Manual de premium hotel
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Elaborado por: José Alemán
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Elaborado por: José Alemán
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INDICE
Introducción
CAPITULO 1
Requisitos del sistema
Instalación de la aplicación
Configuración general
CAPITULO 2 - Opciones del menú archivos:
Tipos de habitación
Habitaciones
Tipos de tarifa
Planes de tarifa
Motivos de visita
Motivos de anulación
Grupos de personas
Tipos de reserva
CAPITULO 3 - Opciones del menú procesos:
Reservación
Check in / Recepción
Cambio de habitación
Check out / Facturación
Alertas y avisos
Auditoria nocturna
Planning de ocupación
Ama de llaves
Configurar promociones
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CAPITULO 4 - Opciones del menú informes:
Lista de ocupación
Lista de reservaciones
Libro de reservación
Reporte policial
Relación de cargos
Evaluación de visitas
Evaluación de anulaciones
Lista de precios
Lista de mensajes
Lista negra
Lista de habitaciones
Glosario de términos
Anexos
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INTRODUCCIÓN
En Enero del 2.010 nace el software Premium Hoteles , en vista a la
oportunidad de negocio que representa este tipo de aplicación.
Premium Hoteles es un producto versátil orientado inicialmente a cubrir las
necesidades esenciales de los pequeños negocios del ramo hotelero, que
funciona como modulo complementario integrado al Back Office Premium, lo cual
le permite aprovechar sus fortalezas y ventajas.
Entre las características del software podemos destacar las siguientes:
• Planificación gráfica e interactiva.
• Configuración de temporadas y tarifas ilimitadas.
• Configuración de precios y promociones. Cálculo de aplicación automático.
• Reservas y estadías a grupos y particulares. Impide los overbooking.
• Base de datos de huéspedes, y consultas de preferencias e historial de
visitas.
• Control completo sobre la cuenta del cliente con unificación y separación de
cuentas.
• Facturación en controlador fiscal.
• Consultas sobre ocupación histórica y libro policial.
• Control de alertas y avisos.
• Reporte de auditoria nocturna.
• Libro de reservación.
• Lista negra.
• Análisis de datos y estadísticas.
• Motor de base de datos cliente-servidor (Windows / Linux).
• Permite procesos e informes adicionales.
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REQUISITOS DEL SISTEMA
- Windows XP o superior.
- 512MB de RAM.
- Monitor resolución 1024 x 768.
- MySQL Connector/ODBC 3.51
INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN
Para poder instalar el módulo de Administración de Hoteles es necesario que
se encuentre instalado el sistema Administrativo Premium-Soft y que éste tenga
las estructuras de todas sus tablas actualizadas. (Versión 01-08-2010 o posterior),
luego de haber realizado dicha operación proceda con los pasos que se indican a
continuación.
Acceda al sistema Administrativo y ejecute la opción
“Administración/Misceláneos/Actualizar estructuras de datos” cuando el sistema
solicite la “ubicación del archivo Script Sql” seleccione el archivo
“premiumhotelstruc.dbf” y ejecute una actualización completa con dicho archivo, al
concluir esta actualización de estructuras salga del sistema Administrativo.
Ejecute el programa “Hoteles.Exe ” que se encuentra en la carpeta donde
instaló el sistema Administrativo Premium-Soft.
CAPITULO
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Al iniciar el programa por primera vez le aparecerá la imagen que se muestra
a continuación:
Haga clic en el botón “Aceptar”
En la siguiente ventana de acceso al sistema, seleccione la “Empresa
Modelo”, “Oficina Principal”, usuario “Premium”, clave “premium” y presione la
tecla [Enter]
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Le aparecerá el mensaje
Haga clic en el botón “Aceptar”, le aparecerá la siguiente ventana
Haga clic en el botón […], le aparecerá la ventana para seleccionar la carpeta
que contiene los scripts,
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Sombree la carpeta “tablescripthotel” y haga clic en el botón Seleccionar,
aparecerá la ventana que se muestra a continuación:
Haga clic en el botón Validar
Aparecerá el siguiente mensaje
Haga clic en el botón Aceptar
Le aparecerá el siguiente mensaje
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Haga clic en el botón Aceptar. Le aparecerá la siguiente ventana:
Una vez seleccionado el usuario, expanda la lista de Tipos de usuarios tal
como se muestra a continuación
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Seleccione el tipo de usuario y marque las opciones a las cuales tiene acceso
Una vez realizados estos pasos el sistema estará inicialmente preparado para
funcionar.
