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Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Direccin de Planta Fsica de la UCLA Gaceta Universitaria N 109

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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesin N. 1890, Ordinaria, celebrada el da diecisiete de septiembre del dos mil ocho, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere la Ley de Universidades y el artculo 9 del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Direccin de Planta Fsica de la UCLA

INTRODUCCIN El objetivo de este manual es presentar en forma ordenada y sistemtica las normas y los procedimientos llevados en las operaciones de la Direccin de Planta Fsica, con la finalidad de formalizar y agilizar los trmites recurrentes que se realizan en toda la direccin y que involucra sus departamentos y unidades as como tambin ofrecer a la Direccin un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificacin de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones, de igual forma se quiere garantizar la continuidad de los procedimientos an cuando sucedan cambios. Por otra parte, es importante tener presente la necesidad de mantener actualizado el presente documento, a fin de que continuamente cumpla con su objetivo, para ello, cualquiera de los departamentos que detecte la necesidad de actualizacin de algn procedimiento o de incorporar procedimientos adicionales, deber establecer el contacto con el departamento de Organizacin y Mtodos, unidad adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para llevar a cabo la actualizacin.


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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

BASE LEGAL Los Procedimientos Administrativos de la Direccin tienen como fundamento legal: Leyes / Decretos:

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de la Ley de Contrataciones Pblicas (Gaceta oficial 5.929 de fecha 11/03/2008)

Reglamentos:

Normativa para la Contratacin de Obras de la Planta Fsica de la UCLA.

RECEPCIN Y REGISTRO DE SOLICITUD DE SERVICIO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos que se deben cumplir para tramitar las diferentes solicitudes de servicio a objeto de dar respuestas oportunas y pertinentes a las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad.

NORMAS

Toda Solicitud deber estar debidamente registrada y codificada. A cada solicitud se asignar un responsable que se encargar de atender la

misma y dar la informacin tcnica necesaria a objeto de que se tome la decisin de ejecucin de la misma.

El Consejo Tcnico de la Direccin de Planta Fsica ser quien tome la

decisin acerca del resultado de la Solicitud, en primera instancia sobre el tipo de obra o servicio a realizar.


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CONTENIDO PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIN

01

Direccin de Planta Fsica

Recibe el Memo de Solicitud o Solicitud verbal por parte de las autoridades, revisa, realiza las verificaciones correspondientes en cuanto a prioridad y ajustes a las polticas institucionales establecidas: De resultar procedente, enva al Departamento

correspondiente. Si no procede, se programa para el ao siguiente y le

informa a la unidad solicitante.

02 Secretaria del Departamento

Recibe la solicitud, registra y codifica segn el correlativo que corresponda (coloca el nmero correlativo en la parte superior derecha). Entrega al Jefe del Departamento.

03 Jefe de Departamento Recibe solicitud, define el tipo de Servicio y asigna responsable, y se registra en control de solicitudes.

04 Funcionario Asignado

(Arquitecto/Inspector de Obra)

Realiza inspeccin en la unidad solicitante y elabora Informe de Evaluacin, donde indica el monto aproximado de la obra o servicio. Firma y entrega al Jefe del Departamento.

05 Jefe de Departamento

Revisa Informe de Evaluacin, se rene con el Consejo Tcnico (Director, Jefe Dpto. de Mantenimiento y Jefe Dpto. de Infraestructura) a objeto de tomar la decisin que corresponda:

Si se requiere contratar el proyecto, va al procedimiento PADPF 02.

Si se requiere elaborar un proyecto, emite copia del Informe y la entrega al Funcionario Asignado, archiva solicitud + informe (originales). Ir al procedimiento PADPF-03.

Si ya tiene el proyecto aprobado remitirse a los procedimientos :

Si procede Consulta de Precios hasta 1.500 Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-04.

Si procede Consulta de Precios desde 1.500 a 20.000 Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-05.

Si requiere Concurso Cerrado, va al procedimiento PADPF-06.

Si requiere Concurso Abierto, va al procedimiento PADPF-07.


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CONTRATACIN DE PROYECTOS

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos que se deben cumplir para la contratacin de proyectos de ingeniera y arquitectura.

NORMAS

El presente procedimiento se regir por la normativa interna y podr utilizarse el Manual de Contratacin de Servicios de Consultora de Ingeniera, Arquitectura y profesiones afines del Colegio de Ingenieros de Venezuela.

Al momento de la contratacin se deber exigir en el contrato todo lo que el proyecto requiera segn el tipo de obra servicio, tales como: Proyecto arquitectnico, Clculos estructurales, Clculos sanitarios, Clculos elctricos, clculos mecnicos, dibujos de planos, Cmputos mtricos, Plan de Trabajo, Memoria descriptiva del proyecto, estudio de suelo.

CONTENIDO

PASO UNIDAD/CARGO

DESCRIPCIN


Solicita a Proyectistas los presupuestos u oferta del proyecto. Recibe el Presupuesto u oferta del servicio y remite a la Unidad de Costos y Contratos.

02 Unidad de Costos y Contratos

Revisa las ofertas, prepara informe y entrega al Jefe de Departamento.

03 Revisa el informe, aprueba las ofertas y solicita al Dpto. de Administracin el Pre-Compromiso

04 Jefe de Departamento Una vez que recibe el Pre-Compromiso, une con

informe aprobado y entrega a la Unidad de Costos y Contratos.

05 Unidad de Costos y Contratos Registra el servicio en el sistema e Imprime original del Contrato, entrega a la Secretaria.

06 Saca cuatro (04) copias del Contrato. Forma expediente en carpeta con: Ofertas +Pre-Compromiso + Contrato en original y 4 copias.

07

Secretaria de Direccion

Se comunica con el proyectista a objeto de que se presente a firmar el Contrato (original y 4 copias).

08 Administrador Emite compromiso Presupuestario del servicio y anexa al Expediente. Enva al Director.


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09 Director de Planta Fsica Firma el compromiso presupuestario y devuelve al Administrador.

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Enva a la Direccin de Finanzas el Compromiso Presupuestario + copia del Contrato + copia del presupuesto u ofertas + Informe Aprobado por el departamento, a objeto de que se apruebe el compromiso.

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Administrador Recibe de la Direccin de Finanzas el Compromiso Presupuestario aprobado junto con todos los documentos. Entrega al director de la unidad que corresponda firmar el Contrato del Proyecto.

12 Director

Revisa que el contrato este firmado por el contratista y la aprobacin del Compromiso. Firma Contrato y entrega a la secretaria.

13 Entrega al proyectista una copia del Contrato firmado para su control.

14 Remite copia del Contrato al Departamento encargado para su control y ejecucin

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Secretaria

Archiva Contrato en el Expediente.


Recibe el Proyecto por parte del proyectista. Revisa que cumpla con lo establecido en el contrato. De no estar conforme, se comunica con el proyectista y acuerdan los detalles para que este corrija. De estar todo correcto aprueba el Proyecto y enva al Administrador para que procese el pago


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ELABORACIN Y APROBACIN DE PROYECTO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos que se deben cumplir para la elaboracin de proyectos y posterior presentacin para su aprobacin. NORMAS

El Anteproyecto de la obra debe ser presentado al solicitante, a objeto de darle el visto bueno a la propuesta.

El proyecto podr contener, entre otros: Elaboracin de Memoria Descriptiva del Proyecto, Anteproyecto, Clculos Estructurales, Clculos Sanitarios, Clculos Elctricos, Clculos Mecnicos, Dibujos de Plano, Cmputos Mtricos, Anlisis de Precios Unitarios, Elaboracin de Presupuestos Base y Estimaciones, Plan de Trabajo, Estudio de Suelo (de ser necesario).

El Consejo Tcnico esta integrado por el Director y Jefes de Departamento. CONTENIDO PASO

CARGO/UNIDAD DESCRIPCIN

01 Recibe del Jefe del departamento copia del Informe. Revisa el informe, se comunica con el solicitante y acuerda da y hora de Inspeccin.

02 Realizar inspeccin en el sitio de la obra, con el objeto de conocer los requerimientos del proyecto.

03

Funcionario Asignado

Elabora Anteproyecto de la obra y presenta al Solicitante. Una vez aprobado por el solicitante, lo entrega al Jefe del Departamento.

04 Jefe del Departamento Revisa y presenta el Anteproyecto en Consejo Tcnico para su aprobacin.

05 Consejo Tcnico Si no est conforme, devuelve el Anteproyecto para los ajustes necesarios.

06 Una vez conforme, hace entrega del Anteproyecto al funcionario asignado.

07 Funcionario Asignado

Elabora el Proyecto contentivo de: Proyecto Arquitectnico Clculos Estructurales. Clculos Sanitarios. Clculos Elctricos. Clculos Mecnicos. Dibujos de Planos. Clculos Cmputos Mtricos. Plan de Trabajo. Elaboracin de Memoria Descriptiva del Proyecto. Estudio de suelo (de ser necesario).


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08 Presenta el Proyecto al Jefe del Departamento para su revisin.

09 Recibe Proyecto y entrega a la unidad de Costos y Contratos los cmputos mtricos para que elabore el Presupuesto Base

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Jefe Del Departamento Recibe el Presupuesto base mas los cmputos mtricos, revisa y presenta en Consejo Tcnico para su aprobacin.

11 Secretaria Departamento

Luego de aprobado en Consejo Tcnico, enva el Proyecto al procedimiento que corresponda para su posterior ejecucin:

Si procede Consulta de Precios hasta 1.500 Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-04.

