Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la ... · DIFUSIÓN GUBERNAMENTAL IA: PR...
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AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE IMAGEN PÚBLICA Y DIFUSIÓN GUBERNAMENTAL
REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-03
Clave: DT-PM-DIPyDG-III
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Manual de Organización, Políticas
y Procedimientos de la
Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Cuernavaca, Mor., a 3 1 de Diciembre de 2014.
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CONTENIDO:
Página
I.
HOJA DE AUTORIZACIÓN
3
II.
INTRODUCCIÓN
4
III.
OBJETIVO
5
IV.
MARCO JURÍDICO
6
V.
MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
7
VI.
ORGANIGRAMA
8
VII.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
9
VIII.
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
10
IX.
POLÍTICAS
16
X.
PROCEDIMIENTOS
17
01.- Estructura del Procedimiento para el Diseño de 17 Imagen Institucional a Campañas
XI. DIRECTORIO 24
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 25
XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 26
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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN
Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y Difusión gubernamental, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal
AUTORIZÓ
Jorge Morales Barud Presidente Municipal
REVISÓ
Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
APROBÓ
Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa
ELABORÓ
Andrés Robles Sánchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Fecha de Autorización
Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo
Organizacional
VERSIÓN (año)
No. de paginas
31/Dic/14
Marcela Torres Bello 2014 26
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II. INTRODUCCIÓN
.
El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos, tiene por objeto describir las actividades y procedimientos de trabajo a seguir en la Dirección Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, constituida como pieza fundamental de la difusión de actividades municipales hacia los Cuernavacenses, a través de la creación de información institucional de acuerdo con sus atribuciones y funciones.
Este documento de trabajo está destinado al personal de la Dirección Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, ya que con ello se da a conocer la estructura organizacional y se tendrá conocimiento de las responsabilidades y funciones que desempeñan cada una de las personas que la integran, lo anterior con estricto apego a las Leyes que rigen su actuación.
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III. OBJETIVO
Resolver de manera clara y objetiva las necesidades de comunicación gráfica que el Ayuntamiento de Cuernavaca y sus diferentes dependencias tengan para dar a conocer a la población las actividades y obras realizadas por el Ayuntamiento de Cuernavaca, para satisfacer las necesidades prioritarias de la sociedad Cuernavacense.
IV. MARCO JURÍDICO
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1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 4. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 5. Ley Estatal de Planeación. 6. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 7. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos. 8. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública para el estado de Morelos y sus
municipios. 9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca,
Morelos. 11. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de
Cuernavaca, Morelos. 12. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal. 13. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015 14. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos. 15. Programa Operativo Anual 2014. 16. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y
Difusión Gubernamental. 17. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter
administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.
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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
MISIÓN
Somos la dirección que se encarga de generar de manera responsable y eficiente, los lineamientos de imagen institucional, aplicados en los productos gráficos que las diferentes Dependencia requieran difusión efectiva de información, obras y actividades del mismo Ayuntamiento de Cuernavaca.
VISIÓN
Ser la dirección eficaz y eficiente en sus respuestas a las necesidades gráficas que requieran las Dependencias, al garantizar una correcta difusión de sus programas y/o campañas, para lograr con ello que la sociedad esté satisfecha por las obras, acciones, servicios municipales, protección y auxilio ciudadano; fomento de la economía, educación, salud, asistencia social, cultura y deporte que recibe; y siendo participe y corresponsable del desarrollo integral sustentable del municipio.
VALORES
Justicia
Objetividad
Responsabilidad
Equidad
Espíritu de servicio
Honestidad
Lealtad
Ética
VI.-ORGANIGRAMA
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ELABORÓ
ANDRÉS ROBLES SÁNCHEZ DIRECTOR DE IMAGEN PÚBLICA Y
DIFUSIÓN GUBERNAMENTAL
REVISÓ
MARTÍN BARENQUE VILLELA DIRECTOR GENERAL DE ATENCIÓN CIUDADA, IMAGEN Y
RELACIONES PÚBLICAS
AUTORIZÓ
JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL
FECHA DE AUTORIZACIÓN: 31 de Diciembre de 2014.