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Configuración General
Los parámetros de funcionamiento del sistema están agrupados en cinco (5)
secciones: datos generales, colores de estatus, notificación de reserva, correo
electrónico y denominaciones.
Pestaña de configuración de datos generales.
En esta sección podrá establecer el comportamiento del sistema, y adaptarlo a
distintos negocios relacionados con hospedajes (Véase las distintas formas de
configurar el sistema). Además podrá indicar la hora de salida, la hora de cambio
a estatus sucia y los minutos entre avisos recordatorios.
Nota: Para que los cambios o modificaciones en la configuración tengan efecto,
debe pulsar en la opción de Grabar.
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Pestaña de configuración de colores de estatus.
El sistema trae por defecto colores preestablecidos para cada evento. Si
desea adaptarlos a sus requerimientos, pulse en la opción Definir color del estatus
de su preferencia
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Pestaña de configuración de notificación de reserva.
En esta sección se define el texto del mensaje electrónico que se envía al
correo del huésped, al momento de procesar una reservación. A dicho mensaje le
puede adjuntar un archivo; y podrá enviar fotos de las habitaciones o cualquier
otro archivo de imagen.
En la siguiente imagen puede ver un ejemplo de un mensaje:
Las variables a referenciar en el texto comienzan y finalizan con el carácter
“%”, a continuación se describen las mismas:
%huesped% Nombre del huésped
%localizador% Número de localizador
%entrada% Fecha de entrada
%salida% Fecha de salida
%unidades% Tipo de unidades
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Pestaña de configuración del correo electrónico.
Aquí indique los datos del correo saliente
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Distintas formas de configurar el sistema de hotel: 1) Configuración tradicional.
- Check-in. Se ocupa la unidad al ingreso del huésped. - Check-out. A la salida del huésped genera la factura y libera la unidad.
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2) Configuración sin generar operaciones en transito y sin cargos automáticos.
Ideal para negocios relacionados con la venta de paquetes turísticos, donde su facturación no se rija por check-in y check-out obligatorios.
- Check-in. Se ocupa la unidad al ingreso del huésped. - Check-out. Libera la unidad de forma manual. Haciendo doble clic en la celda del planning estilo 2. No genera factura ya que no existe la operación. - Factura. Podrá emitir factura desde el sistema administrativo
Importando para ello la reservación realizada con el sistema de hotel, es decir que el usuario puede preparar dicho documento con antelación, inclusive mucho antes de la llegada del huésped.
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3) Configuración para moteles. - Check-in. Se ocupa la unidad al ingreso del huésped. - Check-out. Se factura pero se mantiene la unidad ocupada,
La liberación se realiza de forma manual. El bloqueo de unidades sucias le permitirá controlar la facturación, ya
que podrá comparar la cantidad de limpiezas con la cantidad de facturas.
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MENÚ LATERAL
Las opciones del menú de Premium Hoteles se
encuentran ubicada en la parte lateral izquierda del
escritorio. Están ordenadas de acuerdo a su
importancia y agrupadas por categoría.
Para acceder a una opción en particular haga clic
en la misma.
Todas las opciones del sistema son asignable por
usuario, y va a depender de las actividades que
éste realice dentro de la organización.
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BOTONES GENERALES
Almacena los datos de la ventana activa
Borra los datos de la ventana activa
Permite visualizar o imprimir los datos
Cierra la ventana activa
Permite incluir nuevos registros en la ventana activa
Permite buscar registro
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OPCIONES DEL MENÚ ARCHIVOS
Tipos de Habitación
Pulsando sobre esta opción en el menú de archivos, se tiene acceso a la ficha
en donde se ingresarán y actualizarán los datos relacionados a los tipos de
habitación. Dichos datos son requeridos para poder crear las habitaciones y
posterior definición de sus precios.
