MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE … · Con el propósito de mantener un...

Dirección General: 08-I-2010COMERI: 07-I-2010

Departamento enPlaneación y CalidadGerencia de Tecnología

MANUAL DE ORGANIZACIÓN,POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA DE PERSONAL.

Fecha de liberación:

Área responsable: Subgerencia de Personal.

Fecha de revisión: N.A.

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Tipo de documento: Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA DE

PERSONAL


Área responsable: Subgerencia de Personal



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Índice

Índice

I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 3 II. OBJETIVOS............................................................................................................................................... 4

De la Subgerencia de Personal....................................................................................4 Del Manual ...................................................................................................................4

III. BASE LEGAL........................................................................................................................................... 5 IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN........................................................................................................... 6 V. FUNCIONES.............................................................................................................................................. 7

Subgerencia de Personal .............................................................................................7 Departamento de Personal ..........................................................................................8 Departamento de Desarrollo Humano..........................................................................9 Departamento de Capacitación..................................................................................11 Coordinación de enlace de la Subgerencia de Personal............................................12

VI. POLÍTICAS............................................................................................................................................. 14 VII. PROCEDIMIENTOS.............................................................................................................................. 15 VIII. CÉDULA DE VALIDACIÓN .................................................................................................................I IX. CÉDULA DE APROBACIÓN................................................................................................................. II





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Introducción

I. INTRODUCCIÓN

Uno de los principales aspectos para cumplir con el nuevo concepto de calidad que se encuentra presente en nuestro país, depende de la capacidad de innovación y participación del personal en los procesos laborales.

Con el propósito de mantener un clima laboral que permita al Fondo de Cultura Económica poder realizar el logro de sus metas y poder participar en la etapa de modernización a nivel global, es necesario considerar a su personal, el capital intelectual con el que cuenta cualquier organización, siendo uno de sus principales activos. En este orden de ideas, el personal que sirve en el Fondo es un activo muy valioso para el y forma parte del "patrimonio" del mismo, ya que se considera dentro de los valores tangibles que deben ser tomados en cuenta para determinar el "valor agregado" que proporciona la Institución.

Por ello administrar adecuadamente el capital humano, es una tarea indispensable por lo que se debe contar con un sistema de administración y desarrollo de personal efectivo y eficaz que garantice los derechos de los trabajadores y propicie el honesto y eficiente desempeño de sus tareas.

El Fondo de Cultura Económica consciente de la importancia del adecuado manejo de su personal, ha procurado la innovación de los procesos administrativos y la promoción de los cambios estructurales y tecnológicos, para alcanzar el crecimiento institucional que demanda la sociedad. Asimismo, refuerza y cultiva las actitudes y conductas positivas, para el desarrollo del personal, promueve su profesionalización y estimula el esfuerzo y la creatividad de su personal.

Dentro de las nuevas prácticas administrativas, la Subgerencia de Personal se ha transformado conjugando los trámites con los programas para identificar los factores esenciales que propicien el trabajo en equipo y la reducción de la rotación de personal. Para que el trabajo se desarrolle dentro de un contexto de seguridad y tranquilidad, se encarga de proponer soluciones alternativas y adecuadas a los conflictos en estrecha colaboración con los aspectos laborales y de capacitación al personal, ya que el eficiente funcionamiento de la institución no sólo depende del uso de mejores técnicas productivas sino también de contar con personal altamente calificado.

Actualmente la Subgerencia de Personal cuenta con 3 procedimientos certificados bajo la Norma ISO 9001:2000: El Procedimiento de Competencia de Personal, Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal, el Procedimiento de Ambiente de Trabajo.

Se implemento con apoyo de la Gerencia de Tecnología a través de la Unidad de Planeación el Modelo de Equidad de Género que tiene con la finalidad de fomentar e impulsar la equidad de género en el Fondo de Cultura Económica, a través de institucionalizar las políticas de equidad de género y propiciar la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres en el acceso al empleo, condiciones de trabajo, así como desarrollo profesional, capacitación y participación en los procesos de toma de decisiones.





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Objetivos

II. OBJETIVOS

De la Subgerencia de Personal

- Mantener la racionalización de la estructura y optimizar los procesos para la administración y desarrollo de personal, aplicando correctamente los procesos de Reclutamiento, Selección, Contratación, Capacitación y Desarrollo de Personal, así como los procedimientos empleados en la aplicación de la normatividad relativa al pago de Servicios Personales.

- Detectar las necesidades de capacitación del personal, con el fin instrumentar los programas de capacitación y desarrollo de personal así como optimizar mecanismos que contribuyan a mejorar las prestaciones y servicios y los factores que deben ser considerados para los ascensos y promociones del personal, dentro de una concepción integral de la seguridad social.

- Supervisar la aplicación de las políticas relativas para la separación del personal de la Institución en su caso, vigilando estrictamente la aplicación del marco normativo de la materia.

Del Manual

- Servir como instrumento de consulta que permita al personal conocer como está organizada la Subgerencia de Personal y que además proporcione información sobre las normas, políticas y funciones que delimiten el ámbito de competencia y responsabilidad de cada departamento de la Subgerencia de Personal, en los diversos procesos administrativos





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Base Legal

III. BASE LEGAL1

Para consultar la Base legal es necesario consultar la Normateca Interna ubicada en la Intranet del FCE.

http://www.fondodeculturaeconomica.com/Normateca.asp

Disposiciones de carácter general, capitulo XIV Marco Normativo del portal de transparencia del Fondo de cultura Económica:

http://portaltransparencia.gob.mx/pot/marcoNormativo/begin.do?method=begin&_idDependencia=11249

1 Se señala el término “vigente” en las leyes, códigos y reglamentos, en sustitución de la fecha de publicación de cada uno en el Diario Oficial de la Federación, de acuerdo con el oficio no. 11615/AAF/240/2002 del 27 de agosto de 2002, emitido por el titular del Órgano Interno de Control en el FCE.





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Diagrama de Organización

IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN





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Funciones

V. FUNCIONES

Subgerencia de Personal Misión: Dotar, administrar y desarrollar el Recurso Humano de nuestro Organismo, de manera que aporte sus conocimientos, habilidades y actitudes, en apoyo de los objetivos y metas del FCE. Promover la identificación del personal, velar por la equidad de género, así como la observancia y el cumplimiento de las normas aplicables, proporcionando los servicios con transparencia, eficacia, eficiencia y calidad. Objetivo : Administrar las políticas y programas, para cumplir con los lineamientos establecidos en material laboral y así proveer una estructura administrativa eficiente, personal capacitado, trato equitativo, oportunidades de progreso, satisfacción en el trabajo y seguridad en el mismo. Funciones:

- Garantizar el suministro y aprovechamiento del personal, de conformidad con los requerimientos y funciones específicas de las áreas del Organismo, para cumplir con los objetivos establecidos de las mismas.

- Supervisar la aplicación de las disposiciones para el otorgamiento de las prestaciones establecidas en el Contrato Colectivo de Trabajo y en todas las demás disposiciones de índole laboral, al personal del Fondo de Cultura Económica.

- Asegurar que el Anteproyecto de Presupuesto de “Servicios Personales” del FCE, se ejecute de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos y supervisar el ejercicio del mismo, una vez autorizado.

- Participar, a través del Despacho Laboral, en la integración de expedientes relativos a procedimientos administrativos formados en contra de los empleados del FCE, por violación a las disposiciones de la Ley Federal del Trabajo, Contrato Colectivo de Trabajo, Contrato Individual y Reglamento Interior de Trabajo y/o demás disposiciones administrativas aplicables.

- Vigilar el cumplimiento de las políticas de administración del personal, de acuerdo a los aspectos regulatorios en la materia y normatividad establecida y, en su caso, promover la aplicación de medidas disciplinarias pertinentes.

- Ratificar que el cumplimiento de las obligaciones obrero-patronales, se realice en tiempo y forma con estricto apego a las disposiciones legales.

- Asegurar que la operación y rendimiento de los fideicomisos derivados de las obligaciones patronales, se realice de manera óptima de acuerdo a las medidas administrativas establecidas.





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Funciones

- Vigilar que los movimientos autorizados del escalafón y cambios a la plantilla se efectúen cumpliendo de acuerdo a lo permitido por la Entidad competente.

- Vigilar que se apliquen las Técnicas de Evaluación y el programa de Detección de Necesidades de Capacitación en las diversas Áreas del Fondo de Cultura Económica, de acuerdo a lo que marcan las disposiciones legales, para contribuir al desarrollo profesional de los trabajadores.

- Participar en la revisión, aplicación e interpretación del articulado y clausulado contenido en el Contrato Colectivo de Trabajo del FCE y del Reglamento Interior de Trabajo, con el propósito de llegar a acuerdos que satisfagan los intereses de los trabajadores y del Organismo.

- Apoyar a la comisión Mixta de Seguridad e Higiene y la Unidad Interna de Protección Civil, en el desempeño de sus labores con el objeto de prevenir accidentes de trabajo en los términos de las disposiciones laborales aplicables.

- Participar en la licitación para la contratación de la Institución que administrará el Seguro Institucional y seguro de gastos médicos mayores; así como verificar que se administre de acuerdo a las políticas de contratación.

Departamento de Personal Misión: Asegurar que el personal del Fondo de Cultura Económica, así como los prestadores de servicios bajo el régimen de Honorarios, reciban los pagos y prestaciones correspondientes, de conformidad con la normatividad aplicable. Objetivo: Elaborar la nómina, ordinaria y extraordinaria, del personal de plantilla, eventual, de mando medio y superior, así como del personal contratado bajo el régimen de honorarios del capitulo 1000, de acuerdo con los procedimientos, lineamientos y normatividad aplicable, para garantizar que el pago se realice en tiempo y forma. Funciones:

- Difundir y aplicar las políticas de asistencia del personal, en estricto apego a los ordenamientos internos y disposiciones legales aplicables, para el otorgamiento de estímulos y aplicación de medidas disciplinarias a las que se haga acreedor el personal.

- Elaborar la nómina y garantizar que se realice de acuerdo a lo establecido en las políticas, para el pago al personal, garantizando que se realice en tiempo y forma.





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Funciones

- Participar en la elaboración y actualización de los Manuales de Operación, Políticas y Procedimientos; así como supervisar la operación y aplicación de los mismos.

- Participar en la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto Anual de Recursos humanos y Servicios Personales, tanto en lo relativo a los recursos federales como a los recursos propios del FCE y darle seguimiento a su aplicación.

- Atender las disposiciones y/o requerimientos emitidos por las diferentes entidades globalizadoras (SEP, SHCP, SFP, IMSS, INEGI, etc.), para la entrega en tiempo y forma de la información correspondiente.

- Supervisar la contratación y efectuar los trámites para el pago a los prestadores de servicios contratados bajo el régimen de honorarios con cargo al capitulo 1000, para dar cumplimiento a lo autorizado en el Anteproyecto del Presupuesto en materia de Servicios Personales.

- Garantizar que las prestaciones establecidas en el Contrato Colectivo de Trabajo y en el Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal, se otorguen al personal en tiempo y forma con la finalidad de atender la normatividad establecida en dichos documentos.

- Efectuar y enterar las retenciones y aportaciones obrero-patronales conforme a lo estipulado en la legislación aplicable y en el Contrato Colectivo de Trabajo del Fondo de Cultura Económica, y garantizar que el pago se realice conforme lo estipulado en la legislación aplicable, para cumplir en tiempo y forma.

- Administrar la Póliza de Seguro de Gastos Médicos Mayores otorgada al personal de Mando, para dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad aplicable.

- Proporcionar la información requerida por el Despacho Laboral, para la atención, seguimiento y conclusión de las Demandas Laborales en contra del FCE.

- Participar en las negociaciones salariales y contractuales, así como registrar ante las autoridades competentes, las modificaciones que resulten.

Departamento de Desarrollo Humano Misión: Mantener la estructura orgánica y plantilla de personal del Fondo de Cultura Económica (FCE) debidamente actualizada, aprobada y registrada, así como con la administración de los fideicomisos y la póliza del seguro de vida, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral. Objetivos : Controlar la plantilla de personal del FCE, así como supervisar los archivos y reportes derivados de la misma, para dar cumplimiento a los requerimientos de las instancias correspondientes.





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Funciones

Administrar los fideicomisos y la póliza del seguro de vida del personal, derivados de la relación laboral, para proporcionar las prestaciones y pagos correspondientes. Funciones:

- Verificar la información referente a la modificación de la estructura orgánica y dar seguimiento de su aprobación y registro, así como de la validación y registro de la plantilla de personal ante las instancias competentes.

- Elaborar las descripciones y perfiles de puestos, así como la valuación correspondiente a cada uno de ellos, para requisitar la actualización, aprobación y registro de la estructura orgánica del FCE.

- Realizar la actualización de la plantilla del personal, para proporcionar la información requerida por las diversas instancias tanto internas como externas.

- Elaborar la información de personal ocupado y pago de sueldos y salarios en la Administración Pública Federal (APF) (número de plazas), para reportar al Sistema Integral de Información.

- Asegurar que los archivos del Registro Único de Servidores Públicos (RUSP) y Ocupación de Puestos en la APF se transfieran a través de los sistemas electrónicos, para que la Secretaría de la Función Pública (SFP) cuente con información de los trabajadores de la entidad.

- Actualizar el padrón de servidores públicos obligados a presentar declaración patrimonial de conformidad a lo que establece la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

- Elaborar los movimientos de nómina por cambios de adscripción, de puesto y/o de nivel salarial, para que sean capturados en el sistema de nómina.

- Asegurar la actualización de las fracciones de estructura orgánica, directorio de servidores públicos y fideicomisos del Portal de Obligaciones de Transparencia, para que el público en general conozcan esta información del FCE.

- Coordinar los requerimientos de información de los diferentes sistemas y programas implementados por la APF.

- Participar como enlace de la Gerencia de Administración y Finanzas en el Sistema de Gestión de Calidad y Modelo de Equidad de Género en las diversas actividades, auditorias, refrendo o certificación.

- Controlar y resguardar los expedientes únicos de personal de mando y Administrativo, Técnico y Manual activos, así como los expedientes del personal de mando que causa baja, para atender solicitudes de información de los mismos.

- Administrar la operación de los fideicomisos del fondo de ahorro, pago de primas de antigüedad e indemnizaciones legales por despido, para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos con los trabajadores.





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Nivel: 2

Funciones

- Participar en los Comités Técnicos de los Fideicomisos de prestaciones laborales de conformidad a los contratos de creación.

- Controlar los préstamos del fondo de ahorro y préstamos al personal del FCE, conforme a las disposiciones vigentes, y capturar los descuentos correspondientes en el sistema informático, para asegurar su liquidación.

- Establecer las bases y participar en la Licitación Publica Nacional, para la contratación de la póliza del seguro de vida institucional.

- Asegurar que los trabajadores del FCE cuenten con el consentimiento para ser asegurado y la designación de beneficiarios del seguro de vida institucional.

- Participar en la comisión revisora y negociadora del Contrato Colectivo de Trabajo, en el análisis y evaluación de las propuestas de la representación sindical.

Departamento de Capacitación Misión: Promover y facilitar el desarrollo de las habilidades requeridas por el personal operativo y de mando medio y superior de las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica, a través de cursos de capacitación para el mejoramiento en el desempeño de su labor; así como participar en las actividades de reclutamiento, selección y contratación del personal de acuerdo a las necesidades de las áreas. Objetivos: Desarrollar acciones de capacitación al personal con base en las necesidades determinadas en sus áreas de adscripción, para el mejoramiento y actualización permanente en el desempeño de sus actividades. Llevar a cabo el reclutamiento, selección y contratación del personal con base en los lineamientos internos y externos vigentes aplicables. Funciones:

- Realizar el reclutamiento, selección y contratación del personal de nuevo ingreso con base en la descripción y perfil del puesto autorizado y de conformidad con las normas de disciplina, austeridad y racionalidad del Presupuesto de Egresos de la Federación.

- Establecer indicadores que permitan identificar deficiencias en los procesos y áreas críticas susceptibles de mejorar, con la finalidad de llevar a cabo las acciones necesarias en materia de capacitación.





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Nivel: 2

Funciones

- Establecer mecanismos para la detección de necesidades de adiestramiento, capacitación y desarrollo y con base en esta información elaborar el programa anual de capacitación.

- Elaborar el programa anual de capacitación y adiestramiento del personal, con base en las necesidades detectadas en las diversas áreas de la Institución, las disposiciones contenidas en la Ley Federal del Trabajo y los criterios, normas y lineamientos emitidos por las Secretarías del Trabajo y Previsión Social y la de Educación Pública, para atender los lineamientos establecidos en materia de capacitación.

- Programar, coordinar y supervisar los cursos del Programa General de Capacitación y Adiestramiento del personal del FCE, con el fin de mejorar sus habilidades, destrezas, actitudes, aptitudes y conocimientos.

- Aplicar evaluaciones al personal al término de cada curso, con objeto de conocer el nivel de aprendizaje adquirido.

- Elaborar y aplicar el programa de inducción al FCE para el personal de nuevo ingreso, con el objeto de darles a conocer e involucrarlos con el quehacer institucional.

- Preparar la información relativa a los programas, avances y evaluaciones de los cursos de capacitación realizados en el FCE, con la finalidad de atender los requisitos establecidos por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social o la SEP.

- Programar y organizar las reuniones de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento del Fondo de Cultura Económica, para presentar el programa anual de capacitación, así como las acciones y eventos realizados en la materia.

- Aplicar estudios sobre el conocimiento de la cultura organizacional de la entidad para poder medir los avances que se han logrado mediante la capacitación y la integración del personal.

- Promover ante las instancias correspondientes, la realización del servicio social y prácticas profesionales en el FCE, para realizar los trámites necesarios y coordinar el trabajo de los prestadores del servicio que sean aceptados.

Coordinación de enlace de la Subgerencia de Personal Misión: Que la Subgerencia de Personal cuente con el análisis e información de diversos asuntos que competen al área, así como una comunicación y retroalimentación constante a fin de mantener una estrecha relación entre las áreas que la integran.





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Nivel: 2

Funciones

Objetivo : Establecer comunicación entre las áreas de la Subgerencia de Personal, así como analizar documentos, estudios, técnicas de evaluación y métodos que permitan identificar deficiencias en los procesos y/o servicios a fin de coadyuvar en los asuntos inherentes al área. Funciones:

- Comunicar a las áreas que conforman la Subgerencia de Personal, programas, normatividad, requerimientos de información y asuntos relevantes que involucren al área para mantener una comunicación y retroalimentación integral.

- Analizar los documentos administrativos, normativos, acuerdos, convenios, actas administrativas y demás documentos que reciba la Subgerencia de Personal con la finalidad de coadyuvar en los procesos que se deriven.

- Proporcionar atención a los informes periódicos de la Subgerencia de Personal a fin de que se entreguen en las fechas establecidas.

