MANUAL DE ORGANIZACION · una 2da fase, la cual consiste en una reorganización, entendiéndose...

Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Tabasco

DUPEyF FECHA DE EXPEDICIÓN 6 de Febrero de 2012

Manual de Organización Dirección de la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas

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6 de Febrero de 2012

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Índice

Introducción……………..………………………………………………

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l.- Objetivo del Manual……………………………………....................

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II.- Antecedentes…………………………………………………………

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lll.- Marco Jurídico………………………………………………………

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lV.- Políticas…………………..……………………...............................

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V.- Atribuciones de la Dirección………………………………………

9

Vl.- Misión y Visión………………………………………………………

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Vll.- Estructura Orgánica……………………………………………….

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Vlll.- Organigrama de la Dirección….………….……………………..

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lX.- Objetivo y Funciones de los Puestos Adscritos a la Dirección…………………..……………………………………………….

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Introducción

Cuando hablamos de organización, se establece la idea de un ordenamiento y sistematización del funcionamiento de cualquier organismo social en todos sus aspectos administrativos, tomando como base para ello las actividades y las condiciones de su entorno, en que se desenvuelve operativamente. Aunado a este primer aspecto y debido al desarrollo y la dinámica de las actividades se presenta una 2da fase, la cual consiste en una reorganización, entendiéndose ésta como cualquier cambio en la distribución de responsabilidades, en la facultad de tomar decisiones o en las relaciones entre las funciones; hay muchas razones por la que un organismo social pueda decidir una reorganización de importancia en las que se pueden mencionar, crecimiento de la estructura organizativa, muy comúnmente por las demandas de los consumidores ya sea de bienes o servicios; cambios en el personal administrativo; acontecimientos externos, que influyen en las actividades del organismo; defectos en la estructura organizacional, entre otras. Relacionado con los preceptos anteriores la información que se genere tanto en el funcionamiento de la estructura organizacional, como los cambios a ésta, deben estar comprendidos en un documento denominado Manual de Organización, los cuales sean proyectados para promover el entendimiento de la estructura por medio de las descripciones de los diversos puestos; así como las políticas, objetivo, delegación de autoridad y responsabilidad. El DIF Tabasco es el órgano encargado de proporcionar bienestar social a la población de escasos recursos, a través de los servicios de la Asistencia Social; debido a esta premisa, para la Institución se hace necesario contar con una estructura orgánica y establecer los mecanismos administrativos idóneos, medios por los cuales atienda organizada y sistemáticamente las demandas sociales de la población vulnerable. Además, estas mismas demandas procuran la reorganización en cualquiera de sus componentes, misma que debe realizarse con la mayor certidumbre y sin perder de vista los objetivos y funciones que por ley se le han encomendado a este órgano social. Congruente con esta premisa la Dirección de la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas, órgano normativo y de apoyo a la Dirección General del DIF Tabasco, la cual presenta en este documento denominado: Manual de Organización; el esquema organizativo de la Dirección, con relación a los cambios institucionales que han sido reflejo de las demandas sociales, procurando mejores y más eficientes servicios asistenciales. La finalidad del manual es precisar las funciones, así como delimitar las líneas de autoridad y responsabilidad de cada uno de los puestos que integran a la Dirección, para evitar duplicidad y omisión de funciones; también es propósito que sea de utilidad para adiestrar al personal de nuevo ingreso, facilitando su funcionamiento interno, además hacer saber a cada personal el alcance de sus funciones, coadyuvando así a la toma de decisiones que le procure actuar con mayor confianza. El presente manual contiene información referente a los antecedentes; marco jurídico; políticas; misión y visión; atribuciones; estructura orgánica; organigrama; objetivo y funciones de la Dirección y de las áreas de trabajo. Se exhorta al titular de esta Unidad Administrativa y al personal de la misma para que cumplan las especificaciones del manual, y al mismo tiempo, colaboren en su enriquecimiento y actualización


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permanente, con el objeto que sea siempre un instrumento útil para el buen funcionamiento de la Dirección.

I.- Objetivo del Manual

Brindar información sobre las atribuciones de la Dirección, así como del objetivo y funciones de las áreas de trabajo, que forman parte de la estructura organizacional; delimitando su responsabilidad y autoridad, evitar la duplicidad de funciones y lograr el mejor aprovechamiento de los recursos asignados a ésta.

II.-Antecedentes

La Ley Estatal de Planeación expedida a los ocho días del mes de Julio de 1983, en su artículo 3ro, y reforma publicada en el Periódico Oficial del Estado, el 16 de Junio de 1999; determina que para los efectos de esta Ley, se entiende por Planeación Estatal de Desarrollo, la ordenación racional y sistemática de acciones que sobre la base del ejercicio de las atribuciones del Ejecutivo Estatal y de los Ayuntamientos, en materia de regulación y promoción de la actividad económica, social, política y cultural, tiene como propósito la transformación de la realidad del Estado, de acuerdo con las normas, principios y objetivos que la propia Constitución Federal y Estatal y las leyes que en la materia establecen. A través de la planeación se fijarán objetivos, metas, estrategias y prioridades; se asignarán recursos, responsabilidades y tiempos de ejecución, se coordinarán acciones y se evaluarán resultados. En esta misma Ley en su artículo 14 se establece que la Planeación Estatal del Desarrollo, se llevará a cabo por las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal y por los Municipios, en los términos de esta Ley, mediante el Sistema Estatal de Planeación Democrática en congruencia con el Sistema Nacional de Planeación Democrática. Las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal y los Municipios, formarán parte del Sistema, a través de las Unidades Administrativas que tengan asignadas las funciones de planeación dentro de las propias dependencias. Congruente con la fundamentación anterior, en 1983 el DIF Tabasco, con base al artículo 32 de la Ley del Sistema Estatal de Asistencia Social, creó dentro de su estructura general la Unidad de Planeación y Evaluación, con el objeto de llevar a cabo la planeación institucional en materia de Asistencia Social; entendiéndose esto, como el conjunto de actividades para formular, programar, presupuestar y evaluar los programas y proyectos que se generen en el DIF Tabasco, y es en Septiembre de 1987 cuando se transforma la estructura orgánica de la Unidad en Dirección. Hasta el año de 1988 la Dirección contaba con tres Departamentos: Planeación y Programación, Evaluación y Documentación, Estadísticas e Informática. A partir de 1989 debido al crecimiento funcional, las transformaciones que se han dado en materia asistencial y a la duplicidad de acciones con otras Unidades Administrativas de la Institución, se hace necesaria una reorganización estructural. Los Departamentos: Procesamiento Electrónico de datos y, Organización y Métodos formaban parte de la Dirección Administrativa hasta 1988, se fusionan a comienzos de 1989 con las áreas de Informática y, Sistemas y Procedimientos respectivamente, pertenecientes estas últimas a la