La ventana de tipos de habitación lucirá como la siguiente:
Para agregar un nuevo registro ingrese un código inexistente. Es obligatorio el
ingreso del código, descripción y la capacidad. Puede realizar búsqueda mediante
la opción buscar.
Además tiene la posibilidad de asociar hasta 3 imágenes por tipo.
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Habitaciones
Esta opción del menú de archivos permite crear, actualizar, eliminar, buscar y
consultar los datos relacionados a las habitaciones. El software requiere para su
funcionamiento los datos aquí señalados.
A continuación se muestra la ventana de habitaciones:
Antes de ingresar las habitaciones debe definir en el sistema administrativo
Premium, el producto (servicio) que estará relacionado a la misma, de allí se toma
la alícuota y otros atributos requeridos por el modulo de hotel.
Para agregar una habitación solo tiene que especificar el código, nombre,
ubicación, articulo de referencia y tipo de habitación. Puede realizar búsqueda
mediante la opción buscar.
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Si coloca una habitación con estatus inhabilitado no podrá realizar ninguna
operación con la misma.
En la opción de dotación podrá registrar el inventario de cada habitación, bien
sea de tipo fijo, consumible o de rotación.
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Tipos de Tarifa
Esta opción del menú de archivos, permite definir las distintas configuraciones
de tarifas a utilizar. Podrá establecer tarifas por temporadas, asociadas a un tipo
precio o número de personas, complementarias y especiales. Si no existen tarifas
no podrá ingresar los precios de hospedaje. El instalador crea por defecto una
tarifa mostrador.
A continuación se muestra la ventana de tipos de tarifa:
Para crear una tarifa es obligatorio especificar el código, descripción, y la
vigencia de la misma. Si la registra como inactiva el sistema la obviara. Al estar
marcado el campo “actualizar año al cambiar”, le indica al sistema que actualice
automáticamente la fecha de vigencia cuando comience un nuevo año.
La opción de orden de evaluación permite establecer la secuencia a
considerar para que el sistema asigne las tarifas. Recomendamos que las tarifas
por número de personas y de temporada estén al inicio.
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Planes de Tarifa
Esta opción del menú de archivos, permite ingresar y actualizar los precios del
alojamiento para cada tipo de habitación. Dichos precios se asocia a un tipo de
tarifa y desglosan por días de la semana, ya que en algunos hoteles, para
estimular sus ventas se tienen tarifas distintas en los días de baja ocupación.
La ventana de planes de tarifa lucirá como la siguiente:
Haga clic en la opción de agregar para ingresar los precios en el tipo de
habitación seleccionado. Para actualizarlos haga clic en la opción de modificar.
Podrá emitir una lista de precios selectiva mediante la opción imprimir.
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La opción de reajustar tarifas, permite a través de un porcentaje aumentar o
disminuir los precios de hospedaje. En el caso de disminución utilice el signo
negativo. Ejemplo: -10,00%. Se puede realizar dicho reajuste por tipo de
habitación y por tipo de tarifa.
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Motivos de Visita
Esta opción del menú de archivos, permite definir en una tabla los motivos por
el cual los clientes se alojan en el hotel. Este dato es relacionado a su vez en
cada proceso de recepción de huésped. El uso del mismo le permitirá evaluar
gráficamente la rotación del hotel.
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Motivos de Anulación
Esta opción del menú de archivos, permite definir en una tabla los motivos por
el cual los clientes cancelan las reservaciones. Este dato es solicitado a su vez
cuando se anula una reservación. El uso del mismo le permitirá evaluar
gráficamente dichas anulaciones.
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Grupos de personas
En Premium Hoteles la figura de grupo se utiliza para representar aquellas
organizaciones con volumen de reserva alto, estos cuentan con tarifas atractivas
acordadas previamente.
