Manual de Organización, Políticasy Procedimientos de la ... · DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES...
Transcript of Manual de Organización, Políticasy Procedimientos de la ... · DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES...
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 1de 31
Manual de Organización, Políticasy Procedimientos de la
Dirección de Eventos Especiales
Cuernavaca, Mor.,a 14 de Mayo de 2015
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 2de 31
CONTENIDO:
Página
I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3
II. INTRODUCCIÓN 4
III. OBJETIVO 5
IV. MARCO JURÍDICO 6
V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7
VI. ORGANIGRAMA
8
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10
IX. POLÍTICAS 23
X. PROCEDIMIENTOS 24
01.- Montaje para eventos 24 XI. DIRECTORIO 29
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
30
XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN
31
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 3de 31
I. HOJA DE AUTORIZACIÓN
AUTORIZÓ
Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la AdministraciónPública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamentode Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.
Jorge Morales Barud Presidente Municipal
REVISÓ
Javier Hernández Díaz Secretario Particular
APROBÓ
Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa
ELABORÓ
Brenda Gabriela Ocampo Popoca Directora de Eventos Especiales
Fecha deAutorización
Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo
Organizacional
VERSIÓN(año)
No. de paginas
14/May./15 Marcela Torres Bello 2015 31
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 4de 31
II. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento a la reestructuración administrativa de la Presidencia Municipal, se elaboró el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales con el fin de auxiliar a todo el personal en el desempeño de sus actividades. El cual, incluye portada, autorización previa, introducción, objetivo, marco jurídico, misión, visión y valores, organigrama, plantilla de personal, descripción y perfil del puesto, las políticas que deben guiar al personal, los procedimientos narrativos así como su representación en diagrama de flujo , además de las formas utilizadas, anexándose en seguida el glosario, la simbología utilizada en los diagramas de flujo, el directorio de acuerdo a sus niveles jerárquicos, hoja de participación con el grupo de trabajo que elaboró el manual y finalizando con el registro de actualización en el cual se plasman los cambios que sufre el Manual.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 5de 31
III. OBJETIVO
Organizar los eventos oficiales del Ayuntamiento de Cuernavaca, mediante la
coordinación con el personal de las diferentes áreas que lo conforman, a través de la
gestión y programación de los montajes del mobiliario y equipo necesario para llevar a
cabo los eventos, con el fin de coadyuvar en las actividades en las actividades oficiales,
culturales y sociales del Municipio.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 6de 31
IV. MARCO JURÍDICO
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos.
3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
4. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
5. Ley Estatal de Planeación.
6. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos.
7. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Públicapara el Estado de Morelos y sus Municipios.
8. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos.
9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.
10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de
Cuernavaca, Morelos.
11. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
12. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal.
13. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015.
14. Programa Operativo Anual 2015.
15. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca,
Morelos.
16. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Eventos Especiales.
17. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras
disposiciones de carácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 7de 31
V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
MISIÓN
Coordinar los eventos oficiales, proporcionando las herramientas necesarias y la organización de las diferentes Dependencias del Ayuntamiento para proyectar a la Ciudadanía una imagen de valores y de gobierno transparente.
VISIÓN
Ser una Dirección facilitadora de insumos y requerimientos necesarios para los eventos oficiales, a través de la atención inmediata y de la organización de los mismos para proyectar a través de la imagen pública del Presidente Municipal, un gobierno trasparente y honesto.
