CAPITULO IV

LA SUPERVISION EN EL PROCESO DE AUDITORA 1. Concepto La supervisin en forma general es la habilidad para trabajar con un grupo de personas sobre las que se ejerce autoridad, encaminada a obtener de ellos el mximo rendimiento y eficacia, es un esfuerzo combinado para llevar a buen cumplimiento el trabajo asignado. Se practica mejor en un ambiente propicio y de cooperacin por parte de quienes intervienen, incluyendo naturalmente el supervisor. En el proceso de auditora, la supervisin es la funcin encargada de participar activamente en sus aspectos ms importantes, as como de vigilar el trabajo de auditora realizado por los miembros del equipo, con el propsito de que se cumplan los objetivos y metas programadas con sujecin a las disposiciones legales y normatividad vigente. La supervisin emite un juicio critico y orientador para el mantenimiento de la calidad del trabajo y proporciona a los miembros del equipo de auditora que lo necesiten el entrenamiento necesario para ejecutar posteriores trabajos de mayor importancia y dificultad. 2 Niveles de Supervisin Los niveles de supervisin en las actividades de auditora gubernamental son ejercidos por diferentes funcionarios y empleados, en forma directa o indirecta y estn constituidos por el Contralor General, Subcontralor, Director de Planificacin y Evaluacin Institucional, Director y Subdirector de la Unidad Operativa, Supervisor y Auditor Jefe de Equipo. La supervisin es indispensable para la efectiva ejecucin de cualquier examen y se ejerce en sentido vertical. Para efectos de la auditora gubernamental se establecen para el proceso de la auditora, los siguientes niveles: a. Auditor jefe de equipo

Distribuir y orientar el trabajo de los miembros del equipo, revisar el contenido de los papeles de trabajo y la calidad de la evidencia preparada por los miembros del equipo. Actividad que podr ser cumplida por cualquier integrante con experiencia para guiar las actividades asignadas a otros miembros del equipo menos experimentados.

b. Supervisor

Efectuar la supervisin sistemtica y oportuna del trabajo realizado por el equipo de auditores, durante el proceso de la auditora, as como, orientar y prestar la asistencia tcnica requerida.

67

c. Director de la unidad operativa

Revisar el contenido del borrador del informe de auditora, a base de los papeles de trabajo que considere necesarios, de aquellos exmenes que por la importancia relativa ameritan este hecho. Generalmente los informes son revisados por el subdirector o por un funcionario de la ms alta jerarqua de la unidad operativa, quienes adems ejercen el control de calidad interno.

d. Direccin de planificacin y evaluacin institucional

En esta unidad se efecta el control de calidad externo de los informes, memorando de antecedentes y sntesis.

e. Contralor o subcontralor

Aprobar los informes de auditora y exmenes especiales dirigidos a los funcionarios a los que se refiere el literal a) del Art. 1 del Reglamento de Delegacin de Firmas de la Contralora General del Estado; y, de conformidad al Art.26 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. La aprobacin, suscripcin y trmite de los informes originados en las Direcciones Regionales y Delegaciones Provinciales, estarn sujetos a las directrices que emita el Contralor General.

El control de calidad de las labores de auditora en todos los niveles, debe proporcionar la seguridad razonable de que el examen realizado cumple con la normativa vigente, para lo cual es aconsejable se adopte el criterio de supervisin en cadena entre los niveles antes citados. 3 Objetivos de la Supervisin El Trabajo realizado por el equipo de auditores ser supervisado en forma sistemtica y oportuna durante el proceso de la auditora para asegurar la adhesin a las normas profesionales. Los auditores supervisores tendrn la responsabilidad de cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditora reciba la orientacin que garantice: la ejecucin correcta del trabajo, el logro de los objetivos de la auditora y la debida asistencia y entrenamiento en el trabajo. Igual situacin deber aplicarse a los consultores y especialistas contratados para colaborar con el equipo de auditores.

68

El ejercicio del control de calidad en la auditora permite que las unidades de control de la Contralora General del Estado, las unidades de auditora interna y las firmas privadas de auditora contratadas, ofrezcan una seguridad razonable respecto a la aplicacin de polticas, procedimientos y tcnicas que coadyuven el logro de los objetivos propuestos. Los objetivos que pretende alcanzar el ejercicio de las labores de supervisin para lograr el xito deseado en la realizacin de los exmenes son los siguientes: - Optimizar el uso del tiempo, dirigiendo eficazmente al elemento humano y

empleando adecuadas tcnicas de supervisin que estn de acuerdo con la calidad profesional y personalidad de los miembros del equipo.