Si procede Consulta de Precios desde 1.500 a 20.000 Unidades Tributarias, ir al procedimiento PADPF-05.

Si procede Concurso Cerrado, ir al procedimiento PADPF-06.

Si procede Concurso Abierto, ir al procedimiento PADPF-07.

SELECCIN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS HASTA 1500 U.T

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos que se deben cumplir en la Direccin de Investigacin de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, para seleccionar las empresas contratistas que realizarn las obras, por la modalidad de Consulta de Precios hasta 1500 Unidades Tributarias. 1. NORMAS

La ejecucin de este procedimiento debe hacerse tomando en cuenta lo establecido en la Normativa para la contratacin de Obras de la Planta Fsica de la UCLA.

Para las consultas de precios hasta por 1.500 U.T se podr seleccionar cualquier empresa del registro Nacional de Contratistas.

Las consultas de precios hasta por 1.500 U.T no se requerirn las visitas al sitio de la obra.

Para cualquiera de las modalidades de contratacin se deber abrir un expediente en el cual se archiven todos los documentos generados por el proceso.

Para iniciar cualquier modalidad de seleccin de contratista, se deber tramitar el pre-compromiso.

Para la ejecucin de este procedimiento se deber tener el proyecto de la obra aprobado.


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Todo proyecto debe tener el presupuesto base La comisin podr sugerir prorrogas cuando estas sean solicitadas por los

oferentes o por el ente contratante siempre que la justificacin lo amerite y la comisin lo considere procedente, la cual deber ser aprobado por el Director.

CONTENIDO

PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIN

01 Director Con el Proyecto, solicita al Administrador de la Direccin de Planta Fsica la tramitacin de la Disponibilidad Presupuestaria o Pre-compromiso.

02 Una vez que recibe por parte del administrador la Disponibilidad, une Proyecto con la Disponibilidad y remite a la comisin de contrataciones

03 Revisan la disponibilidad, discuten el proyecto, de estar todos de acuerdo, elaboran el pliego de condiciones indicando el lapso de entrega y recepcin.

04

Revisan listado de empresas inscritas Registro interno de contratistas o en el Registro Nacional de Contratistas. Seleccionan al menos tres (3) empresas basado en la especialidad de la obra y el Nivel de Contratacin.

05

Comisin de Contrataciones

Una vez seleccionadas las empresas informan a la secretaria para que se comunique con las empresas.

06 Secretaria de

Direccin. Se comunica con las empresas seleccionadas a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar el pliego de condiciones para presentar las ofertas.

07 Reunidos reciben las ofertas de cada empresa, segn las condiciones del pliego a la fecha, hora y lugar pautado.

08 Se elabora un Acta de Recepcin y seleccin de las ofertas y la firman los integrantes de la Comisin de Contrataciones de la Direccin de Investigacin.

09


Evala las ofertas y elabora Informe Tcnico ms el Acta firman el informe y entregan al Director.

10 Revisa la Evaluacin de las ofertas y el Acta, de tener alguna objecin la comunican a la Comisin de Contrataciones para que realice los ajustes necesarios, de lo contrario firman el Acta en seal de Autorizar y adjudicar.

11

Director

Una vez Adjudicada, entrega documentos al Administrador para que realice el Contrato Contina en el procedimiento PADPF-09, Contratacin de Obras y Servicios.


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SELECCIN DE EMPRESA POR CONSULTA DE PRECIOS

DESDE 1.500 HASTA 20.000 U.T

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial, los pasos administrativos previos a cumplir para iniciar los trmites de contratacin de Empresas para obras o servicios por la modalidad de Consulta de Precios desde 1.500 hasta 20.000 Unidades Tributarias.

NORMAS

La ejecucin de este procedimiento debe hacerse tomando en cuenta lo establecido en el Normativa para la contratacin de Obras de la Planta Fsica de la UCLA.

Para iniciar cualquier modalidad de seleccin de contratistas, se deber tramitar el pre-compromiso.



La comisin podr sugerir prorrogas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificacin lo amerite y la comisin lo considere procedente, la cual deber ser aprobado por el Vice-Rector Administrativo.

CONTENIDO

PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIN

01 Solicita al Administrador de la Direccin, la tramitacin del Pre-Compromiso.

02 Jefe de Departamento Una vez que recibe por parte del administrador la

Disponibilidad o Pre-Compromiso, une con el Proyecto de la obra o servicio y entrega a la Unidad de Costos y Contratos.

03 Elabora el presupuesto base mas el Pliego de la consulta y Anexa soportes al pliego. 04 Realiza el Cronograma de Actividades de la consulta.

05

Unidad de Costos y Contratos

Hace revisar el pliego por la Comisin de Contrataciones de Obras Menores.

06 Director de Planta Fsica Revisar, ajusta y aprueba el pliego del concurso.

07 Director de Planta Fsica

Revisa listado de empresas inscritas en el registro interno de contratistas. Seleccionan el nmero de empresas a invitar segn la


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modalidad de contratacin.

08 Indica a la Secretaria la elaboracin de las Invitaciones a las empresas y a la comisin de obras menores informando sobre las empresas seleccionadas.

09 Una vez elaboradas, firma las invitaciones y entregan a la Secretaria de la Direccin.

10 Se comunica con las empresas a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitacin.

11 El da y hora pautado, se entrega las Invitaciones y los pliegos, a los representantes de las empresas debidamente Autorizados y hace firmar el Acta de Entrega de Pliegos.

12

Secretaria de Direccin.

Elabora memorando de Convocatoria para la Comisin de Contrataciones. Hace firmar por el Director y enva a los integrantes de la comisin.

13 Realizan visita al sitio de la obra o servicio, segn lo pautado en el pliego y llena la Minuta de Visita. De surgir dudas, se les indica el da que pueden pasar a recoger las aclaratorias.

14

Departamento

Infraestructura o Mantenimiento Elabora Aclaratorias y Acta de entrega de las mismas.

Entrega las Aclaratorias el da fijado para ello, haciendo firmar el acta.

15 Unidad De Costos y

Contratos Prepara el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas + Lista de chequeo (una por empresa invitada).

16

El da y hora pautados para la recepcin de la ofertas, reunidos: la Comisin de Contrataciones, las Empresas Invitadas y dems observadores, da inicio a la Recepcin y Apertura de las ofertas.

17 Da inicio al proceso, en la fecha y hora fijada segn lo establecido en el pliego.

18 Se procede a dar apertura sobre de la oferta de cada empresa, chequeando los requisitos a travs de la lista.

19 Se van incluyendo los datos en el Acta, leyendo los mismos en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de ejecucin).

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Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las empresas en el Acta. Se entrega copia del Acta a los Representante de las Empresas.

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Firman los miembros de la comisin y los observadores. Contina en el Procedimiento PADPF-08, Anlisis de Ofertas.


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SELECCIN DE EMPRESA POR CONCURSO CERRADO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial, los pasos administrativos previos a cumplir para iniciar los trmites de contratacin de Empresas para obras o servicios por la modalidad de Concurso Cerrado.

NORMAS La ejecucin de este procedimiento debe hacerse tomando en cuenta lo

establecido en el Normativa para la contratacin de Obras de la Planta Fsica de la UCLA.

Para iniciar cualquier modalidad de seleccin de contratistas, se deber tramitar el pre-compromiso.



La comisin podr sugerir prorrogas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificacin lo amerite y la comisin lo considere procedente, la cual deber ser aprobado por el Rector.

CONTENIDO PASO UNIDAD / CARGO DESCRIPCIN

01 Solicita al Administrador de la Direccin, la tramitacin del Pre-Compromiso.

02

Jefe de Departamento Una vez que recibe por parte del administrador la Disponibilidad o Pre-Compromiso, une con el Presupuesto o Proyecto de la obra o servicio y entrega a la Unidad de Costos y Contratos.

03

Unidad de Costos y

Contratos

Elabora el Pliego del Concurso Cerrado y Anexa soportes al pliego. Realiza el Cronograma de Actividades del Concurso y se hace revisar el pliego por la Comisin de Contrataciones.

04 Revisar, ajusta y aprueba el pliego del concurso.

05


Revisan listado de empresas inscritas en el registro interno de contratistas. Seleccionan al menos cinco (5) empresas mediante Acto Motivado segn lo establece el artculo 63 y 64 de la Ley de Contrataciones Pblicas.


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06 Elabora Invitaciones a las empresas seleccionadas para ser invitadas al proceso.

07

Comisin de

Contrataciones El presidente de la comisin de Contrataciones firma las invitaciones y entregan a la Secretaria de la Direccin.

08 Se comunica con las empresas a objeto de indicarles que pueden pasar a retirar la invitacin.

09 El da y hora pautado, se entrega las Invitaciones y los pliegos, a los representantes de las empresas debidamente Autorizados y hace firmar el Acta de Entrega de Pliegos.

10

Secretaria de Direccin.

Elabora memorando de Convocatoria para la Comisin de

Contrataciones. Hace firmar por el Director y enva a los integrantes de la comisin.

11 Realizan visita al sitio de la obra o servicio, segn lo pautado en el pliego y llena la Minuta de Visita. De surgir dudas, se les indica el da que pueden pasar a recoger las aclaratorias.

12

Dpto. de

Infraestructura o Mantenimiento Elabora Aclaratorias y Acta de entrega de las mismas. Entrega

las Aclaratorias el da fijado para ello, haciendo firmar el acta.

13 Unidad de Costos y Contratos Prepara el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas + Lista de chequeo (una por empresa invitada).

14

El da y hora pautados para la recepcin de la ofertas, reunidos: la Comisin de Contrataciones, las Empresas Invitadas y dems observadores, da inicio a la Recepcin y Apertura de las ofertas.