VALORES
Amabilidad Calidad
Mejora Continua Trabajo en equipo
Compromiso Puntualidad
Disciplina Responsabilidad
Respeto Lealtad
Honestidad Solidaridad
Humildad
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página:8de 31
VI.-ORGANIGRAMA
TÉCNICO INFORMÁTICO
DIRECTOR DE EVENTOS ESPECIALES
JEFE DE DEPARTAMENTO
DE MONTAJE DE EVENTOS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
TÉCNICO ESPECIALIZADO
(24)
PINTOR
ELABORÓ
BRENDA GABRIELA OCAMPO POPOCA
DIRECTORA DE EVENTOS ESPECIALES
REVISÓ
JAVIER HERNÁNDEZ DÍAZ
SECRETARIO PARTICULAR
AUTORIZÓ
JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL
FECHA DE AUTORIZACIÓN: 14 de Mayo de 2015
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 9de 31
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
P u e s t o Nombre Subtotal Total
Directorade Eventos Especiales
BrendaGabrielaOcampoPopoca 1
TécnicoInformático DanaeTrinidadDelgado (comisionada en Recursos Humano) 1
AsistenteAdministrativo Aaron Martínez Flores 1 3 JefedeDepartamentodeMontajedeEventos JoséAlfonsoEscalonaMartínez 1
Técnico Especializado LuisMillánMacedo 1
Técnico Especializado ArturoMartínezOcampo (comisionado en el DIF MUNICIPAL) 1
Técnico Especializado EnriqueMorenoChávez 1
Técnico Especializado AndrésJuárezRomán 1
Técnico Especializado JorgeLuisMaraMontoya 1
Técnico Especializado JesúsAbelTorrecillaPeña 1
Técnico Especializado VíctorMariacaRodríguez 1
Técnico Especializado ToribioMendozaVázquez 1
Técnico Especializado FernandoRiveraGutiérrez 1
Técnico Especializado GustavoMontesFlores (comisionado en Servicios Generales) 1
Técnico Especializado AlfredoIsraelArizmendiValladares 1
Técnico Especializado GabrielBahenaJiménez 1
Técnico Especializado JoséAlfredoMartínezBahena 1
Técnico Especializado NatividadAguilarDelgado 1
Técnico Especializado GonzaloGutiérrezSánchez 1
Técnico Especializado EmilioGarcíaRuiz 1
Técnico Especializado JoséAlbertoDomínguezSalgado 1
Técnico Especializado JesúsGómezRamírez 1
Técnico Especializado IvándeJesúsSerafínLópez 1
Técnico Especializado EstebanLinasHernández 1
Técnico Especializado ÁngeldelaCruzCastro 1
Técnico Especializado FernandoGarridoRamírez 1
Técnico Especializado BogarrCisnerosPalacios 1
Técnico Especializado Juan Carlos García Ruíz 1
Pintor PorfirioMarcelinoJorge (comisionado en Servicios Generales) 1 26
TOTAL 29
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 10de 31
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Secretario Particular Director de Eventos Especiales
Técnico Informático Asistente Administrativo Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
I. Planear, organizar y dirigir las actividades que le sean encomendadas en tiempo
y forma;
II. Elaborar y cumplir la aplicación del Manual de Organización, Políticas y
Procedimientos de la Dirección a su cargo;
III. Acordar con el titular de la Secretaría Particular los eventos a los que asiste el
Presidente Municipal, consultando la agenda y determinando requerimientos del
evento;
IV. Resguardar la información que se genere, derivado de las funciones y
actividades encomendadas, a fin de garantizar la seguridad e integridad del
Presidente Municipal y de los demás participantes de los eventos;
V. Atender las solicitudes para la celebración de festividades culturales, en estrecha
coordinación con la Dirección General de Educación e Instituto de Cultura;
VI. Planear en coordinación con las Unidades Administrativas del Municipio, los
requerimientos de montaje para la celebración de los eventos y/o actos en los
que participa el Presidente Municipal;
VII. Organizar la distribución del mobiliario y equipo de sonido para los eventos y
actos a los que asista el Presidente; verificando la disponibilidad del mismo para
los eventos del día;
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 11de 31
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Secretario Particular Director de Eventos Especiales
Técnico Informático Asistente Administrativo Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
VIII. Coordinar la instalación del mobiliario y equipo requeridos en los eventos
especiales, así como los solicitados por los Regidores y las Dependencias del
Municipio;
IX. Supervisar los montajes de los eventos, verificando que todo esté listo en tiempo
y forma;
X. Custodiar y conservar los expedientes, así como la información que se genere
derivado de las funciones, y actividades propias de la Dirección;
XI. Apoyar a la Secretaría del Ayuntamiento para la organización de las Sesiones de
Cabildo, y
XII. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende
expresamente el presidente Municipal o su superior jerárquico.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 12de 31
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Planeación
Organización
Logística
Relaciones Públicas
Imagen
2 años
Dirección de Eventos Especiales Licenciatura
Al aire libre Trabajo de campo Bajo presión
Amabilidad Servicio Atención Responsabilidad Puntualidad
Alto
Mental
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 13de 31
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Director de Eventos Especiales Técnico Informático
“Ninguno”
I. Elaborar oficios, memorándums, circulares, cartas, documentos varios relacionados con la Dirección;
II. Recibir y registrar la correspondencia recibida en la Dirección;
III. Contestar y realizar llamadas telefónicas y tomar recados;
IV. Controlar el archivo de la Dirección;
V. Auxiliar en el control de las tareas asignadas al personal de la Dirección;
VI. Elaborar y controlar las bitácoras de combustible y recorridos de los vehículos de la
Dirección;
VII. Elaborar mensualmente el reporte de indicadores y logros relevantes de la Dirección;
VIII. Elaborar mensualmente las requisiciones de material de limpieza, papelería y
cómputo;
IX. Realizar las actividades, trabajos y tareas encomendadas por el Director, y
X. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 14de 31
PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Computación (Microsoft office)
Relaciones Humanas
Conocimientos básicos de logística
1 años
Técnico Informático Nivel Medio Superior
Oficina
Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Atención
Baja
Mental
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 15de 31
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Director de Eventos Especiales Asistente Administrativo
“Ninguno”
I. Elaborar los reportes de incidencias (asistencias, faltas, retardos, etc) del personal de la Dirección;
II. Contestar y realizar llamadas telefónicas;
III. Apoyar en la elaboración de requisiciones de material de limpieza, papelería y
cómputo;
IV. Apoyar en otras actividades propias de la Dirección, y
V. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 16de 31
PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Computación (Microsoft office)
Relaciones Humanas
Conocimientos básicos de logística
1 años
Asistente Administrativo Nivel Medio Superior
Oficina
Amabilidad Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Atención
Baja
Mental
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 17de 31
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Director de Eventos Especiales Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
