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MANUAL DE CALIDAD Código: GC-M-AC-01 Versión: 7 Fecha: 20-01-2015 Pagina: 1 de 53 MANUAL DE CALIDAD CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO VERSIÓN No DESCRIPCIÓN U ORIGEN DEL CAMBIO APROBÓ FECHA 1 Se elabora la primera versión Secretario General 20-08- 2008 2 Se adopta dentro del numeral 3.3 los documentos NTC ISO 9000:2005 y NTC ISO 9001:2008. Se amplía la información relacionada con las escuelas y las unidades de apoyo académico, se modifica el mapa de procesos incluyendo el nuevo proceso de Educación Continuada que antes hacía parte del proceso de proyección social. Se incluye una nueva denominación al proceso de Mercadeo y Admisiones, Se modifica ampliándose el objetivo de calidad número 7 y se modifica la caracterización de los procesos del SGC que pasaron a una nueva versión. Secretario General 20-01- 2010 3 Se hacen correcciones menores de redacción a la versión dos (2) y se actualizan las dependencias de acuerdo con los desarrollos recientes de la universidad. Secretario General 20-01- 2011 4 Se hacen modificaciones en el proceso de proyección social básicamente en indicadores. Secretario General 23-02- 2012 5 La Escuela de Administración cambia su denominación y pasa a ser la Escuela Internacional de Administración y Marketing, se incluye la descripción del Departamento de Humanidades y Gramática, La Librería, Gestión del Talento Humano, Gestión Financiera y Servicios Generales. Se suprime el Proceso de Proyección Social y la Oficina de Egresados, en el marco legal se incluye el reglamento de archivo, el régimen de seguridad social y la NTC ISO 9004:2009. Se modifica el Mapa de procesos, Se modifica la caracterización de los procesos de: Mercadeo y Admisiones, Biblioteca, Secretario General 23-01- 2013
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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
VERSIÓN No
DESCRIPCIÓN U ORIGEN DEL CAMBIO APROBÓ FECHA
1 Se elabora la primera versión Secretario General
20-08-2008
2 Se adopta dentro del numeral 3.3 los documentos NTC ISO 9000:2005 y NTC ISO 9001:2008. Se amplía la información relacionada con las escuelas y las unidades de apoyo académico, se modifica el mapa de procesos incluyendo el nuevo proceso de Educación Continuada que antes hacía parte del proceso de proyección social. Se incluye una nueva denominación al proceso de Mercadeo y Admisiones, Se modifica ampliándose el objetivo de calidad número 7 y se modifica la caracterización de los procesos del SGC que pasaron a una nueva versión.
Secretario General
20-01-2010
3 Se hacen correcciones menores de redacción a la versión dos (2) y se actualizan las dependencias de acuerdo con los desarrollos recientes de la universidad.
Secretario General
20-01-2011
4 Se hacen modificaciones en el proceso de proyección social básicamente en indicadores.
Secretario General
23-02-2012
5 La Escuela de Administración cambia su denominación y pasa a ser la Escuela Internacional de Administración y Marketing, se incluye la descripción del Departamento de Humanidades y Gramática, La Librería, Gestión del Talento Humano, Gestión Financiera y Servicios Generales. Se suprime el Proceso de Proyección Social y la Oficina de Egresados, en el marco legal se incluye el reglamento de archivo, el régimen de seguridad social y la NTC ISO 9004:2009. Se modifica el Mapa de procesos, Se modifica la caracterización de los procesos de: Mercadeo y Admisiones, Biblioteca,
Secretario General
23-01-2013
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VERSIÓN No
DESCRIPCIÓN U ORIGEN DEL CAMBIO APROBÓ FECHA
Gestión Financiera, y Comunicación y Protocolo.
6 Dentro de la información institucional se incluye el organigrama de la Seccional, en la Descripción de la Escuela de Derecho se incluye el Consultorio Jurídico y el Centro de Conciliación, se incluye el numeral donde se describen las unidades académicas de proyección social, en las Unidades de apoyo académico, administrativo y financiero del Capítulo 2 sobre información institucional se incluye la información referida a Gestión de la Calidad y Autoevaluación y acreditación, se actualizan las caracterizaciones de los procesos de (1) Autoevaluación y Acreditación, (2) Gestión Académica, Investigación y Proyección Social, (3) Educación Continuada y (4) Internacionalización.
Secretario General
29-01-2014
7 Se modifica el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, se amplía la descripción de la Escuela de Postgrado y se incluye la descripción del Centro de Arbitraje y Conciliación, se actualiza la caracterización de los procesos de Mercadeo y Admisiones, Gestión del Talento Humano, Gestión tecnológica e Informática, autoevaluación y acreditación y Servicios Generales, dentro de la plantilla de caracterización de procesos se adiciona lo referido a los objetivos de calidad a los que aporta el proceso, los factores claves de éxito de cada proceso y los riesgos asociados a cada actividad.
Secretario General
20-01-2015
Elaborado por: José Leonardo Pérez Ramos, Diana Carvajal Martínez y Jairo Sánchez Quintero PhD Fecha: 13-01-2015
Revisado por: Jairo Sánchez Quintero PhD Fecha:21-01-2015
Aprobado por: Camilo Noguera Abello Fecha: 22-01-2015
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Contenido 1. GENERALIDADES ................................................................................................................................... 5
1.1 Propósito del Manual de Calidad ...................................................................................................... 5 1.2 Alcance ............................................................................................................................................. 5 1.3 Exclusiones del SGC ......................................................................................................................... 6 1.4 Organización de la seccional para implementar y mantener el SGC ................................................ 6 1.5 Control del Manual de Calidad ......................................................................................................... 6 1.6 Definiciones ...................................................................................................................................... 7
2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ........................................................................................................ 8 2.1 Filosofía y principios ........................................................................................................................ 8 2.2 Misión ............................................................................................................................................... 8 2.3 Visión ................................................................................................................................................ 8 2.4 Políticas institucionales ..................................................................................................................... 9 2.5 Reseña histórica .............................................................................................................................. 10 2.6 La Universidad Sergio Arboleda en la ciudad de Santa Marta ....................................................... 11 2.7 Estructura orgánica Universidad Sergio Arboleda – Santa Marta ................................................... 12 2.8 Órganos directivos .......................................................................................................................... 12
2.8.1 Consejo Directivo ....................................................................................................................... 12 2.8.2 Consejo Académico .................................................................................................................... 13 2.8.3 Rectoría....................................................................................................................................... 13 2.8.4 Secretaría General....................................................................................................................... 13
2.9 Escuelas de pregrado ....................................................................................................................... 13 2.9.1 Escuela de Derecho .................................................................................................................... 13 2.9.2 Escuela de Comunicación Social y Periodismo .......................................................................... 15 2.9.3 Escuela Internacional de Administración y Marketing ............................................................... 15
2.10 Escuela de Postgrados ..................................................................................................................... 16 2.10.1 Área Jurídica ............................................................................................................................... 17 2.10.2 Área Administrativa ................................................................................................................... 19 2.10.3 Área de Educación ...................................................................................................................... 23 2.10.4 Área de Comunicación y Periodismo ......................................................................................... 23 2.11 Unidades Académicas de proyección social ................................................................................... 23
2.11.1 Departamento de Educación Continuada: .............................................................................. 23 2.11.2 Centro de Consultoría Proyecta .............................................................................................. 24 2.11.3 Librería ................................................................................................................................... 24 2.11.4 Centro de Arbitraje y Conciliación ........................................................................................ 24
2.12 Unidades de apoyo académico, administrativo y financiero ........................................................... 24 2.12.1 Departamento de Idiomas ....................................................................................................... 24 2.12.2 Internacionalización - Oficina de Relaciones Internacionales ................................................ 25 2.12.3 Oficina de Egresados .............................................................................................................. 25 2.12.4 Departamento de Humanidades y Gramática ......................................................................... 25 2.12.5 Departamento de Matemáticas ............................................................................................... 26 2.12.1 Mercadeo y Admisiones. ........................................................................................................ 26 2.12.2 Biblioteca. .............................................................................................................................. 26 2.12.3 Gestión tecnológica e informática. ......................................................................................... 27
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2.12.4 Bienestar universitario............................................................................................................ 27 2.12.5 Oficina de Comunicación y Protocolo (OPRECOMP) .......................................................... 27 2.12.6 Gestión de la calidad .............................................................................................................. 28 2.12.7 Autoevaluación y Acreditación .............................................................................................. 28 2.12.8 Gestión del Talento Humano .................................................................................................. 29 2.12.9 Servicios Generales ................................................................................................................ 29 2.12.10 Gestión Financiera ................................................................................................................. 29
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) .............................................................................. 30 3.1. Política de calidad ............................................................................................................................... 30 3.2. Objetivos de calidad ............................................................................................................................ 30 3.3. Marco legal .......................................................................................................................................... 31 3.4. Beneficiarios........................................................................................................................................ 32 3.5. Requisitos ............................................................................................................................................ 32 3.6. Estructura del sistema .......................................................................................................................... 33 3.7. Relación entre objetivos de calidad y procesos del SGC..................................................................... 34 3.8. Estructura de la documentación........................................................................................................... 35 3.9. Caracterización de procesos ................................................................................................................ 36
Tabla de figuras
Figura 1 Estructura orgánica Universidad Sergio Arboleda – Santa Marta ...................................................... 12
Figura 2 Mapa de Procesos Universidad Sergio Arboleda ............................................................................... 33
Figura 3 Estructura de la documentación del SGC ........................................................................................... 35
Figura 4 Caracterización Proceso de Planeación, Dirección y Control ............................................................ 37
Figura 5 Caracterización proceso de Gestión de la Calidad ............................................................................. 38
Figura 6 Caracterización Proceso de Autoevaluación y Acreditación .............................................................. 39
Figura 7 Caracterización Proceso de Gestión Académica, Investigación y Proyección Social ........................ 40
Figura 8 Caracterización Centro de Conciliación de la Escuela de Derecho .................................................... 41
Figura 9 Caracterización Proceso de Educación Continuada ........................................................................... 42
Figura 10 Caracterización Subproceso de Centro de Consultoría Proyecta ..................................................... 43
Figura 11 Caracterización Subproceso del Departamento de Idiomas ............................................................. 44
Figura 12 Caracterización Proceso de Internacionalización ............................................................................. 45
Figura 13 Caracterización Proceso de Bienestar Universitario ........................................................................ 46
Figura 14 Caracterización Proceso de Mercadeo y Admisiones ...................................................................... 47
Figura 15 Caracterización Proceso de Comunicación y Protocolo ................................................................... 48
Figura 16 Caracterización Proceso de Gestión Financiera ............................................................................... 49
Figura 17 Caracterización Proceso de Gestión del Talento Humano ............................................................... 50
Figura 18 Caracterización Proceso de Gestión Tecnológica e Informática ...................................................... 51
Figura 19 Caracterización Proceso de Biblioteca ............................................................................................. 52
Figura 20 Caracterización Proceso de Servicios Generales .............................................................................. 53
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1. GENERALIDADES
1.1 Propósito del Manual de Calidad
El presente Manual de Calidad tiene como propósito describir el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que ha sido implementado y se mantiene en la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta, en los procesos de Gestión Académica, Investigación y Proyección Social, Educación Continuada, Internacionalización, y Bienestar Universitario como procesos misionales interconectados con los procesos de dirección y los procesos de apoyo. Así mismo, el Manual presenta el compromiso adquirido por la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta, con el propósito de aumentar continuamente la satisfacción de los estudiantes, los profesores, los padres de familia, los egresados, la comunidad y las demás partes interesadas. Adicionalmente, el cumplimiento permanente de las directrices institucionales y los objetivos de calidad que enmarcan y orientan la operación del SGC.
1.2 Alcance
Servicio educativo integral a nivel superior en programas de pregrado (Derecho, Finanzas y Comercio Exterior, Administración de Empresas, Comunicación Social y Periodismo, Marketing y Negocios Internacionales y Contaduría Pública), Programas de Postgrados ((1) Especialización en Derecho Comercial y Marítimo, (2) Especialización en Derecho Constitucional, (3) Especialización en Derecho Laboral y de la Seguridad Social, (4) Derecho Penal, (5) Especialización en Derecho Administrativo, (6) Especialización en Derecho Probatorio, (7) Especialización en Gerencia de Producción y Operaciones, (8) Especialización en Gestión Financiera, (9) Especialización en Gestión Humana, (10) Especialización en Gerencia Integral de la Calidad, (11) Especialización en Gerencia Estratégica de Negocios, (12) Especialización en Gerencia Logística, (13) Especialización en Gerencia en servicios de salud, (14) Especialización en Agro-negocios alimentarios sostenibles, (15) Especialización en Comunicación Estratégica, (16)
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Especialización en Docencia e Investigación Universitaria y (17)Maestría en Derecho)) y Educación Continuada.
1.3 Exclusiones del SGC
Al Sistema de Gestión de la calidad de Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta no aplica el numeral 7.6 de la norma NTC-ISO 9001:2008. Control de los dispositivos de seguimiento y de medición Durante la ejecución de los procesos indicados no se requiere la utilización de dispositivos para llevar a cabo ensayos ni mediciones que afecten directamente la calidad en la prestación de los servicios, por lo tanto no se hace necesario controlar dispositivos de esta índole.
1.4 Organización de la seccional para implementar y mantener el SGC
La Seccional expidió la Resolución 202 del 9 de noviembre 2007, por medio de la cual se estableció la creación del Comité de Calidad, donde se define quienes son los integrantes del Comité y cuales son sus responsabilidades. Seguidamente se enuncian las funciones que debe realizar el comité asesor de calidad, para cumplir con el proposito de mejorar la calidad y los resultados. Así mismo, el Rector Seccional quien tiene la autoridad para que se establezcan, implementen, mantengan los procesos del sistema y se promueva el cumplimiento de los requisitos del cliente, delega en el Secretario general la dirección y representación del SGC de la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta. Según resolución 242 del 1º de diciembre de 2008.
1.5 Control del Manual de Calidad
El manual de calidad del SGC entra en vigencia, cuando ha sido revisado y aprobado por el Comité de Calidad. El manual de calidad se revisa y actualiza una vez al año para garantizar la correspondencia con los cambios de los procesos, los procedimientos y los requisitos de Ley; la naturaleza de su actualización se identifica en el mismo Manual en la sección denominada “Control de Cambios”.
