Manual de procedimientos SECONRED...El Manual de Procedimientos de la Secretaría Ejecutiva de la...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA EJECUTIVA

GUATEMALA, JULIO DE 2017


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ÍNDICE

1. PRESENTACIÓN No. 03 2. OBJETIVO GENERAL No. 04 3. CERTIFICACIONES DE APROBACION DEL MANUAL No. 05 4. CAPITULO 1 - ORGANOS SUSTANTIVOS No. 07 4.1. Dirección de Gestión Integral de Reducción de Riesgos a Desastres 4.2. Dirección de Mitigación 4.3. Dirección de Preparación 4.4. Dirección de Respuesta 4.5. Dirección de Recuperación 4.6. Dirección del Sistema del Comando de Incidentes 5. CAPITULO 2 - ORGANOS ADMINISTRATIVOS No. 08 5.1. Dirección de Coordinación 5.2. Dirección de Comunicación Social 5.3. Dirección de Logística 5.4. Dirección de Recursos Humanos 5.5. Dirección Financiera 5.6. Dirección Administrativa 6. CAPITULO 3 - ORGANOS DE APOYO TECNICO No. 09 6.1. Dirección de Asesoría Jurídica 6.2. Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional 6.3. Unidad de Asesoría Específica 6.4. Unidad de Información Pública 7. CAPITULO 4 - ORGANOS DE CONTROL No. 10 7.1. Unidad de Auditoria Interna 7.2. Inspectoría General


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARIA EJECUTIVA DE COORDINADORA NACIONAL PARA LA

REDUCCIÓN DE DESASTRES -CONRED-

CODIFICACIÓN: CONRED-MP Versión: 1a. Vigencia: a partir del

23 de septiembre 2014 No. Página

PRESENTACIÓN La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres - CONRED- se crea con el propósito de prevenir, mitigar, atender y participar en la rehabilitación y reconstrucción por los daños derivados de los efectos de los desastres, para lo cual se apoya en el establecimiento de mecanismos, procedimientos y normas que propicien la reducción de desastres, también a través de la coordinación interinstitucional en todo el territorio Nacional, que por su naturaleza se constituye en un sistema integrado por dependencias y entidades del sector público, del sector privado y de la sociedad civil. El Manual de Procedimientos de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, tiene como propósito contribuir a crear una cultura de orden y sistematización de los procesos y por consiguiente, de los procedimientos esenciales para la ejecución de las funciones designadas en el Reglamento de la Ley. Es importante señalar que el Manual de Procedimientos de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED, contiene los puntos resolutivos de Actas de Consejo Nacional en los que consta su aprobación y actualización, de acuerdo a las revisiones necesarias para el mejor desempeño de sus funciones; así mismo, está dividido en cuatro capítulos que concentran los manuales de las Direcciones y Unidades que conforman su estructura organizacional y que permite la coordinación y ejecución de sus actividades técnicas, administrativas, operativas, técnicas científicas, de asistencia, de cooperación nacional e internacional, de ayuda y asistencia humanitaria, voluntarios y otras relacionadas con el quehacer de la institución.


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23 de septiembre 2014 No. Página OBJETIVO GENERAL Contar con un Manual de Procedimientos Institucional que permita identificar los procesos operativos y administrativos que ordenan el quehacer de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, así como las actividades que se ajustan a los procedimientos que contribuyen al cumplimiento de sus funciones, para atender los compromisos adquiridos por la Institución ante los organismos fiscalizadores.


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CERTIFICACION DE APROBACION DEL MANUAL (1a. Versión, creación del Manual)


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CERTIFICACION DE APROBACION DE MODIFICACIONES AL MANUAL (2a. Versión)


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CAPITULO 1

ORGANOS SUSTANTIVOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE MITIGACIÓN

Por el país que queremos.

Guatemala, 16 de Septiembre de 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCION DE MITIGACIÓN

Codificación CONRED-DMI-MP-001 Versión 01

Vigencia: 31 DE JULIO 2014

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INDICE1. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO 3

2. CONTROL DE REVISIONES 3

3. PRESENTACIÓN 4

4. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS 5

5. PROCESO DE EVALUACIONES 5

6. PROCESO DE ASESORIAS Y CAPACITACIONES 11

7. PROCESOS DE SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA 19

8. PROCESOS DE NORMAS 37





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1. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Nombre y Cargo Firma

Dirección de Mitigación: Jefes de Departamento y Asesora de Proyectos de Ingeniería del Departamento de Obras de Infraestrucutra.

Elaboró:

Inga. Ana Cristina Rodríguez A. y Jefes de Departamento de la Dirección de Mitigación. Director y Subdirector de la Dirección de Mitigación Revisó: Ing. Andrés A. Casasola y Dr. David A. Monterroso Secretario Ejecutivo, CONRED Visto

Bueno: Alejandro Maldonado

Autorizó: Consejo Nacional para la Reducción de Desastres

CONTROL DE REVISIONES

No. de Revisión Fecha de Revisión Consideración del cambio en el documento

0 31 de julio del 2014 Documento de nueva creación.

Versión realizada por la Dirección de Mitigación y Dictada por la

Secretaría Ejecutiva de CONRED





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2. PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos contiene la descripción de las actividades que

realiza el personal de la Dirección de Mitigación, para la ejecución de las funciones de

cada departamento que forman parte de la misma. En este manual se incluyen los

puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y

participación, así como los lineamientos, procedimientos, documentos y autorizaciones

que se creen necesarios, para el correcto desarrollo de las actividades dentro de la

Dirección.

Por ser un documento de consulta frecuente y sujeto a mejoras constantes, éste

deberá actualizarse cada vez que exista un cambio o modificación, o cuando sea

requerido.

3. OBJETIVO

El objetivo del manual es registrar y transmitir la información referente al

funcionamiento de la Dirección, facilitando la evaluación, control interno y vigilancia

para realizar el trabajo en forma adecuada.





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4. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS

En la Dirección de Mitigación, se tienen procesos para seguir las directrices y objetivos

de la misma, con el objetivo de dar cumplimiento a los lineamientos plasmados en el

acuerdo gubernativo 49-2012 (Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para

la Reducción de Desastres).

Se detallan a continuación los diferentes procesos.

Proceso para las diferentes evaluaciones que se realizan en los departamentos

de la Dirección

Proceso de Asesorías, capacitaciones, mesas de diálogo

Procesos SAT

Procesos de Normas

4.1PROCESO DE EVALUACIONES

a. Objetivo:

Identificar las amenazas y/o susceptibilidades a las que se ve expuesta un área o

población determinada, derivados de las condiciones actuales de ubicación del sito

evaluado y/o condiciones de evolución de determinado fenomeno natural o evento de

origen antópico.

b. Alcances:

Corresponde al personal de la Dirección de Mitigación, a través de sus departamentos

de Monitoreo y Análisis de Riesgo, Investigación, Obras e Infraestructuras, Normas y

Sistemas de Alerta Temprana –SAT-; la caracterización de amenazas en el territorio

guatemalteco y de las vulnerabilidades físicas.





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c. Referencias Legal:

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo

Legislativo No. 18-93, del 17 de noviembre de 1993.

Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres. Decreto 109-96.

Acuerdo Gubernativo Número 49-2012. Reglamento de la Ley de la Coordinadora

Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-

d. Responsables:

Los encargados de los departamentos de la Dirección de Mitigación, son los

responsables de proporcionar la información desarrollada para los diferentes tipos de

evaluaciones, según corresponda.

La Dirección y/o Sub-Dirección de Mitigación, debe canalizar la información de los

Informes de Evaluación, para que puedan ser consultados y entregados.

e. Interacción con otros Procedimientos

Los procesos de evaluación tienen vinculación con las evaluaciones preliminares que

realizan los Delegados Departamentales de CONRED, previo a emitir un Dictamen, si

ese fuera el caso. Dichos Delegados dependen directamente de la Dirección de

Respuesta.

f. Políticas

Las evaluaciones deberán realizarse por asignación del Director y/o Subdirector.

Luego los Encargados de Departamentos reasignan a los profesionales y técnicos según

priorización de las mismas, para realizar visita de campo y elaboración del Informe





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correspondiente.

Una vez realizada la evaluación y elaborado el Informe, se realiza revisión del mismo

previo a su impresión por parte del Encargado del Departamento.

Se ingresa el Informe a la base de datos de riesgo, previo a su entrega a la institución o

persona solicitante.

La base de datos de riesgo estará alimentada con copia de los Informes para que

puedan ser consultados cuando se necesite o sean requeridos.

g. Definiciones

La Dirección de Mitigación realiza diferentes tipos de evaluación que se detallan a

continuación:

Evaluación de habitabilidad: Evaluación para determinar si las

condiciones físicas y no físicas de un lugar permiten la permanencia

humana.

Evaluación de vulnerabilidad estructural: Evaluación que está asociada

al daño de los elementos estructurales (vigas, columnas, losas, muros

estructurales y cimentaciones) de una edificación.

Evaluación de susceptibilidad: Evaluación para determinar los factores

condicionantes de la susceptibilidad, principalmente para inestabilidad de

laderas, deslizamientos, hundimientos, depresiones, entre otros.

Tomando en cuenta aspectos geotécnicos, hidrogeológicos e

hidrometeorológicos, dadas las principales amenazas que pueden llegar a

representar riesgo en el territorio nacional.

Emisión de Opinión Técnica: Anális que puede o no requerir evaluación,

en el cual se emite la Opinión Técnica sobre diferentes asuntos





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relacionados con la gestión del riesgo, como por ejemplo Estudios De

Impacto Ambiental.

h. Formatos requeridos

1. Solicitud de la evaluación por partede la empresa o persona solicitante.

2. Evaluación preliminar (si fuera necesario).

3. Formato de Informe de evaluación (dependerá del tipo de evaluación).

i. Descripción del Procedimiento

No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO

ACTIVIDAD

1 DIRECTOR Y/O SUBDIRECTOR Asigna solicitud de evaluación a los Encargados de los Departamentos, entrega copia de la solicitud que está identificada con un número de conocimiento de ingreso por Secretaria Ejecutiva. Si fuera Evaluación de seguimiento se asigna al Departamento y Persona que tiene conocimiento del mismo.

2 Encargado de Departamento Reasigna la solicitud a personal profesional o técnico para dar respuesta a dicha solicitud.

3 Profesional o técnico Realiza visita de campo y elabora Informe de evaluación.

4 Encargado de Departamento Revisa el Informe previo a su impresión.

5 Encargada de la Base datos de Riesgo

Escanea el Informe para subirlo a la base de datos de Riesgo, previo a la entrega a la institución o persona solicitante.

6 Secretaria de Dirección Entrega Original del Informe debidamente firmado y sellado.

7 Fin del Procedimiento.





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Tiempo de ejecución: 2 semanas, según priorización de casos.

j. Insumos

Vehículo para realizar la visita de campo

Recursos para impresión de documentos (informe de la evaluación, anexos,

oficios).

Equipo de cómputo para elaboración de Informe.





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k. Diagramas de Flujo





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4.2 Asesorar al Secretario Ejecutivo en materia de atención de amenazas de

origen natural o antrópico y vulnerabilidades (susceptibilidad y exposición)

del territorio nacional

En el cuadro se detallan las diferentes asesorías que se realizan en la Dirección de

Mitigación.

PROCESOS PROCEDIMIENTOS CODIFICACIÓN Asesoría técnica, en relación a las amenazas de origen natural y antrópicas considerando la susceptibilidad y exposición ante los fenómenos de origen natural o provocados

MP-00B-01

Asesoría técnica respecto al daño y vulnerabilidad estructural, provocado por fenómenos de origen natural o antrópicos

MP-00B-02

Asesoría técnica en investigaciones en materia de amenazas y riesgo estructural

MP-00B-03

Asesoría técnica en procesos que conllevan los sistemas de alerta temprana –SAT-

MP-00B-04

Asesorar al Secretario Ejecutivo en materia de atención de amenazas de origen natural o antrópico y vulnerabilidades (susceptibilidad y exposición) del territorio nacional

Asesorías técnicas relacionadas al cumplimiento de las normativas para la reducción de desastres NRD, emitidas por la SE-CONRED

MP-00B-05

Tiempo de ejecución:

1 a 2 semanas, según sea el caso de la asesoría

a. Objetivo:

Apoyar y asesorar al Secretario Ejecutivo de la Coordinadora Nacional Para la

Reducción de Desastres, en los temas de interpretación de las diferentes amenazas





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reportadas por el INSIVUMEH e identificación de vulnerabilidades en el territorio

nacional.

b. Alcances:

Corresponde al personal de la Dirección de Mitigación, a través de sus departamentos

de Monitoreo y Análisis de Riesgo, Investigación, Obras e Infraestructuras, Normas y

Procedimientos y Sistemas de Alerta Temprana –SAT-; la caracterización de amenazas en

el territorio guatemalteco y de las vulnerabilidades físicas.

c. Referencias Legal:


Legislativo No. 18-93, del 17 de noviembre de 1993.

Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres. Decreto 109-96.

Acuerdo Gubernativo Número 49-2012. Reglamento de la Ley de la Coordinadora

Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-

d. Responsables:

Los encargados de los departamentos de la Dirección de Mitigación, son los

responsables de proporcionar la información desarrollada por la Dependencia, según el

tema, solicitado por el Secretario Ejecutivo de la CONRED.

La Dirección y/o Sub-Dirección de Mitigación, debe canalizar la información preparada

de la asesoría correspondiente a la Secretaría Ejecutiva.

e. Interacción con otros Procedimientos

Búsqueda de la documentación de soporte en base de riesgo, para la asesoría,





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requerida por el Secretario Ejecutivo de la CONRED.

Revisión y conformación de la información solicitada.

Gestión para la canalización de la información, hacia la Secretaría Ejecutiva.

f. Políticas

i. Todas las acciones en materia de asesoría hacia el Secretario Ejecutivo, deberán

de estar enfocadas al aporte de insumos en materia de detección de amenazas y

vulnerabilidades físicas en el territorio nacional.

ii. Las asesorías al Secretario Ejecutivo, se darán con las personas que tengan

intervención directa con el caso al cual se refiere la misma.

iii. La Dirección de Mitigación asesora, con el propósito de prevenir, a esclarecer la

extensión territorial de los daños derivados de los efectos de los desastres, para

que estos se puedan atender con mayor efectividad.

iv. Cuando se trate de una asesoría con instituciones fuera de SE-CONRED, deberán

de estar convocados todas aquellas dependencias o personas que intervengan en

el proceso correspondiente.

v. El personal coordinará las acciones a realizar dentro de una asesoría técnica,

mesa de diálogo o capacitación.

g. Interacción con otros procedimientos:

i. Revisión de términos de referencia para estudios técnicos que corresponda a la

identificación de amenazas y vulnerabilidades físicas.

ii. Evaluación de informes técnicos relacionados a las amenazas de origen natural o

antrópico y de vulnerabilidades físicas.





