Introduccin

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personar ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

Manual de procedimientosUn manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Adems, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lgico y en un tiempo definido., .Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del personal, la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos materiales, tecnolgico y financiero, la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:A.Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.B.Auxilian en la induccin al puesto.C.Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.D.Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.E.Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.F.Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.G.Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo eficiente de la informacin.H.Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.I.Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.J.Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.K.Son guas del trabajo a ejecutar.Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.

ElaboracinPara elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:1. Definir el contenido:Introduccin.Objetivos.reas de aplicacin.Responsables.Polticas.Descripcin de las operaciones.Formatos.Diagramas de flujo.Terminologa.2. Recopilacin de informacin.3. Estudio preliminar de las reas.4. Elaboracin de inventario de procedimientos.5. Integracin de la informacin.6. Anlisis de la informacin.7. Graficar los procedimientos.8. Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.9. Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los procedimientos. Las fuentes de informacin ms comunes son:Archivos de la empresa.Directivos, ejecutivos asesores y empleados. Los mtodos para compilar la informacin son:Encuestas.Investigacin documental.Observacin directa.

Recomendaciones generales de presentacinLa presentacin es muy importante, para lo cual hay que considerar:a. Logotipo.b. Nombre de la empresa.c. Lugar y fecha de elaboracin.d. Responsables de la revisin y autorizacin.e. ndice con la relacin de captulos que forman el manual.f. Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y actualizacin en tamao carta u oficio.h. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.i. Utilizar separadores de divisiones para los captulos y secciones del manual.Revisin, aprobacin, distribucin e implantacinUna vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la informacin est completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para su impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.ActualizacinEs necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. Mediante revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operacin.

Esquema del contenido de un manual de procedimientos

a) El ttulo, el alcance y el campo de aplicacin.b) La tabla de Contenido.c) Las paginas introductorias acerca de la organizacin y del manuald) La poltica y los objetivos de la calidad.e) Descripcin de la estructura de la organizacin, las responsabilidades y autoridades.f) Descripcin de los elementos g) Definiciones, si es apropiadoh) Gua para el manual de procedimientos, si es apropiado.i) Apndice, si es apropiado.

Es importante mencionar que el orden del contenido del manual puede ser cambiado de acuerdo con las necesidades del usuario.Contenido de un manual de procedimientosA. IdentificacinEste documento debe incorporar la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.

B. ndice o contenidoRelacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.

C. Prlogo y/o introduccinExposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.D. Objetivos de los procedimientosExplicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.E. reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientosEsfera de accin que cubren los procedimientos.Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.F. ResponsablesUnidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fasesG. Polticas o normas de operacinEn esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:* Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas. * Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. * Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores. H. Concepto (s)Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual.I. Procedimiento (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.J. Formulario de impresos. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.K. Diagramas de flujo. Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. L. Glosario de trminos. Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos

Diseo del proyecto.La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo.A. responsables Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin.Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.

B. Delimitacin del universo de estudio Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l; para ello, deben realizar:C. Estudio preliminarEste paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

Ejemplo de un procedimiento aplicado a la educacin

Procedimiento que deben seguirse para la autorizacin de cuotas que se cobran en colegios privados

Segn lo establecido en el Decreto Ley No. 116-85 del procedimiento a seguir para la autorizacin de cuotas, los centros de enseanza privada funcionan bajo la vigilancia y control del Estado, el que debe autorizarlos, incluyendo las cuotas que puedan cobrar por los servicios que dichos centros presentan.

a. Presentar solicitud de incremento de cuotas dirigida al Director Departamental de Educacin de Petn, dentro de los primeros tres meses del ciclo lectivo anterior al que se quiera aplicar el incremento.

b. Presentar justificacin de la razn del incremento.

c. Fotocopia de Resolucin de creacin para funcionamiento del centro educativo.

d. Descripcin de servicios educativos que se preste en dicho centro.

e. Certificacin contable del balance general y balance de ingresos y egresos, correspondiente al ltimo ejercicio fiscal.

f. Finiquito del pago de salarios del personal que labora en el centro educativo.