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Dirección de Planeación y Evaluación; integrándose de esta manera los Departamentos: de Informática y, Organización y Métodos. Para Mayo del mismo año, se integra también el Departamento de Capacitación. En Febrero de 1993 con la finalidad de dar una secuencia sistematizada a las actividades de planeación y evaluación, el Departamento de Evaluación se fusiona a la estructura orgánica del Departamento de Planeación y Programación. Debido a esta adecuación, este último adquiere una nueva nomenclatura estableciéndose como Departamento de Programación y Evaluación, así mismo se ordenan y adecuan las funciones de cada área que lo integran. A principios de 1994, de conformidad a las nuevas disposiciones administrativas y ante la necesidad de contar con personal de apoyo para la planeación y organización de eventos especiales encomendados por la Dirección General, se crea en esta Dirección la Coordinación Técnica, a partir de Enero de 1995 le son asignadas nuevas funciones como lo es evaluación del presupuesto general de egresos, sustituyendo éstas a todas las actividades de planeación y organización de eventos especiales, las cuales son establecidas en otro órgano de la Institución. Además esta adecuación originó que el Departamento de Planeación y Evaluación quien tenía asignadas las funciones de evaluación, adquiriera un nuevo ordenamiento estructural y funcional interno y consecuentemente un nuevo nombre, denominándose Departamento de Programación y Presupuestaciòn. La variedad de servicios propios de una biblioteca especializada de la Asistencia Social, a la que además de concurrir personal del Sistema Estatal DIF, se atiende a personal externo y estudiantes de los niveles técnico y profesional, que acuden a investigar y desarrollar temas sobre Asistencia Social, y al adquirir así una nueva perspectiva de función, motivó a generar una nueva denominación del Departamento de Documentación, Estadística y Servicio Social, cambiando a Departamento de Servicio de Biblioteca en Asistencia Social. En esta nueva forma de organización la Coordinación de Servicio Social pasa a formar parte de la estructura interna del Departamento de Capacitación, quedando este como Departamento de Capacitación y Servicio Social. Para 1997 y conforme a la dinámica de actividades de la Dirección, las funciones de evaluación que venia realizando la Coordinación Técnica, pasan a ser desarrolladas por el Departamento de Programación y Presupuestaciòn, y la Coordinación adquiere nuevas asignaciones. A la estructura se anexan dos nuevas áreas de trabajo el Departamento de Proyectos Especiales dependientes de la Coordinación Técnica, y la Coordinación de Enlace dependiente de la Subdirección; el primero se encargaría de la vinculación con instituciones educativas de nivel superior para la capacitación profesional de los recursos humanos de la Institución; el segundo al acopio, diseño y control de las estadísticas básicas que el organismo lleva a cabo en materia de Asistencia Social. Por otra parte el Departamento de Servicio de Biblioteca e Investigación en Asistencia Social, cambia su nomenclatura al Departamento de Servicio de Biblioteca. A principios de 1998 y debido a principalmente al establecimiento nuevamente de un ajuste en el orden funcional, son suprimidas de la estructura orgánica, la Coordinación Técnica, junto con el Departamento de Proyectos Especiales y la Coordinación de Enlace, las funciones de la primera son integradas al Departamento de Capacitación y Servicio Social. Durante el año 2001 el Departamento de Servicio de Biblioteca, deja de funcionar como departamento definiéndose solamente con la nomenclatura de Biblioteca, integrándose a la estructura del Departamento de Capacitación y Servicio Social y en Octubre del 2003, conforme a


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las disposiciones de contar con un área exclusivamente para el manejo de información documental sobre Asistencia Social, cambia su nomenclatura al de Centro de Documentación en Asistencia Social. Para septiembre del 2003, se integra a la estructura de la Dirección el Departamento de Evaluación y Seguimiento, teniendo como objetivo, llevar a cabo la evaluación del Sistema Estatal de Información de Asistencia Social, para la conformación de información de estadísticas básicas. A principios de este mismo año, y de conformidad a los nuevos esquemas de trabajo que esta Dirección diseña, con la finalidad de eficientar los procesos e integrar al DIF Tabasco a la tecnología actual, y consecuentemente que la demanda social de la población objetivo del DIF Tabasco se atienda con mayor prontitud y mediante estructuras que respondan a estos nuevos retos de la vulnerabilidad; la Institución por medio de la Dirección de Planeación y Evaluación, hace una readecuación de cada una de las estructuras de la Unidades de Trabajo que la integran. En el Año 2010 el Gobierno del Estado realiza cambios en su estructura orgánica a nivel estatal, implementando un programa de rediseño de ingeniería, esta Dirección realiza los cambios propuestos en dicho programa y replantea sus funciones eliminando la Subdirección de Planeación y Evaluación, haciendo una redistribución en las funciones que tenia a su cargo a los demás Departamentos, por otra parte las Subdirección de Finanzas y Subdirección de Tecnología de Información y Comunicación, cambian de nomenclatura pasan a ser Jefaturas de Unidad, dependientes de ellos los departamentos que integran la estructura orgánica de la Dirección. Por lo anterior esta Dirección de la Unidad lleva a cabo una reestructuración interna, presentando los siguientes aspectos.

El departamento de Capacitación es integrada en otra estructura organizacional de la Institución;

Se realiza un replanteamiento general de la estructura, primeramente la Dirección de Planeación y Evaluación, cambia su nomenclatura a la de Dirección de la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas, la cual se integrará por los siguientes puestos:

El Departamento de Organización y Métodos posteriormente de Modernización y Calidad, cambia su nomenclatura al Organización y Procedimientos.

Subdirección de Finanzas, posteriormente Jefatura de la Unidad de Finanzas, ésta fue integrada a la estructura de la Dirección de la Unidad, con las áreas de Tesorería, Integración Financiera, y de Contabilidad.

Subdirección de Tecnología de Información y Comunicación, posteriormente Jefatura de la Unidad se hace una total reestructuración de las acciones de informática, contemplándose cuatro áreas importantes para las tareas de esta área de trabajo, como son: Redes y Telecomunicaciones, Soporte Técnico, Página Web y Diseño, y Desarrollo de Sistemas.

Por último se integra la Administración para todas las funciones de adquisiciones, recepción y entrega de los recursos materiales de la Dirección.


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En el presente documento contempla la estructura orgánica de la Dirección de la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas que actualmente funciona.

lll.- Marco Jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, diario Oficial de la Federación del 5 de Febrero de 1917 y sus reformas actuales. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco, publicada el 5 de Abril de 1919 y sus reformas. Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, publicada en el periódico oficial extraordinario No. 8 de fecha 22 de Marzo de 2002, reformada y publicada en el suplemento “D” del periódico oficial 6804 de fecha 21 de Noviembre de 2007. Última reforma publicada en el suplemento “R” en el periódico oficial No. 6916 de fecha 17 de Diciembre de 2008. Ley de Salud del Estado de Tabasco, publicada en el periódico oficial Suplemento “B” No.7019 del 12 de Diciembre del 2009. Ultima reforma periódico oficial Suplemento “D” 7174 del 8 de Junio de 2011. Decreto No. 516 que crea la Ley del Sistema Estatal de Asistencia Social, publicada en el Periódico Oficial No. 4622, el 27 de Diciembre de 1986; última reforma publicada en el Periódico Oficial extraordinario 18 de fecha 12 de Septiembre de 2006. Reglamento Interior del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Tabasco, publicado en el periódico oficial el 8 de Mayo de 2010, suplemento 7061 D. Ley Estatal de Planeación, publicada en el Periódico Oficial N. 4261 del 13 de Julio de 1983, última reforma periódico oficial Suplemento No. 6901-1 del 25 de Octubre de 2008. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, última reforma publicada en el periódico oficial No. 4261 extraordinario No. 7 del 4 de Marzo de 2002. Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial No. 4962 del 31 de Marzo de 1990, última reforma periódico oficial suplemento “Y” 6707 del 16 de Diciembre de 2006. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Vigente; Plan Nacional y Estatal de Desarrollo 2007-2012.


