Manual de Cuentas Corrientes Vida - IIS7 · - Formalizar normas de operación relativas a la...

Manual de Cuentas Corrientes Vida 30/3/2007 1

Manual de Cuentas Corrientes Vida

Título: Manual de Cuentas Corrientes Vida Clasificación: Recaudación Estatus: Vigente Versión: 3 Dueño: Jefe de Cuentas Corrientes Autor(es): Luis Inzulza / Luis Bravo Revisión: Cada 9 meses Fecha: 19-03-2007


Historia del Documento Versión Fecha Modificaciones hechas Autor

1 Septiembre 2005

Primera Versión Luis Bravo

2 23/03/2006 Cambio de formato Luis Bravo 3 19/03/2007 Agrupación de Instructivos,

incorporación de contabilización en SAP

Luis Inzulza


Índice

I. APERTURA Y CIERRE DE CAJA................................................................... 4

II. RECAUDACIÓN DE PRIMERAS PRIMAS.................................................... 10

III. RECAUDACIÓN VÍA RECAUDADOR........................................................... 14

IV. RECAUDACIÓN DIRECTA DEL CLIENTE................................................... 19

V. RECAUDACIÓN VÍA VENTANILLA.............................................................. 24

VI. RECAUDACIÓN VÍA BANCOS Y TARJETAS.............................................. 28

VII. RECAUDACIÓN VÍA CALL CENTER........................................................ 36

VIII. DOCUMENTOS PROTESTADOS ............................................................. 40

IX. DEVOLUCIONES .......................................................................................... 45

X. TRASPASOS-OMISIONES ........................................................................... 50

XI. CONTROL DE IMPUTACIONES ................................................................... 56

XII. CONCILIACIONES..................................................................................... 61

XIII. GENERACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA.................................... 68


I. Apertura y Cierre de Caja


Apertura y Cierre de Caja

1.- Objetivo - Formalizar normas de operación relativas a la apertura, manejo de medios de pago, cierre de la caja e imputaciones de pagos.

2.- Alcances 1.- Usuarios y Áreas Involucradas

• Tesorería • Cajeros • Recaudadores • Cuentas Corrientes

2.- Normativa

En el desarrollo de este procedimiento se ha utilizado la siguiente normativa de la compañía:

• Manual de Post Venta • Manual de Aprobaciones

3.- Dependencia del Cajero

El cajero depende administrativamente de la Sucursal, según la jerarquía que cada una se haya dado. En cuanto a asuntos propios de Caja, la dependencia es del Tesorero de Casa Central y en lo que se refiere a pagos de seguros de vida, la dependencia es de Cuentas Corrientes Vida.

4.- Horario de Cierre de Caja De lunes a jueves la Caja se cierra a las 17:00 horas y los días viernes a las 15:30 horas.

5.- Timbre de Caja El cajero debe guardar el Timbre de Caja en Caja de Seguridad que debe quedar en custodia en la Caja Fuerte de la Sucursal.

6.- Pago con Cheque al Día

a) Empresas


Cheque al día de la entidad contratante, nominativo y cruzado a favor de Chilena Consolidada Seguros de Vida S.A.

b) Personas Cheque al día nominativo y cruzado a favor de Chilena Consolidada Seguros de Vida S.A.

7.- Pago de Primas y primeras primas con Cheque a Fecha

Se acepta el pago con cheque a fecha, conforme a lo establecido en el Manual de Aprobaciones de la Compañía.

8.- Pago con Vale Vista

Vale Vista nominativo a favor de Chilena Consolidada Seguros Vida S.A. Para retirar el Vale Vista del banco, el recaudador debe poseer un poder notarial, el cual debe tramitar con el Tesorero de la Compañía.

9.- Cierre Computacional de la Caja

El Cajero debe cerrar computacionalmente la Caja del día al final del horario de atención de Caja, lo cual se requiere a efecto de calcular diariamente el valor cuota de los fondos en que se valoriza el Valor Póliza. Y puede proceder de inmediato a abrir la Caja del día siguiente, con lo que los pagos recibidos quedan con fecha del próximo día hábil.

10.- Aplicación de las Rendiciones de Pago

Las rendiciones de Primeras Primas y Pagos Directos de Clientes deben quedar imputadas en el mismo día en que se recibe el pago. Las Rendiciones de Recaudadores, deben quedar imputadas a más tardar a las 12 horas del día siguiente. En cada sucursal de Seguros de Vida, el Responsable de la Imputación de Pagos debe verificar que la recaudación de su sucursal, quede imputada en las cuentas corrientes el mismo día que se recauda, para esto, a primera hora de cada día debe generar el Listado con el Estado de las Rendiciones y debe realizar las gestiones necesarias para aplicar las rendiciones que estén en estado pendiente.

11.- Capacitación Las personas designadas como responsables de las imputaciones deben haber sido previamente capacitadas, idealmente en la unidad de Cuentas Corrientes de la compañía.

12.- Pagos APV


Caja no debe ingresar el detalle de los pagos APV, solamente debe confeccionar la Rendición, la cual envía a Cuentas Corrientes con los Comprobantes de Pago y las planillas de Descuento APV. Los pagos APV se ingresan y aplican en la unidad de Cuentas Corrientes.


3.- Flujograma

RecaudaciónApertura y Cierre de Caja 12-10-2005

Inicio díaFin del DíaRecaudación

Caja

SI

NO

SI

Caja, Unidad Encargada de Imputar la Recaudación

Caja

Entrada

Apertura de Caja

Ingresa Recaudación Operacional y No Operacional

CJ Multicompañía

Ingreso Operacional

CJ Multicompañía

Fin Movimientos

Cierre de Caja

CJ Multicompañía

Crea Rendiciones para: Pagos Directos, Colectivos, APV y Primeras Primas

CJ Multicompañía

Envía Rendiciones Imputadas a Cuentas Corrientes Rendición

Planilla

Salida

Imputa Rendiciones de Pago


4.- Procedimiento 1.- Apertura de Caja

El Cajero de cada sucursal, todos los días realiza la apertura computacional de su caja en el sistema CJ Multicompañía.

2.- Crea Rendiciones para pagos Directos, Colectivos, APV y Primeras Primas Antes de empezar a ingresar las transacciones de pago, crea número de rendiciones para efectuar los ingresos operacionales de:

- Individuales - Colectivos - APV - Primeras Primas, - Ventanilla Bancos

3.- Ingresa Recaudación Operacional y No Operacional

- El Cajero durante el día procede a ingresar la recaudación operacional (Inversiones, otros) y no operacional de la compañía, en el sistema CJ Multicompañía.