15 Da inicio al proceso, en la fecha y hora fijada segn lo establecido en el pliego.

16


Se procede a dar apertura sobre de la oferta de cada empresa, chequeando los requisitos a travs de la lista. Se van incluyendo los datos en el Acta, leyendo los mismos en voz alta (monto de la oferta, validez de la propuesta y lapso de ejecucin).

17 Se solicita la firma de cada uno de los representantes de las empresas en el Acta. Se entrega copia del Acta a los Representante de las Empresas.

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Comisin De Contrataciones Firman los miembros de la Comisin y los observadores. Contina

en el Procedimiento PADPF-08, Anlisis de Ofertas.


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SELECCIN DE EMPRESA POR CONCURSO ABIERTO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos previos a cumplir en la Direccin de Planta Fsica para iniciar los trmites de la contratacin de empresas por la modalidad de Concurso Abierto.

NORMAS:

La ejecucin de este procedimiento debe hacerse tomando en cuenta lo establecido en el Normativa para la contratacin de Obras de la Planta Fsica de la UCLA.

Para iniciar cualquier modalidad de seleccin de contratistas, se deber tramitar el pre-compromiso

Lo que no quede claro en este procedimiento, se deber realizar como lo establece la Ley de Contrataciones Publicas en su artculo 56.



La comisin podr sugerir prorrogas cuando estas sean solicitadas por los oferentes o por el ente contratante siempre que la justificacin lo amerite y la comisin lo considere procedente, la cual deber ser aprobado por la instancia que corresponda.

CONTENIDO

PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIN

01 Recibe Proyecto y especificaciones de la obra o servicio a contratar.

02

Unidad de Costos y

Contratos Prepara informacin tcnica a solicitar a las empresas ofertantes + Modelo de Aviso de Prensa, anexa el proyecto mas especificaciones y entrega al Director.

03 Director de Planta Fsica

Recibe, revisa y remite a la Comisin de Contrataciones a objeto de que se prepare el pliego de Condiciones.

04 Elabora y aprueba el Pliego, da visto bueno al Aviso de Prensa informando la apertura del proceso del Concurso.

05


Enva Aviso de Prensa a la Direccin de Informacin y Relaciones para su publicacin y a la Unidad de Costos y Contratos el Pliego de Condiciones ms documentos anexos.

06

Unidad de Costos y Recibe el Pliego de Condiciones, fotocopia tantas veces como sea necesario.


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07 Contratos Prepara planilla Control de Entrega de Pliegos.

08

Unidad de Costos y

Contratos

Al presentarse cada empresa interesada en participar en el proceso, se le hace entrega del pliego, registra los datos de la misma en la planilla Control de Entrega de Pliegos y solicita la firma del representante.

09 Realizan visita al sitio de la obra, segn lo pautado en el pliego y llena la Minuta de Visita. De surgir dudas, se les indica el da que pueden pasar a recoger las aclaratorias.

10

Departamento Elabora Aclaratorias y Acta de entrega de las mismas. Entrega las Aclaratorias a las empresas el da fijado para ello, haciendo firmar el acta.

11 Unidad de Costos y Contratos Prepara el Acta de Recepcin y Apertura de Ofertas + Lista de chequeo (una por empresa invitada).

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El da y hora pautados para la recepcin de la ofertas, reunidos: la Comisin de Contrataciones, las Empresas Invitadas y dems observadores, da inicio al proceso de acuerdo al mecanismo del concurso que haya sido seleccionado para ese proceso segn lo describe el articulo 56 de la Ley de Contrataciones Publicas.

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Una vez culminado el acto se levanta el acta se firma y concluye el proceso. Contina en el Procedimiento PAI-08, Anlisis de Ofertas.

ANALISIS DE OFERTAS

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos a seguir en la Unidad de Costos y Contratos para realizar el anlisis tcnico de las ofertas presentadas por las empresas participantes en el proceso seleccin de empresas para obras o servicios. NORMAS

Este procedimiento se guiar por lo establecido en la Normativa para la contratacin de Obras de la Planta Fsica de la UCLA.

El Anlisis de las ofertas para rangos menores a 1500 Unidades Tributarias se deber tomara en cuenta el precio y los lapsos de las ofertas.

Para anlisis de Ofertas mayores a 1500 Unidades Tributarias, se deber tomar en cuenta el Pliego de Condiciones establecido segn el rango de unidades tributarias que se este analizando.

Los Anlisis de Precios se requieren cuando las ofertas superen las 1500 Unidades Tributarias.


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CONTENIDO

PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIN 01 Luego de la apertura de las ofertas, se recibe de la

Comisin de Contrataciones procedimientos PADPF-05 o PADPF-06 o PADPF-07, las OFERTAS + los documentos que se requieran y que hayan sido solicitados en el pliego segn el proceso ejecutado.

02


Evala ofertas, de acuerdo al pliego, elabora Informe Tcnico y entrega a la Comisin de Contrataciones.

03 Comisin de Contrataciones

Recibe las ofertas revisa y elabora Acta, entrega al Director o a quien corresponda segn el artculo 9 de la normativa para la contratacin de obras de la Planta Fsica de la UCLA.

04 Director de Planta Fsica/Vice-Rector

Administrativo o Rector

Revisa el ACTA, si tiene alguna objecin la comunica a la Comisin de Contracciones, para que realice los ajustes necesarios, de lo contrario firma. Envan a la Direccin de Planta Fsica

05 Una vez firmada el Acta de Buena Pro por el Director o Vice-Rector Administrativo o Rector, ir al procedimiento PADPF-09, Contratacin de Obras y Servicios.

CONTRATACIN DE OBRAS Y SERVICIOS

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos que se deben cumplir para la emisin y firma de los contratos que se requieran celebrar, a objeto de dar inicio a una obra o servicio. NORMAS Para la ejecucin de este procedimiento debe tomarse en cuenta lo establecido en la Normativa para la contratacin de obras de la Planta Fsica de la UCLA. Este procedimiento aplica para la contratacin de empresas para obras o servicios por Consulta de Precios, Concurso Cerrado y Concurso Abierto.


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CONTENIDO


01 Solicita al Dpto. de Administracin codificacin Presupuestaria de la Obra o Servicio, llena formato con cdigo presupuestario.

02 Registra la obra en el Sistema e Imprime original del Contrato.

03


Revisa el Contrato y una vez conforme, entrega a la Secretaria de Direccin.

04

Fotocopia el Contrato (04 copias). Forma expediente en carpeta con: Presupuesto + Informe + Pre-Compromiso + Contrato en original y 4 copias.

05

Secretaria Se comunica con la empresa a objeto de que se presente a firmar el Contrato (original y 3 copias). Una vez firmado enva al Administrador.

06 Administrador Emite Compromiso Presupuestario de la obra o servicio y anexa al Expediente.

07 Si los recursos son de otras unidades, se le enva la copia del contrato firmado por la Empresa. Y se le solicita el compromiso presupuestario.

08

Administrador Recibe de la Unidad descentralizada el compromiso presupuestario, debidamente firmado por el Administrador de los Recursos. Anexa al Expediente.

09

Enva a la Direccin de Finanzas el Compromiso Presupuestario + Contrato firmado por el contratista + copia del presupuesto + Acta de Buena Pro + Pre-Compromiso a objeto de que se apruebe el compromiso.

10 Recibe de la Direccin de Finanzas el Compromiso Presupuestario aprobado ms documentos soporte.

11

Administrador

Una vez aprobado el compromiso, enva documentos mas contrato para la firma de quien corresponda segn el monto de unidades que se estn contratando.

12 Una vez firmado el contrato, entrega al representante de la Empresa una copia del contrato firmado para su control.

13 Remite copia del contrato al Departamento encargado para su ejecucin (Mantenimiento o Infraestructura).

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Secretaria de la Direccin

Archiva el Expediente.


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TRAMITACIN DE PAGO DE VALUACIONES

1. OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a

cumplir en la Direccin de Planta Fsica para iniciar los trmites correspondientes al pago de las Valuaciones.

2. NORMAS

Cuando se trate de una Valuacin donde la obra no tenga anticipo, la misma

deber contener: Acta de Inicio (solo en la primera valuacin), Factura, Recibo, contrato, relacin de obra ejecutada, Mediciones ms todas las actas que se requieran y todos los documentos firmados por el representante legal de la empresa y debidamente sellados.

Cuando se trate de una Valuacin por una obra que tenga anticipo, la valuacin deber contener todos los documentos mencionados en la norma anterior ms la fianza de anticipo.

Cuando se trate de una Valuacin Final, la misma deber tener anexo todos los recaudos mencionados en la primera norma de este procedimiento ms el Acta de Terminacin, Cuadro de cierre de la obra y todas las actas que se requieran excepto el Acta de Inicio.

La factura debe cumplir con los requisitos exigidos por el SENIAT: RIF, N de Factura, Solvencia Laboral, domicilio fiscal y logotipo de la empresa.

Toda Valuacin tendr ocho (8) das calendario para su revisin, por parte del Ingeniero Inspector.

Si en la valuacin se relacionan variacin de obras, deben estar aprobados segn procedimiento de Tramitacin de variacin de presupuesto PADPF-17


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CONTENIDO PASO UNIDAD/CARGO DESCRIPCIN

01

Secretaria Dpto.

Recibe de la empresa contratista los documentos correspondientes para la tramitacin del pago, de acuerdo a lo establecido en las normas de este procedimiento.