Director de Imagen
Pública y Difusión
Gubernamental
Jefe de Departamento
de Publicaciones
Jefe de Departamento
de Diseño
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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
P u e s t o Nombre Subtotal Total
Director de Imagen Pública y
Difución Gubernamental Jefe de Departamento de
Publicaciones Jefe de Departamento de
Diseño
Andrés Robles Sánchez Jorge Ponce Jurado Ivan Andrés Leon Jacobo
1
1
1
TOTAL 3
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Supervisar y administrar el uso correcto de la imagen institucional aplicado en
productos internos y externos de la institución, de acuerdo al manual de identidad; II. Supervisar las solicitudes de diseño y contenido de los instrumentos de
comunicación informativo y difusión propuestos por el Ayuntamiento y las diferentes Dependencias del mismo;
III. Establecer comunicación directa con los titulares de todas las unidades administrativas de las Dependencias para coordinar y dirigir la imagen gráfica de sus eventos;
IV. Supervisar el diseño gráfico correspondiente a las portadas para las ediciones de la Gaceta Municipal;
V. Establecer lineamiento para el uso de los elementos gráficos o conceptuales que proporcionen identidad a la Administración Pública;
VI. Supervisar la elaboración de los productos gráficos del Informe de Gobierno;
VII. Supervisar la administración del portal web del Ayuntamiento, y micro sitios de las Dependencias y Entidades del ayuntamiento, y
VIII. Las demás que le encomiende expresamente el Presidente Municipal, o su superior jerárquico.
Director de Imagen Pública y
Difusión Gubernamental Director General de Atención
Ciudadana, Imagen y Relaciones
Públicas
Jefe de Departamento de Publicaciones
Jefe de Departamento de Diseño
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PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Licenciatura
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
• Manejo de equipo de cómputo PC o MAC
• Posicionamiento de marca
• Edición de revistas, folletos y periódicos
• Conocimiento sobre Imagen y Mercadotecnia
• Relaciones públicas
• Mercadotecnia política
• Manejo de Programas vectoriales y editor de imágenes
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
Actividades de Comunicación gráfica 5 años de experiencia.
Bajo presión Oficina Trabajo de Campo
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Liderazgo Disciplina Responsabilidad Trabajo en equipo Iniciativa Puntualidad Creatividad
Alta
ESFUERZO
Físico – Mental
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
Jefe de Departamento de Publicaciones
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.
PERSONAL A SU CARGO
Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Programar y alimentar el portal web del Ayuntamiento y micro sitios de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; II. Traducir códigos web para que sean visualizados en Internet; III. Implementar herramientas que mejoren la navegación y la obtención de la información Que desean transmitir las diferentes Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; IV. Respaldar los archivos y las bases de datos de los micrositios; V. Programar y editar contenidos multimedia para las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; VI. Recopilar la información de los boletines y videos para la creación del que será, el video de las actividades de la semana, de las diferentes Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; VII. Actualizar diariamente el carrusel de imágenes que se muestran en la página web referente a las diferentes campañas o eventos; VIII. Enviar anuncios de audio a la Dirección General de Tecnologías de la información y Telecomunicaciones para que sean transmitidos en el conmutador del Ayuntamiento de Cuernavaca; IX. Suministrar los videos semanales y anuncios de las campañas vigentes, en el canal de youtube y en los medios digitales; X. Digitalizar las solicitudes escritas para llevar un mejor control interno, y XI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Director General y/o superior jerárquico.
PERFIL DEL PUESTO
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PUESTO ESCOLARIDAD
Jefe de Departamento de Publicaciones Licenciatura y/o Carrera trunca.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Programación web HTML, PHP, JAVASCRIPT Y FLASH Manejo de programas de edición de video FINAL CUT, ADOBE PREMIER Manejo de ADOBE ACROBAT PROFESIONAL
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
Oficina 3 años Trabajo en campo
bajo presión
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Puntual Media
Disciplina
Responsabilidad
trabajo en equipo
Iniciativa
ESFUERZO
físico – mental
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DESCRIPCIÓN DE PUESTO
PUESTO JEFE INMEDIATO
Jefe de Departamento de Diseño
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
PERSONAL A SU CARGO
Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Diseñar los formatos de comunicación interna de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; II. Elaborar productos de comunicación gráfica de las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; III. Diseñar productos digitales para el portal web y para las redes sociales, del Ayuntamiento de Cuernavaca de acuerdo a las diferentes campañas vigentes para dar una mejor y mayor difusión dirigida a la ciudadanía; IV. Diseñar las portadas para las ediciones de la Gaceta Municipal; V. Crear la imagen institucional del informe del gobierno y sus productos, y VI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables, o le encomiende Expresamente el Director General y/o superior jerárquico.
