MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - Instituto de Población y...

MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Septiembre del 2012

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Índice

Contenido Página/Sección

Autorización 1

Introducción 2

Organigrama General 3

Procedimientos 4

Unidad de Apoyo Administrativo A

Área de Recursos Humanos A1

Área de Recursos Financieros y Contabilidad A2

Área de Recursos Materiales y Servicios Generales A3

Área de Planeación y Programación A4

Unidad de Asuntos Jurídicos B

Unidad de Informática C

Coordinación Técnica D

Dirección de Población E

Departamento de Coordinación y Concertación E1

Departamento de Información, Educación y Comunicación E2

Departamento de Estudios de Población E3

Dirección de Planeación F

Departamento de Estudios y Proyectos F1

Departamento de Análisis Estadístico y Socio-Económico F2

Departamento de Evaluación y Seguimiento F3

Dirección de Concertación y Gestión Financiera G

Departamento de Fundaciones y Organismos G1

Departamento de Concertaciones y Seguimiento Financiero G2

Departamento de Operación del Fideicomiso FICIRS G3

Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial H

Departamento de Concertación y Desarrollo Social H1

Departamento de Desarrollo Ambiental Sustentable H2

Departamento de Desarrollo Socio-Económico H3

Dirección de Obra Pública I

Departamento de Licitaciones y Contratos I1

Departamento de Costos y Supervisión de Obra I2

Glosario 357

Grupo de trabajo 360


Autorización

Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 23, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, se expide el presente Manual de Procedimientos del Instituto de Población y Ciudades Rurales para que puntualmente los servidores públicos que integran su plantilla, apliquen y den cumplimiento a lo establecido en este instrumento administrativo. La elaboración del presente manual, deriva de la necesidad administrativa de contar con un documento que describa y establezca las funciones de los órganos administrativos de la Dependencia, que permita facilitar y orientar las actividades de sus servidores públicos, y por ende mejorar su capacidad de gestión y productividad. La vigencia del presente manual inicia a partir del mes de septiembre de 2012.

Autoriza

Lic. Juan Carlos López Fernández

Presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales

Primera emisión Actualización Próxima revisión Hoja

Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 1


Introducción

El Manual de Procedimientos permite establecer y dar a conocer el propósito y el alcance de cada uno de los procedimientos de los órganos administrativos de la Dependencia, a fin de delimitar responsabilidades y evitar la duplicidad de actividades que desarrollan las instancias del Instituto. Además, sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, así como medio de orientación e información al público en general. El presente manual, contiene los procedimientos de cada órgano administrativo, así como un glosario de términos técnicos-administrativos para facilitar su comprensión. Este documento no es una herramienta cerrada ni estática, sino que es un instrumento en permanente actualización, dispuesto a incorporar las adecuaciones que presente la dinámica organizacional, tanto del Instituto de Población y Ciudades Rurales como de la propia Administración Pública del Estado.




Organigrama General




PROCEDIMIENTOS


Primera emisión Actualización Próxima revisión Sección

Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 A


Código del Procedimiento

IPCR-UAA-ARH-001

Nombre del procedimiento: Alta del personal de confianza.

Propósito: Gestionar los requerimientos de personal de los órganos administrativos del Instituto.

Alcance: Desde la recepción del memorándum de propuesta de alta de personal de confianza, hasta la recepción de movimientos aplicados que emite la Secretaría de Hacienda.

Responsable del procedimiento:

Área de Recursos Humanos

Políticas:

El movimiento de alta deberá ser dirigido oficialmente al titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, con visto bueno del Presidente del Instituto.

El personal a ocupar la plaza vacante con base a las políticas del Instituto de Profesionalización del Servidor Público, Órgano Desconcentrado de la Secretaría de la Función Pública, requerirá ser previamente evaluado y aprobado por ese Instituto.

Para la contratación de personal se deberá observar lo establecido en la Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas y a los Lineamientos y Requisitos para la Aplicación de Movimientos Nominales del Personal Adscrito a las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

No se deberán hacer compromisos de trabajo con el candidato a nuevo ingreso, sin que haya aprobado la evaluación por parte del Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP).


Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 1/3


Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento dereferencia/observaciones

1

2

2a

2b

2c

2d

2e

2f

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de

solicitud de alta del trabajador del Órgano Administrativo donde se encuentra la vacante.

Determina si la plaza a ocupar requiere de dictamen de selección, emitido por el Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP).

¿Requiere de dictamen de evaluación?

Si. Continúa en la actividad No. 2a No. Continúa en la actividad No. 3.

Informa de manera económica al aspirante para la vacante los requisitos que deberá presentar para el trámite de evaluación ante el Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP).

Requisita formato de Solicitud de Evaluación para Nuevo Ingreso y Carta de Notificación al Candidato.

Elabora oficio mediante el cual se envían los formatos al Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP), para la aplicación de evaluación del aspirante, anexo documentos personales del aspirante, rubrica y recaba firma del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Dirección de Ingreso al Ejecutivo Estatal del Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP). 1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª Copia: Archivo.

Recibe oficio a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, del Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP), en el cual informa la fecha y hora de la evaluación al trabajador.

Comunica de forma económica al aspirante la fecha y hora de evaluación, para lo cual deberá presentarse en el Instituto deProfesionalización del Servidor Público (INPROSEP) con credencial de elector y bolígrafo tinta azul.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, el Dictamen de Nuevo Ingreso emitido por el Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP), en el que comunica el resultado de la evaluación.

Los formatos se descargan de

la página de Internet delInstituto de Profesionalizacióndel Servidor Público (INPROSEP).





No. de actividad


2f.1

3

4

5

6

7

8

9

¿Es aprobatorio?

Si. Continúa en la actividad No. 3. No. Continúa en la actividad No. 2f.1

Elabora memorándum mediante el cual notifica el resultado no aprobatorio de la evaluación, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Órgano Administrativo solicitante. 1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.

Continúa en la actividad No.9

Solicita de manera económica al aspirante los documentos actualizados de acuerdo a los Lineamientos y Requisitos para la Aplicación de Movimientos Nominales del Personal Adscrito a las Dependencias del Poder Ejecutivo, emitida por la Secretaría de Hacienda.

Requisita Formato de Movimiento Nominal de Alta, con los datos del trabajador, anexa documentos y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y el Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Captura en el Sistema de Nóminas del Estado de Chiapas (NECH) e imprime el reporte.

Elabora oficio de envío y anexa el reporte de movimientos nominales a la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Hacienda, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Titular de la Dirección de Administración de Nóminas de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe de manera económica acuse de movimientos aplicados de acuerdo a la captura del sistema (NECH) de la Secretaría de Hacienda.

Integra expediente personal del trabajador con la documentación generada.

Archiva documentación.

TERMINA PROCEDIMIENTO

El formato lo genera la

Subsecretaria de Administración.





IPCR-UAA-ARH-002

Nombre del procedimiento: Afiliación del personal de confianza ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propósito: Que el trabajador cuente con la prestación de seguridad social que por derecho le corresponde.

Alcance: Desde la identificación de los movimientos nominales de alta, hasta la entrega del afil-02 (hoja rosa) al trabajador.



Regla:

Ley del Seguro Social (LSS)

Política:

Se realiza la afiliación del personal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (I.M.S.S.) con un margen máximo de cinco días hábiles a partir de la fecha de alta.





No. de actividad Actividad

Documento dereferencia/

observaciones

1

2

2a

3

4

5

6

Recibe de manera económica fotocopia del reporte enviado a la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Hacienda, de movimientos nominales con los nombres del personal de nuevo ingreso.

Solicita de forma económica al trabajador el número de seguridad social.

¿Cuenta con número de seguridad social ante el Instituto Mexicano del Seguro Social?

No. Continúa en la actividad No. 2a. Sí. Continúa en la Actividad No. 3.

Captura en la página de Internet del Instituto Mexicano del Seguro Social los datos del trabajador para generar pre afiliación e imprime.

Continúa en la actividad No. 3

Requisita formato Afil-02 y/o anexa pre-afiliación y solicita al trabajador requisite el cuestionario médico del Instituto Mexicano de Seguridad Social.

Elabora oficio de envío, anexa formatos de afiliación, rubrica y recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y se envía al Departamento de Afiliación y Vigencia del Instituto Mexicano del Seguro Social, para continuar con los trámites correspondientes de alta del trabajador, fotocopia y distribuye:

Original: Departamento de Afiliación y Vigencia del Instituto Mexicano del Seguro Social. 1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe de manera económica del Departamento de Afiliación y Vigencia del Instituto Mexicano del Seguro Social (I.M.S.S.) el formato Afil-02 y copia del cuestionario médico con número de afiliación asignado y entrega:

Trabajador: Afil-02 (hoja rosa) y copia del cuestionario médico. Archivo: Afil-02 (hoja celeste) y copia del cuestionario médico.







IPCR-UAA-ARH-003

Nombre del procedimiento: Alta del personal en Nómina Electrónica. Propósito: Que el personal cuenten con tarjeta de débito de la institución bancaria correspondiente, para cobro de sueldos quincenales. Alcance: Desde la identificación del número de enlace (No. de control del trabajador), hasta la entrega de la tarjeta de débito de nómina electrónica.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Regla: Lineamientos para el Control del Sistema de Nómina Electrónica (LCSNE).

Políticas:

Es requisito indispensable que el personal cuente con el número de enlace establecido por la Secretaría de Hacienda para realizar el alta en la nómina electrónica.

Al personal que su adscripción se encuentre en Tuxtla Gutiérrez, se otorgará el esquema de nómina electrónica de la Institución Bancaria Banorte.

Al personal adscrito a las diferentes Delegaciones Regionales (foráneas), se le otorgará en el esquema de nómina electrónica de la Institución Bancaria que exista en ese municipio.

Únicamente se podrá realizar cambio de Institución Bancaria de nómina electrónica si existe cambio de adscripción laboral a algún municipio.







observaciones1

2

3

4

5

6

7

8

9

Obtiene de los cheques de las nóminas de sueldo quincenal, el número de enlace ó clave asignado a los trabajadores de nuevo ingreso.

Captura información personal del trabajador de nuevo ingreso en el Sistema de Nómina Electrónica (SINEDEP) y guarda en medio magnético.

Elabora oficio e imprime reporte de altas generado por el Sistema de Nómina Electrónica (SINEDEP), rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo para su envío al Departamento de Nóminas de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, fotocopia y distribuye:

Original: Titular del Departamento de Nóminas de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio de envío de información, debidamente sellado de recibido por el Departamento de Nóminas de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda.

Recibe a través de oficio las tarjetas de débito de nómina electrónica en el Departamento de Nóminas de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda.

Solicita de manera económica copias de comprobante de domicilio y credencial de elector del trabajador, para anexarlos al contrato de adhesión del Banco.

Entrega de manera económica al trabajador tarjeta de débito de nómina electrónica, recaba firma en el contra-recibo y contrato de la Institución Bancaria.

Elabora oficio para remitir a la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, contrato firmado y contra- recibo, rubrica y recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Departamento de Nóminas de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.

Archiva documentación en el expediente del trabajador.






IPCR-UAA-ARH-004

Nombre del procedimiento: Movimiento nominal de Baja del personal de confianza.

Propósito: Evitar los pagos indebidos al personal que cause baja de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción de la renuncia y aplicación del movimiento nominal de baja en el Sistema de Nómina del Estado de Chiapas (NECH), hasta la devolución del expediente de personal a la Subsecretaría de Administración. Responsable del procedimiento:


Reglas:

Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas Lineamientos y Requisitos para la Aplicación de Movimientos Nominales del Personal Adscrito a

las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal (LRAMNPADPEE).

Políticas:

Las bajas de personal, ya sea por renuncia, acta administrativa, pensión, retiro voluntario administrativo del personal de base, inhabilitación en el puesto o por defunción, deberán ser notificadas por el órgano administrativo responsable, al día siguiente del que entre en vigencia.

Las bajas ante del Instituto Mexicano del Seguro Social, deberán realizarse a más tardar cinco días hábiles después de la fecha de baja.

Los expediente de baja, deberán ser devueltos en un término no mayor de quince días, al archivo general para su resguardo correspondiente.







observaciones

1

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5

6

7

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9

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, solicitud del Órgano Administrativo, movimiento nominal de baja de personal y dependiendo del motivo de baja, anexará la documentación que así lo estipulen los LRAMNPADPEE.

Requisita formato único de movimiento nominal, anexa documentos firma y recaba para firma del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del titular del Instituto.

Captura el movimiento nominal de baja en el sistema de “Nóminas del Estado de Chiapas” (NECH) e imprime reporte.

Elabora oficio de envío, anexa el reporte de movimientos nominales de baja, rubrica y recaba la firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Dirección de Administración de Nóminas de la Secretaría de Hacienda.

1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales 2ª Copia: Archivo.

Captura la baja del trabajador en el Sistema de Dispositivo Magnétic

o (DISPMAG) implementado por el Instituto Mexicano del Seguro Social, genera e imprime información de bajas y guarda archivo magnético en diskette de 3 ½ .

Presenta de manera económica el archivo magnético y Formato (SAIIA-01) ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social, diskette 3 ½ con archivo magnético en el cual informa que fue efectuada la baja en el sistema de dicho Instituto.

Imprime el reporte de baja AFIL-06, contenido en el diskette de 3 ½.

Archiva reporte en forma definitiva en el expediente del trabajador y este se

envía mediante oficio en un término no mayor a quince días al archivo general de la Subsecretaría de Administración.



Subsecretaria deAdministración.

Sistema de Acopio

Interactivo de Información Afiliatoria.





IPCR-UAA-ARH-005

Nombre del procedimiento: Promoción y Recategorización de Plazas. Propósito: Realizar el movimiento nominal del personal promocionado. Alcance: Desde la recepción del oficio de propuesta de los Órganos Administrativos de promoción o recategorización, hasta la recepción de movimientos aplicados emitidos por la Secretaría Hacienda.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos

Reglas: Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas. Lineamientos y Requisitos para la Aplicación de Movimientos Nominales del Personal Adscrito a las

Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

Políticas: La solicitud para el movimiento de promoción o re-categorización deberá ser de forma oficial a la

Unidad de Apoyo Administrativo por el Órgano Administrativo con visto bueno del Titular del Instituto.

El personal a promocionar, con base a las políticas del Instituto de Profesionalización del Servidor Público, Órgano Desconcentrado de la Secretaría de la Función Pública, requerirá ser previamente evaluado y aprobado por ese Instituto.

En los casos de promoción, el interesado deberá anexar constancias del INPROSEP de haber realizado como mínimo dos cursos de capacitación recibida, relacionada con las funciones desempeñadas, con vigencia máxima de dos años a la fecha.

No se deberán hacer compromisos de trabajo con el candidato a promocionar o recategorizar, sin que haya aprobado la evaluación por parte del Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP).

Para ocupar una plaza vacante para promoción, el candidato deberá comprobar una antigüedad mínima de cuatro meses en el Poder Ejecutivo Estatal.







observaciones

1

2

2a

2b

2c

2d

2e

2f

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de solicitud de promoción o recategorización del trabajador del Órgano Administrativo donde se encuentra la vacante.

Determina si la plaza a ocupar requiere de dictamen de selección, emitido por el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

¿Requiere de dictamen de evaluación?

Si. Continúa en la actividad No. 2a No. Continúa en la actividad No. 3.

Informa de manera económica al aspirante para la vacante de promoción

los requisitos que deberá presentar para el trámite de examen ante el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

Requisita formatos de: Solicitud de Evaluación para Promoción y/o R

e categorización, Evaluación de Actividades del Candidato ó Evaluación de Factores de Promoción.

Elabora oficio mediante el cual se envían los formatos al Instituto de Profesionalización del Servidor Público, para la aplicación de evaluación del aspirante, anexo documentos personales del aspirante, rúbrica y recaba firma del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Instituto de Profesionalización del Servidor Público. 1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficio del Instituto de Profesionalización del Servidor Público, informando la fecha y hora de la evaluación al trabajador.

Comunica de forma económica al trabajador la fecha y hora de la evaluación en que deberá presentarse en el INPROSEP.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, el Dictamen de Recategorización y/o Promoción emitido por el INPROSEP, en el que comunica el resultado de la evaluación.

Los formatos s

e

descargan de la página de Internet delInstituto de Profesionalización delServidor Público







observaciones

2f.1

3

4

5

6

¿Es aprobatoria?

Si. Continúa en la actividad No. 3. No. Continúa en la actividad No. 2f.1

Elabora memorándum mediante el cual notifica el resultado no aprobatorio de la evaluación, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Órgano administrativo. 1ª. Copia: Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.


Requisita formato de movimiento nominal de promoción o recategorización, se recaban las firmas del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia y se procede a la captura en el NECH y se imprime el reporte.

Elabora oficio, anexando Dictamen y se envía el reporte de movimiento nominal debidamente firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo a la Subsecretaría de Administración para su distribución:

Original: Titular de la Dirección de Administración de Nóminas de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Titular del Área de Recursos Humanos. 2ª. Copia: Archivo.




Los formatos s

e

descargan de la página de Internet delInstituto de Profesionalización delServidor Público(INPROSEP).





IPCR-UAA-ARH-006

Nombre del procedimiento: Cambio de adscripción de plazas Propósito: Realiza el trámite del cambio de adscripción de la plaza a favor del trabajador. Alcance: Desde la recepción del memorándum de propuesta de los Órganos Administrativos de cambio de adscripción de la plaza, hasta la recepción de movimientos aplicados emitidos por la Secretaría de Hacienda.


Política:

La solicitud para el movimiento de cambio de adscripción deberá ser de forma oficial a la Unidad de Apoyo Administrativo por el Órgano Administrativo correspondiente con visto bueno del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.







observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de propuesta para cambio de adscripción del trabajador, debidamente firmado por la Órgano Administrativo correspondiente con Vo. Bo. del Titular del Instituto.

Requisita formato de movimiento nominal, con datos del trabajador, la partida plaza emisora y receptora, la fecha de cambio de adscripción, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto.

Captura el formato en el sistema “Nominas del Estado de Chiapas” (NECH) e imprime reporte.

Elabora oficio de envío de reportes a la Secretaría de Hacienda, anexando el reporte generado de captura de movimientos nominales, rubrica y recaba la firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Titular de la Dirección de Administración de Nóminas de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Titular del Área de Recursos Humanos. 2ª. Copia: Archivo.


Archiva al expediente del trabajador el movimiento nominal de cambio de adscripción, conjuntamente con el acuse del reporte de captura de movimientos nominales presentado ante la Secretaría de Hacienda.



Subsecretaria de Administración.





IPCR-UAA-ARH-007

Nombre del procedimiento: Baja en Nómina Electrónica. Propósito: Evitar cobros indebidos de sueldos en Nómina Electrónica de personal que ya no labora en el Instituto. Alcance: Desde recepción de renuncia, acta de defunción, pensión o acta administrativa (cese) del trabajador, hasta entrega de información.


Políticas:

Los bloqueos de tarjetas y retenciones deberán apegarse a las fechas de calendario establecido por la Secretaría de Hacienda.







observaciones

1

2

3

4

5

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, original de renuncia del trabajador donde especifica la fecha de baja o documento que acredite la fecha de rescisión laboral del trabajador.

Captura en el Sistema de Nómina Electrónica (SINEDEP) implementado por la Secretaría de Hacienda, la baja del trabajador, accesando como referencia el número de enlace (No. de control) del trabajador y la fecha de baja de este.

Genera reporte de bajas de trabajadores en el Sistema de Nómina Electrónica (SINEDEP).

Elabora oficio y envía a la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda información de bajas de trabajadores, rubrica y recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, anexa reporte de bajas, fotocopia y distribuye:

Original: Titular del Departamento de Nóminas de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Titular del Área de Recursos Humanos. 2ª. Copia: Archivo.

Archiva documentación en expediente del trabajador.






IPCR-UAA-ARH-008

Nombre del procedimiento: Control de asistencia, incidencias, y vacaciones del personal adscrito al Instituto.

Propósito: Tener información necesaria relativa a las asistencias y/o ausencias del personal de confianza y base que sirva de elementos para la toma de decisiones. Alcance: Desde la recepción de reporte de incidencia del personal, hasta la entrega de reporte de descuentos disciplinarios a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda. Responsable del procedimiento:


Reglas:

Deberá apegarse a los Lineamientos Generales en materia de Recursos Humanos. Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales.







observaciones

1

2

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4

5

Revisa y controla la asistencia del personal, así como los permisos (justificaciones) e incapacidades del personal.

Recibe con memorándum Formato de incidencias del personal de los Órganos Administrativos del Instituto.

Captura información de inasistencia y disciplinarios en el Sistema “Nóminas del Estado de Chiapas” (NECH) implementado por la Secretaría de Hacienda e imprime reporte, firma, rúbrica y recaba firma del Titular de Apoyo Administrativo.

Elabora oficio de envío de reportes de inasistencias y disciplinarios, anexa el reporte generado, rúbrica y recaba la firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Titular de la Dirección de Administración de Nóminas de la Secretaría de Hacienda. 1ª: Copia al Titular del Área de Recursos Humanos. 2ª: Copia: Archivo.

Archiva al expediente del trabajador reporte de inasistencia y/o disciplinario.


Formato d

e incidencias.





IPCR-UAA-ARH-009

Nombre del procedimiento: Modificación Salarial de los trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. Propósito: Informar oportunamente al Instituto de seguridad social de las modificaciones salariales de los trabajadores del Instituto, que hayan sido promovidos o recategorizados. Alcance: Desde la recepción de movimiento nominal por promoción o recategorización, hasta el salvaguarda del formato AFIL 06, en el expediente del trabajador. Responsable del procedimiento:


Política:

Tramitará modificación salarial ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, siempre y cuando exista el movimiento nominal de promoción o recategorización de un trabajador.







observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe de manera económica reporte de los movimientos aplicados de promoción o recategorización en el Sistema de Nóminas de Chiapas (NECH).

Captura en el sistema de Dispositivo Magnético (DISPMAG) los datos del trabajador promocionado o recategorizado.

Imprime y genera reporte, guarda archivo en diskette 3 ½ mismo que presenta de manera económica ante el Departamento de Afiliación y Vigencia del Instituto Mexicano del Seguro Social.

Recibe de manera económica del Departamento de Afiliación y Vigencia del Instituto Mexicano del Seguro Social, reporte impreso (SAIIA-04), carátula debidamente sellada SAIIA-01 y diskette con archivo (afil-06).

Imprime información que contiene el diskette (Afil-06) que otorgó el Instituto Mexicano del Seguro Social y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Archiva Formato Afil–06 en el expediente del trabajador.






IPCR-UAA-ARH-010

Nombre del procedimiento: Recepción de nóminas y cheques para pagos de sueldos y otras percepciones del personal de confianza. Propósito: Distribuir las nóminas de sueldos, talones de cheques y recabar la firma del personal de confianza del Instituto. Alcance: Desde la recepción quincenal de cheques, nóminas y talones de comprobantes de pagos de sueldos de los trabajadores ante al Departamento de Nóminas de la Tesorería Única de la Secretaria de Hacienda, hasta la conclusión del resguardo de las nóminas originales debidamente firmadas. Responsable del procedimiento:


Reglas: Deberá observar lo establecido en la Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Políticas: Los cheques de sueldo u otras percepciones no cobrados en la fecha correspondiente, serán

debidamente cancelados a custodia o reintegro y remitidos a la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda en un término no mayor de cuarenta y cinco días naturales, por lo que transcurrido ese lapso, el interesado deberá solicitar la reexpedición de dicho cheque a través de oficio dirigido al Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

En caso de incapacidad o comisión del servidor público, únicamente se efectuará pago de sueldos y demás percepciones a la persona que presente carta poder autorizada por el beneficiario y fotocopia de la credencial de elector de quien cobra el cheque y de dos testigos.

Los trabajadores incorporados al Sistema de Pago de Nómina Electrónica, deberán pasar a recoger los talones de pago y firmar la nómina de sueldos cada quincena.







observaciones

1

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3

4

5

Recibe quincenalmente de manera económica de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda circular informativa, talones de comprobantes de pago de sueldos de los trabajadores, cheques y nóminas de sueldos originales; verifica que el número de talones de comprobantes de pago y los cheques correspondan a las nóminas de sueldos.

Clasifica por Órgano Administrativo las nóminas de sueldos, talones

y cheques.

Entrega cheques de sueldos y talones al personal y recaba firmas en la nómina correspondiente.

Elabora oficio en apego al calendario de la Tesorería Única de la Secretaría

de Hacienda, anexando cheques no cobrados con sello de cancelado y relación de “Cheques Cancelados por Custodia o Reintegro”, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original: Titular del Departamento de Nóminas de la Tesorería Única de la

Secretaría de Hacienda. 1ª: Copia al Titular del Área de Recursos Humanos. 2ª: Copia: Archivo.

Archiva nóminas debidamente firmadas.






IPCR-UAA-ARH-011

Nombre del procedimiento: Operaciones Presupuestarias del Gasto del Capítulo 1000 Propósito: Registrar y dar seguimiento a la asignación, ministración y ejercicio del gasto de los recursos presupuestales de los programas y partidas establecidas de esta Dependencia y generar la información para ser enviada a la Secretaría de Hacienda y al Área de Recursos Financieros y Contabilidad. Alcance: Desde el registro de la cédula de comprobación de Gasto por servicios personales, hasta la emisión del Estado Presupuestal. Responsable del procedimiento:


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas. Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de

Chiapas para el Ejercicio Fiscal Correspondiente”. Acuerdo por el que se expide el “Clasificador por Objeto del Gasto para el Ejercicio Fiscal

Correspondiente”. Acuerdo por el que se expide la “Normatividad Contable del Estado para el Ejercicio Fiscal

Correspondiente”. Acuerdo por el que se expide la “Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal

Correspondiente”.

Políticas: Toda información que se genere es propiedad del Instituto de Población y Ciudades Rurales y por lo tanto

del Gobierno del Estado; y deberá de utilizarse y manejarse con la confidencialidad requerida, no podrá extraerse documentación fuera de los ámbitos e instancias normativas establecidas.







observaciones

1

2

3

4

4a

4b

Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo de forma económic

a documentación original, consistente en:

Costos de Nómina,

Cuota del IMSS,

Cuota del ISSTECH.

Cuota al INFONAVIT,

2 % de impuesto sobre nómina,

Actas de cheques cancelados.

Recibe del Área de Recursos Financieros y Contabilidad de manera

económica copia de las órdenes de ministración de recursos.

Descarga los archivos del costo de nómina y costo por programa d

e cheques cancelados de sueldos de la página Web de la Secretaría de Hacienda (http://www.haciendachiapas.gob.mx).

Realiza las Operaciones Presupuestarias del Gasto dentro del Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE) de un comprometido, devengado, ejercido, pagado y documentos múltiples.

¿Las operaciones son para documentos múltiples?

Sí. Continúa en la actividad No. 4a

No. Continúa en la actividad No. 5

Elabora documentos múltiples en la modalidad de reintegro del gasto de los

cheques y/o costos cancelados dentro del Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE).

Elabora oficio y anexa adecuación presupuestaria y volantes de envío en

medio magnético e impreso, rubrica, recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original del oficio y anexos: Titular de la Dirección de Presupuesto de la

Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Titular de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos. 2ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular del Área de Recursos Humanos del Instituto de Población







observaciones

5

5a

5b

6

7

Revisa el analítico de saldos de las claves presupuestarias del programa y

partida correspondiente y verifica la suficiencia presupuestaria.

¿Existe suficiencia presupuestaria? No. Continúa en la actividad No. 5a. Si. Continúa en la actividad No. 6.

Elabora adecuación presupuestal para dar suficiencia a las partidas que así lo requieran.

Elabora oficio y anexa Adecuación Presupuestaria y volantes de envío en medio magnético e impreso, rubrica, recaba rubrica del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y distribuye:

Original y anexos: Titular de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Titular de ls Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos. 2ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular del Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 4ª. Copia: Archivo.

Captura la operación presupuestaria de gasto de un comprometid

o, devengado, ejercido o pagado dentro del Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE).

Elabora oficio y anexa Adecuación Presupuestaria y volantes de envío (comprometido, devengado, ejercido y pagado) según sea el caso a la Secretaría de Hacienda en medio magnético e impreso, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y distribuye:

Original y anexos: Titular de la Dirección de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. 1a. Copia: Titular de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos. 2ª. Copia: Titular del Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo.







observaciones

8

9

Elabora memorándum, mediante el cual se turna al Área de Recursos

Financieros y Contabilidad, quincenalmente los costos y operaciones presupuestales procesadas y aprobadas en el Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE) para su registro contable, recaba firma del Titular del Área de Recursos Humanos, fotocopia y distribuye:

Original y anexos: Titular del Área de Recursos Financieros y Contabilidad

del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.







IPCR-UAA-ARH-012

Nombre del procedimiento: Adecuaciones al presupuesto correspondiente al capítulo 1000. Propósito: Registrar las operaciones presupuestarias del Instituto de Población y Ciudades Rurales, en forma ordenada y sistematizada para generar reportes confiables. Alcance: Desde la elaboración de los registros de las Adecuaciones Presupuestarias en el Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE), hasta su archivo. Responsable del procedimiento:


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas. Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de

Chiapas para el Ejercicio Fiscal Correspondiente”. Acuerdo por el que se expide el “Clasificador por Objeto del Gasto para el Ejercicio Fiscal

Correspondiente”. Acuerdo por el que se expide la “Normatividad Contable del Estado para el Ejercicio Fiscal

Correspondiente”. Acuerdo por el que se expide la “Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal

Correspondiente”.

Políticas: Toda información que se genere es propiedad del Instituto de Población y Ciudades Rurales y por lo tanto

del Gobierno del Estado; y deberá de utilizarse y manejarse con la confidencialidad requerida, no podrá extraerse documentación fuera de los ámbitos e instancias normativas establecidas.







observaciones

1

2

3

4

5

Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo, de forma económica original del oficio que emite la Secretaría de Hacienda, donde solicita adecuación Presupuestal de recursos por concepto de creaciones de plaza mediante dictamen, incremento salarial, aportaciones al INFONAVIT, IMSS, ISSTECH, pago de Impuesto Sobre Nómina, derivado del incremento al sueldo y demás prestaciones del personal bajo la adscripción de este Instituto.

Revisa el analítico de saldos de las claves presupuestarias del programa y partida correspondiente y verifica las modificaciones que se realizan durante el ejercicio fiscal, conforme a los calendarios de gasto que permitan un mejor cumplimiento.

Elabora Adecuación Presupuestaria dentro del Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE), para adecuar a las partidas que así lo requieran.

Elabora oficio y anexa Adecuación Presupuestaria y volantes de envío en medio magnético e impreso, rubrica, recaba rubrica del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y distribuye:

Original y Anexos: Titular de la de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Titular de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos. 2ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular del Área de Recursos Humanos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 4ª. Copia: Archivo.

Archiva la documentación generada.


Tipos d

e

adecuaciones: Ampliación, Traspaso. Reducción, Liberación

Mismo procedimientopara los cuatro tiposde adecuaciones





IPCR-UAA-ARFyC-001

Nombre del procedimiento: Trámite pago a proveedores mediante cheques. Propósito: Realizar el pago oportuno, validando la comprobación correspondiente. Alcance: Desde la recepción de facturas, hasta la realización del pago correspondiente.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Reglas:

Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado. Código Fiscal de la Federación. Lineamientos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y

Racionalidad del Gasto de la Administración Pública. Acuerdo por el que se expide la Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal

correspondiente.

Políticas:

La Recepción e los formatos de solicitud de pago se realizará de lunes a viernes desde las 8:00 hasta las 14:00 horas.







observaciones

1

2

2a

3

4

5

Recibe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, los

siguientes formatos: Memorándum de solicitud de pago, formato de solicitud de compra o servicio, cotizaciones, factura, formato de solicitud de pago, orden de compra, memorándum del área solicitante, requisición de compra, entrada y salida de almacén, “formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF-CA-0020 Carta de Autorización y formato de suficiencia presupuestaria.

Valida que los documentos estén debidamente requisitados.

¿Se encuentran debidamente requisitados?

Si. Continúa en la actividad No.3 No. Continúa en la actividad No. 2a

Regresa la documentación al Área de Recursos Materiales y Servicio

s Generales para su corrección.


Elabora cheque y póliza del mismo sustentándolo con la documentación recibida, rubrica y recaba firmas de la Unidad de Apoyo Administrativo, Coordinador Técnico y/o Titular de la Dependencia.

Procede a realizar el pago a proveedores recabando firma en póliza correspondiente.

Archiva pólizas respaldadas.






IPCR-UAA-ARFyC-002

Nombre del procedimiento: Trámite de Pago a proveedores mediante órdenes de pago. Propósito: Realizar el pago oportuno a proveedores.

Alcance: Desde la recepción de facturas, hasta la realización del pago correspondiente.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Reglas:

Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado. Código Fiscal de la Federación. Lineamientos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, disciplina y Racionalidad

del Gasto de la Administración Pública Estatal. Acuerdo por el que se expide la Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal

correspondiente.

Políticas:

La Recepción e los formatos de solicitud de pago se realizará de lunes a viernes desde las 8:00 hasta las 14:00 horas.







observaciones

1

2

2a

3

3a

4

5

6

Recibe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, los siguientes formatos: Memorándum Oficio de solicitud de pago, formato de solicitud de compra o servicio, cotizaciones, factura, formato de solicitud de pago, orden de compra, memorándum del área solicitante, requisición de compra, entrada y salida del almacén. “formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF-CA-0020 Carta de Autorización y formato de suficiencia presupuestaria.


¿Se encuentran debidamente requisitados? Si. Continúa en la actividad No.3 No. Continúa en la actividad No. 2a




Elabora Formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF- OPPC-0011, Sustentándola con la documentación recibida, rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia y/o Coordinador Técnico, fotocopia y envía:

Original y copia: Titular de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda. 1. Copia con soportes: Archivo.

¿Es correcto el trámite? Si. Continúa en la actividad No. 4 No. Continúa en la actividad No. 3a

Recibe de Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, mediante Formato de Devolución expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF- FDOPPC-0012 Orden de pago errónea, con la corrección a realizar y folio cancelado para su solventación.


Recibe de Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda documento impreso de la transferencia electrónica o comprobante de pago efectuado por esa Dependencia al proveedor.

Anexa comprobante de pago a la Orden de Pago a Proveedores.

Archiva la documentación.

(Solicitada cuando la

compra se realiza porprimera vez con unproveedor).





IPCR-UAA-ARFyC-003

Nombre del procedimiento: Trámite de pago a prestadores de servicios mediante cheques. Propósito: Realizar el pago oportuno, validando la comprobación correspondiente.

Alcance: Desde la recepción del recibo, hasta la realización del pago correspondiente. Responsable del procedimiento:

Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Reglas:

Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas.

Código Fiscal de la Federación. Lineamientos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y

Racionalidad del Gasto de la Administración Pública Estatal. Acuerdo por el que se expide la Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal

Correspondiente.

Políticas:

La recepción de los formatos de solicitud de pago, se realizará de lunes a viernes desde las 8:00 hasta las 14:00 horas.







observaciones

1

2

2a

3

4

5

Recibe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, los siguientes formatos: Memorándum de solicitud de pago, formato de solicitud de pago, Recibo, memorándum del área solicitante, SH-TE-CF-CA-0020 Carta de Autorización y formato de suficiencia presupuestaria.








Procede a realizar el pago al prestador de servicio recabando firma en póliza correspondiente.







IPCR-UAA-ARFyC-004

Nombre del procedimiento: Trámite de pago a prestadores de servicio mediante órdenes de pago.

Propósito: Realizar el pago oportuno al prestador del servicio.

Alcance: Desde la recepción de recibos, hasta la realización del pago correspondiente.



Reglas:

Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contrataciones de Servicios para el Estado de Chiapas.



Correspondiente.

Políticas:

La Recepción de los formatos de solicitud de pago se realizará de lunes a viernes desde las 8:00 hasta las 14:00 horas.





No. de activida

d Actividad


observaciones1

2

2a

3

3a

4

5

6

Recibe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, los siguientes formatos: Memorándum Oficio de solicitud depago, formato de solicitud de servicio, recibo, formato desolicitud de pago, memorándum del área solicitante, “formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF-CA-0020 Carta de Autorización y formato de suficiencia presupuestaria.



Regresa la documentación al Área de Recursos Materiales y Servicios Generales para su corrección.


Elabora Formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF-OPPC-0011, Sustentándola con la documentaciónrecibida, rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia y/o Coordinador Técnico, fotocopia y envía:

Original y copia: Titular de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda. 1a copia con soportes: Archivo


Recibe de Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, mediante Formato de Devolución expedido por la Secretaría deHacienda No. SH-TE-CF-FDOPPC-0012 Orden de pagoerrónea, con la corrección a realizar y folio cancelado para susolventación.

Continúa con la actividad No. 3

Recibe de Tesorería Única de la Secretaria de Hacienda documento impreso de la transferencia electrónica o comprobante de pago efectuado por esa Dependencia al prestador de servicio.

Anexa comprobante de pago a la Orden de Pago a prestadores de servicio.


(Solicitada cuando la compra serealiza por primera vez con unprestador de servicio).





IPCR-UAA-ARFyC-005

Nombre del procedimiento: Trámite de pago a contratistas mediante cheques. Propósito: Realizar el pago oportuno, validando la comprobación correspondiente.

Alcance: Desde la recepción de la factura, hasta la realización del pago correspondiente.



Reglas:




Correspondiente. Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas.

Políticas:

La recepción de los formatos de solicitud de pago se realizará de lunes a viernes desde las 8:00 hasta las 14:00 horas.







observaciones

1

2

2a

3

4

5

Recibe de la Dirección de Obra Pública, la documentación soporte: Formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF-CA-0020 Carta de Autorización y formato de suficiencia presupuestaria.




Regresa la documentación a la Dirección de Obra Pública para su corrección.



Procede a realizar el pago al contratista recabando firma en póliza correspondiente.







IPCR-UAA-ARFyC-006

Nombre del procedimiento: Trámite de pago a contratistas mediante órdenes de pago. Propósito: Realizar el pago oportuno al contratista.




Reglas:



Racionalidad del Gasto de la Administración Pública Estatal. Acuerdo por el que se expide la Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal

Correspondiente Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas.

Políticas:








observaciones1

2

2a

3

3a

4

5

6

Recibe de la Dirección de Obra Pública la documentación soporte: *Formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF-CA-0020 Carta de Autorización y formato de suficiencia presupuestaria.



Regresa la documentación a la Dirección de Obra Pública para su corrección.


Elabora Formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF- OPPC-0011, sustentándola con la documentación recibida, rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia y/o Coordinador Técnico, fotocopia y envía:

Original y copia: Titular de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda. 1. Copia con soportes: Archivo.


Recibe de Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, mediante Formato de Devolución expedido por la Secretaría de Hacienda No. SH-TE-CF- FDOPPC-0012 Orden de pago errónea, con la corrección a realizar y folio cancelado para su solventación.


Recibe de Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda Documento

impreso de la transferencia electrónica o comprobante de pago efectuado por esa Dependencia al prestador de servicio.

Anexa comprobante de pago a la Orden de Pago a Prestadores de servicio.







IPCR-UAA-ARFyC-007

Nombre del procedimiento: Trámite de pago de viáticos a través de cheques. Propósito: Realizar el pago oportuno a comisionados.

Alcance: Desde la recepción de los formatos de comisiones, hasta la realización del pago y su comprobación.



Reglas:

Acuerdo por el que se expiden las “Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes para el Ejercicio Fiscal Correspondiente”.

Lineamientos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad del Gasto de la Administración Pública Estatal.

Acuerdo por el que se expide la Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal Correspondiente.

Políticas:








observaciones

1

2

2a

3

4

5

6

7

Recibe los siguientes formatos: Oficio de Comisión, Formato Único d

e Comisión.



Sí. Continúa en la actividad No. 3 No Continúa en la actividad No. 2a

Regresa la documentación al área correspondiente con las observaciones efectuadas para su corrección.

Regresa a la actividad No. 1

Elabora cheque y póliza del mismo, con soporte de la documentación recibida, rubrica y recaba firmas del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia.

