICACINREVISIN,REGISTROYMODIFICACINPROCESO:PROCESO:ESTRUCTURADELMANUALESTRUCTURADELMANUAL

LacustodiayactualizacindelManualdeAlmacn,estaracargodedos(2)unidades:

UNIDADDEORGANIZACINYMTODOS.

UNIDADDEALMACN.

La Unidad de Almacn del IUTEB, podr solicitar a la Unidad de Organizacin y Mtodos hacer

conjuntamente las modificaciones que por efecto de la dinmica del Instituto y del mercado consideren

necesarias, as como tambin, podrn proponer la inclusin de aspectos importantes que no hayan sido

contemplados.

Igualmente, las diferentes Unidades del Instituto (usuarios) podrn tambin proponer modificaciones y

actualizacionesquemejorensignificativamenteelproceso,lascualessernanalizadasafindedeterminarla

convenienciadelapropuesta.


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06

MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3201A

PAGINA:15

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:PORTADAPORTADAPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS

PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO

RECEPCINDEBIENESRECEPCINDEBIENES

MATERIALESYSUMINISTROSMATERIALESYSUMINISTROS


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NDICEINTERNONDICEINTERNO

25/52Instruccionesdelllenadodelformulario

AnexoFormularios

AnexoFlujograma

22/52DescripcindelProcedimiento

19/52Normas

Definiciones

Responsabilidades

Objetivo

PGINACONTENIDO

17/52Generalidades

PROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


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Unidad: Unidad:

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PAGINA:17

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

OBJETIVO:

EstablecerlasnormasyprocedimientosaseguirpararealizarlaRecepcindeMaterialesySuministrosenla

unidaddeAlmacndelIUTEB.

RESPONSABILIDADES:

ResponsabledeAlmacn(AdministradorII,Lic.TwiggySanchez):Esresponsabledevelarporelregistro

del ingreso de materiales, bienes y suministro solicitados por los responsables de proyectos, adems de

verificarquelosartculosrecibidos,concuerdenconloestablecidosenelcontrato(ordendecompra).

AsistenteAdministrativoIII,TSU.JacoboRamirez:Esresponsabledealmacenarydistribuirlosartculosde

acuerdo a las solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, adems de realizar el registro de

controldeentregaysalidadematerialesdelaUnidaddeAlmacn.

ResponsabledeBienesNacionales(AnalistadeOrganizacin yMtodos I,TSU.RobinsonBonett): Es

responsablederealizarelcontrolperceptivodelosbienesconjuntamenteconlaunidaddeAlmacnylaunidad

SolicitanteoresponsabledeProyectoyestamparelcdigodeBienesNacionales.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:18

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

DEFINICIONES:

Recepcin, entrega y control de existencia: La recepcin de materiales constituye el punto clave en

cualquiersistema dedistribucinyentrega, tantoen larecepcin,comoen laentregadematerialesyenel

control de las existencias, se emplean tcnicas de contabilidad en estos registros, adems se utilizan

documentos administrativos tales como requisicin, notas depedido, ordenesde compra, notasdeentrega,

etc;queindicanlascantidades,precios,caractersticas,especificacionestcnicasdemateriales,ascomolos

diversosformatosdecontrol.Losregistroscontables,losdocumentosadministrativosylosdiferentesformatos,

permiten establecer tanto los controles de existencias, as como los inventarios fsicos en cantidades y los

inventariosentrminosmonetarios (endinero).Unpermanentecontrolde los inventarios fsicosevita,deno

existirotrascausas,elincumplimientodelasmetasoprestacindelosserviciosenformaoportunaporfaltade

material.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

1. La Responsable de Almacn debe comenzar el proceso de recepcin de mercanca luego de

recibiryrevisarlasiguientedocumentacin:

Originalydos(2)copiasdelafactura.

Originalydos(2)copiasdenotadeentrega.(encasodeseracrdito).

Encasodeserunbien,ladocumentacindelmismo.

6. LaResponsabledeAlmacnencompaadelaunidadSolicitante(ResponsabledelProyecto)

sern los encargados de revisar el estado de los materiales y suministros y verificar que las

caractersticasdelosmismosseanlasespecificadasenlaordendecompra,igualmenteparala

factura.Encasoquelasituacinloameritesedebeconsultaralresponsabledecompraparalas

revisionescorrespondientesyalosTcnicoEspecializadosdelaInstitucin.Paralarecepcinde

bieneselcontrolperceptivoserealizarencompaadelResponsabledeBienesNacionales.

8. Los bienes, materiales y suministros se deben registrar por el valor original de adquisicin,

produccin,construccinointercambio.