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Todo cambio, actualización o modificación que requiera hacerse al manual de calidad debe seguir lo dispuesto en la norma fundamental para la elaboración de documentos (NF-0) y en el procedimiento Control de Documentos y control de registros (GC-PD-AC-01).
1.6 Definiciones
Calidad: Es el grado bajo el cual un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Manual de Calidad: Documento que específica el sistema de gestión de la calidad. Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implicita u obligatoria. Sistema de gestión de la calidad (SGC): Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios con los cuales está comprometido.
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2. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
2.1 Filosofía y principios
La filosofía de la Universidad se basa en los siguientes principios fundamentales:
La formación en valores cristianos y humanísticos, como sello institucional.
La cultura, como elemento de contexto general. La investigación, como actividad generadora del conocimiento. El ejercicio profesional, como servicio a la comunidad, con vocación de
liderazgo. La honestidad y la ética, como actitudes del comportamiento. La autoevaluación permanente, como proceso de actualización y
mejoramiento continuos.
2.2 Misión
La Universidad Sergio Arboleda está comprometida con la formación integral de profesionales idóneos para la ciencia, la investigación y la cultura, estructurados de acuerdo con los principios de la filosofía cristiana y humanística, formados con espíritu ético y cívico, creativo y crítico; además, capaces de liderar el desarrollo económico, social y cultural, tanto nacional como internacional.
2.3 Visión
La Universidad Sergio Arboleda es una institución de educación superior, de carácter privado, que busca la formación personal y profesional en las diversas modalidades del saber, mediante la actividad académica y cultural, el fomento de la investigación y la proyección hacia la comunidad nacional e internacional con sentido social y excelencia académica.
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2.4 Políticas institucionales
Dada la definición de la Visión, la Misión, la Filosofía y los Principios en que se fundamenta, la universidad se orienta de acuerdo con las siguientes políticas: Educar con pertinencia, para ofrecer a la sociedad profesionales idóneos,
que participen con niveles de excelencia en todos los campos del servicio, la ciencia y la cultura.
Educar con dimensión universal, para que sus profesionales sean capaces
de validar y criticar diferentes paradigmas, con el fin de asumir retos, enfrentar y resolver problemas.
Educar con integralidad, para permitir el desarrollo de todas las facultades
del individuo. El estudiante, en todo el proceso de formación profesional, debe sentirse estimulado, dignificado y partícipe de éste para que pueda entregar lo mejor de sí mismo.
Educar con estructura conceptual, para que el individuo pueda expresar
con claridad, coherencia y conocimiento los temas que son objeto de su profesión en un lenguaje propio. La adecuada expresión permite el intercambio de ideas y enriquece la calidad de la interlocución.
Educar con sentido cívico, para que el individuo pueda convivir con los
demás, identificando su posición y la función que desempeña en la sociedad, y así pueda entender y acatar las normas y los principios de comportamiento en la comunidad.
Educar con sentido de equipo, para que el individuo, consciente de la
importancia de la cooperación y la solidaridad, mediante el intercambio de experiencias, conocimientos y puntos de vista, tenga la capacidad de realizar el trabajo en equipo como instrumento para alcanzar objetivos comunes y lograr el mejoramiento de la calidad en los propósitos que se desarrollen.
Educar con sentido de innovación, para estimular la creatividad profesional
y científica. Educar buscando el equilibrio entre la teoría y la práctica, para que ambas
se armonicen en el proceso enseñanza – aprendizaje.
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Investigar en relación con el contexto socio - cultural. Es objetivo
permanente de la universidad identificar los problemas de la sociedad, estudiarlos y analizarlos, y presentar alternativas de solución o manejo, para realizar significativos aportes a la ciencia y a la tecnología, ampliando las fronteras del conocimiento.
Contribuir con el desarrollo social, económico y cultural del País,
mediante el desarrollo de la visión y la misión de la universidad. Difundir y poner a disposición de la comunidad el resultado de las
investigaciones que se realicen, así como el conocimiento y la cultura que en ella se desarrollen.
2.5 Reseña histórica
En el año de 1985, se fundó la Universidad Sergio Arboleda por el doctor Rodrigo Noguera Laborde, con la colaboración del Doctor Alvaro Gómez Hurtado. La Universidad se inició con la Escuela de Derecho cuya apertura tuvo lugar con el curso de Introducción al Derecho, regentado por el propio doctor Noguera Laborde. Fue ésta, sin embargo, desde sus comienzos una universidad distante de las tradicionales rutinas. Aquí se puso especial énfasis en la preparación de quienes debían dedicarse a dicho ejercicio profesional. Por eso, por considerarlo un aspecto científico íntimamente ligado al humanismo y al disfrute de las nociones de la cultura humana, se quiso desde entonces proporcionar a sus alumnos las bases idiomáticas, históricas y filosóficas de la cultura occidental con relación a nuestro propio existir y la anticipada visión de nuestro destino como pueblo libre dentro del concierto universal. En el corto período de su existencia, la Universidad Sergio Arboleda ha logrado un crecimiento significativo, un buen posicionamiento de sus egresados y, sobre todo, prestigio académico, social y político, precisamente porque ha mantenido su compromiso institucional con la sociedad en la cual está inmersa, procurando formar la nueva generación de dirigentes que requiere el país. En el año 1993 hizo extensiva su acción a la ciudad de Santa Marta, con el programa de Derecho y a través de los años, con 5 programas más en pregrado y 13 programas a nivel de postgrado.
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2.6 La Universidad Sergio Arboleda en la ciudad de Santa Marta
La idea de extender los programas académicos de la Universidad Sergio Arboleda a la ciudad de Santa Marta provino del señor Rector, doctor Rodrigo Noguera Laborde, quien, como samario que es, estaba interesado en que en su ciudad natal hubiera una universidad, no solamente a la altura de la mejores de Bogotá y de Colombia, sino en crear condiciones para que sus coterráneos y personas de regiones aledañas, se pudieran preparar idóneamente en la ciencia, la academia y la cultura, sin necesidad de tener que trasladarse a otras ciudades, que no solamente encarecía la formación profesional de nuestros jóvenes, sino que los apartaba de su núcleo familiar de origen. Fue así como, poco a poco, se moldeó la idea y se fue estructurando, hasta tomar forma en una reunión del Consejo Directivo de la Universidad Sergio Arboleda de Bogotá, en la cual se dio creación a la extensión a la ciudad de Santa Marta, de la Escuela de Derecho en el año 1994 con el nombre “ESCUELA DE DERECHO RODRIGO DE BASTIDAS”, nombre inspirado en el fundador de esta ciudad. Posteriormente, en el año 1995 se extendió el programa de Finanzas y Comercio Exterior, en el año 1997 el programa de Administración Empresarial y en el año 2001 el de Comunicación Social y Periodismo. En septiembre de 2006 se recibió la resolución para iniciar el programa de marketing y negocios internacionales. De otra parte, la Universidad solicitó ante el Ministerio de Educación Nacional, la aprobación para convertir la extensión de Santa Marta en seccional, la cual fue aprobada en el año 2002 mediante la resolución número 946 del 2 de mayo del mismo año. La Seccional de Santa Marta recibió la certificación mediante la Norma ISO 9001 del ICONTEC en el año 2009 y en los años sucesivos ha recibido los respectivos seguimientos y renovación por el mejoramiento continuo en todos sus procesos, dependencias y actividades.
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2.7 Estructura orgánica Universidad Sergio Arboleda – Santa Marta
Figura 1 Estructura orgánica Universidad Sergio Arboleda – Santa Marta Fuente: Departamento de Gestión del Talento Humano
2.8 Órganos directivos
2.8.1 Consejo Directivo
El Consejo Directivo es el máximo órgano de gobierno de la universidad. Elige al Rector de ella, tiene la potestad de reformar los estatutos, traza las políticas administrativas y vela por la marcha de la Institución de acuerdo con las disposiciones legales y su propia misión y estatutos.
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2.8.2 Consejo Académico
El Consejo Académico vela por el funcionamiento académico de la universidad. Adelanta de acuerdo con las disposiciones legales, su misión y propósitos estatutarios y propone y desarrolla políticas tendientes al mejoramiento de la calidad académica.
2.8.3 Rectoría
El Rector es el representante legal de la universidad, ejecuta las decisiones de los Consejos Directivos y Académicos y vela por la adecuada marcha de la Universidad, de acuerdo con su misión y estatutos.
2.8.4 Secretaría General
La Secretaría General está comprometida en procesos académicos de atención a la comunidad universitaria y a la sociedad en general. Al mismo tiempo sirve de depositaria de toda la información y documentación así como de las normas académicas de la universidad, acerca de lo cual debe dar fe y razón en cuanto a su existencia y contenido
2.9 Escuelas de pregrado
La Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta a través de sus tres escuelas de pregrado ofrece cinco programas en la modalidad presencial:
2.9.1 Escuela de Derecho
El Programa de Derecho de la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta, tiene su razón de ser en la formación integral de profesionales del derecho, capacitados y formados en la ciencia jurídica y en el humanismo, inspirados en los principios y valores de la filosofía cristiana, dotados de cualidades críticas y creativas, propias de la actividad investigativa; y altamente comprometidos con la
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edificación de la justicia y la paz para el desarrollo y bienestar de la sociedad colombiana e internacional. Dentro de la estructura de la Escuela de Derecho se encuentra el Consultorío Jurídico y el Centro de Conciliación.
2.9.1.1 Consultorio Jurídico
El Consultorio Jurídico es uno de los servicios más valiosos de proyección comunitaria en beneficio de las personas de escasos recursos de la ciudad de Santa Marta, en temas de asesoría jurídica gratuita, a la vez que contribuye a la formación jurídica y en valores de los estudiantes de Derecho. En el consultorio jurídico es donde el estudiante propiamente aprende la práctica de su profesión como jurista y, además, como un servicio social a la comunidad propende por la convivencia y el respeto de los derechos de las personas y ayuda a resolver los problemas de convivencia, reconocimiento y respeto.
2.9.1.2 Centro De Conciliación
El Centro de Conciliación es una unidad adscrita al Consultorio Jurídico de la Escuela de Derecho. Dentro de su planeación ha definido los siguientes objetivos:
Brindar a la sociedad samaria de menores recursos, facilitando a las partes en conflicto, un escenario serio, transparente, adecuado y técnicamente asistido, la oportunidad para lograr soluciones alternativas y dinámicas en los conflictos que las separan.
Coadyuvar con el Estado en la descongestión de la Justicia, ofreciendo oportunidades reales para la solución alternativa de conflictos; y certificar los arreglos extrajudiciales entre particulares logrados mediante la conciliación.
Colaborar con las autoridades distritales (Casa de Justicia) y con la Policía Nacional, en la prestación del servicio de conciliación por estudiantes delegados destacados para tal efecto en extrasedes del Centro de Conciliación.
Formar conciliadores con la más alta capacitación humanística y técnica posible, de tal manera que logren comprender la condición humana involucrada en los conflictos y manejen con toda propiedad las diferentes
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estrategias que posibiliten acuerdos satisfactorios entre las personas involucradas en un conflicto.
Inculcar en los estudiantes de la Escuela de Derecho las bondades de la solución negociada de los conflictos y ofrecer a los mismos la oportunidad para acrecentar su formación humanística y entrenamiento en las técnicas de conciliación.
El 12 de diciembre de 2013 el Centro de Conciliación de la Escuela de Derecho obtuvo la certificación NTC 5906:2012, por parte del El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).
2.9.2 Escuela de Comunicación Social y Periodismo
La Escuela de Comunicación Social y Periodismo promueve la formación personal y profesional, en el manejo de la comunicación y la información, mediante acciones educativas y procesos de investigación, de tal manera que los miembros de la comunidad académica participen activamente en la búsqueda de respuestas acertadas que conduzcan al bienestar y desarrollo de la opinión pública. El propósito de la Escuela, en concordancia con el PEI (Proyecto Educativo Institucional), está fundamentado en los valores sociales y de orientación cristiano-humanística, bajo los principios periodísticos de responsabilidad, imparcialidad, credibilidad, independencia, equilibrio y veracidad informativa.
2.9.3 Escuela Internacional de Administración y Marketing
La Escuela Internacional de Administración y Marketing ofrece tres programas de pregrado en la modalidad presencial:
2.9.3.1 Programa de Finanzas y Comercio Exterior
Este programa forma profesionales que, más allá de la técnica, sean capaces de manejar y atender idóneamente los elementos de la internacionalización de la economía; adquirir destrezas y criterios para asimilar y enseñar los elementos referentes a la integración mundial, los sistemas monetarios internacionales y la función bancaria, de instituciones financieras y de mercado de capitales.
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2.9.3.2 Administración de Empresas
Desde la perspectiva de los principios humanísticos, tecnológicos, éticos y cristianos, apoyados en la cultura de la investigación, la misión es proporcionar a las organizaciones privadas y públicas, profesionales integrales capaces de responder a los desafíos de las tendencias administrativas a nivel nacional e internacional, participando en la creación de empresas generadoras de empleo y riqueza, para constituirse así en promotores de cambio y en instrumento de desarrollo social.
2.9.3.3 Marketing y Negocios Internacionales.
Contribuir a la formación de profesionales emprendedores y líderes, que se desempeñen demostrando competencias laborales, en los negocios internacionales dentro del marco de la globalización, para dinamizar la economía y desarrollar el marketing nacional e internacional, a partir de la fundamentación económica, técnica, política, cultural y social bajo los principios de la filosofía cristiana y humanística.
2.9.3.4 Contaduría Pública.
El egresado del programa de Contaduría Pública se destaca por su sólida formación humanística y por su capacidad de interpretar, innovar, mejorar y contribuir a la situación financiera de las empresas. Formamos contadores con una visión más amplia de los negocios y del impacto positivo que su gestión puede generar dentro de la organización. Nuestro pensum incluye materias del área administrativa, ciencias económicas, proceso financiero y en general aquellas que le dan a nuestros estudiantes un enfoque del mundo de los negocios.
2.10 Escuela de Postgrados
La Escuela de Postgrados está comprometida con la permanente formación avanzada e integral de los profesionales y de la comunidad académica en general, basada en los principios de la filosofía cristiana, el desarrollo cultural y la estructura ética, que les permita participar con un alto nivel de excelencia en el proceso productivo, con proyección nacional e internacional.