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h. Insumos

Dentro de la Institución –SECONRED-:

i. Solicitud de salón para la asesoría técnica, mesa de diálogo o capacitación

ii. Impresión de documentos necesarios para la desarrollar el tema (informes,

mapas, planos, documentos didácticos entre otros)

iii. Elaboración del cronograma de trabajo

iv. Equipo visual (cañonera y pantalla)

v. Listado de participantes

vi. Refacción para participantes (según disponibilidad de presupuesto)

Fuera de la Institución:

i. Autorización y seguimiento por parte de la Dirección de Coordinación

ii. Tramite de viáticos dentro y fuera de ciudad capital Guatemala o para el

extranjero.

iii. Vehículo institucional para traslado del personal

iv. Impresión de documentos necesarios para la desarrollar el tema (informes,

mapas, planos, documentos didácticos entre otros)

v. Elaboración del cronograma de trabajo

vi. Equipo visual (cañonera y pantalla)

vii. Listado de participantes

viii. Refacción para participantes.





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4.3 Capacitaciones, Asesorías Técnicas y Mesas de Dialogo

a. Descripción del Procedimiento

Asesoría técnica, en relación a las amenazas de origen natural y antrópicas,

considerando la susceptibilidad y exposición ante los fenómenos de origen natural o

provocado.

No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO ACTIVIDAD

1 Dirección o Unidad Solicitante

Atiende el ingreso de la solicitud o requerimiento para la asesoría técnica, capacitación o mesa de diálogo por parte de las Secretaría Ejecutiva, Direcciones de SE-CONRED, Institución de gobierno.

2 Director/Subdirector

Recibe el oficio o correo electrónico, autoriza y asigna el conocimiento de SE-CONRED. Asigna al encargado del departamento correspondiente según competencia y función para atención del mismo.

3 Encargado del Departamento

Programación de la Asesoría: Programa, analiza, distribuye, la probable fecha para realizar la asesoría técnica, mesa de dialogo o capacitación requerida.

4Encargado, Técnicos, profesionales del Departamento

Investigación, preparación y análisis de información: Efectúa la revisión de datos en la base de riesgo. Ordena la información encontrada para el procesamiento. Planifica acciones a seguir en el caso asignado

5Asistentes de la Dirección de Mitigación

Traslado de la información y resultado de datos: Consolidación de información Entrega de informe preliminar Elaboración de presentación para conferencias. Capacitación a instituciones





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gubernamentales y no gubernamentales o solicitantes.Entrega de documento final

6 Director/Subdirector

Coordinación de Asesoría, seguimiento y acompañamiento en casos especiales : Cooridnación para la Planificación de acciones a seguir en el caso asignado, Consolidación de información, Entrega de informe de seguimiento, Elaboración de presentación para conferencias, Capacitación a instituciones gubernamentales y no gubernamentales o solicitantes,Entrega de documento final

7 Fin del procedimiento





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b. Flujograma





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4.4 PROCESO PARA CAPACITACIONES PARA SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA

Tiempo de Ejecución

1 a 2 semanas

a. ObjetivoRealizar capacitaciones como parte del proceso de organización de las CODRED,

COMRED y COLRED en los Departamentos y Municipios ubicados dentro de las cuencas

donde se encuentran instalados los equipos al cargo del departamento SAT para el buen

funcionamiento de los mismos, según planificación del Departamento aprobada por el

Director y/o Subdirector, o solicitudes a la Dirección.

b. AlcanceLas capacitaciones pueden ser programadas por el Departamento SAT, con el Visto

Bueno del Director y/o Subdirector, o solicitadas por cualquier persona particular o

institución, las cuales serán asignadas por medio del Director y/o Subdirector de

Mitigación.

c. Referencias Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo

No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de

Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en

el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.





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d. Responsabilidades El departamento de Sistemas de Alerta Temprana es el responsable de realizar las

capacitaciones que se soliciten o las ya programadas por el Departamento

(debidamente aprobadas por el director y/o subdirector) a través de los técnicos SAT.

El Director y/o subdirector de Mitigación deberán asignar al departamento de Sistemas

de Alerta Temprana las solicitudes de capacitaciones y de dar visto bueno a las

planificaciones del Departamento. Esto será autorizado por medio de firma y sello

correspondientes, incluso cuando sea resultado de coordinación con otras unidades de

la SE-CONRED.

e. Interacción con otros procedimientos

Las capacitaciones deben de realizarse como parte del proceso de organización y/o

actualización de CODRED, COMRED o COLRED. Para poder realizarse la capacitación del

departamento SAT, el proceso debe estar ya iniciado por la Dirección de Preparación

y/o la Dirección de Respuesta a través de la Sub dirección de Territorial, la

organización ya debe contar con un plan de respuesta como mínimo.

f. Políticas

Las capacitaciones deberán ser solicitadas a través de la Dirección de Mitigación

quien será el encargado de asignarla.

Las programaciones del Departamento deben llevar el visto bueno del Director

y/o subdirector de Mitigación.





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g. Formatos requeridos

Formato de Informe de capacitaciones del Departamento SAT de la Dirección de

Mitigación.

Formato de listado de asistencia para capacitaciones de la SE-CONRED

Formato de agenda de SE-CONRED

h. Descripción del Procedimiento

No Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Director/Subdirector Recepción y asignación de solicitud de capacitación o aprobación de programación del Departamento SAT.

2 Encargado del Departamento SAT

Recepción de asignación de conocimiento o visto bueno de la programación.


Se nombra al equipo que realiza la visita para capacitación de acuerdo a la distribución territorial interna para el personal técnico del Departamento

4 Equipo técnico nombrado Se realizan las coordinaciones con la entidad a capacitar para desarrollar toda la logística.

5 Equipo técnico nombrado Realización de la visita y el desarrollo de la capacitación.

6 Equipo técnico nombrado Elaboración de Informe

7 Equipo Técnico Nombrado Entrega del Informe con Visto bueno del Encargado de Departamento a la Dirección de Mitigación





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Revisión e integración del Informe, cuando este refiera a diferentes distribuciones territoriales del

departamento SAT, así como la incorporación de los elementos científico-técnicos necesarios para dar

respaldo profesional en los casos que esto sea necesario, en cuyo caso se deberá contar con el Visto Bueno del

Director y/o Subdirector de Mitigación


i. Diagrama de Flujo





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4.5 PROCESO PARA EVALUACIONES TÉCNICAS DE FUNCIONAMIENTO

DEPARTAMENTO SAT


1 a 2 semanas

a. ObjetivoRealizar evaluaciones para verificar las condiciones encontradas en los SAT según

planificación del Departamento o evaluaciones solicitadas a la Dirección de Mitigación.

b. AlcanceLas evaluaciones pueden ser programadas por el Departamento SAT o solicitadas por

cualquier persona particular o institución, las cuales serán asignadas por medio del

Director y/o Subdirector de Mitigación.

c. Referencia Legal


Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número

49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 2012.

d. Responsabilidades

El departamento de Sistemas de Alerta Temprana es el responsable de realizar las

evaluaciones que se soliciten o las programadas por el Departamento.

El Director y/o Subdirector de Mitigación deberán asignar al departamento de Sistemas

de Alerta Temprana las solicitudes de evaluaciones y dar visto bueno a las





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planificaciones del Departamento. Esto será autorizado por medio de firma y sello


la SE-CONRED.

e. Definiciones

Evaluaciones: se entiende la evaluación como un “enjuiciamiento sistemático

sobre el valor o mérito de un objeto, para tomar decisiones de mejora”.

Programación: se refiere a idear y ordenar en el tiempo y el espacio las acciones

que se realizarán para cumplir con una meta.

f. Interacción con otros procedimientos

Evaluaciones preliminares de Delegados Departamentales.

g. Políticas

Las evaluaciones deberán ser solicitadas a través de la Dirección de Mitigación

quien será el encargado de asignarla.


y/o Subdirector de Mitigación.

Para realizar el informe final de la evaluación se debe programar una visita de

campo que estará sujeta a disponibilidad de vehículo y viáticos.

En los casos que sea necesario y/o cuando la evalaución involucre a diferentes

distribuciones territoriales internas para el personal técnico del departamento

SAT, así como cuando sea necesaria la incorporación de elementos científico-

técnicos para dar respaldo profesional en los casos que esto sea necesario. En





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estos casos, se deberá contar con el Visto Bueno del Director y/o Subdirector de

Mitigación

h. Formatos requeridos

Formato de Informe de evaluación de la Dirección de Mitigación.

i. Descripción del Procedimiento

NoUnidad

Administrativa/ Puesto

Actividad

1 Director de Mitigación Recepción y asignación de solicitud de evaluación o aprobación de programación del Departamento SAT.




Se nombra al equipo que realiza la visita de campo de acuerdo a la distribución territorial dentro del Departamento

4 Equipo técnico nombrado Se realiza la visita de campo para evaluar las condiciones.


6 Equipo Técnico Nombrado Entrega del Informe al Encargado de Departamento


Revisión e integración del Informe, cuando este refiera a diferentes distribuciones territoriales del departamento SAT, así como la incorporación de los elementos científico-técnicos necesarios para dar respaldo profesional en los casos que esto

sea necesario, en cuyo caso se deberá contar con el Visto Bueno del Director y/o Subdirector de Mitigación y entrega

del informe a la Dirección de Mitigación






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j. Diagrama de Flujo





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4.6 PROCESO PARA MANTENIMIENTO E INSTALACIÓN DE SISTEMAS DE

COMUNICACIÓN SAT


De 1 a 2 semanas

a. Objetivo

Instalar y dar mantenimiento a los Sistemas de Comunicación de los Sistemas de Alerta

Temprana.

b. Alcance

La instalación y mantenimiento del equipo instalado se realiza por medio de

programaciones del Departamento de Sistemas de Alerta Temprana que debe de ser

aprobada por la Dirección de Mitigación.

En algunos casos se realizan solicitudes para instalación de equipo las cuales deben

hacerse por medio de la Dirección donde se asignará la actividad.

c. Referencias Legales








actividades programadas de instalación y mantenimiento de equipo a través de los

técnicos en instrumentación, y cuando sea necesario, con integración y





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complementación de aspectos científcio-técnicos a cargo del Encargado del

Departamento.

El Director y/o Subdirector de Mitigación deberá asignar al departamento de Sistemas

de Alerta Temprana las solicitudes de instalación y mantenimiento y dar visto bueno a

las planificaciones del Departamento. Esto será autorizado por medio de firma y sello


la SE-CONRED.


Los procesos de instalación y mantenimiento deben coordinarse con el Departamento

de Transmisiones de la Dirección de Logística y los Delegados Departamentales. Toda

coordinación, sin embargo, deberá realizarse por los canales apropiados y deberá

contar con el Vo.Bo. del director y/o Subdirector de las direcciones particiantes.

En los casos de que exista un problema de repetición se debe informar inmediatamente

al departamento de transmisiones.

f. Políticas

Si se debe instalar un equipo de donación, se debe coordinar con la Dirección de

Coordinación para verificar que el proceso de la donación haya sido correcto.

Los insumos para realizar el mantenimiento de equipo de comunicación deben de

ser proporcionados por el Departamento de Transmisiones.

Toda actividad de instalación de equipo nuevo, cambio de ubicación o retiro de

equipo debe de ser notificado a las Direcciones de Respuesta y Logística.







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Formato de Informe de diagnóstico, instalación o mantenimiento del

Departamento SAT de la Dirección de Mitigación.

Formato de boleta de diagnóstico de equipo.


No Unidad Administrativa/ Puesto Actividad

1 Director/Subdirector de Mitigación

Recepción y asignación de solicitud de instalación o mantenimiento de equipo o aprobación de programación del

Departamento SAT.




Se nombra al equipo que realiza la visita para diagnóstico, mantenimiento e instalación de equipo de acuerdo a la

distribución territorial dentro del Departamento

4 Equipo técnico nombrado

Se realizan las coordinaciones para solicitud de insumos y/o equipo con la Dirección de Logística.

5 Equipo técnico nombrado Se realiza la visita para el desarrollo de la actividad.


7 Equipo Técnico Nombrado Entrega del Informe al Encargado del Departamento


Revisión e integración del Informe, cuando este refiera a diferentes distribuciones territoriales del departamento SAT,

así como la incorporación de los elementos científico-técnicos necesarios para dar respaldo profesional en los

casos que esto sea necesario, en cuyo caso se deberá contar con el Visto Bueno del Director y/o Subdirector de Mitigación

y entrega a la Dirección de Mitigación

9 Fin del Procedimiento





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i. Diagramas de Flujo





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4.7 PROCESO PARA MANTENIMIENTO E INSTALACIÓN DE SISTEMAS DE MONITOREO

SAT


1 a 2 semanas

a. Objetivo

Instalar y dar mantenimiento a los Sistemas de Monitoreo de los Sistemas de Alerta

Temprana.

b. Alcance

La instalación y mantenimiento del equipo se realiza por medio de programaciones del

Departamento de Sistemas de Alerta Temprana que debe de ser aprobada por la

Dirección de Mitigación.

En algunos casos se realizan solicitudes para instalación de equipo las cuales deben

hacerse por medio de la Dirección donde se asignará la actividad.

c. Referencias Legales










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actividades programadas de instalación y mantenimiento de equipo a través de los

técnicos en instrumentación.

El Director y/o Subdirector de Mitigación deberá asignar al departamento de Sistemas

de Alerta Temprana las solicitudes de instalación y mantenimiento y de dar visto bueno

a las planificaciones del Departamento. Esto será autorizado por medio de firma y sello


la SE-CONRED.


Los procesos de instalación y mantenimiento deben de coordinarse con los Delegados

Departamentales.

f. Políticas

Si se debe instalar un equipo de donación, se debe coordinar con la Dirección de

Coordinación para verificar que el proceso de la donación haya sido correcto.

Toda actividad de instalación de equipo nuevo, cambio de ubicación o retiro de

equipo debe de ser notificado a la Dirección de Respuesta.




Formato de Informe de diagnóstico, instalación o mantenimiento del

Departamento SAT de la Dirección de Mitigación.

Formato de boleta de diagnóstico de equipo.





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No Unidad


Actividad

1 Director de Mitigación Recepción y asignación de solicitud de instalación o

mantenimiento de equipo o aprobación de programación del Departamento SAT.