- Programar y realizar los trámites para el pago a los prestadores de servicios contratados bajo el régimen de honorarios con cargo al capitulo 1000, para dar cumplimiento a lo autorizado en el Anteproyecto del Presupuesto en materia de Servicios Personales.

- Recabar los requerimientos de información emitidos por las diferentes entidades globalizadoras (SEP, SHCP, SFP, IMSS, INEGI, etc.), para entregar en las fechas y tiempos establecidos.

- Analizar el Contrato Colectivo de Trabajo y el Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal, a fin de coadyuvar a otorgar al personal del FCE las prestaciones a que tienen derecho.

- Recabar la información requerida por el Despacho Laboral, para la atención, seguimiento y conclusión de las demandas laborales en contra del FCE.

- Apoyar en el desarrollo de estudios para detectar las necesidades del personal en los aspectos de crecimiento profesional y laboral así como sus repercusiones en la productividad.

- Supervisar que las técnicas de evaluación sean empleadas con la finalidad de medir el rendimiento y la calificación de méritos del personal.

- Analizar métodos y técnicas que permitan identificar deficiencias en los procesos, para implementarlas en áreas críticas a través de adiestramiento del personal.




Número de documento:

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Páginas : 14


Nivel: 2

Políticas

VI. POLÍTICAS

Las políticas de operación se encuentran en cada uno de los procedimientos documentos en este manual.





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Páginas : 15


Nivel: 2

Procedimientos

VII. PROCEDIMIENTOS


01.08.05 Área responsable: Gerencia de Administración y Finanzas

Fecha de revisión: 16.04.10

Código de documento: FCE-GAF-PR.02

Revisión: 07

Páginas : 1

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 2

-La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

Procedimiento de Competencia de Personal

Procedimiento De Competencia de Personal

unidadplaneaciona

COMERI





Revisión: 07

Páginas : 2


Nivel: 2



1 OBJETIVO Este documento establece el procedimiento que sigue el Fondo de Cultura Económica para asegurarse que el personal que realiza los trabajos que afectan la calidad de los productos o servicios es competente para garantizar la operación eficaz y eficiente. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica a la Subgerencia de Personal y al Departamento de Capacitación. Inicia con la integración del programa anual de capacitación, incluye la ejecución del mismo y termina con la evaluación de las acciones tomadas. 3 POLÍTICAS

1. Este procedimiento es aplicable para cumplir los requerimientos del apartado 6.2 del Manual de Gestión de Calidad.

2. La Subgerencia de Personal es el responsable de modificar, actualizar y vigilar la

aplicación de este procedimiento para administrar y optimizar de manera efectiva al factor humano.

3. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal determinar la competencia necesaria

para el personal que realiza los trabajos que afectan la calidad del producto o servicio, elaborando para ello el perfil y la descripción de cada puesto. Para este efecto para el personal de mandos medios y superiores se utilizan los registros FCE-GAF-RE.03 y FCE-GAF-RE.02 respectivamente y para el personal administrativo, técnico y manual (ATM) el formato Cédula de Valuación de Puestos de la Subsecretaría de Egresos Unidad de Política y Control Presupuestario de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

4. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal proporcionar formación o tomar otras

acciones para satisfacer las necesidades de competencia integrando para ello el programa anual de capacitación.

5. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal evaluar la eficacia de las acciones

tomadas mediante la herramienta denominada evaluación de capacitación.

6. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal de mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia, en el expediente de cada trabajador.





Revisión: 07

Páginas : 3


Nivel: 2



7. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas, autorizar la integración al programa anual de capacitación, en cualquier tiempo y cuando así se requiera un Seminario, Curso, taller o cualquier otra modalidad, para cubrir las necesidades de capacitación detectadas o solicitadas.

8. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas suspender, diferir o

cancelar cuando así sea preciso, una actividad programada dentro del Programa Anual de Capacitación.

9. Cuando se requiera se solicitará mediante el procedimiento de compras FCE-GAF-PR.05

la contratación de servicios en materia de capacitación.

10. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal aplicar las evaluaciones correspondientes al personal MM y ATM (personal sindicalizado y de confianza de base mínimo con 1 año de antigüedad) con base en los registros FCE-GAF-RE.44 Evaluación de desempeño de personal ATM y FCE-GAF-RE.45 Cédula de evaluación a personal MM garantizando la no discriminación.





Revisión: 07

Páginas : 4


Nivel: 2



4 DEFINICIONES Competencia: Capacidad productiva de un individuo que se define y mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral, y refleja los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realización de un trabajo efectivo y de calidad. Perfil de puesto: son los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se requieren, responsabilidades. Descripción de puesto: es el documento con la explicación escrita de los deberes, obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Capacitación: es aprendizaje y aprendizaje es el cambio de conducta, por lo tanto los cambios que se produzcan en los trabajadores deben ser producto de necesidades previamente diagnosticadas y reforzadas en la línea de trabajo. Programa de capacitación: De acuerdo a los objetivos detectados en las necesidades de capacitación se deben de estipular los logros que se deseen y los medios de que se dispondrá. Cédula de Valuación de Puestos: es el documento que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público establece para la valuación de los puestos del personal Administrativo, Técnico y Manual y contiene la explicación escrita de los deberes, obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Así como los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se requieren y sus responsabilidades. MM: Mando Medio ATM: Administrativo, Técnico y Manual





Revisión: 07

Páginas : 5


Nivel: 2



DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO





Revisión: 07

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Nivel: 2



5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Departamento de

Capacitación Verifica anualmente la información relacionada con la capacitación del personal de acuerdo a los requerimientos específicos de cada área (sistema FORTIA, programa anual de capacitación del año anterior, perfiles de puesto, evaluación de la capacitación) y detecta nuevas necesidades de capacitación.

Perfil de puesto FCE-GAF-RE.03 Cédula de Valuación de Puestos (SHCP) Programa Anual de Capacitación, FCE-GAF-RE.05 Formato de evaluación de la capacitación FCE-GAF-RE.39

2. Departamento de Capacitación

Integra el programa anual de capacitación y lo hace del conocimiento de la Subgerencia de Personal para su análisis y valoración.

Programa Anual de Capacitación, FCE-GAF-RE.05

3. Subgerencia de Personal.

Analiza y determina la viabilidad de la propuesta realizada en el programa anual de capacitación. No aprueba. Ir al paso 4. Si aprueba. Ir al paso 5.



Devuelve al Departamento de Capacitación con las observaciones del programa anual de capacitación para su corrección, adecuación o mejora. Ir al paso 2.



Integra el documento y lo remite a la Gerencia de Administración y Finanzas para su Visto Bueno.


6. Gerencia de Administración y Finanzas.

Revisa el programa de capacitación. No Autoriza ir a paso 7. Autoriza ir a paso 8.


7. Gerencia de Realiza observaciones y lo remite al





Revisión: 07

Páginas : 7


Nivel: 2



PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Administración y Finanzas.

Departamento de Capacitación. Ir a paso 2

8. Departamento de Capacitación.

Coordina la ejecución del programa de capacitación de acuerdo al calendario de actividades.


Verifica y da seguimiento al Programa de Capacitación, cumpliendo con los objetivos determinados en el mismo.

Evaluación del programa de capacitación FCE-GAF-RE.07

10. Departamento de Capacitación.

Integra los registros correspondientes al final de cada curso, para su resguardo, cuando la capacitación es de carácter interna.

Evaluación del curso FCE-GAF-RE.06 Lista de Asistencia FCE-GAF-RE.32


Integra la acreditación correspondiente cuando el curso de capacitación es de carácter externo.

Acreditación externa


Integra los resultados de la evaluación del programa, envía a las áreas la evaluación de la capacitación para ser requisitada y la recibe de las mismas.

Evaluación del Programa de Capacitación, FCE-GAF-RE.07 Formato de evaluación de la capacitación FCE-GAF-RE.39

13. Subgerencia de Personal Departamento de Capacitación

Analizan la información contenida en la Evaluación del Programa de Capacitación y en las evaluaciones recibidas de las áreas. La integran en forma de reporte (Informe).

Reporte

14. Subgerencia de Personal

Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas la información para su conocimiento. Termina el procedimiento.





Revisión: 07

Páginas : 8


Nivel: 2



6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6.2 N. A. Acreditación externa 6.3 N. A. Cédula de Valuación de Puestos 6.4 N. A. Contrato Colectivo de trabajo del FCE 6.5 N. A. Norma para la Descripción, Perfil y Valuación

de Puestos. 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-GAF-RE.02 Descripción de Puesto 7.2 FCE-GAF-RE.03 Perfil de Puesto 7.3 FCE-GAF-RE.05 Programa Anual de Capacitación 7.4 FCE-GAF-RE.06 Evaluación del Curso 7.5 FCE-GAF-RE.07 Evaluación del Programa de Capacitación 7.6 FCE-GAF-RE.32 Lista de Asistencia 7.7 FCE-GAF-RE.39 Formato de Evaluación de la Capacitación 7.8 FCE-GAF-RE.44 Evaluación de desempeño de personal ATM 7.9 FCE-GAF-RE.45 Cédula de evaluación a personal MM 7.10 FCE-GAF-RE.47 Detección de Necesidades de Capacitación 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Representante de la Dirección

Gerencia de Tecnología.

1 Biblioteca Gonzalo Robles

Gerencia de Producción.

N. A. Versión electrónica-sólo lectura

Gerencia de Tecnología





Revisión: 07

Páginas : 9


Nivel: 2



9 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO

16.04.10 07 4

Observación de auditoría externa

2009

Se integro en el punto 4

definiciones, el significado de las siglas ATM y MM

08.01.2010 06 Todas Planeación y Calidad

Se valida y aprueba el presente documento por el COMERI y

Dirección General

20.01.09 05 1,2,3,8 y 9 Subgerencia de Personal

Se agrega la política 10 referente a la evaluación del

desempeño. Se incluyen los registros

FCE-GAF-RE.44 Evaluación de desempeño de personal ATM, FCE-GAF-RE.45 Cédula de

evaluación a MM y FCE-GAF-RE.47 Detección de

Necesidades de Capacitación.

Anexos del Procedimiento de Competencia de Personal

ANEXO 7.1

FCE-GAF-RE.02

DESCRIPCIÓN DE PUESTO


1. TÍTULO: Descripción de Puestos 2. OBJETIVO DE REGISTRO:

Definir el conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacional, aporta resultados que han de contribuir al fin de la organización.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Subgerente de Personal 4. FORMA DE LLENADO:

Electrónico 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción 1. Identificación Nombre del puesto que nos permita

identificarlo dentro de una institución 2 Objetivo Definir la contribución principal de un puesto

dentro de una institución.,el verbo siempre debe de ir en infinitivo.

3 Funciones Acciones que lleva el ocupante del puesto para alcanzar el objetivo del mismo, el verbo siempre debe de ir en infinitivo y que resultado se obtiene de está acción.

4.1| Relaciones Internas Identificar cuáles son sus contactos en la Institución y en que situaciones interactúa con ellos.

4.2 Relaciones Externas Identificar cuáles son sus contactos fuera la Institución y en que situaciones interactúa con ellos

INSTRUCTIVO DE LLENADO


ANEXO 7.2

FCE-GAF-RE.03

PERFIL DE PUESTO


1. TÍTULO: Perfil de Puestos

2. OBJETIVO DE REGISTRO: Contar con las competencias requeridas en función del puesto


Subgerente de Personal

4. FORMA DE LLENADO: Electrónico

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción 1. Identificación Nombre del puesto que nos

permita identificarlo dentro de una institución

2 Edad Requerida Indicar la edad mínima para ocupar el puesto

3 Experiencia El tiempo mínimo que se requiere en que el candidato ha adquirido los conocimientos o habilidad para desempeñar el puesto

4 Educación Especificar nivel de escolaridad que se requiere y así mismo especificar el área de conocimientos .o equivalencia en años de experiencia

5 Formación En que área de conocimientos teórico o práctico se debe de desarrollar el titular del puesto, cursos.

6 Habilidades Son las destrezas técnicas que debe tener el titular del puesto.



ANEXO 7.3

FCE-GAF-RE.05

PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN


1. INTRODUCCIÓN 1 2. JUSTIFICACIÓN 2 3. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 3 4. VERTIENTES 4 5. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA 5 6. DNC POR GERENCIA 6


1. TÍTULO: Programa de Capacitación

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidencia que permite establecer el programa anual de capacitación del FCE.


Departamento de Capacitación.

4. FORMA DE LLENADO Manual.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

Id. Elemento Descripción

1. INTRODUCCIÓN

En este apartado se deben describir los antecedentes al Programa Anual así como un resumen de lo que el lector va a encontrar en el documento.

2. JUSTIFICACIÓN Indicar el soporte al programa, es decir la descripción de la justificación al programa de capacitación.

3. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

Detallar las vertientes del programa cubriendo la parte institucional y la de profesionalización.

4. VERTIENTES Describir cada una de las vertientes, así como sus objetivos y temas a trabajar.

5. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA

Evaluar el programa de capacitación e impacto en el periodo.

6. DNC POR GERENCIA Se incluyen las matrices con necesidades de capacitación por área.



ANEXO 7.4

FCE-GAF-RE.06

EVALUACIÓN DEL CURSO


1. TITULO: Encuesta de Evaluación.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Conocer la satisfacción de los asistentes a los cursos impartidos, así como sus necesidades y expectativas.


Personal del FCE

4. FORMA DE LLENADO: Manual



1. Curso Nombre del curso desarrollado. 2. Grupo Grupo al que pertenecen los participantes

cuando son clasificados en grupos y enlistados en el mismo.

3. Instructor Nombre del facilitador del curso. 4. Fecha Fecha en la que se desarrolla el curso. 5. El instructor Evaluación sobre el dominio del tema por

parte del facilitador. 6. El instructor llevó las sesiones Evaluación del método del facilitador en

cuanto a la planeación y organización del curso.

7. El instructor Evaluación de la motivación del instructor para la promoción de la participación del personal.

8. La actitud del instructor hacia el grupo fue

Cordialidad con la que el facilitador / instructor se dirigió al personal y causó dicha impresión.

9. Los objetivos Evaluación del cumplimiento de los objetivos descritos al inicio del curso.



Id. Elemento Descripción 10. Los temas del curso son Evaluación de la utilidad y aplicación del

curso dentro del área en la que se desempeña el personal.

11. Las instalaciones del curso Evaluación de la contribución de las instalaciones al adecuado desarrollo del curso.

12. El material utilizado por el instructor

Evaluación del apoyo que brindó el material empleado por el instructor para facilitar el aprendizaje de los participantes.

13. El curso cubrió sus expectativas

Definición de la apreciación del participante en cuanto a la cobertura de las expectativas generadas por el desarrollo del curso.

14. ¿Por qué? Explicación de las causas por las que el participante determinó si el curso cumplió sus expectativas.

15. En términos generales, cómo calificaría este curso:

Determinación de la percepción del curso en términos generales sobre la realización del curso.

16. Comentarios Espacio reservado para que el participante emita ciertos comentarios que apoyen el proceso de capacitación, ya sea en la planeación, realización o evaluación del mismos.


ANEXO 7.5

FCE-GAF-RE.07

EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN


CÓDIGO DEL DOCUMENTO: REVISIÓN:FCE-GAF-RE.07 01

SI NO CANCELADO REPROGRAMADO

ELABORÓ: ________________________________ REVISÓ:_________________________________________

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASSUBGERENCIA DE PERSONAL

EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

OBSERVACIONESCURSOS REALIZADOS

No.CURSOS PROGRAMADOS

1

2 3

4 5


1. TÍTULO: EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evidenciar la realización del programa anual de capacitación.


Jefe del Departamento de Capacitación.

4. FORMA DE LLENADO: Manual.



1. Cursos programados Anotar el nombre de los cursos que serán impartidos.

2. Cursos realizados Si No

Indicar para cada curso si fue o no realizado.

3. Observaciones Para el caso en que el curso NO fue realizado, indicar si fue cancelado o reprogramado.

4. Elaboró Indicar el nombre de quién realizó el programa.

5. Revisó Indicar el nombre de quien revisó el programa



ANEXO 7.6

FCE-GAF-RE.32

LISTA DE ASISTENCIA


G R U P O : F E C H A : H O R A R IO :

Ins truc to r_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _F C E -G A F -R E . 3 2 R e vis ió n : 0

N U M . E M P L E A D O N O M B R E A R E A F I R M A

L IS T A D E A S IS T E N C IA (N O M B R E D E L C U R S O )1

4

5 6 7 8 9

2 3


1. TÍTULO: LISTA DE ASISTENCIA. 2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Evidenciar asistencia por parte del personal del FCE, al curso impartido.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Jefe del Departamento de Capacitación.

4. FORMA DE LLENADO:

Manual.



1. Grupo Indicar el grupo que va a recibir la capacitación.

2. Fecha Se refiere a la fecha en la que se impartirá el curso.

3. Horario Indicar el horario en el que se llevará a cabo la capacitación.

4. Instructor Poner el nombre del instructor que impartirá el curso.

5. Número Colocar el número consecutivo de asistentes al curso.

6. Empleado Indica el número de empleado.

7. Nombre Indicar el nombre del empleado que asiste al curso.

8. Área Se refiere al área a la que pertenece el empleado.

9. Firma Indica la firma del empleado que acude a la capacitación.



ANEXO 7.7

FCE-GAF-RE.39

FORMATO DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN


FORMATO DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

CURSO: SOLICITO:

ÁREA QUE SOLICITO:

PARTICIPANTES:

FECHA:

El siguiente cuestionario tiene la finalidad de evaluar el proceso de capacitación, por lo cual le pedimos sea claro y honesto al contestar las preguntas.

1. Describa brevemente en qué acciones ha aplicado el personal a su cargo la capacitación recibida. (En caso necesario anexar una hoja con la respuesta). 2. ¿Cuáles han sido las mejoras que la capacitación ha aportado en su área de trabajo?

Horas de capacitación recibidas: _____

Gracias por su participación

FCE-GAF-RE.39 REV. 00

1

2

6

4

11

7

3

5

8


1. TÍTULO: Formato de Evaluación de la Capacitación 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Evaluar el proceso de capacitación. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento de capacitación y Jefe directo del área que solicitó el curso 4. FORMA DE LLENADO Manual y/o electrónico 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

Id. Elemento Descripción 1.

Curso

Nombre del curso al que asistió. Requisitado por departamento de capacitación.

2.

Solicito

Nombre de la persona que solicitó el curso. Requisitado por departamento de capacitación.

3.

Área que solicitó

Área a la cual se le brindó la capacitación. Requisitado por departamento de capacitación.

4.

Participantes

Nombre de los integrantes que asistieron al curso.. Requisitado por departamento de capacitación.

5.