4.- Cierre de Caja Al final del día el cajero procede a cerrar la Caja y a efectuar un arqueo de la

misma antes de empezar a ingresar las transacciones de pago, crea número de rendiciones para efectuar los ingresos operacionales de:

5.- Imputa Rendiciones de Pago El Cajero o la unidad encargada de imputar las Rendiciones de Recaudadores, imputa el detalle de los pagos a las pólizas utilizando el sistema integrado. A las 12 horas del día hábil siguiente al cierre de caja deben quedar imputadas estas rendiciones. Nota: Las Rendiciones de APV no deben ser imputadas en sucursales por los cajeros o las unidades encargadas de imputar las Rendiciones de Recaudadores. 6.- Envía Rendiciones Imputadas a Cuentas Corrientes Una vez terminadas de imputar las Rendiciones de Recaudadores, se despachan los documentos asociados a la Rendición (formulario Rendición, Comprobantes de Pago y Planillas de Descuento) a la unidad de Cuentas Corrientes.


II. Recaudación de Primeras Primas


Recaudación de Primeras Primas

1.- Objetivo Formalizar los procedimientos asociados a la recaudación de las primeras primas en Caja.


• Tesorería • Cajeros • Agentes • Cuentas Corrientes

2.- Normativa


• Manual de Post Venta


3.- Flujograma

RecaudaciónRecaudación Primeras Primas 21-09-2005

Intermediario

Cajero

Entrada

Cobrar Pago Provisorio

Recaudar Primeras Primas en Caja

Sistema Integrado; Ingresar Fondos en Caja

Comprobante

Salida

$

Comprobante

$

Comprobante


4.- Procedimiento 1.- Cobrar Pago Provisorio

- El Agente entrega en Caja los Comprobantes de Pago Provisorio correspondiente a nuevos cierres y los documentos de pago asociados.

2.- Recaudar Primeras Primas en Caja

- Cajero recauda los fondos, chequea que se cumpla con las formalidades exigidas por la compañía.

Legibilidad Datos enmendados Falta de datos Cheques de terceros

Es muy importante la función del cajero en la revisión, ya que es el último control previo a su imputación. Si presenta errores, no se acepta el pago.

- Cajero ingresa al sistema MJ Multicompañía los pagos correspondientes a

primeras primas, el sistema los imputa a cuentas transitorias cuando se realiza el cierre computacional de la Caja.

- Cajero entrega copias timbradas de los Comprobantes de Pago Provisorio de

Primera Prima y se queda con la copia que adjuntara a la Rendición de Recaudación una vez que haga el cierre de Caja.


III. Recaudación Vía Recaudador


Recaudación Vía Recaudador

1.- Objetivo - Formalizar los procedimientos asociados a la recaudación de primas vía Recaudador

- Para profundizar en el tema de la recaudación se sugiere consultar “ Manual de Recaudación”, publicado en Intranet.


• Tesorería • Cajeros • Recaudadores • Cuentas Corrientes

2.- Normativa




3.- Flujograma

RecaudaciónRecaudación Vía Recaudador 21-09-2005

Recaudador

NO

SI

Recaudador

Recaudador

NO

SI

Recaudador

Entrada

Recauda el Pago$

DxP TR, APV o COL

Registra Novedades de Pago en la Planilla

Recibo de Pago

Registra Pago de Aviso de Vencimiento

Comprobante de Pago

Rinde Fondos

Confecciona Rendición y Remesa de Valores

Rendición

PlanillasComprobantes

Remesa de Valores

1

2


Supervisor

NO

Cajero o Encargado de Recaudación

Cajero

Recibe Fondos Recaudados

Sistema Integrado; módulo Recaudación

Ingresa y Aplica Pagos

Sistema Integrado; módulo Ingreso

Salida

Revisión Formal de la Rendición

Errores

1

2


4.- Procedimiento 1.-Recauda el Pago - El Recaudador contacta al cliente o la empresa y efectua la cobranza de la(s) prima(s). 2.- Registra Novedades de Pago en la Planilla - Si se trata de la recaudación de las primas asociada a una Planilla de Descuento o alguna Nómina de Pagos, entonces el Recaudador registra las novedades de pago (inclusiones, exclusiones y pagos con diferencias). En la Planilla de Descuento. 3.- Registra Pago de Aviso de Vencimiento - Si se trata de la recaudación de la prima y otros pagos asociada a un Aviso de Vencimiento, el Recaudador completa el Comprobante de Pago, copia del cual entrega al cliente. 4.- Confecciona Rendición y Remesa de Valores - El Recaudador realiza la rendición de las primas cobradas durante su gestión, para esto:

- Confecciona formulario Rendición de Pagos en que registra la cantidad de avisos y planillas cobradas, y el monto en dinero recolectado.

- Confecciona formulario Remesa de Valores

en que registra los medios de pago que entregará al Cajero de la Sucursal (Cheques, efectivo).

5.- Revisión Formal de la Rendición - El Supervisor de Recaudación de la Sucursal revisa la rendición de las primas cobradas por el Recaudador, aclara y corrige los problemas y una vez que está OK, firma la Rendición de Pagos y la Remesa de Valores, en señal de conformidad 6.- Recibe Fondos Recaudados - El Recaudador entrega la rendición de la cobranza al Cajero de la Sucursal (Avisos,

Planillas, valores). - El Cajero como comprobante del Ingreso de Fondos entrega al Recaudador un ejemplar

firmado de la Rendición de Pagos y de la Remesa de Valores. 7.- Ingresa y Aplica Pagos - El Cajero o la persona designada por cada sucursal, ingresa la rendición y el detalle de

los pagos al sistema integrado; en caso que está cuadrada la planilla está es aplicada inmediatamente, si no, los pagos quedan imputados en cuentas transitorias (pagos por aclarar).


IV. Recaudación Directa del Cliente


Recaudación Directa del Cliente

1.- Objetivo - Formalizar los procedimientos asociados a la recaudación directa de primas (pago del cliente en Caja)


• Tesorería • Cajeros • Cuentas Corrientes

2.- Pagos de Colectivos - Se define como 2984 el código de recaudador de Caja, para las rendiciones

automáticas de Colectivos, para las Cajas de todo el país, con el registro de la ciudad del cajero.

- En caso que en la planilla de Colectivos figuren inclusiones de asegurados, entonces, el Cajero no debe imputar la planilla, vale decir, debe dejarla descuadrada. Las inclusiones requieren ser sometidas al proceso de selección de riesgos.

- Si una planilla de Colectivos se detecta cuadrada (el pago sea igual al cobro), se imputa en forma automática. Si ello no ocurre, operará como el día de hoy en el resto de las planillas.

3.- Comprobante de Pago para el Cliente - El Comprobante de Pago que genera el sistema computacional en el detalle de

documentos de pago, tiene el siguiente formato: xxx yyy N° cheque F Cheque Monto en que: xxx: Corresponde a la forma de pago, ejemplo EFE (efectivo), CHF (Cheque a fecha). yyy: Corresponde a la descripción abreviada de la entidad, ejemplo BCH (Banco de Chile) N° Cheque: Son los últimos cinco dígitos del documento de pago.