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IV.- Políticas Las funciones y actividades de la Dirección de la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas son las que determinen la Presidenta del Patronato y la Dirección General del DIF Tabasco, en congruencia con las leyes en la materia; Las actividades de programación y evaluación presupuestal se llevarán a cabo, de acuerdo con los lineamientos y directrices que señale el Gobierno del Estado por medio de sus órganos centralizados en la materia; El control y seguimiento de los Programas Institucionales y de los Programas Especiales, se realizará por esta Dirección, mediante los lineamientos que señale las Autoridades Superiores del DIF Tabasco; La información que se genere en las áreas operativas en materia de Asistencia Social, será normada por la Dirección, para la integración del Sistema Nacional de Información de la Asistencia Social. El personal deberá cumplir con las normas, funciones y procedimientos de trabajo, que se establecen en las leyes y disposiciones legales en la materia, en el Reglamento Interno del DIF Tabasco y Manuales Administrativos correspondientes; El manejo de los recursos financieros asignados a la Dirección de la Unidad, se efectuará de acuerdo a las normas de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, que determinen las Autoridades Superiores de la Institución y dependencias gubernamentales en la materia; Apegarse a las normas, políticas y procedimientos de trabajo establecidos por las Autoridades Superiores del DIF Tabasco.

V.- Atribuciones de la Dirección

Atribuciones:

Decreto No. 516 que crea la Ley del Sistema Estatal de Asistencia Social, publicada en el Periódico Oficial No. 4622, el 27 de Diciembre de 1986; última reforma publicada en el Periódico Oficial extraordinario 18 de fecha 12 de Septiembre de 2006. Reglamento Interior del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Tabasco, publicado en el Periódico Oficial suplemento No. 7061 “D” el 8 de Mayo de 2010. Título III, Capítulo VIII, artículo 26.

Manual de Organización y descripciones de Puestos del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Tabasco, 15 de Diciembre del 2011.


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VI.- Misión Visión

Misión: Llevar a cabo la planeación, evaluación y control financiero en forma periódica de los programas y proyectos del DIF Tabasco, a través de un Sistema de Información y comunicación, que enlace de forma interna y externa a la Institución; asimismo, dar a conocer a las diferentes áreas del DIF, los lineamientos y la normatividad, acorde a las del Gobierno del Estado y del Sistema Nacional DIF.

Visión: Ser el Órgano del DIF Tabasco, con conocimiento de normas, lineamientos y leyes, en materia de Asistencia Social; que permitan mantener un sistema de información confiable para planear, evaluar, registrar financieramente y medir el impacto de las acciones orientadas a la población objetivo, con el único fin de

mejorar los procesos y optimizar los recursos de la Institución.

Vll .- Estructura Orgánico

1.0. Dirección de la Unidad

1.0.1. Secretaria

1.0.2. Chofer

1.0.3. Departamento Administrativo

1.0.4. Departamento de Organización y Procedimientos

1.1. Jefatura de la Unidad de Planeación y Evaluación

1.1.1. Departamento de Programación

1.1.2. Departamento de Presupuesto

1.1.3. Departamento de Evaluación y Seguimiento

1.2. Jefatura de la Unidad de Finanzas

1.2.1. Departamento de Tesorería

1.2.2. Departamento de Contabilidad

1.3. Jefatura de la Unidad de Tecnología de Información y Comunicación

1.3.1. Mesa de Control

1.3.2. Redes y Telecomunicaciones

1.3.3. Soporte Técnico

1.3.4. Página WEB y Diseño

1.3.5. Desarrollo de Sistemas


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VIII.- Organigrama de la Dirección

Dirección de la Unidad de Planeación,

Evaluación y Finanzas

Jefatura de la

Unidad de Finanzas

Departamento de

Presupuesto

Departamento de

Programación

Jefatura de la Unidad de Tecnología de Información y Comunicación

Departamento de Evaluación y

Seguimiento

Departamento

Administrativo

Organización y

Procedimientos

Departamento de

Tesorería

Departamento de

Contabilidad

Jefatura de la Unidad de

Planeación y

Evaluación


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IX.-Objetivo y Funciones de los Puestos Adscritos a la Unidad


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Dirección de la Unidad Objetivo: Llevar a cabo en coordinación con las distintas áreas del Órgano, la planeación, formulación, ejecución, evaluación y control presupuestal y financiero de los distintos programas y proyectos del DIF Tabasco; asimismo, dar a conocer y hacer cumplir la normatividad y los lineamientos en materia de programación-presupuesto, expedida por las dependencias globalizadoras del Gobierno del Estado y la Federación. Funciones:

Llevar a cabo el diseño y rediseño de los procesos de las unidades de trabajo del DIF; Conducir los planes y programas de modernización y desarrollo administrativo del DIF; Participar con la unidad jurídica en la actualización permanente de los manuales administrativos, reglamento interno del DIF, realizando los análisis organizacionales conducentes, y someterlo a la validación de la dirección general; Integrar y validar la información necesaria que sirva de base para la elaboración de los informes institucionales, y de gobierno que debe rendir el DIF, así como llevar el seguimiento del sistema de gestión de calidad; Establecer las líneas de acción para la elaboración del diagnóstico de la Asistencia Social en el Estado; Coordinar el proceso de planeación en el DIF, de acuerdo a los lineamientos emitidos por las dependencias correspondientes del Gobierno del Estado; Regir, coordinar y orientar la conducción interinstitucional de todos los recursos provenientes de cualquier fuente de financiamiento que ingresen al DIF, para atender las políticas y prioridades de la Asistencia Social; Integrar y validar el proyecto de presupuesto general de egresos del DIF, conforme a los lineamientos y normatividad emitida por las dependencias globalizadoras y remitirlo a esas dependencias para su aprobación y autorización; Controlar y evaluar el correcto ejercicio de los presupuestos Estatal y Federal, autorizados, para dar cumplimiento puntual a las metas programadas; Normar los criterios para la programación de los recursos programáticos presupuestales para situaciones extraordinarias como contingencias y desastres en coordinación con otras áreas del DIF; Desarrollar el sistema de control y evaluación del presupuesto general de egresos autorizado, con base a los lineamientos y directrices que señale la Secretaría de la Contraloría del Estado; Coordinar el seguimiento del avance físico de metas programáticas en correlación con el ejercicio del presupuesto de las diversas áreas del DIF; Plantear para su aplicación correspondiente, las observaciones derivadas de la evaluación, de los servicios proporcionados por las direcciones y titulares de las unidades del DIF; Coordinar el sistema de información estadística del DIF, de acuerdo a los lineamientos específicos; Coordinar y autorizar los pagos a proveedores y demás prestadores de servicios, cuyas actividades generen una obligación financiera para el DIF; Proporcionar orientación del gasto programático presupuestal, de acuerdo con las políticas gubernamentales de ajuste o ampliación en función de su comportamiento del mismo, e informar a la dirección general sobre el ejercicio de la inversión autorizada del programa operativo anual; Gestionar con oportunidad ante la Secretaría de Administración y Finanzas, la solicitud de recursos presupuestales y financieros necesarios para la adecuada operatividad del DIF; Coordinar y organizar la administración de los recursos financieros asignados al DIF, conforme a las

