Manual de Funciones - DINACOPADELEGACIÓN: Se refiere a la enunciación de las tareas que el...

DIRECCION NACIONAL DE CORREOS DEL PARAGUAY

RESOLUCION N° 1128 /2011 DINACOPA/SG/PYO

LEY Nº 4016 / 2010DIRECCION NACIONAL DE CORREOS DEL PARAGUAYDINACOPA

Manual Administrativo de Cargo y Funciones

Elaborado por el Departamento de Planeamiento y OrganizaciónFecha de Aprobación:

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Bicentenario de la Independencia Nacional 1811 -2011

INTRODUCCIÓN

El Manual Administrativo de Funciones de la Dirección Nacional de Correosdel Paraguay, esta basado en una estructura funcional y perfectamenteadecuada a los requerimientos presentes de la Institución, dotado de laflexibilidad necesaria para enfrentar desafíos futuros.

En el manual están contempladas las funciones desde la Dirección Generalhasta los diversos sectores administrativos y operativos de la misma.

En el presente Manual se dan las directrices básicas de la organizaciónformal, a las cuales deberán sujetarse todos los sectores dependientes de laDINACOPA.

Se adoptó un esquema de identificación de los niveles jerárquicos,dependencias, Funciones Generales, y frecuencia de las funciones.

El Manual de organización y funciones es parte del proceso de comunicaciónde toda Institución y tiene por objeto la designación formal de las posiciones.






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PREMISAS BÁSICAS

RAZONABILIDAD : Es importante en el desempeño de cargos de Dirección yJefaturas, en cualquier nivel de la estructuraorganizacional, el ejercicio de las actividades dePLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN, DIRECCIÓN,ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN, CONTROL,MANTENIMIENTO, DE LA DISCIPLINA Y ESPÍRITU DEEQUIPO PERSONAL.

PLANIFICACIÓN : La preparación de los programas de trabajo y el estudiode las tareas a ejecutar, identificando los obstáculos,buscando la forma de movilización de los recursos y desuperar las deficiencias para la correcta toma dedecisiones en cuanto a métodos, personal, recursosmateriales a ser utilizados y plazos a observar en larealización de los trabajos.

COORDINACIÓN : La unión de esfuerzos y recursos, dentro de un periodode tiempo, para obtener el mejor rendimiento en laejecución de los trabajos, a través de la simultaneidad yoportunidad de acciones, evitando conflictos deactuación.

DIRECCIÓN : El ejercicio de dirección de todas las acciones y personasbajo su responsabilidad, a través de la toma dedecisiones correspondientes a la esfera de susatribuciones, la transmisión de “ordenes” o instruccionesal funcionario a su cargo y el control de los resultados.

ORIENTACIÓN : Es la actividad de asegurar que los trabajos sigan lasnormas establecidas, a través de la indicación demedidas adecuadas, corrección de actitudes yprocedimientos.






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INFORMACIÓN : Transmitir al Director y los Jefes de Subordinadosdependientes de la misma, las decisiones, instrucciones,datos, propósitos y resultados, de tal forma que éstosestén permanentemente informados de todo cuantosucede dentro de la Dirección.

CONTROL : Examinar los factores humanos, tiempo y costo, conmiras a la mejor ejecución, en el menor tiempo posible,con el menor costo y una mayor productividad.Asimismo, que los trabajos sean realizados conforme conlas normas, políticas y procedimientos aprobados por laInstitución.

ESPÍRITU DEEQUIPO DELPERSONAL

:Que los asesores de staff, los departamentos, los Jefesde Departamentos, y Divisiones, a través de la utilizaciónde técnicas de gerenciamiento y relaciones humanas, lajusta aplicación de las normas y la transmisión deorientaciones adecuadas, mantengan a todos losfuncionarios bajo sus responsabilidades, identificados conlos objetivos y políticas de las Institución, buscandoestablecer un clima saludable, cooperación y fomentandola actuación del trabajo en equipo.

DEFINICIONES

NIVEL : Es la ubicación jerárquica de los cargos administrativosconforme a las funciones específicas que se realiza.

CARGO : Se indica el cargo que ocupa el responsable del sector enla estructura organizacional.

DENOMINACIÓN : Es la designación que se da a cada sector de laDINACOPA

RELACIONES : Se indica los tipos de relaciones existentes entre losdistintos entes vertical, horizontal, interna y externa, decada sector y/o cargo.






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OBJETIVOS : Son los resultados preestablecidos que deben seralcanzados mediante el buen desarrollo de las funcionesde cada sector.

FUNCIONES : Se detallan las funciones generales y especificas quedeben desarrollar los distintos sectores de la DINACOPA,debiendo interpretarse con criterio enunciativo y nolimitativo.

AUTORIDAD : Son los distintos tipos de autoridad vigentes en laOrganización.

SECTOR : Es la denominación que se da en forma genérica acualquier dependencia de una organización,independiente del nivel jerárquico a que corresponda.

RESPONSABLE : Se utiliza para referirse al titular de un sector de cualquiernivel de la estructura de la Organización, o lasobligaciones que emergen del ejercicio de unadeterminada atribución.

ATRIBUCIONES : Se utiliza para definir y establecer las facultadesdelegadas a los responsables de cada ente de laorganización.

DELEGACIÓN : Se refiere a la enunciación de las tareas que el funcionariojerárquico puede asignar a sus subordinados. En razóndel exceso de obligaciones a cumplir, el responsable decada sector podrá delegar funciones en los miembros que,según el organigrama dependen de él. Pero estadelegación no implica debilitar la responsabilidad por lastareas delegadas.

ORGANIGRAMA : Es la representación grafica de la estructuraorganizacional de la Entidad, donde se establecen losdistintos niveles jerárquicos de los rangos y de losdistintos sectores de la organización.






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CARGO : Es la ubicación jerárquica de los cargos administrativosconforme a las funciones específicas que se realiza.

DENOMINACION : Es la designación que se da a cada sector de la DirecciónNacional de Correos del Paraguay

RELACIONES : Se indica los tipos de relaciones existentes entre losdistintos entes vertical, horizontal, interna y externa, decada sector y/o cargo.

OBJETIVOS : Son los resultados preestablecidos que deben seralcanzados mediante el buen desarrollo de las funcionesde cada sector.

FUNCIONES : Se detallan las funciones generales y especificas quedeben desarrollar los distintos sectores de la Dirección deAdministración y Finanzas. Debiendo interpretarse concriterio enunciativo y no limitativo.

AUTORIDAD : Son los distintos tipos de autoridad vigentes en laOrganización.

SECTOR : Es la denominación que se da en forma genérica acualquier dependencia de una organización,independiente del nivel jerárquico a que corresponda.

RESPONSABLE : Se utiliza para referirse al titular de un sector de cualquiernivel de la estructura de la Organización, o lasobligaciones que emergen del ejercicio de unadeterminada atribución.

ATRIBUCIONES : Se utiliza para definir y establecer las facultadesdelegadas a los responsables de cada ente de laorganización.






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DELEGACIÓN : Se refiere a la enunciación de las tareas que el funcionariojerárquico puede asignar a sus subordinados. En razóndel exceso de obligaciones a cumplir, el responsable decada sector podrá delegar funciones en los miembros que,según el organigrama dependen de él. Pero estadelegación no implica debilitar la responsabilidad por lastareas delegadas.

ORGANIGRAMA : Es la representación grafica de la estructuraorganizacional de la Entidad, donde se establecen losdistintos niveles jerárquicos de los rangos y de losdistintos sectores de la organización.






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RESPONSABILIDADES

Son responsables por este documento:Elaboración Diagramación, recolección de datos y carga: Lic. Cynthia DaRosa, Jefa del Departamento de Planeamiento y Organización.Apoyo Técnico: Lic. José Enciso, Sr. Rodrigo Caceres, Sr. Rodrigo Toledo, Lic.Raúl AlonsoRevisión: Equipo Directivo de la DINACOPAAprobación: Directora Nacional de Correos del ParaguayRealización de copias y distribución: Dentro de la DINACOPA, se deberárealizar las copias y distribuir a las dependencias a través de Secretaria GeneralAplicación y seguimiento: Todos los Jefes en los sectores a su cargo,Socialización del Manual.






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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL






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NIVEL: Dirección General

DENOMINACION: Dirección Nacional de Correos del Paraguay

OBJETIVOS: Organizar, Ejecutar y controlar todo lo referente a las gestiones de la institución.

RELACIONES: Presidencia de la República del Paraguay

DEPENDENCIAS:

Dos Secretarias Una Auditoria Interna Una Unidad de Asuntos Internos Cinco Asesorías Cuatro Direcciones Dos Control Interno Tres Coordinaciones Un Asunto Aduanero Veinte y cuatro Departamentos Sesenta y cinco Divisiones Dos Secciones

FUNCIONES GENERALES

1. Cumplir y hacer las disposiciones legales y reglamentarias relativas a susfunciones.

2. Velar por el cumplimiento de los convenios, tratados, acuerdos yrecomendaciones de la normativa Postal Internacional.

3. Representar a la DINACOPA ante los poderes públicos y organismosNacionales e Internacionales.

4. Ejercer la representación legal de la DINACOPA, a todos los efectos, ante lostribunales de justicia o arbitrales, conferir y revocar poderes o mandatos.

5. Adquirir derechos, pactar comisiones, suscribir contratos y otros instrumentosy documentos.

6. Ejercer la función de ordenador de gastos, de conformidad a las disposicioneslegales vigentes, siendo responsable de la ejecución del presupuestodesignado a la DINACOPA.

7. Elevar el anteproyecto de presupuesto anual de la DINACOPA para suposterior estudio y aprobación por los organismos encargados para el efecto

8. Elevar las instancias correspondientes los proyectos de reglamento y susmodificaciones.

FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. En todos los casos

4. Todo el tiempo

5. Según cada caso

6. Todo el tiempo

7. Anualmente

8. Según cada caso






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..DIRECCION GENERAL PAG. 2

FUNCIONES GENERALES

1. Establecer procedimientos operativos, conforme a la necesidad delservicio Postal, basados en los convenios, actas, resoluciones, acuerdos yrecomendaciones de la Unión Postal Universal y de la Unión Postal de lasAmericas , España y Portugal y otros Organismos Nacionales eInternacionales.

2. Disponer la supervisión, inspección, fiscalización, control, intervención yauditoria operativa, administrativa y financiera de cualquiera de susdependencias.

3. Definir y ejecutar la Política de recursos Humanos de la DINACOPA,proponer al Poder ejecutivo los nombramientos, aplicar sanciones deprimer grado, solicitar la instrucción de sumario Administrativo, Emitirreglamentos Internos, Disponer sobre rotaciones, Traslados, asignación decargos y funciones, atendiendo a la estructura institucional.

4. Decidir sobre otorgamiento de becas, pasantías, incentivos, bonificacionesy gratificaciones, remuneraciones extraordinarias, remuneracionesadicionales, otras remuneraciones complementarias, permisos,contrataciones y rescisión de contrato del personal, deacurdo con lanecesidad de la DINACOPA.

5. Designar a los funcionarios que representaran a la DINACOPA, en loscongresos, reuniones de trabajo, seminarios, pasantías y otros eventos enel ámbito nacional e internacional.

6. Contratar asesores técnicos nacionales e internacionales y extranjeros,conforme con las necesidades del servicio.

7. Integrar comisiones Especiales nacionales e internacionales, de acuerdocon las necesidades de la DINACOPA.

8. Habilitar o clausurar sucursales o agencias de correos, conforme a lasnecesidades del servicio Postal y a las estrategias comerciales de laDINACOPA.

9. Decidir sobre pagos, cobros y compensaciones de cuentas postalesnacionales e internacionales del servicio Postal, conforme al convenio dela Unión Postal Universal y acuerdos Bilaterales o multilaterales.

10. Disponer de los recursos provenientes de los fondos internacionales ynacionales, conforme a los acuerdos y convenios vigentes a a lasexigencias de los organismos de cooperación Técnica.

11. Disponer el pago de las cuotas contributivas a los organismos postalesinternacionales.

12. Realizar cuantas otras actividades sean necesarias para el mejorcumplimiento de sus funciones

FRECUENCIA

1. Según necesidad

2. Diariamente

3. En cada caso

4. En cada caso

5. En cada caso

6. Según necesidad

7. Según necesidad

8. Según cada caso

9. Según cada caso

10. Según cada caso


12. Todo el tiempo






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STAFF






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NIVEL: Staff

DENOMINACION: Secretaria Privada

OBJETIVOS: Coordinar y mantener en orden la agenda del Director de Correos, e informarsePermanentemente sobre sus actividades.

RELACIONES: Depende de la Dirección General

Area

Encargado de Gabinete

FUNCIONES GENERALES

1. Conocer, asistir o encaminar al Director de Correos en lo que refiere a lasgestiones operativas y administrativas de Servicios Postales.

2. Recibir y registrar los documentos, expedientes, correspondencia y otros,remitidos a, y por el area de gabinete

3. Tramitar y archivar la documentación recibida y remitida por la DirecciónGeneral

4. Organizar y actualizar el archivo de la Dirección de Correos, para facilitar laobtención rápida y precisa de las informaciones.

5. Realizar copias de los documentos emitidos por la Dirección Generalmanteniendo un archivo actualizado y ordenado

6. Mantener actualizado la lista de funcionarios superiores de las InstitucionesPúblicas y de la Institución y otras que se relacionan con la AdministraciónPostal

7. Redactar y mecanografiar notas, circulares, memorándum, orden de servicio,etc. a solicitud del Director de Correos.

8. Realizar y atender cuidadosamente las llamadas telefónicas, y otras tareasque le son propias.

9. Controlar y verificar el contenido de todos los documentos que requieran lafirma del Director de Correos y sean tramitados en el día y estén en orden ycondiciones para el mismo.

10. Proporcionar la información necesaria y actualizada de interés para elDirector de Correos y que se relacione con sus funciones.

11. Encaminar las documentaciones a las diferentes oficinas internas comoexternas como lo solicite la Dirección General

12. Realizar el seguimiento de los documentos emitidos por la Dirección General13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA

1. En cada caso

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. Todo el tiempo

6. Todo el tiempo

7. En cada caso

8. En todo momento

9. En todo momento

10. En todo momento

11. En cada caso

12. En todo momento13. Según necesidad






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NIVEL: Area

DENOMINACION: Gabinete

OBJETIVOS: Mantener informada al Jefe de Secretaria Privada acerca de las actividades,entrevistas, visitas entre otras que se agenda para el /la directora/ra General.

RELACIONES: Depende de la Secretaria privada

udai

FUNCIONES GENERALES

1. Recibir y atender, al público y al personal que solicita audiencia con elDirector de Correos.

2. Agendar los compromisos del Director/ra General, y buscar mecanismospara recordarle dichos compromisos

3. Recibir y registrar los documentos, expedientes, correspondencia y otros,remitidos a, y por la Dirección de la Institución.

4. Mantener un listado de funcionarios superiores de las Instituciones Públicasy de la Institución y otras que se relacionan con la Administración Postal,actualizado

5. Realizar y atender cuidadosamente las llamadas telefónicas, y otras tareasque le son propias.

6. Controlar y verificar el contenido de todos los documentos que requieran lafirma del Director de Correos y sean tramitados en el día y estén en orden ycondiciones para remitirlos a Secretaria Privada

7. Atender todas las consultas de las diferentes oficinas de la Institución y deterceros.

8. Cuidar la imagen institucional, mediante la atención correcta y cordial alpúblico en general y al personal postal, como así también a través de la buenapresencia y el buen ambiente de la Secretaria Privada Gabinete de laDINACOPA.

9. Proporcionar la información necesaria y actualizada de interés para elDirector de Correos y que se relacione con sus funciones.

10. Realizar las gestiones que le encomienden sus superiores11. Orientar al público que lo requiera sobre los Servicios Postales.12. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En todo momento

3. Diariamente

4. En todo momento

5. Diariamente

6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo

8. En todo momento

9. En todo momento

10. En todo momento11. En cada caso12. Según necesidad






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NIVEL: Staff

DENOMINACION: Secretaria General

OBJETIVOS: Fiscalizar y controlar las documentaciones relacionadas con la institución y asesoraral Director de Correos en lo referente a normas, reglamentos y procedimientos vigentes.


DEPENDENCIAS: Departamento de Archivo

AREAS: Secretaria y Mesa de Entrada

FUNCIONES GENERALES

1. Dirigir y controlar las actividades de las dependencias a su cargo.2. Velar por el cumplimiento de las disposiciones adoptadas por la Dirección de

Correos, conforme a las normas vigentes y acuerdos Internacionales de laU.P.U. y U.P.A.E.P.

3. Verificar y someter a consideración y firma del Director General de Correoslas (notas, resoluciones) y documentaciones nacionales e internacionales etc.,que guardan relación con las actividades de la Institución y suscribir lasResoluciones.

4. Realizar las gestiones administrativas o contractuales con personas físicas ojurídicas en lo que se refiere a la prestación de servicios, conjuntamente conla Asesoría Jurídica, previo dictamen de ésta.

5. Conocer e interiorizarse en el funcionamiento del servicio de Correo y de lasnormas vigentes y legales, nacionales e internacionales, para asesorar alDirector de Correos.

6. Proyectar y redactar las documentaciones emanadas de la Dirección Nacionalde Correos del Paraguay (DINACOPA), y dar curso a las destinadas a ella(notas, resoluciones, expedientes, etc.) nacionales e internacionales.

7. Procesar expedientes con todos sus requisitos referentes al Servicio quepresta el Correo Paraguayo.

8. Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de laInstitución.

9. Recepcionar y procesar documentaciones dirigidas a las distintasdependencias de la Institución y Asesorar sobre las mismas.

10. Solicitar materiales, útiles y equipos de Oficina con anticipación.11. Cuidar de la seguridad de su dependencia, e informar sobre cualquier

irregularidad a su superior inmediato.12. Fomentar, o encaminar las publicaciones informativas y promociónales

referente a la Institución y a los Servicios que presta el Correo Paraguayo.13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En todo momento

3. En cada caso

4. En cada caso

5. En todo momento

6. En cada caso

7. En cada caso

8. En todo momento

9. En cada caso

10. En cada caso11. Mensualmente12. En todo momento

13. En cada caso

14. Según necesidad






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NIVEL: Area

DENOMINACION: Secretaria

OBJETIVOS: Realizar todas las actividades de asistencia directa al Secretario General, en todo loque se refiera a audiencias, entrevistas, documentación y trámites en general.

RELACIONES: Depende de Secretaria General

FUNCIONES GENERALES

1. Preparar notas memorándum, resoluciones, circulares yotros

2. Recolección de datos e informaciones necesarias para latoma de decisiones y elaboración de documentos por elGabinete y el Secretario Ejecutivo.

3. Monitoreo de los expedientes ingresados en la institucióny cuyo reclamo pudiera hacerse interna y externamente.

4. Procesamiento de la documentación pertinente y archivode la correspondencia y documentos en general recibidospara la institución, a través de la Secretaria General

5. Mantener un archivo actualizado6. Organizar los documentos de forma cronológica7. Manejar la agenda del secretario general8. Mantener informado al Secretario General acerca de las

actividades y compromisos diarios9. Atender las llamadas telefónicas brindando la información

correcta10. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con

la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. Según necesidad

2. Según cada caso

3. Todo el tiempo

4. En todo momento

5. Todo el tiempo6. En todo momento7. En todo momento8. Todo el tiempo

9. Todo el tiempo







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Mesa de Entrada

OBJETIVOS: Recepcionar, dar entrada y salida a las documentaciones que ingresan por mesa deentrada.


FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar las solicitudes, notas, memorándum y otros2. Atender al cliente interno y externo en temas relacionados

a documentos que maneja la dependencia3. Recepcionar solicitudes de tramites de casillas4. Recepcionar documentos para la dirección General

dándole la numeración correspondiente5. Mantener el archivo actualizado6. Organizar los documentos de forma cronológica7. Dar entrada y salida a los documentos recepcionados8. Estar en constante comunicación con la secretaria de la

Secretaria general en cuanto a las documentaciones9. Entregar de inmediato a la secretaria, las

documentaciones una ves registrado, para suprocesamiento

10. Atender las llamadas telefónicas brindando lainformación correcta

11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan conla naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. Diariamente2. En todo momento

3. Según cada caso4. Según necesidad

5. En todo momento6. Todo el tiempo7. Todo el tiempo8. Todo el tiempo

9. Diariamente

10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Archivo

OBJETIVOS: Recepcionar, controlar, y clasificar todos los documentos a ser conservados.


FUNCIONES GENERALES

1. Recibir las documentaciones a ser resguardados oconservados de las distintas oficinas.

2. Avalar lo recibido con el sello y la firma3. Clasificar los paquetes por año4. Organizar los documentos recibidos en forma

sistemática y por orden.5. Confeccionar las documentaciones necesarias para

dar informe a los superiores de la llegada de losdocumentos.

6. Procesar las documentaciones donde corresponda7. Planificar las incineraciones a realizar teniendo en

cuentas la reglamentación de mantener losdocumentos de archivo por cinco años.

8. Designar al personal encargado para realizar lasincineraciones

9. Mantener un histórico actualizado de los documentosrecibidos e incinerados así como los próximos aincinerar

10. Organizar el lugar donde se realizara lasincineraciones de los documentos según indicacionesde los superiores.

11. Las demás que le sean asignadas y que correspondancon la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En todos los casos3. Según Organización4. Por cada

documentación

5. En cada caso

6. Según planificación7. Según planificación

8. En cada caso

9. Todo el tiempo

10. Todo el tiempo

11. En cada caso






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NIVEL: Staff

DENOMINACION: Asesoría General

OBJETIVOS: Asesorar al Director/a General de La Dirección nacional de Correos del Paraguay, entodo lo que se refiere a las actividades Administrativas y Operativas de la Institución para su mejorfuncionamiento.

RELACIONES: Depende de la Dirección de Correos

FUNCIONES GENERALES

1. Participar de los estudios y análisis de situación que se lleve a cabo en lasgerencias.

2. Participar en el análisis de las documentaciones nacionales e internacionales.3. Coordinar y participar en las actividades que tiendan al mejoramiento de los

servicios.4. Participar de las negociaciones contractuales referente al servicio

conjuntamente con la Asesoría Jurídica y la Dirección Nacional de Correosdel Paraguay.

5. Participar en el análisis de situación referente a los recursos humanos.6. Participar de la elaboración de los planes y programas de la institución.7. Participar de los programas de comercialización.8. Participar en la elaboración de las políticas de la institución.9. Participar en la elaboración de los programas de Control y Supervisión de

Calidad.10. Participar de los proyectos y establecimiento de los Servicio Especiales.11. Participar en las actividades tendientes al mejoramiento operacional.12. Participar en la elaboración de planes y programas de servicios de las

Agencias.13. Realizar toda actividad encomendada por el Director General de Correos.14. Colaborar en las actividades que realiza el Director Nacional de Correos y

poner a su consideración las sugerencias y resultados de su participación,estudios y análisis en las diferentes áreas de la Institución.

15. Mantener informado a la superioridad de las novedades sobre16. todo lo referente al Servicios Postal y procesos administrativos del Correo

Paraguayo.17. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. En cada caso3. Todo el tiempo

4. En cada caso

5. Mensualmente6. En cada caso7. Todo el tiempo8. En cada caso9. En cada caso

10. Todo el tiempo11. Todo el tiempo12. Todo el tiempo

13. Todo el tiempo14. En cada caso

15. Todo el tiempo16. En cada caso17. Según cada caso






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NIVEL: Unidad

DENOMINACION: Asuntos Internos

OBJETIVOS: Verificar la transparencia en las acciones de los funcionarios de la DINACOPA y desus Organismos dependientes, ampliando el nivel de sensación de riesgo para los funcionarios quepretendan realizar prácticas ilícitas en el desempeño de sus funciones, así como la identificación yacompañamiento de los procesos originados en conductas o actuaciones que se presuman contrariasal ordenamiento jurídico vigente.


FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar todos los trabajos a realizar en sus dependencias2. Guardar la máxima discreción en cuanto a las investigaciones3. Planificar las tareas a realizar4. Informar al superior de la situación de los casos llevados5. Recepción y procesamiento de denuncias formuladas por cualquier ciudadano

u organización, sea del sector publico o privado6. Derivar las denuncias vinculadas a dilucidar cuestiones jurídicas de

naturaleza penal, civil o administrativo a los órganos jurisdiccionalescompetentes, ya sea Ministerio Publico, Procuraduría General del Estado ,Secretaria de la función Publica u otro Organismo de conformidad a lasdisposiciones previstas en la ley

7. Las demás atribuciones establecidas en los convenios de cooperaciónfirmadas o a ser firmadas con otras entidades Gubernamentales o del sectorprivado

8. Iniciar de oficio o por denuncias de cualquier ciudadano las investigaciones,dentro del marco de la legalidad, colectando, organizando y relevandoevidencias para su posterior remisión a los Organismo Jurisdiccionalescompetentes en cumplimiento a lo previsto en los artículos 284 y 286, inc. 1ºdel código procesal penal

9. Contratar si fuere necesario a un especialista en el area de informática, comoasí también consultores técnicos en diferentes profesiones o especialidadestécnicas, arte u oficio, siempre y cuando la circunstancia de la investigacióniniciada así lo amerite

10. Reglamentar un sistema de asignación de casos, hasta obtenerse una justa yequitativa distribución e la carga de trabajo en procura siempre de suoptimización

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo


3. Todo el tiempo4. Semanalmente5. En cada caso

6. En cada caso

7. Todo el tiempo

8. En cada caso

9. Según necesidad

10. En cada caso






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…..UDAI. CONTINUACION PAG. 2

FUNCIONES GENERALES

1. Declarar cada investigación como caso de responsabilidad jurídica, para locual se formara un registro y expediente administrativo, debiendo informarsede ello a la Dirección general de manera periódica mientras que lacomunicación en el Ministerio Publica deberá realizarse en tiempo y forma,luego de los tramites de rigor, todo ello de conformidad a lo previsto en elarticulo 286, inc. 1º del código Procesal penal de la República

2. Realizar las investigaciones de los casos de responsabilidad Jurídica demanera conjunta indistinta o alternativamente la gestión que deben realizarlos organismos Jurisdiccionales componentes. El caso será identificado comocausa penal en sede fiscal, desde el momento en que estos agentes tomenintervención en la investigación

3. Contar con autonomía funcional y en sus actuaciones velara siempre por elcumplimiento de las garantías constitucionales previstas para el ejercicio delos derechos procesales contemplados en este caso en el art. 17 de laconstitución nacional y del código Procesal Penal

4. Sera dependiente única y exclusivamente de la Dirección General, sinsujeción a ordenes o directivas que se emanen de otros órganos ajenos a suestructura o de los demás integrantes del Gabinete de la Dirección General dela DINACOPA

5. Objetar cualquier indicación proveniente de la Dirección general que seconsidere manifiestamente arbitraria o contraria a la Ley, haciendo saber almismo dicha objeción atraves de un dictamen fundado

6. Expedir en relación a sus actuaciones, motivadas en una resolución Interna, lacual deberá ser fundada dentro de los lineamientos del marco normativo legalvigente

7. Iniciar las investigaciones de los casos de manera nominada o innominada8. Contar con un sistema de protección al denunciante que colabore con la

investigación del caso y/o causa penal9. Realizar todos los actos de investigación que crea conveniente, a los efectos

de buscar la verdad, debiendo entre ello, practicar todo tipo de registrosdentro y fuera de la institución, pero siempre sobre hechos que esténrelacionados con las oficinas administrativas o cualquier otro lugar publicovinculado con la DINACOPA sin necesidad de orden judicial alguna,debiendo labrarse acta de todo lo actuado, pudiendo además incautar loselementos y objetos relacionados con la investigación, a excepción deaquellos de carácter personal. En caso que fuera necesario realizar registros oallanamiento en recintos privados o dependencias cerradas deberá solicitarsela orden que corresponda al representante del Ministerio Publico.

10. Dictar Resolución en sus casos a efectos de justificar la pertinencia de dichoacto ( relacionado al ítem anterior)

11. Remitir las evidencias al ministerio publico y a la Secretaria de la FunciónPublica a los efectos y fines legales pertinentes

12. Mantener el archivo de documentos actualizado y en orden13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA



3. Todo el tiempo


5. En cada caso

6. En cada caso

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo

9. Según cada caso


11. En cada caso

12. Todo el tiempo







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NIVEL: Staff

DENOMINACION: Asesoría Jurídica

OBJETIVOS: Asesorar legalmente a la Dirección General, intervenir en todos los asuntos querequieren dictamen jurídico como ejercer la representación y patrocinio de la institución en juicios yen todos los que la misma sea parte o tenga interés legitimo.


FUNCIONES GENERALES

1. Intervenir en todas las relaciones jurídicas, que la institución tenga comopersona de derecho con otras personas físicas y jurídicas.

2. Intervenir como organismo consultor, en las cuestiones que den lugar ainterpretación del tipo jurídico legal.

3. Informar sobre la legalidad de los actos administrativos propios de laInstitución.

4. Prestar asesoramiento jurídico-legal a la Dirección General y a lasdependencias de la institución que lo soliciten.

5. Asesorar a la Institución en asuntos jurídicos y legales referentes a lasactividades y relaciones con los Organismos Internacionales Especializados,la Unión Postal Universal, la Unión Postal de las Américas, España yPortugal, así como las relaciones con las demás Administraciones Postales yotras entidades afines del interior y exterior del país.

6. Intervenir y llevar adelante en todas las instancias, los juicios civiles,laborales, penales y contencioso administrativo en los que intervenga lainstitución como demandante o demandado

7. Gestionar y Analizar los títulos de propiedad de todos los inmuebles yvehículos que forman parte del patrimonio de la institución, y de los que seadquiera en el futuro, así como los que se pretende arrendar

8. Emitir dictamen sobre la documentación originado por actos de supervisión einspección postal en relación a las irregularidades en que incurran elpersonal o los usuarios en aquellos aspectos que contravengan lasdisposiciones que norma el servicio postal.

9. Sugerir mediante dictamen la instrucción de sumarios Administrativos aFuncionarios de la Institución por la supuesta comisión de faltas graves en eldesempeño de sus cargos.

10. Velar que los contratos, permisos, licencias u otros que se otorguen apersonas físicas o jurídicas, así como con organismos internacionales,cumplan con la normatividad legal vigente.

11. Realizar seguimiento a los sumarios instruidos a los funcionarios de laDINACOPA

12. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza delcargo.

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En cada caso

3. En cada caso

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo

6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo

8. En cada caso

9. En cada caso

10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo







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NIVEL: Asesoría

DENOMINACION: Relaciones Internacionales

OBJETIVOS: Elabora y ejecuta proyectos estratégicos a nivel internacional


FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar las relaciones y acuerdos en materia postal entre la Institución y otrasadministraciones, Organismos Internacionales conforme a la legislación vigente, losConvenios y Tratados que rigen la actividad postal, en coordinación con la AsesoríaJurídica y las Gerencias.