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Actualmente la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta tiene programas de postgrados en cuatro áreas (jurídica, administrativa, educación y comunicación y periodismo), a continuación una breve introducción de los programas de postgrados clasificados por las siguientes áreas:
2.10.1 Área Jurídica
2.10.1.1 Maestría en Derecho
El programa de Maestría en Derecho ofrece a los profesionales del área el escenario académico propicio para consolidar y adquirir la competencia en conocimientos y destrezas que exige en la actualidad un desempeño profesional de excelencia, en una economía signada por los procesos de integración, regionalización y globalización. Se trata de una Maestría que permite profundizar en el conocimiento del derecho, abrir caminos a la solución de problemas, y analizar situaciones particulares de carácter disciplinario, interdisciplinario, o profesional, mediante la asimilación o apropiación de conocimientos y adquisición de habilidades para un mejor desempeño. Esto se logrará por medio del estudio y simulación de casos, la solución de problemas reales, y el análisis de la problemática contemporánea. El programa tiene como propósito dinamizar la participación activa en la investigación, de la cual se espera que genere soluciones a los problemas sociales, estatales y corporativos. Los egresados de esta maestría podrán profundizar su investigación en un programa de doctorado con una de aquellas universidades extranjeras, con las cuales la Universidad Sergio Arboleda ha desarrollado convenios de cooperación académica. El Sistema de Altos Estudios (S.A.E) de la Universidad Sergio Arboleda permitirá, según los reglamentos internos para egresados y no egresados, la homologación de algunos créditos académicos ya cursados en otros programas de postgrado en derecho.
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2.10.1.2 Especialización en Derecho Comercial y Marítimo
El programa de Especialización en Derecho Comercial y Marítimo tiene como objetivo general proveer los conocimientos científicos, instrumentos jurídicos, y las habilidades y destrezas suficientes que incentiven el mejoramiento y optimicen las actividades mercantiles y de transporte marítimo de la región. La formación integral le permitirá al profesional en la Especialización en Derecho Comercial y Marítimo, liderar el desarrollo económico, social y cultural, tanto en el país como en el exterior.
2.10.1.3 Especialización en Derecho Constitucional
La Especialización en Derecho Constitucional de la Universidad Sergio Arboleda tiene la finalidad de crear especialistas de excelencia académica y práctica, enfocados a la creación de conocimiento para la resolución de problemas relacionados con el poder político que se plasma en las instituciones estatales e internacionales, así como acrecentar el patrimonio jurídico de los individuos a través de los derechos inherentes a las personas.
2.10.1.4 Especialización en Derecho Laboral y de la Seguridad Social
La especialización en Derecho Laboral y de la Seguridad Social buscar el perfeccionamiento de esta rama del Derecho, mediante el estudio de la legislación laboral, la jurisprudencia y la doctrina, nacional y extranjera, haciendo especial énfasis en la actividad investigativa y en los seminarios y talleres prácticos. la profundización comprende los nuevos esquemas del Derecho y las cambiantes realidades doctrinarias y jurisprudenciales.
2.10.1.5 Especialización en Derecho Penal La especialización en Derecho Penal tiene dentro de sus objetivos mostrar el entronque entre la nueva normatividad procesal penal, la legislación penal sustantiva y la Constitución Política; así mismo, examinar los alcances de la misma en el ámbito del Derecho penal contemporáneo, exponer las líneas
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centrales de la discusión jurídico-penal contemporánea, hacer hincapié en los desarrollos recientes del moderno derecho internacional penal, lograr que los participantes ubiquen las líneas centrales del nuevo sistema penal de tendencia acusatoria, y adquieran las herramientas teóricas mínimas que les permitan manejar las diversas categorías conceptuales en la práctica judicial y comprometer a los diversos actores del proceso penal con los papeles que deben asumir en el nuevo sistema penal acusatorio.
2.10.1.6 Especialización en Derecho Administrativo
Ofrecer las condiciones académicas, metodológicas y científicas que faciliten actualizar y profundizar los estudios en las áreas de Derecho Público, Derecho Administrativo y Derecho Constitucional, para incrementar los niveles de gestión y eficiencia de las entidades en las cuales se prestan servicios y el crecimiento profesional. Los estudios especializados y la capacitación de los funcionarios públicos, son esenciales para facilitar la interacción entre la ciudadanía y la administración de manera ágil y eficaz.
2.10.1.7 Especialización en Derecho Probatorio
Preparar a los profesionales del derecho para perfeccionar el conocimiento jurídico y el manejo de las pruebas judiciales y administrativas, con el objeto de llevar a cabo un proceso acertado de toma de decisiones, con base en los elementos técnicos y científicos que permitan hacer un buen análisis de los medios de prueba a que haya lugar.
2.10.2 Área Administrativa
2.10.2.1 Especialización en Gerencia Estratégica de Negocios
La formación del profesional se desarrollará sobre la base de una alta exigencia académica de trabajo independiente (individual o grupal), apoyada por sesiones
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presenciales en las que se hace especial énfasis en la fundamentación conceptual, cuya aplicación práctica se orienta a la consolidación del plan de negocios, bajo un enfoque sistémico y gerencial. Éstas se encuentran a cargo del cuerpo de profesores que conforman el equipo docente de la especialización y desarrollan cada módulo. Las metodologías básicas se centran en una muy alta participación de los estudiantes, el aprendizaje colectivo, el estudio de casos, lecturas y trabajos individuales y de grupo, lo cual asegura un adecuado nivel de experiencia vivencial, de manera que se integre al participante con las realidades del mundo en el que se desarrolla y trabaja cotidianamente. Antes de desarrollar cada módulo, el profesional recibirá la guía de cátedra que contiene los objetivos de desempeño, el desarrollo temático, el sistema de evaluación, las referencias bibliógrafas y la información necesaria para programar y planear su estudio, así como el material complementario para su investigación anticipada.
2.10.2.2 Especialización en Gerencia Logística
Compartir y establecer bases metodológicas y administrativas para evaluar las actuales cadenas de abastecimiento de las empresas, aplicando modelos y estrategias en el entorno de los negocios que conlleva a incrementar la productividad de las mismas logrando altos niveles de servicio con una alta rotación de inventarios y procesos que gestionen el mínimo de desperdicios (Costos bajos) Empoderar al estudiante con sólidos conocimientos a nivel de la tecnología dura y blanda, que coadyuve a la transformación de la comunidad Logística del Caribe, porque se fundamenta en la filosofía del Lean Supply Chain Management, o Administración esbelta de la cadena de Abastecimientos, para generar un reconocimiento e influencia nacional e internacional.
2.10.2.3 Especialización en Gerencia de Producción y Operaciones
Capacitar a los participantes en el análisis, diseño e implantación de sistemas de producción y operaciones, orientados a la optimización de resultados en las organizaciones colombianas, de manera que puedan lograr altos niveles de
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competitividad en los mercados internacionales, asegurando su supervivencia, desarrollo y crecimiento, dentro y fuera del país. Proporcionar a los responsables de las áreas de producción y operaciones los conocimientos necesarios para la adquisición o desarrollo e implantación de las tecnologías modernas.
2.10.2.4 Especialización en Gestión Financiera
La apertura y la desregulación de los mercados, la eliminación de barreras normativas, arancelarais y legales y el crecimiento de los flujos de comercio a nivel mundial, plantean a las empresas colombianas retos muy exigentes en términos de competitividad, productividad y eficiencia, los cuales deben ser asumidos y enfrentados por los ejecutivos de las diferentes áreas de la empresa. En este contexto, el objetivo general de la Especialización está enfocado a desarrollar a nivel teórico y práctico los conocimientos y herramientas que permitan llevar a cabo una gestión efectiva, con base en el estudio, análisis y evaluación de los aspectos financieros de organizaciones públicas y privadas, en una economía en proceso de cambio y crecimiento.
2.10.2.5 Especialización en Gestión Humana
La especialización en Gestión Humana tiene el propósito de afianzar los conocimientos promoviendo un espíritu creativo e innovador; fomentar las habilidades de liderazgo y manejar las relaciones con las personas dentro de la empresa y fuera de ella, como consultor de procesos.
2.10.2.6 Gerencia Integral de la Calidad
El egresado de la Especialización, estará en capacidad de diseñar e implementar sistemas integrados de Gestión de Calidad, mediante el desarrollo de las siguientes competencias:
• Diseño de Sistemas Integrados de Gestión de la Calidad. • Auditaje de Sistemas de Calidad. • Gerencia de empresas o áreas empresariales.
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2.10.2.7 Especialización en Gerencia de Servicios de Salud
La Especialización en Gerencia en Servicios de Salud busca formar a los estudiantes en ese rol fundamental abarcando temas diversos que le proyecten un crecimiento a nivel personal, interpersonal y organizacional, centrado en los siguientes conceptos:
a) Destacar la importancia de la ética, códigos de buen gobierno y responsabilidad social empresarial.
b) Compartir las teorías y modelos de gerenciamiento de las instituciones de salud en las organizaciones.
c) Estructurar y organizar empresas en el campo de la seguridad social en salud, porque el líder de este campo esta percibido como agentes de cambio y socios estratégico de la empresa.
d) Impulsar los procesos de calidad y certificaciones ISO en la gestión organizacional.
e) Relievar la importancia de la responsabilidad legal en salud, promoviendo el liderazgo
f) Empoderar a los alumnos en lo referente al campo de la salud, del panorama general de la seguridad social, los modelos integrales de gestión en salud, como los sistemas OHSAS y SOGCS, aspectos fundamentales en la calidad de vida en el trabajo.
g) Impulsar y enseñar lo inherente a la gestión financiera y su importancia en la gerencia del capital humano de las empresas, por medio de los actores en salud
h) Destacar la importancia del Marketing de servicios de salud, apoyados de la innovación y emprendimientos, herramientas vitales que coadyuvan a mantener y conservar los conceptos de sustentabilidad y sostenibilidad empresarial
2.10.2.8 Especialización en Agronegocios Alimentarios
Sostenibles
La Especialización en Agronegocios Alimentarios Sostenibles, representa un plan de acción a seguir, articulado con el contexto global, nacional y regional, en relación con el abordaje de temas que son prioritarios para el sector agroindustrial y la cualificación en competencias de profesionales de diferentes áreas que permitan potencializar las ventajas de Colombia en el sector, de manera integrada con el nivel nacional y regional.
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2.10.3 Área de Educación
2.10.3.1 Especialización en Docencia e Investigación Universitaria La especialización en Docencia Universitaria tiene como objetivos formar profesionales de las diversas áreas del conocimiento, en los fundamentos pedagógicos que contribuyen a optimizar su actividad docente. Así como, formar profesionales de las diversas áreas del conocimiento en la fundamentación y práctica investigativa, que les permita desarrollar propuestas de investigación en su campo y elaborar propuestas de investigación conducentes al trabajo interdisciplinario en grupos de investigación.
2.10.4 Área de Comunicación y Periodismo
2.10.4.1 Especialización en Comunicación Estratégica
Formar profesionales especializados con capacidad para definir líneas, criterios y protocolos de comunicación estratégica que respondan al fortalecimiento de las organizaciones locales, regionales y del mundo empresarial de cara a mejorar sus procesos, generar negocios, potenciar las ideas institucionales y de marca hacia sus públicos y mercados globales modernos y competitivos., en un mundo donde la comunicación es el diferencial estratégico.
2.11 Unidades Académicas de proyección social
2.11.1 Departamento de Educación Continuada:
El Departamento de Educación continuada tiene como propósito ofrecer a la comunidad en general, diplomados, cursos, conferencias y eventos en temas actualizados sobre tendencias del mercado de acuerdo con las necesidades del sector productivo por medio de programas y actividades de actualización, complementación, profundización y desarrollo de habilidades y competencias de alta calidad académica flexibles, de corta y/o mediana duración de carácter presencial, semipresencial o virtual, que no conducen a título.
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2.11.2 Centro de Consultoría Proyecta
Es un Departamento creado por la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta con el fin de brindar consultoría, asesoría, capacitación y acompañamiento al sector público y privado, en busca de un mejoramiento continuo, que permita dinamizar la competitividad y productividad de las empresas de la Costa Caribe, fortaleciendo su planeación integral, con el fin de lograr el cumplimiento de su misión y sus objetivos.
2.11.3 Librería
La Librería de la Universidad Sergio Arboleda fue inaugurada en la seccional Santa Marta el 25 de octubre de 2011, brindando a la Comunidad Sergista y a la Comunidad Samaria en general, una alternativa para la compra de títulos con una amplia variedad de temas, excelentes precios, políticas de descuento y un esmerado servicio al cliente.
2.11.4 Centro de Arbitraje y Conciliación
En desarrollo de las facultades otorgadas a la Universidad Sergio Arboleda, como de educación superior de orden privado y sin ánimo de lucro, se crea el centro de Arbitraje, Conciliación y Amigable Composición en Derecho Comercial y Marítimo de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta, el cual funcionará como dependencia adscrita a la institución, cuya finalidad es contribuir en la solución pacifica, amigable, oportuna, económica y ágil de las diferencias de carácter particular en el ámbito internacional y nacional que se presenten mediante la administración de procedimientos especializados de arbitraje y conciliación. El centro dará especial énfasis a la conflictividad en derecho marítimo y comercial internacional en razón a su ubicación geográfica desarrollando para ello convenios de cooperación con instituciones arbitrales internacionales.
2.12 Unidades de apoyo académico, administrativo y financiero
2.12.1 Departamento de Idiomas
Atendiendo las necesidades actuales para poder comunicarnos en esta aldea global, el Departamento de Idiomas comenzó en enero de 2007 su actividad para proporcionar una base educacional y cultural fundamentada en la responsabilidad,
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la integridad, la cooperación y la búsqueda continua del conocimiento en las diferentes áreas del saber, desarrollando habilidades y capacidades para comunicarse en idiomas diferentes al español, en cualquier escenario y circunstancia.
2.12.2 Internacionalización - Oficina de Relaciones Internacionales
Es el proceso encargado de gestionar y promover diversas actividades de internacionalización dirigidas a la Comunidad Sergista y el público en general, estableciendo alianzas de cooperación nacional e internacional, que redundan en la visión global de la Institución. La Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) desarrolla actividades de internacionalización para los funcionarios administrativos, estudiantes, egresados y docentes de cada uno de los programas de pregrado y postgrado, y la comunidad en general, trabajando articuladamente con la Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) de la Universidad en Bogotá.