g. Copia de la ltima planilla de salarios reportados al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-

h. Constancia de pago de operacin escuela de acuerdo al nivel educativo.

i. Nmina del personal Tcnico administrativo y de servicio, que describa lo siguiente: nombre, nmero de Cdula, Ttulo o Diploma, cargo y salario.

j. Nmina del personal docente que incluya lo siguiente: nombre, Ttulo, nmero de Cdula de Vecindad y Cdula Docente, clase escalafonaria, grado, cursos que imparte y salario.

k. Presentar informe de la memoria de labores que describa las actividades realizadas durante el ciclo lectivo anterior.

l. Certificacin de salubridad emitida por el Centro de Salud y Supervisin de Saneamiento Ambiental m. Certificacin de habitabilidad emitida por Ingeniero o profesional autorizado. n. Constancia de cumplimiento de aspectos a mejorar, contenidos en el Proyecto Educativo Institucional -PEI- o emitida por autoridad educativa competente.

Observacin: Los centros educativos privados, nicamente podrn cobrar las cuotas que les fueron autorizadas, mediante resolucin por el Ministerio de Educacin a travs de las Direcciones departamentales de Educacin, cuando lo que se solicite sea el incremento de cuotas autorizadas, este no podr ser mayor de un 15%.

La Resolucin que autorice el incremento o fijacin de cuotas tendr vigencia para tres aos, y debe ubicarse a la vista de los usuarios.

Fundamento legal Reglamento para la Aplicacin del Decreto Ley No. 116-85 del 13 de noviembre de 1985. Acuerdo Gubernativo 1202-85

Conclusiones

a. Como se mencion anteriormente, si no re realiza una actualizacin constante de los Manuales de Procedimientos que a este documento concierne, la informacin contenida no servira como una herramienta bsica para laborar al no establecerse lmite en responsabilidades y competencia de actividades a realizar.

b. Es por ello que se considera vital contar con dicho documento por necesidad ms que por mera formalidad e imagen.

c. La realizacin de esta actualizacin bien podra llevar a pensar que un Manual de Procedimientos puede llegar a ser tan amplio que se pudiera perder en la informacin obtenida, esto debido a que pueden existir un sinfn de actividades y en e caso del Ayuntamiento, trmites a realizar.

Recomendaciones

a. Dentro de las principales recomendaciones, es comentar que este Manual, para que cumpla con los objetivos por los cuales fue realizado, debe ser dado a conocer a las distintas Direcciones del Ayuntamiento y evitarse al mximo tener el Manual como un documento ms; ya que fue elaborado para consulta de cualquier empleado interesado en informarse respecto a la manera en que se realiza un trmite o con quin debe dirigirse para dar continuidad a determinada actividad que se est llevando a cabo.

b. Tambin se recomienda entregar un juego del Manual a cada una de las Direcciones, informando a la totalidad de los empleados sobre la existencia de este documento y los fines por los cuales es importante considerarlo en su diario laborar.

c. Como recomendacin final es que este documento, junto con el resto de manuales y documentos de organizacin administrativa sean actualizados mnimo en cada Administracin Municipal, ya que pudiera existir nueva forma de proceder, mejoras o modificaciones a los distintos trmites y muy posiblemente nuevos procedimientos por agregar; ya que cada Administracin suele ser distinta.

Bibliografa

ORGANIZACIN DE EMPRESAS, ANLISIS DISEO Y ESTRUCTURA FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN MXICO, FCA - UNAM "MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUA PARA SU ELABORACIN" FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN MXICO, FCA - UNAM SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GMEZ CEJA MXICO, Mc GRAW HILL 1997

Seccin HuehuetenangoP.E.M. en Pedagoga y Tcnico en Administracin Educativa

Curso: Organizacin y Gestin EducativaLic.Erik Ronaldo Castillo HerreraFecha:Martes, 09 de junio de 2015VII Ciclo

Manual de procedimientos en la Educacin

Nombre de la estudiante:No. de Carn:Martnez Snchez, Sucelly Yadira 201324694