Manual de Organización Unidad de Planeaciòn, Evaluación y Finanzas

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políticas, normas, sistemas y procedimientos establecidos por la dirección general y las disposiciones legales aplicables; Elaborar las órdenes de pago por ministración de recursos en favor del DIF, así como de los créditos a proveedores con cargo a su presupuesto y remitirlas a la Dirección de Políticas Presupuestal de la Secretaría de Administración de Finanzas para su afectación y trámite de pago; Integrar la contabilidad del DIF, apegándose a la legislación aplicable en materia del gasto público, así como a las normas, lineamientos y procedimientos del Estado; Integrar la cuenta pública con el objeto de comprobar el manejo, custodia y aplicación de los ingresos y egresos, durante el ejercicio fiscal correspondiente; Asesorar a los DIF Municipales en materia de planeación, evaluación y finanzas y en tecnología de información y comunicación; Conducir, supervisar y apoyar los servicios de tecnología de la información y comunicación del DIF, a fin de fortalecer la productividad del personal y aprovechamiento de los recursos; Establecer políticas, procedimientos, guías y metodologías en materia de tecnologías de información y comunicación para aplicarse, de acuerdo a la normatividad existente; Modernizar y administrar los servicios de información y acceso a través de las redes local, externa y de Internet del DIF; Desarrollar y operar sistemas automatizados de información, así como proporcionar los servicios de soporte técnico en primera instancia a las áreas del Órgano que lo requieran; Coordinar la administración de los servidores centralizados de aplicaciones y bases de datos, instalados en el área de tecnología de información y comunicación del DIF; Participar en el proceso de planeación y evaluación de la función tecnológica de información y comunicación, a través de los Órganos colegiados que para tal efecto se constituyan, y; Las demás funciones que le sean asignadas por la Presidenta del Patronato o la Dirección General del DIF.

Secretaria

Objetivo: Realizar las actividades de mecanografiado, archivo, así como brindar atención al público, y demás funciones acordes a su puesto, para el buen funcionamiento de la Unidad de Trabajo Adscrita. Funciones: Mecanografiar los oficios, memorandos, circulares, requisiciones de compra y demás documentos que le sean solicitados, así como envió de correspondencia vía fax; Manejar y mantener actualizado el archivo de la Unidad de Trabajo donde esta Adscrita; Contestar los telefonemas y hacer las llamadas oficiales anotándolas en la bitácora correspondiente, así como atender a las personas que tengan algún asunto que tratar con su jefe inmediato; Elaborar y mantener actualizado el directorio del DIF Tabasco, así como de las dependencias públicas y personas que se encuentran vinculados con la Asistencia Social en el Estado; Informar sobre los asuntos a atender en la agenda diaria de trabajo de su jefe inmediato; Apoyar a su jefe inmediato, transcribiendo los acuerdos que se tengan en las reuniones de trabajo; Atender y registrar la recepción de oficios, memorandos, circulares y correspondencia en general; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias, y apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y se le asigne tareas en dicha contingencia o evento; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo del área adscrita, asimismo deberá de proceder a realizar el apoyo al usuario de los servicios asistenciales; Apoyar a las diversas áreas de trabajo, cuando su jefe inmediato o superior lo solicite;


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Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por su Jefe Inmediato.

Chofer Objetivo: Brindar apoyo en las actividades de la Unidad de Trabajo adscrito, a través del servicio de transporte. Funciones:

Identificar las rutas de traslados a los diferentes puntos de reunión, eventos del Estado y Estados vecinos; Realizar el traslado del personal a diferentes puntos de la Ciudad; Trasladar los materiales y suministros necesarios, así como entregar la correspondencia emitida por la Unidad de Trabajo donde está adscrito; Realizar periódicamente la limpieza y mantenimiento del vehículo asignado, a fin de que esté en condiciones de servicio; Informar de cualquier anomalía o desperfecto que sufra el vehículo, así como solicitar el suministro de combustible, lubricante y refacciones; Mantener comunicación permanente con su jefe inmediato para la asignación de las actividades de traslado diario; Informar a su jefe inmediato sobre las vigencias de documentos para el tránsito vehicular; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias, y apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y se le asigne tareas en dicha contingencia o evento; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo del área adscrita, asimismo deberá de proceder a realizar el apoyo al usuario de los servicios asistenciales; Apoyar a las diversas áreas de trabajo, cuando su jefe inmediato o superior lo solicite; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por su Jefe Inmediato.

Departamento Administrativo Objetivo: Administrar de manera eficiente y eficaz los recursos humanos, financieros y materiales asignados a la unidad de planeación, evaluación y finanzas. Funciones:

Difundir a las unidades de trabajo las disposiciones y lineamientos emitidos por la dirección de la unidad relacionado al funcionamiento y ejercicio de los recursos administrativos; Cumplir con las políticas y procedimientos relacionados con la administración de los recursos humanos, materiales y financieros que emita la Institución; Llevar un control del inventario de recursos humanos de la dirección de la unidad y tramitar ante la jefatura de la unidad de recursos humanos de la Institución todos los asuntos laborales relacionados con el personal;


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Elaborar y mantener actualizado el inventario de mobiliario y equipo de oficina asignado a las oficinas y áreas de trabajo; Realizar oportunamente el trámite de requisiciones para el suministro de recursos materiales, determinando los procedimientos de recepción, almacenamiento y distribución a las diferentes áreas de trabajo de la dirección de la unidad; Supervisar que se tramiten las órdenes de servicio para la reparación del activo fijo y mantenimiento general de la infraestructura de la dirección; Llevar a cabo la integración del presupuesto operativo anual de la unidad de planeación, evaluación y finanzas; Proponer a la dirección de la unidad todas aquellas acciones que tiendan a normar, agilizar y mejorar la función administrativa, implementando las resoluciones que al respecto se establezcan; Llevar control de los pagos a proveedores y prestadores de servicio, cuyas actividades generan un egreso financiero con cargo a la dirección; Llevar control del presupuesto de gasto corriente y gasto de inversión autorizado; Realizar el cierre anual del ejercicio presupuestal de la dirección; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Dirección de la Unidad del avance y desarrollo de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Dirección de la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas.

Departamento de Organización y Procedimiento Objetivo: Coordinar la elaboración y actualización de los manuales administrativos de la Institución e instrumentos normativos respecto a la estructura orgánica, funcionalidad, procesos y procedimientos operativos de cada unidad de trabajo, y coordinar la operación del sistema de gestión de la calidad. Funciones: Dar trámite a la documentación y asuntos que le asigne la dirección de la unidad y que sean competencia del departamento; Planear los estudios de organización y procesos que se requieran; Llevar a cabo estudios o diagnósticos de los sistemas administrativos, en los cuales se detecte la problemática y se hagan recomendaciones y propuestas que impliquen cambios estructurales, funcionales y operativos; Formular y actualizar en coordinación con las unidades de trabajo de la Institución los manuales administrativos (generales y específicos de organización, procedimientos, etc.), con el objeto de precisar funciones, evitar duplicidades y delimitar responsabilidades.