2. Atender y realizar las gestiones referentes a los Servicios Postales internacionales.

3. Controlar y evaluar los propósitos de la política internacional tendientes a lograr losobjetivos propuestos.

4. Participar como nexo entre el Correo Paraguayo y las demás AdministracionesPostales y entre aquellas que son miembros de la U.P.U. y U.P.A.E.P.

5. Realizar gestiones referentes a los servicios con las demás Administraciones Postales.

6. Recepcionar y actualizar la lista de direcciones de jefes y funcionarios superiores deAdministraciones Postales miembros de la U.P.U. y U.P.A.E.P., provenientes de laoficina internacional y de Uniones restringidas.

7. Remitir Oficios Circulares U.P.U. y U.P.A.E.P., a las Oficinas respectivas para suinformación y procesamiento.

8. Recepcionar y distribuir comunicaciones (publicaciones, nota, circulares, etc.) deorganismos internacionales (U.P.U. y U.P.A.E.P) y de otras administraciones postales,como así mismo la expedición de comunicaciones a los mismos.

9. Coordinar y gestionar la participación de delegados de la Administración PostalParaguaya en reuniones, coloquios, congresos, seminarios etc., dentro y fuera del país,al cual está comprometido el Correo Paraguayo.

10. Gestionar y coordinar las consultorías internacionales que recibe el Correo Paraguayo.

11. Mantener informado al área afectada sobre las recomendaciones de las consultoríasinternacionales.

12. Coordinar el análisis y revisión de las documentaciones para los congresos de laU.P.U. y la U.P.A.E.P., y plantear propuestas que surjan de dichas documentaciones.

13. Orientar, dirigir, controlar y evaluar la debida utilización de los formulariosestablecidos, como así también que se cumplan los lineamientos definidos en losConvenios y Acuerdos Internacionales (U.P.U. y U.P.A.E.P.).

14. Recopilar las documentaciones que regulan los asuntos internacionales y mantenerlasactualizadas.

15. Coordinar, el análisis de las documentaciones a ser presentado en los Congresos de laU.P.U. y U.P.A.E.P.

16. Coordinar las gestiones para la obtención de cooperación Técnica Internacional.

17. Realizar actividades propias del relacionamiento internacional en representación de laAdministración Postal Paraguaya.

18. Realizar Gestiones referentes a las actividades de Control Continuo

19. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En todo momento

3. En todo momento

4. En cada caso

5. En cada caso

6. Todo el tiempo

7. En cada caso

8. En cada caso

9. Todo el tiempo

10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo

12. En cada caso

13. Todo el tiempo

14. Todo el tiempo

15. Todo el tiempo

16. Todo el tiempo

17. Todo el tiempo

18. Todo el tiempo







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NIVEL: Asesoría

DENOMINACION: Auditoria Interna

OBJETIVOS: Efectuar el control sistemático de la actividad contable, impositiva, financiera yoperacional de la institución y ejercer el control deliberado de los actos administrativos yfinancieros de conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas vigente en nuestropaís.


Áreas:

Secretaria, Financiera Administrativa y Técnica Operativa

FRECUENCIA

1. Según Planificación

2. Anual/Según necesidad

3. Anual

4. Todo el tiempo

5. En los casos requeridos

6. En los casos requeridos

7. Todo el tiempo


9. Todo el tiempo10. Todo el tiempo11. Según Planificación


13. Según la necesidad

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar, dirigir y controlar los programas de auditorías interna en las áreastécnicas –administrativas y financieras de la DINACOPA

2. Establecer las políticas de control en las áreas administrativas técnicas yfinancieras de la DINACOPA de acuerdo a las disposiciones legales vigentes

3. Elaborar y ejecutar programas de aplicación de auditoría financiera ,administrativa y de operaciones de la DINACOPA

4. Coordinar las investigaciones para verificar el cumplimiento de las diferentesdisposiciones legales vigentes en las diferentes áreas de la DINACOPA

5. Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión financiera -Administrativa y técnica operacional de las diferentes dependencias de laDINACOPA

6. Recibir informes de las áreas a su cargo y emitir parecer en coordinación con suscolaboradores

7. Remitir informes a la Dirección General con las recomendaciones, pruebas ydiferentes evidencias de la auditoria realizada

8. Realizar auditorías en las Sucursales Postales y relevar los informes a su superiorpara la toma de decisiones,

9. Realizar un seguimiento de los Departamentos Auditados.10. Mantener el archivo de documentos y auditorias realizadas en orden cronológico11. Coordinar la realización de arqueos de caja en todas las oficinas recaudadoras de la

Institución, conforme a la reglamentación vigente12. Coordinar controles por muestreo sobre la aplicación correcta de la tarifa las

correspondencias y otros envíos depositadas en las distintas sucursales del País13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.






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ASESORIA DE AUDITORIA PAG.2

FUNCIONES GENERALES

15. Controlar que los ingresos estén acordes con las tarifas ydocumentos emitidos por pagos

16. Sugerir nuevos métodos de trabajo de acuerdo a la naturalezay necesidad de su area

17. Proveer informe a la Auditoria General del Poder Ejecutivo,;si así lo solicitaran en forma directa sin mediar autorizaciónalguna de la máxima autoridad institucional

18. Informar semestralmente del grado del cumplimiento delPlan de trabajo anual presentado, simultáneamente a lamáxima autoridad Institucional y la Auditoria General delPoder Ejecutivo

19. Gestionar que los funcionarios de su dependencia esténpermanentemente capacitados según la naturaleza de su area

20. Participar en coordinación con la Dirección de RecursosHumanos en la designación del perfil del funcionario deauditoria.

21. Mantener el archivo de documentos actualizado y ordenadocronológicamente

22. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturalezadel cargo.

FRECUENCIA

14.En cada caso

15.Según necesidad

16.Anual

17.Todo el tiempo

18.En los casos requeridos

19.Todo el tiempo

20.Según necesidad






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NIVEL: Secretaria

DENOMINACION: Secretaria

OBJETIVOS: Apoyar en las gestiones a la Auditoria Interna

RELACIONES: Depende de la Auditoria Interna

FUNCIONES GENERALES

1. Elaborar notas y documentos relacionados a esta Dirección2. Agendar las reuniones, audiencias de esta Dirección.3. Recepcionar las documentaciones que son remitidas a esta

Dirección4. Responder por el buen funcionamiento de la recepción,

organización, distribución y archivos de lasdocumentaciones que son remitidas a esta Dirección

5. Orientar y brindar información adecuada, para evacuar lasinquietudes de terceros para ser atendidos debidamente porlos técnicos de la institución.

6. Ordenar y mantener actualizado los archivos de estaSecretaria

7. Remitir las documentaciones a las dependencias quecorrespondientes

8. Mantener el archivo de documentos ordenados yactualizados

9. Realizar los pedidos de suministro y todo lo referente adocumentos, equipos, útiles, y mobiliarios que se requieranen la Asesoría de Auditoria

10. Proporcionar los documentos del archivo cuando seanrequeridos por otros funcionarios para realizar consultas

11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con lanaturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. Diario2. Diario3. Diario

4. Diario

5. Diario

6. Diario7. Diario

8. Según necesidad

9. Según necesidad

10. Según pedido

11. Según Necesidad






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NIVEL: Area

DENOMINACION: Auditoria Interna Técnica - Operativa

OBJETIVOS: Revisar, controlar y dar seguimiento a las actividades Técnicas operativas , y degestión de las diferentes oficinas de la DINACOPA de manera a que sean cumplidas como loestablecen los manuales vigentes.

RELACIONES: Depende de la Asesoría de Auditoria Interna

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar programas de auditoria operacional de gestión de la DINACOPA encoordinación con sus superiores

2. Mantenerse informado acerca de las diferentes disposiciones y reglamentos legalesvigentes

3. Redactar diferentes informes Técnicos, adjuntando las diferentes pruebas yevidencias de cada auditoria escribiendo la recomendación correspondiente

4. Asesorar , recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión operativa de lasdiferentes dependencias de la DINACOPA

5. Realizar auditorias en las diferentes sucursales y relevar los informes a su superiorpara la toma de decisiones

6. Controlar el cumplimiento de las leyes y normas que regulan las operaciones de lainstitución

7. Realizar auditorias de control de procedimientos, formularios y documentosutilizados si están acorde con lo que dictan los manuales vigentes nacionales einternacionales

8. Realizar investigaciones para verificar el cumplimiento de las diferentesdisposiciones legales vigentes.

9. Redactar los diferentes informes técnicos, adjuntando las diferentes pruebas yevidencias de cada auditoría

10. Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión de las diferentesdependencias de la DINACOPA

11. Remitir los informes a la Asesoría de auditoría interna para su revisión yaprobación.

12. Realizar auditorías en las oficinas Regionales y relevar los informes a la Presidenciapara la toma de decisiones

13. Mantener el archivo de documentos en orden y actualizados14. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. Anualmente

2. Todo el tiempo




6. En cada caso



9. En cada caso


11. En cada caso

12. Según planificación

13. Todo el tiempo14. Según necesidad






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NIVEL: Area

DENOMINACION: Auditoria Interna Financiera - Administrativa

OBJETIVOS: Revisar, controlar y dar seguimiento a las actividades Administrativas Financierasde las diferentes oficinas de la DINACOPA de manera a que sean cumplidas como lo establecenlos manuales vigentes institucional y las leyes de contabilidad.

RELACIONES: Depende de la Asesoría de Auditoria Interna

FUNCIONES GENERALES1. Planificar programas de auditoria operacional de gestión de la

DINACOPA en coordinación con sus superiores2. Mantenerse informado acerca de las diferentes disposiciones y

reglamentos legales vigentes a nivel nacional e institucional3. Redactar diferentes informes Técnicos, adjuntando las diferentes

pruebas y evidencias de cada auditoria escribiendo la recomendacióncorrespondiente

4. Asesorar , recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestiónFinanciera Administrativa de las diferentes dependencias de laDINACOPA

5. Realizar auditorias en las diferentes sucursales y relevar los informesa su superior para la toma de decisiones

6. Realizar investigaciones para verificar el cumplimiento de lasdiferentes disposiciones legales vigentes.

7. Redactar los diferentes informes técnicos, adjuntando las diferentespruebas y evidencias de cada auditoría

8. Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestiónde las diferentes dependencias de la DINACOPA

9. Remitir los informes a la Asesoría de auditoría interna para surevisión y aprobación.

10. Realizar auditorías en las sucursales Postales y relevar los informes asu superior para la toma de decisiones

11. Mantener el archivo de documentos en orden y actualizados12. Ejercer el control sobre las operaciones administrativas en

ejecución, verificando las obligaciones y el pago de las mismascon el correspondiente cumplimiento de la entrega a satisfacciónde bienes, obras, trabajos y servicios, en las condiciones, tiempo ycalidad contratados.

FRECUENCIA

1. Anualmente

2. Todo el tiempo





7. En cada caso


9. En cada caso

10. Según necesidad11. Todo el tiempo12. Según planificación






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ASESORIA DE AUDITORIA Financiera Administrativa PG2

FUNCIONES GENERALES

1. Intervenir en todo lo relacionado con los controles de laAdministración de los Recursos, Presupuestos, de Bienes yServicios y de todas las dependencias requeridas.

2. Planificar programas de auditoria operacional de gestión dela DINACOPA en coordinación con sus superiores

3. Mantenerse informado acerca de las diferentes disposicionesy reglamentos legales vigentes

4. Redactar diferentes informes Técnicos- administrativosadjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cadaauditoria

5. Asesorar , recomendar y colaborar en el mejoramiento de lagestión operativa de las diferentes dependencias de laDINACOPA

6. Remitir los informes con la recomendación correspondientea la Asesoría de Auditoria Interna para su revisión

7. Realizar auditorias en las diferentes sucursales y relevar losinformes a su superior para la toma de decisiones

8. Formular y ejecutar un plan para la evaluación de controlesa ejercer para prevenir y detectar errores, fraudes,irregularidades y omisiones.

9. Realizar arqueos de cajas en todas las oficinasrecaudadoras de la Institución, conforme a lareglamentación vigente.

10. Hacer un control interno por muestra sobre aplicacióncorrecta de tarifa a las correspondencias y otros envíosdepositada en las distintas sucursales del paísperiódicamente.

11. Controlar que los ingresos estén acordes con las tarifas ydocumentos emitidos por pagos.

12. Controlar que las rendiciones de cuentas estén correctas yque se efectúe puntualmente conforme a las normasvigentes.

13. Controlar que el sistema financiero que se aplique esté deacuerdo a la Política Económica de la Institución.


FRECUENCIA




4. En cada caso

5. En todo momento

6. En cada caso

7. Según planificación/necesidad

8. Anualmente/s/necesidad

9. Permanentemente/s/planificación

10. Permanentemente/s/Planificación

11. En todo momento

12. En todo momento

13. En todo momento







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NIVEL: Unidad

DENOMINACION: De Calidad

OBJETIVOS: Establecer las bases para el desarrollo de la cultura de Calidad en el CorreoParaguayo y la Implementación gradual de un sistema de Gestión de la Calidad que incluya lainformación y concienciación del personal en general en su ámbito de desarrollo, la coordinacióncon todas Direcciones, asesorías y toda la organización para la implementación de procesosmedibles y controlables, con la producción de informes sobre el desempeño de la calidad en losservicios prestados por la DINACOPA


Áreas:

Control de Procesos y Evaluación de gestión de Calidad

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar las tareas a realizar en su area en coordinación con susuperior.

2. Dirigir, orientar y controlar el buen desenvolvimiento de las tareas arealizar en las áreas dependientes

3. Liderar con la Dirección General, el proceso de cambio hacia laimplementación de una cultura de calidad en el Correo Paraguayo.

4. Dirigir, orientar y controlar el buen desenvolvimiento de las áreasdependientes

5. Coordinar con las Direcciones y Asesorías los cronogramas para laformulación de procesos, manuales de funciones y operativos, einstructivos

6. Determinar las variables e índices de calidad a ser desarrollados7. Coordinar con todas las áreas afectadas los cronogramas de ejecución

de un plan de capacitación para la difusión y promocion de la culturade calidad

8. Generar informes para la dirección General, de los resultados de lasmediciones realizadas, y liderar las reuniones de calidad del nivelejecutivo

9. Mantener el archivo de documentos ordenados y actualizados10. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la

naturaleza del cargo.

FRECUENCIA


2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo


7. En cada caso

8. Mensualmente







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Control de Procesos

OBJETIVOS: Controlar que se cumplan los procesos de control en las diferentes áreas

RELACIONES: Depende de la Unidad de Calidad

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar las tareas a realizar en su area en coordinación consu superior.

2. Elaborar un Plan para el control de los procesos en todaslas áreas operativas del Correo Paraguayo encoordinación con el area de Planeamiento y Organización

3. Elaborar un programa de capacitación encuadrado dentrode los conceptos de una cultura de calidad y coordinar contodas las áreas dedicadas a la capacitación

4. Elaborar y dar seguimiento a la implementación de unaPolítica de calidad aprobada por Dirección General

5. Mantener el archivo de documentos ordenados yactualizados

6. Las demás que le sean asignadas y que correspondan conla naturaleza del cargo.

FRECUENCIA




4. En cada caso

5. Todo el tiempo

6. Según cada caso






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NIVEL: Area

DENOMINACION: Evaluación de Gestión de Calidad

OBJETIVOS: Evaluar la Gestión de la Calidad de la institución

RELACIONES: Depende de la unidad de Calidad

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar las tareas a realizar en su area en coordinación con susuperior.

2. Generar y cumplir un programa de mejoramiento de datosrelacionados a las diferentes variables establecidas por laU.C.

3. Cargar los Datos recolectados en sistemas informáticossimples y generar informes con el grado de cumplimiento delos indicadores establecidos

4. Realizar las tareas de Remisión de Carta de prueba5. Mantener un relacionamiento directo con el cliente

colaborador, y realizar una permanente variación con laampliación, modificación o reducción.

6. Realizar las tareas relacionadas a los relevamientos deopinión del grado de satisfacción de los clientes, encuestas,entrevistas, en áreas y sucursales pre – determinadas.

7. Generar respuestas a los informes de calidad requeridos pororganismos internacionales, U.P.U, UPAEP, y GRUPOMERCOSUR y otros.

8. Realizar análisis de informes generados por IPC, GRUPOMERCOSUR y otros.

9. Señalar acciones correctivas o de mejoramiento de la calidad10. Mantener el archivo de documentos ordenados y actualizados11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA


2. Según cada caso

3. Todo el tiempo

4. Según planificación5. Todo el tiempo


7. Todo el tiempo








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NIVEL: Asesoría

DENOMINACION: Asesoría de Seguridad Postal

OBJETIVOS: Velar por la seguridad de las oficinas de la Dirección Nacional de Correos delParaguay DINACOPA, funcionarios y público en general, a nivel Nacional, así como velar por laseguridad de todos los envíos que son transmitidos por la red postal controlando los procesosoperativos e implementado y haciendo cumplir las directrices en materia de seguridad postal de lared, en coordinación con los organismos postales internacionales.

RELACIONES: Depende de la Dirección General de Correos.

Áreas:

Area Inpectoría, Area Vigilancia

FUNCIONES GENERALES

1. Realizar acciones para verificar el cumplimiento de las medidas adoptadas para laprotección de los envíos postales, aplicando mecanismos de coordinación cuando losmismos estén bajo custodia de contratistas, transportistas, tercerizadoras, agentes deaduana y autoridades competentes.

2. Procurar, una adecuada aplicación de las normas y medidas de seguridad que se emitaninternamente o por recomendación expresa del ente competente externo, así como aquellasdadas por la UPU, UPAEP y sus grupos de acción de seguridad.

3. Elaborar los estudios operacionales postales y de seguridad cuando lo soliciten losorganismos internacionales UPU - UPAEP o la máxima autoridad de la Dinacopa; yrecomendar las personas capacitadas y aptas para participar en los eventos convocados.

4. Buscar mecanismo que minimicen los riesgos de retenciones, extravíos, violaciones yhurtos de los envíos postales.

5. Recomendar y realizar acciones para prevenir los casos de fraudes, robos y otros delitoscontra el servicio postal.

6. Mantener y mejorar la Red de Seguridad Postal.7. Mantener y mejorar las comunicaciones, y relaciones en materia de seguridad postal, con

otros países.8. Intercambiar información internacional, a través de la Red de Seguridad Postal.9. Desarrollar programas de capacitación interna en seguridad postal, aplicando estrategias de

difusión a nivel nacional y promover la cooperación de todos los funcionarios de laDINACOPA.

10. Establecer programas de cooperación mutua con entidades gubernamentales y privadas, asícomo con administraciones postales y organizaciones internacionales, tendientes afortalecer la seguridad postal en coordinación con el Departamento de RelacionesInternacionales cuando corresponda.


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. s/ planificación.

3. En cada caso

4. Todo el tiempo

5. s/planificación

6. Diariamente

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo9. s/ planificación








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ASESORIA DE SEGURIDAD POSTAL PG. 2

FUNCIONES GENERALES

1. Realizar seguimientos para verificar elcumplimiento de las normas y procedimientosaplicables al proceso del correo.

2. Verificar el cumplimiento del procedimiento deinformación a los empleados postales y clientesde Correos, sobre las normas que prohíbenrecibir, manipular o transportar por el correo,artículos o sustancias peligrosas o ilícitas,capaces de poner en riesgo la salud de laspersonas y seguridad de los bienes.

3. Proponer, el ajuste o la implementación denuevas medidas de control.

4. Establecer y organizar la información sobredelitos postales.

5. Rendir a la máxima autoridad de laDINACOPA, los informes sobre los asuntospropios de la dependencia y los especiales que lesean solicitados.

6. Las demás que le sean asignadas y quecorrespondan con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Según necesidad

3. Según necesidad

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo

6. Según necesidad






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NIVEL: Área

DENOMINACION: Inspectoría

OBJETIVOS: Inspeccionar que las tareas operativas la apertura, el transporte y el cierre dedespachos sean correctamente realizados basados en las leyes y reglamentos vigentes en todas lasdependencias relacionadas a la DINACOPA.

RELACIONES: Depende de la Asesoría Seguridad Postal

FUNCIONES GENERALES

1. Verificar el cumplimiento de normas y procedimientosvigentes para el buen procesamiento, recepción,clasificación expedición, distribución, y entrega de losenvíos postales.

2. Desarrollar acciones para el mejoramiento del procesooperativo con la Dirección General y sus asesores.

3. Dirigir y promover en todas sus dependencias la aplicaciónde normas y procedimientos nacionales e internacionales enmateria de seguridad, tales como los provenientes de laU.P.U. y la U.PA.E.P. y otros organismos internacionales.

4. Supervisar, dirigir y verificar estrechamente el cumplimientode las funciones de sus dependencias.

5. Programar las actividades propias de sus dependenciasconforme a sus metas y objetivos de la institución.

6. Promover y fomentar la eficiencia y productividad de susdependencias bajo su asesoramiento.

7. Cuidar que la disciplina del personal a su cargo y la de todassus dependencias estén acorde con las normas, reglamentos yleyes vigentes y promover la colaboración de losfuncionarios de la DINACOPA.

8. Velar por la buena atención a los clientes de parte delpersonal de sus dependencias.

9. Realizar reuniones de trabajos con los responsables de susdependencias tendientes al mejoramiento y buenfuncionamiento de las mismas.


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. En cada caso

3. En cada caso

4. Diariamente

5. En Cada Caso

6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo

9. Periódicamente.







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Vigilancia

OBJETIVOS: Custodiar y resguardar las instalaciones de la Institución así como al personal de lamisma y al público en general

RELACIONES: Depende de la Asesoría de Seguridad Postal.

FUNCIONES GENERALES

1. Proteger tanto a las personas como a la propiedad y a toda clase de bienes de laInstitución.

2. Realizar acciones de supervisión para evitar, y extinguir, incendios, siniestros yaccidentes en general.

3. Poner en conocimiento del Jefe inmediato cualquier incidente de cualquier hechodelictivo o atentatorio.

4. Realizar cualquier otra función o misiones relacionadas con la vigilancia que laDINACOPA pueda indicar.

5. En las instalaciones de mayor envergadura y sucursales con edificios importantesdonde se cuente con vigilantes, este debe vigilar especialmente la entrada y salidade los usuarios atendiendo a aquéllos que presentan situación sospechosa par daraviso a la superioridad de inmediato

6. La DINACOPA podrá proponer sistemas de vigilancia alternativos de forma que elservicio sea óptimo.

7. Normalmente la vigilancia se realizará en forma individual, salvo en aquellos casos en quea través de los sistemas de comunicación un vigilante requiriese al otro para su ayudadebido a algún incidente.

8. Todo tipo de incidente se reflejará en el parte diario de incidencias, que se entregará en lajefatura de su dependencia

9. Los vigilantes serán responsables de un cuadro de llaves de todas las dependencias de laDINACOPA, según cada edificio en el que sean designados, pero las llaves solamentepodrán ser utilizadas en caso de emergencia, y deberá dejarse informe en el libro denovedades, e informar al jefe inmediato.

10. Verificar al término de la jornada si todas las puertas de las distintas Dependencias fuerondebidamente cerradas y apagadas las luces, así también como apagar todas las lucesexteriores.

11. Garantizar en todo momento la comunicación del vigilante de la DOINACOPA, con unapersona designada u otros en el exterior del predio. Para ello el vigilante deberá estarprovisto el correspondiente teléfono móvil.

12. El personal de vigilancia podrá prestar servicio en cualquier edificio de la DINACOPA,según disponga la jefatura.

13. Realizar las demás actividades inherentes a la seguridad que le sean asignadas por escrito, opor mensaje del celular del Jefe inmediato o la autoridad máxima de la DINACOPA.

14. Realizar otras actividades que le sean asignadas.

FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Mensualmente

3. En cada caso

4. En cada caso

5. Todo el tiempo

6. Todo el tiempo

7. Según necesidad

8. Diariamente

9. En cada caso

10. Diariamente

11. En todo momento


13. En cada caso.

14. Según necesidad.






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NIVEL: Asesoría

DENOMINACION: Filatélica

OBJETIVOS: Promover el desarrollo de la Filatelia en su emisión y comercialización.

RELACIONES: Dirección General

FUNCIONES GENERALES

Proceso para la elaboración de Sellos Postales

1. Recepcionar pedidos diversos para emisión de sellos conmemorativos.

2. Buscar y seleccionar temas para la programación anual de las emisiones de sellos(Comisión Asesora).

3. Elaborar y elevar Proyecto de Decreto al Poder Ejecutivo de cada una de las emisionesprogramadas.

4. Seleccionar materiales de acuerdo a los temas elegidos para cada emisión (Fotos,pinturas, revistas, slide, etc.)

5. Supervisar el montaje de los diseños de las futuras estampillas a través de muestrasimpresas por computadoras.

6. Aprobar las muestras de sellos para el montaje de las películas sean en positivo onegativo.

7. Remitir las películas (negativas / positivas) al Dpto. de Valores Fiscales del Ministeriode Hacienda para su posterior impresión.

8. Aprobar o rechazar las muestras de sellos impresos de acuerdo a especificacionestécnicas y de calidad.

9. Preparar matasellos en el primer día de emisión.

10. Elaborar boletines informativos de cada sello o serie será emitida.

11. Preparar resoluciones a la Dirección Nacional de Correos del Paraguay de Correospara elisión y puesta en circulación de las estampillas.

12. Realizar y preparar acto de lanzamiento de estampillas para su circulación.

Area de comercialización

13. Promocionar los sellos Postales y otros productos filatélicos (Sobres primer día,álbumes, postales, etc.) mediante el envíos de los boletines filatélicos y muestras deestampillas remitidas a revistas especializadas a nivel mundial. Y otros medios dedifusión.

14. Promocionar la cultura filatélica mediante la exposición permanente en el salón delMuseo Postal, con las colecciones de los filatelistas nacionales.

15. Participar en exposiciones filatélicas de nivel nacional e Internacional, con lascolecciones oficiales de la Institución.

16. Vender sellos y otros productos filatélicos a comerciantes filatelistas nacionales y del exterior delpaís.

17. Mantener un sistema de cuenta corriente a filatelistas y comerciantes interesados en adquirirsellos en forma inmediata después de cada emisión.

18. Actualizar y mantener las colección oficial de Sellos Postales de la Institución


FRECUENCIA

1. Diariamente2. En cada caso

3. En cada emisión

4. En cada caso

5. En todo momento

6. En cada caso

7. En cada caso

8. En cada caso

9. En cada caso10. En cada caso11. En cada emisión

12. Para cada caso

13. En cada emisión

14. En todo momento


16. Diariamente


18. Todo el tiempo







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NIVEL: Asesoría

DENOMINACION: Proyectos

OBJETIVOS: Elaborar proyectos de desarrollo Postal


Áreas:

Elaboración y Ejecución de Proyectos, Control y Evaluación

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y controlar que las tareas se realicen en todas sus dependencias, deacuerdo a los manuales vigentes

2. Coordinar sus actividades con la Dirección Asesoría de RelacionesInternacionales, para solicitud de Asistencia técnica y crediticia de los organismosinternacionales UPU y UPAEP.

3. Trabajar en coordinación con el Departamento de Planeamiento y Organización enlos proyectos de la Institución

4. Investigar, estudiar y presentar proyectos tendientes al mejoramiento de laactividad postal.

5. Solicitar a las oficinas afectadas informes, datos estadísticos y otros datos para laelaboración de los proyectos.

6. Elevar informes sobre las actividades desarrolladas al jefe inmediato

7. Mantener el archivo de documentos actualizado y ordenado cronológicamente

8. Gestionar y Completar formularios provenientes de la UPU, UPAEP u otrosorganismos, que soliciten datos o informes acerca de la DINACOPA o susgestiones.

9. Prever y Desarrollar proyectos de cooperaciones según indicaciones del superior

10. Realizar investigaciones pertinentes para el desarrollo de proyectos

11. Coordinar el seguimiento de los proyectos desarrollados hasta el cumplimiento delobjetivo

12. Elaborar informes de resultados de los proyectos desarrollados, de lasinvestigaciones, de los proyectos de cooperación etc.

13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Según cada caso

3. Todo el tiempo

4. Todo el tiempo

5. Según cada caso

6. Mensualmente

7. Todo el tiempo

8. Según cada caso

9. Según cada caso

10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo








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NIVEL: Area

DENOMINACION: Elaboración y Ejecución de Proyectos

OBJETIVOS: Elaborar y ejecutar proyectos de desarrollo Postal con fines de crecimiento de laDINACOPA

RELACIONES: Depende del Departamento de Proyectos

FUNCIONES GENERALES

1. Establecer mecanismos en cuanto a la elaboración y ejecución de los programas yproyectos Postales, acordes con las políticas institucionales

2. Promoción y desarrollo del proyecto

3. Transferencia de tecnología. Internacionalización de la investigación

4. Ejecución de Proyectos aprobados según indicaciones del superior

5. Promoción y coordinación de los grupos de investigación

6. Coordinación de las convocatorias internas de proyectos de investigación.

7. Captación de Recursos humanos.

8. Presentar proyectos con objetividad

9. Trabajar en coordinación con el Departamento de Planeamiento y Organización enlos proyectos de la Institución

10. Solicitar a las oficinas afectadas informes, datos estadísticos y otros datos para laelaboración de los proyectos.

11. Elevar informes al jefe inmediato acerca de las actividades desarrolladas

12. Mantener el archivo de documentos actualizado y ordenado cronológicamente

13. Realizar investigaciones pertinentes para el desarrollo de proyectos

14. Elaborar informes de resultados de los proyectos desarrollados, de lasinvestigaciones, de los proyectos de cooperación etc.


FRECUENCIA



3. Según cronograma

4. Según cronograma

5. Según cada caso

6. Según cada caso

7. Según necesidad


9. Todo el tiempo


11. Inmediato

12. Todo el tiempo









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NIVEL: Area

DENOMINACION: Control y Evaluación

OBJETIVOS: Controlar que los proyectos desarrollados tengan el seguimiento adecuado con elpropósito el cual se ha creado

RELACIONES: Depende del Departamento de Proyectos

FUNCIONES GENERALES

1. Controlar que los proyectos desarrollados sean cumplidos enel tiempo establecido y con el costo planificado

2. Controlar la aplicación y cumplimiento de los procedimientosestablecidos

3. Preparar una planilla de reporte de evaluación de proyectos4. Trabajar en coordinación con el Departamento de

Planeamiento y Organización en los proyectos de laInstitución y con la Asesoría Internacional

5. Solicitar a las oficinas afectadas informes, datos estadísticos yotros datos para la elaboración de los proyectos.

6. Elevar informes sobre las actividades desarrolladas al jefeinmediato

7. Mantener el archivo de documentos actualizado y ordenadocronológicamente

8. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con lanaturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo


3. Para cada caso4. Todo el tiempo

5. Según cada caso

6. Semanalmente

7. Todo el tiempo

8. Según necesidad






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NIVEL: Asesoría

DENOMINACION: Planeamiento y Organización

OBJETIVOS: Contribuir al mejoramiento de la Institución a través del asesoramiento a losdirectivos sobre técnicas y métodos de organización y racionalización que permita la eficiencia delos diferentes sectores de la misma, así como describir las etapas del proceso de planificación.


