Manual de Operaci.n de la Normateca Interna definitivo · MANUAL DE OPERACIÓN DE LA NORMATECA...

15-I-2007 Unidad de PlaneaciónGerencia de Tecnología

MANUAL DE OPERACIÓN DE LA NORMATECA INTERNA

unidadplaneaciona

SELLO COMERI


Fecha de vigencia 1 5 / 0 1 / 2 0 07 Volumen: I C a p í t u l o : Í n d i c e P á g i n a :

UNIDAD DE PLANEACIÓN GERENCIA DE TECNOLOGÍA

1

ÍND ICE

I. OBJETIVOS ......................................................................................................................2 • Del Manual .................................................................................................................................... 2

II. DEFINICIONES ................................................................................................................3

III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.........................................................................................5

IV. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA NORMATECA INTERNA CON DISPOSICIONES INTERNAS .....................................................................................6 •. Diagrama...................................................................................................................................... 6 •. Descriptivo ................................................................................................................................... 7

V. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA NORMATECA INTERNA CON MANUALES ADMINISTRATIVOS ..............................................................................9 •. Diagrama...................................................................................................................................... 9 •. Descriptivo ................................................................................................................................. 10

VI. FORMATO ....................................................................................................................12 • Formato de Vigencia de las Disposiciones Internas................................................................... 12


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I. OBJETIVOS

• Del Manual

Integrar electrónicamente una normateca interna que contenga el catálogo de disposiciones

administrativas internas vigentes que rijan el funcionamiento de las unidades administrativas del

Fondo de Cultura Económica.

Que la normateca interna sea uno de los medios de difusión de los anteproyectos de disposiciones

administrativas internas, así como las metas, las acciones y los avances del Programa de

Simplificación Regulatoria Interna, relacionadas con planeación, programación, presupuestación y

administración de los recursos humanos, materiales, financieros, contratación de obra pública,

adquisiciones, arrendamientos y de tecnología de la información, así como de las actividades

sustantivas de la institución.


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II. DEFINICIONES

Para los efectos de este manual, se entenderá por: I.- FONDO: El Fondo de Cultura Económica.

II.- COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Interna; III.- Manual: Manual de Operación de la Normateca Interna. IV.- Disposiciones administrativas internas: las normas internas contenidas en políticas, lineamientos, acuerdos, circulares y formatos, así como criterios, metodologías, instructivos, directivas, reglas, manuales, y otras disposiciones de naturaleza análoga, para regular la operación y funcionamiento interno del Fondo de Cultura Económica en las materias objeto de la presentes Bases de Funcionamiento. V.-Unidades administrativas: las previstas en el Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica.

V.- Usuarios: los servidores públicos que aplican las disposiciones administrativas internas, adscritos a las unidades administrativas que integran El Fondo de Cultura Económica.

VI.- Emisores: Unidades administrativas que, conforme al Manual General de Organización del Fondo de Cultura Económica, tienen atribuciones para emitir normas para regular la operación y el funcionamiento interno del “FONDO”, en las materias objeto de estas Bases. VII.- Normateca Interna: Página de Internet del “FONDO”, que contendrá las disposiciones administrativas internas vigentes, los anteproyectos propuestos por los emisores, así como las metas, las acciones y los avances de los programas de simplificación regulatoria interna en las materias a que se refiere las presentes Bases de Funcionamiento. VIII.-Anteproyecto de disposiciones: todas las disposiciones de aplicación interna formuladas previamente a su difusión e inicio de vigencia;

IX.- Justificación regulatoria: la explicación razonada de la necesidad de regular, por medio de normas internas, la operación y funcionamiento de una determinada actividad del “FONDO” relacionada con planeación, programación, presupuestación y administración de los recursos humanos, materiales, financieros, contratación de obra pública, adquisiciones, arrendamientos y de tecnología de la información; X.- Desregulación: la eliminación parcial o total de prácticas normativas internas del Fondo de Cultura Económica que dificulten en desarrollo institucional; XI.- Mejora Regulatoria Interna: el análisis, la modificación, creación o eliminación de la normas administrativas de aplicación interna en el Fondo de Cultura Económica, con el objeto de simplificarlas teniendo a su desregulación y transparencia;


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XII.- Simplificación: conjunto de acciones y estrategias implementadas por el Fondo de Cultura Económica a fin de lograr la sencillez administrativa y la eficiencia en el diseño de los procesos mediante los cuales se elaboran y aplican las regulaciones que norman la actividad interna del Fondo de Cultura Económica.