Fecha

Fecha de inició y término del curso. Requisitado por departamento de capacitación.

6.

Describa brevemente en qué acciones ha aplicado el personal a su cargo la capacitación recibida. (En caso necesario anexar una hoja con la respuesta).

Conocer que acciones le han permito al personal capacitado llevar a la práctica lo aprendido. Requisitado por el área que solicitó el curso.



Id. Elemento Descripción 7.

¿Cuáles han sido las mejoras que la capacitación ha aportado en su área de trabajo?

Conocer cuáles ha sido las mejoras que la capacitación ha aportado en el área de trabajo respectivo. Requisitado por el área que solicitó el curso.

8. Horas de capacitación recibidas Indicar el total de horas recibidas de capacitación que se está evaluando


ANEXO 7.8

FCE-GAF-RE.44

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A PERSONAL ATM


Fecha de revisión:

N.A.Código del Documento:

FCE-GAF-RE.44Referencia:

FCE-GAF-PR.02Revisión:

00

DATOS DEL (LA) EVALUADO (A)

NombrePuestoÁreaGerenciaAntigüedad en el FCE AñosAntigüedad en el puestoPeriodo de Evaluación

DATOS DEL (LA) EVALUADOR (A)

NombrePuestoGerenciaTiempo de trabajarcon el (la) evaluado(a)

El Sistema de Evaluación de Desempeño está basado en 2 elementos: Factores de Evaluación y Grados de Evaluación

Disposición para el Trabajo Nivel de esfuerzo realizado por el empleado(a) Excede Expectativas El desempeño se encuentra sistemática-

para el cumplimiento de sus actividades mente por arriba del requerimiento. Su

cotidianas y apoyo a otras funciones. contribución es significativa para los re-

Responsabilidad Grado en el que el trabajador(a) cumple con sultados de su área.

sus tareas. Cumple El desempeño cumple satisfactoriamente

Calidad Grado en el que el trabajdor(a) aplica a sus el requerimiento del puesto. Contribuye

actividades los estándares establecidos consistentemente a la generación de

por el Sistema de Gestión de Calidad, o resultados.

en caso de no disponer de ello, Inconsistente El desempeño no cumple satisfactoria-

los establecidos por las propias áreas. mente el requerimiento del puesto en

Normas/Políticas Grado en que el trabajador(a) realiza sus forma constante. Los resultados del

tareas y se comporta como lo dispone el área se llegan a ver afectados.

marco regulatorio que rige el funcionamiento Insuficiente El desempeño no alcanza el requerimiento

de la institución. del puesto. Es necesario fortalecer cono-

cimientos, habilidades y/o actitudes. Su

nivel de desempeño debe mejorar en

breve.

En virtud de que la evaluación cubre el desempeño de un año, es recomendable reflexionar cuidadosamente sobre lo ocurrido y lo logrado durante ese periodo, a fin de otorgar una evaluación justa para todos loscolaboradores(as).La evaluación otorgada en cada factor debe ser fundamentada en los espacios señalados. El comité revisor se reserva el derecho de solicitar información adicional que avale dichos fundamentos.

Fecha:_________________________

Nombre y Firma del Evaluador(a)_____________________________________________________

Nombre y Firma del Evaluado(a)______________________________________________________

Evaluación de Desempeño Personal ATMDatos generales y definiciones

FACTORES DE EVALUACIÓN Definición DefiniciónGRADOS

1

2

34

5

7

6


Evaluador(a) y Evaluado(a) deberán identificar conjuntamente las debilidades del desempeño que se evalúa,y traducirlas en compromisos de mejora cuya atención será responsabilidad de ambos.El compromiso que corresponda a cada uno deberá describirse en forma específica, señalando el periodorequerido para su cumplimiento a partir de la fecha de la evaluación.

Compromisos de mejoraComentarios del (la) evaluador(a) respecto a las debilidades y áres de oportunidad demejora del (la) evaluado(a).

Comentarios del (la) Evaluado(a) respecto al apoyo esperado de sus jefes(as).

1

2

3

4

5

Nombre y Firma Evaluador(a)______________________________________________

Nombre y Firma del Evaluado(a)____________________________________________

Fecha:____________________________

Compromisos del (la)Evaluado (a)Áreas de Mejora

Evaluación de Desempeño Personal ATMHoja de Compromisos de Mejora

Compromisos del (la)Evaluador (a)


A) Marcar en cada factor con una X el grado de evaluación que refleje fielmente el desempeño del evaluado(a).B) Al elegir el grado de evaluación, el evaluador(a) deberá describir en el espacio denominado "Fundamentos",los hechos que respaldan evaluación concedida en ese factor, y la fecha estimada en que ocurrieron.

Fundamentos

Fundamentos

Fundamentos

Fundamentos

Nombre y Firma Evaluador(a)______________________________________________

Nombre y Firma del Evaluado(a)____________________________________________

Fecha:____________________________

InsuficienteNormas/Políticas Excede expectativas

Cumple Inconsistente

Insuficiente

Cumple InsuficienteCalidad

Excede expectativas

Excede expectativas

Inconsistente

Evaluación de Desempeño Personal ATMHoja de Evaluación

Cumple Inconsistente InsuficienteResponsabilidad

CumpleDisposición para el

trabajoExcede

expectativasInconsistente


1. TÍTULO: Evaluación de desempeño a personal ATM 2. OBJETIVO DE REGISTRO: Conocer el desempeño laboral a lo largo de

un año del personal ATM

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Evaluador/evaluado.

4. FORMA DE LLENADO: Electrónico y/o manual


Id. Elemento Descripción 1. Datos del evaluado Especificar datos del/la servidor/a público

al que se evaluará 2. Datos del evaluador Especificar datos de la persona q evaluará 3. Factores de evaluación. Factores y grados de evaluación que se

tomarán en cuenta. 3.1 Disposición para el

trabajo .Especificar el nivel de disposición con el que cuenta el trabajador para realizar sus labores

3.2 Responsabilidad Especificar el grado con el que el trabajador cumple con sus tareas

3.3 Calidad Especifica si el trabajador aplica dentro sus labores lo estipulado en el Manual de Calidad del FCE.

3.4 Normas/políticas Especifica el grado en el cual el trabajador cumple con sus funciones en base al reglamento

4. Grados Es la escala estimativa para medir el nivel de desempeño de la persona evaluada

4.1 Excede expectativas Indica un nivel favorable del desempeño laboral, mas allá de lo esperado

4.2 Cumple Indica un nivel deseable del desempeño laboral

4.3 Inconsciente Indica el nivel medio del desempeño laboral

4.4 Insuficiente Indica el nivel mas bajo del desempeño laboral

5. Fecha Especifica la fecha en que se llena el



registro 6. Nombre y firma del

evaluador Anotar nombre y firma de la persona que evalúa

7. Nombre y firma del evaluado

Anotar nombre y firma de la persona a la q se evaluó


ANEXO 7.9

FCE-GAF-RE.45

CÉDULA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A PERSONAL MM


1

2

3

4

5

6 7


8

8

9 10


1. TÍTULO: Cédula de evaluación a personal MM 2. OBJETIVO DE REGISTRO: : Conocer el desempeño laboral a lo largo

de un año del personal MM

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Persona que Evaluará.

4. FORMA DE LLENADO: Electrónico y/o manual.


Id. Elemento Descripción 1. Evaluado Especificar los datos de el/la

evaluado/a 2 Fecha Indicar la fecha de en que se

llena el registro de evaluación 3 Efectividad Especificar la efectividad del/la

evaluado/a en cuanto a su desarrollo y capacidades laborales

4 Transparencia Especifica la transparencia del proceso laboral del/la evaluado/a

5 Innovación Especifica cuales son las capacidades creativas del/la evaluado/a

6 Nombre y firma del evaluador Anotar nombre y firma de la persona que evalúa

7 Nombre y Firma del evaluado Anotar nombre y firma de la persona a la que se evaluó

8 Notas de mérito Anotar las conductas, acciones o aportaciones que la persona que se le evalúa haya realizado para mejorar su trabajo desempeñado

9 Nombre y firma del evaluador Anotar nombre y firma de la persona que evalúa

10 Nombre y Firma del evaluado Anotar nombre y firma de la persona a la que se evaluó



ANEXO 7.10

FCE-GAF-RE.47

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Anexos del Procedimiento Competencia de Personal

PUESTOS A SU CARGO

No. DE OCUPANTES

No. No. EMP. NOMBRE NOMBRE

DEL PUESTO CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES CURSOS QUE REQUIERE

ÁREA:

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓNDEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN

Requerimientos de Capacitación

1

2

3

5

6

7

8

9

10

JEFE: 4FCE.-GAF-RE.47 REV.00


CUESTIONARIO DNC

ÁREA: JEFE/A: Este cuestionario tiene la finalidad de complementar la información registrada en el Formato de DNC

anterior.

INSTRUCCIONES

A continuación se presentan una serie de preguntas las cuales se le pide conteste de acuerdo a sus necesidades de capacitación inmediatas.

1. Tomando en cuenta la información registrada en el formato de DNC, escriba dos cursos que

considere prioritarios para el mejor desempeño de las actividades en su área, así como el o los nombres del personal elegido para recibir la capacitación.

CURSOS PARTICIPANTES

2. Considerando la carga de trabajo en su área indique que período de tiempo (fecha, mes, etc.)

sería propicio para recibir capacitación.

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

1

11

12

1413

15



1. TÍTULO: DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN


Establecer un mecanismo para conocer las necesidades de capacitación del personal.


Departamento de Capacitación

4. FORMA DE LLENADO: Manual y/o electrónico



1. Área Nombre del área a la que va dirigida laDNC

2. Jefe/a Nombre del responsable del área

3. Puestos a su cargo Indicar el número de puestos que tiene a su cargo

4. No. de ocupantes Indicar el número de ocupantes que se encuentran en esos puestos

5. No. Indicar el número consecutivo

6. No. de Empleado/a Indicar el número de empleado/a asignado por la institución

7. Nombre Indicar el nombre de cada uno de los colaboradores/as adscritos/as al área

8. Nombre del Puesto Indicar el nombre del puesto

9. Requerimientos de Capacitación

En éstos apartados se deberán señalar los conocimientos, habilidades y actitudes que se requieren según el puesto

10. Cursos que requiere Se deberán señalar los cursos de capacitación que de acuerdo al puesto son necesarios para el desempeño de las


Id. Elemento Descripción funciones

11. Área En esta sección se debe indicar el nombre del área a la que está dirigido el cuestionario de DNC

12. Jefe/a Indicar el nombre del responsable del área

13. Cursos Señalar dos cursos que considere prioritarios para el mejor desempeño de las funciones de los colaboradores/as

14. Participantes Señalar el nombre de los participantes que requieren la capacitación

15. Período de Tiempo Indicar el periodo de tiempo propicio para recibir la capacitación, considerando la carga de trabajo





Revisión: 03

Páginas : 1


Nivel: 2

-La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

Procedimiento de ambiente de Trabajo

Procedimiento de Ambiente de Trabajo





Revisión: 03

Páginas : 2


Nivel: 2



1 OBJETIVO Este documento establece el procedimiento que sigue el Fondo de Cultura Económica para determinar y gestionar el ambiente necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica a la Gerencia de Administración y Finanzas, Subgerencia de personal y al Departamento de Capacitación. Inicia con la integración de la guía que emite la Secretaría de la Función Pública para la práctica de la encuesta de clima organizacional para la Administración Pública Federal, incluye el análisis de la encuesta de clima organizacional y termina con la integración de un programa anual de clima organizacional. 3 POLÍTICAS

1. Este procedimiento es aplicable para cumplir los requerimientos del apartado 6.4

del Manual de Gestión de la Calidad. 2. El FCE, determina y administra el ambiente de trabajo necesario para alcanzar

la conformidad a los requerimientos del producto o servicio. 3. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas procurar lo

siguiente:

a. Condiciones de seguridad y vigilancia de los empleados y las instalaciones. El FCE, contrata anualmente a una empresa especializada en este rubro. Este grupo de elementos de vigilancia apoyan, en forma coordinada a la Unidad Interna de Protección Civil, en acciones de emergencia.

b. La limpieza e higiene en las instalaciones. El FCE, contrata anualmente a

una empresa especializada en este rubro, que atienden a todas las instalaciones.





Revisión: 03

Páginas : 3


Nivel: 2



c. Fumigación. El servicio de fumigación de las instalaciones del FCE, se realiza mensualmente mediante la contratación de una empresa especializada.

d. Plantas de ornato. El servicio de mantenimiento a las plantas de ornato

del FCE, se realiza de acuerdo al programa de jardinería.

e. Agua potable. El abastecimiento de agua para beber se realiza semanalmente mediante la contratación de una empresa especializada.

f. Ergonomía. En el FCE se cuenta con áreas idóneas de trabajo tipo oficina

(cubículos, sala de uso múltiple, biblioteca, salas de trabajo, salas de junta, pasillos, estacionamientos vehiculares) para la ejecución del trabajo; se procura que los espacios y el mobiliario permitan al personal trabajar con comodidad y con seguridad.

Área de Mezanine con espacio de cafetería para autoservicio y cocineta de alimentos.

Los sanitarios en cada nivel ubicados a un costado de las escaleras internas. El área autorizada para fumadores está ubicada en el área del mezanine. La descripción de cada nivel del inmueble es general, derivada de la dinámica operativa y funcional de las diversas áreas que conforman el FCE.

g. Salud. Se cuenta con consultorio medico atendido por profesionales de la

Salud.

h. Derechos Laborales. Oficina permanente del Sindicato para atención de los trabajadores sindicalizados.

i. Factores físicos que afectan el ambiente de trabajo en el FCE:

• Calor, Humedad, Iluminación y Flujos de Aire. Se cuenta con un sistema de aire acondicionado que proveen aire acondicionado al 35% (treinta y cinco por ciento) de las oficinas e instalaciones del inmueble. Debido al tipo de trabajo que se realiza, las condiciones de calor y/o humedad no son un factor crítico para el desempeño de los procesos, no afectando al personal o a los materiales que utiliza para realizar sus labores cotidianas.





Revisión: 03

Páginas : 4


Nivel: 2



Las áreas de trabajo del FCE, son semi-cerradas, por lo que se cuenta parcialmente

con luz natural en los espacios cercanos a los ventanales. Las áreas de trabajo ubicadas al centro de cada piso utilizan la iluminación artificial

interior que es suficiente para desarrollar las actividades, ya que no se efectúan trabajos de precisión.

El área de trabajo no esta expuesta a flujos de aire que requieran control. • Higiene. Por el tipo de procesos realizados en el FCE no se requiere

condiciones especiales de higiene, para realizar sus actividades cotidianas. Sin embargo, el personal sigue prácticas de higiene colocando la basura de las oficinas en los cestos y haciendo buen uso de los sanitarios de cada piso.

• Ruido. Las actividades desarrolladas no implican generación de ruido que afecte

la salud del trabajador por lo que el nivel de ruido generado no requiere ser medido y controlado.

• Vibración. Las actividades desarrolladas no implican generación de vibración

que afecte la salud del trabajador por lo que el nivel de vibración generado no requiere ser controlado.

• Contaminación. Las actividades desarrolladas no implican generación de

contaminación que afecte la salud del trabajador por lo que no requiere ser medida y controlada.

• En apoyo a este rubro se ha aplicado el programa de reducción de consumo de

Tabaco, en todas las áreas internas del FCE.

4. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal la identificación, medición y desarrollo de acciones encaminadas a fortalecer los aspectos sociales del FCE.





Revisión: 03

Páginas : 5


Nivel: 2



4 DEFINICIONES Ambiente de Trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo, las condiciones incluyen factores físicos, sociales, psicológicos y medio ambientales Ergonomía: Conjunto de elementos físicos que permiten a las personas realizar sus labores cotidianas con comodidad y seguridad. Protección Civil: Conjunto de acciones encaminadas a preservar la vida de las personas ante una emergencia. SFP: Secretaría de la Función Pública.





Revisión: 03

Páginas : 6


Nivel: 2



5 DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO





Revisión: 03

Páginas : 7


Nivel: 2



DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Gerencia de Administración y Finanzas/ Subgerencia de Personal

Recibe de la Secretaría de la Función Pública (SFP), la invitación, convocatoria y guía para participar en la encuesta de clima organizacional anual de la Administración Pública Federal, vía correo electrónico.

Guía de aplicación de clima organizacional. (SFP). Encuesta de clima organizacional.

2. Gerencia de Administración y Finanzas/ Subgerencia de Personal

Convoca al personal del FCE a participar en la contestación de la encuesta de clima organizacional aplicada por la Administración Pública Federal.

3. Personal del FCE Contesta encuesta a través de la herramienta propuesta por la Secretaría de la Función Pública.

4. Departamento de capacitación.

Recibe los Resultados por parte de la SFP.


Analiza los resultados, determinando las áreas de fortaleza y las áreas de oportunidad.

Reporte de resultados “Encuesta de Clima Organizacional”


Elabora el programa anual de clima organizacional para el año que viene.

Programa Anual de Clima Organizacional, FCE-GAF-RE.16


Presenta los resultados y la propuesta de programa de Clima organizacional a la Subgerencia de Personal y Gerencia de Administración y Finanzas, para su conocimiento y análisis.

Reporte de resultados “Encuesta de Clima Organizacional” Programa Anual de Clima Organizacional, FCE-GAF-RE.16





Revisión: 03

Páginas : 8


Nivel: 2



PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 8. Subgerencia de

Personal Da seguimiento al programa propuesto, y reporta los resultados de las acciones emprendidas al órgano de Gobierno. Termina procedimiento.





Revisión: 03

Páginas : 9


Nivel: 2



6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6.2 N.A Guía de aplicación de clima

organizacional. (SFP). 6.3 N.A Encuesta de clima organizacional 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-GAF-RE.16 Programa anual de clima organizacional

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Representante de la Dirección










Revisión: 03

Páginas : 10


Nivel: 2







08.01.2010 03 Todas Planeación y CalidadSe valida y aprueba el

presente documento por el COMERI y Dirección General

17.09.07 02 Representante de la Dirección

Subgerencia de Personal

Mejoras al Sistema Documental, cambio en la

lista de distribución y separación de anexos y

numeración de las políticas.

Actualización del objetivo, alcance y políticas. Se incluyo la definición de ambiente de

trabajo, se adecuaron los pasos de acuerdo a la guía

emitida por la Secretaria de la Función Pública para practicar

la encuesta de clima organizacional. Se cancela el registro FCE-GAF-RE.15 y se modifica el registro FCE-GAF-

RE.16 01.09.05

01

Todas

Comisión de

Calidad

Revisión integral de la implementación del

Sistema de Gestión de la Calidad

Anexos del Procedimiento de

ambiente de Trabajo

ANEXO 7.1

FCE-GAF-RE.16

PROGRAMA ANUAL DE CLIMA ORGANIZACIONAL


ambiente de Trabajo

1

2

7

6

5

4

3

9

8

10

11


ambiente de Trabajo

1. TÍTULO: PROGRAMA ANUAL DE CLIMA ORGANIZACIONAL.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Tener evidencia del programa anual de actividades que se realizarán para trabajar sobre el clima organizacional del FCE.