- Propiciar el adiestramiento y capacitacin profesional, mediante

seminarios, cursos y charlas en beneficio del personal de las unidades operativas, lo que permitir el desarrollo profesional de los auditores.

- Lograr la mxima eficiencia, efectividad y economa en los trabajos

programados mediante la coparticipacin en las tareas importantes, estimulando en el equipo de auditora la produccin de ideas e iniciativas en la realizacin de las labores.

- Conseguir que las auditoras y exmenes especiales se desarrollen de

conformidad con las normas y polticas de auditora gubernamental y ms disposiciones normativas relativas a la profesin, emitidas por la Contralora General.

- Proporcionar a los niveles directivos el suficiente grado de confiabilidad

de los exmenes que se ejecuten y de los resultados, con la seguridad de que stos han observado las ms altas normas de calidad profesional y han logrado los objetivos de la auditora.

4. Gua de Supervisin en el Proceso de Auditora La funcin de supervisin, constituye una actividad bsica en el proceso de la auditora, toda vez que su participacin activa y oportuna, asegura un nivel de calidad ptimo en su desarrollo y resultados, por lo que es necesario incorporar al presente Manual, el contenido de la Gua de Supervisin, en la que se describen las principales acciones que deben cumplir, en las diferentes fases del proceso de la auditora, los profesionales que ejercen las funciones de supervisin. 4.1 Supervisin en la Planificacin Preliminar Las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental respecto de la Planificacin Preliminar establecen que al disear el enfoque del trabajo, es

69

indispensable establecer una estrategia para desarrollar la auditora, mediante la obtencin de informacin actualizada dirigida a validar el referido enfoque, tarea en la que participarn obligatoriamente el supervisor y el jefe de equipo. En los programas de supervisin de la auditora, se incluir lo relativo a la planificacin preliminar, con los pasos que deben cumplirse en esta fase para asegurar la calidad de la auditora:

En esta fase el supervisor debe promover la eficiencia en el manejo de los recursos y el logro efectivo de las metas y objetivos, concretndose al final en un reporte de Planificacin Preliminar que elaborar conjuntamente con el jefe de equipo, dirigido al Jefe de la unidad de auditora, para la validacin del enfoque global de la auditora, sustentado con el expediente de papeles de trabajo y anexando el programa para evaluar la estructura de control interno. Objetivo Garantizar la calidad de la auditora mediante la aplicacin de una correcta y apropiada estrategia para disear el enfoque de la auditora. Procedimientos Los principales procedimientos que debe realizar el supervisor en la planificacin preliminar del examen, son los siguientes: - Comprobar que la orden de trabajo guarde relacin con el Plan Anual de

Control, respecto a: objetivos, tipo de examen, alcance, perodo, componentes o cuentas, tiempo estimado y recursos humanos necesarios.

- Revisar conjuntamente con el auditor jefe de equipo, el archivo

permanente y corriente de papeles de trabajo para obtener la informacin a utilizarse en la planificacin.

- Preparar con el jefe de equipo el programa para la planificacin preliminar,

incluyendo la agenda y nmina de los funcionarios a ser entrevistados. - Participar con el jefe de equipo en las entrevistas programadas con las

autoridades y servidores responsables, as como en el recorrido por las instalaciones, para obtener y actualizar la informacin general sobre la entidad y sus principales actividades sustantivas y adjetivas e identificar globalmente las condiciones existentes.

- Analizar con el jefe de equipo la informacin obtenida en la revisin de los

archivos, recopilacin de informacin en la entidad y entrevistas a los

70

principales funcionarios; determinar en forma preliminar el enfoque de la auditora y preparar el Reporte de Planificacin.

- Poner a consideracin del jefe de la unidad operativa el Reporte de

Planificacin Preliminar para la validacin del enfoque global de la auditora.

4.2 Supervisin en la Planificacin Especfica Respecto de la planificacin especfica la Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental determinan, procedimientos de recopilacin de informacin adicional, que se complementan en forma coherente con la informacin obtenida en la planificacin preliminar, con el propsito de evaluar la estructura de control interno, calificar los riesgos de auditora y seleccionar los procedimientos sustantivos, actividades en la que participa el supervisor y jefe de equipo. El programa de supervisin para esta fase, considerar que el plan especfico de auditora que se formule, contenga entre otros los siguientes elementos: a. Objetivos generales de la auditora y especficos por reas. b. Alcance del trabajo en tiempo y en operaciones a examinar relacionados

con los objetivos especficos. c. Descripcin de las actividades principales y de apoyo. d. Calificacin de los factores de riesgo. e. Grado de confianza programado para cada uno de los componentes