Realiza el pago recabando firma en la póliza correspondiente.

Recibe el informe de comisión una vez realizada la comisión y comprueba la información presentada por el comisionado como: sellos en “Formato Único de comisión, pasajes y peajes y/o facturas por combustible y determina si existe reintegro a favor de la Dependencia o comisionado.

¿Existe reintegro a favor de la Dependencia? Si. Continúa en la actividad No. 6 No. Continúa en la actividad No. 3

Solicita reintegro al comisionado, a través de depósito en cuenta bancaria, entregando a esta Área ficha de depósito bancaria y anexándola a su expediente.







IPCR-UAA-ARFyC-008

Nombre del procedimiento: Trámite de pago de viáticos a través de órdenes de pago. . Propósito: Que el recurso asignado a las comisiones se otorgue oportunamente verificando la comprobación correspondiente. Alcance: Desde la recepción de la documentación de la comisión, hasta el pago al comisionado.



Reglas:

Acuerdo por el que se expiden las “Normas y Tarifas para la aplicación de Viáticos y Pasajes para el Ejercicio Fiscal Correspondiente”

Lineamientos para la Aplicación y Seguimiento de las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad del Gasto de la Administración Pública Estatal.

Acuerdo por el que se expide la Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Políticas:








observaciones

1

2

2a

3

4

4a

5

6

Recibe oficio de comisión, Formato único de Comisión.


¿Están debidamente validados?

Si. Continúa en la actividad No. 3 No. Continúa en la actividad No 2a

Regresa la documentación al área correspondiente con las observaciones efectuadas para su corrección.

Regresa a la actividad No.1

Genera reporte del Sistema Electrónico de Nóminas de las Dependencias.

Elabora formato expedido por la Secretaría de Hacienda No. “SH-TE-CF- OPPC-0011” (Orden de pago),con soporte de la documentación recibida, rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia y tramita ante la Tesorería Única de Hacienda y distribuye:

Original y copia: Titular de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia con soportes: Archivo.

¿Es correcto el trámite?

Si. Continúa en la actividad No. 5 No. Continúa en la actividad No. 4a

Recibe de la Tesorería única de la Secretaría de Hacienda formato de devolución No. SH-TE-CF-FDOPPC-0012, orden de pago errónea con la corrección a realizar y folio cancelado para su solventación.


Recibe de la Tesorería única de la Secretaría de Hacienda impresión de transferencia electrónica y comprobante efectuado por esa Dependencia al trabajador.

Anexa hoja de transferencia y documentación comprobatoria a la orden de pago.







observaciones

7

7a

8

Recaba documentación comprobatoria de la comisión efectuada

y comprueba la información presentada por el comisionado como: sellos en “formato único de comisión”, pasajes, peajes y/o facturas por combustible y determina si existe reintegro a favor de la Dependencia o comisionado.

¿Existe reintegro a favor de la Dependencia? Si. Continúa en la actividad No. 7a No. Continúa en la actividad No. 9

Solicita reintegro al comisionado, a través de depósito en cuenta bancaria, entregando a esta Área ficha de depósito bancaria y anexándola a su expediente.







IPCR-UAA-ARFyC-009

Nombre del procedimiento: Trámite de pago del entero de retenciones del 1% de Obras y Servicios de Beneficio Social y del 0.50% de Inspección y Vigilancia. Propósito: Realizar el pago oportuno.




Reglas:

Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Acuerdo por el que se expide la Normatividad Contable del Estado para el Ejercicio Fiscal

correspondiente. Acuerdo por el que se expide la Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal

correspondiente.







observaciones

1

2

3

4

5

Recibe factura de la estimación correspondiente de la Dirección de Obra Pública.

Elabora cheque a nombre de la Secretaría de Hacienda y se deposita a la cuenta autorizada por la Subsecretaria de Ingresos.

Elabora oficio solicitando copia de los recibos correspondientes, dirigido al Delegado de Hacienda, se anexan fichas de depósito originales, recaba firmas del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y tramita ante la Cámara de la Industria y de la Construcción y distribuye:

Original: Titular de la Delegación de Hacienda.

1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª.Copia: Archivo.

Recibe recibo correspondiente en la caja de la Subsecretaría de Ingresos de la Secretaría de Hacienda.

Archiva documentación en póliza de cheque.






IPCR-UAA-ARFyC-010

Nombre del procedimiento: Trámite de pago del entero de retenciones del 3% al millar. Según convenio CMIC Gobierno del Estado. Propósito: Realizar el pago oportuno.

Alcance: Desde la recepción de facturas, hasta la realización del pago correspondiente



Reglas:



correspondiente.







observaciones

1

2

3

4

5

Recibe factura de la estimación correspondiente de la Dirección de Obra Pública.

Elabora cheque a nombre del Instituto de Capacitación de la Cámara de la Industria para la Construcción .

Elabora oficio dirigido al Presidente de la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, Delegación, Chiapas, recaba firmas del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y tramita ante la cámara de la Industria de la Construcción y distribuye:

Original: Titular de la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª.Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 4ª. Copia: Archivo.

Firma de recibido la póliza de cheque y oficio y expiden recibo correspondiente.

Archiva documentación en póliza de cheque.






IPCR-UAA-ARFyC-011

Nombre del procedimiento: Trámite de pago del 2% sobre nóminas. Propósito: Realizar el pago oportuno.

Alcance: Desde la recepción de facturas, hasta la realización del pago correspondiente



Reglas:



correspondiente.







observaciones

1

2

3

4

5

6

7

Recibe facturas de la Dirección de Obra Pública.

Identifica, relaciona y fotocopia las facturas que correspondan al bimestre a enterar.

Ingresa a la pagina www.haciendachiapas.gob.mex en la sección servicios en la línea impuestos sobre nóminas y retenciones sobre nóminas.

Captura en línea los datos de los proveedores correspondientes a cada una de las facturas con retención.

Genera el formato de línea de captura para efectuar el pago en ventanilla bancaria.

Elabora cheque a nombre de Banco Invex, S.A. fideicomiso 635 ISN

Chiapas con cargo a la cuenta proyecto de inversión o gasto institucional según corresponda.

Tramita el pago ante la institución correspondiente recabando ficha de depósito y se archiva en la póliza de cheque, copia fotostática de facturas y formato con la línea de captura.






IPCR-UAA-ARFyC-012

Nombre del procedimiento: Trámite de pago del 10% de retención del Impuesto Sobre la Renta por arrendamiento. Propósito: Realizar el pago oportuno.

Alcance: Desde la recepción del recibo, hasta la realización del pago correspondiente.



Reglas:



correspondiente.







observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recepciona recibo de arrendamiento o factura.

Elabora orden de pago a proveedores y contratistas (OPP

C) correspondientes con número de folio consecutivo a la orden de pago a proveedores y contratistas (OPPC) del pago de la renta.

Elabora en el sistema “Enteros Federales” formato correspondiente de la retención efectuada.

Recaba las firmas de autorización de la orden de pago a proveedores y contratistas (OPPC) y formato del entero del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Coordinador Técnico del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Tramita ante la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda.

Recibe recibo oficial de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda.

Solicita validación del formato 37 A (constancia de retenciones), mediante oficio dirigido al Titular de la Delegación Tuxtla Gutiérrez de la Secretaría de Hacienda, recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Recibe formato validado.

Entrega formato 37 A al arrendador.






IPCR-UAA-ARFyC-013

Nombre del procedimiento: Declaración de información de operaciones con terceros. (DIOT).

Propósito: Realizar el pago oportuno.

Alcance: Desde el pago de las facturas, hasta el envío del informe en el formato correspondiente.



Reglas:

Ley del Impuesto al Valor Agregado. Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Acuerdo por el que se expide la Normatividad Contable del Estado para el Ejercicio Fiscal


correspondiente.







observaciones

1

2

3

4

Requisita información mensual referente al Impuesto al Valor Agregado en el formato Declaración de Información de Operaciones con Terceros (DIOT) emitido por la Dirección de Obligaciones Fiscales y Retenciones de la Secretaría de Hacienda.

Requisita la información mensual referente al Impuesto Sobre la Renta en el formato “Estructura de la bitácora de reporte Impuesto Sobre la Renta y arrendamientos de las Dependencias emitidos por honorarios por la Dirección de Obligaciones Fiscales y Retenciones de la Secretaría de Hacienda.

Elabora oficio dirigido al Servicio de Administración Tributaria en los primeros días del mes inmediato posterior al que corresponda la información, indicando el envío en forma impresa y magnética, recaba firmas del jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, tramita y distribuye:

Original: Titular del Servicio de Administración Tributaria. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª.Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 4ª. Copia: Archivo.







IPCR-UAA-ARFyC-014

Nombre del procedimiento: Conciliaciones Bancarias.

Propósito: Conciliar los movimientos y saldos que la Institución Bancaria genere de acuerdo a los Estados de Cuentas mensuales para que estos correspondan a los efectuados por la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción del oficio de calendario que emite la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, hasta el envío del formato de conciliación mensual.



Reglas:



correspondiente.

Políticas:

Deberá actualizar diariamente el control de cheques emitidos y depósitos realizados a las Cuentas Bancarias Balance Cero y Cuentas maestras.







observaciones

1

2

3

3a

4

5

6

8

Recibe Oficio a través de la Unidad de Apoyo Administrativo mediante el cual la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, informa el calendario que especifica en cada mes, la fecha y hora de la recepción de la información.

Recibe de manera económica, de la Institución Bancaria, el Estado de cuenta mensual, para llevar a cabo la conciliación bancaria.

Concilia el analítico de cheques expedidos contra los cargos que realizó la Institución Bancaria

¿Coincide el Saldo? Si. Continúa en la actividad No. 4 No. Continúa en las actividad No. 3a

Elabora oficio de solicitud de cargo o bonificación indebida, a la Institución Bancaria, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Institución Bancaria. 1ª. Copia: Titular de la Secretaría de la Función Pública. 2ª. Copia: Titular de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Titular de la Dirección de Contabilidad y Evaluación, de la Secretaría de Hacienda 4ª. Copia: Archivo.


Registra los datos en el Formato de Conciliación T-IV-10 emitido por la Secretaría de Hacienda.

Envía Formato de conciliación T-VI-10, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, Fotocopia y envía:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª. Copia: Titular de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda.

Recibe Formato de Conciliación T-VI-10 original, sellado por la Tesorería Única del Estado y la Secretaría de Hacienda.






Código del Procedimiento IPCR-UAA-ARFyC-015

Nombre del procedimiento: Conciliación de Órdenes de Pago.

Propósito: Verificar que los saldos coincidan con los recursos ministrados por la Secretaría de Hacienda. Alcance: Desde la recepción del oficio del calendario, hasta la firma de conformidad del reporte mensual de Órdenes de pago. Responsable del procedimiento:

Área e Recursos Financieros y Contabilidad.

Reglas:



correspondiente.

Políticas:

Deberá actualizar diariamente la relación de órdenes de pago.







observaciones

1

2

3

3a

4

5

Recibe oficio a través de la Unidad de Apoyo Administrativo de la

Secretaría de Hacienda, con la calendarización de las conciliaciones mensuales, referente a las órdenes de pago emitidas por este Instituto.

Acude a la Secretaría de Hacienda, en los primeros siete días de cada mes para recibir copia de póliza de ministración correspondiente al período en cuestión.

Acude a la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, de acuerdo ala calendarización, con la relación de órdenes de pago emitidas por este Instituto, para efectuar la conciliación con personal de dicha Dependencia.

¿Coincide el Saldo? Si. Continúa en la actividad No. 4 No. Continúa en la actividad No. 3a

Presenta el original de las Órdenes de Pago observadas ante el personal de la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda, para solventar las diferencias encontradas.


Recaba firma del personal de la Tesorería Única encargado de la conciliación, en la impresión de la relación mensual de órdenes de pago.







Nombre del procedimiento: Ejecución y Control del Ejercicio Presupuestal.

Propósito: Aplicar los recursos en las partidas presupuestales autorizadas mediante el registro de la operaciones financieras en el Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal (SIAHE). Alcance: Desde la recepción del oficio de autorización del presupuesto anual, hasta la recepción del oficio de autorización por parte de la Secretaria de Hacienda para incorporarlo en el SIAHE.

Responsable del procedimiento: Área e Recursos Financieros y Contabilidad.

Reglas:

Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas”.

Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto.

Políticas:

Deberá actualizar diariamente el Formato de Avance Financiero. Primera emisión Actualización Próxima revisión Hoja






observaciones

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Recibe de la Secretaría de Hacienda, a través de la Unidad de Apoyo

Administrativo oficio de autorización del presupuesto anual de la Dependencia, al inicio del ejercicio fiscal.

Recibe a través de la Unidad de Informática del Instituto vía Internet losarchivos maestros de las ministraciones mensuales en el SIAHE.

Efectúa en Excel en el Control Presupuestal las operaciones realizadas durante el mes en las partidas y proyectos correspondientes.

Concilia los saldos del “control presupuestal de gastos” (Excel) con los saldos financieros.

Captura en el SIHAE operaciones presupuestales de gasto en la modalidad de comprometido, devengado, ejercido y pagado, generaarchivo magnético, imprime y envía “volantes de envío” y manda información vía electrónica a la Dirección de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

Elabora oficio dirigido al titular de la Dirección de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda para envío de volantes de envío de las afectaciones presupuestales del mes rubrica y recaba firma del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envío.

Original: Titular de la Dirección de Presupuesto. 1ª. Copia: titular de la Secretaría de Hacienda. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe de manera económica de la Secretaría de Hacienda, acuses de recibo de operaciones presupuestales en status “registrado” y archivo electrónico para su incorporación SIAHE.

¿Existen reintegros?

Si. Continúa en la actividad No. 7a No. Continúa en la actividad No.11







observaciones

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Captura en el SIAHE Operaciones Presupuestales de Reintegro en la modalidad de comprometido, devengado, ejercido y pagado.

¿Es necesario hacer adecuaciones presupuestales?

Si. Continúa actividad No.7b No. Continúa en la actividad No. 8

Captura en el SIAHE Adecuaciones presupuestales, genera archivo magnético, imprime, “volante de envió” rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia.

Elabora oficio, dirigido al titular de la Secretaría de Hacienda para envío de adecuaciones presupuestales y archivo magnético, rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del titular de la Dependencia, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Titular de la Secretaría de la Función Pública. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe de la Secretaría de Hacienda, a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficio de autorización y archivo magnético de adecuación presupuestal.

Realiza el registro de la información de adecuación presupuestaria en el SIAHE, con estatus de “registrado”.

Genera e imprime Estados Presupuestales.

Archiva documentación relacionada con los Estados Financieros.






IPCR-UAA-ARFyC-017

Nombre del procedimiento: Registro Contable y Elaboración de los Estados Financieros.

Propósito: Registrar contablemente las operaciones financieras en el Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal (SIAHE), con la finalidad de controlar el presupuesto autorizado al inicio del ejercicio e informar oportunamente a la Secretaría de Hacienda. Alcance: Desde el registro de las pólizas de cheques u órdenes de pago en el Sistema Integral de Administración Hacendaria estatal (SIAHE), hasta el envío de los Estados Financieros Contables a la Secretaría de Hacienda. Responsable del procedimiento:


Reglas:


correspondiente Acuerdo por el que se expide la Normatividad Financiera del Estado para el Ejercicio Fiscal

correspondiente. Guía Contabilizadora.

Políticas:

Realizar Reporte de la Situación Contable y Financiera por los menos cinco días posteriores de finalizar el mes.







observaciones

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Instala al inicio del ejercicio, la Unidad de Informática la Base de Datos del Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal (SIAHE), actualizada por la Secretaría de Hacienda para el registro Contable.

Recibe por correo de la Secretaría de Hacienda, al inicio del ejercicio, catálogo de cuentas y pólizas de saldos iníciales para incorporarlos al SIAHE.

Registra contablemente en el SIAHE, las órdenes de pago, pólizas de cheques y pólizas de diario del mes correspondiente.

Recibe vía Internet, por parte de la Secretaría de Hacienda, las pólizas de ministraciones, ampliaciones, reducciones y traspasos compensados para incorporarlos al sistema contable SIAHE.

Genera los estados financieros y reportes contables mensuales rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y Titular de la Dependencia.

Genera archivo magnético con la información financiera y pólizas contables.

Elabora oficio de envío de información financiera, rubrica y recaba firma del Titular de la Dependencia, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia. Titular de la Secretaría de Hacienda. 2ª. Copia: Titular de la Dirección General de Presupuesto y Cuenta Pública de la Secretaría de Hacienda. 4ª. Copia: Archivo.

¿Existen observaciones de la Dirección de Contabilidad y Evaluación?

Si. Continúa en la actividad No. 7a No. Continúa en la actividad No. 8

Recibe oficio a través de la Unidad de Apoyo Administrativo con observaciones de la Secretaría de Hacienda. Regresa a la actividad No. 3

Archiva la documentación general.


Liberación de Recursosy Ministraciones, asícomo actualizaciones al catálogo de cuentas.





Nombre del procedimiento: Integración de la Cuenta Pública Presupuestal.

Propósito: Informar trimestralmente a la Secretaría de Hacienda la situación presupuestal, que guarda el Instituto. Alcance: Desde la generación de los Estados Presupuestales, hasta el envío oficial de los formatos de la cuenta pública a la Secretaría de Hacienda. Responsable del procedimiento:


Reglas:








observaciones1

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Genera, imprime y revisa la información de los Estados Presupuestales del cierre trimestral.

Recibe los formatos de la Secretaría de Hacienda para la integración de la Cuenta Pública Presupuestal.

Requisita los formatos de la Cuenta Pública con la información que contiene los estados presupuestales impresos de los avances cuantitativos de la Dependencia.

Envía a revisión de manera económica a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda, la información de los formatos requisitados y estados presupuestales.

Recibe la información enviada de la Secretaria de Hacienda de manera económica.

¿La información es correcta?


Corrige la información. Regresa a la actividad No.3

Imprime formatos y genera archivo magnético con la informaciónpresupuestal.

Elabora oficio de envío, rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia y anexaengargolados con la información presupuestal impresa y archivo magnético, fotocopia y envía:

Original y anexo: Titular de la Dirección de Contabilidad y Evaluación. 1ª. Copia: Titular de la subsecretaría de Planeación Presupuesto y Egresos. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Archivo.

Archiva documentación generada.






Nombre del procedimiento: Integración de la Cuenta Pública Contable.

Propósito: Informar a la Secretaría de Hacienda de la situación contable financiera y presupuestal, que guarda el Instituto de forma trimestral y anualmente. Alcance: Desde la generación de los Estados Financieros y Presupuestales, hasta el envío de los informes trimestrales y anuales a la Secretaría de Hacienda. Responsable del procedimiento:


Reglas:



correspondiente. Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública del

Estado de Chiapas”. Manual de Contabilidad 2011. Primera emisión Actualización Próxima revisión Hoja






observaciones

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Genera, imprime y revisa la información de los Estados Financieros del cierre trimestral.

Requisita los formatos de la Cuenta Pública con la información que contiene los avances cuantitativos de la Dependencia establecidos en la Normatividad vigente.

Envía de manera económica a revisión la información de los formatos requisitados y Estados Financieros y Presupuestales a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda.

Recibe la información de la Secretaría de Hacienda de maner

a económica.

¿La información es correcta?


Corrige la información. Regresa a la actividad No. 3

Imprime formatos y genera archivo magnético con la informacióncontable, para reenvío a la Secretaría de Hacienda.

Elabora oficio de envío, rubrica y recaba firmas del Titular de la unidad Apoyo Administrativo y del Titular de la Dependencia y anexaengargolados con la información contable y presupuestal y archivo magnético, fotocopia y envía:

Original y anexo: Titular de la Dirección de Contabilidad y Evaluación. 1ª. Copia: Archivo.

Archiva documentación generada.






Nombre del procedimiento: Integración del apartado Cuantitativo del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Instituto.

Propósito: Integrar los requerimientos de los diferentes órganos administrativos del Instituto, para planear las necesidades de los servicios e insumos que requerirá la Institución para su adecuado funcionamiento. Alcance: Desde la recepción de la solicitud de elaboración, hasta su envío en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE) a la Secretaría de Hacienda.

Responsable del procedimiento: Área e Recursos Financieros y Contabilidad.

Reglas:

Acuerdo por el que se expiden las ”Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas”.

Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto. Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos. Primera emisión Actualización Próxima revisión Hoja






observaciones

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Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficio circular original de la Secretaría de Hacienda, convocando a reunión de trabajo para hacer entrega de los Lineamientos para la formulación del Apartado Cuantitativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Asiste a la reunión de trabajo en la que recibe los Instrumentos Normativos para la Formulación del Apartado Cuantitativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Recibe de la Secretaría de Hacienda a través del portal de internet y de la Unidad de Apoyo Administrativo, copia del oficio circular comunicando la entrega del Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).

Verifica la instalación del sistema en los equipos de cómputo de la Unidad de Apoyo Administrativo por parte del personal de la Unidad de Informática del Instituto.

Elabora circular firmada por el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y envía a los Órganos Administrativos, anexando formatos correspondientes solicitando su formulación y distribuye:

Original: Órganos Administrativos del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de

Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Recibe de los órganos administrativos a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorandos originales que anexan los formatos debidamente validados y firmados por cada líder de proyecto.

¿Los formatos recibidos están correctos? Sí. Continúa en la actividad No. 7 No. Continua en la actividad No. 6a

Solicita en forma económica al órgano interesado las adecuaciones para su corrección.








observaciones

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Captura información del Apartado Cuantitativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).

Recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, y del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales en los formatos de los proyectos generados por el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).

Elabora oficio a la Secretaría de Hacienda, anexando los formatos de los proyectos debidamente firmados, rubrica, recaba firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales fotocopia y envía:

Original: Titular de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos de la Secretaría de Hacienda.

1ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 2ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto

de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo 4ª. Copia: Minutario

Archiva copias de la documentación en forma definitiva.





Código del Procedimiento IPCR-UAA-ARMySG-001

Nombre del procedimiento: Compras directas y suministro de materiales. Propósito: Proporcionar oportunamente los materiales solicitados por los órganos administrativos de la Dependencia. Alcance: Desde la recepción del formato de solicitud de material, hasta el envío de la documentación al Área de Recursos Financieros y Contabilidad para su pago. Responsable del procedimiento:

Área de Recursos Materiales y Servicios Generales

Reglas:

Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas (LAABMyCS).

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas.(RLAABMyCSECH).

Políticas:

La entrega de materiales se realizará al siguiente mes de la fecha de solicitud. Para llevar a cabo las adquisiciones se deberá contar con saldo disponible dentro del presupuesto

autorizado.







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Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum y “Formato de Requisición de Compra” para el suministro y/o compras que requieren los órganos administrativos.

Solicita a los proveedores cotización vía telefónica o escrita.

Recibe las cotizaciones vía telefónica o escrita de los proveedores, analiza y verifica que el costo de la compra esté comprendido hasta 750 veces el salario mínimo diario general vigente en el Estado y selecciona al proveedor previo “Formato Cuadro Comparativo”.

Turna al Área de Recursos Financieros y Contabilidad (ARFC) documentos para trámite de suficiencia presupuestal y determina:

¿Existe suficiencia presupuestal para la compra solicitada? Si. Continúa en la actividad No. 5. No. Continúa en la actividad No. 4a

Elabora y envía al órgano administrativo memorándum firmado por el titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, informando la insuficiencia presupuestal y sugiriendo que gestione ante el Área de Planeación y Programación los trámites pertinentes para contar con suficiencia presupuestal.

Elabora, firma y recaba firma del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del “Formato de Orden de Compra”.

Envía por fax la Orden de Compra al proveedor para su cumplimiento de entrega de material.

Recibe el material del proveedor y sella factura original, elabora Formatos Entrada a Almacén y Vale de Salida, entrega el material y recaba firmas.

Elabora memorándum dirigido al Área de Recursos Financieros y Contabilidad, solicitando el pago de la(s) factura(s) correspondiente(s), adjuntando en original la factura, cotización, memorándum del órgano administrativo que solicita la compra, y los formatos de Requisición de Compra, Solicitud de Pago, Orden de Compra, Entrada a Almacén y Vale de Salida, recabando los sellos correspondientes; firma, fotocopia ydistribuye:

Original: Titular Área de Recursos Financieros y Contabilidad. 1ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 2ª. Copia: Archivo.



Formato de Requisición de Compra.

Art. 21 fracción II

(LAABMyCS). “Formato Cuadro Comparativo”.

“Formato de Orden de

Compra”.

“Formato de Entrada a

Almacén”, “Formatode Vale de Salida” “Formato de Solicitudde Pago”.





Nombre del procedimiento: Adquisición de bienes y servicios (licitación por invitación restringida). Propósito: Efectuar las adquisiciones en tiempo y forma en apego a las disposiciones señaladas en las Leyes correspondientes. Alcance: Desde la recepción de la requisición, hasta la conclusión del proceso de licitación.



Reglas:

Ley de Adquisiciones, arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas (LAABMyCS).

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas (RLAABMyCS).

Política:

Para la adquisición de bienes muebles las partidas 5151 Bienes Informáticos, 5410 Vehículos y Equipo de Transporte, deberá venir acompañado de un Dictamen Técnico expedido por la Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico de la Secretaría de la Función Pública, y el Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, respectivamente.

Se podrá realizar licitaciones a tiempos recortados de quince días o tiempos normales un mes.







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Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum y solicitud de compra.

Solicita de forma económica al Área de Recursos Financieros y Contabilidad la disponibilidad del recurso para la licitación de compra.

¿Existe la disponibilidad del recurso?

Si. Continúa en la actividad No. 3. No. Continúa en la actividad No. 2a.

Notifica de forma económica al órgano administrativo que por el momento su solicitud no puede ser atendida.


Elabora cédula de programación y en sesión ordinaria se presenta dicha cédula, firman el acta de sesión los miembros del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles del Instituto.

Elabora las bases de la licitación en la cual se establece los requisitos que deben cumplir los proveedores.

Elabora oficios de invitación a los miembros del Subcomité d

e Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles, para el desarrollo de los eventos de licitación establecidos en la cédula de programación, envía original y copia distribuye:

Original: los miembros del Subcomité. 1ª. Copia: Archivo.

Elabora oficios de invitación a los proveedores incluyendo calendario de fechas para participar, se anexan las bases de licitación, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo fotocopia y distribuye:

Original: los Proveedores. 1ª. Copia: Archivo.

Recibe a través de correo electrónico, fax o personalmente, las posibles preguntas de los proveedores, turna de manera económica para su aclaración técnica al órgano administrativo requirente.

Art. 21, fracción I,

Inciso C) punto 2, dela (LAABMyCS).







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Recibe memorándum con las respuestas técnicas del órgano requirente.

Elabora el acta de aclaración de dudas de acuerdo a la calendarización de sesiones, firman todos los participantes del Subcomité y los proveedores, se entrega una copia a los proveedores.

Elabora el acta de apertura de propuestas técnicas y económicas, firman todos los participantes del Subcomité y proveedores.

Elabora memorándum para envío de las propuestas técnicas y económicas al Órgano Administrativo solicitante, para la elaboración del Dictamen Técnico, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Original: Órgano Administrativo solicitante. 1ª. Copia: Archivo.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum y dictamen técnico elaborado por el Órgano Administrativo solicitante.

Elabora cuadro comparativo y determina la mejor propuesta presentada.

¿Es procedente la adjudicación? Si. Continúa en la actividad No.14 No. Continúa en la actividad No.13a

Elabora acta de fallo declarando desierta la licitación. Regresa a la actividad No. 4

Elabora acuerdo de adjudicación y acta de fallo, recaba firmas de conformidad de los miembros del Subcomité y proveedores turna.

Original: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales 1ª. Copia: Archivo.

¿La licitación es de servicios generales?


Envía memorándum a la Unidad de Asuntos Jurídicos de esta Dependencia para la elaboración del contrato de compra, servicio o arrendamiento, firma, fotocopia y turna:

Original: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1ª. Copia: Archivo.







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Elabora la orden de pedido u orden de servicio y contrato, rubrica y recaba

firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y envía al proveedor.

Recibe del proveedor el pedido y/o servicios y factura y entrega al órgano requirente mediante carta de recepción, de conformidad de los bienes recibidos, recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del órgano requirente.

Elabora memorándum dirigido al Área de Recursos Financieros y Contabilidad, solicitando el pago de la(s) factura(s) correspondiente(s), adjuntando la documentación original para su pago, recabando los sellos correspondientes, firma y distribuye:

Original: Titular Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

1ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe de manera económica copia de la Orden de Pago previamente sellado de recibido.

Integra expediente y archiva documentación generada.


Presentar para la

firma del contrato el pedido y/o servicio: 1.-Poliza de fianza por anticipo. 2.-Poliza de garantíadel 10%. 3.-Firma del contrato.





Nombre del procedimiento: Mantenimiento y Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles. Propósito: Conservar en buen estado y funcionamiento los bienes muebles e inmuebles de la Dependencia.

Alcance: Desde la notificación del servicio, hasta el trámite de pago al proveedor.



Política: El proveedor entregará a satisfacción del área requirente el servicio solicitado.







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Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum, anexando formato de solicitud de servicio debidamente firmada por el titular del área requirente.

Solicita de manera económica a diversos proveedores cotización del servicio a realizar, dichas cotizaciones deberán especificar costos con impuestos incluidos y tiempo en que se concluirá el servicio a proporcionar por el proveedor.

Recibe cotización por escrito y solicita de manera económica al Área de Recursos Financieros y Contabilidad la suficiencia presupuestal. ¿Existe Suficiencia Presupuestal?


Elabora memorándum dirigido al área requirente informando que no se podrá realizar el servicio, hasta que exista disponibilidad presupuestal, firma, fotocopia y turna:

Original: Área requirente. 1ª. Copia: Archivo.


Elabora formato de Cuadro Comparativo, para determinar la mejor propuesta presentada.

Determina el proveedor que proporcionará el servicio basándose en costos y garantías del mismo.

Elabora Orden de Trabajo, y entrega original al prestador de servicio.

Recibe factura y verifica el servicio (mantenimiento, construcción etc.)

Elabora Solicitud de Pago especificando monto, retenciones de ley, número de factura, clave presupuestal del órgano administrativo al que se le afectará presupuestalmente el costo del servicio y recaba firmas.

Elabora memorándum dirigido al Área de Recursos Financieros y Contabilidad, solicitando el pago de la(s) factura(s) correspondiente(s), adjuntando en original la factura, cotización(es), memorándum del órgano administrativo requirente, y los formatos de Solicitud de Servicio, Orden de Trabajo y Solicitud de Pago, recabando los sellos correspondientes, firma, fotocopia y distribuye:




Formato de Solicitud de Servicio.

Formato de Suficiencia

Presupuestal.

Formatos de Cuadros

Comparativos.

Formato Orden de

Trabajo.

Formato Solicitud de

Pago.





Nombre del procedimiento: Control, Seguimiento y Trámite de Pago de Servicios Básicos. Propósito: Controlar los servicios necesarios para la funcionalidad operativa del Instituto.

Alcance: Desde el comportamiento en el consumo de los mismos, hasta el trámite de pago de los recibos por periodos. Responsable del procedimiento:


Política:

Tener conocimiento de los periodos y cortes de cada servicio para gestionar el pago oportuno y evitar la suspensión de los mismos.







observaciones

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Recibe vía correspondencia, facturas, estados de cuenta o recibos d

e pagos de los diferentes servicios básicos.

Solicita de forma económica al Área de Recursos Financieros y

Contabilidad la disponibilidad de suficiencia presupuestaria.

Elabora solicitud de pago a nombre del prestador de servicio, especificando

monto a pagar, número de factura, clave presupuestal del órgano administrativo al que se le afectará presupuestalmente.

Elabora memorándum dirigido al Área de Recursos Financieros y Contabilidad, solicitando el pago al prestador de servicios especificando monto a pagar, número de factura.

Recaba firmas, sella de despachado y turna trámite con soporte original al Área de Recursos Financieros y Contabilidad.


Archiva copias del trámite.


Formato de Suficiencia

Presupuestal.

Formato Solicitud dePago.





Nombre del procedimiento: Control del Inventario de Mobiliario y Equipo. Propósito: Controlar y Actualizar la existencia, ubicación y responsable del mobiliario y equipo en los Órganos Administrativos de la Dependencia. Alcance: Desde la elaboración del cronograma para realizar el inventario físico de bienes muebles, hasta la entrega del formato de resguardo al trabajador. Responsable del procedimiento:


Regla: Ley Patrimonial de la Administración Pública del Estado de Chiapas. ( L.P.A.P.E.CH.)







observaciones

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Elabora cronograma de visitas a los Órganos Administrativos del Instituto de Población y Ciudades Rurales y turna para visto bueno del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

¿Existen observaciones en el cronograma? Si. Continúa en la actividad No. 1a. No. Continúa en la actividad No. 2.

Recibe las observaciones del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. Regresa a la actividad No. 1.

Elabora circular, para informar que se llevará a cabo el levantamiento del inventario físico y solicita facilitar dicho proceso, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna a los órganos administrativos de la Dependencia.

Imprime formato de resguardo y listado de bienes del Sistema de Mobiliario.

Realiza el inventario físico de forma conjunta con el resguardante y concilia con el resguardo y listado de bienes.

¿Es correcto?

Sí. Continúa en la actividad No. 5. No. Continúa en la actividad No. 4a.

Actualiza el resguardo en el Sistema de Mobiliario. Continúa en la actividad No. 5

Imprime el reporte actualizado de resguardo en el Sistema de Mobiliario.

Recaba firmas en el formato de resguardo, fotocopia y distribuye:

Original: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1ª. Copia: Resguardante.







Nombre del procedimiento: Alta de Mobiliario y Equipo. Propósito: Registro de bienes muebles y equipo en cada una de las áreas. Alcance: Desde la recepción de la copia factura y el bien y/o equipo, hasta la colocación de etiqueta de identificación y número de patrimonio.



Regla: Ley Patrimonial de la Administración Pública del Estado de Chiapas. ( L.P.A.P.E.CH.)







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Recibe de forma económica de la Unidad de Apoyo Administrativo copia de la factura del bien y/o equipo.

Verifica de forma conjunta con el proveedor y el encargado de compras del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, que los bienes y/o equipos adquiridos cumplan con las características estipuladas en la copia de la factura.

¿Cumple con las especificaciones? Si. Continúa en la actividad No. 3. No. Continúa en la actividad No. 2a.

Devuelve de forma económica el bien y/o equipo al proveedor para su reemplazo. Regresa a la actividad No. 2.

Sella de recibido en la copia de la factura.

Captura la información en el Sistema de Mobiliario y envía a través del sistema a la Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, imprime y firma la cédula de altas de los bienes y/o equipos.

Elabora oficio para envío de la cédula de alta de los bienes y/o equipos a la Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal. 1ª. Copia: Titular del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2ª. Copia: Archivo.

Revisa en el Sistema de Mobiliario si fueron validadas las cédulas de altas.

¿La cédula esta validada por la Dirección de Patrimonio? Si. Continúa en la actividad No. 7 No. Continua en la actividad No. 6a

Corrige la información.

Imprime etiqueta de identificación y número de patrimonio, el cual se coloca en los bienes y/o equipos.







Nombre del procedimiento: Resguardo de Mobiliario, Equipo y Vehículo. Propósito: Salvaguardar los bienes patrimoniales propiedad del Gobierno del Estado. Alcance: Desde la recepción de la solicitud de asignación del bien, hasta la entrega al trabajador del formato de resguardo y el archivo en expediente.



Regla:

Ley Patrimonial de la Administración Pública del Estado de Chiapas. ( L.P.A.P.E.CH.)

Política:

Para el resguardo del bien mueble es indispensable que el trabajador debe estar dado de alta como personal de estructura.







observaciones

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Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de solicitud de asignación de mobiliario, equipo o vehículo a un trabajador.

Verifica la existencia o disponibilidad de lo solicitado.

¿Se cuenta con lo solicitado?


Elabora memorando de contestación de no disponibilidad del mobiliario, equipo y vehículo solicitado, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo fotocopia y turna al órgano administrativo solicitante.


Captura en el “Sistema de Mobiliario y/o Sistema Vehicular”, e imprime dos formatos de resguardo y firma.

Entrega mobiliario, equipo o vehículo al Órgano Administrativo y solicita la firmas en los formatos de resguardo.

Originales: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1ª. Copia: Resguardante.







Nombre del procedimiento: Baja de Mobiliario y Equipo. Propósito: Baja del mobiliario y equipo ante el Instituto de la Consejería Jurídica y Asistencia Legal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de baja de mobiliario y equipo, hasta la entrega del bien en almacenes generales del Estado y baja en el Sistema de Mobiliario.


Área de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Regla:

Ley Patrimonial de la Administración Pública del Estado de Chiapas. (L.P.A.P.E.CH.)

Política:

Para el resguardo del bien mueble es indispensable que el trabajador debe estar dado de alta como personal de estructura.

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observaciones

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Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de solicitud de baja de mobiliario y equipo de los Órganos Administrativos.

Verifica físicamente el estado del mobiliario y equipo y determina:

¿Está en malas condiciones?

Si. Continúa en la actividad No. 3. No. Continúa en la actividad No. 2a.

Reasigna el bien dependiendo las necesidades de otras áreas y/o equipo a otro Órgano Administrativo de la Dependencia. Continúa en la actividad No. 11

Determina la característica del bien: Si es mobiliario o equipo eléctrico. Continúa en la actividad No. 3a Si es equipo informático. Continúa en la actividad No. 3b

Solicita de forma económica dictamen técnico de incosteabilidad del mobiliario o equipo eléctrico al proveedor. Continúa en la actividad No. 4

Elabora oficio para solicitar el dictamen del bien a dar de baja, dirigido a la Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico de la Secretaría de la Función Pública, recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. Continúa en la actividad No. 4

Recibe dictamen solicitado, elabora Acta Circunstanciada y captura datos en el Sistema de Mobiliario (SISMOB) e imprime cédula de baja, recaba firmas.

Elabora oficio solicitando dictamen de baja de mobiliario y equipo, y su acceso a Almacenes Generales de Gobierno, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, anexa Acta Circunstanciada y cédula de baja a la Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, fotocopia y envía:

Original: Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal. 1ª. Copia: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2ª. Copia: Archivo.







observaciones

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9

10

11

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo dictamen de baja de la Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, y la fecha del ingreso del mobiliario y equipo dictaminado para baja a los Almacenes Generales de Gobierno.

Realiza el traslado del mobiliario y equipo a los Almacenes Generales de Gobierno.

Elabora oficio dirigido a la Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, solicitando la baja en el Sistema de Mobiliario y anexa original de la relación del mobiliario y equipo entregado en Almacenes Generales de Gobierno, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:

Original: Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal. 1ª. Copia: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio de la Dirección de Patrimonio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal en el que comunica que realizó baja de mobiliario y equipo en el SISMOB.

Elabora memorándum informando al Titular del Área de Recursos Financieros y Contabilidad, la baja del mobiliario y equipo, anexa copia de la relación de baja de los mismos, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Área de Recursos Financieros y Contabilidad. 1ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 2ª. Copia: Archivo.

Integra expediente y archiva documentación generada.






Nombre del procedimiento: Suministro y control de combustible. Propósito: Control en la asignación de combustible de los vehículos resguardados por este Instituto.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de combustible, hasta la entrega de los vales de combustible.



Política:

La dotación mensual de combustible será otorgada semanalmente, iniciando el primer día hábil de la semana, indicando el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo la cantidad a otorgarse.

Para los casos de dotación de combustible por comisión, se proporcionarán vales de combustible cuando el Área de Recursos Materiales y Servicios Generales tenga en existencia. En su defecto, el Área de Recursos Financieros y Contabilidad otorgará el recurso, y el Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, única y exclusivamente validará el cálculo de combustible para el recorrido de la comisión.







observaciones

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3

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5

6

7

8

9

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de autorización de dotación de combustible para los órganos administrativos del Instituto que cuenten con vehículo oficial. En el caso de dotación de combustible por comisión recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de solicitud y original del Formato Cédula de Cálculo de Combustible por Comisión, debidamente autorizado por el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Elabora Formatos de Solicitud de Compra y Solicitud de Pago, firma, recaba firmas, fotocopia y turna copia al Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Recibe de forma económica comprobante de transferencia electrónica o cheque del Área de Recursos Financieros y Contabilidad y realiza la compra de los vales de gasolina con el proveedor.