Se nombra al equipo que realiza la visita para diagnóstico, mantenimiento e instalación de equipo de acuerdo a la

distribución territorial dentro del Departamento

4 Equipo técnico nombrado

Se realizan las coordinaciones para solicitud de insumos y/o equipo con la Dirección de Logística.

5 Equipo técnico nombrado Se realiza la visita para el desarrollo de la actividad.


7 Equipo Técnico Nombrado

Entrega del Informe con Visto bueno del Encargado de Departamento a la Dirección de Mitigación






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i. Diagramas de Flujo





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4.8 PROCESO APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE REDUCCIÓN DE DESASTRES NRD-1 Y

NRD-2

a. Objetivo

Atender de forma eficaz y eficiente las solicitudes que se ingresan a SECONRED y

son asignadas al departamento de Normas.

b. Alcance

El presente procedimiento detallas las acciones a realizar para registrar,

asesorar, atender y velar por la aplicación de la Norma de Reducción de

Desastres Número 1 y Número 2.

c. Referencia

Protocolo de Certificación y Aplicación de las NRD.

d. Definiciones

Cédula de Notificación: Documento que se hace constar la recepción de la

resolución o providencia emitida y entregada al solicitante.

Expedientes Normas: Base de datos de Lotus Notes en donde se registran las

solicitudes, plazos de atención y seguimiento de las solicitudes que son

asignadas al departamento de Normas de la Dirección de Mitigación.

Norma de Reducción de Desastres Número 1 –NRD1-: Requerimientos

Estructurales Para Obras Esenciales E Importantes

Norma de Reducción de Desastres Número 2 –NRD2-: Normas Mínimas de

Seguridad en Edificaciones e Instalaciones de Uso Público.





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Providencia: Documento en el cual se detallan aspectos faltantes para

completar la información del expediente, o aspectos en donde no se cumple con

las especificaciones de la NRD2.

Resolución: Documento en el cual se hace constar la recepción del expediente y

se detallan plazos para cumplimiento de la NRD, podrá tratarse de una

resolución administrativa en el caso de la NRD1 o de Revisión del expediente de

la NRD2.

e. Interacción Con Otros Procedimientos

Seguimiento y Verificación de Cumplimiento de la Norma de Reducción de


f. Formatos Requeridos

Formato de Providencia.

Formato de Resolución de Aplicación de la NRD2.

Cédula de Notificación.

g. Descripcion Del Procedimiento

No PUESTO ACTIVIDAD

1. Asistente del Departamento de Normas

Recibir y Clasificar Solicitud:

La Secretaría Ejecutiva de CONRED asignará los conocimientos que ingresen y correspondan al departamento de Normas, deberán ser recibidos por el departamento indicando en cada uno lo siguiente:

Fecha de recibido

Hora de recibido

Usuario que recibió.





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Deberán clasificarse las solicitudes según el siguiente listado:

Expediente NRD1, NRD2

Solicitud de evaluación de cumplimiento NRD2.

Solicitud de capacitación y/o charla informativa.

Seguimiento en la aplicación de la NRD1, NRD2.

Otras.

La solicitud se revisará contra los registros previos para determinar si se ha ingresado información previamente, si se trata de un expediente nuevo, se realiza la tarea Registrar Solicitud, si se trata de un expediente existente, se realiza la tarea Localizar Expediente Existente.


Registrar Solicitud:

La solicitud de registrará en la base de datos Expedientes Normas de LOTUS NOTES, introduciendo la información del inmueble, del evaluador, el contacto e indicando el tipo de solicitud según la clasificación anterior.


Localiza Expediente Existente:

Si se determina que se trata de una obra existente, se localizará en la base de datos de LOTUS NOTES.


Ingresar Seguimiento:

Se ingresará dentro del seguimiento los datos de la solicitud ingresada.

5. Asistente del Departamento de Normas/ Coordinador del Departamento de Normas

Asignar Expediente:

Después de registrado el inmueble se asignará a los técnicos de campo o al coordinador dichas solicitudes para que sean atendidas conforme se establece en los procedimientos.





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6. Técnico de Campo del Departamento de Normas

Revisa Expediente:

Se revisa el contenido del expediente, en el mismo se identifica si se trata de una obra nueva o existente, y que la información ingresada coincida con los requisitos establecidos, en base a esto se toman las siguientes decisiones:

Si se trata de una obra nueva o existente y la información no está completa, se emitirá una providencia.

Si se trata de una obra nueva, y el diseño de la misma NO CUMPLE con lo establecido en la NRD2, se emite una providencia.

Si se trata de una obra nueva o existente y la información presentada está completa de acuerdo a los requisitos, se tomará la siguiente decisión:

Si de acuerdo a la información presentada se requiere una inspección, se realizará una inspección.

Si de acuerdo a la información presentada o antecedentes, no se requiere una inspección se emitirá una Resolución.


Emite Providencia:

Si la información presentada no está completa de acuerdo a los requisitos establecidos, o en el caso de obras nuevas, no se cumple con lo requerido en la NRD2, se emitirá una providencia en la cual se detallan los aspectos a completar previo a resolver.

8. Técnico de Campo del Departamento de Normas/ Coordinador del Departamento de Normas

Programar Inspección:

Si la información presentada cumple con los requisitos establecidos, pero de acuerdo a la misma o a los antecedentes se determina que se debe realizar una inspección, se procederá con la planificación de la misma.


Realiza Inspección:

Se realiza la inspección según la programación





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establecida, después de la inspección podrá emitirse una providencia, si determina que la información presentada no es conforme a lo observado durante la inspección, o podrá emitirse una resolución.


Emite Resolución:

De acuerdo a los casos mencionados anteriormente se emitirá una resolución en donde se detallan los aspectos en los que se cumple con la NRD2, los que no se cumple (obras existentes) y los plazos establecidos para cumplir con dichos aspectos.

Deberá actualizarse el cambio de estado y registro de fechas de revisión general revisión detallada en la base de datos Expedientes Normas de LOTUS NOTES.


Notificar:

Previo a Notificar, de acuerdo a la disponibilidad del equipo se deberán escanear las notificaciones con firma y VoBo en la base de datos Expedientes Normas.

Se notificará al solicitante sobre la emisión de providencia o resolución correspondiente, la notificación se realizará principalmente por correo electrónico, si no se acusa la recepción del mismo se notificará por vía telefónica.

Si el interesado no responde, o no solicita información sobre su solicitud en término aproximado de 30 días hábiles a su notificación, la misma se archivará y se deberá iniciar el proceso nuevamente.

De acuerdo a los criterios del Departamento de Normas, podrá enviarse la papelería físicamente.


Entregar:

Se entregará el documento al solicitante, para cual se requerirá que complete lo requerido en la Cédula de Notificación.





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Almacenar Copia Digital o Física:

Se deberá almacenar físicamente de acuerdo al número de expediente y digitalmente en las bases de datos Expedientes Normas y Correspondencia 20XX de LOTUS NOTES.

h. Diagrama De Flujo





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4.9 PROCESO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DEL DEPARTAMENTO DE NORMAS

a. Objetivo

Atender solicitudes que se ingresan a SECONRED y son asignadas al

departamento de Normas, relacionadas y complementarias a la aplicación de las

NRD.

b. Alcance

El presente procedimiento detallas las acciones a realizar para atender

solicitudes relacionadas con la aplicación de las NRD, como capacitaciones,

mesas de trabajo, charlas informativas, etc.

c. Definiciones

















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la NRD2.

d. Interacción Con Otros Procedimientos

Aplicación de la Norma de Reducción de Desastres Número 1 y Número 2.

e. Formatos Requeridos




f. Descripcion Del Procedimiento

El registro y asignación de la solicitud, se realizarán como se establece en las

actividades 1, 2, 3, 4 y 5 del procedimiento de Aplicación de la NRD1 Y NRD2 del

departamento de Normas.

No PUESTO ACTIVIDAD

1. Coordinador del Departamento de

Normas/ Técnico de Campo del

Departamento de Normas

Programar Actividad:

De acuerdo a lo requerido en la solicitud, así como

lo acordado tras establecer comunicación con los

interesados se programará la actividad o actividades

recorridas, las fechas a realizarse, material

requerido y otros aspectos relacionados.

2. Coordinador del Departamento de Normas/ Técnico de Campo del

Ejecutar Actividad:

Se realizarán las actividades programadas conforme





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Departamento de Normas a lo establecido en la tarea anterior.

3. Coordinador del Departamento de Normas/ Técnico de Campo del Departamento de Normas

Emite Resolución:

De acuerdo a los avances alcanzados, o a lo acordado se responderá la solicitud.


Notificar:

Previo a Notificar, de acuerdo a la disponibilidad del equipo se deberán escanear las notificaciones con firma y Vo Bo en la base de datos Expedientes Normas.


Si el interesado no responde, o no solicita información sobre su solicitud/expediente en término aproximado de 30 días hábiles a su notificación, la misma se archivará y se deberá iniciar el proceso nuevamente.



Entregar:









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g. Diagrama De Flujo





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4.10 PROCESO DE VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE NRD 1 Y NRD 2

a. ObjetivoAsegurar la continuidad y seguimiento del proceso de aplicación de las

solicitudes que se ingresan a SECONRED y son asignadas al departamento de

Normas.

b. AlcanceEl presente procedimiento detallas las acciones a realizar para verificar y

continuar con la asesoría en el cumplimiento de la Norma de Reducción de


c. Referencia Protocolo de Certificación y Aplicación de las NRD.

d. Definiciones














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la NRD2.

e. Interacción Con Otros Procedimientos

Aplicación de la Norma de Reducción de Desastres Número 1 y Número 2.

f. Formatos Requeridos




g. Descripcion Del Procedimiento

No PUESTO ACTIVIDAD


Recibir y Clasificar Solicitud o Expediente:

La Secretaría Ejecutiva de CONRED asignará los conocimientos que ingresen y correspondan al departamento de Normas, deberán ser recibidos por el departamento indicando en cada uno lo siguiente:

Fecha de recibido





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Hora de recibido

Usuario que recibió.

Deberán clasificarse las solicitudes según el siguiente listado:

Expediente NRD1, NRD2

Solicitud de evaluación de cumplimiento NRD2.

Solicitud de capacitación y/o charla informativa.

Seguimiento en la aplicación de la NRD1, NRD2.

Otras.

La solicitud se revisará contra los registros previos para determinar si se ha ingresado información previamente, si se trata de un expediente nuevo, se realiza la tarea Registrar Solicitud, si se trata de un expediente existente, se realiza la tarea Localizar Expediente Existente.


Localiza Expediente Existente:

Se localizará en la base de datos de LOTUS NOTES


Registrar Solicitud/ Expediente:

Se ingresará dentro del seguimiento los datos de la solicitud ingresada.


Seleccionar Inmuebles a Revisar:

Podrá seleccionarse una lista de inmuebles en los cuales haya transcurrido uno o varios plazos de las fijadas con el objetivo de realizar inspecciones sobre el cumplimiento.


Asignar Expediente:

Después de registrado el inmueble se asignará a los técnicos de campo o al coordinador dichas solicitudes para que sean atendidas conforme se establece en los procedimientos.





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Revisar Expediente:

Se revisa el contenido del expediente, lo solicitado y los avances presentados, en función de eso se determina si es necesario realizar una inspección en el inmueble.


Emite Providencia:

Si la información presentada no está completa de acuerdo a los requisitos establecidos, o en el caso de obras nuevas, no se cumple con lo requerido en la NRD2, se emitirá una providencia en la cual se detallan los aspectos a completar previo a resolver.


Programar Inspeccion:

Si la información presentada y la revisión inicial de los documentos se determina que es necesario realizar una inspección, se procederá con programar la misma.


Realiza Inspección:

Se realiza la inspección según la programación establecida, después de la inspección podrá emitirse una resolución o un informe de avances observados en el cumplimiento de la normativa.


Emite Resolución:

De acuerdo a los casos mencionados anteriormente se emitirá una resolución en donde se detallan los aspectos en los que se cumple con la NRD2, los que no se cumple (obras existentes) y los plazos establecidos para cumplir con dichos aspectos.

Deberá actualizarse el cambio de estado y registro de fechas de revisión general revisión detallada en la base de datos Expedientes Normas de LOTUS NOTES.


Notificar:

Previo a Notificar, de acuerdo a la disponibilidad del equipo se deberán escanear las notificaciones con firma y Vo. Bo. en la base de datos Expedientes





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Normas.


Si el interesado no responde, o no solicita información sobre su solicitud/expediente en término aproximado de 30 días hábiles a su notificación, la misma se archivará y se deberá iniciar el proceso nuevamente.



Entregar:









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h. Diagrama De Flujo

7 12

Proceso académicoProceso de coordinación

9 12

CONRED-DPRE-[Tipo]-[Departamento/Unidad]-[Correlativo Proceso].[Correlativo de procedimiento]

CONRED Identificativo de la Coordinadora Nacional para la Reducción de DesastresDPRE Identificativo de la Dirección de Preparación

TipoMP: Manual de procedimientosPC: ProcesoPA: Procedimiento AdministrativoPO: Procedimiento Operativo

Departamento/Unidad:

DIR: DirecciónDED: Departamento de EducaciónDON: Departamento de Organización NacionalDSE: Departamento de Soporte EstratégicoCPR: Coordinación de ProyectosESEGIR: Escuela Superior de Estudios en Gestión Integral del Riesgo

Correlativo de Proceso Correlativo de proceso dentro de un departamento/unidad

Correlativo deprocedimiento

Correlativo de procedimiento perteneciente a un proceso específico.

