MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DEL ALMACEN DE LA INSTITUCION

EDUCATIVA TECNICA LA SAGRADA FAMILIA IBAGUE-TOLIMA

CÓDIGO: PR-01

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Carlos Darío Garzón López

Aprobó:

Gloria Susunaga Susunaga

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“UNIDOS CON AMOR CAMINAMOS A LA EXCELENCIA”

RESOLUCION NÚMERO DE 2014

Por el cual se establece el Manual de Procedimientos para el desarrollo de las

actividades del área de Almacén, de la Institución Educativa Técnica La Sagrada

Familia de Ibagué-Tolima.

EL RECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA LA SAGRADA

FAMILIA DE IBAGUE-TOLIMA

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO.

Es importante dotar al Almacén de la Institución Educativa Técnica La Sagrada

Familia de Ibagué, de un Manual de Procedimientos, para que mediante su uso, se

puedan definir criterios, dudas, y toma de decisiones, con el fin de obtener un

control adecuado de los bienes Muebles.

Es necesario contar con procedimientos claros que consten en documentos

legítimos documentados, que guíen la ejecución de los trabajos realizados en la

dependencia del Almacén.

La Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué, ha determinado

establecer las políticas, normas y mecanismos para el manejo, custodia, control,

Responsabilidades, bajas y Remates de los bienes de su propiedad.

La aplicación de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos del

Control Interno, como es garantizar la eficacia, transparencia, Eficiencia y

economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución

de las funciones y actividades definidas

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,



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RESUELVE.

ARTICULO 1- Adoptar el Manual de Procedimientos para el desarrollo de las

actividades del Almacén de la Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia,

para que regule y guie la adecuada ejecución de las actividades mediante los

cuales, se documentaran y formalizaran los procedimientos que deben

desarrollarse en el Almacén General.

ARTÍCULO 2- El Almacén de la Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia

de Ibagué, debe implementar la organización, y unificación de procedimientos

administrativos y financieros, en lo concerniente a los procedimientos para el

manejo de los bienes Muebles, e inventarios, siendo indispensable, por

consiguiente, que las normas de inventario y control de los bienes deben estar

ajustados a lo previsto dentro de los objetivos y finalidades del presente Manual de

Procedimientos.

ARTÍCULO 3 - Los procedimientos establecidos en la presente Resolución, son de

obligatorio cumplimiento por parte del Almacén de la Institución Educativa Técnica

La Sagrada Familia de Ibagué Tolima.

ARTÍCULO 4 -La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Ibagué, a los

GLORIA SUSUNAGA SUSUNAGA

Rector Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué



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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS

ACTIVIDADES DEL AREA DEL ALMACEN DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

TECNICA LA SAGRADA FAMILIA IBAGUE-TOLIMA

ALMACEN

PROCEDIMIENTO PARA EL

INGRESO,CONTROL, RESPONSABILIDADES,

BAJAS Y REMATES

1. INTRODUCCIÓN

Constituye un instrumento de suma importancia dentro de la Institución Educativa.

Por tal motivo, el Manual de Procedimientos de almacén e inventarios, permite a

las Instituciones Educativas, contar con una herramienta de consulta para la

adecuada realización de las actividades, a través de sus funcionarios y los

mecanismos de control, clasificación, y conservación que se tenga de los mismos.

Este Manual ha sido elaborado teniendo en cuenta los procedimientos estipulados

en el Plan General de Contabilidad Pública, así como los Manuales, Decretos,

Instructivos y Circulares, siendo para la Institución, un documento de consulta

permanente.

Cada artículo define los procedimientos que se pueden presentar con los bienes

de la Institución, desde su ingreso, hasta su salida definitiva del almacén.



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2. OBJETIVOS GENERALES

Contar con el Manual de Procedimientos que contenga los elementos de consulta

para facilitar al personal de las diferentes dependencias de la institución, con

procedimientos administrativos y contables que nos ilustre en el manejo, custodia,

conservación, recibo, traslado, salida definitiva, registro de bienes, bajas, remates.

La clasificación, descripción, y registros contables se realizan de acuerdo con sus

características y conforme a las cuentas establecidas en el Plan General de

Contabilidad Pública.

Se pretende establecer criterios claros sobre los bienes muebles que se deben

inventariar o no. Así como tener definidos los métodos y procedimientos de ingreso

y salida de los bienes, puntualizando sobre los soportes legales que deben tenerse

en cuenta en cada etapa del mismo.

Determinar los mecanismos para ejercer el control legal, de los bienes de propiedad

de la Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué - Tolima, codificar

contablemente, depreciar, clasificar los bienes e inventarios, conforme a lo

establecido por la Contaduría General de la Nación a través del Nuevo Plan General

de Contabilidad Pública, tener actualizadas las responsabilidades de los

funcionarios que tienen bienes a cargo, mantener claros los procedimientos para el

levantamiento de la toma física de los bienes muebles, definir las normas para

bajas y remates, y retirar de forma definitiva, los bienes que resulten de las bajas

de los bienes muebles que conforman el patrimonio de la entidad.



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3. BASE LEGAL

La Constitución Política de 1991 creó la figura del Contador General de la Nación.

Determina que el control ejercido por la Contraloría es posterior y selectivo, y por

lo tanto, es obligación y responsabilidad de cada Entidad elaborar métodos y

procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario elaborar un Manual

de clasificación de bienes que unifique los criterios de codificación entre las

diferentes Instituciones, de conformidad en lo establecido en el Plan General de

Contabilidad Pública. el artículo 5 del Decreto Ley 267 de 2000, el Decreto 734 de

2012, Circular 038 de julio 25 de 2013 de la Contraloría Departamental del Tolima,

Decreto 4444 de noviembre 25 de 2008, Ley 1150 de 2007.

La ley 610 de 2000, previene a los servidores públicos sobre la responsabilidad que

se derivaría en su contra, por detrimento del patrimonio público, como consecuencia

de la perdida, daño o deterioro de los bienes que se les haya asignado para el

ejercicio de sus funciones por causas diferentes al desgaste natural que sufran los

bienes en servicio, o inservibles, no dados de baja.

Ley 734 de 2002-Todas las entidades públicas tienen la obligación de implementar

mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control de

los bienes, estableciendo entre otros, un sistema de control de inventarios, el cual

periódicamente debe ser revisado, con el propósito de verificar, clasificar, analizar

y valorizar los bienes de propiedad de la institución, dando cumplimiento a lo

establecido por los organismos de control, Contaduría General de la Nación.

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INVENTARIOS

ARTICULO 1-Reflejan el movimiento de ingreso y salida de bienes. Es una relación

detallada y valorizada de bienes sea cual fuere el origen de las adquisiciones, la

cual debe contener, código contable, ubicación número de unidades, descripción,

valor de compra, fecha de adquisición, estado, serial, marca, numero de cedula y

nombre del responsable . Se recomienda que el inventario sea llevado en un

sistema adecuado y confiable, con el fin de que no sea manejado manualmente.