Pulsando sobre esta opción en el menú de archivos, se tiene acceso a crear,
actualizar, eliminar y consultar los datos relacionados a los grupos.
En la siguiente imagen se muestra la ventana de grupos de personas:
Para crear un grupo es obligatorio registrar el código, descripción, cantidad de
personas, cliente a facturar y la tarifa otorgada.
Puede realizar búsqueda mediante la opción buscar.
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Tipos de reserva
Esta opción del menú de archivos, permite definir en una tabla los tipos de
reserva. Este dato es relacionado a su vez en cada proceso de reservación.
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Huéspedes
Pulsando sobre esta opción en el menú de archivos, se tiene acceso a la ficha
en donde se actualizarán y consultarán los datos relacionados a los huéspedes.
La ventana de huéspedes lucirá como la siguiente:
Podrá bloquear al huésped pasándolo a lista negra, para ello utilice el campo
de Status y el de observaciones, este último para describir el motivo por el cual no
se le permite la entrada al hotel.
Como podrá observar en la figura, la ventana cuenta con dos secciones: una
para los datos generales y la otra para el historial de alojamiento, donde se refleja
de forma descendente las fechas en que el huésped se ha hospedado en el hotel,
además de las habitaciones que ocupo en ese momento.
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OPCIONES DEL MENÚ PROCESOS
Reservación
Pulsando sobre esta opción en el menú de procesos, se tiene acceso a la
ficha en donde se ingresarán y actualizarán los datos relacionados a la
reservación.
Una reservación puede ser garantizada o no. Se garantiza a través de un
pago o abono que podrá ingresar desde este modulo. El sistema no dispondrá de
las habitaciones con reservaciones de este tipo.
En la siguiente imagen se muestra la ventana de reservaciones:
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Para realizar una reservación normal se requiere del nombre del huésped,
número telefónico, fecha de entrada, fecha de salida, tipo y cantidad de
habitaciones. Desde la misma ventana de centro de reservas el usuario podrá
escoger los números de habitación requeridos por el huésped.
Luego de almacenada la reservación se envía un mensaje con los datos de la
misma al e-mail del huésped, claro si se señala la dirección de correo. El texto del
mensaje de notificación de reserva es configurable. Véase la opción de
configuración general.
El número de localizador es un identificador único que genera la aplicación.
Podrá emitir una reservación mediante la opción imprimir. Recuerdo que la
búsqueda por diversos criterios la obtiene en la opción buscar.
La opción borrar solamente permite anular la reservación, debe señalar
además el motivo de la anulación.
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Pasos para garantizar una reservación:
1. Primero seleccione la reservación a garantizar.
2. Marque o pulse en la casilla correspondiente a dicha operación.
3. En la próxima ventana ingrese los datos del cliente y los datos del abono.
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Check in / Recepción
A esta opción accedemos desde el menú de procesos. Pulsando sobre la
misma tenemos acceso a la ficha donde se ingresarán y actualizarán los datos
relacionados a la recepción de huéspedes.
Como podrá observar en la siguiente imagen, la vista esta compuesta por tres
secciones: la primera para el registro de los datos, la segunda para consulta y
búsqueda de reservaciones pendientes, y la última para consultar la lista de
huéspedes en casa. Todo desde un mismo sitio, pensado en la rapidez del
proceso check in.
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Para realizar una recepción sin reservación, ingrese el tipo y número de
habitación, número de cédula o pasaporte, nombre del huésped, dirección,
teléfonos, nacionalidad, datos del vehiculo si posee, cliente a facturar, fecha de
salida, los nombres de los acompañantes, los demás datos son opcionales.
Con respecto a la recepción con reservación, primero vaya a la segunda
pestaña, ubique la reserva a través del número localizador o nombre del huésped,
luego pulse en la opción check-in reservación y por último pulse en la opción sí. El
resto del procedimiento es ingresar o actualizar los datos señalados
anteriormente. Véase el siguiente ejemplo:
La tarifa sugerida la preasigna el sistema de acuerdo a la temporada y
atributos de las mismas, aunque existe la posibilidad de que los usuarios la
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cambien. En cuanto al descuento, se aplica si existe alguna promoción para el
tipo de habitación a la fecha.