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III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

- Sólo se integrarán a la Normateca Interna del FCE, las disposiciones que hayan sido dictaminadas favorablemente por el COMERI. Las opiniones y recomendaciones que emita el COMERI estarán orientadas a mejorar el funcionamiento interno del “FONDO”, en las materias a que se refiere el Manual de Integración y Operación del Comité de Mejora Regulatoria, respecto de las disposiciones administrativas internas.

- La integración y actualización de la normateca interna estará a cargo de la Unidad de

Planeación, quien se coordinará con el área de Tecnología de la Información, a efecto de obtener el apoyo tecnológico que se requiera para el adecuado funcionamiento de la misma

- En un plazo de tres días hábiles, la Unidad de Planeación, analizarán el anteproyecto con

el propósito de verificar si cumple con lo dispuesto en la política anterior. En caso de que proceda, el Secretario Técnico ordenará la difusión del anteproyecto por un término de 20 días hábiles, en el sitio de Internet del “FONDO” correspondiente a la normateca interna, con el propósito de recabar la opinión de los usuarios por un plazo de cinco días hábiles.


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FORMATO VIGENCIA DISP. INT.

PRESENTAN ANTEPROYECTOS

DE DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS

1.1EMISORES

ANALIZA ANTEPROYECTO PARA VERIFICAR

QUE CUMPLA CON LO DISPUESTO EN

EL FORMATO

1.2UNIDAD DE

PLANEACIÓN

EN CASO FAVORABLE

SOLICITA AL ÁREA DE TECNOLOGÍA LA INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO A