2.12.3 Oficina de Egresados
La Oficina de Egresados de la Universidad Sergio Arboleda – Santa Marta, orienta su trabajo hacia el fortalecimiento del sentido de pertenencia de la comunidad de egresados sergistas con la Institución, busca y promueve la participación permanente del egresado en el quehacer de la Universidad para que la enriquezca con sus aportes, sus experiencias y sus sugerencias de mejoramiento. Para lograr lo anterior la Oficina de Egresados brindar apoyo a las Escuelas mediante la actualización de la base de datos de egresados sergistas, el fortalecimiento a los canales de comunicación con el egresado, la promoción laboral y la exaltación a egresados destacados.
2.12.4 Departamento de Humanidades y Gramática
El 7 de diciembre de 2009 se crear el Departamento de Humanidades de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta, para que asuma el seguimiento a los procesos y áreas de formación humanística cristiana. El Departamento de Gramática está anexo al Departamento de Humanidades como fuerza auxiliar y colaborativa en los procesos de formación integral humanística cristiana.
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2.12.5 Departamento de Matemáticas
El Departamento de Matemática de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta tiene como misión proponer y poner en marcha estrategias que permitan optimizar los procesos de enseñanza y aprendizaje de las matemáticas al interior de la universidad además de programas de extensión que permitan la capacitación tanto estudiantes como docentes de nuestra región de tal manera que se pueda lograr, en el tiempo, profesionales mejor cualificados fundamentados en la cientificidad del conocimiento, con capacidad para dar solución científica a muchos de los problemas que afronta la humanidad. Todo lo anterior en el marco del P.E.I. de la Universidad Sergio Arboleda de Santa Marta.
2.12.1 Mercadeo y Admisiones.
Actuar como mediador de la universidad con la educación media, los padres de familia, los medios de comunicación y otras instituciones de educación superior, orientando los procesos de admisión desde una perspectiva cristiana y humanística, hacia el reconocimiento integral del aspirante, que permita a él y a la institución, prever un alto nivel de calidad en la formación académica, científica, técnica, cultural y ética; además promover el posicionamiento de la Universidad Sergio Arboleda como la mejor opción de educación superior del país, garantizando la preferencia de los aspirantes por los programas que esta ofrece.
2.12.2 Biblioteca.
Fortalecer la actividad académica e investigativa de los entes comprometidos con los programas y demás actividades académica y culturales de la universidad, dentro de los principios cristianos y humanísticos, administrando racional y técnicamente la satisfacción de sus necesidades informativa, con colecciones de material general, de reserva, de referencia, de publicaciones periódicas y seriadas, colecciones especiales, de formato no convencional, redes de información y, en general recursos de diferentes índole. Igualmente, proveer espacios suficientes y acordes que permitan la adquisición, el acceso, la consulta y la aplicación del conocimiento a la comunidad educativa.
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2.12.3 Gestión tecnológica e informática.
El departamento de sistemas se fundamenta en la planeación y ejecución de proyectos relacionados con la tecnología de información para toda la comunidad universitaria, así mismo la administración de las nuevas tecnologías de comunicación que se instalan en la Universidad, en ese sentido, los programas y proyectos desarrollados tendrán énfasis especial en el desarrollo, el estudio, la capacitación, la investigación y la aplicación de soluciones, mediante la utilización de las herramientas y servicios adecuados a sus necesidades con el fin de que sus objetivos sean llevado a cabo de manera eficiente, bajo los principios generales de la filosofía humanística y cristiana, propias de la universidad.
2.12.4 Bienestar universitario.
El Departamento de Bienestar Universitario genera un clima favorable para el desarrollo humano, calidad de vida, formación integral de todos los miembros de la comunidad educativa, teniendo en cuenta las dimensiones física, espiritual, psicoafectiva y sociocultural, con planes de promoción y prevención, de acuerdo con los principios de la filosofía cristiana y humanística que caracterizan la institución. El Departamento de Bienestar Universitario, ofrece sus servicios a través de las áreas: Espiritual, Deportes, Cultura, salud y Desarrollo Humano, así mismo, desarrolla actividades de apoyo Institucional como la entrega del carné estudiantil y la programación de eventos.
2.12.5 Oficina de Comunicación y Protocolo (OPRECOMP)
La Oficina de comunicación y protocolo dirige, coordina, orienta y regula las actividades de comunicación institucional interna y externa; de la agenda publicitaria y de la propaganda institucional; el manejo de los medios de comunicación, la logística de eventos, el protocolo institucional, y la imagen corporativa, para generar posicionamiento, confianza y recordación de la marca, además de unidad y sentido de pertenencia con la Institución.
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2.12.6 Gestión de la calidad
El proceso de Gestión de la Calidad tiene la misión de Contribuir al mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) a través del control de documentos, manejo de quejas y reclamos, medición de la satisfacción de los estudiantes, revisión de la alta dirección, tratamiento del servicio no conforme, auditorías internas y externas, análisis de indicadores y seguimiento a las acciones correctivas y preventivas, con el propósito de asegurar el mejoramiento continuo del SGC en función del mejoramiento de la calidad de la educación que se ofrece a los estudiantes.
2.12.7 Autoevaluación y Acreditación
El Departamento de Autoevaluación y Acreditación está comprometido con el fomento de la evaluación crítica y permanente en cada una de las dependencias de la Universidad mediante la implementación de un proceso de autoevaluación y autorregulación que proporcione el mejoramiento continúo a fin de obtener el reconocimiento nacional e internacional. El Departamento de Autoevaluación y Acreditación está enfocado a lograr el reconocimiento de alta calidad Internacional de la institución y de sus programas académicos, y así mismo colaborar en la extensión de su cobertura a nivel local e internacional. El Proceso de Autoevaluación y Acreditación ha definido los siguientes objetivos:
• Crear una cultura de autoevaluación que permita evaluar las condiciones y características bajo las cuales operan los programas académicos y las dependencias con el propósito de mejorar e innovar.
• Trazar los lineamientos institucionales para llevar a cabo el proceso de Autoevaluación Institucional para la obtención del Registro Calificado y de la Acreditación de los programas Académicos y la Acreditación de alta calidad de la Seccional.
• Asesorar a los Programas Académicos en el proceso de obtención y/o renovación de Registros Calificados, Acreditación, renovación de la Acreditación y obtención de la Acreditación de alta calidad de la Seccional, respondiendo al modelo de autoevaluación instituido en la Universidad Sergio Arboleda.
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• Acompañar a los Programas Académicos y a las Dependencias en la elaboración y ejecución de Planes de Mejoramiento, a partir de los resultados de las encuestas institucionales y del cumplimiento del PEI- PLAN DE DESARROLLO.
2.12.8 Gestión del Talento Humano
El Departamento de Talento Humano apoya mediante la gestión del talento humano y la administración de salarios, la prestación de los servicios académicos y administrativos de la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta.
2.12.9 Servicios Generales
El departamento de servicios generales se fundamenta en la organización y servicios adecuados de la planeación y ejecución de proyectos relacionados con la infraestructura física, seguridad y demás servicios relacionados con el buen funcionamiento de las instalaciones de la universidad, proveyéndola de elementos y servicios adecuados a sus necesidades con el fin de que sus objetivos sean llevados a cabo de manera eficiente, bajo los principios generales de la filosofía humanística y cristiana.
2.12.10 Gestión Financiera
Contribuye al manejo óptimo de recursos, gestión del capital de trabajo para brindar seguridad financiera a la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta. Elabora y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta, dando cumplimiento a la normatividad legal vigente. Suministra información oportuna y eficaz sobre las entidades financieras con las cuales la universidad tiene convenios para facilitar el pago de matrículas y orientarlos con los créditos que ofrece el ICETEX.
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3. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC)
3.1. Política de calidad
La Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta, está comprometida con el mejoramiento continuo de los procesos, para el logro eficiente y eficaz de los propósitos institucionales, orientados a la satisfacción de sus estudiantes y la comunidad.
3.2. Objetivos de calidad
3.2.1. Mejorar la calidad académica y humana de la Universidad a través del fortalecimiento de los procesos que conforman el sistema de gestión de la calidad y de las actividades de Bienestar.
3.2.2. Implementar actividades de planeación académica y administrativa de manera holística, realista y estratégica.
3.2.3. Asegurar la mejor atención y buen trato a estudiantes, docentes, personal administrativo, directivos, proveedores y público en general.
3.2.4. Fortalecer las actividades de capacitación académica y administrativa para que se materialicen en mejores desempeños y resultados.
3.2.5. Establecer incentivos y mecanismos concretos para la realización de investigaciones formativa y en estricto sentido con impacto en el mejoramiento de la docencia, el aprendizaje y la proyección social.
3.2.6. Satisfacer las prioridades de infraestructura física, dentro de un plan maestro de desarrollo armónico.
3.2.7. Dotar a las Escuelas y dependencias administrativas de los recursos bibliográficos, tecnológicos e informáticos necesarios para el desarrollo académico y administrativo.
3.2.8. Institucionalizar actividades formales de comunicación interna y externa que contribuyan a la cohesión, participación y mejoramiento organizacional.
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3.3. Marco legal
La Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta, actúa, teniendo en cuenta los siguientes documentos de carácter legal e institucional: Ley 30 de 1992. Estatuto general. Proyecto Educativo Institucional. Modelo Pedagógico o Educativo. NTC-ISO 9000: 2005. NTC–ISO 9001: 2008. NTC-ISO 9004: 2009. Lineamientos para la acreditación institucional. Lineamientos para la acreditación de programas de pregrado. Lineamientos para la acreditación de programas de maestrías y doctorados. Guía de procedimiento para la acreditación. Plan de desarrollo prospectivo y estratégico. Plan estratégico de gestión anual. Planes de mejoramiento. Plan de compras. Plan maestro de desarrollo físico. Plan de inversiones. Manual de procedimientos bibliotecarios Políticas nacionales de bienestar universitario Reglamento ASCUN Reglamento estudiantil Decreto 3963 parámetros y criterios para la aplicación del Examen de Calidad de la Educación Superior. Decreto 1295 de 2010, Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior Ley 100 de 1993 Ley 583 de 2000 Ley 727 de 2002 Ley 830 de 2003 Ley 124 de 2014
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Legislación ambiental Colombia Visión 2019 Plan de desarrollo Departamental y Distrital Manual de Funciones Código de Ética del Círculo de Periodista Decreto 860 de 2003 Reglamento de Investigaciones de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta Reglamento de Admisiones de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta. Reglamento Docente de la Universidad Sergio Arboleda Reglamento de Archivo Régimen de seguridad social Estatutos de la Universidad Sergio Arboleda Decreto 1781 de 2003 Decreto 2170 de 2005 Decreto 2566 de 2003 Decreto 2219 de 2014
3.4. Beneficiarios
Los beneficiarios del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta, en primera instancia son los estudiantes, así mismo, se identifican como beneficiarios del sistema las personas u organizaciones receptoras de los resultados de la gestión de la Institución. Dentro del Sistema se valoran los colaboradores académicos y administrativos de la Institución y las relaciones que se establecen para el logro de los objetivos.
3.5. Requisitos
La Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta está comprometida con el cumplimiento de los requisitos legales, los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y los requisitos de los estudiantes concordantes con los requisitos, filosofía y políticas de la institución.
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3.6. Estructura del sistema
El Sistema de Gestión de Calidad es el resultado de la integración coordinada y coherente de los procesos directivos, operativos o misionales y de apoyo. Los procesos del Sistema de Gestión de Calidad son:
Procesos directivos: (1) Planeación, Dirección y Control, (2) Gestión de la Calidad y (3) Autoevaluación y Acreditación.
Procesos misionales: (1) Gestión académica, investigación y proyección social, (2) Educación continuada, (3) Internacionalización y (4) Bienestar Universitario.
Procesos de apoyo: (1) Mercadeo y Admisiones, (2) Comunicación y Protocolo, (3) Gestión Financiera, (4) gestión de personal, (5) Gestión Tecnológica e Informática, (6) Biblioteca y (7) Servicios Generales.
Figura 2 Mapa de Procesos Universidad Sergio Arboleda
Fuente: Comité de Calidad
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3.7. Relación entre objetivos de calidad y procesos del SGC
Tabla 1. Relación entre objetivos de calidad y procesos del SGC
Mejorar la
calidad
académica y
humana de la
Universidad.
Implementar
actividades de
planeación
académica y
administrativa.
Asegurar la
mejor atención
y buen trato.
Fortalecer las
actividades de
capacitación
Establecer
incentivos y
mecanismos
concretos para
la realización
de
investigación.
Satisfacer las
prioridades de
infraestructura
física.
Dotar de los
recursos
tecnológicos,
informáticos y
bibliográficos
necesarios.
Institucionalizar
actividades
formales de
comunicación.
Autoevaluación y
Acreditación X X X X X X X X
Gestión de la
Calidad X X X X X X X X
Planeación,
dirección y Control X X X X X X X XGestión Académica,
Investigación y
Proyección SocialX X X X X
Departamento de
Educación
continuadaX X X
Centro de
Consultoría
PROYECTAX X X X
Departamento de
Idiomas X X X X
Internacionalización
(ORI) X X X X
Bienestar
Universitario X X X
Mercadeo y
Admisiones X X X X
Comunicación y
Protocolo X X X X
Gestión del Talento
Humano X X X X
Gestión Financiera X X X
Gestión Tecnológica
e Informática X X X X
Biblioteca X X X X
Servicios Generales X X X X
A
P
O
Y
O
Proceso/ Departamento
Objetivos de calidad de la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta
D
I
R
E
C
C
I
Ó
N
M
I
S
I
O
N
A
L
E
S
Fuente: Proceso de Gestión de la Calidad
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3.8. Estructura de la documentación
Figura 3 Estructura de la documentación del SGC
Fuente: Proceso de Gestión de la Calidad
La documentación del sistema de gestión de la calidad se encuentra organizada en cinco niveles:
3.7.1 Primer Nivel: Comprende la legislación que rige a las instituciones educativas y las Normas Técnicas.
3.7.2 Segundo Nivel: Incluye la documentación de direccionamiento estratégico entre los que se identifican la filosofía y los principios institucionales, la misión, la visión, la política de calidad, los objetivos de calidad, la estructura organizacional, las políticas y los planes bajo los cuales se rige la Universidad Sergio Arboleda. En esté nivel se incluye el Manual de calidad y el mapa de procesos de la institución.