ARTÍCULO 2-Los inventarios son los bienes adquiridos, siendo necesaria la

actualización constante de la información de los mismos, reflejan el número y el

valor de los activos con que cuenta la institución. Los inventarios deben estar

sistematizados, de lo contrario este tendrá como registro principal las tarjetas de

kardex. Los elementos se anotaran diariamente, tanto las entradas como salidas,

de devolutivos y consumo

ARTICULO 3-Para efectos de este manual se considerarán como tales, todos los

bienes muebles de propiedad de la institución.

CONCEPTOS GENERALES- ALMACENISTA

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES - FUNCIONES

ARTÍCULO 4-ALMACENISTA- La institución, tendrá un funcionario, encargado de

mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en bodega,

en servicio, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables. Es

el funcionario encargado de la recepción, organización, custodia, manejo, y

suministro de los bienes de la institución. Debe permanentemente coordinar sus

funciones con la dependencia encargada de la parte contable.



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INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE ALMACENES 0 BODEGAS

ARTICULO 5--Cuando se deba trasladar la responsabilidad a otro empleado de

manejo, por cambio de almacenista, se debe tener presente que si el almacenista

es el encargado de llevar el control de devolutivos en servicio, no tendrá que

elaborar inventario físico, teniendo en cuenta que los bienes se encuentran bajo

la responsabilidad de los funcionarios de cada Institución Educativa. En este caso,

la entrega se efectuará comparando los saldos de los inventarios parciales de los

bienes devolutivos en servicio, contra el saldo total que arrojen los registros en el

almacén, por códigos contables, los cuales deben ser iguales.

Se hace entrega de la documentación a su cargo, actualizada yse levantara un

acta firmada con numero de cedula tanto del que recibe como del que entrega,

relacionando todos los bienes entregados.

Si el empleado de manejo se retira sin hacer entrega formal, un funcionario

designado con quien sea nombrado en reemplazo, realizara el inventario físico y

levanta un acta, a partir de ese momento.

Quien recibe responde por los elementos, y sobre los elementos faltantes se creara

la responsabilidad en proceso con cargo al funcionario saliente. Se le informara por

escrito, dándole plazo para legalizar dicha situación, de lo contrario se informara a

la compañía de seguros y se adelantaran los procesos administrativos y jurídicos,

tendientes a la legalización y entrega de los bienes.

COSTO HISTÓRICO

ARTICULO 6- Es el valor de adquisición de los bienes que adquiere La Institución

Educativa. Dicho valor aparecerá registrado en los libros contables de la entidad.

Será el reflejo de los documentos de entradas y salidas que elabora el responsable

del Almacén; la Oficina de Contabilidad registrará los valores de costo histórico o de

adquisición. Los saldos y movimientos deberán concordar con el Control Físico de



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existencias que realiza el funcionario del Almacén, deben reconocerse por el costo

histórico, se manejan por el sistema de inventario y deben ser individualizados.

ARTÍCULO 7-Si se encuentran en los inventarios bienes sin costo histórico, o valor

de adquisición, es deber de la Institución Educativa, adelantar las acciones

requeridas para actualizar dichos valores.

RESPONSABILIDADES

ARTÍCULO 8- Es responsable de los bienes toda persona que recibe, custodie o

administre bienes. Se debe exigir a quienes tienen a cargo el manejo de bienes, la

constitución de pólizas.

ARTÍICULO 9-RESPONSABILIDADES: De conformidad con la ley 610 DE 2000,

es deber de los funcionarios vigilar y salvaguardar los bienes, y previene, sobre la

responsabilidad por detrimento patrimonial, debiendo responder por equipos de

oficina, muebles y bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus

funciones. la Circular 038 de julio 25 de 2013 de la Contraloría Departamental dice:

”Las Entidades públicas del orden Departamental y Municipal que en la actualidad

cuentan con algunos bienes que desde hace muchos años se encuentran fuera del

servicio, que son improductivos económicamente, y adicionalmente presentan un

alto grado de deterioro, situación que genera altos costos por custodia y

mantenimiento, presentándose posible detrimento patrimonial al utilizar dineros

públicos para administrar bienes no operativos.

CONTROLES PARA EL MANEJO DE LOS BIENES ENTREGADOS Y EN

SERVICIO

ARTÍCULO 10-El responsable del almacén llevara debidamente archivadas las

responsabilidades de los bienes a cargo de los funcionarios de cada una de las

Instituciones Educativas.



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ARTÍCULO 11- Los jefes de dependencia recibirán de parte del almacenista, el

inventario de los bienes que queden bajo su responsabilidad, la cual deberá ser

firmada, y la copia será archivado en el almacén general.

ARTÍCULO 12-La firma de los inventarios indica responsabilidad administrativa y

fiscal, siendo responsable individualmente por la pérdida, daño o depreciación de

los mismos a excepción del deterioro por el uso. Ningún funcionario puede firmar

inventario de bienes que no estén bajo su responsabilidad, ni bienes de consumo

que no le hayan entregado.

ARTÍCULO 13-Sin el visto bueno del almacenista Los bienes devolutivos no podrán

ser trasladados a otra dependencia, sin los respectivos comprobantes de entrada o

salida, con el fin de mantener actualizados los registros y el control de los mismos,

así como en las carpetas de inventarios.

ARTÍCULO 14- Cuando sea necesario que se efectúen préstamos temporales entre

dependencias, estos deben ser autorizados por escrito por los jefes de las

dependencias. Sin embargo, si los préstamos exceden de 30 días, estos deberán

legalizarse a través del traspaso de esos bienes entre dependencia.

DEPRECIACIÓN

ARTÍCULO 15- Cada empresa o Entidad requiere de una serie de activos. Por

motivo de su utilización se desgastan, hasta el punto de quedar inservibles. Cada

tipo de activo tiene su vida útil que por obligación se debe considerar al depreciarlos.

podrán depreciarse totalmente en el período en el cual fueron adquiridos. La vida

útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. La

depreciación se debe determinar mediante métodos de reconocido valor técnico,

tales como línea recta.

ARTICULO 16-Son depreciables aquellos bienes que pierden su valor contable. Se

consideran como no depreciables los terrenos, La Legislación Colombiana ha

establecido la vida útil de los diferentes activos.



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AÑOS DE VIDA

UTIL DENOMINACION

10 Equipo médico y científico

10 Muebles enseres y equipos de oficina

10 Equipo de comunicación y accesorios

10 Equipo de comedor, cocina, hotelería

10 Equipo maquinaria de transporte, tracción y elevación

5 Vehículos y automotores

5 Equipo de Computo y accesorios

RECLASIFICACION DE BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDADES PLANTA Y

EQUIPO) A CONSUMO.