10 12

Proceso de formación oficial ysuperior en gestión para lareducción de riesgo a los

desastres

Procedimiento de curso de FormaciónDocente CONRED-DPRE-PA-DED-01.01

Proceso de formación en elmarco de la educación no

formal

Procedimiento de ejecución de loscursos abiertos Básico, Intermedio yAvanzado

CONRED-DPRE-PA-DED-02.01

Procedimiento de ejecución de cursossectoriales CONRED-DPRE-PA-DED-02.02

Procedimiento de gestión dediplomados CONRED-DPRE-PA-DED-02.03

Proceso de organización deCoordinadoras para laReducción de Desastres

Procedimiento de organizaciónsistema de coordinadoras para lareducción de desastres

CONRED-DPRE-PA-DON-01.01

Proceso de mejora deCoordinadoras para laReducción de Desastres

Procedimiento de capacitación decoordinadoras para la reducción dedesastres


Procedimiento de desarrollo yfortalecimiento de capacidades aCoordinadoras


Proceso de planificaciónoperativa y recurrenteterritorial sistema decoordinadoras para lareducción de desastres

Procedimiento de asesoría enelaboración y actualización de Planesde Respuesta


Procedimiento de gestiónadministrativa del sistema decoordinadoras


Proceso de acreditaciónsistema de coordinadoras parala reducción de desastres

Procedimiento de acreditación desistema de coordinadoras para lareducción de desastres


11 12

Proceso de fortalecimientoinstitucional del sistemaCONRED

Procedimiento de diagnóstico einiciativas de investigación enmateria de GRRD

CONRED-DPRE-PA-DSE-01.01

Procedimiento de implementación deestrategias de fortalecimiento CONRED-DPRE-PA-DSE-01.02

Proceso de promoción deredes de voluntariado

Procedimiento de capacitación aredes de voluntariado CONRED-DPRE-PA-DSE-02.01

Procedimiento de transferencia deherramientas y metodologías para laacción voluntaria


Procesos Procedimientos CodificaciónProceso académico Procedimiento de área educativa CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-01.01

Procedimiento de metodología einvestigaciones

CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-01.02

Proceso de coordinación Procedimiento de contabilidad yfinanzas


Procedimiento de logística CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-02.02

[12]

Proceso de formaciónoficial y superior en

gestión para la reducciónde riesgo a los desastres

Procedimiento de curso deFormación Docente CONRED-DPRE-PA-DED-01.01

Proceso de formación enel marco de la educación

no formal

Procedimiento de ejecución de loscursos abiertos Básico, Intermedioy Avanzado

CONRED-DPRE-PA-DED-02.01

Procedimiento de ejecución decursos sectoriales CONRED-DPRE-PA-DED-02.02

Procedimiento de gestión dediplomados CONRED-DPRE-PA-DED-02.03

Proyecto del CursoSectorial

Propuesta delProyecto del Curso

Sectorial

Inicio

Elaborar propuestadel proyecto delcurso sectorial

Revisión y correcciónde la Propuesta deProyecto del Curso

Sectorial

¿Requierecorrecciones

mayores?

Aprueba lapropuesta decapacitación

Si

No

Solicita elaboracióndel Plan de Lección

Ejecución delprograma decapacitación

A

CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-01.01Procedimiento de área educativa, ESEGIR. Para validaciónde contenidos, registro y control de diplomas avalados por laUniversidad de San Pablo.

Plan de Lección

Formato de Registrode participantes

Propuesta delDiplomado

Propuesta deDiplomado

Propuesta delDiplomado

Inicio

Coordina laplanificación ylineamientos

generales

Elabora propuestadel Diplomado

Revisa y corrigepropuesta del

Diplomado

¿Requierecorrecciones?

Aprueba lapropuesta del

Diplomado

Si

No

Evalua el Diplomado

A


Validación decontenidos

[37]

Proceso de organizaciónde Coordinadoras para laReducción de Desastres

Procedimiento de organizaciónsistema de coordinadoras para lareducción de desastres


Proceso de mejora deCoordinadoras para laReducción de Desastres

Procedimiento de capacitación decoordinadoras para la reducciónde desastres


Procedimiento de desarrollo yfortalecimiento de capacidades aCoordinadoras


Proceso de planificaciónoperativa y recurrenteterritorial sistema decoordinadoras para lareducción de desastres

Procedimiento de asesoría enelaboración y actualización dePlanes de Respuesta


Procedimiento de gestión yactualización del sistema decoordinadoras


Proceso de acreditaciónsistema de coordinadoraspara la reducción dedesastres

Procedimiento de acreditación delsistema de coordinadoras para lareducción de desastres


Establecer los lineamientos administrativos para el desarrollo de los procesos de organizacióndel sistema de coordinadoras que se ejecutan a nivel territorial.

Definir los lineamientos de gestión del Departamento de Organización Nacional para la realizaciónde eventos de capacitación a las coordinadoras para la reducción de desastres.

Informe final

B

Elabora mecanismos desostenibilidad y

seguimiento a losprocesos decapacitación

Socializa acuerdos deestrategias de

intervención y análisisde contrapuestas para la

actualización

Búsqueda de actores delsistema, sectorial y

territorial para proponertemas de capacitación

Eleva de información delos temas de

capacitación a lascoordinadoras alTécnico de ON

Reunión con DelegadosDepartamentales para

generar planificación detemas de capacitación

Comparte informaciónde aliados para

desarrollo yactualización de temas

Elabora informe final deejecución de temas de

capacitación

Revisa informe final deejecución de temas de

capacitación

FIN

¿Subidrector depreparación da su

aval?

Coordinador deproyectos realiza control

estadístico y emiteobservaciones

Traslada informe final alas autoridades

correspondientes

Si

No

1

1


No

Si

Inicio

Revisa la información delos procesos de

capacitación ejecutadosen los territorios

Elabora propuesta detalleres para el

desarrollo yfortalecimiento de

capacidades de lascoordinadoras

A

Reunión con aliadospara planificar, agendary acompañar proceso de

desarrollo yfortalecimiento

Elabora estrategias paraacompañar a aliados del

sistema para elfortalecimiento

Elabora estrategiasmetodológicas para el

desarrollo

Implementa dinámicasde aprendizaje para el

desarrollo decapacidades

Planifica talleres decapacitación mediante

planes de acción

Establecer los lineamientos administrativos para el desarrollo de actividades de asesoría en laelaboración y actualización de planes de respuesta de la coordinadoras para la reducción dedesastres.

Establecer los lineamientos para la adecuada gestión y actualización anual del sistema decoordinadoras para la reducción de desastres.

Informe final

A

Actualiza Base deDatos de las

reestructuracionesmensuales y anuales

Consolidadocumentos deverificación del

proceso dereestructuración

Elaborar informes delos procesos dereestructuración

mensual

Revisión y correcciónde informe deprocesos de

reestructuración

Sí

FIN

¿Subidrector depreparación da su

aval?


estadístico y emiteobservaciones

Traslada informe final alas autoridades

correspondientes

Si

No

1


No

Si

1

Estandarizar el proceso de acreditación o revalidación del sistema de coordinadoras para lareducción de desastres.

FIN

A

Entrega deacreditaciones a losnuevos integrantes

de las coordinadoras

Elabora informes delos procesos de

acreditación mensualy anual

Revisión y correcciónde informe deprocesos deacreditación

¿Necesitacorrecciones?

Sí

No

Socializa base dedatos de las

coordinadorasacreditadas a donde

corresponda

[73]

Proceso de fortalecimientoinstitucional del sistemaCONRED

Procedimiento de diagnóstico einiciativas de investigación enmateria de GRRD


Procedimiento deimplementación de estrategiasde fortalecimiento


Proceso de promoción deredes de voluntariado

Procedimiento de capacitación aredes de voluntariado CONRED-DPRE-PA-DSE-02.01

Procedimiento de transferenciade herramientas y metodologíaspara la acción voluntaria



FIN

A

Evalúa el procesode fortalecimiento

Establecemecanismos demonitoreo a lascoordinadoras

fortalecidas

Emitir informeRevisión y

corrección deinforme final

¿Necesitacorrecciones?

Sí

No

¿Avala informefinal?

2


estadistico y emiteobservaciones del

informe final

2

Envía informe finala las autoridadescorrespondientes

[99]

Procesos Procedimientos Codificación

Proceso académicoProcedimiento de área educativa CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-01.01Procedimiento de metodología einvestigaciones


Proceso de coordinaciónProcedimiento de contabilidad yfinanzas


Procedimiento de logística CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-02.02

Propiciar el espacio académico para la obtención del grado de Técnico, Licenciado y Magister enGestión Integral del Riesgo, a colaboradores, personal técnico y administrativo de la SE-CONREDy del Sistema CONRED a través de la Escuela Superior de Estudios en Gestión Integral del Riesgo– ESEGIR -

CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-01.02 Procedimiento de Investigaciones y Metodología

1. Los procesos de profesionalización universitaria y acreditación académica superior en la temáticade Gestión Integral del Riesgo, deberán ser revisados y avalados por la Escuela Superior deEstudios en Gestión Integral del Riesgo de la Dirección de Preparación de la SE-CONRED, enconcordancia con Decreto 18-2008, Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad y su Reglamento,y el Decreto109-96 de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres y su Reglamento.

2. Las investigaciones y documentaciones relacionadas a un proceso de acreditación académicasuperior en la temática de Gestión Integral del Riesgo, deberán ser reconocidas y monitoreadas porla Escuela Superior de Estudios en Gestión Integral del Riesgo de la Dirección de Preparación dela SE-CONRED en concordancia con Decreto 18-2008, Ley Marco del Sistema Nacional deSeguridad y su Reglamento, y el Decreto109-96 de la Coordinadora Nacional para la Reducción deDesastres y su Reglamento.

EncargadoAcadémico/CoordinadorControl Académico

Encargado Académico

EncargadoAcadémico/CoordinadorControl Académico

Coordinador ControlAcadémico

Coordinador ControlAcadémico/Subcoordinadoresde Técnico, Licenciatura yMaestría en GIR.

Subcoordinadores deTécnico, Licenciatura yMaestría en GIR.

Subcoordinadores deTécnico, Licenciatura yMaestría en GIR

Coordinador de ControlAcadémico

El Coordinador de Control Académico elabora elPrograma académico anual de ESEGIR y lo entrega alEncargado Académico para su revisión.

En Encargado de Control Académico revisa el Programaacadémico anual ESEGIRy lo socializacon elSubdirector Académicode Preparación.

El Encargado de Académico articula el ProgramaAcadémico anual ESEGIR al calendario académico de laUSPG.

El Coordinador de Control Académico aprueba elPrograma académico anual ESEGIR y lo ejecuta.

Subcoordinaciones de grado seleccionan al cuerpodocente para facilitar el programa académico anual deESEGIR.

Las Subcoordinaciones de Grado reciben los Syllabus delos cursos competentes al programa académico anual deESEGIR que el cuerpo docente elabora.

Los Subcoordinadores de Grado aprueban el contenidode los Syllabus y elaboran un informe para laCoordinación Académica de ESEGIR.

El Coordinador de Control Académico valida y trasladalos Syllabus a la USPG.




Coordinador ControlAcadémico


Subdirector Académico

Subcoordinadores de Grado evalúan el desarrollo de losSyllabus en los diferentes módulos y cursos de laESEGIR.

Se trasladan los resultados de las asignaturas a losSubcoordinadores de Grado quienes los revisan enrelación el Syllabus de cada uno de los cursos.

Se elaboran las actas finales de notas de cada uno de loscursos y se traslada para su aprobación al CoordinadorAcadémico.

El Coordinador de Control académico valida losresultados de cada unode los cursos y envía las actas denotasal Encargado de Control Académico de ESEGIR.

El Encargado Académico informa al SubdirectorAcadémico de Preparaciónal finalizar cada módulo delprograma académico anual de ESEGIR.

El Subdirector firma las actas de notas de cada de loscursos y las envía para su registro a la Dirección deControl Académico de la USPG.

CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-01.01 Procedimiento de Control Académico



Encargado Académico/Coordinador de Metodología eInvestigaciones

Coordinador de Metodología einvestigaciones/Subcoordinadorde Metodología

Subcoordinador de Metodología

Coordinador de Metodología eInvestigaciones

Coordinador de Metodología eInvestigaciones/EncargadoAcadémico

Subcoordinador deInvestigaciones



Coordinador de Metodología deInvestigaciones

EncargadoAcadémico


Formula la estrategia de orientación metodológica e investigativa dela ESEGIR

Insuma al cuerpo docente sobre los lineamientos metodológicos de laESEGIR y evalúa el seguimiento en cada uno de los cursos delprograma académico anual ESEGIR.

Elabora un informe sobre los alcances y mejora de lineamientosmetodológicos en cada uno de los módulos y cursos del programaacadémico anual ESEGIR.

Revisa el informe de “alcances y mejora de lineamientosmetodológicos ESEGIR”.

Traslada su aval al Encargado Académico y a la Subcoordinación deInvestigaciones para su incorporación al “catálogo deinvestigaciones”.

Adopta el informe de “alcances y mejora de lineamientosmetodológicos ESEGIR”.

Establece el “catálogo de investigaciones” en relación al programaacadémico anual de ESEGIR

Traslada el “catálogo de investigaciones” al Coordinador deMetodología e Investigaciones para su incorporación a la “Estrategiade orientación metodológica e investigativa de la ESEGIR”.

Envía el “catálogo de investigaciones ESEGIR” validado, alEncargado académico quién lo revisa y aprueba.

Conjunta el “catálogo de investigaciones” y el informe de “alcances ymejora de lineamientos metodológicos ESEGIR”.

Valida la “estrategia de orientación metodológica e investigativa” quese vincula al programa académico anual de la ESEGIR.


Coordinadora de Metodología eInvestigaciones



Subdirector Académico dePreparación

Socializa la “estrategia de orientación metodológica e investigativa”con el Subdirector Académico de Preparación.

Ejecuta la “estrategia de orientación metodológica e investigativa” encada uno de los programas de estudio, que conforman el programaacadémico anual de la ESEGIR.

Elabora un informe sobre la implementación de la “estrategiametodológica e investigativa”, al finalizar cada uno de los módulosdel programa académico anual ESEGIR.

Presenta los resultados de la implementación de la “estrategiametodológica e investigativa” de la ESEGIR al SubdirectorAcadémico de Preparación.

Informa a las autoridades de la SE-CONRED y USPG sobre losresultados de la implementación de la “estrategia metodológica einvestigativa”.

CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-02.02 Procedimiento de Logística

01

02

03

04

05

06

07

08

09

EncargadoAdministrativo/Coordinador deContabilidad y Finanzas

Coordinador de Contabilidad yFinanzas


Subcoordinador de Finanzas



Subcoordinador deContabilidad



Recibe las fichas de admisión de estudiantes nuevos en losprogramas académicos de ESEGIR.

Asigna los cursos a estudiantes regulares de los distintosprogramas educativos de la ESEGIR, según la situaciónfinanciera que tengan.

Determina las cuentas pendientes por parte de los alumnos delos distintos programas académicos de ESEGIR a la USPG einforma al Subcoordinador de contabilidad.

Emite las constancias financieras y/o solvenciasadministrativas a los estudiantes regulares de los distintosprogramas académicos de ESEGIR.

Revisa y actualiza las cuentas por pagar a docentes, por partede la USPG, para los distintos programas académicos de laESEGIR e informa a la Coordinación de Contabilidad yFinanzas.

Revisa los bienes muebles e inmuebles que están asignados alos distintos programas académicos de ESEGIR y actualiza losmismos dentro de los activos fijos de SE-CONRED.