evaluados. f. Programas especficos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance

previsto. g. Requerimientos de personal tcnico y especializado. h. Distribucin del trabajo y tiempos estimados para concluir el examen,

ajustndose a lo establecido en la orden de trabajo. i. Uso de tcnicas de auditora asistidas por el computador. j. Sntesis del informe resultante de la evaluacin de la estructura de control

interno. Objetivo Lograr una adecuada organizacin del trabajo a ejecutarse a travs de procedimientos y alternativas de accin que contribuyan a la consecucin de los objetivos de la auditora en forma eficiente, efectiva y econmica. Procedimientos Los principales procedimientos, que entre otros debe aplicar el supervisor en la fase de planificacin especfica del examen, son los siguientes:

71

- Elaborar los programas de supervisin a aplicarse en las respectivas fases

del proceso de auditora. - Comprobar que el jefe de equipo identifique a los funcionarios y ex-

funcionarios de la entidad vinculados con el ente o rea a examinar y comunicar el inicio del examen, de conformidad con la normativa legal vigente.

- Analizar la informacin obtenida en la planificacin preliminar para

determinar posibles reas crticas y componentes a ser evaluados. - Revisar los programas o cuestionarios elaborados para evaluar la

estructura de control interno del rea, cuenta, rubro, actividad, entre otros, e instruya respecto de su aplicacin.

- Revisar los resultados de la evaluacin del control interno y participar en

la redaccin del informe respectivo. - Analizar y calificar los factores de riesgo que se asume al determinar el

enfoque de la auditora y al establecer la naturaleza, el alcance y la profundidad de los procedimientos a aplicarse.

- Elaborar con el jefe de equipo el plan de muestreo que se aplicar a los

componentes, cuentas, actividades a examinar, entre otras. - Verificar que los programas de auditora contengan los procedimientos

bsicos a ser aplicados. - Determinar la necesidad de integrar al equipo de auditora, al personal de

la unidad de auditora interna de la entidad a examinar. - Considerar la necesidad o no, de la participacin de personal especializado

en informtica, ingeniera, jurisprudencia, etc., de las unidades de apoyo de la Contralora o de la entidad a examinar.

- Preparar con el jefe de equipo el Plan Especfico de Trabajo, incluyendo

todos los elementos necesarios relacionados con la entidad a examinar, los datos para el examen y los recursos humanos, materiales y financieros a utilizar, poniendo especial nfasis en lo siguiente:

. Si los objetivos generales y especficos del examen estn

claramente identificados.

. Si los estimados de tiempo para realizar el trabajo son razonables y guardan armona con los estndares establecidos.

72

. Si se ha recopilado la informacin adicional de acuerdo con las

instrucciones constantes en la planificacin preliminar. . Si se ha efectuado el seguimiento de las recomendaciones de

informes de auditora o exmenes especiales anteriores. Si las recomendaciones no han sido cumplidas, analizar las causas y comunicar a la administracin del ente para su inmediata implantacin.

. Luego de revisado el plan especfico de trabajo, presentar al jefe de

la unidad operativa para su conocimiento y aprobacin. Evidencias En las fases de planificacin, el supervisor dejar evidencias de su labor, mediante su rbrica o sumilla entre otros, en los siguientes documentos:

Reporte de planificacin preliminar Cuestionarios de Matriz de calificacin de los factores de riesgo Plan de muestreo Programas de auditora Infome sobre evaluacin de control interno Programas de supervisin.

4.3 Supervisin en la Ejecucin del Trabajo El programa de supervisin para esta fase en que se aplican los procedimientos especficos de auditora, pondr nfasis en la identificacin de los hallazgos y en la obtencin de la evidencia suficiente y competente, para demostrar la veracidad de los resultados alcanzados en cada componente examinado y en las afirmaciones contenidas en los reportes o informes de la entidad, como base para emitir la opinin y conclusiones correspondientes. Objetivo

Orientar y evaluar el trabajo asignado a los miembros del equipo para que ste se desarrolle con independencia, objetividad y en armona con las disposiciones legales, normativas y tcnicas que rigen la profesin del auditor. Procedimientos Los principales procedimientos que debe cumplir el supervisor, para que la ejecucin del trabajo se realice de acuerdo con los objetivos propuestos, son los siguientes:

73

- Presentar a la mxima autoridad de la entidad a los miembros del equipo y

solicitar la colaboracin y facilidades apropiadas para desarrollar el trabajo.

