MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA ...
Transcript of MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA ...
Dirección de Contraloría Interna MNO70000108
Vigente a partir de: 17/07/2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Dirección de Contraloría Interna MNO70000108
Vigente a partir de: 17/07/2017
Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.
Av. Javier Barros Sierra No. 515 piso 8.
Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón
Ciudad de México, C.P. 01219
Tel. 52-70-12-00
La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección de Contraloría Interna, otorgándole el crédito correspondiente.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 1 de 1
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna -- - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Hoja de Autorización
Elaboró
Emiliano Mejia Avila Subgerente de Reingeniería de
Procesos 2
Rúbrica
Revisó Revisó
Martha Julieta Molina Báez Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
Rúbrica H. Gerardo Cabañas Tapia Gerente de Reingeniería de
Procesos
Rúbrica
Revisó
J. Francisco Anda Domínguez Gerente de Control Interno
Rúbrica
Autorizó
Saúl Olivares Ortega Director de Contraloría Interna
Rúbrica
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 1 de 1
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna -- - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección de Control de Cambios Revisión
Página (s) Modificada (s)
Descripción del Cambio Fecha de Emisión
001 Varias La descripción detallada de las modificaciones se establece en el FAC No. MNO7000108-01
09/2013
002 Sección XI Se agregó la sección XI, actualización de los procesos de :
Seguimiento y Gestión Para la Atención de Observación y de Atención de Requerimientos
Formulados por las Instancias de Supervisión/Fiscalización
06/2015
003 Varias La descripción detallada de las modificaciones se establece en el FAC No. MNO7000108-02
02/2017
004 Sección XII y Sección XIII
Se incluyeron las secciones XII. Evaluación de Controles y XIII. Función de Seguimiento Normativo
06/2017
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 1 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Contenido Sección I. Visión General __________________________________________________________ 4
I.1. Introducción ________________________________________________________________ 4
I.2. Objetivo ____________________________________________________________________ 4
I.3. Alcance_____________________________________________________________________ 4
I.4. Responsabilidades ___________________________________________________________ 4
I.5. Marco Jurídico y Normativo ____________________________________________________ 5
I.6. Instancias de Autorización del Manual ___________________________________________ 5
Sección II. Aspectos Generales ______________________________________________ 6
II.1. Marco General ______________________________________________________________ 6
II.2. Desviaciones o deficiencias en el Sistema de Control Interno en Banobras _____________ 6
Sección III. Seguimiento y Gestión para la Atención de Observaciones ______________ 7
III.1. Descripción ________________________________________________________________ 7
III.2. Políticas ___________________________________________________________________ 7
III.3. Procedimiento ______________________________________________________________ 8
Sección IV. Atención de Requerimientos Formulados por las instancias de supervisión/fiscalización __________________________________________________ 12
IV.1. Descripción ____________________________________________________________ 12
IV.2. Políticas _______________________________________________________________ 12
IV.3. Procedimiento _________________________________________________________ 13
Sección V. Revisión de Documentos Normativos _______________________________ 17
V.1. Descripción ______________________________________________________________ 17
V.2. Políticas _________________________________________________________________ 17
V.3. Actividades ______________________________________________________________ 18
Sección VI. Elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras _____________________________________________________ 19
VI.1. Descripción ____________________________________________________________ 19
VI.2. Políticas _______________________________________________________________ 19
VI.3. Procedimiento _________________________________________________________ 20
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 2 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección VII. Elaboración del Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito ___________________________________________________ 25
VII.1. Descripción ____________________________________________________________ 25
VII.2. Políticas _______________________________________________________________ 25
VII.3. Procedimiento _________________________________________________________ 26
Sección VIII. Revisión y Actualización de los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno __________________________________________________________ 28
VIII.1. Descripción ____________________________________________________________ 28
VIII.2. Políticas _______________________________________________________________ 28
VIII.3. Procedimiento _________________________________________________________ 30
Sección IX. Herramientas de Autoevaluación de Control Interno __________________ 33
IX.1. Descripción ____________________________________________________________ 33
IX.2. Políticas _______________________________________________________________ 33
IX.3. Procedimiento _________________________________________________________ 35
Sección X. Revisión de bitácoras de transacciones ______________________________ 42
X.1. Descripción ______________________________________________________________ 42
X.2. Políticas _________________________________________________________________ 42
X.3. Procedimiento ___________________________________________________________ 43
Sección XI. Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables ______________________________________________________________________ 45
XI.1. Descripción ____________________________________________________________ 45
XI.2. Políticas _______________________________________________________________ 45
XI.3. Procedimiento _________________________________________________________ 46
Sección XII. Evaluación de controles _________________________________________ 50
XII.1. Descripción ____________________________________________________________ 50
XII.2. Directrices _____________________________________________________________ 50
XII.3. Procedimiento _________________________________________________________ 51
Sección XIII. Función de Cumplimiento Normativo ______________________________ 55
XIII.1. Descripción ____________________________________________________________ 55
XIII.2. Lineamientos Generales __________________________________________________ 55
XIII.3. Procedimiento _________________________________________________________ 56
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 3 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección XIV. Anexos ______________________________________________________ 60
Anexo 1. Definiciones ___________________________________________________________ 60
Anexo 2. Base de datos para el control de acciones por implementar ____________________ 62
Anexo 3. Formato de Análisis de Cumplimiento Normativo ____________________________ 63
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 4 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección I. Visión General
I.1. Introducción El presente manual tiene como propósito detallar las actividades que realiza la Contraloría Interna para el desarrollo de su gestión, de conformidad con las políticas y lineamientos establecidos, entre otros instrumentos normativos, en el documento de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras y la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.
I.2. Objetivo El objetivo de este manual es proporcionar al personal de la Dirección de Contraloría Interna un instrumento administrativo detallado que garantice la óptima operación y desarrollo de los siguientes procedimientos:
Atención de requerimientos formulados por las instancias de supervisión/fiscalización y seguimiento de las observaciones.
Revisión de documentos normativos. Elaboración de diversos informes sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno y
las actividades de la Dirección de Contraloría Interna. Revisión y actualización de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno. Herramientas de autoevaluación de control interno. Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables Revisión de bitácoras de transacciones. Evaluación de controles Función de cumplimiento normativo
I.3. Alcance Las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual deben ser observadas por el personal de la Dirección de Contraloría Interna.
I.4. Responsabilidades Responsable Responsabilidad
Director de Contraloría Interna
Autorizar el presente Manual
Subgerente de Reingeniería de Procesos 2, Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras, Subgerente de Control Interno 2
Revisar el presente Manual
Supervisar la revisión y actualización del presente Manual en concordancia con los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras.
Proponer mejoras al presente Manual cuando se requiera por:
a) modificaciones al marco jurídico y normativo vigente;
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 5 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
b) observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes;
c) mejoras del proceso de calidad regulatoria y
d) cambios en la estructura organizacional de Banobras.
Coordinar la difusión y publicación del presente Manual.
Especialista Técnico de la Gerencia de Control Interno
Elaborar el presente Manual y proponer su actualización.
Personal designado para la ejecución de los procesos
Proponer mejoras al presente Manual.
I.5. Marco Jurídico y Normativo El siguiente marco normativo se debe considerar como referencia documental de carácter enunciativo y no limitativo, que no pretende agotar la legislación y normativa aplicable, sino ser un instrumento general de apoyo y orientación a la actividad de la Dirección de Contraloría Interna en Banobras.
Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito, emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores y publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 2 de diciembre de 2005 y sus diversas modificaciones, publicadas en el mismo medio oficial.
Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 3 de noviembre de 2016.
Manual General de Organización de Banobras. Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras. Código de Conducta de Banobras. Guía para la Emisión de la Normativa Interna.
I.6. Instancias de Autorización del Manual
El presente Manual de Políticas y Procedimientos debe ser autorizado por el Director de Contraloría Interna, previa revisión por parte de las Subgerencias de Reingeniería de Procesos 2, Atención a Entidades Fiscalizadoras y Control Interno 2, en apego a los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras y a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 6 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección II. Aspectos Generales
II.1. Marco General Las políticas y procedimientos establecidos en el presente Manual atienden lo dispuesto por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, así como por la Secretaría de la Función Pública, en materia de Control Interno. Adicionalmente, en la ejecución de los procedimientos y las actividades que de ellos se derivan, la Dirección de Contraloría Interna considera modelos de control interno reconocidos internacionalmente.
II.2. Desviaciones o deficiencias en el Sistema de Control Interno en Banobras Las desviaciones o deficiencias del Sistema de Control Interno de Banobras pueden ser detectadas a través de la aplicación de herramientas de autoevaluación del Sistema de Control Interno, de medidas correctivas que determinen y propongan los órganos colegiados de la Institución, así como por recomendaciones, observaciones y acciones de mejora que emitan las diversas entidades que emitan la Dirección de Auditoría Interna, la Auditoría Superior de la Federación, la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, el Banco de México y el Órgano Interno de Control en Banobras.
Una vez detectadas las desviaciones o deficiencias del Sistema de Control Interno, se les debe dar seguimiento con el objetivo de corregirlas.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 7 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección III. Seguimiento y Gestión para la Atención de Observaciones
III.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción del seguimiento y gestión para la atención de observaciones.
Procedimiento Descripción / responsable
Seguimiento y Gestión para la Atención de Observaciones
Identificar las deficiencias en los procesos de revisión y/o auditoría practicadas a Banobras, determinar las causas que las originaron y establecer planes de acción en conjunto con las áreas responsables.
Director de Contraloría Interna y Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.
III.2. Políticas III.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:
III.2.1.1. Coordinar vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan las observaciones y recomendaciones que le sean turnados.