ARTICULO 17- El instructivo 001 de enero 31 de 2014, de la Contaduría general de

la Nación, establece que las entidades contables publicas podrán registrar,

directamente al gasto, las propiedades planta y equipo que sean adquiridas por un

valor igual o inferior a $ 308.000,00 Este instructivo anualmente es modificado.

ARTÍCULO 18- La institución podrá elaborar una relación de bienes, para que el

comité de bajas e inventarios, estudie y autorice mediante Acto Administrativo, la

reclasificación de los bienes de devolutivos al grupo de consumo.

ARTÍCULO 19-El rresponsable del Almacén, evaluara y autorizara mediante EL

acto administrativo, firmado por el Rector de la Institución, la reclasificación de los

bienes de devolutivos al grupo de consumo. Este procedimiento debe ser realizado

una vez al año, mediante el proceso de Resolución motivada.



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BIENES DE CONSUMO CONTROLADOS

ARTICULO 20-.Son también llamados activos de operación. Los bienes de

consumo controlados por su naturaleza deben ser clasificados de acuerdo con su

valor, y código contable.

ARTICULO 21-Son aquellos que habiendo sido registrados directamente al gasto

como consumo, el almacenista Y el Comité de bajas e inventarios, al momento de

ser entregados a los funcionarios, toman la determinación que deben ser

controlados, elaborando el comprobante de responsabilidad a cada funcionario,

para hacer un seguimiento sobre la utilización y consumo de estos bienes.

Deben ser devueltos al almacén en el momento que presenten deterioro normal o

daño porque el ciclo de servicio ya se cumplió.

BIENES MUEBLES EN ALMACEN O BODEGA

ARTÍCULO 22-Los bienes muebles en bodega corresponden a bienes nuevos y

deben ser registrados en la cuenta 1635-.

SALIDA DE BIENES MUEBLES DE ALMACEN

ARTÍCULO 23- Toda salida de bienes muebles de bodega se da por solicitudes por

parte del rector de las Instituciones Educativas, por entrega de elementos

devolutivos al servicio de los funcionarios, por traspasos, bajas.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

ARTÍCULO 24- Las diferentes dependencias elaboran el pedido de bienes de

consumo de acuerdo a las necesidades que tenga, deben tener descripción, código,

cantidad y debe llevar la firma del rector de cada Institución Educativa.



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ARTÍCULO 25- Para la entrega de elementos devolutivos se solicitaran mediante

oficio firmado por el Rector, y el almacenista al entregar, elabora la correspondiente

responsabilidad firmada por la persona que entrega y la que recibe.

BIENES INMUEBLES

ARTÍCULO 26- Son aquellos bienes no susceptibles de ser trasladados de un lugar

a otro. Son activos fijos y permanentes, que por su naturaleza no pueden

transportarse de un lugar a otro.

INMUEBLES- BIENES INMUEBLES SIN LEGALIZAR

ARTICULO27- Cuando la institución tenga dudas sobre su propiedad patrimonial

de los bienes, deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta que se tenga

claridad y poder de los documentos que los acrediten como bienes inmuebles de

propiedad de la Institución.

ARTICULO 28-Todo este proceso de ubicar, y valorizar los inmuebles de propiedad

de la institución, debe ser llevado a cabo por peritos valuadores con tarjeta

Profesional. Una vez se tengan los documentos que acrediten la propiedad de los

inmuebles, se cancelarán las cuentas de orden, y se registrará el bien en el grupo

de Propiedades, Planta y Equipo, o Bienes de Beneficio y Uso Público, según el

caso.

TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

ARTÍCULO 29- La realización de un inventario físico requiere de un alto grado de

calidad en las actividades que se desarrollen, y de compromiso por parte de todos

los funcionarios, dado lo complejo de la labor y la importancia de sus resultados,

para La institución.



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ARTICULO 30- Es la verificación física de los bienes muebles de que se encuentran

en las diferentes dependencias a cargo de los funcionarios, debiendo verificar,

clasificar, analizar y valorizar los bienes, para confrontar las existencias reales o

físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de Inventarios y cuentas

contables. Debe efectuarse una vez al año, dando cumplimiento a lo dispuesto por

los organismos de control, Contaduría General de la Nación que disponen velar por

el registro permanente y valorizado de los bienes que conforman el patrimonio.

Circular 038 de 2013 de la Contraloría Departamental.

ARTÍCULO 31-Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podrá realizar

inventarios de verificación de forma periódica que le permitan mantener

actualizados, y asegurar la existencia real de los bienes.

RESULTADOS DE LA TOMA FISICA

ARTÍCULO 32-El objetivo de la toma física es mantener un valor contable

actualizado, veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la institución, la

descripción, ubicación, estado, marca, serie, responsable, costo. El inventario no

debe tener información relacionada con dependencias o funcionarios que no

pertenezcan, o se hayan retirado de la entidad, así como tampoco, de elementos

inservibles, obsoletos.

VALORACION DE LOS INVENTARIOS

ARTÍCULO 33- Los bienes muebles adquiridos se registraran con el costo histórico

en la dependencia de contabilidad, teniendo en cuenta las entradas y salidas que

elabora diariamente el Almacenista. Los saldos y movimientos deberán coincidir con

el Control Físico de existencias de inventario de almacén.

ARTICULO 34- A partir de la entrada en vigencia de la resolución 351 de noviembre

21 de 2001, los bienes muebles registrados hasta la fecha cuyo valor en libros sea

inferior a 35 salarios mínimos legales mensuales no serán objeto de actualización

en la valoración, de bienes. En todos los demás casos, se reconocerán por su costo

histórico.



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CONTROLES PARA EL MANEJO DE LOS BIENES EN SERVICIO

ARTÍCULO 35-El funcionario encargado del Almacén llevara un inventario

actualizado de responsabilidades con el NIT y nombre del responsable, para

determinar la relación de bienes a cargo de todas las dependencias y a cargo de

todos y cada uno de los funcionarios de las Instituciones Educativas

Todo movimiento de bienes en servicio debe corresponder a las necesidades de las

dependencias, todo traslado debe ser autorizado por el Rector.

ARTÍCULO 36-Los funcionarios que se trasladan de una dependencia a otra, no

podrán trasladar ningún devolutivo de servicio a su nuevo lugar de trabajo y debe

realizar la entrega al funcionario que el Rector le indique.

BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

ARTICULO 37-Son aquellos que no se consumen con el primer uso que se hace de

ellos, aunque perezcan con el tiempo por razones de su naturaleza, se agrupan las

cuentas que registran los bienes de propiedad de la Institución, que se encuentran

en uso de los funcionarios, de las dependencias, y los que les han sido

suministrados para el normal desarrollo de sus labores.



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Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de

propiedad de la Institución.