02 Revisa que la documentacin est completa.

03 Busca Expediente de la Empresa y ordena la Valuacin + documentos de soporte en el mismo y entrega al Ingeniero Inspector.

04 Inspector de Obra Responsable

Revisa la Valuacin de Obra Ejecutada, corroborando con las mediciones de obra, una vez conforme, firma la Valuacin, el Recibo y la Factura. Entrega al Jefe del Departamento.

05 Jefe del Departamento

Revisa la Valuacin Ejecutada, registra la Valuacin (hoja de Excel), coloca fecha y determina avance de obra, firma la Valuacin, el Recibo y la Factura.

06 Secretaria Dpto. Registra la salida de la Valuacin en control de tramite (hoja de Excel) , coloca sellos en la Valuacin, el Recibo y la Factura y entrega a la Administracin.

07 Recibe la Valuacin + Expediente de Obra. Revisa que contengan las firmas correspondientes y el sello del Departamento Respectivo.

08

Administrador Revisa montos y detalles de la factura, saldo, partida y cdigos Presupuestarios. Verificando que cumpla con lo establecido en el Contrato. Una vez conforme la entrega para su registro en el SIAD, al administrador de la unidad descentralizada o asistente administrativo de DPF (segn unidad que realiza el pago).

09 Recibe la Valuacin + Expediente de Obra, con la informacin de la Factura introduce datos en el Sistema Administrativo (SIAD), registrando la factura.

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Administrador/ Asistente

Administrativo Emite los comprobantes de retencin IVA e ISLR y luego la Solicitud de Pago Directo (SPD).

11

Prepara tres (03) copias de los documentos de pago y entrega para su revisin: Expediente con original y tres copias de la Valuacin + soportes + Comprobantes de Retencin (IVA/ISLR) + SPD.

12 Revisa y organiza en el Expediente del Pago una copia de los documentos del pago.

13

Solicita firma del Director de Planta Fsica o Director de la Unidad descentralizada (segn la unidad que realiza el pago), en los originales y sello firma en las copias de la Valuacin, Recibo, Factura y SPD

14

Administrador/ Asistente

Administrativo

Enva a la Direccin de Finanzas original + dos (02) copias de la


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Valuacin + soportes + Comprobantes de Retencin (IVA/ ISLR) + SPD.

15

Recibe de la Direccin de Finanzas una copia de los documentos de solicitud de pago firmada y sellada. Archiva. Enva copia de la solicitud de pago aprobada a la DPF, para ser archivada en el expediente. (si es el caso)

16 Devuelve Expediente al Dpto. de Infraestructura o Mantenimiento (segn corresponda) para su archivo. Solo corresponde a la Direccin de Planta Fsica.

17 Secretaria de Departamento Recibe expediente, enumera la valuacin y archiva expediente segn orden establecido.

ACTA DE TERMINACIN O AMONESTACIN

POR INCUMPLIMIENTO.

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Direccin de Planta Fsica cuando se culmina una obra o servicio segn la fecha establecida en el contrato. NORMAS

Para toda obra que el Ingeniero Inspector considere que se encuentra total y satisfactoriamente terminada se deber elaborar un ACTA DE TERMINACIN.

Aquellas obras que segn el contrato deberan estar culminadas y no lo estn sin justificacin alguna, el ingeniero inspector deber elaborar un informe y procesar la multa correspondiente por incumplimiento.

CONTENIDO


01 Recibe de la empresa notificacin indicando la entrega de la obra.

02 Verifica en la obra la posibilidad de culminacin, segn fecha de contrato.

03

Ing. Inspector

Elabora informe de avance y entrega al Jefe de Departamento.

04 Recibe Informe, revisa, analiza y decide si se trata de culminacin de la Obra o amerita multa por retraso.


Si es culminacin de la obra, indica al ingeniero inspector la ejecucin del Acta de Terminacin.

06 Ing. Inspector

Solicita a la empresa el Acta de Terminacin, recibe y hace firmar por: Ing. Residente, Contratista, Jefe de Departamento y va al Procedimiento PADPF-10 Tramitacin de Pago de Valuaciones.

07 Jefe de Departamento Si amerita sancin, realiza informe de reintegro y hace


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revisar por el Jefe de Departamento y entrega al Director.

08 Director Revisa, firma e indica a la secretaria que lo envi a Consultora Jurdica.

09 Director Recibe de Consultora Jurdica las observaciones del caso. Si es procedente la Sancin informa al Jefe de Departamento.

10 Jefe de Departamento Se comunica con el Ing. Inspector para que notifique al Contratista que realice las deducciones en la valuacin.

11 Ing. Inspector Recibe, archiva en expediente y notifica a la empresa para que incorpore el Acta de Terminacin en la Valuacin Final. contina en el procedimiento PAI- 09

TRAMITACIN DE PRORROGA DE INICIO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Direccin de Planta Fsica para la tramitacin de prrrogas. NORMAS

Las solicitudes de prrrogas, solo podrn ser autorizadas por el Jefe de Departamento, siempre que existan circunstancias que lo justifiquen.


01 Recibe de la empresa contratista a travs de la secretaria la Solicitud de prrroga de inicio.

02 Jefe de Departamento Revisa y verifica si cumple con la normativa y de estar de

acuerdo, indica al Ing. Inspector el ejectese del acta de inicio.

03 Solicita a la Empresa el Acta de Inicio con la fecha estipulada segn lo acordado para la prorroga.

04 Ing. Inspector

Recibe Acta de Inicio, y la firman el Ing. Residente, el Contratista, Ing. Inspector y el Jefe de Departamento.

05 Secretaria Archiva en expediente de la obra, el Acta de Inicio y entrega copia al Contratista.


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TRAMITACIN DE ACTA DE PARALIZACIN

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Direccin de Planta Fsica para tramitar la paralizacin de una obra. NORMAS

Toda obra que no cumpla con las condiciones del contrato podr ser paralizada. La Direccin de Planta Fsica podr considerar paralizacin cuando el ente

contratante incurra en un atraso de 30 das calendario por el pago del anticipo y 60 das por el pago de valuaciones por montos superiores al 10% del monto de la obra y en los dems casos que define la ley.


01 Realiza Informe de Avance de Obra y por otra parte recibe informacin verbal por parte de la empresa sobre las posibles causas de paralizacin en caso de que existan.

02

Ing. Inspector

Entrega Informe de Avance al Jefe de Departamento.

03 Jefe de Dpto.

Revisa Informe, de existir retardo en la obra o de ser procedente una posible paralizacin, indica al Ingeniero Inspector la elaboracin del Acta de Paralizacin con su justificacin.

04

Indica a la Empresa que elabore el Acta y una vez realizada, la hace firmar por el Ing. Residente, contratista e Ing. Inspector y enva al Jefe de departamento para su aprobacin.

05

Ing. Inspector Una vez establecido las condiciones para dar reinicio a la Obra, informa al Departamento a fin de aprobar el reinicio de la obra.

06 Jefe de Dpto. Indica al Ing. Inspector que solicite a la empresa la elaboracin del Acta de Reinicio.

07 Acuerda fecha de reinicio con la empresa, una vez acordado, firman el Acta: Ing. Inspector, Ing. Residente, Contratista y Jefe de Departamento.

08

Ing. Inspector Entrega a la Secretaria Original del Acta para archivar en el expediente y copia al contratista.


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TRAMITACIN DE PRORROGA DE FINALIZACIN OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Direccin de Planta Fsica para la tramitacin de las prorrogas para finalizacin de una obra. NORMAS

Cuando el ente contratante se retrace en los pagos de anticipo y valuaciones, podra conceder prorrogas de finalizacin de una obra por el mismo numero de dias de retaso en el pago de los anticipos y valuaciones.

Las prorrogas solo se acordaran cuando los causales resulten justificados. Causales:

Haber ordenado el ente contratante la suspensin temporal de los trabajos por causas no imputables al contratista.

Haber hallado diferencias entre los documentos del contrato, y la obra realmente a ejecutar, siempre que esas diferencias supongan un aumento considerable del volumen de la obra a ejecutar.

Ser necesario un mayor plazo de ejecucin como consecuencia de modificaciones de la obra, ordenadas por el ente contratante.

Fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado. Los causales previstos en el decreto 5.929. Cualquier otra causa que el ente contratante considere justificada.


01 Realiza la inspeccin correspondiente y recibe por parte de la empresa informacin verbal sobre retraso y posibles causales de la prorroga.

02

Ing. Inspector Verifica informacin de contratistas sobre posibles causales del retraso de la obra, de estar correcto, le indica que realicen la solicitud de prorroga.

03 Recibe de la empresa la Solicitud de Prorroga Mas el cronograma de Ejecucin.

04 Recibe del Ing, inspector la Solicitud de Prorroga con sus soportes.

05 Revisa y analiza la Solicitud.

06

Jefe de Departamento Verifica que cumpla con los requisitos de la norma e indica al Ingeniero Inspector la elaboracin del acta.

07 Ing. Inspector

Solicita a la empresa la ejecucin del acta y una vez recibida, tramita las firmas requeridas y entrega Acta al Jefe de Departamento para su aprobacin, una vez aprobada entrega a la secretaria.


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08 Secretaria Archiva en expediente Acta original y entrega copia a la empresa contratista.

ANALISIS DE VARIACION DE PRECIOS (RECONSIDERACION)

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Direccin de Planta Fsica para aprobacin variacin de precios por formula polinmica. NORMAS

Las solicitudes de aprobacin por formula polinmica, solo se tramitaran si tiene los siguientes documentos: Valuacin a reconsiderar debidamente cancelada, Cuadro de clculo de la formula polinmica, Factores Inciales-finales, Cuadro de coeficientes de incidencia, ndices de precios del Banco Central de Venezuela (BCV).