III.2.1.2. Informar al Comité de Auditoría el inventario de las observaciones y recomendaciones a través del informe de Gestión de la Dirección de Contraloría Interna.
III.2.1.3. Coordinar la integración y envío de la respuesta institucional.
III.2.2. La Subgerencia de Atención a Entidades Fiscalizadoras debe:
III.2.2.1. Gestionar vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan las observaciones y recomendaciones que le sean turnados.
III.2.2.2. Integrar la respuesta institucional.
III.2.2.3. Actualizar la “Base de datos para el control de acciones a implementar”, que integra el inventario de las acciones correctivas y preventivas en proceso, generadas de las observaciones.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 8 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
III.3. Procedimiento III.3.1. Diagrama de Flujo para el Seguimiento y Gestión para la atención de observaciones
1.0 Recibe informes de resultados
Director de Contraloría Interna
INICIO
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
2.0 Analiza y registra la información
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
3.0 Define tipo de seguimiento
Director de Contraloría Interna/Subgerente de Atención a Entidades
Fiscalizadoras
4.0 Realiza reunión
¿Evidencia completal?
Si
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
5.0 Gestiona el cumplimiento de
acuerdos
6.0 Solicita evidencia documental de la atención de las observaciones
No
7.0 Remite evidencia documental a la entidad
fiscalizadora
8.0 Actualiza la base de datos
9.0 Emite los reportes de las observaciones
Director de Contraloría Interna
10.0 Valida los reportes
FIN
A
A
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 9 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
III.3.2. Descripción de Actividades para el Seguimiento y Gestión para la atención de observaciones
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Director de Contraloría Interna
1.0 Recibe informes de resultados
1.1 Recibe Informes de resultados de diversas instancias de supervisión y fiscalización y remite al Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.
Informes resultados
Por evento
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
2.0 Analiza y registra la información
2.1 Registra en la base de datos para el control de acciones por implementar, el alta o baja de observaciones a nivel de detalle por acción, de acuerdo al número de deficiencias reportadas, conforme a los informes recibidos.
Base de datos para el control de acciones por implementar (Anexo 2)
Base de datos actualizada
2.2 Revisa y valida la información contenida en la base de datos actualizada contra los informes emitidos por el Órgano Interno de Control y por la Dirección de Auditoría Interna.
Base de datos validada (Anexo 2) Informes del OIC y de Auditoría Interna
Los primeros 25 días hábiles del Trimestre
2.3 Incorpora la información a la Matriz para el registro de riesgos derivados de auditorías.
Matriz para el registro de riesgos derivados de auditorías
Por evento
2.4 Remite la Matriz para el registro de riesgos derivados de auditoría al Gerente de Control Interno.
Correo electrónico
Por evento
Director de Contraloría Interna/ Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
3.0 Define tipo de seguimiento
3.1 Establece el tipo de seguimiento en la atención de observaciones en proceso:
Si el seguimiento es por medio de reuniones de trabajo, sigue paso 4.0.
Si el seguimiento es por medio de correo electrónico, sigue paso 6.0.
Director de Contraloría Interna/ Subgerente de Atención a
4.0 Realiza reunión
4.1 Propone el calendario de las reuniones con los responsables directos a nivel de Director, Subdirector (en su caso) y Gerente, en atención al número de observaciones en proceso por área.
Calendario de reuniones
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 10 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Entidades Fiscalizadoras
4.2 Convoca vía correo electrónico a los directores y gerentes de las áreas responsables de atender las observaciones.
Correo electrónico
Por evento
4.3 Realiza la reunión junto con el personal involucrado, en la que se analizan las causas que originaron la observación o recomendación, así como las acciones a instrumentar.
4.4 Acuerda con los directores y gerentes de las áreas responsables la estrategia para implementar las medidas y controles para subsanar las deficiencias y así evitar la recurrencia de observaciones.
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
5.0 Gestiona el cumplimiento de acuerdos
5.1 Da seguimiento y realiza las gestiones necesarias para el cumplimiento de los acuerdos establecidos en conjunto con las áreas responsables.
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
6.0 Solicita evidencia documental de la atención de las observaciones
6.1 Solicita, mediante correo electrónico, a las áreas responsables el envío de evidencia documental de la atención de las observaciones.
Correo electrónico
6.2 Recibe evidencia documental Información y documentación
6.3 Revisa la documentación para verificar que atienda las observaciones correspondientes.
6.4 ¿La evidencia documental está completa?
Sí, continúa paso 7.0 No, continúa 6.5
6.5 Solicita vía correo electrónico a las áreas responsables la información y documentación faltante.
Correo electrónico
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
7.0 Remite evidencia documental
7.1 Elabora oficio y remite evidencia documental a la entidad supervisora o fiscalizadora.
Correo electrónico
Cédula de seguimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 11 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
NOTA: En algunos casos es posible que la misma área responsable remita el oficio con la evidencia documental.
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
8.0 Actualiza la Base de datos
8.1 Actualiza la base de datos con los acuses de los oficios remitidos a las entidades fiscalizadoras.
Base de datos para el control de acciones por implementar
Acuses de oficios
Base de datos para el control de acciones por implementar actualizada
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
9.0 Emite los reportes de las observaciones
9.1 Elabora los reportes del estado que guardan las observaciones al cierre del trimestre, compara contra el cierre del trimestre anterior y al inicio del ejercicio anual, indica las altas y bajas, por Dirección y por instancia de supervisión o fiscalización.
Reporte Trimestral
Trimestral
Director de Contraloría Interna
10.0 Valida los reportes
10.1 Valida el reporte del estado que guardan las observaciones al cierre del trimestre.
Reporte del estado que guardan las observaciones en proceso
Fin del Procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 12 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección IV. Atención de Requerimientos Formulados por las instancias de
supervisión/fiscalización
IV.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción de la atención de requerimientos formulados por las instancias de supervisión/fiscalización.
IV.2. Políticas IV.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:
IV.2.1.1. Coordinar vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan los requerimientos que le sean turnados para su atención.
IV.2.1.2. Coordinar la integración y envío de la respuesta institucional.
IV.2.2 La Subgerencia de Atención a Entidades Fiscalizadoras debe:
IV.2.2.1. Gestionar vía correo electrónico o mediante oficio, a las áreas, de conformidad con su ámbito de competencia, la información/documentación mediante la que se atiendan los requerimientos que le sean turnados para su atención.
IV.2.2.2. Integrar la respuesta institucional.
Etapa Descripción
Atención de Requerimientos Formulados por las instancias de supervisión/fiscalización
Coordinar la emisión de una respuesta institucional a los diversos requerimientos de información/documentación formulados por las instancias de supervisión/ fiscalización externas
Dirección de Contraloría Interna y Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 13 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
IV.3. Procedimiento
IV.3.1 Diagrama de Flujo para la atención de requerimientos formulados por las instancias de supervisión/fiscalización.
No
INICIO
3. Prepara solicitud de información para su envío por parte del Director de Contraloría Interna o por instrucciones de este.
1. Recibe el oficio y turna al personal designado
Director de Contraloría Interna
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
2. Analiza e identifica a las áreas
6. Revisa la información y/o documentación
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
A
FIN
Si
¿Hay cambios?
4. Envía solicitud de información
5. Recibe propuesta de solicitud
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
9. Remite la información y documentación solicitada
Secretaria de la Dirección de Contraloría Interna
10. Actualiza el control de gestión
Director de Contraloría Interna
7. Informa al Director
Director de Contraloría Interna
8. Solicita la aclaración
A
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 14 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
IV.3.2 Descripción de Actividades para la atención de requerimientos formulados por las instancias de supervisión/fiscalización.
Responsable No Actividad Documento de
Trabajo Entregable Tiempo
Director de Contraloría Interna
1.0 Recibe oficio y turna al personal designado
1.1 Turna el oficio con el requerimiento formulado de las instancias de supervisión y fiscalización al Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras.
Entrada Oficio con el requerimiento formulado
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
2.0 Analiza e identifica a las áreas
2.1 Analiza e identifica a las áreas que en atención a sus funciones pueden contar con la información requerida.
3.0 Prepara solicitud de información para su envío por parte del Director de Contraloría Interna o por instrucciones de éste
3.1 Prepara solicitud de información para su envío por parte del Director de Contraloría Interna o por instrucciones de este
Oficios Correo electrónico
3.2 Envía al Director de Contraloría Interna propuesta de solicitud
Director de Contraloría Interna
4.0 Envía solicitud de información
4.1 Recibe propuesta de solicitud
Establecido por la instancia de supervisión y fiscalización
Recibe propuesta
¿Hay cambios?
Sí, regresa paso 3.0.
No, continúa al paso 4.2.
Información y/o documentación
4.2 Envía solicitud a las áreas responsables
Posteriormente
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 15 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de
Trabajo Entregable Tiempo
Director de Contraloría Interna
5.0 Recibe la información y/o documentación para atender el requerimiento
5.1 Recibe la información y/o documentación para atender el requerimiento.
Información y/o documentación
5.2 Turna la información y/o documentación al Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
6.0 Revisa la información y/o documentación
6.1 Revisa y analiza la información y/o documentación recibida para atender el requerimiento de información.
¿Es consistente la información?
Si, continúa al paso 9.0.
No, continúa al paso 7.0.
