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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

CAJA CHICA DE LA FUNDACIÓN C.I.D.A

GERENCIA ADMINISTRATIVA

Fecha de emisión: Julio 2015

CÓDIGO:

MNPCC 001

PÁGINA:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA

CHICA DE LA FUNDACIÓN C.I.D.A

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Aprobado por:

Lcda. Yelimar Salas

Secretaria

Lcdo. Jerson Castillo

Gerente Administrativo

Dr. Pedro Grima

Presidente

CD-2016-002 de fecha 27/07/2016





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INDICE

Pág

Hoja de Vida del Manual ………………………………………………………….. 3 INTRODUCCION………………………………………………………………….…… 4

Objetivo, Alcance, Unidades involucradas……………………………………… 5

Marco Jurídico……………………………………………………………………… 6

1.- Normas Generales……………………………………………………………… 7

1.1.-Normas Específicas a las facturas de soporte del fondo rotatorio de caja chica…………………………………..................………………… 12 1.2.-Normas Específicas al desembolso, la rendición y/o reposición del fondo rotatorio de caja chica ……………………………………………………… 14 1.3.- Normas Específicas relativas al cierre y control interno rotatorio de caja chica ……………………………………………………….…… 15

2.- Procedimientos

2.1.- Procedimientos de avance de efectivo………………………………….. 17 2.2.- Procedimientos de justificación del gasto………………………….…… 18

2.3.- Procedimiento de reposición del fondo de caja chica ……………….. 20 3.1.-Diagramas de flujo……………………………………………………………… 21 4.1 Formatos e instructivos …………………………………………………….. 25 4.2 Anexos: Línea de tiempo para la rendición de fondo de caja chica ….. 28 4.3 Glosario ………………………………………………………………………...… 29


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CD-2016-002 de fecha

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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

HOJA DE VIDA DEL MANUAL

Nº

VERSION

FECHA DE

VIGENCIA

DEPENDENCIA

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

ADMINISTRATIVA

PRINCIPALES

CAMBIOS

1era JULIO 2015 CIDA Gerencia

Administrativa (Licdo.

Jerson Castillo)


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INTRODUCCIÓN

El presente manual es para el correcto desarrollo de la Gerencia de

Administración de la Fundación “Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco

J. Duarte” (C.I.D.A), esto debido a que es necesario poseer normas y procesos con

instrucciones claras para todos los actores involucrados, por ello que se elabora este

manual de normas y procedimientos de caja chica.

Este manual contiene información general sobre el marco jurídico para la

creación del Fondo de Caja Chica, así mismo contiene las normas generales para

su funcionamiento, donde se identifica claramente a los entes involucrados y sus

responsabilidades en cada etapa, se establecen procedimientos y diagramas de

flujo donde se reflejan los procedimientos paso a paso.

Es importante destacar, que los procedimientos documentados en este manual,

están debidamente validados por los responsables encargados del desarrollo de

cada proceso y sub-proceso inmersos en esta unidad administrativa, adscrita a la

Gerencia Administrativa.


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OBJETIVO, ALCANCE, UNIDADES INVOLUCRADAS

Objetivo Facilitar de manera clara y sencilla a las diferentes Unidades o dependencias de la

Fundación, las normas y procedimientos que regulan la creación y funcionamiento del

Fondo de Caja Chica asignado a cada departamento de la Fundación.

Alcance Este manual está dirigido a las diferentes Coordinaciones Administrativas adscritas a

Fundación “Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte” (C.I.D.A) y

debe ser de estricto cumplimiento por las personas que la integran.

Unidades Involucradas

1. El Presidente de la Fundación, haciendo uso de sus atribuciones es el encargado de

crear, aperturar y/o aumentar el fondo.

2. La Gerencia Administrativa y los responsables de Caja Chica, por ser los encargados de

realizar la revisión, control, registro de los soportes, correspondientes. Así como emitir la

relación detallada para su reposición.

3. Auditoría Interna, por ser la unidad encargada de velar por el fiel cumplimiento de los

diferentes manuales y normas de procedimientos de la Fundación.