Recibe los documentos de pago, de los estudiantes de losdiversos programas académicos de ESEGIR, hechos a laUSPG.

Archiva los documentos de pago, de los estudiantes de losdiversos programas académicos de ESEGIR, hechos a laUSPG.

Elabora y actualiza la base de datos de pagos, de losestudiantes de los diversos programas académicos deESEGIR, hechos a la USPG de forma mensual.

10

11

12

13

14

15

16

17

Coordinador deContabilidad yFinanzas





Encargado Administrativo

Subdirección Académica dePreparación

SubdirecciónAcadémica dePreparación

Elabora la nómina depagos docentes de la USPG, quecolaboran en los diversos programas académicos de ESEGIR.

Registra y archiva la nómina de pagos docentes de la USPG,que colaboran en los diversos programas académicos deESEGIR, con la firma de los mismos, de forma mensual.

Elabora, actualiza y lleva control de las bases de datos para elcontrol de asistencia docente y estudiantil de los diversosprogramas académicos de ESEGIR.

Revisa la base de datos de pagos estudiantes a la USPG, delos diversos programas académicos de ESEGIR e informa alEncargado Administrativo.

Revisa la nómina de pagos docentes de la USPG, quecolaboran en los diversos programas académicos de laESEGIR e informa al Encargado Administrativo.

Elabora y revisa mensualmente el presupuesto anual de laUSPG, destinado para el funcionamiento de los distintosprogramas académicos de ESEGIR.

Autoriza el presupuesto anual de la USPG, destinado para elfuncionamiento de los programas académicos de ESEGIR.

Socializa la ejecución presupuestaria mensual con lasautoridades académicas de la SE-CONRED y la USPG.

FIN

Archiva losdocumentos de

pago

Elabora y actualiza labase de datos de

pagos de losestudiantes hechos ala USPG de forma

mensual

Elabora la nómina depagos docentes de la

USPG

Registra y archiva lanómina de pagos

docentes de laUSPG

Elabora y actualiza ylleva control de las

bases de datos parael control de

asistencias docentesy estudiantil

Revisa la base dedatos y la nómima depagos estudiantes a

la USPGElabora y revisamensualmente el

presupuesto anualde la USPG

destinado para elfuncionamiento de la

ESEGIR

Autoriza elpresupuesto anual

de la USPG

Socializa laejecución

presupuestariamensual de la USP

A

Facilitar la logística e infraestructura para el desarrollo del proceso formativo y la acreditaciónacadémica, al personal de la SE-CONRED y del Sistema CONRED por parte de la EscuelaSuperior de Estudios en Gestión Integral del Riesgo.

CONRED-DPRE-PA-ESEGIR-02.01 Procedimiento de Contabilidad y FinanzasCONRED-DPRE-PA-ESEGIR-01.01 Procedimiento del Área Educativa



Encargado Administrativo/Coordinador Logístico

Técnico logístico

Subcoordinador deInformática

Gestiona y administra el uso de las instalaciones einfraestructura educativa (inclusive la plataformainformática educativa) para el desarrollo del programaacadémico anual de ESEGIR

Requierey organiza los servicios, aseo, mantenimiento,mejoramiento yconservación de las instalaciones que seutilizan para el desarrollo del programa académico anualde ESEGIR.

Vincula y elabora los recursos web y las herramientasnecesarias para el diseño instruccional en la plataformainformática de estudios de ESEGIR.

Subcoordinador deInformática

Subcoordinador deInformática/TécnicoLogístico

Coordinador Logístico


Subdirección Académica dePreparación

EncargadoAdministrativo/CoordinadorLogístico

Coordinador Logístico



Administra la plataforma informática de estudios deESEGIR y los recursos para el desarrollo del programaacadémico anual.

Informa al Coordinador de Logística sobre el desempeñode la plataforma informática de estudios de ESEGIR,según el desarrollo del programa académico anual.

Establece la “estrategia de seguimiento y vinculacióntecnológica de ESEGIR” para el programa académicoanual.Valida la “estrategia de seguimiento y vinculacióntecnológica de ESEGIR” y la traslada a la SubdirecciónAcadémica dePreparación.

Autoriza la “estrategia de seguimiento y vinculacióntecnológica de ESEGIR” y la socializa con las autoridadesde SE-CONRED y USPG.

Establece las necesidades de materiales, equipo ysoftware del programa académico anual de ESEGIR.

Informaal Encargado Administrativo de ESEGIR sobrelas necesidades de materiales, equipo y software para eldesarrollo del programa académico anual.

Traslada al Subdirector Académico de Preparación lasnecesidades de materiales, equipo y software para suadquisición, en virtud de fortalecer el programaacadémico anual de ESEGIR.

Ejecuta la “estrategia de seguimiento y vinculacióntecnológica de ESEGIR” a través de la CoordinaciónLogística y su equipo de trabajo.

Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS JEFATURA DE SEDES REGIONALES

SUBDIRECCIÓN TERRITORIAL


Manual de Procedimientos de la Subdirección Territorial, Jefatura de Sedes Regionales

CODIFICACIÓN: CONRED-DRE-ST-JSR-MP-01 Versión: 1A. Vigencia: 2014 Página 2 de 40

Aprobación del Documento 1)

Nombre y Puesto Firma

Elaboró: Erwin Hernandez Jefe de Sedes Regionales

Revisó: Rolando Herrera Sudirector Territorial

Visto Bueno:

Autorizó:

Control de Revisiones 2)

No de Revisión

Fecha de Revisión

Consideraciones del Cambio en el documento



CODIFICACIÓN: CONRED-DRE-ST-JSR-MP-01 Versión: 1A. Vigencia: 2014 Página 3 de 40

Presentación

Una de las responsabilidades fundamentales de la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (SE-CONRED) es fomentar la reducción de riesgo a desastres a nivel nacional, para esto la Dirección de Respuesta a través de la Subdirección Territorial mantiene una presencia territorial con los Delegados Departamentales con la finalidad de alcanzar este objetivo.

De tal cuenta es que se identifica la necesidad de crear una herramienta adecuada para que sirva de guía al personal que esta desconcentrado en las cinco regiones que territorialmente mantiene la SE-CONRED. En la medida que los procedimientos que se describen en el presente manual se apliquen, asegurara una mayor efectividad en los procesos que a nivel territorial el personal este implementando.

Esta claro que una herramienta de esta naturaleza, tendrá que mantenerse actualizada de acuerdo a la idiosincrasia que a nivel territorial vaya presentándose. Por lo cual de acuerdo a su funcionalidad se recomienda en especial al personal que a nivel territorial tiene la responsabilidad de aplicar estos procedimientos que mantengan un monitoreo de nuevos procedimientos que puedan llegar a fortalecer el presente manual.



CODIFICACIÓN: CONRED-DRE-ST-JSR-MP-01 Versión: 1A. Vigencia: Página 4 de 40

Objetivo

Sustentar la gestión para la reducción de riesgo a desastres en un proceso participativo, que fortalezca el papel de las autoridades locales del territorio, el rol activo de la sociedad civil, la concertación entre actores y la consolidación eficiente de mecanismos de coordinación y buenas prácticas de gobernabilidad.

Objetivos Específicos

1. Facilitar y promover la transferencia de capacidades técnicas en el manejo de la gestión de riesgo a desastres del Sistema en el ámbito sectorial y territorial.

2. Sensibilizar, promover y divulgar, acciones en materia de reducción de desastres, a la población que integre la delegación a su cargo. Supervisar los proyectos y programas implementados en la delegación a su cargo, para la reducción a desastres dirigidos a las poblaciones vulnerables.

3. Ejecutar la transferencia de capacidades técnicas en el manejo integrado de los procesos de Gestión para la Reducción del Riesgo a Desastres y la administración de las emergencias y Desastres en el nivel sectorial y territorial.

4. Coordinar vías de comunicación con las Sedes Regionales y Departamentales, para garantizar una adecuada ejecución de las instrucciones trasladadas.

5. Control y administración Cuartos de Reacción Inmediata -CRI- de las Sedes Regionales y departamentales.




Alcance

La aplicación de las procedimientos descritos tendrá efecto en el personal de la Jefatura de Sedes Regionales, incluye servidores públicos y prestadores de servicios que se encuentran ubicados en la Sede Central de la Secretaria Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, y, los que se encuentran en las Sedes Departamentales y Regionales de la institución.

Referencias

Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo Legislativo No. 18-93 del 17 de noviembre de 1993.

Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, publicado en el Diario de Centro América el 20 de marzo de 20121.

1 Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, Artículo 69. Delegados de las Coordinadoras Regionales y Departamentales. “Los Delegados de las Coordinadoras Regionales y Departamentales, desarrollarán las directrices emanadas de la Secretaría Ejecutiva, bajo la responsabilidad y supervisión, de la Dirección de Respuesta y del Sistema de Comando de Incidentes, implementando los marcos generales de planeación y gestión territorial, y respetando los procesos de desconcentración y descentralización”.




Responsabilidades

La Jefatura de Sedes Regionales es el responsable dentro de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de las actividades del personal de las Sedes Regionales y Departamentales, relacionados con el manejo de las emergencias, mediante la elaboración y aplicación de protocolos y metodologías que faciliten la coordinación, interacción y el ordenado accionar del Sistema CONRED a través de las CODRED, COMRED y COLRED.

No obstante, mediante la Jefatura de Sedes Regionales se realizan los procedimientos correspondientes:

Impulsar la coordinación interinstitucional, intersectorial para la correcta administración del riesgo a desastres y la reducción de los mismos en el nivel Regional, departamental y municipal.

Administrar la gestión descentralizada de riesgo, en los niveles nacional, regional, departamental y municipal;

Trasladar la información verificada y coherente necesaria para definir la ayuda y la asistencia humanitaria que se necesita inmediatamente después de un desastre en el momento de la declaración del Estado de Calamidad Pública o de Emergencia;

Promover el trabajo y la cooperación entre el Centro de Operaciones de Emergencia –COE- departamentales.

Promover, fortalecer, capacitar, entrenar y actualizar a las Coordinadoras Regionales, las Coordinadoras Departamentales, las Coordinadoras Municipales y las Coordinadoras Locales para la Reducción de Desastres;

Elaboración de Evaluaciones Preliminares de Riesgo con la finalidad identificar los factores de riesgo, el mapeo de las amenazas y su correlación a la vulnerabilidad




estructural, elaboración de mapas y escenarios de riesgo.

Facilitar la conciliación en los posibles conflictos que resulten en el proceso de recuperación en los diferentes niveles local, municipal, departamental y nacional de participación;

Dar seguimiento y monitorear la implementación de los planes estratégicos y operativos que respondan a las realidades de reconstrucción en los diferentes niveles local, municipal, departamental y nacional de la CONRED, incluyendo la reducción de los riesgos a desastres, las normas y especificaciones relacionadas;

El Director de Respuesta, Subdirector Territorial deberá canalizan a través a la Jefatura de Sedes Regionales, las solicitudes de las demás Direcciones.

Definiciones

Alerta: Estado que se declara, con anterioridad a la manifestación de un fenómeno peligroso, con el fin de que los organismos operativos de emergencia activen procedimientos de acción preestablecidos y para que la población tome precauciones específicas debido a la inminente ocurrencia del evento previsible. Además de informar a la población acerca del peligro, los estados de alerta se declaran con el propósito de que la población y las instituciones adopten una acción específica ante la situación que se presenta. (O.D.Cardona –a. Lavell) Asistencia/respuesta: Provisión de ayuda o intervención durante o inmediatamente después de un desastre, tendente a preservar la vida y cubrir necesidades básicas de subsistencia a la población afectada. Cumbre un ámbito temporal inmediato, a corto plazo.2

2 La secretaría de la Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres (EIRD). Glosario de la Estrategia

http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm




Centro de operaciones de emergencia (COE) Componente de un sistema nacional de prevención, mitigación y atención de desastres, responsable de promover, planear y mantener la coordinación y operación conjunta, entre diferentes niveles, jurisdicciones y funciones de instituciones involucradas en la respuesta y/o atención. (Ofda/usaid) Coordinadora Local para la Reducción Local para la Reducción de Desastres (COLRED): Son entes de coordinación y supervisión del manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas, a nivel local. Coordinadora Municipal para la Reducción Local para la Reducción de Desastres (COMRED): Son entes de coordinación y supervisión del manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas, a nivel municipal. Coordinadora Departamental para la Reducción Local para la Reducción de Desastres (CODRED): Son entes de coordinación y supervisión del manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas, a nivel de departamental. Coordinadora Regional para la Reducción Local para la Reducción de Desastres (CORRED): Son entes de coordinación y supervisión del manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas, a nivel de regional. Evaluación de Daños: Identificación y registro cualitativo y cuantitativo, de la extensión, gravedad y localización de los efectos de un evento adverso. Evaluación de riesgo a Desastres: Metodología para determinar y valorar la naturaleza y el grado de riesgo a través del estudio de amenazas y la evaluación de condiciones existentes de vulnerabilidad y capacidades que pudieran representar un peligro potencial o daño a la población, la propiedad, los medios de subsistencia y los ecosistemas de los cuales depende el desarrollo y la supervivencia de un territorio. Implica también la propuesta de las medidas y acciones necesarias que se deben realizar para reducir el riesgo de desastres




FER: Formulario de Entrega de Recurso usado a lo interno de la institución CONRED Informe de Situación. El informe de situación deberá de realizarse en las primeras horas de un evento y será enviado al Centro de Operaciones de Emergencia para su análisis. Informe Circunstancial: es un informe en el que se describen, detallan y especifican tiempo, lugar, y circunstancias en las cuales se realizó un determinado trámite, proceso o diligencia3. Informe Ejecutivo o Informe de Resumen Ejecutivo: Es un informe que resume a otro de mayor envergadura y contenido. Generalmente estos informes son presentados en forma individual o independiente al informe general. Se enfoca en resaltar en forma clara y entendible la información, enfocándose en economizar el tiempo de los ejecutivos que los consultan. El contenido del informe ejecutivo empieza con la introducción, posteriormente se pone un resumen de cada capítulo o tema y puede ser acompañado de gráficas4. Plan de Acción: Para la resolución de un evento se necesitan comprender la situación, formular los objetivos, determinar las estrategias y recursos. Sin un plan, la respuesta a un evento puede ser caótica y transformarse en acciones individuales que no aseguran el logro de un objetivo común. Planes de Emergencia: Definición de funciones, responsabilidades y procedimientos generales de reacción y alerta institucional, inventario de recursos, coordinación de actividades operativas y simulación para la capacitación, con el fin de salvaguardar la vida, proteger los bienes y recobrar la normalidad de la sociedad tan pronto como sea posible

3 URL del artículo: http://www.ejemplode.com/58-administracion/2872-ejemplo_de_informe_circunstanciado.html Fuente: ejemplos de Informe circunstanciado 4 URL del artículo: http://www.ejemplode.com/58-administracion/3197-

ejemplo_de_informe_ejecutivo.html




después de que se presente un fenómeno peligroso. Consiste en una propuesta normada de organización de las acciones, personas, servicios y recursos disponibles para la atención del desastre, con base en la evaluación de riesgo, disponibilidad de recursos materiales y humanos, preparación a la comunidad, capacidad de respuesta local, departamental, nacional etc. Determina la estructura jerárquica y funcional de las autoridades e instituciones llamadas a intervenir en la atención y establece el sistema de coordinación interinstitucional, los recursos y medios tanto públicos como privados necesarios para cumplir el objetivo propuesto5.