Subgerente de Personal

4. FORMA DE LLENADO: Electrónico / Manual



1. Periodo Indica el periodo que abarcará el programa. Ejemplo 2005-2006

2. Objetivo Indica el objetivo de llevar a cabo el programa anual de clima organizacional.

3. Análisis de Resultados Presenta gráficamente los resultados obtenidos de la encuesta aplicada por la SFP al personal del FCE.

4. Conclusiones del análisis Expresa y determina las razones por las cuales se alcanzan los resultados presentados.

5. Identificación de factores o áreas de oportunidad

Muestra las áreas de oportunidad susceptibles de mejora.

6. Líneas estratégicas de acción u objetivos generales

Muestra las estrategias que se llevarán a cabo para implementar las mejoras, o para cubrir las áreas de oportunidad

7. Propuesta de acciones por objetivo o factor y factibilidad

Describe las tareas que serán parte de cada estrategia presentada.

8. Difusión del programa de acciones de mejora y calendarización.

Describe las acciones que se realizan para difundir el programa.

9. Realizó Indica el nombre y firma de la persona que elaboró el programa



ambiente de Trabajo


10. Revisó Indica el nombre y firma de la persona que revisó el programa.

11. Autorizó Indica el nombre y firma de la persona que autorizó el programa.





Revisión: 02

Páginas : 1


Nivel: 2


Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal

Procedimiento De Reclutamiento y Selección de Personal

unidadplaneaciona

COMERI





Revisión: 02

Páginas : 2


Nivel: 2



1 OBJETIVO Realizar el reclutamiento, selección y contratación del personal requerido para el adecuado funcionamiento de las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica. 2 ALCANCE Aplicable a todas las áreas del Fondo de Cultura Económica. 3 POLÍTICAS

• El comité garantiza a través de los rigurosos estándares de selección que las vacantes sean ocupadas por el personal que cumpla con el perfil y la competencia requerida. De esta forma se compromete a promover la igualdad de oportunidades y la no discriminación

• Con la finalidad de garantizar la equidad de género, el área de personal aplicará para

todos/as los/as candidatos/as el examen de conocimientos, examen psicométrico así como las entrevistas bajo rigurosos criterios definidos

• Todos los anuncios de vacantes deberán tener la leyenda: “el FCE es una institución

comprometida con la equidad de género”

• El área de personal aplicará las preguntas de carácter personal como son sexo, edad y estado civil contenidos en los registros FCE-GAF-RE.43 formato de solicitud de empleo y FCE-GAF-RE.41 Contrato Individual, estrictamente con fines estadísticos.

• Como parte del compromiso que tiene el FCE a la equidad de género, queda prohibido

solicitar el examen de gravidez a mujeres en el proceso de contratación

4 DEFINICIONES Competencia: Capacidad productiva de un individuo que se define y mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral, y refleja los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realización de un trabajo efectivo y de calidad. Perfil de puesto: son los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se requieren, responsabilidades.





Revisión: 02

Páginas : 3


Nivel: 2



Descripción de puesto: es el documento con la explicación escrita de los deberes, obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Puesto: Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes específicos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia SUTFCE.- Sindicato Único de Trabajadores del Fondo de Cultura Económica ATM.- Administrativo, Técnico y Manual MMyS.- Mando Medio y Superior





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Páginas : 4


Nivel: 2



5 DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

SUTFCE

JAS,SUTFCE, DC

DC

Publicar, con apoyo del Departamentode Capacitación, la convocatoria para

contratación interna y/o externa

Aplicar el éxamen de conocimientos alos interesados

Aplicar el éxamen psicométrico al/lacandidato/a con mayor calificación

Formato de ingresoa nómina

FCE-GAF-RE.42

Contrato individualde trabajo

FCE-GAF-RE.41

1

Confirmar que se cumpla con el perfilsolicitado

SUTFCE, DC 5

Confirmar que cumpla con el perfilsolicitado

SUTFCE 11

Enviar oficio a la Subgerencia dePersonal solicitando cubrir la vacante

JAS 1

4

DC 6

9

10

SP 12

Fin

Inicio

Recibir los documentos solicitadospara selección de interesados/as

Notificar el resultado al/la candidato/ay solicitar al área interesada el oficio

de contratación

DC 14

DC 15

DC 16

DC 13

Recibir los documentos, integrar elexpediente y elaborar el formato de

ingreso a nómina

Elaborar el primer contrato y laSubgerencia de Personal es la

encargada de dar seguimiento a loscontratos por tiempo determinado

Integrar el expediente y entregarlo alDepartamento de Desarrollo Humano

para su resguardo y actualización

PersonalMMyS ó ATM de confianza?

NO SÍ

DC 3

Si no existen propuestas recurrir alreclutamiento externo y remitir los/las

candidatos/as al área interesada.

En caso de tener candidatos/as enviana la Subgerencia de Personal para ser

evaluados contra el perfil propuesto

JAS 2

PersonalMMyS ó ATM de confianza?

NO SÍ

DC 7

Aplicar el éxamen psicométrico al/lacandidato/a

SP 8

Solicitar al área interesada el oficio decontratación

1

Responsable de la Actividad

S P:Subgerencia de Personal

DC:Departamento de Capacitación

J A S: Jefe del Área SolicitanteSUTFCE: Sindicato Único de Trabajadores del FCE


Entregar copia de ingreso a nómina alDepartamento de Personal para alta

en nómina dentro de los cincosiguientes días a la fecha de

contratación

Solicitud deempleo

FCE-GAF-RE.43





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Páginas : 5


Nivel: 2



5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Jefatura del Área

Solicitante Envía oficio a la Subgerencia de Personal solicitando cubrir la vacante. Si es personal de MMyS, pasa a la actividad 2. Si es personal ATM, pasa a la actividad 3.

2. Jefatura del Área Solicitante

En caso de tener candidatos/as envían a la Subgerencia de Personal para ser evaluados contra el perfil propuesto.


Si no existen propuestas recurrir al reclutamiento externo (periódicos, recomendaciones, bolsa de trabajo de otras instituciones) y remitir los/las candidatos/as al área interesada.

4. SUTFCE

Publicar con apoyo del Departamento de Capacitación, la convocatoria para contratación interna y/o externa.

5. SUTFCE Departamento de Capacitación

Confirmar que se cumpla con el perfil solicitado para el puesto


Recibir los documentos solicitados para contratación de interesados/as Si el/la candidato/a es MMyS pasar a la actividad 7 Si el/la candidato/a es ATM pasar a la actividad 9

Solicitud de Empleo FCE-GAF-RE.43


Aplicar el examen psicométrico al/la candidato/a


Solicitar al área interesada el oficio de contratación Pasar a actividad 13

9. Jefatura del Área Solicitante SUTFCE

Aplicar el examen de conocimientos a los/las interesados/as





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Nivel: 2





Aplicar el examen psicométrico al/la candidata/a con mayor calificación

11. Departamento de Capacitación SUTFCE

Revisar que los resultados de los exámenes del/la candidato/a cumpla con el perfil solicitado para el puesto


Notificar al/la candidata/a y solicitar al área interesada el oficio de contratación Para personal sindicalizado, el SUTFCE solicita oficio de contratación


Recibir los documentos e integrar el expediente, así como elaborar el formato de ingreso a nómina

Formato de ingreso a nómina

FCE-GAF-RE.42 14. Departamento de

Capacitación Entregar copia de ingreso a nómina al Departamento de Personal para alta en nómina dentro de los cinco siguientes días a la fecha de contratación


Elaborar el primer contrato y la Subgerencia de Personal es la encargada de dar seguimiento a los contratos por tiempo determinado

Contrato individual de trabajo

FCE-GAF-RE.41


Integrar el expediente y entregarlo al Departamento de Desarrollo Humano para su resguardo y actualización Fin del Procedimiento.





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Páginas : 7


Nivel: 2



6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6.2 N.A. Manual de Equidad de Género 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-GAF-RE.41 Contrato Individual de Trabajo 7.2 FCE-GAF-RE.42 Formato de Ingreso a Nómina 7.3 FCE-GAF-RE.43 Solicitud de Empleo 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN











16.04.10

08.01.10

02

01

2

Todas

Observación de auditoría externa

2009

Planeación y Calidad

Se integro en el punto 4

definiciones, el significado de las siglas ATM. y MMyS.

Se valida y aprueba el presente documento por el

COMERI y Dirección General





Revisión: 02

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Nivel: 2






20.01.09

00

Todas

Gerencia de Administración y

Finanzas

Implementación del Procedimiento en el Sistema

de Gestión de Calidad

Anexos del Procedimiento Reclutamiento y Selección de Personal

ANEXO 7.1

FCE-GAF-RE.41

CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO


1

2 3 4

5

6

7

8 9

10

11

11


12

13


14

15 16


1. TÍTULO: CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO


Establecer de manera formal, la relación de trabajo entre el Fondo de Cultura Económica y el/la Empleado/a.


Gerencia de Administración y Finanzas.

4. FORMA DE LLENADO:

Manual y/o electrónico 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

Id. Elemento Descripción 1. Nombre Nombre completo de “El/La Trabajador/a” 2. Nacionalidad. Nacionalidad del/la Trabajador/a 3. Femenino/Masculino. Sexo del/la Trabajador/a 4. Edad. Edad con número del/la trabajador/a 5. Estado civil. Estado civil del/la trabajador/a 6. Domicilio. Domicilio completo del/la Trabajador/a

7. Nombre del Organismo en este caso Fondo De Cultura Económica.

Debe decir: “El Fondo”.

8. Número de seguro social. Número de registro en el Instituto Mexicano del Seguro Social del/la Trabajador/a

9. Número RFC. Número de registro de el Registro Federal de Contribuyentes del/la trabajador/a

10. Número CURP. Número de Clave Única de Registro de Población del/la trabajador/a

11. Puesto. Descripción del Puesto que ocupa el/la Trabajador/a

12. Jornada de Trabajo. Descripción de la jornada en horas que cubrirá por semana el/la trabajador/a dentro del FCE



13. Sueldo.

Descripción en números del sueldo q recibirá por catorcena el/la trabajador/a Para el caso de personal de Mando Medio, se adicionara el monto de la compensación.

14. Fecha. Fecha con día, mes y año en que se firma el contrato

15. Firma y Nombre del Representante del FCE.

Firma y Nombre del/la Representante del FCE

16. Firma y Nombre del/la trabajador/a. Firma y Nombre del/la trabajador/a


ANEXO 7.2

FCE-GAF-RE.42

INGRESO A NÓMINA


INGRESO A NÓMINA

APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE(S)

DEPARTAMENTO O LIBRERÍA:

PUESTO:

FECHA DE INGRESO:

SUBGERENCIA: GERENCIA:

NIVEL SUELDO DIARIO SUELDO BASE IMSS

NÚMERO DE IMSS:

R. F. C. NÚMERO CRÉDITO

INFONAVIT

NÚMERO CRÉDITO FONACOT:

TIPO DE PLAZA (Permanente o eventual, S/C):

NÚMERO DE PLAZA

CÓDIGO DE PLAZA

HORARIO

OBSERVACIONES:

ELABORÓ REVISÓ

REGISTRÓ AUTORIZÓ

Carretera Picacho-Ajusco No. 227, Col. Bosques del Pedregal, C.P. 14738, México, D.F. FCE-GAF-RE.42 REV-00

FORMATO DE ALTA RH - 01- 05

2

1

34

7 8

6 5

9 10 11 12 13

14 15 1716

18

19 20

21 22


1. TÍTULO: INGRESO A NÓMINA


Establecer los requerimientos mínimos para ingresar en la nómina, al personal de nueva incorporación al Fondo de Cultura Económica.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento de Personal.




1. Nombre Completo del/la trabajador/a

Anotar nombre completo del/la trabajador/a

2. Departamento o Librería

Departamento o librería donde labora el/la trabajador/a .

3. Puesto Puesto que ocupa el/la trabajador/a

4. Fecha de Ingreso Fecha en que el/la trabajador/a ingresa a laborar

5. Subgerencia Subgerencia a la que es asignado el/la trabajador/a

6. Gerencia Gerencia a la que es asignado el/la trabajador/a

7. Nivel Nivel al que pertenece el/la trabajador/a

8. Sueldo Diario Sueldo diario que percibe el/la trabajador/a

9. Sueldo base IMSS Sueldo base IMSS que percibe el/la trabajador/a




10. Número IMSS Número de registro del IMSS del/la trabajador/a

11. R.F.C. Número de Registro Federal de Contribuyentes del/la trabajador/a

12. Número Crédito INFONAVIT Número de Crédito de INFONAVIT del/la trabajador/a

13. Número Crédito FONACOT Número de Crédito de FONACOT del/la trabajador/a

14. Tipo de Plaza Tipo de plaza asignada al/la trabajador/a ( permanente, eventual o S/C)

15. Número de plaza Número de plaza asignado al/la trabajador/a

16. Código de plaza Código de plaza asignado al/la trabajador/a

17. Horario Horario que tiene asignado el/la trabajador/a

18. Observaciones Observaciones

19. Persona que Elaboró Nombre y firma de la persona que lleno el formato

20. Persona que Revisó Nombre y firma de la persona que revisó el formato

21. Persona que Registró Nombre y firma de la persona que registró el formato

22. Persona que Autorizó Nombre y firma de la persona que autorizó el formato


ANEXO 7.3

FCE-GAF-RE.43

FORMATO DE SOLICITUD DE EMPLEO


S O L I C I T U D D E E M P L E O

LOS DATOS QUE USTED PROPORCIONE PERMITIRAN AL FCE CONSIDERAR SU SOLICITUD DE EMPLEO EN FUNCION DEL PUESTO PARA EL QUE ESTE MEJOR CAPACITADO.

FOTO FECHA: / /08

RECIENTE

PUESTO SOLICITADO SUELDO DESEADO $

I N F O R M A C I Ó N G E N E R A L NOMBRE EDAD FECHA DE NACIMIENTO Y LUGAR

DOMICILIO (CALLE, No. EXT., NO. INT.)

COLONIA DELEGACION O MUNICIPIO

CÓDIGO POSTAL

ENTRE LAS CALLES DE...

TEL. PARTICULAR TEL. RECADOS E-MAIL:

TEL.OFICINA

NACIONALIDAD

NUM. IMSS R.F.C.

CARTILLA MILITAR LIBERADA SI NO

C.U.R.P.

EN CASO DE SER EXTRANJERO. PASAPORTE No. FM2. No. FM3. No. ESTATURA: PESO: TIPO DE SANGRE :

ESTADO CIVIL SOLTERO CASADO OTRO:

VIVE EN : CASA PROPIA VIVE CON FAMILIARES RENTA OTROS :

¿HA PADECIDO ALGUNA ENFERMEDAD SERIA O GRAVE? SI NO

¿CUAL Y EN QUE FECHA?

DATOS FAMILIARES PADRE NOMBRE VIVE CON UD. SI NO FECHA DE NAC. / OCUPACIÓN

MADRE NOMBRE VIVE CON UD. SI NO FECHA DE NAC. / OCUPACIÓN

NOMBRE FECHA DE NAC. / OCUPACIÓN/ EMPRESA

HERMANOS

CONYUGE NOMBRE

FECHA DE NAC. / OCUPACIÓN / EMPRESA

NOMBRE FECHA DE NAC. / EDAD / OCUPACIÓN

HIJOS


2

1

3 4

5 6

7

8

9

10 11 12 13

14

15

16

17


GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBGERENCIA DE PERSONAL

GRADO MAXIMO DE ESTUDIOS (COMERCIAL, TECNICO, PROFESIONAL.) ESTUDIOS

REALIZADOS FECHAS

INICIO-TERMINO AÑOS

NOMBRE DE LA ESCUELA DOCUMENTO QUE

ACREDITA

ESTUDIOS ACTUALES (ESPECIFIQUE)

HORARIO

CURSOS Y CONOCIMIENTOS CURSOS ESPECIALES REALIZADOS ESCUELA O INSTITUCIÓN FECHAS DE INICIO Y TÉRMINO DOCUMENTO

QUE LO ACREDITA

PAQUETERIA WINDOWS WORD % EXCEL % POWEPOINT % OUTLOOK % FORMA EN QUE LO APRENDIÓ

IDIOMAS ADEMÁS DEL ESPAÑOL

HABLA %

LEE %

ESCRIBE %

TRADUCE %

INGLES

OTRO (INDIQUE)

PROGRAMAS, SISTEMAS APLICATIVOS, INTERNET.

TRAYECTORIA LABORAL (INICIE POR EL ACTUAL O EL ULTIMO DESEMPEÑADO) EMPRESA AREA O DEPARTAMENTO:

DOMICILIO (CALLE Y NUMERO)

COLONIA CODIGO POSTAL

TELEFONO Y EXTENSION

GIRO DE LA EMPRESA

ÚLTIMO PUESTO DESEMPEÑADO PERIODO TRABAJADO (MES-AÑO)

SUELDO MENSUAL FINAL

$

PRINCIPALES FUNCIONES DESEMPEÑADAS NOMBRE Y PUESTO DE SU JEFE INMEDIATO

MOTIVO DE SEPARACIÓN


18 19

21 20

22

23

24

26

25


EMPRESA AREA O DEPARTAMENTO:




GIRO DE LA EMPRESA



$



EMPRESA AREA O DEPARTAMENTO:




GIRO DE LA EMPRESA



$



DATOS COMPLEMENTARIOS ¿CUALES SON TUS PRINCIPALES HABILIDADES? DISPOSICIÓN PARA CAMBIAR DE RESIDENCIA SI NO DISPOSICION PARA VIAJAR SI NO

EN CASO NEGATIVO, INDIQUE LOS MOTIVOS

ESCRIBA LOS NOMBRES DE PARIENTES O CONOCIDOS QUE TRABAJEN EN EL FCE, ASI COMO SU DEPARTAMENTO O AREA, TELEFONO Y EXTENSION. ¿QUIEN LO RECOMENDO AL FCE?

ESCRIBA TODA LA INFORMACIÓN REQUERIDA EN ESTE FORMATOPARA SER TOMADO EN CUENTA POR EL SISTEMA DE RECLUTAMIENTO Y

SELECCIÓN DEL FCE..

DECLARO QUE LOS DATOS ASENTADOS EN ESTA SOLICITUD SON VERIDICOS.