3.- Flujograma

Caja

Caja

Cajero

Entrada

Registra Novedades de Pago en la Planilla

Planilla

Recauda, Ingresa y Aplica el Pago

Sistema Integrado; módulo R d ió

Salida

Obtiene o Genera Aviso Vigente

Sistema Integrado, Consultas

Planilla

Aviso

Comprobante de Pago


4.- Procedimiento 1.- Obtiene o Genera Aviso Vigente - El Cajero atiende al cliente y chequea que este pagando el Aviso o Planilla vigente, para

lo cual utiliza la consulta del Sistema Integrado. Si no se trata del Aviso o Planilla vigente, entonces lo genera utilizando el Sistema Integrado.

2.- Registra Antecedentes del Pago - El Cajero recibe el pago y revisa que cumpla con las formalidades exigidas por la

compañía para cada tipo de medio de pago.

- El cajero registra en el Aviso o Planilla: Aviso de Vencimiento: - Registra monto pagado - Registra Medio de Pago (Efectivo, Cheque(Banco, Vencimiento) Planilla de Descuento: - Registra monto total pagado - Registra Novedades de Pago para cada Asegurado (tacha los no pago, indica los

pagos con diferencia, incorpora los pagos de nuevos asegurados) - Verifica la cuadratura de la planilla y si hay diferencia, de ser posible aclara las

diferencias con el cliente. - Registra Medio de Pago (Efectivo, Cheque(Banco, Vencimiento)

3.- Recauda, Ingresa y Aplica el Pago - El Cajero ingresa el número de aviso o planilla al sistema integrado a) Caso Colectivo: - Ingresa el código de recaudador 2984. - Ingresa el total pagado y el medio de pago. - Si la planilla no contiene inclusiones, entonces ingresa las novedades de pago al sistema

integrado (si tiene inclusiones debe quedar descuadrada para que no sea aplicada a las cuentas corrientes).

- Imprime el Comprobante de Pago y lo entrega al Cliente. b) Caso Planillas de Vida Individual - Ingresa el total pagado y el medio de pago. - Ingresa las novedades de pago (inclusiones, exclusiones, pagos con diferencia)


- Imprime el Comprobante de Pago y lo entrega al Cliente. c) Caso Avisos de Vencimiento - Ingresa el total pagado y el medio de pago. - Imprime el Comprobante de Pago y lo entrega al Cliente.


V. Recaudación Vía Ventanilla


Recaudación Ventanilla Bancos

1.- Objetivo - Formalizar el procedimiento asociado a la recaudación vía ventanilla bancos


• Tesorería • Cuentas Corrientes

2.- Normativa


• Manual de Post Venta 3.- Depósito de lo Recaudado por Parte del Banco

Los bancos con convenio efectúan varios depósitos en la cuenta corriente de la compañía, Se hace al menos un depósito por los pagos en efectivo y al menos un depósito por los pagos con cheques. El que sea uno o más depósitos por cada medio de pago depende de si el banco detalla los depósitos a nivel de cada una de sus sucursales o bien lo hace en forma consolidada. Por ejemplo, el Bci hace depósitos consolidados y el Banco de Chile hace depósitos por cada una de sus sucursales.

4.- Rendición de la Recaudación Ventanilla Bancos Se utilizan los siguientes códigos: - Banco Chile Servipag Código 3917 - Bci Código 3918


3.- Flujograma

RecaudaciónPagos Ventanilla 21-09-2005

Recibe Cupones Ventanilla Bancos

Tesorería

Tesorería

Tesorería

Tesorería

Entrada

Ingresa e Imputa Pagos Ventanilla Bancos

CJ Multicompañía

Cupones de Pago

CuponesRendición

Envía Documentos a Cuentas Corrientes

Salida

Recepciona Cupones de Pago

Reconoce Contablemente el Pago


4.- Procedimiento 1.- Recepciona Cupones de Pago - La Tesorería retira de los bancos con convenio, los cupones de pago en las fechas

establecidas para este efecto. 2.- Reconoce Contablemente el Pago - El Cajero de Pedro de Valdivia genera Comprobante Contable en que reconoce como

prima directa los depósitos realizados por los Bancos con convenio en la cuenta corriente de la compañía.

3.- Ingresa e Imputa Pagos Ventanilla Bancos - El Cajero de Pedro de Valdivia ingresa en el sistema CJ Multicompañía, los pagos ventanilla Bancos con el código de rendición (recaudador) asignado al convenio. 4.- Envía Documentos a Cuentas Corrientes - Una vez ingresados los cupones de pago en el sistema CJ Multicompañía, el Cajero de

Pedro de Valdivia, envía los cupones, con la rendición generada a la unidad de Cuentas Corrientes.


VI. Recaudación Vía Bancos y Tarjetas


Recaudación Vía Bancos y Tarjetas

1.- Objetivo - Formalizar los procedimientos asociados a la recaudación e imputación de pagos de las vías Bancos y Tarjetas


• Cuentas Corrientes • Contabilidad • Tesorería (ve las cartolas)

2.- Normativa

En el desarrollo de este procedimiento se ha utilizado la siguiente normativa de la compañía: • Manual de Post Venta

3.- Acciones Automática del Sistema Frente a un No Cargo

Si se trata de un no cargo debido a una cuenta errónea o inexistente, entonces el sistema automáticamente saca al cliente de la vía de cobro banco y lo deja en la vía de cobro directa con recaudador. En otro caso deja al cliente en la misma vía de cobro.

4.- Día del Cargo Bancario

Para los Bancos, los días en que se realizan los cargos corresponden al 5 o al 20 del mes. La excepción es el Banco de Chile en que esto se realiza un día después.

5.- Información de los Cargos Bancarios En general los Bancos lo informan vía internet, accediendo a un sitio web. Las excepciones corresponden a los Bancos Internacional que opera informando vía nóminas de pago en papel y BancoEstado, que opera informando vía e- mail.


3.- Flujograma Recaudación Vía Banco

RecaudaciónRecaudación Vía Banco 21-09-2005

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Entrada

Obtener Información de Cargos Realizados

Reconocer Contablemente el Pago

www.bci.cl

Ingresar Rendición e Imputar los Pagos


Salida

Rendición

Nómina de Pagos

Imprimir Cartolas Bancarias

Sitio web de los Bancos

Chequea Pagos Contra Cartolas

Confecciona Rendición

Conecta el Archivo de Pagos al Sistema

Verifica la Aplicación de Pagos


Recaudación Vía Tarjeta

RecaudaciónRecaudación Vía Tarjeta 21-09-2005

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Entrada

Obtiene Información de Cargos Realizados

Reconoce Contablemente el Pago

Sistema Transbank

Ingresa Rendición e Imputar los Pagos


Salida

Rendición

Imprime Cartola Bancaria

Internet

Chequea Pagos Contra Cartola


Conecta el Archivo de Pagos al Sistema

Verifica la Aplicación de Pagos

Revisa la Liquidación de Pago

Liquidación de Pago


4.- Procedimientos 1.- Recaudación Tarjetas

1.1.- Obtiene Información de Cargos Realizados

El Asistente de Cuentas Corrientes:

- Tres días después de la fecha de cargo (los cargos son los 20 y los 7 de cada mes) obtiene vía internet, la información de los cargos realizados.