10. LaunidaddeAlmacn,luegoderecibirlamercancaenoptimascondicionesycumpliendoconel

contratodebefirmarysellarlafacturaylanotadeentrega.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:20

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

1. LaunidaddeAlmacndeberealizartodoslosregistrosqueestablecenlas leyesalmomentode

ingresar un bien a la Institucin, tomando en cuenta las caractersticas el valor original de

adquisicin,produccin,construccinointercambio.

3. Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes muebles del Sector Pblico

Nacional debe velar por su buen uso y conservacin y adoptar lasmedidas que corresponden

parafacilitarsucorrectoregistroycontrol.

5. LasActasserealizarnenlossiguientescasos:

g) En caso de que el proveedor no entregue la documentacin correcta, se dar un tiempo de

recepcindefinidoporlaunidaddeAlmacn.

b)Encasodenorecibirtodalacantidaddebienes,materialesysuministrosestipuladosenlaordende

comprapornocumplirconlascondicionesoestarenmalestado,solamenteserecibirmediante

un acta parcial la cantidad que cumpla con el contrato. La cantidad restante se devolver

medianteestamismaacta.

c)Alrecibirsegrandescantidadesdebienesyporcircunstanciadeespaciofsico,horarioderecepcin;

nosepuedarealizarenundaelchequeodelosbienes,seelaborarelactaderecepcinparcial

poreltiempoquelleveelproceso.Luegodeculminarserealizarelactadefinitiva.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:21

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.

d)Cuandopordiversascircunstanciasnoseencuentrecompletoelequipoconformadoporlaunidadde

Almacn, unidad de Compra, unidad Solicitante (Responsable de Proyecto) y el tcnico

especialista,yseaindispensablelapresenciadetodosoalmenosunoenespecialporeltipode

adquisicin;seelaboraelactaderecepcinparcial.Posteriormentedequeelbiensearevisado

por la unidad que no estuvo presente y este de acuerdo con la compra se realizar el acta

definitiva. El tiempodeesperaserdefinidopor launidaddeAlmacn tomandoencuenta la

gestindemismo.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:RECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSRECEPCINDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:


PAGINA:22

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTODESCRIPCINDELPROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACCIN

RESPONSABLEDEALMACN

LIC.TWIGGYSANCHEZO

ASISTENTEADMINISTRATIVOIII

TSU.JACOBORAMIREZ

1. Recibe del Proveedor los artculos con la siguiente

documentacin:

notadeentrega(Ventaacrdito)

Facturaenoriginalycopias

OriginalOrdendeCompra(F3402A1)

DocumentacindelBien.(EncasodeserunBien).

7. Verifica que las caractersticas de los artculos

concuerdencon laordendecompray facturaconayuda

delosfuncionariosestablecidosenlanormaN2deeste

procedimiento.

Pudiendosuceder:

J) Elbien,materialysuministroentregadonocumpleconlo

descritoenlaordendecompra.

12. SeelaboraunActa(VernormaN.8)especificandoel

hecho, la cual debe ser firmada por el responsable de

Almacn,Proveedorytestigospresentes.

14. Notifica sus observaciones y asignar fecha y hora de

recepcinalosdocumentosdelproveedor.



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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:23

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


RESPONSABLE ACCIN

A) Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no

coincidenconlaordendecompra.

2. Se elabora un Acta ( Ver norma N.8) con las

observaciones.

3. Informa al proveedor la fecha de entrega de los

documentoscorrectosparapoderprocesarleelpago.

d) El bien, material y suministro entregado cumple con lo

descritoenlaordendecompraylosdatosdelaNotade

Entregay/ofacturacoincidenconlaordendecompra.

Encasodesermaterialesysuministros:

7. Realizaelcontrolperceptivo.ProcedeaelaborarelActa

deRecepcinDefinitivaenoriginalydos(2)copias.

EncasodeserBienes

10. Realizan el control perceptivo. Ver norma N2 de este

procedimiento.

13. EstampaelcdigodeBienesNacionales.


RESPONSABLEDEALMACN

LIC.TWIGGYSANCHEZO


TSU.JACOBORAMIREZ

RESPONSABLEDEBIENESNACIONALESTSU.ROBINSONBONETT

YRESPONSABLEDEALMACN

LIC.TWIGGYSANCHEZ

RESPONSABLEDEBIENESNACIONALESTSU.ROBINSONBONETT


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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:24

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


RESPONSABLE ACCIN

1. Procede a elaborar el Acta deRecepcinDefinitiva en

originalydos(2)copias.

2. Firmaysellalafacturaylanotadeentregaenoriginaly

dos(2)copias.

3. Entrega al Proveedor copia de la factura y nota de

entrega(encasodeseracrdito).

4. ArchivacopiaN1delanotadeentregaolafacturay

lascopiasdelActadeRecepcinDefinitiva.