01 Recibe del Departamento la solicitud de aprobacin de variacin de precios con la hoja de ruta.

02 Registra el Trmite en Hoja de clculo. Planifica su revisin y solicita el expediente al Departamento para verificar los datos de la obra.

03


Revisa y aprueba los coeficientes de incidencia de la obra. Verifica los lapsos de Valuacin con los ndices del BCV. Se verifica las cuadrillas inciales y finales Calcula la reconsideracin de precios sobre modelo de formula Polinmica (Hoja de Excel). Compara con el trmite de la empresa.

04 De existir error en los Documentos elabora informe con las observaciones encontradas.

05 Si No existe errores en el Trmite aprueba el mismo, firmando y sellando los Cuadros de Reconsideracin.

06

Enva al Departamento correspondiente el trmite y el expediente.

07 Departamento

Encargado

Verifica la informacin e informe de observaciones. Entrega a las Empresa para su correccin. Ir al procedimiento PADPF-10 Tramitacin de Pago de Valuaciones


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ANALISIS DE OBRAS ADICIONALES (OBRAS EXTRAS)

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Direccin de Planta Fsica para aprobacin del presupuesto de Obras Adicionales. NORMAS

Las solicitudes de aprobacin de Obras Extras (OE) solo se tramitaran si tiene los siguientes documentos: Presupuesto de Obras Extras, Anlisis de Precios Unitarios, Memoria Descriptiva de las Partidas debidamente aprobada por la Inspeccin.

El Presupuesto debe contener la siguiente informacin: Titulo de Obras Extras (No. 1, No. 2. etc.), Nombre de la Obra, Cdigo del Contrato.

El Presupuesto debe estar enumerado desde el tem OE-01 al OE-nn, y en el caso de siguientes Obras Extras se debe continuar con la enumeracin.

Para la aprobacin de Obras Extras se deber verificar la Disponibilidad de los recursos.


01 Recibe del Departamento la solicitud de aprobacin por obras adicionales, con su respectiva hoja de ruta.

02 Registra el Trmite en Hoja de clculo. Planifica su revisin y solicita el expediente al Departamento para verificar los datos de la obra.

03 Verifica la estructura del anlisis de precios unitario 04 Verifica la Descripcin de la Partida con la unidad de medida. 05 Se verifica la sumatoria del presupuesto de la Obra Extra. 06


De existir error en los Documentos elabora informe con las observaciones encontradas.

07 Si No existe errores en el tramite, aprueba el mismo firmando y sellando Presupuesto y Anlisis de Precios Unitarios.

08 Unidad de Costos y

Contratos Enva al Departamento correspondiente el trmite y el expediente.

09 Departamento

Encargado

Verifica la informacin e informe de observaciones. Entrega a las Empresa para su correccin o para el trmite de la valuacin procedimiento PADPF-10.


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TRAMITACIN DE VARIACIONES DE PRESUPUESTO

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos a cumplir en la Direccin de Planta Fsica para iniciar los trmites correspondientes a las variaciones de presupuesto original.

NORMAS Cuando se trate de Variaciones de Presupuesto es aplicable este

procedimiento en los siguientes casos: Cuando se trate Variaciones de precios. Cuando se trate de aumentos de obras. Cuando se trate de Obras Adicionales.

Cuando el presupuesto original se vea afectado por disminucin de cantidades de obra que no sen compensadas por aumentos u obras adicionales se valuara la obra ejecutada y se cerrara el contrato con un monto inferior al original.


01

Secretaria Departamento

Recibe de la empresa contratista, el cuadro comparativo, formula polinmica, memoria justificativa, presupuestos, memoria descriptiva, dependiendo del tipo de la tramitacin de una variacin de presupuesto. Busca Expediente de la Empresa entrega al Ingeniero Inspector.

02

Revisa la Tramitacin correspondiente: Variaciones de Precios: Cuadro comparativo,

Formula Polinmica. Aumentos: Memoria Justificativa. Obras Adicionales: Presupuesto, Memoria

descriptiva.

03

Inspector de Obra Responsable

Revisa el trmite y avala la gestin, firma y entrega al Jefe de Departamento.


Revisa el Trmite y enva a la Unidad de Costos y Contratos para su revisin y aprobacin de:

Variacin de Precios. PADPF-15 Obras Adicionales. PADPF-16


Recibe de la Unidad de Costos y Contratos la aprobacin del presupuesto, anlisis de precios o cuadros comparativos y formula polinmica. Se rene con el Director DPF, para su Visto Bueno.


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06

Solicita al Administrador DPF o Unidad descentralizada segn el caso, va memorando, el Compromiso Presupuestario, relativo al aumento. Espera por Compromiso Presupuestario.

07

Registrar en el SIAD el compromiso e imprime y enva a la Direccin de Finanzas junto con la copia del contrato mas la copia del presupuesto con el fin de que se apruebe el Compromiso referente al incremento del monto del contrato.

08

Administrador

Recibe de la Direccin de Finanzas el Compromiso Presupuestario aprobado y enva al director de Planta Fsica.

09 Director

Revisa el Compromiso y aprueba el trmite, firma los documentos originales y las copias. Sella y Firma. Enva al Departamento el trmite aprobado para su ejecucin.

10 Jefe del Departamento Entrega al Inspector para que inicien el procedimiento PADPF-10 Tramitacin de pago de valuaciones.

LIBERACIN DE FIANZA

OBJETIVO: Describir en forma lgica y secuencial los pasos administrativos que se deben cumplir para la liberacin de la Fianza.

NORMA

Cumplido el lapso de garanta establecido en el contrato, se deber entregar la Recepcin definitiva de la obra al contratista siempre que este lo solicite y la inspeccin compruebe que la obra ha sido ejecutada en un todo conforme lo estipulado en el contrato.

El ente contratante una vez conforme con la obra y cumplido con lo que dicta la Ley de Contrataciones Publicas en sus artculos 123, 124,125 y 126 deber realizar el finiquito contable como esta lo establece.


01

Recibe por parte del Contratista la Solicitud de la Recepcin definitiva de la obra o servicio.

02

Jefe de Departamento

Revisa la solicitud e indica al Ingeniero Inspector para que realice la inspeccin general de la obra.

03 Ingeniero Inspector

Realiza la inspeccin y comprueba que todo se haya cumplido conforme lo estipulado en el contrato.


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04 Levanta el Acta de Recepcin Provisional y Definitiva, firman Actas y entrega a la secretaria.

05

Secretaria

Fotocopia Actas, entrega original al contratista para que libere la fianza de fiel cumplimiento ante el seguro o introduzca en la ltima valuacin para procesar pago de valuacin y reintegren las retenciones.

06 Archiva copia en expediente de la obra o servicio.

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO OBJETIVO DEL MANUAL: Este Manual tiene como objetivo principal servir como marco de referencia para el sistema de organizacin del mantenimiento y para la ejecucin de los procedimientos que ejecuta el Departamento de Mantenimiento, sus objetivos especficos estn enfocados a:

Normalizacin de los criterios de mantenimiento. Optimizacin de los sistemas de informacin. Visualizacin de procedimientos estndar administrativos. Visualizacin de procedimientos operativos estndar.

TRABAJOS DE MANTENIMIENTO: Son las actividades a ejecutar para cumplir con los objetivos de la organizacin dichas actividades estn agrupadas en los siguientes procedimientos

1 Solicitud de Servicio (SS): Servicio que se presta a la comunidad universitaria, para llevar a cabo acciones correctivas, ampliaciones y mejoras del medio ambiente laboral

2 Orden de Trabajo: Actividad que se ejecuta para asignar al personal que

inspeccionara y ejecutara la Accin correctiva 3 Ticket Programado: Accin programada que se ejecuta y es usada cada vez que

los programas de mantenimiento indiquen la ejecucin de una instruccin tcnica. Los Tickets Programados se utilizan para detectar fallas al momento de la inspeccin

4 Solicitud de Trabajo: Acciones de mantenimiento que no pueden ser ejecutadas

por el Departamento de Mantenimiento, ya sea por no contar con el personal


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especializado o por tratarse de un trabajo sofisticado. La manera de solventar pudiera ser mediante Outsourcing

PROGRAMACIN DE MANTENIMIENTO DEFINICIN: Este procedimiento permite elaborar la programacin del mantenimiento de todos aquellos objetos de la institucin que estn sujetos a deterioro. Este procedimiento aplica para cualquier unidad administrativa de cualquier decanato que pertenezca a la Universidad. CONTENIDO PASO REA ASIGNADA/RESPONSABLE DESCRIPCIN

01 Departamento de Mantenimiento 1. Se elabora una vez al ao o cuando se adquiere o construye una nueva edificacin, un inventario Tcnico de todos los objetos que requieren mantenimiento, entre ellos tenemos: Baos, tableros elctricos, aires, paredes, techos, drenajes, y todo aquello que este sujeto a deterioro.

2. Registra en el formato correspondiente por cada tipo de objeto

3. Codifica cada objeto siguiendo las normas establecidas por mantenimiento.

4. Introduce en el sistema automatizado las Instrucciones Tcnicas que requiere cada equipo

5. Se hace un equilibrio interno y externo la cual es una programacin para determinar las semanas bsicas donde se establecer la fecha de inicio en la cual el objeto recibir su inspeccin peridica de mantenimiento.