7.0 Informa al Director
7.1 Informa al Director a efecto de solicitar / gestionar la aclaración correspondiente.
Director de Contraloría Interna
8.0 Solicita la aclaración
8.1 Solicita la aclaración correspondiente.
Subgerente de Atención a Entidades Fiscalizadoras
9.0 Remite la información y documentación solicitada
9.1 Prepara oficio de respuesta y anexo e integra la información y documentación.
Oficio Anexos
9.2 Solicita la firma del Director de Contraloría Interna en el oficio de respuesta
Oficio firmado
9.3 Envía oficio de respuesta con
los anexos correspondientes. Acuse de recibo
Secretaria de la Dirección de
10.0 Actualiza el control de gestión
Posteriormente
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 16 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de
Trabajo Entregable Tiempo
Contraloría Interna
10.1 Incorporar en el control de gestión copia del acuse de recibo del oficio con copia de anexos por parte de la instancia de supervisión o fiscalización y da de baja el asunto y archiva.
Acuse de recibo del oficio de respuesta
Acuse de recibo del Oficio de respuesta
Fin del Procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 17 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección V. Revisión de Documentos Normativos
V.1. Descripción
V.2. Políticas V.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:
V.2.1.1. En caso de existir diferencias respecto de las recomendaciones emitidas por las Gerencia de Control Interno y la Gerencia de Reingeniería de Procesos versus las propuestas de las áreas dueñas de los procesos, se podrá reunir estas en forma directa o través de las Gerencias referidas anteriormente, para la revisión de dichas recomendaciones.
V.2.2 El Gerente de Reingeniería de Procesos debe:
V.2.2.1. Recibir por parte de las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo, la solicitud para realizar comentarios y recomendaciones, anexando el archivo electrónico correspondiente.
V.2.2.2. Dar a conocer al personal de Banobras los estándares a los que deben sujetarse para definir, elaborar, formalizar y difundir la Normativa Interna que regula la operación de Banobras por medio de la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.
V.2.2.3. Apoyar en la capacitación, actualización y control de la Normativa Interna a través del Proceso de Calidad Regulatoria, con el fin de incrementar su fácil comprensión.
V.2.2.4. Supervisar que se mantenga actualizado el inventario de la Normativa Interna que regula la operación del Banco; y de los documentos de referencia o apoyo, como guías, directrices, metodologías, lineamientos, instructivos, procedimientos, entre otros, una vez que se asesoró al área y pasó por la revisión de control interno cumpliendo con el proceso de calidad regulatoria cuando el área envía el documento con las recomendaciones atendidas y formalizado para su difusión.
V.2.2.5. Buscar que mediante el Proceso de Calidad Regulatoria la Normativa Interna sea comprensible al tener su objetivo, alcance, estructura y naturaleza de cada norma definida con claridad y certeza jurídica.
Etapa Descripción
Revisión de documentos normativos
Coordinar la validación y evaluación del apego al Sistema de Control Interno, así como a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna para cada uno de los documentos normativos revisados.
Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Gerencia de Reingeniería de Procesos
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 18 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
V.2.3 El Gerente de Control Interno debe:
V.2.3.1. Recibir por parte de las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo, la solicitud para realizar comentarios y recomendaciones, anexando el archivo electrónico correspondiente.
V.2.3.2. Enviar directamente o a través del personal de la Subgerencia de Control Interno 2, por correo electrónico los comentarios y recomendaciones a las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo, en coordinación con la Gerencia de Reingeniería de Procesos para plasmar los comentarios a ser emitidos por ésta.
V.2.3.3. Conservar los archivos electrónicos de los documentos normativos revisados como evidencia objetiva de esta actividad, ya sea directamente o a través de la Subgerencia de Control Interno 2.
V.2.4 Los Subgerentes de Reingeniería de Procesos 1 y 2 deben:
V.2.4.1. Apoyar al personal de Banobras aplicando los estándares a los que deben sujetarse para definir, elaborar, formalizar y difundir la Normativa Interna que regula la operación de Banobras por medio de la aplicación de la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.
V.2.4.2. Revisar los documentos normativos que sean sometidos a consideración, desde el enfoque de apego a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna y realizar los comentarios pertinentes.
V.2.4.3. Capacitar, actualizar y controlar la Normativa Interna a través del Proceso de Calidad Regulatoria, con el fin de incrementar su fácil comprensión.
V.2.4.4. Mantener actualizado el inventario de la Normativa Interna que regula la operación del Banco; y de los documentos de referencia o apoyo, como guías, directrices, metodologías, lineamientos, instructivos, procedimientos, entre otros.
V.2.4.5. Difundir a toda la Institución por medio de la cuenta de correo “Banobras Normateca”, las actualizaciones a los formatos y anexos de todas las normas internas bajo la responsabilidad de la Dirección de Contraloría Interna.
V.2.5 El Subgerente de Control Interno 2 debe:
V.2.5.1. Revisar los documentos normativos que sean sometidos a consideración, desde el enfoque de apego al Sistema de Control Interno Institucional y realizar los comentarios pertinentes.
V.2.5.2. Enviar por correo electrónico los comentarios y recomendaciones a las áreas responsables de la emisión/actualización del instrumento normativo.
V.2.5.3. Conservar los archivos electrónicos de los documentos normativos revisados como evidencia objetiva de esta actividad.
V.3. Actividades Las actividades de Revisión de Documentos Normativos se realizan conforme a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna, publicada en la Intranet Institucional.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 19 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección VI. Elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control
Interno en Banobras VI.1. Descripción
VI.2. Políticas VI.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:
VI.2.1.1. Supervisa y autoriza el Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras.
VI.2.1.2. Gestionar el envío del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras a la Secretaría de la Función Pública en tiempo y forma.
VI.2.1.3. Gestionar el envío del Informe a la Secretaría de la Función Pública por parte de la Dirección General, así como su presentación al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo, en tiempo y forma, así como el informe de avance de las acciones de mejora.
VI.2.2 El Gerente de Control Interno debe:
VI.2.2.1. Coordinar la aplicación de la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional.
VI.2.2.2. Revisar el Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras y someterlo a la consideración del Director de Contraloría Interna.
VI.2.2.3. Revisar las acciones de mejora propuestas, derivadas de la aplicación de la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional.
VI.2.2.4. Dar seguimiento a las acciones de mejora comprometidas.
VI.2.3 El Subgerente de Control Interno 3 debe:
VI.2.3.1. Elaborar e integrar el Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras.
VI.2.3.2. Actualizar anualmente la Evaluación del Sistema de Control Interno.
VI.2.3.3. Aplicar la Evaluación del Sistema de Control Interno.
VI.2.3.4. Revisar las respuestas obtenidas de la aplicación de la Evaluación de Control Interno y derivado de ello, y en su caso proponer acciones de mejora
VI.2.3.5. Da seguimiento a las acciones de mejora propuestas.
Etapa Descripción Elaboración del Informe sobre el
estado que guarda el Sistema de
Control Interno en Banobras
Integración y elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras conforme al Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno.
Director de Contraloría Interna, Gerente de Control Interno, Subgerente de Control Interno 3.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 20 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
VI.3. Procedimiento VI.3.1. Diagrama de Flujo para la elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras (El Informe).
INICIO
1.0 Elabora Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional
Subgerente de Control Interno 3
Director de Contraloría Interna
2.0 Aplica la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional
4.0 Revisa el Informe
Gerente de Control Interno
AFIN
3.0 Integra el Informe del Estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional
Gerente de Control Interno
7.0 Revisa el oficio y la nota informativa y la remite al Director de Contraloría Interna.
Director de Contraloría Interna
8.0 Revisa el oficio y la nota informativa.Subgerente de Control Interno
3
A
Director de Contraloría Interna
5.0 Presenta para autorizar el Informe
9.0 Remite el oficio y la nota informativa a la Dirección General Adjunta Jurídica para su revisión y visto bueno
Subgerente de Control Interno 3
10.0 Presenta el Informe sobre las actividades, el funcionamiento y el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo
Director de Contraloría Interna
11.0 Informa al Comité de Auditoría el avance de las acciones de mejora
Subgerente de Control Interno 3
6.0 Envía el Informe del Estado que Guarda el Sistema de Control Interno Institucional a la Secretaría de la Función Pública
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 21 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
VI.3.2 Descripción de Actividades para la elaboración del Informe sobre el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras. (El Informe).
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
1.0 Elabora Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional
2 semanas Del año correspondiente
Subgerente de Control Interno 3
1.1
Elabora una propuesta de Evaluación con base en las normas y principios de control interno y la somete a consideración del Gerente de Control Interno.
Borrador Evaluación
Gerente de Control Interno
1.2 Revisa la Evaluación y la remite al Director de Contraloría Interna para su autorización
Evaluación preliminar
1.3 Remite la Evaluación al Director de Contraloría Interna para que autorice su aplicación
Evaluación preliminar
Director de Contraloría Interna
1.4 Autoriza la aplicación de la Evaluación.
Archivo con Evaluación
2.0 Aplica la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional
Director de Contraloría Interna
2.1
Solicita a todos los Directores Generales Adjuntos del Banco la designación de un Coordinador para la aplicación de la Evaluación.
Oficio/ correo
Durante el mes de noviembre de cada año
2.2
Envía la Evaluación a los Coordinadores y solicita su aplicación al interior de sus respectivas áreas.
Evaluación del SCI
Gerente de Control Interno / Subgerente de Control Interno 3
2.3 Brinda apoyo a los Coordinadores para contestar la Evaluación.
Director de Contraloría Interna
2.4 Recibe Evaluación contestada y las turna al Subgerente de Control Interno 3
Evaluaciones contestadas por las áreas
Subgerente de Control Interno 3
2.5
Revisa y analiza las respuestas de las áreas y, derivado de ello genera acciones de mejora y las somete a consideración del Gerente de Control Interno.