Técnico Especializado (24) Pintor
I. Supervisar que los requerimientos de montaje para los eventos cívicos y culturales, sean atendidos en tiempo y forma.
II. Coordinar la instalación del mobiliario y equipo requeridos en los eventos especiales del Presidente, así como los solicitados por los regidores y las Dependencias del Municipio, con el fin de lograr proyectar una imagen institucional adecuada.
III. Supervisar el montaje del mobiliario y equipo de sonido en el Salón de Cabildos,
con el fin de que las instalaciones sean las adecuadas para el desarrollo de la sesión, y
IV. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende
expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 18de 31
PERFIL DEL PUESTO PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Computación (Microsoft office)
Manejo de Proyectos
Relaciones Humanas
Toma de decisiones
Conocimientos básicos de logística
2 años
Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
Licenciatura
Al aire libre Trabajo de campo Bajo presión
Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Atención Discreción
Media
Mental
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 19de 31
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
Técnico Especializado (24)
“Ninguno”
I. Montar y desmontar escenarios;
II. Colocar en tiempo y forma: carpas, lonas, templetes, tablones, sillas, mamparas;
III. Cargar y descargar mobiliario
IV. Dar mantenimiento de pintura, limpieza y reparaciones sencillas al mobiliario y equipo de sonido
V. Custodiar el buen uso del mobiliario y equipo
VI. Resguardar el mobiliario y equipo así como mantenerlo ordenado y en óptimas
condiciones en el lugar asignado para ello
VII. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 20de 31
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Experiencia en montaje de escenarios
Mantenimiento y reparación de equipo
Conocimientos básicos de logística
1 año
Técnico Especializado (24) Secundaria
Al aire libre Trabajo de campo Bajo presión
Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Activo
Baja
Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 21de 31
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Jefe de Departamento de Montaje y Eventos
Pintor
“Ninguno”
I. Proporcionar mantenimiento de pintura a las áreas que designe su jefe inmediato;
II. Montar y desmontar escenarios; III. Colocar en tiempo y forma: carpas, lonas, templetes, tablones, sillas, mamparas; IV. Cargar y descargar mobiliario
V. Dar mantenimiento de pintura, limpieza y reparaciones sencillas al mobiliario y
equipo de sonido
VI. Custodiar el buen uso del mobiliario y equipo
VII. Resguardar el mobiliario y equipo así como mantenerlo ordenado y en óptimas condiciones en el lugar asignado para ello
VIII. Las demás que le delegue su jefe inmediato.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 22de 31
PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Técnicas generales de pintura en inmuebles
Experiencia en montaje de escenarios
Mantenimiento y reparación de equipo
1 año
Pintor Secundaria
Al aire libre Trabajo de campo Bajo presión
Responsabilidad Iniciativa Honestidad Servicio Activo
Baja
Físico
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 23de 31
IX. POLÍTICAS 1. Todo el personal de la Dirección de Eventos Especiales, que tengan mobiliario o herramienta a su cargo, deberá resguardarlo.
2. El manejo de la herramienta y el mobiliario debe ser el adecuado para no tener ni provocar accidentes.
3. Los usuarios del mobiliario y equipo deberán reintegrarlo completo y en las mismas condiciones que les fue prestado, de lo contrario deberán reponer el equipo con sus propios recursos o justificar los daños.
4. El personal que realice actividades de manejo de vehículos, son responsables del trabajo encomendado y del personal que llevan a su cargo, así como también son responsables de mantener las unidades en buenas condiciones y limpias.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: PR-PM-DEE-01
Revisión: 2
Página: 24de 31
X. PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTODE MONTAJE PARA EVENTOS
1.- Propósito: Elaborar la adecuada planeación y supervisión de los montajes de mobiliario y equipo en las giras, eventos y actividades a las que asiste el Presidente Municipal. 2.- Alcance: Aplica a la Dirección de Eventos Especiales. 3.-Referencia: El Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad del Director de Eventos Especiales la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Dirección de Eventos Especiales llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento.