3.7.3 Tercer Nivel: Comprende las caracterizaciones o descripciones de todos los procesos del sistema de calidad.
3.7.4 Cuarto Nivel: Comprende los documentos específicos para el desarrollo del servicio, tales como:
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Procedimientos: Documentos que reflejan la secuencia a seguir en cada proceso (Manual de Políticas y Diagramas de Flujo).
Instructivos: Documentos donde se evidencia detalladamente las actividades
Formatos: Documentos utilizados para registrar los datos exigidos por el sistema de gestión de la calidad.
Guías de Diligenciamiento: Documentos que sirven de guía para el registro de las actividades en un formato o para la realización de una actividad específica.
3.7.5 Quinto Nivel: Registros, datos, listados e información particular específica que brinda evidencia objetiva de la ejecución de los procesos.
Adicionalmente, y acorde con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 como parte del SGC de la Seccional se definieron seis procedimientos documentados:
CÓDIGO NOMBRE
NF-0 Norma fundamental para la elaboración de documentos
GC-PD-AC-01 Control de documentos y registros
GC-PD-AC-03 Control de servicio no conforme
GC-PD-AC-04 Auditorías internas de calidad
GC-PD-AC-05 Acciones correctivas y acciones preventivas
Los anteriores procedimientos son aplicados en todos los procesos del Sistema de Gestión de la Seccional por la importancia que tienen para un adecuado control y mejor organización de cada uno de los procesos. Así mismo, esto no restringe el hecho que los procesos del Sistema tengan otros procedimientos específicos que ayudan a su adecuado desarrollo. Este tipo de procedimientos se relacionan en la descripción de los respectivos procesos, los cuales pueden ser consultados según se requiera.
3.9. Caracterización de procesos
A continuación se presenta en forma resumida la descripción de todos los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad:
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ACTIVIDADES
Aprobar el Plan Prospectivo y Estratégico articulando la
universidad, con los planes, de orden local, departamental,
regional, nacional e internacional.
Velar por la revisión y actualización del Proyecto Educativo
Institucional P.E.I.
Velar por la revisión y actualización del modelo pedagógico
o educativo de la Institución y de cada Escuela.
Verificar las estrategias de difusión de la política y los
objetivos
Aprobar el plan maestro de desarrollo de infraestructura.
Aprobar el plan de compras.
Aprobar el plan de inversiones.
Aprobar el plan de calidad.
Aprobar el plan semestral de cada proceso.
Dirigir la Seccional atendiendo los planes aprobados.
Hacer revisiones del Sistema De Gestión De La Calidad.
Verificar la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones
correctivas, preventivas y de mejoramiento de los procesos.
Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento
RECURSOS
Computador, impresora, video beam,
tablero y papelería en general.
Tomar decisiones a partir de la definición, consolidación,
tabulación y procesamiento de la información de carácter
estadístico.
Convocar el Comité de Planeación
Determinar periódicamente los requisitos del cliente.
Registrar, controlar y certificar la documentación académica.
Mantener el Sistema de Archivos
Verificación de las actividades antes mencionadas
Elaborar el plan de mejoramiento y validar los resultados
servicios prestados por el proceso
INDICADORES
1. Existencia de Prospectivo y estratégico,
PEI, plan operativo anual, planes de
mejoramiento, plan maestro de
infraestructura, plan de inversiones y plan de
compras.
2. Porcentaje de cumplimiento de planes
3. Eficacia de las revisiones por la alta
dirección
SALIDAS
PEI contextualizado y actualizado
Aprobación Modelo pedagógico Institucional
Revisiones al Plan Prospectivo y
Estratégico
Mapa de procesos
Revisión a la política y objetivos de calidad
Presupuesto aprobado
Aprobación Plan de gestión anual de los
procesos
Aprobación Plan de mejoramiento de los
procesos
Mejoras a la eficacia del SGC
Informe de gestión seccional
Certificación académica
Necesidades de recursos
Revisión y aprobación al Plan Prospectivo y
estratégico Seccional
Informe de autoevaluación institucional y de
programas.
Informe de revisión por la alta dirección
Recomendaciones del comité de
planeación.
Plan de inversiones
Aprobación Plan de compras
Plan maestro de infraestructura
OBJETIVO: Definir las directrices para la toma de decisiones que contribuyan al logro de resultados planificados de calidad y a la dirección y control eficiente y
eficaz de las actividades académicas y administrativas de la Institución.
ALCANCE: Aplica a todas las actividades de planeación, dirección y control adelantadas en la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta.
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El proceso de planeación, dirección y control tiene relación con todos los procesos del sistema de gestión de calidad ya
que éste proceso define las directrices, políticas, criterios y planes que deben cumplir los responsables y lideres de los mismos en sus actividades y resultados.
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL
ENTRADAS
Requisitos legales
Directrices de la junta directiva y el
Consejo académico.
Recomendaciones de los comités de:
1) planeación, 2) Calidad, 3)
Autoevaluación institucional y 4)
archivo
Normatividad institucional
Proyecto Educativo Institucional
Planes de acción por proceso
Presupuestos por proceso
Informes de seguimiento al
presupuesto
Informe de gestión por proceso
Necesidades del cliente
Necesidades de recursos
Planes de mejoramiento
Informe de avances proyecto Plan
Prospectivo y estratégico Institucional
y por Escuelas
Informe de autoevaluación institucional
y de programas.
Informe para la revisión por la alta
dirección
Documentación académica estudiantil
PROCEDIMIENTOS Y
DOCUMENTOS
Documentos de referencia (ver lista de
documentos de referencia GC-P-PL-
01, numeral 5 )
Registros del proceso planeación,
dirección y control (ver tabla de
registros GC-P-PL- 01, numeral -9-)
Figura 4 Caracterización Proceso de Planeación, Dirección y Control
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
Planeación integral del sistema de gestión de la calidad
Control de documentos
Control de registros
Tratamiento de servicios no conformes
Quejas, reclamos y oportunidades de mejora
Implementar las acciones correctivas y preventivas para
solucionar las no conformidades
Auditorias externas
Seguimiento de no conformidades
Seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de
mejoramiento
Seguimiento de correcciones
Seguimiento de planes de mejoramiento.
Evaluación del sistema de gestión de la calidad
Evaluación, análisis y difusión del comportamiento de los
indicadores de gestión
Verificación del cumplimiento de las actividades antes
mencionadas
Elaborar planes de mejoramiento y validar los resultados de
los servicios prestados por el proceso.
Auditorias internas
Elaborar informe para la revisión por la dirección.
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El proceso de gestión de la calidad tiene relación con todos los procesos del SGC.
INDICADORES
1. Seguimiento a la matriz de indicadores
2. Tratamiento del servicio no conforme
3. Acciones correctivas
4. Acciones preventivas
5. Quejas, reclamos y sugerencias
6. Control de acciones derivadas de
auditorias internas
7. Control de acciones derivadas de
auditorias externas
8. Actualización de listado maestro
9. Porcentaje de cumplimiento de planes de
mejoramiento
SALIDAS
Plan de calidad
Programa y Plan de auditoría.
Reporte de: 1) auditorías, 2) acciones
correctivas y acciones preventivas, 3)
quejas, reclamos y oportunidades de
mejora.
Capacitación a los auditores
Publicación de la política y los objetivos de
calidad
Control de la documentación del sistema
Seguimiento a los planes de mejoramiento
Difusión de los indicadores de gestión
Presupuesto de actividades
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
OBJETIVO: Contribuir a la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad a través del control de documentos, manejo de
quejas y reclamos, tratamiento del servicio no conforme, auditorias internas y externas, matriz de indicadores y seguimiento a las acciones correctivas,
preventivas y de mejoramiento.
ALCANCE: El presente documento aplica a todas las actividades relacionadas con la gestión de calidad adelantadas en la Universidad Sergio Arboleda,
Seccional Santa Marta.
PROCEDIMIENTOS Y
DOCUMENTOS
Documentos de referencia (ver lista de
documentos de referencia GC-P-AC-
01, numeral 5 )
Registros del proceso de gestión de la
calidad (ver tabla de registros GC-P-
AC- 01, numeral -9-)
ENTRADAS
Comunicaciones internas
Matriz y evaluación de los indicadores
Quejas, reclamos y oportunidades de
mejora
Solicitudes de líderes de procesos
Requisitos del estudiante
Informes de auditoría
RECURSOS
Computador, impresora, video beam,
tablero y papelería en general.
Figura 5 Caracterización proceso de Gestión de la Calidad
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
Planeación obligada de la Oficina de Autoevaluación y
Acreditación
Planeación de Acciones de Autoevaluación y Acreditación.
Asesoramiento en la implementación y seguimiento del
proceso de autoevaluación al interior de los programas
académicos y de las dependencias, en busca de la
acreditación institucional
Acompañamiento en la elaboración y revisión a los informes
de autoevaluación de los programas académicos, a partir de
los resultados
Orientación de talleres de autoevaluación de las
Dependencias y de los programas académicos
Evaluaciones Internas o externas para Registro Calificado y
Acreditación
Verificación del cumplimiento de las actividades anteriores e
implementación de las acciones preventivas, correctivas y
de mejoramiento a que haya lugar.
Validación de los resultados de los servicios prestados.
ENTRADAS
En los procesos de entrada se puede
contar el diagnóstico que realiza cada
programa académico que arroja como
producto el PEI- PLAN DE
DESARROLLO
RECURSOS
La oficina de Autoevaluación y
Acreditación institucional cuenta con
los recursos físicos, financieros y de
personal que le asigna la universidad,
además cuenta con recursos
tecnológicos para el acceso a la
información y el recurso humano para
el desarrollo de sus funciones.
PROCEDIMIENTOS Y
DOCUMENTOS
Documentos de referencia y listado de
registros proceso de Autoevaluación y
Acreditación GC-P-AA- 01, numerales
5 y 9
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: La relación con otros procesos se representa en el asesoramiento para el fomento de la cultura de la
autoevaluación. El proceso de autoevaluación tiene íntima relación con el proceso de gestión de la calidad.
Coordinación de las visitas de los pares académicos del
Consejo Nacional de la Acreditación y del Ministerio de
Educación Nacional
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN
OBJETIVO:
• Crear una cultura de autoevaluación que permita evaluar las condiciones y características bajo las cuales operan los programas académicos y las
dependencias con el propósito de mejorar e innovar.
• Trazar los lineamientos institucionales para llevar a cabo el proceso de Autoevaluación Institucional para la obtención del Registro Calificado y de la
Acreditación de los programas Académicos y la Acreditación de alta calidad de la Seccional.
• Asesorar a los Programas Académicos en el proceso de obtención y/o renovación de Registros Calificados, Acreditación, renovación de la Acreditación
y obtención de la Acreditación de alta calidad de la Seccional, respondiendo al modelo de autoevaluación instituido en la Universidad Sergio Arboleda.
• Acompañar a los Programas Académicos y a las Dependencias en la elaboración y ejecución de Planes de Mejoramiento, a partir de los resultados de
las encuestas institucionales y del cumplimiento del PEI- PLAN DE DESARROLLO.
ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con el proceso de autoevaluación de los programas académicos y de las dependencias
administrativas y de apoyo de la Seccional Santa Marta.
SALIDAS
En las salidas está el
acompañamiento que brinda este
proceso
INDICADORES
1. Porcentaje de cumplimiento de los
factores, características e indicadores
con respecto a la meta institucional
aprobada por programa y dependencia
2. Índice de cumplimiento del PEI –
Plan de Desarrollo
3. Seguimiento a la gestión de los
CAD y CAE con el fin orientar su
proceso de autoevaluación
4. Participación estudiantil en el
proceso de autoevaluación
Figura 6 Caracterización Proceso de Autoevaluación y Acreditación
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
1. Elaboración de informes de autoevaluación y planes
de mejoramiento
2. Actualización y aplicación del PEI y el modelo
pedagógico.
3. Elaboración del Plan Operativo Anual
4. Elaboración del calendario académico
5. Promoción, inscripción y selección
6. Matriculas de estudiantes
7. Inducción a estudiantes de primer semestre
8. Inducción de Docentes
9. Revisión del contenido curricular
10. Desarrollo de los contenidos académicos de las
asignaturas, de acuerdo con, micro diseños
actualizados y publicados en las páginas del programa
en el sitio web de la universidad.
11. Control de desarrollo de programas de asignaturas y
de asistencia de estudiantes
12. Evaluaciones
13. Registro de notas
14. Seguimiento a estudiantes con pronóstico de
desempeño por debajo del promedio
15. Tutorías a estudiantes
16. Investigación
17. Proyección social
18. Prácticas
19. Grados
20. Seguimiento a egresados
21. Reunión con estudiantes representantes de cada
semestre.
22. Cualificación de docentes, estudiantes y personal
administrativo y profundización de saberes.
23. Preparación y trámites para la presentación de las
pruebas de estado
24. Análisis de los resultados de las pruebas de estado
25. Verificación del cumplimiento de las actividades
antes mencionadas.
26. Implementar las acciones correctivas y preventivas
para solucionar las no conformidades
27. Elaborar planes de mejoramiento y validar los
resultados de los servicios prestados por el proceso.
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN ACADÉMICA, INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS:
El proceso de gestión académica está
estrechamente relacionado con todos los
procesos del Sistema de gestión de la
calidad, pues es el proceso operativo
esencial y clave que le da la razón de ser
a la organización.
SALIDAS
Profesionales con formación académica y
humana de alta calidad.
Estudios con hallazgos de investigación
para la solución de problemas regionales,
nacionales e internacionales.
Mejoramiento del entorno social,
económico, político, científico y
tecnológico.
INDICADORES
1. Porcentaje de profesores de planta con
título de maestría o doctorado.
2. Interacción académica de docentes.
3. Número de publicaciones
4. Apreciación empleadores y usuarios
externos sobre la calidad de la formación
recibida en el programa.
5. Porcentaje de profesores en programas
de desarrollo profesoral.
6. Calidad de las Tutorías
7. Porcentaje de horas dedicadas a
investigación
8. Porcentaje de deserción estudiantil por
períodos académicos
9. Porcentaje de incremento de los
proyectos y actividades de Proyección
Social
10. Porcentaje de estudiantes con
resultados en las pruebas de Estado por
encima de la media nacional.