1.2.- Genera desde Transdata, nomina con los cargos recibidos:


- Imprime desde internet nomina con cargos recibidos en que figuran los pagos realizados por la Administradora de Tarjetas. -

1.3.- Chequea Pagos Contra Nomina


- Chequea la consistencia entre los cargos realizados por la Administradora de Tarjetas e informados vía Internet y los pagos registrados en la Nomina. Si hay discrepancias las resuelve con la Administradora.

1.4.- Confecciona Rendición


- Confecciona Rendición de Pago asociada a los pagos recaudados por Tarjeta, adjuntando la nomina y genera el Comprobante ya contabilizado por SAP. Documentos que envía a Contabilidad para el ingreso de la Rendición adjuntando comprobante contable con detalle de los pagos.

1.5.- Reconoce Contablemente el Pago

El Departamento de Contabilidad: - Recibe la Rendición de Pago con detalle del pago, y el Comprobante Contable. - Ingresa la Rendición de Pago al Sistema Integrado. - Envía copia de la Rendición al Departamento de Cuentas Corrientes.


1.6.- Conecta el Archivo de Pagos al Sistema


- Recupera el archivo de pagos desde internet, y lo deja accesible al sistema integrado (lo renombra).

1.7.- Ingresa Rendición e Imputa los Pagos


- Ingresa Rendición de Pago al Sistema Integrado. - Ingresa Novedades de pago al Sistema Integrado, con lo cual se aplican los pagos a las cuentas corrientes de las pólizas.

1.8.- Verifica la Aplicación de Pagos


- Chequea la aplicación de Tarjetas, considerando un par de pólizas elegidas al azar. Si hay problemas, gestiona su solución.

1.9.- Revisa la Liquidación de Pago


- Aproximadamente entre el día 8 y el día 10 del mes siguiente recibe el Informe con la Liquidación de Pagos de la Administradora de Tarjetas. Analiza las diferencias y las resuelve. Por ejemplo, si un pago realizado, no figura en la liquidación, se genera la devolución del mismo.

2.- Recaudación Bancos 2.1.- Obtiene Información de Cargos Realizados


- Obtiene la información de cargos realizados vía internet, para los bancos que operan con esta modalidad y vía papel para los que operan de esta forma.


2.2.- Imprime Cartolas Bancarias


- Desde los sitios web del Banco centralizador (Banco Crédito), imprime cartolas bancarias en que figuran los pagos realizados por los bancos.

- 2.3.- Chequea Pagos Contra Cartolas


- Chequea la consistencia entre los cargos realizados por el Banco e informados vía Internet y los pagos registrados en la cartola bancaria. Si hay discrepancias las resuelve con el Banco.

2.4.- Confecciona Rendición


- Confecciona Rendición de Pago asociada a los pagos recaudados en cada Banco, adjuntando la cartola bancaria y el Comprobante Contable ya contabilizado por SAP. Documentos que envía a Contabilidad para el ingreso de la Rendición al sistema integrado. Nota: En la contabilización de los pagos, se débita la cuenta 1530111039, indicando en la glosa el nombre de la Cuenta y el mes de pago; y se acredita la cuenta 2325111003, por el total de los pagos, indicando en la glosa el número de la Rendición de Pago.

2.5.- Reconoce Contablemente el Pago

El Departamento de Contabilidad: - Recibe la Rendición de Pago con la cartola bancaria y el Comprobante Contable. - Ingresa la Rendición de Pago al Sistema Integrado. - Envía copia de la Rendición al Departamento de Cuentas Corrientes.

2.6.- Conecta el Archivo de Pagos al Sistema


- Recupera el archivo de pagos desde internet, y lo deja accesible al sistema integrado (lo renombra).


2.7.- Ingresa Rendición e Imputa los Pagos


- Ingresa Rendición de Pago al Sistema Integrado. - Ingresa Novedades de pago al Sistema Integrado, con lo cual se aplican los pagos a las cuentas corrientes de las pólizas.

2.8.- Verifica la Aplicación de Pagos


- Chequea la aplicación de cada Banco, considerando para cada banco un par de pólizas elegidas al azar. Si hay problemas, gestiona su solución.


VII. Recaudación Vía Call Center


Normas de Recaudación

1.- Objetivo - Formalizar los procedimientos asociados a la recaudación que realiza el Call Center


• Call Center • Cuentas Corrientes

2.- Normativa




3.- Flujograma

RecaudaciónRecaudación Vía Call Center

Call Center

Call Center

Cuentas Corrientes

Contabilidad

Entrada

Realiza Gestión de Cobranza Telefónica

Formaliza Cobro Vía Tarjeta de Crédito

Salida

BD No Cargos

Sistema Integrado

Sistema Transbank

Envía Cupones Tarjeta a Cuentas Corrientes

Imputa Pagos

Sistema Integrado

Cupones

Cupones


Contabiliza

Sistema Contable


4.- Procedimiento 1.- Realiza Gestión de Cobranza Telefónica

Las Ejecutivas del Call Center realizan gestiones de cobranza telefónica sobre los clientes que figuran en la base de No Cargos de cobranza automática ofreciendo la opción de pago vía cargo a su tarjeta de crédito.

2.- Formaliza Cobro Vía Tarjeta de Crédito En caso que el cliente acepte el pago del No Cargo vía su tarjeta de crédito, la Ejecutiva del Call Center, formaliza la operación vía el Sistema Transbank y genera el Cupón Tarjeta y el Comprobante de Pago.

3.- Envía Cupones Tarjeta a Cuentas Corrientes Al final del día, las Ejecutivas del Call Center envían los cupones tarjetas con los Comprobantes de Pago, a la unidad de Cuentas Corrientes.

4.- Confecciona Rendición Cuentas Corrientes recibe los cupones tarjeta, confecciona Rendición de Pagos, con Recaudador Directo Compañía. Además contabiliza por SAP, de la siguiente forma: - Para cada pago genera una línea asociada a la cuenta 1530111039

debitándola por el monto del pago, y en la glosa identifica el N° de la póliza. - Una vez registrada cada una de las pólizas genera una línea asociada a la

cuenta 2325111003 acreditándola por el total de pago del grupo de pólizas, indicando en la glosa en N° de la Rendición.