Propuesta de acciones de mejora
2 semanas
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 22 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Gerente de Control Interno
2.6 Revisa las acciones de mejora propuestas y las remite al Director de Contraloría Interna.
Propuesta de acciones de mejora
Director de Contraloría Interna
2.7 Autoriza las acciones de mejora. Acciones de mejora autorizadas
3.0 Integra el Informe del Estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional
2 semanas Subgerente de Control Interno
3
3.1 Procesa la información obtenida en la Evaluación del SCII.
Hojas de cálculo
3.2 Elabora el Informe con la información procesada.
Informe
3.3 Somete el Informe a consideración del Gerente de Control Interno.
4.0 Revisa el Informe
2 semanas
Gerente de Control Interno
4.1 Revisa el Informe y lo remite al Director de Contraloría Interna. Informe
revisado
Director de Contraloría
Interna
5.0 Presenta para Autorizar Informe 5.1 Revisa el Informe y lo presenta al
Director General Adjunto de Planeación y Contraloría para su autorización.
Informe autorizado
5.2 Solicita gestionar el envío del Informe a la Secretaría de la Función Pública.
6.0 Envía el Informe del Estado que Guarda el Sistema de Control Interno Institucional a la Secretaría de la Función Pública
Subgerente de Control Interno
3
6.1 Elabora el oficio para envío del Informe al Titular de la Secretaría de la Función Pública, así como nota informativa para presentar el oficio a firma del Director General, y los somete a consideración del Gerente de Control Interno.
Borrador oficio y nota informativa
Gerente de Control Interno
7.0 Revisa el oficio y la nota informativa y la remite al Director de Contraloría Interna.
7.1 Revisa el oficio y la nota informativa.
Oficio y nota preliminares
Remite el oficio y la nota informativa al Director de Contraloría Interna.
Director de Contraloría
Interna
8.0 Revisa el oficio y la nota informativa.
8.1 Revisa el oficio y la nota informativa.
Oficio y nota preliminares
9.0 Remite el oficio y la nota informativa a la Dirección
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 23 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Subgerente de Control Interno
3
General Adjunta Jurídica para su revisión y visto bueno
9.1 Remite el oficio y la nota informativa a la Dirección General Adjunta Jurídica para su revisión y visto bueno.
Oficio y nota preliminares
9.2 Recibe el oficio y la nota informativa con el visto bueno de la Dirección General Adjunta Jurídica y procede a gestionar la firma del Director General.
Oficio y nota preliminares
9.3 Envía el Informe a la Secretaría de la Función Pública mediante oficio firmado por el Director General.
Acuse del oficio de envío del Informe
A más tardar el 31 de enero de cada año
10.0 Presenta el Informe sobre las actividades, el funcionamiento y el estado que guarda el Sistema de Control Interno en Banobras al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo
Subgerente de Control Interno
3
10.1 Prepara fichas para presentar el Informe al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo, y las remite al Gerente de Control Interno para su consideración y gestiona las firmas correspondientes.
Fichas En la primera sesión anual de cada órgano colegiado
10.2 Remite el Informe mediante las fichas respectivas al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo.
Acuses de las fichas
11.0 Informa al Comité de Auditoría
el avance de las acciones de mejora
Subgerente de Control Interno
3
11.1 Elabora reporte de avance de las acciones de mejora y la ficha respectiva para el Comité de Auditoría, los remite al Gerente de Control Interno para su consideración.
Borrador reporte de
avance y de la ficha
Trimestralmente Gerente de Control Interno
11.2 Revisa reporte avance de las acciones de mejora y la ficha para el Comité de Auditoría, los remite al Director de Contraloría Interna para su autorización.
Reporte de avance y
ficha preliminares
Director de Contraloría
Interna
11.3 Revisa reporte avance de las acciones de mejora y la ficha para el Comité de Auditoría, y en su caso, firma la ficha para envío al Comité de Auditoría.
Reporte de avance y
ficha preliminares
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 24 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
11.4 Remite el reporte al Comité de Auditoría mediante ficha respectiva.
Acuse de la ficha
Fin del procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 25 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección VII. Elaboración del Informe anual de las actividades de control interno establecidas
en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones
de Crédito VII.1.Descripción
VII.2. Políticas VII.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:
VII.2.1.1. Informar anualmente al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo sobre las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.
VII.2.1.2. Autorizar el Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.
VII.2.2 El Gerente de Control Interno debe:
VII.2.2.1. Revisar el Informe Anual del estado que guarda el sistema de control interno y someterlo a la consideración del Director de Contraloría Interna.
VII.2.3 El Subgerente de Control Interno 3 debe:
VII.2.3.1. Elaborar e integrar el Informe anual de las actividades de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito y resguardar la evidencia documental correspondiente.
Etapa Descripción
Elaboración del Informe anual de las actividades
de control interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las
Instituciones de Crédito
Elaborar un informe anual que contenga las principales actividades establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito y remitirlo a Comité de Auditoría y al Consejo Directivo.
Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 3.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 26 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
VII.3. Procedimiento VII.3.1 Diagrama de Flujo
1.0 Obtiene información para elaborar el
Informe
Gerente de Control Interno
INICIO
Subgerente de Control Interno 3
2.0 Elabora el informe
3.0 Revisa el informe
Gerente de Control Interno
Director de Contraloría Interna
4.0 Autoriza el informe
Subgerente de Control Interno 3
5.0 Remite el informe al Comité de Auditoría y al
Consejo Directivo
INICIO
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 27 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
VII.3.2 Descripción de Actividades para la elaboración del Informe anual de las actividades de Control Interno establecidas en el artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito (El Informe).
Responsable No Actividad Documento de
Trabajo Entregable Tiempo
Gerente de Control Interno
1.0 Obtiene información para elaborar el Informe
1 semana
1.1 Solicita informes y documentación necesaria para la elaboración del informe.
Informes y documentación
1.2 Remite informes y documentación al Subgerente de Control Interno 3.
Subgerente de Control Interno 3
2.0 Elabora el informe 2.1 Integra el informe con la información y
documentación recibida conforme a los apartados del artículo 164 de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las Instituciones de Crédito.
2 semanas
2.2 Remite el Informe al Gerente de Control Interno.
Informe
Gerente de Control Interno
3.0 Revisa Informe 1 semana 3.1 Revisa el Informe y lo turna al Director
de Contraloría Interna para su Autorización.
Informe revisado
Director de Contraloría Interna
4.0 Autoriza Informe 1 semana 4.1 Autoriza el Informe 4.2 Solicita envío del Informe al Comité
de Auditoría y al Consejo Directivo, respectivamente.
Informe autorizado
Subgerente de Control Interno 3
5.0 Remite Informe al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo
1 semana
5.1 Elabora Fichas para el Comité de Auditoría y para el Consejo Directivo.
Fichas
5.2 Remite el Informe al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo.
Acuse de recibo
Fin del procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 28 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección VIII. Revisión y Actualización de los Objetivos y Lineamientos del Sistema
de Control Interno VIII.1. Descripción
VIII.2. Políticas IX.2.1 El Director de Contraloría Interna debe:
VIII.2.1.1. Coordinar anualmente la actualización de los “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”.
VIII.2.1.2. Solicitar anualmente de forma directa o través de las Gerencias a su cargo a los Directores Generales Adjuntos, Directores, y en su caso, Subdirectores de Banobras, sus comentarios y sugerencias para la actualización del documento “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”, con el fin de que la actualización del documento sea un proceso integral.
VIII.2.1.3. Revisar y presentar el documento actualizado al Director General Adjunto de Planeación y Contraloría para su visto bueno.
VIII.2.1.4. Presentar el documento actualizado al Comité de Auditoria para su consideración, así como gestionar su presentación al Consejo Directivo, para su autorización.
IX.2.1 El Gerente de Control Interno debe:
VIII.2.2.1. Analizar las propuestas de cambios de las áreas para la actualización del documento.
VIII.2.2.2. Revisar la actualización del documento y remitirlo al Director de Contraloría Interna.
VIII.2.2.3. Gestionar su publicación y difusión en la Intranet Institucional una vez autorizado el documento.
VIII.2.2.4. Atender las sugerencias y/o comentarios que, en su caso, realice el Comité de Auditoría y el Consejo Directivo sobre la actualización del documento “Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras”.
Etapa Descripción
Revisión y actualización de los Objetivos y Lineamientos del
Sistema de Control Interno
Actualizar anualmente los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno, para asegurar que están alineados a la normativa interna y externa y que sea congruente con los procesos y procedimientos de la Institución.
Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno, Subgerencia de Control Interno 2 conjuntamente con la Subgerencia de Control Interno 3.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 29 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
IX.2.1 El Subgerente de Control Interno 2 conjuntamente con el Subgerente de Control Interno 3 debe:
VIII.2.3.1. Revisar las propuestas de modificación realizadas por las diferentes unidades administrativas de Banobras y proponer el tratamiento que se les dará.
VIII.2.3.2. Integrar las modificaciones propuestas por las áreas administrativas de Banobras en el documento.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 30 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
VIII.3. Procedimiento VIII.3.1 Diagrama de flujo
1.0 Solicita propuestas de actualización del
documento
Director de Contraloría Interna
INICIO
Gerente de Control Interno
2.0 Revisa propuestas de actualización y/o
modificación
3.0 Actualiza el documento
Subgerente de Control Interno 2 y 3
Director de Contraloría Interna
4.0 Presenta el documento para
aprobación
Gerente de Reingeniería de Procesos
5.0 Difunde el documento en la
intranet Institucional
INICIO
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 31 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
VIII.3.2 Descripción de Actividades para la revisión y actualización de Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno en Banobras (El documento).