1605 Terrenos

1610 Semovientes

1612 Plantaciones agrícolas

1615 Construcciones en curso

1640 Edificaciones

1635 Bienes Muebles en bodega

1645 Plantas, Ductos y Túneles

1650 Redes, Líneas y Cables

1655 Maquinaria y Equipo

1660 Equipo Médico y Científico

1665 Muebles y enseres y equipo de Oficina

1670 Equipo de Comunicación y Computación

1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación

1680 Equipo de Comedor, despensa y hotelería

CLASIFICACION DE LOS BIENES

ARTICULO 38-. Los bienes se clasifican:

-Bienes de consumo

-Bienes Devolutivos

-Bienes inmuebles

BIENES DE CONSUMO

ARTÍCULO 39- Son elementos básicos que mediante su uso, se puedan

desarrollar actividades propias de la Administración. Se consumen con el primer

uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se

desaparecen como unidad independiente y entran a formar parte integrante de

otros.



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Eestán en condiciones de usarse o consumirse, cuya permanencia es por

determinado tiempo bajo la responsabilidad del funcionario encargado del almacén.

BIENES DEVOLUTIVOS

ARTÍCULO 40-Son todos aquellos bienes que no se consumen con el primer uso

que se hace de ellos, se pueden trasladar de un sitio a otro, aunque por el tiempo

o por razón de su naturaleza, se deterioren.

INGRESOS O ALTAS DE BIENES

ARTÍCULO 41-La entrada de bienes al almacén se realiza por medio del

comprobante de entrada que debe elaborar el almacenista, con base en la factura

de venta que entrega el proveedor debidamente legible, sin tachaduras ni

enmendaduras, con fecha y firma del proveedor.

Puede colocarse el stiquer correspondiente por adquisiciones, donaciones, dación

en pago, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, y por traspasos entre entidades.

PROCESOS DE INGRESO AL ALMACÉN

COMPRAS GENERALES

ARTÍCULO 42- Una vez recibidos los bienes se les asigna un código de

identificación - Sticker que facilite el control dentro y fuera de la Entidad, el cual se

adhiere al bien en parte visible. Es un documento oficial elaborado por el

Almacenista, que acredita la entrada real de un bien a la Institución, constituyéndose

así en el único soporte para valorizar y legalizar los registros en Almacén,

Inventarios y Contabilidad. La identificación debe registrarse en el inventario y en

las responsabilidades de los elementos asignados,



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El almacenista no recibirá bienes a proveedores que no coincidan con las marca,

cantidad y demás características establecidas en el contrato u orden de compra

debidamente legalizado en su totalidad.

INGRESOS POR DEVOLUCIONES

ARTïCULO 43- Es La devolución de elementos al almacén, de bienes, que no se

requieren en una dependencia. Cuando el funcionario que tiene en responsabilidad

un elemento que no necesita para llevar a cabo sus labores, y desea reintegrarlo al

almacén, debe obtener la autorización del Jefe de la oficina, previa solicitud escrita

en donde se relacionan las características, sticker, marca, serie, modelo. El

almacenista al recibir, debe constatar el estado, y las características. Debe elaborar

el comprobante de devolución y entrada al almacén.

INGRESOS POR ELEMENTOS INSERVIBLES

ARTÍCULO 44- Cuando en una dependencia de la Institución, se encuentran

elementos inservibles, obsoletos y en desuso, que no se requieran para el normal

desarrollo de las actividades, se debe hacer devolución al almacén, elaborando un

documento de devolución, firmado, justificando el motivo de la devolución, e

indicando las características, numero de sticker, modelo, estado, marca, serie.

El almacenista recibe los elementos, elabora el comprobante de devolutivos y

procede a darle entrada al almacén, para posteriormente ser relacionados para las

bajas, si estos se encuentras inservibles.

INGRESO DE BIENES RECIBIDOS EN PRÉSTAMO

ARTÍCULO 45-El responsable del almacén debe elaborar el ingreso teniendo en

cuenta las condiciones relacionadas en el convenio, o contrato. los bienes recibidos

en préstamo no deben reposar en bodega. Se debe reflejar la responsabilidad sobre

la tenencia de los bienes recibidos, abriendo carpeta hasta realizarse la cancelación

del contrato con la devolución de los bienes, mediante un acta en donde se



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identifique descripción, el estado del bien, duración del contrato y firma de la

persona que entrega y recibe.

INGRESO DE BIENES POR COMPENSACION

ARTÍCULO 46- Cuando después de llevar a cabo un inventario, una toma física, se

determina que se encuentran faltantes, sin responsabilidad del Almacenista, por

confusión de elementos, se puede completar el número de bienes faltantes con

bienes que han resultado sobrantes de iguales características, clase, modelo,

precio. Esta compensación debe ser elaborada por el almacenista previo concepto

emitido por el Comité de Bajas e inventarios y se elabora el comprobante de entrada

legalizado por las partes.

INGRESO POR SOBRANTES

ARTÍCULO 47- Puede ocurrir cuando por causa de devoluciones, entregas, toma

física, recibos de bienes, o porque algunos elementos se hayan podido confundir

con otros, las cantidades que se encuentran en bodega no coinciden con las

registradas en inventario. El Almacenista procederá a registrar el ingreso al Almacén

de las cantidades, y valores, e informar a Contabilidad, soportado con un

comprobante de entrada y el acta respectiva.

INGRESO BIENES RECIBIDOS EN COMODATO

ARTÍCULO 51- Bienes en Comodato. Se elabora Contrato de Comodato, por cuanto

los bienes son entregados para uso de la institución, éstos deben ser ingresados al

Almacén o Bodega, especificando en el contrato de comodato, el término de

duración, el estado, descripción, términos y valores. Se abrirá una carpeta con la

responsabilidad y seguimiento, hasta realizarse la devolución de los bienes,

elaborando el comprobante de entrada y el acta de recibo firmada por las partes en

señal de conformidad.



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INGRESO DE BIENES POR DONACIONES RECIBIDAS

ARTÍCULO 52- La Constitución Política de Colombia en su artículo 355 prohíbe que

los organismos de Poder Publico autoricen donaciones a favor de persona natural

o jurídica de derecho privado. Donación es cuando por voluntad, una persona

natural o jurídica, transfieren a título gratuito la propiedad de un bien que le

pertenece, previa aceptación del Rector. Implica acuerdo de voluntades,

ofrecimiento por escrito y de aceptación.

ARTÍCULO 53-Se considera perfeccionada la donación mediante la debida

celebración del contrato, firmado, la cual debe contener la relación de los elementos

objeto de la donación, valores, la entrega material de los bienes y la elaboración

del Comprobante de Ingreso al Almacén o Bodega.

ARTÍCULO 54-En Caso de que los elementos provengan de persona particular, o

Institución, el comprobante de entrada se elabora con base en el acta de recibo

valorizada, si no se cuenta con precios, se fijara mediante valuación de los

elementos por un funcionario competente.

ARTÍCULO 55-Cuando un funcionario que tiene bienes a cargo, por medio de oficio

informa al almacenista de faltantes, o elementos que han sufrido daño, por mal uso.