5.- Contabiliza

Contabilidad ingresa al Sistema Integrado rendición e informa al departamento de Cuentas Corrientes.

6.- Imputa Pagos Cuentas Corrientes, consulta a Contabilidad si se ha ingresado la Rendición y de ser así procede a imputar los pagos en el sistema integrado.


VIII. Documentos Protestados


Regularizaciones

1.- Objetivo Formalizar el procedimiento a seguir en el caso de documentos protestados que pagaban primas


• Tesorería • Cuentas Corrientes

2.- Normativa


• Manual de Post Venta • Devoluciones de Primas


3.- Flujograma

RecaudaciónDocumento Protestado 21/09/2005

Solicitud de DevoluciónDocumento Protestado informado por Tesorería

Tesorería

Tesorería

NO

SI

Cuentas Corrientes

Sucursal

SI

NO

Cuentas Corrientes Recaudador Recaudador

Recaudador

Recaudador

Cuentas Corrientes

Recaudador

Entrada

Procesa Devolución

Informa a Sucursal

Salida

Sistema Integrado; Consultas; Devoluciones

Documento Protestado de una póliza

Informa Documento Protestado

Contabiliza Documento Protestado

Contacta al Cliente para Regularizar la Situación

Rinde Montos Recuperados como Pagos Directos

Depósita Valores Recuperados

Envía Original del Depósito a Cuentas Corrientes

Contabiliza Recuperación de Fondos

Realiza Gestión de Cobranza

Se Cumplió Plazo Máximo

Devuelve Documento a Cuentas Corrientes


4.- Procedimiento 1.- Contabiliza Documento Protestado

Tesorería recibe los documentos rechazados por los bancos (documentos protestados) y procede a contabilizarlos en la cuenta 1640111036 Activos por Aclarar Auxiliar Cheques Protestados.

2.- Informa Documento Protestado

Tesorería envía documento protestado a la unidad de Cuentas Corrientes, para que proceda a registrar la reversa del pago en la cuenta corriente y para que coordine las gestiones de cobranza.

3.- Documento Protestado que Pagaba una Póliza 3.1 Procesa Devolución

- Cuentas Corrientes procede a generar la devolución del abono en el sistema integrado en las cuentas corrientes Primas, Avances y Primeras Primas.

3.2 Informa a Sucursal

- Cuentas Corrientes envía el documento protestado a la sucursal involucrada para que realice gestiones de cobranza de la prima. El cobro de la prima se debe efectuar al valor de la moneda, que registre la póliza, UF, USR o UST.

3.3 Rinde Montos Recuperados como Pagos Directos

- La sucursal realiza gestiones de cobranza y rinde los eventuales montos recuperados como pagos directos. El ingreso de la imputación de estos valores, se debe realizar en rendición con código recaudador “Pago Directo Compañía”, según la sucursal que corresponda.

- Si cliente solicita redepositar cheque protestado, sucursal debe depositarlo en cuenta corriente de la compañía y con el depósito ingresar en rendición Pago Directo Compañía. 4.- Documento Protestado que Pagaba una Planilla 4.1 Dentro del Plazo Máximo 4.1.1 Depósita Valores Recuperados

- Cuentas Corrientes envía el documento protestado a la Sucursal involucrada para que obtenga un nuevo pago de la planilla. Pago con un documento al día o en efectivo.


4.1.2 Envía Original del Depósito a Cuentas Corrientes

- La Sucursal realiza gestiones de cobranza y si resulta exitosa, entonces depósita el monto recaudado y envía a Cuentas Corrientes una copia de la boleta de depósito, para su contabilización.

4.1.3 Si empresa solicita redepositar cheque protestado, la sucursal debe depositarlo en cuenta corriente de la compañía, deposito se envía al Departamento de Cuentas Corrientes para su posterior contabilización.

NOTA: No se debe confeccionar Rendición de Recaudación

4.1.4 Contabiliza Recuperación de Fondos - Cuentas Corrientes contabiliza la recuperación de fondos.

a) Caso: Cheque de empresa Débita la cuenta 2325111006 por el monto del cheque, en la glosa indica el Rut de la empresa y el string “Cheque protestado”. Acrédita la cuenta 1640111036 por el monto del cheque, en la glosa indica el nombre del emisor del cheque.

b) Caso: Cheque que paga una póliza Débita la cuenta 2325111001 por el monto del cheque, en la glosa indica el N° de la póliza y el string “Cheque Protestado”. Acrédita la cuenta 1640111036 por el monto del cheque, en la glosa indica el nombre del emisor del cheque.

4.2 Expiró el Plazo Máximo (21 días a contar de la fecha de recepción del documento) 4.2.1 Devuelve el Documento a Cuentas Corrientes

- La Sucursal devuelve el documento protestado a la unidad de Cuentas Corrientes, acompañado de una hoja de “Gestión”.


IX. Devoluciones


Devoluciones

1.- Objetivo Formalizar el procedimiento a seguir en el caso de devoluciones de primas


• Sucursales • Cuentas Corrientes • Tesorería

2.- Normativa


• Manual de Post Venta • Devoluciones de Primas

3.- Pago en Efectivo de la Devolución Las sucursales autorizadas para pagar en efectivo las devoluciones hasta un monto de UF 10. Una vez que efectúan el pago deben informar a Cuentas Corrientes para que curse la devolución sin emisión de cheque.


3.- Flujograma Recaudación

Devoluciones 21-09-2005

Solicitud de Devolución de Pago (por workflow)

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Contabilidad

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Entrada

Procesa Devolución (a póliza o a Rut)

Retira Cheques de Tesorería

Salida

Despacha Cheques

Sistema Integrado; Consultas; Devoluciones

$Devolución

Genera Comprobante Contable

Responde Vía Workflow que la Tarea está Resuelta

Contabiliza y Genera Cheque


4.- Procedimiento 1.- Procesa Devolución

- Cuentas Corrientes recibe el requerimiento de cursar una devolución de prima. Por ejemplo, debido a: que el cliente anulo una póliza y se cobro posteriormente una prima, en la cuenta corriente se tienen pagos anticipados de primas, rebajo la prima y se cobro la prima antigua, otras razones.

- Antes de marcar o cursar la devolución en el sistema integrado, a las 14

horas de cada día, Cuentas Corrientes ejecuta tarea que Libera Fondos (documentos a fecha).

Nota: Si el pago se realizó con un cheque a fecha, el sistema no deja efectuar la devolución hasta 5 días después de su fecha de vencimiento.