Recibe, revisa folios de los vales y factura correspondiente por l

a adquisición de los mismos.

Solicita firma de recibido en la póliza de cheque al proveedor.

Elabora, memorándum al Área de Recursos Financieros y Contabilidad, firma, fotocopia y turna mediante el cual envía póliza de cheque firmada y factura original de compra de combustible.

Relaciona los vales de acuerdo a lo solicitado en los memorandos de cada uno de los Órganos Administrativos.

Entrega de forma económica vales de gasolina al Órgano Administrativo solicitante y recaba firma en los talones de los vales y en el formato único para el suministro de combustible.

Archiva en expediente la documentación generada.


Formato Cédula deCálculo de Combustiblepor Comisión.

Formato Solicitud de

Compra, Formato Solicitud dePago.

Formato de Recibo de

Vales de Combustible.





Nombre del procedimiento: Mantenimiento correctivo de vehículos. Propósito: Conservar en optimas condiciones los vehículos resguardados por el personal del Instituto. Alcance: Desde la recepción de la solicitud del servicio, hasta el archivo de soportes.



Regla:

Ley Patrimonial de la Administración Pública del Estado de Chiapas. ( L.P.A.P.E.CH.)

Política:

La solicitud de servicio deberá contener el nombre y firma del resguardante, Director de Área y/o Jefes de Unidad.







observaciones1

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8a

Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum y Formato de Solicitud de Servicio de los Órganos Administrativos solicitando el servicio de un mantenimiento o reparación de un vehículo de la Dependencia.

Elabora el Formato de Suficiencia Presupuestal, firma y turna al Área de Recursos Financieros y Contabilidad, para conocer la disponibilidad financiera y atender la solicitud.

Recibe del Área de Recursos Financieros y Contabilidad, el Formato de Suficiencia Presupuestal ¿Existe suficiencia presupuestal? Si. Continúa en la actividad No. 4 No. Continúa en la actividad No. 3a

Turna copia del Formato de Suficiencia Presupuestal al Órgan

o Administrativo que solicita el servicio, para su conocimiento.

Elabora formato de “Orden de Trabajo” al prestador de servicio, firma y recaba firma del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Elabora y firma el formato “Entrega a Servicio Vehículo Oficial”.

Recaba firma del prestador de servicio en el formato “Entrega a Servicio Vehículo Oficial”.

Entrega vehículo oficial y copia de los formatos “Orden de Trabajo”

y “Entrega a Servicio Vehículo Oficial”.

Recibe del prestador de servicio el vehículo y verifica con el solicitante del servicio las condiciones del mismo y que se haya realizado el servicio solicitado, considerando los formatos Orden de Trabajo y Entrega a Servicio Vehículo Oficial.

¿El servicio cumple con lo solicitado? Si. Continúa en la actividad No.9 No. Continúa en la actividad No.8a

Solicita de manera económica al prestador de servicio verifique la falla señalada en los formatos “Orden de Trabajo” y/o “Entrega a Servicio Vehículo Oficial”. Regresa a la actividad No. 8

Formato Solicitud de Servicio.

Formato Suficiencia

Presupuestal.

Formato Orden de

Trabajo.

Formato Entrega aServicio VehículoOficial.







observaciones

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10

11

12

13

Recaba firma de conformidad del órgano administrativo que solicitó el servicio en el Formato Solicitud de Servicio.

Elabora Formato de Solicitud de Pago, firma y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular del Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Elabora memorándum dirigido al Área de Recursos Financieros y Contabilidad, solicitando el pago al prestador de servicios especificando monto a pagar, número de factura, sella y firma.

Entrega fotocopia del memorándum al Área de Recursos Financieros y Contabilidad, anexando en original: factura, cotización, memorándum de solicitud de servicio del Órgano Administrativo, formatos Solicitud de Servicio, Orden de Trabajo, Solicitud de Pago y distribuye:

Original: Titular del Área de Recursos Financieros y Contabilidad. 1ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 2ª. Copia: Archivo.

Archiva documentación en el expediente.


Formato Solicitud de Servicio.

Formato Solicitud de Pago.





Nombre del procedimiento: Reportar el Robo o Siniestro de Vehículos. Propósito: Cumplir en tiempo y forma con los requerimientos solicitados por la Coordinación Operativa del Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo Estatal “FOPROVEP”. Alcance: Desde el reporte del robo o siniestro, hasta el envío de la ficha de depósito de pago del deducible al FOPROVEP.



Regla:

Reglas de Operación del FOPROVEP.







observaciones1

2

2a

3

4

5

6

7

Recibe de los Órganos Administrativos de forma económica, reporte de robo o siniestro.

Informa de forma económica a la aseguradora para la intervención del ajustador e inicie los trámites correspondientes.

¿Es robo?


Recibe del órgano administrativo memorándum de envío de copia certificada de acta administrativa de la Fiscalía Especial de Investigación de Robo de Vehículos de la Procuraduría General de Justicia del Estado, y copia certificada de parte de novedades de la Secretaría de Seguridad y Protección Ciudadana. Continúa en la actividad No. 3

Elabora oficio al FOPROVEP para iniciar el trámite de pago de robo o siniestro, anexa documentación con base a la normatividad vigente y acta circunstanciada de hechos elaborada por la Unidad de Asuntos Jurídicos, rubrica y recaba firma del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:

Original: Titular del FOPROVEP. 1ª. Copia: Archivo.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio de reparación del daño y solicitud de pago del deducible y turna de manera económica al resguardante copia.

Recibe del resguardante mediante memorándum el comprobante del pago del deducible efectuado a la cuenta del FOPROVEP.

Elabora oficio para el envío de la ficha de depósito del pago del deducible al FOPROVEP para iniciar la reparación del daño, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía original al FOPROVEP y copia a archivo.

Integra el expediente y archiva.






IPCR-UAA-APP-001

Nombre del procedimiento: Gestión de recursos para proyectos de inversión a desarrollarse en el Instituto.

Propósito: Gestionar los recursos presupuestales necesarios para ejecutar los proyectos de inversión del Instituto.

Alcance: Desde la recepción de la documentación que integra el proyecto, hasta la liberación de los recursos por parte de la Secretaría de Hacienda.

.


Área de Planeación y Programación.

Reglas:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Lineamientos Normativos de los Programas de Inversión Estatal. Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública en el Estado de

Chiapas”. Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas para el Ejercicio Fiscal correspondiente.





No. de actividad


1

2

3

4

4a

4b

4c

5

6

7

8

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, memorandos

originales de los órganos administrativos solicitando la gestión de recursos y anexando documentación soporte del proyecto que se señala en las políticas de este procedimiento.

Revisa y analiza la documentación soporte del proyecto.

Captura en el Sistema de Planeación (SIPLAN), los datos requeridos en

cada apartado del mismo.

Envía en forma económica a la Dirección de Programación del Gasto de

Inversión (DPGI) de la Secretaría de Hacienda, el proyecto generado por el SIPLAN para su revisión;

¿Existen observaciones al Proyecto?

Sí. Continúa en la actividad No. 4a No. Continúa en la actividad No. 5

Recibe en forma económica de la DPGI, observaciones al proyecto.

Solicita mediante memorando a la instancia interesada su

complementación.

Realiza las adecuaciones.

Genera formatos que emite el SIPLAN y recaba firma del Jefe de la

Unidad de Apoyo Administrativo, del líder del proyecto y del Titular delInstituto.

Comunica de manera económica al Área de Recursos Financieros y Contabilidad que realice la integración de la adecuación presupuestal.

Recibe de manera económica del Área de Recursos Financieros y

Contabilidad la adecuación presupuestal validada para continuar con la gestión.

Elabora oficio a la Secretaría de Hacienda, rubrica, recaba rúbrica del

Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, para gestionar los recursos de inversión a través de la ventanilla de proyectos de inversión anexando los requisitos específicos y disco compacto, fotocopia y envía:





No. de referencia/observaciones

Original: Titular de la Secretaría de Hacienda con atención al Subsecretario de Planeación, Presupuesto y Egresos.

1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

2ª. Copia: Titular de la Dirección General de Inversiones de la Secretaría de Hacienda.

3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

4ª. Copia: Archivo 5ª. Copia: Minutario

9

10 11

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales, oficio original de la Secretaría de Hacienda, con la respuesta de autorización de los recursos de inversión para el proyecto. ¿Son autorizados los recursos?

Sí. Continúa en la actividad No. 10

No. Continúa en la actividad No.15. Accesa al SIPLAN para gestionar la liberación de recursos en el módulo correspondiente, genera formatos de liberación y recaba en ellos la firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, del líder del proyecto y del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Elabora oficio a la Secretaría de Hacienda, anexando la liberación de recursos de inversión, con los requisitos específicos y disco compacto, rubrica, recaba rúbrica del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Secretaría de Hacienda con atención al Subsecretario de Planeación, Presupuesto y Egresos.

1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

2ª. Copia: Titular de la Dirección General de Inversiones de la Secretaría de Hacienda.

3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.





No. de actividad


12

13

14

15

Recibe de la Secretaría de Hacienda a través de la Unidad de Apoyo

Administrativo, fotocopia del oficio original, mediante el cual comunica a la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos de la Secretaría de Hacienda, la liberación de los recursos de inversión del proyecto citado.

Requisita la Cédula de Validación de Acciones del proyecto de inversión

correspondiente y gestiona los recursos presupuestarios ante la Secretaría de Hacienda mediante el Sistema Presupuestal Hacendario SIAHE.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficio original de

la Secretaría de Hacienda con la autorización de recursos.

Archiva documentación en forma definitiva.






IPCR-UAA-APP-002

Nombre del procedimiento: Integración del Apartado Cualitativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Instituto.

Propósito: Establecer los objetivos, indicadores, metas, beneficiarios y actividades que los programas y/o proyectos que ejecuten los órganos administrativos del Instituto, en congruencia con los recursos presupuestales asignados a los mismos.

Alcance: Desde la invitación a la reunión en que entregan los instrumentos normativos para la elaboración del Apartado Cualitativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, hasta su envío en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE) a la Secretaría de Hacienda.

Responsable del procedimiento: Unidad de Apoyo Administrativo.


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.





No. de referencia/observaciones

1

2

3

4

5

6 7

8

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficio circular original de la Secretaría de Hacienda, convocando a reunión de trabajo para hacer entrega de los Lineamientos para la formulación del Apartado Cualitativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Asiste a la reunión de trabajo en la que recibe los Instrumentos Normativos para la Formulación del Apartado Cualitativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

Formula programa de trabajo y establece cronograma de actividades.

Elabora circular firmada por el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y envía a los Órganos Administrativos, solicitando la designación de los enlaces que participarán en el proceso de integración del Apartado Cualitativo anexando cronograma de actividades y distribuye:




Recibe memorando con la designación de los enlaces por parte de los Órganos Administrativos correspondientes.

Entrega a los enlaces, los instrumentos normativos e imparte asesorías para el llenado de los formatos de la información cualitativa y cuantitativa.

Recibe de la Secretaría de Hacienda a través del portal de internet y de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficio circular original comunicando la entrega del Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).

Verifica la instalación del sistema en los equipos de cómputo de la Unidad de Apoyo Administrativo por parte del personal de la Unidad de Informática del Instituto.

9 Elabora circular y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y envía a los Órganos Administrativos, anexando formatos PTO2010-51 solicitando su formulación y distribuye:

Original: Órganos Administrativos del Instituto de Población y

Este formato es generado por el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).

Ciudades Rurales.







No. de actividad


10

10a

11

12

13

14

Recibe de los órganos administrativos a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, memorandos originales que anexan formatos debidamente formulados, captura los formatos PTO2010-51, PTO2010- 51.1, PTO2010-51.2 en el SAPE y genera su impresión a través del Sistema.

¿Los formatos PTO2010-51 recibidos están correctos? Sí. Continúa en la actividad No. 11 No. Continúa en la actividad No. 10a

Solicita en forma económica al órgano interesado las adecuaciones para su corrección.


Elabora memorandos a los Órganos Administrativos, anexando los formatos PTO2009-51 de los proyectos para su revisión y validación, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:




Recibe de los órganos administrativos a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorandos originales que anexan los formatos debidamente validados y firmados por cada líder de proyecto.

Recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, del

Coordinador del Grupo Estratégico y del Titular del Instituto en los formatos PTO2010-51 de los proyectos.

Elabora oficio a la Secretaría de Hacienda, anexando las carátulas de

proyectos PTO2010-51, PTO2010-51.1, PTO2010-51.2 debidamente firmadas, rubrica, recaba firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales fotocopia y envía:

Estos formatos son generadospor el Sistema de Anteproyecto de Presupuestode Egresos (SAPE).

.





No. de actividad


15

Original: Titular de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y

Egresos de la Secretaría de Hacienda. 1ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 2ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto

de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Archiva copias de la documentación en forma definitiva.


.




Código del Procedimiento IPCR-UAA-APP-003

Nombre del procedimiento: Integración de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal.

Propósito: Rendir cuentas en forma transparente de los programas y proyectos que ejecutan los Órganos Administrativos del Instituto. Alcance: Desde la solicitud de los avances cualitativos, hasta la integración y envío de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal a la Instancia Normativa. Responsable del procedimiento:


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública en el Estado de

Chiapas”. Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas para el Ejercicio Fiscal Correspondiente. Guía para elaborar el Análisis Funcional de la Cuenta Pública.





No. de actividad

Actividad Observaciones

1

2

3

3a

4

Elabora memorando a los Órganos Administrativos solicitando los avances cualitativos (indicadores, beneficiarios, actividades físicas y análisis funcional), para su revisión y análisis como medida de control y seguimiento en la planeación, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:




Recibe memorandos mensualmente de los Órganos Administrativos con los formatos de los informes cualitativos y cuantitativos originales, aprobados por cada uno de sus Titulares, conteniendo información del avance físico y financiero de los proyectos de gasto corriente e inversión.

Revisa e integra la información en los expedientes respectivos.

¿Es correcta la información? Sí. Continúa en la actividad No. 4 No. Continúa en la actividad No. 3a

Elabora memorando solicitando al Órgano Administrativo correspondiente, la adecuación de sus informes, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Original: Órgano Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales.




Analiza e integra esquemáticamente la información que se captura en el apartado Análisis Funcional de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal, con base a los informes cualitativos y cuantitativos, de los avances físicos y financieros, de los programas y/o proyectos que ejecutan los Órganos Administrativos; formula los anexos Gasto Regionalizado en Clasificación Funcional por Tipo de Gasto.





No. de actividad


5

6

7

8

9

10

11

12

Captura trimestralmente en el Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal (SIAHE), los informes cualitativos de los avances físicos y financieros de los programas y/o proyectos enviados por los Órganos Administrativos.

Genera e imprime del SIAHE, los reportes: PTO2010-50, PTO2010-51, PTO2010-51.1, PTO2010-52, PTO2010-53, PTO2010-53.1, PTO2010-53.2, PTO2010-53.3, PTO2010-53.4, PTO2010-53.5, PTO2010-54 y PTO2010-54.1.

Envía en forma económica a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda, el Análisis Funcional de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal, Gasto Regionalizado en Clasificación Funcional por Tipo de Gasto, reportes generados por el SIAHE, para su revisión económica y observaciones.

Recibe en forma económica, observaciones por parte de la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda al Análisis Funcional de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal.

Turna al Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, Análisi

s Funcional, reportes y anexos generados por el SIAHE; incorporando las observaciones realizadas al mismo, reportes del SIAHE y anexos, para su validación.

Integra la documentación que conforma la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal, rubrica y recaba firmas del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y del Titular del Instituto en el apartado cualitativo.

Elabora oficio a la Secretaría de Hacienda, anexando la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal en formato impreso y electrónico del trimestre correspondiente y anualmente al cierre del ejercicio, rubrica y recaba rúbrica del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos.

1ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Política del Gasto de la

Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Archivo 4ª. Copia: Minutario



Estos formatos so

n

generados por el SistemaIntegral de Administración Hacendaria Estatal(SIAHE).





Nombre del procedimiento: Control y Seguimiento del Programa Operativo Anual. Propósito: Dar seguimiento al avance de metas, así como a los recursos ejercidos que permitan tomar medidas preventivas para la adecuación y el cumplimiento íntegro del Programa Operativo Anual. Alcance: Desde la solicitud a los órganos administrativos la elaboración de los formatos electrónicos de avances físicos y financieros, hasta la adecuación de las metas de los programas y/o proyectos del Instituto. Responsable del procedimiento:


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública en el Estado de


Políticas: La información presentada por los Órganos Administrativos, no se recepcionará de manera oficial en tanto

no se solventen las observaciones realizadas por el Área de Planeación y Programación. Los avances físicos y financieros deberán ser presentados en formato electrónico.





No. de actividad


1

2

3

4

4a

4b

5

Elabora memorando a los Órganos Administrativos solicitando los avances físicos y financieros de los programas y/o proyectos que ejecutan, para su revisión y análisis, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Recibe de los Órganos Administrativos memorandos originales anexando

avances físicos y financieros de los programas y/o proyectos que ejecutan; analiza y verifica el avance de las metas alcanzadas contra las programadas.

Elabora e integra proyecciones de cumplimiento de metas de los programas y/o proyectos que presenten desfases conforme a los rangos establecidos.

Acuerda con el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, los

programas y/o proyectos que deberán modificar sus metas y acuerda de manera económica con los Órganos responsables de dichos programas y/o proyectos.

¿Las metas alcanzadas están en los rangos establecidos? Sí. Continúa en la actividad No. 5 No. Continúa en la actividad No. 4a

Elabora memorando solicitando al Órgano Administrativo correspondiente, la justificación del desfase de metas.

Recibe memorando de los Órganos Administrativos con la justificación

del desfase de metas.

Elabora oficio a la Dirección de Política del Gasto de la Secretaría de

Hacienda, solicitando la adecuación de metas de los programas y/o proyectos respectivos, rubrica y recaba firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:



Original: Órganos Administrativos del Instituto de Población yCiudades Rurales.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de

Población y Ciudades Rurales.3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Original: Titular de la Dirección de Política del Gasto.

1ª. Copia: Titular del Órgano Administrativo interesado.2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.



No. de actividad


6

7

8

9

Recibe de la Dirección de Política del Gasto de la Secretaría de

Hacienda a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficio original mediante el cual se autoriza la adecuación de la meta de los programas y/o proyectos respectivos.

Captura las adecuaciones de metas de los programas y/o proyectos

respectivos en el Sistema Integral de Administración Hacendario del Estado (SIAHE).

Elabora memorandos a los Órganos Administrativos responsables de los

programas y/o proyectos que sufrieron adecuaciones en sus metas, notificando la autorización de dicha modificación por parte de la Instancia Normativa, rubrica, recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:










IPCR-UAA-APP-005

Nombre del procedimiento: Integración de expedientes de Proyectos de Inversión del Instituto.(Refrendo)

Propósito: Gestionar los recursos presupuestales necesarios para ejecutar los Proyectos de Inversión del Instituto para el siguiente ejercicio fiscal a través del refrendo. Alcance: Desde la solicitud de la gestión de recursos a refrendar, hasta el trámite de solicitud de liberación de los recursos por parte de la Secretaría de Hacienda. Responsable del procedimiento:


Reglas:







No. de actividad


1

2

3

3a

4

Elabora memorando a los Órganos Administrativos solicitandorealizar la gestión de recursos a refrendar, para su trámitecorrespondiente, rubrica, recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, memorandos

originales de los Órganos Administrativos solicitando la gestión de recursos para ser refrendados, anexando documentación soporte del proyecto.

Revisa documentación soporte del proyecto para la gestión de recursos a refrendar de cada uno de los Órganos Administrativos.

¿La documentación recibida cumple con los requisitos establecidos por la Instancia Normativa? Si. Continúa en la actividad No. 4 No. Continúa en la actividad No. 3a

Elabora memorando solicitando al Órgano Administrativ

o correspondiente, la complementación de la documentación, rubrica, recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Analiza la documentación soporte del proyecto y captura en el

Sistema de Planeación (SIPLAN), los datos requeridos en cadaapartado del mismo; envía en forma económica a la Dirección de Programación del Gasto de Inversión de la Secretaría de Hacienda,el proyecto generado por el SIPLAN para su revisión.

¿Existen observaciones? Sí. Continúa en la actividad No. 4a No. Continúa en la actividad No. 5











No. de actividad


4a

5

6

7

8

9

10

Realiza modificaciones. Regresa a la actividad No. 4

Solicita de manera económica al Área de Recursos Financieros y

Contabilidad, recibo oficial o copia del oficio enviado a Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda solicitando recibo oficial virtual.

Recibe en forma económica del Área de Recursos Financieros,

recibo oficial o en su defecto copia del oficio enviado a la Tesorería Única de la Secretaría de Hacienda solicitando recibo oficial virtual.

Genera formatos que emite el SIPLAN, rubrica y recaba firma del

Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, del líder del proyecto y del Titular del Instituto, anexando copia de recibo oficial.

Registra en el SIPLAN para gestionar la liberación de recursos en el

módulo correspondiente, genera formatos de liberación y recaba enellos la firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, del Líder del proyecto y del Titular del Instituto.

Elabora oficio a la Secretaría de Hacienda, anexando la liberación de

recursos de inversión, a través de la ventanilla de proyectos de inversión, los requisitos específicos y disco compacto, rubrica, recaba rúbrica del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto, fotocopia y envía:

Recibe fotocopia del oficio original de la Secretaría Hacienda a

través de la Unidad de Apoyo Administrativo, mediante el cual comunica a la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresosde la Secretaría de Hacienda, la liberación de los recursos deinversión del proyecto citado.



Original: Titular de la Secretaría de Hacienda.

1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto dePoblación y Ciudades Rurales.

2ª. Copia: Titular de la Dirección General de Inversiones de laSecretaría de Hacienda.

3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo delInstituto de Población y Ciudades Rurales.

4ª. Copia: Órgano Administrativo interesado.5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.



No. de actividad


11

12

13

14

15

Emite Cédula de Validación de Acciones del proyecto de inversión

correspondiente, y oficio generado por el SIPLAN, rubrica y recabafirma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, del líder del proyecto y del Titular del Instituto.

Recibe de manera económica, las adecuaciones presupuestales

generadas por el Área de Recursos Financieros y Contabilidad para anexarlas a la documentación que se enviará a la Secretaría de Hacienda para su trámite correspondiente.

Elabora oficio para gestionar los recursos presupuestarios ante la

Secretaría de Hacienda a través de la ventanilla de proyectos de inversión, con los requisitos específicos y disco compacto, rubrica,recaba rúbrica del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto, fotocopia y envía:

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio original

de autorización de recursos de la Secretaría de Hacienda.





Original: Titular de la Secretaría de Hacienda.


2ª. Copia: Titular de la Dirección General de Inversiones de laSecretaría de Hacienda.


4ª. Copia: Órgano Administrativo interesado.5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.



IPCR-UAA-APP-006

Nombre del procedimiento: Ratificación del apartado cualitativo para el Presupuesto de Egresos.

Propósito: Confirmar que los objetivos, indicadores, beneficiarios y actividades sean congruentes con los recursos presupuestales de los Órganos Administrativos del Instituto.

Alcance: Desde el comunicado de liberación del Presupuesto de Egresos Anual y la liberación del SIAHE Presupuestario, hasta el envío de los formatos debidamente requisitados a la Secretaría de Hacienda.



Reglas:







No. de actividad


1

2

3

4

5

6

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo comunicado de la Secretaría de Hacienda con el Presupuesto de Egresos aprobado y calendarizado para el ejercicio fiscal correspondiente, donde informa sobre el SIAHE PRESUPUESTARIO liberado y la ratificación para los formatos PTO2010-50, PTO2010-51 Y PTO2010-51.1 para suintegración.

Elabora circular, a los Órganos Administrativos solicitando revisar o en

su caso modificar el apartado cualitativo de los formatos PTO2010-51 yPTO2010-51.1, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:




Recibe de los Órganos Administrativos a través de la Unidad de Apoyo

Administrativo, la ratificación validada por los líderes de cada Órgano Administrativo.

Integra la información validada de cada Órgano Administrativo al SIAHE

Presupuestario.

Recaba firmas en los formatos PTO2010-51 y PTO2010-51.1 de los

líderes de proyecto, del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, del Coordinador del Grupo Estratégico y del Titular del Instituto.

Elabora oficio a la Secretaría de Hacienda, anexando en medio impreso y magnético de las carátulas de proyectos PTO2010-50, PTO201051, PTO2010-51.1 rubrica y recaba rúbrica del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y Egresos.

1ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Política del Gasto de la

Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Formatos generados por elSistema Integral de Administración HacendariaEstatal (SIAHE).





No. de actividad


7 Archiva documentación en forma definitiva.






IPCR-UAA-APP-007

Nombre del procedimiento: Análisis de las adecuaciones estructurales y de plantilla de plazas.

Propósito: Analizar e integrar los proyectos de adecuaciones estructurales y de plantilla de plazas a fin de procurar el mejoramiento administrativo del Instituto. Alcance: Desde la recepción de la solicitud del órgano administrativo, hasta la recepción del oficio mediante el cual se comunica al Instituto el dictamen de la Secretaría de Hacienda. Responsable del procedimiento:


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Políticas: El Área de Recursos Humanos de la Unidad de Apoyo Administrativo deberá gestionar ante la Secretaría de

Hacienda, la autorización de adecuación presupuestal y tramitar los movimientos nominales correspondientes ante la Dirección de Administración de Nóminas.

Deberá formular los formatos de adecuaciones estructurales y de plantilla de plazas emitidos por la Secretaría de Hacienda, ubicados en la página Web (http://www.haciendachiapas.gob.mx/Contenido/Marco_Juridico/Informacion/Estatal/Convenios_Otros.htm), que serán firmados por el Titular del órgano administrativo interesado, así como por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Tratándose de adecuaciones a la estructura orgánica del Instituto, el órgano administrativo responsable deberá turnar copia del dictamen autorizado a la Unidad de Asuntos Jurídicos, para dar inicio a los trámites de actualización del Reglamento Interior.





No. de actividad


1

2

2a

3

3a

3b

3c

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, memorando

original del Órgano Administrativo, solicitando adecuacionesestructurales y/o de plantilla de plazas, anexando formatos de adecuaciones de estructuras y/o de plantilla de plazas.

Revisa los formatos de adecuaciones de estructuras y/o de plantilla de

plazas.

¿La información está debidamente requisitada?

Sí. Continúa en la actividad No. 3 No. Continúa en la actividad No. 2a

Solicita la complementación de la información al Órgan

o Administrativo correspondiente.

Analiza la propuesta de adecuación estructural y/o de plantilla de

plazas.

¿La adecuación estructural y/o de plantilla de plazas genera impactopresupuestal? Si. Continúa en la actividad No. 3a No. Continúa en la actividad No. 4

Acuerda con el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, lafactibilidad de la propuesta enviada por el Órgano Administrativo interesado.

Elabora memorando, al Área de Recursos Humanos, solicitando certifique la disponibilidad de recursos para cubrir el impacto presupuestal de la adecuación estructural y/o de plantilla de plazas, firma, fotocopia y envía:

Recibe del Área de Recursos Humanos, memorando original con

respuesta a la solicitud de certificación.

¿Fue certificada la disponibilidad de recursos?

Si. Continúa en la actividad No. 4 N C ti ú l ti id d N 3 1



Original: Titular del Área de Recursos Humanos del Instituto dePoblación y Ciudades Rurales.





No. de actividad


3c.1

4

5

5a

5b

Elabora memorando al órgano administrativo interesado, notificando la improcedencia del proyecto por falta de recursos, anexando su documentación, rubrica, recaba firma del Titular de la Unidad deApoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Integra proyecto de adecuación estructural y/o de plantilla de plazas.

Elabora oficio a la Subsecretaría de Administración, con atención a la Dirección de Estructuras Orgánicas de la Secretaría de Hacienda, para su dictaminación, rubrica, recaba rúbrica del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del C. Presidente del Instituto, fotocopia y envía:

¿Es procedente el proyecto?


Recibe oficio a través de la Unidad de Apoyo Administrativo

, indicando la improcedencia del proyecto de adecuación estructural y/o de plantilla de plazas.

Elabora memorando notificando al Órgano Administrativocorrespondiente la improcedencia de su proyecto, rubrica, recabafirma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Original: Órgano Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales.


Población y Ciudades Rurales. 3ª C i A hi



Original: Órgano Administrativo del Instituto de Población yCiudades Rurales.



Original: Titular de la Dirección de Estructuras Orgánicas.

1ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda.

2ª. Copia: Titular de la Subsecretaría de Administración de laSecretaría de Hacienda.




No. de actividad


6

7

8

9

10

Continúa en la actividad No. 10.

Recibe de la Dirección de Estructuras Orgánicas a través de la Unidad

de Apoyo Administrativo, oficio original que adjunta fotocopia del dictamen autorizado.

Elabora memorando al Área de Recursos Humanos, anexando

fotocopia del dictamen autorizado para su trámite correspondiente, rubrica, recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Elabora memorando al Órgano Administrativo interesado, anexando

fotocopia del dictamen autorizado para su conocimiento, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia del

oficio de autorización de la adecuación presupuestal del dictamen autorizado por parte de la Secretaría de Hacienda.





Original: Área de Recursos Humanos del Instituto de Poblacióny Ciudades Rurales.








Nombre del procedimiento: Elaboración y actualización de los Manuales Administrativos.

Propósito: Elaborar y actualizar los Manuales Administrativos, que permitan delimitar las labores y responsabilidades de cada órgano administrativo, a fin de mejorar su operación. Alcance: Desde la instrucción para el inicio de los trabajos de elaboración o actualización de los manuales administrativos, hasta la publicación en Internet del documento autorizado. Responsable del procedimiento:


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Políticas: Las Guías para la Elaboración del Manual de Inducción, Organización, Procedimientos y Servicios. Para la actualización del manual de inducción, únicamente deberá coordinar las actividades con los órganos

administrativos que aporten información a su contenido.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

Recibe instrucción superior de forma económica para el inicio de los

trabajos de elaboración o actualización de los Manuales Administrativos.

Elabora Oficio a la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Función Pública, para solicitar la asesoría en la elaboración o actualización de los Manuales Administrativos, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:

Acuerda de forma económica el Programa de Trabajo con la Dirección de

Desarrollo Administrativo, firma como enlace y recaba la firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Elabora Oficio a la Dirección de Desarrollo Administrativo para enviar el Programa de Trabajo para firma de dicho órgano administrativo, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio de la

Dirección de Desarrollo Administrativo con el Programa de Trabajo debidamente firmado, indicando las fechas en las que se llevaran a cabo las asesorías.

Recibe asesoría de la Dirección de Desarrollo Administrativo para la integración del manual.

Elabora circular a los órganos administrativos del Instituto para que actualicen la información del manual que les corresponda, estableciendo plazo de entrega, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:



Original: Titular de la Dirección de Desarrollo Administrativo de laSecretaría de la Función Pública.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.



Original: Titular de la Dirección de Desarrollo Administrativo de laSecretaría de la Función Pública.






No. de actividad


8

8a

9

9a

10




Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo memorandos originales de los Órganos Administrativos, con la información solicitada y revisa.

¿Cumple con los requisitos establecidos en la Guía respectiva? Sí. Continúa en la actividad No. 9. No. Continúa en la actividad No. 8a

Devuelve la información de forma económica al Órgano Administrativo para que realice las adecuaciones correspondientes. Regresa a la actividad No. 8.

Envía de forma económica la información a la Dirección de Desarrollo Administrativo para su revisión.

¿Cumple con los requisitos establecidos en la Guía respectiva? Sí. Continúa en la actividad No. 10.

No. Continúa en la actividad No. 9a.

Recibe de forma económica las observaciones y turna al Órgan

o Administrativo responsable para que realice las adecuaciones correspondientes. Regresa a la actividad No. 9.

Elabora Oficio dirigido a la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Función Pública, para enviar el Manual debidamente requisitado, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Función Pública.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Subsecretaría de Desarrollo

Administrativo y Tecnológico de la Secretaría de la Función Pública.

3ª. Copia: Titular de la Dirección de Auditoría en Dependencias “A” de la Secretaría de la Función Pública.

4ª. Copia: Titular del Departamento de Dependencias de la Di ió d D ll Ad i i t ti d l S t í





No. de actividad


10a

11

12

13

14

5ª. Copia: Titular del Área de Planeación y Programación del Instituto de Población y Ciudades Rurales.


¿Tiene observaciones el manual? Sí. Continúa en la actividad No. 10a No. Continúa en la actividad No. 11

Realiza las adecuaciones correspondientes, imprime la part

e corregida del manual y envía de manera económica.

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio de la Secretaría de la Función Pública, mediante el cual comunica la conclusión de las asesorías para la estructuración del manual y envía un ejemplar original del Manual correspondiente para su publicación.

Elabora circular a los Órganos Administrativos, anexando susfunciones y procedimientos, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Elabora memorando a la Unidad de Informática, anexando archivos

en PDF de los manuales autorizados para su publicación en la página electrónica del Instituto, rubrica y recaba firma del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia y turna:

Archiva documentación correspondiente a la elaboración o

actualización del manual y respalda la información en medio magnético.






Original: Titular de la Unidad de Informática.





IPCR-UAA-APP-009

Nombre del procedimiento: Integración de documentos y anexos para el Informe de Gobierno.

Propósito: Elaborar el documento cualitativo y los anexos que incluyan los principales logros alcanzados. Alcance: Desde la solicitud de designación del Enlace ante la Secretaría de Hacienda para integrar la información de logros y acciones relevantes, hasta que se envía la versión definitiva del documento cualitativo y los anexos. Responsable del procedimiento:


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Lineamientos Generales que emita la Secretaría de Hacienda.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

Recibe a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficio original de la Secretaría de Hacienda, invitando a la reunión de trabajo para coordinar la integración del Informe de Gobierno, solicitando designarel Enlace de este Instituto.

Elabora oficio a la Secretaría de Desarrollo y Participación Social, designando al Titular del Área de Planeación y Programación como Enlace, rubrica, recaba rúbrica del Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y envía:

Asiste a la reunión de trabajo y recibe los Lineamientos Generales

para la integración del Informe de Gobierno, que establecen los criterios para la elaboración de los documentos solicitados.

Elabora memorando, solicitando a los Órganos Administrativos del Instituto, los informes de logros y acciones relevantes para su integración al Informe, firma y turna:

Recibe de los Órganos Administrativos, memorandos originales que

anexan en formato impreso y electrónico, la documentación solicitadadebidamente rubricada y validada.

Analiza los informes de logros y acciones relevantes e integra e

l documento cualitativo, el resumen de logros y acciones relevantes y el



Original: Titular de la Secretaría de Desarrollo y ParticipaciónSocial.

1ª. Copia: Oficina del Gobernador del Estado.

2ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda.3ª. Copia: Titular de la Subsecretaría de Planeación,

Presupuestos y Egresos de la Secretaría de Hacienda.4ª. Copia: Titular de la Dirección de Seguimiento y Evaluación de

la Secretaría de Hacienda.5ª. Copia: Titular del Área de Planeación y Programación del

Instituto de Población y Ciudades Rurales.6ª. Copia: Archivo. 7ª. Copia: Minutario.






No. de actividad


7

7a

7b

8

8a

9

10

Elabora memorandos a los Órganos Administrativos, anexandodocumento cualitativo integrado para su análisis y validación, firma, fotocopia y turna:

¿Los Órganos Administrativos realizan observaciones al documento?



Recibe de los Órganos Administrativos, memorandos originales con observaciones al documento cualitativo.

Realiza las adecuaciones al documento, solicitadas por los Órganos Administrativos. Regresa a la actividad No.7.

Envía en forma económica al Coordinador Técnico del Instituto, documento cualitativo, resumen de logros y acciones relevantes, anexo gráfico estadístico para su análisis y, en su caso, validación.

¿La información es validada por el Coordinador Técnico? Sí. Continúa en la actividad No. 9 No. Continúa en la actividad No. 8a

Realiza las adecuaciones respectivas derivadas de las observaciones emitidas por la Coordinación Técnica.


Recibe en forma económica los documentos originales validados e

integra el documento cualitativo, resumen de logros y acciones relevantes y anexo gráfico estadístico.

Elabora oficio a la Secretaría de Desarrollo y Participación Social, anexando versiones definitivas del documento cualitativo, resumen de logros y acciones relevantes y anexo gráfico estadístico, en forma impresa y electrónica, rubrica, recaba rúbrica del Titular del Área de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y envía:








No. de actividad


11 Archiva documentación en forma definitiva.




Original: Titular de la Secretaría de Desarrollo y ParticipaciónSocial (SEDEPAS).

1ª. Copia: Titular de la Oficina del Gobernador del Estado.

2ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda.3ª. Copia: Titular de la Dirección de Seguimiento y Evaluación de

la Secretaría de Hacienda.4ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del




IPCR-UAA-APP-010

Nombre del procedimiento: Integración y Seguimiento del Tablero Estratégico de Control (TEC)

Propósito: Dar Seguimiento a la elaboración e integración de los Indicadores, así como de las Actividades Físicas y Financieras de cada una de las Áreas Administrativas del Instituto, para dar cumplimiento a los lineamientos expedidos para tal fin, mediante la coordinación de los enlaces internos, que serán los responsables de subir la información al TEC. Alcance: Desde la invitación para la integración de los indicadores y designación del Coordinador del TEC ante la Dirección de Seguimiento y Evaluación de la Secretaría de Hacienda, hasta el envío de los indicadores validados para el Anexo 1 del Informe de Gobierno. Responsable del procedimiento:


Reglas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Lineamientos Generales que emita la Secretaría de Hacienda. Guía de Indicadores de Gestión Gubernamental y de Tablero Estratégico de Control.





No. de actividad


1

2

3

4

5

Recibe de la Secretaría de Hacienda a través de la Dirección de Seguimiento y Evaluación, oficio original de invitación a la reunión de trabajo para coordinar la integración de los Indicadores o dar seguimiento a los mismos, y solicitando designar el Coordinador delTEC (Tablero Estratégico de Control) de este Instituto.

Elabora oficio a la Secretaría de Hacienda designando al Titular del Área de Planeación y Programación como Coordinador del TEC,rubrica, recaba firma del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo y firma del Titular del Instituto, fotocopia y envía:

Asiste a la reunión de trabajo con los Órganos Administrativos que

integran el Instituto, para la coordinación en la integración de los Indicadores, así como de las Actividades Físicas y Financieras areportar, en dicha reunión se designan a los enlaces internos de cada Órgano Administrativo y se les proporciona el nombre de usuario y la clave de acceso al portal del TEC.

Elabora memorando solicitando a los Órganos Administrativos que

integran el Instituto, los reportes mensuales, bimestrales, semestrales o anuales, anexando el formato impreso y electrónico, firma como Coordinador del TEC, fotocopia y turna:

Recibe de los Órganos Administrativos mediante memorandos, la

información solicitada.



Original: Titular de la Dirección de Seguimiento y Evaluación dela Secretaría de Hacienda.


2ª. Copia: Titular de la Subsecretaría de Planeación,Presupuesto y Egresos de la Secretaría de Hacienda.


4ª. Copia: Titular de la Unidad de Planeación de la Secretaría deDesarrollo y Participación Social.



1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.2ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del




No. de actividad


6

6a

7

Analiza los informes de los indicadores para que estos sean debidamente reportados en tiempo y forma en el TEC mediante el portal del mismo.

