MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICO DE LA UNIDAD … · Unidad, identificando en ... operativa de...

1Actualización Octubre 2013 Manual Específico de Procedimientos de la Unidad de

Planeación, Programación y Presupuesto

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DDEE LLAA UUNNIIDDAADD DDEE PPLLAANNEEAACCIIÓÓNN,,PPRROOGGRRAAMMAACCIIÓÓNN YY PPRREESSUUPPUUEESSTTOO



ÍNDICE

Presentación I

Estructura Orgánica II

Simbología III

Descripción de Procedimientos IV

Elaboración del Programa Operativo Anual. 10 Elaboración del Presupuesto de Egresos del Ejercicio. 13 Control y Seguimiento del Programa Operativo Anual. 17 Autorización de Suficiencia Presupuestal. 20

Directorio V

Firmas de Autorización VI



I.- PRESENTACIÓN

El Manual de Procedimientos Específico de la Unidad de Planeación,

Programación y Presupuesto, forma parte de la serie de documentos internos que la

nueva administración del Seguro Social de los Trabajadores de la Educación del

Estado de Veracruz ha realizado desde su primer año de gestión, para impulsar el

desarrollo administrativo en esta Institución.

El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y

detallada, las operaciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la

realización de las actividades institucionales, precisando responsabilidades

operativas para su ejecución, control y evaluación, con el propósito de contribuir al

logro de una mayor eficiencia.

Se destaca que por primera vez se contará con este tipo de documentos

dentro del Organismo, lo que permitirá conocer de manera integral y ordenada las

operaciones básicas que deben seguirse para la realización de las funciones y

actividades en esta Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto.

Por otra parte, este Manual será fundamental para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa, además de facilitar y conocer,

mediante el flujo de información, la interacción entre las distintas áreas que

conforman esta unidad administrativa y de la propia Institución.



Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel de Jefatura de

Unidad, identificando en primer término el nombre, objetivo y normas del

procedimiento; posteriormente se muestra el detalle de su descripción y finalmente

se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer la

secuencia de las operaciones del mismo.

La integración de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones,

fue posible con base a las aportaciones de las diversas áreas del SSTEEV.

Para que sea de utilidad este documento debe contener información veraz y

apegada a normatividad. Por ello, estará en permanente actualización a través de

revisiones periódicas con el propósito de mantenerlo apegado a la realidad

operativa de la Institución, y que esté a la altura de las necesidades y objetivos que

la administración se ha trazado.



II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA



III.- SIMBOLOGÍA



TERMINALIndica el inicio o final del procedimiento.

OPERACIONRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.

DECISION Y/O ALTERNATIVAIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas(preguntas o verificación de condiciones).

DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salgadel procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior delsímbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

ARCHIVO DEFINITIVOIndica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmenteconjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior lassiguientes instrucciones:

A= AlfanuméricoN= NuméricoC= Cronológico



ARCHIVO PROVISIONALIndica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condicionesdadas para el archivo definitivo.

CONECTORRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otraparte lejana del mismo.

CONECTOR DE PÁGINARepresenta una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa eldiagrama de flujo.

DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNIONConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintasoperaciones.

PREPARACIONIndica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior delsímbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.



LINEAS PARALELASUtilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión deldiagrama.

PASA EL TIEMPOIndica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.

DATOS ALMACENADOSRepresenta accesar al sistema informático, capturar información o emitir undocumento.



IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS



UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO

ESTRUCTURA ORGÁNICA

DESCRIPCIÓN GENERAL

La Unidad de Planeación, Programación y Presupuesto es responsable dedirigir la integración del Presupuesto Anual del SSTEEV; controlar el presupuestoautorizado y la solvencia presupuestal de cada capítulo del gasto; diseñar, mantenery operar un sistema de indicadores que permita evaluar el desempeño general de laInstitución; actualizar y proponer nuevos lineamientos y políticas en materia deplaneación y control presupuestal, así como apoyar en la integración yconsolidación de las cifras presupuestales que se requieran para los informes quese presenten ante el Consejo de Administración.

Revisó:DIRECTOR-GERENTE

Elaboró:SUBDIRECTOR

DE ADMINISTRACIÓN

Autorizó:CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

Fecha:30 de octubre de 2013

JEFE (A) DE LA UNIDAD DEPLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

DIRECTOR (A)/GERENTE

DE FINANZAS

ANALISTA PRESUPUESTAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL.