ARTÍCULO 56- El funcionario responsable de los faltantes envía solicitud

Almacenista, manifestando el motivo, relacionando los bienes faltantes, con todas

las características, estado, marca, serial, descripción, y ofreciendo los bienes que

va a reponer, indicando que el bien será entregado con las mismas características,

marca, estado, modelo.

ARTÍCULO 57-El almacenista y Comité de bajas de inventarios, emitirá concepto

técnico, en donde certifique que los bienes ofrecidos reúnen igual de condiciones

de los faltantes y se procederá a aceptar la solicitud. Debiendo el funcionario hacer

entrega. El almacenista procede a elaborar el comprobante de entrada,

relacionando características, marca, modelo, y valores.



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COMPROBANTE DE SALIDA

ARTICULO 58- Es el documento básico para la entrega de bienes a los

funcionarios. El comprobante de salida de bienes del almacén, debe ser elaborado

por el almacenista, teniendo en cuenta la solicitud y entrega de los elementos. Es

un documento legal que identifica la salida de un bien. En ningún caso se permiten

salidas de bienes basada en órdenes verbales, vales, si esto ocurre el responsable

será el Almacenista. Una vez elaborado y legalizado el comprobante de salida,

termina la responsabilidad fiscal, administrativa y legal por la custodia, y tenencia

del bien, por parte del almacenista, transfiriendo esta responsabilidad al funcionario

destinatario.

ARTICULO 59-Basado en el acta y demás documentos soporte, el almacenista

produce el comprobante de SALIDA DEFINITIVA DE ALMACEN, el cual se

elaborará en forma simultánea con la entrega de los bienes.

INGRESO DE BIENES PARA ENTREGA A EMERGENCIAS Y EVENTOS

ESPECIALES

ARTICULO 60-Son los elementos devolutivos comprados para atender

emergencias y eventos especiales, deben ser entregados por el almacenista, bajo

autorización firmada por el Rector. Si estos han sido ingresados al inventario de

almacén debe elaborarse el comprobante de salida firmado por los beneficiarios, si

son elementos comprados y entregados directamente al beneficiario, el soporte será

el recibido a satisfacción y se le adjuntaran los documentos legales, firmados y con

numero de cedula de ciudadanía. No llevaran sticker de inventario. No deben ser

firmados ni recibidos por el Rector de la institución, sino por el beneficiario.

AVANCES

ARTICULO 61.-En las Instituciones, y otras Entidades del Estado, se presentan

necesidades que se requieren ser solucionadas en forma urgente, por consiguiente



CÓDIGO: PR-01

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requiere de una solución inmediata. Deben estar autorizados por el Rector de la

institución.

ARTICULO 62-Son adelantos de dinero que la Entidad entrega a determinados

funcionarios para realizar gastos oficiales urgentes. Se deben legalizar en el tiempo

estipulado, adjuntando los soportes correspondientes firmados y por medio de

resolución motivada.

BIENES ENTREGADOS EN PRÉSTAMO.

ARTÍCULO 63- Estos bienes no deben ser retirados del inventario. Cuando la

institución entrega bienes para que se haga uso de ellos, por un tiempo

determinado, con la obligación de devolverlo en las mismas condiciones en que fue

entregado, llevando un control administrativo. Se debe elaborar resolución motivada

y acta de entrega firmada por las partes en donde conste el destino de los bienes,

duración del préstamo, nombre y cargo del funcionario que los recibirá, servicio a

prestar, y características de los bienes.

BIENES ENTREGADOS EN COMODATO

ARTÍCULO 64- Se entregan por medio de contratos legalizados y ajustados a la

Ley, firmados por el Rector de la institución, por cuanto se entrega el bien y no la

propiedad. Son bienes muebles que luego de ser usados, deben restituirse. Se hace

entrega del bien a otra, gratuitamente para que haga uso de ellos, con la obligación

de devolverlo después de terminar el uso. Este contrato debe estar completamente

legalizado, indicando fechas, características, duración, cantidades, valores, uso,

se perfecciona con la entrega de los bienes objeto del Comodato, y con el acta que

se elabora firmada por las partes, y relacionando en ella el estado de los elementos

a entregar.



CÓDIGO: PR-01

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SALIDA DEFINITIVA POR BAJA

ARTICULO 65-Por el estado de deterioro en que se encuentran, por no ser

necesario su uso, por necesidades o decisiones administrativas y legales, tales

como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, inservible,

vendido, o permutado, entre otros, la Institución decide retirar definitivamente un

bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del

patrimonio de la institución.

REINTEGRO DE BIENES MUEBLES

ARTÍCULO 66-Se entiende por reintegro la devolución de los bienes muebles en

poder de funcionarios que no necesitan para el cumplimiento de sus funciones, por

retiro, traslado, daño u obsolescencia. Estos bienes deben presentar un desgaste

por su uso. Se deben devolver al almacenista por medio de oficio indicando el

número de sticker, descripción, y estado del elemento.

ARTÍCULO 67-El almacenista, elaborara el acta indicando cantidad, stiquer, el

estado y el comprobante de entrada para ser relacionados en el inventario, si es

el caso, o para darlos de baja. Si los elementos no coinciden, se adelantara la

investigación administrativa y los procedimientos que la ley ordena.

ARTICULO 68- BIENES SERVIBLES- Son aquellos que ya han cumplido con la

función principal para la cual fueron adquiridos, y que estando en buenas

condiciones la institución no los requiere para su funcionamiento, y por orden del

Rector y Comité de bajas, los da de baja, o se trasladan a otra entidad, que si los

requiere.

ARTÍCULO 69- BIENES INSERVIBLES-Los bienes inservibles son aquellos que

por desgaste, deterioro u obsolescencia no sirven para el servicio al cual fueron

asignados, y su reparación total o parcial, o por requerimientos de espacio, gastos

de almacenamiento o custodia, resulta antieconómico para la institución.



CÓDIGO: PR-01

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CLASES DE BAJAS

BAJAS DE BIENES MUEBLES

ARTÍCULO 70- La Resolución de baja es el documento principal para dar salida

definitiva a los bienes muebles del almacén.

ARTICULO 71- Es el procedimiento por el cual se retira un bien mueble del

patrimonio de la institución, previa autorización del Rector de la institución

Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué, quien mediante Resolución

motivada, indica las razones de la baja y el destino que se le debe dar al bien por

alguna de las siguientes situaciones:

a) Por inservibles en uso

b) Por merma, desuso o vencimiento

c) Por destrucción de inservibles

d) Para desmantelamiento.

e) Por hurto.

f) Por Subasta Pública o venta directa

g) Por pérdida de bienes

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA DAR DE BAJA

ARTÍCULO 72- BAJA DE BIENES MUEBLES INSERVIBLES-.El almacenista

elabora una relación de elementos inservibles. El Rector de la institución designa

un funcionario para que proceda a verificar si los bienes son inservibles, obsoletos

y que no pueden seguir en servicio. lo informa por escrito, con la descripción, sticker,

código contable, serial, marca. Se elabora un acta firmada por el Comité de bajas e

inventarios, certificando que los bienes son inservibles, que generan requerimientos

de espacio, y gastos de almacenamiento. Posteriormente se elabora el acto

administrativo Resolución, firmado por el Rector de la Institución. No se podrá variar

el destino ni el destinario en las órdenes de baja, ni cambiar elementos por otros,

así tengan el mismo valor.