5. LlenaelComprobantedeIncorporacinF3202A2

yprocedeaenviarloconjuntamenteconcopiadefactura

y copia de acta de recepcin definitiva a la unidad de

Contabilidad.

6. Envaoriginaldefacturaonotadeentregayeloriginaldel

ActadeRecepcinDefinitivaalaunidaddeCompra.ver

procedimiento Pagos de Proveedores del Manual de

ProcedimientosAdministrativos.

7. Continua con el procedimientoRegistro de

Incorporaciones de Bienes, Materiales y Suministros,

boletnN3202A.

FINDEPROCEDIMIENTO


RESPONSABLEDEALMACN

LIC.TWIGGYSANCHEZY


TSU.JACOBORAMIREZ


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:25

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RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO

DistribucindeFactura:

Original:Expediente.

CopiaN1:Proveedor

CopiaN2:Almacn

CopiaN3:Contabilidad

CopiaExtra:BienesNacionales.(EncasodeserunBien).

Formulario:ActaParcial.

Cdigo:F3201A1

Objetivo:Registrarlasobservacionesespecficasdelhecho,dondeseharconstarlos

motivos,reflejandolossuscritospresentes,fechadedevolucin,descripcindelmaterial,

nominacindelproveedorylaidentificacindelInstituto.

PreparacinyDistribucin:

LaunidaddeAlmacnserlaresponsabledeelaborarelActadeDevolucinenoriginaly

dos(2)copias.

Proveedor:1copia.

Contabilidad:1copia.

Almacn:1copia.

Expediente:Original.

Firmas:

ResponsabledeAlmacn.

Testigo.(especificarcargo)

Proveedor



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:26

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


Formulario:ActadeRecepcinDefinitiva.

Cdigo:F3201A2

Objetivo:Registrarlasobservacionesespecficasdelhecho,dondeseharconstareltipo

deincorporacin,reflejandolossuscritospresentes,fechaderecepcin,descripcindel

material,nominacindelproveedorylaidentificacindelInstituto.

PreparacinyDistribucin

LaunidaddeAlmacnserlaresponsabledeelaborarelActadeRecepcinenoriginalyuna(1)copia.

Contabilidad:1copia.

Almacn:1copia.

Expediente:Original.

Firmas:

ResponsablesdeAlmacn.

Testigo.(especificarcargo)



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:27

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:PORTADAPORTADA


REGISTRODEINCORPORACINREGISTRODEINCORPORACIN

DEBIENESMATERIALESyDEBIENESMATERIALESy

SUMINISTROSSUMINISTROS

PROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:28

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NDICEINTERNONDICEINTERNOPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


AnexoFormularios

AnexoFlujograma


32/52Normas

Definiciones

Responsabilidades

Objetivo

PGINACONTENIDO

29/52Generalidades


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:29

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

OBJETIVO:

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para el registro de las incorporaciones de los bienes,

materialesysuministrosalaInstitucin.

RESPONSABILIDADES:

Responsable de Almacn (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de mantener un

registroeficientede incorporacionesdebienesmaterialesysuministrosdeacuerdoa lasnormativas legales

vigentes.

ResponsabledeBienesNacionales(AnalistadeOrganizacin yMtodos I,TSU.RobinsonBonett): Es

responsabledelregistrodelosdiferentesmovimientosdelosbienesnacionalesdelaInstitucin.

DEFINICIONES:

Bienes nacionales: Son considerados bienes patrimoniales del estado, estn regidos por las normas

ordinarias sobre la propiedad, puede ser objeto de cualquier negociacin de ndole privada y patrimonial y

estnsometidosa las reglassobreenajenacin,prescripcin,etc.Losbienesnacionalesson los inmuebles,

muebles,derechosyacciones,queporcualquierttuloentraronaformarpartedelPatrimoniodelaNacin,al

constituirse sta en estado soberano. Tambin son bienes nacionales, aquellos que por cualquier ttulo

adquiera o haya adquirido la Nacin o se haya destinado o se destinare a algn establecimiento pblico

nacional.

Losbienesmuebleseinmueblesqueseencuentrenenelterritorionacionalynotengandueo.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:30

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

DEFINICIONES:(Continuacin)

TiposdeIncorporacin:

Compras:Pararegistrarlasadquisicionesdebienesymaterialesqueseefectendeacuerdoconlasnormas

legalesyadministrativasaplicables.

Inventarioinicial:Pararegistrarlosbienesmueblesymaterialesexistentesalafechadeincorporarunanueva

dependenciaalsistemadecontabilidad.

Omisineninventarioinicial:Pararegistrarbienesymaterialesnoincluidosenelinventarioinicial.