6. 7. Una vez introducida toda la codificacin e

instrucciones tcnicas, el sistema internamente realiza bsquedas y establece la programacin de mantenimiento del ao.

8. Se genera un listado con la programacin anual, se revisa y se va al procedimiento de Elaboracin de Tickets Programados.

02 Ncleo de Mantenimiento / Coordinador de Ncleo

FIN DE PROCESO Revisin del proceso. Auditoria


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PROCESOS Registro de data en le sistema SIMUCLA.

Elaboracin de Tickets Programados DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. CDIGO

DE FORMATO

NOMBRE RESPONSABLE

LUGAR DE ARCHIVO

RS 4 Formatos de Inventario Coordinador Ncleo

ELABORACIN DE TICKETS PROGRAMADOS

DEFINICIN: Este procedimiento permite elaborar los Tickets Programados para la ejecucin del mantenimiento preventivo que realiza el Departamento de mantenimiento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, previa planificacin y programacin del sistemas de control y automatizacin Este procedimiento aplica para cualquier unidad administrativa de cualquier decanato que pertenezca a la Universidad. CONTENIDO PASO REA

ASIGNADA/RESPONSABLE DESCRIPCIN

01

Mantenimiento/ Operador del sistema

Con el uso del sistema SIMUCLA se lleva el control de la informacin de los Tickets Programados y mediante este se obtiene la programacin semanal del mantenimiento. 1. Accesa el sistema SIMUCLA, y realiza la

codificacin de los Tickets programados CODIFICACIN: T-X-XX-XXXX Se codifican los TP de acuerdo a los

programas establecidos.

COD PROGRAMAS 02 Baja Tensin 04 Estructura, Herrera,

Carpintera 05 Refrigeracin

Realiza la entrada de datos iniciales en el sistema.


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Mantenimiento / Operador del sistema

2. Imprime a travs del sistema los Tickets de la semana

3. Entrega al Coordinador de Mantenimiento para que asigne personal y Elabore la Orden de Trabajo, y los une con la Orden de Trabajo. (ver procedimiento Elaboracin de Orden de Trabajo)

02 Mantenimiento /Coordinador de Ncleo

FIN DE PROCESO Revisin del proceso. Auditoria Resumen de TP Indicadores de Gestin

PROCESOS Programacin del Mantenimiento. Registro de data en le sistema SIMUCLA. DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

NOMBRE RESPONSABLE

LUGAR DE ARCHIVO

TIPO

Ticket Programado Operador del Sistema

Mantenimiento Digital

ELABORACIN DE SOLICITUD DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEFINICIN: Este procedimiento le permite a las unidades administrativas UCLA(Clientes del Departamento de mantenimiento), elaborar una Solicitud de Servicios, previa peticin por parte de los clientes U.C.L.A, la misma es ejecutada por la Seccin de Mantenimiento Ncleos: Central y Forneos, Tarabana, Obelisco y Medicina, estos estn adscritos al Departamento de Mantenimiento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado. CONTENIDO PASO REA ASIGNADA/RESPONSABLE DESCRIPCIN

01 Cliente Comunidad Universitaria.

Para solicitar un servicio de mantenimiento el cliente debe:

1. Consultar Listado de servicios que no requieren aprobacin del Director Administrativo o Jefe de la Unidad.

2. Si el servicio a solicitar no requiere de aprobacin del Director


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Administrativo o Jefe de la Unidad, realiza la solicitud al ncleo, va telefnica o llena en original y copia la Solicitud de Servicio (SS), la hace firmar y sellar por el Responsable de la unidad y la enva al ncleo de mantenimiento que corresponda.

3. Si el servicio a solicitar requiere de aprobacin del Director

Administrativo o Jefe de la Unidad,

llena en original y copia la SS, la hace firmar y sellar por el Responsable de la unidad y la enva al Director Administrativo.

02 Direccin Administrativa o Coordinacin de Ncleo /Secretaria

1. Se reciben en origina y copia las SS diarias.

2. Firma original y copia de SS como recibida.

3. Devuelve copia al cliente va mensajera directa o interna.

4. La Secretaria entrega SS original al Coordinador de Ncleo si no requiere aprobacin del Director Administrativo para que sea procesada (ir al paso 5) o al Director Administrativo o al Jefe de la Unidad para su revisin y aprobacin.

03 Direccin Administrativa o Unidad Correspondiente

REVISA: 1. El Director o Jefe de la Unidad revisa

las solicitudes. Si la caracterstica del servicio

requiere prioridad y tiene los recursos, firma la SS en seal de aprobada para que sea procesada por el Ncleo de Mantenimiento.

Si la caracterstica del servicio requiere prioridad y no tiene recursos, tramita con otras unidades el pago de la misma, haciendo firmar la SS por la unidad a quien se le cargara el gasto.

Si la caracterstica del servicio no requiere prioridad devuelve


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solicitud a cliente, justificando la no aprobacin del requerimiento.

04 Direccin Administrativa

1. La Secretaria revisa el estado de las SS que se encuentran con el Director Administrativo o Jefe de Unidad.

2. Elabora Memorandum para: El Ncleo de Mantenimiento

correspondiente, si la SS ha sido aprobadas para ser procesadas.

El Cliente justificando la no aprobacin de la SS.

3. Enva documentos por va mensajera interna.

05

Seccin de Mantenimiento/ Coordinador de Ncleo

RECEPCIN: 1. Recibe original de la SS, y revisa el

tipo de servicio requerido. 2. Si la solicitud se realizo va telefnica,

llena la OT, (ver procedimiento de Elaboracin de Orden de Trabajo).

3. Si la solicitud se realizo por escrito, analiza, si puede tener capacidad de respuesta con respecto al personal y a los equipos con que cuenta.

4. De no tener capacidad de respuesta, elabora Memorando dirigido al Departamento de Mantenimiento con copia a la unidad Solicitante, donde transfiere la Solicitud de Servicio, al Departamento de mantenimiento para que esta realice el Proceso de Contratacin (si se requiere) o lo remita a la Direccin de Planta Fsica o al Departamento de Infraestructura.

5. De tener capacidad de respuesta se introduce la informacin en el sistema SIMUCLA con el cual se lleva el control de la informacin de las SS.


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CODIFICACIN: E-XXXX-XX

Se codifican las SS de acuerdo a los programas establecidos.

COD PROGRAMAS 01 Alta Tensin 02 Baja Tensin 03 Contra Incendio 04 Estructura, Herrera,

Carpintera 05 Refrigeracin 06 Hidroneumtico 07 Sanitara 08 Plomera

Realiza la entrada de datos iniciales

en el sistema.

6. Asigna en la SS original el operativo que realizara el trabajo.

7. Firma la original de la SS y la entrega al Operativo asignado para ser procesada (Ver procedimiento de Ejecucin de Solicitudes de Servicio o Tickets Programados).

Semanalmente se imprime un resumen de Solicitudes de Servicio, se enva al Jefe del Departamento de Mantenimiento o al Director Administrativo para fines estadsticos.

SECCIN DE MANTENIMIENTO Jefe de Seccin / Supervisor Encargado

FIN DE PROCESO Revisin del proceso. Auditoria Resumen de SS solicitadas, la cual

debe ser enviado a los Directores Administrativos o Jefes de Unidades que lo requieran.

Indicadores de Gestin


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PROCESOS Registro de data en le sistema SIMUCLA. Elaboracin de Orden de Trabajo. Procedimiento de Contratacin DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

NOMBRE RESPONSABLE

TIPO

Solicitud de Servicio

Memo para el Ncleo Director Administrativo.

Manual

Memo devolucin a la Unidad Director Administrativo.

Manual

Memo de Transferencia Coordinador de Ncleo

Manual

Resumen de SS Coordinador de Nucleo

Digital

ELABORACIN DE ORDEN DE TRABAJO

DEFINICIN: Este procedimiento permite elaborar una Orden de Trabajo realizada por el Departamento de Mantenimiento o Ncleos de Mantenimiento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, previo requerimiento por parte del Coordinador del Ncleo, Jefe de Departamento, o por cualquier necesidad que resultare de alguna inspeccin, mantenimiento programado o mantenimiento correctivo en el sistema, o por necesidad de algn cliente que realizo la Solicitud va telefnica CONTENIDO PASO REA ASIGNADA/RESPONSABLE DESCRIPCIN

01 Seccin De Mantenimiento Coordinado / Supervisor Encargado

ORDEN DE TRABAJO (OT): 1. Se crea la OT de acuerdo a: Solicitudes va

telefnica, o por Ticket Programado (TP). Se codifican la OT de acuerdo a los programas establecidos.

2. Asigna la OT al personal encargado para su ejecucin.

02 Coordinacin de Mantenimiento RECEPCIN:


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Coordinador / personal de apoyo. Con el uso del sistema SIMUCLA se lleva el control de la informacin de las OT.

CODIFICACIN: O-X-XX-XXXX

COD PROGRAMAS 02 Electricidad 04 Estructura, Herrera,

Carpintera 05 Refrigeracin

1. Realiza la entrada de datos iniciales en el sistema.

2. Elabora o genera la Orden de Trabajo.

3. Asigna en la OT el operativo que

ejecutara la actividad. 4. Anexa a la OT los Ticket Programados (TP),

si esta fue originada por TP. Cuando la Orden de Trabajo es generada por una solicitud va telefnica, la actividad se ejecuta solo con la Orden de Trabajo.

5. Firma la OT y la entrega al Operativo asignado para ser procesada (Ver procedimiento de Ejecucin de Solicitudes de Servicio o Tickets Programados).