Plan de Respuesta/emergencia: Los planes de respuesta y contingencia para desastres son el producto de un proceso de análisis, planificación y preparación respecto a escenarios de probable afectación, constituyéndose estos como una herramienta esencial para la coordinación, la toma de decisiones y la articulación de la respuesta humanitaria eficiente y de calidad, efectuada por las sn (guía elaboración planes cr) Definición de funciones responsabilidades y procedimientos generales de reacción y alerta institucional, inventario de recursos, coordinación de actividades operativas, simulación para la capacitación y revisión, con el fin de salvaguardar la vida, proteger los bienes y recobrar la normalidad de la sociedad tan pronto como sea posible después que se presente un fenómeno peligroso. (Abc/oxfam-humboldt) Definición de políticas, organización y métodos, que indican la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre, en lo general y en lo particular, en sus distintas fases. (Ofda/ usaid).

Plan de Contingencia: El producto resultante del proceso que establece objetivos, metas y procedimientos para preparar a los actores envueltos en un evento, desarrollando escenarios y una preparación adecuada, de una manera eficiente y efectiva. (Ficr) Procedimientos operativos específicos y preestablecidos de coordinación, alerta, movilización y respuesta, ante la manifestación o inminencia de un fenómeno peligroso particular para el cual se tienen escenarios definidos (abc/oxfam-humboldt) Componente del plan para emergencias y desastres que contiene los procedimientos para la pronta respuesta en caso de presentarse un evento específico. (Ofda/usaid).

5 Guía de Planes de Respuesta y Contingencia. Cruz Roja




Procedimiento Operativo: Los procedimientos operativos son una secuencia detallada de pasos o acciones definidas para responder con mayor eficacia y eficiencia a una situación o escenario previamente identificado. (Ofda/usaid).

Protocolo de Respuesta: Los protocolos de respuesta son acuerdos previos de trabajo realizados para el reparto de roles, responsabilidades y facilitar la coordinación entre diferentes instituciones y actores con la finalidad de mejorar la calidad de la respuesta ante desastres.(Ofda/ usaid).

Simulación: Ejercicio de manejo del flujo de información, para evaluar las acciones descritas en un plan. Se utiliza para la evaluación y adiestramiento, basado en un supuesto desastre ocurrido en un lugar y un tiempo específicos. Simulacro: Ejercicio en el cual se requiere de movilización de recursos y acciones, previamente descritas en un plan para enfrentar una emergencia o desastre. Sistema de comando de incidentes (sci) Combinación de instalaciones, equipamiento, personal, procedimientos, protocolos y comunicaciones, operando en una estructura organizacional común, con la responsabilidad de administrar los recursos asignados para lograr efectivamente los objetivos pertinentes a un evento, incidente u operativo. (Ofda-usaid).

Tarjeta Egreso de Almacén: documento emitido por la Bodega Central de la SE-Conred para respaldar la entrega de sus recursos.




Interacción con otros Procedimientos (Figura 02)

Los procedimientos de la Jefatura de Sedes Regionales esta vinculados:

Informes de Evaluación de Daños

Planes de Contingencia

Situación RED

Protocolo de Causa de Daños

Sistema de Comando de Incidente

Políticas




Formatos requeridos

Formulario de Entrega de Recursos -FER-

Formato de Cuadro de Situación

Informe de Situación

Evaluación Preliminar de Riesgo

Informe Ejecutivo

Formulario Información Preliminar Área Rural (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Formulario Información Preliminar Área Urbana (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Formulario Información Preliminar Asentamientos Precarios (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Formulario Información Final Área Rural (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Formulario Información Final Área Urbana (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Formulario Información Final Asentamientos Precarios (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Formulario Información Complementaria Área Rural (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Formulario Información Complementaria Área Urbana (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Formulario Información Complementaria Asentamientos Precarios (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades EDAN)

Kárdex de Recursos de Ayuda Humanitaria




Reporte Diario de existencia de los Cuadros de Reacción Inmediata

Listado de Asistencia

Formato de Censo población de Albergue

Formato de Evaluación de Sitio




Descripción del Procedimiento No. 1:

Revisión de Planes, protocolos para el involucramiento y descentración de funciones, a nivel de coordinadoras locales, municipales y departamentales.

No. Unidad Administrativa Actividad

1 Jefe de Sedes Regionales Distribución de tareas

2 Delegados Departamentales

Elaboración de los planes, protocolos y procedimientos de respuestas y Ejecución de programas, para el involucramiento y descentralización de las funciones, a nivel de coordinadoras locales, municipales y departamentales

3 Técnicos Operativos Territorial

Revisión Información de proceso en que se encuentra los planes y la ejecución de los programas

4 Técnicos Operativos Territorial

Se revisarán los planes, procedimientos, protocolos, programas de respuesta de acuerdo a las acciones establecidas en el PIR y conforme a las alertas declaradas.

5 Jefatura de Respuesta Se enviarán el plan, procedimientos y protocolos a la Jefatura de Respuesta para que le den seguimiento al documento.

6 Delegaciones Departamentales

Si no esta correcto se devolverá al delegado regional y departamental para que realice las modificaciones sugeridas.

7 Jefatura de Respuesta Si esta correcto se archiva las acciones será enviado a la jefatura de Respuesta.

8 Jefatura de Respuesta Se envía nota oficial indicando que el plan cumple con lo establecido.

9 Fin de Procedimiento


PROCEDIMIENTO: Flujograma

Jefe de Sedes Regionales

Técnicos Operativos Territoriales

Delegados Departamentales

Jefatura de Respuesta

Inicio


Revisa documentación

Distribucion de Tareas Recibir Recurso

Realizar correcciones

Firma de Recibida Aprobación

Actualizaciones

Fin





Velar que los cuartos de reacción inmediata estén habilitados, mantengan un inventario de recursos de asistencia humanitaria, suficiente de acuerdo al área en que se encuentran ubicados.


1 Piloto Transportes Traslada Recurso a Cuarto de Reacción Inmediata ( CRI)

2 Delegado Departamental Recibe recurso.

3 Delegado Departamental Revisa documentación que este en orden.

4 Delegado Departamental Coordina Descarga de Recurso en Cuarto de Reacción inmediata

5 Colaboradores Descargan Recurso en Cuarto de Reacción Inmediata

6 Delegado Departamental Verifica Existencias de Recurso enviado y verifica que el documento coincida con la existencia.

7 Delegado Departamental Firma de Recibido el documento Egreso de Almacén / (FER), si todos los datos coinciden y están correctos.

9 TAC Actualiza kardex

10 TAC Escanea Egreso de Almacén / FER

11 TAC Archiva FER

Fin de Procedimiento




PROCEDIMIENTO: Flujo grama

Piloto Transportes Delegado Departamental

Colaboradores TAC

Inicio

Coordina descarga de

recurso

Descargan Recurso

Verifica ExistenciaEscanea FER/Egreso de Almacen

Actualiza CARDEX

Fin

Revisa Documentación

Tasladar Recurso

Recibir Recurso





Identificación de las amenazas, vulnerabilidades y riesgos departamentales para la autogestión de reducción de desastes, para ser trasladas a la Jefatura de Sedes regionales para que sean enviados a la Dirección de Mitigación para que realice el dictamen correspondiente.


1 Asistentes de Respuesta, Subdirector Territorial

Se estable el tipo y requerimiento de la correspondencia proceder para la base de datos de Correspondencia con la apertura en la base de datos de SECONRED.

2

Delegados Regionales/ Delegados Departamentales/ Técnicos de Campo

Se procede a realizar la evaluación preliminar de riesgo o el informe directamente con la fuente. (Delegado Departamental, Técnicos de Campo)

3 Oficial de Monitoreo/Asistentes de Respuesta

Al tener el documento donde se finalice enviara al oficial de Monitoreo y a las asistentes de la Dirección de Respuesta la misma se procede a darle el seguimiento a la base de datos.

4 Oficial de Monitoreo/Dirección de Mitigación

Oficial de Monitoreo lo traslada según corresponda a la Dirección de Mitigación para que realice el Dictamen Técnico.

5 Delegados Regionales/ Delegados Departamentales/ Técnicos de Campo

El Dictamen Técnico realizado por la Dirección será enviado sociabilizado por el Encargado de Procesos Operativos a nivel Territorial a los Delegados Regionales y Departamentales.

6 Fin del Proceso








Oficial de Monitoreo

Inicio

Evaluación Preliminar

Evaluación Preliminar de Riesgo

Base de datos de Correspondencia

Enviar a delegaciones Departamentales

Dictamen De Mitigación

Fin

Solicitud De evaluación

Preliminar de Riesgo




Descripción del Procedimiento No.4:

Fortalecer el mecanismo de coordinación interinstitucional, que permita utilizar eficientemente todos los recursos disponibles para la atención de una emergencia o desastre.


1 Subdirección Territorial Informar a los delegados regionales y departamentales de la activación Plan Institucional de respuesta -PIR-

2 Delegados Regionales y Departamentales

Se les informará los delegados regionales y departamentales Planificación de la fecha para implementación de Alerta institucionales.

3 Dirección de Comunicación Social

Se enviará vía digital los boletines a los delegados regionales y departamentales sobre la informa en conferencia de Prensa de la Declaratoria de Alerta Institucional y el boletín institucionales para que informen a los autoridades locales.


Se realizará un monitoreo constante del tipo de evento y de las primeras respuesta según la capacidad que posean.


Al presentarse un evento si sobrepasa la capacidad de los locales se activa el sistema de respuesta escalonada descrita en el Plan de Nacional de Respuesta –PNR-.

6 COE Nacional De no sobrepasar la capacidad de respuesta de los se activa los procedimientos descritos en los Protocolos Departamentales.




7 CTE Se enviará la evaluación de daños de análisis de

necesidades preliminar –EDAN- en el termino no mayor de 8 horas de ocurrido el evento al COE Nacional para garantizar el flujo de información el cual se enviará en forma digital o en su caso el radio operador procede al llenado del mismo por vía telefónica. Luego se espera que envíen toda la información vía electrónica.


El Informe de Situación y cuadros de situación: el primero será actualizado cada 24 horas; el segundo a las será actualizado cada tres veces al día en forma digital.


Para dar concluido el evento se enviará el EDAN final.

10 Fin del Proceso








CTE

Inicio

Actas de Declaratorias de nivel Alerta

Activación COE Departamental

Boletines INSIVUMEH, Institucionales

Activación de PIR

Fin

Declarción de Nivel De

Alerta

Monitoreo Acciones

Activación Planes Departamentales Sobre pasa

Capacidad Atención

Cuadros de situación





Detectar necesidades de capacitación, para la reducción de desastre, y manejo de riesgo, en cada una de las comunidades que conformar su área de responsabilidad


1 Delegaciones Departamentales/Regional

Remitir una carta al alcalde del municipal solicitando una reunión para exponerle lo importante de conformar la coordinadora


Reunión con todas las instituciones públicas y privadas de la jurisdicción del municipio, para exponerles como esta integrado el sistema


Fijar fecha para la siguiente reunión y empezar con la formación y capacitación de la COMRED.


Asesorar al gobernador y alcalde municipal para la activación del centro de operaciones de emergencia (COE).



ROCEDIMIENTO: Flujo grama



Técnico Operativo Territorial

Dirección de Preparación

Inicio

Solicitar apoyo Técnico

Enviar invitaciones A autoridades

Capacitaciones Detectar

Necesidades De fortalecimiento

Establecer Temática

Facilitación de procesos De coordinación Capacitación Fin

Acreditación COMRED





Elaboración de informes ejecutivos que sean requeridos por instancias superiores.


1 Asistentes de Respuesta, Subdirector Territorial

Se estable el tipo y requerimiento de la correspondencia proceder para la base de datos de Correspondencia de SECONRED.

2 Delegados Regionales/ Delegados Departamentales

Se procede a realizar el informe directamente con la fuente.

3 Técnico Operativo Territorial

Al tener el documento se revisa y corrige, se envía a las asistentes de la Dirección de Respuesta la misma se procede a darle el seguimiento a la base de datos.

6 Fin del Proceso








Dirección de Respueta

Inicio

Informe Preliminar

Recopilación de datos

Base de datos de Correspondencia

Solicitud Informe de instancias

Superiores

Presentación Informe

Fin

Redacción de Informe





Apoyar en los procesos para la realización de Simulacros Nacionales, Regionales, departamentales y locales o de Procesos Impulsados por la SE-CONRED.


1 Subdirección Territorial Revisar los Guiones de Simulaciones y Simulacros

2 Delegado Departamental

Verificar los posibles escenarios de simulaciones y simulacros


Enumerar recursos a utilizar para la ejecución del ejercicio de Simulación o Simulacro.


Solicitar apoyo de la Jefatura de Respuesta para la realización del ejercicio de Simulación o Simulacro.


Realización del ejercicio de Simulación o Simulacro.

6 Fin del Procedimiento









Inicio

Guión de Simulación

O Simulacro

Guión de Simulación O

Simulacro

Asiganción de tarea Revisión de documentos

Realización De

Ejercicio de Simulación o Simulacro

Fin

Identificación De escenarios





Llevar el control del uso, kilometrajes, mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos asignados a las sedes regionales y departamentales.