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
1.0 Solicita propuestas de
actualización del documento
Director de Contraloría
Interna
1.1 Envía el documento a los Directores Generales Adjuntos, Directores, y en su caso, Subdirectores del Banco, a la Gerencia de Reingeniería de Procesos y a la Gerencia de Seguridad de la Información, para su revisión, y en su caso, remisión de propuestas de actualización y comentarios.
3 semanas
1.2 Recibe propuestas de actualización y comentarios al documento y las turna al Gerente de Control Interno y al Subgerente de Control Interno 3.
Objetivos y lineamientos del Sistema de Control Interno con comentarios
2.0 Revisa propuestas de actualización y/o modificación
Gerente de Control Interno
2.1 Recibe y revisa las propuestas de actualización y comentarios al documento.
Propuestas de actualización y comentarios al documento
1 semana 2.2 Determina las propuestas de
actualización y comentarios procedentes.
3.0 Actualiza el documento
Subgerente de Control Interno
2 y 3
3.1 Incorpora al documento y en el Formato de Administración de Cambios, las propuestas de actualización y/o modificaciones.
Documento y FAC
3 semanas Subgerente de Control Interno
2 y 3
3.2 Revisa el documento desde la perspectiva del apego al Sistema de Control Interno y realiza las actualizaciones y/o modificaciones pertinentes.
Documento y FAC
P osterio rm ente
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 32 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Subgerente de Control Interno
2 y 3
3.3 Remite el documento actualizado y el Formato de Administración de Cambios correspondiente, al Gerente de Control Interno.
Documento y FAC
Gerente de Control Interno
3.4 Revisa el documento, y lo remite al Director de Contraloría para revisión y firma.
Documento y FAC
Director de Contraloría
Interna
3.5 Revisa el documento, y en su caso, procede a firmarlo
Documento firmado
4.0 Presenta el documento para aprobación
Subgerente de Control Interno
2 y 3
4.1 Elabora las fichas para presentación del documento al Comité de Auditoría y al Consejo Directivo
Fichas Conforme al calendario de sesiones del Comité de Auditoría y del Consejo Directivo
Director de Contraloría
Interna
4.2 Remite el documento al Comité de Auditoría, para su aprobación.
Acuse de la ficha
Director de Contraloría
Interna
4.3 Remite el documento al Consejo Directivo, para su aprobación.
Acuse de la ficha
5.0 Difunde el documento
Gerente de Control Interno
5.1 Solicita la difusión y publicación del documento.
Gerente de Reingeniería de Procesos
5.2 Difunde el documento y lo publica en la Intranet Institucional.
Fin del procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 33 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección IX. Herramientas de Autoevaluación de Control Interno
IX.1. Descripción
IX.2. Políticas IX.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:
IX.2.1.1. En caso de implementar las ACI, coordinar la validación de los reactivos en forma directa o a través de la Gerencia de Control Interno: i. Con los propietarios de los procesos. ii. La periodicidad con que se aplicarán las agendas (diaria, semanal, mensual,
trimestral, etc.). iii. El personal responsable de realizar la autoevaluación, iv. La criticidad de la actividad (alertas), de acuerdo a su grado de riesgo.
IX.2.1.2. Autorizar y gestionar el envío de los informes anuales de resultados de la aplicación de las ACI a las distintas áreas y en su caso del Tablero de Reportes Regulatorios.
IX.2.2. El Gerente de Control Interno debe:
XII.2.2.1. Validar la herramienta de autoevaluación determinada.
XII.2.2.2. En caso de ser las ACI, validar que los reactivos a incorporar en cada una, correspondan a las actividades descritas en los manuales operativos vigentes.
XII.2.2.3. Enviar las ACI a los responsables de los procesos para su formalización e inicio de su aplicación, con la periodicidad acordada.
XII.2.2.4. Coordinar la revisión de los reactivos, directamente o a través de la Subgerencia de Control Interno 2, de las ACI con los responsables de los procesos y de ser necesario, su actualización y formalización, al menos una vez al año, que coadyuven en el diseño, análisis y actualización de controles.
XII.2.2.5. Coordinar y validar la elaboración del Informe Anual de Resultados de la aplicación de las ACI y enviar el mismo a los responsables de los procesos, con las conclusiones determinadas y, en su caso, áreas de oportunidad detectadas.
Etapa Descripción / Responsables
Herramientas de Autoevaluación de
Control Interno
Integración de las autoevaluaciones, mediante el diseño y aplicación de controles, entre los que destacan las Agendas de Control Interno (ACI) para los procesos que soportan el objeto del Banco (Fiduciario, Crediticio, Derivados, Asistencia Técnica, Captación e Inversión de Recursos), así como dar seguimiento al Tablero de Reportes Regulatorios. Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 2.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 34 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
XII.2.2.6. Dar seguimiento al Tablero de Reportes Regulatorios para, en su caso, revisar posibles controles a ser implementados.
IX.2.3. El Subgerente de Control Interno 2 debe:
IX.2.3.1. Proponer la herramienta de autoevaluación de control interno a ser implementada.
IX.2.3.2. En caso de ser ACI, definir y proponer los reactivos en función de las actividades previstas en los manuales operativos vigentes.
IX.2.3.3. Una vez definidas las ACI, cargarlas en el Portal de Colaboración respectivo para dar inicio a su aplicación, previa formalización.
IX.2.3.4. Gestionar la revisión de los reactivos de las ACI con los responsables de los procesos y de ser necesario, su actualización y formalización, al menos una vez al año, que coadyuven en el diseño, análisis y actualización de controles.
IX.2.3.5. Solicitar por escrito a los responsables de los procesos, dentro del mes siguiente respecto del período de evaluación de la aplicación de las ACI, la documentación soporte correspondiente y en su caso la documentación soporte del envío de los reportes regulatorios.
IX.2.3.6. Elaborar el Informe Anual de Resultados de la aplicación de las ACI y del seguimiento del Tablero de Reportes Regulatorios cuando se detecten incidencias en la entrega de los mismos, así como gestionar su envío a los responsables de los procesos, previa revisión por parte del Gerente de Control Interno.
IX.2.3.7. Las unidades administrativas dueñas de los procesos contestarán los reactivos de las ACI de manera mensual, o en su caso, en un período distinto, según la operación de cada proceso.
IX.2.3.8. Dar seguimiento al Tablero de Reportes Regulatorios para, en su caso, proponer posibles controles a ser implementados, así como la actualización de la información del Tablero
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 35 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
IX.3. Procedimiento
IX.3.1 Diagrama de flujo
INICIO
1. Gerente de Control Interno
Revisa el mapa de procesos de Banobras y
elabora propuesta de proceso (s) a incluir en la
Agenda de Control Interno.
2. Director de Contraloría Interna
Recibe y revisa propuesta
4. Subgerente de Control Interno 2
Recibe la propuesta y elabora el proyecto de
Herramienta de Autoevaluación
B
B
¿Hay cambios?
No
1
3. Gerente de Control Interno
Recibe autorización y turna propuesta
¿La autoriza?
Si
No
5. Gerente de Control Interno
Recibe y revisa proyecto de reactivos.
DSi
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 36 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
6. Director de Contraloría Interna
Conoce proyecto de reactivos.
1
¿Hay cambios? DSí
No
Gerente de Control Interno
¿Hay cambios?
E
ENo
8. Director de Contraloría Interna
Recibe reactivos y los turna a la Gerencia de Control Interno para su
aplicación.
¿Hubo incidentes que reportar?
FSi
Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de las
encuestas para su revisión.
No
F
9. Gerente de Control Interno
Recibe reactivos y turna al Subgerente de Control
Interno 2
11. Área (s) involucrada (s)
10. Subgerente de Control Interno 2
Recibe e inicia aplicación de reactivos
H
H
2
7. Área (s) involucrada (s)
Recibe (n) y revisa (n) propuesta de reactivos.
Envía a las áreas involucradas propuesta de
reactivos
Si
Revisa (n) y aclara (n) incidencias con el
Subgerente de Control Interno 2.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 37 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
FIN
12. Gerente de Control Interno
Recibe y revisa los resultados
¿Hay cambios?
No
13. Director de Contraloría Interna
Recibe y revisa los resultados.
HSi
¿Hay cambios? HSi
I
I
14. Área (s) involucrada (s)
Recibe (n) y revisa (n) propuesta de nuevos
controles.
¿Hay cambios?
No
JSi
15. Gerente de Control Interno
Acusa de enterado e instruye al Subgerente de
Control Interno 2 para seguimiento.
2
J
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 38 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
IX.3.2 Descripción de Actividades del procedimiento de Herramientas de Autoevaluación de Control Interno
Responsable No Actividad Documento de
Trabajo Entregable Tiempo
Gerente de Control Interno
1.0 Revisa el mapa de procesos de Banobras
1.1 Revisa el mapa de procesos de Banobras.
Entrada Mapa de procesos de Banobras.
1.2 Valida propuesta de proceso, para determinar la Herramienta de Autoevaluación de Control Interno a ser aplicada, entre ellas las ACI.
Propuesta
1.3 Informa propuesta al Director de Contraloría Interna para su autorización.
Propuesta
Director de Contraloría Interna
2.0 Recibe y revisa propuesta.
2.1 Recibe y revisa la propuesta del proceso.
Propuesta
2.2 ¿Autoriza?
Si, continúa paso 3.0. No, regresa paso 1.0.
Gerente de Control Interno
3.0 Recibe autorización y turna propuesta.
3.1 Recibe autorización y notifica la propuesta autorizada al Subgerente de Control Interno 2
Propuesta
Subgerente de Control Interno 2
4.0 Recibe la propuesta y elabora el proyecto de Herramienta de Autoevaluación
4.1 Recibe el nombre del proceso autorizado y elabora el proyecto de herramienta de autoevaluación, pudiendo ser las ACI.