Los números de habitaciones a seleccionar están ordenados por su rotación,
con el fin de que la asignación sea equilibrada.
El campo de observaciones puede ser trasladado a avisos recordatorios al
momento de grabar. Véase la opción de alertas y avisos.
Podrá emitir una recepción mediante la opción imprimir. La búsqueda por
diversos criterios la obtiene en la opción buscar.
A continuación se muestra la ventana de ocupación actual. Tiene la opción de
ver sólo las salidas pendientes pulsando en la casilla respectiva.
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Cambio de Habitación
El huésped podría solicitar un cambio de habitación cuando no se sienta a
gusto por diferentes motivos, tales como: incomodidad, calor, desperfecto del TV,
bullicio y otros.
Pulsando sobre esta opción en el menú de procesos, se tiene acceso a la
ficha donde se realizarán los cambios de habitación.
En la siguiente imagen se muestra la ventana de cambio de habitación:
Para realizar un cambio especifique primero el número de habitación a
cambiar, luego seleccione la habitación sustitutiva. En el campo de observaciones
puede señalar los motivos que generaron dicha operación. Como podrá observar
en la figura se cambia de la 201 a la 203.
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Check out / Facturación
En Premium Hoteles las cuentas abiertas de habitación se manejan a través
de operaciones en tránsito, para permitir de esta forma la integración con nuestro
software administrativo.
Esta opción del menú de procesos, le permite al usuario consultar y actualizar
los cargos asociados a las habitaciones, registrar abonos y generar la factura del
cliente al momento de la salida del huésped.
A continuación se muestra la ventana de Check Out:
Inicialmente debe indicar en el renglón “Oper. en transito” el número de la
habitación a manipular, recuerde colocar antes de dicho número las letras “EH”,
que identifican el tipo de operación (“E” = espera, “H” = hotel).
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Para realizar el Check out de la habitación y generar la factura, totalice
el documento, pulsando en la opción “F10-Totaliza Documento” de la
figura anterior y luego pulse en la opción “F10-Totalizar e imprimir” en
la siguiente figura:
Realizado el paso anterior se desplegara a continuación la ventana
totalizadora, indique aquí el monto a cancelar y luego pulse en la opción “F11-
Procesar”, para registrar el pago o abono.
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Si el monto a cancelar es mayor que cero se mostrará la siguiente ventana,
para que el usuario ingrese la forma de pago del cliente y descuente las notas de
crédito respectivas, bien sea por reserva garantizada y otras.
Para finalizar el check out y emitir la factura, pulse en la opción “F11-
Procesar”. A partir de este momento el documento en espera se convierte en
factura, la habitación se libera y se marca su limpieza.
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Para registrar los abonos a la cuenta de la habitación, pulse en la opción
“F3-Saldo Actual” de la ventana principal de check-out, posteriormente
en la siguiente forma pulse en la opción de “Abonar”
Desde aquí podrá ver de forma detallada o resumida el saldo deudor del
cliente, y emitirle su estado de cuenta a través de la opción de “Imprimir”.
El saldo aparece resaltado en la parte superior de la imagen anterior.
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Ingrese aquí el monto abonado, los datos del cliente y la forma de pago, y por
último pulse en la opción de “Grabar” para almacenar dicha operación.
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Alertas y Avisos
Pulsando sobre esta opción en el menú de procesos, se tiene acceso a la
ficha donde podrá controlar los mensajes del hotel. Existen dos tipos de
mensajes: los internos y los de huéspedes. Los que son de huésped se
diferencian porque tienen asociado un número de habitación.
La ventana de alertas y avisos lucirá como la siguiente:
La opción “Nuevo” permite agregar un mensaje.
La opción “Borrar” permite anular el mensaje seleccionado.
La opción “Imprimir” permite emitir una lista selectiva de mensajes.