CÓDIGO: PR-01

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ARTICULO 73-La destrucción o venta de los elementos requiere constancia y firma

del Almacenista y del Comité de bajas e inventarios, de que son inservibles, que no

son aprovechables, y que se deben vender, La diligencia se debe practicar en el

horario y el lugar determinado por el Rector, deben asistir a ella, el funcionario

encargado del Almacén, la persona que ejerza las funciones de Control Interno, o

su delegado y los miembros del Comité de bajas e Inventarios, que deberán firmar

el acta, con las fotos correspondientes.

ARTICULO 74-DESTRUCCION DE BIENES SIN VALORES DADOS DE BAJA:

Cuando en el almacén se tengan bienes que carecen de valor comercial en razón

de su obsolescencia, deterioro, o bienes dados de baja con anterioridad, o cualquier

otro hecho, se procederá a su destrucción, o venta sin perjuicios a terceros.

Aplicando criterios sostenibles con el Medio Ambiente.

ARTICULO 75- BAJA POR INSERVIBLES EN USO- Elementos de comedor,

cocina, elementos que por su trajín, desgaste por el uso, presenten restos o

acrediten su total destrucción, con excepción de las prendas de vestir, que en uso,

hayan cumplido el tiempo fijado para su duración, serán retiradas del inventario, en

forma definitiva.

El funcionario responsable del Almacén expide una relación de los bienes que

considere que se deban dar de baja, enviando un listado pormenorizado, por

agrupaciones de inventario, características, cantidades y valores, la que debe ser

revisada por el Comité de Bajas e inventarios. Se elabora el acto administrativo

firmado por el Rector y el acta debidamente legalizada.

ARTICULO 76- BAJA POR DESMANTELAMIENTO- cuando en la institución hay

máquinas, equipos computo, aparatos, entre otros, que pueden ser desmantelados,

con el fin de reutilizar las partes servibles y se presenta cuando su costo de

mantenimiento o vigilancia es demasiado oneroso para la entidad o cuando existe

pérdida parcial o daño irreparable del bien. Se procede enviando solicitud firmada

por el Rector de la Institución, relacionando los bienes que se van a desmantelar,

indicando descripción, marca, serie, numero, valores y los motivos que llevaron a

presentar la solicitud.

El Almacenista expide las constancias sobre la existencia de los bienes y su valor,

de Inventarios.



CÓDIGO: PR-01

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ARTICULO 77- El Rector de la institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de

Ibagué, o el funcionario que éste delegue, solicita el Concepto Técnico a una

persona natural o jurídica con conocimientos de mecánica, sistemas, o biomédicos,

según el caso, el cual deberá ser presentado al Rector, en forma escrita y motivada,

incluyendo el Avalúo Comercial de aquellas partes de los bienes utilizables. La

persona de Control Interno y el Comité de bajas e inventarios, debe participar en el

desmantelamiento, el jefe de la dependencia, un técnico especializado en el ramo,

y el almacenista. Se elabora el acta firmada por los participantes, y el acto

administrativo ordenando la baja, la que debe ser firmada por el Rector de la

Institución.

BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES.

ARTICULO 78-Son aquellos elementos que ya han cumplido con la función

principal para la cual fueron adquiridos. bienes que se encuentran en condiciones

de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la institución no

los requiere para el normal desarrollo de sus actividades,

El Rector autoriza darlos de baja, por medio de resolución motivada, para ser

entregados a alguna Institución, si son solicitados.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES

ARTICULO 79-Son aquellos bienes que por daño total o parcial han cumplido con

la vida útil debido a su desgaste, mal estado físico originado por su uso, no pueden

ser reparados, por el mal estado en que se encuentran, y su reparación resulta

onerosa para la institución.

ARTICULO 80-El funcionario responsable del almacén elabora y firma una relación

de los bienes inservibles a dar de baja por agrupaciones, características, cantidades

y valores. Es revisada por el Comité de bajas e inventarios, para conceptuar el

destino que se le debe dar a estos bienes, presenta un informe firmado por todos

los asistentes. Posteriormente se elabora una resolución motivada y firmada por el

Rector de la Institución.



CÓDIGO: PR-01

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BAJA DE BIENES POR HURTO

ARTICULO 81- Son aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almacén,

han desaparecido y se ha informado la necesidad de recuperación, caso en el cual,

se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya

lugar.

Se informara al almacenista, se levanta acta de inspección ocular, indicando la

fecha del hecho, se debe colocar el denuncio correspondiente ante las autoridades

competentes, adjuntando los correspondientes documentos probatorios,

enumerando los bienes con sus características, cantidades y valores.

ARTICULO 82.-En cualquiera de los casos comprobados de hurto, o perdida por

caso fortuito o fuerza mayor, sin culpa del responsable, se debe realizar la baja

definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables.

ARTÍCULO 83-Cuando la pérdida, daño o depreciación que sufran los bienes, no

provenga del deterioro natural, se adelantara la investigación administrativa, De

encontrarse culpable, este debe reponer los bienes en igual cuantía y calidad, sin

perjuicio de las sanciones disciplinarias. A estos bienes se les dará el ingreso al

inventario.

ARTICULO 84- Cuando el responsable del bien, no coloque el respectivo denuncio

dentro del término establecido-30 días –no se deben aceptar baja de bienes por

hurto.

BAJA DE BIENES PARA PREMIOS, COMPETENCIAS

ARTICULO 85- Este procedimiento comienza con la autorización para la entrega de

parte del Rector de la institución, el almacenista deberá relacionar los bienes a

entregar, indicando el beneficiario, numero de cedula, características, cantidades,

valores, para luego proceder a elaborar el acto administrativo, resolución, motivada

y firmado por el Rector de la institución. Se elabora un acta de entrega enunciando

los elementos entregados y firmada por el Almacenista y el beneficiario y numero

de cedula de ciudadanía.

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BAJA DE BIENES POR CESION

ARTÍCULO 86- Se pueden dar de baja por cesión a entidades de derecho público,

Instituciones Educativas, Asistencia Social, Puestos de salud, beneficencia, cuando

existan elementos almacenados que no son necesarios para entidad.