Propuesta y proyecto de reactivos
4.2 Remite el proyecto, en su caso, de reactivos al Gerente de Control Interno para su revisión.
Gerente de Control Interno
5.0 Recibe y revisa proyecto de reactivos
5.1 Recibe y revisa el proyecto de reactivos.
Proyecto de reactivos
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 39 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de
Trabajo Entregable Tiempo
5.2 ¿Hay cambios? Si, continúa paso 4.0. No, continúa paso 5.3.
5.3 Informa proyecto de reactivos al Director de Contraloría Interna.
Director de Contraloría Interna
6.0 Conoce proyecto de reactivos
6.1 Conoce proyecto de reactivos. Proyecto de
reactivos.
6.2 En su caso, emite comentarios. Comentarios.
6.3 ¿Hay cambios? Si, continúa paso 5.0. No, continúa paso 6.4.
6.4 Informa al Gerente de Control Interno de la autorización del proyecto de reactivos para su envío a la(s) área(s) involucradas en el proceso para su revisión y validación.
Proyecto de reactivos
Gerente de Control Interno
7.0
Envía a las áreas involucradas propuesta de reactivos
7.1 Envía a las áreas involucradas la propuesta de los reactivos para su revisión y validación.
Área (s) involucrada (s)
8.0 Reciben proyecto de reactivos.
8.1 Reciben y revisan proyecto de reactivos.
Proyecto de reactivos
8.2 ¿Hay cambios? Si, continúa al paso 9.0. No, continúa al paso 8.3.
Por evento
8.3 Turna los reactivos revisados al Gerente de Control Interno para iniciar su aplicación.
Reactivos revisados
Director de Contraloría Interna
9.0 Recibe y turna reactivos.
9.1 Recibe y turna reactivos al Subgerente de Control Interno 2 para coordinar su aplicación por parte de las áreas involucradas.
Reactivos revisados
10.0 Recibe y coordina la aplicación de los reactivos.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 40 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de
Trabajo Entregable Tiempo
Gerente de Control Interno
10.1 Recibe y coordina la aplicación de los reactivos por parte de las áreas involucradas, previa carga de las ACI con sus reactivos en el Portal de Colaboración correspondiente.
Reactivos
Subgerente de Control Interno 2
10.0 Recibe e inicia aplicación de reactivos
10.1 Recibe y aplica los reactivos.
10.2 Revisa y analiza los resultados, y en su caso, propone controles al proceso (s).
Reactivos y mejoras (controles)
10.3 ¿Hubo incidentes que reportar? Si, continúa paso 11.0. No, continúa paso 10.4.
10.4 Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de los reactivos. Continúa en la actividad 12.0.
Resultado de los reactivos aplicados.
Área (s) involucrada (s)
11.0 Revisa(n) y aclara(n) incidencias.
11.1 Revisa (n) y aclara (n) incidencias con el Subgerente de Control Interno 2.
11.2 Continúa en la actividad 12.0.
Gerente de Control Interno
12.0 Recibe y revisa los resultados
12.1 Recibe y revisa los resultados, y en su caso, incluye la (s) propuesta (s) de controles.
Resultado de los reactivos aplicados.
12.2 ¿Hay cambios? Si, continúa al paso 10.2. No, continúa al paso 12.3
12.3 Turna resultados, y en su caso, propuesta de nuevos controles, al Director de Contraloría Interna.
Resultado de los reactivos aplicados.
Director de Contraloría Interna
13.0 Recibe y revisa los resultados
13.1 Recibe y revisa los resultados, y en su caso, la propuesta de nuevos controles.
Resultado de los reactivos aplicados y propuesta de controles
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 41 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de
Trabajo Entregable Tiempo
13.2 ¿Hay cambios? Si, regresa al paso 12.0 No, continúa al paso 13.3
13.3 Turna propuesta de nuevos controles al área(s) involucrada(s) para su revisión y validación a través del Gerente de Control Interno.
Área (s) involucrada (s)
14.0 Reciben y validan propuesta de nuevos controles.
14.1 Reciben y validan propuesta de nuevos controles. Resultado de los
reactivos aplicados y propuesta de controles.
14.2 ¿Hay cambios?
Si, continúa paso 12.0. No, continúa paso 14.3.
14.3 Validan e implantan nuevos controles, e informan al Gerente de Control Interno.
Resultado de los reactivos y resultados de los controles
Gerente de Control Interno
15.0 Acusa de enterado e instruye el seguimiento.
15.1 Acusa de enterado e instruye al Subgerente de Control Interno 2 para el seguimiento.
Acuse
Fin del Procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 42 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección X. Revisión de bitácoras de transacciones
X.1. Descripción
X.2. Políticas X.2.1. El Gerente de Control Interno debe informar al Gerente de Operación Financiera las
inconsistencias que se detecten en cuanto a la discrepancia entre el número o monto de las operaciones registradas en las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.
X.2.2. El Gerente de Control Interno debe supervisar y dar seguimiento a las acciones tendientes a corregir las situaciones por las cuales se hubieran presentado discrepancias entre el número o monto de las operaciones registradas en las bitácoras transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.
X.2.3. El Subgerente de Control Interno 1 debe revisar, por periodos semanales, las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.
X.2.4. El Subgerente de Control Interno 1 debe comunicar los resultados de la revisión al Gerente de Control Interno, así como las discrepancias que deban ser informadas al Director de Operaciones de la DGAC.
Etapa Descripción
Revisión de bitácoras
Llevar a cabo la revisión de las bitácoras de transacciones del Sistema de Control de Flujo de Efectivo (IKOS Cash) y Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI). Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerente de Control Interno 1.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 43 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
X.3. Procedimiento
X.3.1 Diagrama de flujo para la revisión de las bitácoras de transacciones
Inicio
Subgerente de Control Interno 1
1.1 Realiza la extracción de las bitácoras de transacciones
1.3 Realiza la carga de la información en un programa de base de datos.
1.4 Ejecuta el programa para identificar desviaciones
considerando las reglas de monitoreo
definidas
¿Se encontraron desviaciones?
1.6 Notifica la desviación al Administrador
Operativo de IKOS Cash y solicita su
apoyo para determinar la causa
1.7 Da seguimiento e integra la justificación y documentación
soporte proporcionada por el Administrador
Operativo.
1.8 Informa los resultados al
Gerente de Control Interno y al Director
de Contraloría Interna.
Si
No
Fin
1.2 Realiza la transformación de la información a un formato para el
manejo apropiado de los datos.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 44 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
X.3.2 Descripción de Actividades de Revisión de bitácoras de transacciones
Responsable No. Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Subgerente de Control Interno 1
1.0 Realiza la extracción de las bitácoras de transacciones
De acuerdo al período
seleccionado
1.1 Realiza la extracción de las bitácoras de transacciones de los sistemas IKOS Cash y SPEI.
Archivos en Excel
1.2 Realiza la transformación de la información a un formato para el manejo apropiado de los datos.
1.3 Realiza la carga de la información en un programa de base de datos.
Base de datos en Access
1.4 Ejecuta el programa para identificar desviaciones considerando las reglas de monitoreo definidas (por monto y número de operaciones).
1.5 ¿Se encontraron desviaciones? Sí, continúa paso 1.6. No, continúa paso 1.8.
1.6 Notifica la desviación al Administrador Operativo de IKOS Cash y solicita su apoyo para determinar la causa.
Por evento 1.7 Da seguimiento e integra la
justificación y documentación soporte proporcionada por el Administrador Operativo.
1.8 Informa los resultados al Gerente de Control Interno y al Director de Contraloría Interna.
Correo electrónico
Por evento
Fin del Procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 45 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección XI. Revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos
y contables XI.1. Descripción
Procedimiento Descripción / Responsables
Revisión del proceso de conciliación
Verificar trimestralmente o cada que así se requiera que el proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables sea el adecuado.
Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 2.
XI.2. Políticas XI.2.1. El Director de Contraloría Interna debe:
XI.2.1.1. Coordinar las actividades para verificar las acciones de revisión para que el proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables sean adecuados.
XI.2.2. El Gerente de Control Interno debe:
XI.2.2.1. Supervisar las actividades para verificar las acciones de revisión relativas al proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables.
XI.2.2.2. Validar que las acciones de verificación se realicen trimestralmente, o según se requiera.
XI.2.2.3. Solicitar por oficio a la Gerencia de Contabilidad las conciliaciones que se revisarán.
XI.2.2.4. En caso de que el Subgerente de Control Interno 2 le reporte diferencias significativas en las conciliaciones, solicitar a la Gerencia de Contabilidad y/o áreas responsables de las conciliaciones que documenten las causas de dichas diferencias.
XI.2.3. El Subgerente de Control Interno 2 debe:
XI.2.3.1. Revisar trimestralmente o cada que se requiera, la documentación soporte de las conciliaciones y verificar que no existan diferencias significativas entre los saldos operativos y los saldos contables.
XI.2.3.2. Seleccionar aleatoriamente las conciliaciones que serán revisadas conforme a la Matriz Contable.
XI.2.3.3. En el caso de que se detecten diferencias significativas en las conciliaciones, informar a su superior jerárquico.
XI.2.3.4. Verificar que las causas de las diferencias detectadas, están debidamente documentadas y aclaradas por parte de la Gerencia de Contabilidad y/o de las áreas responsables de las operaciones en cuestión.