4. El Gerente, Coordinador o Jefe de los distintos departamentos, al cual por

autorización del presidente y la junta Directiva de la Fundación sea asignado como

persona responsable y custodio del Fondo.


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MARCO JURÍDICO

1. Ley orgánica de la administración financiera del sector público, Gaceta Oficial Nº

38648 del veinte de Marzo de 2007.

2. Reglamento Nº 1 de la ley Orgánica de la Administración financiera del sector

Público, sobre el Sistema Presupuestario publicado en la Gaceta Oficial Nº 39843 del

veintiocho de Marzo de 2012.

3. ley Orgánica de la Contraloría General de la República del Sistema Nacional del

Control Fiscal, Gaceta Oficial de la República Bolivariana De Venezuela Nº6013,

extraordinaria del 23 de Diciembre de 2010.

4. Ley contra la Corrupción, Gaceta Oficial Nº5.637, extraordinario del 07 de Abril de

2003.

5. Clasificador Presupuestario, aprobado según Gaceta Oficial Nº 38.350, de fecha

cuatro de Enero de 2006.

6. Providencia Administrativa Nº 071, publicada en Gaceta Nº 39795, de fecha diez

de Noviembre de 2011.


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NORMAS GENERALES

Establecimiento Del Fondo

1. La Fundación “Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte”

(C.I.D.A) a través de la Presidencia, podrá autorizar la creación de un Fondo de caja

chica, una vez que se haya realizado un análisis de las necesidades de cada

dependencia de la Fundación, a fin de verificar o corroborar la creación del mismo.

2. Cada Coordinador o Jefe de Departamento, deberá realizar exposición de motivos

donde se justifique la creación del Fondo, dicha exposición será analizada por la

Dirección o Coordinación a la cual se encuentre adscrita y la Presidencia para su

aprobación.

3. La apertura y/o modificación del fondo de caja chica se debe solicitar mediante Oficio

remitido a la Presidencia por parte de la gerencia Administrativa, con su debida

exposición de motivos.

4. De conformidad con lo establecido en el artículo 70, del Reglamento Nº 1 de la Ley

Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, el monto máximo de cada

fondo de caja chica será de 200 UT

5. De conformidad con lo establecido en el artículo 37, del Reglamento Nº 1 de la Ley

Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y en concordancia con el

artìculo161 de la misma ley, Los funcionarios encargados de la custodia y

administración del fondo de caja chica deberán prestar caución suficiente, hasta por la

cantidad de 150 UT constituidos por la Fundación.


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NORMAS GENERALES

6. De conformidad con lo establecido en el artículo 70, numeral 2 del Reglamento Nº 1

de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, el monto

máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no podrá ser

superior a 20 U.T.

7. El responsable del Fondo de caja chica serán los (Coordinadores o Jefes De

Departamentos), quienes tendrán la responsabilidad de custodiar todos los

documentos y valores correspondientes a dicho fondo.

8. Sólo podrá autorizar gastos con cargo al Fondo de Caja Chica los Gerentes,

Coordinadores, Supervisores o Jefes De Departamento asignado para tal fin.

9. Las facturas que sustenten un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica deben cumplir

con los requisitos establecidos por el SENIAT, además deben presentarse sin

tachaduras, enmendaduras y/o modificaciones.

10. En caso que se deba asignar un sustituto del custodio del fondo de caja chica se debe

realizar un arqueo de caja y un acta de entrega (con al menos un (01) testigo), realizar

el cierre respectivo e informar a Presidencia y a la Gerencia Administrativa, con copia

a Auditaría Interna.

11. El responsable del Fondo de caja chica (Coordinadores o Jefes De Departamento)

serán los encargados de efectuar las reposiciones cuando se haya agotado el 60%

del fondo, previa notificación del custodio.


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NORMAS GENERALES

12. Las solicitudes de pago que soportan el Formato Reposición de Caja Chica debe

contener fecha correspondiente entre la última reposición y la que se esté solicitando,

por consiguiente no se aceptarán recibos de pago con fechas anteriores ni posterior a

la del período de reposición.