_______________________________________________________

FIRMA RS-02


27

28

29


1. TÍTULO: FORMATO DE SOLICITUD DE EMPLEO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Obtener de los/las candidatos/as a ocupar una plaza en el Fondo de Cultura Económica datos necesarios para el proceso de selección de personal.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: La persona que solicita ocupar una plaza en el Fondo de Cultura Económica




1. Fecha Fecha en que se elaboró la solicitud.

2. Foto reciente

Foto reciente del/la solicitante que elabora la solicitud.

3. Puesto solicitado Puesto que le interesa ocupar el/la solicitante dentro del FCE.

4. Sueldo solicitado Sueldo que solicita el/la solicitante. 5. Nombre Nombre completo del/la solicitante. 6. Edad Edad del/la solicitante.

7. Fecha de nacimiento y lugar Fecha y lugar de nacimiento del/la solicitante.

8. Domicilio Domicilio completo donde habita actualmente.

9. Teléfonos Especificar teléfonos y e-mail donde se pueda localizar al/ la solicitante.

10. Nacionalidad Nacionalidad del/la solicitante.

11. Número de IMSS Número de registro de alta en el IMSS del/la solicitante.

12. R.F.C. Número de Registro Federal de Contribuyentes del/la solicitante.

13. Cartilla Militar Si cuenta con cartilla militar liberada.

14. C.U.R.P. Número de Clave Única de Registro de Población del/la solicitante.

15. No. de Pasaporte En caso de ser extranjero, especificar no.



Id. Elemento Descripción de pasaporte.

16. Datos personales Los datos personales del/la solicitante. 17. Datos familiares Los datos familiares del/la solicitante.

18. Estudios realizados Describir carrera académica del/la solicitante

19. Documento que acredita Especificar documento que acredita el estudio realizado

20. Estudios actuales En caso que estudie actualmente, especificar.

21. Horario Si estudia actualmente especificar el horario en que los realiza

22. Cursos especiales Si cuenta con cursos especiales especificar datos de/los mismos

23. Paquetería Windows Porcentaje que maneja de los diferentes programas de Windows y la forma en que lo aprendió

24. Idiomas Porcentaje de inglés y/u otro/s idioma/s que domina así como la forma en que lo aprendió

25. Conocimientos adicionales Programas, aplicativos, Internet que domine

26. Trayectoria laboral Datos del/los empleo/s iniciando por el actual o el último desempeñado

27. Datos complementarios Describir principales habilidades y pormenorizar las condiciones de ingreso

28. Recomendaciones Nombres de parientes o conocidos que trabajen en el FCE y quien lo recomendó

29. Firma Firma de la persona solicitante


08.01.2010 Área responsable: Subgerencia de Personal

Fecha de revisión: NA


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Nivel: 2


Procedimiento del Fondo de Ahorro






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Nivel: 2



1 OBJETIVO Aportaciones Dar a conocer el envío del recurso de las aportaciones tanto del empleado como de la empresa, adjuntando en cada aportación la información correspondiente en forma impresa y por correo electrónico al Banco Mercantil del Norte, S.A. (Institución Fiduciaria), con la finalidad de custodiar, invertir y reinvertir dicho recurso. Otorgamiento de Préstamos Conocer en tiempo y forma el otorgamiento de un préstamo del fondo de ahorro a los empleados que aportan, liquidando antes de la fecha de aniversario del fideicomiso de administración e inversión para el manejo del fondo de ahorro de los trabajadores del FCE (fideicomiso). Devolución del Fondo de Ahorro Dar a conocer los pasos para la entrega a los ex_empleados, la parte que les corresponda del fondo de ahorro a la fecha de aniversario o la parte proporcional al término de la relación de trabajo con el Fondo de Cultura Económica (FCE). Pago Directo Conocer una de las formas de liquidar un préstamo del fondo de ahorro, mediante un pago directo a la cuenta puente del fondo de ahorro. Verificación de Estados Financieros Corroborar que los movimientos solicitados estén debidamente registrados en los estados financieros. Sesión del Comité Técnico Indicar el funcionamiento de las sesiones del Comité Técnico del Fideicomiso. Liquidación Anual Conocer el proceso final (aniversario del fideicomiso), con la finalidad de entregar a los fideicomisarios lo correspondiente a su ahorro durante el periodo de diciembre a noviembre de cada año. 2 ALCANCE Contar con el Fondo de ahorro de los trabajadores del FCE, nos permite dar cumplimiento a lo pactado en el Contrato Colectivo de Trabajo vigente del Sindicato Único de Trabajadores del Fondo de Cultura Económica (SUTFCE).





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Nivel: 2



3 POLÍTICAS

1. La Subgerencia de Personal (SP) a través de los Departamentos de Desarrollo Humano (DDH), Ventas Guadalajara y Ventas Monterrey deberá administrar el Fondo de Ahorro y Préstamos para el personal del FCE tomando en cuenta los siguientes criterios:

- El Comité Técnico del fideicomiso de administración e inversión para el manejo del fondo de ahorro de los trabajadores del FCE, deberá reunirse trimestralmente, en el orden del día incluirá el reporte de los préstamos otorgados en el periodo anterior, así como los asuntos que se deriven de dicho reporte. Se podrán convocar sesiones extraordinarias cuando la situación lo amerite.

- Sólo podrán otorgarse préstamos al personal que aporta al fondo de ahorro.

- Las solicitudes de préstamos del personal serán recibidas a través de la SP o los Departamentos de Ventas Guadalajara o Monterrey, durante los cinco días hábiles posteriores al día de pago de cada catorcena, y serán revisadas y autorizadas por los integrantes del Comité Técnico o Subcomité, según sea el caso.

- El Subgerente de Personal en su carácter de Secretario del Comité Técnico, será el encargado de convocar y elaborar las actas de cada reunión así como de las comunicaciones internas y externas, para el otorgamiento de los préstamos y las que sean necesarias.

2. Las solicitudes de préstamo se otorgarán conforme a las reglas siguientes:

a) La cantidad otorgada no podrá exceder del equivalente a dos meses del sueldo bruto tabular del solicitante.

b) Cuando el monto del préstamo exceda su ahorro estimado a la fecha de cierre del período y/o exceda de dos meses del sueldo bruto tabular, el trabajador deberá respaldar su solicitud con las firmas de dos avales, para garantizar la cantidad excedente.

c) La recuperación se realizará en forma catorcenal a través de descuentos vía nómina de pago en los términos convenidos con el trabajador. En caso de que algún préstamo se pretenda saldar en una exhibición o cualquier otra forma de pago diferente, también serán necesarias las firmas de dos avales.

d) Cuando alguno de los pagos convenidos no se realice dentro del tiempo estipulado en la solicitud, los intereses se ajustarán a menos o a más, según sea el caso.

e) Cuando el monto del préstamo sea igual o menor al monto ahorrado a la fecha de la solicitud del mismo, no se requerirán de avales.

f) Sólo se admitirán como avales a los trabajadores del FCE que tengan como mínimo un año de antigüedad y que aporten al fondo de ahorro.

g) En caso de solicitar la modificación del monto original de descuento, se requerirá la autorización del Comité Técnico.

h) Al personal eventual con una antigüedad mínima de dos meses sólo se le prestará el importe equivalente al monto ahorrado al momento de solicitar préstamo.





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Nivel: 2



i) Las solicitudes de préstamo se tramitarán conforme al orden cronológico de su presentación en la SP o los Departamentos de Ventas Guadalajara o Monterrey, según corresponda, en donde les será asignado el número de folio respectivo.

j) El trabajador solicitante no debe tener a la fecha de su solicitud adeudo con el Fondo de Ahorro.

k) Se podrá conceder un segundo préstamo en el mismo año, toda vez que el anterior préstamo otorgado al trabajador se hubiere liquidado y haya transcurrido como mínimo seis meses desde que se cubrió la totalidad de dicho préstamo.

l) No podrán fijarse descuentos superiores a los autorizados por la Ley Federal del Trabajo.

m) Los préstamos urgentes serán aquellos que se originen por enfermedad, accidente o fallecimiento de familiares directos del trabajador y su trámite se realizará de inmediato, inclusive a través de un crédito puente que otorgará la Empresa si así se requiere.

n) El personal que aporte al fondo de ahorro y que cause baja definitiva ó sea promovido entre los meses de septiembre a noviembre del año que corresponda, podrán optar por la devolución de su fondo de ahorro hasta la liquidación del mismo y participar de los intereses generados ó disponer de su devolución del fondo de ahorro a la fecha de su baja.

3. Las instrucciones que se giren a la Institución Fiduciaria deberán firmarse por cuatro de los siete miembros del Comité Técnico.

4. El interés por cada préstamo, será del 2.5% mensual, el cual será cobrado por anticipado.

5. El plazo para liquidar un préstamo se determinará a petición del interesado, el cual podrá variar por decisión del Comité Técnico en función de las retenciones que se le estén efectuando por otros conceptos y de su percepción neta catorcenal. El plazo no podrá exceder el 30 de noviembre, que es la fecha de cierre anual de cada ejercicio del fondo de ahorro.





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Nivel: 2



4 DEFINICIONES Estado Financiero.- Son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado Fideicomiso.- Contrato mediante el cual una o varias personas físicas o morales transfiere parte de sus bienes a una institución financiera, para que los administre y los emplee en la realización de determinado objetivo lícito, previamente establecido por ellas. Fideicomisario.- Es la persona física o moral que tiene la capacidad jurídica necesaria para recibir el beneficio que resulta del objeto del fideicomiso, a excepción hecha del fiduciario mismo. Fideicomitente.- Persona que encarga el fideicomiso. Fiduciario (a).- Se aplica a la persona o institución a quien se deja o encomienda una herencia o bien, con encargo de transmitirla a otros o darle determinado destino. Fondo de Ahorro.- El Fondo de Ahorro es una prestación laboral en la que se constituye un capital a partir de aportaciones económicas efectuadas tanto por los empleados como por la empresa. Nómina.- Relación en la que se incluyen los nombres de los empleados de un lugar, el sueldo que percibe cada uno de ellos, así como los descuentos, retenciones, prestaciones, etc. que se le hacen. Préstamo.- Cantidad de dinero que se da a alguien para que lo use o lo aproveche durante cierto tiempo, con la condición de que después lo devuelva.





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Nivel: 2



5 Desarrollo 5.1 Diagrama de Flujo Aportaciones





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Nivel: 2



Otorgamiento de Préstamos

Inicio

(5 días hábiles posteriores al pago de la Catorcena) Acude a solicitar préstamo del F.A. señalando importe neto, forma

de pago y fecha de liquidaciónSOL 1


SOL: SolicitanteDVG: Depto. de Ventas GuadalajaraDVM: Depto. de Ventas MonterreySPE: Subgerencia de PersonalSFI: Subgerencia de FinanzasFID: Fiduciaria Banco Mercantil del Norte S.A.

Verifica si el fideicomiso cuenta con disponibilidad

SPE, DVG,DVM 2

Elabora formato de Solicitud de préstamo del F.A. del FCE y entrega

al solicitante. SPE, DVG,DVM 3

-Solicitud de préstamo del F.A. del FCE

Firma solicitud de préstamo y entregaSOL 4

Recibe y asigna número de folio conforme al orden cronológico

SPE, DVG,DVM 5

-Reporte préstamos otorgados del Fondo de Ahorro

Solicita autorización al Subcomité Guadalajara o Monterrey

DVG,DVM 7

Integra reporte y solicita autorización al Comité Técnico

SPE 9

Elabora oficio de solicitud de traspaso de recursos a las cuentas puente del

fondo de ahorro de las tres ubicaciones

SPE 10

Recibe oficio y deposita importe solicitado a las cuentas puente

FID 11

(Después de dos días) Verifican se haya realizado el depósito

SPE, DVG,DVM 12

Elabora cheques por el importe neto y recaba firmas

SPE, DVG,DVM 13

¿Se cuenta con disponibilidad?

Informa al solicitante

SPE, DVG,DVM 2.1

No

Si

1

Elabora reporte de préstamos otorgados del Fondo de Ahorro

SPE, DVG,DVM 6

Envía reporte de préstamos otorgados del Fondo de Ahorro a la Subg de

Personal

DVG,DVM 8

-Oficio de solicitud de traspaso de recursos

¿Se realizó el depósito?

Entrega al solicitante

SPE, DVG,DVM 14

Reporta a la SP, para que esta notifica a la fiduciaria

SPE, DVG,DVM 12.1

No

Si

-Cheque





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Nivel: 2



Pasa a la actividad 1.1 del procedimiento de aportaciones

SPE, DVG,DVM 19

(Esporádicamente) Solicita cambio de forma de pago y/o fecha de

liquidación del préstamoSOL 20

Recibe solicitud de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación

SPE, DVG,DVM 21

- Solicitud de préstamo del F.A. del FCE

1

Firma nueva solicitud de préstamo y entrega

SOL 23

Recibe y asigna mismo número de folio de la solicitud original

SPE, DVG,DVM 24

-Reporte de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación

Solicita autorización al Subcomité Guadalajara o Monterrey

DVG,DVM 26

Elabora oficio de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación de

préstamoSPE 29

-Oficio de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación

Recibe y aplica FID 30

Pasa al procedimiento de Verificación de Estados Financieros

Fin


SOL: SolicitanteDVG: Depto. de Ventas GuadalajaraDVM: Depto. de Ventas MonterreySPE: Subgerencia de PersonalSFI: Subgerencia de FinanzasFID: Fiduciaria Banco Mercantil del Norte S.A.

¿Hay diferencias?

Realiza las correcciones

SPE, DVG,DVM 18.1

Si

No

Valida captura en el reporte “Nómina -conceptos pagados por trabajador”

SPE, DVG,DVM 18

Controla préstamo del fondo de ahorro

SPE, DVG,DVM 16

Recibe cheque y firma de recibo en solicitud de préstamo

SOL 15

Aplica descuentos en el Sistema de Nómina

SPE, DVG,DVM 17

- Oficio de solicitud de cambio de forma de pago

Elabora nuevo formato de solicitud de préstamo

SPE, DVG,DVM 22

Elabora reporte de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación de

préstamo

SPE, DVG,DVM 25

Envía reporte de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación a la SP

DVG,DVM 27

-Reporte de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación

Integra reporte y solicita autorización al Comité Técnico

SPE 28

- Reporte Nómina conceptos pagados por trabajador

- Reporte de control





Revisión: 00

Páginas : 9


Nivel: 2



Devoluciones del Fondo de Ahorro (Baja de empleado que al Fondo de Ahorro)





Revisión: 00

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Nivel: 2



1

Recibe oficio con anexo y deposita importe solicitado a las cuentas

puente del F.A. de las tres ubicaciones (según sea el caso)

FID 14

Verifica que el depósito se haya realizado.

SPE, DVG,DVM 15

Si no se ha realizado el depósito, lo reporta a la institución fiduciaria

SPE, DVG,DVM 15.1

Elabora cheque por el importe ahorrado tanto del trabajador como de

la empresa y recaba firmasSPE, DVG,DVM 16

Notifica al ex-empleado que tiene su cheque del F.A. y que pase a

recogerlo.SPE, DVG,DVM 17

Elabora recibo y entrega cheque al ex-empleado.

SPE, DVG,DVM 18

Recibe cheque y firma de recibido.

EXE 19

Controla devolución del fondo de ahorro.

SPE, DVG, DVM 20

Pasa al procedimiento de verificación de estados financieros.

Fin


EXE: Ex-empleadoDVG: Depto. de Ventas GuadalajaraDVM: Depto. de Ventas MonterreySPE: Subgerencia de PersonalFID: Fiduciaria Banco Mercantil del Norte S.A.

Elabora oficio de solicitud de traspaso de recursos a las cuentas puente del F.A. ,

anexa reporte “Devolución de aportaciones del F.A. del FCE”.

SPE 13

Integra reporte de “Devolución de aportaciones del fondo de ahorro del FCE” y Solicita autorización al Comité

TécnicoSPE 12

- Oficio de solicitud de traspaso de recursos

¿Se realizó el depósito?

No

- Recibo

- Cheque

Si





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Nivel: 2



Pago Directo





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Nivel: 2



Verificación de estados financieros





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Nivel: 2



Sesión del Comité Técnico





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Nivel: 2



Liquidación Anual

Inicio

Anualmente (1a. catorcena de dic.) Elabora reportes de aportaciones, préstamos

otorgados, devolución de aportaciones, estado de cuenta de préstamos del F.A..

SPE, DVG, DVM 1

Obtiene reporte de aportaciones (importe bruto) por empleado y

catorcena

SPE, DVG,DVM 2


DVG: Depto. de Ventas GuadalajaraDVM: Depto. de Ventas Monterrey

SPE: Subgerencia de PersonalFID: Fiduciaria Banco Mercantil del Norte S.A.

Identifica los movimientos ocurridos (promociones, permisos sin goce de sueldo, bajas, reingresos, ajustes y

devoluciones)SPE, DVG,DVM 3

Obtiene reporte de aportaciones (importe neto) por empleado y

catorcena (diciembre del año anterior a noviembre del año en curso)

SPE, DVG,DVM 4

Solicita archivos previos de saldo de préstamos y aportaciones al 30 de

noviembre a la Institución Fiduciaria

SPE 5

Genera archivos previos de saldo de préstamos y aportaciones al 30 de noviembre y envía a la Subg. de

PersonalFID 6

Obtiene reporte de préstamos que se van a liquidar con el fondo de ahorro

al cierre del ejercicioSPE 7

Concilia cifras de aportaciones de fondo de ahorro que envía la

Institución Fiduciaria con el registro del FCE

SPE 8

Concilia cifras de saldos de préstamos del F.A. con la Fiduciaria con el

registro del FCE SPE 9

Recibe y aplica

FID 10

Solicita a la Institución Fiduciaria el previo del reporte de saldos del

maestroSPE 11

Genera el previo del reporte de saldos del maestro y envía a la Subgerencia

de Personal

FID 12

Obtiene reporte preliminar de intereses

SPE 13

1

- Reportes de aportaciones

- Reporte de préstamos

- Reporte de conciliación de cifras del F.A.

Obtiene reporte de saldos del maestro sin intereses

SPE 14

Solicita corrija diferencias a la institución fiduciaria

SPE 9.1

¿Es correcta?

No

Si

- Reporte de conciliación de saldos de préstamos del F.A.

- Oficio

- Reporte preliminar de intereses

- Reporte previo de saldos del maestro sin intereses

- Reportes de aportaciones (importe bruto) por empleado y catorcena

- Reporte de aportaciones (importe neto) por empleado y catorcena

- Oficio





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Nivel: 2







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Nivel: 2



5.2 Descriptivo

APORTACIONES

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Catorcenalmente, Antes del cierre de nómina 1.- Procesa en el Sistema de Nómina la exportación de datos de las aportaciones del empleado y de la empresa, obteniendo archivo y reportes “Aportaciones de Fondo de Ahorro” y “Concentrado de cálculos por Centro de Costo”.