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Coordinar la realización de los estudios técnicos encaminados a la elaboración de reglamentos e instructivos administrativos internos, como una orientación sistemática de los trabajos operativos; Dar seguimiento a la operación del sistema de gestión de calidad de la Institución; Detectar y proponer las adecuaciones, cambios e implicaciones de las estructuras organizativas y funciones, así como desarrollar sistemas acordes con las disposiciones legales; Formular los estudios de simplificación de sistemas y procedimientos, distribución de funciones y actividades, y descripción de puestos que sean requeridos; Diseñar los formatos que requieran las unidades administrativas del DIF Tabasco, así como llevar el control de los mismos; Asesorar a los DIF Municipales en la elaboración, revisión, propuesta e implementación de sus manuales de organización y procedimientos. Investigar las innovaciones en materia de organización, sistemas y procedimientos, adaptándolas a las necesidades de la Institución; Controlar el manejo y buen aprovechamiento de los recursos asignados al área a su cargo; Proponer la resolución de los asuntos cuya tramitación corresponda al área a su cargo. Atender las peticiones de información oficial de dependencias estatales, federales y municipales; Integrar y validar la información necesaria que sirva de base para la elaboración de los Informes institucionales y de gobierno que debe rendir el DIF; Proporcionar información y asesorar técnicamente en asuntos de su competencia, a las áreas y personal del DIF que así lo soliciten; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Dirección de la Unidad del avance y desarrollo de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Dirección de la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas.

Área de Organización y Calidad Objetivo: Recopilar, analizar y organizar la información proporcionada por cada Unidad Administrativa del DIF Tabasco para la elaboración de manuales respecto a organización, descripciones de puestos, y reglamentos internos. Funciones: Desempeñar el trabajo asignado que se derive de las funciones del Departamento; Seleccionar y consultar la información necesaria, con el propósito de conocer los antecedentes y operatividad de las Unidades Administrativas a analizar; Diseñar o en su caso revisar y actualizar las descripciones de puestos y cuestionario de diagnóstico administrativo, instrumentos de trabajo que sirven de medio para la recopilación de información en las Unidades de trabajo del DIF Tabasco;


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Llevar a cabo los estudios administrativos que requieran las áreas de trabajo, obteniendo un diagnóstico de su funcionalidad y organización, así como definir propuestas; Recopilar la información necesaria, a través de los instrumentos administrativos y técnicas seleccionadas para la elaboración y/o actualización de los manuales de organización y normas administrativas correspondientes; Analizar y organizar la información relacionada con las normas administrativas y manuales de organización, utilizando la metodología adecuada; Elaborar y actualizar en una versión preliminar y final los manuales generales y específicos de organización, así como las normas administrativas que se requieran; Detectar y proponer adecuaciones, cambios e implantaciones de las estructuras orgánicas y funcionales, con base a las disposiciones legales, técnicas y necesidades actuales de cada área; Analizar y elaborar las modificaciones que requieran la organización estructural y funcional de la Institución; Apoyar a los DIF Municipales en la elaboración, revisión, propuesta e implementación de sus manuales de organización; Establecer coordinación con Áreas de Diseño de Procesos, y Análisis y Captura para llevar a cabo acciones conjuntas; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado al Jefe del Departamento del desarrollo y avance de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas por el Jefe del Departamento de Organización y Procedimientos.

Área de Diseño de Procesos Objetivo: Diseñar y rediseñar los procesos, así como los manuales de procedimientos, y formatos administrativos, que contribuyan a sistematizar las actividades y controlar la información que se genere en cada área de la Institución. Funciones: Desempeñar el trabajo asignado que se derive de las funciones del Departamento; Identificar los procesos, así como el diagrama de recorrido de formas; Establecer los procedimientos que habrán de desarrollarse, de acuerdo al funcionamiento y operatividad de la Unidad de trabajo correspondiente; Recopilar la información necesaria, a través de los instrumentos administrativos y técnicas seleccionadas para la elaboración y/o actualización de procedimientos y formatos para el control de información; Analizar y organizar la información relacionada con los procedimientos de trabajo y formatos administrativos utilizando la metodología adecuada;


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Elaborar y actualizar permanentemente los manuales de procedimientos requeridos por las áreas del DIF Tabasco; Diseñar los formatos administrativos para el registro de información generada en cada área, así como elaborar sus respectivos instructivos; Revisar los procedimientos de la Institución, con objeto de implantar nuevos sistemas que proporcionen una óptima operatividad, así como una mayor racionalización de los recursos; Realizar la actualización permanente sobre la información de la metodología para la elaboración de manuales de procedimientos y de formas; Establecer coordinación con las Áreas de Organización y Calidad, y Análisis y Captura para llevar a cabo acciones conjuntas; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado al Jefe del Departamento, del desarrollo y avance de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que les sean asignadas por el Jefe del Departamento de Organización y Procedimientos.

Área de Análisis y Captura

Objetivo: Apoyar a las áreas de trabajo del Departamento en el análisis y captura de información relacionada con el diseño y rediseño de los procesos, manuales de procedimientos y de organización, y formatos administrativos. Funciones: Desempeñar el trabajo asignado que se derive de las funciones del Departamento; Conocer plenamente las responsabilidades del trabajo correspondiente al Departamento; Apoyar en la elaboración de los informes requeridos análisis y captura de información; Integrar, capturar y procesar la información que se genere conforme a las funciones que realiza el Departamento; Obtener la información que le sea requerida utilizando los formatos correspondientes; Controlar el manejo y buen aprovechamiento de los recursos asignados al área a su cargo; Proponer la resolución de los asuntos cuya tramitación corresponda al área a su cargo; Realizar la actualización permanente sobre la información de la metodología para la elaboración de manuales administrativos y diseño de procesos; Establecer coordinación con las Áreas de Organización y Calidad, y Diseño de Procesos para llevar a cabo acciones conjuntas; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u


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organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado al Jefe del Departamento, del desarrollo y avance de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que les sean asignadas por el Jefe del Departamento de Organización y Procedimientos.

Jefatura de la Unidad de Planeación y Evaluación

Objetivo: Proporcionar apoyo a la dirección de la unidad, coordinando y supervisando el trabajo que realicen los departamentos a su cargo. Funciones:

Supervisar la elaboración de documentos (estructura programática, glosario de términos, etc.), que sirvan de base para la elaboración de la programación, presupuestación y evaluación de los programas asistenciales; Coordinar los estudios que se realicen en materia de Asistencia Social, que sirvan de base para la formulación de los programas y proyectos en ese campo; Vigilar la aplicación de las políticas, normas y sistemas para la programación y presupuestación de las acciones de la institución; Integrar, administrar y someter a consideración de la dirección de la unidad el ejercicio del presupuesto anual del órgano, así como efectuar los trámites y gestionar su autorización ante las autoridades respectivas; Instituir la estructura programática - presupuestal y administrar el sistema de control de gestión del órgano; Dirigir, difundir y controlar políticas y procedimientos para la programación-presupuestación de acuerdo a objetivos, metas y recursos del órgano, con base a las directrices emitidas por las dependencias globalizadoras; Vigilar y evaluar el avance programático de las áreas en función, de objetivos y tiempos establecidos, así como informar y proponer, las medidas y recomendaciones que se requieran para el cumplimiento de los programas institucionales; Analizar y dar recomendaciones sobre reformas administrativas, que impliquen cambios operacionales y funcionales en materia de programación, presupuesto y evaluación de proyectos; Dirigir y vigilar la integración de la información programática-presupuestal, a fin de presentar a la dirección de la unidad resultados y avances de los programas institucionales; Atender las solicitudes de información de las entidades normativas de la administración pública estatal y federal en relación al ejercicio de los recursos; Proporcionar asesoría a las direcciones y titulares de las unidades del órgano en programación, presupuestación y evaluación; Revisar que las propuestas de nuevos proyectos sean acordes con los recursos y objetivos de la Institución y con apego a los lineamientos emitidos por las entidades normativas;


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Elaborar propuestas y proyectos de modernización y mejoramiento administrativo, someterla a la aprobación de la dirección de la unidad y efectuar su instrumentación; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Dirección de la Unidad del avance y desarrollo de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Dirección de la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas.