LA NORMATECA INTERNA PARA RECABAR LA

OPINIÓN DE LOS USUARIOS

1.3UNIDAD DE

PLANEACIÓN

AL VENCIMIENTO DEL PLAZO, SE REÚNE CON LA

UNIDAD ADMINISTRATIVA A

EFECTO DE COMENTAR Y, EN

SU CASO, MODIFICAR LA

PROPUESTA INICIAL

1.7UNIDAD DE

PLANEACIÓNINICIO

INTEGRA EXPEDIENTE CON EL RESULTADO DE

LA REUNIÓN Y REMITE A LA

COORD. GRAL. DE ASUNTOS

JURÍDICOS SOLICITANDO SU

OPINIÓN

1.8SECRETARIO

TÉCNICO

INCLUYE EN LA SIGUIENTE SESIÓN

DEL COMERI, EL PROYECTO DE

DISPOSICIÓN CON LA OPINIÓN

JURÍDICA

1.9

SECRETARIA DE ACTAS Y ACUERDOS

ANALIZA PROYECTO Y EMITE

LAS OPINIONES Y RECOMENDACIO-

NES QUE PROCEDAN, EN SU

CASO, SOLICITA MAYOR

INFORMACIÓN A LA UNIDAD ADMVA. COMPETENTE

1.10COMERI

INTEGRA INFORMACIÓN EN LA

PÁGINA WEB DEL FCE, EN EL BOTÓN

NORMATECA, DE LA INTRANET

1.4

INFORMA A LA UNIDAD DE

PLANEACIÓN QUE YA SE INTEGRÓ LA INFORMACIÓN

SOLICITADA

1.5

VERIFICA QUE ESTÉ DISPUESTA LA

INFORMACIÓN EN LA NORMATECA E

INFORMA AL EMISOR

1.6

TECNOLOGÍA

UNIDAD DE PLANEACIÓN

TECNOLOGÍA

ENVÍA OPINIÓN Y RECOMENDACIÓN

AL SERVIDOR PÚBLICO

COMPETENTE PARA EXPEDIR LA

DISPOSICIÓN ADMVA. INTERNA

1.11COMERI

FIN

EN SU CASO, SOLICITA AL ÁREA

DE TECNOLOGÍA LA ACTUALIZACIÓN DE LA DISPOSICIÓN EN

LA NORMATECA INTERNA

1.12UNIDAD DE

PLANEACIÓN

IV. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA NORMATECA INTERNA CON DISPOSICIONES INTERNAS

•. Diagrama




7

•. Descriptivo

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1.1 Emisores Presentan anteproyectos de disposiciones administrativas.

- Formato vigencia disposiciones Internas

1.2 Unidad de Planeación

Analiza anteproyecto para verificar que cumpla con lo dispuesto en el formato.


En caso favorable solicita al área de tecnología la integración del anteproyecto a la normateca interna para recabar la opinión de los usuarios

1.4 Tecnología Integra información en la página web del fce, en el botón normateca, de la intranet.

1.5 Tecnología Informa a la Unidad de Planeación que ya se integró la información solicitada.


Verifica que esté dispuesta la información en la normateca e informa al emisor.


Al vencimiento del plazo, se reúne con la unidad administrativa a efecto de comentar y, en su caso, modificar la propuesta inicial.

1.8 Secretario

Técnico

Integra expediente con el resultado de la reunión y remite a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos solicitando su opinión.

1.9 Secretaria de Actas y Acuerdos

Incluye en la siguiente sesión del COMERI, el proyecto de disposición con la opinión jurídica.

1.10 COMERI Analiza proyecto y emite las opiniones y




8


recomendaciones que procedan, en su caso, solicita mayor información a la Unidad Administrativa competente.

1.11 COMERI Envía opinión y recomendación al servidor

público competente para expedir la disposición administrativa interna.

1.12 Unidad de Planeación.

En su caso, solicita al área de tecnología la actualización de la disposición en la normateca interna, dándose por concluido el procedimiento.


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INICIO

ELABORA PROGRAMA DE

TRABAJO ANUAL

1.1

REVISAN ANTEPROYECTO DE

PROGRAMA Y EMITEN

COMENTARIOS Y OBSERVACIONES

1.2

INTEGRA INFORMACIÓN EN LA

PÁGINA WEB DEL FCE, EN EL BOTÓN

NORMATECA, DE LA INTRANET

1.10

INFORMA A LA UNIDAD DE

PLANEACIÓN QUE YA SE INTEGRÓ LA INFORMACIÓN

SOLICITADA

1.11

VERIFICA QUE ESTÉ DISPUESTA LA

INFORMACIÓN EN LA NORMATECA E

INFORMA AL EMISOR

1.12

PREPARA ARCHIVOS ELECTRÓNICOS EN

PDF CON LA SEGURIDAD

CORRESPONDIENTE

1.8

SI

REVISA OPINIONES Y

RECOMENDACIONES DEL

ANTEPROYECTO DE PROGRAMA POR LOS EMISORES

1.3

¿FAVORABLES?

SOMETE A CONSIDERACIÓN DE

LOS SERVIDORES PÚBLICOS

COMPETENTES PARA SU CONOCIMIENTO Y,

EN SU CASO EXPEDICIÓN

1.5SI

NO

ENVÍA ARCHIVOS AL ÁREA DE

TECNOLOGÍA PARA SU INTEGRACIÓN A

LA INTRANET

1.9

COMERI

COMERI



TECNOLOGÍA


EMISORES

1

2


TECNOLOGÍA

DAN SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE

TRABAJO ANUAL, EN SU CASO, PROPONEN LAS ADECUACIONES

1.6

UNIDAD DE PLANEACIÓNGERENCIA ADMVA. Y FINANCIERA

FIN

REALIZAN AJUSTES AL PROGRAMA

1.4EMISORES

1

ELABORAN MANUALES

ADMINISTRATIVOS

1.7

UNIDAD DE PLANEACIÓN/

EMISORES

V. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA NORMATECA INTERNA CON MANUALES ADMINISTRATIVOS

•. Diagrama


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•. Descriptivo



Elabora programa de trabajo anual.