OBJETIVO:

REGISTRAR LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES A REALIZAR POR LAINSTITUCIÓN.

NORMAS:

EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DEBE SER ELABORADO EN EL MESDE NOVIEMBRE ANTERIOR AL INICIO DEL EJERCICIO.

FRECUENCIA:

ANUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Titular de la Unidad dePlaneación, Programación yPresupuesto.

Titular de la Dirección/Gerencia.

1

2

2-A

3

4

4-A

5

Entrega a los Titulares de las Subdirecciones y de la UnidadJurídica el formato del Programa Operativo Anual (copia),solicita reporten las actividades más relevantes e instruyesobre su llenado (unidad de medida, cantidad, presupuesto,fecha y área responsable).

Pasa el Tiempo.

Recibe de los Titulares de las Subdirecciones y de la UnidadJurídica el formato del Programa Operativo Anual (copia)y analiza información presentada.

¿Es correcta la información?

No:

Devuelve formato Programa Operativo Anual (copia) einstruye para su corrección.

Regresa a la actividad número 2.

Si:

Accesa al sistema y captura por área la información y emitePrograma Operativo Anual (copia).

Presenta documento del Programa Operativo Anual (copia)al Titular de la Dirección/Gerencia y solicita Vo. Bo.

¿Otorga Vo.Bo.?

No:

Indica ajustes en el documento Programa Operativo Anual(copia) y lo devuelve al Titular de la Unidad de Planeación.Programación y Presupuesto.


Si:

Presenta el Programa Operativo Anual (original) al Consejode Administración para su autorización.

FIN DE PROCEDIMIENTO

AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD

UNIDAD PLANEACIÓN,PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

2

ACCESA ALSISTEMA

INICIO

ENTREGA,SOLICITA EINSTRUYE

TITULAR DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN,PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

CPOA

RECIBE YANALIZA

¿ESCORRECTA

LAINFORMACVION?

DEVUELVE EINSTRUYE

CAPTURA YEMITE

PRESENTA YSOLICITA

PRESENTA

FIN

¿OTORGAVo.Bo.?

CPOA

CPOA

INDICA YDEVUELVE

CPOA

OPOA

CPOA

CPOA

1

1

2

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Pasa el Tiempo

TITULARES DE LAS SUBDIRECCIONESY DE LA UNIDAD JURÍDICA

No

Si

No

Si

TITULAR DE LA DIRECCIÓN/GERENCIA






ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEL EJERCICIO.

OBJETIVO:

CONTAR CON LOS RECURSOS ECONÓMICOS PARA SATISFACER LASNECESIDADES DE LAS ÁREAS QUE INTEGRAN LA INSTITUCIÓN.

NORMAS:

EL PRESUPUESTO DE EGRESOS SE DEBE ELABORAR DE ACUERDO ALOS LINEAMIENTOS MARCADOS POR LA DIRECCIÓN/GERENCIA YUNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO.

EL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEBE SER ELABORADO A MÁS TARDAREN EL MES DE NOVIEMBRE ANTERIOR AL INICIO DEL EJERCICIO.

FRECUENCIA:

ANUAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





Titular de la Dirección/Gerencia.

1

2

3

3-A

4

5

5-A

6

Presenta ante los Titulares de la Dirección/Gerencia,Subdirecciones, Departamentos y de la Unidad Jurídica loslineamientos para la elaboración del proyecto dePresupuesto de Egresos (copia) del ejercicio fiscal y lessolicita la información calendarizada de las necesidades desu Área.

Pasa el Tiempo.

Recibe de los Titulares de las Subdirecciones,Departamento y de la Unidad Jurídica la informaciónrequerida del Presupuesto de Egresos (copia).

Analiza y coteja la información de cada Área contra loslineamientos para el Presupuesto de Egresos del ejerciciosiguiente.

¿Se ajusta a los lineamientos?

No:

Devuelve al Área el Presupuesto de Egresos (copia) parasu corrección.


Si:

Integra documentación por Área, accesa al sistemainformático y captura información.

Imprime el Presupuesto de Egresos (copia), lo presenta alTitular de la Dirección/Gerencia y solicita Vo.Bo.

