MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN · actividades que deben seguirse en la...

AUTORIZADO 30 DE OCTUBRE 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE

EDUCACIÓN

Manual de Procedimientos: Dirección de Educación Código MZAC1418/MP/DEZ Página 2 de 16 Fecha de Emisión 30 de octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto de 2017

Revisiones 3

VALIDACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN CLAVE: MZAC1418/MP/ DEZ

AUTORIZA

LIC. MARCOS FLORES MORALES PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL

APRUEBA REVISO ELABORA

C. OSCAR TREJO MÁRQUEZ

CONTRALOR MUNICIPAL

PROFR. RAÚL CASAS GÓMEZ

DIRECTOR DE EDUCACIÓN

PROFR. JORGE ESCAMILLA GARCÍA SUBDIRECTOR DE

EDUCACIÓN

Actualizado el 21 de Agosto de 2017 con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal.


Revisiones 3

ÍNDICE

ÍNDICE ............................................................................................................................................................ 3

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 4

2. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ........................................................................................... 4

3. PROCEDIMIENTO ................................................................................................................................... 5

3.1. PROCEDIMIENTO 1: Realización de Eventos Cívicos y Educativos. ............................................... 5

3.1.1. GENERALIDADES .................................................................................................................... 5

3.1.3. DESCRIPCIÓN 1. ..................................................................................................................... 7

3.1.4. DIAGRAMA ............................................................................................................................ 8

3.2. PROCEDIMIENTO 2: Gestión de Proyectos. ................................................................................... 9

3.2.1. GENERALIDADES .................................................................................................................... 9

3.2.2. DESCRIPCIÓN: ...................................................................................................................... 11

3.2.3 DIAGRAMA .......................................................................................................................... 12

4. DIRECTORIO ......................................................................................................................................... 13

5. GLOSARIO ............................................................................................................................................ 14


Revisiones 3

1. INTRODUCCIÓN

El manual de procedimientos que la Dirección de Educación debe considerar para el mejoramiento de sus acciones, es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de esta unidad administrativa. Se ha considerado la elaboración del presente manual con el objeto de brindar la orientación necesaria a los procedimientos y acciones, con el fin de que por sí mismo constituya una solución dentro de las instituciones públicas y se refleje como consecuencia en un mejor funcionamiento del Honorable Ayuntamiento de Zacatlán.

A todos los servidores públicos de esta dependencia, este manual nos va a permitir tener un medio valioso y eficaz de comunicación y entendimiento con la ciudanía, y nos sirve para registrar y trasmitir la información respecto a la organización y funcionamiento de la Dirección de Educación.

2. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1 Realización de Eventos Cívicos y Educativos 2 Gestión de Proyectos


Revisiones 3

3. PROCEDIMIENTO

3.1. PROCEDIMIENTO 1: Realización de Eventos Cívicos y Educativos.

3.1.1. GENERALIDADES

LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

3º 05/02/1917 27/01/2016

Ley General de Educación 11°, 17°, 19°, 25°, 26°, 27°, 28° Bis III, 69° y 70°.

13/07/1993 01/06/2016

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla

63° inciso IV, 102° y 103° 02/10/1917 04/01/2016

Ley de Educación del Estado de Puebla

3° inciso V, 7°, 24°, 31° incisos I, VII, IX y 32°

31/03/2000 31/03/2014

Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla

78° incisos I, III y V, 91° inciso XXVI, 101°, 102°, 103°, 104° y 105°

20/03/1991 11/08/2016

OBJETIVO: Fortalecer la identidad nacional y promover la participación de los actores educativos en las actividades proyectadas por ésta Dirección

FUNCIÓN: Promover los valores cívicos y educativos a toda la población escolar del municipio a través de la participación de las instituciones educativas

ALCANCE: Eventos que se llevan a cabo dentro del Municipio de Zacatlán

UNIDAD RESPONSABLE: Dirección de Educación


Revisiones 3

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Se convoca a los Directores y Directoras de las diferentes Instituciones Educativas de la cabecera municipal a una reunión para dar a conocer los lineamientos y protocolos correspondientes de los eventos cívicos Educativos en el primer mes del año, donde se calendarizan todas las Ceremonias Conmemorativas, tomando acuerdos y compromisos y se estructura un Cronograma de Ceremonias Cívicas, desfiles y Eventos Sociales. Promover los valores cívicos y educativos en toda la población escolar del Municipio, a través de la participación propositiva apegándose a la normativa y protocolos establecidos. Se procederá a la información de los eventos que se llevan a cabo dentro del Municipio de Zacatlán, al realizar una ficha informativa al Presidente Municipal dándole a conocer las generalidades del evento y se anexan evidencias fotográficas.