Devolucindebienesymaterialesrobados,hurtadosoperdidos:Paraincorporarlosbienesymateriales

recuperadosquesehabandesincorporadoporrobo,hurtooprdidanoculposa.

AparicindebienesyMaterialesdesincorporadosporcausasimputablesafuncionariosoempleados:

Para incorporar los bienes y materiales desincorporados por robo, hurto o desaparicin imputables a sus

administradoresocustodia.

Donaciones:Paraincorporarlosbienesymaterialesdonadosuobsequiadosattulogratuito,procedentesde

personasoentidadesnonacionales.

Ingresoprovisional debienesdadosencomodato:Para registrar bienes con contratode comodato. Los

bienesregistradosconestecdigosedepreciarnslosi ingresandefinitivamente.Estosbienesdebernser

controladosfsicamenteafindecadaejerciciofiscal,porlocualelsistemadeberemitirunanuevaplanillade

cargo, que deber ser firmada por los responsables patrimoniales primario, de uso o del almacn, segn

corresponda.



DE:



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:31

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

DEFINICIONES:(Continuacin)

Modalidades Ingresodefinitivodebienesdadosencomodato: Pararegistrardefinitivamentelosbienes

quehabansidoingresadosprovisionalmenteporestarensituacindecomodato.

Fabricacin o produccin de materiales y bienes: Para incorporar los materiales y bienes producidos,

transformadosomanufacturadosentalleresdelasdependenciasdelaAdministracinPblica



DE:



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:32

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

ControldelosMateriales:

1. Losmateriales y suministros sedeben registrar por el valor original deadquisicin, produccin,

construccinointercambio.

4. Elcontrol integralde losmaterialesysuministrosadscritosacadaorganismodeber llevarseen

formacentralizadaencadaUnidadEjecutoraLocal.

3. LosMateriales y suministrosdeben clasificarsedeacuerdoal clasificador presupuestariode la

Institucin.

4. Enelcasodematerialescuyodeterioroseairreversible,deberprocurarselamayorrecuperacin

econmicaposiblemedianteelaprovechamientodesuspartesoporventadelasmismas.

7. Trimestralmente la unidad de Almacn deber conciliar el monto de los bienes, materiales y

suministrosincorporadosporelconceptoRecepcindebienesmaterialesysuministrosconel

registrodeincorporacionesdelaunidaddeContabilidad.

8. la unidad deAlmacn para administrar losmaterialesdel IUTEB debemantener un registro y

controldemovimientoconlassiguientesplanillas:

ExistenciaysuValoracin.

Recursosasignadosalasdistintascategorasprogramticas.

DistribucinFsica.

AsignacinaResponsablesPatrimoniales.

Incorporacin,reasignacionesydesincorporacionesproducidasenunperodo.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:REGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSREGISTRODEINCORPORACIONDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:33

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

7. LaunidaddeAlmacndebeverificarlosiguiente:

Silosmaterialesrealmenteexisten.

Siestnrealmenteasignadosalosproyectosimpuestos.

Sielmaterialestsiendoutilizadoeficientemente.

Sielestadodemantenimientoeseladecuado.

Silosmaterialesestnsiendoutilizadoparalosfinesprevistos.

7. Lasverificacionesdebenefectuarseconcontinuidadyconlafrecuenciaquepermitaladeteccin

temprana de diferencias y de posibles problemas operativos del programa de los materiales y

suministros.

ControldelosBienesMuebles:

9. Los bienes muebles se deben registrar por el valor original de adquisicin, produccin,

construccinointercambio.Lossemovientesseregistrarnalpreciodeterminadoporcomisinde

peritosavaluadores.

10. Slose registrarnen lacontabilidad losbienespatrimonialesdeldominioprivadode laNacin

destinados al servicio oficial o a cumplir finalidades especficas del servicio pblico; por

consiguiente,noseregistrarncontablementelosbienesdelosentesdescentralizadosterritorialy

funcionalmente.

11. En el caso de bienes nacionalesmuebles cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse la

mayorrecuperacineconmicaposiblemedianteelaprovechamientodesuspartesoporventade

lasmismas.



DE:



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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:34

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

12. LosFuncionariosadscritosaAlmacnconjuntamenteconelresponsabledeBienesNacionales

debenllenarlossiguientesregistrosparalasdiferentesmodalidadesdeincorporacin:

a. Fichadelbien.

b. ComprobantedeIncorporacin.

c. Actualizacindelregistrodeexistencia.

d. Actualizacindelregistroauxiliardebienesmuebles.

13. La responsable de Contabilidad debe asentar la modalidad de incorporacin en los libros

contablescorrespondientes,verificandolosrespaldosdeautenticidaddelhecho.

14. ElResponsabledeBienesNacionalesdebeestamparelnmerodelinventariodelbien,antesde

distribuirloalaunidadSolicitante.