- Cuentas Corrientes procede a cursar la devolución en el sistema integrado,

opción Devoluciones,

2.- Genera Comprobante Contable - Cuentas Corrientes genera el Comprobante Contable asociado a la

devolución. Dependiendo del tipo de devolución, el sistema computacional débita la cuenta:

- 2325111001 Primas por Devolver Asegurados, - 2325111004 Pagos Transitorios por Devolver, - 2325111005 Avances por Devolver,

por el monto de la devolución, y acrédita la cuenta 2540111386 por el monto de la devolución, en la glosa indica el nombre del destinatario del cheque.

- Envía el Comprobante Contable a Contabilidad.

3.- Responde Vía Workflow que la Tarea está Hecha - Cuentas Corrientes actualiza la tarea del workflow, en que se solicitó la devolución, indicando que está resuelta.

4.- Contabilidad Genera Cheque - Contabilidad recibe el Comprobante ya Contabilizado en SAP por Cuentas Corrientes para generar cheque correspondiente al pago.

5.- Retira Cheques de Tesorería

- Cuentas Corrientes retira de la Tesorería los cheques generados por las devoluciones procesadas.

6.- Despacha Cheques


- Cuentas Corrientes despacha los cheques de devoluciones a sucursales o envía a depositarlos, según se haya acordado con los clientes.


X. Traspasos-Omisiones


Traspasos y Omisiones de Pago

1.- Objetivo Formalizar el procedimiento a seguir en el caso de traspasos de pagos y omisiones de pago.

2.- Alcances 1.-Usuarios y Áreas Involucradas

• Cuentas Corrientes • Suscripción (traspasos de primeras primas) • Local Huérfanos (traspasos de RV) • Área Colectivos (traspasos de primas de Colectivos) • Beneficios (traspasos asociados a avances)

2- Normativa


• Manual de Post Venta 3.- Traspasos APV

Los traspasos de pagos del producto APV los realiza exclusivamente la unidad de Cuentas Corrientes, estos no están descentralizados a sucursales.

4.- Razones que Motivan Traspasos

Entre las razones, figuran las siguientes: - Un pago anticipado realizado a una póliza PF, el cual requiere que sea

aplicado manualmente al siguiente compromiso. - Pago mal imputado, el pago se registro en un mes que no correspondía. - Regularización de los pagos de una cuenta corriente. - El pago de la prima única de Renta Vitalicia se imputó a una cuenta

transitoria. - Otras razones.

5.- Razones que Motivan Omisiones de Pago

Entre las razones, figuran las siguientes: - Regularización de los pagos de una cuenta corriente. - Póliza de Vida Universal que lleva su Prima Proyectada a cero. - Póliza de Vida Universal en que el cliente no pago una prima proyectada

y no existe una obligación de pago de la misma. - Dar por pagado un compromiso parcialmente pagado (requiere V°B°

conforme al Manual de Aprobaciones). 6.- Nuevos Accesos a Usuarios


Los accesos a nuevos usuarios son aprobados por el Supervisor de la unidad de Cuentas Corrientes, quien a la vez los solicita al área tecnología.


3.- Flujograma

RecaudaciónTraspasos y Omisiones de Pago

Solicita Traspaso de Pago (correo, workflow, otro)

Cuentas Corrientes, Sucursales (algunas), Huérfanos (traspasos RV)

Cuentas Corrientes, Sucursales (algunas), Huérfanos (traspasos RV)

NO

SICuentas Corrientes

Entrada

Procesa Traspaso de Pago

Salida

Traspasos

Envía Documento Traspaso a Archivo Cuentas Corrientes

Cierre de Mes

Genera Informe de Traspasos para Contabilidad

Informe Traspasos

Sistema Integrado

TraspasosListado de Cuentas Transitorias


Requiere Omisión de Pago (correo, workflow, otro)

Cuentas Corrientes

Entrada

Procesa Omisión de Pago

Salida

Omisión

Envía Documento Omisión a Archivo Cuentas Corrientes

Omisión


4.- Procedimiento 1.- Traspasos de Pago

1.1.- Procesa Traspaso de Pago - Huérfanos recibe Informe de Cuentas Transitorias con los pagos de RV que no se imputaron a la póliza sino que al rut del contratante y que deben ser traspasados a la cuenta corriente póliza. - Cuentas Corrientes o una Sucursal tiene que cursar un traspaso de pago, por ejemplo: porque el pago se imputó a otra póliza del cliente; porque el pago, si bien se imputó a la póliza, se imputó a un compromiso que no correspondía, porque el pago quedo abonado en una cuenta transitoria (renta vitalicia), otra razón.

- Cuentas Corrientes o la Sucursal involucrada, procede a cursar el traspaso en el sistema integrado, opción Traspasos y obtiene el V°B° conforme al Manual de Aprobaciones de la Compañía.

1.2.- Envía Documento Traspaso a Archivo Cuentas Corrientes

- En caso que el traspaso lo procese una Sucursal, el documento impreso que genera el sistema es enviado a Cuentas Corrientes para su archivo junto con los documentos de traspaso que genera Cuentas Corrientes.

1.3.- Genera Informe de Traspasos para Contabilidad

- Al cierre del mes, Cuentas Corrientes genera en el sistema integrado el Informe de Traspasos, el cual envía al Departamento de Contabilidad.

2.- Omisiones de Pago

2.1.- Procesa Omisión de Pago - Cuentas Corrientes analiza una cuenta corriente decide el cursar una omisión de pago.

- Cuentas Corrientes procede a cursar la omisión de pago en el sistema integrado y obtiene los V°B° conforme al Manual de Aprobaciones de la Compañía.


XI. Control de Imputaciones


Control Imputaciones

1.- Objetivo - Formalizar los procedimientos asociados al control de las imputaciones en la unidad de Cuentas Corrientes


• Tesorería • Cajeros • Cuentas Corrientes

2.- Normativa


• Manual de Post Venta 3.- Pagos APV

Caja no debe ingresar el detalle de los pagos APV, solamente debe confeccionar la Rendición, la cual envía a Cuentas Corrientes con los Comprobantes de Pago y las planillas de Descuento APV. Los pagos APV se analizan y aplican en la unidad de Cuentas Corrientes.

4.- Archivo de las Rendiciones

Una vez imputadas las Rendiciones, los documentos se guardan durante un mes en el archivo de Cuentas Corrientes; los documentos de meses anteriores se envían al archivo externo (Publipost).


3.- Flujograma

RecaudaciónControl Imputación

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Archiva cupones pago tarjeta

NO

Sólo imputa excepciones a n

SI SI SI

Operaciones de Seguros Colectivos Cuentas Corrientes Cuentas Corrientes

Operaciones de Colectivos

Entrada

Ingresa y Aplica Pagos, Informa a Producción las Exclusiones

Sistema Integrado; módulo Ingreso Pagos

Salida

Envía Rendición a Operaciones de Seguros Colectivos Rendición

Planilla

RendiciónPlanilla

Planilla

Rendición

DxP COL

Recepciona Rendiciones desde Caja

DxP APV

Ingresa y Aplica Pagos

Sistema Integrado; módulo Ingreso Pagos

Salida

Controla y Procesa Documentos de Pago

DxP TR o PF

Análiza e Ingresa Pagos no Imputados

Rendición

PlanillaSistema Integrado; módulo Ingreso Pagos

Salida


4.- Procedimiento 1.- Recepciona Rendiciones desde Caja

- Cuentas Corrientes recepciona Rendiciones de Caja enviadas por la Tesorería y por las distintas Cajas de Sucursales.