- Instruir al jefe de equipo y operativos sobre: asistencia, permanencia,

puntualidad, niveles jerrquicos para suscripcin de comunicaciones y lineamientos generales del examen a ejecutarse.

- Con el jefe de equipo distribuir en forma equitativa y razonable las

actividades programadas, considerando la capacidad y experiencia de los miembros del equipo. Asignando al referido jefe las tareas ms importantes.

- Preparar y desarrollar el cronograma de visitas al equipo de auditora. - Determinar con los miembros del equipo, la estructura de los papeles de

trabajo para el anlisis de los componentes o cuentas a examinar, de manera que sean objetivos, claros en su redaccin, precisos en sus resultados y con referencia a la fuente de informacin utilizada.

- Determinar el grado de aplicacin de los programas de auditora y verificar si estn respaldados con los papeles de trabajo respectivos y evaluar la evidencia obtenida.

- Verificar que los hallazgos de auditora, se encuentren debidamente

desarrollados, asegurando que la evidencia documental recopilada sea suficiente y competente y los resultados del examen objetivos y concluyentes.

- Verificar que las conclusiones estn documentadas mediante un listado de

validacin para establecer s:

- Todo el trabajo programado ha sido completado. - El alcance planificado para la auditora ha sido evaluado y de ser

del caso modificado en razn de: cambios en los sistemas o actividades, debilidades significativas de control interno, entre otros.

- Las conclusiones extradas de los componentes individuales y de la

revisin general de los informes sean coherentes con los respectivos hallazgos desarrollados.

- Los informes financieros y de gestin, estn presentados

razonablemente y reflejen apropiadamente los resultados de las

74

actividades y operaciones de la entidad con sus efectos significativos posteriores.

- Los informes financieros y de gestin cumplan con las

disposiciones legales y normativas y expongan todos los asuntos importantes.

- Proponer las correcciones o ajustes pertinentes y si fuere necesario incluir

en el informe las limitaciones o salvedades, cuando al evaluar los hallazgos de auditora se concluya que los informes financieros y de gestin estn significativamente distorsionados.

- Con el jefe de equipo comunicar en el transcurso del examen, los hallazgos

significativos de auditora a los funcionarios y empleados responsables de las reas examinadas a fin de obtener los puntos de vista de la entidad. Documentar las reuniones que se realice.

- Revisar los asientos de ajuste o reclasificacin propuestos por el equipo de

auditora con el fin de determinar su procedencia, exactitud y veracidad. Igual tratamiento se seguir con las desviaciones de control interno que requieran acciones correctivas inmediatas.

- Disponer y verificar que el auditor jefe de equipo, en el transcurso del

examen, redacte el borrador del informe de acuerdo con lo previsto en el captulo VII de este manual, incluyendo la referencia cruzada entre los papeles de trabajo y el informe.

- Efectuar una revisin exhaustiva de los papeles de trabajo, principalmente

de aquellos que presentan hechos que a criterio del jefe de equipo constituyan desviaciones, que ameritan el establecimiento de responsabilidades administrativas o civiles.

- Solicitar el estudio y asesoramiento legal, previo al trmite de las

responsabilidades de carcter civil y presunciones de responsabilidad penal.

- Cuando haya casos de presuncin de responsabilidad penal, asegurar que

la evidencia obtenida sea suficiente y competente, que se haya efectuado el requerimiento del faltante y que se cumplan los trmites legales correspondientes.

- Comprobar que los papeles de trabajo se archiven en forma ordenada. - Revisar los avances de trabajo elaborados por el jefe de equipo y presentar

su reporte mensual de supervisin al jefe de la unidad operativa.

75

- Detallar las instrucciones para el jefe de equipo en las hojas de supervisin

y posteriormente verificar su cumplimiento. Evidencias La supervisin se evidencia con la sumilla o rbrica, entre otros, en los siguientes documentos: - Reportes de avance de trabajo - Papeles de trabajo y expedientes - Comunicaciones producidas por el equipo - Estructura del informe - Hojas de supervisin 4.4 Supervisin en la Comunicacin de Resultados El supervisor tendr presente en el proceso de la auditora, que se proceda a comunicar los resultados del examen de manera verbal y escrita a la administracin de la ent idad y jefatura de la unidad de auditora. Estas acciones se cumplen en los siguientes momentos estratgicos: - Al comunicar el inicio de la auditora. - Al entrevistar a los principales funcionarios. - Al informar sobre la evaluacin del control interno. - Al informar los resultados obtenidos en el transcurso del examen mediante

la lectura del borrador del informe final. - Al presentar oficialmente el informe de auditora. La participacin del supervisor en todos estos momentos es vital para que se cumplan eficientemente los objetivos de la auditora. En la seccin procedimientos se describen con ms detalle tales acciones, incluyendo las relacionadas con la elaboracin del informe de auditora. Objetivo Asegurar que los resultados de la auditora sean objetivos y concluyentes e informados oportunamente a los directivos de la entidad a fin de que las acciones correctivas que se formulen a travs de las recomendaciones, superen las deficiencias de carcter financiero y administrativo que se hayan detectado. Procedimientos - Promover reuniones con los directivos y empleados de la entidad

examinada, para comunicar los resultados que se van obteniendo, los que sern debidamente documentados.