15. Paraadministrar losbienes del IUTEBdebemantenerse un registro y control demovimientos

conlassiguientesplanillas:

a. ExistenciaysuValoracin.

b. Recursosasignadosalasdistintascategorasprogramticas.

c. DistribucinFsica.

d. AsignacinaResponsablesPatrimoniales.

e. Incorporacin,reasignacionesydesincorporacionesproducidasenunperodo.

16. ElResponsabledeBienesNacionalesdebeverificarlosiguiente:

Silosbienesrealmenteexisten.

Siestnrealmenteasignadosalosproyectosimpuestos.

Sielbienestsiendoutilizadoeficientemente.

Sielestadodemantenimientoeseladecuado.

Silosbienesestnsiendoutilizadoparalosfinesprevistos.



DE:



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:35

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


RESPONSABLE ACCIN

Elprocedimientoaseguireselllenadodelosregistros

queacontinuacinselepresenta.(verinstrucciones

dellenado).

Creacindelafichadelbien.

ComprobantedeIncorporacin.

ActualizacindelRegistrodeAuxiliardeAlmacn

RegistroAuxiliar.

TarjetadeEstante.

Nota:Luegoderealizarlosregistroscorrespondientes,continuaconlaaccinN5del

procedimientoEntregadeBienes,MaterialesySuministros,boletnN3202B.



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:36

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADO

Formulario:FichadelBienMueble

Cdigo:F3202A1

Objetivo:Mantenerregistradalascaractersticas,movimientos,vidatilytodala

informacinrelevantequedescribaunbienenelIUTEB.Elmismoseelaboraalmomento

deingresarlascaractersticasdelbienalinventariodebienesnacionalesdelaunidadde

Almacn.


ElresponsabledelaunidaddeBienesNacionalesdellenarelformatoenoriginalycopia.

LacopiareposarenlaunidaddeAlmacn.

LlenadodelFormulario:

1. NdeInventariodelBien:Coloqueelnmerodeinventarioasignadoacadabien.

2. DescripcinEspecficadelBien:Sealelosdetallesmsrelevantesdecadabien.

3. ValorUnitariodelBien:Valordeadquisicindecadabien.

4. Cdigo del Concepto de Incorporacin: Coloque el nmero que identifique la modalidad de la

incorporacin(segntabladeincorporaciones).



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06

MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACENMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN BOLETNN3202A

PAGINA:37

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


1. Concepto de la Incorporacin: Indique la modalidad de la incorporacin, segn la tabla de

incorporaciones.

2. NmeroyFechadeIncorporacin: Coloqueelnmeroque lecorrespondea la incorporaciny la

fechadelamisma.

3. Cdigode la Imputacin Presupuestaria: Indique el cdigopresupuestario asignados a la partida

queseestejecutando.

4. OrdendeCompraoDocumento:IndiqueelnmerodelaordendeCompraylafechadeemisin.

5. Proveedor:Coloqueelnombre,ceduladeidentidaddelProveedor.Indiquelaraznsocial,registrode

informacinfiscalyelnmerodeinformacintributariadelproveedor.

6. OrdendePago:Indiqueelnmerodelaordendepagoylafechadeemisin.

7. CuentaBancaria:ColoquenmeroytipodecuentabancariadelIUTEB.

Indiqueelnmerodechequeyelnmerodecuentaaabonar.

Coloqueelnmeroylafechadelasolicituddefondosdecajachica.

Agregueelnmeroderendicin.

11. ResponsablePatrimonialPrimario:ColoqueelnombrecompletodelDirectordelInstituto.

ColoquelacduladeidentidaddelDirectordelInstituto.

13. CorresponsabledeUso:Escribaapellidosynombredelapersonaquesolicitael

prstamo.

14. ReasignacindelBien:Indiqueelcdigoqueidentifiqueeltipodereasignacin,segnelcatalogode

modalidadesdereasignaciones.

Coloque la fechade la reasignacin. IndiqueelNombrecompletoy la cduladel coordinadordel

departamentodondeserreasignadoelbien.



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:38

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


1. ConservacindelBien:VidatildelBien:Indiquelavidatilenaosdelbien.

2. Valor Residual del Bien: Luego de realizar los clculos de depreciacin, indique el valor

residualdelbien.

3. FechadeRotulacin: Indiquelafechaderotulacin.Indiqueelestadodeconservacindelbien,

especificandoladescripcinylafechadelaultimaverificacin.

4. ContratodeMantenimiento:Indiqueelnmerodelcontrato.

Indiquelaraznsocialdelproveedoronombre,apellidoycduladeidentidad.

Indiqueelregistrodeinformacinfiscalyelnmerodeinformacintributaria.