2.- Controla y Procesa Documentos de Pago

- Cuentas Corrientes controla que se hayan recepcionado las rendiciones de las distintas Cajas en los plazos que corresponde (la rendición de un día se recibe al día siguiente más los días correspondiente al transporte de la valija). - Cuentas Corrientes detecta en el sistema integrado, opción Consulta de Rendiciones, las rendiciones sin aplicar y contacta a las sucursales para solucionar los problemas. - Cuentas Corrientes revisa la documentación de las rendiciones, detecta casos de demoras en la rendición de los valores y solicita a la(s) sucursale(s) involucradas las explicaciones y deja constancia de esto en el archivo de Demoras en Rendir Fondos, para efectos de auditoría.

3.- Descuento por Planilla Colectivos 3.1 Envía Rendiciones a Seguros Colectivos

- Cuentas Corrientes envía a Operaciones de Seguros Colectivos las rendiciones correspondientes a pólizas de seguros colectivos.

3.2 Ingresa y Aplica Pagos

- Operaciones de Seguros Colectivos procede a Ingresar y Aplicar Pagos en el sistema integrado. - Operaciones de Seguros Colectivos informa al área Producción de Seguros Colectivos, los casos de exclusiones de asegurados de las pólizas.

Nota: Ante una sobrecarga de trabajo en el área de Seguros Colectivos, y a solicitud de esta área, Cuentas Corrientes apoya el trabajo de Ingresar y Aplicar Pagos

4.- Descuento por Planilla APV 4.1 Analiza y Aplica Pagos

- Cuentas Corrientes procede a analizar lo ingresado y a aplicar los pagos APV en el sistema integrado.

5.- Descuento por Planilla TR o PF


5.1 Analiza e Ingresa Pagos no Imputados - Cuentas Corrientes analiza los casos de rendiciones en que hay planillas pendientes de imputación y procede a su cuadratura para aplicar sus pagos en el sistema integrado.

Nota: Entre los casos que se dan figuran los siguientes:

a) El Sindicato de la empresa percibe una comisión. En este caso si el pago llega en forma integra a la compañía, el asistente genera una devolución por él % de comisión. Si el Pago viene por el total menos él % de comisión, entonces el asistente rebaja él % de comisión al pago de cada uno de los asegurados,

b) Rendiciones descuadradas, las que cuadra para proceder a su imputación.


XII. Conciliaciones


1.- Objetivo - Formalizar los procedimientos asociados a la certificación de la información de

recaudación de primas de las distintas líneas de negocio. 2.- Alcances 1.- Usuarios y Áreas Involucradas

Tesorería Cuentas Corrientes Contabilidad Inversiones

Tesorería, con los cierres diarios de Caja y las aplicaciones de los pagos. Cuentas Corrientes, que controla el proceso de aplicaciones de pagos y realiza los procesos de cierre del mes. Contabilidad, que certifica que lo informado como recaudación del mes esté acorde con los registros contables. Inversiones, que efectúa los procesos diarios de valorizaciones de las cuotas de los distintos fondos en que se expresa el Valor Póliza de las pólizas flexibles (APV, Business Life, Universal Life).

2.- Normativa


• Circular 1439 de la SVS (circular Fecu) 3.- Cierre Computacional Diario de la Caja

El Cajero debe cerrar computacionalmente la Caja del día al final del horario de atención público, y puede proceder de inmediato a abrir la Caja del día siguiente, con lo que los pagos recibidos quedan con fecha del próximo día hábil.

4.- Aplicación de las Rendiciones de Pago

Las rendiciones de Primeras Primas y Pagos Normales de Clientes deben quedar imputadas en el mismo día en que se recibe el pago. Las Rendiciones de Recaudadores, deben quedar imputadas a más tardar a las 12 horas del día siguiente. Las rendiciones de APV y de Colectivos son despachadas a Cuentas Corrientes. En cada sucursal de Seguros de Vida, el Responsable de la Imputación de Pagos debe verificar que la recaudación de su sucursal, quede imputada en


las cuentas corrientes en los plazos arriba señalados, para esto, diariamente genera el Listado con el Estado de las Rendiciones y debe realizar las gestiones necesarias para aplicar las rendiciones que estén en estado pendiente; lo cual permite que Cuentas Corrientes realice los procesos diarios de Cierre y Valorización de los Valor Póliza. Hay recaudaciones que no son imputadas y quedan como rezagos, por ejemplo: - Cuando se ha recaudado prima por alguna póliza APV que previamente

ha sido rescatada. En este caso se trámita la devolución del pago. - Cuando se ha recaudado un pago de una persona que no es cliente de la

Compañía.


3.- Flujograma

RecaudaciónConciliación

Cuentas Corrientes

NO

SI

Cuentas Corrientes

NO

SICuentas Corrientes

Inversiones

Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

NO

SI

Entrada

Controla Diariamente la Aplicación de las Rendiciones de Pago

Sistema Integrado "Rendiciones Pendientes"

Rendiciones OK

Genera Informe Pagos del Período

Sistema Integrado "Genera Pagos del Período"

Pagos OK

Genera Cierre Diario Sistema

Integrado "Proceso Cierre" Di i "

Fin de Mes

1

Ejecuta Proceso Valorización

Proceso de Valorización

Informa Valores Cuota

Informa Valor Cuota a Areas Operacionales

Proceso de Valorización


Cuentas Corrientes

NO

SI

Cuentas Corrientes

Contabilidad

Genera Informe de Pagos Aplicados en el Mes

Sistema Integrado, Cuadratura por Producto

Ingresos OK

Confecciona Informe de Primas (Recaudación) por Líneas de Negocio

Excel

Diferencias

Concilia con los Registros Contables y Firma

Sistema Contable

Informa Recaudación Oficial por Línea de Negocio

Informe de Primas

Salida

1

Informe de Primas


4.- Procedimientos

1.- Controla Diariamente la Aplicación de las Rendiciones de Pago El Jefe de Cuentas Corrientes a primera hora de cada día genera desde el Sistema Integrado el Informe de Rendiciones Pendientes para chequear que se hayan aplicado conforme a las reglas, vale decir, las de Caja en el mismo día y las de Recaudadores a más tardar a las 12 horas del día siguiente. Apenas pasadas las 12 horas del día, en caso que haya alguna rendición que no este siendo aplicada conforme a la norma anterior, se comunica con las sucursales involucradas y resuelve el problema.