ARTICULO 87.-El bien sale del patrimonio y debe quedar sustentado legalmente

mediante acto administrativo tanto para la entidad que traslada como para la entidad

que recibe los elementos, debidamente motivada, indicando las razones de la baja

y el traspaso de los viene, firmada por el Rector de la institución y se elabora un

acta de entrega, detallando los elementos a entregar, valores, estado y firmado por

el funcionario que entrega y recibe los bienes. Se debe dar cumplimiento al artículo

355 de la Constitución Política de Colombia.

BAJA DE BIENES POR PERDIDA EN PODER DE PERSONAL

ARTICULO 88- Cuando a un funcionario se le compruebe culpa o dolo en pérdida

o robo de bienes públicos, se le deberá adelantar los procesos administrativos y

disciplinarios, y deberá restituir o pagar en la Tesorería de la institución, el bien, con

las mismas características, teniendo en cuenta el valor de mercado.

VENTA

ARTICULO 89- Es un contrato en que el vendedor se obliga a vender o traspasar

el dominio de un bien servible o inservible, que una persona natural o jurídica hace

a otra, a cambio de un precio representado en dinero.

ARTÍCULO 90- Para el avaluó, se deberá reunir el “Comité de Bajas e

inventarios”de la Institución:



CÓDIGO: PR-01

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1-Verificar físicamente el estado de los bienes a dar de baja, certificando si

realmente son inservibles y se deben destruir, o si por el contrario, se les puede dar

algún uso, o vender.

2-Confrontar el avalúo comercial dado a cada bien, frente a su valor vigente

registrado en los Libros de Contabilidad de la Institución.

3-Determinar la destinación de cada uno de los bienes a dar de baja, es decir, cuáles

de ellos se destruyen, cuales podrán ser vendidos, definiendo, en este último caso,

el procedimiento a que haya lugar.

4-En caso de enajenación de los bienes dados de baja, determinar la modalidad de

venta de los mismos, o normas que lo adicionen, complementen, modifiquen o

sustituyan.

ARTICULO 91- ORDEN DE BAJA: Una vez obtenida la recomendación del Comité

de Bajas e Inventarios, el Rector, mediante Acto Administrativo, motivado, expide la

correspondiente “Resolución de Baja”, debiendo ser almacenados los bienes, y/o

colocados a buen resguardo, para que se adelante el procedimiento de venta

directa, o subasta pública, conforme con lo determinado por dicho Comité.

REMATES

ARTICULO 92- Ley 1150 de 2007- Decreto 734 de 2012-Remates-Se podrán utilizar

todos los mecanismos autorizados, Siempre y cuando se garantice en el desarrollo

de la enajenación la eficiencia y la transparencia.

Los bienes a rematar serán avaluados para establecer el precio base, por peritos

inscritos en el Registro de Valuadores

ARTICULO 93- BAJA DE BIENES POR REMATE- La Administración, para vender

bienes muebles o inmuebles, puede llevar a cabo remates, cuando así resulte más

conveniente a sus intereses.



CÓDIGO: PR-01

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ARTICULO 94.-La selección de la entidad financiera la hará la respectiva entidad,

de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad y

teniendo en cuenta la capacidad administrativa que pueda emplear cada entidad

financiera para realizar los remates.

ARTICULO 95- COMITÉ DE BAJAS E INVENTARIOS: El Comité de Bajas e

Inventario de la institución estará integrado por los integrantes del Comité de bajas

e Inventarios de la institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué-

Tolima.

Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comité de Bajas o Inventarios

serán consignados en el acta que suscriban sus miembros en cada reunión, la que

se constituye en la base y el soporte fundamental de todos los trámites y gestiones

que se adelanten.

Efectuar las recomendaciones que considere pertinentes para que la Entidad

solicite oportunamente la baja de los bienes devolutivos que no requieran para su

normal funcionamiento, o que sean inservibles u obsoletos.

ARTICULO 96.-OBJETIVOS Y FUNCIONES- El objetivo del Comité de bajas o

inventarios es apoyar y orientar las acciones que realiza el responsable del almacén,

al establecer planes y programas que lleve a cabo la institución, para mantener

actualizados los inventarios.

ARTICULO 97- BAJAS POR SUSBASTA PÚBLICA O VENTA DIRECTA.

Los bienes serán enajenados a través de venta directa en sobre cerrado, venta

directa, o en pública subasta, y en general, se podrán utilizar todos aquellos

mecanismos autorizados, siempre y cuando, durante el proceso de enajenación, se

garantice la transparencia y eficiencia, y se asegure un precio justo, Decreto 1150

de 2007.

ARTICULO 98.-Requiere disposición legal que autorice a la Institución efectuar la

venta. Certificación del almacenista de que los bienes no son necesarios o de que

se encuentran inservibles o en desuso y de que se encuentran depreciados



CÓDIGO: PR-01

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contablemente. Se elabora una relación de los bienes por agrupaciones,

características, cantidades y valores. Se procederá al avalúo de los bienes que se

interesa vender, a efecto de establecer el precio base correspondiente, por medio de

un Perito avaluador con tarjeta profesional afiliado a la Sociedad Colombiana de

Peritos Avaluadores.

ARTICULO 99-Se publicara la invitación para participar en el remate, se fijara un

aviso durante tres días hábiles en lugar visible al público, en las carteleras de la

institución, indicando la descripción, cantidad, fecha, y hora para su inspección, el

valor y el plazo para recibo de propuestas y toda la información que sea necesaria

para la recepción de ofertas en igualdad de condiciones.

ARTICULO 100-Las ofertas deben ser depositadas en sobre cerrado, en la urna

que para tal fin se encontrara ubicada en la oficina que designe el Rector de la

institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué, en horario de oficina

en la fecha y horas indicadas.

ARTÍCULO 101.-Las ofertas económicas se deben presentar en el formato especial

debidamente diligenciado en letra de imprenta y legible, sin enmendaduras, firmado

en señal de aceptación de las condiciones específicas.

Se debe adjuntar el Original de la consignación por el 10% del valor de la base del

lote o lotes por los que van a presentar oferta.

ARTICULO 102-Llegada la fecha y hora para la apertura de la oferta en sobre

cerrado, se procede abrir la urna, a revisar y estudiar las ofertas recibidas y adjudicar

a la mayor oferta presentada que cumpla con las condiciones y requisitos exigidos,

de viva voz se van anunciando los valores de las ofertas realizadas, los proponentes

si lo desean, pueden asistir a la audiencia de apertura y lectura de los sobres de la

adjudicación de la mayor oferta. En caso de empate de las ofertas, se podrá realizar

nuevas ofertas en sobre cerrado hasta lograr el desempate y se hará la adjudicación

en firme, a la mayor oferta presentada.

ARTÍCULO 103- Si el proponente se retracta del negocio, no paga el saldo, o

incumple cualquiera de las condiciones establecidas en el listado suministrado, en

el depósito para el remate, o se declara en quiebra perderá el 30 % de la base o

del valor ofrecido del lote o lotes adjudicados.