19.PlizadeSeguro:Indiqueelnmerodelapliza,nombredelaaseguradora.

Indiqueelinicioyelfindelacobertura.

Coloquelafechadevigenciayelmontodelapliza.

20.Desincorporacin:

Indiqueelcdigoqueidentifiqueeltipodedesincorporacin,segnelcatalogo

modalidadesdedesincorporacin

Indique la modalidad de la desincorporacin, segn la tabla deconceptos de

desincorporacin.

Indiquelafechadeladesincorporacin.



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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:39

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


Formulario:ComprobantedeIncorporacin.

Cdigo:F3202A2

Objetivo:Mantenerregistradalasincorporacionesdelosbienesmuebles,materialesy

suministrosalIUTEB.


SepreparaenlaunidaddeAlmacn.Seelaboraenoriginalyuna(1)copia.

Original:UnidaddeAlmacn.

CopiaN1:Direccin.

EncasodeserunbienentregacopiaalaunidaddeBienesNacionales.


1.Nmero:Indicarelnmeroasignadoalcomprobante

2.Fecha:Indicarda,mesyaoenqueserealizalaincorporacin

3.Seleccin:Marqueconunaequis(x)silaincorporacincorrespondeaunbienmuebleoaunmaterial.

4.Organismo:Cdigoydenominacindelorganismosegntabla.

5.UnidadAdministradora:CdigoydenominacindelaUnidadEjecutoraLocal.

6.DependenciaUsuaria:CdigoydenominacindelaResponsabledelProyecto.



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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:40

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


7.ResponsableDelAlmacn:CdigoyDenominacindelAlmacn.

CduladeIdentidad,ApellidosyNombres,CargodelResponsabledelAlmacn.

8.Cantidad:Indicarnmerodebienesquesernincorporados

9. Cdigo de Catalogo: Cdigo que segn el Catlogo de Bienes y Materiales le corresponde al bien o

materialqueseincorpora.

10.NumeroDeInventario:Indicarnmeroasignadoalbienenelinventario.

11.Descripcin:Coloquenombreydemsespecificacionesqueidentifiquenalbien.

12.Incorporacin:Cdigoydenominacindelconceptodeincorporacinsegntabla

13.ValorUnitario:Indiqueelvalordeadquisicindelbien,siesconocido,oelqueresultedelavalo

correspondiente.

14.ValorTotal:Seobtienedemultiplicarlacantidaddelosbienesomaterialesporelvalorunitarioasignadoa

losmismos.

15.ResponsablePatrimonialPrimario:

Ceduladeidentidad:nmerodelacduladelResponsablePatrimonialPrimario

Apellidosynombres:ApellidosyNombredelResponsablePatrimonialPrimario

Cargo:DenominacindelcargoqueocupaelResponsablePatrimonailPrimario.



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:41

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


Formulario:RegistroAuxiliardeExistenciaEnAlmacn

Cdigo:F3202A3

Objetivo:Mantenerregistradalosmovimientosdelosbienesymaterialesenelalmacn.




CopiaN1:Administracin.



Fecha:Indiqueelda,mesyaodelmovimientodelbien,materialysuministro.

Presupuestario:

Cdigo:Indiqueelcdigopresupuestario.

Descripcin:Sealeladescripcindelamodalidaddeingresoaalmacn.

TipodeMovimientoIndiquecdigoydenominacindeltipodemovimiento(incorporacin,desincorporacino

reasignacin,segntablas).

Entradas:

Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienomaterialqueseincorpore.

ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterial.

ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumna"cantidad"porelmontodelpreciounitario.



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:42

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


Salidas:

Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienomaterialquesedesincorpore.

ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterial.

ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumna"cantidad"porelmontodelpreciounitario.

Existencias:

Cantidad:Indiqueelnmerodeunidadesporcadabienoalmacnexistenteenelalmacn.

ValorUnitario:Sealeelvalordeadquisicin,enbolvares,decadabienomaterialexistenteenelalmacn

ValorTotal:Seobtendrdemultiplicarelmontodelacolumnacantidadporelmontodelpreciounitario.



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:43

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


Formulario:RegistroAuxiliar.

Cdigo:F3202A4

Objetivo:Identificarlaubicacingeogrficaylosresponsablespatrimonialesprimarioyporuso,ascomolos

movimientosdelosbienesdelorganismo.




CopiaN1:Administracin.



NDeInventarioDelBien:Colocarnmerodecontrolasignadoacadabien.

Descripcin:Nombreydescripcindelbienydemsespecificacionesnecesariasparasuidentificacin.

Incorporacin:

Fecha:Da,mesyaoenqueseincorporaelbien.

Cdigo:Indicarnmeroporconceptodeincorporacin.Segntabladeincorporacin.