XI.2.3.5. Integrar y conservar la documentación soporte de las revisiones que se realicen a los procesos de conciliación.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 46 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
XI.3. Procedimiento
XI.3.1 Diagrama de flujo de la revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables
INICIO
3.0 Revisa la documentación soporte del proceso de
conciliación entre saldos operativos y saldos contables.
1.0 Selecciona aleatoriamente las operaciones que se
revisarán
Subgerente de Control Interno 2
Gerente de Control Interno
2.0 Solicita las conciliaciones de las operaciones
Subgerente de Control Interno 2
4.0 Solicita información respecto de las diferencias
significativas en las conciliaciones
Gerente de Control Interno
Subgerente de Control Interno 2
5.0 Recibe y analiza la información relativa a las
diferencias significativas en las conciliaciones
¿Hay diferencias?
Sí
No
Subgerente de Control Interno 2
7.0 Integra documentación soporte
A
A
¿Se requiere información adicional?
No
Sí
FIN
6.0 Recibe y revisa el reporte de la verificación de las
conciliaciones
Gerente de Control Interno
A
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 47 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
XI.3.2 Descripción de actividades para la revisión del proceso de conciliación entre los sistemas operativos y contables
Responsable No Actividad Documento de trabajo
Entregable Tiempo
Subgerente Control Interno 2
1.0 Selecciona aleatoriamente las operaciones que se revisarán
1.1 Genera un listado actualizado de las conciliaciones del Banco conforme a la Matriz Contable.
Listado actualizado
1.2 Selecciona aleatoriamente las conciliaciones del trimestre inmediato anterior que se revisarán.
Listado con las conciliaciones seleccionadas
1.3 Remite al Gerente de Control Interno el listado de las conciliaciones seleccionadas.
Gerente de Control Interno
2.0 Solicita las conciliaciones de las operaciones
Trimestralmente
2.1 Revisa el listado de las conciliaciones seleccionadas.
2.2 Solicita, mediante oficio, a la Gerencia de Contabilidad copia de las conciliaciones seleccionadas.
Oficio
Subgerente de Control Interno 2
3.0 Revisa la documentación soporte del proceso de conciliación entre saldos operativos y saldos contables
Trimestralmente
3.1 Verifica si existen diferencias significativas entre los saldos operativos y los saldos contables proporcionados por
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 48 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
la Gerencia de Contabilidad.
3.2 ¿Hay diferencias significativas?
Sí, continúa paso 4.0 No, continúa paso 6.0
Gerente de Control Interno
4.0 Solicita información respecto de las diferencias significativas en las conciliaciones
4.1 Solicita, mediante oficio, a la Gerencia de Contabilidad y a las áreas responsables de los procesos en cuyas conciliaciones se identificaron diferencias significativas, que documenten las causas de las mismas.
Oficio
Subgerente Control Interno 2
5.0 Recibe y analiza la información relativa a las diferencias significativas en las conciliaciones
5.1 Verifica que las causas de las diferencias significativas detectadas fueron debidamente documentadas por la Gerencia de Contabilidad y/o por las áreas responsables de las operaciones en cuestión.
5.2 Reporta al Gerente de Control Interno los resultados de la revisión de las diferencias significativas
Trimestralmente
6.0 Recibe y revisa el reporte de la
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 49 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Gerente de Control Interno
verificación respecto de las diferencias significativas
6.1 ¿Se requiere información adicional?
Sí, regresa paso 4.0 No, continúa paso 6.2
6.2 Se informa a la Gerencia de Contabilidad del resultado del análisis de la conciliación integral.
Subgerente Control Interno 2
7.0 Integra documentación soporte
7.1 Integra y conserva la documentación soporte de la revisión realizada al proceso de conciliación.
Soporte documental archivado en expediente y Portal de Colaboración
Fin del Procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 50 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección XII. Evaluación de controles
XII.1. Descripción Procedimiento Descripción / Responsables
Evaluación de controles
Evaluar sí cada control que se aplica es suficiente para evitar la materialización de los riesgos identificados y minimizar el impacto de sus consecuencias. Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 1.
XII.2.Directrices Las siguientes directrices señalan las condiciones que permitirán a la Dirección de Contraloría Interna evaluar inicialmente sí los controles existentes son suficientes y contribuyen a disminuir la probabilidad de ocurrencia o el impacto de las consecuencias respecto de los riesgos identificados.
XII.2.1. Se comprueba la existencia o no de controles para cada uno de los factores de riesgo y, en su caso, para sus efectos.
XII.2.2. Se describen los controles existentes para administrar los factores de riesgo y, en su caso, para sus efectos.
XII.2.3. Se determina el tipo de control: preventivo, correctivo y/o detectivo.
XII.2.4. Se identifica en los controles lo siguiente:
Deficiencia: Cuando no reúna alguna de las siguientes condiciones:
Está documentado: Que se encuentra descrito.
Está formalizado: Se encuentra autorizado por servidor público facultado.
Se aplica: Se ejecuta consistentemente el control, y
Es efectivo. Cuando se incide en el factor de riesgo, para disminuir la probabilidad de ocurrencia.
Suficiencia: Cuando se cumplen todos los requisitos anteriores y se cuenta con el número adecuado de controles por cada factor de riesgo.
XII.2.5. Se determina si el riesgo está controlado suficientemente, cuando todos sus factores cuentan con controles suficientes.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 51 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
XII.3. Procedimiento El presente procedimiento comienza inmediatamente después de las actividades para determinar el Grado de impacto y la Probabilidad que conforman el apartado II.1.2 Evaluación del documento interno de Políticas y procedimientos para la administración de riesgos operacionales de Banobras.
XII.3.1 Diagrama de Flujo
INICIO
4.0 Describe los controles existentes
1.0 Entrega de la matriz de riesgos operacionales
Director de Administración de Riesgos
Subgerencia de Control Interno 1
3.0 Orienta en el llenado de la matriz de controles
Personal de las Direcciones Generales Adjuntas
FIN
¿El factor de riesgo tiene controles?
Sí
¿Cumple con todas las condiciones?
Subgerencia de Control Interno 1
2.0 Comprueba la existencia de controles
Subgerente de Control Interno 1
5.0 Identifica la deficiencia o suficiencia del control
Gerente de Control Interno
6.0 Informa la determinación sobre el riesgo
Director de Administración de Riesgos
7.0 Califica los riesgos después de controles
No
A
A
Calificación del control
Suficiente
Calificación del control
Deficiente
Sí No
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 52 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
XII.3.2 Descripción de Actividades
Responsable No Actividad Documento de trabajo
Entregable Tiempo
Inicio del Procedimiento
Director de Administración de Riesgos
1.0 Entrega de la matriz de riesgos operacionales
1.1 Proporciona mediante oficio o correo el documento electrónico con la matriz de riesgos y factores identificados.
Matriz de riesgos operacionales
(Archivo en Excel)
Subgerencia de Control Interno 1
2.0 Comprueba la existencia de controles
2.1 Revisa la matriz de riesgos y factores identificados para verificar que existan controles para cada uno de los factores de riesgo.
2.2 ¿El factor de riesgo tiene controles? Sí, se determinan los controles con Suficiente, y continua paso 3.0 No, se determinan los controles con Deficiente, y continua paso 6.0
Subgerente de Control Interno 1
3.0 Orienta en el llenado de la matriz de controles
3.1 Brinda asesoría para el llenado de la matriz de controles y las terminologías utilizadas.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 53 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Personal de las Direcciones Generales Adjuntas
4.0 Describe los controles existentes
4.1 Realiza una descripción detallada de los controles existentes e integra en la matriz de controles la información necesaria para documentarlos, entre la que se encuentra:
Clasificación Tipo Frecuencia Responsable Evidencia
Subgerente de Control Interno 1
5.0 Identifica la deficiencia o suficiencia del control
5.1 Realiza la valoración de los controles de acuerdo con la existencia o falta de las siguientes condiciones:
Está documentado
Está formalizado
Se aplica Es efectivo
5.2 ¿Cumple con todas las condiciones? Sí, se determinan los controles con Suficiente, y continua paso 6.0 No, se determinan los controles con Deficiente, y continua paso 6.0
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 54 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Gerente de Control Interno
6.0 Informa la determinación sobre el riesgo
6.1 Envía mediante oficio o correo el documento electrónico los resultado de la valoración sobre sí los riesgos están controlados suficientemente.
Matriz de controles
(Archivo en Excel)
Director de Administración de Riesgos
7.0 Califica los riesgos después de controles
7.1 Realiza la valoración final del impacto y probabilidad para cada riesgo.
Matriz de riesgos y controles (Archivo
en Excel)
Fin del Procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 55 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección XIII. Función de Cumplimiento Normativo
XIII.1.Descripción Procedimiento Descripción / Responsables
Función de Cumplimiento
Normativo
El procedimiento tiene los siguientes objetivos: Garantizar que la Institución, en la realización de sus operaciones,
cumpla con la normatividad aplicable. Asesorar y asistir al personal responsable de las operaciones,
procesos y/o subprocesos correspondientes en la aplicación y cumplimiento de la normatividad aplicable.
Dar seguimiento, controlar, y evaluar regularmente, las medidas y/o procedimientos establecidos para atender la normativa aplicable.
Dirección de Contraloría Interna, Gerencia de Control Interno y Subgerencia de Control Interno 1, 2 y 3.
XIII.2.Lineamientos Generales La función de Cumplimiento Normativo debe:
II.1. Informar a las áreas de Banobras respecto de los requerimientos o cambios a la normativa aplicables a la Institución.
II.2. Dar seguimiento y, en su caso, coordinar la implementación en tiempo y forma de los requerimientos.