TIEMPO DE GESTIÓN: DE 1 A 12 MESES


Revisiones 3

3.1.3. DESCRIPCIÓN 1.

PASO DIRECCIÓN

DE EDUCACIÓN

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1 Dirección de Educación

Como una forma de fortalecer la identidad nacional de la población Zacateca se planean los eventos cívicos educativos.

Plan Anual de actividades

NO SE APRUEBA

2 Presidencia Municipal

Como parte fundamental de la organización, ejecución y evaluación, se presenta u n Plan Anual de Trabajo donde contenga la logística y presupuesto para l a aprobación por el Presidente Municipal.

Presupuesto

SE APRUEBA


En cada una de las actividades para darle seguimiento al Plana Anual de Trabajo en cada evento se ejecuta una logística.

Logística

4 Tesorería Municipal

Con la colaboración de las diferentes dependencias a través de las solicitudes emitidas por la Dirección de Educación se reciben los recursos materiales para cada evento.

Presupuesto


Como parte de la comunicación la Dirección de Educación, ejecuta la difusión a través de oficios e invitaciones a las Instituciones Educativas.

Propaganda directa e indirecta


En las fechas conmemorativas todos los autores que participan desarrollan su función para la eficiente realización del evento.

Presentación educativa


Como una forma de seguimiento y evaluación se presenta un informe de la actividad realizada detallando el registro de asistencia, la participación de las escuelas y las evidencias fotográficas.

Ficha Informativa


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3.1.4. DIAGRAMA

Realización de Eventos Cívicos y Educativos DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN

PRESIDENCIA MUNICIPAL

DIRECCIONES DEL H. AYUNTAMIENTO

Oficio de Presentación O-1

Presenta Proyecto y presupuesto

2

Memoria O-1

Presenta informe de actividades

7

Fin

Oficio de Presentación O-1

Planea eventos cívicos educativos

1

Se Aprueba

No

Sí

Realización de eventos

6

Oficios O-1

Ejecuta plan de difusión

5

Presenta logística

3

INICIO

Recibe recursos materiales

4

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3.2. PROCEDIMIENTO 2: Gestión de Proyectos.

3.2.1. GENERALIDADES

UNIDAD RESPONSABLE: Dirección de Educación

LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

3º 05/02/1917 27/01/2016

Ley General de Educación 11°, 17°, 19°, 25°, 26°, 27°, 28° Bis III, 69° y 70°.

13/07/1993 01/06/2016

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla

63° inciso IV, 102° y 103° 02/10/1917 04/01/2016

Ley de Educación del Estado de Puebla

3° inciso V, 7°, 24°, 31° incisos I, VII, IX y 32°

31/03/2000 31/03/2014

Ley Orgánica Municipal del Estado de Puebla

78° incisos I, III y V, 91° inciso XXVI, 101°, 102°, 103°, 104° y 105°

20/03/1991 11/08/2016

OBJETIVO: Ejercer las acciones de gestión y seguimiento de las necesidades materiales de las instituciones educativas con un impacto social, a través de las solicitudes recibidas en ésta Dirección.

FUNCIÓN: Establecer el vínculo de apoyo entre el H. Ayuntamiento y las instituciones educativas para gestionar la aplicación de los recursos materiales a las instituciones educativas del municipio.

ALCANCE: Desde la recepción de la solicitud hasta que remite el expediente


técnico de apoyo.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

La Dirección de Educación como norma de las actividades de gestión ejerce acciones y seguimiento de las necesidades materiales de las instituciones Educativas a través de los proyectos del Honorable Ayuntamiento de Zacatlán. Recibiendo las solicitudes de apoyo y obras de infraestructura necesarias en las diferentes Instituciones Educativas. Establecer el vínculo de apoyo entre el H, Ayuntamiento y las Instituciones Educativas para gestionar la aplicación de los recursos económicos y materiales. Se procederá a canalizar las solicitudes de las Instituciones a las direcciones del H. Ayuntamiento para darles el seguimiento en la ejecución de la obra. Como regla de ejecución la Dirección de Educación estará al pendiente desde la recepción de la solicitud hasta que remita el expediente técnico de apoyo, así como se realizará el seguimiento de realización de la obra.