¿Los informes están debidamente requisitados? Sí. Continúa en la actividad No. 7 No. Continúa en la actividad No. 6a

Elabora memorandos a los Órganos Administrativos que corresponda, señalando las observaciones al documento cualitativo, firma, fotocopia y envía:

Elabora oficio a la Dirección de Seguimiento y Evaluación de la Secretaría

de Hacienda, adjuntando los Indicadores impresos, validados para el Anexo 1 del Informe de Gobierno, construidos y seleccionados en el Tablero Estratégico de Control (TEC) cumpliendo los criterios y requerimientos de los lineamientos expedidos para tal fin, firma como Coordinador del TEC, fotocopia y envía:




Original: Titular de la Dirección de Seguimiento y Evaluación de laSecretaría de Hacienda.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.2ª. Copia: Titular de la Subsecretaría de Planeación, Presupuesto y

Egresos de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto

de Población y Ciudades Rurales.4ª. Copia: Titular de la Unidad de Planeación de la Secretaría de

Desarrollo y Participación Social.5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.


1ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Institutode Población y Ciudades Rurales.




Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 B



IPCR-UAJ-001

Nombre del procedimiento: Asesoría Jurídica a los Servidores Públicos del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Propósito: Asesorar a los Servidores Públicos del Instituto de Población y Ciudades Rurales para que actúen conforme a la normatividad vigente. Alcance: Desde la recepción de la solicitud de asesoría, hasta la emisión de la contestación respectiva. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos. Políticas: · El comentario se basará en estricto apego a derecho. · Deberá ser competencia del Instituto o corresponder al ámbito legal o administrativo.





No. de actividad


1

2

3

4

Recibe memorándum de los órganos administrativos solicitando

asesoría jurídica en relación al asunto que se plantea.

Analiza la documentación presentada para emitir observaciones,

comentarios, sugerencias y/o recomendaciones sobre el asunto quese expone.

Elabora memorándum indicando el resultado del análisis al órgano

administrativo solicitante; firma, fotocopia y turna:

Original: Órgano Administrativo solicitante. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Archiva documentación relacionada con la asesoría.


En base a las normas jurídicas

vigentes y aplicables deacuerdo a la materia.





IPCR-UAJ-002

Nombre del procedimiento: Validación de Contratos o Convenios en los que sea parte el Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Propósito: Vigilar y proteger el interés jurídico del Instituto, que los contratos que celebre con los particulares, se apeguen a la normatividad aplicable en el Estado, definiendo derechos y obligaciones por cada una de las partes, para la ejecución de una función pública que le competa al Instituto. Alcance: Desde la recepción del proyecto del contrato o convenio, hasta la validación del mismo. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos. Reglas:

Ley Orgánica de la Administración Pública para el Estado de Chiapas.(LOAPECH) Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de

Chiapas.(LAABCSECH) Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios

para el Estado Chiapas.(RLAABCSECH) Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales del Estado de Chiapas.(RIIPCRECH) Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.(CHPECH) Código Civil para el Estado de Chiapas.(CCECH)

Políticas: Documento soporte: Convenios de coordinación, contratos privados, de arrendamiento, prestación de

servicios y compra-venta. El expediente deberá contener los requisitos y documentos exigidos por la ley, para conocer la

constitución, domicilio y capacidad de la persona con la que se celebrará el contrato respectivo. Los contratos celebrados se apegarán a las disposiciones legales aplicables. El convenio a realizarse, deberá ajustarse a los planes de Gobierno y su finalidad será de orden público. Las acciones implementadas por las partes, tendrán como objetivo eficientar la gestión pública.





No. de actividad


1

1a

1b

2

2a

3

Recibe memorándum del órgano administrativo solicitando la revisióny validación del proyecto de contrato o convenio anexo.

¿La información enviada esta completa para su análisis?


Elabora memorándum solicitando información complementaria del Proyecto para su revisión y análisis, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Órgano Administrativo solicitante. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Recibe memorándum con la información solicitada para su análisis. Continúa en la actividad No. 2.

Analiza el proyecto de manera jurídica, para conocer la procedencia o improcedencia del mismo.

¿Es procedente el documento?


Elabora memorándum indicando al órgano administrativo que no procede la información, firma, fotocopia y turna:



Elabora tarjeta informativa para presentar el Proyecto al titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales para su consideración,anexando copia del proyecto, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.





No. de actividad


3a

4

5

6

7

¿Realiza observaciones al proyecto?

Si. Continúa en la actividad No. 3a No. Continua en la actividad No. 4

Elabora memorándum al órgano administrativo anexando el Proyecto, mediante el cual presenta las observaciones del Presidente ycomentarios de la Unidad de Asuntos Jurídicos al Proyecto a fin deque sean subsanadas, firma, fotocopia y turna:


Recibe memorándum del órgano administrativo solicitando lavalidación del proyecto por parte del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, anexando proyecto con las modificaciones emitidas por la Unidad de Asuntos Jurídicos.

¿El proyecto presenta las modificaciones propuestas realizados por la Unidad de Asuntos Jurídicos?

Si. Continúa en la actividad No 6. No. Continúa en la actividad No 5.

Elabora memorándum informando que la Unidad de Asuntos Jurídicos no valida el Proyecto, derivado de que se realizaron observaciones y comentarios y no fueron atendidos, firma, fotocopia y turna:



Valida el Proyecto para su formalización, rubrica cada una de las hojas y recaba firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Elabora memorándum para recabar las firmas de las personas que forman parte integral de los contratos o convenios, solicitando se remita copia del documento firmado, firma, fotocopia y turna:





No. de actividad


8

9


Recibe memorándum mediante el cual el órgano administrativo envía la copia del Contrato debidamente firmado para su archivo correspondiente.

Archiva toda la documentación.






IPCR-UAJ -003

Nombre del procedimiento: Certificación de documentos que obren en los expedientes del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Propósito: Extender a particulares, Órganos Administrativos, Dependencias, Entidades Estatales y Federales, fotocopia certificada de documentos que obre en los expedientes internos de este Instituto para los trámites administrativos conducentes. Alcance: Desde que recibe la solicitud de certificación, hasta que se entrega la copia fotostática del documento debidamente certificada y cotejada con los documentos originales. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos.





No. de actividad


1

1a

1b

2

2a

Recibe memorándum del órgano administrativo donde solicita la certificación de documentos que obren en los expedientes internos del Instituto y revisa documentación anexa.

¿La solicitud trae anexa las copias fotostáticas y original de

l expediente y/o documentación a certificar?


Elabora memorándum solicitando expediente y/o documentaciónoriginal y copias fotostáticas del mismo para certificar; firma, fotocopia y turna:


Recibe memorándum con la información solicitada.


Enumera cada una de las hojas de los documentos originales y foliacada una de las copias, para su cotejo.

¿Determina que la información es la misma?


Elabora memorándum informando que no fue posible cotejar la documentación enviada, solicitando envíen la documentación correcta; firma, fotocopia y turna:


Regresa a la actividad No. 1b





No. de actividad


3

4

5

Firma y estampa el sello con el escudo oficial de la Unidad deAsuntos Jurídicos al reverso de la última hoja de las copiasfotostáticas al calce de la leyenda que indica el fundamento legal para la certificación.

Elabora memorándum en el cual envía la documentación original y copia certificada; firma, fotocopia y turna:

Original: Órgano Administrativo solicitante. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Archiva copia de certificación.






IPCR-UAJ-004

Nombre del procedimiento: Integración del acervo jurídico del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Propósito: Mantener actualizado el acervo jurídico para consultas. Alcance: Desde la solicitud de suscripción a los Diarios y Periódicos Oficiales, hasta su integración para archivo y consulta. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

Elabora memorándum dirigido al Jefe de Unidad de ApoyoAdministrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales para lasuscripción de las publicaciones del Diario Oficial de la Federación y Periódico Oficial del Estado, firma, fotocopia y turna:


Recibe memorándum suscrito por el titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, indicando los días de entrega del Diario Oficial de la Federación y Periódico Oficial del Estado y el nombre de la personaencargada de recoger y entregar a la Unidad de Asuntos Jurídicos del Instituto de Población y Ciudades Rurales las publicaciones del Diario Oficial de la Federación y Periódicos Oficiales del Estado.

Recepciona los Diarios Oficiales de la Federación y Periódicos Oficiales del Estado para su consulta.

Revisa para seleccionar las publicaciones en base a las funciones, observancia y competencia del Instituto de Población y CiudadesRurales, asignando número de control para su archivo en recopilador correspondiente al mes de su publicación y se registra en el sistemade captura de consecutivo de índice.

Elabora memorándum a la Unidad de Informática del Instituto de Población y Ciudades Rurales, solicitando editar el texto y convertir los archivos a formato Acrobat PDF para ser descargado al sitio oficial en la página de Internet, firma, fotocopia y turna:


Elabora circular dirigida a los titulares de los órganos administrativosdel Instituto de Población y Ciudades Rurales, con el propósito de que se soliciten a la Unidad de Asuntos Jurídicos, los ordenamientos que requieran y actualizar su marco jurídico, firma y distribuye:

Original: Titulares de los Órganos Administrativos. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.

Antecedentes técnico-jurídicos

y documento soporte.

(LOAPECH), (LAABCSECH),

(RLAABCSECH), (RIIPCRECH), (CHPECH), (CCECH)





No. de actividad


7

8

9

Recibe memorándum de solicitud de requerimiento de laspublicaciones, por los diferentes titulares de los órganos administrativos del Instituto.

Elabora memorándum de respuesta, anexando copia de lainformación solicitada, firma, fotocopia y turna:


Archiva documentación relacionada con la asesoría.






IPCR-UAJ-005

Nombre del procedimiento: Emisión de criterios jurídicos sobre la aplicación e interpretación de la normatividad vigente.

Propósito: Determinar la procedencia e improcedencia de una solicitud, interpretación o aplicación de una Ley a un caso particular. Alcance: Desde la recepción de la solicitud de emisión de criterio jurídico, hasta la emisión del mismo. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos. Reglas:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas.(LOAPECH) Ley de Ciudades Rurales Sustentables para el Estado de Chiapas.(LCRSECH) Ley General de Población.(LGP) Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales.(RIIPCR)





No. de actividad


1

1a

1b

2

2a

Recibe memorándum del órgano administrativo solicitando criteriosjurídicos conforme a la normatividad vigente, verificando si cuenta con la información necesaria, para poder realizar el análisis de la consulta jurídica.

¿Se cuenta con la información necesaria para realizar el análisis de la consulta jurídica?


Elabora memorándum en el cual solicita soporte documental para realizar el análisis de la consulta jurídica; firma, fotocopia y turna:


Recibe información solicitada del Órgano Administrativo.


Analiza la información para emitir criterios jurídicos conforme a la normatividad vigente y determina si es procedente.

¿La información analizada es procedente?


Elabora memorándum en el cual presenta los criterios jurídicos emitidos y dictamina la improcedencia de la consulta jurídica, firma, fotocopia y turna:



Antecedentes o soportedocumental.





No. de actividad


3

4

Elabora memorándum en el cual da respuesta a la consulta jurídica,estableciendo que se encuentra conforme a la normatividad vigente sin perjuicio de los intereses jurídicos del Instituto de Población y Ciudades Rurales, firma, fotocopia y turna:


Archiva documentación referente a la consulta jurídica.






IPCR-UAJ-006

Nombre del procedimiento: Elaborar y actualizar el Reglamento Interior.

Propósito: Contar con el documento normativo que delimite las atribuciones de cada órgano administrativo del Instituto, así como mantenerlo actualizado constantemente. Alcance: Desde la solicitud de elaboración del Reglamento Interior presentada a la Secretaría de la Función Pública hasta la publicación del mismo. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos. Políticas:

Deberá observar lo establecido en la Guía Técnica de la Secretaría de la Función Pública para elaborar reglamentos interiores que emite la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Deberá asignar enlace oficio de solicitud. Deberá coordinar los trabajos con los órganos administrativos que integran el Instituto.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

Elabora oficio de solicitud a la Secretaría de la Función Públicasolicitando asesorías y designando el enlace que coordinará lostrabajos de elaboración o actualización del Reglamento Interior del Instituto, recaba firma del titular y distribuye:

Original: Titular de la Secretaría de la Función Pública. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Contraloría Interna. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Recibe de la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaríade la Función Pública, oficio comunicando que se llevará a cabo lostrabajos de asesorías e invitando al enlace a una reunión de trabajopara iniciar el proceso de asesorías por parte de esa Secretaría.

Acude a la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Función Pública, con el Proyecto del Reglamento Interior, para recibir las asesorías y observaciones correspondientes al referidoproyecto.

Establece conjuntamente con el enlace de la Dirección de DesarrolloAdministrativo los tiempos en que deberán realizarse las actividades y recibe el programa de trabajo para recabar las firmas correspondientes y lo regresa de manera económica.

Recibe de manera oficial el Programa de Trabajo debidamente firmado que contiene el calendario de actividades a desarrollar.

Realiza correcciones al Proyecto de Reglamento Interior con lasespecificaciones técnicas proporcionada por el enlace y envía deforma económica el proyecto.

Acude a la Dirección de Desarrollo Administrativo para firmaconstancia en donde se señala que dicho proyecto fue revisado,analizado y consensuado con el enlace de esa Dirección, firma y rubrica cada una de las hojas que integran y recibe archivo magnético del mismo, para que a su vez la Dirección envía el proyecto al Instituto de la Consejería Jurídica y Asistencia Legal para su análisis, revisión y validación.





No. de actividad


8

9

10

11

12

Recibe tarjeta informativa por parte del Instituto de la ConsejeríaJurídica y de Asistencia Legal en donde señala las observaciones alProyecto de Reglamento Interior con el propósito de ser corregidas.

Elabora oficio dirigido al Instituto de la Consejería Jurídica y deAsistencia Legal, donde remite el proyecto con las observaciones y consideraciones formuladas, recaba firma del titular y distribuye:

Original: Titular del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Función Pública. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular de la Contraloría Interna. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Recibe oficio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, mediante el cual informa que el Reglamento está listo para continuar con los trámites subsecuentes para su publicación.

Verifica la publicación del Reglamento Interior en el Periódico Oficial ante la Secretaría General de Gobierno.







IPCR-UAJ-007

Nombre del procedimiento: Asesorar y Validar en la elaboración de proyectos de iniciativas o de reformas legislativas que competan al Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Propósito: Integrar o formular Proyectos del Marco Jurídico del Instituto de Población y Ciudades Rurales apegados a las disposiciones normativas. Alcance: Desde la recepción del Proyecto de Iniciativa o de reformas legislativas, hasta la publicación del mismo. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos. Políticas: Los proyectos a realizarse deberán ser derivados de la propia necesidad del servicio público, y servirán

para mejorar la actuación del Instituto.

Las reformas, modificaciones, adiciones y demás proyectos a realizarse, deberán encontrarse dentro del ámbito de competencia del Instituto.





No. de actividad


1

2

3

4

4a

5

Recibe memorándum del órgano administrativo solicitante, anexandoel proyecto que corresponda, para su análisis y comentarios jurídicos.

Analiza el proyecto en base a las funciones, observaciones y competencia del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Realiza propuesta de modificación, reforma o adición que se requiera, para el mejor funcionamiento del Instituto de Población y Ciudades Rurales conforme a su competencia.

Elabora memorándum mediante el cual envía las observaciones realizadas por la Unidad de Asuntos Jurídicos al órgano administrativo solicitante, firma, fotocopia y turna:


¿Autorizan las modificaciones?

Si. Continúa la actividad No.5 No. Continúa en la actividad No.4a

Realiza las adecuaciones al Proyecto de Ley, Reglamento, Decretos o Lineamientos Generales.

Elabora oficio en el cual envía proyecto de iniciativa de Ley, Reglamento, Decreto o Lineamientos Generales para su revisión, y en su caso análisis y validación correspondiente, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

¿El documento fue validado?

Si. Continúa a la actividad No.6. No. Continúa en la actividad No.5a





No. de actividad


5a

6

7

Corrige el proyecto con las observaciones del Instituto de Consejería

Jurídica y de Asistencia Legal.

Regresa a la actividad No.5

Recibe oficio del Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, mediante el cual envía original de la publicación.

Archiva documentación relacionado con el Proyecto.






IPCR-UAJ-008

Nombre del procedimiento: Procedimiento Administrativo a los Servidores Públicos del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Propósito: Salvaguardar los intereses del Instituto de Población y Ciudades Rurales, contra irregularidades cometidas por funcionarios de ésta Dependencia. Alcance: Desde la recepción del oficio y/o demanda y acta administrativa de los Órganos Administrativos del Instituto de Población y Ciudades Rurales, hasta el cumplimiento de los resultados. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos. Reglas: Para llevar a cabo el procedimiento se apegarán a las siguientes disposiciones:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.(CPEUM) Constitución Política del Estado de Chiapas.(CPECH) Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Chiapas.(LPACH) Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.(LRSPECH) Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas.(LOAPECH) Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas.(LSCEYMCH) Ley Federal del Trabajo.(LFT) Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B) del Artículo 123

Constitucional. (LFTSE) Ley de Amparo, Reglamentaria de los Artículos 103 y 107, de la Constitución Política de los Estados

Unidos Mexicanos.(LA) Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales del Estado de Chiapas.(RIIPCRECH) Código Civil para el Estado de Chiapas.(CVECH) Código Penal para el Estado de Chiapas.(CPECH)

Políticas: Documento Soporte: Actas Administrativas y Actas Circunstanciada de Hechos. El expediente deberá contener la documentación que establece la normatividad vigente.

Las Actas Administrativas deberán estar fundadas y motivadas conforme a lo establecido a la Ley del Servicio Civil del Estado y Municipios de Chiapas y La Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.





No. de actividad


1

2

2a

3

4

Recibe mediante memorándum del Órgano Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales, la solicitud para que elabore resolución, respecto de la falta cometida por el Servidor Público,tipificada en las diversas disposiciones legales que norman laAdministración Pública, anexando Actas Administrativas y/oCircunstanciadas de Hechos.

Estudia y analiza las Actas Administrativas y/o Circunstanciadas de Hechos para determinar su procedencia conforme a la Normatividadaplicable.

¿Procede el Acta Administrativa y/o Circunstanciada de Hechos?


Elabora memorándum comunicando al órgano administrativo correspondiente, las inconsistencias encontradas en dichas Actas y el motivo por el cual no procede; firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Órgano Administrativo solicitante. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Contraloría Interna. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.


Elabora memorándum comunicando la procedencia del ActaAdministrativa o Circunstanciada de Hechos; firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Órgano Administrativo solicitante. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Contraloría Interna. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Elabora memorándum informando el dictamen realizado por la Unidad de Asuntos Jurídicos del Acta Administrativa o Circunstanciada de Hechos determinando las sanciones por responsabilidadadministrativa, firma, fotocopia y turna:

(LRSPECH)

(LRSPECH)





No. de actividad


5

6

7

8

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.1ª. Copia: Titular del Órgano Administrativo solicitante. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Contraloría Interna. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Elabora oficio para que inicie el Procedimiento Administrativo y proceda a la sanción correspondiente con fundamento a lo establecido en la normatividad aplicable, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Contraloría Interna. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Recibe mediante memorándum del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales la resolución donde dicta el Superior Jerárquico lasanción administrativa.

Elabora oficio mediante el cual notifica la resolución dictada por el Superior Jerárquico imponiendo la sanciones administrativacorrespondiente, firma, fotocopia y turna:

Original: Servidor Público. 1ª. Copia: Titular del Órgano Administrativo solicitante. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Contraloría Interna. 4ª. Copia: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos. 5ª. Copia: Jefe Inmediato. 6ª. Copia: Archivo. 7ª. Copia: Minutario.

Archiva expediente.






IPCR-UAJ-009

Nombre del procedimiento: Juicios Laborales.

Propósito: Defender los intereses del Instituto de Población y Ciudades Rurales ante demandas por parte de los trabajadores o ex trabajadores de este organismo. Alcance: Desde la recepción de la notificación y emplazamiento del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, hasta la emisión del laudo en el sentido condenatorio o absolutorio. Responsable del procedimiento: Unidad de Asuntos Jurídicos. Reglas: Para llevar a cabo el procedimiento se apegarán a las siguientes disposiciones:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.(CPEUM) Constitución Política del Estado de Chiapas.(CPELySC) Código Civil para el Estado de Chiapas.(CCECH) Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Chiapas.(CPCECH) Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas.(LSCEMCH) Ley de Amparo, Reglamentaria de los Artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados

Unidos Mexicanos.(LARCPEUM) Ley Federal del Trabajo.(LFT) Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.(LRSPECH) Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas.(LOAPECH) Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales.(RIIPCR)

Políticas: En la audiencia de conciliación el Instituto de Población y Ciudades Rurales, podrá convenir con la parte

actora, con la finalidad de dar por concluido el Juicio Laboral.





No. de actividad


1

2

2a

3

4

Recibe mediante memorándum del Órgano Administrativo delInstituto, la solicitud para verificar que el Acta Administrativa este debidamente requisitada de acuerdo a la normatividad vigente y su dictaminación.

Estudia y analiza las Actas Administrativas para determinar su procedencia conforme a la normatividad aplicable.

¿Procede el Acta Administrativa?

Si. Continúa en la actividad No.3 No. Continúa en la actividad No.2a

Elabora memorándum comunicando las inconsistencias encontradas en el Acta Administrativa y el motivo por el cual no procede; firma, fotocopia y turna:



Elabora memorándum comunicando la procedencia del ActaAdministrativa, firma, fotocopia y turna:


Elabora memorándum informando el dictamen realizado por la Unidad de Asuntos Jurídicos, anexando el Acta Administrativa con todas lasactuaciones practicadas, para decretar el cese de la relación detrabajo y la rescisión de los efectos del nombramiento del trabajador, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular del Órgano Administrativo solicitante. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Contraloría Interna. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

(CPCECH), (LRSPECH),

(LSCMECH) y (LFT).


(LSCMECH) y (LFT).


(LSCMECH) y (LFT).





No. de actividad


5

6

7

8

9

10

11

Recibe mediante memorándum del Titular del Instituto de Población yCiudades Rurales la determinación del cese de la relación de trabajo.

Elabora oficio mediante el cual da aviso del cese del trabajador,anexando Acta Administrativa con todas las actuaciones practicadas, para que sea dicha autoridad la que proceda a notificarlo; para lo cual, el tribunal formará el cuadernillo respectivo y ordenará la notificacióndel cese al trabajador por conducto del actuario, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado. 1ª. Copia: Titular del Órgano Administrativo solicitante. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Contraloría Interna. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Recibe notificación y emplazamiento del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, relativo a la demandapromovida por el trabajador en contra del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Elabora Tarjeta Informativa para hacer de su conocimiento lanotificación del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, anexando copias de la notificación y de la demanda, firma, fotocopia y turna:


Recibe instrucciones del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales para proceder a la contestación de la demanda.

Revisa y verifica el escrito de demanda y pruebas o documentaciónsoporte.

Elabora memorándum en el cual solicita la información para darrespuesta a la demanda, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Órgano Administrativo donde se originó elproblema. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

(CPCECH), (LRSPECH),(LSCMECH) y (LFT).


(LSCMECH) y (LFT).





No. de actividad


12

13

14

15

16

17

18

Recibe memorándum con la información solicitada al ÓrganoAdministrativo.

Analiza la información para emitir la contestación de demanda apegada a derecho.

Elabora documento para dar contestación a la demanda notificada a este Instituto de Población y Ciudades Rurales dentro del término que no exceda de nueve días a partir del siguiente día a la fecha de lanotificación en original y dos copias, la demanda se acompañará de las pruebas que disponga y los documentos que acrediten la personalidad de su representante, firma, fotocopia y envía:

Original: Titular del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Elabora Tarjeta Informativa para hacer de su conocimiento los hechos en que se funde la demanda y las pruebas de que se disponga, anexando copia de esta, firma, fotocopia y turna:


Recibe notificación del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, citando a las partes a una audiencia deconciliación que se celebra en el término de diez días siguientes a lanotificación; en caso de no celebrarse el convenio entre las partes se procede al arbitraje correspondiente.

Elabora Tarjeta Informativa para dar a conocer que el Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, convoca a una audiencia de conciliación entre las partes para reconciliar por mediode un convenio, firma, fotocopia y turna:


Recibe instrucción del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales para asistir a la audiencia de conciliación.





No. de actividad


19

19a

19b

20

21

22

23

Asiste a la audiencia de conciliación en el Tribunal del TrabajoBurocrático del Poder Judicial del Estado, para llegar a un convenio en el cual se obligan las partes.

¿Se llego a un convenio entre las partes? Si. Continúa en la actividad No. 19a No. Continúa en la actividad No. 20

Recibe por parte del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, copia del convenio en el que se obligan las dos partes.

Elabora Tarjeta Informativa para hacer de su conocimiento del convenio que obliga las partes como si se tratara de sentenciaejecutoria, anexando copia de esta, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.

Continúa en la actividad No.32

Recibe notificación del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, señalando fecha y hora para la audiencia de pruebas, alegatos y laudo.

Elabora Tarjeta Informativa en la cual informa fecha y hora de la audiencia de pruebas, alegatos y laudo; firma, fotocopia y turna:


Asisten a la audiencia de desahogo de pruebas y alegatos.

Recibe notificación del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, donde pronuncia el laudo.

¿El laudo es condenatorio?






No. de actividad


23a

24

25

26

26a

27

Elabora Tarjeta Informativa en la cual comunica que el resultado de laaudiencia fue absolutorio, quedando concluido el proceso, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular de Unidad de Apoyo Administrativo. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.


Elabora Tarjeta Informativa comunicando el resultado de la audiencia fue condenatoria y solicita instrucción para proceder jurídicamente, firma, fotocopia y turna:


Recibe instrucción del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales para proceder con el juicio de amparo directo.

Revisa el laudo dictado por el Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, a fin de analizar y determinar si es procedente interponer juicio de amparo.

¿Procede interponer juicio de amparo?

Si. Continúa en la actividad No. 27 No. continúa en la actividad No. 26ª

Elabora Tarjeta Informativa comunicando que no es procedente interponer juicio de Amparo Directo, firma, fotocopia y turna:


Elabora demanda de amparo directo derivado del laudo dictado, ya sea de los puntos resolutivos en su totalidad o parcialmente que afecten los intereses del Instituto de Población y Ciudades Rurales, ante la misma autoridad que dicto el laudo, firma y envía:

Original: Titular del Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Expediente. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.





No. de actividad


28

28a

29

30

31

32

Recibe notificación del Tribunal Colegiado de Circuito, informando laresolución del amparo directo, si confirma el laudo u ordena una nueva resolución.

¿Se otorgó el amparo directo?


Elabora Tarjeta Informativa para dar a conocer que fue admitida la demanda de amparo directo, anexando copia de la demanda y la notificación del Tribunal Colegiado de Circuito, firma, fotocopia y envía:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Expediente. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.


Elabora Tarjeta Informativa para dar a conocer los puntos resolutivos de la demanda de amparo directo contra el acto reclamado delTribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado, anexando copia fotostática, firma, fotocopia y envía:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Expediente. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.

Elabora memorándum para dar cumplimiento al laudo definitivo donde se condena a la demandada Instituto de Población y Ciudades Rurales, anexando copia fotostática, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Recibe memorándum del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo en el cual informa que se hizo efectiva la resolución emitida por el Tribunal del Trabajo Burocrático del Poder Judicial del Estado.

Archiva documentación relacionada con el juicio laboral.






Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 C



IPCR-UI-001

Nombre del procedimiento: Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo y periféricos.

Propósito: Garantizar la correcta operación de los equipos de cómputo y periféricos asignados a los órganos administrativos. Alcance: Desde la elaboración del programa general de mantenimiento de equipos de cómputo y periféricos, hasta la aplicación del mantenimiento preventivo. Responsable del procedimiento: Unidad de Informática. Políticas:

La Unidad de Informática realizará el seguimiento de los mantenimientos preventivos programados para todos los Órganos Administrativos del instituto.

Los usuarios proporcionarán las facilidades necesarias al personal asignado de la Unidad de Informática para que realicen el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

Elabora programa general de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo y periféricos de la Dependencia.

Elabora Circular comunicando fechas en que se aplicará el mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo y periféricos y solicita respalden la información, firma, fotocopia y turna a cada órgano administrativo del Instituto.

Revisa el equipo de cómputo y periférico, y realiza el mantenimiento preventivo de acuerdo al programa general de mantenimiento. Realiza pruebas al equipo de cómputo y periférico para verificar su adecuado funcionamiento.

Realiza pruebas al equipo de cómputo y periférico para verificar su adecuado funcionamiento.

Requisita la “Hoja de Servicio” del mantenimiento preventivo realizado, firma y recaba firma de conformidad del usuario.

Archiva hojas de servicio.



Julio 2011 Septiembre 2012 Julio 2013 2/2



IPCR-UI-002

Nombre del procedimiento: Mantenimiento correctivo de equipos de cómputo y periféricos.

Propósito: Garantizar el número de equipos funcionales.

Alcance: Desde el reporte del órgano administrativo del mal funcionamiento del equipo de cómputo y/o periférico,

hasta el mantenimiento correctivo.

Responsable del procedimiento: Unidad de Informática.





No. de actividad


1

2

2a

3

4

5

6

Recibe de manera económica reporte de mal funcionamiento de un

equipo informático por parte del usuario.

Revisa el equipo informático para determinar el grado de daño. ¿Puede ser reparado en la Unidad de Informática? Sí. Continúa en la actividad No. 3. No. Continúa en la actividad No. 2a.

Elabora memorándum al Órgano Administrativo indicando que solicite al titular del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales el envío a garantía o bien contratación de servicio externo para la aplicación del mantenimiento correctivo, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Órgano Administrativo donde se encuentra el bien informático dañado. 1ª. Copia: Archivo.


Realiza el mantenimiento correctivo al equipo informático reportado.

Realiza pruebas al equipo informático para verificar su adecuado funcionamiento.

Requisita la “Hoja de Servicio” del mantenimiento correctivo realizado, firma y recaba firma de conformidad del usuario.







IPCR-UI-003

Nombre del procedimiento: Publicación de información en la página de Internet.

Propósito: Actualizar el Sitio de Internet del instituto.

Alcance: Desde la solicitud de publicación por oficio de los Órganos Administrativos, hasta incorporar la información

en el Sitio de Internet de la Dependencia.

Responsable del procedimiento: Unidad de Informática.

Políticas:

Los archivos proporcionados deberán de estar en formato HTML, ASP, PDF, ZIP o en cualquiera que se

pueda convertir a PDF.

La información deberá actualizarse de forma periódica, indicar la fecha de inicio y fin de la publicación.





No. de actividad


1

2

2a

3

4

5

6

7

Recibe memorándum de los Órganos Administrativos del Instituto,

mediante el cual envían en medio magnético información, a fin de que se publique en la página de Internet.

Revisa que la información tenga el formato adecuado para ser publicada en la página de Internet. Si. Continúa en la actividad No. 3. No. Continúa en la actividad No. 2a.

Solicita de manera económica al Órgano Administrativo reenvíe la información con otro formato.


Realiza adecuaciones a los archivos para que se puedan subir al servidor de internet.

Selecciona y define la presentación de la información en la página de internet.

Realiza la conexión al servidor ftp para subir los archivos.

Realiza la liga necesaria para la publicación de la información.







IPCR-UI-004

Nombre del procedimiento: Administración de cuentas de acceso a red.

Propósito: Controlar el acceso a las aplicaciones en red por parte de los Órganos Administrativos del Instituto. Alcance: Desde la recepción de la solicitud de una cuenta de acceso a red de los Órganos Administrativos, hasta guardar y archivar el Formato Único de Cuenta de Acceso a la Red. Responsable del procedimiento: Unidad de Informática. Políticas:

Para la asignación de cuenta de acceso a la red deberá tomarse la primera letra del nombre (el primero si tiene dos nombres), agrega apellido paterno, de existir alguna cuenta registrada con el mismo nombre completa con la primera letra del apellido materno, de coincidir nuevamente la cuenta procede a agregar la primera letra del segundo nombre, como segundo carácter de la cuenta.





No. de actividad


1

2

3

4

5

Recibe de los Órganos Administrativos del Instituto, oficio mediante el cual solicitan se autorice acceso a la red del instituto para uno o varios usuarios.

Requisita “Formato Único de Cuenta de Acceso a la Red”, y recaba firma de autorización del jefe inmediato del usuario a dar de alta.

Configura en el servidor los permisos del usuario.

Comunica de manera económica al usuario de la cuenta que se presente a la Unidad de Informática para firma del “Formato Único de Cuenta de Acceso a la Red”, en el cual se proporciona el “nombre de usuario” y “contraseña” de acceso a la red.

Archiva Formato Único de Cuenta de Acceso a la Red.






IPCR-UI-005

Nombre del procedimiento: Respaldo de Información de los servidores del Instituto.

Propósito: Crear y guardar copias de seguridad de la información almacenada en los servidores de bases de datos, para contar con un respaldo de información en caso de cualquier contingencia de daños a los datos procesados. Alcance: Desde la instalación de la base de datos en el servidor Pdcrurales, hasta el resguardo de los respaldos en un lugar seguro. Responsable del procedimiento: Unidad de Informática. Políticas: El respaldo de las bases de datos de los servidores debe llevarse a cabo diariamente.





No. de actividad


1

2

3

4

5

Descarga base de datos de la página de internet de la Secretaría de

Hacienda.

Instala en el servidor Pdcrurales.

Accesa al administrador de bases de datos SQL y genera respaldo de

bases de datos de los servidores.

Graba los archivos respaldados en discos compactos para aumentar la seguridad del respaldo.

Archiva los discos compactos que contienen los respaldos.






IPCR-UI-006

Nombre del procedimiento: Implementar o actualizar sistemas de información.

Propósito: Que los órganos administrativos cuenten con herramientas informáticas que les permitan agilizar el uso y procesamiento de su información. Alcance: Desde que se recibe la solicitud del órgano administrativo interesado para el desarrollo de sistemas de información, hasta la instalación y configuración del sistema. Responsable del procedimiento: Unidad de Informática. Reglas: Deberá observar lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Normatividad para la Gestión y Desarrollo de Tecnologías de información y Telecomunicaciones. Políticas: Para la actualización de los sistemas de información desarrollados, los órganos administrativos interesados

deberán observar lo establecido en este procedimiento.





No. de actividad


1

1a

1b

2

3

3a

4

Recibe del Órgano Administrativo solicitud para el desarrollo o actualización de sistemas de información y revisa. ¿Existen observaciones a la solicitud? Si. Continúa en la actividad No. 1a. No. Continúa en la actividad No. 2.

Solicita de manera económica al Órgano Administrativo se complete la información.

Recibe del Órgano Administrativo corrección a las observaciones. Continúa en la actividad No. 2.

Elabora memorando informando fecha de entrevista para recabar información referente al sistema a desarrollar o actualizar, firma, fotocopia y turna: Original: Titular del Órgano administrativo que solicita sistema. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico de la Secretaría de la Función Pública. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo.

Realiza entrevista a personal del Órgano Administrativo, analiza la información obtenida, define los requerimientos para el desarrollo o actualización del sistema de información y determina:

¿Es factible desarrollar o actualizar el sistema de información? Sí. Continúa en la actividad No. 4. No. Continúa en la actividad No. 3a.

Elabora memorando informando que no es factible el desarrollo del sistema de información y solicitando gestione ante la Unidad de Apoyo Administrativo, la adquisición con un proveedor, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Órgano administrativo que solicita sistema. 1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª. Copia: Archivo. Continúa en la actividad No. 11.

Elabora oficio solicitando apoyo en la elaboración del sistema d

e información dirigido al Titular de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, firma, fotocopia y envía:

Original: Titular de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico. 1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª C i A hi

Si el formato de solicitud no está debidamenteformulado, deberá solicitaral órgano interesado su corrección.

Deberá observar el

procedimiento 235-UI-002 para el proceso deadquisición del sistema de información.





No. de actividad


5

5a

6

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8

9

10

11

Recibe oficio de la Dirección de Normatividad e Infraestructura Tecnológica informando si el sistema será desarrollado o se hará transferencia de un sistema existente. ¿El sistema será desarrollado? Si. Continúa en la actividad No. 6. No. Continúa en la actividad No. 5a.

Elabora memorándum para convocar las reuniones de trabajo entre el Órgano Administrativo que solicita el sistema y personal de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, firma, fotocopia y turna: Original: Titular del Órgano administrativo que solicita sistema. 1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª. Copia: Archivo.

Elabora Oficio para solicitar transferencia del sistema informático, firma, fotocopia y envía: Original: Titular de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico. 1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª. Copia: Órgano Administrativo que solicita el sistema informático. 3ª. Copia: Archivo.

Recibe invitación por correo electrónico para firma de convenio de transferencia por parte de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico.

Elabora oficio para solicitar se lleve a cabo la implementación del sistema informático, firma, fotocopia y envía: Original: Titular de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico. 1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª. Copia: Órgano Administrativo que solicita el sistema informático. 3ª. Copia: Archivo.

Recibe el sistema informático para instalación en el servidor. Se levanta acta de entrega del sistema.

Instala y configura en los equipos de cómputo del órgano administrativo el sistema de información desarrollado o actualizado, solicita firma de conformidad en el acta de entrega-recepción.







IPCR-UI-007

Nombre del procedimiento: Elaborar e implementar proyectos tecnológicos.

Propósito: Que los órganos administrativos cuenten con las herramientas tecnológicas para eficientar los procesos operativos que permitan simplificar sus actividades y reducir los tiempos de gestión, además de generar ahorros de recursos. Alcance: Desde la solicitud de las áreas de implementar herramientas tecnológicas en los procesos operativos, hasta la implementación del proyecto. Responsable del procedimiento: Unidad de Informática. Reglas: Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Normatividad para la Gestión y Desarrollo de Tecnologías de información y Telecomunicaciones.

Políticas: Para la adquisición del equipo y/o sistemas informáticos que realice la Unidad de Apoyo Administrativo,

deberá mantener comunicación permanente, a fin de coadyuvar en los procesos de licitación.





No. de actividad


1

2

3

3a

4

4a

5

Recibe memorándum del Órgano Administrativo solicitante paraintegrar propuesta del proyecto tecnológico para simplificar o automatizar los procesos detectados.

Elabora memorándum comunicando los puntos que deben cubrirse para la elaboración del proyecto, firma, fotocopia y turna:


Recibe memorándum del Órgano Administrativo solicitante con ladocumentación anexa para la elaboración del proyecto tecnológico.

¿Existen observaciones? Si. Continúa en la actividad No. 3a. No. Continúa en la actividad No. 4.

Solicita de manera económica al Órgano Administrativo se completela información.

Regresa a la actividad No. 3.

Captura el proyecto en el Sistema de Dictámenes (SIDIC) a través de la página de internet de la Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico de la Secretaría de la Función Pública. El sistema genera el oficio de solicitud y se firma digitalmente.

¿Procede el dictamen? Sí. Continúa en la actividad No.5. No. Continúa en la actividad No.4a.

Elabora memorándum comunicando la improcedencia del dictamen al Órgano Administrativo solicitante, firma y anexa observaciones,fotocopia y turna:



Descarga e imprime dictamen.





No. de actividad


6

7

Elabora memorándum comunicando la entrega del dictamen al

Órgano Administrativo solicitante para que éste realice los trámites correspondientes, firma y anexa dictamen, fotocopia y turna: Original: Órgano Administrativo solicitante.

1ª. Copia: Archivo.

Archiva documentación relacionada con el proyecto.






IPCR-UI-008

Nombre del procedimiento: Validación de baja de almacén de equipos informáticos.

Propósito: Que los órganos administrativos cuenten con la resolución de baja de equipo informático disfuncional para entrega de equipo al almacén general de gobierno. Alcance: Desde la recepción de la solicitud del órgano administrativo interesado en la validación de baja de almacén de equipo, hasta la visita de revisión por parte de la Función Pública. Responsable del procedimiento: Unidad de Informática. Reglas:

Deberá observar lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales. Normatividad para la Gestión y Desarrollo de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones.

Políticas:

Para la solicitud de baja de almacén de equipos obsoletos, los órganos administrativos interesados deberán observar lo establecido en este procedimiento.





No. de actividad


1

2

3

4

4a

5

6

7

Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum con

relación de equipos informáticos obsoletos para realizar solicitud de dictamen técnico para baja de bienes informáticos.