¿Otorga Vo. Bo.?

No:

Indica modificaciones en el Presupuesto de Egresos(copia) y lo devuelve al Titular de la Unidad de Planeación,Programación y Presupuesto.


Si:

Presenta el Presupuesto de Egresos (original) al Consejode Administración para su autorización.

FIN DE PROCEDIMIENTO



DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEL EJERCICIO

C

PRESUPUESTO DEEGRESOS

INICIO

PRESENTA YSOLICITA

C


RECIBE

C

PRESUPUESTO DEEGRESOS1

Pasa el Tiempo

ANALIZA YCOTEJA

INFORMACIÓN

ACCESA ALSISTEMA

¿SE AJUSTAA LOS

LINEAMIENTOS?DEVUELVE

INTEGRA YCAPTURA

INFORMACIÓNPOR ÁREA

C


No

Si

2

1

IMPRIME,PRESENTA Y

SOLICITA .

C


¿OTORGAVo. Bo.?

INDICA YDEVUELVE

C


No

Si

12




TITULARES DE LA DIRECCIÓN/GERENCIA, SUBDIRECCIONES,DEPARTAMENTOS Y DE LA UNIDAD JURÍDICA




DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS DEL EJERCICIO

PRESENTA

FIN

O


CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

1





CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL.

OBJETIVO:

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMAOPERATIVO ANUAL.

NORMAS:

SE DEBE EVALUAR EN LOS MESES DE MAYO, SEPTIEMBRE Y ENERO DELSIGUIENTE AÑO Y PRESENTAR A LA DIRECCIÓN/GERENCIA EL INFORMEDE AVANCE DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL POR CADA PERÍODO,ASÍ COMO EL INFORME FINAL.

EN EL CASO DE EXISTIR VARIACIONES EN EL PORCENTAJE DE LAACTIVIDAD SE DEBE REPORTAR INVARIABLEMENTE LA JUSTIFICACIÓNCORRESPONDIENTE.

FRECUENCIA:

CUATRIMESTRAL.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN





1

2

2-A

3

3-A

4

5

Solicita a los Titulares de las Subdirecciones y de la UnidadJurídica el formato Reporte de Avance de Actividades(copia) del cuatrimestre correspondiente.

Recibe de los o las Subdirectores (as) y Jefe (a) de laUnidad Jurídica el formato Reporte de Avance deActividades (copia) del cuatrimestre correspondiente yanaliza información presentada.

¿Es correcta la información?

No:

Devuelve formato Reporte de Avance de Actividades(copia) e instruye para su corrección.


Si:

Accesa al sistema y captura información del formatoReporte de Avance de Actividades (copia), verificaporcentaje de avance por el período correspondiente(programado contra ejecutado) y determina porcentaje devariación.

¿Existe variación?

No:

Omite respuesta dentro del formato Reporte de Avance deActividades (copia).

Continúa con la actividad número 4.

Si:

Registra en el formato Reporte de Avance de Actividades(copia) dentro en la columna de Justificaciones la (s) causa(s) de la variación (es) e imprime Reporte de Avance deActividades “Concentrado” (original).

/Pasa el tiempo/

/Al finalizar el año/

Elabora el informe de Control y Seguimiento del ProgramaOperativo Anual y lo presenta al o a la Director (a)/Gerentepara la toma de decisiones.

Fin del Procedimiento.



DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

OREPORTE DEAVANCE POA

"CONCENTRADO"

2

ACCESA ALSISTEMA

INICIO

SOLICITA

CREPORTE DEAVANCE POA

RECIBE YANALIZA

¿ESCORRECTA

LAINFORMACIÓN?

DEVUELVE EINSTRUYE

CAPTURA,VERIFICA YDETERMINA

ELABORA YPRESENTA

REGISTRA EIMPRIME

FIN

¿EXISTEVARIACIÓN.?


O INFORME

CONTROL YSEGUIMIENTO

OMITE





1

1

2

Pasa el Tiempo

No

Si

No

Si

/AL FINALIZAR EL AÑO/


TITULARES DE LAS SUBDIRECCIONESY DE LA UNIDAD JURÍDICA





AUTORIZACIÓN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL.

OBJETIVO:

PROPORCIONAR A LAS ÁREAS LA DISPOSICIÓN PRESUPUESTAL PARA SUOPERACIÓN.