II.3. Fungir como contacto entre las áreas involucradas y las entidades emisoras de normativas.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 56 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
XIII.3. Procedimiento
XIII.3.1. Diagrama de Flujo
INICIO
Diario Oficial de la Federación
3. Envía requerimiento de atención a los responsables de su atención
1. Identifica nueva normativa o actualizaciones
Subgerente de Control Interno 1,2 y3
Gerente de Control Interno
2. Valida la Información
Gerente de Control Interno /Subgerente de Control Interno
1,2 y 3
Gerente de Control Interno /Subgerente de Control Interno
1,2 y 3
FIN
4. Apoya en la elaboración del programa de trabajo
¿Hay normativa aplicable?
Sí
¿Los responsables requieren apoyo para la
elaboración del programa de trabajo?
Sí
Gerente de Control Interno /Subgerente de Control Interno
1,2 y 3
5. Da seguimiento al programa de trabajo
No
No
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 57 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
XIII.3.2. Descripción de Actividades para la función de Cumplimiento Normativo
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Subgerentes de Control Interno 1, 2 y 3
1.0 Identifica normativa nueva o actualizaciones.
1.1 Con base en el correo electrónico de difusión del Diario Oficial de la Federación que diariamente envía la Dirección de Consultoría Jurídica, se analiza si hay nueva normativa o actualizaciones aplicables a Banobras.
Diario Oficial Diariamente
1.2 ¿Hay normativa aplicable? Sí, continua actividad 1.3 No, fin del procedimiento
1.3 Cumplimenta formato de Análisis de Cumplimiento Normativo (Anexo 3)
Por evento
1.4 Remite formato de Análisis de Cumplimiento Normativo (Anexo 3) al Gerente de Control Interno para su validación y al Director de Contraloría Interna para su conocimiento.
Por evento
Gerente de Control Interno
2.0 Valida la información.
2.1 Valida formato de Análisis de Cumplimiento Normativo (Anexo 3), solicita el apoyo de otras áreas en caso de ser necesario y solicita la elaboración del requerimiento para solicitar al dueño(s) del proceso(s) y subproceso(s) la atención de la normativa y el establecimiento de un programa de trabajo.
Por evento
3.0 Envía requerimiento de atención a los responsables.
Subgerentes de Control Interno 1, 2 y 3
3.1 Elabora requerimiento para solicitar al dueño(s) del proceso(s) y subproceso(s) la atención de la normativa y el establecimiento de un programa de trabajo. Nota1: Al correo se adjunta el formato de Análisis de
Correo Electrónico / Oficio
Por evento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 58 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Cumplimiento Normativo (Anexo 3) validado. Nota 2: En caso de que existan plazos establecidos para su cumplimiento, éstos se especifican en el requerimiento, para consideración de los responsables. Nota 3: Se debe informar al destinatario(s) que de ser necesario se podrán organizar reuniones de trabajo para la elaboración conjunta del programa de trabajo.
Director de Control Interno
3.2 Envía requerimiento Por evento
3.3 Recibe respuesta Correo electrónico /Oficio
Por evento
3.4 ¿Los responsables requieren apoyo para la elaboración del programa de trabajo? Sí, continua actividad 4 No, continua actividad 5
Subgerentes de Control Interno 1, 2 y 3 / Gerente de Control Interno
4.0 Apoya en la elaboración del programa de trabajo.
4.1 Programa reuniones de trabajo con los responsables.
Por evento
4.2 Brinda asesoría a los responsables en la elaboración de un programa de trabajo que atienda los requerimientos normativos. Nota: En caso de considerarse necesario, se realizará una consulta formal a la entidad emisora de la normativa, para lo cual se solicitará el apoyo del área jurídica de Banobras.
Por evento
4.3 Genera programa de trabajo en conjunto con los responsables.
Programa de trabajo
Por evento
5.0 Da seguimiento al programa de trabajo.
Director de Contraloría Interna
5.1 Aprueba el programa de trabajo Programa de trabajo
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 59 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Responsable No Actividad Documento de Trabajo
Entregable Tiempo
Gerente de Control Interno
5.2 Determina la temporalidad del seguimiento al programa de trabajo.
Por evento
Subgerentes de Control Interno 1, 2 y 3
5.3 Da seguimiento al programa de trabajo y verifica su cumplimiento.
Conforme a
lo determinado
en la actividad 5.1
5.34 Informa los resultados del seguimiento al Gerente de Control Interno y al Director de Contraloría Interna.
Correo electrónico
Fin del Procedimiento
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 60 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Sección XIV. Anexos
Anexo 1. Definiciones Término Definición
Agenda de Control Interno (ACI)
Son concebidas como una herramienta de autoevaluación en materia de control interno cuya finalidad es permitir al personal que realiza las actividades sustantivas en cada proceso, asegurar la adecuada realización de sus actividades. Se integra de reactivos asociados a un proceso.
Base de datos para el control de acciones a implementar
Archivo electrónico de Excel que se encuentra en el portal de colaboración de la Dirección de Contraloría y Procesos, en la intranet de Banobras, en el cual se administran las medidas correctivas o preventivas y controles a implementar para subsanar las deficiencias detectadas, por las instancias de supervisión y fiscalización, así como por el Consejo Directivo y Comité de Auditoría.
Acción de control
Actividad determinada e implantada por el Director General y demás servidores públicos de la Institución para alcanzar los objetivos institucionales, prevenir y administrar los riesgos identificados.
Documento Normativo
Documento que implica que su aplicación es obligatoria y se emite para mejorar la gestión de Banobras, dar cumplimiento a alguna ley, norma o disposición oficial, entre otros motivos.
Deficiencia del Sistema de Control Interno
Problemática detectada por las instancias de supervisión o fiscalización, con sus respectivas recomendaciones preventivas y/o correctivas, así como las sugerencias y acciones derivadas de los acuerdos de Consejo Directivo y Comité de Auditoría pendientes de atender por las áreas responsables de su implementación.
Instancias de supervisión o fiscalización
En singular o en plural, indistintamente se entenderá por Entidad u Órgano de fiscalización o Supervisión, a la ASF, SFP, Banxico, CNBV, OIC en Banobras, y Despachos Externos de Auditoría designados por la SFP.
Herramientas de Autoevaluación de Control Interno
Son mecanismos que permiten la autoevaluación de los procesos, mediante el diseño y aplicación de controles, entre ellas, las Agendas de Control Interno.
Manual General de Organización de Banobras
Es el documento que está integrado por cada uno de los Manuales de Organización de las Direcciones de Área del Banco. Contiene, en forma ordenada y sistemática, la información sobre la estructura de organización, misión, objetivos y funciones de una Dirección de Área.
Matriz Contable Relación de los elementos de control de cifras contables versus operativas que se llevan a cabo, indicando el tipo de control, los elementos de control, la periodicidad, y el responsable de ejecución y de validación.
Medida correctiva
Actividad a realizar para subsanar las deficiencias en los procesos de Banboras, que se derivan de las observaciones y recomendaciones determinadas por las instancias de supervisión y fiscalización, así como de
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 61 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Término Definición las sugerencias o acciones derivadas de los acuerdos que sobre el sistema de control interno emiten el Consejo Directivos y el Comité de Auditoría.
Medida preventiva
Actividad a realizar para prevenir que vuelva a ocurrir la deficiencia subsanada.
Otras Instancias de Fiscalización
Banobras como integrante de la Administración Pública Federal está sujeto a la fiscalización por parte de Despachos Externos designados por la Secretaría de la Función Pública, la propia Secretaría de la Función Pública a través de sus áreas encargadas de Auditoría y Control y otros Despachos Externos encargados de la fiscalización con motivo de las operaciones que realiza en su carácter de Agente financiero, Prestamos con Organismos Bilaterales, Multilaterales y Fideicomisos, generándose los respectivos informes de resultado que en algunos casos contemplan observaciones con sugerencias y recomendaciones para subsanar las problemáticas detectadas.
Reactivos de la Agenda de Control Interno
Los reactivos de estas agendas son preguntas que pretenden identificar el comportamiento de la operación en diversos puntos de control. Dichas preguntas deben ser construidas de manera coordinada con los propietarios de los procesos, a partir de las actividades sustantivas del proceso, para dar cumplimiento a las medidas y controles establecidos en el respectivo Manual Operativo.
Sistema de Control Interno
EI Sistema de Control lnterno establece las directrices y lineamientos generales que enmarcan las acciones y responsabilidades de todo el personal del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S,N.C. (Banobras), quienes son el elemento central sobre el que recae la función primaria del control de los procesos básicos del Banco, para incidir en el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivos y metas institucionales. Para Banobras, el Sistema de Control lnterno es un proceso dinámico en el que participan el Consejo Directivo, Comisarios, el Comité de Auditoría, la Dirección General y todos los funcionarios y empleados de la Institución.
Análisis de Impacto al Negocio - BIA
Proceso de análisis de funciones de una organización y los efectos que una interrupción podría tener sobre ellos. Comúnmente se hace referencia a este concepto como BIA por sus siglas en inglés.
Registro de auditoría
Información que contiene un registro de las actividades realizadas por un usuario en un sistema.
Bitácora de auditoría
Conjunto de registros de auditoría que tienen como finalidad, servir para la reconstrucción de hechos a partir de una serie de eventos.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 62 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Anexo 2. Base de datos para el control de acciones por implementar
Vigente a partir de:
Día Mes Año
17 07 2017
MNO7000108 Página 63 de 63
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: EMA
Dirección de Contraloría Interna - - - - Día Mes Año
Revisó: MJMB/HGCT/JFAD
27 02 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA DIRECCIÓN DE
CONTRALORÍA INTERNA
Anexo 3. Formato de Análisis de Cumplimiento Normativo