13. El Fondo de caja chica no deberá ser utilizado para efectuar pagos de viáticos,

cambiar cheques, préstamos personales, regalos u obsequios.

14. El custodio del fondo de caja chica (Analista administrativo) deberá realizar

diariamente el cuadre del fondo y anexar los respectivos soportes.

15. El beneficiario del avance de efectivo tendrá hasta tres (03) días para entregar al

custodio de Fondo de Caja Chica, el soporte que sustente el avance en efectivo.

16. Las Apertura de los Fondo de Caja Chica debe realizarse en el mes de Enero

(iniciando el ejercicio Fiscal), previa exposición de motivo emitida a la Presidencia or

parte de la Gerencia Administrativa.

17. El cierre de los Fondo de Caja Chica se realizará con el cierre del ejercicio económico

(Los días viernes de la tercera semana del mes de Diciembre).

18. La solicitud de reposición del fondo de caja chica debe estar acompañada de:

Formato Reposición de Caja Chica, Formato de Recibo de Pago y los soportes del

respectivo pago (Facturas originales).


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NORMAS GENERALES

19. El número máximo permitido de reposiciones mensuales es de dos (2).

20. Los montos no utilizados en el mes, que no formen parte de la rendición podrán ser

utilizados mientras se repone la Caja Chica y ser rendidos en la próxima solicitud, los gastos

que se permitirán para próximas solicitudes serán los realizados los últimos 3 días de cada

mes una vez realizada la reposición.

21. Los gastos permitidos a través de este fondo serán los siguientes:

4.02.01.01.00

Refrigerios, previa justificación de la unidad solicitante, Agua potable, Cafetería, alimentos y bebidas. (Solo en casos que hayan Jornadas Especiales, talleres y reuniones).

4.02.05.01.00

Adquisición de papel para empacar o envolver, papel higiénico y servilletas. (Solo en casos que hayan Jornadas Especiales, talleres y reuniones).

4.02.05.03.00

Adquisición de papel para oficina, libretas para notas, carpetas, cintas de papel para máquinas, formularios. Solo en casos que hayan Jornadas Especiales, talleres y reuniones).

4.02.05.04.00 Suministro de prensa, revista técnicas, publicaciones oficiales interés en el área respectiva.

4.02.06.03.00 Compra de aceites, pinturas, lacas, tóner, previa justificación de la Unidad Solicitante

4.02.06.04.00 Medicina para Primeros Auxilios. 4.02.06.06.00

Gasolina y Lubricantes (vehículos de propiedad de la Fundación).

4.02.06.08.00 Compra de productos Plásticos para todo tipo de uso, previa justificación de la Unidad Solicitante.

4.02.08.03.00 Artículos de ferretería, siempre y cuando no existan en el stock de inventario de la Fundación.

4.02.08.09.00 Repuestos Menores para vehículos de la fundación cuando amerité su justificación

4.02.08.10.00 Repuestos menores para otros equipos.


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NORMAS GENERALES

4.02.10.02.00 Materiales de limpieza, cuando no se tengan en el almacén de la Fundación.

4.02.10.05.00 Útiles de escritorio. (Solo en casos que hayan Jornadas Especiales, talleres y reuniones)

4.02.10.08.00 Materiales de equipos de computación, cintas de impresora, cartuchos, tóner, memorias, disco compactos.

4.02.10.11.00 Materiales eléctricos, cables, bombillos, interruptores, tubos fluorescentes, reflectores.

4.02.10.99.00 Otros productos y útiles diversos no contemplados en las sub específicas anteriores, que amerité su justificación

4.02.99.01.00 Gastos menores en otros materiales, siempre que no existan en el stock de inventario de la Fundación

4.03.04.02.00 Pago por servicio de gas para el comedor del OAN

4.03.04.04.02 Pago de telefonía prestada por la Fundación privada.

4.03.04.05.00 Pago por servicio de tv por cable e internet u otro medio de comunicación

4.03.06.01.00 Pago de fletes menores por traslados de mercancías a la institución

4.03.06.03.00 Servicio de Estacionamiento (vehículos propiedad de la Fundación).

4.03.06.04.00 Pago de Peajes (vehículos propiedad de la Fundación).

4.03.06.05.00 Pago por servicios de sobres de mensajería

4.03.07.02.00 Copias de planos, documentos e Impresiones, cuando existan fallas en la operación de los equipos para fotocopiado.