Elabora Oficio solicitando Dictamen de Baja dirigido al titular de la Dirección de Normatividad e Infraestructura Tecnológica de laSecretaría de la Función Pública, firma, fotocopia y envía: Original: Titular de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico de la Secretaría de la Función Pública. 1ª. Copia: Presidente del Instituto. 2ª. Copia: Coordinador Técnico del Instituto. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Titular del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 5ª. Copia: Archivo.

Recibe llamada de la Dirección de Normatividad e InfraestructuraTecnológica para concertar cita para la revisión de los equipos a dictaminar.

Recibe al personal de la Dirección de Normatividad e InfraestructuraTecnológica y revisa de manera conjunta los equipos a dictaminar. ¿Procede el dictamen? Sí. Continúa en la actividad No. 5. No. Continúa en la actividad No. 4a.

Elabora memorándum comunicando la improcedencia del dictamen al Órgano Administrativo solicitante, firma y anexa observaciones,fotocopia y turna: Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª. Copia: Archivo.


Recibe Oficio de la Dirección de Normatividad e Infraestructura Tecnológica con dictamen de baja de equipos.

Elabora memorándum para entrega de dictamen a la Unidad deApoyo Administrativo, firma, fotocopia y turna: Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª. Copia: Archivo.






Nota: Este órgano administrativo, no cuenta con procedimientos operativos.


Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 D



Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 E



IPCR-DP-DCC-001

Nombre del procedimiento: Instalar en cada Municipio de la Entidad, el Consejo Municipal de Población (COMUPOS), para que los Municipios implementen acciones específicas en materia sociodemográfica. Propósito: Concertar con los municipios, la coordinación y ejecución de acciones en materia sociodemográfica, acordes a sus condiciones específicas, para la descentralización de la política de población. El Consejo Municipal de Población es el responsable de la planeación demográfica municipal. Alcance: Desde la instrucción de la C. Directora de Población de iniciar la concertación para definir los Consejos Municipales de Población a crearse, hasta la institucionalización de los mismos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Coordinación y Concertación. Reglas:

Ley General de Población. Reglamento Interior de Consejo Nacional de Población. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas (L.O.A.P.CH.). Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Políticas:

La Dirección de Población concentrará información de los Consejos Municipales de Población, ya que estos actuarán como enlace con los organismos públicos, sociales y privadas en los respectivos Municipios.




IPCR-DP-DCC-001


No. de actividad


1

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9

10

Recibe instrucción del titular de la Dirección de Población para iniciar la

instalación de los Consejos Municipales de Población.

Concerta vía telefónica con los H. Ayuntamientos para definir los Consejos Municipales de Población a instalarse.

Elabora oficio de invitación para asesorar en la instalación de los Consejos Municipales de Población, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Población, fotocopia y envía:

Original: Titulares de los H. Ayuntamientos Municipales. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.

Recibe oficio a través de la Dirección de Población en el cual el H. Ayuntamiento confirma la creación de un Consejo Municipal de Población.

Solicita de manera económica al Departamento de Estudios de Población la información socio demográfico necesaria para asesorar en la instalación de los Consejos Municipales de Población.

Recibe de manera económica del Departamento de Estudios d

e Población la información solicitada.

Integra la información para desarrollar los temas a tratar dentro de la asesoría.

Asiste a reunión de trabajo en la cual se imparte asesoría a los H. Ayuntamientos, sobre los alcances y objetivos de los Consejos Municipales de Población y se definen fechas de su instalación.

Elabora tarjeta informativa en la cual informa sobre los resultados de la asesoría, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Dirección de Población. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.

Asiste a reunión para instalación de los Consejos Municipales de Población en los Ayuntamientos.




IPCR-DP-DCC-001


No. de actividad


11

12

13

Realiza periódicamente seguimiento de las acciones desarrolladas por el

Consejo Municipal de Población y brinda las asesorías requeridas.

Elabora tarjeta informativa en la cual informa sobre el seguimiento de las acciones del Consejo Municipal de Población, firma, fotocopia y turna:


Archiva información referente a los Consejos Municipales de Población y copia de tarjetas informativas.






IPCR-DP-DCC-002

Nombre del procedimiento: Evaluar los proyectos y programas implementados que inciden en abatir los rezagos sociales de la población Chiapaneca. Propósito: Determinar si los proyectos y programas que se implementan en materia sociodemográfica, están teniendo el impacto esperado. Alcance: Desde la recepción de los programas y proyectos de población para su seguimiento y evaluación, hasta la elaboración del informe de evaluación de resultados.

Responsable del procedimiento: Departamento de Coordinación y Concertación. Reglas:

Ley General de Población. Reglamento Interior de Consejo Nacional de Población. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas (L.O.A.P.E.CH.) Reglamento Interior del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Políticas:

Evaluar para determinar el avance e impacto de los programas y proyectos de población.




IPCR-DP-DCC-002


No. de actividad


1

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4

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6

Recibe oficio a través de la Dirección de Población para dar seguimiento y evaluar proyectos y programas de población, anexando copia de los mismos.

Realiza seguimiento de los programas y proyectos de población para verificar la realización de las actividades programadas.

Recibe de manera económica informe de actividades del responsable del proyecto.

Analiza los proyectos y programas de población y determina los indicadores de impacto que midan los avances o retrocesos del los mismos.

Elabora informe de evaluación de resultados de los proyectos y programas de población y emite las recomendaciones pertinentes, firma, fotocopia y turna:


Archiva copia de los proyectos y programas de población, informe

s actividades e informe de evaluación de resultados.






IPCR-DP-DIEC-001

Nombre del procedimiento: Elaborar propuestas de boletines o mensajes audiovisuales para difundir los temas de población en la entidad. Propósito: Brindar a las Dependencias Gubernamentales, organismos de la sociedad civil, instituciones académicas, investigadores, medios de comunicación y población en general, insumos para conocer y sensibilizarse sobre los principales fenómenos sociodemográficos de la entidad, motivando su participación desde el ámbito de su competencia, Alcance: Desde la instrucción del Titular de la Dirección de Población para elaborar el mensaje o boletín de difusión, hasta el envío de tarjeta informativa al Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Responsable del procedimiento: Departamento de Información, Educación y Comunicación. Políticas:

Para llevar a cabo las acciones de difusión de la Dirección, y particularmente la elaboración de mensajes y boletines, se deberán considerar los lineamientos vigentes emitidos por el Instituto de Comunicación Social del Estado.

En el caso de difundir algún indicador o proyección a través de algún producto impreso, como cartel, folleto o revista, esto será a través de Talleres Gráficos de Chiapas.

Cualquier producto o mensaje informativo elaborado por el Departamento, deberá ser validado por el titular de la Dirección y/o del Instituto de Población y Ciudades Rurales.





No. de actividad


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Recibe instrucción del Titular de la Dirección de Población para elaborar

el mensaje o boletín de difusión y el tema que se abordará en el mismo.

Solicita de manera económica al Departamento de Estudios de Población los datos estadísticos que se requieran para la elaboración del boletín o mensaje.



Elabora documento de propuesta del mensaje o boletín a difundir.

Elabora memorándum en el cual envía documento de propuesta del mensaje o boletín a difundir para su validación, firma, fotocopia y turna:

Original: Titular del Departamento de Estudios de Población. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Población. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Minutario.

Recibe memorándum del Departamento de Estudios de Población en el cual valida la propuesta de mensaje o boletín, o en su caso emite las observaciones realizadas a la misma.

¿La propuesta de mensaje o boletín tiene observaciones?


Solventa las observaciones emitidas a la propuesta de mensaje o boletín a difundir. Regresa a la actividad No. 5

Elabora y edita documento informativo (mensaje radiofónico, boletín, nota, etc).

Presenta el documento informativo al titular de la Dirección de Población, para su validación.





No. de actividad


8a

9

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10a

11

¿El documento informativo tiene observaciones?


Solventa las observaciones emitidas por el titular de la Dirección de Población al documento informativo. Regresa a la actividad No. 8.

Elabora oficio en el cual envía el documento informativo y solicita la validación y difusión en los medios de comunicación del mismo, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y envía:

Original: Titular del Instituto del Comunicación Social del Estado de Chiapas.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Expediente.

Recibe a través de la Dirección de Población oficio de respuesta de la

solicitud de validación y difusión del documento informativo.

¿El documento fue validado?


Solventa las observaciones emitidas por el Instituto de Comunicación Social del Estado de Chiapas al documento informativo. Regresa a la actividad No. 8

Elabora oficio para envío del documento informativo, solicitando la difusión del mismo, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Población, fotocopia y envía:

Original: Titulares de Dependencias e Instancias competentes. 1ª Copia Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª Copia Archivo. 3ª Copia Minutario.

La información deberá ser

acompañada con un respaldoen medio magnético y/oelectrónico, y en caso de sermensaje de radio o televisión,deberá ir en el formato queindique el Instituto deComunicación Social delEstado de Chiapas.





No. de actividad


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15

Realiza búsqueda en medios de comunicación y/o publicaciones para

verificar la difusión del documento informativo.

Registra y documenta la información publicada en medios de comunicación impresos y audiovisuales, con lo que se integra un expediente.

Elabora Tarjeta Informativa en la cual describe los pormenores de las actividades realizadas, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna:


Archiva documento informativo y documentación relacionada con el mismo.


.





IPCR-DP- DIEC-002

Nombre del procedimiento: Apoyar en la elaboración de documentos y propuestas para la promoción e incorporación de los temas de población en los programas regulares de educación a nivel estatal. Propósito: Fortalecer las acciones educativas a través de herramientas que permitan a los niños, niñas y jóvenes estudiantes, entender la estructura y dinámica de la población chiapaneca. Alcance: Desde la instrucción de parte de la Dirección para colaborar en la promoción de los temas de población ante autoridades y enlaces educativos de la entidad, hasta el seguimiento de acuerdos o convenios establecidos entre el Instituto de Población y Ciudades Rurales y otras Dependencias involucradas. Responsable del procedimiento: Departamento de Información, Educación y Comunicación. Políticas:

El concepto y criterios para la definición del término “educación en población”, deberá basarse en los establecidos por el Consejo Nacional de Población, por lo que deberá revisarse la literatura actualizada sobre este tema, en medios electrónicos o impresos, asimismo, deberá ser acorde a las particularidades planteadas en la política educativa y de población que establezca el Plan Estatal de Desarrollo o Programa Estatal de Población vigentes.





No. de actividad


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Recibe instrucción del titular de la Dirección de Población para colaborar en la promoción de los temas de población ante autoridades y enlaces educativos de la Entidad.

Solicita de manera económica al Departamento de Estudios de Población datos estadísticos sobre los indicadores demográficos prioritarios en el Estado.



Elabora propuesta de plan de acciones para promover acuerdos con el sector educativo que resuelvan problemáticas específicas en materia depoblación.

Presenta propuesta de plan de acciones al titular de la Dirección de Población, para su validación.

¿La propuesta tiene observaciones?


Solventa las observaciones emitidas por el titular de la Dirección de Población a la propuesta. Regresa a la actividad No. 5

Elabora oficio de invitación a reunión de trabajo para tomar acuerdos en materia de educación en población, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y envía:

Original: Titulares de las Dependencias e Instancias competentes. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.

Asiste a reunión de trabajo en la cual se presenta plan de acciones y se toman acuerdos para la incorporación de temáticas de población en el ámbito educativo.

Presentación en powe

r

point.





No. de actividad


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11

Elabora minuta de trabajo con los acuerdos tomados dentro de la

reunión, firma y recaba firma de los asistentes, fotocopia y distribuye:

Da seguimiento a los acuerdos tomados dentro de la reunión de trabajo.

Elabora tarjeta informativa en la cual informa los acuerdos tomados

dentro de la reunión de trabajo y el seguimiento de los mismos.


Archiva plan de acciones, minuta de trabajo y documentos relacionados.






IPCR-DP-DIEC-003

Nombre del procedimiento: Colaborar en la logística necesaria para la impartición de cursos o talleres, tendientes a promover, la toma de decisiones responsables e informadas en los temas de salud sexual y reproductiva, población y desarrollo.

Propósito: Incidir en la toma de decisiones responsables e informadas de la población, especialmente de las y los jóvenes, en el campo de la sexualidad y la reproducción, sobre la base de la elección individual; mediante acciones de sensibilización e información en talleres, cursos y otros medios de educación no formal.

Alcance: Desde la instrucción del Titular de la Dirección de Población para coordinar la impartición de un curso, plática, seminario o taller, hasta la documentación de la experiencia.

Responsable del procedimiento: Departamento de Información, Educación y Comunicación.





No. de actividad


1

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2a

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4a

5

Recibe instrucción del titular de la Dirección de Población para colaborar

en la organización de un taller, curso, o evento informativo tendiente a difundir los temas de población.

Elabora propuesta y carta descriptiva del taller, curso o event

o informativo a realizarse, al titular de la Dirección de Población, para su validación.

¿La propuesta tiene observaciones?


Solventa las observaciones emitidas por el titular de la Dirección de Población a la propuesta. Regresa a la actividad No. 2.

Elabora oficio de invitación a reunión de trabajo para involucrar a las Dependencias que por su naturaleza estén relacionadas con la temática que se abordará en el taller, curso o evento informativo, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y envía:

Original: Titulares de las Dependencias e Instancias competentes. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.

Asiste a reunión de trabajo en la que se presenta la propuesta del taller o curso que se propone impartir, su pertinencia y alcances y se establecen acuerdos con las Dependencias involucradas para llevar a cabo la impartición del taller, curso o evento informativo.

¿Se concretó el acuerdo para realizar un taller, curso o seminario?

No. Continúa en la actividad No. 4a. Sí. Continúa en la actividad No. 5.

Solventa las observaciones derivadas de la reunión de trabajo y envía a las instituciones que asistieron para su validación.

Elabora minuta de trabajo con los acuerdos tomados dentro de la reunión, firma y recaba firma de los asistentes, fotocopia y distribuye:

Documento de word

y

presentación en power point.

Presentación en power point.





No. de actividad


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Revisa carta descriptiva del taller o curso, en coordinación con lo

s

enlaces de las instituciones involucradas, al tiempo que reúne los elementos, materiales u objetos necesarios para el desarrollo de las dinámicas que marca la carta descriptiva.

Define logística para realización del taller: girar invitaciones, registro de participantes, definición del lugar, alimentos, papelería, manta alusiva, etc.

Coordina la impartición del taller o curso el día del evento.

Elabora boletín del evento y solicita la difusión del mismo, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y envía.

Original: Titular del Instituto de Comunicación Social del Estado de Chiapas.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Expediente.

Realiza búsqueda en medios de comunicación y/o publicaciones para verificar la difusión del boletín.

Registra y documenta la información publicada en medios de comunicación impresos y audiovisuales, con lo que se integra un expediente.

Evalúa los resultados logrados con el taller, plática o curso impartido, en coordinación con el titular de la Dirección de Población.

Elabora tarjeta informativa en la cual describe los pormenores de las actividades realizadas, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna:


Archiva boletín informativo, carta descriptiva del taller o curso

y documentación relacionada con el mismo.

El titular de la Dirección podrá

nombrar un grupo depersonas de apoyo para el desarrollo de las actividadesprevias al día del evento otaller





IPCR-DP-DEP-001

Nombre del procedimiento: Elaborar proyecciones de población para analizar futuros escenarios demográficos en la entidad.

Propósito: Brindar información estadística de los fenómenos demográficos al sector público y privado para una mejor planeación y toma de decisiones.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de información, hasta la elaboración del oficio de respuesta anexando las proyecciones de población requeridas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Estudios de Población.

Políticas: La solicitud de Proyecciones de Población deberá realizarse de manera oficial para darle atención.





No. de actividad


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8

Recibe a través de la Dirección de Población o de forma directa del usuario, solicitud de Proyección de Población.

Analiza la solicitud de información para determinar la viabilidad de la realización de la Proyección de la Población.

¿Es viable realizar la proyección de población?


Elabora oficio indicando al solicitante las razones de la no viabilidad de la elaboración de la proyección de población solicitada, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna para su distribución:

Original: Solicitante. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Población. 2ª. Copia: Archivo.


Recaba información de datos estadísticos de Censos y Conteos d

e Población y Vivienda del Instituto Nacional de Estadística, Geografía eInformática (INEGI) para la elaboración de las Proyecciones de Población.

Envía vía correo electrónico las Proyecciones de Población realizadas para su revisión y validación por parte del Consejo Nacional de Población.

Recibe vía correo electrónico las Proyecciones de Población elaboradas, y validadas por el Consejo Nacional de Población.

Registra en medio electrónico las proyecciones de población validadas para continuar y dar respuesta a la solicitud presentada.

Elabora oficio de respuesta con base a la información validada por el Consejo Nacional de Población, anexando la información solicitada,rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna para su distribución:

Original de oficio y la Proyección de la Población: Solicitante. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Población. 2ª. Copia: Archivo.

Archiva copia del oficio y la Proyección de Población.


Esta información es a nivel nacional, estatal, municipal o local.

Estatales, municipales o

locales.





IPCR-DP-DEP-002

Nombre del procedimiento: Asesorar en materia demográfica (fecundidad, mortalidad y migración) a los sectores público, privado y social del Estado.

Propósito: Que el sector público, privado o social cuente con asesoría especializada para una mejor planeación y toma de decisiones en la Entidad.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de información, hasta la elaboración del oficio de respuesta a su asesoría en materia de población.


Políticas: La solicitud de asesoría en materia demográfica deberá realizarse de manera oficial para darle atención.





No. de actividad


1

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Recibe a través de la Dirección de Población o de forma directa del usuario, solicitud de asesoría en materia de población.

Analiza la solicitud para determinar la viabilidad de la asesoría en materia de población.

¿Es viable realizar la asesoría?


Elabora oficio indicando al solicitante las razones de la no viabilidad de la asesoría en materia de población solicitada, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna para su distribución:

Original de oficio y asesoría: Solicitante.

1ª. Copia: Titular de la Dirección de Población. 2ª. Copia: Archivo.


Recaba información de datos o indicadores para proporcionar asesoría en materia de población con base a las estadísticas vitales, Encuestas, Censos y Conteos de Población y Vivienda del Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI).

Elabora informe con los datos o indicadores para dar respuesta a la

solicitud.

Establece contacto con el solicitante vía telefónica y agenda reunión para asesoría.

Elabora oficio de respuesta al solicitante especificando cual fue la

asesoría brindada y le anexa informe y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna para su distribución:

Original de oficio y asesoría: Solicitante. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Población. 2ª. Copia: Archivo.

Archiva copia del oficio y la información de la asesoría.


La información anexa puede

proporcionarse de maneraelectrónica o impresa.





IPCR-DP-DEP-003

Nombre del procedimiento: Elaborar el Programa Estatal de Población, para que se lleven a cabo medidas a corto y mediano plazo que atiendan a los problemas demográficos.

Propósito: Elaborar un Programa que sea transversal para que establezcan políticas de población actuales en la entidad, para incidir en la dinámica y estructura acorde a los planes de desarrollo.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud, hasta la elaboración del Programa Estatal de Población.


Políticas: El titular de la Dirección de Población como coordinador reúne a las instituciones que tienen que ver con

los fenómenos demográficos (fecundidad, mortalidad y migración) para que con la colaboración del Consejo Nacional de Población (CONAPO) elaboren un Programa Estatal de Población a mediano plazo a nivel estatal. El Programa Estatal de Población deberá ser elaborado en coordinación con las instituciones relacionadas con fenómenos demográficos (Fecundidad, Mortalidad y Migración) y con el Consejo Nacional de Población (CONAPO), para poder incidir en la estructura y dinámica de la población estatal por medio de políticas de población.





No. de actividad


1

2

3

4

4a

5

6

Recibe de la Dirección de Población instrucción para la elaboración del

Programa Estatal de Población en coordinación con los representantes designados por los titulares de las demás Dependencias.

Elabora un Diagnóstico Sociodemográfico de la población para obtener

un panorama general de la Entidad y priorizar su atención.

Coordina reuniones para analizar las condiciones demográficas de la Entidad, integrando un grupo de trabajo con las instituciones paraestablecer objetivos, metas, estrategias y líneas de acción para saberhacia dónde se dirigirán y encaminaran las acciones y alcances de cada una de las Dependencias.

Elabora el Programa Estatal de Población para revisión y validación por parte de las instituciones involucradas.

¿Existen observaciones al Programa Estatal de Población?



Modifica el documento integrando las observaciones realizadas anteriormente.


Elabora oficio mediante el cual envía copia del Programa Estatal de Población al Consejo Nacional de Población (CONAPO), para su seguimiento y evaluación, rubrica, recaba firma del Titular de la Dirección de Población y turna:

Original de oficio: Titular del Consejo Nacional de Población. 1ª. Copia: Presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo.

Archivo original del documento.



proporcionarse de maneraelectrónica o impresa





IPCR-DP-DEP-004

Nombre del procedimiento: Realizar investigaciones sociodemográficas para la planeación de políticas públicas en los municipios y localidades del Estado.

Propósito: Desarrollar en el Estado políticas públicas para el mejoramiento de los municipios y localidades.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de información, hasta la elaboración del oficio de respuesta anexando la investigación sociodemográfica requerida.


Políticas: La solicitud de investigación Sociodemográfica deberá realizarse de manera oficial para darle atención.





No. de actividad


1

2

2a

3

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5

6

Recibe a través de la Dirección de Población solicitud de alguna investigación sociodemográfica.

Analiza la solicitud de información para determinar la viabilidad de la realización de la proyección.

¿Es viable realizar la investigación?

Sí. Continúa en la actividad No. 3

No. Continúa en la actividad No. 2a

Elabora oficio indicando la no viabilidad de la elaboración de la investigación sociodemográfico solicitada, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna para su distribución:

Original de oficio: Solicitante. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.


Recaba información de datos estadísticos de Censos y Conteos d

e Población y Vivienda del Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI) para la elaboración de la investigación socio demográfica.

Realiza la investigación Sociodemográfica solicitada para sistematizar la información, elabora cuadros y graficas y describe los resultados de losindicadores.

Elabora oficio de respuesta anexando los resultados de la investigación solicitada, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna para su distribución:

Original de oficio e investigación: Solicitante. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Población. 2ª. Copia: Archivo.

Archiva copia del oficio y de los resultados de la investigación.


La investigación puede

proporcionarse de manera electrónica o impresa.





IPCR-DP-DEP-005

Nombre del procedimiento: Realizar perfil sociodemográfico para obtener un panorama de la población que incida a una nueva cultura demográfica en el Estado.

Propósito: Promover una cultura demográfica en la población del Estado.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del perfil sociodemográfico, hasta la elaboración del oficio de respuesta anexando dicho perfil.


Políticas: La solicitud de perfil sociodemográfico deberá realizarse de manera oficial para darle atención.





No. de actividad


1

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2a

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5

6

Recibe a través de la Dirección de Población solicitud de algún perfil

socio demográfico de la Entidad.

Analiza la solicitud de información para determinar la viabilidad de la realización del Perfil Sociodemográfico.

¿Es viable la realización del perfil Sociodemográfico?


Elabora oficio indicando la no viabilidad de la elaboración del Perfil socio demográfico solicitado y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna para su distribución:

Original: Solicitante. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.


Recaba información de estadísticas vitales, Encuestas, Censos y/oConteo de Población y Vivienda del Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI).

Realiza el perfil Sociodemográfico solicitado para sistematizar la información, elabora cuadros, graficas y describe los resultados de los indicadores.

Elabora oficio de respuesta anexando los resultados del perfil Sociodemográfico solicitado, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Población, fotocopia y turna para su distribución:

Original de oficio e investigación: Solicitante. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Población. 2ª. Copia: Archivo.

Archiva documentos relacionados con la solicitud.


Puede ser de población de

niños, jóvenes, adultos,adultos mayores, mujeres, etc.


proporcionarse de maneraelectrónica o impresa.





Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 F


Código del Procedimiento IPCR-DPLAN-DEyP-001

Nombre del procedimiento: Elaboración de Términos de Referencia para la gestión de Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos.

Propósito: Contar con el documento que describa de manera puntual y objetiva cada una de las especificaciones técnicas, periodos de ejecución, estructura y resultados de los trabajos a realizar, en la elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos a contratar por el Instituto.

Alcance: Desde la Instrucción para la elaboración de los Términos de Referencia, hasta la solicitud de contratación de los Estudio para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Estudios y Proyectos.

Políticas:

Los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, se conformarán por Diagnósticos de los aspectos relevantes de la población municipal, como son: Socioterritorial, Económico- Productivo, Sustentabilidad Ambiental y en su caso la Identificación del Predio Idóneo para la creación de las Villas o Ciudades Rurales Sustentables, según corresponda, de acuerdo a la identificación de la población potencial a ser beneficiada con dicha estrategia.

Los Términos de Referencia, serán la única base técnica metodológica para la contratación de los Estudio para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos.





No. de actividad


1

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3

4

5

Recibe memorándum a través de la Dirección de Planeación para la

realización de Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, a efectos de diagnosticar las condiciones reales de los Municipios propuestos de ser beneficiados con la estrategia de Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Elabora memorándum de Invitación para realizar reunión de trabajo con la finalidad de exponer los objetivos y propósitos de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, así como la necesidad de elaborar los Términos de Referencia, rubrica y recaba firma de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Realiza reunión de trabajo, para acordar que las Áreas Operativas y Normativas del Instituto, envíen de manera oficial sus necesidades de información a obtener en la realización de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, así como las pautas jurídicas y administrativas a considerar en la elaboración de los Términos de Referencia, cada una en el ámbito de su competencia.

Elabora Minuta de Trabajo para plasmar los acuerdos tomados en la reunión, rubrica y recaba firmas de los participantes, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Elabora memorándum solicitando información en seguimiento en los acuerdos emanados de la primera reunión de trabajo, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:





No. de actividad


6

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11


Recibe memorándum a través de la Dirección de Planeación con la información solicitada a las Áreas Operativas y Normativas del Instituto.

¿Todas la Áreas envían información solicitada?

Si. Continúa en la actividad No. 7 No. Regresa a la actividad No. 5

Analiza las necesidades de información y pautas jurídicas

y administrativas a considerar en los Términos de Referencia, enviadas por las áreas operativas y normativas del Instituto, para la elaboración de la propuesta de los Términos de Referencia.

Elabora propuesta de los Términos de Referencia, en el que se consideran las especificaciones técnicas, periodos de ejecución, estructura, objetivos y resultados, para la ejecución de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, para la conformación de Ciudades o Villas Rurales Sustentables, según sea el caso.

Elabora memorándum de Invitación para realizar reunión de trabajo con la finalidad de presentar la propuesta de los Términos de Referencia; rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:


Realiza segunda reunión de trabajo en la que presenta la propuesta de los Términos de Referencia para llevar a cabo la contratación de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos.

El b Mi t d T b j l l d t d l





No. de actividad


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Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Elabora memorándum solicitando las observaciones de la propuesta de los Términos de Referencia expuesta en la segunda reunión de trabajo,fotocopia y turna:


Recibe memorándum a través de la Dirección de Planeación con las observaciones realizadas a la propuesta de los Términos de Referencia, de las Áreas Operativas y Normativas del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

¿La propuesta de los Términos de Referencia tiene observaciones?


Realiza las correcciones a la propuesta de Términos de Referencia, de acuerdo a las observaciones emitidas por las Áreas Operativas yNormativas del Instituto.


Elabora Términos de Referencia definitivos, con las especificaciones técnicas, periodos de ejecución, estructura, objetivos y resultados, para la contratación de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, para la conformación de Ciudades o Villas Rurales Sustentables, según sea el caso.

Elabora memorándum en el cual envía los Términos de Referencia para su validación correspondiente, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª. Copia: Archivo.





No. de actividad


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18

Recibe memorándum a través de la Dirección de Planeación en el cual

envían los Términos de Referencia validados por las Áreas Operativas y Normativas del Instituto.

¿Todas las Áreas envían información solicitada?


Elabora memorándum de solicitud para realizar las gestiones

correspondientes para llevar a cabo la contratación de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, para la creación de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables, anexando Términos de Referencia, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Archiva Expediente.






Nombre del procedimiento: Gestión de Estudios para el Ordenamiento de Asentamientos Humanos Dispersos.

Propósito: Concertar y gestionar los recursos necesarios para la realización de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, que fortalezcan la planeación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde la convocatoria a la Integración del Programa de Inversión del año siguiente, hasta la solicitud de contratación de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos.


Políticas:

La concertación de recursos necesarios para la realización de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, se llevará a cabo de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda, mediante el Grupo de Trabajo de Ciudades y Villas Rurales, pertenecientes al Subcomité Sectorial de Infraestructura y Comunicaciones.





No. de actividad


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Recibe oficio de la Secretaría de Infraestructura, en su carácter de Titular del Subcomité Sectorial de Infraestructura y Comunicaciones, solicitando que se integre la propuesta de anteproyecto de inversión del siguiente año, en lo respectivo al Grupo de Trabajo de Ciudades y Villas Rurales,del Comité de Planeación para el Desarrollo Estatal (COPLADE).

Recibe instrucción del Director de Planeación, referente a los Municipios factibles de ser estudiados, seleccionados mediante el análisis estadístico, socio económico y geográfico realizado, para conformar las respectivas Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Realiza propuesta de proyectos de inversión a considerar en

el anteproyecto del siguiente ejercicio, integrando las fichas de información básica de proyectos (FIBAP), en el formato establecido por la Secretaría de Hacienda, considerando costos aproximados de la realización de Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, por cada Municipio previamente seleccionado.

Presenta ante el Grupo de Trabajo de Ciudades y Villas Rurales, para su validación correspondiente.

Proporciona seguimiento al proceso de validación en el Subcomité Sectorial de Infraestructura y Comunicaciones del COPLADE, así como de la gestión de los recursos correspondientes, coordinándose con el Área de Planeación y Programación.

Recibe oficio de autorización de los recursos solicitados para la realización de Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, emitido por la Secretaría de Hacienda.

Realiza las Matrices de Indicadores de Resultados, así como los formatos y justificaciones requeridas para gestionar los recursos inherentes a la realización de los Estudios respectivos, de acuerdo al monto autorizado.

Elabora memorándum dirigido al Área de Planeación y Programación, en su carácter de enlace ante la Secretaría de Hacienda, solicitando realice los trámites correspondientes, mediante los sistemas informáticos establecidos, anexando la información realizada en el punto anterior, rubrica y recaba firma de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Titular del Área de Planeación y Programación. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica.





No. de actividad


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Recibe informe por parte de la Subsecretaría de Planeación y Egresos de la Secretaría de Hacienda, acerca de la ministración de los recursos solicitados para la realización de los Estudios correspondientes.

Realiza informes periódicos de los avances programados y los realizados, correspondiente a los proyectos de inversión y operativos.

Investiga acerca de las empresas de consultoría y estudios, con experiencia en la realización de estudios inherentes al diagnóstico socio territorial, económico productivo, de identificación de predio y de sustentabilidad ambiental, o en su defecto estudios similares; procurando además identificar a empresas que cuenten con un grupo de trabajo multidisciplinario que permita la correcta realización de los estudios correspondientes.

Solicita a las empresas de consultoría identificadas, currículum de experiencia en la realización de estudios y del equipo de trabajo que la integran.

Revisa y analiza la experiencia de las empresas contempladas, identificando la (s) de mayor capacidad técnica para cotizar la realización de estudios.

Elabora oficio dirigido a la (s) empresas identificadas, anexando los términos de referencia para la realización de los Estudios para elOrdenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos correspondientes, solicitando cotización del costo para su realización, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: La (s) empresas seleccionadas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Recibe cotizaciones por parte de las empresas de consultoría, presentando sus costos, presupuestos, calendarios, especificaciones metodológicas y demás información que manifieste la correcta ejecución de los Estudios en comento.

Analiza las ventajas técnicas respecto a los productos a entregar, de contenido, de presentación, así como de la experiencia y equipo técnico con la que cuenten las empresas cuestionadas, seleccionando la (s) empresa (s) que ofrezca mayores beneficios.





No. de actividad


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18

19

Realiza la integración del expediente documental necesario para la

contratación de la empresa seleccionada.

Realiza memorándum dirigido a la Unidad de Apoyo Administrativo, remitiendo el expediente documental correspondiente, así como los términos de referencia inherentes, solicitando la contratación del servicio: Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, indicando la empresa, periodos y montos a pactar; rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Archiva Expediente.






Nombre del procedimiento: Integración de banco de datos y expedientes técnicos para la gestión del Decreto de Creación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Propósito: Contar con la información que sustente la planeación y fundación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde la integración de información digital, documental y estudios, hasta la gestión del Decreto de Creación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.


Políticas:

La integración del banco de datos, corresponderá a toda clase de información documental que se almacene en la planeación y programación de los recursos, realización de estudios para el ordenamiento de los asentamientos humanos dispersos y expedientes técnicos necesarios para la gestión de los Decretos de Creación de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables ante el H. Congreso del Estado.

La integración del expediente técnico del Decreto de Creación de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables ante el H. Congreso del Estado, se ajustará a lo estipulado en el Artículo 25, de la Ley de Ciudades Rurales Sustentables para el Estado de Chiapas.





No. de actividad


1

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Recaba e integra la documentación derivada de las gestiones en la etapa

de planeación del Programa Operativo Anual.

Recaba e integra la documentación derivada de las gestiones para la contratación de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos.

Resguarda los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos realizados en los Municipios correspondientes.

Recaba e integra la información derivada del seguimiento y evaluación de los proyectos de inversión de la Dirección de Planeación, en los respectivos formatos y sistemas informáticos establecidos por la Secretaría de Hacienda.

Recaba e integra a los expedientes, las propuestas de Municipios a estudiar, factibles de ser beneficiados con la estrategia de Ciudades o Villas Rurales, realizado por el Departamento de Análisis Estadístico y Socio-Económico.

Recaba e integra a los expedientes, las propuestas de localidades a integrar en las Ciudades o Villas Rurales Sustentables, derivada de la revisión de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, efectuada por el Departamento de Análisis Estadístico y Socio-Económico.

Elabora oficio a la Secretaría de Infraestructura, solicitando la información técnica de los proyectos y acciones en materia de infraestructura y equipamiento que hayan ejecutado en el ámbito de surespectiva competencia, rubrica, recaba rúbrica del Director de Planeación y recaba firma del Presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y turna:

Original.- Titular de la Secretaría de Infraestructura que tiene injerencia en la creación y construcción de una Ciudad o Villa Rural Sustentable. 1ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª.Copia: Titular de la Dirección de Planeación. 3ª.Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª.Copia: Archivo. 5ª.Copia: Minutario.

Elabora oficio a la Secretaría de Medio Ambiente e Historia Natural, solicitando la información referente a los proyectos y acciones en materia ambiental, que hayan ejecutado en el ámbito de su respectiva competencia, rubrica, recaba rúbrica del Director de Planeación y recaba





No. de actividad


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Original.- Titular de la Secretaría de Medio Ambiente e Historia Natural. 1ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª.Copia: Titular de la Dirección de Planeación. 3ª.Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª.Copia: Archivo. 5ª.Copia: Minutario.

Elabora oficio a Promotora de Vivienda Chiapas, solicitando la información referente a los proyectos y acciones referentes a la tenencia legal de la tierra, así como los procesos de escrituracióncorrespondientes, en el ámbito de su respectiva competencia, rubrica, recaba rubrica del Director de Planeación y recaba firma del Presidente del Instituto, fotocopia y turna:

Original.- Titular de Promotora de Vivienda Chiapas. 1ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª.Copia: Titular de la Dirección de Planeación. 3ª.Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª.Copia: Archivo. 5ª.Copia: Minutario.

Elabora oficio a la Secretaría del Campo, solicitando la información referente a los proyectos y acciones en materia productiva, que hayan ejecutado en el ámbito de su respectiva competencia, rubrica, recaba rúbrica del Director de Planeación y recaba firma del Presidente del Instituto, fotocopia y turna:

Original.- Titular de la Secretaría del Campo. 1ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª.Copia: Titular de la Dirección de Planeación. 3ª.Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª.Copia: Archivo. 5ª.Copia: Minutario.

Elabora memorándum a la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial, solicitando los padrones de beneficiarios, actas de cabildo donde se manifiesta la aceptación de la Ciudad o Villa Rural Sustentable correspondiente y el compromiso del suministro de los servicios básicos, además de las actas de aceptación de la reubicación a la Ciudad Rural (individual o comunitaria), rubrica, recaba rúbrica del Director de Planeación, recaba firma del Presidente del Instituto, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª. Copia: Archivo.





No. de actividad


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14

15

Elabora memorándum a la Dirección de Obra Pública, solicitando la

información técnica de las obras que hayan ejecutado en las Ciudades o Villas Rurales Sustentables, en el ámbito de su competencia, así como las factibilidades de uso y destino del suelo (emitidas por el H. Ayuntamiento correspondiente), factibilidades de introducción de servicios de energía eléctrica de la Comisión Federal de Electricidad (CFE) y de Aprovechamiento del Agua ante la Comisión Nacional del Agua (CONAGUA), respectivamente, además del Dictamen Técnico de Riesgos, emitido por el Instituto de Protección Civil para el Manejo Integral de Riesgos de Desastres, rubrica, recaba rúbrica del Director de Planeación, recaba firma del Presidente del Instituto, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Dirección de Obra Pública. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Recibe la información de las Dependencias y organismos mencionados en la actividad No. 12, la fotocopia, archiva en un expediente denominado “Expediente Técnico del Decreto de Creación de la Ciudad o Villa Rural Sustentable que corresponda”.

Elabora memorándum, anexando el “expediente técnico”, remitiéndolo a la Unidad de Asuntos Jurídicos, para la gestión del Decreto de Creación de dicha Ciudad o Villa Rural, ante el Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal y el H. Congreso del Estado.

Original: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Estudios y Proyectos. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Archiva Expediente.






IPCR-DPLAN-DAEySE-001

Nombre del procedimiento: Recabar la información estadística, geográfica y socioeconómica de los municipios viables a beneficiar con las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, para identificar las condiciones de dispersión- marginación y pobreza.

Propósito: Proporcionar la información estadística, geográfica y socioeconómica que permita conocer las condiciones de dispersión-marginación y pobreza de los municipios analizados.

Alcance: Desde la Instrucción para el análisis de la información estadística, geográfica y socio-económica, hasta la elaboración del informe con resultados.

Responsable del procedimiento: Departamento de Análisis Estadístico y Socio-económico

Políticas:

Recaba la información estadística, geográfica y socio-económica de los municipios viables a beneficias para identificar las condiciones de dispersión-marginación y pobreza.

Busca la información de organismos especializados en la materia. Elabora informe sobre la información recabada.





No. de actividad


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5

Recibe memorándum a través de la Dirección de Planeación para la realización del análisis de la información estadística, geográfica y socio- económica, que permita determinar el grado de dispersión-marginación y pobreza de los municipios viables a beneficiar con las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Elabora oficio para solicitar la información estadística y geográfica a las Dependencias correspondientes. Rubrica, recaba rubrica del Director de Planeación, recaba firma del Presidente del Instituto, fotocopia y distribuye:

Original: Dependencias. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Dirección de Planeación. 4ª.Copia: Titular del Departamento de Análisis Estadístico y Socioeconómico. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Recibe a través de la Dirección de Planeación, oficio de respuesta con la información solicitada.

¿Hay observaciones?

Si. Regresa a la actividad No. 2 No. Continúa en la actividad No. 4

Realiza búsqueda en línea de información geográfica y estadística los

organismos con bancos de datos estadísticos, geográficos y socio- económicos que permitan conocer las condiciones de dispersión- marginación y pobreza de los municipios viables a los municipios viables a beneficiar con las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.



Analiza la información solicitada y la contrasta con la información obtenida por los organismos calificados y de los bancos de datos, para emitir información estadística, geográfica y socioeconómica.





No. de actividad


6

7

8

Realiza informe de los resultados obtenidos del análisis.

Elabora memorándum con los resultados obtenidos del análisis de la información dirigido a la Dirección de Planeación, firma, fotocopia y turna:

Original: Director de Planeación.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.



Archiva información de resultados.