Áreas:

Análisis y Recolección de Datos, y Diseños.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y supervisar que se realicen las tareas en todas sus dependenciasacorde a lo que dictan los manuales vigentes

2. Mantener el archivo actualizado de los documentos de la dependencia

Referente al Planeamiento y Organización

3. Elaborar informes diagnostico sobre la organización y funcionamiento de lainstitución.

4. Investigar, estudiar y presentar proyectos tendientes al mejoramiento de laactividad postal.

5. Realizar estudios sobre los diferentes Departamentos en cuanto a suorganización y funcionamiento, para la creación , eliminación o fusión desectores dentro de la estructura organizacional

6. Elaborar y mantener actualizados los diferentes manuales.

7. Realizar estudios de tiempo y movimiento

8. Colaborar con la evaluación cualitativa y cuantitativa de los recursoshumanos de la empresa para lograr un adecuado funcionamiento de lossectores

Referente a los métodos de trabajo:

9. Racionalizar los métodos y procedimientos de trabajo, a los efectos deaumentar la eficacia de los servicios y disminuir los esfuerzos

10. Elaborar formularios y fichas para ser utilizados en los diversos trámites oprocedimientos, y mantener un control permanente sobre los mismos.

11. Aconsejar la utilización de mobiliarios, maquinas o equipos que seanadecuados a las actividades de la empresa.

12. Modificar, simplificar, eliminar o establecer nuevos sistemas, métodos y/oprocedimiento o funciones de trabajo cuando sean necesarios.

13. Realizar las demás actividades inherentes que le asignen.

FRECUENCIA

1. Todo el Tiempo

2. Todo el tiempo

3. Anualmente

4. Según Necesidad

5. Según necesidad

6. Anualmente

7. Anualmente

8. Anualmente

9. En cada caso


11. Todo el tiempo








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NIVEL: Area

DENOMINACION: Análisis y Recolección de Datos

OBJETIVOS: Recoger datos, informaciones, y documentos relacionados con las funciones yprocesos de las diferentes dependencias de la DINACOPA, para luego analizarlas y procesarlas.

RELACIONES: Depende de la Asesoria de Planeamiento y Organización

FUNCIONES GENERALES

1. Obtener datos e informaciones de fuentes escritas en lostrabajos a realizar

2. Identificar las áreas que necesitan ser analizadas para recogerdatos

3. Observar y registrar los hechos tal como ocurren en laobservación y recolección de datos

4. Utilizar el método mas conveniente según directrices5. Preparar entrevistas, notas y resúmenes de los datos,

informaciones y documentos para uso posterior6. Clasificar datos, informaciones y documentos7. Mantener el archivo actualizado y ordenado8. Presentar informe inmediato a la jefatura una vez realizado la

recolección de datos9. Realizar comparaciones de procesos y/o funciones anteriores

para Sugerir modificaciones si fuere necesario10. Realizar la revisión de los manuales o documentos oficiales

con que la institución11. Proponer el análisis y la actualización de los manuales de la

institución según una planificación12. Realizar las demás actividades inherentes que le asigne el

Departamento.

FRECUENCIA

1. Según cada caso

2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. En Cada Caso5. Según Planificación

6. En cada caso7. Todo el tiempo8. En cada caso

9. Según necesidad


11. En cada caso







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Diseños

OBJETIVOS: Ttransmitir una información determinada por medio de composiciones gráficas, quese hacen llegar al público destinatario a través de diferentes soportes, como Diagramas,Fluxograma, formatos específicos, folletos, carteles, trípticos, etc.

RELACIONES: Depende del Departamento de Planeamiento y Organización

FUNCIONES GENERALES

1. Conocer a fondo los diferentes recursos informáticosutilizados en el medio

2. Transmitir , las ideas esenciales del mensaje de forma clara ydirecta utilizando los diferentes elementos gráficos

3. Dar formato técnico a la recolección de datos que fueanalizada

4. Sugerir a la superioridad formato o grafico a ser utilizado5. Conocer a fondo los diferentes recursos gráficos que tenga a

disposición6. Aplicar la imaginación, experiencia, el buen gusto y el

sentido común necesario para combinar los elementosutilizados en forma adecuada

7. Mantener el archivo de su dependencia actualizado yordenado

8. Trabajar en equipo9. Realizar las demás actividades inherentes que le asigne el

Departamento.

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo

3. En cada caso

4. Según necesidad5. Todo el tiempo

6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo







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DireccionesDe Línea






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Funciones






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NIVEL: Dirección

DENOMINACION: Dirección de Administración y Finanzas

OBJETIVOS: Administrar racionalmente los Recursos del Correo Paraguayo proveniente del presupuesto general degastos de la nación, los ingresos ordinarios, especiales y bienes que reciben y le pertenece. Controlar y dirigir laadquisición y suministro de bines y servicios para el buen funcionamiento de la institución

RELACIONES: Depende de la Dirección General.

DEPENDENCIAS:

Departamento de Contabilidad; Patrimonio, Liquidación cuentas, Registros contables.Departamento Financiero; Recaudaciones, Distribución y Control de Valores, Admisión de Valores, Franqueo a Pagar, Admisión deServicios Especiales, Control Financiero, Cuentas Internacionales.Departamento Administrativo; División Rendición de cuentas, Fiscal de Obras, Servicios Generales, Suministros, Imprenta.Departamento de Unidad Operativa de Contrataciones; Asuntos legales, Contrataciones, Programación y Evaluación.Departamento de Presupuesto; Programación Presupuestaria, Ejecución Presupuestaria, Control y Evaluación Presupuestaria.Departamento de Informática; Servicios Informáticos, Desarrollo de Sistemas, Asistencia al usuario.

FUNCIONES GENERALES

1. Dirigir y Administrar los recursos institucionales racionalmente para su mejoraprovechamiento.

2. Velar por el buen desempeño de las funciones de sus dependencias

3. Programar y Presupuestar los gastos y los rubros necesarios para el buendesenvolvimiento operativo y administrativo de la institución.

4. Controlar el proceso de estudios presupuestarios hasta su aprobación enPresupuesto General de gastos de la Nación.

5. Llevar un control estricto y archivo adecuado de las documentacionesadministrativas y financieras de la institución.

6. Organizar, dirigir, coordinar y controlar que las actividades de sus dependenciasse ajusten a las normas legales vigentes y demás disposiciones legales relacionascon la gestión administrativa y financiera a su cargo.

7. Intervenir en los procesos de licitación de la institución.

8. Controlar el movimiento de las cuentas bancarias y verificar las conciliacionesbancarias mensuales.

9. Participar en todo proceso de adquisición de bienes y servicios en coordinacióncon el director de correos.

10. Definir el perfil del personal de sus dependencias en coordinación con lasGerencias de Recursos Humanos y los respectivos Jefes de Departamentos.

11. Controlar y dirigir los recursos para las contrataciones, nombramientos delpersonal conforme a lo dispuesto en la Ley del Presupuesto que apruebe y encoordinación con la Directora General de Correos y la Dirección de RecursosHumanos.

12. Coordinar y dirigir el proceso y canales de ingreso a seguir.

13. Velar que los procedimientos a seguir en relación a los ingresos hasta su destino se ajusten alas normas legales vigentes.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Anualmente

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo

6. Diariamente

7. Todo el tiempo

8. Diariamente

9. Todo el tiempo

10. En cada caso

11. Todo el tiempo

12. Todo el tiempo

13. En todo momento

14. En cada caso






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NIVEL: Control Interno

DENOMINACION: Control Interno

OBJETIVOS: Manejar una administración controlada consistente en la verificación de todas lasdocumentaciones que requiera previamente el proceso definitivo.

RELACIONES: Depende de la Dirección de Administración y Finanzas

FUNCIONES GENERALES

1. Verificar los expedientes Administrativos2. Controlar que dicha documentación este de acuerdo con las

exigencias de la ley Financiera, la Ley del Presupuesto asícomo lo dictado en la Resolución nº653 CGR. Y el decretoReglamentario.

3. Sugerir acciones que corrijan Documentos verificados y quese encuentran incompletos.

4. Escribir Observaciones al pie de cada documento en caso deencontrarse irregular.

5. Solicitar completar las documentaciones que hagan falta parasu proceso final.

6. Mantener informado al Director del resultado de loscontroles


FRECUENCIA

1. En todo momento

2. Diariamente

3. Según cada caso

4. Según necesidad

5. Según necesidad

6. Según cada caso

7. Según cada caso






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NIVEL: Coordinación

DENOMINACION: Coordinación de la Dirección de Administración y Finanzas

OBJETIVOS: Coordinar las actividades propias de la Dirección de Administración y Finanzas enconjunto con el Director/ra.


FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar según instrucciones del director, por el buendesempeño de las funciones de sus dependencias

2. Controlar las documentaciones que se manejan en mesa deentrada de esta dirección de manera a orientar el trabajo a lasecretaria

3. Coordinar el manejo del archivo de documentos4. Coordinar con el Director de Administración y Finanzas para

el control y dirección de las actividades de sus dependencias,que las mismas se ajusten a las normas legales vigentes ydemás disposiciones legales relacionas con la gestiónadministrativa y financiera a su cargo.

5. Definir el perfil del personal de sus dependencias encoordinación con las Gerencias de Recursos Humanos y losrespectivos Jefes de Departamentos en conjunto con elDirector.

6. Velar que los procedimientos a seguir en relación a losingresos hasta su destino se ajusten a las normas legalesvigentes.

7. Suplir al Director/ra de Administración y Finanzas en casosde ausencia o por mandato del mismo, ante situaciones querequiera su presencia sin tener la autoridad para tomardecisiones.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Anualmente4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo

6. Diariamente

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo






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NIVEL: División

DENOMINACION: Departamento de Contabilidad

OBJETIVOS: Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades a fin de llevar el procesocontable y patrimonial y de brindar la Información Contable integral, confiable y oportuna sobre todas lasgestiones económicas y financieras de la Institución.

RELACIONES: Depende de la Dirección de Administración y Finanzas.

DEPENDENCIAS:

Patrimonio, Rendición de Cuentas, Liquidación cuentas, Registros contables.

FUNCIONES GENERALES

1. Recibir, Controlar y Ejecutar el pago de Registro Contable de documentos deObligaciones de la Institución, conforme se establece en la Ley del PresupuestoGeneral de Gastos y Manual de Procedimientos del Sistema.

2. Recibir, Controlar y Ejecutar los Registros Contables diarios de los IngresosRecursos Propios, de Conformidad, La Notas de depósito en las cuentashabilitadas, y Proveídos por las Oficinas de Recaudaciones y CuentasInternacionales.

3. Registrar en el sistema contable de ingresos y gastos en el sistema SICO

4. Generar y dar curso a las solicitudes de transferencias de recursos considerandolas fuentes de financiamiento de los Gastos e Inversiones.

5. Registrar en el sistema los pagos realizados a los proveedores de Bienes yServicios, una vez recibido los documentos del Dpto. de Presupuesto.

6. Emitir Balances y Estados Contables de Ingresos y Egresos en forma mensual yTrimestral, para dar cumplimiento a normativas del Ministerio de Hacienda,Contraloría General y Auditoria Interna.

7. Realizar conciliaciones Bancarias de las Cuentas Recursos Propios yAdministrativas, en forma mensual.

8. Recibir, Verificar y dar curso a los detalles y facturas de las Compañías Aéreaspor transporte de correspondencias.

9. Llevar un registro diario de los Útiles y Materiales de Oficina entregado por laDiv. Suministro a las distintas dependencias de la Institución.

10. Realizar las actividades propias a la Oficina.


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo

3. En cada caso

4. Diariamente

5. Mensual/Trimestral

6. Mensualmente

7. Diariamente

8. Diariamente

9. Diariamente








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NIVEL: División

DENOMINACION: División Patrimonio

OBJETIVOS: Realizar el inventario, control y conteo de todos los bienes del estado, especificando lacantidad, el valor y la condición en que se encuentran.

RELACIONES: Depende del Departamento de Contabilidad

FUNCIONES GENERALES

1. Realizar inventario pertinente del edificio central2. Mantener un archivo cronológico de los inventarios

practicados en todas las dependencias de la institución.3. Planificar y coordinar los trabajos a realizar4. Realizar informes permanentes de la situación patrimonial

existente5. Actualizar constantemente el inventario6. Contar con una planilla actualizada de los bienes de la

DINACOPA7. Realizar viajes planificados a las distintas Sucursales de la

DINACOPA, dentro del área metropolitana e interior del Paíspara hacer el Inventario y control de los bienes

8. Llevar un registro de bienes de Rodados, inmuebles y otrosactualizados y ordenados

9. Mantener un listado actualizado de los bienes que han sidodados de bajas.

10. Coordinar con el jefe inmediato el traslado de los bienes quehan sido dados de baja al deposito destinado.


FRECUENCIA

1. Según Planificación2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. Trimestralmente

5. Todo el tiempo6. Todo el tiempo


8. Todo el tiempo

9. Todo el tiempo








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NIVEL: División

DENOMINACION: División Liquidación de Cuentas

OBJETIVOS: Confeccionar los estados de cuenta de los servicios especiales como Franqueo a Pagar, EMSNacional e Internacional para gestionar el cobro correspondiente.


FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar las tareas de su dependencia2. Recepcionar los documentos denominados F4 referentes a

los servicios de franqueo a Pagar y EMS nacional eInternacional

3. Controlar las tarifas aplicadas en los documentos de F44. Clasificar por empresa y separar por servicio las

documentaciones5. Preparar el estado de cuenta de los clientes6. Remitir a las oficinas correspondientes de manera a enviar a

los clientes7. Cargar en la planilla con el detalle del monto total de las

cuentas8. Imprimir en tres ejemplares las planillas y entregar al

departamento financiero9. Elaborar planilla general de en cuatro copias para redistribuir

a las oficinas correspondientes de manera a proceder con lasreclamaciones y/o negociaciones de cobro

10. Recibir planillas de la oficina de Recaudaciones en el cualconstan los pagos diarios recibidos

11. Cargar los datos de cobro realizado en cada cuenta porservicio y por cliente

12. Mantener el archivo magnéticamente actualizado y detallado13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA


3. Mensualmente4. Mensualmente


7. Todo el Tiempo

8. Mensualmente

9. Mensualmente

10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo

12. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: División de Registros Contables

OBJETIVOS: Registrar en el sistema SITE los documentos de manera a generar el STR según fuente definanciamiento


FUNCIONES GENERALESArea del sistema SITE – Sistema de Tesorería

1. Recepcionar expediente obligado para generar solicitud

2. Generar el STR a través de la carga de datos en el sistema

3. Completar los campos del sistema según los datos escritos en el documentorecibido del departamento de Presupuesto y siguiendo las disposiciones delministerio de Hacienda

4. Informar al jefe inmediato a través de una nota explicativa en caso de hallarirregularidades en los documentos

5. Aprobar en el sistema la carga realizada

6. Imprimir los documentos cargados para la firma de los responsables (Directora yAdministrador)

7. Remitir al Departamento de Salario dos copias de la planilla según detalle ( paraacompañar el documento)

8. Cargar en el sistema el pago a proveedores según nota de listado recibidade la administración

9. Cargar en el sistema a proveedores que aun no fueron registrados en el sistema demanera que cuenten con cuenta corriente activa según nota remitida por eldepartamento de Presupuesto

10. Elaborar nota de inclusión de proveedor, para remitir al Ministerio de Hacienda(Tesoro)

11. Mantener el archivo actualizado de los documentos que se manejan en estadependencia

12. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.Area del Sistema SICO – Sistema Contable

13. Recepcionar las imputaciones del Departamento de presupuesto con afectacionesal rubro, nivel y fuente de financiamiento.

14. Obligar en el sistema todos los compromisos de gastos, sueldos y otros

15. Realizar boletas de retención

16. Realizar la carga de ingresos sobre boletines de deposito (por lo devengado ypercibido y los de moneda extranjera)

17. Realizar los asientos contables (OyI)

18. Realizar los Egresos en el sistema (acreditación o transferencia delministerio de hacienda con afectación a las cuentas de recursos propios 91 y 98según acreditación


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo

3. Según Necesidad

4. En todo momento

5. En cada caso

6. Según cada caso

7. Mensualmente

8. Todo el tiempo

9. Según cada caso


11. Todo el tiempo


13. Todo el tiempo

14. Todo el tiempo

15. Mensualmente

16. Mensualmente

17. Mensualmente

18. Mensualmente







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…Continuación pagina 2 – División Registros Contables

FUNCIONES GENERALES

Area del Sistema SICO – Sistema Contable

1. Registrar los egresos (Pagos) según documentos de rendiciónde cuentas

2. Elaborar los balances financieros y remitir a los superiores3. Adjuntar la certificación presupuestaria remitida por el

departamento de hacienda al plan de caja y remitirla aldepartamento de presupuesto

4. Elaborar notas necesarias para las distintas dependencias oministerios

5. Realizar conciliación Bancaria en el sistema6. Colaborar con Auditoria o cualquier ente de control

autorizado en cuanto a información y documentación7. Mantener el archivo actualizado de las documentaciones

utilizadas en esta dependencia8. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Mensualmente3. Según cada caso

4. Según cada caso

5. Mensualmente6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo

8. Según cada caso






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Departamento Financiero

OBJETIVOS: Administrar y controlar la situación financiera de la institución, custodiar los valores de cajay productos postales para la venta, Recepcionar todo tipo de ingresos y depositarlo en el banco asignado,distribuir y controlar los valores para la venta, realzar el control financiero y presupuestario del movimientofinanciero administrativo de la institución.


DEPENDENCIAS:

Recaudaciones, Distribución y Control de Valores, Admisión de Valores, Franqueo a Pagar,Admisión de servicios especiales, Control Financiero, Cuentas Internacionales.

FUNCIONES GENERALES

1. Controlar la recepción, distribución y cobro de los valores postales para la venta.

2. Depositar diariamente el importe de los ingresos recepcionados por la oficina derecaudaciones.

3. Procesar, gestionar y controlar la ejecución presupuestaria referente a gastos ypagos.

4. Confección de libro Banco de la Cuenta Bancaria Control de Extracto Bancario yConciliación Correspondiente.

5. Controlar que los riesgos contables se realicen en plazo legales vigentes.

6. Controlar el ingreso eficiente de los pagos realizados

7. Gestionar pagos a ser reembolsados por la oficina de recaudaciones conforme a lasrespectivas autorizaciones respectivas.

8. Controlar que los pagos realizados por su dependencia este de acuerdo a lasnormas legales vigentes.

9. Controlar el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo.

10. Elevar informe al superior inmediato y al Director/a General de la DINACOPAde los pagos realizados

11. Mantener el archivo actualizado y ordenado

12. Contar con un archivo digital real y en tiempo de los datos de clientes (datospersonales y financieros)

13. Coordinar las Tareas en los diferentes sistemas referente a los servicios especiales(Franqueo a Pagar, EMS Nacional)


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. En todo momento

6. En todo momento

7. En cada Caso

8. En todo momento

9. En todo momento

10. Diario, Semanal y/o Mensual.

11. Todo el tiempo

12. Todo el tiempo

13. Diariamente







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NIVEL: División

DENOMINACION: División Recaudaciones

OBJETIVOS: Es responsable de la custodia de los valores de caja y documento de respaldo

Ivanrobles1923hotmail.com

RELACIONES: Depende del Departamento Financiero.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar, controlar y ejecutar trabajos relacionados al buendesempeño de las de las dependencias

2. Mantener un archivo crononologico y ordenado de lasdocumentaciones de esta dependencia.

3. Verificar la existencia de los contratos de acuerdo a lasnormativas de la Dirección de Correos

4. Controlar, recibir y ordenar las ventas diarias por tipo deservicios.

5. Preparar mensualmente las cuentas para cada usuario6. Registrar por sistema informático las cuentas.7. Distribuir las cuentas por diferentes medios según

coordinación con el jefe inmediato8. Controlar y registrar las cobranzas diarias de las cuentas9. Emitir informe mensual por totales de cada usuario y así

mismo, de la cobranza del mes.10. Mantener un listado de clientes actualizado así como su

situación de pago.11. Mantener informado a las sucursales acerca de la situación de

pago de clientes12. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

2. Todo el tiempo

3. Diariamente

4. Mensualmente

5. Diariamente6. Diariamente7. Diariamente8. Mensualmente

9. Todo el tiempo

10. Mensualmente

11. Todo el tiempo

12. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: División Distribución y Control de Valores Postales

OBJETIVOS: Proveer estampillas postales para la venta del Dpto. de Valores y Recursos Financieros delministerio de Hacienda, según nota de remisión, controlar y registrar el movimiento de valores, entrada,salida y existencia de los productos en poder de los perceptores (Ventanillera y sucursales).

RELACIONES: Depende del Departamento Financiero.

FUNCIONES GENERALES

1. Proveer Estampillas Postales para la venta del Dpto. devalores y Recursos Financieros del Ministerio de Hacienda,según Nota de remisión.

2. Registrar en forma contable el movimiento de valores,entrada, salida y existencia.

3. Registrar en forma contable las planillas y fichas de losproductos en poder de las Perceptoras, retirados a créditos, oa descontarse de sus haberes o pagados al contado.

4. Controlar permanentemente los saldos, pagos y movimientossemanal o mensual de los perceptores, en caso de lasventanilleras diariamente.

5. Informar a la Gerencia de Administración y Finanzas enforma mensual:

- Movimiento de valores postales, Entrada, Salida yExistencia.

- Movimiento de valores postales, en poder de losperceptores.


FRECUENCIA

1. Según necesidad

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. Mensualmente

6. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Admisión de Valores

OBJETIVOS: Coordinar la admisión, clasificación y transferencia de los envíos postales a lasáreas de expedición y entrega conforme a las normas y leyes postales internacionales y nacionalesvigentes.

RELACIONES: Depende del Departamento Financiero

Áreas: Ventanillas; Buzones

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar que la atención al cliente sea excelente conforme a las exigencias,actuales y las políticas de la institución.

2. Coordinar y Recepcionar los envíos postales conforme a las disposicionesvigentes del Convenio de la UPU.

3. Aplicar sistemas de control de franqueo conjuntamente con Auditoria Interna yControl de Calidad ; control financiero y Recaudación

4. Coordinar que la aplicación de la tarifa sea homogénea en todas sus dependencias.

5. Velar por la capacitación de los recursos Humanos para mantener la calidad de laatención al público.

6. Colaborar con la Gerencia de Recursos Humanos en cuanto a la asignación defuncionarios sea racional

7. Controlar que la disciplina se establezca conforme a las normas legales vigentes.

8. Controlar que las áreas a su cargo cumplan a cabalidad sus funciones, conforme alas normas y leyes postales vigentes.

9. Coordinar la aplicación de sistemas de promoción de servicios y productospostales conjuntamente con la Dirección Comercial.

10. Promover la elaboración de informe del movimiento de los envíos postales yremitirlos mensualmente al área de Estadísticas

11. Controlar que las recaudaciones de los ingresos por la prestación de los distintosservicios y productos

12. Controlar que la rendición se realice en tiempo y forma


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Diariamente

3. En todo momento

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo

6. En cada caso

7. En cada caso

8. Diariamente

9. En cada caso

10. En cada caso

11. Diariamente

12. Diariamente







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Ventanillas

OBJETIVOS: Admitir las correspondencias y todos los servicios autorizados en concordancia conlas normas y leyes vigentes así como aplicando el tarifario que corresponde para el cobro delservicio.

RELACIONES: Depende de la División Admisión de Valores

FUNCIONES GENERALES

1. Recibir a los clientes con amabilidad2. Admitir los servicios requeridos por el cliente (en caso

de que el cliente desconozca debe explicar al cliente con paciencia yrespeto las características de cada servicio)

3. Ayudar al cliente a completar datos de su envío ( encaso de que el cliente desconozca como completar la cajera deberáayudarlo, si el cliente ya conoce el procedimiento la cajera no deberáhacer esperar a ningún cliente)

4. Cobrar el importe adecuado según la tarifa vigente5. Cuidar de los servicios admitidos mientras estén en

su poder6. Preparar las hojas de transferencia para remitir el

envío donde corresponda7. Preparar el deposito de su recaudación con la

documentación correspondiente 15 minutos antes delo establecido por su jefe inmediato

8. Entregar el deposito a quien fuere designado porrecaudaciones

9. Mantener un archivo actualizado10. Colaborar con Auditoria o cualquier ente de control

autorizado para realizar verificaciones u otros11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan

con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo2. Diariamente

3. En todo momento


6. Diariamente

7. Diariamente

8. Diariamente








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NIVEL: Area

DENOMINACION: Buzones – Nacional

OBJETIVOS: Recolectar, clasificar y remitir los envíos depositados en los buzones para suprocesamiento.

RELACIONES: Depende de la División Admisión de Valores

FUNCIONES GENERALES

1. Recolectar los envíos postales depositadosdiariamente ( de las cajeras)

2. Sellar los envíos adecuadamente cuidando que sealegible el sello fechador.

3. Clasificar por tipo de envíos y conforme a lasoficinas de destino encargadas del procesamiento.

4. Transferir a las oficinas respectivas, segúnaprobación de su jefe inmediato

5. Llevar un control del movimiento diario yacumulativo.

6. Elaborar las estadísticas en el documentocorrespondiente

7. Presentar las estadísticas a su jefe inmediato para surevisión

8. Mantener un archivo actualizado y ordenado9. Remitir mensualmente los datos del movimiento de

los Envíos en el área de Estadísticas.10. Las demás que le sean asignadas y que correspondan

con la naturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Diariamente


3. Todo el tiempo

4. Diariamente

5. Todo el tiempo

6. Mensualmente

7. Mensualmente

8. Todo el tiempo9. Mensualmente







Página 61 de 158


NIVEL: División

DENOMINACION: Franqueo a Pagar

OBJETIVOS: Recepcionar los envíos decepcionados por grandes clientes y con cuenta corriente ytransferir a las oficinas respectivas para su procesamiento.


FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar los envíos de correspondencia depositadas por grandes clientes, concuenta corriente con acuerdos contractuales, completar el formulario F4,consignando los datos correspondientes.

2. Controlar que la disposición de los envíos estén acorde con las normasestablecidas para acceder al servicio, como la impresión de número de resolucióny los datos del remitente y destinatario.

3. Controlar que el número de resolución se ajuste a los datos del remitente.

4. Controlar que el estado físico de los envíos se ajusten a las normas postalesnacionales e internacionales (UPU – UPAEP), vigentes.

5. Rechazar de inmediato los envíos que no estén de acuerdo a la normativa postalvigente.

6. Certificar la admisión de los envíos con la aplicación del procedimientosestablecido.

7. Clasificar los envíos conforme a las Oficinas que se encargaran del procesamientocomo centro de clasificación y/o distribución y entrega, del formulario T1.

8. Transferir los envíos acompañado del formulario T1, que será conformado por elresponsable de la oficina de entrega y receptora de entrega.

9. Remitir la copia de las facturas a la oficina de contabilidad con la documentaciónrequerida

10. Llevar un completo y ordenado archivo de las documentaciones.

11. Llevar un registro clasificado por destino de la cantidad de envíos recepcionados.

12. Remitir mensualmente los datos del movimiento de los envíos y de los ingresos alárea de Estadísticas.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. En el momento de laadmisión.

3. En el momento de la admisión.

4. En el momento.

5. En el momento

6. En todo los sobres.

7. Diariamente

8. Diariamente

9. Diariamente

10. Todo el tiempo

11. Diariamente.

12. Mensualmente.







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NIVEL: División

DENOMINACION: Admisión de Servicios Especiales

OBJETIVOS: Realizar las liquidaciones de la cuentas de los servicios especiales de manera acontabilizarlos para su cobranza.


FUNCIONES GENERALES

1. Recibir los Documentos denominados F4

2. Verificar la cantidad de envío y la características del servicio ( Franqueo, EMSetc)

3. Separar los F4 por servicio

4. Verificar si los datos concernientes corresponden con el tarifario asignado

5. Cargar en el sistema para registrar los datos del F4 y la liquidación

6. Imprimir el detalle del informe en general y por cliente

7. Preparar el informe para cada cliente detallando el monto adeudado y la fecha topede pago en el mismo

8. Remitir a los departamentos correspondientes dicho informe ( entre las fechas 5al 8 de cada mes)

9. Preparar hoja de rutas para visitar a los clientes con deudas

10. Rendir cuentas de las visitas según informe al jefe inmediato

11. Llamar a los clientes morosos por teléfono especialmente a aquellos que ya fueronnotificado y no se presentan

12. Realizar informe de las llamadas hechas

13. Negociar con los clientes según aprobación del jefe inmediato para cobrosatrasados

14. Manejar correctamente los contratos de los clientes para estar bien informados a lahora de negociar o reclamar a los clientes

15. Hacer informes al jefe inmediato en los casos de incumplimiento de clientescasuales

16. Preparar nota de requerimiento a clientes casuales

17. Remitir al departamento correspondiente las notas de clientes casuales para quesean notificados

18. Realizar el seguimiento de las notificaciones enviadas

19. Mantener informe actualizado de la situación de cada cliente referente a las deudasy cobros de los mismos

20. Registrar en el sistema los pagos que realizan los clientes

21. Informar a través de informes del sistema a la oficina de contabilidad de los pagos recibidos

22. Mantener el archivo de documentos manejados por esta dependencia actualizados


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Mensualmente

3. En todo momento.

4. Mensualmente

5. En cada caso

6. Mensualmente

7. Mensualmente

8. Mensualmente

9. En cada caso

10. En cada caso



13. Todo el tiempo


15. Mensualmente

16. Todo el tiempo

17. Todo el tiempo

18. Todo el tiempo

19. Mensualmente

20. Todo el tiempo


22. Todo el tiempo







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NIVEL División

DENOMINACION: Control Financiero

OBJETIVOS: Control sistemático del origen y aplicación de fondos, y la correcta utilización delos recursos asignados por la ley del presupuesto anual.

RELACIONES: Departamento Financiero

FUNCIONES GENERALES

1. Realizar el control de las planillas de rendición y los documentos comprobatoriosque los respaldan. Este control abarcan las planillas de la Oficina Central, ÁreaMetropolitana y Agencias Regionales, una vez recibidos los duplicados de laOficina de Recaudaciones.