4.03.07.03.00 Pago de servicios por hoteles, restaurantes y homenajes cuando se amerité el caso.

4.03.11.02.00 Pagos por Mano de Obra, lavado y engrase de vehículos (Propiedad de la Fundación).

4.03.99.01.00 Otros Servicios no Personales no contemplados en las subespecíficas anteriores


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NORMAS ESPECIFICAS

1.1.- Relativas a Las Facturas De Soporte Del Fondo Rotatorio De Caja Chica:

1. Cada desembolso del Fondo Rotatorio de Caja Chica deberá soportarse con las respectivas

Facturas originales. Las Facturas deben llevar impreso el membrete, sello de cancelación

y/o firma del comercio, así como, todos aquellos aspectos legales exigidos por el SENIAT,

establecido en su Artículo Nº 13.

Se mencionan a continuación:

a. Contener la denominación Factura. b. Numeración consecutiva y única. c. Numero de control consecutivo y único por cada documento impreso, que se inicie con la

frase “Numero de Control”. d. Total de los Números de control asignados será expresado así “desde el numero……..Hasta

el Número…..” e. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de

Información Fiscal (RIF) del emisor. f. Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos. 2. Las Facturas que respaldan al gasto deberán ser elaborada a nombre de Fundación

C.I.D.A; con su respectivo número de RIF, bajo ningún concepto se aceptarán facturas a

nombre del custodio o de terceras personas y las mismas deben estar conformadas por el

Responsable de Caja Chica.

3. Toda Factura debe indicar Numero de RIF; fecha de emisión del documento; descripción de

la venta del bien o la prestación del servicio, indicando la cantidad, precio unitario, valor total

de la venta o la prestación del servicio.


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NORMAS ESPECIFICAS

4. En todas las Facturas es imprescindible detallar los bienes o servicios recibidos, no

se aceptarán facturas de concepto genérico tales como: “Varios”. “Víveres”, “Prensa”,

“Otros” de igual manera, deberán ser codificados con la imputación presupuestaria que

le corresponda según el gasto.

5. Las facturas correspondientes a “Combustibles y Lubricantes”, deberán estar

identificadas con el número de placa del vehículo propiedad de la Fundación C.I.D.A;

que recibe el servicio y la dependencia donde está asignado.

6. Toda factura a ser cancelada con el fondo Rotatorio de Caja chica deberá ser

conformada en su cuerpo o al dorso (en algún lugar visible) por el Custodio y/o

Responsable del Fondo Rotatorio de Caja Chica con la firma y sello del Departamento.

7. Los soportes de pagos que presenten la Unidad Solicitante deberán estar libres de

borrones, tachaduras y enmiendas y deberán venir aprobadas por el Coordinador o Jefe

de Departamento con su respectivo sello.


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NORMAS ESPECIFICAS

1.2.- Relativas Al Desembolso, La Rendición y/o Reposición Del Fondo Rotatorio

De Caja Chica.

1. La rendición y/o reposición del Fondo Rotatorio de Caja Chica la realizará el

Custodio y deberá ser conformada por el Responsable del Fondo con su firma, fecha y

sello la misma podrá solicitarse cuando se haya desembolsado por lo menos el sesenta

por ciento (60%) del monto asignado, contra rendición de cuenta y presentación de

soportes originales (facturas). El monto de la reposición del fondo Caja Chica, deberá

ser igual a la suma de los soportes que avalen la solicitud correspondiente.