RECURSOS
Las Escuelas tienen aprobado
un presupuesto semestral,
donde a cada ítem o actividad
programada se le asignan los
recursos necesarios para
satisfacerlos.
OBJETIVO:Optimizar los procedimientos de gestión académica e investigación para contribuir al aseguramiento de la calidad de los servicios
educativos que se ofrecen a los estudiantes.
ALCANCE: Aplica a las Escuelas de pregrado y sus respectivos programas en la Seccional.
ENTRADAS:
Lineamientos para la
acreditación por alta calidad
Estándares de Asociaciones de
Facultades de Derecho,
Administración y
Comunicación.
Inscripciones de aspirantes
PEI
Modelo pedagógico
Planes de estudio de los
programas académicos
Programas y Planes de
asignaturas o microdiseños.
Propuestas y proyectos de
docencia, investigación y
proyección social.
Requerimientos internos y
externos
PROCEDIMIENTOS Y
DOCUMENTOS
Documentos de referencia (ver
lista de documentos de
referencia GC-P-GA- 01,
numeral 5 )
Registros del proceso Gestión
académica e Investigación (ver
tabla de registros GC-P-GA-
01, numeral -9-)
Figura 7 Caracterización Proceso de Gestión Académica, Investigación y Proyección Social
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
1. Planeación del Centro de conciliación
2. Organización del Centro de Conciliación
3. Capacitación
4. Generación de solicitudes de conciliación
5. Programación de audiencias
6. Citación a la conciliación
7. Designación del estudiante conciliador
8. Verificación de las partes
9. Realización de la audiencia (elaboración del acta de
conciliación o no acuerdo)
10. Evaluación del servicio de conciliación
11. Elaboración de constancias de no acuerdo o no
asistencia
12. Registro de las actas de conciliación
13. Registro de casos en la pagina conciliacion.gov.co
del Ministerio de justicia y el Derecho
14. Seguimiento de acuerdos conciliatorios
15. Reporte de actividades al Sistema SECIV
16. Control y archivo de la documentación del Centro de
Conciliación
17. Realizar el control y verificación de las actividades
del Centro de Conciliación
18. Elaboración de los planes de mejoramiento
INDICADORES
1. Grado de satisfacción de los usuarios
2. Efectividad en la prestación de servicios de
conciliación
3. Eficacia en la prestación de servicios de
conciliación
4. Inversión en Capacitación
5. Cumplimiento de acuerdos
6. Cumplimiento de las capacitaciones
7. Cumplimiento en las condiciones de
infraestructura
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El Centro de Conciliación está dentro del proceso de Gestión Académica, Investigación y Proyección Social, a
través de la Escuela de Derecho. Se relaciona con los procesos de Gestión del Talento Humano, Educación Continuada, Servicios Generales,
Autoevalaución y Acreditación, Comunicación y Protocolo, Bienestar Universitario y Gestión de la Calidad.
ENTRADAS:
1. Requerimientos y
necesidades de las
comunidades de estratos 1, 2 y
3.
2. Evidencias
3. Solicitudes de conciliación
4. Normatividad
RECURSOS
1) Computadores
2) Teléfono - internet
3) Impresoras
4) Sala de audiencias
5) Servicio de mensajeria
PROCEDIMIENTOS Y
DOCUMENTOS
Documentos de referencia y
listado de registros
procedimiento Centro de
Conciliación GC-PR-ED-CC-01,
numerales 5 y 9
CARACTERIZACIÓN CENTRO DE CONCILIACIÓN DEL CONSULTORIO JURÍDICO DE LA ESCUELA DE DERECHO
OBJETIVO:
técnicamente asistido, la oportunidad para lograr soluciones alternativas y dinámicas en los conflictos que las separan
arreglos extrajudiciales entre particulares logrados mediante la conciliación.
delegados destacados para tal efecto en extrasedes del Centro de Conciliación.
involucrada en los conflictos y manejen con toda propiedad las diferentes estrategias que posibiliten acuerdos satisfactorios entre las personas
involucradas en un conflicto.
para acrecentar su formación humanística y entrenamiento en las técnicas de conciliación.
ALCANCE: Actividades que se desarrollan en el Centro de Conciliación de la Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta, para atender a la
comunidad en los estratos 1,2 y 3, en condiciones de vulnerabilidad.
SALIDAS
1. Oportunidad para lograr soluciones alternativas
y dinámicas en los conflictos
2. Coadyuvar con el Estado en la descongestión
de la Justicia.
3. Colaborar con las autoridades en la prestación
del servicio de conciliación.
4. Formacion de conciliadores con la más alta
capacitación humanística y técnica.
5. Citaciones
6. Actas de conciliación
7. Constacias de no conciliación
8. Constancias de no asistencia
9. Acceso a la justicia de todos los colombianos,
mediante el mecanismo de la conciliación.
Figura 8 Caracterización Centro de Conciliación de la Escuela de Derecho
Fuente: Isolución
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ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
• Presupuestos
• Plan de Mejoramiento
• Plan de Gestión
• Plan Estratégico/Operativo
• Matriz de Indicadores
• Comunicaciones internas-externas
• Competencias adquiridas en los
programas a los asistentes que
aprueben el 80% de su asistencia.
• Mejoramiento del entorno social,
económico, político, científico y
tecnológico.
INDICADORES
1. Satisfacción de los participantes
frente a los programas / actividades
2. Ingresos por concepto de programas
académicos
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS:
El Proceso de Educación Continuada
está estrechamente relacionado con
todos los procesos del Sistema de
Gestión de la Calidad, en especial con
el de gestión académica y de la
investigación, el proceso de proyección
social, internacionalización, el proceso
de gestión financiera, el proceso de
planeación, dirección y control y el
proceso de comunicación y protocolo.
GESTIÓN ACADEMICA
• Diagnóstico de las necesidades de capacitación y
actualización profesional dentro y fuera de la
universidad
• Articulación con las Escuelas, Departamentos de
apoyo y expertos
• Requerimiento de entidades públicas o privadas
Apertura de programas
Inscripción y matrícula
Desarrollo Académico
Control y verificación académica
GESTIÓN LOGISTICA
• Reserva de salones
• Reservas hoteleras, tiquetes aéreos y transportes
urbanos/entre ciudades
GESTION DE MERCADEO
• Elaboración de pronóstico de ventas
• Brochure oferta anual
• Elaboración de piezas publicitarias
• Publicaciones en medios
• Aprobación de políticas comerciales
• PEI
• Inscripciones de aspirantes
• Matrículas de estudiantes
• Planes de estudio de los programas académicos
• Microdiseños curriculares
• Propuestas y Proyectos de Docencia, Investigación,
Gestión Académica y Bienestar Universitario
• Reglamentos Estudiantil y Docente
• Tabulación de encuestas de satisfacción de los
programas académicos
• Estudios de Mercado
• Comunicaciones Internas-Externas
RECURSOS:
• Herramientas tecnológicas y audiovisuales.
• Papelería y elementos para oficina.
• Presupuesto de los programas.
• Plan de Gestión del año vigente.
Papelería en general, Textos, libros complementarios,
Computadores – software, Audio visuales, Televisores -
Videos / DVD / CD`s, Video Beam, equipos náuticos
y deportivos.
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA
OBJETIVO: Ofrecer a la comunidad en general, programas de formación integral y permanente, de acuerdo con las necesidades del entorno, implementando
actividades académicas de actualización, complementación, profundización y desarrollo de habilidades y competencias de alta calidad académica, flexibles, de
carácter presencial, semipresencial o virtual.
ALCANCE: El presente documento aplica en las actividades y procedimientos del Proceso de Educación Continuada, conformado por (1) el Departamento de
Educación continuada, (2) Centro de Consultoría - PROYECTA, (3) la Escuela del Mar, (4) y el Centro de Idiomas.
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Ver lista de documentos de referencia y tabla de
registros GC-P-EC- 01, Proceso de Educación
continuada numerales 5 y 9
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Planeación Estratégica
• Elaboración del Plan de Acción
• Elaboración del Presupuesto
• Elaboración del Plan de Mejoramiento
• Actualización del PEI - Plan de Desarrollo
• Formulación de resolución de precios
Control y verificación
• Informe de gestión
• Informe construyendo
• Revisión ejecución presupuestal
• Seguimiento a planes de mejoramiento
Acciones correctivas, preventivas y de
mejoramiento
Figura 9 Caracterización Proceso de Educación Continuada
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
1. Planeación
2. Publicidad y mercadeo
3. Elaboración y aprobación de propuestas
4. Ejecución del servicio de consultoría
5. Verificación y control
6. Acciones de mejora, preventivas y
correctivas.
INDICADORES
1. Servicios de consultoría ejecutados por semestre
2. Satisfacción del servicio de consultoría
ENTRADAS
1. PEI
2. Lineamientos para la acreditación por alta calidad
3. Propuestas y proyectos de docencia, investigación,
proyección social y Bienestar Universitario
4. Presupuesto
5. Solicitudes de Empresas
6. Solicitudes de la Escuelas
7. Solicitudes de Departamentos de apoyo
RECURSOS:
• Herramientas Tecnológicas y Audiovisuales.
• Papelería y Elementos para Oficina.
• IPAD para presentaciones y reuniones.
• Brochure del Centro de Consultoría PROYECTA
• Fichas técnicas de los servicios de consultoría
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Ver lista de documentos de referencia y tabla de registros GC-P-
EC-CP-01, Subproceso Centro de Consultoría PROYECTA
numerales 5 y 9
SALIDAS
1. Productos de consultoría
2. Modelos y metodologías
3. Satisfacción de los servicios de Consultoría, Asesoría,
Capacitación y/o Acompañamiento para las empresas
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El subproceso del Centro de Consultoría PROYECTA, hace parte del proceso de
Educación Continuada, estrechamente relacionado con todos los procesos del SGC, pues este relaciona a la Universidad
con el sector productivo y empresarial de la región.
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO CENTRO DE CONSULTORIA – PROYECTA
OBJETIVO: Brindar servicios de consultoría, asesoría, capacitación y acompañamiento a empresas del sector público y privado, contribuyendo a mejorar la competitividad y productividad de las
empresas de la Región Caribe.
ALCANCE: El presente documento se aplicará en todas las actividades del Centro de Consultoría– PROYECTA.
Figura 10 Caracterización Subproceso de Centro de Consultoría Proyecta
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
1. Planeación administrativa
• Verificación de los programas
• Selección de profesores
• Contratación de profesores
2. Gestión Académica
• Inscripción de estudiantes
• Proceso de admisión del estudiante
• Matrícula académica
• Apertura de expediente del centro de idiomas
• Proceso de apertura de grupos
• Cierre de grupos
• Proceso de ingreso de notas
INDICADORES
1. Cobertura del Departamento de Idiomas a los estudiantes de
la Universidad
2. Cobertura del Departamento de Idiomas a funcionarios de la
Universidad
3. Capacitación y formación del equipo docente
4. Porcentaje de deserción de los estudiantes de las clases de
inglés.
3. Desarrollo académico
• Actividades de formación,
• Actividades de evaluación,
• Actividades de apoyo académico y
• Actividades extracurriculares
4. Gestión de mercadeo
5. Control y verificación
• Control y verificación académica
• Control y verificación administrativo
6. Administración del examen Michigan ECCE.
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Ver lista de documentos de referencia y tabla de registros GC-P-
EC-DI-2, Subproceso Departamento de Idiomas numerales 5 y 9
ENTRADAS
realización de cursos de inglés.
Financiera
SALIDAS
RECURSOS:
Papelería en general
Textos guía del profesor - OPEN MIND 1; OPEN MIND 2, OPEN
MIND 3
Workbooks OPEN MIND 1; OPEN MIND 2, OPEN MIND 3
CDs de audio OPEN MIND 1; OPEN MIND 2, OPEN MIND 3
Textos TOTAL ENGLISH
Libros complementarios (ubicados en la biblioteca y en las
oficinas del Departamento de Idiomas 150 títulos)
Computadores de las salas de sistemas de la Universidad
Grabadoras y parlantes
DVDs
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El Departamento de
Idiomas se relaciona directamente con los siguientes procesos:
• Mercadeo y Admisiones
• Gestión Financiera
• Bienestar Universitario
• Biblioteca
• Gestión Académica e Investigación
• Gestión Tecnológica e Informática
• Internacionalización
• Gestión de la Calidad
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO DEPARTAMENTO DE IDIOMAS
OBJETIVO: Este documento referencia las actividades desarrolladas por el Departamento de Idiomas, encargado de proveer una base educacional y cultural en el área del saber desarrollando
habilidades que permitan comunicarse en una lengua extranjera.
ALCANCE: El presente documento aplicará a todas las actividades necesarias para la enseñanza de una lengua extranjera a los estudiantes de pregrado de la Universidad, los docentes,
funcionarios y a la comunidad en general.
Figura 11 Caracterización Subproceso del Departamento de Idiomas
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
Planeación
Promoción de las actividades de internacionalización
Gestión de convenios interinstitucionales y participación en
redes
Gestión y divulgación de becas
Inscripción
Asesorías y acompañamiento
Validación académica ante las Escuelas
Control y verificación
Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento
INDICADORES
1. Uso de convenios firmados
2. Porcentaje de aumento en el número de
participantes (Comunidad Sergista) que han
realizado movilidad (nacional e Internacional)
Saliente
3. Porcentaje de aumento en el número de
participantes que han realizado movilidad
(nacional e Internacional) Entrantes
4. Satisfacción de los participantes frente a
los programas / actividades
RECURSOS
• Herramientas tecnológicas y audiovisuales
dentro de la infraestructura que brinda la
Universidad.
• Skype, Facebook
• Videos, material publicitario
• Papelería y elementos de oficina
• Presupuesto de la Oficina
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Documentos de referencia (ver lista de
documentos de referencia GC-P-IN- 01,
numeral 5 )
Registros del proceso Internacionalización
(ver tabla de registros GC-P-IN- 01, numeral -
9-)
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE INTERNACIONALIZACIÓN
OBJETIVO: Este documento presenta el conjunto de acciones ejecutadas por la Oficina de Relaciones Internacionales, proceso encargado de gestionar y promover
diversas actividades de internacionalización dirigidas a la Comunidad Sergista y el público en general, estableciendo alianzas de cooperación nacional e internacional,
que redundan en la visión global de la Institución.