2. Controlar las planillas de lo recaudado por el encargado de Cajeras/os en laOficina Central, en concepto de pagos por: Casilla de Correos, Franqueo a Pagar,pago de clientes, mayoristas o grandes impositores, así como cualquier otro pagorecibido en concepto de contraprestación por cualquier servicio o producto queprovea o vaya a proveer en el futuro la Dirección de Correos.

3. Controlar que la recaudación total consolidada de un día, sea depositada al díasiguiente en el banco operante o a mas tardar el día hábil siguiente, si fueserecaudación de fin de semana, o víspera de feriado.

4. Recibir una copia de lo depositado en cada cuenta, de manera tal que se puedacomprobar que el total de lo recaudado en un día determinado, haya sidoíntegramente depositado al siguiente día hábil, cerrado así el circuito de flujo decaja.

5. Recibir de La Gerencia de administración y Finanzas una copia de presupuestoanual asignado a la Dirección de Correos, con sus correspondientes Anexos dePersonal. Así mismo provee una copia de cualquier reprogramación, ampliaciónpresupuestaria, tope financiero que reculaba el Ministerio de Hacienda, así comocualquier modificación que frece al presupuesto original.

6. Proveer copias de todas las solicitudes de imputaciones, así como copias de lastransferencias de fondos recibidos por rubros de manera que se pueda elaborarmensualmente un estado de Ejecución Presupuestaria.

7. Elevar a la Gerencia de Administración y Finanzas con copia a la DirecciónGeneral informe de los Controles efectuados.

8. Informar en el acto, en caso de detectar atrasos, errores, enmiendas u otrasirregularidades, incluyendo las recomendaciones del cado.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. Anualmente

6. Todo el tiempo

7. En cada caso

8. Inmediatamente

9. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Cuentas Internacionales

OBJETIVOS: Formulación de cunetas internacionales para todas las administraciones postales, sobredespachos recibidos, en formularios autorizados por la UPU, control y devolución de las cuentasinternacionales formulando por los demás administraciones postales sobre despachos expedidos por nuestraadministración.

RELACIONES: Depende del Departamento de Financiero

FUNCIONES GENERALES

1. Formular los documentos de Cuentas Internacionales para todas lasAdministraciones Postales, sobre despachos recibidos en diferentes conceptos, enformularios Internacionales autorizados por la U.P.U.

2. Formular los documentos de Cuentas Generales anuales, en base a las cuentasTrimestrales aceptadas por las otras Administraciones Postales sobre despachorecibido de esta Administración.

3. Controlar y realizar la gestión de devolución de las Cuentas Internacionalesformulado por las demás Administraciones Postales sobre despachos recibidos deesta Administración

4. Controlar y realizar la devolución de los Boletines provenientes de TraficoInternacional sobre diferencias de Peso, correspondencias mal encaminadas(Transito al Descubierto).

5. Registrar las Facturas de entrega - Avión (CN-38)m Expedidas LC/AO paracontrol de Cuentas Recibidas.

6. Archivar las Cuentas Formuladas por esta Administración por Trimestre y porConcepto.

7. Archivar las cuentas Recibidas de otras Administraciones por Trimestre y porConcepto.

8. Registrar las Cuentas Remitidas y de los Pagos, en los diferentes conceptos.

9. Mantener un archivo actual y cronológico para el histórico

10. Elaborar informe para el Director de Área sobre el estado de las CompensacionesInternacionales.


FRECUENCIA

1. Mensualmente

2. Trimestralmente

3. En cada caso

4. En cada caso

5. Todo el tiempo

6. Diariamente

7. Diariamente

8. Diariamente

9. Todo el tiempo

10. Mensualmente







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Administrativo

OBJETIVOS: Coordinar, organizar y controlar las gestiones realizadas en el departamento Administrativosirviendo de apoyo continúo de la dirección de Administración y Finanzas de manera a lograr el objetivodeseado.


Áreas: Giraduria

DEPENDENCIAS:

División Rendición de Cuentas, Fiscal de Obras, Servicios Generales, Suministro, Imprenta.

FRECUENCIA

2. Diariamente

3. Según necesidad

4. Diariamente

5. Diariamente

6. Todo el tiempo

7. Según cada caso

8. Diariamente

9. Todo el tiempo

10. Diariamente

11. Todo el tiempo

12. Todo el tiempo

13. Todo el tiempo

14. Todo el tiempo

15. Semanalmente


FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y controlar las tareas de las dependencias a su cargo

2. Resolver los problemas urgentes con la anuencia del Director Administrativo

3. Recepción de Documentos provenientes de distintas dependencias

4. Direccionar los documentos en las distintas áreas según su naturaleza

5. Recepción de pedidos de las distintas áreas y sus dependencias

6. Procesar los pedidos en el menor tiempo posible según su naturaleza

7. Recepción de documentos referente a permisos, usufructo de vacaciones, reposomedico, y otros y procesarlos antes de 24 hs.

8. Contar con existencia permanente de aquellos insumos que son mas utilizadosdurante el año por las diversas dependencias.

9. Procesar solicitudes cuyos insumos no se cuenta en existencia

10. Mantener un archivo ordenado y actual delos documentos manejados en dichadependencia

11. Mantener un listado actualizado de los insumos entregados a las diferentesoficinas con la documentación correctamente respaldada

12. Contar con un listado actual de las solicitudes de insumos solicitadas porpresupuesto

13. Realizar el seguimiento de las documentaciones que conciernen a estadependencia hasta finalizar su proceso.

14. Realizar informe de las actividades realizadas en el departamento administrativo yelevar a la Dirección de Administración y Finanzas







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Giraduria

OBJETIVOS: Acondicionar los documentos necesarios para el cobro de sueldo de los funcionarios de lainstitución, así como La elaboración de rendición de cuentas, contratos etc.

RELACIONES: Depende del Departamento de Administración y Finanzas

FUNCIONES GENERALES1. Elaborar y gestionar la planilla de sueldos a presentarse en el

Ministerio de Hacienda2. Elaborar planilla de Descuentos.3. Confeccionar Nota de Remitidos, Altas y Bajas de Personal

para gestiones de Pagos por Red Bancaria.4. Realizar un resumen de los Descuentos a ser Pagados5. Confeccionar las boletas de Liquidación de Sueldos de

Funcionarios.6. Confeccionar y controlar la Planilla de Embargos judicial a

Sueldos de funcionarios.7. Controlar y gestionar la planilla de gastos de representación,

Pasajes Bonificaciones, Personal Contratado,Remuneraciones Extraordinaria, Subsidio Familiar.

8. Elaborar y gestionar el pago por red bancaria de planillas deSeguro Medico al Funcionario.

9. Controlar los documentos de Extracto Bancario yConciliación.

10. Controlar las Rendiciones de Cuentas Correspondientes asueldos Permanentes y Contratados.

11. Recepcionar documentos de la Gerencia Administrativa,12. Realizar trabajos de Gestoría sobre Documentos de Pagos de

Gastos.13. Verificar las Obligaciones de los Documentos para gestión de

pagos y su posterior registro14. Controlar los documentos para su pago a los respectivos

proveedores.15. Registrar los impuestos de Retención de IVA y renta,

posterior preparación de Formulario 807.16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA1. Mensualmente



6. Mensualmente

7. Mensualmente

8. Mensualmente

9. Mensualmente

10. Diariamente

11. Mensualmente

12. Diariamente

13. En cada caso

14. Diariamente

15. Diariamente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Rendición de Cuentas

OBJETIVOS: Preparar los expedientes correspondientes para la rendición de cuentas, verificando que lasmismas estén completas y sean las correctas.

RELACIONES: Depende del Departamento Administrativo

FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar los expedientes procesados y pagados de losrubros denominados Servicios Personales y los gastos de laDINACOPA

2. Verificar los expedientes de acuerdo a las exigencias de laresolución CGR Nº 653 (en la cual se aprueba la guía básicade documentos de rendición de cuentas que sustenta laejecución presupuestaria.)

3. Completar el expediente (según resolución)4. Entregar al departamento de contabilidad para los pagos

contables.5. Archivar una vez realizado el pago6. Preparar en una carpeta para la revisión de la Contraloría

General de la República u otro tipo de control7. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Según Cada caso

3. En todos los casos4. En todo momento


7. Según cada caso






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NIVEL: División

DENOMINACION: Fiscal de Obras

OBJETIVOS: Fiscalizar r a la seguridad edilicia de la DINACOPA y sus sucursales a través de trabajosrealizados para el efecto


FUNCIONES GENERALES

1. Recibir solicitudes de las necesidades presentadas tanto en lacentral como en las sucursales, de orden edilicio o mobiliario

2. Canalizar y hacer seguimiento de los pedidos hasta suejecución

3. Analizar y sugerir por escrito todo tipo de mejora o prensiónen distintas áreas

4. Fiscalizar cualquier tipo de trabajos como: reparación demuebles ,colocación de artefactos eléctricos, edilicio y todoslos relacionados a la construcción y equipamiento de loslocales desde su inicio hasta su colocación

5. Promover reparaciones y mejoramiento edilicios6. Gestionar las documentaciones necesarias para la realización

de los arreglos pertinentes7. Trabajar conjuntamente con el departamento de UOC en lo

referente a llamados a concursos o licitaciones para lasconstrucciones en general

8. Presentar todas las documentaciones y especificacionestécnicas para los pagos correspondientes

9. Mantener actualizado el archivo de los documentosmanejados en esa dependencia

10. Emitir según análisis previo especificaciones técnicassolicitadas por su superior

11. Mantener actualizado el histórico de los trabajos realizados yde los pendientes


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Todo el tiempo

3. Según cada caso

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo6. Según cada caso

7. Según cada caso

8. En cada caso

9. Todo el tiempo

10. Cada caso

11. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: División Servicios Generales

OBJETIVOS: Realizar el mantenimiento y/o reparación de muebles e inmuebles de la institución, así comoel velar por el mantenimiento del edificio

RELACIONES: Depende del Departamento de Administrativo

Áreas: Intendencia y Central Telefónica

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar las tareas a realizar2. Mantener un plantel de profesionales para realizar las diferentes tareas

( Plomero, carpintero, albañil, electricista)3. Fiscalizar las estructuras, reparaciones, mantenimientos, elaboración de

muebles e instalaciones de equipos de oficina, realizados por su personal oterceros.

4. Realizar el mantenimiento y la reparación de los equipos de oficinas,muebles, e inmuebles, accesorios eléctricos y limpieza en general de lainstitución y sus sucursales.

5. Realizar Visitas programadas a las distintas sucursales de Correos parahacer un relevamiento general y determinado en que situación seencuentra el estado edilicio

6. Sugerir realizar el mantenimiento y/o reparación, según informedetallado de las necesidades

7. Relevar datos de las sucursales y de las necesidades a ser atendidas paraplanificar según cronograma y visto bueno de su jefe inmediato.

8. Prestar todo tipo de servicios a las distintas oficinas solicitantes, así comoel traslado de muebles, instalación de equipos eléctricos, etc.

9. Recepcionar todas las solicitudes de mantenimiento, reparación, limpiezade muebles e inmuebles de las distintas dependencias y procederconforme a los pedidos.

10. Atender casos urgentes de las diferentes dependencias11. Emitir un informe mensual de los trabajos realizados, a la Departamento

Administrativo12. Mantener un stock permanente de aquellos insumos mas utilizados13. Mantener actualizado el inventario de stock.14. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA

1. Trimestralmente2. Todo el tiempo

3. Según cada caso

4. En cada caso


6. Según cada caso


8. Todo el tiempo

9. Todo el tiempo

10. En todo momento11. Mensualmente

12. Todo el tiempo13. Todo el tiempo14. Según necesidad






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NIVEL: Area

DENOMINACION: Intendencia

OBJETIVOS: Mantener las instalaciones de la DINACOPA limpia y ordenada.

RELACIONES: Depende de la división Servicios Generales

FUNCIONES GENERALES

1. Realizar la planificación correspondiente para la mejororganización de las tareas

2. Realizar la limpieza oficina por oficina utilizando elementos yartefactos según necesidad de cada oficina ( aspiradora,repasado otros)

3. Coordinar que la limpieza diaria de las distintas oficinas serealicen según planificación

4. Verificar que la limpieza se realice con calidad especialmentelos sanitarios de las distintas dependencias

5. Una vez terminada la limpieza acomodar los elementos enforma segura y ordenada en el lugar correspondiente

6. Cuidar de los elementos de uso diario7. Utilizar responsablemente los artefactos de limpieza de la

institución8. Informar inmediatamente a su superior por escrito en caso de

falla de algún elemento o artefacto utilizado para la limpieza9. Realizar proyectos de campañas de concienciación del

mantenimiento de la limpieza y utilización de los recursos encoordinación con el Departamento de capacitación.

10. Promover el uso correcto de basureros en la institución11. Realizar informe de gestión12. Mantener un plantel capacitado para realizar la limpieza

correcta13. Informar a su jefe inmediato si encontrara desperfectos en los

sanitarios u oficinas.14. Contar con un archivo actual y ordenado15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1. Trimestralmente

2. Diariamente

3. Todo el tiempo

4. Diariamente

5. Diariamente

6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo

8. Según cada caso

9. Trimestralmente

10. Todo el tiempo

11. Mensualmente

12. Todo el tiempo


14. Todo el tiempo







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Central Telefónica

OBJETIVOS: Cumplir con las exigencias del Cliente interno y externo brindando un servicio decalidad encaminando todas las consultas con éxito.

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar el desarrollo de las tareas en esta dependencia( horarios y otros)

2. Recepción de llamadas telefónicas, recibidas atraves de lacentral Telefónica

3. Encaminar efectivamente las consultas realizadas a través de lacentral telefónica

4. Contar con un listado actualizado de los números de teléfonosdirectos e internos utilizados en la DINACOPA

5. Contar con un listado actualizado de nombres de Directores yjefes de las distintas áreas( tener conocimiento de la jerarquíaque ocupa )

6. Estar suficientemente preparado (física y culturalmente) pararesponder llamadas de clientes en condiciones especiales.(nervioso, habla despacio,lento,poco explicativo, inentendible,ansioso)

7. Mantener un cuaderno de novedades diarias8. Informar al jefe inmediato por nota de cualquier situación

irregular o de algún problema que se presentare9. Organizar y coordinar las guardias de los funcionarios de esta

dependencia en los días sábados10. Mantener un archivo ordenado y actual de los documentos de

esta dependencia11. Mantener un cuaderno de anotaciones de llamadas que realizan

los funcionarios en las líneas directas.12. Proponer mecanismos que mejoren la utilización de los

recursos disponibles en esta area13. Proponer realizar capacitaciones a los funcionarios de esta area

con temas inherentes a esta tarea14. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1. Trimestralmente

2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. Diariamente

5. Diariamente

6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo8. Según cada caso


10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo


13. Según cada caso14. Según cada caso






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NIVEL: División

DENOMINACION: Suministro

OBJETIVOS: Recepción y entrega de los pedidos de materiales, útiles y otros a las distintas oficinas, previacompra de dichos materiales y útiles realizado por la Gerencia Administrativa.


FUNCIONES GENERALES

1. Proveer de materiales y Útiles a las Oficinas de la Direcciónde Correos para su normal funcionamiento

2. Solicitar a la Gerencia Administrativa, en función a lasnecesidades de las distintas Oficinas, la adquisición de losmateriales y útiles a Suministrar con un tiempo deanticipación

3. Recepcionar y entregar los pedidos de materiales y útiles a lasdistintas oficinas e impresión de formularios diversos

4. Realiza mensualmente el asiento en fichas, el movimiento deentrada y salida de materiales y útiles de Oficina

5. Solicitar a la División Imprenta en base a las necesidades ylos pedidos la confección de formularios diversos


FRECUENCIA

1. Mensualmente

2. Mensualmente

3. Diariamente

4. Mensualmente

5. Según necesidad

6. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: División Imprenta

OBJETIVOS: Realizar Trabajos de impresiones en general a fin de cumplir con las solicitudes

RELACIONES: Depende del Departamento de Administración

FUNCIONES GENERALES

1. Realizar a través de la Sección maquina impresionestipográficas automática de largo y corto tiraje en blanco ynegro y en colores.

2. Realizar cortes de imprenta en genera, con capacidad de unamedida luz de 91 x 92,5

3. Realizar encuadernaciones en general con tapa dura ypegados de sobres, perforados y presella dos industriales.

4. Preparar tipografías de imprenta para realizar trabajos comotarjetas, afiches, formularios y otros.

5. Controlar la calidad de las impresiones realizadas en su formay numeraciones entre otros.

6. Llevar un inventario y registro ordenado de las impresionesrealizadas.

7. Realizar periódicamente los pedidos de materiales necesariospara el buen funcionamiento de la oficina.

8. Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a susuperior inmediato.


FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En cada caso.

3. En cada caso.

4. En todo momento

5. En todo momento

6. En todo momento

7. En cada caso

8. Mensualmente

9. Según necesidad






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION:

OBJETIVOS: Ejecutar los procedimientos de planeamientos de programación, presupuesto y contrataciónde la DINACOPA conforme a lo dispuesto en la ley vigente de contrataciones publicas.

RELACIONES: Depende de la Dirección de la Dirección de Administración y Finanzas

DEPENDENCIAS:

Asuntos Legales, Contrataciones, Programación y Evaluación.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar que las funciones de sus dependencias seancumplidas según lo que establece el manual y la ley vigente

2. Controlar que se realización de las tareas en tiempo y formaen las dependencias a su cargo

3. Mantener un archivo actual en el sistema de lascontrataciones realizadas, de los PAC que se han levantadoal portal, de lo ejecutado y de las licitacionescorrespondientes a este año.

4. Coordinar el procedimiento anual de programación del PlanAnual de Contrataciones (PAC)

5. Coordinar y controlar que se levante en tiempo y forma elPAC en el Sistema Integrado de Contrataciones Publicas(SICP-Portal de contrataciones en internet)

6. Coordinar, controlar y realizar el seguimiento a la ejecucióndel PAC por medio de los distintos tipos de procedimiento decontratación hasta la emisión del código de contratación, porparte de la Dirección Nacional de Contrataciones Publicas.


FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En todo momento

3. Todo el tiempo

4. Anualmente

5. En todo momento

6. En todo momento

7. En cada caso






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NIVEL: División

DENOMINACION: Asuntos Legales

OBJETIVOS: Analizar, verificar y dictaminar la validez de las diferentes documentaciones legalespresentadas por los participantes en los procesos de contratación y por los contratistas de los diferentescontratos a ser formalizados y sometidos a su consideración

RELACIONES: Depende del Departamento de Unidad Operativa de Contrataciones

FUNCIONES GENERALES

1. Velar por el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo

2. Controlar que las tareas sean realizadas conforme a lo establecido según leyesvigentes

3. Elaborar los contratos de obras, adquisiciones de bienes y servicios comoresultado de los procesos de contratación realizados bajo cualquiera de lasmodalidades establecidas en la Ley 2051/03

4. Remitir los contrato.s firmados a la repartición solicitante de la contratación,adjuntando copia autenticada de todos los documentos contractuales pertinentes,quedando a cargo de dichas reparticiones la administración del contrato

5. Llevar un registro ordenado de los contratos suscriptos, acompañados de toda ladocumentación respaldatorios y tenerlas en custodia hasta la culminación de lasobligaciones asumidas por las partes, anexando cualquier modificación a losmismos

6. Actualizar el estado de ejecución de los contratos, formalizados como resultado deprocedimientos de contratación

7. Conservar en forma ordenada y sistemática toda documentación respaldatorios delos actos y contratos, cuando menos por el plazo de prescripción, contados a partirde la fecha de recepción

8. Llevar un registro de las contrataciones, a través de archivos físicos y electrónicosque garanticen la conservación del expediente del contrato, debidamentecodificado, por el periodo establecido en el párrafo anterior, y en especial lossiguientes documentos: El pliego de bases y condiciones, La convocatoria, lasactas de apertura de las ofertas, los dictámenes y resoluciones de adjudicación yLos contratos, las garantías y sus anexos, los convenios modificatorios, las actasde recepción y las resoluciones dictadas por la contratante durante la ejecución delos contratos

9. Actualizar el registro de los actos y contratos, con indicación de la situación enque se encuentran los procedimientos de contratación.

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. Todo el tiempo

3. Según necesidad

4. Inmediatamente

5. En todo momento

6. Mensualmente

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo

9. Mensualmente






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Continuación Departamento UOC/ División Asuntos Legales - pág.…/..2

FUNCIONES GENERALES

1. Recibir las documentaciones a ser analizadas

2. Verificar los borradores de Pliego de bases y condiciones y proponermodificaciones a los requerimientos legales establecidos en los mismos y en loscontratos a ser firmados, puestos a su consideración, a los efectos de velar elestricto cumplimiento de4 la ley nº 2051/03 y disposiciones concordantes

3. Verificar y dictaminar acerca de la validez de las de las diferentesdocumentaciones legales presentadas por los participantes en los procesos decontratación y por los contratistas de los diferentes contratos a ser formalizadossometidos a su consideración

4. Mantener actualizado el archivo de documentos manejados por esta dependencia.

5. Archivar y conservar las informaciones que sirven de sustento a las anotacionesconsignadas en el registro, en orden cronológico y correlativo hasta la conclusióndel contrato

6. Recibir, verificar y dictaminar acerca de la validez de las diferentes garantíaspresentadas a la entidad, en los procesos de contratación y ejecución de losdiferentes contratos, como ser: Garantía de Mantenimiento de la oferta, Garantíade cumplimiento de contrato, Garantía de la debida Inversión de Anticipos,Garantía de Fondos de Reparo, Seguro de Responsabilidad Profesional y cualquierotra garantía requerida por la entidad

7. Llevar un registro ordenado de las evaluaciones realizadas a los participantes delos diversos procesos de contratación, acompañadas de una copia de ladocumentación presentada por dichos participantes a fin de poder compararlas encaso de necesidad, en cualquier otro proceso de contratación de la entidad.

8. Verificar los borradores de Pliego de bases y condiciones y proponermodificaciones a los requerimientos legales establecidos en los mismos y en loscontratos a ser firmados, puestos a su consideración, a los efectos de velar elestricto cumplimiento de4 la ley nº 2051/03 y disposiciones concordantes

9. Verificar y dictaminar acerca de la validez de las de lasdiferentes documentaciones legales presentadas por los

participantes en los procesos de contratación y por los contratistasde los diferentes contratos a ser formalizados sometidos a suconsideración

10. Mantener actualizado el archivo de documentos manejados por esta dependencia.


FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En todo momento

3. Todo el tiempo

4. En cada caso

5. En cada caso

6. En todo momento

7. En todo momento

8. En cada caso

9. Todo el tiempo

10. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Contrataciones

OBJETIVOS: Procesar los pedidos de adquisición y locación de todo tipo de bienes, la contratación deservicios en general, los de consultoría y de las obras publicas y los servicios relacionados con las mismas aser realizados por los diferentes procedimientos según su naturaleza y leyes vigentes


FUNCIONES GENERALES

Licitaciones:

1. Velar por el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo

2. Elaborar los pliegos de bases y condiciones particulares para cada LicitaciónPública, utilizando los pliegos Estándar elaborados por UCNT

3. Tramitar el llamado, las invitaciones, la difusión del llamado y la venta de lospliegos, responder a las aclaraciones cuando no se constituya una junta

4. Comunicar las enmiendas, recibir y someter las ofertas recibidas a consideracióndel comité de Evaluación a través del titular de la UOC

5. Revisar los informes de evaluación y la recomendación de la adjudicación delcomité de Evaluación, elevándola al titular de la UOC

6. Elaborar los Pliegos de Bases y condiciones particulares para cada licitación porConcurso de Ofertas, utilizando los pliegos estándar elaborados por la UCNT

7. Remitir la información necesaria al departamento de Programación y evaluaciónpara que esta gestione las comunicaciones pertinentes a la UCNT de MH, tanto enla etapa del llamado como en la etapa de la Adjudicación

8. Realizar las gestiones administrativas propias de los procesos de contratación através de llamados a Licitación Publica y Licitación por concurso de Ofertas,como ser elaborar las documentaciones necesarias para la aprobación de Pliegosde bases y condiciones como también de las adendas a los mismos si las hubiere,

9. Elaborar y gestionar los documentos para la adjudicación

10. Elaborar y/o corregir de los textos a ser publicados con relación a llamados acontratación

11. Publicar a través del sistema de información de contrataciones Publicas (SICP),las convocatorias o llamados a licitación publica, con las informacionesestablecidas en el articulo 19 de la ley 2051

12. Preparar y remitir a las instancias que correspondan, los textos de lasconvocatorias o llamados a licitación publica, con las informaciones establecidasen el Art.19 de la ley 2051 para su publicación en medios de prensa escrito

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En cada caso.

3. En cada caso.

4. En todo momento

5. En todo momento

6. En cada caso

7. En cada caso

8. Todo el tiempo

9. En cada caso

10. En cada caso

11. En cada caso

12. En cada caso






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Continuación… Departamento de UOC/ División Contrataciones - pág…/..2

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En cada caso

3. En todo momento

4. Según cada caso



7. En cada caso

8. En cada caso

9. Todo el tiempo

10. En cada caso

11. En cada caso

12. En cada caso

13. Todo el tiempo

14. Todo el tiempo


FUNCIONES GENERALES

Licitaciones:

1. Verificar la difusión de cada llamado en el sistema de información decontrataciones publicas(SICP)

2. Realizar la gestión del borrador de dictamen de la Unidad Operativa deContratación, la justificación expresa y detallada que fundamente el procedimientode la contratación Directa por la Vía de Excepción regulado en el capitulo V de laLey 2051/03 que soliciten las reparticiones de la entidad

3. Realizar las gestiones administrativas propias de los procesos de contratacióndirecta por la vía de la excepción

4. Analizar, evaluar y sugerir al titular de la UOC los potenciales oferentesregistrados en la base de datos de la UOC registrados en la base de datos de laUOC a ser invitados para los procedimientos de licitación por concurso de ofertasde manera a garantizar a la entidad las mejores condiciones técnicas y económicas

Contrataciones Directas:

5. Elaborar especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios a ser adquiridos

6. Invitar por escrito y a través del sistema de Información de contratacionesPublicas (SICP), a los potenciales oferentes a que presenten su oferta técnica yeconómica, en los caos de contrataciones Directa (hasta 2000 jornales mínimos)

7. Elaborar el informe técnico de evaluación de las propuestas presentadas, en loscasos de contrataciones Directas, y remitirlas al titular de la UOC

8. Remitir la información necesaria al departamento de Programación y evaluaciónpara que esta gestione las comunicaciones pertinentes a la DGCP del MH, tanto enla etapa del llamado como en la etapa de la Adjudicación

9. Verificar difusión de cada invitación en el sistema de información decontrataciones Publicas (SICP)

10. Obtener, Gestionar, y Evaluar las contrataciones con cargo a fondo Fijodeterminados en el articulo 35º de la Ley Nº 2051/03 y el articulo 75º del decretoNº 21909/03

11. Efectuar rendición de cuentas de las contrataciones realizadas con cargo a FondoFijo, sujetándose a lo establecido en la Ley Nº 1535/99 De AdministraciónFinanciera del Estado y a los lineamientos en cuanto a periodicidad y formato depresentación determinados por el Ministerio de Hacienda y por disposicioneslegales vigentes

12. Analizar, evaluar y sugerir al Titular de la UOC los potenciales oferentesregistrados en la base de datos de la UOC a ser invitados para los procedimientosde contratación Directa de Manera a Garantizar a la Entidad las mejorescondiciones Técnicas y económicas

13. En ambas actividades;

14. Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia

15. Coordinar y supervisar todos los trabajos a que se desarrollan en sus dependencias







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NIVEL: División

DENOMINACION: Programación y Evaluación

OBJETIVOS: Elaborar en forma coordinada con el sector de presupuesto de la institución y/o Entidad, elprograma Anual de Contrataciones (PAC) de cada Ejercicio Fiscal, en base a los requerimientos en materiade bienes, servicios u obras de las distintas reparticiones o dependencias de la Entidad.


-----------------------------dzz tFUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y supervisar todos los trabajos a que se desarrollan en su dependencia


3. Recibir, analizar y consolidar las solicitudes de adquisición de bienes, obras y/oservicios remitidos por las distintas reparticiones o dependencias de la Entidad.

4. En base a esta información, elaborar el Programa Anual de ContratacionesPublicas antes del 28 de febrero de cada año, monitorear y controlar la ejecucióndel mismo

5. Realizar las modificaciones que sean necesarias para el buen cumplimiento de lasactividades de las distintas áreas de la Entidad, y elevarlas a consideración deltitular de la UOC

6. Informar a la UOC, una relación resumida de los procedimientos de contrataciónrealizados durante cada año, debiendo consignar los requisitos básicos

7. Gestionar ante la UAF de la entidad, la emisión del certificado de DisponibilidadPresupuestaria (CDP) a los efectos de iniciar el proceso de contratación

8. Preparar la documentación necesaria para la comunicación del llamado a ladirección General de Contrataciones Publicas del MH.

9. En la Etapa de la Adjudicación y de Acuerdo a los datos proporcionados por eldepartamento de Licitaciones y el de compra UOC, elaborar el anexo 04-02( o elque lo remplace posteriormente) ANTE LA Dirección General de ContratacionesPublicas y gestionar la Obtención del código de contratación (cc) o el que loremplace posteriormente

10. Solicitar y recibir de acuerdo a los datos sumistrados por el departamento decontratos y garantías, a la UAF el detalle de las contribuciones realizadas para elmantenimiento y actualización del SICP, en cumplimiento del Articulo 41º de laLey Nº2.051/03 y el Articulo 100 del decreto Nº 21.909/03

11. Evaluar y elevar dicho informe con la periodicidad que la reglamentación Anualdel Presupuesto se establezca al titular del a UOC, para su posterior remisión a laUCNT


FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En todo momento

3. En todo momento

4. Según cada caso

5. En cada caso

6. En cada caso

7. En cada caso


9. Según datos


11. Según reglamentación







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Presupuesto

OBJETIVOS: Gestionar la ejecución de gastos del presupuesto teniendo en cuenta la planificación anualintegral de las dependencias.

RELACIONES: Depende de la Dirección de la Dirección de Administración y Finanzas

DEPENDENCIAS:

Programación Presupuestaria, Ejecución Presupuestaria, Control y Evaluación Presupuestario.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y supervisar los trabajos a realizar en su dependencia


3. Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato.