PERFIL DEL PUESTO
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PUESTO ESCOLARIDAD
Jefe de Departamento de Diseño Licenciatura y/o Carrera trunca.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Diseño de información de editoriales y publicaciones Administración Pública Manejo de Software
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
Oficina 2 años Trabajo en campo
bajo presión
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Puntual Media
Disciplina
Responsabilidad
trabajo en equipo
Iniciativa
ESFUERZO
Físico – mental
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IX. POLÍTICAS
1. La solicitud de campañas de difusión e inserciones oficiales deberá realizarse por escrito.
2. La respuesta a una petición se realizará por escrito o si es necesario se turnara a una
nueva instancia.
3. El tiempo de duración de la campaña será señalado por la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
4. La solicitud de cual quier diseño deberá realizarse con tres días de anticipación.
5. Todo requerimiento de material se realizará de acuerdo a las necesidades del área que
lo solicita y con la autorización del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
6. Todo diseño gráfico realizado, deberá estar justificado de acuerdo al manual de
identidad institucional.
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X. PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS
1.- Propósito: Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer los lineamientos para desarrollar mensajes a través de prensa escrita y medios electrónicos, que representen los valores y compromiso del Ayuntamiento con la Ciudadanía, así como la responsabilidad de Gobernar, considerando los mecanismos y lineamientos establecidos.
2.- Alcance: Este procedimiento compete al Presidente Municipal, a la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental y Dependencias del Ayuntamiento.
3.-Referencia:
Para la elaboración de este procedimiento se tomó como referencia las políticas internas emitidas por la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento.
Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públ icas su revisión en términos de Ley.
Es responsabilidad de la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento.
5.- Definiciones:
Síntesis Informativa: Compendio que indica de manera esquemática o generalizada la información relativa a las actividades oficiales o de un tema en particular.
6.- Método de Trabajo:
6.1. Mapeo de Proceso 6.2. Diagrama de Flujo. 6.3. Mapeo de Interacción de los Procesos 6.4. Descripción de Actividades. 6.5. Indicador, Registro de Calidad y Anexos.
Requisitos
Medición, análisis
y mejora
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MAPEO DE PROCESO DEL PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A
CAMPAÑAS
Mejora continua del Sistema de
Gestión de la Calidad
Ciudadano
(y otras
partes
interesadas)
Capítulo 5
Responsabilidad
de la dirección
Ciudadano
(y otras
partes
interesadas)
Capítulo 6 Capítulo 8
Gestión de los
Recursos
Satisfacción
Entrada
Capítulo 7 Realización
del servicio
Servicio
Salida
Actividades que aportan valor Flujo de información
Enviar a corregir propuesta
7
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
5-10 minutos
Actividad 1
30
minutos Actividad
2
30
minutos Actividad
3
INICIO
Solicitud de
diseño a
elaborar. 1
Memorándum
Formato
Acordar los programas
a promocionar
2
Desarrollar conceptos y
líneas de fuerza
3
No
¿Aprueba la campaña?
6
Si
Implementar
la campaña 3
8
45-120 minutos
Actividad 4
15 minutos Actividad
5
5-15 minutos
Actividad 6
Actividad
7
10 minutos Actividad
8
15 minutos Actividad
9
Diseñar propuesta para
diferentes medios de comunicación
4
Propuesta Estrategica
Presentar al Director General la propuesta
5
Propuesta
Estrategica
Supervisar campaña,
Difusión en redes sociales y página web
9
15-25
minutos Actividad
10
Envío de diseños a
Dependencia o entidad del ayuntamiento
Realizar memoria de
campaña
FIN
10 minutos Actividad
11
10 solicitante
11
Memorándum de repuesta
Memoria
Dependencias y Entidades
del ayuntamiento
Director de Imagen Pública
y Difusión Gubernamental
Dirección General de Atención Ciudadana,
Imagen y Relaciones Públicas
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MAPEO DE INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS
DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS
Diagrama de interacción de los procesos
Ciudadano
(y otras
partes
interesadas)
Ciudadano
(y otras
partes
interesadas)
Requisitos Satisfacción
Me
dic
ión
, a
ná
lisis
y m
ejo
ra
Mejora continua del Sistema de
Gestión de la Calidad
Procesos de gestión
Realización del
Servicio Servicio
Procesos de apoyo
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑA.