TIEMPO DE GESTIÓN: DE 1 A 12 MESES


3.2.2. DESCRIPCIÓN:

PASO DIRECCIÓN

DE EDUCACIÓN

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO


Como política de esta Dirección se informará a las diferentes Instituciones de los programas que el H. Ayuntamiento tiene para las instituciones, y es así como se reciben solicitudes para su gestión y aprobación.

Solicitud


Considerar la importancia de las necesidades de la población escolar para la ejecución de una obra en beneficio de la Institución para tal motivo se solicita e l proyecto.

Proyecto

3 Dirección de Obra Publica

Considerando las prioridades de las Instituciones Educativas las diferentes direcciones entregaran el proyecto.

Proyecto


Esta Dirección como política primordial, apoyará a las Instituciones Educativas que sean beneficiadas con una obra de infraestructura haciendo la gestión pública del proyecto.

Proyecto


Como fortalecimiento de los vínculos de ésta administración con las Instituciones Educativas se establece un convenio de colaboración.

Convenio

NO SE REALIZO EL CONVENIO


Cuando un proyecto en beneficio de las Instituciones Educativas no tenga la factibilidad para su ejecución se informará oportunamente a quien corresponda para su conocimiento explicando los motivos técnicos, reglas de operación o factores de riesgo.

Proyecto

SE REALIZO CONVENIO


Una vez aprobado el proyecto la Presidencia Municipal en un acto formal con la Institución beneficiada hará entrega del apoyo al solicitante.

Carta de autorización

8 Dirección de Obra Publica

Como parte fundamental de los recursos otorgados por la Presidencia Municipal verificara la aplicación del recurso de una manera apropiada.

Supervisión de la Obra


Consolidando un proyecto ejecutado se tendrá que recibir y remitir el expediente técnico del apoyo correspondiente.

Expediente técnico


Oficio o-1

3.2.3 DIAGRAMA

Realización de Eventos Cívicos y Educativos DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN

PRESIDENCIA MUNICIPAL

DIRECCIONES DEL H. AYUNTAMIENTO

Se reciben solicitudes de apoyo

INICIO

Recibe proyecto

Rechaza proyectos y explica motivos

Recibe convenio de colaboración

Gestión Pública de proyecto

Entrega de apoyos a solicitantes

Recibe y remite expedientes técnicos

Pasa a convenio

1

7

6

5 4

Supervisión física

Proyecto o-1

Solicita proyecto

Verificación de la aplicación del recurso

8

2

3

9

FIN

Proyecto o-1

Expediente técnico

Proyecto o-1

CONVENIO o-1

Proyecto o-1

CARTA DE AUTORIZACIÓN O-1


4. DIRECTORIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE PUESTO TELÉFONO E-MAIL DIRECCIÓN

Dirección de Educación Profr. Raúl Casas Gómez Director 797 97 5 11

94 EXT. 210 educación@zacatlán.gob.mx

Interior del Palacio Municipal

Dirección de Educación Profr. Jorge Escamilla García Subdirector 797 97 5 11



Dirección de Educación María Beatriz Espíndola Rosas Secretaría 797 97 5 11



Dirección de Educación

María Ernestina Galindo González Secretaría 797 97 5 11



Dirección de Educación Irasema Gaitán Soria Secretaría

(I.E.D.E.P.) 797 97 50110

zacatlá[email protected]

Calle Alatriste No. 8


5. GLOSARIO

Actividades programadas: Conjunto de acciones planificadas, para ser llevadas a cabo en forma individual o grupal, que tienen como finalidad alcanzar los objetivos.

Calidad de la atención: Se considera una serie de actividades o acciones brindadas por el prestador de los servicios relacionados con el usuario que incluye: oportunidad, continuidad, pertinencia, seguridad, integralidad y trato humano.

Captura de información: Procedimiento mediante el cual se accede por primera a una información requerida. La captura finaliza en el momento en que ésta pasa a ser de dominio del interesado.