NORMAS:

TODO GASTO SE DEBE DE AJUSTAR A LO ESTABLECIDO EN EL MANUALDE POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO.

LA ORDEN DE PAGO PRESENTADA POR EL ÁREA DEBE ESTARDEBIDAMENTE REQUISITADA.

EL ÁREA DEBE TRAMITAR LA AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DENTRO DELMES QUE CORRESPONDA LA EROGACIÓN.

CUANDO EL ÁREA PRESENTE A LA UNIDAD DE PLANEACIÓN,PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO MÁS DE UNA ORDEN DE PAGO, DEBEANEXAR UN MEMORÁNDUM ESPECÍFICANDO LA CANTIDAD DEFORMATOS ENTREGADOS.

EN EL CASO DE QUE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO RECOMIENDE SOLICITAR UNA TRANSFERENCIA OAMPLIACIÓN PRESUPUESTAL, EL ÁREA DEBE PRESENTAR UNMEMORÁNDUM AUTORIZADO POR EL TITULAR DE LADIRECCIÓN/GERENCIA.

FRECUENCIA:

DIARIA.



DE ADMINISTRACIÓN


ADMINISTRACIÓN




Jefe (a) de la Unidad dePlaneación, Programación yPresupuesto.

1

2

2-A

3

3-A

3-B

3-C

4

Recibe formato Orden de Pago del Área (original y copia),solicitando disponibilidad presupuestal.

Verifica llenado del formato y soportes de la Orden de Pago(original y copia).

¿Está correcta?

No:

Devuelve Orden de Pago del Área (original y copia) einstruye correcciones.


Si:

Accesa al sistema y verifica la disponibilidad presupuestal.

¿Existe presupuesto?

No:

Devuelve Orden de Pago (original y copia) al Área yrecomienda solicitar transferencia o ampliación presupuestal.

/Pasa el tiempo/

Recibe del Área Memorándum (original y copia) solicitandotransferencia o ampliación presupuestal debidamenteautorizada por el o la Director (a)/Gerente y Orden de Pagodel Área (original y copia), sella y devuelve Memorándum(copia) y mantiene Orden de Pago (original y copia),

Accesa al sistema, captura transferencia de partida oampliación presupuestal y archiva Memorándum de maneracronológica y definitiva.

Continúa con la actividad número 4.

Si:

Registra en el Presupuesto de Egresos, autoriza(sella/firma) la Orden de Pago (original y copia) y devuelveal Área.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.



DIRECCIÓN




DIRECCIÓN

AUTORIZACIÓN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

O-1ORDEN DE

PAGO

O-1ORDEN DE

PAGO

C

MEMORÁNDUM

OMEMORÁNDUM

ACCESA ALSISTEMA

INICIO

RECIBE

O-1ORDEN DE

PAGO

VERIFICA

¿ESTACORRECTA?

DEVUELVE EINSTRUYE

VERIFICA

O-1ORDEN DE

PAGO

O-1ORDEN DE

PAGO

1

1

2

No

Si

¿EXISTEPRESUPUESTO?

DEVUELVE YSOLICITA

RECIBE, SELLA,Y DEVUELVE

ACCESA ALSISTEMA

CAPTURA YARCHIVA

REGISTRA,AUTORIZA YDEVUELVE

FIN

PRESUPUESTODE EGRESOS

Si

No

2

OMEMORÁNDUM

C

Pasa el Tiempo

ÁREA

ÁREA

O-1ORDEN DE

PAGO

O-1ORDEN DE

PAGO

ÁREA


ÁREA

ÁREA



VV..-- DD II RR EE CC TT OO RR II OO

DIRECCIÓN-GERENCIALic. Ricardo Olivares Pineda

SUBDIRECCIÓN DE FINANZASC.P. Jorge A. Carvajal Madero

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNDr. Raymundo E. Flores Lomán

SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓNC.P. Porfirio R. Jiménez Hernández

UNIDAD JURÍDICALic. Armando I. Lecuona Ramírez

UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTOL.C.P. Orlando Ruiz Rosales

DELEGADO ESPECIALL.A.E. Alejandro Moctezuma Cano



VVII..-- FFIIRRMMAASS DDEE AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN

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