Departamento de Programación

Objetivo: Coordinar las actividades programáticas-presupuestales del presupuesto general de egresos de la Institución, con base a los lineamientos emitidos por las dependencias normativas correspondientes. Funciones: Integrar y formular el presupuesto de egresos, en coordinación con las unidades administrativas de la Institución, de acuerdo a los lineamientos emitidos por las dependencias normativas; Integrar las propuestas de programas federales, de acuerdo a la normatividad vigente; Asesorar a las unidades administrativas en la elaboración de las propuestas de movimientos presupuestales y expedientes técnicos; Integrar los expedientes técnicos para su registro ante la Secretaría de Administración y Finanzas; Tramitar ante las instancias correspondientes las solicitudes de movimientos presupuestales, así como el seguimiento de cada uno de estos movimientos; Llevar a cabo la validación programática-presupuestal de trámites para compromiso; Enviar a la coordinación sectorial la solicitud de validación del Subcomité Especial de Salud, Seguridad y Asistencia Social de los nuevos proyectos de inversión autorizados por movimientos presupuestales; Elaborar los informes que sean solicitados por dependencias estatales, federales o las direcciones y titulares de las unidades del DIF, relacionado con los proyectos de inversión y el presupuesto de egresos; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito;


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Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Jefatura de la Unidad de Planeación y Evaluación del avance y desarrollo de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Jefatura de la Unidad de Planeación y Evaluación.

Departamento de Presupuesto Objetivo: Controlar el ejercicio del presupuesto asignado a la Institución bajo los principios de racionalidad y optimización, en función del desarrollo de sus actividades para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Funciones: Difundir la normatividad para el ejercicio del control presupuestal; Controlar internamente en el programa de control presupuestal, los movimientos presupuestales sobre gasto corriente y gasto de inversión de la Institución, y establecer mecanismos para su análisis y control; Ordenar que se realicen los contra recibos de las comprobaciones, entregadas por cada unidad administrativa para pago de proveedores y verificar que cumplan con los requisitos fiscales y compromisos presupuestales; Proporcionar información sobre el ejercido financiero para formular las autoevaluaciones trimestrales de la Institución; Recepcionar las facturas pagadas y enviadas por las direcciones y titulares de las unidades del DIF, supervisando que se cancele el compromiso y se afecte el monto real ejercido; Supervisar la integración de facturas y notas originales que amparen el ejercicio del gasto corriente o inversión para comprobar ante las autoridades correspondientes, el gasto ejercido del presupuesto general de egresos, y turnar los originales de estos documentos al departamento de contabilidad para su resguardo; Vigilar que sean realizadas las conciliaciones de los montos de cada partida con la calendarización del presupuesto general de egresos, haciendo los ajustes necesarios e informar de los resultados a la dirección de la unidad; Integrar los listados correspondientes respecto al cierre del ejercicio presupuestal y turnarlo para su envío y trámite correspondiente; Tramitar recibo del retiro del fondo de aportaciones múltiples a la Dirección de Tesorería de la Secretaría de Administración y Finanzas; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Jefatura de la Unidad de Planeación y Evaluación del avance y desarrollo de las actividades que se le han encomendado, y;


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Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Jefatura de la Unidad de Planeación y Evaluación.

Departamento de Evaluación y Seguimiento Objetivo: Llevar a cabo la evaluación y seguimiento de la atención en el campo de la Asistencia Social, apoyar en la planeación de proyectos y programas, medición de las actividades del DIF y elaboración de documentos oficiales. Funciones: Realizar análisis específicos de los programas institucionales de conformidad a la programación planificada con la dirección de la unidad; Recibir los avances físicos enviados por cada una de las direcciones y titulares de las unidades del DIF; Capturar, imprimir y enviar los avances físicos y financieros a la Secretaría de la Contraloría y Secretaría de Administración y Finanzas, así como asistir a las reuniones para su conciliación; Capturar imprimir y enviar a la Secretaría de Hacienda los avances físicos y financieros de los recursos federales, así como asistir a las reuniones para su conciliación; Elaborar las actas de cierre de cada uno de los proyectos de la Institución y enviarlos a la Secretaría de Administración y Finanzas. Asistir a las reuniones del subcomité de compras en representación de la dirección de la unidad, como primer vocal; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Jefatura de la Unidad de Planeación y Evaluación del avance y desarrollo de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Jefatura de la Unidad de Planeación y Evaluación.

Jefatura de la Unidad de Finanzas

Objetivo: Optimizar el ejercicio de los recursos financieros, asegurando además el adecuado uso y manejo de los mismos. Funciones: Delegar en los jefes de cada una de las áreas subalternas las actividades que le competen, estableciendo las estrategias y mecanismos adecuados; Proporcionar asesoría y apoyo técnico en el ámbito de su competencia;


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Gestionar ante la Secretaría de Administración y Finanzas, los recursos financieros necesarios, para el buen desarrollo de las acciones programadas por las direcciones y titulares de las unidades que integran la Institución; Supervisar la elaboración de las conciliaciones bancarias y presupuéstales; Coordinar acciones referente a las modificaciones presupuéstales; Analizar los estados financieros del Órgano, enviándolos validados a las instancias correspondientes; Verificar que se enteren mensualmente las cuotas de recuperación e intereses de los recursos del ramo 33, a la Secretaría de Administración y Finanzas; Supervisar que el departamento de contabilidad aplique los criterios de la contabilidad gubernamental en cada uno de sus registros; Revisar y validar la elaboración de pólizas de cheques; Supervisar el control de los recursos que por concepto de fondo revolvente ministra la Secretaría de Administración y Finanzas; Vigilar el cumplimiento oportuno de las obligaciones fiscales de la Institución; Coordinar y supervisar el cierre anual del ejercicio de la Institución; Coordinar y autorizar los pagos a proveedores y demás prestadores de servicios, cuyas actividades generen una obligación financiera para la Institución; Proporcionar asesoría y apoyo técnico requerido por las áreas de la Institución, en materia de control de recursos financieros; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Informar a la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas sobre las actividades realizadas de acuerdo a los lineamientos, políticas, y procedimientos administrativos establecidos, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Dirección de la Unidad de Planeación Evaluación y Finanzas. Especificación del Puesto:

Departamento de Tesorería Funciones: Depositar los ingresos que por concepto de donativos que recibe el DIF Tabasco, expidiendo a la vez los recibos correspondientes; Registrar diariamente en los auxiliares de banco, los movimientos u operaciones bancarias realizadas; Realizar los enteros mensuales a la Secretaría de Administración y Finanzas, correspondientes a los ingresos por aprovechamientos y productos financieros de las diferentes fuentes de financiamiento; Custodiar y resguardar los valores que se manejan, destinados al pago de los diferentes compromisos u obligaciones del Órgano; Reportar con la debida oportunidad los ingresos y egresos al departamento de contabilidad; Conciliar mensualmente los saldos de las cuentas de bancos, con el departamento de contabilidad;