2.- Genera Informe de Pagos del Período

El Jefe de Cuentas Corrientes, una vez que todas las Rendiciones del día hábil anterior están aplicadas, vale decir, el Informe de Rendiciones Pendientes de ese día sale en blanco, procede a procesar desde el Sistema Integrado, la opción Genera Pagos del Período, con los parámetros: - Fecha Desde : Fecha del día que cierra - Fecha Hasta : Fecha del día que cierra Revisa el Informe, verfica errores de cuadratura que salen al final del Informe. Si hay problemas se comunica con el Jefe de Mantención de Sistemas para resolver el problema.

3.- Genera Cierre Diario

El Jefe de Cuentas Corrientes, una vez que está OK el Informe de Pagos del Período, procede a ejecutar desde el Sistema Integrado el Cierre Diario, en este proceso indica La Fecha de Cierre Actual (día a cerrar) el programa despliega en la pantalla la última fecha cerrada.

4.- Informa Valores Cuota

Inversiones calcula el valor cuota diario de los fondos en que está indexada la rentabilidad de los productos flexibles; los ingresa al Sistema Vida (opción Proceso de Valorización) y envía mail al Jefe de Cuentas Corrientes informando que están disponibles los valores cuotas al día hábil anterior.

5.- Informa Valor Cuota a Áreas Operacionales

El Jefe de Cuentas Corrientes, una vez que recibe el mail de Inversiones en que informa que están ingresados los valores cuotas del día hábil anterior, informa esto a su vez por mail al área de Beneficios y al área de Operaciones TR (jefaturas), quienes requieren esta información para el cálculo de rescates y para procesar los endosos de cambio de fondo, respectivamente.

6.- Ejecuta Proceso de Valorización

El Jefe de Cuentas Corrientes, una vez que ha procesado el cierre diario de la recaudación de un día, procede a ejecutar, interactivamente, el proceso de valorización de ese día, desde el Sistema Vida, Imputaciones de Pago, Cierre


Valorizado, Proceso de Valorización, aplicación en que se ingresa la fecha del día a valorizar. Una vez que ha concluido el proceso de valorización, chequea si hay problemas con la aplicación “punto net” (desde Internet, en favoritos) Vurevcon: “Chequeo Valorizado”, la cual envía un e-mail con el OK y detallando la situación de cada fondo. Si hay alguna diferencia, resuelve el problema con el área mantención de sistemas.

7.- Genera Informe de Pagos Aplicados en el Mes Una vez cerrado el último día del mes:

- El Jefe de Cuentas Corrientes genera Aplicaciones de Pago con la aplicación Cuadratura por Producto (Procesos Misceláneos; Tratamiento de Rendiciones; Cuadratura por Producto).

- El Departamento de Operaciones (Tecnología) genera el Informe de

Aplicaciones de Pago. 8.- Confecciona Informe de Primas por Líneas de Negocios

- El Asistente de Cuentas Corrientes retira el Informe de Aplicación de Pagos y revisa que los Totales de Ingresos de cada día estén acordes con lo realmente ingresado cada día conforme al Informe de Pagos del Período correspondiente a cada día del mes. Si hay problemas lo resuelve con el jefe de Mantención de Sistemas.

- Una vez que el Asistente de Cuentas Corrientes da su OK al Informe de Aplicación de Pagos, a partir de él, el Jefe de la Unidad de Cuentas Corrientes confecciona en Excel el Informe de Primas por Líneas de Negocio, eventualmente puede haber diferencias en las totalizaciones, si se detecta alguna se ve el caso con el Jefe de Mantención de Sistemas para resolver el problema.

9.- Concilia con los Registros Contables y Firma

- El Jefe de Cuentas Corrientes entrega el Informe de Primas al Analista Contable encargado de su conciliación.

- El Analista Contable revisa la cuenta 2325111003 que es Remesas

Versus Rendición, para los Tipos de Movimiento 39, el monto tiene que ser el mismo, de haber diferencias las aclara. De ser así firma el Informe de Primas en señal de su conciliación con la Información Contable y entrega una copia al Jefe de Cuentas Corrientes.

Informa Recaudación Oficial por Línea de Negocios

- El Jefe de Cuentas Corrientes, una vez que recibe el Informe de Primas firmado por el Analista de Contabilidad, procede a su distribución vía mail a los Gerentes y Subgerentes de la Compañía de Seguros de Vida.


XIII. Generación de Información Financiera


Recaudación Directa del Cliente

1.- Objetivo - Formalizar los procedimientos asociados a la certificación y envío de la información contable asociada a la recaudación.


• Tesorería • Contabilidad • Cuentas Corrientes

2.- Normativa En el desarrollo de este procedimiento se ha utilizado la siguiente normativa de la compañía:

• Manual de Post Venta • Circular 1439 de la SVS


3.- Flujograma 4- Procedimiento

RecaudaciónCertifica Información Financiera

Cuentas Corrientes, Contabilidad

Cuentas Corrientes

Entrada

Genera Información Financiera

Salida

Certifica la Información Financiera


1.- Genera Información Financiera - Se genera la siguiente información la cual debe certificar Cuentas Corrientes:

Información Generada por Fecha Observaciones Informe de Primas Aplicadas en el Mes

Cuentas Corrientes Cierre de Mes La orden de proceso la genera Contabilidad, el informe lo cuadra Cuentas Corrientes

Traspasos Cursados Cuentas Corrientes Cierre de Mes Omisiones de Pago Cursadas en el Mes

Cuentas Corrientes Cierre de Mes

Avance en Trámite Cuentas Corrientes Cierre de Mes Se generó el cheque al cliente, pero no están los cargos en el sistema para dar inicio a su cobranza

Avance con Intereses


Deudores por Primas


Inventario de Primeras Primas

Departamento Producción

Cierre de Mes

Pagos Rezagados Tesorería Cierre de Mes Libro de Ventas Contabilidad Cierre de Mes Libro de Recaudación

Contabilidad Cierre de Mes

- Se envía la información a Cuentas Corrientes para su certificación. 2.- Certifica la Información Financiera


- Cuentas Corrientes revisa cada uno de los Informes a certificar, conforme al check list establecido para el Informe en cuestión, registra los V° B° del Supervisor de Cuentas Corrientes y envía el Informe con el check list al departamento de Contabilidad para su consideración en los Estados Financieros de la Compañía.


1.- Envío de Información Financiera Proceso/Información

CHECK LIST Cifras de acuerdo a la tendencia Revisa casos particulares Cuadratura de Valores (ecuación de balance) Revisa Inventarios Observaciones:

Fecha Revisado

por: V°B° Supervisor Cuentas Corrientes

Manual de Cuentas Corrientes Vida - IIS7 · - Formalizar normas de operación relativas a la...

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