2. Los “Recibo de pago” que soportan el formulario “Reposición de Caja Chica” deben

estar organizado en orden cronológico y consecutivo.

3. Las Reposiciones del Fondo Rotatorio de Caja Chica quedan sometidas al control

realizado por el Analista de Caja Chica de la Presidencia o Coordinación a la cual se

encuentre adscrito quien será el responsable de la conformación o no del gasto

mediante la verificación de la documentación que soporta la solicitud de reposición.

4. El cheque para la reposición del fondo de Caja Chica deberá ser emitido a nombre

del Responsable del Fondo.

5. Cada desembolso de egreso emitido contra el Fondo de Caja Chica no debe ser

mayor a 20. U.T; según los establecido por el SENIAT, lo cual estará sujeto al aumento

de la misma.


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NORMAS ESPECIFICAS

1.3.- Relativas Al Cierre y Control Interno Del Fondo Rotatorio De Caja Chica:

1. El Responsable del Fondo, cuando sea requerido, efectuara el cierre del Fondo

Rotatorio de Caja Chica, previo arqueo practicado por el Auditor Interno en presencia del

custodio del Fondo.

2. El Custodio bajo la supervisión del Responsable del Fondo Rotatorio de Caja Chica,

deberá llevar el registro de Caja Chica y sentar en él, los ingresos y gastos del fondo.

3. Se deberán registrar cada uno de los comprobantes soportes del gasto, con

indicación del número, fecha, beneficiario y concepto, en orden cronológico, estos

registros no deben presentarse con enmiendas, tachaduras o borrones.

4. Todas las Reposiciones se efectuaran por la cantidad consumida del Fondo

Rotatorio de Caja Chica.

5. Finalizando el ejercicio fiscal, el custodio del fondo Rotatorio de Caja Chica deberá

preparar y enviar a la Dirección o Coordinación perteneciente, el finiquito o cierre del

fondo correspondiente a ese ejercicio fiscal hasta el 31 de diciembre del respectivo año,

para efectuar registro del gasto en el ejercicio correspondiente y a la inclusión de los

saldos de Caja Chica como fuente de Financiamiento del ejercicio siguiente, a fin de

facilitar el cierre contable y presupuestario.

6. Bajo ninguna circunstancia se podrán incluir gastos del nuevo ejercicio fiscal en el

finiquito del ejercicio fiscal anterior.

7. Todos los responsables deberán resguardar entre sus archivos entres sus archivos

soporte de la relación y cada una de las facturas rendidas (copia), esto para dar fiel

cumplimiento a instrucciones exigidas por el Departamento de Auditoría Interna de la

Fundación.


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PROCEDIMIENTO DE AVANCE DE EFECTIVO

2.1 Avance De Efectivo

Responsable Del Fondo 1. Cuando exista la necesidad de adquirir un bien o servicio a través del fondo de caja

chica, el responsable podrá autorizar al empleado para retirar con el custodio del fondo

(analista administrativo) el formato Avance de Efectivo.

Empleado 1. Retira el formato Avance de Efectivo (custodio del fondo) original y copia 2. Llena el formato Avance de Efectivo, lo firma y lo entrega al jefe de planta para su

aprobación (original y copia)

Responsable Del Fondo 1. Recibe el formato Avance de Efectivo, revisa, firma, sella y lo entrega al empleado a fin

de retirar el efectivo (original y copia)

Empleado 1. Entrega el formato Avance de Efectivo al Custodio del fondo (Analista administrativo)

original y copia

Custodio Del Fondo 1. Recibe el formato Avance de Efectivo, revisa que este bien elaborado, chequea las

firmas y sellos del mismo, lo firma y sella en señal de aprobación (original y copia) 2. Entrega copia del formato Avance de Efectivo al empleado para su control 3. Entrega el efectivo al empleado 4. Archiva original del formato Avance de Efectivo temporalmente 5. Continúa con el procedimiento Justificación del gasto.