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Los mensajes pueden ir dirigidos a un tipo usuario en particular (Para:),
pueden mostrarse a una hora específica (Hora Alerta:) con sonido de alerta. A
continuación se muestra la ventana donde se incluyen los mismos:
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Planning de Ocupación / Panel de control
Las tablas de planning visualizan instantáneamente el estado actual de cada
una de las habitaciones del hotel, y la previsión para fechas futuras. Su
interactividad le permite al usuario acceder de forma rápida a las operaciones
básicas. Se utilizan colores para representar los diferentes eventos, pueden ser
definidos dichos colores y los nombres utilizados para identificar los tipos de
habitación.
Desde esta ventana se podrá realizar reservaciones, check in, cambio de
habitación, check out, control de mensajes y reporte de auditoria nocturna.
Actualmente el software cuenta con dos estilos de planning:
1. Planning mensual.
2. Planning diario “rack”.
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Planning mensual / estilo 1
Es una tabla, que muestra en las filas las habitaciones, y en las columnas los
días del mes comenzando desde la fecha actual. En la parte inferior tiene
recuadros de textos informativos para datos de la selección.
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Planning diario / Estilo 2 (room rack)
Es una tabla, que muestra en las filas las ubicaciones, y en las columnas las
habitaciones. En la parte superior tiene botones para filtrar los datos, y en la
inferior tiene un Check para cambiar el tamaño de las celdas.
Aquí se puede adosar notas o comentarios a cada habitación, y utilizar colores
personalizados adicionales para las unidades ocupadas, que pudiera por ejemplo
aplicar para identificar y resaltar las habitaciones con pagos pendientes o
adelantados.
Cada celda cuenta con un menú emergente que se activa con el botón
derecho del ratón, desde aquí tendrá acceso directo a las siguientes opciones:
características de la habitación, estado de cuenta, traslado de cuenta, cambio de
habitación, check-out sin factura, historial del huésped y otros.
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Ama de Llaves
Pulsando sobre esta opción en el menú de procesos, se tiene acceso a la
ficha en donde se controla la limpieza de las habitaciones.
La ventana de ama de llaves lucirá como la siguiente:
Desde esta ventana el usuario podrá emitir una lista ordenada de las
habitaciones a limpiar, la misma es asignada a las personas encargadas de la
limpieza. Luego de realizado el servicio, debe seleccionar y habilitar las
habitaciones que fueron limpiadas.
Como podrá observar se utilizan colores para representar los distintos estatus.
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Configurar Promociones
A esta opción accedemos desde el menú de procesos. Pulsando sobre la
misma tenemos acceso a la ficha donde se ingresarán y actualizarán los datos
relacionados a las promociones y ofertas.
La ventana de ama de promociones lucirá como la siguiente:
Para agregar una promoción debe especificar el código, descripción, vigencia,
días de hospedaje, tipos de habitación y porcentaje de descuento. Puede realizar
búsqueda mediante la opción Buscar.
La opción Borrar permite eliminar el registro seleccionado.
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OPCIONES DEL MENÚ INFORMES
Lista de Ocupación
CAPITULO
4
50
Lista de Reservaciones
51
Libro de Reservación
52
Reporte Policial
Relación de Cargos
53
Reporte de entradas y salidas de huéspedes
54
Evaluación de visitas
55
Evaluación de anulaciones
56
Lista de Precios
57
Lista de habitaciones
58
Reporte de control de limpiezas
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Check in: Es el ingreso del huésped al hotel.
Check out: Es la salida del huésped del hotel.
Reserva Garantizada: Es una reservación respaldada a través de un abono.
No Show: Es una reservación que ni se canceló, ni se utilizó por el cliente.
Overbooking: Exceso de reserva
Número de Localizador: Identificador único de la reservación.
Lista Negra: Son los huéspedes no aceptados en el hotel.
Planning de ocupación: Hoja de planificación, utiliza colores para representar los
estatus de las habitaciones.
Auditoria Nocturna: Cierre diario del hotel.
Reporte policial: Reporte solicitado por los organismos de seguridad pública.
Contiene los datos de los huéspedes que han estado en el hotel.