1

Delegado Departamental, Regionales, técnicos de campo

Solicitar información del estado en que se encuentran los vehículos, cada quincenales,

Técnico Operativo Actualización de Kilometraje para mantenimiento

3 Dirección de Logística (Transporte),

Solicitar que hagan el servicio mayor o menor a los vehículos asignados a las sedes regionales y departamentales,

4 Departamento Administrativo

Enviar la información del estado de los vehículos para que procedan como corresponden,








Delegados Departamentales/Regionales/Técnicos de

Campo


Inicio

Enviar Información Vehículos

Actualización de Kilometraje

Desiganación Tarea Solicitar

información

Solicitar Sevicios preventivos

Fin

Comparar Infomación Transportes

Trasladar Infomación





Representar a La SE-CONRED en las reuniones de Consejo de Desarrollo Regional y Departamental


1 Secretaria Ejecutiva Enviar redactado Nombramiento ante los Consejos de Desarrollo Regional y Departamental

2 Secretaria Ejecutiva Solicitar No. de Acuerdo de la Secretaría Ejecutiva para Nombramiento

3 Delegaciones Departamental, Regionales

Enviar Nombramientos Firmados para la CODEDE, COREUR

4 Delegados Departamentales y Regionales

Participar en reuniones periódicas

5 Dirección de Respuesta Enviar redactado Nombramiento para la renovación o cambio de representante ante los Consejos de Desarrollo Regional y Departamental


Enviar Nombramientos Firmados para la CODEDE, COREUR


Participación de Reunión periódicas

8 Delegados Departamentales y Regionales








Secretaría ejecutiva

/Dirección de Respuesta

Inicio

Participación periodica

Redacción de Nombramientos

CODEDE, COREDUR

Asiganción de Tarea Solicitud de Numero

De Acuerdo de la SECONRED

Enviar a Delegaciones Departamental Y Regionales

Nombramientos CODEDE

COREDUR Inicar proceso

Cuando hay re renovar O cambiar representante

Fin

Nombramientos CODEDE

COREDUR





Sistematizar, dar seguimiento y trasladar copia a la Subdirección Territorial de las bases de datos de Las Coordinadoras para la Reducción de Desastres organizadas y capacitadas.


1

Delegado Departamental, Regionales, técnicos de campo

Solicitar información de los enlaces institucionales departamentales

2

Delegados Departamental, Regionales, técnicos de campo

Solicitar información de los enlaces alcaldes municipales y gobernadores municipales

3 Delegados Departamental, Regionales, técnicos de campo

Actualizar Base de datos

4 Subdirección Territorial La Actualización se hace una vez al mes








Delegados Departamentales/Regionales/Técnicos de

Campo

Subdirección Territorial

Inicio

Enviar Información Vehículos

Actualización Base de datos

Desiganación Tarea Solicitar

información

Comparar Infomación

Trasladar Infomación

Actualizar

Fin

Actualización Base de datos Una vez al mes


ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO

DE TRANSMISIONES DE EMERGENCIA

Codificación:

CONRED-DRE- MPCTE-01-01

Versión: 01

Vigencia:

MMMMAANNNUUAAAL DDDDDDDEEEEEEEE PPPPPPPRRRRRRRRROOOOCCEEEDDDDIIIMMMMMMMMMMMMMMMIIIIIIEEEEEEEENNNNTTTOSS DDEEELLLL CCCCCEENNTTROO

DDDDDDDDEEEEEEEE TTTTTTTRRRRRRAAAAAANNNNNNNNNSSSSSSMMMMIISSIIOOOOONNNNNNEEEEEEEEEEESSSSSS DDDDEEE EEMEEERRRRGGGGEEENNCIIAAA

CCoCodidifififficcaacciónóóónónónónónónó ::::: COCOCOC NRRRREDEEDEDE --DDDREREREREREEREERR --- MPMPMMMPMM CTCTTEEEEE-

01001010010111---010101010

VeVVVeVeVeeVeeVersrsrsrssióióóióióión:nnn 010101011

VViViViVigegeegegeg ncncncncncncnciaiaaiaia:::::

Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED- Secretaría Ejecutiva

Guatemala, 17 de junio de 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICIAL DE MONITOREO

MANUAL DE PROCEDIMIENTO OFICIAL DE MONITOREO

CODIFICACIÓN: CONRED-DRE-MP-01 Versión: 1A. Vigencia: Página 1 de 27

MP-001-2014.doc/ J. Toledo

1

Aprobación del Documento


Elaboró: OFICINA DE MONITOREO

Revisó: LICENCIADO JOSÉ TOLEDO

Visto Bueno: Ing. Alejandro Maldonado Secretario Ejecutivo CONRED


Control de Revisiones

No. de Revisión Fecha Revisión Consideración del cambio en el documento




2

INDICE… PRESENTACION

La oficina de Monitoreo forma parte de la sub Dirección de Respuesta y es la encargada de recopilar y gestionar la información técnico científica provenientes del ente rector e instituciones nacionales e internacionales, para analizar información relacionada a fenómenos naturales que por sus características puedan representar amenaza y potencial riesgo para el territorio nacional.

La oficina de monitoreo está a cargo de un oficial quien elabora una perspectiva climática que contiene información relacionada con fenómenos meteorológicos, hidrológicos, vulcanológicos y sismológicos y otros relacionados al Cambio Climático, de acuerdo al desarrollo de los fenómenos naturales el oficial de monitoreo se encarga de verificar y actualizar según los cambios por la evolución del fenómeno.

La perspectiva climática se distribuye a lo interno de la Secretaría Ejecutiva de CONRED y autoridades gubernamentales y municipales, para coordinar las acciones inmediatas para la toma de decisiones.




3

OBJETIVO GENERAL.

Recopilar información técnico científica de cualquier fenómeno natural que pueda ser predecible para facilitar su distribución hacia las Direcciones, Unidades y Delegaciones departamentales para toma de decisiones en el campo de la CLIMATOLOGÍA, VULCANOLOGÍA, SISMOLOGÍA, HIDROLOGÍA, Y OTROS. Por medio del aprovechamiento de los recursos científicos, técnicos, materiales, humanos y financieros disponibles por la Secretaría Ejecutiva de La Coordinadora Nacional Para La Reducción De Desastres CONRED para mantener informado al grupo que integra las operaciones, acciones rápidas y efectivas hacia una intervención Institucional adecuada, oportuna, eficaz y de resultados según la magnitud de los eventos de competencia y que permita una coordinación interinstitucional. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Coordinar, solicitar, distribuir la información técnico-científica preliminar y/o oficial interna y externa relativa a cualquier fenómeno que pueden ser predecibles, para implementar todas las acciones de prevención y mitigación, así como recomendar la activación de los planes y protocolos correspondientes

Facilitar la transferencia técnica científica oficial e interna preliminar para el manejo

de una situación Riesgo, Emergencia y Desastres –RED-.

Monitorear el desarrollo de los fenómenos naturales, que representen una amenaza y potencial riesgo para el territorio nacional.

Mantener actualizada la información entre las Direcciones y su personal, sobre las

condiciones Climáticas, Meteorológicas, Sísmicas, y Vulcanológicas u otros, durante el uso o la activación de los equipos humanos en la respuesta operativa.

Mantener en óptimas condiciones los recursos ,equipos, y otros de Sistemas de

Monitoreo Mantener actualizados los canales internos del Centro de Operaciones de

Emergencia –COE- sobre el monitoreo de los eventos meteorológicos o de otra área de competencia.




4

Verificar con el departamento de Sistema de Información Geográfica –SIG- la generación y distribución de mapas de amenaza, vulnerabilidad, riesgo y situación del evento cuando así sea mandatario

Verificar actualizar y dar seguimiento a las condiciones del clima y otros

fenómenos que pongan en riesgo la vida humana, la comunidad y sus bienes

Participar en foros, capacitaciones, actividades internas o externas, conclaves o reuniones especiales sobre el CAMBIIO CLIMATICO, áreas técnico científicas afines al puesto y todas aquellas vinculadas al Manejo específico del Recurso Hídrico

IDENTIFICACION DE PROCESOS PROCESOS DEL OFICIAL DE MONITOREO

RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

CLASIFICACIÓN Y ANÁLISIS

DISTRIBUCIÓN Y ENVÍO




5

PROCEDIMIENTOS

PROCESOS DEL OFICIAL DE MONITOREO

PROCESO SUSTANTIVO

P R O C E D I M I E N T O S

OFICIAL Y JEFE DE LA OFICINA DE MONITOREO

PROCESOS ADJETIVOS

OFICINA DE MONITOREO DIRECCION DE RESPUESTA

ENTIDADES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES

• INGRESO DE BOLETINES Y REPORTES FUENTES

• RECOLECTAR LA INFORMACIÓN DE FUENTES OFICIALES

• BREIFING INFORMATIVO PARA TOMA DE DESICIONES

• CLASIFICACION

Y DISTRIBUCIONINTERNA




6

PROCESO PROCEDIMIENTOS CODIFICACION

RECEPCION, RECOPILACION, CLASIFICACION Y DISTRIBUCION DE INFORMACIÓN

Ingreso de boletines y reportes oficiales

Recolectar la información de fuentes oficiales

Clasificación y distribución interna

Briefings informativo para la toma de decisiones.




7

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BOLETINES Y REPORTES OFICIALES

A. OBJETO Consolidar la información técnico-científica relacionada a fenómenos naturales que puedan afectar el país, a través de los boletines de fuentes oficiales nacionales e internacionales, así como de la base de datos SECONRED para coadyuvar a las acciones de prevención, mitigacion, y respuesta, antes, durante y después de una situación RED, la que se distribuye a las autoridades internas y externas para toma de decisiones.

B. ALCANCE Todas las direcciones y unidades existentes en la estructura organizacional de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), que cuenta con acceso a la base de datos Lotus Notes, así también vía electrónica a las autoridades presidenciales y de instituciones que conforman el Sistema CONRED.

C. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo

Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Ley y Reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de

Origen Natural o Provocados, según Decreto Legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y Acuerdo Gubernativo Número 49-2012 “Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”.

Plan Nacional de Respuesta -PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.

Plan Institucional de Respuesta –PIR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Febrero 2011 y actualizado en Febrero 2011.

D. RESPONSABILIDADES Mantener al día actualizado y disponible la información o referencia sobre los fenómenos naturales, cambio climático u otros de competencia.




8

E. DEFINICIONES F. Instituciones y centros de información que figuran como fuente oficial para la

SECONRED

Instituto Nacional de Sismología, Vulcanología, Meteorología e Hidrología –INSIVUMEH-

National Oceanic and Atmospheric Administration –NOAA- Centro Nacional de Huracanes –NHC- Servicio Geológico de los Estados Unidos-USGS- Centro de control de Tsunamis del Pacífico –PTWC- Centro Sísmico GEOFÓN Servicio sísmico de México Departamento de comercio de EE.UU. -HURREVAC-

G. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Procedimientos de la Oficina de Situación Procedimientos de la Oficina de Riesgo

H. FORMATOS REQUERIDOS

Boletines especiales de acuerdo al evento Programa de trabajo DRE_2014_06_11_1 Informe Situación de Eventos Activos

I. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO INGRESO DE BOLETINES Y REPORTES OFICIALES

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficial Monitoreo

Monitoreo de las declaratorias de alertas institucionales, Públicas, Departamentales y Municipales.

Monitoreo y seguimiento constante de las condiciones del tiempo en el Trópico, Pacífico y Atlántico, en conjunto con las condiciones meteorológicas del Cono Norte.

Monitoreo y seguimiento de las temperaturas




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departamentales, como medida de prevención ante cualquier eventualidad de tipo hidrológicos e incendios.

Llevar un monitoreo y seguimiento del oleaje en el Pacífico y Atlántico.

Verificar registro del acumulado diario de lluvias a nivel nacional.

Monitorear el área volcánica (Volcán Pacaya, Volcán de Fuego, Volcán Santiaguito. Actividad sísmica local o regional.

Monitorear diariamente los lugares que representen riesgo para la población en cualquier momento.

Elaborar la Perspectiva o Consolidado 2 veces diarias, o más cuando la situación así lo exija

Monitorear las Imágenes o Cartas satelitales de incidentes activos

Enviar actualizado de las condiciones de la red vial en tiempo normal.

Oficina de Monitoreo Elabora un consolidado general de las condiciones del tiempo, monitoreo de volcánes y sismicidad, información que se transmite a las autoridades competentes

Oficial Monitoreo Recibe la información técnico-científica a través de boletines o reportes de las fuentes oficiales vía electrónica, telefónica y verbal.

Oficial Monitoreo Recopila, analiza y consolida la información antes de ser trasladada a las autoridades de toma de decisiones.

Sub-Director de Respuesta

Recibe la información impresa y verbal, autoriza la misma para que se les transmita a las autoridades superiores.

Oficial Monitoreo

Enviar el consolidado o perspectiva al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso, caso contrario se envía a autoridades de SECONRED y quien lo requiera para toma de decisiones.




10

PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO INGRESO DE BOLETINES Y REPORTES

OFICIALES

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL MONITOREO

SUB-DIRECTOR RESPUESTA

INICIO

Genera consolidados o perspectiva de información técnico-científica

Realiza monitoreos climáticos, geológicos, sísmicos e hidrológicos

Recibe la información consolidada, autoriza la distribución a las autoridades superiores

Entrega al oficial de monitoreo y archiva la información

Recibe el consolidado con la información autorizada para el enviar

Envío de consolidado sobre la situación actual del país con información sobre fenómenos naturales

Seguimiento y monitoreo a los fenómenos que representan potencial riesgo para el territorio nacional

FIN




11

PROCEDIMIENTO DE RECOLECTAR LA INFORMACIÓN DE FUENTES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS

J. OBJETO Consolidar la información técnico-científica relacionada a fenómenos naturales que puedan afectar el país, a través de los boletines de fuentes oficiales nacionales e internacionales, así como de la base de datos SECONRED para coadyuvar a las acciones de prevención, mitigacion, y respuesta, antes, durante y después de una situación RED, la que se distribuye a las autoridades internas y externas para toma de decisiones.

K. ALCANCE Todas las direcciones y unidades existentes en la estructura organizacional de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), que cuenta con acceso a la base de datos Lotus Notes, así también vía electrónica a las autoridades presidenciales y de instituciones que conforman el Sistema CONRED.

L. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo








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M. RESPONSABILIDADES Mantener al día actualizado y disponible la información o referencia sobre los fenómenos naturales, cambio climático u otros de competencia.

N. DEFINICIONES Instituciones y centros de información que figuran como fuente oficial para la SECONRED



O. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


P. FORMATOS REQUERIDOS





13

Q. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE RECOLECTAR LA INFORMACIÓN DE FUENTES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficial Monitoreo

ingresar a la Base de Datos Incidentes Lotus Notes, para conocer la información de eventos relevantes o nuevos.

Ingresar y Monitorear la página web http://www.nhc.noaa.gov/; área satelital y de boletines.

Ingresar y monitorear la página o comunicación directa con http://www.insivumeh.gob.gt/inicio.html; para la actualizar el pronóstico del tiempo, pronóstico de oleaje, boletines vulcanológicos, sismológicos, niveles de alerta de los ríos, actualizaciones del registro de lluvia y otros.