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PROCEDIMIENTO JUSTIFICACIÓN DEL GASTO

2.2 Justificación Del Gasto

Empleado

1. Realiza la compra del bien o servicio que le fue asignado.

2. Solicita factura a nombre de Fundación C.I.D.A; la cual debe cumplir con las normas

establecidas por el SENIAT.

3. Entrega factura original al responsable del Fondo.

Responsable Del Fondo

1. Recibe factura original del empleado, revisa que concuerde con lo solicitado, de estar

conforme firma la factura al dorso, colocando su número de cédula, cargo y sello, en caso

contrario devuelve al empleado a fin de realizar las respectivas correcciones.

2. Entrega al empleado factura original firmada y sellada.

Empleado

1. Recibe la factura original debidamente firmada y sellada por la persona que autorizó

el gasto.

2. Entrega factura original firmada y sellada al custodio del Fondo de Caja Chica.


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PROCEDIMIENTO JUSTIFICACIÓN DEL GASTO

Custodio Del Fondo

1. Recibe la factura original por parte del empleado, revisa que la misma cumpla con

todas las disposiciones establecidas en el SENIAT y que tenga la firma del responsable

del fondo.

2. De estar conforme, llena el formato recibo de caja chica por el monto indicado en la

factura.

3. Si el monto de la factura es inferior al asignado al empleado para la adquisición del

bien o servicio, solicita el reintegro del efectivo y lo señala en el recibo de caja chica.

4. Si el monto de la factura es superior, lo indica en el recibo de caja chica y entrega la

diferencia.

5. Firma formato recibo de caja chica y solicita la firma del empleado.

Empleado

1. Firma el formato de caja chica en señal de aprobación y lo entrega al custodio del

fondo (original y copia)

Custodio Del Fondo

1. Entrega copia del formato recibo de caja chica al empleado para su información y

control

2. Archiva formato original recibo de caja chica en orden correlativo anexando la factura

original y el recibo avance de efectivo para soportar el gasto.


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PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

2.3 Reposición del fondo de caja chica Custodio Del Fondo 1. Una vez agotado el sesenta por ciento del Fondo de Caja Chica (60%) ordena cada

uno de los recibos de caja chica con sus facturas originales y recibos. 2. Llena el formato reposición de caja chica y totaliza los montos. 3. Anexa recibos de caja chica, facturas originales y recibos avances de efectivo en

los casos que se requiera. 4. Realiza solicitud de pago, anexa soportes mencionados en el punto anterior y los

entrega al responsable del Fondo.

Responsable Del Fondo 1. Revisa solicitud de pago y todos los soportes mencionados en el punto Nº 3, de

estar de acuerdo firma y sella y se da inicio al procedimiento solicitud de pago y

emisión de la transferencia bancaria y/o cheque En caso contrario devuelve al custodio

del Fondo para que realice las correcciones pertinentes.

Se recomienda realizar seguimiento a los procedimientos realizados por la Fundación

a fin de realizar los respectivos cambios de este manual cuando las necesidades o

actividades de la misma así lo requieran, quedando a juicio de la junta directiva de la

Fundación la aprobación respectiva.


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DIAGRAMAS DE FLUJO

Flujograma de procedimiento para la apertura de caja chica

Unidad Solicitante Presidencia Gerencia

Administrativa Presupuesto

Analista Administrativo y/o

Responsable


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Inicio

Recepción y autorización de

apertura por

parte de la Presidencia

Autoriza y remite la información a los

Coordinadores y/o Jefes de

Departamento

Recibe información y procede a la

apertura de caja chica con el soporte

de autorización

Se procede a verificar

los datos el custodio y autoriza la elaboración

del cheque.