1.2 Emisores Revisan anteproyecto de programa y emiten comentarios y observaciones.

1.3 COMERI Revisa opiniones y recomendaciones del anteproyecto de programa por los emisores.

Si es desfavorable pasa a la actividad 1.4.

Si es favorable pasa a la actividad 1.5.

1.4 Emisores Realizan ajustes al programa y se vuelve a presentar al COMERI. Pasa a la actividad 1.3.

1.5 COMERI Somete a consideración de los servidores públicos competentes para su conocimiento y, en su caso expedición.


Gerencia Administrativa y Financiera

Dan seguimiento al programa de trabajo anual, en su caso, proponen las adecuaciones.

1.7 Unidad de planeación

Emisores

Elaboran manuales administrativos.


Prepara archivos electrónicos en pdf con la seguridad correspondiente.


Envía archivos al área de tecnología para su integración a la intranet.

1.10 Tecnología Integra información en la página web del FCE, en el botón normateca, de la intranet.


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1.11 Tecnología Informa a la Unidad de Planeación que ya

se integró la información solicitada.

1.12 Unidad de Planeación.

Verifica que esté dispuesta la información en la normateca e informa al emisor, dándose por concluido el procedimiento.


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VI. FORMATOS

• Formato de Vigencia de las Disposiciones Internas

FORMATOFORMATO DE VIGENCIA DE LAS DISPOSICIONES INTERNAS

UNIDAD RESPONSABLE___________________

I.- DESCRIPCIÓN DE LA DISPOSICIÓN

I.1.- Denominación: (Escriba el título de la disposición).

I.2.- Tipo de ordenamiento:

Acuerdos Instructivos CriteriosNormas Procedimientos ReglasPolíticas Formatos MetodologíasCirculares Directivas ManualesLineamientos Otros_________________________________

De conformidad con el catálogo anterior, clasifique la norma que propone o expide, en elámbito de su competencia.




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FORMATO DE VIGENCIA DE NORMA INTERNA

I.3.- Fundamento jurídico de la disposisición: (Escriba el ordenamiento jurídico y los preceptos en los que se funda para proponer la disposición)____________________________________

I.4.- Contenido:( Describa el contenido y el objeto de la disposisción en un breve resumen)____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

I.5.- Emisor: (Escriba el nombre y cargo del servidor público que expedirá la Disposición)___________________________________________________________________________

I.6.- Propuesta de fecha de expedición:________________________________________

I.7.- Período de vigencia:____________________________________________________

FORMATO

FORMATOFORMATO DE VIGENCIA DE DISPOSICION INTERNA

II.- JUSTIFICACIÓN REGULATORIA

II.1.- Criterio:

1.- Indispensable 2.- Necesaria 3.- Conveniente 4.- Irrelevante

Terminología:Indispensable.- Sin ella la unidad responsable no puede cumplir con sus atribuciones.Necesaria.- Con ella se propicia el cumplimientote las atribuciones de la unidad responsable

de manera eficiente.Conveniente.- Se puede prescindir de la norma, pero podría repercutir en las funciones de

control de la unidad responsable.Irrelevante.- Si se deja sin efecto, la unidad responsable puede realizar sus funciones sin

ningún problema.

II.2.- Motivo: (Explique las razones por las que consideró la opción anterior y justifique su aplicación)______________________________________________________________




14

FORMATO DE VIGENCIA DE NORMA INTERNA

III.- ÁMBITO DE APLICACIÓN

III.1.- Unidades Administrativas a quienes trasciende:____________________________________________________________________________________________________

III.2- Procesos Transversales involucrados:____________________________________________________________________________________________________________

Fecha de elaboración:______________________________________________________

FORMATO

Y;1 FONDO.;;b DE CULTURA';1' ;.~:"lECONOMICA

.,F'3tif1~i~r&;Ift~ffi&tiOWtfilalIirtWtf~%,Para el amilisis normativo de la regulacion intema.

i ~erSi6n 3.01

Aclualizado aOct. 08

Unidad adminislraliva res on sable del diseno 0 elaboracion del documento normativo:

Gerencia de Tecnolo ia

IAdscripcion:

Gerencia General

Normar la integracion, actualizacion y usa de la Normate Interna del Fondo de Cultura Economica,definir las responsaibilidades de la Gerencia de Tecnologia al respecto y esiablecer los "procedmientos y formatos que deben atenderse para tal fin.