Concepto:Indicarelconceptodeincorporacin.SegntabladeIncorporacin.



TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:44

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:


Reasignacin:

Fecha:Da,mesyaoenquesereasignaelbien.

Cdigo:Indicarelnmerodelareasignacin.SegntabladeResiagnaciones.

Concepto:Indicarelconceptodelareasignacin.SegntabladeReasignaciones.

Desincorporacin:

Fecha:Da,mesyaoenquesedesincorporaelbien.

Cdigo:IndicarelnmerodeladesincorporacinSegntabladeDesincorporaciones

Concepto:Definirconceptodeladesincorporacin.SegntabladeDesincorporaciones

ValorDelBien:

Indicarelvalordelbiensegnlibros.

UltimaVerificacin:

Fecha:Da,mesyaoenquesehizolaltimaverificacin.

Cdigo:Cdigodelestadodeconservacindelbien,segntabla.

Verificador:Apellidos,nombreycduladeidentidaddelverificador.



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Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06

MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACNMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACN BOLETNN3202B

PAGINA:45

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:PORTADAPORTADAPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


ENTREGADEBIENESENTREGADEBIENES

MATERIALESYSUMINISTROSMATERIALESYSUMINISTROS


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06

MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACENMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEALMACEN BOLETNN3202B

PAGINA:46

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NDICEINTERNONDICEINTERNOPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROS


AnexoFormularios

AnexoFlujograma


49/52Normas

Definiciones

Responsabilidades

Objetivo

PGINACONTENIDO

47/52Generalidades


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06

MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALESMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALES BOLETNN3202B

PAGINA:47

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

OBJETIVO:

ManteneruncontroldeentregadeBienes,materialesysuministrosalasdiferentesunidadesdelIUTEB.

RESPONSABILIDADES:

ResponsabledeAlmacn(AdministradorII,Lic.TwiggySanchez):Esresponsabledevelarporelregistro

eficientedeentregadematerialesalosresponsabledeproyectos

AsistenteAdministrativoIII,TSU.JacoboRamirez:Esresponsabledealmacenarydistribuirlosartculosde

a cuerdo a los solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, adems de realizar el registro de

controldeentregaysalidadematerialesdelaUnidaddealmacn.

DEFINICIONES:

Almacenamiento:Es una funcin tcnica de control, cuido y de preservacin del material; comprende un

conjuntodeactividades, tareasydeprocedimientosrelacionadosconlarecepcin,clasificacin,codificacin,

manejo,preservacin,localizacin,ubicacin,controldeexistencias,entregaodespachoyenalgunoscasosel

reembalaje, cuya finalidad es evitar las prdidas, los deterioros, y los faltantes por otorgamiento, as como

entregarlosbienesoportunamenteyenoptimascondicionesdeuso.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06

MANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALESMANUALDENORMASYPROCEDIMIENTOSDEBIENESNACIONALES BOLETNN3202B

PAGINA:48

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

Recepcin, entrega y control de existencia: La recepcin de materiales constituye el punto clave en

cualquiersistema dedistribucinyentrega, tantoen larecepcin,comoen laentregadematerialesyenel

control de las existencias, se emplean tcnicas de contabilidad en estos registros, adems se utilizan

documentos administrativos tales como requisicin, notas depedido, ordenesde compra, notasdeentrega,

etc;queindicanlascantidades,precios,caractersticas,especificacionestcnicasdemateriales,ascomolos

diversosformatosdecontrol.Losregistroscontables,losdocumentosadministrativosylosdiferentesformatos,

permiten establecer tanto los controles de existencias, as como los inventarios fsicos en cantidades y los

inventariosentrminosmonetarios (endinero).Unpermanentecontrolde los inventarios fsicosevita,deno

existirotrascausas,elincumplimientodelasmetasoprestacindelosserviciosenformaoportunaporfaltade

material.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:GENERALIDADESGENERALIDADESPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:49

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.

1. Laentregadebienes,materialesysuministrosserealizarmedianteelformatoComprobante

deEntregaenoriginalyuna(1)copia.

2. Laentregamaterialesactualizarlossiguientesregistros:

Tarjetadeestantes.

RegistroAuxiliardeMateriales

AuxiliardeexistenciaenAlmacn.

6. Todo responsablepor la tenencia,usoocustodiade losbienesymaterialesdelSectorPblico

NacionalResponsablePatrimonialPorUso(RPU)debevelarporsubuenusoyconservaciny

adoptarlasmedidasquecorrespondenparafacilitarsucorrectoregistroycontrol.Atalfin,estn

obligadosacumplimentarlasnormasyprocedimientosqueseestablezcanpararealizarcualquier

actoy/oparainformarcualquierhechoqueimpliquemodificacindelasituacindelosmateriales

quese lehanasignadoynopodrnadquirir, transferirnidesincorporar talesbienes,porningn

ttulo,sinsujecinalasdisposicioneslegalesyprocedimientospreviamenteestablecido.