Semanalmente se imprime un resumen de Ordenes de Trabajo, se enva al Jefe del Departamento de Mantenimiento o al Director Administrativo para fines estadsticos.

PROCEDIMIENTOS Elaboracin de Tickets Programados DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. CDIGO DE FORMATO

NOMBRE RESPONSABLE

LUGAR DE ARCHIVO

TIPO

DOC 4 Orden de Trabajo Secretaria del Ncleo Ncleo Manual DOC 5 Solicitud de Materiales Responsable del

Almacn Almacen Manual

RS 2 Orden de Trabajo Jefe de Seccin Ncleo Digital RS 4 Requisicin de material y/o repuestos Secretaria del Ncleo Ncleo Digital


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EJECUCIN DE SOLICITUDES DE SERVICIO U ORDENES DE TRABAJO

DEFINICIN Este procedimiento le permite a Mantenimiento de la Direccin de Planta Fsica UCLA, ejecutar las Solicitud de Servicios o las Ordenes de Trabajo, previa peticin por parte de los clientes U.C.L.A, o por parte del mantenimiento programado que planifica la unidad de Mantenimiento al inicio del ao. La ejecucin de las Solicitudes de Servicio u Ordenes de Trabajo se lleva a cabo por la Seccin de Mantenimiento Ncleos: Central y Forneos, Tarabana, Obelisco y Medicina, los mismos estn adscritos al Departamento de Mantenimiento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.

CONTENIDO

PASO REA ASIGNADA/RESPONSABLE DESCRIPCIN 01 Operativo Asignado RECIBE SS u OT

1. Inspecciona y revisa en el sitio de trabajo la actividad asignada mediante una SS u OT.

2. Si la actividad solicitada no requiere de materiales y puede ser realizada al momento, ejecuta el trabajo.

3. Una vez ejecutado el trajo hace firmar y sellar la SS u OT, como soporte de la ejecucin del mismo (continua en el paso 11 de este procedimiento).

4. Si el trabajo a realizar requiere de materiales, determina el tipo de trabajo, materiales y cantidades a utilizar, en la ejecucin de los mismos, y los registra en el reverso de la SS u OT.

5. Se remite al Coordinador de Ncleo y entrega la SS u OT para su aprobacin.

02 Mantenimiento/ Coordinador de Ncleo

REVISN 1. Recibe del operativo asignado la SS u OT. 2. La revisa y verifica la magnitud del trabajo

solicitado, segn la inspeccin. 3. Si el trabajo a ejecutar requiere de un

Supervisor y de personal operativo, asigna un supervisor mas el personal que trabajara bajo su responsabilidad.

4. Si la magnitud del trabajo no requiere de Supervisor, asigna la actividad al operativo correspondiente de acuerdo al trabajo.

03 Mantenimiento / Coordinador de Ncleo

APROBACIN 1. Accesa el sistema SIMUCLA, por el modulo


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de almacn y revisa la existencia de materiales.

2. Si no existe materiales en el almacn, estima el costo de los materiales:

Si el costo esta dentro del rango para realizar compras a travs de la Caja Chica, entonces realiza la compra cumpliendo con lo que establece el procedimiento de Manejo de Caja Chica y le da entrada en el Almacn para el control del mismo.

Si el costo no esta dentro del rango para realizar compras a travs de la Caja Chica, entonces realiza una Requisicin de Materiales; la cual es enviada a la administracin de la Direccin de Planta Fsica para el proceso de compra.

3. Archiva transitoriamente la SS y espera hasta que estn los materiales en almacn y contina este procedimiento.

4. Si existe materiales en el almacn, aprueba la salida del stock, firma SS u OT por el reverso en seal de autorizada la salida de materiales y entrega al Operativo asignado.

04 Almacen/ Operativo Asignado 1. Se remite al Almacn y Solicita materiales y/o repuestos.

05 Almacn REVISA SS u OT. 1. Revisa firma y fechas de SS u OT. 2. Verifica que haya sido autorizada por el

Coordinador del Ncleo la salida de materiales.

De encontrar alguna incongruencia con respecto a los materiales solicitados, se comunica con el Coordinador o Supervisor inmediato y resuelve la incongruencia.

5. Chequea cdigo de SS u OT y cdigo objeto de mantenimiento.

06 Almacn INCLUYE DATOS.


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1. Mediante el sistema SIMUCLA el operador realiza una salida de almacn por cada material solicitado.

2. Actualiza fecha de salida. 07 Almacn ENTREGA

1. Revisa junto con el operador las cantidades de materiales.

2. Entrega el material y firma la salida. 08 Supervisin.

Operativo Asignado

RECIBE Mantiene los materiales y/o repuestos

necesarios para ejecutar la SS u OT. 09 Supervisin.

Operativo Asignado COORDINA 1. Fecha adecuada para realizar el trabajo. 2. Solicita el permiso por parte del cliente. 3. Prepara orden de entrada si el trabajo

se realizara fuera del horario normal establecido.

10 Supervisin. Operativo Asignado

EJECUTA LA SS u OT. El trabajo se debe realizar bajo todas

las normas de seguridad establecida. Debe mantenerse una continua

supervisin. El trabajo como un todo se debe

desagregar en actividades o tareas, para un posterior control.

11 Supervisin. Operativo Asignado

DATOS. Una vez ejecutado el trabajo, se obtiene datos del trabajo ejecutado como son: total de materiales utilizados, tiempo total de ejecucin, personal utilizado.

12 SUPERVISIN. Operativo Asignado

REUNIN. Se verifica la calidad del trabajo y se aprueba.(si la actividad fue asignada a un Supervisor mas personal operativo)

Junto con el Jefe de Seccin el supervisor u operativo encargado, se verifica la finalizacin de la SS u OT.

Se hace firmar por el Coordinador de la Unidad la SS u OT para dar conformidad de los trabajos ejecutados.

13 SUPERVISIN. REMITE SS u OT


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Operativo Asignado Entrega la SS u OT, al Coordinador del ncleo de Mantenimiento.

14 NCLEO DE MANTENIMIENTO /Coordinador de Ncleo

REVISA 1. Verifica el estado de la SS u OT o la

ejecucin de los trabajos: Cuando el trabajo ejecutado haya

sido mediante una Solicitud de Servicio, verifica la ejecucin de la actividad a travs de una visita tcnica o va telefnica con el responsable de la unidad donde se elaboro la actividad (dependiendo de la magnitud del trabajo realizado).

2. Cuando el trabajo ejecutado haya sido

mediante rdenes de Trabajo, realiza una visita tcnica como inspeccin.

3. Si esta de acuerdo con la ejecucin de los trabajos, se procede a incluir la informacin en el sistema y entrega documentos a la secretaria para su archivo.

4. Si no se esta de acuerdo con la ejecucin de los trabajos, se devuelve para una reunin con el cliente y rehace los trabajos no adecuados si es necesario.

15 Ncleo de Mantenimiento Secretaria / personal de apoyo.

REGISTRO 1. Introducen los datos al sistema

SIMUCLA: estado de ejecucin, personal, tiempo de ejecucin, etc, para efectos estadsticos sobre Indicadores de Gestin por la ejecucin de Solicitudes de Servici u Ordenes de Trabajo.

16 Seccin de Mantenimiento Secretaria / personal de apoyo.

ARCHIVO 1. Archiva la SS u OT, en las carpetas

adaptadas para este fin.


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PROCESOS Compras.

Manejo de Caja Chica Registro de data en le sistema SIMUCLA. Elaboracin de Orden de Trabajo.

Elaboracin de Solicitudes de Servicio DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

NOMBRE DEL FORMATO RESPONSABLE

LUGAR DE ARCHIVO TIPO

Solicitud de Servicio Unidad Solicitante (Cliente)

Mantenimiento Ncleo Manual

Orden de Trabajo Coordinador Mantenimiento Ncleo Manual Solicitud de Materiales Sup./Almacn Almacn Manual Requisicin de material y/o repuestos

Coordinador Mantenimiento Ncleo Manual

INGRESO DE MATERIALES AL ALMACEN

DEFINICIN Este procedimiento permite ingresar, materiales y repuestos al almacn de mantenimiento de la UCLA, mediante el proceso de Compras por Fondo Rotatorio, Departamento de Compras o Caja Chica, esto para mantener el stock del almacn y solventar las necesidades segn Solicitudes de Servicio u rdenes de Trabajo que requieren ser ejecutadas. CONTENIDO PASO REA ASIGNADA/RESPONSABLE DESCRIPCIN

01 Almacn/Encargado de Almacn o Coordinador de Ncleo

1. Realiza una Requisicin de materiales en original y copia.

2. Enva al Coordinador de Ncleo para que autorice la solicitud.


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02 Mantenimiento/ Coordinador de Ncleo

Recibe la Requisicin de materiales y repuestos de mantenimiento(original y copia)

1. Accesa el sistema SIMUCLA, por el modulo de almacn y revisa la existencia de materiales, y los movimientos (entrada y salida de materiales).

2. Revisa que los materiales que se estn solicitando sean los del movimiento diario y que sean los que se requieren.

3. De estar todo correcto, firma

Requisicin y analiza el monto estimado de los materiales requeridos.

4. Si el costo esta dentro del rango para realizar compras a travs de la Caja Chica, entonces realiza la compra cumpliendo con lo que establece el procedimiento de Manejo de Caja Chica.

5. Si el costo no esta dentro del rango para realizar compras a travs de la Caja Chica, enva Requisicin de materiales y repuestos de mantenimiento a la administracin de la Direccin de Planta Fsica para el proceso de compra. Archiva transitoriamente la

copia de la Requisicin y espera hasta que estn los materiales en almacn y contina este procedimiento.