Recibe expediente donde

reposa en espera de los

soportes que avalen la cancelación del Monto

de apertura

Autoriza y remite la

información a los Coordinadores y/o Jefes

de Departamento

Elaboración de

memorandum dirigido

al Presidente donde se solicita la apertua de la

caja chica firmada por

el Gerente

Administrativo

Fin





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DIAGRAMAS DE FLUJO

Flujograma de procedimiento del avance de efectivo

Responsable del fondo Empleado Custodio del fondo


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Secretaria



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Presidente


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Inicio

Autorizar al

empleado para retirar con el

analista el formato

Retirar el formato en original y copia

Llenar el formato

firmar y entregar al Gerente

Administrativo

Recibe y revisa

documento

Aprobación

NO

SI

NO SI

Aprobación

Fin

1

Lo devuelve para que

realice respectivas

correcciones

(paso 1)

Firma y sella entrega

al empleado

Recibe y entrega al analista

administrativo

Recibe y revisa

Firma y sella entrega

copia y efectivo

Recibe efectivo y

copia

Lo devuelve para que

realice respectivas

correcciones

(paso 1)

Archiva original





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DIAGRAMAS DE FLUJO

Flujograma del procedimiento justificación del gasto

Custodio del fondo Empleado Responsable del fondo


Lcda. Yelimar Salas

Secretaria



Dr. Pedro Grima

Presidente


27/07/2016

Inicio

1

SI NO

Realiza compra del bien o servicio

asignado

Solicita factura a nombre de

Fundación C.I.D.A

Entregar factura al

Analista Administrativo

Fin

Aprobación

Aprobación

Recibe y revisa

NO SI

Recibe y revisa Recibe y entrega al

custodio de fondo Firma y sella entrega

al empleado

Devuelve al empleado

para que realice

respectiva correcciones

(Paso 1)

Devuelve al empleado

para que realice respectiva

correcciones

(Paso 1)

Aprueba y llena el formato

recibo de caja chica solicita

firma del empleado

Recibe y firma

Entrega original y copia Recibe original y copia

firmado

Archiva formato

original anexando

factura original

Recibe copia del formato

recibo de caja chica para su información y control





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DIAGRAMAS DE FLUJO

Flujograma del procedimiento de reposición del fondo de caja chica

Custodio del fondo Responsable del fondo


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Fin

Inicio

Ordenar cada recibo de cada

chica con respectiva factura

original

Llenar formato de reposición de

caja chica y totalizar montos

Anexar archivos de caja chica, facturas

Llenar formato de reposición de caja chica

y totalizar montos

Soportes

Recibe y Revisa

solicitud y soportes

Aprobación

SI NO

Devuelve para que

realice corrección

correspondiente

Aprueba y procede a

emitir cheque





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FORMATOS E INSTRUCTIVOS

4.1- Formatos e instructivos

Relación De Caja Chica

CENTRO DE INVESTIGACIONES DE ASTRONOMIA "FRANCISCO J. DUARTE" CAJA CHICA

DEPARTAMENTO:

MES:

RESPONSABLE

FECHA:

CODIGO CONTABLE FECHA No.

FACT. MONTO PAGADO A

MOTIVO

DEL PAGO

TOTAL 0,00

MONTO CAJA : ______________________________

TOTAL EFECTIVO : ______________________________


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Recibo Caja Chica

RECIBO DE CAJA CHICA

Por Bs. (___________________)

He recibido del Centro de Investigaciones de Astronomía “Franciso J. Duarte” (CIDA) la cantidad

de:

____________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Por Concepto de:

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Recibí conforme: ____________________ Cédula: _____________________________

Fecha:_______________________________


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Avance en Efectivo

AVANCE EN EFECTIVO

Por Bs. (___________________)

He recibido de caja chica, la cantidad de:

_______________________________________________________________________________

Por Concepto de:

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________

Nombre y Apellido____________________ Cédula: _____________________________

Fecha:_______________________________

Nota: Cuenta con tres (3) días para consignar los soportes correspondiente


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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA CHICA DE LA FUNDACIÓN

C.I.D.A



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LÍNEA DE TIEMPO PARA LA RENDICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA

Línea del tiempo para realizar una (1) rendición mensual.