ALCANCE: La Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) desarrolla actividades de internacionalización para los funcionarios administrativos, estudiantes, egresados y
docentes de cada uno de los programas de pregrado y postgrado, y la comunidad en general, trabajando articuladamente con la Oficina de Relaciones Internacionales
(ORI) de la Universidad en Bogotá.
SALIDAS
- Brochures
- Certificados académicos de los
estudiantes.
- Carta de presentación del estudiante a la
Institución con la cual se realizará el
convenio.
- Trámite de visa con la embajada.
- Carta para descuento de impuestos
aeroportuarios.
- Asesoría en línea al estudiante.
- Guía de viaje para estudiantes que realizan
movilidad internacional.
- Directorio de contactos en las empresas
aliadas para el suministro de seguros
internacionales, tiquetes aéreos,
alojamiento y diversos servicios
ENTRADAS
- Requerimientos de productos o servicios de
internacionalización, así como de alianzas de
cooperación con otras Instituciones, a
petición de las Escuelas y/o Dependencias.
- Resoluciones emitidas por las Escuelas y/o
la alta dirección sobre temas que involucren
el manejo de la internacionalización en la
Universidad.
- Cuadro de movilidad anual
- Solicitud de información por parte de los
estudiantes interesados.
- Comunicaciones internas y externas
recibidas.
- Registros
- Concepto por escrito del Decano
- Soportes de requisitos de inscripción de
aspirantes a movilidad internacional.
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El proceso de
internacionalización tiene relación con todos los procesos
del sistema de gestión de calidad, el cual apoya la movilidad
internacional que beneficia los procesos de
internacionalización de los diferentes programas y se apoya
en cada uno de los procesos que tiene la Institución.
Figura 12 Caracterización Proceso de Internacionalización
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ACTIVIDADES
Planeación de Programas y actividades a implementarse durante el
semestre.
Estructura y Organización Área de Desarrollo Humano
Organización Área de Deportes.
Organización Área de Cultura.
Organización Área de Salud
Organización Área de Espiritualidad
Apoyo Institucional
Verificar
Actuar
INDICADORES
1. Porcentaje de directivos, profesores,
estudiantes y personal administrativo del
programa que han participado de los
programas, Servicios y actividades de
Bienestar institucional.
2. Evaluación de la apreciación de los
Servicios, programas y actividades que
ofrece Bienestar a toda la comunidad
universitaria.
3. Número de convenios de Bienestar en
ejecución.
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El proceso de Bienestar Universitario se relaciona como eje transversal con todos los
estamentos institucionales, brindando programas, actividades y servicios que hagan agradable la vida en el claustro y faciliten la
resolución de las necesidades insatisfechas en salud, cultura, convivencia, recreación y condiciones económicas y laborales.
Aunque su relación es con todos los procesos existe una relación directa con los siguientes procesos: 1. Gestión académica, 2.
Planeación, Dirección y Control, 3. Gestión Financiera, 4. Mercadeo y Admisiones, 5. Gestión de Recursos Humanos, 6. Servicios
Generales y 7. Proyección Social.
RECURSOS
AREA DE DIRECCION: Recursos
tecnológicos y de Comunicación,
Sonido amplificado, Implementos para
eventos: Silletería, mesas, mantelería,
bandejas.
AREA DE DEPORTES: Implementos
Deportivos, Mallas, uniformes,
balones, espacios físicos deportivos,
trofeos.
AREA DE CULTURA. Implementos
Musicales: instrumentos de percusión,
instrumentos de viento, instrumentos
de cuerda, sonido amplificado,
grabadora, vestuario.
AREA DE SALUD: Medicamentos,
camillas, peso, tensiómetro,
herramientas tecnológicas, equipo de
órgano, mesa de mayo, ect.
AREA DE DESARROLLO HUMANO:
Herramientas tecnológicas y de
comunicaciones, Colchonetas.
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
OBJETIVO: Contribuir al Bienestar y a la formación integral de todos los miembros de la comunidad universitaria, permitiendo el desarrollo de sus dimensiones cultural,
social, moral, intelectual, física y psicoafectiva.
ALCANCE: Aplica a todas las actividades de Bienestar Universitario de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta. Sedes Rodrigo Noguera Laborde y Centro.
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Documentos de referencia y listado de registros proceso de
Bienestar Universitario GC-P-BU- 01, numeral es 5 y 9
SALIDAS
Presentaciones
Torneos Internos y Empresariales
Participación en Juegos Universitarios
Participación encuentros ASCUN CULTURA
Y DEPORTES
Ordenes de servicio al área de contabilidad
Comunicaciones internas y externas con
información de procesos, actividades y
requerimientos.
Folletos y volantes informativos
Formatos de recepción de información
Investigaciones
Estadísticas
Informes de Gestión
Clima organizacional saludable
Estudiantes con manejo positivo del estrés
ENTRADAS
Solicitudes y necesidades de
estudiantes, docentes y comunidad
universitaria en general.
Requerimientos de Directivas.
Invitaciones externas e internas para
participar de eventos deportivos,
culturales, sociales, académicos y
espirituales.
Hojas de Vida de profesionales en las
áreas de psicología, cultura y deporte.
Cotizaciones
Figura 13 Caracterización Proceso de Bienestar Universitario
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
1. Planeación
2. Mercadeo y promoción
3. Inscripción y Selección
4. Verificación del cumplimiento de las actividades
anteriormente mencionadas
5. Implementar las acciones correctivas y preventivas
6. Evaluar los planes de mejoramiento y validar los
resultados de los servicios prestados por el proceso
ENTRADAS
Recursos de papelería, herramientas
tecnológicas, revisión y aprobación del
presupuesto, participación y apoyo de
bienestar universitario, educación
continuada, internacionalización,
comunicación y protocolo y gestión
académica e investigación en el
desarrollo de las distintas actividades
de promoción y admisión, información
sobre la oferta académica de
postgrados y educación continuada.
INDICADORES
1) Porcentaje de inscritos con respecto al
año anterior
2) Relación de Inscritos vs Matriculados
3) Relación de Inscritos vs Admitidos y No
admitidos
4) Porcentaje de Matriculados con respecto
al año anterior
SALIDAS
Plan de gestión y presupuesto, informes de
gestión, invitaciónes a los padres de familia,
colegios y universidades a nivel local y
nacional, prospectos de cada carrera, venta
y entrega de souvenirs, expedientes de los
estudiantes de primer semestre en cada
una de las escuelas.
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Documentos de referencia y listado de
registros, ver Proceso de Mercadeo y
Admisiones GC-P-AR- 01, numerales 5 y 9
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MERCADEO Y ADMISIONES
OBJETIVO: Difundir los programas académicos y Coordinar las actividades de admisión de los aspirantes a ingresar a la Universidad.
ALCANCE: El ingreso a la Universidad, desde la promoción y divulgación de los programas, hasta la admisión de los aspirantes, pasando por los procesos de
inscripción y selección de los mismos.
RECURSOS
1) Recurso humano,
2) Papelería Institucional,
3) Medios Audiovisuales
4) Herramientas Tecnológicas,
5) Prospectos,
6) Souvenirs,
7) Papelería en general,
8) Equipos de oficina y
9) Cafetería
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El proceso de
mercadeo y admisiones tiene relación con los procesos de:
1) Servicios Generales, 2) Planeación, dirección y control, 3)
Comunicación y protocolo, 4) Gestión académica e
investigación, 5) Educación Continuada y 6) Bienestar
Universitario
Figura 14 Caracterización Proceso de Mercadeo y Admisiones
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
1. Planeación de las actividades de Comunicación
2. Comunicación externa:
Realización de boletines de Prensa, gestión de pautas
publicitarias.
3. Comunicación Interna:
(USActual Online, InfoTV, Usa-Tv, Carteleras,
Perifoneo, Página Web)
4. Velar por el buen manejo de la Imagen
Institucional
5. Organización de actividades y manejo del
protocolo
6. Verificación del cumplimiento de las actividades
antes mencionadas.
7. Implementar las acciones correctivas y
preventivas para solucionar las no conformidades
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: EL proceso de Prensa, Comunicación y protocolo, apoya todos los
procesos del Sistema. Dada su transversalidad. He de ahí la importancia de las labores que se desarrollan
dentro de la oficina, y por ende se establece claramente la necesidad que la institución educativa tiene del
funcionamiento del ejercicio mismo de esta dependencia, para proyectar sus logros, actividades y demás,
como también la comunicación interna, y hacia la comunidad en general.
SALIDAS
Comunicados internos y/o circulares
Boletines de prensa
Noticias Web
Ruedas de prensa (si se requiere)
Solicitud de cotización a proveedores de
servicios o productos.
Presupuestos
Diseños
Cuentas de cobro
Ordenes de servicio
Requerimiento de publicidad
Requerimientos de servicio de banquetes
Requerimientos de decoración y
ambientación
ENTRADAS
Solicitud de publicación de información,
noticias, logros, alcances y/o sucesos.
Solicitud de actualización de la página web.
Solicitud de diseños, cotización y
realización de impresos institucionales y
material pop.
Solicitud de diseño y publicación de pautas
publicitarias.
Solicitud de organización de eventos y/o
actividades.
Solicitud de apoyo logístico de eventos
Solicitud de mejoramiento de la estética de
espacios en las sedes de la Seccional.
Solicitud de adecuación de una locación
específica en sedes institucionales para el
desarrollo de un evento.
Solicitud de préstamo de atriles, banderas,
astas, himnos y demás herramientas de
ambientación institucional protocolaria.
Solicitud de registros audiovisuales de
eventos, actos y/o actividades
institucionales.
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Documentos de referencia y listado de registros, ver
Proceso de Comunicación y Protocolo GC-P-PC- 01,
numerales 5 y 9
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE COMUNICACIÓN Y PROTOCOLO
OBJETIVO: Dirigir, coordinar, orientar y regular las actividades de comunicación institucional interna y externa; de la Agenda Publicitaria y de la Propaganda
Institucional; el manejo de los medios de comunicación, la logística de eventos, el protocolo institucional, y la imagen corporativa, para generar
posicionamiento, confianza y recordación de la marca, además de unidad y sentido de pertenencia con la Institución.
ALCANCE: La Oficina de Prensa, Comunicación y Protocolo, coordina todas las actividades de comunicación interna y externa, la Agenda Publicitaria y de
Propaganda Institucional de las dependencias (las Escuelas de pregrado y postgrado, como también la dependencia de Mercadeo y Admisiones reportan
semestralmente a OPRECOMP su propia Agenda Publicitaria). De igual manera, OPRECOMP apoya la organización de eventos institucionales y vela por el
manejo adecuado de la imagen corporativa.
RECURSOS:
Papelería institucional, Elementos de apoyo
audiovisual: video grabadora, grabadora
digital, cámara fotográfica, Suscripción
prensa escrita local, Herramientas
tecnológicas: PC. Internet, impresora,
teléfono, fax, Recursos o elementos para la
ambientación y decoración: atril, banderas,
astas, pendones, matas vajilla, cristalería,
entre otros y Suvenir institucionales.
INDICADORES
1. Porcentaje de emisiones semestrales de
los medios de comunicación interna:
(USATV, USActual, InfoTV, carteleras y
publicaciones)
2. % de Boletine de prensa publicados en
los medios de comunicación local
3. % de noticias publicadas
4. % de pautas publicadas en los medios
de comunicación local
5. Apreciación de estudiantes sobre los
mecanismos de comunicación interna
6. Porcentaje de estudiantes que utilizan
los servicios del área de comunicación
Figura 15 Caracterización Proceso de Comunicación y Protocolo
Fuente: Isolución
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ACTIVIDADES
1. Planeación
2. Efectuar el análisis mensual de saldos y movimientos
de cuentas.
3. Llevar permanentemente el control de gastos con la
respectiva causación.
4. Diligenciar los pagos de las cuentas por pagar
5. Elaborar, solicitar revisión y remitir a la Universidad
Seccional Bogotá la declaración mensual de Retención en
la fuente para su giro y presentación.
6. Elaborar, revisar y pagar la declaración bimensual del
impuesto de Industria y Comercio para su giro y
presentación.
7. Preparar y presentar a los directivos el Balance
General y demás Estados Financieros
8. Elaboración del presupuesto
9. Liquidación de los Créditos Estudiantiles Pregrados
10. Liquidación de los Créditos Estudiantiles Postgrados
11. Liquidación de los Créditos Estudiantiles Diplomados
12. Renovación de créditos estudiantiles
13. Elaboración de Recibo de caja
14. Elaborar los recibos para pago de recaudos de Cartera
15. Coordinar los créditos del ICETEX
16. Renovación créditos del Icetex
17. Informe de financiación de matrículas por semestre
18. Gestión de cobro y Recaudo de la Cartera
19. Presentar un informe mensual de la cartera
20. Paz y salvo
21. Cierre de caja
22. Arqueo de Caja
23. Eliminación de documentos de Créditos cancelados
24. Verificar las actividades
25. Implementar acciones de mejora
INDICADORES
1. Liquidez
2. Costo por estudiante por escuela
3. Rotación de Cartera
PROCEDIMIENTOS Y
DOCUMENTOS
Documentos de referencia y listado de
registros, ver Proceso de Gestión
Financiera GC-P-GF- 01, numerales 5
y 9
ENTRADAS
1. Ordenes de matrículas.
2. Solicitudes de créditos.
3. Documentos de crédito de ICETEX.
4. Recibos de recaudos cancelados.
5. Consignaciones Bancarias.
6. Cartas de los estudiantes referentes
al crédito, devoluciones de matrículas,
plazos ara el pago de las cuotas etc.
7. Solicitudes de paz y salvo para
retiro, traslado y grado.
8. Cuentas de cobros, facturas y
documentos similares para su registro
contable.
9. Recibe por parte de Recursos
Humanos el Comprobante de
liquidación de contrato, y
comprobantes de vacaciones para su
pago.
10. Recibe por parte de Recursos
Humanos las novedades de la nómina
administrativa y de cátedra.
11. Cartas de solicitud de viáticos por
parte de secretaria general.
12. Solicitudes de certificados de
Retención en la Fuente.
13. Solicitudes de Reembolso de Caja
Menor.
14. Requerimientos semestrales para
los presupuestos de las escuelas y
dependencias.