Nombre del procedimiento: Realizar el análisis estadístico, geográfico y socioeconómico de las localidades factibles de integrar a las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, contempladas en los estudios para el ordenamiento de los asentamientos humanos dispersos.

Propósito: Conocer a través de la información estadística, geográfica y socioeconómica de los estudios las condiciones de dispersión-marginación y pobreza de las localidades factibles a beneficiar con las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde la Instrucción para el análisis de la información, hasta la elaboración del informe con resultados.

Responsable del procedimiento: Departamento de Análisis Estadístico y Socio-económico

Políticas:

Realiza el análisis de la información presentada en los estudios para el ordenamiento de los asentamientos humanos dispersos, que permita conocer la información estadística, geográfica y socioeconómica de las localidades factibles a beneficiar con las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.





No. de actividad


1

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3

4

Recibe memorándum a través de la Dirección de Planeación para la realización del análisis estadístico, geográfico y socioeconómico de las localidades factibles de integrar a las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, contempladas en los estudios para el ordenamiento de los asentamientos humanos dispersos.

Analiza la información solicitada y realiza informe.



Elabora memorándum con los resultados obtenidos del análisis de la información dirigido a la Dirección de Planeación, firma, fotocopia y turna:

Original: Director de Planeación.

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Archiva información de resultados.







Nombre del procedimiento: Proponer la factibilidad de la constitución de Ciudades y Villas Rurales Sustentables en el Estado, con base en la información de los estudios generados.

Propósito: Proporcionar la información estadística, geográfica y socioeconómica para la adecuada planeación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde la Instrucción para el análisis de la información, hasta la elaboración del informe con resultados.

Responsable del procedimiento: Departamento de Análisis Estadístico y Socio-económico.

Políticas:

Con base a la información analiza los informes de resultados reportados y se convoca a reuniones con las Direcciones del Instituto.

Informa al Titular del Instituto los resultados de las reuniones.





No. de actividad


1

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3

4

5

Recibe instrucción superior para convocar a reunión con las Direcciones del Instituto, que permitan revisar la información analizada en los estudios, exponiendo la propuesta de factibilidad para la constitución de nuevas Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Elabora oficio de invitación para la reunión con las Direcciones del Instituto, para revisar la información generada en la Dirección de Planeación para la constitución de nuevas Ciudades y Villas Rurales Sustentables, fotocopia y turna para su distribución:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª.Copia: Titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial. 3ª.Copia: Titular de la Dirección de Población. 4ª.Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 5ª.Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 6ª. Copia: Archivo. 7ª.Copia: Minutario

Realiza la reunión de trabajo con las Direcciones involucradas y elabora minuta de acuerdos, con la factibilidad de constitución de Ciudades o Villas Rural.



Convoca a las Dependencias involucradas a reunion

es interinstitucionales que permitan determinar la factibilidad de la constitución de nuevas Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Elabora oficio de invitación para reunión interinstitucional con las Dependencias involucradas que permitan determinar la factibilidad de la constitución de nuevas Ciudades y Villas Rurales Sustentables, fotocopia y turna para su distribución:

Original: Titular de la Dependencia a la que se le invita. 1ª.Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población yCiudades Rurales. 3ª.Copia: Archivo. 4ª.Copia: Minutario.





No. de actividad


6

7

8

9

Realiza la reunión de trabajo con las Dependencias involucradas y

elabora minuta de acuerdos, con la factibilidad de constitución de una nueva Ciudad o Villa Rural Sustentable.

Elabora oficio de envío de minuta a los integrantes que participaron en la determinación de la factibilidad de la Ciudad o Villa Rural Sustentable,rubrica y recaba firma del Director de Planeación, fotocopia y distribuye:

Original: Titular de la Dependencia a la que se le invita. 1ª.Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población yCiudades Rurales. 3ª.Copia: Archivo. 4ª.Copia: Minutario.

Elabora oficio con el informe de las reuniones al Titular del Instituto, anexando la información documental de soporte, rubrica, recaba rúbrica del Director de Planeación, fotocopia y distribuye:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª. Copia: Archivo. 3ª.Copia: Minutario






Código del Procedimiento IPCR-DPLAN-DEyS-001

Nombre del procedimiento: Organización periódica de reuniones de trabajo interinstitucionales, para el seguimiento de asuntos en materia de infraestructura y equipamiento.

Propósito: Llevar a cabo el seguimiento de los asuntos pendientes en materia de infraestructura y equipamiento, para coadyuvar en las gestiones que impulsen el desarrollo de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde la instrucción de convocar a las Dependencias para celebrar la reunión interinstitucional de trabajo, hasta el cumplimiento de los asuntos pendientes en materia de infraestructura y equipamiento.

Responsable del procedimiento: Departamento de Evaluación y Seguimiento.

Políticas:

Las reuniones interinstitucionales de trabajo, corresponderán a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Grupo de Trabajo de Ciudades y Villas Rurales, pertenecientes al Subcomité Sectorial de Infraestructura y Comunicaciones; el cual se integra por las siguientes Dependencias:

1. Secretaría de Infraestructura. 2. Secretaría de Medio Ambiente e Historia Natural. 3. Secretaría de Desarrollo y Participación Social. 4. Secretaría de Salud. 5. Secretaría del Campo. 6. Instituto Estatal del Agua. 7. Promotora de Vivienda Chiapas. 8. Secretaría de Hacienda. 9. Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Chiapas. 10. Secretaría de Educación. 11. Instituto de la Infraestructura Física Educativa del Estado de Chiapas.

Las reuniones de trabajo al respecto, se realizarán de manera ordinaria cada mes, o en su caso cuando la situación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables lo amerite, se realizarán reuniones extraordinarias para resolver algún asunto en particular.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

Recibe instrucción del Director de Planeación para convocar a reunión del Grupo de Trabajo interinstitucional, para el seguimiento de asuntospendientes en materia de infraestructura y equipamiento, inherentes a la planeación y desarrollo de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Elabora memorándum de invitación a la reunión de trabajo, dirigido al Titular de la Dirección de Obra Pública, con la finalidad de que expongan ante las Dependencias el estatus de las acciones en el ámbito de competencia, rubrica y recaba firma de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Dirección de Obra Pública. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Elabora oficio de invitación a la reunión de trabajo, dirigido a los Subsecretarios u equivalentes de las Dependencias que integran el Grupo de Trabajo, con la finalidad de que instruyan a los enlaces correspondientes, quienes expondrán el estatus de las acciones que llevan a cabo en el ámbito de competencia, para la conformación de las Ciudades y Villas Rurales, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Subsecretarios o equivalentes de las Dependencias. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Realiza Orden del día, planteando los asuntos a tratar en la reunión, por Ciudad o Villa Rural Sustentable, presentándola para el visto bueno del Director.

Realiza reunión de trabajo, cediendo la palabra a cada uno de lo

s enlaces, quienes expondrán el estatus de las acciones que desarrollan en el ámbito de su competencia, así como las necesidades o problemáticas presentadas, en la conformación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Elabora Minuta de Trabajo para plasmar los acuerdos y compromisos





No. de actividad


7

8

9

10

11

Original: Titular de la Dirección de Planeación.

1ª. Copia: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Realiza listado de acuerdos, para el adecuado seguimiento de los compromisos realizados por las Dependencias.

Realiza llamadas telefónicas necesarias, en seguimiento a los acuerdos de la reunión de trabajo, para impulsar solución a las problemáticas presentadas en el proceso tanto de planeación como de ejecución de las acciones para conformación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

¿Todas las Dependencias cumplen lo acordado en la reunión de trabajo?

Si. TERMINA PROCEDIMIENTO

No. Continua en la actividad No. 9

Elabora oficio, solicitando información o la atención a cierto asunto y/o problemática, en seguimiento en los acuerdos emanados de la reunión de trabajo, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Subsecretario o enlace de la Dependencia que corresponda. 1ª. Copia: Titular de la Dependencia correspondiente. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Recibe oficio de respuesta, enviando la información solicitada o en su caso, atendiendo el asunto correspondiente.

Elabora oficio, remitiendo o en su caso informando acerca de la atención brindada por la Dependencia responsable, a los asuntos y/o problemática correspondiente, en seguimiento en los acuerdos emanados de la reunión de trabajo, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Planeación, fotocopia y turna:





No. de actividad


12

Original: Subsecretario o enlace de la Dependencia que corresponda.

1ª. Copia: Titular de la Dependencia correspondiente. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Archiva Expediente.






IPCR-P-DPLAN-DEyS-002

Nombre del procedimiento: Verificar el proceso de ejecución de los estudios contratados por el Instituto, constatando el cumplimiento de los objetivos y metas planteadas.

Propósito: Cerciorar que las actividades en campo, en elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de Asentamientos Humanos Dispersos, sean realizadas en tiempo y forma, de acuerdo a la metodología estipulada en los Términos de Referencia.

Alcance: Desde el inicio de las actividades en campo, en la realización de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, hasta la conclusión de estas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Evaluación y Seguimiento. Políticas:

La verificación del proceso de ejecución de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, deberá ser realizada con base en los alcances y especificaciones técnicas metodológicas, estipuladas en los Términos de Referencia y Contrato correspondientes.





No. de actividad


1

2

3

4

Recibe memorándum a través de la Unidad de Apoyo Administrativo, informando acerca de las empresas contratadas para la elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de Asentamientos Humanos Dispersos, así como los periodos de ejecución correspondientes, solicitando el seguimiento correspondiente.

Elabora oficio de Invitación, para llevar a cabo reunión inicial con las empresas contratadas para realizar los Estudios para el Ordenamiento de Asentamientos Humanos Dispersos, con la finalidad de solicitar a las Empresas contratadas, presenten su Plan de trabajo y Programa Calendarizado de Actividades en la elaboración de los estudios correspondientes, rubrica, recaba firma de la Dirección de Planeación, fotocopia y distribuye:

1ª. Original: Empresa. 2ª. Original: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas del Instituto. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Elabora memorándum de Invitación, para participar en la reunión de trabajo con las Empresas contratadas para realizar los Estudios para el Ordenamiento de Asentamientos Humanos Dispersos, en la que expondrán el Plan de trabajo y Programa Calendarizado de Actividades en la elaboración de los estudios correspondientes, rubrica, recaba firma del Director de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas del Instituto. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Elabora minuta de trabajo, para plasmar los acuerdos tomados en la reunión de trabajo, rubrica, recaba firmas de los participantes, fotocopia y distribuye:

Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo.

Archiva expediente.

Archiva expediente.

Archiva expediente.





No. de actividad


5

6

7

8

9

Elabora oficio a las empresas contratadas, en seguimientos a los acuerdos de la reunión de trabajo, solicitando el Plan de Trabajo y Programa Calendarizado de Actividades a realizar en la elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, rubrica, recaba firmas de la Dirección de Planeación, Fotocopia y distribuye:

Original: Empresas Contratadas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Recibe oficios de empresas contratadas, en el que hacen entrega oficial del Plan de Trabajo y Programa Calendarizado de Actividades a realizar en la elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos.

Analiza la información recibida por parte de las Empresas.

¿Existen Observaciones?


Gestiona validación del Plan de Trabajo y Programa Calendarizado de Actividades a realizar en la elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, recaba firmas de la Dirección de Planeación y Unidad de Apoyo Administrativo, para la Validación correspondiente.

Elabora oficio de contestación a Contratistas, en el que valida el Plan de Trabajo y Programa Calendarizado de Actividades, correspondientes a los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, rubrica, recaba firmas de la Dirección de Planeación, Fotocopia y distribuye:

Original: Empresas Contratadas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

Archiva expediente.

Archiva expediente.

Archiva expediente.





No. de actividad


10

11

12

13

14

Elabora Oficios de acreditaciones de las empresas contratadas por el

Instituto, para realizar los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, ante las Dependencias Ejecutoras que inciden en la creación de Villas Rurales Sustentables y Ciudades Rurales Sustentables según sea el caso, con la finalidad de que éstas brinden la información referente a los programas y acciones que llevarán a cabo al respecto, lo cual pueda ser de utilidad para las empresas en el trabajo de investigación de gabinete y de campo, rubrica, recaba firma del Presidente del Instituto, Fotocopia y distribuye:

Original: Dependencias Ejecutoras. 1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Planeación. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Recibe Instrucción del Director de Planeación de trasladarse a los municipios en estudio, a efectos de verificar el proceso de levantamiento de información de campo, con la población potencial a ser beneficiada con la estrategia de Villas Rurales Sustentables o Ciudades Rurales Sustentables, según sea el caso.

Realiza visita al municipio en estudio para verificar el proceso de levantamiento de información realizada en campo (encuestas, entrevistas y recorridos observación de las localidades).

Analiza y Evalúa el proceso de levantamiento de información realizadaen campo, dictaminando si las actividades realizadas son congruentes con el Plan de Trabajo, reglamentos y políticas establecidas en los Términos de Referencia.

Elabora informe al Director de Planeación, acerca de las actividades realizadas en campo, comentando las observaciones de los trabajos realizados en campo, por parte de las Empresas contratadas para la elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos (EOAHD), firma, fotocopia y distribuye:

Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Archiva expediente.

Archiva expediente.





No. de actividad


15

16

17

18

19

19a

Recibe Instrucción del Director de Planeación, para trasladarse a los

Municipios en estudio, a efecto de verificar el proceso de elaboración de los talleres sociales participativos, con la población potencial a ser beneficiada con la estrategia de Ciudades Rurales Sustentable o Villas Rurales Sustentables.

Verifica el desarrollo de los Talleres Sociales Participativos en el Municipio de estudio.

Identifica las problemáticas y necesidades a combatir, a través del diseño de mecanismos y estrategias de atención a corto, mediano y largo plazo.

Elabora informe al Director de Planeación, acerca los resultado

s obtenidos en los Talleres Sociales Participativos realizados en coordinación con las Empresas contratadas para la elaboración de los Estudios, firma, fotocopia y distribuye:

Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Analiza las actividades en campo realizadas por la empresa contratada en la elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos; evaluando el cumplimiento de los objetivos y metas planteadas en los Términos de Referencia del Contrato correspondiente.

¿Existen Observaciones?


Elabora oficio de invitación, convocando a reunión a las empresas contratadas a realizar los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, así como a las áreas operativas y normativas del Instituto, con la finalidad de que dichas Empresas atiendan las observaciones efectuadas en el levantamiento de información y talleres de sociales participativos, rubrica, recaba firmas de

Archiva expediente.

Archiva expediente.





No. de actividad


20

21

22

23

3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Realiza reunión de trabajo, en la que se planteen las observaciones, así como su solución correspondiente, solicitándole a las Empresas contratadas, su atención correspondiente.


Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titulares de las empresas contratadas. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Recibe oficio por parte de las Empresas contratadas, informando acerca de la atención a las observaciones realizadas en campo.

Archiva expediente.


Archiva expediente.




Código del Procedimiento IPCR-DPLAN-DEyS-003

Nombre del procedimiento: Evaluación del contenido de los estudios para el ordenamiento de los asentamientos humanos dispersos. Propósito: Evaluar los Estudios para el Ordenamiento de Asentamientos Humanos Dispersos contratados, con base en los alcances y especificaciones técnicas metodológicas, estipuladas en los Términos de Referencia y Contrato correspondientes. Alcance: Desde el inicio del contrato para la realización de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, hasta la entrega de los productos finales.

Responsable del procedimiento: Departamento de Evaluación y Seguimiento.

Políticas:

La evaluación de los productos entregados en el contrato de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, deberá ser realizada con base en los alcances y especificaciones técnicas metodológicas, estipuladas en los Términos de Referencia y Contrato correspondientes.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

Elabora oficio solicitando a las empresas contratadas, que informe acerca de los avances en los trabajos para la conformación de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos. Rubrica, recaba firma del Director de Planeación, Fotocopia y distribuye:

Original: Empresas Contratadas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Recibe oficio de Contratistas en el que informan los Avances de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos; analiza la información recibida, evalúa y verifica que sean congruentes con el Plan de Trabajo y a lo estipulado en los Términos de Referencia, informando a la Dirección de Planeación, las observaciones sobre dichos avances.

Elabora oficio y memorándum de invitación, convocando a reunión con las Empresas contratadas para realizar los Estudios correspondientes, así como a las Áreas Operativas y Normativas del Instituto, con la finalidad de que dichas Empresas presenten sus avances en la elaboración de los estudios correspondientes. En la fase Investigacióndocumental, rubrica, recaba firma del Director de Planeación, Fotocopia y distribuye:


Realiza reunión de trabajo, en la que las empresas contratadas, presentan los avances de la investigación documental realizada. Recibe la información presentada.

Analiza la información, evalúa y verifica en conjunto con las ÁreaOperativas y Normativas del Instituto; y con base al Plan de Trabajo,reglamentos y políticas.

Archiva expediente.

Archiva expediente.

Archiva expediente.





No. de actividad


7

8

9

10

11


Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Empresas. 6ª. Copia: Archivo. 7ª. Copia: Minutario.

Elabora oficio y memorándum de invitación, convocando a reunión a las Empresas contratadas a realizar los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, así como a las áreas operativas y normativas del Instituto, con la finalidad de que dichas Empresas presenten sus avances en la elaboración de los estudios correspondientes. En la fase de investigación de campo, rubrica, recaba firmas de la Dirección de Planeación, fotocopia y distribuye:


Realiza reunión de trabajo, en la que las empresas contratadas, presentan los avances de la investigación realizada en campo (Encuestas, entrevistas y recorridos observación de las localidades).

Analiza, Evalúa, dictamina con la finalidad de que sean congruentes con el Plan de Trabajo, Reglamentos y Política.


Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas. 2ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Empresas. 6ª. Copia: Archivo.

Archiva expediente.

Archiva expediente.

Archiva expediente.





No. de actividad


12

13

14

15

Elabora oficio y memorándum de invitación, convocando a reunión a las

Empresas contratadas a realizar los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, así como a las Áreas Operativas y Normativas del Instituto, con la finalidad de que dichas empresas presenten sus avances. En la fase de conclusiones recabadas de los talleres sociales participativos, rubrica, recaba firma del Director de Planeación, fotocopia y distribuye:


Realiza reunión de trabajo, en la que las empresas contratadas, presentan las conclusiones recabadas de los talleres sociales participativos. Revisa que sean congruentes con el Plan de Trabajo y Términos de Referencia estipulados.



Elabora oficio y memorándum de invitación a las Empresas contratadas para la elaboración de los Estudios y Áreas Operativas y Normativas del Instituto, con la finalidad de que dichas empresas realicen presentaciónprevia de los resultados obtenidos en la formulación de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos. (Pre entrega), rubrica, recaba firma del Director de Planeación, fotocopia y distribuye:





No. de actividad


16

17

18

19

20

21

22

23

1ª. Original: Empresa.

2ª. Original: Titulares de las Áreas Operativas y Normativas del Instituto. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Realiza reunión de trabajo, en la que las Empresas contratadas, presentan los resultados obtenidos en la formulación de los estudios, (fase final).

Recibe la información presentada.

Analiza, evalúa y verifica en conjunto con las Áreas Operativas y Normativas del Instituto; con base al Plan de Trabajo, Reglamentos y Políticas.

Dictamina y realiza comentarios, propuestas y opiniones al respecto.

Acuerda la fecha de la entrega final de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, a efectos de que se contemplen las especificaciones de contenido y formatos de entrega, ante el Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Elabora minuta de trabajo, para plasmar los acuerdos tomados en la presentación, (fase final), rubrica, recaba firmas de los participantes, fotocopia y distribuye:


Recibe memorándum por parte de la Unidad de Apoyo Administrativo, remitiendo los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, para su revisión correspondiente.

Analiza y verifica que los documentos cumplan con las especificaciones de contenido y formatos de entrega, estipulados en los Términos de Referencia contratados.

Archiva expediente.

Archiva expediente.





No. de actividad


24

25

Elabora memorándum a la Unidad de Apoyo Administrativo, informando

acerca de las conclusiones de los trabajos entregados por las Empresas contratadas para la elaboración de los Estudios para el Ordenamiento de los Asentamientos Humanos Dispersos, rubrica y recaba firma delDirector de Planeación, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica 3ª. Copia: Titular del Departamento de Evaluación y Seguimiento 4ª. Copia: Empresas 5ª. Copia: Archivo 6ª. Copia: Minutario

Archiva Expediente.





PRESIDENCIA

DIRECCIÓN DE CONCERTACIÓN Y GESTIÓN

FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE FUNDACIONES Y

ORGANISMOS

DEPARTAMENTO DE CONCERTACIONES Y

SEGUIMIENTO FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DEL

FIDEICOMISO FICIRS


Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 G



IPCR-DCGF-DFO-001

Nombre del procedimiento: Promoción del Proyecto “Ciudades y Villas Rurales Sustentables”. Propósito: Impulsar el Proyecto Ciudades y Villas Rurales Sustentables, ante los Gobiernos, Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados, para crear interés entre diversos prospectos para participar directamente en el proyecto.

Alcance: Desde que se genera la propuesta para realizar eventos de impulso al proyecto Ciudades y Villas Rurales Sustentables, hasta la elaboración del informe de actividades.

Responsable del procedimiento: Departamento de Fundaciones y Organismos.

Políticas:

Adecuará las necesidades de la promoción y difusión del proyecto de Ciudades y Villas Rurales Sustentables a lo establecido en el Manual de Identidad que emite el Instituto de Comunicación Social del Estado de Chiapas.





No. de actividad


1

1a

2

3

4

4a

5

5a

Genera propuesta para la realización de eventos que den impulso al proyecto de Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

¿Se aprueba la propuesta? Si. Continúa en la actividad No. 2 No. Continúa en la actividad No. 1a

Corrige las observaciones a la propuesta. Regresa a la actividad No. 1.

Concerta con los enlaces de los Gobiernos, Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados para establecer agenda para llevar a cabo evento sobre el proyecto de Ciudades y Villas Rurales Sustentables. ¿Establece contacto? Si. Continúa actividad No. 3 No. Regresa actividad No. 2

Realiza logística del evento para la presentación de la información sobre el proyecto de Ciudades y Villas Rurales en el evento a realizar, informa por medio de tarjeta al Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales para su aprobación, rúbrica, recaba firma del Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, fotocopia y turna:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª: Copia: Archivo.

¿Se aprueba la reunión o evento? Si. Continúa en la actividad No. 4 No. Regresa a la actividad No. 3

Genera propuesta de presentación de la información del proyecto de Ciudades y Villas Rurales Sustentables, para su aprobación.

¿Se aprueba la propuesta? Si. Continúa con la actividad No. 5 No. Continúa en la actividad No. 4a

Corrige las observaciones a la propuesta. Regresa a la actividad No. 4.

Verifica si el Instituto cuenta con el material, equipo o insumo

s necesarios para llevar a cabo la presentación de la información en el evento. ¿Cuenta con todo lo necesario? Si. Continúa en la actividad No. 6 No. Continúa en la actividad No. 5a.

Elabora oficio dirigido al Organismo Público correspondiente, para solicitar el material, equipo o insumo necesario para llevar a cabo el evento rúbrica recaba firma del Titular de la Dirección de Concertación

Trípticos, presentacione





No. de actividad


5b

6

7

8

9

10

11

Original: Titular del Organismo Público. 1ª: Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª: Copia: Archivo. 3ª: Copia: Expediente.

Recibe material solicitado para llevar a cabo la presentación de las Ciudades y Villas Rurales. Continúa en la actividad No.8

Elabora memorándum dirigido al Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto, solicitando su intervención para la dotación de recursos que permitan la realización del evento así como la impresión de trípticos, panfletos, impresión de lonas, contratación de servicios especiales, recaba firma del Director de Concertación y Gestión Financiera, fotocopia y turna para su distribución:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª: Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª: Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 3ª: Copia: Titular del Área de Recursos Materiales. 4ª: Copia: Titular del Área de Recursos Financieros. 5ª: Copia: Expediente.

Recibe por parte del Titular del Área de Recursos Materiales, el material, equipo o insumos que le fue solicitado para llevar a cabo la presentación de las Ciudades y Villas Rurales.

Realiza presentación en el evento haciendo mención de los alcances, objetivos, beneficios e impacto social y económico de esta política pública.

Regresa el material solicitado para la presentación al organismo que lo

facilito.

Elabora informe de actividades acerca de lo acontecido durante la

presentación de la información sobre las Ciudades y Villas Rurales.

Archiva la documentación relacionada con la participación en el evento en donde se presentó la información sobre las Ciudades y Villas Rurales.






IPCR-DCGF-DFO-002

Nombre del procedimiento: Difundir el Proyecto “Ciudades y Villas Rurales Sustentables” en eventos a invitación de Organismos Nacionales y Extranjeros.

Propósito: Difundir el Proyecto Ciudades y Villas Rurales Sustentables, ante los Gobiernos, Agencias de Cooperación, Fundaciones, Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados y comunidad en general como una herramienta del Gobierno del Estado para combatir el Binomio Dispersión- Marginación y generar interés en aportar financiamiento para su realización.

Alcance: Desde la invitación al Instituto para participar en eventos diversos, hasta la elaboración del informe de actividades.






No. de actividad


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4b

5

Recibe de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera copia de la invitación que diversos Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos y Privados puedan hacer al Instituto para participar en eventos en donde se difunda a las Ciudades y Villas Rurales Sustentables y memorándum de instrucción en el cual se designa y da instrucciones al personal que será encargado de realizar la presentación.

Recaba la información de diversas áreas del Instituto sobre lo

s programas, obras o acciones que se ejecuten en las Ciudades y Villas Rurales Sustentables para conocer a fondo el proyecto.

Genera la propuesta de presentación de la información recabada del Proyecto Villas y Ciudades Rurales para su aprobación.

¿Se aprueba la propuesta? Si. Continúa en la actividad No.4 No. Regresa a la actividad No. 3

Verifica si el Instituto cuenta con el material, equipo o insumo

s necesarios para llevar a cabo la presentación.

¿Cuenta con todo lo necesario? Si. Continúa en la actividad No. 5 No. Continúa en la actividad No. 4a.

Elabora oficio dirigido al titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, para solicitar el material, equipo o insumo necesario para llevar a cabo la presentación de las Ciudades y Villas Rurales, rúbrica, recaba firma del Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, fotocopia y turna para su distribución:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª: Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª: Copia: Archivo. 3ª: Copia: Expediente.

Recibe material solicitado para llevar a cabo la presentación de las Ciudades y Villas Rurales. Continúa en la actividad No.6

Elabora memorándum dirigido al Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto, solicitando su intervención para la dotación de recursos que permitan la realización de la presentación, así como la

Trípticos, presentacione

s

PowerPoint, volantes, posters,mamparas, videos, maquetas.





No. de actividad


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10

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

1ª: Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª: Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 3ª: Copia: Titular del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales. 4ª: Copia: Titular del Área de Recursos Financieros y Contabilidad. 5ª: Copia: Expediente.

Recibe por parte del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales el material, equipo o insumos solicitados para llevar a cabo la presentación de las Ciudades y Villas Rurales.

Realiza presentación en el evento haciendo mención de los alcances,

objetivos, beneficios e impacto social y económico del Programa Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Regresa el material solicitado al Área de Recursos Materiales y Servicios

Generales que lo facilitó, para la realización de la presentación del Programa Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Elabora informe de actividades referente al desarrollo de la presentación

de la información sobre las Ciudades y Villas Rurales.

Archiva la documentación relacionada con la participación en el evento

en donde se presentó la información sobre las Ciudades y Villas Rurales.






IPCR-DCGF-DFO-003

Nombre del procedimiento: Concertar la participación de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados.

Propósito: Establecer comunicación a través del directorio de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e internacionales, Públicos o Privados, para invitarlos a participar en la creación de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde que se obtiene la información con el directorio de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos, hasta su ratificación de participar en los procesos de creación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.






No. de actividad


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7

Obtiene información de la Dirección de Concertación y Gestión

Financiera respecto de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos, como prospectos a participar en la creación de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables, clasifica y organiza los datos.

Identifica a los enlaces de los Gobiernos, Agencias de Cooperación,

Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados que pudieran interesarse en participar y apoyar en el proyecto de Ciudades y Villas Rurales.

Elabora directorio de los Gobiernos, Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados que pudieran interesarse en participar y apoyar en el proyecto de Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Contacta vía telefónica con los enlaces de los Titulares de Agencias de Cooperación, Fundaciones, Organismos y Dependencias Públicas para dar seguimiento, presentar el Proyecto de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables y solicitar financiamiento económico o material para llevar a cabo dicho proyecto.

¿Se obtuvo respuesta? Si. Continúa en la actividad No.5. No. Regresa a la actividad No.2.

Solicita vía telefónica apoyo de los funcionarios del Instituto de Población y Ciudades Rurales, para respaldar ante los Titulares de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados la invitación a Reunión de Presentación.

Concerta vía telefónica cita con el titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, para acordar detalles de la reunión con las Agenciasde Cooperación, Fundaciones y Organismos.

Confirma vía telefonía y/o digital a los enlaces de los Titulares de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos la fecha y hora de la reunión para la presentación del Proyecto de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

¿Se obtiene respuesta positiva para realizar la reunión? Si. Continua en la actividad No. 9 No. Regresa a la actividad No.5.





No. de actividad


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12

Informa de manera verbal o escrita a través de tarjeta informativa al

Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, para la notificación al presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales Sustentables para las consideraciones pertinentes acerca de la reunión a realizar.

Realiza propuesta de minuta, orden del día y lista de asistencia para la reunión de presentación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, ante las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o privados, prospectos a participar en el proyecto.

Recibe información de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados acerca de la participación que tendrán en el Proyecto de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Integra la información recabada de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados dentro de la minuta, formulan acuerdos, recaba firmas de los participantes, fotocopia y archiva en expediente.

Informa de manera oficial al Titular de la Dirección de Concertación y

Gestión Financiera y al Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales del compromiso de participación por parte de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicos o Privados.






IPCR-DCGF-DFO-004

Nombre del procedimiento: Gestión de Financiamiento o Donación para las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Propósito: Colaborar con las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales e Internacionales, Públicas o Privadas para la participación de estas en el Proyecto de Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde monitoreo de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales o Internacionales, Públicos o Privados prospectos a participar en el programa de Ciudades y Villas Rurales Sustentables, hasta la notificación de la Dependencia Gubernamental en la que pueden ser consolidadas las aportaciones o canalizados los recursos.






No. de actividad


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Verifica la forma de participación de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales o Internacionales, Públicos o Privados en el Proyecto de Ciudades y Villas Rurales.

Recibe de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera los requerimientos y especificaciones técnicas que las Dependencias Gubernamentales envían al Instituto de Población y Ciudades Rurales acerca del tipo de actividad que realizarán, de los materiales o equipos que servirán para acondicionar los diversos espacios en las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Envía de manera digital a las Agencias de Cooperación, Fundaciones, Organismos Nacionales o Internacionales públicos o privados los requerimientos y especificaciones técnicas que las Dependencias Gubernamentales envían al Instituto de Población y Ciudades Rurales acerca del tipo de actividad que realizarán, de los materiales o equipos que servirán para acondicionar los diversos espacios en las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Contacta vía telefónica a las Agencias de Cooperación, Fundaciones u Organismos nacionales e internacionales, solicitando el análisis de los requerimientos que por vía digital envió, para que determinen la forma y cantidad en que podrán participar con sus aportaciones.

Recibe de manera digital los requerimientos que las Agencias de Cooperación, Fundaciones u Organismos nacionales e internacionales determinen como prospectos a otorgar.

Realiza una comparación entre requerimientos y especificaciones técnicas de las Dependencias Gubernamentales y las propuestas de donación de las Agencias de Cooperación, Fundaciones u Organismos nacionales e internacionales.

Presenta la propuesta que las Agencias de Cooperación, Fundaciones, Organismos nacionales e internacionales determinaron como posible aportación, al Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera y al presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales, para que los proyectos sean canalizados a las Dependencias Gubernamentales que correspondan de acuerdo al proyecto a realizar.

Notifica mediante correo electrónico a las Agencias de Cooperación, Fundaciones, Organismos nacionales e internacionales, la Dependencia Gubernamental mediante la cual pueden ser consolidadas las aportaciones y canalizados los recursos para la ejecución de los





IPCR-DCGF-DF0-005

Nombre del procedimiento: Dar seguimiento a las aportaciones comprometidas por las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos Nacionales o Internacionales Públicos o privados.

Propósito: Contar con la información financiera sobre la aplicación de los recursos otorgados por las diversas Agencias de Cooperación, Fundaciones u Organismos nacionales o internacionales públicos o privados, en Proyectos inherentes a las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde la revisión de la lista de las aportaciones de las Agencias de Cooperación, Fundaciones u Organismos nacionales o internacionales públicos o privados, hasta la aplicación de éstos en la Ciudad o Villas Rurales Sustentables.

Responsable del procedimiento: Departamento de Fundaciones y Organismos





No. de actividad


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Revisa la lista de compromisos de aportaciones financieras y en especie

establecida por las Agencias de Cooperación, Fundaciones u organismos públicos o privados nacionales o internacionales vía telefónica o por medio de correo electrónico.

Verifica vía telefónica o por medio de correo electrónico las aportaciones otorgadas por las Agencias de Cooperación, Fundaciones u Organismos Públicos o Privados nacionales o internacionales.

Elabora oficio dirigido a las diversas Dependencias Públicas relacionado con proyectos financiados con recursos privados, destinados a las Ciudades o Villas Rurales Sustentables, para conocer el estatus de las aportaciones comprometidas por las Agencias de Cooperación, Fundaciones u Organismos Públicos o Privados nacionales o internacionales, rubrica, recaba firma del Titular de la Dependencia, despacha y turna a la oficialía de partes:

Original: Titular de la Dependencia a contactar. 1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 3ª. Copia: Archivo. 4ª copia: Minutario.

Informa al Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera y éste a su vez al Presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales el estatus de las aportaciones brindadas por las Agencias deCooperación, Fundaciones u Organismos Públicos o Privados nacionales o internacionales.

Archiva los documentos relacionados con el seguimiento de las aportaciones privadas e información de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos nacionales o internacionales públicos o privados que participan en el Proyecto.






IPCR-DCGF-DFO-006

Nombre del procedimiento: Realizar sistemáticamente el mecanismo de las visitas a las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Propósito: Presentar físicamente los avances de la construcción de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, por medio de una visita.

Alcance: Desde que recibe instrucción superior para visitar las Ciudades y Villas Rurales, hasta la elaboración del informe del evento de visita a las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.






No. de actividad


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Recibe instrucción del Titular de la Dirección de Concertación y Gestión

Financiera, de la fecha y acciones a realizar en la visita de Titulares de Órganos Administrativos de los tres Órdenes de Gobierno, así como de las Agencias de Cooperación, Fundaciones y Organismos nacionales o internacionales, públicos o privados a las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Analiza las necesidades a cubrir durante la visita a las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Establece contacto vía telefónica con Servidores Públicos de la Coordinación de Giras, con el propósito de solicitar apoyo para cubrir las necesidades del recorrido en las Ciudades o Villas Rurales Sustentables. Con la participación del personal del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Elabora propuesta de itinerario de las actividades a realizar durante la visita a las Ciudades o Villas Rurales Sustentables, para su aprobación.

¿Aprueban Itinerario? Si. Continúa en la actividad No. 5 No. Continúa en la actividad No.4a.

Realiza las adecuaciones a la propuesta de itinerario. Continúa en la actividad No. 5.

Elabora Tarjeta Informativa al Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera sobre los detalles de la participación del personal del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Realiza recorrido planeado a las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Elabora informe de actividades dirigido al Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, firma y distribuye: Original: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 1ª. Copia: Presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Expediente.

Archiva la documentación generada en el archivo correspondiente.





Código del Procedimiento IPCR-DCGF-DECSF-001

Nombre del procedimiento: Elaborar la convocatoria para la definición del presupuesto del ejercicio fiscal. Propósito: Contar con la información financiera del sector público que permita tener los conceptos del gasto, acciones y actividades de inversión en los proyectos y acciones destinados a la Constitución y Desarrollo de una Ciudad o Villa Rural Sustentable. Alcance: Desde la instrucción del director de convocar al sector público para participar en la integración financiera de las Ciudades y Villas Rurales propuestas para su creación, hasta la aprobación de los proyectos o acciones en la creación de una ciudad o villa rural sustentable.

Responsable del procedimiento: Departamento de Concertaciones y Seguimiento Financiero. Políticas:

Se deberá convocar la participación de los Institutos Administrativos y Dependencias afines a la planeación de Proyectos y Programas Gubernamentales, para incluir en la integración presupuestal los conceptos pertinentes en la Planeación de Creación de Villas o Ciudades Rurales Sustentables.





No. de actividad


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Recibe de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, la

instrucción para convocar al sector público a participar en la integración financiera de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, programadas para su construcción.

Concerta con el titular de la Dirección de Concertación y GestiónFinanciera qué Dependencias serán las invitadas a la reunión de integración financiera basándose en la participación que éstas puedan tener en el programa de Ciudades Rurales Sustentable.

Elabora oficio de invitación a reunión de trabajo para definir los proyectos y acciones a realizar, y generar la propuesta de inversión, en la creación de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables; dirigido a las Dependencias y Organizaciones seleccionadas en el punto No.2, rúbrica y recaba rúbrica del Director de Concertación y Gestión Financiera y firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y envía: Original: Titulares de Dependencias u organismos participantes. 1ª. Copia: Titular de la Dirección o Unidad de Planeación de la Dependencia correspondiente. 2ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 4ª. Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Realiza reunión de trabajo para definir la participación puntual en los proyectos o Acciones para la Constitución de la Ciudad o Villa Rural Sustentable, con representantes del Sector Público.

Elabora minuta de trabajo, de los acuerdos tomados en la reunión, envía vía correo electrónico a las Dependencias participantes, para que emitan sus consideraciones respectivas.

Elabora Carpeta de Inversión con las propuestas de inversión emitidas por los participantes de manera oficial para su aprobación.

Elabora oficio de invitación a reunión de aprobación de la carpeta de inversión a los participantes del sector público, para ser presentada a la instancia correspondiente, con la finalidad de validar los proyectos y acciones en la creación de una Ciudad o Villa Rural Sustentable; rubrica y recaba rúbrica del Director de Concertación y Gestión Financiera, y la firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y envía:





No. de actividad


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Original: Titular de Dependencias u organismos participantes.

1ª. Copia: Titular de la Dirección de Planeación de la Dependencia correspondiente. 2ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 4ª: Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Realiza reunión y minuta de aprobación de la carpeta de inversión para la constitución de ciudades y villas rurales en el ejercicio fiscal correspondiente, recaba firmas de los participantes y rubricas de líderes de proyectos. Imprime, foto copia y entrega a las Dependencias participantes.

Elabora oficio en el cual envía la carpeta de inversión al subcomité correspondiente para su aprobación y sean tramitados en el pleno del Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, fotocopia y envía:

Original: Titulares del Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Planeación del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Archiva la información generada.

TERMINA EL PROCEDIMIENTO





Nombre del procedimiento: Coordinar con las Dependencias ejecutoras la asignación de recursos por parte de la Secretaría de Hacienda. Propósito: Colaborar con las Dependencias Públicas Ejecutoras del recurso, en el seguimiento para la asignación de recursos con la Secretaría de Hacienda. Alcance: Desde la elaboración de la propuesta de inversión, hasta la ejecución del Programa para la creación de la Ciudad o Villa Rural Sustentable. Responsable del procedimiento: Departamento de Concertaciones y Seguimiento Financiero





No. de actividad


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Elabora oficio dirigido a las dependencias ejecutoras y Dirección de Obra Pública del IPCR, solicitando que envíen a la Dirección de Concertación y Gestión Financiera la información de los proyectos para la construcción o equipamiento de las Ciudades o Villa Rural Sustentable propuesta para su creación, rubrica, recaba firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, despacha y turna a oficialía de partes:

Original: Titulares de Dependencias u Organismos participantes. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Planeación de la dependencia correspondiente. 2ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 3ª.Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población yCiudades Rurales. 4ª. Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Integra los requerimientos solicitados ante las Dependencias Ejecutoras para conocer la inversión en la Construcción y Desarrollo de las Ciudades Rurales Sustentables y Villas Rurales Sustentables ycoadyuvar en el trámite ante la Secretaría de Hacienda.