4. En el caso de bienes ymateriales cuyo deterioro sea irreversible, deber procurarse lamayor

recuperacineconmicaposiblemedianteelaprovechamientodesuspartesoporventade las

mismas.

5. Es responsabilidad del coordinador de la dependencia elaborar un acta en caso de que se

detecten faltantes de materiales para dejar constancia de tal situacin. Dicha acta deber ser

avaladaporeljefedeladependencia,oquienhagasusveces,ypordospersonasms.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:NORMASNORMASPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:50

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACNALMACN ASUNTO:ASUNTO:DESCRIPCINDELPROCEDIMIENTODESCRIPCINDELPROCEDIMIENTOPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS

RESPONSABLE ACCIN

1. Recibe el formulario requisicin F3401A1 en original y

copia.

2. Llenaelcomprobantedeentrega,formulario(F3202B1)

enoriginalycopia.

Silaexistenciaesparcial:

4. Indica en el F3202B1 que la entrega es parcial, y

entrega al Solicitante la copia del mismo junto a la

mercanca.

5. Realiza un registro de la cantidad demateriales que no

hay disponibles para las solicitudes mediante el

procedimientoRequisicinboletn3401A,AccinN6.

Siexistenlosbienes,materialesysuministroscompletos:

7. Entrega a la unidad Solicitante los bienes, materiales y

suministrosjuntoalacopiadelF3202B1.

8. ArchivalaoriginaldelF3202B1.

9. Actualizalossiguientesregistros:

Tarjetadeestantedelosmateriales.

RegistroAuxiliar.

AuxiliardeexistenciaenAlmacn.

FINDEPROCEDIMIENTO

RESPONSABLEDEALMACN

LIC.TWIGGYSANCHEZY


TSU.JACOBORAMIREZ


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:51

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADOPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS

Formulario:ComprobantedeEntrega

Cdigo:F3202B1

Objetivo:Registrarlasentregadebienes,materialesysuministrosenAlmacn.


LaunidaddeAlmacnserelresponsabledellenarelformatoenoriginalycopia.Elmismo

archivaralaoriginal.


17. N:Nmeroconsecutivoasignadoalcomprobantedeentrega.

18. Fecha:Da,mesyaoenqueserealizalaentregadelosbienesomateriales.

19. RequisicinN:Indiqueelnmeroasignadoalarequisicinquegeneroelcomprobantedeentrega.

20. Responsable de Almacn: Indique el Nombre y Apellido, C.I., Cargo y firma del Coordinador de

Almacn.

21. Cantidad:Indiquelacantidaddebienesomaterialesqueseentregarn.

22. Cdigo Presupuestario: Coloque nmero del bien o material segn tabla de catlogo

correspondiente.

23. NmerodeInventario:Coloquenmerodeinventarioasignadoacadabien.


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06


PAGINA:52

PGREEMPLAZA://


RIF:G200020709,NIT:0219818858.



DE:

DEPENDENCIA:DEPENDENCIA:ALMACN ASUNTO:ASUNTO:INSTRUCCIONESDELLENADOINSTRUCCIONESDELLENADOPROCESO:PROCESO:ENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROSENTREGADEBIENESMATERIALESYSUMINISTROS

2. N:Nmeroconsecutivoasignadoalcomprobantedeentrega.

3. Fecha:Da,mesyaoenqueserealizalaentregadelosbienesomateriales.

4. RequisicinN:Indiqueelnmeroasignadoalarequisicinquegeneroelcomprobantedeentrega.

5. Responsable de Almacn: Indique el Nombre y Apellido, C.I., Cargo y firma del Coordinador de

Almacn.

6. Cantidad:Indiquelacantidaddebienesomaterialesqueseentregarn.

7. Cdigo Presupuestario: Coloque nmero del bien o material segn tabla de catlogo

correspondiente.

8. NmerodeInventario:Coloquenmerodeinventarioasignadoacadabien.

9. Descripcin:Nombreydescripcindelbien(es)omaterial(es)ydemsespecificacionesnecesarias

parasuidentificacin.

10. Valor:

Unitario:Valordeadquisicindelbienomaterial

Total:Multipliqueelvalorunitarioporlacantidaddelosbienesymateriales.

13. Despachador:Firmaysellodeldespachador.

14. DependenciaUsuaria:Indiqueelapellidoynombres,C.I.,firmadelCoordinadorylaidentificacinde

launidad.


TSU/OscarMarn

Unidad: Unidad:

Fecha:Feb06

Manual de Almacen IUTEB

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