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Realizar las actividades necesarias para el pago de nóminas, listas de raya y honorarios, solicitadas por la jefatura de la unidad de recursos humanos; Efectuar las retenciones, liberación o reintegro de sueldos u honorarios, según corresponda, por instrucciones de la titular de la unidad de asuntos jurídicos y/o jefatura de la unidad de recursos humanos; Efectuar los pagos por concepto de viáticos y gastos de camino, al personal comisionado, solicitado por las diferentes direcciones y titulares de las unidades del Órgano, así también reintegrar a la Secretaría de Administración y Finanzas, los excedentes de los mismos, generados por incidencias y economías no devengados; Integrar las comprobaciones de recursos u órdenes de pago, con sus transferencias electrónicas y/o pólizas de cheques, así como su respectiva ministración de recursos, clasificadas por fuente de financiamiento; Controlar y registrar las ministraciones, órdenes de pago y/o comprobaciones de recursos, por fuente de financiamiento; Mantener actualizada la base de datos “recepción de documentos”, por ejercicio fiscal; Generar la posición financiera actualizada, por cuenta bancaria y fuente de financiamiento; Realizar los trámites de registro de cuentas bancarias y liberación de las ministraciones de los recursos autorizados por el Sistema Nacional DIF, en el ejercicio fiscal; Realizar conciliaciones mensuales de la cuenta de deudores con el departamento de presupuesto y el departamento de contabilidad de la dirección; Realizar los reintegros de recursos no ejercidos de las diferentes fuentes de financiamiento para el debido cierre del ejercicio fiscal, conforme a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Administración y Finanzas; Elaborar reportes semanales por fuente de financiamiento, de las ministraciones, órdenes de pago y comprobaciones de recursos, pendientes de pago por la Secretaría de Administración y Finanzas; Generar reportes semanales por fuente de financiamiento, de los contra recibos pendientes de pago a proveedores, prestadores de servicios o servidores públicos, según corresponda; Registrar y controlar los pagos, por concepto de gastos a comprobar, de acuerdo a las fuentes de financiamiento; Recibir documentos (copias), por fuente de financiamiento, enviadas por el departamento de contabilidad, para el pago directo; Efectuar las conciliaciones contables (cuenta de deudores diversos) con el departamento de contabilidad de la Secretaría de Administración y Finanzas; Coordinar y tramitar con los diferentes bancos, para los efectos de apertura de cuentas, movimientos u operaciones bancarias; Monitorear en la página web de la Secretaría de Administración y Finanzas el estatus de las ministraciones de recursos, órdenes de pago y comprobación de recursos, pendientes de pago; Elaborar relaciones comparativas que reflejen la diferencia entre cheques expedidos y comprobaciones de recursos, para su seguimiento y solventación; Generar relaciones de cheques y/o transferencias electrónicas, expedidos sin comprobación; Resguardar los comprobantes del pago de nóminas (talones, recibos, pólizas y transferencias electrónicas); Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito;


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Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Informar a la Jefatura de la Unidad de Finanzas y a la Unidad de Planeación, Evaluación y Finanzas sobre las actividades realizadas, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Jefatura de la Unidad de Finanzas.

Departamento de Contabilidad

Objetivo: Ordenar y registrar las operaciones realizadas por todas las unidades administrativas; clasificar por fuente de financiamiento y registrar en forma oportuna todas las órdenes de pago elaboradas en el departamento de presupuesto, con base en la documentación soporte para generar la información contable financiera presupuestal. Estableciendo un control sobre cada uno de los recursos y las obligaciones de la Institución para proporcionar en cualquier momento una información confiable, oportuna y facilitar la toma de decisiones. Funciones: Clasificar las órdenes de pago que se reciben del departamento de presupuestos por cada fuente de financiamiento que a continuación se detallan: Recursos de participaciones Recursos de aprovechamiento Recursos de ramo 33 Recursos convenidos Mantener actualizado el catalogo de cuentas contables; Llevar a cabo el registro analítico de todas las operaciones que se realizaron por cada fuente de financiamiento elaborando las pólizas de ingresos, egresos y diario según el documento que las genere; Revisar la captura de todas las pólizas generadas; Resguardar todas las pólizas con su documentación soporte original; Registrar las entradas y salidas del almacén general. Llevar a cabo los siguientes reportes: Recursos de aprovechamiento para enterar a la Secretaría de Administración y Finanzas Saldos pendientes de recuperar por los Municipios del programa de desayunos escolares Análisis de los deudores diversos con antigüedad mayor de dos meses Comisiones bancarias Impuestos retenidos Elaborar el pago provisional de impuestos; Llevar a cabo la cedula de antigüedad de saldo trimestral, reporte del entero de las retenciones por obra, conciliación de todas las retenciones por nómina con el departamento de tesorería, análisis de todas las cuentas de balance; Elaborar y contabilizar la póliza de ingreso, con base a las fichas de depósitos recibidas del departamento de tesorería; Elaborar y enviar al departamento de tesorería la relación de proveedores para su pago; Realizar mensualmente conciliaciones bancarias; Conciliar con la jefatura de la unidad de adquisiciones y suministros los saldos del activo fijo y el almacén; Emitir mensualmente los estados financieros del DIF Tabasco; Elaborar las notas a los estados financieros;


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Realizar el cierre anual del ejercicio contable de la Institución; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Informar a la Jefatura de la Unidad de Finanzas sobre las actividades realizadas, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Jefatura de la Unidad de Finanzas.

Jefatura de la Unidad Tecnología de Información y Comunicación

Objetivo: Establecer normas y políticas en materia de tecnología de información para automatizar, facilitar y hacer más eficientes las actividades llevadas a cabo en el DIF, así como desarrollar, incorporar y administrar productos de tecnología tanto de hardware como de software, con bases teóricas, técnicas y metodológicas, de acuerdo a la estrategia global de la Institución. Funciones: Establecer la infraestructura de cómputo y de comunicaciones para el procesamiento electrónico de datos, procurando el uso óptimo y racional de los recursos; Proporcionar a las áreas del Órgano, los servicios de conectividad y procesamiento electrónico de datos, operando, supervisando, y controlando los equipos multiusuario, así como computadoras personales asignadas para ello; Elaborar, difundir e implantar normas para el uso y aprovechamiento de recursos informáticos; Innovar los servicios que ofrece la dirección de la unidad para mantener a la vanguardia tecnológica al DIF Tabasco; Promover la tecnología computacional de vanguardia, para que mediante su aplicación en las diversas áreas, permitan elevar la eficiencia y agilizar los servicios para la población objetivo; Mejorar las tareas cotidianas e impulsar constantemente los servicios que el DIF Tabasco proporciona, con la aplicación de tecnología computacional de vanguardia; Promover la incorporación de las nuevas tecnologías de cómputo en las tareas cotidianas; Contribuir a la difusión de la cultura computacional en el DIF; Optimizar los recursos disponibles para adquisición, mantenimiento y operación de equipo de cómputo; Promover la integración de proyectos computacionales mediante el trabajo multidisciplinario; Supervisar el buen funcionamiento de la red y el mantenimiento del hardware y software de los equipos de cómputo de la Institución; Identificar, desarrollar y mantener los sistemas de información que las áreas del Órgano requieran para el óptimo desempeño de sus funciones; Establecer políticas de seguridad en las instalaciones y de respaldos de información, que permitan garantizar la permanencia y recuperación de datos y sistemas, bajo cualquier circunstancia;


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Proporcionar asesoría y apoyo técnico requerido por las áreas de la Institución y de los Sistemas DIF Municipales; Supervisar, evaluar y controlar el desarrollo e implantación de los sistemas de información que se contraten con despachos externos, para que en coordinación de los usuarios, los sistemas contratados cumplan con los requisitos establecidos; Supervisar la integración de la información del DIF a la página web, así como su mantenimiento; Asignar al personal su carga de trabajo; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Informar a la Dirección de la Unidad, sobre las actividades realizadas de acuerdo a los lineamientos, políticas y procedimientos administrativos establecidos, y; Todas aquellas funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia por la Dirección de la Unidad de Planeación Evaluación y Finanzas.