Paso
Responsable
Actividad
Documento De Trabajo
(clave
1
Dependencias y
Entidades del
Ayuntamiento (DEA)
Verifica la solicitud con sus documentos de las Dependencias del Ayuntamiento
Memorándum, Formato
2 Director de
Imagen Pública y
Difusión
Gubernamental
(DIPyDG)
Verifica con las Dependencias del Ayuntamiento
los programas que necesitan difusión.
3 DIPyDG Desarrolla conceptos y líneas de fuerza de la
actividad que requiere promoción.
4 DIPyDG Diseña propuesta estratégica en diferentes medios
de comunicación.
Propuesta
estratégica
5 DIPyDG Presenta al Director General de Atención
Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas del
Ayuntamiento la propuesta para su aprobación.
Propuesta
estratégica
6 Director General de
Atención
Ciudadana, Imagen
y Relaciones
Públicas
(DGACIyRP)
¿Es aprobada la campaña?
No. Ir a la actividad No. 7
Sí. Ir a la actividad No. 8
7 DGACIyRP Devuelve al Director de Imagen Pública y Difusión
Gubernamental para que realice las correcciones
correspondientes y se conecta con la actividad No.
3.
8 DGACIyRP Acuerda con el Presidente Municipal e
implementa campaña.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS
Paso
Responsable
Actividad
Documento De Trabajo
(clave) 9 DIPyDG Se envía imagen de la campaña para su dfusión
en redes sociales y portal web del
Ayuntamiento. Supervisa posicionamiento e impacto
de campaña publicitaria.
10 DIPyDG Evalúa la campaña a través de diferentes
mecanismos como observación, comentarios
directos por parte de los responsables de
las Dependencias del
Ayuntamiento.
Memorándum de respuesta
11 DGACIyRP Realiza memoria, es decir archivo de la
campaña. Con esta actividad finaliza este
procedimiento.
Memoria
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PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN, ESTRATEGIAS Y CAMPAÑAS
INDICADOR
No de
Indicador
Denominación
Periodicidad
Ninguno
REGISTRO DE CALIDAD
No
Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia
Tiempo de retención
1 Memorándum, formato Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
1 año
2 Propuesta estratégica Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
1 año
3 Memorándum de respuesta
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
1 año
4 Memoria de la campaña
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
1 año
ANEXOS
Anexo No
Documento
Clave
Ninguno
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XI. DIRECTORIO
Nombre Y Puesto
Teléfonos Oficiales
Domicilio Oficial
Andrés Robles Sanchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
3-29-44-86
Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.
Jorge Ponce Jurado Jefe de Departamento de Publicaciones
3-29-44-86
Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.
Iván Andrés León Jacobo Jefe de Departamento de Diseño
3-29-44-86
Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.
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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION
30 de Junio d e 2014 31 Diciembre 2014
PARTICIPANTES PUESTO
Andrés Robles Sánchez
Iván Andrés León Jacobo
Emigdio González Galindo
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Jefe de Departamento de Diseño
Técnico Informático
Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor
Designado de la
Coordinación de Modernización Administrativa
Iván Andrés León Jacobo Jefe de Departamento de Diseño
Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y
Procedimientos
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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN
DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ÁREA: Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Apartado
Motivo Del Cambio
Fecha De
Vigencia
Puesto
Nombre
Y Firma
Vo. Bo de la
directora General
de Informática y
Desarrollo
Administrativo
Todos Actualización del Manual versión 2014
31/Dic/14 Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Andrés Robles
Sánchez
Ricardo Díaz Vázquez