5.- Definiciones: “Ninguna” 6.- Método de Trabajo: 6.1. Diagrama de Flujo. 6.2. Descripción de Actividades. 6.3. Registro de Calidad y Anexos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: PR-PM-DEE-01
Revisión: 2
Página: 25de 31
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE MONTAJE PARA EVENTOS
Solicitud
Solicitud
Solicitud
Técnico informático
Directora de Eventos Especiales
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
1 hora Actividad
1
1 día Actividad
2
1 a 3 horas Actividad
3
1 a 2 horas Actividad
4
30 min Actividad
5
INICIO
Recibir, registrar y agendar las
solicitudes de
mobiliario y equipo
Verificar la agenda de eventos del
Presidente Municipal
Planear los montajes de acuerdo a las
solicitudes de mobiliario y equipo y a la agenda
de eventos
Notificar a los solicitantes vía telefónica o de
manera personal, el mobiliario autorizado
Entregar al personal de bodega las solicitudes autorizadas para su
atención
6
1
2
3
4
5
Jefe de Departamento
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: PR-PM-DEE-01
Revisión: 2
Página: 26de 31
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTODE MONTAJE PARA EVENTOS
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
Directora de Eventos Especiales
Técnico Especializado
2 a 4 horas Actividad
9
1 día Actividad
6
1 a 3 horas Actividad
7
1 a 2 horas Actividad
8
Montar el mobiliario y equipo autorizado
Supervisar que el montaje se encuentre
en las condiciones solicitadas por el área
organizadora.
Verificar que el evento se lleve a cabo sin
contratiempos
Recoger el mobiliario y equipo utilizado en el
evento.
6
7
8
9
Jefe de Departamento
FIN
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: PR-PM-DEE-01
Revisión: 2
Página: 27de 31
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DEMONTAJE PARA EVENTOS
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
1 Técnico Informático
(TI)
Recibe las solicitudes de mobiliario, para registrarlas en la agenda de eventos, con la información de horario, fecha, lugar.
Solicitud
2 Directora de Eventos
Especiales (DEE)
Verificar la agenda de eventos del Presidente Municipal.
3 DEE
Planear los montajes de acuerdo a las solicitudes de mobiliario y equipo y a la agenda de evento, determinando la cantidad y tipo de mobiliario, así como horarios y días de montaje.
Solicitud
4 TI Notificar a los solicitantes vía telefónica o de manera personal, el mobiliario autorizado para el montaje del evento.
5
Jefe de Departamento de Montaje de
Eventos (JDME)
Entregar al personal de bodega las solicitudes autorizadas para su atención, así como la coordinación de los montajes con el personal de apoyo.
Solicitud
6 Técnico Especializado
(TE)
Montar el mobiliario y equipo autorizado en el lugar y hora acordada y agendado, a fin de que se lleven a cabo los eventos.
7 JDME
Supervisar que el montaje se encuentre en las condiciones solicitadas el responsable del evento, apoyando en la logística en cuanto al arranque del evento.
8 DEE Verificar que el evento se lleve a cabo sin contratiempo, atendiendo que todo transcurra en tiempo y forma.
9 TE
Recoger el mobiliario y equipo utilizado en el evento para ser resguardado en bodega. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: PR-PM-DEE-01
Revisión: 2
Página: 28de 31
REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de retención
1 Solicitud de equipo y montaje para evento
Jefe de Departamento de Montaje de Eventos
1 año
2 Reporte de actividades Jefe de Departamento de Montaje
de Eventos 1 año
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 29de 31
XI. DIRECTORIO
Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
Brenda Gabriela Ocampo Popoca.
Directora de Eventos Especiales.
329 44 12 Motolinía No. 2 antes 13 Esquina Netzahualcóyotl,
Colonia Centro, Cuernavaca, Morelos.
José Alfonso Escalona Martínez Jefe de Departamento de
Montaje de Eventos
329 44 12 Motolinía No. 2 antes 13 Esquina Netzahualcóyotl,
Colonia Centro, Cuernavaca, Morelos.
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 30de 31
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN
14 de Abril de 2015 14 de Mayo de 2015
PARTICIPANTES PUESTO
Brenda Gabriela Ocampo Popoca
José Alfredo Martínez Bahena
Emigdio González Galindo
Directora de Eventos Especiales
Técnico Especializado
Técnico Informático
Emigdio González Galindo Técnico Informático
Asesor Designado de la Coordinación de Modernización
Administrativa
José Alfredo Martínez Bahena Técnico Especializado
Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y
Procedimientos
AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE EVENTOS ESPECIALES REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DEE-II
Revisión: 2
Página: 31de 31
XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ÁREA: Dirección de Eventos Especiales
Apartado Motivo Del Cambio Fecha De Vigencia
Puesto
Nombre
Y Firma
Vo Bo Coordinación de Modernización
Administrativa
Todos Actualización del Manual versión 2015
14/May./15 Directora de Eventos
Especiales.
Brenda Gabriela Ocampo Popoca
Ricardo Díaz Vázquez