Construcción: Arte de construir toda estructura que se fija o incorpora a un terreno; incluye obras de edificación, reconstrucción, alteración o ampliación que impliquen permanencia.

Diagrama de flujo: Esquema para representar gráficamente un proceso. Se basa en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operación.

Eficacia: Determinación del grado en que el proyecto alcanza sus objetivos, a nivel de metas o propósitos; por ejemplo, medida en que una intervención de desarrollo ha alcanzado, o se espera que alcance, sus objetivos pertinentes de un modo eficiente y sostenible.

Eficiencia: Determinación del grado en que los insumos económicos (fondos, servicios técnicos, tiempo, etc.) se transforman en productos.

Estrategia: Determinación de cursos de acción y distribución de los recursos, necesarios para el logro de objetivos básicos y metas de corto, mediano y largo plazo en una organización.

Factor de riesgo: Manifestación, característica o variable mensurable u observable que indica la presencia de un riesgo, lo provoca o modifica su nivel.

Gestión: Conjunto de procesos emprendidos por una o más personas para dirigir, organizar, coordinar, controlar y realimentar las actividades laborales de otros individuos, facilitando el cambio y la mejora continua, para el logro de los objetivos con la máxima productividad y calidad.

Impacto social: Cambio en la vida de las poblaciones, visto por ellas mismas y por sus asociados en el momento de la evaluación, más el cambio en su entorno al que haya


contribuido el proyecto. El cambio puede ser positivo o negativo, previsto o imprevisto. En la terminología del marco lógico, estos "cambios percibidos en la vida de las poblaciones" pueden corresponder al nivel de los propósitos o al de las metas de una intervención.

Infraestructura: Acervo físico y material que permite el desarrollo de la actividad económica y social, el cual está representado por las obras relacionadas con las vías de comunicación y el desarrollo urbano y rural tales como: carreteras, caminos, puentes, presas, sistemas de riego, suministro de agua potable, alcantarillado, viviendas, escuelas, hospitales, energía eléctrica, etc.

Manuales de procedimientos: Incluyen todos los documentos de procedimientos modelos de articulación, protocolos y herramientas de trabajo oficiales.

Marco normativo: Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas.

Norma: Documento, establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que ofrece, para uso común, reglas, lineamientos o características de las actividades.

Plan Anual de Trabajo: Es la determinación concreta de los objetivos, estrategias y acciones; de la metas medibles en el tiempo; de los cursos de acción; y de la distribución de los recursos disponibles; para lograr los propósitos de la organización.

Presupuesto: Documento que detalla cómo se gastarán, en un plazo definido, los fondos asignados a la ejecución de un plan, programa o proyecto, dentro de un plazo determinado. No es un instrumento que deba usarse para limitar los egresos; sino, más bien, debe servir para obtener el uso más rentable y productivo de los recursos de la institución.

Proceso: Un proceso es una serie de pasos que se ejecutan seguida, lógica y ordenadamente, para obtener un resultado deseado. Un proceso requiere tener entradas (insumos), transformar los insumos y emitir las salidas (productos). Forma estructurada para lograr un objetivo.

Proyecto: Es una propuesta que describe un conjunto de acciones, actividades o tareas estructuradas y encadenadas en un orden lógico que se realizan, para cumplir un fin específico en un tiempo determinado y finito, a partir de una situación actual, lo cual permite articular los recursos humanos, materiales y de infraestructura, mediante un presupuesto que grafica el costo de éste.


Seguimiento: Recopilación sistemática de datos y análisis de información a medida que se ejecuta un plan, programa o proyecto. Permite establecer su estado actual respecto a las metas establecidas y actividades planificadas.

Trámite: Cada uno de los estados y diligencias que hay que recorrer hasta su conclusión según las necesidades y expectativas de los clientes según los tipos de servicio que brinda la Administración.

Viabilidad: Posibilidad que tiene el proyecto para ser ejecutado y operado de tal manera que cumpla con su objetivo. El concepto de viabilidad está relacionado con principios de calidad, eficiencia y pertinencia de un proyecto en términos de los elementos conceptuales que lo componen, la información utilizada en su formulación, la coherencia de los planteamientos y el mayor acercamiento a la realidad a la que se refiere el proyecto. Por lo tanto la viabilidad de un proyecto incorpora los aspectos técnicos, socioeconómicos, ambientales e institucionales.

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