Nombre del ordenamienlc l: disoosicion Articulo, numeral 0 fraccion aolicable

Decreto por el que se aprueba el Programa Especial de Mejora de laGestion de la Administracion Publica Federal

!:

111.1. Razones que juridica 0 administrativalJ1ente hacen necesaria la expedicion delproyecto.

A. i,Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?En caso afirmativo. especifique de manera breve y concisa, cuales son 105fines u objelivQs que conforme al mandata previsto en eSB ley u ordenamiento, debe lograr eldocumenlo normatlvo

Dar certeza alas Unidades Administrativas sobre las disposicones internas vigentes a fin de que el personal pueda cumplir con susfunciones.

. " .'

B. i,EI documento normativQ es necesario como parte de una mejora continua, 0 para evitar obsolescencia 0 para cumplir con unainstrucci6n de algun superior?

1<0 ",. "'~"'. "'~'-" ~_. '""" "" .... ~ ", "' """" ~"",,"''' '",,,_. " .. " "." .... ",-

IMPORT ANTE. Continue el lIenado de este formato en las siguientes pestaiias, para obtener el grade de calidadregulatoria del instrumento.

Atributos de CaUdadRegulatoria

A. Eficaz 85%B. Eficiente 100%C. Consistente 100%D. Claro 100%Grado de CR: 93% \

IJUstificaci6n Regulatoria. Atributo "A Eficaz".

A ] Eficaz Cuando__ , cumple al

65% lassiguientes

condiciones

LUn documento normativo es eficaz cuando su contenido es el apropiadopara alcanzar 105 objetivos para el que fue creado.

Cumpie No Cumple N/A

Existen precedentes 0 un diagn6stico integral que avale que las1 disposiciones del documento normativo producirim 105 efectos esperados X

por el emisor.

2Las disposiciones del rlocumento normativo pueden ser cumplidas en la Xrealidad (material 0 juridicamente).

Las obligaciones que derivan del documento normativo expresan3 c/aramente: el sujeto obligado, 105 plazos y en su caso 105 medios para X

cumplirlas.

4Existen disposiciones directamente enfocadas a atender 0 resolver la

Xproblel niltica 0 situaci6n para la que se cre6 dicha regulaci6n.

5 Las disposiciones del documento normativo pueden ser aplicadas de forma Xhomogt'mea y no generan vados ni indefinici6n.

6Las autorizaciones, decisiones, aprobaciones 0 resoluciones que deriven I'del documento normativo: -N/A

}) Estim disenadas para emitirse de manera automatica y sin ninguna61 valoraci6n subjetiva, considerando solamente sl se cumplieron 0 no los X

requisitos 0 condiciones que previamente se hayan fijado.

» En su defecto, si se emiten de forma subjetiva 0 discrecional, existen6.2 reglas, criterios 0 parametros objetivos que aseguren homogeneidad, X

transparenCia, imparcialidad y equidad en las mismas.

7 EI documento normativo no requiere de la emisi6n 0 aplicaci6n de Xregulaci6n complementaria, para cumplir con sus objetivos.

Ponderaci6nde cada

condici6n:

Minimorequerido:

65%

B ] Eficiente

Un documento normativo es eficiente cuando los "beneficios" que genera sonmayores a los "costos" que implica su cumplimiento y estos ultimos estanjustificados y son razonables.

Cumple No Cumple

1Las obligaciones, cargas 0 requerimientos de informacion que impone el

Idocumento normativo:

1.2» Tienen un valor 0 utilidad para los procesos 0 procedimientos en que

Xaplican.