Elabora oficio a las Dependencias Ejecutoras para que envíen la solicitud ante la Secretaría de Hacienda respecto a los requerimientos presupuestales presentados ante el Instituto de Población y Ciudades Rurales rubrica, recaba firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, despacha y turna a oficialía de partes:

Original: Titulares de Dependencias u Organismos participantes. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Planeación de la Dependencia correspondiente. 2ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 4ª. Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 5ª. Copia: Archivo. 6ª Copia: Minutario.

Verifica que la solicitud de Recursos por parte de las Dependencias Ejecutoras, a través de la copia turnada al titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales contenga la cartera de proyectos arealizar en la constitución y desarrollo de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables. ¿Contiene la información solicitada? Si. Continua en la actividad No.5 No. Regresa a la actividad No.3

Archiva la memoria de gestión.





Nombre del procedimiento: Seguimiento a la aplicación de Recursos financieros en la creación de Ciudades o Villas Rurales Sustentables. Propósito: Contar con la información de los ajustes presupuestales en el ejercicio de recursos financieros. Alcance: Desde la elaboración del calendario de reuniones para la creación de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables hasta el término de ejecución de los recursos financieros. Responsable del procedimiento: Departamento de Concertaciones y Seguimiento Financiero.





No. de actividad


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Elabora el calendario de seguimiento en la ejecución del gasto, de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables para su posterior aprobación y validación.

Elabora oficio de invitación a las Dependencias y Organismos involucrados, para llevar a cabo la reunión de trabajo, solicitando la aprobación y validación del calendario de seguimiento en la ejecución del gasto, rubrica, recaba firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, despacha y turna a oficialía de partes:

Original: Dependencia u Organismo participante. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Planeación de la Dependencia correspondiente. 2ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 4ª. Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Presenta en la reunión de trabajo, el calendario seguimiento en la ejecución de gasto, a validar y aprobar por los funcionarios públicos designados de acuerdo a la dependencia que corresponda.

¿Se valida y aprueba el calendario de reuniones? Si. Continúa en la actividad No. 4. No. Continúa en la actividad No.3a

Realiza los ajustes al calendario de acuerdo a las observaciones hechas por los funcionarios representantes de las dependencias invitadas a la reunión. Continúa en la actividad No. 4.

Elabora minuta de acuerdos de la reunión, recaba firmas para su validación y envía mediante correo electrónico.

Comunica vía telefónica la realización de la reunión programada en el calendario de trabajo a los enlaces correspondientes de las Dependencias ejecutoras.

Realiza reunión de trabajo de acuerdo al calendario con enlaces correspondientes de las dependencias ejecutoras.

Elabora minuta de trabajo y envía mediante correo electrónico, a los enlaces correspondientes.



Escucha comentarios

y

observaciones.





Nombre del procedimiento: Seguimiento a los avances físicos-financieros, para la creación de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables. Propósito: Contar con la información actualizada de la ejecución de los recursos y el avance físico de los proyectos. Alcance: Desde la elaboración del calendario de avances físico-financieros, hasta su integración en documento informativo de avances. Responsable del procedimiento: Departamento de Concertaciones y Seguimiento Financiero Políticas:

Cumplir en tiempo y forma la aplicación de los recursos, según la Normatividad de la Secretaría de Hacienda.





No. de actividad


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5

Elabora calendario de presentación de los avances físicos-financieros, de

acuerdo a la Normatividad de la Secretaría de Hacienda.

Elabora oficio de solicitud de la información referente a los Avances Físicos-Financieros de los proyectos que las Dependencias Gubernamentales ejecutan según su actividad, rubrica, recaba firma del titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, fotocopia y turna a oficialía de partes para su distribución:

Original: Titulares de las Dependencias con proyectos, obras o acciones en las Ciudades o Villas Rurales Sustentables. 1ª. Copia: Titulares de las áreas de Planeación de las dependencias. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Dirección de Concertación y Seguimiento Financiero. 4ª. Copia: Archivo. 5ª Copia: Minutario.

¿Recibe la información solicitada a las Dependencias? Si. Continúa en la actividad No. 3. No. Regresa a la actividad No.2

Concerta vía telefónica con los enlaces designados de las dependencias,

la entrega de la información solicitada, en caso de que no este debidamente integrada por parte de la dependencia ejecutora.

Integra la información recibida de las Dependencias en un documento, en el que se exponen los avances de la Ejecución de los recursos aplicados para la constitución y desarrollo de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Archiva la información de los diversos órganos administrativos y del Instituto de Población y Ciudades Rurales.






Nombre del procedimiento: Seguimiento presupuestal de estudios y proyectos para la constitución de la Ciudades o Villas rurales. Propósito: Contar con la información financiera en la ejecución del gasto público en la realización de los estudios, proyectos, acciones y actividades previos a la creación de Ciudades o Villas Rurales Sustentables. Alcance: Desde que se recibe la propuesta de inversión, hasta la integración de la información previa a la construcción, hasta la programación de la constitución de las Ciudades o Villas rurales. Responsable del procedimiento: Departamento de Concertaciones y Seguimiento Financiero.





No. de actividad


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6

7

Recibe de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, la

propuesta de inversión para la constitución y el desarrollo integral de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Integra la información financiera de acuerdo a los proyectos, acciones o actividades en la ejecución del gasto público, en las actividades previas a la constitución de una ciudad o villa rural.

Elabora oficio de invitación a reunión para presentar los estudios

o proyectos previos a la ejecución de la obra que las Dependencias ejecutoras consideren programar para la creación de una Ciudad o Villa Rural Sustentable, rubrica, recaba firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia, y distribuye:

Original: Titulares de las Dependencias con proyectos, obras o acciones en las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

1ª. Copia: Titulares de las Áreas de Planeación de las Dependencias. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Dirección de Concertación y Seguimiento Financiero. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Realiza la reunión para presentar las consideraciones que las dependencias realicen a los proyectos o acciones programadas para la creación de Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Elabora minuta de trabajo y envía mediante correo electrónico a los participantes de la reunión, enlaces de las Dependencias ejecutoras.

Integra la información final de los proyectos, acciones y actividades en la creación de una Ciudad o Villa Rural Sustentable.

Archiva la información de la ejecución de gasto público o privado.






IPCR-DCGF-DOF-001

Nombre del procedimiento: Elaboración de carta de instrucción a la Fiduciaria del Fideicomiso para la dotación del recurso. Propósito: Ordenar ante la Fiduciaria la liberación de recursos a los Fideicomisarios para continuar el avance de obras según el proyecto autorizado.

Alcance: Desde la instrucción de liberación de recursos en la reunión de Comité Técnico, hasta la confirmación de transferencia de recursos por la fiduciaria a los beneficiarios. Responsable del procedimiento: Departamento de Operación del Fideicomiso FICIRS. Reglas:


Decreto de Creación del Fideicomiso en Operación Reglas de Operación del Fideicomiso en Operación Contrato del Fideicomiso en Operación.






Documento dereferencia/observacion

es

1

2

3

4

Recibe instrucción de liberación de recursos en la reunión de Comité Técnico.

Elabora oficio de “Carta de Instrucción” dirigido a la Fiduciaria del Fideicomiso, estableciendo claramente beneficiarios, importe de recursos a liberar, cuenta bancaria a donde serán transferidos, número, fecha y contenido del acuerdo de autorización del Comité Técnico, recaba rúbrica del Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera y firma del Presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales e integrantes del Secretariado Técnico, fotocopia y distribuye:

Original. Fiduciaria y Memoria de Gestión.

1ª. Copia: Titular del Poder Ejecutivo Estatal y Presidente del Fideicomiso. 2ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Titular de la Secretaría de la Función Pública. 4ª. Copia: Titular de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda. 5ª. Copia: Integrante de la Organización Popular Emiliano Zapata (OPEZ) y Representante de las familias beneficiadas. 6ª. Copia: Titular de la Dirección General de Inversiones de la Secretaría de Hacienda. 7ª. Copia: Titular de la Dirección de Fideicomisos Estatales de la Secretaría de Hacienda. 8ª. Copia: Titular Director de Concertación y Gestión Financiera del

Instituto de Población y Ciudades Rurales. 9ª. Copia: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 10ª. Copia: Archivo 11ª. Copia: Minutario

Remite a oficialía de partes la “Carta de Instrucción” con l

a documentación soporte del acuerdo original correspondiente del Comité Técnico y original del acta de Sesión.

Confirma vía telefónica con la Fiduciaria la recepción de la Carta de Instrucción y solicita fecha de la transferencia de recursos.

¿Se confirma la fecha de transferencia de recursos? Si. Continúa en la actividad No. 5 No. Continúa en la actividad 4a






Documento dereferencia/observacio

nes

4a

4b

5

6

Verifica el motivo por el cual no se confirma la fecha de liberación de recursos.

Realiza las acciones necesarias para agilizar el trámite de liberación del recurso.


Informa vía telefónica a los beneficiarios del Fideicomiso, la fecha de la transferencia de los recursos para que cuenten con su disponibilidad.

Archiva en la memoria de gestión el acuse de recibo de la “Carta de Instrucción” u orden de pago, así como las aclaraciones correspondientes al estado de cuenta de la fiduciaria.






IPCR-DCGF-DOF-002

Nombre del procedimiento: Realizar las reuniones de Subcomité Técnico para dar seguimiento a las acciones y proyectos. Propósito: Convocar las reuniones del Subcomité Técnico del “Fideicomiso para la Construcción y Desarrollo Integral de Una Villa Rural Sustentable en el Municipio de Tecpatán, Chiapas”. Alcance: Desde la solicitud de la reunión del Subcomité Técnico operativo por parte de alguno de los integrantes del Fideicomiso, hasta la realización de la minuta de acuerdos y su integración en la memoria de gestión.

Responsable del procedimiento: Departamento de Operación del Fideicomiso FICIRS. Reglas:

Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas”, para el ejercicio fiscal correspondiente (N.P.A.P.E.CH.)

Decreto de Creación del Fideicomiso en Operación Reglas de Operación del Fideicomiso en Operación Contrato del Fideicomiso en Operación.





No. de actividad


1

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2a

3

4

Recibe a través de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera,la solicitud de la reunión de los integrantes del Comité Técnico, ordendel día y documentación soporte para cada uno de los puntos a tratar y revisa.

¿La documentación soporte esta completa para realizar la reunión?

Si. Continúa en la actividad No. 2 No. Continúa en la actividad No.1a.

Elabora oficio solicitando las aclaraciones o documentos faltantes quepermitan complementar la información para convocar a la reunión.

Recibe complemento de la información.


Recibe del titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, orden del día, información completa y convocatoria para realizar la Reunión de Comité Técnico para su aprobación.

¿Se autorizó realizar la reunión según la propuesta?

Si, Continúa en la actividad No. 3 No. Continúa en la actividad No. 2a

Elabora oficio informando los motivos que impiden realizar la reunión. Continúa con la actividad No 6.

Realiza modificaciones a la orden del día, en el caso de haberlas

, analiza y organiza la información para la integración de las carpetas para los miembros del Subcomité.

Elabora invitaciones para cada uno de los integrantes del Subcomité ypasa a rúbrica del titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, recaba firma del Presidente e integrante del Secretariado Técnico y turna a la oficialía de partes para su envío y despacho:

Original: Titular de la Secretaría de Hacienda. Original: Titular de la Secretaría del Campo. Original: Titular de la Secretaría de Desarrollo y Participación social. Original: Titular de la Secretaría de Infraestructura. Original: Representantes de los beneficiarios del Fideicomiso. Original: Titular de la Secretaría de la Función Pública.





No. de actividad


5

6

1ª. Copia: C. Gobernador del Estado de Chiapas. 2ª. Copia: Representantes de los Beneficiarios. 3ª. Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera. 4ª. Copia: Titular de la Dirección de Planeación. 5ª. Copia: Expediente. 6ª. Copia: Minutario.

Realiza la reunión, elabora la minuta con los acuerdos de trabajo, recaban las firmas de los integrantes del Subcomité Técnico, fotocopia y distribuye a los participantes de la reunión.

Archiva toda la documentación original generada en la reunión en la Memoria de Gestión.






IPCR-DCGF-DOF-003

Nombre del procedimiento: Analizar y revisar los estados de cuenta del Fideicomiso, remitidos por la Fiduciaria, para verificar la correcta aplicación de los recursos.

Propósito: Verificar que la aplicación de recursos se realice de acuerdo a lo establecido en el contrato de Fideicomiso y sus reglas de operación.

Alcance: Desde la recepción de los estados de cuenta del Fideicomiso, hasta la entrega del reporte con el análisis de la información.

Responsable del procedimiento: Departamento de Operación del Fideicomiso FICIRS

Reglas:

Acuerdo por el que se expiden las “Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas”, para el ejercicio fiscal correspondiente (N.P.A.P.E.CH.)

Decreto de Creación del Fideicomiso en Operación. Reglas de Operación del Fideicomiso en Operación. Contrato del Fideicomiso en Operación.





No. de actividad


1

1a

1b

2

3

4

Recibe a través de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera, los estados de cuenta del Fideicomiso enviados por la Fiduciaria y documentación comprobatoria del gasto proporcionada por los fideicomisarios y revisa.

¿La información está completa?

Si. Continúa en la actividad No.2 No. Continúa en la actividad 1a.

Elabora oficio de solicitud de información a la Fiduciaria, que permita complementar la información necesaria, recaba rúbrica del Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera y firma del C. Presidente del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y turna a oficialía de Partes para su distribución:

Original Fiduciaria y Memoria de Gestión

1ª. Copia: Titular de la Secretaría de Hacienda. 2ª. Copia: Titular de la Dirección General de Inversiones de la Secretaría de Hacienda. 3ª. Copia: Titular de la Dirección de Fideicomisos Estatales de la Secretaría de Hacienda. 4ª. Copia: Titular de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera.

Recibe a través de la Dirección de Concertación y Gestión Financiera complemento de información de los Estados de Cuenta que la Fiduciaria envía al Instituto. Continúa en la actividad No. 2

Realiza el análisis, de la información y registra datos relevante

s derivados de la revisión, para incluirlos en las reuniones de Comité Técnico.

Elabora memorándum para el Titular del Área de Recursos Financieros y Contabilidad del Instituto y remite copia simple de los Estados de Cuenta del periodo que corresponda, recaba firma del Titular de la Dirección deConcertación y Gestión Financiera, fotocopia y despacha:

1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo del

Instituto. 3ª. Copia: Archivo.




PRESIDENCIA

DIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL, ECONÓMICO Y

TERRITORIAL

DEPARTAMENTO DE CONCERTACIÓN Y

DESARROLLO SOCIAL

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO AMBIENTAL

SUSTENTABLE

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO SOCIO-

ECONÓMICO


Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 H


Código del Procedimiento IPCR-DDSET-DCDS-001

Nombre del procedimiento: Establecer procesos de planeación territorial, económico y social, para la construcción del padrón de familias a reubicar a las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Propósito: Crear capital social y humano para el mejor desarrollo de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde la instrucción del Director de Desarrollo Social, Económico y Territorial para elaborar el padrón de beneficiarios de la Ciudad Rural Sustentable, hasta la integración del mismo.

Responsable del procedimiento: Departamento de Concertación y Desarrollo Social.

Políticas:

En las asambleas comunitarias se deberá someter a consideración de los presentes para su consenso la reubicación de la localidad en su totalidad, toda vez que la aceptación del proyecto es voluntaria, llevándose a cabo la votación correspondiente.

En la firma del acta de reubicación se deberá ponderar que el titular de la vivienda sea la mujer con el propósito de proteger a los hijos y a la madre en caso de un divorcio y/o separación.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

6a

7

8

Recibe a través del Director de Desarrollo Social, Económico y Territorial información acerca del proyecto de Ciudad o Villa Rural Sustentable para elaborar el padrón de beneficiarios de la Ciudad Rural Sustentable.

Analiza la información del proyecto para programar reuniones de trabajo con los H. Ayuntamientos Municipales.

Invita de manera económica al Presidente Municipal y sus Regidores a reuniones de trabajo, para dar a conocer información del proyecto de la Ciudad Rural o Villa Rural Sustentable y el padrón de beneficiarios a elaborar.

Asiste a reunión de trabajo en la cual se elabora una relación de posibles comunidades a reubicar a las Ciudades y Villas Rurales y calendario de visita a cada una de las localidades a reubicar.

Elabora Minuta de trabajo con los acuerdos tomados dentro de la reunión, firma y recaba firma de las autoridades Municipales.

Realiza visitas a las comunidades de acuerdo a la calendarización previamente establecida para realizar asambleas comunitarias mediante la cual se socializa el proyecto de la ciudad o Villa Rural Sustentable, se pone a consideración de la asamblea la aprobación de la misma y se lleva a cabo la votación.-

¿El proyecto de reubicación fue aceptado?

Si. Continúa en la actividad No. 7 No. Continúa en la actividad No 6a

Elabora Tarjeta informativa para dar a conocer la negativa de aceptación del proyecto de reubicación, firma y turna:

Original: Titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial. 1ª. Copia: Archivo. Continúa en la actividad No. 12

Elabora Acta de Reubicación, recaba firma de los beneficiarios titulares de las viviendas a reubicar y la Autoridad del lugar (Agente Municipal o Comisariado Ejidal)

Integra brigadas para aplicación de cedulas socio-económicas, en cada una de las viviendas de la localidad.





No. de actividad


9

10

11

12

Aplicar las cédulas socio-económicas, recaba la documentación personal

de los integrantes de la familia y toma fotografías para archivo fotográfico.

Integra el padrón de beneficiarios de la Ciudad o Villa Rural Sustentable con toda la información obtenida; mediante reuniones de trabajo realizadas de manera interinstitucional en el Instituto de Población y Ciudades Rurales, se hace entrega de manera económica el padrón de beneficiarios que se integran a la Ciudad o Villa Rural Sustentable.

Asesora de manera económica a los Agentes Municipales para que realicen la solicitud al H. Ayuntamiento Municipal para la creación de un nuevo centro de población, por las condiciones de dispersión, marginación y zona de riesgo del poblado.

Archiva copia del padrón de beneficiarios de la Ciudad o Villa Rural Sustentable e información recabada referente al proyecto.





Código del Procedimiento IPCR-DDSET-DCDS-002

Nombre del procedimiento: Coadyuvar en el diseño de esquemas informativos sobre temas que impacten a la población de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Propósito: Generar una conciencia ciudadana de arraigo a las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Alcance: Desde la recepción de la información de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, hasta su transmisión a la población a reubicar.

Responsable del procedimiento: Departamento de Concertación y Desarrollo Social.

Políticas:

A través de asambleas comunitarias informativas se les da a conocer los diferentes componentes que integran la Ciudad o Villa Rural Sustentable tales como: Legalidad y Gobierno, Económico Productivo, Infraestructura, Salud y Educación, explicándoles las posibilidades de Desarrollo Social integral que les brindará la Ciudad o Villa Rural Sustentable.





No. de actividad


1

2

3

4

5

Recibe a través del Director de Desarrollo Social, Económico

y

Territorial, información de la Dirección de Obra Pública de este Instituto, acerca de los componentes que integran la Ciudad o Villa Rural Sustentable, para llevar a cabo las asambleas comunitarias informativas.

Analiza la información de los componentes que integran a la Ciudad o Villa Rural Sustentable, para programar reuniones de trabajo con los H.Ayuntamientos Municipales.

Invita de manera oficial al Presidente Municipal y Regidores a reunión de trabajo, para dar a conocer de manera amplia y detallada los compontes que integran a la Ciudad o Villa Rural Sustentable y se calendariza las asambleas comunitaria informativas en cada una de las localidades que se reubicaran a la Ciudad o Villa Rural Sustentable.

Realiza visitas a cada una de las localidades a reubicar, de acuerdo a la calendarización previamente establecida para llevar a cabo asambleas comunitarias informativas, explicándoles amplia y detalladamente los componentes de la Ciudad o Villa Rural Sustentable tales como: Legalidad y Gobierno, Económico Productivo, Infraestructura, Salud y Educación. Abriéndose un espacio en la asamblea de preguntas y respuestas para despejar dudas.

Informa y socializa de manera especial con la población a reubicar, para dar a conocer el tipo de vivienda que se construirá en la Ciudad o Villa rural Sustentable a desarrollarse.





Código del Procedimiento IPCR-DDSET-DDAS-001

Nombre del procedimiento: Seguimiento a los programas para el desarrollo del uso de energías alternativas, de saneamiento ambiental y de uso sustentable de aguas, suelos y bosques en las Ciudades y Villas Rurales Sustentables y Municipios que las albergan.

Propósito: Dar seguimiento a los programas con el fin de obtener un mejor desarrollo territorial y ambiental en las Ciudades y Villas Rurales Sustentables y Municipios que las albergan.

Alcance: Desde la recepción del Estudio Ambiental, hasta la verificación de la conclusión y evaluación de los programas implementados.

Responsable del procedimiento: Departamento de Desarrollo Ambiental Sustentable.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe a través de la Dirección de Desarrollo Social, Económico

y

Territorial copia de Estudio de Impacto Ambiental para el establecimiento de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables para su conocimiento y revisión.

Revisar el Estudio de Impacto Ambiental, trasladándose al lugar para hacer un chequeo físico de las condiciones mencionadas en el mismo, para una mejor coordinación de los programas de Desarrollo Ambiental.

Recibe instrucción para la realización de reuniones de trabajo para acordar los programas de uso de energías alternativas, de saneamiento ambiental, uso sustentable de agua, suelos y bosques a implementar en las Ciudades o Villas Rurales Sustentables.

Elabora oficio de invitación a reunión de trabajo, con cada uno de los enlaces de las diferentes Dependencias relacionadas con el tema,rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial; fotocopia y turna:

Original: Enlace de las Dependencias relacionadas con el tema. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Coordinación Técnica del Instituto de población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo.

Realiza reunión de trabajo con Dependencias participantes y con base en el Proyecto Ejecutivo, se definen las acciones para llevar a cabo los programas a implementar.

Elabora minuta de trabajo con los acuerdos tomados en la reunión; rubrica y recaba rubricas de los participantes, fotocopia y distribuye.

Realiza visitas a las Ciudades y Villas Rurales, para hacer revisión en campo, de la implementación de los programas acordados.

Realiza reuniones de trabajo de manera periódica con las Dependencias participantes para dar seguimiento a la implementación de los programas acordados, o la creación de nuevos programas, de acuerdo a las necesidades presentadas.

Elabora minuta de trabajo, con los acuerdos de cada una de las reuniones, rubrica y recaba rubricas de los participantes, fotocopia y distribuye.





No. de actividad


10

11

Elabora tarjeta informativa con los avances de los programa

s

implementados para conocimiento y toma de decisiones, firma y turna:

Original: Titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico

y Territorial

Copia: Archivo.

Archiva copia de minutas de trabajo y tarjeta informativa.





Código del Procedimiento IPCR-DDSET-DDSE-001

Nombre del procedimiento: Seguimiento de programas de comercialización en las Ciudades y Villas Rurales Sustentables para su desarrollo económico.

Propósito: Que los productores de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables cuenten con herramientas técnicas para obtener las mejores condiciones de venta de sus productos.

Alcance: Desde la instrucción del Director de Desarrollo Social, Económico y Territorial, para dar seguimiento al proyecto de comercialización de productos generados por las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, hasta la elaboración de informe de evaluación de los mismos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Desarrollo Socio-Económico.





No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe instrucción del Director de Desarrollo Social, Económico y Territorial para informar del o los proyectos sobre Comercialización de Productos generados por los grupos de trabajo de las Ciudades o Villas Rurales Sustentables, presentado por las instituciones que integran el Componente Económico Productivo.

Convoca a reunión a las instituciones que integran el Componente Económico Productivo, a fin de coordinar acciones para la integración de la información del proyecto de Comercialización.

Elabora oficio de invitación a reunión de trabajo interinstitucional para dar seguimiento a la comercialización de productos generados por los grupos de trabajo de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables, rubrica y recaba rubrica del titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial y firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales para su autorización, turna para su distribución:

Original: Titulares de las Dependencias responsables, Productores y Directivos de los Grupos de Trabajo. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.

Asiste a reunión de trabajo en la cual se presenta el proyecto d

e comercialización de productos y se definen las actividades de capacitación, evaluación y seguimiento de acuerdo a un calendario establecido.

Valida de forma interinstitucional el programa de capacitación y asistencia técnica, así como el programa de comercialización elaborado por las Dependencias Ejecutoras.

Elabora minuta de trabajo con los acuerdos tomados dentro de la reunión, firma y recaba firma de todos los asistentes, fotocopia y entrega a cada uno de ellos.

Realiza supervisión de campo de acuerdo al calendario previamente establecido, para verificar el cumplimiento de los acuerdos comercialesentre productores y compradores de sus productos.

Participa en los cursos de capacitación y asistencia técnica que s

e promociona a los productores de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

El b t d l ió d ti id d d i li ió d





No. de actividad


10

Original: Titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y

Territorial. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.

Archiva reportes de evaluación.






Nombre del procedimiento: Seguimiento al establecimiento de figuras asociativas.

Propósito: Cumplir con las normas y procedimientos establecidos en los aspectos fiscales, contables y administrativos, que requiere una organización de productores.

Alcance: Desde que se recibe la información de la constitución de las figuras asociativas, hasta la validación de las actas constitutivas.






No. de actividad


1

2

3

4

Recibe instrucción del Director de Desarrollo Social, Económico y

Territorial, para dar seguimiento a las figuras asociativas que sustenten los proyectos que operarán los grupos de productores de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Convoca mediante oficio a reunión de trabajo a Dependencias Ejecutoras, a fin de conocer la normatividad de los proyectos y se adecuen las cláusulas de las figuras asociativas que los productores requieren para ejecutar sus proyectos.

Original: Dependencias Ejecutoras de los proyectos, Federales

y estatales. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.

Verifica el buen desempeño de las figuras asociativas.







Nombre del procedimiento: Verificación de padrones productivos de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Propósito: Contar con un padrón de beneficiarios de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables por figuras asociativas, tipo de proyecto y de desarrollo social.

Alcance: Desde que se recibe la instrucción de integrar los padrones de productores, hasta la validación de los padrones y su actualización.






No. de actividad


1

2

3

3a

4

5

6

Recibe instrucción del Director de Desarrollo Social, Económico y Territorial, para integrar los padrones de productores de las Ciudades y Villas Rurales Sustentables.

Convoca mediante oficio a reunión de trabajo a Dependencias Ejecutoras Federales y Estatales, así como funcionarios Municipales, a fin de conocer y unificar criterios en torno a la integración de los padrones de productores, rubrica y recaba firma del Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y distribuye:

Original: Dependencias Ejecutoras Federales, Estatales y funcionarios Municipales. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.

Presenta proyecto de padrones productivos al titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial y al titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales para su autorización.

¿Fue autorizado el proyecto? Si: Continúa en la actividad No. 4 No: Continúa en la actividad No. 3a

Realiza las correcciones y observaciones emitidas al proyecto. Regresa a la actividad No. 3

Elabora oficio para confirmar los padrones definitivos de productores, rubrica y recaba rúbrica del titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial y firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales para su autorización, turna para su distribución:

Original: Titulares de las Dependencias responsables, productores y Directivos de los Grupos de Trabajo. 1ª. Copia: Archivo. 2ª. Copia: Minutario.

Valida los padrones con los propios productores y levanta el cierre.

Notifica mediante memorando a la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial, que los padrones ya fueron validados, firma ydistribuye:

Original: Titular de la Dirección de Desarrollo Social, Económico y Territorial. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario.





No. de actividad


7

8

Da seguimiento a los grupos de productores, a fin de que no se alteren

los padrones validados.

Actualiza el Padrón y depura constantemente en función de la

s necesidades y oportunidades de los asociados.






Julio 2011 Septiembre 2012 Septiembre 2013 I


Código del Procedimiento IPCR-DOP-DLyC-001

Nombre del procedimiento: Elaborar las bases y convocatorias de las licitaciones de la obra pública. Propósito: Elaborar las bases para la licitación de obra pública. Alcance: Desde la recepción del memorándum para la elaboración de las bases, hasta su integración y envío correspondiente. Responsable del procedimiento: Departamento de Licitaciones y Contratos

Reglas:

Para elaborar las bases se unifican criterios de acuerdo a las necesidades del proyecto, así mismo se toman como base las siguientes leyes y reglamentos:

Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas (LOPECH) Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (LOPySRM) Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (RLOPECH) Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (RLOPySRM)

Políticas:

De acuerdo a las necesidades del proyecto se exigen a las empresas que sus documentos estén en regla.







observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe instrucciones del Director de Obra Pública para iniciar la elaboración de las bases de licitación.

Elabora las bases de licitación de cada uno de los proyectos a licitar, para ponerlos a disposición de las empresas participantes.

Turna de forma económica a los integrantes del comité interno de contratación de obra pública, para su revisión y aprobación correspondiente de las bases de Licitación.

¿Las bases se aprobaron?


Recaba firma del presidente del Comité y de cada uno de los integrantes del Comité Interno de Contratación de Obra Pública.

Envía a través de medio electrónico las bases aprobadas a las empresas que deseen participar.

Archiva un tanto en el expediente de cada obra.






IPCR-DOP-DLyC-002

Nombre del procedimiento: Programa la visita al sitio de los trabajos. Propósito: Las visitas al sitio de los trabajos se realizan con la finalidad de que las empresas participantes conozcan el lugar de los trabajos. Alcance: Desde la recepción del memorándum, hasta la elaboración de las actas de visita. Responsable del procedimiento: Departamento de Licitaciones y Contratos

Reglas: Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (LOPECH) Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (LOPySRM) Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (RLOPECH) Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (RLOPySRM)

Políticas:

Se envía oficio a las empresas que manifestaron su deseo de participar, indicando la fecha, lugar y hora de la visita de obra, haciéndole la aclaración a las empresas que contaran con una tolerancia de 15 minutos, pasado ese tiempo se iniciara el recorrido, quedando fuera del concurso.







observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe instrucciones del Director de Obra Pública, para programar la visita al sitio de los trabajos.

Elabora oficio de invitación para convocar a las empresas que contestaron por escrito su deseo de participar en la licitación y/o asignación de obra, indicando lugar, fecha y hora de la visita, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y envía.

Original: Representante de la empresa participante 1ª. Copia: Titular del instituto de población y ciudades rurales 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población 3ª. Copia: Titular de la Supervisión Externa 4ª. Copia: Archivo 5ª. Copia: Expediente Técnico

Realiza recorrido en el sitio en el que se realizará la obra.

Elabora acta de visita del sitio de los trabajos en la que asienta sus preguntas al respecto.

Recaba firma de las empresas que asisten al recorrido de obra, así como de los asistentes del Instituto, fotocopia y turna a cada uno de los participantes.







Nombre del procedimiento: Programa junta de Aclaraciones y Dudas Propósito: Se realiza la junta de aclaraciones para que las empresas participantes aclaren sus dudas respecto al proyecto de obra y al recorrido al sitio de los trabajos. Alcance: Desde la recepción del memorándum, que se lleva a cabo la junta de aclaraciones y dudas, hasta la elaboración del acta correspondiente. Responsable del procedimiento: Departamento de Licitaciones y Contratos


Políticas:

Se envía oficio a las empresas que asistieron al recorrido al sitio de los trabajos, con la finalidad de que despejen sus dudas respecto al proyecto de obra y elaboren sus propuestas lo mejor posible.







observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe instrucciones del Director de Obra Pública, para programar la junta de aclaraciones

Elabora oficio indicando el día, lugar y fecha de la junta de aclaraciones, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y envía:

Original: Representante de la empresa participante. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Supervisión Externa. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Expediente Técnico.

Realiza junta de aclaraciones para aclarar dudas respecto a la obra.

Elabora Acta de Junta de Aclaraciones se recaban firmas de todos los asistente y representante de las diferentes empresas.

Recaba firma de los titulares del Instituto, Dirección de Obra Pública y supervisores participantes, se turna copia a cada uno de los asistentes de las empresas.






LUGAR: __________________(4)________________ FECHA: ________(5)_________________ Acta que se formula, siendo las _____(6)___ horas en el lugar y fecha citados, pertenecientes a la junta

convocada por la: __________________________(7)_____________________, en relación a la asignación de

obra cuyos datos aparecen en el cuadro de referencia, y de conformidad con lo dispuesto en las Bases de

asignación contenidos en las Instrucciones a los Contratistas, se reunieron en: ________________________

__________________________________________(8)_____________________________________, con la

intervención de los CC. ____________________(9)___________________________________________,

Presidente Instituto, Director de Obra Pública y Supervisores de Obras, representantes del Instituto de

Población y Ciudades Rurales, las personas cuya asistencia se enlistan y firman al finalizar la junta; para que,

considerando las especificaciones y documentación relativa, inspeccionen el sitio, hagan las valoraciones de los

elementos que se requieran, analicen los grados de dificultad de los trabajos y realicen las investigaciones que

consideren necesarias sobre las condiciones locales, climatológicas o cualquier otra que pudiera afectar la

ejecución de los trabajos; con el objeto de hacer las aclaraciones necesarias en la preparación de las

Propuestas en cuestión y que forma parte integrante de la misma.

POR LOS CONTRATISTAS, FUNCIONARIOS E INVITADOS REPRESENTANTES

No. NOMBRE DEL REPRESENTANTE O FUNCIONARIO, RAZON

SOCIAL O AREA RESPÓNSABLE A LA QUE PERTENECE

FIRMAS(EN EL CUADRO

CORRESPONDIENTE AL NUMERO)

(10) (11) (12)

ASIGNACIÓN DIRECTA

No. ____________(1)__________________

____________________________________

OBRA: ____________________(2)_________________________

LOCALIDAD: _________________(3)______________________

ACTA DE VISITA AL SITIO DE LOS TRABAJOS


Instructivo de llenado (Acta de Visita al Sitio de los Trabajos)

1. Indicar número de asignación y/o concurso.

2. Indicar nombre de la obra.

3. Indicar nombre de la localidad donde se ubica la obra.

4. Indicar lugar donde se lleva a cabo la visita.

5. Indicar la fecha de la visita de obra.

6. Indicar la hora de la visita.

7. Indicar nombre de la dirección y/o departamento convocante.

8. Indicar lugar donde se llevará a cabo el recorrido.

9. Especificar nombre de las personas de la Dirección y/o Organismo Público.

10. Indicar número progresivo.

11. Indicar nombre de las personas participantes.

12. Firma de los asistentes.


LUGAR: ____________________(4)____________ FECHA: _______(5)__________

Acta que se formula, siendo las ___(6)___ horas en el lugar y fecha citados, pertenecientes a la junta

convocada por la: _______________________(7)_________________________________, en relación a la

asignación directa de obra cuyos datos aparecen en el cuadro de referencia, y de conformidad con lo dispuesto

en las Bases y asignación de los contenidos en las Instrucciones a los Contratistas, se reunieron

en:______________________(8)______________________________________________________, con la

intervención de los CC. _____________(9)____________________________________________, Presidente

del Instituto de Población y Ciudades Rurales, Director de Obra Pública y Supervisores de Obras

representantes del IPCR, las personas cuya asistencia se enlistan y firman al finalizar la junta; con objeto de

hacer las aclaraciones necesarias en la preparación de las Proposiciones de la asignación en cuestión a la

Obra a Ejecutar y que forma parte integrante de la misma, preguntando y contestando lo que a continuación se

indica: No. PREGUNTAS No. RESPUESTAS

(10) (11) (12)

ASIGNACIÓN DIRECTA

No. ______________(1)________________

____________________________________

OBRA: ______________(2)___________________________

LOCALIDAD: ___________(3)________________________

ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES


LUGAR: ____________________________________ FECHA: ________________________

POR LOS CONTRATISTAS, FUNCIONARIOS E INVITADOS REPRESENTANTES

No. NOMBRE DEL REPRESENTANTE O FUNCIONARIO, RAZON

SOCIAL O ÁREA RESPONSABLE A LA QUE PERTENECE

FIRMAS(EN EL CUADRO

CORRESPONDIENTE AL NÚMERO)

(13) (14) (15)

ASIGNACIÓN DIRECTA

No. ________________________________

____________________________________

OBRA: __________________________________________

LOCALIDAD: ____________________________________

ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES


Instructivo de llenado (Acta de Junta de Aclaraciones)

1. Indicar número de asignación y/o concurso.

2. Indicar nombre de la obra.

3. Indicar nombre de la localidad.

4. Indicar lugar de la obra.

5. Indicar la fecha de la junta de aclaraciones.

6. Indicar la hora que se llevara a cabo.

7. Indicar nombre de la Dirección y/o Departamento convocante.

8. Indicar lugar donde se llevará a cabo la junta de aclaraciones.

9. Especificar nombre de las personas de la Dirección y/o Organismo Público.

10. Indicar número progresivo.

11. Indicar las preguntas realizadas por los participantes.

12. Especificar las respuestas por parte de los convocantes.

13. Especificar número progresivo de los aspirantes.

14. Especificar nombre de los aspirantes.

15. Firma de los asistentes.



Nombre del procedimiento: Verificar que la propuesta de presupuesto y programa de ejecución de las obras se apeguen al proyecto constructivo. Propósito: Verifica que las propuestas cumplan con lo dispuesto en las bases de licitación Alcance: Desde la recepción de las propuestas, hasta la emisión de memorándum para turnarlo al Comité Interno de contratación de obra pública. Responsable del procedimiento: Departamento de Licitaciones y Contratos


Políticas:

Se envía memorándum al presidente del comité de contratación de obra pública, para hacerle entrega de las propuestas de las empresas participantes.







observaciones

1

2

3

4

Recibe Instrucciones del Director de Obra Pública, para revisar las propuestas.

Revisa las propuestas presentadas por las empresas participantes paraverificar si cumplen con lo establecido en las bases de concurso

¿Presenta errores en su composición y/o integración? No. Continúa en la actividad No. 3 Si. Regresa a la actividad No. 2

Elabora memorándum en el cual se le turna las propuestas de la

s empresas participantes, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y envía:

Original: Titular del Comité Interno de Contratación de Obra Pública. 1ª. Copia: Integrantes del Comité Interno de Contratación de Obra Pública. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Supervisión Externa. 4ª. Copia: Expediente Técnico. 5ª. Copia: Archivo.







IPCR-DOP-DLyC-005

Nombre del procedimiento: Comunica por escrito el fallo de los procesos de licitación Propósito: Comunica por escrito el fallo a la empresa que mejor propuesta haya presentado de acuerdo al catálogo de obra. Alcance: Desde que se recibe memorándum, hasta que se comunica por escrito el fallo del Comité Interno. Responsable del procedimiento: Departamento de Licitaciones y Contratos


Políticas:

Se recibe mediante oficio el acta de comunicación de fallo del comité interno de contratación de obra pública.

Mediante oficio se comunica el fallo a la empresa que presentó mejores precios y calidad de material. Primera emisión Actualización Próxima revisión Hoja






observaciones

1

2

3

4

Recibe mediante oficio acta de comunicación de fallo de la empresa ganadora.

Original: Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Titular de la Supervisión Externa. 4ª. Copia: Archivo.

Recibe instrucciones del titular de la Dirección de Obra Pública, para comunicar por escrito el fallo del comité interno.

Elabora oficio en el cual se comunica el fallo de la empresa ganadora, rubrica, recaba firma del titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y envía:

Original: Titular de la empresa constructora ganadora. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Integrantes del Comité Interno de Contratación de Obra Pública. 4ª. Copia: Titular de la Supervisión Externa. 5ª. Copia: Expediente Técnico. 6ª. Archivo.







IPCR-DOPDLyC-006

Nombre del procedimiento: Elabora programa anual de contratación de obra pública y servicios relacionados con la misma. Propósito: Elabora programa anual para la contratación de obra, de acuerdo a los proyectos establecidos. Alcance: Desde que se recibe memorándum, hasta que se elabora el programa anual para la contratación de obra. Responsable del procedimiento: Departamento de Licitaciones y Contratos


Políticas:

Se recibe memorándum para la elaboración del programa anual de contratación de obra pública. Primera emisión Actualización Próxima revisión Hoja






observaciones

1

2

2a

3

4

5

Recibe memorándum del Titular de la Dirección de Obra Pública, para la elaboración del programa anual de obra.