CÓDIGO: PR-01

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ARTICULO 104- Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de

adjudicación de la oferta o dentro del plazo estipulado, deberá cancelar el saldo.

Después de suministrar sus consignaciones puede reclamar en la oficina del

almacén de la institución, el acta de adjudicación respectiva.

ARTÍCULO 105-El Proponente cuya oferta no fuere seleccionada se le devolverá el

dinero dentro del término establecido en el pliego de condiciones, sin que haya lugar

al pago de intereses.

ARTICULO 106-Concluido el remate, el Rector y el adjudicatario suscribirán el acta

dando fe de los bienes rematados, de los adjudicados, del precio respectivo, del

nombre, cédula de identidad y demás datos del adjudicatario y de las incidencias

relevantes del acto.

ARTICULO 107- Una vez cancelado el precio respectivo por el interesado, el Rector,

formalizará el contrato con los datos pertinentes y lo suscribirá conjuntamente con el

primero, documentos que deberán ser revisados por el jefe de control interno o quien

sus veces..

ARTICULO 108-PERFECCIONAMIENTO DE LA BAJA: El perfeccionamiento de

la “Resolución de Baja” se produce con el retiro físico del bien y el respectivo

descargo de los registros administrativos y contables.

ARTÍCULO 109 -Las personas que tengan, usen, administren o custodien bienes

muebles o inmuebles de propiedad de la institución, son responsables por la pérdida

o daño que sufran los mismos, cuando no provengan del deterioro natural en razón

de su uso legítimo o de otra causa justificada.

ARTÍCULO 110-La firma de los inventarios implica responsabilidad administrativa y

fiscal por parte de las personas a que se refiere el presente Manual.

ARTÍCULO 111-Una vez recibidos los bienes, su conservación y custodia es de

exclusiva responsabilidad de quien los toma a cargo hasta que sean nuevamente

entregados y/o devueltos al Almacén.



CÓDIGO: PR-01

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ARTICULO 112- CAMBIO DE ALMACENISTA: Es prohibido todo traspaso de

bienes entre funcionarios sin la intervención del funcionario responsable del

Almacén.

ARTÍCULO 113-En caso de no realizarse devolución, de los bienes que le habían

sido entregados, los faltantes o inconsistencias que posteriormente se detecten

serán responsabilidad del funcionario saliente.

PAZ Y SALVO

ARTICULO 114- Para la expedición de los certificados de paz y salvo por todo

concepto, que soliciten quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar

otro empleo, será requisito indispensable que se acredite por el interesado que

entrego a satisfacción los bienes que tenía bajo su responsabilidad mediante

certificado firmado por el almacenista.

Cuando el funcionario tenga elementos inservibles deben devolverse al almacén,

por medio de un oficio relacionando el número de sticker, las características del

elemento y su estado.

RENDICION DE CUENTAS

ARTICULO 115- EI funcionario responsable del Almacén, rendirá inventario general

de todos los bienes de consumo, bienes devolutivos o bienes inservibles que tenga

a cualquier titulo en sus bodegas o depósitos, con corte a 31 de diciembre de cada

año,



CÓDIGO: PR-01

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DAÑO PATRIMONIAL

ARTICULO 116-Se entiende por daño patrimonial al Estado, cuando los bienes

presentan detrimento, disminución, perdida, uso indebido o deterioro de los bienes

o recursos públicos. Circular 038 de 2013 de la Contraloría Departamental del

Tolima.

RESPONSABILIDADES FISCALES

ARTICULO 117-Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las

Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los

servidores públicos y de particulares, cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con

ocasión de esta, causen daño al patrimonio público por acción y omisión y en forma

dolosa o culposa, en daño al patrimonio del Estado. Circular 038 de julio 25 de 2013

“En razón a que la Gobernación, Municipios, y demás entidades públicas del orden

Departamental, en la actualidad cuentan con algunos bienes que desde hace

muchos años se encuentran fuera del servicio administrativo que son improductivos

económicamente y presentan un alto grado de deterioro, situación que genera altos

costos por custodia y mantenimiento, presentándose posible detrimento patrimonial

al utilizar dineros públicos para administrar bienes no operativos.

ARTICULO 119-Cumplido el anterior proceso, el Rector de la institución, dará

traslado de la totalidad de los soportes al Asesor de Control Interno, o quien haga

sus veces, para que analice el proceso realizado, conceptúe y elabore el respectivo

contrato de compraventa. Surtido este paso, se suscribirá el contrato firmado por

las partes.



CÓDIGO: PR-01

VERSIÓN:


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Elaboró:

Revisó:


Aprobó:




RETIRO DE FUNCIONARIO

ARTICULO 121 -Cuando un funcionario de la Institución Educativa se retira de ella,

debe hacer entrega, a la persona que lo reemplace, o en su defecto, al superior

inmediato, de los elementos que se encuentran a su cargo.

ARTÍCULO 122-Los funcionarios que pasan a disfrutar de periodos de vacaciones

o licencias de algún tipo, deberán trasladar formalmente ante el Almacén, los bienes

a su cargo, traslado que se registrara a nombre del jefe inmediato o de la persona

que reemplazara temporalmente. AI reintegrarse oficializara un nuevo traslado a su

nombre.

Dado en Ibagué, a los

GLORIA SUSUNAGA SUSUNAGA

Rectora

Institución Educativa Técnica “La Sagrada Familia”

FUNCIONES DEL COMITÉ DE BAJAS O INVENTARIOS:

ARTÍCULO 105- Las decisiones del Comité de Bajas e inventarios se adoptaran por

mayoría, y tendrá las siguientes funciones:

Diseñar los mecanismos necesarios para la realización de los inventarios físicos de

la Institución Educativa y la baja de los bienes muebles.

Estudiar la conveniencia para dar de baja los bienes muebles que se encuentren en

buenas condiciones en la Institución, pero que ésta no requiere para el cumplimiento

de sus funciones.

Recomendar al Rector de la institución la baja de los bienes inservibles u obsoletos,

y determinar su destinación.



CÓDIGO: PR-01

VERSIÓN:


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Delegar el avaluó de los bienes a dar de baja, a personas con conocimientos, y a

afiliados a Lonjas, que se encuentren en capacidad de dar un mejor concepto.

En caso de venta directa de los bienes dados de baja, recomendar al Rector la

propuesta que ofrezca mejores condiciones.

Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados inservibles,

obsoletos, o no utilizables de la Institución, previo análisis y presentación de los

estudios correspondientes, por parte del responsable del Almacén.

Gestionar las acciones requeridas para realizar la valuación de aquellos bienes que

lo requieran, actualización de inventarios, basándose en consultas técnicas,

comerciales, contables, y de personal experto y con conocimientos, entre otros.

La asistencia a las reuniones de este Comité es de carácter obligatorio salvo en los

casos expresamente autorizados, y serán convocadas por el Rector de la Institución

o quien haga sus veces.

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