Reporte de aportaciones de Fondo de Ahorro Reporte del concentrado de cálculos por Centro de Costo.

1.1 Procesa en el Sistema de Nómina, si existe recuperación por nómina la exportación de datos de los descuentos de préstamos FA por nómina, obteniendo archivo y reporte “Revisión de cálculo formato plano (oficial Banorte)”.

Reporte de revisión de cálculo formato plano

1.2 En su caso, aplica en solicitud de transferencia bancaria electrónica, si existe ajuste.


2.- Elabora solicitud de transferencia bancaria electrónica con afectación presupuestal por centro de costo y turna a la Subgerencia de Finanzas.

Oficio de solicitud de transferencia bancaria

Subgerencia de Finanzas

Pasa al procedimiento de transferencia bancaria electrónica 3.- Realiza transferencia bancaria electrónica y entrega comprobante a la SP.

Comprobante


4.- Elabora oficio para enviar aportaciones y descuentos aplicados en nómina a la Fiduciaria Banco Mercantil del Norte S.A., anexa reportes y envía archivos por correo electrónico.

Oficio de aportaciones y descuentos

Fiduciaria Banco Mercantil del Norte S.A.

5.- Recibe e invierte en el Fideicomiso.







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Nivel: 2



OTORGAMIENTO DE PRÉSTAMOS


Solicitante

Durante los cinco días hábiles posteriores al día de pago de cada catorcena 1.- Acude a la Subgerencia de Personal o Depto. de Ventas Guadalajara o Depto. de Ventas Monterrey según el área de adscripción, para solicitar préstamo del fondo de ahorro señalando importe neto, forma de pago y fecha de liquidación.

2.- Verifica si el Fideicomiso cuenta con disponibilidad.

2.1. Informa al solicitante, si no cuenta con disponibilidad el Fideicomiso.

Subgerencia de Personal / Depto. de Ventas Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey

3.- Elabora formato de solicitud de préstamo del fondo de ahorro del FCE, de acuerdo a las normas vigentes y entrega al solicitante para su firma.

Solicitud de préstamo del fondo de ahorro del FCE

Solicitante 4.- Firma solicitud de préstamo y entrega.

5.- Recibe y asigna un número de folio conforme al orden cronológico de su recepción.


6.- Elabora reporte de “Préstamos otorgados del fondo de ahorro”.

Reporte de Préstamos otorgados del fondo de ahorro

7.- Solicita autorización al Subcomité Guadalajara o Subcomité Monterrey, (mínimo tres).

Depto. de Ventas Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey 8.- Envía reporte de “Préstamos otorgados del fondo de ahorro” y

“Solicitud de préstamo” a la Subgerencia de Personal.

9.- Integra reporte de “Préstamos otorgados del fondo de ahorro del FCE” y solicita autorización al Comité Técnico (mínimo cuatro).

Subgerencia de Personal 10.- Elabora oficio de solicitud de traspaso de recursos a las

cuentas puente del fondo de ahorro de las tres ubicaciones (según sea el caso).

Oficio de solicitud de traspaso de recursos


11.- Recibe oficio y deposita importe solicitado a las cuentas puente del fondo de ahorro de las tres ubicaciones (según sea el caso).





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Nivel: 2



12.- Después de dos días Verifica que el depósito se haya realizado, para otorgar préstamos.

12.1. Reporta si no se ha realizado el depósito (los Departamentos de Ventas de Guadalajara y Monterrey a la Subgerencia de Personal y esta última a la Institución Fiduciaria.

13.- Elabora cheque(s) por el importe neto y recaba firma de acuerdo al régimen mancomunado (combinación de firmas autorizadas del personal del FCE y SUTFCE).

Cheque


Primer día de la catorcena que aplica el interés. 14.- Entrega cheque al solicitante

Solicitante 15.- Recibe cheque y firma de recibido en solicitud de préstamo, registrando nombre, fecha y número de cheque.

16.- Controla préstamo del fondo de ahorro

17.- Aplica descuentos en el Sistema de nómina de acuerdo a lo señalado en solicitud de préstamo.

18.- Valida captura en el reporte “Nómina.-conceptos pagados por concepto-trabajador (formato plano)” contra reporte de control. ¿Existen diferencias?

Reporte Nómina.-conceptos pagados por concepto-trabajador Reporte de control

18.1. Realiza correcciones, si hay diferencias


19.- Pasa a la actividad 1.1. del procedimiento de aportaciones

Subgerencia de Personal Pasa a procedimiento de verificación de estados financieros.

Solicitante Esporádicamente 20.- Solicita cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación del préstamo.

Oficio de solicitud de cambio de forma de pago

21.- Recibe la solicitud de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación del préstamo. Subgerencia de

Personal / Depto. de Ventas Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey

22.- Elabora nuevo formato de solicitud de préstamo del fondo de ahorro del FCE, de acuerdo a las normas vigentes y entrega al solicitante para su firma.

Solicitud de préstamo del fondo de ahorro del FCE

Solicitante 23.- Firma nuevo formato de solicitud de préstamo y entrega.





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Nivel: 2



24.- Recibe y asigna el mismo número de folio de la solicitud original.


25.- Elabora reporte de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación de préstamo.

Reporte de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación de préstamo

26.- Solicita autorización al Subcomité Guadalajara o Subcomité Monterrey, (mínimo tres). Depto. de Ventas

Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey 27.- Envía reporte de cambio de forma de pago y/o fecha de

liquidación de préstamo a la Subgerencia de Personal.

28.- Integra reporte de cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación de préstamo y solicita autorización al Comité Técnico (mínimo cuatro).


29.- Elabora oficio del cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación del préstamo y envía a la Institución Fiduciaria

Oficio del cambio de forma de pago y/o fecha de liquidación


30.- Recibe y aplica.

Subgerencia de Personal Pasa a procedimiento de verificación de estados financieros.





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Nivel: 2



DEVOLUCIONES DEL FONDO DE AHORRO, (BAJA O PROMOCIÓN DE EMPLEADO QUE APORTA AL FONDO DE AHORRO)


1.- Recibe renuncia o notificación del área de adscripción de la baja o promoción del empleado que aporta al fondo de ahorro (fideicomisario).

Renuncia o notificación del área de adscripción de la baja o promoción del empleado

2.- Verifica si cuenta con préstamos del fondo de ahorro 2.1 Si no cuenta con préstamo. Pasa a la actividad 7.

3.- Realiza modificación del importe bruto del préstamo e interés de acuerdo a la fecha que se pretendía liquidar y la fecha de baja.

4.- Verifica si con el fondo de ahorro a la fecha de baja, cubre el saldo del préstamo.

4.1. Si no cubre el saldo del préstamo con el fondo de ahorro, reporta para descontar en la liquidación o finiquito.

5.- Realiza ajuste contra su fondo de ahorro.

6.- Aplica saldo en liquidación o finiquito.

7.- Verifica en liquidación o finiquito, la aplicación de falta(s) del(los) período(s) reportado(s) de aportaciones a la Institución Fiduciaria. (En ocasiones se descuentan días porque la baja o promoción no se dio en los días de cierre de catorcena).

7.1. Si existe aplicación de saldo en liquidación o finiquito o falta(s) se ajusta(n) (Pasa a la actividad 1.2. del procedimiento de Aportaciones).

8.- Modifica saldo en el Sistema de Nómina quedando el status en liquidado.


9.- Elabora reporte de “Devolución de aportaciones del fondo de ahorro”, registrando ajuste(s) (si es el caso).

Reporte de Devolución de aportaciones del fondo de ahorro





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Nivel: 2




Depto. de Ventas Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey 11.- Envía reporte de “Devolución de aportaciones del fondo de

ahorro” a la Subgerencia de Personal.

12.- Integra reporte de “Devolución de aportaciones del fondo de ahorro del FCE” y Solicita autorización al Comité Técnico (mínimo cuatro).

Subgerencia de Personal 13.- Elabora oficio de solicitud de traspaso de recursos a las

cuentas puente del fondo de ahorro de las tres ubicaciones (según sea el caso), anexa reporte de “Devolución de aportaciones del fondo de ahorro del FCE”.

Oficio de solicitud de traspaso de recursos a las cuentas puente del fondo de ahorro de las tres ubicaciones

Fiduciaria Banco Mercantil del Norte, S.A.

14.- Recibe oficio con anexo y deposita importe solicitado a las cuentas puente del fondo de ahorro de las tres ubicaciones (según sea el caso).

15.- Verifica que el depósito se haya realizado. 15.1. Si no se ha realizado el depósito, lo reporta (los Departamentos de Ventas de Guadalajara y Monterrey a la Subgerencia de Personal y esta última a la Institución Fiduciaria).

16.- Elabora cheque por el importe ahorrado tanto del trabajador como de la empresa y recaba firma de acuerdo al régimen mancomunado (combinación de firmas del personal autorizadas del FCE y SUTFCE)

Cheque

17.- Localiza al ex-empleado, notifica que tiene su cheque del fondo de ahorro y que pase a recogerlo a la Subgerencia de Personal o Depto. de Ventas Guadalajara o Depto. de Ventas Monterrey (según sea el caso).


18.- Elabora recibo y entrega cheque al ex-empleado. Recibo

Ex-empleado 19.- Recibe cheque y firma de recibido. Subgerencia de Personal / Depto. de Ventas Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey

20.- Controla devolución del fondo de ahorro.







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Nivel: 2



PAGO DIRECTO


Vencimiento de Fecha de pago directo 1.- Elabora ficha de depósito y deposita a la cuenta puente del fondo de ahorro del Distrito Federal (Casa Matriz).

Ficha de depósito

Solicitante 2.- Entrega copia de ficha de depósito a Subgerencia de Personal o Depto. de Ventas Guadalajara o Depto. de Ventas Monterrey (según área de adscripción)

3.-Recibe y acusa de recibido Subgerencia de Personal / Depto. de Ventas Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey

4.- Elabora “Relación de pagos directos” Relación de pagos directos


Depto. de Ventas Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey 6.- Envía reporte de “Relación de pagos directos” a la

Subgerencia de Personal, anexando copia de ficha de depósito.

7.- Integra reporte de “Relación de pagos directos del FCE” y solicita autorización al Comité Técnico (mínimo cuatro).

8.- Elabora cheque por el importe de pago(s) directo(s) Cheque

9.- Elabora oficio de pago(s) directo(s) anexa cheque y “Relación de pagos directos del FCE”.

Oficio de pago(s) directo(s)


10.- Modifica saldo en el Sistema de Nómina quedando el status en suspendido o liquidado (según sea el caso).


11.- Recibe y aplica.







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Nivel: 2



VERIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS



Mensualmente

1.- Emite y envía los Estados Financieros del fideicomiso a la SP. Estados financieros

2.- Recibe y verifica en los estados financieros que se hayan aplicado los importes de los movimientos solicitados.

• Aportaciones catorcenales FCE. • Aportaciones catorcenales trabajador. • Ajuste de faltas o días que no le corresponde. • Retiros por préstamos • Intereses por préstamos otorgados. • Descuento de préstamos por nómina. • Descuento de préstamos en finiquito o liquidación. • Descuento de préstamos con fondo de ahorro. • Descuento de préstamos en liquidación anual. • Pago de préstamos con pago directo. • Retiros de fondo de ahorro por baja o promoción. • Ajuste de intereses por préstamos otorgados.


2.1.- Reporta a la Institución Fiduciaria si no es correcta la aplicación de los movimientos. Oficio


3.- Recibe y aplica correcciones.





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Nivel: 2



SESIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO



Trimestralmente 1.- Elabora los reportes de aportaciones (importe bruto), préstamos otorgados, devolución de aportaciones, estado de cuenta de préstamos del fondo de ahorro, al último día o última catorcena del mes anterior a la fecha de la sesión.

Reportes de aportaciones (importe bruto), préstamos otorgados, devolución de aportaciones, estado de cuenta de préstamo

Ocho días antes de la Sesión ordinaria del Comité Técnico. 2.- Prepara el orden del día y lista de asistencia.

Orden del día Lista de asistenciaDepto. de Ventas

Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey 3.- Convoca a la sesión del Subcomité Guadalajara / Subcomité

Monterrey (según sea el caso).

Subcomité Guadalajara / Subcomité Monterrey

4.- Lleva a cabo la sesión ordinaria, para tratar todos los asuntos relativos al Fideicomiso (siempre y cuando se reúnan la mayoría de sus miembros).

5.- Levanta acta que será autorizada por el Subcomité Guadalajara o Subcomité Monterrey.

Acta del Subcomité Depto. de Ventas

Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey 6.- Envía acta con anexos, reportes y asuntos que consideren se

deban tratar en el Comité Técnico del Fideicomiso.

7.- Integra reportes y asuntos propuestos por los Subcomité Guadalajara o Subcomité Monterrey a los de Casa Matriz.

8.- Prepara el orden del día y lista de asistencia. Orden del día Lista de asistencia

9.- Integra carpeta con los documentos de los puntos a tratar en la sesión Carpeta


10.- Convoca a la sesión ordinaria del Comité Técnico del Fideicomiso.

Comité Técnico 11.- Lleva a cabo la sesión ordinaria, para tratar todos los asuntos relativos al Fideicomiso (siempre y cuando se reúnan la mayoría de sus miembros).

12.- Levanta acta de la sesión ordinaria. Acta del Comité

13.- Somete a consideración de los miembros del Comité Técnico presentes en la sesión.


13.1 Si no están de acuerdo, hacen sus comentarios y se corrigen.





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Nivel: 2



Comité Técnico 14.- Autoriza el acta de la sesión ordinaria (miembros presentes en la sesión).

Comité Técnico / Subcomité Guadalajara / Subcomité Monterrey

15.- Realiza las acciones de los acuerdos tomados en la sesión.





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Nivel: 2



LIQUIDACIÓN ANUAL


Anualmente (primera catorcena de diciembre) 1.-Elabora los reportes de aportaciones (importe bruto), préstamos otorgados, devolución de aportaciones, estado de cuenta de préstamos del fondo de ahorro.

Reportes de aportaciones (importe bruto), préstamos otorgados, devolución de aportaciones, estado de cuenta de préstamos del fondo de ahorro

2.- Obtiene reporte de aportaciones (importe bruto) por empleado y catorcena (diciembre del año anterior a noviembre del año en curso).

Reportes de aportaciones (importe bruto) por empleado y catorcena

3.- Identifica los movimientos ocurridos (promociones, permisos sin goce de sueldo, bajas, reingresos, ajustes y devoluciones).


4.- Obtiene reporte de aportaciones (importe neto) por empleado y catorcena (diciembre del año anterior a noviembre del año en curso).

Reporte de aportaciones (importe neto) por empleado y catorcena


5.- Solicita archivos previos de saldo de préstamos y aportaciones al 30 de noviembre a la Institución Fiduciaria.


6.- Genera archivos previos de saldo de préstamos y aportaciones al 30 de noviembre y envía a la Subgerencia de Personal.

7.- Obtiene reporte de préstamos que se van a liquidar con el fondo de ahorro al cierre del ejercicio.

Reporte de préstamos que se van a liquidar con el fondo de ahorro al cierre del ejercicio


8.- Concilia cifras de aportaciones de fondo de ahorro que envía la Institución Fiduciaria con el registro del FCE.

Reporte de conciliación de aportaciones del fondo de ahorro





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Nivel: 2



9.- Concilia cifras de los saldos de préstamos del fondo de ahorro que envía la Institución Fiduciaria con el registro del FCE.

Reporte de saldos de préstamos del fondo de ahorro

9.1.- Solicita corrija diferencias, si existe(n) discrepancia(s) a la Institución Fiduciaria. Oficio


10.- Recibe y aplica


11.- Solicita a la Institución Fiduciaria el previo del reporte de saldos del maestro. Oficio


12.- Genera el previo del reporte de saldos del maestro y envía a la Subgerencia de Personal.

13.- Obtiene reporte preliminar de intereses. Reporte preliminar de intereses

14.- Obtiene el reporte previo de saldos del maestro sin intereses.

Reporte previo de saldos del maestro sin intereses

15.- Concilia cifras de saldos del maestro que envía la Institución Fiduciaria con el registro del FCE.

Reporte de conciliación de saldos del maestro

15.1.- Solicita corrija diferencias, si existe(n) discrepancia(s) a la Institución Fiduciaria. Oficio

16.- Elabora reporte de empleados con descuento de pensión alimenticia.

Reporte de empleados con descuento de pensión alimenticia.


17.- Convoca a sesión ordinaria del Comité Técnico del fideicomiso. Oficios

18.- Lleva a cabo la sesión ordinaria, para tratar entre otros puntos lo relativo a la Liquidación Anual del Fondo de Ahorro.

Comité Técnico 19.- Autoriza la liquidación anual del fondo de ahorro, de acuerdo con las cifras presentadas. Acta


20.-Solicita se realice el depósito, emita los recibos y cheques por pensión alimenticia. Oficio


21.- Realiza la dispersión del fondo de ahorro a las cuentas de los empleados.





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Nivel: 2



Comité Técnico

22.- Acuden a las oficinas de la Institución Fiduciaria dos integrantes del Comité Técnico (un representante del SUTFCE y uno del FCE) a firmar el finiquito, recoger recibos y cheques por pensión alimenticia.

Finiquito, recibos, Cheque


23.- Envía los recibos de los empleados adscritos a los Departamentos de Ventas Guadalajara y Monterrey.


24.- Entrega recibo a los empleados, recaba firma y archiva acuse original.

Depto. de Ventas Guadalajara / Depto. de Ventas Monterrey

25.- Envía copia de recibos firmados por los empleados a la Subgerencia de personal

Subgerencia de Personal 26.- Recibe y archiva.