4. Analizar corporativamente la ejecución de gastos del presupuesto vigente, a fin dedeterminar acciones para el ajuste del presupuesto de las dependencias de acuerdoa los recursos financieros con que cuenta la institución

5. Coordinar la definición de los objetos de gastos necesarios para la institución

6. Programar y planificar las tareas de su dependencia según lo estipulado en la leypresupuestaria

7. Coordinar la definición de informaciones necesarias para la toma de decisiones

8. Recibir, controlar y realizar el seguimiento de los documentos elaborados entodas sus dependencias, asi como los plazos

9. Supervisar las Imputaciones

10. Supervisar el Plan de caja Institucional elaborado

11. Definir las informaciones que se deben originar con el fin de contar con un buensistema de información que facilite la toma de decisiones así como el controlgeneral de las actividades realizadas

12. Preparar reuniones de trabajo a fin de coordinar las tareas y evaluarlas

13. Hacer cumplir las normas y principios de control Interno en todas susdependencias

14. Velar por el uso adecuado, cuidado mantenimiento y control de todos los bienesde la institución a su cargo


FRECUENCIA

1. Según Planificacion

2. Todo el tiempo

3. Mensual

4. Anualmente


6. Anual

7. En todo momento

8. Todo el tiempo



11. Semanal

12. En cada caso

13. Todo el tiempo

14. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Programación Presupuestaria

OBJETIVOS: Gestionar y Programar la elaboración Presupuestaria de la DINACOPA

RELACIONES: Depende del Departamento de Presupuesto

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar y programar en coordinación con todo el personal a su cargo las tareas aser realizadas por su sector para el alcance de los objetivos y políticas establecidasy a los recursos humanos, materiales y tecnológicos.


3. Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato.

4. Definir los objetos de gasto necesarios para su utilización

5. Estudiar y supervisar la memoria de la institución, sus objetivos, políticas, misión,visión productos e indicadores

6. Coordina las proyecciones y estimaciones de ingresos y gastos para la elaboracióndel anteproyecto de presupuesto para el año, según las prioridades de la institucióncon las distintas direcciones de la misma, basándose en las reglamentacionesvigentes

7. Coordinar la elaboración del anteproyecto del presupuesto General de la Entidad,Plan Financiero, modificaciones y/o ampliaciones del presupuesto vigente deacuerdo a las necesidades de la institución

8. Administrar el proceso de formulación, presentación y estimaciones de gastos eingresos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto en base a loslineamientos establecidos en el decreto reglamentario

9. Remitir a consideración de la DAF la formulación del Plan financiero Anual deconformidad con el presupuesto aprobado

10. Supervisar la inclusión de las fuentes de financiamiento no genuinos en elpresupuesto de gastos para la ejecución de los proyectos de inversión y tramitar lacontrapartida nacional, conforme a las normas vigentes

11. Proponer las modificaciones presupuestarias de acuerdo con las necesidades

12. Coordinar la elaboración del Plan operativo


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo3. Mensualmente4. Según cada caso5. Anualmente6. Anualmente

7. Anualmente

8. Anualmente

9. Anualmente

10. Anualmente

11. Diariamente12. Anual13. Según Necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACIONº: Ejecución Presupuestaria

OBJETIVOS: Ejecutar el Presupuesto anual rigiéndose por las normas y principios de la ley Presupuestaria


FUNCIONES GENERALES

1. Controlar que la ejecución presupuestaria este al día, en baseal Plan Financiero anual y su posterior entrega a la Direcciónde Administración y Finanzas

2. Realizar el pedido mensual de Plan de Caja Institucional, alMinisterio de Hacienda, Según Disponibilidad del planFinanciero y las Prioridades Institucionales

3. Verificar la Carga mensual del Alcance de los Productos, enel SIAF, según los datos proveídos a este departamento

4. Verificar y aprobar las imputaciones ha realizarse en el mes,para su posterior obligación, según disponibilidadpresupuestaria

5. Elaborar los informes en cuanto a la ejecución presupuestaria,solicitados por la Dirección de Administración y Finanzas

6. Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en estadependencia

7. Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superiorinmediato.

8. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza delcargo.

FRECUENCIA

1. Mensual

2. Mensual

3. Mensual

4. Mensual

5. Mensual

6. En todo Momento

7. Mensual

8. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Control y Evaluación Presupuestaria

OBJETIVOS: Controlar y evaluar la ejecución presupuestaria con eficiencia y eficacia


FUNCIONES GENERALES

1. Remitir los saldos presupuestarios para la ejecución de viáticos, segúndisponibilidad presupuestaria, a la Dirección de Administración yFinanzas

2. Supervisar y coordinar la elaboración del presupuesto plurianual3. Recibir y controlar los datos y documentos que deben ser procesados y

archivos4. Controlar que el archivo de las documentaciones que respaldan las

imputaciones este actualizada y en condiciones de consulta5. Elevar informes mensuales, trimestrales y semestrales según los plazos

establecidos a la Dirección de Administración y Finanzas6. Realizar seguimiento y conciliación del presupuesto y de los gastos

realizados7. Controlar y supervisar el cumplimiento de las normas y principios de

control interno8. Realizar evaluaciones de gestión a los funcionarios a su cargo, de acuerdo

a los plazos establecidos por la DINACOPA9. Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta

dependencia10. Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior

inmediato.11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA

1. Según cada caso

2. Anual3. Diaria

4. Todo el tiempo

5. Según cada caso6. ´

7. Mensual

8. Diaria

9. Todo el tiempo

10. Mensual







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Informática

OBJETIVOS: Centralizar las operaciones de procesamiento de datos resultantes del manejo delos sistemas desarrollados para las distintas dependencias de la DINACOPA, brindando el respaldotécnico necesario para el buen funcionamiento de los equipos de comunicación, velando por sumejoramiento y calidad constante.


DEPENDENCIAS:

Servicios Informáticos, Desarrollo de Sistemas, Asistencia al Usuario.

FUNCIONES GENERALES

1. Dirigir y coordinar las actividades del Departamento, siendo responsable delcumplimiento eficiente de cada una de las funciones asignadas

2. Velar por la ampliación y modificación de los distintos sistemas y brindar lasfacilidades para el acceso a la información requerida por los usuarios

3. Planificar en coordinación con las demás dependencias de la institución lasnecesidades informáticas requeridas por el procesamiento de datos, tales como elanálisis, la programación, el control de calidad, el adiestramiento, la adquisición deequipos, y demás aspectos relacionados con la producción de información

4. Coordinar el trabajo y las relaciones del Departamento con las demás dependenciasa las que se les proporciona los servicios informáticos y encargarse de la ejecución de losmismos

5. Establecer las prioridades de cada uno de los trabajos a cargo del Departamento

6. Formular estudios que comprenden los sistemas, actividades y costos para nuevostrabajos y desarrollar mejoras en los métodos, productos y medios de producción queconduzcan al abandono de procedimientos obsoletos y antieconómicos

7. Velar para que los proyectos o pedidos solicitados por las unidades se entreguen entiempo y forma

8. Resolver las consultas que se le formulen en materia de su competencia.

9. Planificar y dirigir la capacitación y el entrenamiento del personal delDepartamento

10. Supervisar el trabajo y comportamiento del personal del Departamento, exigiendo elcumplimiento de horarios, trabajos asignados y demás aspectos disciplinarios enconsonancia con los reglamentos

11. Informar al Director de Administración y Finanzas sobre el resultado de los trabajosprocesados y demás servicios atendidos por el Departamento

12. Mantener el archivo de documentos manejados en esta dependencia actualizado

13. Las demás actividades inherentes al cargo de Jefe de Informática de la Institución.

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo



5. Diariamente6. Diariamente

7. Según cada cao

8. Según seguimiento9. Todo el tiempo10. Según Planificación

11. Semanalmente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Servicios Informáticos

OBJETIVOS: Asistir a la Institución mediante los servicios técnicos para los equipamientosinformáticos mediante la instalación, montaje y mantenimiento de hardware y software, ycontrolar el funcionamiento de la red informática interna y las conexiones remotas con lasdiferentes dependencias de la Institución y de la Red Metropolitana, mediante la administración delos servidores y equipos de comunicación correspondientes.

RELACIONES: Depende del Departamento de Informática

FUNCIONES GENERALES

1. Responder ante el Jefe sobre el cumplimiento de las funciones asignadas2. Coordinar las acciones con los demás Jefes de Divisiones dependientes

del Departamento para garantizar el mantenimiento y mejoramiento de lossistemas

3. Supervisar las actividades del personal de la División para medir oevaluar su eficiencia

4. Dirigir coordinadamente las tareas a realizar con los funcionarios de suDivisión

5. Desarrollar actividades de adiestramiento al personal a su cargo y lasdemás actividades que el Departamento le asigne

6. Configurar el acceso a los diversos sistemas de comunicación como el dela Red Metropolitana, Correo Electrónico e Internet

7. Supervisar la realización de las copias de seguridad de la informaciónalojada en los servidores en algún medio magnético si resguardo físicoadecuado

8. Revisar, actualizar y evaluar la eficiencia de los trabajos emprendidos yajustar aquellos que puedan optimizarse

9. Servir de apoyo a las demás dependencias de este Departamento cuandola situación así lo requiera

10. Informar al Jefe de Informática sobre los trabajos programados yrealizados

11. Mantener el archivo de documentos manejados en esta dependenciaactualizado

12. Desarrollar las demás funciones inherentes a su cargo, dispuestas por elDepartamento.

FRECUENCIA


3. Todo el tiempo

4. Todo el tiempo


6. Según necesidad

7. Diariamente

8. Diariamente

9. Diariamente

10. Semanalmente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Desarrollo de Sistemas

OBJETIVOS: Diseñar, desarrollar, implementar y mantener sistemas computacionales quesatisfagan las necesidades de agilización, simplificación, mejoramiento y calidad de losprocedimientos y actividades de la institución, en las diversas áreas y dependencias mediante laaplicación adecuada de herramientas informáticas


FUNCIONES GENERALES

1. Responder ante el Jefe de Departamento sobre el cumplimiento de lasfunciones asignadas

2. Coordinar acciones con los demás jefes de Divisiones dependientes delDepartamento de Informática para garantizar el mantenimiento ymejoramiento de los sistemas

3. Coordinar el diseño e implementación de nuevos programas y actividades demantenimiento de los sistemas

4. Supervisar las actividades del personal dependiente de la División para mediro evaluar su eficiencia

5. Elaborar la documentación técnica de los sistemas informáticos desarrollados(descripción general de los programas, diagramas de flujo, especificacionesde archivos)

6. Coordinar y dirigir los programas a ser desarrollados por los analistas,programadores y operadores a su cargo

7. Velar por el estricto cumplimiento de las medidas disciplinarias que rigen elfuncionamiento de la División

8. Desarrollar e implementar en coordinación con el Departamento dePlaneamiento y Organización, procedimientos de copia de seguridad para laconservación y mantenimiento de los programas y archivos, evitando sudeterioro y la introducción de modificaciones no autorizadas

9. Revisar, actualizar y evaluar la eficacia de los procesos operativos aplicadosen los sistemas y ajustar aquellos que puedan mejorarse

10. Informar al Departamento sobre los trabajos programados y desarrollados, ynuevos proyectos

11. Coordinar con las diferentes áreas de la institución sobre el desarrollo,implantación y mantenimiento de proyectos informáticos tendientes a mejorarel funcionamiento de sus actividades

12. Servir de apoyo a las demás dependencias de este Departamento cuando lasituación así lo requiera

13. Mantener el archivo de documentos manejados en esta dependenciaactualizado

14. Desarrollar las demás funciones inherentes a su cargo, dispuestas por elDepartamento.

FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Todo el tiempo

4. Semanalmente

5. Diariamente

6. Diariamente

7. Todo el Tiempo

8. Según cada caso

9. Según necesidad

10. Semanalmente

11. Diariamente


13. Todo el tiempo14. Según Necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Asistencia al Usuario

OBJETIVOS: Recepcionar los reclamos o solicitudes de asistencia técnica ya sea para laconfiguración de equipos o utilización de sistemas, y resolverlos en una primera instancia de serposible y/o derivar al sector según corresponda.


FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar los reclamos o solicitudes de asistencia de carácterinformático resolviendo las incidencias en primera instancia, yderivarlas a donde corresponda cuando la situación lo requiera

2. Administrar las solicitudes que pueden ser presentadas por losusuarios finales mediante: a) Llamada telefónica. b) CorreoElectrónico c) Memorándum o nota d) En forma personal

3. Recepcionar y atender las solicitudes de habilitación einstalaciones del SIAF (Sistema Integrado de AdministraciónFinanciera) y SINARH (Sistema Nacional de Recursos Humanos)del Ministerio de Hacienda

4. Recepcionar las solicitudes de conexión a Internet e instalación detomas de servicios de red

5. Recepcionar las solicitudes de creación de cuentas de correoelectrónico

6. Recepcionar solicitudes de creación y habilitación de usuarios conacceso a los servidores corporativos

7. Prestar asistencia sobre las políticas de seguridad de los equipos ysistemas de la red corporativa

8. Llevar un registro de los servicios y el seguimiento de los mismoshasta su culminación

9. Servir de apoyo a las demás dependencias de esta División cuandola situación así lo requiera

10. Mantener el archivo de documentos manejados en estadependencia actualizado

11. Realizar las demás actividades inherentes que le asigne elDepartamento.

FRECUENCIA

1. Todo el Tiempo

2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo

6. Según necesidad

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo

9. Según necesidad

10. Todo el tiempo







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NIVEL: Dirección

DENOMINACION: Recursos Humanos

OBJETIVOS: Planificar, organizar, desarrollar y coordinar así como también aplicar las técnicas de controlcapaces de promover el desempeño eficiente del personal,Representar como medio que permita a los funcionarios de la DINACOPA a alcanzar los objetivosindividuales relacionados directos o indirectamente con el trabajo.

RELACIONES: Depende de la Dirección de General

DEPENDENCIAS:

Departamento de Gestión y Control de personal; División de Asuntos Legales, División Vigilancia,División Control del Personal

Departamento de Salario; División Contratos Temporales, División RemuneracionesComplementarias. Departamento de Desarrollo de Personal; División Capacitación y Selección,División Servicio Social y Sanidad.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y asegurar que el personal reciba la capacitación adecuada ynecesaria para desempeñar correctamente sus funciones.

2. Apoyar a la organización en el desarrollo del personal a través de actividadesde formación, elaborando un plan de capacitación, evaluándolo ymejorándolo en forma continua de acuerdo a las necesidades.

3. Apoyar a la organización en el proceso selección interna de recursos humanosy en la búsqueda de talentos externos e internos, y su asimilación dentrode la empresa, mediante una asignación efectiva de los mismos.

4. Iniciar y dar seguimiento al proceso anual de evaluación del desempeño,apoyando a las áreas en el proceso de calificación del personal.

5. Administrar y controlar las políticas del personal en todos los ámbitos.6. Gestionar las operaciones administrativas referente al personal siguiendo los

lineamientos, procedimientos y normativas previstas en los reglamentosde la Institución, manteniendo una base de datos actualizada.

7. Administrar los beneficios sociales que la administración provee al personal,proponiendo iniciativas que los optimicen.

8. Mantener informada a las jerarquías acerca de los indicadores y estadísticasrelevantes de la organización y sus tendencias y potencialesconsecuencias.

9. Asesorar a la línea en el tratamiento de casos específicos de sus empleados, oen negociaciones de carácter laboral, representando a la empresa en lostemas relacionados con el personal, y coordinando las relaciones con losrepresentantes de los funcionarios.

10. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza delcargo

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Anualmente

3. Todo el tiempo

4. Anualmente

5. Todo el tiempo

6. Diariamente

7. Diariamente

8. Mensualmente

9. Según necesidad







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Gestión y Control del Personal

OBJETIVOS: Promover el desarrollo de los trabajadores para el aprovechamiento de sus potenciales

RELACIONES: Depende de la Dirección de Recursos Humanos.

DEPENDENCIAS:

División Asuntos Legales, División Vigilancia, División Control del Personal

FUNCIONES GENERALES

1. Dar seguimiento al proceso administrativo de personal,disponiendo las registraciones de los movimientos diarios,relacionados con el uso de licencias de cualquier índole,el cumplimiento de los horarios de labor asignados, y todoaspecto vinculado con la asistencias al trabajo, aplicandolos mecanismos de control que se definan, e investigandolas causas de ausencias y llegadas tarde o retiroanticipado, a fin de analizar con la Gerencia de RRHH.

2. Atender al personal en las dudas o problemas de las altas,y bajas relacionadas con las modificaciones de sucategoría.

3. Monitorear y controlar el desempeño de los serviciostercerizados relacionados con la asistencia de losfuncionarios, como los servicios certificaciones medicas.

4. Mantener disponible la base de datos del personal, sobrelos aspectos funcionales, empresariales y salariales,actualizándola toda vez que sea necesario, y prepararinformes para las distintas áreas, sobre diferentes aspectosque funcionen como indicadores de gestión.

5. Mantener ordenados y actualizados los legajos o carpetasde los empleados.

6. Realizar las demás actividades inherentes que le asigne laDirección de Recursos Humanos

FRECUENCIA

1. Diariamente

2. En cada caso.

3. Mensualmente/Diariamente

4. Diariamente

5. En todo momento

6. Según cada caso






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NIVEL: División

DENOMINACION: Asuntos Legales

OBJETIVOS: Analizar y verificar con cautela las documentaciones y dictaminar acorde a las leyesvigentes, para la aplicar medidas disciplinarias o sanciones.

RELACIONES: Depende del departamento de Gestión y Control del Personal

FUNCIONES GENERALES

1. Recibir las documentaciones para su procesamiento2. Verificar y analizar las documentaciones recibidas para

dictaminar la aplicación de medidas disciplinarias oconcesiones acorde a las leyes vigentes, de losdocumentos que presentan los funcionarios.

3. Mantener una planilla de informe actualizado de losdictámenes realizados tantos los favorables como losdesfavorables con sus correspondientes explicaciones

4. Mantener el archivo de documentos actualizados yordenados

5. Realizar las demás actividades inherentes que le asigne elDepartamento.

FRECUENCIA


3. Inmediatamente

4. Inmediatamente

5. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Control de Personal

OBJETIVOS: Coordinar el control de la Asistencia del Personal a las Oficinas.

RELACIONES: Depende del Departamento de Gestión y Control del Personal

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y organizar las tareas a su cargo2. Supervisar las tareas del area a su cargo3. Verificar los datos relacionados con los registros de entrada y salida de la

Institución a través del reloj biométrico4. Controlar el cuaderno de asistencia de las distintas agencias5. Controlar las asistencias de los funcionarios a las oficinas.6. Elaborar informe diario del control de asistencia.7. Atender al personal en las dudas referentes al Control de Asistencias,

permiso, descuentos y otros.8. Administrar el fichero del control de asistencia.9. Elaborar informe mensual acerca de las descuentos de los funcionarios por

llegadas tardías y/o faltas injustificadas10. Elaborar informe solicitados por Asesoría Jurídica en procesos de sumarios11. Mantener sistemas de datos actualizados de control del personal12. Sugerir y Gestionar mecanismos que contribuyan al control de entrada y

salida del personal13. Elaborar informe solicitado por la Superioridad14. Mantener un archivo actualizado de los datos del personal15. Expedir documentos autorizados por la superioridad, referente al registro de

asistencia u otro documento relacionado con el funcionario en caso que fueresolicitado

16. Elevar informe relacionado con la asistencia del funcionario conforme a lasnormas vigentes (transcurridos los tres días de ausencias injustificadas)Elevarinforme a su superiores de aquellos funcionarios quienes reinciden enausencias y llegadas tardías

17. Recepcionar y/o verificar planillas de asistencia elevadas mensualmente detodas las agencias del país.

18. Informar por escrito en la brevedad posible acerca de los permisos u otrosdocumentos del personal

19. Informar al jefe directo lo mas rápido posible para su tramitación20. Realizar las averiguaciones que correspondan para el efecto del ítem anterior21. Mantener los archivos actualizados y ordenados cronológicamente22. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA

1. Diariamente2. Diariamente3. Todo el tiempo

4. En todo momento5. Diariamente6. Diariamente7. En todo momento



11. Diariamente12. Según necesidad

13. En cada caso14. Todo el tiempo15. Según cada caso




19. Inmediato20. Todo el tiempo21. Todo el tiempo22. Según necesidad






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Salario

OBJETIVOS: Elaborar las documentaciones necesarias, referentes al pago de salario del personalpermanente y contratado

RELACIONES: Depende de la Dirección de Recursos Humanos

División Contratos Temporales, División Remuneraciones Extraordinarias.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar las tareas correspondientes a esta dependencia2. Elaboración de planillas de pagos de sueldos del personal permanente y

contratados3. Registrar en el sistema SINAR el legajo del personal según cada caso.4. Elaborar la liquidación de sueldos en base a los detalles de descuentos de;

(cooperativas, Asociación, juzgados y otros)5. Confeccionar contratos temporales para el personal contratado y remitir donde

corresponda6. Liquidación del pago de bonificación por entrega de envíos especiales a carteros

según reglamentación vigente y respetando el calendario de pagos7. Realizar la liquidación de los beneficios adicionales según los registros de

marcación que son recibidos de la oficina de fiscalización y autorizados por laDirección de Recursos Humanos

8. Realizar la planilla de pago por seguro medico9. Elaborar la planilla de pagos en concepto de Bonificaciones y gratificaciones10. Procesar y elaborar pago de subsidios11. Realizar la liquidación de la planilla de pago de aguinaldo del personal contratado y

permanente.12. Elaboración de la planilla de gastos de representación para pagos de remuneración

complementaria según normativa vigente13. Elaborar la planilla de gastos de representación14. Elaborar planilla de remuneración complementaria según normativa vigente15. Elaborar resoluciones de confirmación de cargos16. Elaborar planilla de novedades del sueldo del personal permanente y contratados17. Remitir al departamento Administrativo todas las planillas para el proceso de pagos18. Elaborar planilla de aportes para la caja de jubilaciones19. Realizar las demás actividades inherentes que le asigne la Dirección de

Recursos Humanos

FRECUENCIA


3. Según cada caso4. Mensualmente

5. Según cada caso

6. Mensualmente

7. Mensualmente

8. Mensualmente9. Mensualmente10. Según cada caso11. Anualmente

12. Anualmente

13. Mensualmente14. Mensualmente15. Anualmente16. Mensualmente17. Mensualmente18. Mensualmente19. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Contratos Temporales

OBJETIVOS: Gestionar todo lo referente a los contratos temporales siguiendo los lineamientos actualessegún las leyes vigentes

RELACIONES: Depende del Departamento de Salario

FUNCIONES GENERALES

1. Elaborar contratos según normativas vigentes, previendolas políticas de la DINACOPA

2. Mantener un archivo actualizado de los contratosrealizados con los datos de cada personal

3. Elaborar la planilla de contratos describiendo en el mismoel monto correspondiente según autorización de laDirección de Recursos Humanos

4. Elaborar Resoluciones de autorizaciones de pagospersonal contratados

5. Elaborar planilla de nomina de contratados por sucursal6. Elaborar planilla de novedades de sueldo del personal

contratados7. Mantener el archivo de documento ordenado y

actualizado8. Realizar las demás actividades inherentes que le asigne el

Departamento.

FRECUENCIA

1. Según cada caso

2. Todo el tiempo

3. Según lo solicitado

4. Según necesidad

5. Según cada caso

6. Mensualmente

7. Todo el tiempo

8. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Remuneraciones Complementarias

OBJETIVOS: Elaborar y gestionar las documentaciones necesarias en tiempo y formarelacionadas a las remuneraciones complementarias.

RELACIONES: Depende del Departamento de Salarios

FUNCIONES GENERALES

1. Elaboración de la planilla de pagos complementarioscomo Remuneración extraordinaria, Remuneraciónadicional, Bonificaciones y otros.

2. Mantener el archivo actualizado de las documentacioneselaboradas en esta dependencia

3. Elaborar resoluciones de autorizaciones de pagos4. Mantener el archivo de documento actualizado y

ordenado5. Realizar las demás actividades inherentes que le asigne el

Departamento.

FRECUENCIA

1. Mensualmente

2. Mensualmente

3. Mensualmente

4. Todo el tiempo

5. Según necesidad






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Desarrollo del Personal

OBJETIVOS: Promover el desarrollo de los trabajadores para el aprovechamiento de suspotenciales

RELACIONES: Depende de la Dirección de Recursos Humanos

DEPENDENCIAS:

División Capacitación y Selección, División Servicio Social y Sanidad

FUNCIONES GENERALES

1. Analizar la reorganización constante de los funcionarios con perfiladecuado para cubrir las necesidades de las áreas, a través de labúsqueda interna o del reclutamiento externo.

2. Participar del proceso de gestión de los movimientos internos, mediantela búsqueda de talentos, la investigación del perfil adecuado para ocuparlos distintos puestos de trabajo y la asignación eficiente de los recursoshumanos existente dentro de la Institución.

3. Definir las técnicas de selección aplicable para la búsqueda de cadapuesto o cargo.

4. Coordinar y participar en el proceso de selección externa de recursoshumanos.

5. Atender las necesidades individuales del personal en problemas deadaptación al cargo o la organización, o en la preparación para suseparación.

6. Impulsar y dar seguimiento al proceso periódico de evaluación deldesempeño del personal.

7. Gestionar el mantenimiento y actualización de los parámetros demedición.

8. Capacitar a los evaluadores en las tareas de evaluación de sussupervisados.

9. Participar del proceso de planificación de carreras, administrativas decargo, concursos y ascensos del personal.

10. Proponer e implementar el desarrollo de actividades de bienestar social,esparcimiento y recreación para el personal de la institución.

11. Realizar mediciones periódicas del clima laboral, sugiriendo la adopciónde las medidas necesarias para mejorar la calidad de los mismos.

12. Implementar la adecuada gestión de los canales de comunicación internay fomentar la misma a través de uso de las distintas herramientas.

FRECUENCIA

1. Dirección

2. Semanalmente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. En todo momento

6. Diariamente

7. Diariamente

8. Mensualmente

9. En cada caso

10. Diariamente

11. Diariamente







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Desarrollo del Personal Pg. 2

FUNCIONES GENERALES

1. Promover, elaborar y ejecutar, en coordinación con la DivisiónCapacitación y Selección, los programas de integración a lainstitución, motivación e inducción, que sean necesarios para el mejordesarrollo del personal y los destinados a optimizar el ambiente detrabajo

2. Diseñar y producir, en coordinación con la División Capacitación ySelección, los instrumentos audiovisuales, materiales didácticos,folletos, etc., que apoyen la capacitación y el desarrollo del personal.

3. Analizar la reorganización constante de los funcionarios con perfiladecuado para cubrir las necesidades de las áreas, a través de labúsqueda interna o del reclutamiento externo.

4. Participar del proceso de gestión de los movimientos internos,mediante la búsqueda de talentos, la investigación del perfil adecuadopara ocupar los distintos puestos de trabajo y la asignación eficientede los recursos humanos existente dentro de la Institución.

5. Proporcionar a la Dirección de Recursos Humanos, un anteproyectodel programa-presupuesto anual, que incidan en las funciones decapacitación y desarrollo del personal.

6. Impulsar y dar seguimiento al proceso periódico de evaluación deldesempeño del personal.

7. Gestionar el mantenimiento y actualización de los parámetros demedición.

8. Capacitar a los evaluadores en las tareas de evaluación de sussupervisados.

9. Apoyar a la Dirección de RR.HH, en problemas o situacionesconflictivas con el personal

10. Participar del proceso de planificación de carreras, administrativas decargo, concursos y ascensos del personal.

11. Proponer e implementar el desarrollo de actividades de bienestarsocial, esparcimiento y recreación para el personal de la institución.

12. Realizar mediciones periódicas del clima laboral, sugiriendo laadopción de las medidas necesarias para mejorar la calidad de losmismos.

13. Implementar la adecuada gestión de los canales de comunicacióninterna y fomentar la misma a través de uso de las distintasherramientas

14. Las demás que se requieran para cumplir con las anteriores, y las quedentro de la esfera de su competencia le sean asignadas expresamentepor la Superioridad.

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. En cada caso

3. En todo momento

4. Según Necesidad

5. Anualmente

6. Trimestralmente

7. Mensualmente

8. Mensualmente

9. En cada caso10. En cada caso

11. En todo momento

12. Trimestralmente


14. En cada caso






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NIVEL: División

DENOMINACION: Capacitación y Selección

OBJETIVOS: Organizar y administrar los programas de inserción y formación de personal.

RELACIONES: Depende del Departamento de Desarrollo de Personal.

FUNCIONES GENERALES

1. Apoyar a la organización en el desarrollo del personal a través deactividades de formación.

2. Realizar las actividades tendientes a detectar las necesidades decapacitación.

3. Programar las actividades de formación a través de un plan anual, quetenga en consideración las necesidades detectadas, así como las políticasde la institución en esta materia.

4. Dotar la personal, las herramientas necesarias para la ejecucióninmediata de las diversas tareas particulares de la organización.

5. Proporcionar oportunidades para el desarrollo del personal, no sólo ensus cargos actuales, sino También para otras funciones, para las cuales lapersona puede ser considerada.

6. Ejecutar el entretenimiento programado, y aplicar los programasanuales, realizando las reformas urgentes necesarias, a fin de adecuar elplan, en todo momento a las necesidades de la empresa.

7. Elaborar indicadores de los resultados obtenidos con las acciones deformación llevadas a cabo, realizando una evaluación y seguimiento quepermita efectuar una comparación entre la situación, anterior y posterioral desarrollo de las actividades de formación.

8. Promover y fortalecer los canales de comunicación con entidadesespecializadas en capacitación.

9. Analizar y evaluar para cada caso concreto, los medios idóneos parahacer frente a las diversas actividades de formación, determinando si lasmismas serán brindadas por instructores internos o por proveedoresexternos de capacitación.

10. Mantener actualizado un banco de datos sobre los cursos brindados, suscaracterísticas, duración, costo y personal que participó de los mismos, aefecto de planificar las acciones para el año siguiente y proporcionarinformación a las distintas áreas de la organización.

11. Gestionar y administrar convenientemente una unidad de información obiblioteca, que nutra en especial la labro de formación, pero ademásfuncione como apoyo informativo de las distintas áreas de laAdministración.

12. Gestionar la logística del centro de capacitación, de sus instalaciones,equipo y medios necesarios para el correcto desempeño de la tareaencomendada.

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Según necesidad

3. Anualmente

4. Diariamente

5. Todo el tiempo

6. Según necesidad

7. Mensualmente

8. Diariamente

9. Según necesidad

10. Todo el tiempo

11. Mensualmente







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Capacitación y Selección… Pg. 2

FUNCIONES GENERALES

1. Detectar, coordinar y atender las necesidades de capacitación y desarrollo delpersonal, vigilando la ejecución de los programas correspondientes e integrarla información de capacitación en las diferentes áreas (administrativa,operacional, comercial y humana).