Elabora programa anual para la contratación de obra pública.

¿Presenta errores en la elaboración? Si. Continúa en la actividad No. 2a No. Continúa en la actividad No. 3

Corrige los errores y regresa a la actividad No. 2

Rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Obra Pública y envía por escrito al Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales.

Elabora memorándum para envío al titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, rubrica, recaba firma del titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y envía:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Supervisión Externa. 3ª. Copia: Expediente Técnico. 4ª. Archivo.

Archiva un tanto en cada expediente técnico.






IPCR-DOP-DLyC-007

Nombre del procedimiento: Elabora los contratos de obra pública, de acuerdo al fallo del comité interno. Propósito: Elaborar los contratos de obra pública a las empresas ganadoras de acuerdo al fallo emitido por el comité interno. Alcance: Desde la recepción del memorándum, hasta la firma del contrato de obra. Responsable del procedimiento: Departamento de Licitaciones y Contratos


Políticas:

Se recibe memorándum para la elaboración del contrato de obra pública. Se le informa mediante oficio a la empresa ganadora para que pase a realizar la firma de su contrato de

obra.







observaciones

1

2

3

4

5

6

Recibe instrucción del titular de la Dirección de Obra Pública, para la elaboración del contrato de obra.

Elabora contrato de obra pública y se turna al titular de la unidad de asuntos jurídicos para su análisis y revisión.

Elabora memorándum para envío a la Unidad de Asuntos Jurídicos para su análisis y revisión del mismo.

Original: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Expediente Técnico. 4ª. Copia: Archivo.

¿El contrato de obra presenta errores? No. Continúa en la actividad No. 4 Si. Regresa en la actividad No. 2

Revisa, rubrica, recaba firmas de los integrantes del comité interno, fotocopia y envía por escrito al titular de la Dirección de Obra Pública.

Original: Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo/minutario. 4ª. Copia: Archivo.

Elabora oficio para entrega del contrato a la empresa ganadora, rubrica, recaba firma del titular, fotocopia y envía:

Original: Titular de la empresa contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Expediente Técnico. 4ª. Copia: Archivo.

Archiva un tanto en el expediente técnico.






IPCR-DOP-DLyC-008

Nombre del procedimiento: Elabora actas de entrega – recepción de las villas y ciudades rurales sustentables ejecutadas en el ejercicio. Propósito: Elaborar las actas de entrega recepción con los beneficiarios de las villas y ciudades rurales. Alcance: Desde la recepción del memorándum, hasta la elaboración de las actas de entrega. Responsable del procedimiento: Departamento de Licitaciones y Contratos.


Políticas:

Se recibe memorándum para la elaboración de las actas de entrega recepción. Se le informa mediante oficio a las personas beneficiadas para llevar a cabo la firma del acta entrega

recepción.







observaciones

1

2

2a

2b

3

4

Recibe instrucciones del titular de la Dirección de Obra Pública, para la elaboración del acta de entrega recepción.

Elabora formato del acta de entrega – recepción de obra por beneficiario y se turna al titular de la Dirección de Obra Pública para su revisión.

¿El acta de entrega presenta errores? No. Continúa en la actividad No. 3 Si. Continúa en la actividad No. 2a

Recibe memorándum del titular de la Dirección de Obra Pública para realizar las modificaciones del acta de entrega recepción.

Original: Titular del Departamento de Licitaciones y Contratos. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Archivo/minutario. 4ª. Archivo.

Elabora correcciones del acta de entrega recepción, mismo que se hará por cada beneficiario, indicando lo que recibe cada uno de ellos.

¿Presenta errores en su corrección? No. Continúa en la actividad No. 3 Si. Regresa a la actividad No. 2a

Elabora acta de entrega para cada beneficiario, rubrica, recaba firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, titular de la Dirección de Obra Pública, beneficiario, fotocopia y turna.

Archiva un tanto en cada expediente técnico.






IPCR-DOP-DCySP-001

Nombre del procedimiento: Elaboración de proyectos arquitectónicos para la construcción de villas y ciudades rurales. Propósito: Elaborar los proyectos arquitectónicos para poder cuantificar costos y materiales a utilizar en cada una de las villas y ciudades rurales. Alcance: Desde la recepción del memorándum, hasta la elaboración del proyecto arquitectónico de obra. Responsable del procedimiento: Departamento de Costos y Supervisión de Obra.


Políticas:

Se recibe memorándum del titular de la Dirección de Obra Pública, para la elaboración del proyecto arquitectónico.







observaciones

1

2

3

4

5

Recibe instrucciones del titular de la Dirección de Obra Pública, para la elaboración los proyectos correspondientes.

Elabora los proyectos arquitectónicos, para cuantificar costos y materiales que su utilizaran en cada una de las ciudades y villa rurales y envía al titular de la Dirección de Obra Pública.

¿El proyecto presenta errores? Si. Continúa en la actividad No. 2a No. Continúa en la actividad No. 3

Recibe memorándum del titular de la Dirección de Obra Pública para realizar las correcciones del proyecto.

Original: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Archivo/minutario. 4ª. Archivo.

Realiza las correcciones del proyecto arquitectónico, rubrica, fotocopia y envía al titular de la dirección de obra pública para su revaloración.

¿El proyecto sigue presentando errores? Si. Regresa a la actividad No. 2a No. Continúa en la actividad No. 3

Archiva un tanto en cada uno de los expedientes técnicos.






IPCR-DOP-DCySP-002

Nombre del procedimiento: Elabora expedientes técnicos de obra. Propósito: Integración de los expedientes técnicos de obras apegándose a las normas y procedimientos de construcción vigentes. Alcance: Desde la recepción del memorándum de envío del expediente técnico para su revisión, hasta su seguimiento y Convenio de la Obra Pública para el trámite de autorización de recursos. Responsable del procedimiento: Departamento de Costos y Supervisión de Obra.

Reglas: Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas (LOPECH) Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (LOP y SRM) Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (RLOPECH) Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (RLOP y SRM)

Políticas: Para la elaboración de presupuestos de obra se utilizará:

Tabulador de Precios Unitarios actualizado de la Secretaria de Infraestructura. Guía Técnica para la Elaboración de Expedientes Técnicos de la Secretaria de Hacienda. En caso de que las observaciones realizadas al expediente técnico sean mínimas, y sea posible realizar

su corrección, el Instituto de Población y Ciudades Rurales podrá llevar a cabo las mismas.







observaciones1

2

2a

3

4

4a

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, memorándum para la elaboración del presupuesto de obra.

Revisa que el expediente técnico de obra se encuentre debidamente integrado por la carátula, resumen, presupuesto, generadores, secciones, planos de proyecto y croquis de localización.

¿Presenta errores en integración? Si. Continúa en la actividad No. 2a No. Continúa en la actividad No. 3

Elabora Oficio solicitando a la constructora que envíe la información faltante, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y turna:

Original: Titular de la empresa constructora. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo/minutario. 4ª. Copia: archivo.

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, Oficio de la empresa contratista, mediante el cual envía la documentación faltante.

Regresa a la actividad No. 2 Analiza que los conceptos y volúmenes de obras, cumplan con el tabulador vigente de precios unitarios y verifica las operaciones numéricas para comprobar su resultado.

¿Presenta errores en su composición? Sí. Continúa en la actividad No. 4a No. Continúa en la actividad No. 5

Elabora Oficio solicitando a la empresa contratista corrija los documentos enviados, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y turna:

Original: Titular de la empresa constructora. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo/minutario.







observaciones

5

6

7

8

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales Oficio de la empresa contratista, mediante el cual envía expediente debidamente corregido. Regresa a la actividad No. 4

Requisita “Ficha de Información Básica del Proyecto” y “Cédula de Validación de Acciones”, para integrarla al Expediente Técnico, rubrica y recaba rubrica del Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra, recaba firma del titular de la Dirección de Obra Pública, en los formatos y expediente técnico correspondiente.

Elabora memorándum para el envío del Expediente Técnico a la Dirección de Planeación, en original y medio magnético, para su trámite ante la Secretaría de Hacienda para la autorización de los recursos, fotocopia, anexa expediente técnico y turna:

Original y anexos: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: titular de la Unidad de Apoyo Administrativo del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Expediente Técnico. 4ª. Copia: Minutario. 5ª. Copia: Archivo.

Archiva un tanto en el expediente técnico.






IPCR-DOP-DCySO-003

Nombre del procedimiento: Supervisar las obras para que se realicen de acuerdo a las especificaciones Técnicas del proyecto ejecutivo. Propósito: Que la ejecución de la obra se realice conforme al proyecto ejecutivo, cumpliendo con las normas de construcción, reglamentos y leyes que rigen la obra pública. Alcance: Desde la recepción de la copia del contrato, hasta la elaboración del Acta de entrega-recepción de Obra. Responsable del procedimiento: Departamento de Costos y Supervisión de Obra.

Reglas: Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (LOPySRM) Ley de Obras Pública del Estado de Chiapas. (LOPECH) Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (RLOPySRM) Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas.(RLOPECH) Contrato de Obra Pública. Lineamientos o circular de letrero de inicio de obra.

Políticas: Para realizar la supervisión de la obra se deberá contar con los siguientes documentos, como son:

Contrato de Obra Pública, Proyecto Ejecutivo, Catálogo de Conceptos, Programa de Obra y Especificaciones General de Construcción.

Al realizar la supervisión se deberá tomar fotografías para soporte de los avances de la obra, verificar la volumetría y calidad de los trabajos.

En caso de que la visita a sitio se realice fuera de adscripción del personal deben realizarse el proceso de comisión y solicitud de viáticos.




IPCR-DOP-001




observaciones1

1a

1b

2

3

Recibe a través del Departamento de Costos y Supervisión de Obra memorándum signado por el Departamento de Licitaciones y Contratos mediante el cual envía copia del Contrato de Obra Pública, catálogo y programa de obra, para realizar la supervisión de la obra y revisa.

¿Se recibió la Documentación completa? Si. Continúa en la actividad No. 2 No. Continúa en la actividad No. 1a

Elabora memorándum solicitando al Departamento de Licitaciones y Contratos la información faltante correspondiente a la obra, rubrica y recaba rubrica del titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra y firma del titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de obra. 2ª. Copia: Archivo. 3ª. Copia: Minutario. 4ª. Copia: Expediente.

Recibe a través del Departamento de Costos y Supervisión de Obra memorándum signado por el Departamento de Licitaciones y Contratos, mediante el cual envía la información solicitada, revisa la documentación anexa. Continúa en la actividad No. 2

Elabora por triplicado “constancia de nombramiento de supervisión de obra y aceptación del cargo” (responsiva) en el que se designa al supervisor responsable de la obra y recaba firma del Supervisor, Titular de la Dirección de Obra Pública, Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra y Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y turna:

Original: Supervisor. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Publica. 3ª. Copia: Archivo 4ª. Copia: Expediente 5ª. Copia: Minutario

Elabora oficio de invitación dirigido al contratista para realizar una visita al lugar donde se realizarán los trabajos de la obra con la finalidad de verificar si existe disponibilidad del inmueble y apertura de bitácora de obra, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Art. 82 (LOPECH)







observaciones

4

5

6

6a

6b

6c

6d

Original: Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario. 5ª. Copia: Expediente.

Realiza visita de obra para dar constancia de los inicios de los trabajos de acuerdo a la fecha pactada en el contrato de obra pública, para dar inicio a la obra.

Elabora apertura de bitácora de obra con fecha de contrato para dar seguimiento a la supervisión de los trabajos, firma y recaba firma del superintendente en el formato de “resguardo de la bitácora de obra”.

Verifica si existe disponibilidad del inmueble para realizar la entrega del mismo al contratista.

¿Existe disponibilidad del inmueble? Si. Continúa en la actividad No. 7 No. Continúa en la actividad No. 6a

Registra en la bitácora la indisponibilidad del inmueble para soportar el no inicio de la obra.

Elabora minuta de trabajo para hacer constar la indisponibilidad del inmueble, recaba firma de los participantes en la visita de obra, fotocopia y distribuye:

1ª. Original: Empresa Contratista. 2ª. Original: Supervisor. 3ª. Original: Expediente Unitario.

Elabora “acta de Indisponibilidad del inmueble”, recaba firma de

l Supervisor, Contratista, Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Archivo. 1ª. Copia: Expediente. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública.

Realiza nuevamente visita a la obra para efectuar la verificación de disponibilidad del inmueble.





No. de actividad


6d.1

6d.2

6d.3

6d4

7

¿Existe disponibilidad del inmueble? Si. Continúa en la actividad No. 7 No. Continúa en la actividad No. 6d.1

Elabora oficio notificando al contratista los motivos de la indisponibilidad del inmueble, indicando la fecha y hora en que se llevará a cabo la realización del acta de terminación anticipada de la obra, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y distribuye:

Original: Empresa Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Secretaría de la Función Pública. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos. 4ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 5°. Copia: Archivo. 6°. Copia: Minutario. 7ª. Copia: Expediente.

Elabora “acta de terminación anticipada” y recaba firma del Supervisor, Contratista, Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra y Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Archivo. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 2ª. Copia: Contratista.

Elabora memorándum mediante el cual envía “acta de terminación anticipada” para su seguimiento a la Unidad de Asuntos Jurídicos, rubrica y recaba rubrica del Titular de la Departamento de Costos y Supervisión de Obra y firma del Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Archivo. 4°. Copia: Expediente. 5°. Copia: Minutario.

Realiza cierre de la bitácora de obra plasmando en ella los motivos por lo que la obra se terminó anticipadamente.

Continúa en la actividad No. 10a.2.2.1

Elabora en dos tantos originales “acta de disponibilidad del inmueble”, firma y recaba firma del Supervisor y Contratista, fotocopia y distribuye:





No. de actividad


8

9

10

10a

10a1

10a2

Original: Empresa Contratista. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 2ª. Copia: Archivo.

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública oficio de aviso de inicio de obra y de nombramiento del superintendente de Obra.

Elabora formato de “aviso de inicio de obra”, firma y recaba firma del supervisor, contratista y Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Archivo. 1ª. Copia: Contratista. 2ª. Copia: Expediente.

Realiza visitas periódicas a la obra para verificar que el proceso constructivo se realiza conforme al programa y a las especificaciones técnicas del proyecto ejecutivo, revisa y firma los generadores de acuerdo a los trabajos ejecutados.

¿La obra se realiza de acuerdo a lo establecido? Si. Continúa en la actividad No. 11 No. Continúa en la actividad No. 10a

Registra en la bitácora de obra los problemas constructiv

os presentados y las causas de atraso en el avance físico de la obra.

¿Las causas de atraso son imputables a la empresa? Si. Continúa en la actividad No. 10a.1 No. continúa en la actividad No. 10b

Elabora oficio manifestando al contratista el atraso que presenta la obra de acuerdo al programa de obra autorizado, indicándole que de no regularizarse se aplicarán las retenciones o sanciones correspondientes, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública; fotocopia y distribuye:

Original: Empresa Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos. 3ª. Copia: Titular de Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.





No. de actividad


10a2.1

10a2.2

10a2.2.1

10a2.2.2

10a2.2.3

¿Se realizó la regularización? Si. Continúa en la actividad No. 11 No. Continúa en la actividad No. 10a.2.1

Elabora memorándum a la Unidad de Asuntos Jurídicos solicitando su intervención para llevar a cabo el proceso de conciliación entre el contratista y el Instituto, anexando la documentación relativa a la obra, rubrica y recaba rubrica del Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra y firma del Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia Archivo. 4ª. Copia: Expediente. 5ª. Copia: Minutario.

Recibe de manera económica copia del acta circunstanciada de conciliación en la cual se estipulan los acuerdos logrados.

¿Se continuará con la obra? Si. Continúa en la actividad No. 11 No. Continúa en la actividad No. 10a2.2.1

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública memorándum signado por el titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos, mediante el cual solicita se tome posesión del inmueble.

Realiza inventario físico de la obra para el levantamiento del acta circunstanciada de la obra, firma y recaba firma del supervisor, representante de la Unidad de Asuntos Jurídicos, contratista y testigos, fotocopia y turna.

Elabora memorándum dirigido a la Unidad de Asuntos Jurídicos, mediante el cual envía documentación de la toma de posesión del inmueble, anexando inventario físico de la obra, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública; fotocopia y turna:

Original: Titular de la Unidad de Asuntos Jurídicos y anexo del acta circunstanciada. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario. 5ª. Copia: Expediente.





No. de actividad


10a2.2.4

10b

10b.1

10b1.1

10b1.2

10b1.3

Elabora presupuesto de los trabajos faltantes, turnándolo mediante memorándum a la Dirección de Planeación, para gestión del recurso, por lo que una vez autorizado el recurso se adjudica directamente la obra para su terminación y entrega, rubrica y recaba rubrica del Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra, firma de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Dirección de Planeación. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Expediente. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Minutario.

Registra en la bitácora los casos fortuitos por los cuales se presenta el atraso en el avance físico de la obra y determina si es necesaria la suspensión temporal de la obra.

¿Es necesaria suspensión temporal? Si. Continúa en la actividad No. 10b.1 No. Continúa en la actividad No. 11

Registra en la bitácora de obra la suspensión temporal de los trabajos hasta en tanto persistan los casos fortuitos que la originaron, ordenando al contratista que deberá solicitarlo oficialmente.

Recibe de la Dirección de Obra Pública oficio signado por el contratista de solicitud de su suspensión temporal de los trabajos por motivo no imputables a su representada.

Elabora oficio dirigido al contratista citándolo para la firma del acta circunstancia de suspensión temporal de los trabajos, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y distribuye:

Original: Contratista y Dependencias involucradas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario. 5ª. Copia: Expediente.

Realiza visita a la obra para verificar si continúan los motivos que originaron la suspensión temporal de los trabajos.





No. de actividad


10b1.4

11

12

13

14

14a

14b

15

Elabora oficio dirigido al contratista citándolo al lugar de la obra para lafirma del acta circunstanciada de reinicio de los trabajos, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública; fotocopia y distribuye:

Original: Contratista y Dependencias involucradas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario. 5ª. Copia: Expediente.

Registra en la bitácora de obra la relación de los trabajos ejecutados, la fecha de firma de los generadores de obra e indicando al contratista presente en forma oficial la estimación correspondiente debidamente requisitada para su firma y trámite de pago.

Elabora reporte de supervisión de obra para informar los avance

s físicos financieros y/o problemática de la obra.

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública oficio de aviso de terminación de la obra por parte del contratista, para su atención.

Realiza visita para constatar la terminación de la obra y elabora constancia de terminación y firma.

¿Se concluyeron los trabajos de la obra? Si. Continúa en la actividad No. 15 No. Continúa en la actividad No. 14a

Elabora oficio dirigido al contratista, indicándole las deficiencias técnicas detectadas en la visita de obra, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública; fotocopia y distribuye:

Original: Empresa Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Recibe oficio del Contratista a través de la Dirección de Obra Pública, mediante el cual el contratista informa haber realizado las correcciones físicas a las obras. Regresa a la actividad No. 14

Elabora oficio de invitación para la recepción y entrega de la obra,





No. de actividad


16

17

18

18a

18b

19

19a

Original: Contratista y Dependencias involucradas. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población Y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario.

Elabora acta de entrega y acta de recepción de la obra para trámite de firmas.

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública oficio del contratista, mediante el cual envía la estimación de los trabajos ejecutados para su revisión y tramite de pago.

Requisita “Formato de ingreso de estimación” para verificar que la documentación presentada este completa.

¿La estimación esta completa? Si. Continúa en la actividad No. 19 No. Continúa en la actividad No. 18a

Entrega de manera económica la documentación al contratista para su debida integración, firma y recaba firma del contratista en formato de ingreso de estimación.

Recibe de manera económica del contratista la documentación debidamente integrada. Regresa a la actividad No. 18

Revisa la estimación presentada de acuerdo a los procedimientos establecidos, recaba firma del supervisor en los formatos de estimación.

¿La estimación presenta errores? Si. Continúa en la actividad No. 19a No. Continúa en la actividad No. 20

Elabora oficio mediante el cual remite la(s) estimación(es) con las observaciones realizadas para su corrección, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública; fotocopia y distribuye:

Original: Empresa Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario. Regresa a la actividad No. 17





No. de actividad


20

21

22

23

24

25

26

Elabora Oficio dirigido a la Supervisión Externa y/o Contratista, mediante el cual envía la estimación debidamente corregida y requisitada con los documentos originales para su trámite de pago; rubrica y recaba rubrica del Titular del Departamento Costos y Supervisión de Obra y firma del titular de la Dirección de Obra Pública; fotocopia y turna:

Original: Titular de la Supervisión Externa y/o Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 4ª. Copia: Expediente. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

¿La estimación presentada es de finiquito? Si. Continúa en la actividad No. 21 No. Regresa a la actividad No. 10

Elabora cierre de las Bitácoras de obra anotando en ella las metas alcanzadas, y cancelando los folios que no serán utilizados.

Recibe de la Dirección de Obra Pública, Fianza de Vicios Ocultos, enviada por oficio por la empresa contratista para garantizar los trabajos.

Elabora finiquito de obra conforme a formato establecido.

Recibe de la Dirección de Obra Pública memorándum del resultado de la revisión de la estimación anexando cedula de observaciones para su corrección.

Elabora oficio dirigido al contratista anexando cedula de observaciones emitidas por la Departamento de costos y Supervisión de Obra, para su corrección y completar los documentos de la estimación, rubrica, recaba firma del Director de Obra Pública, Fotocopia y distribuye:

Original: Empresa Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 4ª. Copia: Expediente. 5ª. Copia: Archivo. 6ª. Copia: Minutario.

Archiva documentación relacionada con las visitas de obra.





IPCR-DOP-DCySO-004

Nombre del procedimiento: Revisión de Estimaciones, para su trámite de pago. Propósito: Verificar que las estimaciones se apeguen a lo establecido en el expediente técnico y en el programa de obra. Alcance: Desde la recepción de la estimación para su revisión, hasta la emisión del memorándum para gestionar el trámite de pago. Responsable del procedimiento: Departamento de Costos y Supervisión de Obra.

Reglas: Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (LOPECH) Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (LOPySRM) Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (RLOPECH) Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (RLOPySRM) Contrato de Obra Pública a Precios Unitarios y Tiempo Determinado.

Políticas:

Las estimaciones que no sean congruentes con el reporte de avance físico financiero no serán tramitadas para pago, hasta en tanto no se justifique la diferencia presentada.

La primera estimación deberá contener: por parte de la Supervisión Externa y/o Contratista, aviso de inicio, acta de inicio de obra, acta circunstanciada de disponibilidad de inmueble, responsiva de bitácora y constancia de nombramiento del supervisor de la obra; por parte de la empresa contratista, nombramiento del residente de obra, oficio de aviso de inicio de obra y reporte fotográfico de la instalación del letrero de la obra.

La última estimación deberá contener: por parte de la Supervisión Externa y/o Contratista, acta de terminación de obra, constancia de verificación de obra terminada, acta de extinción de derechos y obligaciones, informe de supervisión y reporte fotográfico, finiquito de obra, acta de entrega, acta de recepción; por parte de la empresa contratista, oficio de aviso de terminación de obra, constancia de no adeudo, fianza de vicios ocultos, planos definitivos, bitácora original y larguillo.




Continúa Políticas:

Anexar dos fotografías mínimo por concepto estimado. Presentar croquis por concepto de obra, las pruebas de laboratorio se anexan según el concepto que lo

aplique.

Cuando proceda el trámite de estimaciones de volúmenes adicionales o de conceptos extraordinarios o ajustes de costos, deberá integrar además de la documentación mínima requerida por: Orden de actualización, cuadro comparativo, justificación técnica y copia del oficio de autorización del concepto que le da origen.

Revisar cuando proceda que la estimación cuente con la autorización del diferimiento o reprogramación de la obra, autorización de volúmenes adicionales por parte del área operativa, de precios unitarios fuera del catálogo de contratos y de ajuste de costos por parte del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. Así mismo verificar si cuenta con convenios de ampliación en tiempo, monto y modificación de metas.

Verificar que la aplicación de las retenciones y sanciones en la estimación se realicen en base a lo establecido en la normatividad de la obra pública.







observaciones1

2

2a

3

4

5

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública memorándum solicitando la revisión de la estimación, anexando original y copia autógrafa de la misma; así como de la documentación mínima requerida para su trámite de pago debidamente validada.

Revisa y analiza la documentación presentada para verificar que cumpla con las normas, especificaciones del proyecto y políticas establecidas.

¿Presenta errores en su composición y/o integración? No. Continúa en la actividad No. 3 Si. Continúa en la actividad No. 2a

Elabora memorándum solicitando a la Supervisión Externa y/

o Contratista la corrección y/o complementación de la Estimación, rubrica y recaba firma del titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna al área correspondiente:

Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular del Departamento de Licitaciones y Contratos. 2ª. Copia: Titular de la Supervisión Externa. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Expediente.

Regresa a la actividad No. 1 Elabora memorándum para remitir la estimación revisada a la Supervisión Externa y/o Contratista para gestionar el trámite de pago, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública.

Recaba rubrica del titular de la Dirección de Obra Pública y firma del titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales en la factura original para anexarla al memorándum de gestión del trámite de pago, fotocopia memorándum para su distribución, anexando original de la estimación y documentación revisada:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Expediente.

Archiva copia autógrafa de la estimación, documentación anexa y memorándum.






IPCR-DOP-DCySO-005

Nombre del procedimiento: Integrar los expedientes técnicos para su resguardo correspondiente. Propósito: Realizar la integración de los expedientes técnico, mediante la cedula de integración documental único de comprobación. Alcance: Desde la recepción del memorándum, hasta la integración de los documentos únicos de comprobación. Responsable del procedimiento: Departamento de Costos y Supervisión de Obra.


Políticas:

Se recibe memorándum del titular de la dirección de obra pública, mediante el cual solicita la integración de los documentos únicos de comprobación.







observaciones

1

2

3

4

Recibe memorándum del titular de la Dirección de Obra Pública, para la integración documental del expediente único de comprobación.

Elabora cédula de verificación documental del expediente básico del contrato e integra los documentos del expediente de obra para su resguardo correspondiente.

Elabora memorándum, para hacer entrega al titular de la Dirección de Obra Pública, rubrica y recaba firma del titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Coordinación Técnica del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario. 5ª. Copia: Expediente.

Archiva un tanto en el expediente de obra.






IPCR-DOP-DCySO-006

Nombre del procedimiento: Revisión de Presupuesto y Programa de Ejecución de las obras contratadas a través de adjudicación directa. Propósito: Verificar que la propuesta de presupuesto y programa de ejecución de las obras se apeguen al proyecto constructivo y al contrato establecido respectivamente. Alcance:

Desde la recepción de la propuesta de presupuesto de la obra, hasta la solicitud de validación del presupuesto y programa de ejecución de las obras.

Responsable del procedimiento: Departamento de Costos y Supervisión de Obra

Reglas:

Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (LOPECH) Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (LOPySRM) Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (RLOPECH) Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (RLOPySRM) Contrato de obra pública a precios alzado.

Políticas:

Que el presupuesto y programa de obra corresponda al Expediente Técnico original. El programa de obra deberá ser validado por el Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de

Población y Ciudades Rurales y el catálogo de conceptos de obra, validado por el Departamento de Costos y Supervisión de Obra.







observaciones1

2

2a

2b

3

4

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, memorándum, mediante el cual anexa presupuesto de obra enviado por la Supervisión Externa, para su revisión.

Revisa y analiza el presupuesto de obra para verificar que cumpla con las especificaciones del proyecto de obra.

¿Cumple con lo establecido en el proyecto de obra? Si. Continúa en la actividad No. 3 No. Continúa en la actividad No. 2a

Elabora Oficio solicitando a las Supervisión Externa y/o Contratista la corrección correspondiente, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Supervisión Externa y/o contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de Obra. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Expediente Técnico.

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, Oficio de la Supervisión Externa y/o Contratista, mediante el cual envía presupuesto de obra debidamente corregido. Regresa a la actividad No. 2

Elabora memorándum solicitando a la Unidad de Apoyo Jurídico la presentación ante el Comité de Contratación de la Obra Pública la propuesta de adjudicación directa de la obra, rubrica y recaba rubrica del Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales fotocopia, anexa presupuesto de obra y turna:

Original: Titular de la Unidad de Apoyo Jurídico. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Licitaciones y Contratos. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de obra. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Expediente Técnico.

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, memorándum mediante el cual laSupervisión Externa y/o Contratista envía copia del contrato y del







observaciones5

6

6a

7

8

9

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, oficio de la empresa contratista mediante el cual envía programa de obra original para su revisión y validación correspondiente.

Revisa y analiza la documentación presentada para corroborar si se apega a lo que establece el catálogo de conceptos y al plazo de ejecución establecido en el contrato.

¿El programa de obra presenta errores? No. Continúa en la actividad No. 7 Si. Continúa en la actividad No. 6a

Elabora oficio solicitando a la Empresa Contratista la corrección, rubrica y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y distribuye:

Original: Empresa Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Expediente Técnico.

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, oficio de la Supervisión Externa y/o Contratista mediante el cual envía programa debidamente corregido. Regresa a la actividad No. 6

Elabora memorándum dirigido al Departamento de Digitalización y Archivo, mediante el cual envía original del programa de obra para su custodia y resguardo correspondiente, anexando programa de obra, rubrica memorándum y programa y recaba firma de validación del Titular de la Dirección de Obra Pública del Instituto de Población y Ciudades Rurales, fotocopia y turna: Original: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 1ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 2ª. Copia: Titular del Departamento de Licitaciones y Contratos. 3ª. Copia: Titular del Departamento de Costos y Supervisión de obra. 4ª. Copia: Archivo. 5ª. Copia: Expediente Técnico.

Archiva documentación relacionada con la revisión del Presupuesto y Programa de Obra.






IPCR-DOP-DCySO-007

Nombre del procedimiento: Revisión de conceptos con volúmenes adicionales de las obras en proceso. Propósito: Que se cuente con la autorización de volúmenes adicionales de obra que exceden o fuera del catálogo original de la licitación y/o adjudicación directa y que se requiere en la ejecución de la obra. Alcance:

Desde la solicitud de autorización de los volúmenes adicionales, hasta su autorización correspondiente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Costos y Supervisión de Obra.

Reglas: Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (LOPECH) Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (LOPySRM) Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. (RLOPECH) Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. (RLOPySRM) Contrato de obra pública a precios alzado.

Políticas: La solicitud, se deberá realizar de manera oficial por parte de la Supervisión externa y/o Contratista

indicando la situación que presenta el proceso constructivo de la obra. Documentación requerida para volúmenes adicionales: Oficio de solicitud del contratista, memorándum de

solicitud de autorización de volúmenes adicionales por parte de la Supervisión Externa y/o Contratista, Dictamen Técnico, Cuadro Comparativo, Orden de Actualización, Notas de Bitácora, Reporte Fotográfico; todos los documentos deberán ser validados por el Titular del Área correspondiente y Supervisor de obra.







observaciones

1

2

2a

2b

3

3a

Recibe a través de la Supervisión Externa y/o Contratista, Oficio, mediante el cual solicita autorización de volúmenes adicionales que exceden el catálogo original de la licitación y/o adjudicación directa, anexando la documentación mínima requerida.

Revisa la documentación presentada para determinar si no presenta errores en su composición y/o integración.

¿Presenta errores? Si. Continúa en la actividad No. 2a No. Continúa en la actividad No. 3

Elabora oficio solicitando a la Supervisión de Obra y/o Contratista la corrección y/o integración de la documentación, rubrica y recaba firma de Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Supervisión Externa y/o Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Expediente Técnico.

Recibe a través de la Dirección de Obra Pública, documentación debidamente corregida/integrada. Regresa a la actividad No. 2

Analiza la solicitud de autorización de volúmenes adicionales para determinar si es procedente.

¿Es procedente? Si. Continúa en la actividad No. 4 No. Continúa en la actividad No. 3a

Elabora Oficio comunicando a la Supervisión Externa y/o Contratista la no procedencia de la solicitud, con base en la documentación presentada, rubrica y recaba firma de Titular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Supervisión Externa y/o Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Expediente Técnico.







observaciones

4

5

6


Elabora memorándum para comunicar al titular de la Supervisión Externa y/o Contratista, la autorización de la solicitud, rubrica y recaba firma deltitular de la Dirección de Obra Pública, fotocopia y turna:

Original: Titular de la Supervisión Externa y/o Contratista. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario. 5ª. Copia: Expediente Técnico.

Elabora Memorándum dirigido al Departamento de Licitaciones y Contratos el cual envía original de autorización de volúmenes adicionales y documentación soporte para su custodia y resguardo correspondiente, rubrica memorándum y recaba firma del Titular de la Dirección de Obra Pública , fotocopia y turna:

Original: Titular del Departamento de Licitaciones y Contratos. 1ª. Copia: Titular del Instituto de Población y Ciudades Rurales. 2ª. Copia: Titular de la Dirección de Obra Pública. 3ª. Copia: Archivo. 4ª. Copia: Minutario. 5ª. Copia: Expediente Técnico.

Archiva documentación relacionada con el trámite de volúmenes adicionales.





GLOSARIO

*B*

Boletín Un boletín informativo es una publicación o documento distribuido ya sea de forma impresa o electrónica, de forma regular, generalmente centrado en un tema principal que es del interés de los lectores o suscriptores, esto último en el caso de los boletines enviados por compañías o empresas comerciales.

*C* Ciudad Rural Área territorial constituida para concentrar asentamientos humanos dispersos con alto índice de marginación y pobreza, a fin de mejorar la calidad de vida de los ciudadanos que la integren, proporcionándoles servicios de calidad y oportunidades económicas, que permitan el desarrollo integral de la región, con respeto y apego a las características geográficas, económicas, ambientales, culturales y de costumbres de la región. Consejo Municipal de Población Es el órgano colegiado para la aplicación municipal de la política estatal de población, y de esta manera contribuir a la descentralización de acciones de población, mediante información, sensibilización e institucionalización, para regular los fenómenos demográficos, en cuanto a su dinámica y distribución, acordes a los planes de desarrollo nacional, estatal y municipal, con la finalidad de desarrollar actividades en materia de población hacia el interior de los municipios considerando sus condiciones específicas. Contraseña Conjunto finito de caracteres limitados que forman una palabra secreta que sirve a uno o más usuarios para acceder a un determinado recurso. Las claves suelen tener limitaciones en sus caracteres (no aceptan algunos) y su longitud. Cultura demográfica Se refiere a la sensibilización que se realiza con la población en temas de fecundidad, mortalidad y migración. Un ejemplo: A altas tasas de fecundidad se debe incidir en los jóvenes para una mejor planeación del número y espaciamiento de sus hijos, esto es una nueva cultura demográfica.

*D* Diagnóstico Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho, o problema administrativo, que permite destacar los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades de una Institución. Diagnósticos Sociodemográficos Son ciento dieciocho documentos realizados por municipio del Estado de Chiapas, del que se obtienen estructura y dinámica poblacional, sirve para la toma de decisiones, que permitirá planear, construir y evaluar con base a esos diagnósticos,.

* E*

Educación en población De acuerdo con las políticas de población a nivel Federal y Estatal, la educación es transformación, cambio, perfeccionamiento de comportamientos y actitudes. En este sentido la información, la educación y la comunicación (IEC), constituyen tres estrategias estrechamente interconectadas para alcanzar un único objetivo: que las personas y las familias tomen decisiones libres, responsables e informadas sobre los procesos reproductivos.


El término educación en población tiene su principal avance en los años ´80s, cuando el CONAPO elaboró por primera vez el Programa Nacional de Población 1984-1988 (PNP) y, bajo esa perspectiva , se perfiló el Plan Nacional de Educación en Población (PNEP). Fue entonces que la educación en población delineó sus primeros pasos en el sistema escolar y extraescolar, como también en los medios de comunicación social. El objetivo era instituir un proceso educativo que fomentara la participación de la sociedad en la búsqueda de un equilibrio entre la dinámica y distribución de la población y el desarrollo socioeconómico del país. Esto quedó normado en el documento "La Educación en Población. Marco de Referencia" (1988).

*F*

Fideicomiso Es un contrato en virtud del cual el fideicomitente destina ciertos bienes a un fin lícito determinado, cuyo cumplimiento encomienda a una institución fiduciaria, para cuyo efecto le transmite la propiedad de dichos bienes.

*I* Investigación sociodemográfica Es un estudio realizado con base a datos de estadísticas vitales, censos o conteos de población y vivienda y/o encuestas en determinado tipo de interés en tema sociodemográfico (fecundidad, mortalidad y migración).

*N*

Nombre de usuario. Cadena de caracteres (números o letras) que se utiliza para identificar a un usuario en la entrada a un sistema.

*O* Orden de Pago Documento presupuestario que tiene por objeto cubrir las erogaciones con cargo al presupuesto de egresos autorizados y de acuerdo con las necesidades de funcionamiento de la Entidad.

*P*

PDF Formato de documento portátil. Perfil Sociodemográfico Es un documento realizado a un conjunto de personas (niños, mujeres, hombres, jóvenes, adultos mayores) con base a datos de censos o conteos de población y vivienda que sirve para determinar en qué condiciones se encuentra ese grupo poblacional. Población Conjunto de habitantes de un país, región o poblado. Proyección de población Es el resultado de un cálculo con los datos mas recientes de los censos o conteos de población y vivienda, sirven como supuestos del curso que seguirá la población en cuanto a cantidad total, de fecundidad, mortalidad y migración, se calcula mediante varios métodos estadísticos. Las Proyecciones de población funcionan como fundamento de una planeación demográfica, permiten construir y evaluar, conocer la cantidad de población en un momento nos puede determinar las necesidades y demandas futuras de una población.


*S*

Servidor ftp Es un programa especial que se ejecuta en un equipo servidor normalmente conectado a Internet. Su función es permitir el intercambio de datos entre diferentes servidores/ordenadores.

SQL

Lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar diversos tipos de operaciones en éstas.

Sustentable Es aquello que se puede mantener en el tiempo por sí mismo, sin ayuda exterior y sin que se produzca la escasez de los recursos existentes.

*V*

Villa Rural Es aquel centro poblacional existente o de nueva creación que mediante la construcción de infraestructura, conservación y mejoramiento del mismo, concentra asentamientos humanos dispersos con altos índices de marginación y pobreza, concentrando, igualmente, aquellas comunidades que se encuentren en zonas que se consideren de alto riesgo, para ofertarles los servicios de infraestructura básica, a fin de mejorar la calidad de vida de los ciudadanos que la integren, proporcionándoles servicios que permitan incrementar su calidad de vida y oportunidades económicas, así como el desarrollo integral sustentable de la región, con respeto y apego a las características geográficas, económicas, ambientales, culturales y de costumbres de la región.


Grupo de Trabajo

Coordinación

Lic. Ana Lilia Gutiérrez Hernández Jefe del Área de Planeación y Programación

Arq. Martha Rocío Díaz Camacho Enlace del Área de Planeación y Programación

Desarrollo del Manual

M.V.Z. José María Domínguez Priego Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo

Lic. Fernando de Jesús Nájera Borraz Jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos

C. Armando González Hardy Jefe de la Unidad de Informática

Lic. Osvaldo Cruz Ramírez Coordinador Técnico

Lic. Gisela Candelaria Chirino Directora de Población

Arq. Marco Antonio Constantino Vera Director de Planeación

Lic. Marisol Vázquez Hernández Director de Concertación y Gestión Financiera

Lic. Ramón Cancino Utrilla Director de Desarrollo Social, Económico y Territorial

Secretaría de la Función Pública Asesoría

C.P. Aimer Aguilar Trujillo Director de Desarrollo Administrativo Ing. Marco Antonio Liévano Trinidad

Jefe de Departamento de Dependencias

Lic. Karla Paulina Gordillo Castanedo Asesora

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