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Nivel: 2



6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

6.1 Ley Federal del Trabajo

6.2 Contrato Colectivo de Trabajo 6.3

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 Solicitud de préstamo del fondo del ahorro del FCE

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN




Gerencia de Producción

N. A. Versión electrónica- solo lectura

Gerencia de Tecnología (Intranet)

9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN PÁGINAS

AFECTADAS ORIGINADOR DEL CAMBIO



Se valida y aprueba el presente documento por el COMERI y Dirección General


Anexos del Procedimiento de Fondo de Ahorro

ANEXO 7.1

Solicitud de préstamo del fondo del ahorro del FCE



FONDO DE AHORRO DEL PERSONAL DEL:

FOLIO No. 1

CHEQUE No. 2

35 PAGOS CATORCENALES A

PARTIR DE LA 6 CATORCENA DE DEL 7

ACEPTO QUE EL IMPORTE TOTAL DE LOS INTERESES QUE GENERE EL PRÉSTAMO ME SEAN DESCONTADOS

POR ANTICIPADO, EL CUAL SE CALCULARÁ A LA TASA DEL 2.5% MENSUAL

8

9

10

DESCUENTOS DE 11

12

13

PAGARE INCONDICIONALMENTE A LA VISTA Y A LA ORDEN DEL FONDO DE AHORRO DEL PERSONAL DEL

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA, EN ESTA CIUDAD, LA CANTIDAD DE: 14

COMO IMPORTE DEL PRÉSTAMO QUE ME HA SIDO OTORGADO

MÉXICO, D. F., A 16

NOMBRE: FIRMA:

AVALES:NOMBRE: FIRMA:

NOMBRE: FIRMA:21

BUENO POR :

17

19

18

20

22

7

15

AL COMITÉ TÉCNICO DEL FONDO DE AHORRO:

SOLICITO EL OTORGAMIENTO DE UN PRÉSTAMO POR LA CANTIDAD DE: -------------------------------------------------------

4Y AUTORIZO QUE ME SEAN DESCONTADOS DE MI SUELDO EN

IMPORTE TOTAL DEL PRÉSTAMO

TOTAL DE INTERESES

CANTIDAD NETA PAGADA

FECHA DE VENCIMIENTO




1. TÍTULO : Solicitud de Préstamo del Fondo de Ahorro ( GA- PE-09)


Solicitar préstamo del Fondo de Ahorro para los trabajadores del Fondo de Cultura Económica 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO

Empleado (a) / SP 4. FORMA DE LLENADO

Electrónica 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

CONCEPTO ANOTAR

1 - El número de folio de la solicitud, conforme al orden cronológico de su presentación

2 - El número de cheque una vez que haya sido emitido

3 - El importe bruto del préstamo solicitado por el empleado en número.

4 - El importe bruto del préstamo solicitado por el empleado en letra.

5 - El número de pagos catorcenales o con comisiones sobre ventas mensuales en que será descontado el crédito vía nómina.

6 - El número de la catorcena en que se empezará a descontar.

7 - El mes y año en que se empezará a descontar el préstamo.

8 - El importe total (bruto) del préstamo.

9 - El importe de intereses.

10 - El importe neto del préstamo.

11 - El importe que será descontado catorcenalmente o con comisiones sobre ventas mensuales vía nómina.

12 - La fecha en que vence.

13 - El importe del préstamo



14 - El importe que se compromete a pagar el empleado en número.

15 - El importe que se compromete a pagar el empleado en letra.

16 - La fecha en que se presenta la solicitud.

17 y 18 - El nombre y firma del empleado.

19 y 20 - El nombre y firma del Aval 1 (En caso de requerirse).

21 y 22 - El nombre y firma del Aval 2 (En caso de requerirse).





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Nivel: 2

Procedimiento para Control deAsistencia de Empleados

Procedimiento para Control de Asistencia de Empleados





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1 OBJETIVO

Describir los procesos para el control de asistencia a fin de obtener los elementos necesarios, para el pago de nómina, de estímulos y/o recompensas o sanciones en su caso.

2 ALCANCE Todas las áreas del Fondo de Cultura Económica que tienen asignado personal de base y confianza 3 POLÍTICAS Generales

1. La jornada de trabajo para el personal del Fondo de Cultura Económica se aplicará conforme a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo.

a) Casa matriz Oficinas generales De 8:30 a 15:30 horas, de lunes a viernes. Depto. de Integración Digital 1er. turno De 8:00 a 15:00 horas, de lunes a viernes. 2º turno De 15:00 a 21:30 horas, de lunes a viernes. Sistemas De 8:00 a 15:00 horas, de lunes a viernes. Almacén Central De 8:30 a 15:30 horas, de lunes a viernes. Librería Octavio Paz 1er. turno De 9:00 a 15:30 horas, de lunes a viernes; y de 10:00 a 16:30 horas, sábados y domingos. 2º. turno De 15:00 a 21:30 horas, de lunes a viernes; y de 16:00 a 21:30 horas, sábados y domingos. Librería Daniel Cosío Villegas 1er. turno De 9:00 a 15:30 horas, de lunes a viernes; y de 10:00 a 16:30 horas, sábados y domingos. 2º. turno De 15:00 a 21:30 horas, de lunes a viernes; y de 16:00 a 21:30 horas, sábados y domingos.





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Nivel: 2


Librería Alfonso Reyes 1er. turno De 7:30 a 14:00 horas, de lunes a viernes; y de 7:30 a 13:00 horas, sábados. 2º. turno De 13:30 a 19:30 horas, de lunes a viernes; y de 13:00 a 18:30 horas, sábados. Librería Un Paseo por los Libros 1er. turno De 9:30 a 15:30 horas, de lunes a sábado 2º. turno De 14:30 a 20:30 horas, de lunes a sábado Turno único De 12:00 a 18:00 horas, de lunes a sábado. Librería Instituto Politécnico Nacional 1er. turno De 8:30 a 15:30 horas, de lunes a viernes. 2° turno De 11:00 a 18:00 horas, de lunes a viernes. Librería Juan José Arreola 1er. turno De 9:00 a 15:30 horas, de lunes a viernes; y de 10:00 a 16:30 horas, sábados y domingos. 2º. turno De 15:00 a 21:30 horas, de lunes a viernes; y de 16:00 a 21:30 horas, sábados y domingos. CIDE 1er. turno De 10:00 a 17:00 horas, lunes a viernes (no pero esta en el contrato) 2° turno De 11:00 a 15:00 horas, sábados Librería Rosario Castellanos 1er. Turno De 9:00 a 15:30 horas, de lunes a sábado 2° Turno De 14:00 a 20:30 horas, de lunes a domingo 3er. Turno De 15:30 a 22:00 horas, de lunes a domingo 4to. Turno De 16:30 a 23: 00 horas, de domingo a jueves De 17:30 a 24:00 horas, viernes y sábado Almacén De 9:00 a 15:30 horas, de lunes a sábado (no pero esta en el contrato) De 11:00 a 17:30 horas, de lunes a sábado Librería Víctor L. Urquidi 1er. Turno De 9:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes 2° turno De 12:00 a 19:00 horas, de lunes a viernes b) Regionales MONTERREY, N.L.: Oficinas generales De 9:00 a 17:00 horas, de lunes a viernes Almacén De 8:30 a 16:30 horas, de lunes a viernes Librería Fray Servando Teresa de Mier 1er. turno De 8:30 a 15:00 horas, de lunes a viernes; y





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Nivel: 2


de 8:30 a 14:30 horas, sábados 2º. turno De 14:30 a 20:30 horas, de lunes a viernes; y de 14:30 a 20:00 horas, sábados. GUADALAJARA, JAL.: Oficinas generales De 9:00 a 14:00 horas y de 15:00 a 18:00 horas, de lunes a viernes. Almacén De 8:30 a 16:30 horas, de lunes a viernes. Librería José Luis Martínez 1er. turno De 9:00 a 15:30 horas, de lunes a sábado 2º. turno De 15:00 a 21:30 horas, de lunes a sábado.

2. El Departamento de Personal deberá proporcionar a los empleados de las oficinas generales, de Librerías y Almacén una credencial en PVC; para su identificación.

3. El registro de asistencia en casa matriz, se realizará con la huella digital del empleado en el reloj

checador que se encuentra ubicado a un costado de la recepción. Para el registro de asistencia en las librerías que no cuenten con reloj checador, los encargados supervisarán que el personal registre su asistencia en las tarjetas de control.

4. Las credenciales de identificación pertenecen al Fondo de Cultura Económica y los empleados

que las reciban son responsables de su uso.

5. El costo de reposición por extravío de credenciales personalizadas se cargará vía nómina al empleado.

6. El casa matriz el registro de entrada y salida, tanto en la jornada ordinaria como en la

extraordinaria, deberá realizarlo personalmente el empleado y por ningún motivo podrá hacerlo a través de otra persona. Para el caso de las librerías que no cuenten con reloj checador, los encargados son los responsable del registro.

7. Los empleados del Fondo de Cultura Económica tanto sindicalizados como de confianza

clasificados dentro de los niveles del 1 al 14 deberán de registrar su entrada y salida mediante el sistema instalado para tal efecto en su centro de trabajo.

8. El registro de asistencia del personal de las Regionales se llevará a cabo a través de tarjetas de

control.

9. Los trabajadores deberán iniciar sus labores inmediatamente después de haber registrado su entrada a las instalaciones del Fondo de Cultura Económica y las suspenderán conforme a su horario establecido.

10. Las áreas desconcentradas de oficinas generales, como son el Almacén y las Librerías, deberán

remitir al Departamento de Personal los soportes de registro de asistencia cada catorcena. La documentación sobre incidencias se enviará conforme se genere.





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Nivel: 2


11. Es obligación del Departamento de Personal integrar semanalmente los registros de asistencia

de los empleados de oficinas generales y áreas desconcentradas al sistema de nómina de la Institución.

12. El Departamento de Personal generará un documento catorcenal por empleado denominado

“Control de Asistencia” el cual será entregado con esa misma periodicidad al trabajador para recabar su conformidad o realizar las aclaraciones pertinentes.

13. Los días de descanso obligatorios son:

a) 1 de enero b) El primer lunes de febrero en conmemoración del 5 de Febrero c) El tercer lunes de marzo en conmemoración del 21 de Marzo d) jueves y viernes de la Semana Mayor e) 1 de mayo f) 16 de septiembre g) 1, 2 de noviembre h) El tercer lunes de noviembre en conmemoración del 20 de noviembre h) 1 de diciembre de cada seis años, cuando corresponda a la transmisión del Poder

Ejecutivo Federal. i) 25 de diciembre Adicionalmente, el Fondo concederá el día sábado de la Semana Mayor, el 25 de Diciembre y el 1° de Enero a los trabajadores de librerías, y el 10 de mayo, que coincida con cualquier día hábil se otorgará a las madres trabajadoras, quienes podrán canjearlo por cualquier otro día según sus necesidades, previa notificación.

Comisión de trabajo

14. Es responsabilidad del Jefe directo del empleado comisionado, notificar por escrito al Departamento de Personal sobre la fecha de inicio y término de la comisión un día antes de que esta se realice. En casos de fuerza mayor lo podrá hacer con un máximo de dos días hábiles posteriores a está.

15. Los empleados que se encuentren comisionados, conservarán el derecho a obtener el premio de

puntualidad. Para incidencias por asistencia y puntualidad

16. Para cualquier incidencia que afecte la asistencia de personal, ya sea retardo, comisión, permiso para salir temprano, incapacidad, permiso por defunción, cursos externos, falta o alguna otra; la justificación deberá ser enviada dentro de los dos días posteriores a los que haya ocurrido la incidencia, ya que de no ser así no se tomará en cuenta para su captura en el Sistema de Nómina afectando consecuentemente el pago correspondiente.

Permiso para salir de las instalaciones.

17. El trabajador que requiera retirarse de sus labores antes de terminar su jornada ordinaria deberá entregar al Departamento de Personal el permiso correspondiente firmado por una autoridad de su área de adscripción con nivel mínimo del Jefe Inmediato.





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Nivel: 2


Permiso con goce de sueldo

18. Los permisos y licencias correspondientes a este rubro se otorgarán en los términos estipulados en la cláusula Vigésima quinta del Contrato Colectivo de Trabajo, debiendo el trabajador comprobar legalmente cada uno de dichos supuestos.

Permisos sin goce de sueldo

19. Se podrá otorgar permiso sin goce de sueldo hasta por un período de 45 días prorrogables a 45 más a solicitud del empleado.

20. Para la autorización de permiso sin goce de sueldo se deberá observar lo estipulado en el

numeral II de la cláusula vigésima quinta del Contrato Colectivo de Trabajo. Falta

21. El trabajador que por causas imprevistas o de fuerza mayor no se presente a laborar deberá informarlo telefónicamente a su jefe inmediato dentro de las tres horas siguientes a su hora de entrada, si está imposibilitado de hacerlo personalmente podrá hacerlo otra persona.

Retardo

22. Los trabajadores tendrán 15 minutos de tolerancia, a partir de su hora de ingreso. Pasado el tiempo de tolerancia, se permitirá el ingreso del trabajador, durante los siguientes 15 minutos, hasta dos veces por mes calendario. Si durante el mismo período llegare 30 minutos después de su hora de entrada podrá ser aceptado hasta una vez por mes calendario, previa autorización firmada de su jefe inmediato. De exceder los límites señalados, no podrá registrar su entrada y consecuentemente no podrá desempeñar su labor y se considerará que ha incurrido en una falta injustificada.

Retardo autorizado

23. En caso de retardo autorizado, el trabajador deberá entregar el día anterior al Departamento de Personal la autorización por escrito de una autoridad facultada en su área de adscripción. En casos no previsibles o de fuerza mayor el empleado podrá entregar la autorización el mismo día que registra el retardo.

Justificación y/ o incapacidades

24. Será responsabilidad del Departamento de Personal considerar como justificantes o incapacidades únicamente las otorgadas por el IMSS.

25. El empleado deberá reportarse telefónicamente al Departamento de Personal cuando, por

razones de salud no se presente a laborar.

26. Será responsabilidad del empleado presentar o enviar los justificantes médicos o los otorgados por el IMSS, al Departamento de Personal, a más tardar dentro de las 48 horas siguientes a su expedición.





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Nivel: 2


27. En caso de incapacidad por maternidad, se deberá notificar al Departamento de Personal con

quince días de anticipación a la fecha en que entrará en vigencia la incapacidad.

28. Por ningún motivo deberá permitirse que un trabajador incapacitado por el IMSS se presente a laborar dentro del período comprendido en el certificado correspondiente

Período de lactancia

29. La madre trabajadora disfrutará de dos períodos de lactancia durante 6 meses después de la incapacidad posparto, los cuales serán disfrutados a su libre conveniencia diaria, bien sea:

a) Entrando dos horas después a sus labores. b) Saliendo dos horas antes c) Entrando una hora después y saliendo una hora antes d) O ausentándose de sus labores dos horas durante el día

Para autorización y otorgamiento de vacaciones

30. Los trabajadores disfrutarán de vacaciones de acuerdo a la tabla establecida en la cláusula Vigésima Tercera del Contrato Colectivo de Trabajo del Fondo de Cultura Económica, vigente.

31. Los trabajadores disfrutarán de períodos fijos de vacaciones mismos que serán a cuenta de los

días de vacaciones a los que tenga derecho.

Los períodos fijos de vacaciones son:

a) Tres primeros días hábiles de la Semana Mayor b) Dos últimas semanas del mes de diciembre

32. Para el disfrute de vacaciones se tomará en cuenta las necesidades de trabajo del Fondo. Los

trabajadores serán los responsables de hacer llegar la solicitud de vacaciones al Departamento de Personal con un día hábil de anticipación a la fecha que inicien sus vacaciones, de no ser así los días que falte serán registrados como faltas injustificadas, sin excepción.

33. Las áreas del Fondo serán responsables, de ser necesario, de asignar una guardia en los

periodos fijos de vacaciones, para que el Fondo continúe con sus operaciones.

34. El personal de guardia podrá optar por tomar sus vacaciones anteriores o posteriores a las vacaciones fijas, de manera escalonada.

Jornada extraordinaria

35. Los empleados del Fondo de Cultura Económica susceptibles al pago del tiempo extra serán los sindicalizados y el personal de apoyo de confianza que corresponden a la clasificación que va del nivel 1 al 14.

36. El nivel jerárquico de Gerente tendrá las facultades para autorizar, la prolongación a la jornada

ordinaria sin exceder de tres horas diarias ni de tres veces en una semana calendario. Este tiempo laborado origina un pago del tiempo excedente de un 100% más del salario que corresponde a las horas de la jornada ordinaria.





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Nivel: 2


37. El Gerente del área de adscripción del empleado autorizará la prolongación del tiempo

extraordinario que exceda de nueve horas en una semana calendario. Este tiempo laborado origina un pago del tiempo excedente de un 200% por ciento más del salario que corresponde a las horas de la jornada ordinaria.

38. El empleado deberá registrar en los controles de asistencia establecidos en su centro de trabajo

la entrada y la salida del tiempo extra laborado, si esto no ocurre, no se considerará este tiempo como susceptible de pago.

39. El Departamento de Personal a través del sistema de nómina obtendrá cada miércoles la

relación de las horas extras laboradas por el trabajador en la semana anterior, misma que entregará al trabajador para que sea autorizada por su Jefe Inmediato y el Gerente del Área.

40. El pago de la jornada extraordinaria se realizará en la catorcena siguiente al período extra

laborado. 41. Para el cómputo del tiempo extra se considerará el tiempo por horas y minutos totales

trabajados. Premio de puntualidad

42. El Fondo otorgará cuatro días más de salario a aquellos trabajadores que no haya tenido ningún retardo y ninguna falta en sus labores en un mes calendario. Para el efecto del cómputo de asistencia no se considerarán validas las firmas en pases ni la omisión de registro en tarjeta.

Cambio de horario

43. Por necesidades de las Librerías, se podrán realizar cambios de horario y rol de turno pertinentes. La Subgerencia de Coordinación de Librerías deberá tramitar o en su caso avisar al Departamento de Personal, el cambio de horario o rol de turno respectivamente, teniendo como plazo mínimo para ello quince días hábiles antes del inicio de la modificación.

44. El Subgerente de Personal autorizará los cambios de horario de los empleados siempre y

cuando los fundamentos presentados por el área sean congruentes con lo establecidos en las disposiciones legales vigentes y con los objetivos del Fondo de Cultura Económica.





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Nivel: 2


4 DEFINICIONES Contrato Colectivo de Trabajo. Documento que norma las relaciones laborales entre el FONDO y los trabajadores a su servicio, en todos los centros de trabajo del FONDO, cuyo fin es establecer las condiciones según las cuales debe prestarse el trabajo en el FONDO y sus establecimientos. Incidencia. Es el movimiento, que afecta al cálculo de la nómina por concepto de vacaciones, incapacidad, permiso. Rol de turno.- Es el horario que se asigna al empleado con su respectivo día de descanso. Sistema de Nómina. Es el software, en el cual se registran los movimientos de los empleados para calcular la nómina.





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Nivel: 2


5 Desarrollo 5.1 Diagrama de Flujo





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Nivel: 2


5.2 Descriptivo



1.1 Presenta al departamento de personal, empleado de nuevo ingreso.

2.1 Entrega al empleado credencial de identificación.

2.2 Explica al empleado como debe realizar su registro de entrada y salida en el reloj checador

Departamento de Personal

2.3 Da de alta en el roll de turnos, conforme a los que se encuentran registrados en el Sistema

Tarjeta de asistencia o control para las Áreas en donde no existe dispositivo para

registrar asistencia

3.1 Inicia registro de asistencia en el reloj checador, de acuerdo a las instrucciones que se le dieron.

3.2 En caso de cualquier incidencia o cambio de turno, envía documentación aviso y/o justificación por escrito al Departamento de Personal.