76

- Revisar y validar el contenido y redaccin del borrador del informe,

asegurndose que ste considere entre otros, los siguientes aspectos:

- Que el informe incluya todos los aspectos de importancia resultantes del examen y no se consideren aquellos que han sido solucionados en el transcurso del examen.

- Que los comentarios contengan el ttulo y los atributos del

hallazgo: condicin, criterio, causa y efecto, con las respectivas conclusiones y recomendaciones.

- Que la redaccin y presentacin del informe se lo haga con

objetividad, precisin, concisin, tono constructivo, importancia relativa, claridad y simplicidad, respaldado con la evidencia necesaria y en forma razonable y oportuna, de modo que sea convincente, facilite a los usuarios su comprensin y promueva la efectiva aplicacin de las acciones correctivas.

- Que el expediente de papeles de trabajo est organizado conforme a

las disposiciones y normativas vigentes

- Que de existir hechos subsecuentes de importancia relativa, se revelen en el informe.

- Que se adjunte al informe nicamente los anexos necesarios.

- Que se incluya en el informe y memorando de antecedentes, los

comentarios relacionados con los hechos tipificados en el Cdigo Penal y otros delitos; o cuando se haya tramitado un informe o una acta de presuncin de responsabilidad penal, este hecho se revele en el informe.

- Una vez que ha revisado ntegramente el contenido del borrador del

informe, validar y autorizar al jefe de equipo, para que efecte la convocatoria para la comunicacin de resultados finales.

- Participar en la lectura del referido documento y asegurarse que se

suscriba el acta correspondiente. - Analizar y decidir con el jefe de equipo, la inclusin, eliminacin o

modificacin de algn comentario o informacin; a base de los criterios vertidos o de la documentacin presentada por los funcionarios de la entidad, a fin de que los resultados contenidos en el informe final sean irrefutables.

77

- Entregar el informe final al jefe de la unidad de auditora para su

aprobacin y emisin, adjuntando cuando corresponda, la sntesis y el memorando de antecedentes, as como los archivos de documentos respectivos y vigilar su trmite.

- Verificar que el memorando de antecedentes contenga todos los elementos

sealados en el Reglamento de Responsabilidades y en el presente manual. - Cuantificar los das efectivamente trabajados, considerando los permisos,

vacaciones y otros de cada miembro del equipo. - Evaluar el rendimiento de los miembros del equipo supervisado de acuerdo

con los parmetros establecidos. Evidencia En la fase de comunicacin de resultados, la evidencia de supervisin se dejar en los siguientes documentos, entre otros: - Rbrica en cada uno de las hojas del informe, memorando de antecedentes

y sntesis, tanto en los borradores como en los ejemplares oficiales. - Firma en el acta y ms documentos que sustenten la comunicacin de

resultados. - En las hojas y expediente de supervisin.

78

GUIA DE SUPERVISIN

DATOS GENERALES DEL EXAMEN

ENTIDAD: ............................................................

TITULO DEL EXAMEN: ....................................

PERODO: ............................................................

PLAN AO: .........................................................

IMPREVISTO OFICIO No. ................................ FECHA: . . . . . . .

ORDEN DE TRABAJO No................................. FECHA: . . . . . . .

TIEMPO ESTIMADO:.........................................

AMPLIACIN PLAZO OFICIO No................... FECHA: . . . . . . .

FECHAS DE EJECUCIN EFECTIVA

INICIO TERMINO APROBACIN

PLANIF. PRELIMINAR. ............ ............... .......................

PLANIF. ESPECIFICA. ..... ..... ................. .......................

EJECUC. TRABAJO. ........... ................ ............. ........

COMUN. RESULTADOS

- LECTURA BORRADOR INF. ........... .............

- PASADO A LIMPIO ............ .............

- REVISION Y EMISIN ........... ....... ...... ............

- REMISIN A ENTIDAD ...........

F)...................................

Nombre del Supervisor

NOMINA DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE AUDITORA