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
OBJETIVO: Contribuir al manejo óptimo de recursos, gestión del capital de trabajo para brindar seguridad financiera a la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa
Marta.
Elaborar y presentar los estados e informes financieros y tributarios de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta, dando cumplimiento a la normatividad
legal vigente.
Suministrar información oportuna y eficaz sobre las entidades financieras con las cuales la universidad tiene convenios para facilitar el pago de matriculas y orientarlos
con los créditos que ofrece el ICETEX.
ALCANCE: Todas las actividades financieras que inciden en todos los departamentos y procesos de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta y tiene
relación con el departamento financiero de la Universidad Sergio Arboleda Seccional Bogotá, con los estudiantes de pregrado, postgrado, profesores, padres de
familia, personal externo y entidades de control de Santa Marta.
SALIDAS
1. Recibos de recaudos para cancelar las cuotas
iníciales y de recaudos de cartera.
2. Informe de cartera.
3. Informe individual de cartera (Por estudiante).
4. Formatos de constancias y/o certificados.
5. Formatos de solicitud de créditos.
6. Formatos de amortización de crédito.
7. Recibos de cajas.
8. Formatos de Pagares y Cartas de
Instrucciones.
9. Cartas de cobro del crédito.
10. Estados Financieros.
11. Informe Financieros.
12. Declaración de Industria y Comercio.
13. Expedición de certificados de Retención en la
Fuente.
14. Pagos por cheques.
15. Presupuestos aprobados para el semestre.
16. Ejecución del presupuesto.
RECURSOS
• Instalaciones Locativas
• Herramientas Tecnológicas
• Papelería en general
• Equipos de oficina
• Software y Hardware
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El
proceso de Gestión Financiera se relaciona con
todos los estamentos institucionales, brindando
apoyo financiero en relación a créditos
estudiantiles, y pagos de todas las obligaciones
que tenga la Universidad Sergio Arboleda
Seccional Santa Marta, teniendo así una relación
directa con los siguientes procesos a los cuales
le brinda apoyo:
1. Gestión académica e investigación.
2. Planeación
3. Mercadeo, Admisiones y Registro
4. Bienestar Universitario
5. Gestión de Recursos Humanos
6. Biblioteca
7. Prensa Comunicación y Protocolo
8. Servicios Generales
Figura 16 Caracterización Proceso de Gestión Financiera
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ACTIVIDADES
Planeación de la Gestión de personal
Desarrollo programa de inducción
Pagos de nómina
Pagos de prestaciones sociales por terminación de contrato.
Gestión en el sistema de seguridad social integral.
Manejo y archivo de la información laboral
Generación de certificados de información laboral
Elaboración y verificación del Plan Institucional de de
capacitación
Medición del Clima laboral
Evaluación de desempeño
Verificación de actividades
Implementación de acciones correctivas y preventivas
Elaboración de planes de mejoramiento y validación de los
servicios prestados por el proceso.
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El proceso de
Gestión de personal se relaciona con todos los procesos del
SGC
PROCEDIMIENTOS Y
DOCUMENTOS
Documentos de referencia (ver lista de
documentos de referencia GC-P-GP-
01, numeral 5 )
Registros del proceso Gestión de
Personal (ver tabla de registros GC-P-
GP- 01, numeral -9-)
INDICADORES
1. Nivel de cualificación académica del
personal administrativo.
2. Mejoramiento en el nivel de cualificación
académica entre el personal docente
3. Indice de inversión de la Seccional en
capacitación al personal docente y
administrativo
4. Ausentismo laboral
5. Ausentismo por salud
6. Costo por ausentismo laboral.
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Apoyar mediante la gestión del talento humano y la administración de salarios, la prestación de los servicios académicos y administrativos de la
Universidad Sergio Arboleda, Seccional Santa Marta.
ALCANCE: Aplica a todo el personal académico (docentes de medio tiempo, docentes de tiempo completo y catedráticos), así como a todo el personal
administrativo, vinculado mediante contrato de trabajo o contrato de aprendizaje con la Universidad Sergio Arboleda.
Selección y vinculación de personal
ENTRADAS
1. Solicitudes de vinculación de
personal, 2. Resultados de aplicación
de pruebas sicotécnicas de sicología,
3. Exámenes médicos de ingreso y de
retiro, 4. Novedades de situaciones
laborales, 5. Solicitudes tales como:
traslados del sistema de seguridad
social integral, entrega parcial de
cesantías, certificaciones laborales,
comprobantes de pago, etc, 6.
Formularios de afiliación debidamente
tramitados para el ingreso de los
trabajadores de la universidad al
sistema de seguridad social integral,
7. Información sobre actividades de
capacitación y 8. Requerimientos de
información y estadísticos.
RECURSOS
Papelería Institucional, Medios
Audiovisuales, Herramientas
Tecnológicas, Archivadores, Papelería
en general, Equipos de oficina, Prueba
de clima laboral – clima 18
SALIDAS
Solicitud de autorización de pagos de:
nomina, seguridad social, prestaciones
sociales y liquidaciones de contrato.
Certificados laborales, comprobantes de
pago y certificados de ingresos y
retenciones.
Información de presupuesto de gastos
laborales, y relativa a la información
contenida en las hojas de vida de los
empleados previa solicitud de cada una de
las dependencias de la universidad o de
entidades externas.
Informe de medición de clima laboral, de
ausentismo y de capacitación a la alta
dirección.
Figura 17 Caracterización Proceso de Gestión del Talento Humano
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ACTIVIDADES
Planear
• Actualización del PEI-Plan de Desarrollo
• Elaboración del Plan de Gestión
• Elaboración del Plan de mejoramiento
• Elaboración del presupuesto
• Formulación de proyectos tecnológicos
Administrar el servicio de Internet.
Reservas y publicación de las aulas y salas de
sistemas.
Gestión de mantenimiento.
• Mantenimiento preventivo
• Mantenimiento correctivo
Seguimiento al presupuesto
Seguimiento del Plan de mejoramiento
Realización de auditorías internas y externas
Presentación del Informe de Gestión
Atención de quejas y reclamos
Formulación de acciones correctivas y preventivas
Acciones de mejoramiento
Validación
RECURSOS
• Un departamento de sistemas, que se
encarga de la gestión administrativa.
• Un laboratorio de sistemas que se
encarga del mantenimiento preventivo y
correctivo de las computadoras a ayudas
de audiovisuales.
• Software de WINDOWS XP PRO,
WINDOWS 2000 SERVER, WINDOWS
2003 SERVER, WINDOWS VISTA PRO,
OFFICE 2007, OFFICE 2003, OFFICE 97,
todas estas aplicaciones cuentan con
licencia educativa legal, puesto que la
universidad cuenta con CAMPUS
AGREEMENT.
• Administración del hardware, como son
la red LAN y los diferentes computadoras
que manejan aplicaciones de forma remota
(apoteossy y OCU).
• Compra de soluciones de software.
• Administración de licencias (campus
agreement)
• Administración de Correos electrónicos
• Administración de salas de sistemas
• Administración de direcciones DHCP.
• Administración del sitio Web.
ENTRADAS
Necesidades en equipos tecnologicos e
infraestructura de redes de
telecomunicaciones
SALIDAS
Soporte a los usuarios en el manejo de la
informacion, funcionamiento de equipos y redes
LAN e inalambrica.
INDICADORES
1. Cobertura de uso capacidad física
2. Cumplimiento del plan de mantenimiento
correctivo.
3. Cantidad de PCs y ayudas audiovisuales con
respecto al número de usuarios de la Universidad.
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN TECNOLÓGICA E INFORMÁTICA
OBJETIVO: El proceso de Gestión Tecnológica e Informática brinda servicios a la comunidad universitaria en manejo de tecnologías de la información y telecomunicaciones,
soporte técnico para el buen funcionamiento del software, hardware y administración de espacios físicos, equipos de ayudas audiovisuales que contribuyan al desarrollo
académico y administrativo de la institución.
ALCANCE: El departamento de Gestión Tecnológica tiene como misión brindar apoyo tecnológico a cada una de las Escuelas y Departamentos que conforman la
Universidad en equipos (hardware) y aplicaciones (software).
Así mismo presta apoyo a los sistemas de telecomunicaciones dentro del campus universitario como son la red alámbrica (LAN) y la red inalámbrica o (Wíreless).
También brinda soporte técnico a eventos y actividades que se desarrollan dentro y fuera del campus universitario.
Este servicio es extensivo a Directivos, docentes y alumnos que requieran de este apoyo tecnológico.
Cabe anotar que este soporte se brinda en ambas sedes con que cuenta la Universidad en la ciudad de Santa Marta.
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Documentos de referencia y listado de registros
proceso de Gestión Tecnológica e Informática GC-
P-GT- 01, numerales 5 y 9
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: El proceso de gestión tecnológica e informática guarda una estrecha relación
con cada una de las dependencias puesto que le brinda apoyo constante en manejo de la información y equipos
tecnológicos. Figura 18 Caracterización Proceso de Gestión Tecnológica e Informática
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ACTIVIDADES
1. Selección del material bibliográfico
2. Adquisición del material bibliográfico
3. Evaluación de la colección
4. Descarte de material bibliográfico
5. Preparación física del material bibliográfico
6. Ingreso información de material libro al Aplicativo Janium
7. Material Audiovisual
(películas, libros, monografías y trabajos de grado).
8. Trabajos de grado
9. Publicaciones seriadas
10. Registro y Control de Préstamo de Computadores
RECURSOS
La biblioteca Rodrigo Noguera Laborde
cuenta con los recursos físicos,
financieros y de personal que le asigna
la Universidad.
Además cuenta con recursos
tecnológicos para el acceso a la
información y el recurso humano para
la atención de los usuarios.
INDICADORES
1. Préstamos estudiantes de cada
programa
2. Préstamos docentes de cada programa
3. Desarrollo de colecciones
ENTRADAS
En los procesos de entrada se puede
contar con la información solicitada a
los decanos, docentes, estudiantes y
los diferentes Departamentos de la
Institución; los manuales de funciones;
los requisitos legales y el manual de
procesos, procedimientos e
indicadores de gestión.
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Documentos de referencia y listado de
registros, ver Proceso de Biblioteca GC-
P-BIB- 01, numerales 5 y 9
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE BIBLIOTECA
OBJETIVO: La Biblioteca Rodrigo Noguera Laborde de la Universidad Sergio Arboleda es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia y la
investigación. Tiene como objetivo satisfacer necesidades de información cultural, académica e investigativa, por medio de sus servicios, convenios
interinstitucionales, su plataforma tecnológica y una atención efectiva y oportuna.
ALCANCE: Todas las actividades y procesos, que se realizan en la Biblioteca Rodrigo Noguera Laborde, van encaminados a satisfacer necesidades de
información de los usuarios, mediante colecciones de material general, de reserva, referencia, publicaciones periódicas y publicaciones seriadas, colecciones
especiales, bases de datos, servicios básicos y especializados que permiten el acceso a la información y al conocimiento.
SALIDAS
En la salida están los servicios que brinda
la biblioteca con el fin de prestar una
atención rápida, oportuna, eficiente y
eficaz a sus usuarios.
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: se representa en la forma como la unidad de información requiere de
insumos de los diferentes departamentos y unidades administrativas para lograr prestar una atención adecuada
a sus usuarios, de igual forma retribuye a sus clientes los insumos necesarios para realizar su labor educativa y
formativa, esto en permanente relación con los diferentes estamentos de la Universidad.
Figura 19 Caracterización Proceso de Biblioteca
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ACTIVIDADES
1. Planear y realizar compras, servicios generales,
mantenimientos y obras
4. Gestión de correspondencia
5. Verificación del servicio de fotocopiadora
6. Coordinar las labores de aseo
7. Coordinar y vigilar al personal de seguridad en el ejercicio
de sus labores
8. Desarrollo de Infraestructura
9. Verificar
10. Actuar
11. Validar
RELACIÓN CON OTROS PROCESOS: La relación con otros procesos se representa en la forma como la servicios generales requiere de insumos de los
diferentes departamentos y unidades administrativas para lograr prestar una atención adecuada a sus usuarios. De igual forma retribuye a sus clientes los
insumos necesarios para realizar su labor educativa, formativa y de oficina. Esto en permanente relación con los diferentes estamentos de la Universidad.
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE SERVICIOS GENERALES
OBJETIVO: Brindar apoyo a los procesos y dependencias de la Universidad en el suministro de elementos de consumo y muebles, realizar y tener actualizado
lo relacionado con los inventarios de la Seccional, proyectar la infraestructura necesaria para el desarrollo de la Universidad, según las necesidades detectadas,
construcción directa y/o interventoría de las obras que se ejecuten, mantenimiento de la infraestructura existente, incluyendo prados, jardines y servicios
(acueducto, alcantarillado, teléfonos, gas, cámaras de vigilancia, redes Internet, etc.), administración de los sistemas de seguridad, control de correspondencia,
fotocopiadora y aseo.
ALCANCE: Todas las actividades de servicios generales van encaminadas a satisfacer las necesidades de la comunidad universitaria, mediante la entrega de los
recursos físicos y materiales que propendan por el bienestar y la calidad de la ejecución de las funciones sustantivas que determina la universidad.
ENTRADAS
Información de necesidades de
decanos, docentes, estudiantes y el
personal de apoyo de la institución.
3. Gestión de almacén e inventarios RECURSOS
Servicios generales cuenta con los
recursos físicos y financieros que le
asigna la universidad, para lograr la
eficiencia y eficacia de la prestación
del servicio a las diferentes estancias
de la universidad
SALIDAS
En la salida están la asistencia que se
brinda con el fin de prestar una atención
rápida, oportuna, eficiente y eficaz a sus
usuarios.
INDICADORES
Cumplimiento plan de compras
Cumplimiento en suministro de elementos
y servicios
Cumplimiento plan de mantenimiento
Seguridad
Aseo
Avance en los planes de infraestructura
2. Coordinar y dirigir al personal de mantenimiento en la
ejecución de sus labores.
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS
Documentos de referencia (ver lista de
documentos de referencia GC-P-SG-
01, numeral 5 )
Registros del proceso Servicios
Generales (ver tabla de registros GC-P-
SG- 01, numeral -9-)
Figura 20 Caracterización Proceso de Servicios Generales
Fuente: Isolución