Empleado

3.3 Autoriza el jefe inmediato superior, entrega en los tiempos que se establecen en el Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Gerencia de Administración y Finanzas

4.1 Recibe la documentación donde se avisa y/o ampara cualquier incidencia en que incurra el trabajador, captura en el sistema (vacaciones, permiso con goce o sin goce de sueldo, incapacidades, comisiones de trabajo, etc.)

Reportes de la prenómina

(de premio de puntualidad y de

faltas)

4.2. Verifica captura e incorpora al sistema de nóminas.

4.3 Verifica con el responsable de nóminas el registro de asistencia e incidencias, con base al reporte de percepciones del premio de puntualidad y faltas, que emite el sistema de nominas.

¿Existe algún registro en los reportes anteriores, que no corresponde al registro de asistencia electrónico o mecánico?

Si, regresa al punto 4.1 No, pasa al siguiente punto.


4.4 Emite reporte “Control de Asistencias” y el día de pago presenta a los empleados

Empleado 5.1 Verifica que todos sus registros hayan sido plasmados en el reporte de asistencia,

Control de asistencia individual





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Nivel: 2


¿Esta de acuerdo?

5.2 Si, Firma Y Termina Proceso

5.3 No, solicita aclaración al Departamento de Personal, regresa al punto 4.1


5.4 Anualmente, en el mes de julio, emite el reporte de incidencias del personal con calidad laboral de Administrativo, Técnico y Manual, mismo que entrega al Comité de evaluación al Desempeño.





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Nivel: 2



6.1 Ley Federal del Trabajo 6.2 Contrato Colectivo de Trabajo

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 Reportes de premio de puntualidad y de faltas

7.2 Reporte de asistencia individual

7.3 Reporte de horas extra

7.4. Formato de vacaciones

7.5. Formato de permisos 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN




Gerencia de Producción

N. A. Versión electrónica- solo lectura

Gerencia de Tecnología (Intranet)





Se valida y aprueba el presente documento por el COMERI y

Dirección General

Anexos del Procedimiento de Control de Asistencia de Empleados

ANEXO 7.1

Reportes de premio de puntualidad y de faltas


FONDO DE CULTURA ECONOMICA ACUMULADO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES (1)

PERIODO QUINCENAL (2) 23/01/2004 (3) NOMINA(S): año/mes/día (4) hora/minuto/segundo PM (5)

TRABAJADOR (6)

SALDO ANTERIOR (7) IMPORTE (8)

SALDO ACTUAL (9)

PERCEPCIONES (10) PREMIO DE PUNTUALIDAD (11) No EMP

(12)

TOTAL POR PREMIOS DE PUNTUALIDAD


INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO : Reportes de Premio de Puntualidad y faltas


Detallar lo el nombre de los empleados que obtienen el premio de puntualidad y el personal que incurrió en inasistencias

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO

Empleado /a 4. FORMA DE LLENADO

Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

CONCEPTO ANOTAR 1 Nombre del Reporte

2 Periodo del reporte

3 Fecha del reporte

4 Año, mes y día en que se elaboró el proceso

5 Hora en que se elaboró el reporte

6 Nombre del trabajador

7 Importe acumulado anterior

8 Importe actual que se va a pagar en la quincena que se esta validando

9 Nuevo saldo acumulado

10 Clasificación del reporte

11 Nombre del concepto que se esta validando

12 Número del empleado

Este reporte es utilizado para verificar el pago del concepto “PREMIO DE PUNTUALIDAD” y corroborar que las “FALTAS” este bien aplicadas, lo único que cambia es el concepto de “PUNTUALIDAD” por el de “FALTAS”


ANEXO 7.2

Reporte de asistencia individual


1 2

3

4

5



1. TÍTULO : Reporte de Asistencia Individual

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Llevar el control de asistencia por empleado y darle a conocer los registros de asistencia del periodo correspondiente


Empleado /a

4. FORMA DE LLENADO Electrónico. Se obtiene del sistema y se genera con base en los registros de asistencia que realiza el personal.


CONCEPTO ANOTAR 1 Periodo del reporte

2 Fecha del reporte

3 Datos del empleado del que se trata

4 Registros de asistencia, entrada y salida por fecha.

5 Firma de conformidad del empleado


ANEXO 7.3

Reporte de Horas Extra


1 2

3

4

5 6



1. TÍTULO : Reporte de Horas Extra

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Informar de las horas extra realizadas por el trabajador en el período indicado en el reporte.


Empleado /a

4. FORMA DE LLENADO Electrónico. Se obtiene del sistema y se genera con base en los registros de asistencia que realiza el personal.


CONCEPTO ANOTAR 1 Periodo del reporte

2 Fecha del reporte

3 Datos del empleado del que se trata

4 Registros de asistencia, entrada y salida por fecha.

5 Nombre y firma de conformidad del empleado

6 Nombre y firma de autorización del Gerente del Área correspondiente


ANEXO 7.4

Formato de Solicitud de Vacaciones



1. TÍTULO : Solicitud de Vacaciones

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento de control de vacaciones de los empleados del Fondo.


Encargado del registro de asistencia.

4. FORMA DE LLENADO Manual o electrónica.


CONCEPTO ANOTAR

1 - Fecha de elaboración de la solicitud

2 - No. de empleado

3 - Nombre completo del empleado que solicita vacaciones

4 - Nombre de la Gerencia a la que pertenece el empleado

5 - Nombre del Departamento al que pertenece el empleado

6 - No. de días que solicita

7 - Fecha (día/mes/año) en que inicia las vacaciones

8 - Nombre completo del Jefe inmediato del solicitante y área a la que pertenece

9 - Nombre completo del empleado solicitante


ANEXO 7.5

Formato de Solicitud de Permisos


DÍA MES AÑO

Departamento:Nombre:No. Empleado:

Permisio para:

Hora de entrada:Hora de salida:

Autorizado por:

1

23

4

5

69

8



1. TÍTULO : Formato de Permisos.


Contar con un documento de control para los permisos que solicitan los empleados del Fondo. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO

Personal que solicita el permiso. 4. FORMA DE LLENADO

Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

CONCEPTO ANOTAR

1 - Fecha de elaboración del permiso

2 - Nombre del Departamento al que pertenece el empleado

3 - Nombre completo del empleado

4 - Número de empleado

5 - Motivo por el cual se ausenta el empleado o solicita el permiso

6 - Hora de entrada

7 - Hora de la salida

8 - Nombre y firma del Jefe del Departamento de Personal



Fecha de revisión: N.A


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Nivel: 2


Procedimiento para Contratación por Honorarios Capítulo 1000

Procedimiento para Contratación por Honorarios Asimilados a Salarios Capítulo 1000





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Nivel: 2



1 OBJETIVO Describir las actividades que se deben de cumplir para la contratación de prestadores de servicios independientes bajo el régimen de Honorarios Asimilados a Salarios Capitulo 1000. 2 ALCANCE Todas las áreas del Fondo de Cultura Económica que por necesidades de operación requieren de la Contratación de prestadores de servicios asimilados a salarios, con cargo al presupuesto del Capítulo 1000, Servicios Personales. 3 POLÍTICAS

1. Los recursos que deban cubrirse por concepto de honorarios, derivados de la celebración de contratos de prestación de servicios asimilados a salarios, deberán estar previstos en la partida 1201 “Honorarios y Comisiones” del Capítulo 1000 “Servicios Personales” del Clasificador por Objeto del Gasto en vigor, ya que no se autorizarán ampliaciones líquidas para esta partida.

2. La Subgerencia de Personal a través de su Departamento de Personal deberá recibir del área interesada los documentos necesarios tomando en consideración los siguientes aspectos:

a) Presupuesto previsto. b) Oficio del área solicitante c) La justificación técnica en donde describa las actividades a realizar cuidando que las funciones sean diferentes a las de una plaza presupuestada o equivalente

3. La Gerencia solicitante será la responsable de solicitarle al prestador de servicios que será contratado, los documentos necesarios para su contratación.

4. Estos documentos deberán ser entregados a la Subgerencia de Personal por la Gerencia solicitante, días antes de la contratación del personal.

5. En ningún caso y bajo ninguna circunstancia, la vigencia de los contratos de prestación de servicios asimilados a salarios podrá exceder del 31 de diciembre del ejercicio fiscal correspondiente.

6. Los Gerentes y Coordinadores Generales, deberán enviar a la Subgerencia de Personal las justificaciones técnicas que respalden la contratación de prestación de servicios asimilados a salarios, para el siguiente año a más tardar el 4 de diciembre a fin de presentarlos para su consideración, a la Gerencia de Administración y Finanzas.

7. Previamente a la renovación de los prestadores de servicios asimilados a salarios cuya vigencia concluya el 31 de diciembre, la Subgerencia de Personal deberá observar íntegramente las disposiciones que sobre el particular consigne el Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio en cual se pretenda renovar el contrato.





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Nivel: 2



Autorización de contratos

8. El Gerente de Administración y Finanzas podrá autorizar los contratos de personal, en cumplimiento del Poder Notarial otorgado por el Apoderado del Fondo de Cultura Económica.

9. Para la autorización del contrato de asimilados a salarios, se deberá realizar en apego a la normatividad vigente, acciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal establecidas por el Decreto de Egresos de la Federación.

10. La Coordinación General de Asuntos Jurídicos y la Gerencia interesada en el contrato deberán rubricar el mismo, como testigos, en cumplimiento a lo establecido en el Estatuto Orgánico y Manual General de Organización del Fondo de Cultura Económica.

4 DEFINICIONES Honorarios.- Se consideran ingresos por honorarios los percibidos por prestar servicios profesionales independientes, tales como médicos, de administración, financieros, contables, de arquitectura, de ingeniería, informáticos, de diseño, artísticos, deportivos, de música, de canto, entre otros.





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5 Desarrollo 5.1 Diagrama de Flujo





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5.2 Descriptivo


1. Recibe por parte de la Subgerencia de Personal el oficio de solicitud de contratación del prestador de servicios y verifica que los datos coincidan a lo autorizado por la SHCP. ¿Corresponden?, pasa al punto 2.1. ¿No corresponden? Pasa al punto 1.1

Oficio de solicitud de contratación

Departamento de Personal.

1.1 Notifica a la Subgerencia Personal de la incongruencia, para que solicite la aclaración a la Gerencia o Coordinación solicitante y espera nuevamente el oficio de solicitud de contratación corregido.

2.1. Envía al área solicitante (Gerencia o Coordinación) el listado de los requisitos necesarios para la contratación del prestador de servicios y el formato de la Cédula de Justificación Técnica, para su elaboración.

Departamento de Personal 2.2. Se le requiere a la Gerencia o Coordinación

solicitante, que la persona a contratar se presente en el Departamento de Personal, para que realice trámites en el Departamento de Personal.

Formato requisitos de contratación y Cédula de Justificación Técnica

3.1. Requisita el formato de Justificación Técnica, recaba la documentación para contratación del prestador de servicios y los envía al Departamento de Personal.

Área Solicitante (Gerencia o Coordinación) 3.2. Se pone en contacto con la persona a contratar,

para solicitarle que se presente en el Departamento de Personal.

4.1. Recibe la documentación y verifica que este completa y vigente. ¿Esta completa y es vigente? pasa al punto 5.1. ¿No esta completa o no es vigente? Pasa al punto 4.2.


4.2. Notifica a la persona a contratar, para que efectúe el cambio de documento y/o envíe la documentación





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completa


5.1. Envía el oficio a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos donde solicita la elaboración del contrato de prestación de servicios, anexando la Solicitud de Contrato y Cédula de Justificación Técnica.

Solicitud de Contrato

6.1 .Recibe oficio de solicitud de contrato. Coordinación General de Asuntos Jurídicos.

6.2 Elabora el contrato de prestación de servicios y turna mediante oficio al departamento de personal el contrato en cuatro tantos, para su revisión.

7.1. Recibe los contratos de prestación de servicios en cuatro tantos, verificando que los datos asentados coincidan con los de la Cédula de Justificación Técnica.

¿Coinciden? Pasa al punto 7.2. ¿No coinciden? Regresa al punto 5.1.


7.2. Entrega al prestador de servicios para recabar su firma y rubrica de los representantes del área donde prestará sus servicios.

Prestadores de Servicios.

8.1 Recibe los cuatro tantos del contrato de prestación de servicios, revisa, firma y obtiene rubricas del Gerente y en su caso del Jefe Inmediato del área, y envía al Departamento de Personal.

Contrato de prestación de servicios.

9.1 Recibe los contratos, obtiene rubrica del Subgerente de Personal y del Gerente de Administración y Finanzas.

9.2. Entrega un tanto al prestador de servicios Departamento de Personal.

9.3. Envía mediante oficio dos tantos a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos, para su custodia

Oficio de entrega de contratos

Coordinación General de Asuntos Jurídicos.

10.1 Recibe y archiva en expediente


11.1. Archiva un tanto del contrato en el expediente del prestador de servicios.





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6.1 6.2

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 Formato de requisitos de contratación

7.2 Cédula de Justificación Técnica para Contratación de Servicios Profesionales por Honorarios

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología

1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

N. A. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)





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Se valida y aprueba el presente documento por el COMERI y Dirección General


Anexos del Procedimiento para Contratación por Honorarios Capítulo 1000

ANEXO 7.1

Formato de requisitos de contratación



SERVICIOS PROFESIONALES CAPITULO 1000

NOMBRE:

AREA:

FECHA DE INGRESO:

REQUISITOS PARA LA CONTRATACION:

CURRICULUM VITAECOPIA FOTOSTATICA DE IDENTIFICACION OFICIALCEDULA DE IDENTIFICACION FISCAL (R.F.C.)COPIA FOTOSTATICA DE CURPCOPIA DE COMPROBANTE DE DOMICILIOCOPIA DE COMPROBANTE DE ULTIMO GRADO DE ESTUDIOSAFILIACIÓN AL IMSS (formato AFIL-02, Estado de cuenta de la Afore o pre-afiliacACTA DE NACIMIENTO2 FOTOGRAFIAS TAMAÑO INFANTIL COLOROFICIO DEL AREA SOLICITANTEJUSTIFICACION TECNICACOPIA DE LA RENUNCIA DEL PRESTADOR ANTERIOR

SUSTITUCION:

NO. DE CONTRATO (OS):

IMPORTE INICIAL: IMPORTE FINAL:

DEPARTAMENTO: JEFE INMEDIATO:

FECHA DE BAJA: RENUNCIA:

OBSERVACIONES:

LOS REQUISITOS DE LA ZONA SOMBREADA LOS DEBE CUBRIR EL AREA SOLICITANTE.

FONDO DE CULTURA ECONOMICAGERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

SUBGERENCIA DE PERSONAL

1

2

3

4

5

6

7 8

10

11 12

13

9




1. TÍTULO : Requisitos para la contratación de Asimilados a Salarios


Registrar en el documento, los anexos que sirven de soporte para dar de alta al empleado en el sistema.


Auxiliar del Departamento de Personal. 4. FORMA DE LLENADO

Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

CONCEPTO ANOTAR

1 - Nombre completo del prestador de servicios

2 - Nombre del Area a la que pertence el prestador de servicios

3 - Fecha de inicio de labores

4 - Marcar con un “X” los documentos que entrega el prestador de servicios

5 - Nombre de la persona a quien sustituye (si es el caso)

6 - No. de contrato que se encuentra en la parte superior izquierda del contrato

7 - Monto bruto mensual inicial con el que fue contratado

8 - Monto bruto mensual final

9 - Nombre del Departamento al que esta asignado

10 - Nombre del Jefe inmediato

11 - Fecha de baja

12 - Fecha de la renuncia

13 - Anotar cualquier dato que sirva de soporte al expediente del prestador de servicios



ANEXO 7.2

Cédula de Justificación Técnica para Contratación

de Servicios Profesionales por Honorarios



RAMO: NOMBRE DE LA DEPENDENCIA, ÓRGANO DESCONCENTRADO O ENTIDAD:

MONTO MENSUAL BRUTO:

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE SE PRETENDE APOYAR:

DESIGNACIÓN A QUIEN SE ENTREGARÁN LOS INFORMES DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS:

DOMICILIO FISCAL

SUBGERENTE DE AREA GERENTE DE AREA

1_/ INDICAR SI SON RECURSOS FISCALES, PROPIOS O EXTERNOS

LIC. CARLOS REYES DE LA PEÑA

FORMATO DE JUSTIFICACIÓN TÉCNICO Y FUNCIONAL

R.F.C.:

FUENTE DE FINANCIAMIENTO: 1_/

NOMBRE DEL PRESTADOR DE SERVICIOS:

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES POR HONORARIOS

OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN:

ACTIVIDADES A REALIZAR, NO SIMILARES A ALGUNA PLAZA PRESUPUESTAL:

CRITERIOS Y/O ARGUMENTOS CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS QUE JUSTIFIQUEN LA CONTRATACIÓN:

SE DICTAMINA QUE LAS ACTIVIDADES AQUÍ ESPECIFICADAS, NO SON REALIZADAS POR PERSONAL QUE OCUPA UNA PLAZA PRESUPUESTARIA EN LA ESTRUCTURA ACTUAL REGISTRADA.

PERIODO POR EL QUE SE PRETENDE CONTRATAR:

PARTIDA PRESUPUESTAL

21

3 4

5 6

7 8

9

10

11

12

13

14 15




1. TÍTULO : Cédula de Justificación Técnica para Contratación de Servicios Profesionales por

Honorarios Asimilados a Salarios (GA- PE-10)

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Enviar a la SEP la justificación técnica que respalda la contratación de servicios profesionales por honorarios asimilados a salarios


Titular del área responsable de la supervisión del trabajo realizado por el prestador del servicio

4. FORMA DE LLENADO Electrónica Manual


CONCEPTO ANOTAR

1 - No. que le corresponde al Fondo de Cultura Económica (11)

2 - Nombre de la empresa (Fondo de Cultura Económica)

3 - El nombre completo de la persona a contratar

4 - El RFC de la persona a contratar

5 - Fecha de inicio y término de la contratación

6 - Cantidad bruta que percibirá la persona a contratar

7 - Clave presupuestal correspondiente

8 - Nombre del área en donde se desempeñará la persona a contratar

9 - Nombre del titular del área solicitante

10 - Domicilio completo de la persona a contratar (debe coincidir con el de la cédula fiscal)

11 - Objetivo de la contratación

12 - Describir las actividades que le serán asignadas

13 - Indicar de forma cuantitativa y cualitativa los beneficios y/o prejuicios



que tiene la contratación de la persona a contratar

14 - Nombre y firma del titular del área solicitante

15 - Nombre y firma del Gerente del Área





Revisión: 00

Páginas :


Nivel: 2

Cédula de Validación

VIII. CÉDULA DE VALIDACIÓN





Revisión: 00

Páginas :


Nivel: 2

Cédula de Aprobación

IX. CÉDULA DE APROBACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE … · Con el propósito de mantener un...

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