» Son estrictamente indispensables y no pueden ser sustituidas por1.3 informacion 0 validaciones que obtenga el area requirente de otras unidades X

administrativas 0 sistemas internos.

1.4 » Tienen sustento en ordenamientos de mayor jerarquia. X

Cuandocumple al55% las

siguientescondiciones

Ponderaci6n decada condici6n·

Minimorequerido:

55%

\,

Justificaci6n Regulatoria. Atributo "c. Consistente".C ~-o-n-s-i-s-te-n-te-------------------IUn documento normativo es consistente cuando su estructura y contenidoestan estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marconormativo vigente.

Para saber si su documento normativo cuenta con este atributo de calidad regulatoria, primeroidentifique y en su caso Ilene los datos que aparece a continuaci6n:

ILineamientos

11.1. Ordenamientos de jerarquia superior que regulan la misma materia 0 tema del documentonormativo:

Articulos deNombre del ordenamiento 0 disposici6n aplicaci6n

especifica

Ley de Planeaci6nLey Federal de Procedimiento Administrativo 69Administraci6n Publica Federal 3y4

11.2. Ordenamientos de igual jerarqufa que se ubican dentro del mfsmo tema 0 materia en que seencuentra el documento normativo:

11.3. Ordenamientos 0 instrumentos de menor jerarquia que se ubican por debajo del documentonormativo 0 que se vinculan directa 0 indirectamente con su implantaci6n, operaci6n 0 realizaci6n:

Nombre del ordenamiento 0 disposici6nPrograma de Simplificaci6n Regulatoria

I Cumple No Cumple

1Sus disposiciones no contradicen ni se contraponen con el marco normativo

Xvigente.

2Sus disposiciones no duplican preceptos ya existentes en el marco normativo

Xvigente.

3 La denominaci6n del documento normativo: I31 )}Anuncia con claridad los objetivos 0 tema que regula. X

)} Es congruente con el tipo de regulaci6n a que corresponde el3.2 documento normativo. X

(Homologaci6nnormativa. Ejemplo: Lineamientos,Acuerdo, etc.)

33 )} No excede de 200 caracteres (incluyendo letras, numeros y espacios) X

Cuandocum pie al70% las

siguientescondiciones

\Minimo

requerido:70%

___ D__ J....c_l_a_ro _

Un documento normativo es claro, cuando esta escrito de forma sencilla yprecisa, para que sea facilmente entendible.

Cumple No Cumple

Evita palabras, transcripciones 0 repeticiones innecesarias1 (Muletillas,redundancias, grupos de palabras que se pueden sustituir por una sola, X

palabrasque no agregan informacion relevante).

2Evita textos que no necesariamente implican mandatos 0 reglas y que

Xpueden ser simplemente argumentativos 0 justificativos.

Contiene oraciones y parrafos breves.3 (Oracionescon maximo 50 palabras y en su caso, parrafos compuestospor X

maximo 10 oraciones)

4Contiene oraciones estructuradas de manera 16gicaal utilizar el orden mas

Xsimple (sujeto, verba y predicado).

5 Contiene oraciones formuladas en sentido positivo en lugar de negativo. X

6Contiene terminos precisos que se usan de manera consistente en todo el

Xdocumento.

7Contiene terminos de uso comun en lugar de expresiones arcaicas 0

Xrebuscadas.

8Contiene definiciones para evitar la vaguedad y ambigoedad del

Xdocumento.

9Contiene siglas precedidas de la denominaci6n completa del nombre 0

Xconcepto referido s610 la primera vez que se utiliza en el texto.

10Identifica las secciones 0 apartados del documento con literales y numeros

X(cuidandosu secuencia y sin mezclarlos).

Cuando cum pieal 80% lassiguientes

condiciones

Ponderacion decada condicion:

10% 01

10% 0.1

10% 01

10% 0.1

10% 0.1

10% 01

10% 01

Total: 100%

Minimorequerido:

80%

\

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