Mesa de Control Objetivo: Recibir, registrar, revisar y clasificar los documentos fuentes entregados para captura por los usuarios de cómputo, así como entregar oportuna y correctamente cada uno de los reportes solicitados. Funciones: Recibir y registrar los documentos fuentes entregados por los usuarios y verificar su correcto llenado; Entregar su carga de trabajo al personal; Llevar el control de los trabajos que soliciten; Llevar el control sobre las altas y bajas del equipo de cómputo; Archivar la correspondencia turnada por el Departamento; Organizar y mantener actualizado el archivo del Departamento; Recibir y registrar la recepción de oficios, memorandos, circulares y correspondencia en general; Apoyar en la captura de datos cuando así sea requerido; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asigne tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal;


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Mantener informado a la Jefatura de la Unidad, del desarrollo y avance de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le asigne la Jefatura de la Unidad de Tecnología de Información y Comunicación.

Redes y Telecomunicaciones Objetivo: Mantener intercomunicados el DIF y sus áreas con las instituciones a nivel regional, nacional e internacional, para el intercambio de información. Funciones: Instalar redes de cómputo para la comunicación entre instituciones a nivel regional, nacional e internacional Administrar, instalar y configurar los servidores y periféricos del Departamento; Respaldar la información de los servidores diario; Elaborar reporte semanal de las actividades realizadas en el servidor; Administrar el Internet y correo electrónico; Coordinar y supervisar la conectividad y mantenimiento de la Inter-red de cómputo; Investigar sobre sistemas de comunicación y teleinformática que mejoren los servicios de enlace entre las instancias; Apoyar y asesorar a las Áreas de trabajo de la Institución en la instalación, configuración y uso de redes locales y de área amplia; Proponer procedimientos para conservar la integridad de la información que se encuentre bajo resguardo del área de redes y telecomunicaciones; Proponer los procedimientos y métodos para el uso y aplicación en las redes de cómputo y telecomunicaciones en las áreas y Centros Asistenciales; Mantener comunicación permanente con instituciones relacionadas con la computación y la teleinformática con el propósito de intercambio de información y experiencias; Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos competentes en materia de redes y telecomunicaciones; Llevar a cabo la adjudicación de equipos de cómputo de la Institución; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Jefatura de la Unidad, del desarrollo y avance de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le asigne la Jefatura de la Unidad de Tecnología de Información y Comunicación.

Soporte Técnico Objetivo:


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Llevar Acabo el apoyo técnico en computación, comunicaciones, sistemas operativos, bases de datos y mantenimiento de infraestructura para proporcionar a la Institución en general, los mecanismos apropiados para el procesamiento electrónico de datos. Funciones: Ejecutar las acciones necesarias para dar el mantenimiento correspondiente a los equipos de cómputo, de comunicaciones, periféricos y al software, que garantice un óptimo uso y aprovechamiento de los recursos de la Institución; Ejecutar el suministro y control de los insumos informáticos que permita supervisar el uso, manejo y aprovechamiento de herramientas informáticas; Elaborar y Tramitar vale de mantenimiento preventivo y correctivo; Elaborar vale de salida de los equipo de la Institución con el Visto bueno del Departamento; Mantener actualizado el inventario de los equipos del Departamento; Reportar los insumos requeridos; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asignen tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Jefatura de la Unidad, del desarrollo y avance de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le asigne la Jefatura de la Unidad de Tecnología de Información y Comunicación.

Página WEB y Diseño Objetivo: Difundir por medio de la página Web información en materia de Asistencia Social que pueda ser de interés para la comunidad en general. Funciones: Elaborar diseño de pagina WEB; Programar todo lo referente a la página WEB; Integrar la información del DIF, a la página WEB, así como dar mantenimiento y supervisar su operación dentro de este ambiente; Instalar pagina WEB en el servidor de Internet; Posicionar el sitio en los principales motores de búsqueda; Participar en las reuniones de trabajo ordinarias y/o extraordinarias que programe o convocadas por su jefe inmediato superior; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asigne tareas específicas;


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Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Jefatura de la Unidad, del desarrollo y avance de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le asigne la Jefatura de la Unidad de Tecnología de Información y Comunicación.

Desarrollo de Sistemas Objetivo: Proporcionar soporte informático a las áreas del órgano, mediante sistemas computarizados de información administrativa, a fin de dar apoyo y servicio para el cumplimiento de sus objetivos. Funciones: Realizar estudios técnicos y de viabilidad sobre la sistematización de datos propuestos por las Direcciones del DIF; Diseñar los archivos y programas computacionales encomendados, de acuerdo a las características señaladas, siguiendo los lineamientos establecidos; Elaborar y corregir los programas de cómputo, así como el análisis de la aplicación y elaboración de los diagramas generales; Realizar las pruebas y validaciones que se requieran para operar los programas diseñados; Documentar cada uno de los sistemas existentes, con base a las normas internas del Departamento y la metodología establecida, y suministrarla al área de operación; Analizar las fallas detectadas por los usuarios en los sistemas implementados y determinar las causas que lo originaron y sus acciones correctivas; Optimizar los sistemas de programación básica del equipo, adaptándolos a los requerimientos de la Institución; Analizar los sistemas existentes, así como la actualización de la documentación, de acuerdo a las modificaciones realizadas; Capacitar a los capturistas sobre las nuevas pantallas de captura; Mantener actualizados e informados a los usuarios, de cualquier anomalía, modificaciones y mejoras que se susciten en los sistemas; Apoyar en casos de contingencia o eventos, cuando el Sistema DIF Tabasco sea responsable u organice, y a la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito se le asigne tareas específicas; Informar a su jefe inmediato o superior cualquier evento que suceda en las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa donde este adscrito; Brindar apoyo para la atención de los usuarios de los servicios, así como a las diferentes áreas de trabajo de la unidad administrativa, normativa u operativa a que este adscrito; Asistir a los diversos cursos de capacitación cuando le sean comisionado a recibirlo, encaminados al bienestar laboral y crecimiento personal; Mantener informado a la Jefatura de la Unidad, del desarrollo y avance de las actividades que se le han encomendado, y; Todas aquellas funciones que le asigne la Jefatura de la Unidad de Tecnología de Información y Comunicación.

MANUAL DE ORGANIZACION · una 2da fase, la cual consiste en una reorganización, entendiéndose...

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