2. Programar las actividades de formación a través de un plan anual, que tengaen consideración las necesidades detectadas, así como las políticas de lainstitución en esta materia.

3. Difundir y promover programas de capacitación y desarrollo que refuercenlos conocimientos, habilidades y actitudes del personal, y fortalezcan eldesempeño de sus actividades, ya sean que se impartan directamente en lainstitución o en otras entidades.

4. Dotar al personal, las herramientas necesarias para la ejecución inmediata delas diversas tareas particulares de la organización.

5. Aplicar los lineamientos, políticas y normas en materia de capacitación ydesarrollo del personal, conforme a las leyes y decretos que reglamentan laCAPACITACIÓN DEL PERSONAL PÚBLICO

6. Definir las técnicas de selección aplicable para la búsqueda de cada puesto ocargo

7. Coordinar y participar en el proceso de selección externa de recursoshumanos, a través de Concursos Públicos de Oposición.

8. Proporcionar oportunidades para el desarrollo del personal, no sólo en suscargos actuales, sino también para otras funciones, para las cuales la personapuede ser considerada.

9. Ejecutar el entretenimiento programado, y aplicar los programas anuales,realizando las reformas urgentes necesarias, a fin de adecuar el plan, en todomomento a las necesidades de la empresa.

10. Elaborar indicadores de los resultados obtenidos con las acciones deformación llevadas a cabo, realizando una evaluación y seguimiento quepermita efectuar una comparación entre la situación, anterior y posterior aldesarrollo de las actividades de formación.

11. Promover y fortalecer los canales de comunicación con entidadesespecializadas en capacitación.

12. Mantener actualizado un banco de datos sobre los cursos brindados, suscaracterísticas, duración, costo y personal que participó de los mismos, aefecto de planificar las acciones para el año siguiente y proporcionarinformación a las distintas áreas de la organización.

13. Gestionar y administrar convenientemente una unidad de información obiblioteca, que nutra en especial la labor de formación, pero además funcionecomo apoyo informativo de las distintas áreas de la Administración.

14. Gestionar la logística del centro de capacitación, de sus instalaciones, equipoy medios necesarios para el correcto desempeño de la tarea encomendada.

15. Las demás que se requieran para cumplir con las anteriores, y las que dentrode la esfera de su competencia le sean asignadas expresamente por laSuperioridad.

FRECUENCIA

1. En todo momento

2. Anualmente

3. En todo momento

4. En todo momento

5. En todo momento

6. En todo momento

7. En cada caso

8. En todo momento

9. En todo momento

10. Mensualmente

11. En todo momento

12. Todo el tiempo

13. Todo el tiempo








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NIVEL: División

DENOMINACION: Servicio Social y Sanidad

OBJETIVOS: Coordinar y Gestionar todo lo referente a beneficios para el personal en lainstitución así como promover el la atención de los servicios sanitarios para los funcionarios.

RELACIONES: Depende del Departamento Control del Personal.

FUNCIONES GENERALES

1. Apoyar actividades motivacionales para el personal.2. Investigar e informar de la situación social del personal, particular con

referencia al trabajo de cada funcionario.3. Administrar y mantener un banco de datos del personal.4. Organizar actividades de dispersión: deportes, reuniones sociales.5. Gestionar y realizar seguimientos a las gestiones de jubilación del personal.6. Gerenciar proyectos que procuren el bienestar del personal.7. Organizar y administrar la atención sanitaria del personal de la Casa Central.8. Atender al personal en las áreas de clínica general, odontología y de

enfermería.9. Organizar, administrar y mantener actualizado, el fichero del personal

atendido en esta unidad sanitaria.10. Organizar y administrar vacunaciones pertinentes.11. Realizar los primeros auxilios al personal afectado en el lugar de trabajo.12. Procesar los permisos por certificados médicos y otorgar el Vº Bº para su

consideración.13. Organizar, canalizar o realizar estudios especializados a los que deben

someterse los funcionarios en casos especiales.14. Administrar los insumos y el mantener en condiciones óptimas los equipos

especiales de la Sanidad del Correo.15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA

1. Diariamente2. Mensualmente

3. Diariamente4. Semestralmente5. Todo el tiempo6. Todo el tiempo7. Diariamente8. Diariamente

9. Todo el tiempo

10. Todo el tiempo11. En cada caso12. Diariamente

13. En cada caso

14. Todo el tiempo







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Servicio Social Pg. 2

FUNCIONES GENERALES

1. Desarrollar políticas de bienestar social, según las directrices institucionales2. Investigar e informar de la situación socio-económica del personal, y sus

efectos en el rendimiento laboral.3. Realizar el proceso de tratamiento social requerido por los funcionarios de

acuerdo al estudio y evaluación socio – familiar que realice, a través unavisita domiciliaria.

4. Gerenciar proyectos que procuren el bienestar del personal.5. Atender las necesidades individuales del personal en problemas de adaptación

al cargo o la organización, o en la preparación para su separación.6. Gestionar ante la Dirección y los entes respectivos, la consecución de

recursos y las formas de financiación para los programas de Bienestar Social.7. Participar con un equipo de interdisciplinario de la Institución, en proyectos

sobre la salud integral de los funcionarios y los factores de riesgo por lanaturaleza de su trabajo.

8. Organizar y administrar la atención sanitaria del personal de la Casa Central9. Atender al personal en las áreas de clínica general, odontología y de

enfermería.10. Organizar, administrar y mantener actualizado, el fichero del personal

atendido en esta unidad sanitaria.11. Organizar y administrar vacunaciones pertinentes.12. Realizar los primeros auxilios al personal afectado en el lugar de trabajo13. Procesar los permisos por certificados médicos y otorgar el Vº Bº para su

consideración.14. Organizar, canalizar o realizar estudios especializados a los que deben

someterse los funcionarios en casos especiales.15. Administrar los insumos y el mantener en condiciones óptimas los equipos

especiales de la Sanidad del Correo16. Las demás que se requieran para cumplir con las anteriores, y las que dentro

de la esfera de su competencia le sean asignadas expresamente por laSuperioridad.

FRECUENCIA

1. En todo momento2. En todo momento

3. Según necesidad

4. En todo momento

5. Según necesidad

6. Según necesidad

7. Trimestral

8. Diariamente9. Todo el tiempo

10. Todo el tiempo

11. Diariamente12. En cada caso13. Diariamente

14. En cada caso

15. Todo el tiempo







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NIVEL: Dirección

DENOMINACION: De operaciones

OBJETIVOS: Ejercer la alta inspección y velar por el buen desempeño de las funciones de sus dependencias,realizar y controlar las prestaciones de los Servicios Postales en todos sus procesos y Administrar sus recursosracionalmente.


DEPENDENCIAS:

Staff Lineal:Coordinación Operativa, Coordinación de Grandes clientes, Control Interno, Asuntos AduanerosDe línea:Departamento de Transporte; Departamento de Distribución, Departamento de Recepción,Departamento de Oficina de cambio, Departamento de Servicios Especiales, Departamento de AgenciaCapital y Central, Departamento de Encomiendas, Departamento de Agencias Interior

FUNCIONES GENERALES

1. Velar por el procesamiento, recepción, clasificación expedición, distribución, yentrega de los envíos postales, que se ajusten a las normas y procedimientosvigentes.

2. Desarrollar acciones para el mejoramiento del proceso operativo con el Director ysus asesores.

3. Dirigir y promover la aplicación de normas y procedimientos nacionales einternacionales vigentes, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.PA.E.P. yotros organismos internacionales, en todas sus dependencias.

4. Supervisar, dirigir y verificar estrechamente el cumplimiento de las funciones desus dependencias.

5. Programar las actividades propias de sus dependencias conforme a sus metas yobjetivos de la institución.

6. Promover y fomentar la eficiencia y productividad de sus dependencias bajo suasesoramiento.

7. Cuidar que la disciplina del personal a su cargo y la de todas sus dependenciasestén acorde con las normas, reglamentos y leyes vigentes.

8. Velar por la buena atención a los clientes de parte del personal de sus dependencias.9. Realizar jornadas de trabajos semanales con los responsables de sus dependencias tendientes

al mejoramiento y buen funcionamiento de las mismas.10. Mantener informado al Director de Correos de las novedades de sus dependencias.11. Controlar que se mantenga un registro organizado de las documentaciones recibidas y

remitidas.12. Velar por el buen procesamiento de datos estadísticos a ser remitido al área de estadísticas.13. Mantener relacionamiento permanente a nivel Nacional e Internacional en temas operativos

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. En cada caso

3. Todo el tiempo

4. Diariamente

5. En Cada Caso

6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo9. Semanalmente


12. Mensualmente13. En cada caso






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Continuación… Dirección de Operaciones pg. . 2/2

FUNCIONES GENERALES

1. Mantener permanente relacionamiento con las demás gerencias yasesorías en los temas que afectan en el cumplimiento de susfunciones. .


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Según necesidad






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NIVEL: Staff Lineal

DENOMINACION: Coordinación Operativa

OBJETIVOS: Coordinar las tareas de las oficinas dependientes de la Dirección Operativa así como sugerirdesempeño de las funciones de sus dependencias realizar y controlar las prestaciones de los Servicios Postales entodos sus procesos y Administrar sus recursos racionalmente.

RELACIONES: Depende de la Dirección Operativa

FUNCIONES GENERALES

2. Coordinar los trabajos de las dependencias de la dirección deOperaciones según planificación realizada con el Director.

3. Proponer acciones para el mejoramiento del proceso operativo alDirector

4. Dirigir y promover la aplicación de normas y procedimientos nacionalese internacionales vigentes, tales como los provenientes de la U.P.U. y laU.PA.E.P. y otros organismos internacionales, en todas susdependencias, según directrices emanadas del Director.

5. Supervisar, dirigir y verificar estrechamente el cumplimiento de lasfunciones de sus dependencias según lo planificado con el director

6. Promover y fomentar la eficiencia y productividad de las dependenciasbajo su asesoramiento y en conjunto con el Director

7. Cuidar que la disciplina del personal de esta dependencia, que esténacorde con las normas, reglamentos y leyes vigentes.

8. Velar por la buena atención a los clientes de parte del personal de susdependencias.

9. Mantener informado al Director de las novedades de sus dependencias.10. Controlar que se mantenga un registro organizado de las

documentaciones recibidas y remitidas.11. Velar por el buen procesamiento de datos estadísticos a ser remitido al

área de estadísticas.12. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza

del cargo.

FRECUENCIA

Todo el tiempo

En cada casoTodo el tiempo

Diariamente

Todo el tiempo

Todo el tiempo

Todo el tiempoTodo el tiempoTodo el tiempo

Todo el tiempo

Según necesidad






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Nivel: Staff Lineal

DENOMINACION: Coordinación de Grandes Clientes

OBJETIVOS: Oficiar de nexo o enlace entre el Correo y los Clientes con grandes volúmenes de envíos


Coordinaciones

Según clientes incorporados

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar los trabajos a realizar según planificaciónrealizada con su superior

2. Proponer acciones para el mejoramiento del procesooperativo convenientes a los clientes y a la DINACOPA

3. Mantener un relacionamiento permanente con los clientes4. Actuar de nexo con los clientes de manera a buscar

mecanismos que promuevan lograr el objetivo5. Recepcionar los envíos a ser distribuidos6. Coordinar el acondicionamiento de de los envíos (ensobrar,

clasificar, planillar y transferir a las áreas de distribución :capital, central e interior)

7. Realizar seguimiento de entrega en caso de reclamación8. Recepcionar planillas de entrega de las áreas de

distribución9. Recepcionar envíos devueltos por deficiencia de dirección10. Registrar datos de entrega en el sistema informático p/ el

reporte11. Confeccionar el reporte de entrega a ser remitido al cliente,

dentro del plazo establecido12. Planillar los envíos devueltos a ser remitidos al area de

reubicaciones a través de llamadas13. Llamar a los clientes en caso de no contar con su dirección

correcta o nueva dirección, a fin de encaminar los envíos14. Llamar a los clientes que realizaron reclamos, a fin de

interiorizarse y resolver el problema15. Mantener el archivo de documentos actualizados16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. En cada caso

3. Todo el tiempo

4. Todo el tiempo

5. Diariamente6. En Cada Caso

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo


11. Semanalmente12. Diariamente

13. Diariamente

14. Diariamente







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NIVEL: Coordinación

DENOMINACION: Clientes Corporativos

OBJETIVOS: Coordinar las tareas referentes a la dependencia para lograr óptimo desempeño de la gestiónoperativa relacionada a las empresas que realizan grandes volúmenes

RELACIONES: Depende de la Coordinación de Grandes Clientes

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar que todos los trabajos de esta area sean desarrolladascorrectamente

2. Vigilar el cumplimiento de lo establecido los contratos deprestación de servicios a clientes corporativos

3. Crear mecanismos de operaciones que cumplan con lasexigencias del cliente

4. Sugerir sistemas de trabajo para el mejor cumplimiento de plazosde entrega

5. Coordinar con sus superiores las necesidades en cuanto amaquinarias y otros elementos que contribuyan al mejoramientode la operación

6. Realizar estadísticas del movimiento de clientes7. Mantener actualizado el histórico de trabajos realizados con los

clientes (mínimo dos años)8. Presentar informe por escrito a sus superiores de la gestión

encomendada9. Mantener el archivo de documentos actualizado10. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1.Todo el tiempo

2.Todo el tiempo

3.Según cada caso

4.Según cada caso

5. Todo el tiempo

6. Mensualmente7.Todo el tiempo

8. Mensualmente







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NIVEL: Staff

DENOMINACION: Control Interno

OBJETIVOS: Monitorear e informar, el movimiento de las actividades relacionadas a la operativa asícomo velar por buena aplicación de las normas nacionales e internacionales.

RELACIONES: Depende de la Dirección de Operaciones

ÁREA.

División Reclamos y Supervisión

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar y Coordinar las tareas a realizar en sus dependencias2. Velar por el cumplimiento y aplicación de las funciones designadas3. Sugerir Sistemas de trabajo que estén acorde a la naturaleza de los

mismos4. Solicitar a la oficina de seguridad para realizar revisiones arbitrarias al

azar.5. Analizar las estadísticas del Area de Reclamos e informar a sus

superior sobre su evolución6. Realizar controles aleatorios y arbitrarios en coordinación con la

oficina de Seguridad Postal7. Diseñar sistemas de control de procedimientos operativos y sugerir a su

superior8. Preparar las planificaciones y coordinaciones para que la ejecución se

desarrolle aleatoriamente9. Contar con amplia potestad para ingresar a las oficinas planificadas

para aplicar sus funciones de observación y labrar acta si fuerenecesario e inmediatamente remitir a su superior con la sugerenciacorrespondiente.

10. Mantener el archivo de documentos ordenados y actualizados11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza

del cargo.

FRECUENCIA

1. Según Planificación2. En todos los casos3. En cada caso

4. En cada caso



7. En cada caso

8. En cada caso

9. En todo momento

10. En todo momento







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Reclamos

OBJETIVOS: Atender y guiar los reclamos correspondientes recibidos de los usuarios.

RELACIONES: Depende Control Interno

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y planificar los trabajos a realizar con sus superior

2. Organizar los reclamos recibidos (con relación a reclamos nacionales)

3. Enviar reclamos nacionales, previa solicitud de informe al Centro de Clasificaciónu otras oficinas que le corresponda mediante formulario N°5.

4. Completar documentos (CN 8) para el extranjero.

5. Confeccionar memorando interno, notas para el extranjero, respuesta al reclamantea través del Formulario N°7 (F 7).

6. Seleccionar pedidos de informe a su superior

7. Informar a su superior acerca de los reclamos y sus situación

8. Confeccionar formulario (1) para el interior, de indemnización, nota de consulta aldestinatario (CN 18).

9. Remitir expedientes confeccionados con destino a diferentes oficinas tanto para elinterior como para el exterior del país, previo control y firma.

10. Expedir expedientes internos al exterior e interior.

11. Verificar el registro de los documentos (nacional e internacional).

12. Mantener el archivo de documentos actualizados y ordenados

13. Mantener estadísticas de los reclamos realizados en el año según clasificación depaíses

14. Ingresar a las oficinas según documento de su superior para aplicar sus funcionesde observación y labrar acta si fuere necesario e inmediatamente remitir a susuperior con la sugerencia correspondiente.

15. Mantener el archivo de documentos ordenados y actualizados


FRECUENCIA

1. Según Planificación2. En todos los casos3. Todo el tiempo4. En cada caso5. En cada caso

6. Semanalmente7. Semanalmente8. En cada caso

9. Diariamente

10. En cada caso11. Todo el tiempo12. Todo el tiempo13. Mensualmente14. Según Planificación

15. Todo el tiempo







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NIVEL: Area

DENOMINACION: Supervisión

OBJETIVOS: Controlar la gestión de apertura y cierre de despachos, así como el funcionamientocorrecto de las sucursales en la gestión operativa según los manuales vigentes nacionales einternacionales

RELACIONES: Depende Control Interno

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar y planificar los trabajos a realizar con sus superior2. Controlar la Apertura de Despachos Internacionales.3. Controlar el Cierre de Despachos Nacionales4. Controlar cierre de Despachos Internacionales5. Controlar cierre y apertura de despachos E.M.S. y Sur Postal6. Realizar las visitas de control a las sucursales del interior de

manera a verificar que se realicen las actividades y/ofunciones operativas según las leyes vigentes.

7. Realizar el Acompañamiento de apertura de sacas y deencomiendas

8. Realizar informes de irregularidades inmediatamente dehaberlas constatado y remitir a sus superior

9. Realizar controles aleatorios y arbitrarios en coordinación conla oficina de Seguridad Postal según orden de trabajo de susuperior

10. Mantener el archivo de documentos actualizados y ordenados11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1. Según Planificación2. Todo el tiempo3. Todo el tiempo4. Todo el tiempo5. Todo el tiempo6. Según planificación

7. Todo el tiempo

8. Inmediato


10. Todo el tiempo







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Transporte

OBJETIVOS: Entrega y recepción de despachos del aeropuerto y posterior traslado al correo central y a laoficina de encomienda central, traslado de despachos y encomiendas a las sucursales área capital, metropolitana yDpto. central.


Dependencias:

División Talleres, División Planificación y control de transporte.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar los trabajos a realizar según planificación realizada con su superior

2. Gestionar las documentaciones chapa, etc. en coordinación con la dirección deAdministración y finanzas

3. Remitir todo tipo de notas o documentos, a las autoridades de la Institución yfuera de la Institución.

4. Recepcionar y trasladar el Despacho y encomienda a los lugares tanto en laCapital como en el interior del País.

5. Trasladar el Despacho a la Sucursal Terminal para su posterior traslado porempresa de Transporte con contrato del Correo.

6. Recepcionar y entregar despachos a las Sucursales del Área Capital,Metropolitana y Departamento Central.

7. Traslado de Encomienda a lugares donde no llega el vehículo de la Institución alas Empresas de Transporte con Contrato del Correo de la Oficina deEncomienda Central.

8. Trasladar lo recaudado por Tesorería al Banco Central.

9. Trasladar Materiales, Documentos y Despachos en desuso a los lugares deIncineración.

10. Trasladar los muebles de la Institución a las Sucursales destinadas.

11. Trasladar útiles y/o documentos a las Sucursales.

12. Recepcionar y entregar los envíos de la Oficina de E.M.S.

13. Retirar los recibos de pagos de las Empresas de Transporte y posteriorcomunicación a la Gerencia Administrativa.

14. Recepción y Entrega de Despachos del Aeropuerto Internacional y viceversa, ytraslado a la Oficina de Encomienda Puertos.

15. Mantener un archivo de Copias de Entregas de Manifiesto, boleta detransferencia, guía Certificado y recibo de entrega.


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. En cada caso

3. Todo el tiempo

4. Diariamente


6. Diariamente


8. Según necesidad

9. Según necesidad



12. En cada caso

13. Diariamente

14. Todo el tiempo

15. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Talleres

OBJETIVOS: Mantener la flota de vehículos en buen estado a través de gestiones eficaces así como velar por elbuen uso de los mismos

RELACIONES: Depende del Departamento de Transporte

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo2. Todo el tiempo3. En cada caso

4. Según necesidad

5. En cada caso

6. En cada caso


9. Todo el tiempo

10. Todo el tiempo


FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar las actividades propias de sus dependencias2. Controlar y reparar los vehículos ingresados3. Gestionar la solicitud de presupuestos de los repuestos

necesarios para los vehículos4. Asesorar en la adquisición de repuestos que reúnan la

calidad necesaria5. Informar al departamento de transporte acerca de cualquier

irregularidad o mal uso de cualquier rodado de la flota devehículos

6. Labrar acta en presencia de funcionarios de auditoria sientregasen algún vehículo que presentase algún problema

7. Mantener el archivo de documentos en orden y actualizado8. Contar con una planilla de los trabajos y/o reparaciones

realizados con la flota de vehículos9. Mantener una lista actualizada de los talleres con que se

trabaja (dirección, responsable, teléfono etc.)10. Mantener un histórico de los trabajos realizados por cada

vehículo, la fecha en que se realizo y en que taller11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la







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NIVEL: División

DENOMINACION: Planificación y Control de Transporte

OBJETIVOS: Velar por el buen estado y utilización de la flota de vehículos de la DINACOPA

RELACIONES: Depende del Departamento de Transporte

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar las actividades propias de sus dependencias2. Verificar en forma constante el estado de la flota de

vehículos3. Controlar las fichas (actualizada en talleres) de los vehículos4. Chequear en los rodados : nivel de agua, aceite, estado de las

cubiertas, luces, si cuenta con la habilitación al día, si cuentacon extintor en regla, gato hidráulico, llave de ruedas,balizas, agua del radiador, borner de batería y otros

5. Mantener y Controlar el stock de repuestos6. Satisfacer la demanda de talleres y verificar su racional

utilización7. Mantener el archivo de documentos en orden y actualizado8. Contar con una planilla de los trabajos y/o reparaciones

realizados con la flota de vehículos9. Mantener una lista actualizada de los talleres con que se

trabaja (dirección, responsable, teléfono en coordinación conla división talleres etc.)

10. Mantener un histórico de los trabajos realizados por cadavehículo, la fecha en que se realizo y en que taller ( trabajaren conjunto con talleres)


FRECUENCIA


3. En cada caso4. Diariamente

5. Todo el tiempo6. En todos los casos


9. Todo el tiempo

10. Todo el tiempo







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Distribución

OBJETIVOS: Clasificar, distribuir y/o entregar los envíos postales mediante mensajeros o carteros ,ventanilla de entrega de pequeños paquetes e impresos, casillas de correos y ventanilla de rezagos, bajocontrol estricto.

RELACIONES: Depende del Departamento de Operaciones

DEPENDENCIAS:

División Clasificación y Entrega; División Casillas; División pequeños Paquetes; División rezagos.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar las actividades propias de sus dependencias

2. Recepcionar los envíos postales a ser entregados mediante sus dependencias.

3. Llevar un control estricto del funcionamiento de las Oficinas a su cargo

4. Controlar el cumplimiento de los plazos de entrega de todos los tipos d envíos aser entregados y los entregados por sus respectivas dependencias.

5. Realizar recorrido diario por sus dependencias, a fin de llevar un controlpermanente de tareas respectivas.

6. Recabar datos sobre acciones tendientes al mejoramiento de sus funciones y elevara la Dirección de Operaciones sugerencias

7. Llevar un control del movimiento de los envíos entregados, rezagados y devueltospor sus respectivas dependencias.

8. Realizar una evaluación periódica de las actividades desarrolladas por susdependencias.

9. Controlar estrictamente que sus dependencias cumplan con sus respectivasfunciones conforme al manual.

10. Velar por el buen desarrollo de las actividades y la buena atención a los clientes.

11. Remitir informe estadístico, mensualmente, semanalmente, según el caso, al áreaestadística con copia a la Dirección Administrativa.

12. Mantener el archivo de documentos actualizado

13. Realizar reuniones de trabajos con los jefes y/o responsables de sus respectivasdependencias por lo menos una vez a la semana y cuando exista necesidadurgente.

14. Coordinar con la Dirección de Operaciones y la Dirección de Recursos Humanos,todo lo que se relacione con el personal necesario para la distribución y entrega enlo que se refiere a la cantidad y calidad, definiendo el perfil del personal necesario.

15. Elevar un informe mensual de los acontecimientos relevantes y de interés al Dpto.de Operaciones y con copia a la Gerencia de Operaciones.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. Diariamente

6. En cada caso

7. Todo el tiempo

8. Diariamente

9. Diariamente

10. Diariamente

11. Mensualmente

12. Todo el tiempo

13. Semanalmente


15. Mensualmente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Clasificación y Entrega

OBJETIVOS: Clasificar y entregar todos los envíos postales ordinarios y especiales destinados a la

capital mediante carteros en áreas definidas por un plano de dos o mas códigos.

RELACIONES: Depende del Departamento de Distribución

FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar los envíos procedentes de oficinas varias para su entrega en lacapital, conforme al reglamento.

2. Clasificar Sectores 1,2,3 los envíos ordinarios y certificados por separado.

3. Transferir los envíos correspondientes a cada sector en el área del sectorordinario.

4. Clasificar por cada sub-zona de cartero definido, por un plano de dos o másCódigos de Dirección Postal.

5. Colocar en los casilleros respectivos de cada cartero o mensajero.

6. Registrar en las planillas de entrega duplicada los envíos certificados por zona decartero con dos o más Códigos Postales.

7. Entregar los envíos ordinarios y los certificados previo control de registro con lanumeración de los mismos.

8. Conformar las planillas con las firmas del responsable de la entrega y el carteroque retira dejando una copia de la misma planilla.

9. Recepcionar las planillas de los carteros previo control de los datos que debenestar debidamente completados.

10. Recepcionar los envíos no entregados y devolverlos al área de registro o derezagos según sea el motivo de falta de entrega.

11. Controlar que los envíos a ser entregados no se demoren más de los debidos ycumplan su plazo de entrega según el servicio al que corresponde.

12. Realizar reunión de trabajo por lo menos una vez a la semana y cuando seanecesario, para impartir instrucciones y realizar sugerencias.

13. Llevar un estricto control de movimiento por cada tipo de envío y remitirlo alárea de Estadísticas con copia a la Dirección de Operaciones


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. Diariamente

6. Diariamente

7. Diariamente

8. Diariamente

9. Diariamente

10. Diariamente

11. Diariamente

12. En cada caso

13. Diariamente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Casillas

OBJETIVOS: Recepcionar, clasificar y ubicar los envíos destinados a los propietarios en sus respectivascasillas de correos.


FUNCIONES GENERALES

1. Brindar atención de alta calidad a los clientes y ofrecerles prioridad.

2. Recepcionar los envíos destinados a los usuarios de casillas previo controlconforme al Reglamento.

3. Clasificar por sectores los envíos ordinarios y registrados.

4. Remitir los envíos certificados al área correspondiente y elaborar el aviso a lascasillas de destino.

5. Entregar a los responsables de la colocación de los envíos en los casilleroscorrespondientes conforme a la numeración y al sistema de clasificación.

6. Colocar los envíos en sus respectivos casilleros numerados.

7. Controlar diariamente por muestreo los casilleros a fin de detectar malasnumeraciones de los envíos.

8. Reubicar los envíos mal numerados en origen; y devueltos por los clientes.

9. Controlar que los envíos sean colocados en los casilleros dentro de los plazosdeterminados.

10. Disponer ordenadamente los impresos que no cabe en los casilleros, colocar losavisos respectivos y entregarlos al ser reclamado.

11. Llevar un ordenado y completo archivo del movimiento de los envíos entregados,devueltos o remitidos a Rezagos por plazo vencido y enviar una copia al árearespectiva, habiendo agotado las pasividades de entrega y de no poder devolversea origen.


FRECUENCIA

1. Diariamente.

2. En cada caso

3. En cada caso

4. Diariamente.

5. En cada caso

6. Diariamente

7. En cada caso

8. En cada caso

9. En cada caso

10. Diariamente

11. Diariamente







Página 119 de 158


NIVEL: División

DENOMINACION: Pequeños Paquetes

OBJETIVOS: Recepcionar, controlar clasificar y entregar los pequeños paquetes e impresos.

RELACIONES: Depende Del Departamento de Distribución

FUNCIONES GENERALES

1. Brindar atención de alta calidad a los clientes ofreciéndoles prioridad.

2. Recepcionar los Pequeños Paquetes e Impresos, previo control del estado físico decada envío.

3. Conformar con sello y firma el formulario de transferencia previo control delregistro de pieza.

4. Apartar los envíos que presentan irregularidades e informar inmediatamente a losresponsables de cada área para que informen.

5. Registrar en la planilla de entrega los envíos certificados y simples, llenando losdatos allí requeridos.

6. Confeccionar y remitir los avisos para ser retirado los paquetes por susdestinatarios.

7. Clasificar los envíos conforme a las casillas de ubicación en los estantesrespectivos.

8. Colocar los Pequeños Paquetes e Impresos en estantes o casilleros, dispuesto demanera que sea fácil su ubicación, cuando se requiera del mismo.

9. Verificar el contenido en presencia del destinatario.

10. Conformar la planilla de entrega por el destinatario quien deberá presentar sudocumento de Identidad, previo pago de la tasa de entrega correspondiente.

11. Entregar los paquetes a su respectivo destinatario.

12. Informar al responsable del área sobre irregularidades que se detectan en elmomento de la entrega dejando constancia por escrito, se procede llevando alcliente en la oficina de supervisión para que realice el reclamo correspondiente.

13. Controlar el buen desempeño de las funciones del personal a fin de brindar unservicio óptimo.

14. Remitir al área de Estadísticas mensualmente el resumen delmovimiento conforme a los datos requeridos en un formularioespecial.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente.

3. Diariamente.

4. Diariamente.

5. Para que informen.

6. Diariamente.

7. Diariamente.

8. Diariamente.

9. Diariamente.

10. Diariamente.

11. En cada caso

12. En cada caso

13. Diariamente

14. Mensualmente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Rezagos

OBJETIVOS: Recepcionar los envíos rezagados y mantener a disposición del destinatario por un plazodeterminado y para luego devolver a país de origen conforme a las normas vigentes.


FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar los envíos rezagados de las distintas oficinas.2. Controlar el estado físico de los envíos postales en el momento de la recepción.3. Registrar los envíos certificados ordenadamente a fin de lograr una fácil ubicación

de los envíos.4. Controlar que cada envío esté “informado” expresando claramente el motivo de la

falta de entrega.5. Clasificar y ubicar en el orden respectivo a disposición del destinatario.6. Controlar minuciosamente los datos de cada destinatario para un reintento final de

entrega, mediante la puesta en lista de Correos o re encaminamiento.7. Seleccionar envíos por muestreo para realizar seguimiento y control, de los

motivos de falta de entrega.8. Llevar un registro ordenado y completo del movimiento de los envíos recibido,

entregado, transferido y entregado por su dependencia.9. Remitir mensualmente el movimiento de los envíos y remitirlo al área de

Estadísticas.10. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. En cada caso2. En cada caso.3. Diariamente

4. En todo momento


7. Diariamente

8. Diariamente

9. Mensualmente







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Recepción

OBJETIVOS: Recepcionar despachos internacionales controlar, aperturar, clasificar los envíos postales

y transferir a las áreas.

RELACIONES: Depende Dirección de Operaciones

DEPENDENCIAS:

División Centro de Clasificación Internacional, División Documentaciones.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar la recepción y controlar el estado físico de los despachos postales, delas sacas, precinto, etiquetas, sobres, etc.

2. Verificar que el estado físico y peso se ajusten a los datos de las facturas deentrega que acompaña a cada despacho.

3. Llevar un registro completo y ordenado del movimiento de los envíos y despachosdiariamente.

4. Remitir mensualmente el volumen del movimiento de los envíos y despachos alárea Estadística.

5. Aperturar los despachos previo control físico del estado de las sacas.6. Clasificar los envíos aperturados previa verificación del estado físico conforme a

las normas postales y leyes vigentes y transferir a las respectivas áreas.7. Dar el curso inmediato a los envíos que no estén afectados por irregularidad

alguna.8. Realizar las observaciones correspondientes en caso de detectar irregularidades en

forma clara y concisa con identificación del responsable de dicho informe.9. Confeccionar Boletín de Verificación en los casos establecidos para el efecto

conforme a las normas postales de la UPU Y UPAEP y Leyes vigentes.10. Dar el curso correspondiente a los envíos postales que fueron afectados por alguna

irregularidad en forma inmediata, luego de dejar constancia por escrito de lamisma.

11. Registrar debidamente todos despachos recibidos en libros de despachos recibidosy archivar los documentos correspondientes diariamente.

12. Mantener permanentemente informado a su superior inmediato de lasanormalidades detectadas y novedades que sucedan.

13. Velar por la integridad de los envíos postales y su contenidoy que el cuidado sea de máxima seguridad.


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. Mensualmente


7. Todo el tiempo

8. En cada caso

9. Según cada caso

10. En cada caso

11. Diariamente

12. Todo el tiempo

13. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Centro de Clasificación Internacional

OBJETIVOS: Velar por el cumplimiento del procesamiento, operativo postal de recepción clasificacióninternacional, conforme a las normas postales vigentes.

RELACIONES: Depende del Departamento de Operaciones

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar la clasificación y expedición de los despachos nacionales einternacionales.

2. Coordinar el mantenimiento de un completo y ordenado archivo de lasdocumentaciones relacionadas con la actividad que desarrolla.

3. Coordinar el control del estado físico de los envíos y despachos postales quereciben y expiden

4. Velar por el buen funcionamiento de sus dependencias y el cumplimiento de sustareas conforme a las normas postales Internacionales (UPU - UPAEP) ynacionales vigentes.

5. Sugerir y gestionar la obtención de equipos necesarios para las actividades quedesarrolla, conjuntamente con el Dpto. de Operaciones.

6. Controlar que el registro de volumen de envíos y movimientos de despachosrecibidos y expedidos se realicen diariamente.

7. Remitir mensualmente el registro de volúmenes de envíos y despachos postales alárea de Estadística.

8. Controlar y coordinar que el uso de los formularios se ajusten a las normaspostales vigentes (UPU -UPAEP) y las nacionales.

9. Coordinar la distribución racional de los Recursos Humanos de sus dependencias,conjuntamente con el Dpto. de Operaciones.

10. Velar por la seguridad e integridad física de los envíos postales procesadas por susdependencias.

11. Controlar y mantener la disciplina y el buen relacionamiento con elpersonal de sus dependencias.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. Diariamente

6. Diariamente

7. Diariamente

8. Diariamente

9. Diariamente

10. Diariamente

11. Diariamente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Documentaciones

OBJETIVO: Realizar toda la gestión administrativa del area

RELACIONES: Depende del Departamento de Recepción

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar con el Departamento de Recepción las actividades a desarrollar2. Planificar las tareas a realizar3. Transcribir en un cuaderno el numero de despacho y admisión (Recepción y

Expedición)4. Verificar documentos de despachos y en caso de faltante confeccionar el boletín

CN 43 y remitir a la oficina correspondiente5. Contestar todos los CN 43 recibidos del exterior (respetar el tiempo establecido

según el Manual de Operaciones de la UPU)6. Confeccionar los informes solicitados por la oficina de Inpectoría7. Elevar informe al departamento de Recepción de las actividades realizadas o a

realizar8. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada9. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo10. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible11. Mantener un sistema de archivología de los documentos manejados en ese

Departamento12. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo2. Según Planificación3. Diariamente

4. Según cada caso


6. Según cada caso7. Semanalmente

8. Todo el tiempo9. Todo el Tiempo10. Todo el tiempo11. Todo el tiempo







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Expedición

OBJETIVOS: Recepcionar despachos internacionales controlar, apertura, clasificar los envíos postales y

transferir a las áreas.

RELACIONES: Depende Dirección de Operaciones

DEPENDENCIAS:

División Recepción Internacional, División Documentaciones.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar la recepción y controlar el estado físico de los despachos postales, delas sacas, precinto, etiquetas, etc.

2. Verificar que el estado físico y peso se ajusten a los datos de las facturas deentrega que acompaña a cada despacho.

3. Llevar un registro completo y ordenado del movimiento de los envíos ydespachos diariamente.

4. Remitir mensualmente el volumen del movimiento de los envíos y despachos alárea Estadística.

5. Aperturar los despachos previo control físico del estado de las sacas.6. Cargar los envíos certificados en el sistema IPS Light en los eventos de Redes y

evento D7. Clasificar los envíos aperturados previa verificación del estado físico conforme a

las normas postales y leyes vigentes y transferir a las respectivas áreas.8. Dar el curso inmediato a los envíos que no estén afectados por irregularidad

alguna.9. Realizar las observaciones correspondientes en caso de detectar irregularidades

en forma clara y concisa con identificación del responsable de dicho informe.10. Confeccionar Boletín de Verificación en los casos establecidos para el efecto

conforme a las normas postales de la UPU Y UPAEP y Leyes vigentes.11. Dar el curso correspondiente a los envíos postales que fueron afectados por

alguna irregularidad en forma inmediata, luego de dejar constancia por escrito dela misma.

12. Registrar debidamente todos despachos recibidos en libros de despachosrecibidos y archivar los documentos correspondientes diariamente.

13. Mantener permanentemente informado a su superior inmediato de lasanormalidades detectadas y novedades que sucedan.

14. Velar por la integridad de los envíos postales y su contenidoy que el cuidado sea de máxima seguridad.


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. Mensualmente

5. Diariamente

6. Diariamente

7. Todo el tiempo

8. En cada caso

9. Según cada caso

10. En cada caso

11. Diariamente


14. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Trafico Internacional

OBJETIVOS: Recepcionar clasificar, transferir y expedir despachos internacionales aplicados a loscontroles conforme a las normas postales nacionales e internacionales.

RELACIONES: Departamento de Expedición

FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar, clasificar, transferir y expedir los despachos postales internacionales.2. Recepcionar y controlar el estado físico de los despachos postales, de las sacas,

precinto, etiquetas, sobres etc.3. Verificar que el estado físico y peso se ajusten a los datos de las facturas de entrega

que acompaña a cada despacho.4. Llevar un registro completo y ordenado del movimiento de los envíos y despachos

diariamente.5. Remitir mensualmente el volumen del movimiento de los envíos y despachos al área

Estadística.6. Aperturar los despachos previo control físico del estado de las sacas.7. Clasificar los envíos aperturados previa verificación del estado físico conforme a las

normas postales y leyes vigentes y transferir a las respectivas áreas.8. Dar el curso inmediato a los envíos que no estén afectados por irregularidad alguna.9. Realizar las observaciones correspondientes en caso de detectar irregularidades en

forma clara y concisa con identificación del responsable de dicho informe.10. Confeccionar Boletín de Verificación los casos establecidos para el efecto conforme a

las normas postales de la UPU Y UPAEP y Leyes vigentes.11. Dar el curso correspondiente a los envíos postales que fueron afectados por alguna

irregularidad en forma inmediata, luego de dejar constancia por escrito de la misma.12. Registrar debidamente todos despachos recibidos en libros de despachos recibidos y

archivar los documentos correspondientes diariamente.13. Recepcionar los envíos provenientes de las oficinas de Admisión, previa verificación

del estado físico del mismo.14. Aplicar mecanismos de Control de Franqueo de los envíos y del procedimiento

operacional conjuntamente con la Auditoria Interna y el Dpto. de Supervisión.15. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo

FRECUENCIA


3. Diariamente

4. Diariamente

5. Mensualmente




12. Diariamente

13. Diariamente

14. Diariamente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Trafico Nacional

OBJETIVOS: Recepcionar, controlar, clasificar y expedir envíos postales dentro de despachosnacionales, conforme a las normas postales vigentes.

RELACIONES: Depende del Departamento de Expedición

FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar, clasificar y expedir los envíos dentro dedespachos postales nacionales.

2. Recepcionar y controlar el estado físico de los despachospostales, de las sacas, precinto, etiquetas, sobres CN 28, etc.

3. Verificar que el estado físico y peso se ajusten a los datos delas facturas de entrega correspondiente.

4. Aperturar todos los despachos recibidos en el día, previocontrol físico del estado de sacas, sobres, CN 28, precintos,etiquetas, etc.

5. Clasificar los envíos decepcionados previa verificación delestado físico de los mismos, conforme a las normas postalesvigentes.

6. Realizar las observaciones a cada envío con relación a lasirregularidades en forma clara y concisa con la identificacióndel responsable de dicho informe.

7. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con lanaturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Diariamente

5. Diariamente

6. Diariamente

7. Según necesidad






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Oficina de Cambio

OBJETIVOS: Control, Recepción, Expedición y transito de despachos cerrados Aéreos y A.P.R.

conforme a las normas postales internacionales y nacionales.

RELACIONES: Depende de la Dirección Operaciones

FUNCIONES GENERALES

1. Gestionar y proveer las documentaciones e insumos de sus dependencias2. Actualizarse constantemente acerca de los reglamentos establecidos a nivel nacional e

internacional y transmitir inmediatamente a sus dependencias3. Mantener un stock adecuado de insumos de manera a proveer a sus dependencias4. Realizar todo tipo de gestión que mejore la coordinación, el desarrollo y el control de las

actividades a realizar5. Realizar supervisiones constantes en sus dependencias ( controlando el uso correcto de

formularios, insumos y otros)6. Gestionar y acompañar capacitaciones constantes en sus dependencias acerca de la

utilización de formularios y otras actividades operativas reglamentadas7. Coordinar y controlar el procesamiento de los despachos de envíos postales recibidos,

expedidos y en transito.8. Velar por el buen cumplimiento de las funciones y de su dependencia.9. Desarrollar actividades del sector conjuntamente con la DINACOPA, DINAC y la

DIRECCION NACIONAL DE ADUANAS10. Coordinar, supervisar dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las labores

desarrolladas en su dependencia.11. Llevar un archivo y registro ordenado de datos de los despachos recibidos, expedidos y en

transito.12. Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos nacionales e internacionales

vigentes y desarrollar sus actividades conforme a ellas.13. Coordinar y proponer las actividades que le competen con la Dirección Operativa14. Mantener informado a la superioridad, sobre las irregularidades detectadas las que deben

estar debidamente documentada.15. Utilizar los formularios establecidos por los Organismos Internacionales, UPU-UPAEP,

para el intercambio entre las Administraciones Postales miembros.16. Analizar los datos estadísticos recibidos mensualmente17. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA



5. Todo el tiempo

6. Según necesidad

7. Todo el tiempo


10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo

12. Todo el tiempo

13. En cada caso14. En todo momento

15. En cada caso

16. Según necesidad17. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Control de Oficina de Cambio

OBJETIVO: Controlar la expedición y recepción de despachos Internacionales

RELACIONES: Depende del Departamento de oficina de Cambio

FUNCIONES GENERALES

Expedición:1. Confeccionar despachos y sus respectivos documentos según lo establecido en el

manual de Operaciones de la UPU ( CN 38 y 41)Recepción:

2. Controlar en el Aeropuerto los despachos provenientes del extranjero vía aéreaGeneral:

3. Labrar acta si se encontrase irregularidad en cualquiera de los casos relacionados alos despachos según documentos y normas establecidas

4. Coordinar con el Departamento de Oficina de Cambio las actividades a desarrollar5. Elevar informe al departamento de Oficina de Cambio de las actividades

realizadas o a realizar6. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada7. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo8. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible9. Mantener un sistema de archivología de los documentos manejados en ese

Departamento10. Recepcionar, transportar y entregar los despachos en las oficinas de procesamiento

respectivo, conforme a cada tipo de servicio.11. Conformar las facturas de entrega de los despachos al Recepcionar de las

compañías aéreas, previa verificación del estado físico de las sacas, precintos,hilos, etiquetas, etc. , y su peso, conforme a las respectivas documentaciones.

12. Conformar las facturas de entrega, por las respectivas oficinas receptoras previaverificación del estado físico, conforme al párrafo F.

13. Redactar y confeccionar las documentaciones necesarias respecto a los despachosque se reciben, expiden y en transito.

14. Remitir y entregar los despachos recibidos a las oficinas clasificadoras respectivas,conforme a los servicios que procesan (Correspondencia, Encomienda, ServiciosEspeciales, etc.)

15. Elaborar informe mensual con fines estadísticos y remitirlos al área de estadísticacon copia al Departamento de Oficina de Cambio


FRECUENCIA




4. Según Planificación5. Semanalmente

6. Según Planificación7. Según Planificación8. Todo el tiempo9. Todo el tiempo10. Todo el tiempo


12. En cada caso



15. Mensualmente16. Según necesidad






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Servicios Especiales

OBJETIVOS: Recolectar transmitir y distribuir correspondencias, documentos y mercaderías con lamáxima seguridad y en el menor tiempo posible mediante sus servicios especiales


DEPENDENCIAS:

División de Servicios Especiales Nacional; División Servicios Especiales Internacional; DivisiónClientes Corporativos

FUNCIONES GENERALES1. Establecer, con el Dirección Comercial, los objetivos y políticas generales de ventas, de

promoción y publicidad.

2. Coordinar las actividades y determinar el tipo de informaciones (Estadísticas) que debengenerar los demás sectores del Departamento, que faciliten la toma de decisiones,mensualmente.

3. Atender las consultas formuladas por los distintos sectores interesados en los ServiciosEspeciales.

4. Establecer sistemas de control para las distintas actividades, desarrolladas en susdependencias y encargar el control de su ejecución en cada caso a las jefaturas de lasdependencias a su cargo.

5. Realizar reuniones de trabajos periódicas con los Jefes y encargados de las dependencias a sucargo periódicamente.

6. Estudiar los contratos a ser firmados para los Servicios Especiales a su cargo conjuntamentecon la Asesoría Jurídica y la Dirección Comercial.

7. Controlar la adecuada utilización de las documentaciones internacionales relacionados conlas dependencias a su cargo.

8. Controlar a través de las jefaturas de las dependencias a su cargo la actualización de losarchivos de documentos.

9. Encargar a las jefaturas de las dependencias a su cargo el uso racional de los equipos,materiales, útiles de oficina y servicios básicos, en las dependencias a su cargo.

10. Promover y desarrollar el perfeccionamiento de los servicios bajo su competencia.

11. Estudiar y sugerir las alternativas de solución para los inconvenientes que observe en eldesarrollo de las actividades de las dependencias a su cargo, sugerir las medidas quepermitan la corrección de los sistemas y procedimientos en uso.

12. Mantener informado a la Dirección de Operaciones de las actividades, novedades eirregularidades de su sector y realizar consultas que fueren necesarias en cada caso quedeben estar debidamente documentado.

13. Elaborar informe mensual sobre el movimiento comercial y financiero de los ServiciosEspeciales a la Dirección General de Correos, a la Div. Estadística.

14. Solicitar la aplicación de medidas de estímulo y disciplinarias a los funcionarios delDepartamento, conforme a la política de la Institución.

15. Mantenerse informado de las decisiones y recomendaciones de los organismos PostalesInternacionales, como la U.P.U. y la U.P.A.E.P.

16. Estudiar, analizar y sugerir las medidas tendientes para la expansión del servicio, tanto a nivellocal como nacional.

17. Cumplir y hacer cumplir la política y normas generales de la Institución


FRECUENCIA1. Según Planificación


3. En todo momento.


5. Diariamente

6. Según cada caso

7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo

9. Todo el tiempo


12. En todo momento

13. Mensualmente

14. En cada caso

15. Todo el tiempo

16. Según Estudio

17. En todo momento18. Según Necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Servicios Especiales

OBJETIVOS: Recepcionar, procesar y entregar envíos en el más breve plazo posible en el ámbitonacional.

RELACIONES: Depende del Departamento de Servicios Especiales

FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar y procesar todos los envíos especiales con tratamiento específico ycon valor agregado en el ámbito nacional.

2. Recepcionar previa verificación de estado físico de los envíos a ser distribuidos enel país.

3. Clasificar de inmediato conforme a sus respectivos destinos (capital e interior delpaís).

4. Transferir de inmediato a las áreas de entrega respectivas.5. Recepcionar de las áreas de entrega los envíos devueltos, verificarlos e investigar

los motivos de la falta de entrega y reencaminarlos si fuere el caso.6. Contactar a través de la División EMS con los clientes en forma personalizada

sobre temas relacionados con el servicio brindándoles informaciones de interés.7. Coordinar y controlar para el buen funcionamiento de las áreas de servicio a su

cargo.8. Controlar que se cumpla los plazos de entrega comprometidos para cada tipo de

envíos y conforme a los contratos de prestación de servicios.9. Coordinar y controlar que se cumplan las cualidades específicas de cada tipo de

servicio ofrecido y contratado con los clientes.10. Mantener informado de las novedades acontecidas, al personal sobre el servicio

que presta.11. Controlar que se apliquen los reglamentos, acuerdo contractual, normas postales

nacionales e internacionales (UPU-UPAEP).12. Controlar el movimiento diario de los envíos y de las recaudaciones y mantener

los registros respectivos y remitir mensualmente al área de Estadísticas.13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. En cada caso

2. En cada Caso

3. En cada caso

4. En cada caso

5. Mensualmente

6. En cada caso

7. En cada caso

8. Semanalmente

9. Semanalmente

10. En cada caso

11. En cada caso

12. En cada caso13. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Servicios Especiales Internacional

OBJETIVOS: Recepcionar, procesar y entregar envíos en el más breve plazo posible en el ámbitointernacional.

RELACIONES: Depende del Departamento de Servicios Especiales

FUNCIONES GENERALES1. Recepcionar y procesar todos los envíos2. Admitir, clasificar, expedir y entregar en el más breve plazo posible los envíos

especiales del Servicio EMS Internacional, en forma inmediata.3. Ofrecer una atención preferencial y cordial a los clientes.4. Controlar el desempeño para el buen funcionamiento de la dependencia.5. Controlar que se cumpla los plazos de entrega comprometidos en los acuerdos

contractuales como las demás cualidades de cada servicio para brindar unservicio de alta calidad.

6. Procesar inmediatamente los despachos y/o envíos admitidos en ventanilla yrecibidos del exterior.

7. Recepcionar los despachos postales de la Sección Trafico de Despacho delAeropuerto Internacional, previa verificación del estado físico yconformación (sello y firma) en las facturas de entregas originales oprovisorias.

8. Elaborar y remitir Boletines de reclamos de despachos o envíos, en caso dedetectar irregularidades en los mismos.

9. Aperturar inmediatamente los despachos postales conforme a lasreglamentaciones internacionales (UPU-UPEP), los reglamentos y normasvigentes.

10. Clasificar los envíos-documentos conforme a sus respectivos destinos y a laszonas de reparto.

11. Clasificar los envíos-mercaderías o paquetes para seleccionar aquellos quetendrán trámites aduaneros y los que podrán ser remitidos y/o entregados a susrespectivos destinos.

12. Proceder de inmediato a la entrega de los envíos para la capital.13. Cargar en el sistema IPS todos los eventos que correspondan, con forme a que

sean envíos recibidos o expedidos.14. Transferir los envíos nacionales de inmediato a expedición EMS Nacional

para confeccionar despachos conforme a su destino hacia el interior del país.15. Llevar un estricto control del volumen de envíos recibidos, entregados y

devueltos, analizando los motivos de la falta de entrega de los mismos.16. Remitir mensualmente los datos de su movimiento al área de Estadísticas y

Comercialización.17. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo.

FRECUENCIA


3. Mensualmente4. En cada caso5. En cada caso

6. En cada caso

7. En cada caso

8. En cada caso

9. En cada caso

10. En cada caso

11. En cada caso


14. En cada caso

15. En cada caso

16. Mensualmente







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Agencia Capital y Central

OBJETIVOS: Coordinar, orientar, supervisar, controlar y evaluar las actividades postales de las agenciasde correos de la capital y Central, desarrollando acciones para elevar la calidad del servicio postal engeneral tendientes a la calidad total.

RELACIONES: Depende del Departamento de Agencias

DEPENDENCIAS:

División Gestión Administrativa; División Gestión Operativa; Sección Agencias y Sucursales

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar, controlar y evaluar minuciosamente las actividades postales de las agenciasde Correos de la Capital.

2. Administrar los Recursos Humanos y materiales para desarrollar las actividadestendientes al desarrollo de los servicios postales.

3. Promover y mantener la cordial y buena atención a todos los clientes de la Direcciónde Correos.

4. Controlar y mantener la disciplina entre el personal de su área.5. Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en la capital, a través

de sus Oficinas y Agencias y/o in situ6. Redactar informe. si encontrase irregularidades, y remitirlo a su superior en no menos

de 48 hs de lo detectado.7. Coordinar y homogeneizar las actividades postales específicas de las Agencias de

Correos con el uso racional de los recursos disponibles, en la explotación de losServicios Postales.

8. Coordinar con los jefes de Agencias de la Capital la política a seguir, conforme a losobjetivos generales de la Institución.

9. Sugerir a la Dirección de Operaciones, modificaciones o aplicación de nuevosprocedimientos tendientes al mejoramiento de los servicios postales.

10. Coordinar campañas publicitarias y de marketing con el Dpto. de Agencias y laDirección Comercial.

11. Analizar periódicamente el movimiento de los Servicios de todas las Agencias deCorreos en coordinación con el Jefe de Dpto. de Agencias.

12. Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funcionesaplicadas a la actividad postal de las Agencias Capital.

13. Orientar y gestionar el mantenimiento en el aspecto físico de las Agencias de Correosde acuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada.

14. Coordinar con sus respectivas dependencias la necesidad de capacitación en materiapostal a los funcionarios de sus respectivas áreas.

15. Disponer el cumplimiento a cabalidad de las Reglamentaciones Internas y Leyesvigentes en materia postal. actividades operativas, administrativas y financieras de susdependencias.

16. Mantener actualizado el archivo de documentos así como los datos de cada sucursalcon los respectivos funcionarios

17. Gestionar y promover cursos de capacitación para los grupos de funcionarios que lonecesites


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo4. Todo el tiempo5. Quincenalmente o según

necesidad

6. Según cada caso

7. Todo el tiempo

8. Según cada caso

9. En cada caso

10. Diariamente


13. En cada caso

14. Todo el tiempo

15. Todo el tiempo

16. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Gestión Administrativa

OBJETIVOS: Coordinar los trabajos administrativos del departamento de Agencias así como actuar denexo en las gestiones de las sucursales

RELACIONES: Depende del Departamento de Agencia Capital y Central

FUNCIONES GENERALES


2. Elaborar fichas por sucursal en forma magnética e impresa,acerca del historial de cada sucursal y mantenerlo actualizado ej.Nombre del jefe y funcionarios situación de los mismos, cargoantigüedad, sueldo horario permisos u otros.

3. Mantener actualizada las gestiones y/o documentaciones de lassucursales ya sean pedidos de útiles notas etc.

4. Elaborar informe estadístico en tiempo y forma de datosproveídos por las sucursales

5. Mantener informado a las sucursales en forma constante encoordinación con el jefe de departamento

6. Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en ladependencia así como los números telefónico laboral y personalo contacto de los jefes de cada sucursal

7. Enviar notas, memorándum, avisos, circulares a las sucursales demanera a mantenerlos bien informados de las disposicionesemanadas.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2.Todo el tiempo

3.Todo el tiempo

4. Mensualmente

5. Todo el tiempo

6. Todo el tiempo

7. Según cada caso

8. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Gestión Operativa

OBJETIVOS: Coordinar y gestionar los trabajos Operativos del departamento de Agencias así comoactuar de nexo con las mismas en cuestiones del ámbito operativo.

RELACIONES: Depende del Departamento de Agencia Capital y Central

FUNCIONES GENERALES


2. Actuar de apoyo en cuanto controles a realizar acerca de lasgestiones en las sucursales

3. Mantener los manuales operativos vigentes en archivo4. Distribuir a las sucursales cualquier disposición nueva que sea

publicado por la UPU y UPAEP5. Gestionar cursos de actualización para las sucursales ante

disposiciones vigentes6. Controlar los pedidos realizados por las sucursales

minuciosamente7. Gestionar los pedidos de útiles de las sucursales una vez llegado

a esta dependencia para su rápida entrega8. Preparar y enviar los envíos diarios necesarios a las diferentes

sucursales así como los avisos notas circulares9. Proveer a las diferentes sucursales de los insumos necesarios

para que la operativa pueda desarrollarse cotidianamente10. Gestionar esos insumos y mantener un stock para proveer lo

necesario según pedido.11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Todo el tiempo

3.Según necesidad4. Según necesidad

5. Semanalmente

6. Según cada caso

7. Según necesidad

8. Todo el tiempo

9. Según cada caso

10. En todo momento







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NIVEL: Sección

DENOMINACION: Agencias y Sucursales

OBJETIVOS: Admitir, clasificar, transportar y entregar los envíos postales a través de sus oficinas deatención al público de la capital desarrollando acciones para elevar la calidad del servicio postal engeneral tendientes a la calidad total.

RELACIONES: Depende de la División Gestión Operativa

FUNCIONES GENERALES

1. Mantener una preferencial, cordial y buena atención personalizada a los clientes del CorreoParaguayo.

2. Administrar racionalmente los Recursos Humanos y materiales para el mejor desarrollo delos servicios postales.

3. Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en sus respectivas Oficinasde Correos.

4. Coordinar con los jefes de Agencias de la Capital la política a seguir, conforme a losobjetivos generales de la Institución.

5. Sugerir a la División de Agencias de la Capital modificaciones o aplicación de nuevosprocedimientos tendientes al mejoramiento de los servicios postales.

6. Coordinar campañas publicitarias y de marketing con la División de Agencias de la Capitaly el área Comercial.

7. Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funciones aplicadasa la actividad postal.

8. Orientar y gestionar el mantenimiento en el aspecto físico de las Agencias de Correos deacuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada, conjuntamente con laDivisión de Agencias de la Capital.

9. Disponer el cumplimiento a cabalidad de las Reglamentaciones Internas y Leyes vigentes enmateria postal.

10. Organizar las actividades operativas de manera a dar cumplimiento a los Acuerdos yConvenios Internacionales de la U.P.U y U.P.A.E.P.

11. Coordinar el transporte de los envíos a fin de que se cumpla con los plazos establecidos parala llegada a destino de los envíos Postales conjuntamente con el área respectiva.

12. Participar en el control de calidad de los Servicios Postales (plazo de entrega) que laInstitución adopte.

13. Proveer y remitir datos estadísticos mensuales en lo que se refiere al volumen de envíosmanipulados y respectivos ingresos, a la División Estadística, conforme a lasreglamentaciones.

14. Realizar periódica y puntualmente las rendiciones de las recaudaciones, comprobantes deingresos y de las gestiones desarrolladas por la dependencia a su cargo.

15. Mantener horario definido que se cumplirá estrictamente en las respectivas Agencias.16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Mensualmente

5. En cada caso

6. Trimestralmente

7. Mensualmente

8. En cada caso

9. En cada caso

10. Mensualmente

11. Todo el tiempo

12. Mensualmente

13. Mensualmente

14. Diariamente

15. Diariamente16. Según Necesidad






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Agencias del Interior

OBJETIVOS: Coordinar, orientar, supervisar, controlar y evaluar las actividades postales de las regionespostales y de las agencias de correos del interior e impulsar su mejoramiento tendientes a la alta calidadde los servicios postales.


DEPENDENCIAS:

División Gestión Administrativa; División Gestión Operativa; División Regiones Postales, SecciónSucursales

FUNCIONES GENERALES

1. Administrar los Recursos Humanos y materiales, así como la operación y laprestación de los servicios postales a través de sus oficinas y agencias.

2. Coordinar y homogeneizar las actividades postales específicas de las Agencias deCorreos con el uso racional de los recursos disponibles, en la explotación de losServicios Postales.

3. Coordinar las funciones de las Agencias del Interior con el Dirección de Operaciones4. Coordinar y realizar gestiones ante los municipios de las respectivas localidades

conjuntamente con las Regiones Postales y Agencias, que se relacione con elfuncionamiento de los mismos.

5. Coordinar con los jefes de Regiones Postales y sus respectivas Agencias o Sucursalesla política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

6. Sugerir a la Dirección de Operaciones, modificaciones, cierre o habilitación denuevas Agencias de Correos, que sean convenientes.

7. Analizar periódicamente el movimiento de los Servicios de todas las Agencias deCorreos en coordinación con los Jefes y/o Encargados de Regiones y de Agencias.

8. Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funcionesaplicadas a la actividad postal por las Agencias del Interior.

9. Orientar y gestionar el mantenimiento en el aspecto físico de las Agencias de Correosde acuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada.

10. Coordinar y gestionar con sus respectivas dependencias la necesidad de capacitaciónen materia postal para los funcionarios de sus respectivas Agencias.

11. Disponer el cumplimiento a cabalidad de las Reglamentaciones Internas y Leyesvigentes en materia postal, convenios y acuerdos internaciones de la UPU y UPAEP.

12. Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en las sucursales delInterior , a través de sus Oficinas y Agencias y/o in situ

13. Redactar informe. si encontrase irregularidades, y remitirlo a su superior en nomenos de 48 hs de lo detectado.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Mensualmente

3. Semestralmente4. .En cada caso

5. Anualmente

6. En cada caso

7. Mensualmente

8. Mensualmente

9. En cada caso

10. Trimestralmente

11. En todo momento


13. Según necesidad14. Según Necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Gestión Administrativa

OBJETIVOS: Coordinar los trabajos administrativos del departamento de Agencias así como actuar denexo en las gestiones de las sucursales

RELACIONES: Depende del Departamento de Agencia Interior

FUNCIONES GENERALES


2. Elaborar fichas por sucursal en forma magnética e impresa,acerca del historial de cada sucursal y mantenerlo actualizado ej.Nombre del jefe y funcionarios situación de los mismos, cargoantigüedad, sueldo horario permisos u otros.

3. Mantener actualizada las gestiones y/o documentaciones de lassucursales ya sean pedidos de útiles notas etc.

4. Elaborar informe estadístico en tiempo y forma de datosproveídos por las sucursales

5. Mantener informado a las sucursales en forma constante encoordinación con el jefe de departamento

6. Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en ladependencia así como los números telefónico laboral y personalo contacto de los jefes de cada sucursal

7. Enviar notas, memorándum, avisos, circulares a las sucursales demanera a mantenerlos bien informados de las disposicionesemanadas.


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. Mensualmente

5. Todo el tiempo

6. Todo el tiempo

7. Todo el tiempo

8. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Gestión Operativa

OBJETIVOS: Coordinar y gestionar los trabajos Operativos del departamento de Agencias así comoactuar de nexo con las mismas en cuestiones del ámbito operativo.

RELACIONES: Depende del Departamento de Agencia Interior

FUNCIONES GENERALES


2. Actuar de apoyo en cuanto controles a realizar acerca de lasgestiones en las sucursales

3. Mantener los manuales operativos vigentes en archivo4. Distribuir a las sucursales cualquier disposición nueva que sea

publicado por la UPU y UPAEP5. Gestionar cursos de actualización para las sucursales ante

disposiciones vigentes6. Controlar los pedidos realizados por las sucursales

minuciosamente7. Gestionar los pedidos de útiles de las sucursales una vez llegado

a esta dependencia para su rápida entrega8. Preparar y enviar los envíos diarios necesarios a las diferentes

sucursales así como los avisos notas circulares9. Proveer a las diferentes sucursales de los insumos necesarios

para que la operativa pueda desarrollarse cotidianamente10. Gestionar esos insumos y mantener un stock para proveer lo

necesario según pedido.11. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la


FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Todo el tiempo

3. En todos los casos4. Según necesidad

5. Según cada caso



8. Todo el tiempo

9. Según cada caso

10. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Regiones Postales

OBJETIVOS: Coordinar, dirigir, controlar y evaluar, las actividades operativas portales y

administrativas de la oficina y/o agencias postales dependientes de la región postal.RELACIONES: Depende de la División de Agencias del Interior

FUNCIONES GENERALES1. Promover la cordial y buena atención personalizada a los clientes de la

DINACOPA2. Planificar las visitas a cada sucursal, las mismas deben ser continuas y rotatorias3. Supervisar la operación Postal y la prestación de los servicios postales en cada

Sucursal a su cargo.4. Controlar el uso correcto de los materiales suministrados a cada sucursal5. Coordinar con el jefe de Agencias del Interior la política a seguir, conforme a los

objetivos generales de la Institución.6. Sugerir a la División de Agencias del Interior modificaciones o aplicación de

nuevos procedimientos tendientes al mejoramiento de los servicios postales segúnnecesidad.

7. Coordinar campañas publicitarias y de marketing con la División de Agencias delInterior con el área Comercial.

8. Coordinar, Controlar, dirigir, y evaluar diariamente las actividades desarrolladaspor las sucursales a su cargo, específicamente si están cumpliendo las funciones yprocedimientos según los manuales vigentes de la institución, así como si logranlos objetivos previstos.

9. Orientar y gestionar el mantenimiento del aspecto físico de las Agencias deCorreos de acuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada,conjuntamente con la División de Agencias del Interior.

10. Controlar el cumplimiento a cabalidad de las Reglamentaciones Internas y Leyesvigentes en materia postal, Acuerdos y Convenios Internacionales de UPU YUPAEP.

11. Coordinar el transporte de los envíos a fin de que se cumpla con los plazosestablecidos para la llegada a destino de los envíos Postales conjuntamente con elárea respectiva.

12. Participar en el control de calidad de los Servicios Postales (plazo de entrega) quela Institución adopte.

13. Promover y controlar la remisión de datos estadísticos mensuales en lo que serefiere al volumen de envíos manipulados y respectivos ingresos, a la DivisiónEstadística, conforme a las reglamentaciones.

14. Coordinar y controlar que se realice periódica y puntualmente segúndisposiciones vigentes, las rendiciones de las recaudaciones, comprobantes deingresos y de las gestiones desarrolladas por la dependencia a su cargo.

15. Participar activamente según necesidad de las aperturas y cierres de sacas en cadasucursal

16. Establecer, controlar y mantener un horario definido de atención al cliente, que lamisma se cumpla estrictamente en las respectivas Agencias.


FRECUENCIA1. Todo el tiempo.

2. Según Planificación3. Todo el tiempo


6. Según necesidad

7. Según cada caso

8. Diariamente

9. Según cada caso

10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo


13. Mensualmente

14. Diariamente


16. Según disposición







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NIVEL: Sección

DENOMINACION: Agencias y Sucursales

OBJETIVOS: Admitir, clasificar, transportar y entregar los envíos postales a través de sus oficinas deatención al público de la capital desarrollando acciones para elevar la calidad del servicio postal engeneral tendientes a la calidad total.

RELACIONES: Depende de Región Postal

FUNCIONES GENERALES

1. Mantener una preferencial, cordial y buena atención personalizada a los clientesde la DINACOPA

2. Administrar racionalmente los Recursos Humanos y materiales para el mejordesarrollo de los servicios postales.

3. Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en sus respectivasOficinas de Correos.

4. Coordinar con EL Jefe Regional la política a seguir, conforme a los objetivosgenerales de la Institución.

5. Sugerir a la Jefatura Regional modificaciones o aplicación de nuevosprocedimientos tendientes al mejoramiento de los servicios postales.

6. Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funcionesaplicadas a la actividad postal.

7. Organizar las actividades operativas de manera a dar cumplimiento a los Acuerdosy Convenios Internacionales de la U.P.U y U.P.A.E.P.

8. Informar al Jefe Regional acerca de cualquier irregularidad o inquietud que sepresente en la sucursal a su cargo.

9. Analizar los resultados del control de calidad de los Servicios Postales (plazo deentrega) que la Institución adopte.

10. Proveer y remitir datos estadísticos mensuales en lo que se refiere al volumen deenvíos manipulados y respectivos ingresos, a la División Estadística, conforme alas reglamentaciones, con copia a la Jefatura de Región Postal.

11. Realizar periódica y puntualmente las rendiciones de las recaudaciones,comprobantes de ingresos y de las gestiones desarrolladas por la dependencia a sucargo.

12. Velar por el cumplimiento de los horarios establecidos de atención al cliente13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo.

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Diariamente

3. Diariamente

4. Mensualmente

5. En cada caso

6. Periódicamente

7. Todo el tiempo

8. En cada caso

9. En cada caso

10. Mensualmente

11. Diariamente o según cada caso

12. Todo el tiempo13. Según Necesidad






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Encomienda Postal

OBJETIVOS: Coordinar, dirigir, controlar y evaluar el proceso operativo de la admisión, recepción,clasificación, encaminamiento y entrega de las encomiendas Aéreas, ARP/SAL y Superficie en el

ámbito nacional e internacional.

RELACIONES: Depende de la Dirección Operaciones

DEPENDENCIAS:

División Recepción y División Expedición

FUNCIONES GENERALES

1. Proponer una atención cordial y preferencial al cliente.2. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar el proceso operativo del Servicio de Encomienda

Postal Internacional (AEREA, APR/SAL Y SUPERFICIE) y Nacional.

3. Realizar el Servicio de Encomienda nacional e internacional en concordancia con lasestipulaciones de las normas postales vigentes locales, convenios y acuerdos de Encomiendapostales de la UPU y UPAEP.

4. Mantener actualizado las fichas de cuotas parte, conforme a las modificaciones realizadas porlos países de destino.

5. Proveer la información necesaria para el estudio y elaboración de tarifas para el régimennacional e internacional.

6. Instruir sobre las normas operativas y los Acuerdos postales internacionales, normas nacionalesvigentes al personal afectado y lo que corresponda a los clientes.

7. Informar a donde corresponda y dejar constancia por escrito las irregularidades que se detectanen el proceso operativo conforme a los acuerdos y normas postales y leyes vigentes.

8. Realizar un inventario periódico conforme a los plazos de conservación, conforme alreglamento respectivo, conjuntamente con el Dpto. de Supervisión.

9. Desarrollar campañas de publicidad y promoción en coordinación con la gerencia Operativa, elDpto. de Servicios Especiales y conjuntamente con el Dpto. Comercial.

10. Promover y controlar periódicamente la elaboración de datos del movimiento de lasencomiendas recibidas, y expedidas, devueltas, abandonadas y de los ingresos y remitir al áreade Estadística.

11. Mantener un completo y ordenado archivo de las documentaciones referente al Servicio.12. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar la utilización racional de los recursos humanos en sus

dependencias.13. Controlar el uso de formularios propios del servicio y la provisión de materiales para uso de sus

dependencias.14. Controlar el cumplimiento de los plazos de entrega de los avisos y/o encomiendas postales.15. Controlar y velar por el mantenimiento del buen estado de las encomiendas postales y de su

contenido.

16. Promover y mantener un estrecho contacto Correo-Aduana en un contesto de buenrelacionamiento que beneficie a ambas Instituciones y a la clientela.

17. Mantener un alto nivel de calidad de los servicios optimizando la utilización de los recursos ensus dependencias.


FRECUENCIA

1. Diariamente.2. En cada caso

3. En cada caso

4. Diariamente.

5. En cada caso

6. Diariamente

7. En cada caso

8. Diariamente

9. En todo momento

10. Mensualmente

11. En todo momento12. En todo momento

13. En todo momento


16. En todo momento

17. En todo momento







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Nivel: División

DENOMINACION: Recepción

OBJETIVOS: Despachar Eficientemente las encomiendas recibidas del Exterior y su posteriorencaminamiento a destino

RELACIONES: Depende del Departamento de Encomiendas.

FUNCIONES GENERALES


2. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar la utilización racional de los recursoshumanos en su dependencia

3. Controlar el uso de formularios propios del servicio y la provisión demateriales para uso de su dependencia.

4. Velar por el mantenimiento del buen estado de las encomiendas postales y desu contenido.

5. Mantener un alto nivel de calidad del servicio cumpliendo a cabalidad con elproceso operativo.

6. Mantener el stock necesario de los insumos y formularios a utilizar7. Recibir y controlar los despachos del Aeropuerto8. Verificar documentos de Aeropuerto CN 38 y 41 ( pesar, verificar con los

documentos en mano si no hay diferencia de peso), y las condiciones yobservaciones correspondientes

9. Aperturar de los despachos10. Confeccionar el documento denominado Guía de Manifiesto11. Cargar datos en el sistema IPS LIGH ( Actualizar)12. Mantener actualizo los sistemas utilizados13. Mantener el archivo de documentos actualizado14. Confeccionar avisos15. Entregar encomiendas que corresponden a Asunción16. Encaminar los despachos a las demás sucursales17. Remitir a destino las piezas Postales mal encaminadas y retour18. Confeccionar Boletines de verificación por encomiendas/ despacho faltantes19. Registrar entrega final20. Contestar reclamos21. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo

FRECUENCIA

1. Diariamente

2. Diariamente

3. Todo el tiempo

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo


9. Todo el tiempo10. En cada caso11. En cada caso12. Diariamente13. Diariamente14. Diariamente15. Cada caso16. Todo el tiempo17. En cada caso18. Según Necesidad19. Diariamente20. Según cada caso21. Según necesidad






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NIVEL: División

DENOMINACION: Expedición

OBJETIVOS: Despachar eficientemente las encomiendas expedidas al exterior

RELACIONES: Depende de Departamento de Encomienda

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar que todos los trabajos de esta area seandesarrolladas correctamente

2. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar la utilización racionalde los recursos humanos en su dependencia.

3. Controlar el uso de formularios propios del servicio y laprovisión de materiales para uso de su dependencia.

4. Velar por el mantenimiento del buen estado de lasencomiendas postales y de su contenido.

5. Mantener un alto nivel de calidad del servicio cumpliendo acabalidad con el proceso operativo

6. Cerrar despachos7. Registrar las encomiendas remitidas en el sistema IPS Light8. Confeccionar los documentos necesarios para la remisión de

los despachos (CP78, 84, y 85 ; CN 38 y 41 y las que seannecesarias según disposición institucional)

9. Verificar la entrega correcta a la compañía aérea ( la cualdebe dar su Visto Bueno de recepción y debe estar firmado ysellado)

10. Cobrar tasas de almacenamiento según tarifario vigenteprovehido por la institución

11. Realizar la rendición total de los ingresos recaudados, a laoficina de recaudaciones

12. Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados enesta dependencia

13. Recepcionar encomiendas de los clientes14. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la

naturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo

3. Todo el tiempo

4. Todo el tiempo

5. Todo el tiempo

6. Según cada caso7. Diariamente

8. Todo el tiempo


10.Diariamente

11.Todo el tiempo

12.Todo el tiempo13.Según necesidad






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NIVEL: Dirección

DENOMINACION: Comercial

OBJETIVO: Eestudiar e implantar los medios necesarios para poder efectuar la venta de la forma másrentable y beneficiosa para la DINACOPA, desarrollando toda gestión necesaria para alcanzar todo elproceso de la venta

RELACIONES: Depende de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay

DEPENDENCIAS:

Departamento de Comercialización; División Mercadeo y Promocion, División Ventas, DivisiónDesarrollo de nuevos Productos y servicios, División Estadísticas; Departamento de Post Venta;División Atención al Cliente, División Grandes Clientes Seguimientos; Departamento de Comunicación,División Difusión Postal; Departamento de Negociación Internacional, División de PromocionInternacional.

FUNCIONES GENERALES1. Dictar los lineamientos generales en cuanto a la política de desarrollo

comercial.2. Velar por el cumplimiento de lo establecido por la U.P.U. en cuanto a desarrollo

postal se refiere.3. Coordinar con los responsables las actividades a desarrollas en sus distintas

dependencias4. Analizar las necesidades de los clientes que utilizan sus productos o servicios5. Determinar como poner los productos o servicios de la DINACOPA al alcance

de los clientes6. Decidir que clase de promocion deberá utilizarse para que los probables

clientes conozcan los productos o servicios de la DINACOPA7. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada8. Elaborar las previsiones de venta en común acuerdo con sus pares de las demás

direcciones afectadas9. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo10.Desarrollar una estructura organizativa de venta capaz de alcanzar los objetivos11.Reclutar y seleccionar en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos

al personal de ventas12.Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible13.Elevar informe al Director General sobre las acciones de la Dirección

Comercial14.Canalizar todas las documentaciones a las dependencias respectivas15.Mantener un archivo de todas las documentaciones correspondientes a sus

dependencias16.Velar y controlar por el cumplimiento de los objetivos en todas sus

dependencias17.Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Según cada caso

2. Diariamente

3. Todo el tiempo

4. En cada caso5. Según Planificación


7. Diariamente8. Según Planificación

9. Según Planificación10. Según Planificación11. Según cada caso

12. Todo el tiempo13. En todos los casos

14. Diariamente15. En todo momento

16. Todo el tiempo







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Comercialización

OBJETIVO: Crear bienes y servicios y ponerlos al alcance de los potenciales clientes, en el momento y en ellugar donde se necesiten.

RELACIONES: Depende de la Dirección Comercial

DEPENDENCIAS:

División Mercadeo y Promocion, División Ventas, División Desarrollo de Nuevos Productos yServicios, División Estadísticas.

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar con los responsables las actividades a desarrollas en sus distintasdependencias

2. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada3. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo4. Reclutar y seleccionar en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos

al personal de ventas5. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible6. Mantener un archivo de todas las documentaciones correspondientes a sus

dependencias7. Realizar proyectos de estrategias para captar nuevos clientes8. Mantener un sistema de archivología de los documentos manejados en ese

Departamento9. Realizar la Remisión de cartas ofertas dirigidas e innominadas10. Coordinar con la división Mercadeo y Promocion y División Ventas para

promocionar los servicios y productos en eventos realizados por la institución ocon permiso de la misma

11. Entregar los reportes de envíos a clientes especiales12. Elaborar planillas de reportes.13. Crear una Base de datos de los clientes14. Realizar estrategias para la utilización del código postal15. Realizar la carga de datos de los contratos con clientes16. Coordinar el Estudio de mercado (precios y otros de la Competencia)17. Coordinar y supervisar todas las actividades realizadas por las oficinas a su

cargo.18. Velar y controlar por el cumplimiento de los objetivos en todas sus

dependencias19. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Según cada caso

2. Diariamente3. Todo el tiempo4. En cada caso



7. Diariamente8. Según Planificación

9. Según Planificación10. Según Planificación

11. Según cada caso12. Todo el tiempo13. En todos los casos14. Diariamente15. En todo momento16. Todo el tiempo17. Según necesidad

18. Todo el tiempo







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NIVEL: División Mercadeo y Promoción

DENOMINACION: Comercialización

OBJETIVO: Identificar debidamente las necesidades de los consumidores

RELACIONES: Depende del Departamento de Comercialización

FUNCIONES GENERALES

1. Realizar Seguimiento de Post – Venta2. Realizar Tele marketing3. Preparar Estudio de Mercado (Precios y Costos de la

Competencia)4. Promocionar los servicios y Productos en ventas5. Visitar a los clientes corporativos6. Creación de base de datos a clientes especiales7. Realizar visitas dirigidas a clientes especiales8. Realizar el Sistema de información de Mercado9. Obtener información básica de la oferta del servicio10. Administrar información de la demanda postal.11. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada12. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo13. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo

mejor posible14. Elaborar proyectos de estrategias para captar nuevos

clientes15. Mantener un sistema de archivología de los documentos

manejados en ese Departamento16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la

naturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Según cada caso2. Diariamente3. Según Planificación

4. Todo el tiempo5. Según Planificación6. Según Planificación7. Diariamente8. Según Planificación9. Según estudio10. Según Planificación11. En todos los casos12. En cada caso13. Todo el tiempo


15. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Ventas

OBJETIVO: Ofrecer y vender los servicios postales


FUNCIONES GENERALES

1. Preparar las visitas a realizar a los clientes2. Elaborar Plan de Visitas, rutas, papelería, folletos, cartas

de visitas, cotizaciones de servicios, convencionales yespeciales.

3. Realizar Tele marketing para conceder entrevistas.4. Elaborar lista de potenciales clientes5. Registrar en un cuadro sencillo los clientes reales, los

potenciales, listas de propuestas pendientes y otros datosque considera oportuno para la venta.

6. Elevar informe al departamento de Comercializaciónsobre visitas dirigidas y otras actividades.

7. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada8. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo9. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo

mejor posible10. Elaborar proyectos de estrategias para la venta de

productos y servicios11. Mantener un sistema de archivología de los documentos

manejados en ese Departamento12. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con

la naturaleza del cargo

FRECUENCIA


3. En todo momento4. Semanalmente5. Diariamente

6. Semanalmente

7. Todo el tiempo8. Según Planificación9. Todo el tiempo

10. En cada caso

11. En todo momento







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NIVEL: División

DENOMINACION: Desarrollar nuevos productos y Servicios

OBJETIVO: Desarrollar Nuevos Productos de acuerdo a la información que arroja el estudio demercado y las necesidades del mismo.


FUNCIONES GENERALES

1. Realizar análisis del mercado2. Generar nuevas ideas3. Desarrollar las ideas del concepto4. Realizar pruebas de los nuevos productos/servicios5. Analizar la factibilidad del negocio6. Planificar el lanzamiento de productos/servicios7. Preparar la comercialización de los nuevos productos

/servicios8. Coordinar con el departamento de post venta para el

seguimiento de los productos/servicios9. Elevar informe al departamento de Comercialización

sobre visitas dirigidas y otras actividades.10.Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada11.Planificar los objetivos y estrategias de su equipo12.Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo

mejor posible13.Mantener un sistema de archivología de los documentos

manejados en ese Departamento14.Las demás que le sean asignadas y que correspondan con


FRECUENCIA

1. Según Planificación2. Todo el tiempo3. Según cada caso4. Según cada caso5. En todos los casos6. Según cada caso7. Según Planificación

8. Todo el tiempo

9. Semanalmente

10. Según planificación11. En todos los casos12. Todo el tiempo

13. En todo momento







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NIVEL: División

DENOMINACION: Estadísticas

OBJETIVO: Generar datos estadísticos sobre volumen de correspondencia distribuidos por los carterosas como remitir datos estadísticos, informes nacionales e internacionales.


FUNCIONES GENERALES

1. Recepcionar datos estadísticos provenientes de Casa Central, Área Capital,Central, Área Metropolitana, Regiones Postales del 01 al 05de cada mes, segúnformulario actual.

2. Generar datos estadísticos sobre el volumen de la distribución a domicilio, remitirdatos estadísticos, informes nacionales e internacionales

3. Recepcionar datos de Recaudación para elaborar los datos estadísticos4. Mantener un archivo clasificado en biblioratos acorde a cada área o región.5. Procesar los datos en la base de datos preparada para el efecto con los formularios

establecidos para cada servicio.6. Imprimir los datos obtenidos sobre el volumen de envíos admitidos y distribuidos

por la Dirección de Correos.7. Preparar memorando, adjuntándose al mismo el informe final remitiendo a la

Dirección Comercial8. Recepcionar pedido de informes sobre estadística y otros informes tanto de la

UPU, UPAEP y otras Instituciones.9. Procesar en la base de datos.10. Proceder a la impresión del informe final11. Remitir el informe solicitado a la Dirección Comercial, Dirección General y a la

Oficina solicitante, generalmente la Asesoría Internacional.12. Recepcionar formularios de la oficina de distribución donde consta el listado

completo de los carteros.13. Controlar el volumen de envíos nacionales e internacionales, distribuidos por

cada cartero.14. Procesar, los datos acorde a los formularios existentes en la base de datos.15. Imprimir los datos recepcionados y remitir luego a la Dirección Comercial y a la

Dirección de Correos16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo

FRECUENCIA

1. Mensualmente

2. Mensualmente

3. Mensualmente4. Diariamente5. Mensualmente

6. Mensualmente

7. Mensualmente

8. En cada caso

9. Diariamente10. Según necesidad11. Según necesidad

12. Mensualmente

13. Mensualmente

14. Mensualmente15. Según necesidad







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Post Venta

OBJETIVO: Realizar seguimientos de las ventas según formato solicitado por el cliente


DEPENDENCIAS:

División atención al cliente; División Grandes Clientes Seguimientos.

FUNCIONES GENERALES

1. Mantener actualizada una carpeta de información a proveer a los clientes2. Planificar las tareas a realizar3. Realizar el seguimiento de las ventas realizadas4. Elaborar informe de seguimiento realizado5. Elaborar, gestionar y desarrollar estrategias que generen información de las

ventas realizadas6. Contar con la cartera de clientes actualizada7. Realizar monitoreo de los servicios solicitados por los clientes8. Realizar tele marketing y sondeo de nivel de satisfacción del cliente con

preguntas elaboradas en coordinación con la Dirección Comercial9. Elevar informe a la Dirección Comercial las actividades realizadas o a

realizar10.Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada11.Planificar los objetivos y estrategias de su equipo12.Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible13.Mantener un sistema de archivología de los documentos manejados en ese

Departamento14.Coordinar y supervisar todas las actividades realizadas por las oficinas a su

cargo.15.Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo

FRECUENCIA

1. Todo el tiempo2. Según Planificación3. Según Planificación4. En cada caso5. Según Planificación

6. En todos los casos7. Diariamente8. Según Planificación

9. Semanalmente

10. En cada caso11. Según planificación12. Todo el tiempo13. En todo momento

14. En cada caso







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NIVEL: División

DENOMINACION: Atención al cliente

OBJETIVO: Satisfacer con la información que el cliente solicita


FUNCIONES GENERALES

1. Atender con amabilidad y respeto a los clientes

2. Mantenerse actualizada con la información Postal de la DINACOPA

(servicios, direcciones de las sucursales teléfonos, productos, costos,tarifas, nombres de los directivos y otros)

3. Orientar al cliente el los tramites a realizar4. Realizar el rastreo de envíos que solicitan los clientes5. Planificar las tareas a realizar6. Contar con toda la información necesaria para brindar al cliente7. Elevar informe al departamento de Post venta las actividades realizadas o a

realizar8. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada9. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo10.Mantener un sistema de archivología de los documentos manejados en ese

Departamento11.Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo

FRECUENCIA


3. En todos los casos4. En cada caso5. Según Planificación6. En todos los casos7. Semanalmente

8. En cada caso9. Según planificación

10. En todo momento







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NIVEL: División

DENOMINACION: Grandes Clientes Seguimientos

OBJETIVO: Atender la logística de servicios a clientes con grandes cantidades de envíos

RELACIONES: Depende de Departamento de Post Venta

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar con los clientes la logística de servicios paragrandes cantidades de envíos

2. Coordinar actividades a realizar con los clientes y el areade operaciones hasta el finiquito del servicio

3. Planificar las tareas a realizar4. Elevar informe al departamento de Post venta de las

actividades realizadas o a realizar5. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada6. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo7. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo

mejor posible8. Mantener un sistema de archivología de los documentos



FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo

3. Semanalmente4. En cada caso

5. Según Planificación6. Diariamente7. Todo el tiempo

8. Todo el tiempo

9. Según necesidad






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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Comunicación

OBJETIVO: Lograr la buena comunicación Institucional e Interinstitucional


DEPENDENCIAS:

División Difusión Postal

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar las tareas a realizar en todas sus dependencias2. Elevar informe a la Dirección Comercial las actividades realizadas o a

realizar3. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada4. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo5. Implementar medios de difusión interna de novedades de la Institución (como

pizarras u otros)6. Organizar ruedas de prensa7. Gestionar pedido de cobertura8. Redactar y enviar gacetilla elaboradas9. Contar con una agenda actualizada de los contactos de los medios de

comunicación10.Mantenerse informado con periódicos impresos y virtuales11.Monitorear emisoras y radio TV12.Archivo de publicaciones referentes a la Institución13.Difundir comunicados, circulares y otros documentos de la institución y otras

noticias como de los gremios14.Velar por la buena imagen de la institución15.Coordinar eventos o actividades en coordinación con otros departamentos

especialmente en la cobertura de prensa16.Elaborar, gestionar y enviar tarjetas de felicitaciones por parte de la Dirección

General a quienes corresponda17.Realizar la gestión de publicación de exequias de funcionarios y familiares18.Realizar trabajos de RRPP19.Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible20.Mantener un sistema de archivología de los documentos manejados en ese

Departamento21.Coordinar y supervisar todas las actividades realizadas por las oficinas a su

cargo.22.Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del

cargo

FRECUENCIA


3. En cada caso4. Según Planificación5. En todos los casos

6. Según cada caso7. Según cada caso8. Según Planificación9. En todos los casos

10. Todo el tiempo11. Todo el tiempo12. Diariamente13. En todo momento

14. Todo el tiempo15. Anualmente

16. En cada caso

17. Eventualmente18. Todo el tiempo19. Todo el tiempo20. Todo el tiempo

21. Todo el tiempo







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NIVEL: División

DENOMINACION: Difusión Postal

OBJETIVO: Difundir las actividades Postales a través de los medios de comunicación

RELACIONES: Depende de Departamento de Post Venta

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar con el Departamento de comunicación lasactividades a desarrollar

2. Difundir las noticias a nivel interno y externo segúnindicaciones de su superior

3. Preparar proyectos de difusión en donde se logre la mejorcomunicación entre los funcionarios de la institución

4. Planificar las tareas a realizar5. Elevar informe al departamento de Comunicaciones de

las actividades realizadas o a realizar6. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada7. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo8. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo


manejados en ese Departamento10.Las demás que le sean asignadas y que correspondan con


FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. Todo el tiempo



5. Semanalmente6. Según Planificación7. Según Planificación8. Todo el tiempo

9. Todo el Tiempo







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NIVEL: Departamento

DENOMINACION: Negociación Internacional

OBJETIVO: Promocionar los servicios o productos a nivel internacional así como las cuentas declientes a nivel internacional


DEPENDENCIAS:

División Promocion Internacional

FUNCIONES GENERALES

1. Planificar las tareas a realizar en todas sus dependencias2. Elevar informe a la Dirección Comercial las actividades

realizadas o a realizar3. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada4. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo5. Realizar estudios estudios/investigaciones del mercado

internacional6. Promocionar y difundir los servicios a nivel regional a

clientes de otros países, según resultados del estudio demercado

7. Realizar ofertas y negociación para cerrar ventas yestablecer contratos con clientes de otros países

8. Actuar de nexo/contacto entre nuestra organización y losclientes de otros países

9. Velar por la buena imagen de la institución10. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo


manejados en ese Departamento12. Coordinar y supervisar todas las actividades realizadas

por las oficinas a su cargo.13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan con


FRECUENCIA


3. En cada caso4. Según Planificación5. En todos los casos

6. Según cada caso

7. Según cada caso


9. En todo momento10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo

12. Diariamente







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NIVEL: División

DENOMINACION: Promocion Internacional

OBJETIVO: Difusión de los servicios de de la DINACOPA a clientes potenciales de otros países

RELACIONES: Depende de Departamento de Negociación Internacional

FUNCIONES GENERALES

1. Coordinar con el Departamento de comunicación lasactividades a desarrollar

2. Desarrollar sistemas de difusión de los serviciosinternacionales

3. Gestionar la elaboración de materiales publicitarios de losservicios que ofrecemos a nivel Internacional

4. Formar parte de actividades de promoción de los serviciosque ofrecemos a nivel internacional (organización deexposiciones y eventos internacionales comprometidos anivel de nuestra institución, organismos del estadoparaguayo y otras organizaciones y/o empresas de nuestropaís.

5. Preparar proyectos de difusión a nivel internacional6. Planificar las tareas a realizar7. Elevar informe al Departamento de Negociación

Internacional de las actividades realizadas o a realizar8. Analizar y desarrollar la metodología de trabajo a ser utilizada9. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo10. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo




FRECUENCIA

1. Todo el tiempo

2. En cada caso


4. En cada caso

5. Según Planificación6. Según Planificación

7. Semanalmente8. Todo el Tiempo9. Todo el tiempo10. Todo el tiempo

11. Todo el tiempo







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FIN DEL MANUAL

Manual de Funciones - DINACOPADELEGACIÓN: Se refiere a la enunciación de las tareas que el...

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