Apertura 08/01/2015

Consumo del 60% del monto asignadoo en su efecto la totalidad del

mismosolicitud de reposición 27/01/2015

Cancelación de la Solicitud de reposición 31/01/2015

Línea de tiempo para realizar dos (2) rendiciones mensuales

Apertura 08/01/2015

Consumido el 60% del monto asignado o en su efecto la

totalidad del mismo 1era. Solicitud de reposición 15/01/2015

Cancelación de la 1era solicitud de reposición

19/01/2015

Consumido el 60% del monto asignado o en su

efecto la totalidad del mismo 2da.Solicitud de reposición 27/01/2015

Cancelación de la 2da solicitud de

reposición 31/01/2015

Es importante destacar que al momento de realizar las solicitudes de reposiciones no se

pueden anexar facturas de meses sucesivos


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GLOSARIO

ACTIVIDAD.- Conjunto de acciones afines ejecutadas por una misma persona o una

misma unidad administrativa, como parte de una función asignada.

ACTIVIDADES PRODUCTIVAS.- Son aquellas intrínsecas y esenciales para la ejecución

del procedimiento que permiten con su desarrollo el logro de los objetivos establecidos.

ACTIVIDADES DE TRÁNSITO.- A través de éstas se trasladan documentos, materiales,

equipos, etc., en diferentes áreas de trabajo o en diversas unidades administrativas.

Cabe mencionar que este tipo de operaciones, tienen la característica de incrementar los

costos de operación y hacer lento el procedimiento.

ACTIVIDADES DE CONTROL.- Denominadas también de regulación, son aquellas por

medio de las cuales se establecen controles dentro de las actividades del procedimiento,

como pueden ser las revisiones o inspecciones, comprobaciones, aprobaciones,

autorizaciones, etc.

ALTERNATIVA.- Constituye la posibilidad de elegir entre dos opciones viables para

lograr las metas y objetivos de un programa, considerando las políticas que normen el

desarrollo global de la organización.

ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos,

sus características representativas así como sus interrelaciones y la relación de cada

elemento con el todo.


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GLOSARIO

ATRIBUCIÓN.- Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un

funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurídico o administrativo.

AUTORIDAD.- Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para que la

ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad

formal; la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un

mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y la lineal, que es facultad de

mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo.

CADENA DE MANDO.- Es la relación (jerarquía de autoridad) entre las unidades

administrativas que integran una estructura orgánica. Se extiende linealmente desde el

área del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.

CAJA: Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa la Fundación,

bien sea en monedas, billetes o cheques, dándose un cargo, y es abonada para registrar

la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una

factura. Es una cuenta real del balance general que va ubicada dentro del activo

circulante disponible y tiene saldo deudor.

CAJA CHICA: Un fondo que contiene una pequeña cantidad de efectivo que se utiliza

para pagar los gastos menores.


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GLOSARIO

COORDINACIÓN.- Es el proceso de integración de acciones administrativas de una o

varias instituciones, órganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las

distintas áreas de trabajo la unidad de acción necesaria para contribuir al mejor logro de

los objetivos, así como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio,

utilización de recursos y producción de bienes y servicios para lograr conjuntamente las

metas preestablecidas.

CONTROL.- Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para

evaluar la ejecución de programas y acciones, así como aplicar las medidas correctivas

necesarias. La acción de control puede producirse permanente, periódica o

eventualmente durante un proceso determinado o parte de este, a través de la medición

de resultados.

FONDO.-Es una segregación material del activo que se invierte en depósitos bancarios

o valores mobiliarios de suficiente seguridad y de productividad adecuada.

FONDO ROTATORIO.- Fondo o cuenta con ingresos que sigue estando disponible para

financiar operaciones continúas sin ningún tipo de limitación por ejercicio fiscal.

FACTURA.- Documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una

compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la

operación.


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GLOSARIO

FORMATO.-Es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un

texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.

SOPORTE.-Es algo, ya sea físico o simbólico, que sirve como sustento o puntal.

UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Cada uno de los órganos que integran una institución,

con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se

conforman a través de una estructura orgánica específica y propia. Es aquella, a la que

se le confieren atribuciones específicas en el instrumento jurídico correspondiente.


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