03 Almacn/Encargado de Almacn

5. Se reciben los repuestos y materiales, con la copia de la Requisicin revisa que los repuestos y materiales sean los solicitados y estn en buenas condiciones.

6. Codifica los materiales que entra al


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Almacen. 7. Registran en el sistema la entrada de

los mismos y archivan los soportes de la adquisicin de materiales, como soporte de lo ingresado al Almacn.

8. Si la compra se realizo por Caja Chica, entrega al coordinador de Ncleo las facturas para que este rinda la Caja Chica.

04 Mantenimiento/ Coordinador de Ncleo 1. Recibe facturas y archiva transitoriamente hasta Rendir la Caja Chica (Procedimiento de Rendicin de Caja Chica)

PROCESOS Registro de data en el sistema SIMUCLA.

Compras DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

NOMBRE RESPONSABLE

TIPO

Requisicin de materiales y repuestos de mantenimiento.

Almacn. Manual

Resumen de Requisiciones Coordinador de Ncleo

Digital

CONTROL DE MATERIALES DEL ALMACEN

DEFINICIN Este procedimiento permite controlar las salidas de materiales y repuestos del almacn de mantenimiento de la UCLA, mediante Solicitud de Materiales y repuestos de mantenimiento, esto para solventar las necesidades segn Solicitudes de Servicio u rdenes de Trabajo que requieren ser ejecutadas. CONTENIDO PASO REA ASIGNADA/RESPONSABLE DESCRIPCIN

01 Coordinador de Ncleo

1. Recibe de los Ncleos Memorando de Solicitud de Materiales y repuestos de mantenimiento con copia de la Solicitud de Servicio u Orden de Trabajo.


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2. Accesa el sistema SIMUCLA, por el modulo de almacn y revisa la existencia de materiales.

3. Busca en el sistema la Solicitud de Servicio u Orden de Trabajo para la cual se requieren los materiales o repuestos y registra la asignacin de materiales del almacn.

4. Elabora una Orden de Salida en original y copia, une con documentos recibidos y entrega al Almacenista.

02 Almacn/Encargado de Almacn 1. Recibe documentos (Memorando de Solicitud de Materiales y repuestos de mantenimiento, copia de la Solicitud de Servicio u Orden de Trabajo

mas Orden de Salida en original y copia), accesa el sistema, revisa la existencia de los materiales y codifica cada rengln de salida.

2. Genera una salida del sistema por Rengln, indicando cdigo y cantidad.

3. Entrega o enva Materiales o repuestos al Solicitante haciendo firmar original de la Orden de Salida.

4. Archiva como soporte de la entrega de materiales, original de Orden de Salida, mas Memorando de Solicitud de Materiales y repuestos de mantenimiento, copia de la Solicitud de Servicio u Orden de Trabajo.

i. Imprime informe de salida semanal y entrega al Coordinador para estadsticas de almacn.

PROCESOS Registro de data en el sistema SIMUCLA. DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

NOMBRE RESPONSABLE

TIPO

Orden de Salida Almacn. Manual

Memorando de Solicitud de Materiales

Coordinador de Ncleo

Manual

Orden de Trabajo o Solicitud de Servicio

Coordinador de Ncleo

Manual


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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE MANTENIMIENTO M-05 Fecha: 2003 PROCEDIMIENTO CODIGO DESCRIPCION ACTIVIDAD

M0002 LIMPIEZA Y REVISION DE FILTRO METALICO Mecnica Frecuencia: Trimestral PERSONAL INVOLUCRADO Tiempo de ejecucin: 10 min Electromecnico Ayudante MATERIALES Y EQUIPOS Destornillador de estria. Escalera. Pao. Jabn. ACTIVIDADES 1.- Retirar la rejilla frontal. 2.- Desmontar el filtro metlico. 3.- Lavar el filtro con agua y jabn. 4.- Secar el filtro metlico. 5.- Limpiar la rejilla frontal. 6.- Montar el filtro metlico. 7.- Colocar la rejilla frontal. CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- No hacer mucha presin sobre la rejilla para evitar que se rompa. 3.- El filtro se debe montar seco. RESULTADOS ESPERADOS 1.- Evitar posible corte por baja ( presin de baja inferior a la normal ). 2.- Evitar posible corte por alta ( presin de condensacin superior a la normal ). ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar el filtro si se encuentra en mal estado.

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"

DIRECCION DE PLANTA FSICA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO


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M-05 Fecha: 2003 PROCEDIMIENTO CODIGO DESCRIPCION ACTIVIDAD

M0001 REVISION Y LAVADO A PRESION DE EVAPORADORAS Y CONDENSADORAS Mecnica Frecuencia: Semestral PERSONAL INVOLUCRADO Tiempo de ejecucin: 45 min Electromecnico Ayudante MATERIALES Y EQUIPOS Destornilladores de copa 5/16 y 1/4. Hidrojet. Destornillador de pala. Manguera la 1/2". Destornillador de estria. Abrillantador de Aluminio. Alicate electricista Plstico protector. ACTIVIDADES 1.- Apagar el equipo y desconectar las partes elctricas. 2.- Retirar la rejilla frontal y el filtro metlico. 3.- Desmontar las tapas de gabinetes y el blowers (turbina, caracol, y motor). 4.- Cubrir el motor y las partes elctricas del equipo con un plstico protector. 5.- Lavar el blowers y el serpentin de la evaporadora con el hidrojet. 6.- Rociar abrillantador de aluminio sobre el serpentin de la evaporadora y dejar actuar por 5 min. 7.- Lavar el serpentin de la evaporadora con el hidrojet para retirar el abrillantador de aluminio. 8.- Lavar el serpentir de la condensadora. 9.- Dejar reposar unos minutos para que escurra toda el agua. 10.- Retirar el plstico protector. 11.- Montar el blowers y las tapas de gabinetes. 12.- Colocar el filtro metlico y la rejilla frontal. 13.- Conectar las partes elctricas y encender el equipo. 14.- Verificar el buen funcionamiento del equipo. Medir amperaje. CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. 2.- Usar la presin adecuada para evitar daos en las aletas de los serpentines. 3.- Tapar muy bien el motor y las partes elctricas para evitar daos. RESULTADOS ESPERADOS 1.- Mejorar el caudal de aire. 2.- Obtener las presiones adecuadas. 3.- Equipos despejados. ACCIONES CORRECTIVAS 1.- En caso de que el motor se moje, se debe colocar dielctrico para secarlo y as evitar futuros corto circuito.




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PROCEDIMIENTO CODIGO DESCRIPCION ACTIVIDAD CHEQUEO GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO. DETECCION DE

M0003

VIBRACIONES, RUIDOS Y OLORES QUE REFLEJEN POSIBLES FALLAS Mecnica

Frecuencia: Mensual PERSONAL INVOLUCRADO Tiempo de ejecucin: 30 min Electromecnico Ayudante MATERIALES Y EQUIPOS Destornilladores de copa 5/16 y 1/4. Destornillador de pala. Destornillador de estria. ACTIVIDADES 1.- Desmontar las tapas de gabinetes. 2.- Verificar el buen funcionamiento del equipo tomando en cuenta los siguientes aspectos: 2.1.- Sonidos de metal con metal. 2.2.- Olores fuertes. 2.3.- Excesivo movimiento radial o axial del motor ventilador, las turbinas o el aspa. 3.- Montar las tapas de gabinetes. CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. RESULTADOS ESPERADOS 1.- Prevenir futuras fallas en el equipo ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Cambiar el motor ventilador en caso de presentar juego radial o axial. 2.- Ajustar la polea en caso de que el aspa presente mucho movimiento o roce con el metal. 3.- Reemplazar el capacitor de marcha en caso de presentar deformacin, mal olor o manchas de aceite.



Fecha: 2003

M-05


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PROCEDIMIENTO CODIGO DESCRIPCION ACTIVIDAD

M0005 REVISION DE FUNCIONAMIENTO DE EXTRACTOR Mecnica Frecuencia: Semestral PERSONAL INVOLUCRADO Tiempo de ejecucin: 40 min Electromecnico Ayudante MATERIALES Y EQUIPOS Destornillador de pala. Aceite 3 en 1. Destornillador de estria. Alicate electricista. Brocha ACTIVIDADES 1.- Apagar el equipo y desconectar las partes electricas. 2.- Desmontar el extractor. 3.- Desarmar las partes del extractor. 4.- Limpiar con una brocha cada una de las partes. 5.- Lubricar la bosina con aceite 3 en 1. 6.- Armar el extractor. 7.- Montar el extractor. 8.- Conectar las partes electricas y encender el equipo 9.- Verificar el buen funcionamiento del equipo. CUIDADOS 1.- Usar equipos de seguridad. RESULTADOS ESPERADOS 1.- Buen funcionamiento del equipo. 2.- Evitar que se tranque el motor por acumulacin de sucio. ACCIONES CORRECTIVAS 1.- Sustituir el capacitor de marcha en caso de presentar daos.



Fecha: 2003

M-05


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M-05 Fecha: 2003 PROCEDIMIENTO CODIGO DESCRIPCION ACTIVIDAD

M0006 MIDA CORRIENTE Y TENSION DE ALIMENTACION Mecnica Frecuencia: Trimestral PERSONAL INVOLUCRADO Tiempo de ejecucin: 40 min Electromecnico Ayudante MATERIALES Y EQUIPOS Pinza volti-ampermetro.

Manual de Normas y Procedimientos de Planta Física 109/Manual d… · Manual de Normas y...

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