Verificar que la información analizada y verificada se sea publicada en el Documento Informe de Situación.

Comprobar la socialización del mapa de situación, y su traslado en copia al documento Informe de Situación.

Comprobar que el informe de situación sea enviado vía correo electrónico al grupo de Personal de Directores.

Dar Informe verbal (breifing) al Consejo Nacional y Directores de los eventos, incidentes e información relevante del Informe de Situación.

Dar Informe verbal (breifing) los Enlaces Institucionales en el COE Nacional , cuando activado parcial o totalmente , de eventos, incidentes e información relevante vinculadas al Informe de Situación.

Monitorear las páginas en la WEB vinculadas con condiciones ciclónicas, sísmicas, de Tsunamis, volcánicas, tomándolo como referencia y apoyo a los análisis, o discusiones en la toma de decisiones.

Participar en los Foros Climáticos, a nivel nacional o internacional para la socialización de las medidas o acuerdos , condiciones y situaciones, o pronósticos de los efectos del cambio climático




14

Oficina de Monitoreo

Recopilar Información Coordinar y distribuir de la información técnico-científica

de cualquier evento afín. Monitorear en el caso de los fenómenos que pueden ser

predecibles, y transmitir la información de la amenaza. Dar seguimiento a la evolución cuando el impacto se

haya registrado, obteniendo la información técnico científica local o externa que se posible y transmitiéndola a las autoridades de toma de decisiones.

Actuar de acuerdo a los diferentes niveles de alerta, según PIR, PNR a la hora de activarse.

Actualizar de los canales internos del COE Monitorear de los eventos meteorológicos o de otra

área de competencia. Mantener coordinación entre las direcciones y su

personal. Facilitar la transferencia de información técnico-

científica oficial o interna preliminar y verificada a los equipos de respuesta y de la activación del COE nacional, según las normas vigentes.

Mantener en óptimas condiciones los recursos, equipos y sistemas de monitoreos.

Participación y representación de CONRED –DRE- ante la comisión de Marea Roja



Oficial Monitoreo





15

R. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE RECOLECTAR LA INFORMACIÓN DE FUENTES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL MONITOREO


Revisión verificación y consolidación de la

Información

Base de Datos Bitácora

Informes

Páginas Web

Incidentes

Verificación del traslado de la Información hacia el

Documento Informe de Situación.

Informe Verbal (BREIFING)a autoridades SE-CONRED y

miembros del Consejo Nacional

Ingreso a Páginas web, extracción de la información.

FIN

INICIO




16

PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN INTERNA Y EXTERNA

OBJETO

Consolidar la información técnico-científica relacionada a fenómenos naturales que puedan afectar el país, a través de los boletines de fuentes oficiales nacionales e internacionales, así como de la base de datos SECONRED para coadyuvar a las acciones de prevención, mitigacion, y respuesta, antes, durante y después de una situación RED, la que se distribuye a las autoridades internas y externas para toma de decisiones.

S. ALCANCE Todas las direcciones y unidades existentes en la estructura organizacional de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), que cuenta con acceso a la base de datos Lotus Notes, así también vía electrónica a las autoridades presidenciales y de instituciones que conforman el Sistema CONRED.

T. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





U. RESPONSABILIDADES

Mantener al día actualizado y disponible la información o referencia sobre los fenómenos naturales, cambio climático u otros de competencia.




17

V. DEFINICIONES Instituciones y centros de información que figuran como fuente oficial para la SECONRED



W. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


X. FORMATOS REQUERIDOS





18

Y. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN INTERNA Y EXTERNA

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficial Monitoreo

Al tener la información el oficial de monitoreo procede a clasificar la información para extraer lo más relevante e importante, para luego transmitirla a las autoridades competentes para toma de decisiones. Con base en esta información lleva a cabo:

Monitorear las declaratorias de alertas institucionales, Públicas, Departamentales y Municipales.

Dar seguimiento constante de las condiciones del tiempo en el Trópico, Pacífico y Atlántico, en conjunto con las condiciones meteorológicas del Cono Norte.

Monitorear las temperaturas departamentales, como medida de prevención ante cualquier eventualidad de tipo hidrológicos e incendios.



Monitorear vulcanológico (Volcán Pacaya, Volcán de Fuego, Volcán Santiaguito. Actividad sísmica local o regional.

Monitorear diariamente de los lugares que representen riesgo para la población en cualquier momento.

Elaborar la Perspectiva o Consolidado 2 veces diarias, o más cuando la situación así lo exija

Monitorear de Imágenes o Cartas satelitales de incidentes activos

Enviar actualizado de las condiciones de la red vial en tiempo normal

Presentar un informe verbal al jefe inmediato y Autoridades Superiores en caso sea necesario, acorde a




19

la alerta vigente . Presentar la perspectiva de forma verbal al coordinador del

COE nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso .

Oficina de Monitoreo Es la encargada de mantener informado al grupo de toma de decisiones, autoridades de CONRED, presidencia, Consejo Nacional y Enlaces interinstitucionales.



Oficial Monitoreo





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Z. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN INTERNA Y EXTERNA

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL MONITOREO


Envío a través de Lotus. Notes. Correos electrónicos y Otras

Verificación ¿Confirma?

Información en formatos oficiales por cualquier medio

¿Evento Concluido?

Informan al Oficial de Servicio y al Grupo de

mandos medios NO

SI

SI

NO

FIN

INICIO




21

PROCEDIMIENTO PARA BRIEFINGS INFORMATIVO PARA LA TOMA DE DECISIONES

OBJETO

Trasladar la información consolidada de forma verbal al grupo de toma de decisiones dependiendo de la alerta declarada. En alerta color Anaranjado se brinda la información a los directores y autoridades superiores. En alerta color Rojo el breifing se da a los miembros del Consejo Nacional, Presidente de la República, autoridades de CONRED y enlaces interinstitucionales.

AA. ALCANCEDar a conocer la información sobre fenómenos naturales al Presidente y Vicepresidente de la República, autoridades de CONRED, Enlaces Interinstitucionales, miembros del Centro de Coordinación de Ayuda Humanitaria, y Cooperantes Internacionales.

BB. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





CC. RESPONSABILIDADES Mantener al día actualizado y disponible la información o referencia sobre los fenómenos naturales, cambio climático u otros de competencia.




22

DD. DEFINICIONES Instituciones y centros de información que figuran como fuente oficial para la SECONRED



EE. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


FF. FORMATOS REQUERIDOS





23

GG. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA BRIEFINGS INFORMATIVO PARA LA TOMA DE DECISIONES

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficial Monitoreo

Luego de tener la información clasificada el oficial de monitoreo procede a transmitir verbalmente a grupo de toma de decisiones, Presidencia, Consejo Nacional y Enlaces Interinstitucionales, dependiendo de la magnitud del evento el briefing se presenta a los miembros del CCAH y Cooperantes Internacionales sobre lo más relevante y posibles escenarios de potenciales riesgos que puedan afectar el territorio nacional.

Monitorear las declaratorias de alertas institucionales, Públicas, Departamentales y Municipales.

Dar seguimiento constante de las condiciones del tiempo en el Trópico, Pacífico y Atlántico, en conjunto con las condiciones meteorológicas del Cono Norte.

Monitorear las temperaturas departamentales, como medida de prevención ante cualquier eventualidad de tipo hidrológicos e incendios.



Monitorear vulcanológico (Volcán Pacaya, Volcán de Fuego, Volcán Santiaguito. Actividad sísmica local o regional.

Monitorear diariamente de los lugares que representen riesgo para la población en cualquier momento.

Elaborar la Perspectiva o Consolidado 2 veces diarias, o




24

más cuando la situación así lo exija Monitorear de Imágenes o Cartas satelitales de

incidentes activos Enviar actualizado de las condiciones de la red vial en

tiempo normal Presentar un informe verbal al jefe inmediato y

Autoridades Superiores en caso sea necesario, acorde a la alerta vigente .

Presentar la perspectiva de forma verbal al coordinador del COE nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso .

Oficina de Monitoreo Es la encargada de mantener informado al grupo de toma de decisiones, autoridades de CONRED, presidencia, Consejo Nacional y Enlaces interinstitucionales.



Oficial Monitoreo

Dar el briefing o presentación verbal al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso, caso contrario se envía a autoridades de SECONRED y quien lo requiera para toma de decisiones.




25

HH. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO PARA BRIEFINGS INFORMATIVO PARA LA TOMA DE DECISIONES

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL MONITOREO


Traslado de información verbal a autoridades CONRED,

Presidencia, Consejo Nacional

Seguimiento

Verificación Información en formatos

oficiales por cualquier medio de monitoreo

¿Evento Concluido?

Informe verbal a Enlaces Interinstitucionales

FIN

INICIO




26

ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO

DE TRANSMISIONES DE EMERGENCIA

Codificación:

CONRED-DRE- MPCTE-01-01

Versión: 01

Vigencia:

MMMMAANNNUUAAAL DDDDDDDEEEEEEEE PPPPPPPRRRRRRRRROOOOCCEEEDDDDIIIMMMMMMMMMMMMMMMIIIIIIEEEEEEENNNNTTTOS DDEEELLLL CCCCCEENNTTROO

DDDDDDDDEEEEEEEE TTTTTTTRRRRRRAAAAAANNNNNNNNNSSSSSSMMMMIISSIIOOOOONNNNNNEEEEEEEEEEESSSSSS DDDDEEE EEMEEERRRRGGGGEEENNCIIAAA

CCoCodidifififficcaacciónóóónónónónónónó ::::: COCOCOC NRRRREDEEDEDE --DDDREREREREREEREERR --- MPMPMMMPMM CTCTTEEEEE-

01001010010111---010101010

VeVVVeVeVeeVeeVersrsrsrssióióóióióión:nnn 010101011

VViViViVigegeegegeg ncncncncncncnciaiaaiaia:::::

Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED- Secretaría Ejecutiva


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICIAL DE SITUACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTO OFICIAL DE SITUACION


MP-001-2014.doc/ Osituación/3



Elaboró: OFICIALES DE SITUACION

Revisó: LICENCIADO JOSÉ TOLEDO

Visto Bueno: Ing. Alejandro Maldonado Secretario Ejecutivo CONRED







INDICE… PRESENTACION Ante la vulnerabilidad y las características del territorio nacional, derivada de su posición geográfica, es susceptible a la ocurrencia de desastres de origen natural o provocados por el hombre. Una de las finalidades del Decreto Legislativo 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, es implementar y establecer los mecanismos, procedimientos y normas que propicien la reducción de desastres; lo cual dio origen a la implementación de la Unidad del COE PERMANENTE, dentro de la Sección de Operaciones Estratégicas. Dentro de la implementación de la Unidad del COE Permanente, fue necesaria la creación de una Oficina de Situación, la cual tendrá como responsabilidad y finalidad el manejo y el análisis de la información del desarrollo de un evento, plasmada dentro del documento denominado Informe de Situación, el cual es de relevancia para la Toma de Decisiones de la Sección de Operaciones Estratégicas, o de la Dirección y Sub Dirección de Respuesta.




OBJETIVO GENERAL.

Consolidación de la Información reportada y generada de los Incidentes registrados dentro de una base de datos, generando el documento Informe de Situación, registrando en el mismo la realidad actual, en relación a los Monitoreos Climatológicos, Hidrológicos, Sismológicos, Vulcanológicos, De Riesgo, Declaratorias de Alertas, Activaciones de COES, Existencias de Recursos en los CRIS, Albergues Habilitados, Personas Albergadas, Datos Estadísticos de daños a personas, viviendas e infraestructura del Territorio Nacional.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecimiento de un Informe de Situación en el cual se enfoque por resultados, la ocurrencia de un evento, qué probabilidad de ocurrencia, impacto, análisis cuantitativo, análisis cualitativo y de todos aquellos conceptos fundamentales en el manejo de los eventos a fin de unificar criterios para una rápida toma de decisiones.

Socializar los aspectos de mayor relevancia o impacto con todos los integrantes de

su proceso,

Establecer el tiempo en el cual se debe recolectar toda la información concerniente a los eventos.

Elaborar dos informes sobre la situación actual del país, un mapa de situación de

incidentes activos y uno de red vial en tiempo normal o de prevención. Así como, los que especifique el Plan Institucional de respuesta -PIR- cuando sea activado.

Presentar un informe verbal al jefe inmediato o su representante en caso sea necesario, toda vez se declarada alerta color verde o amarillo. Cuando se declare alerta color anaranjado o rojo institucional, realizar la presentación verbal al coordinador del COE nacional y enlaces Institucionales.




Llevar el registro, monitoreo y seguimiento de los eventos Geológicos, Hidrometeorológicos y Socio-organizativos que se den a nivel nacional.

Elaborar los formatos para la solicitud y el traslado de la información, los cuales deben ser actualizados constantemente.

Elaborar los informes estadísticos que sean solicitados por el Director, sub-director y direcciones internas de la SECONRED e instituciones externas.

Conocimiento y manejo del equipo de trabajo (Base de Datos Incidentes), y el COE nacional.

IDENTIFICACION DE PROCESOS PROCESO ELABORACION DEL INFORME DE SITUACION

MONITOREAR DE ALERTAS INSTITUCIONALES, DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y COES ACTIVOS

CONSOLIDAR ESTADISTICAS DE EVENTOS ACTIVOS

MONITOREAR EVENTOS HIDROLOGICOS, GEOLOGICOS Y SISMICA NACIONALES Y FENOMENOS EN AMBOS LITORALES

ENVÍO DEL INFORME DE SITUACIÓN Y BRIEFING A AUTORIDADES SUPERIORES




ELABORACIÓN DEL MAPA DE SITUACIÓN

PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR INFORME DE SITUACIÓN

PROCESO SUSTANTIVO


OFICIALES DE SITUACIÓN

PROCESOS ADJETIVOS

UNIDAD DE SITUACION, OFICINA DE MONITOREO DIRECCION DE RESPUESTA


VERIFICAR EL TIPO DE LA DECLARATORIA DE ALERTA POR CUALQUIER TIPO DE FENOMENO NATURAL O ANTROPICO QUE REPRESENTE UNA AMENAZA PARA EL PAIS

VERIFICAR Y CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LA BASE DE DATOS

TRASLADAR EL INFORME DE SITUACION POR LOS MEDIOS YA ESTABLECIDOS

PROCESAR BOLETINES E INOFRMACIÓN DE LAS PAGINAS WEB SOBRE MONITOREOS DE SISMOLOGÍA, VULCANOLOGÍA, METEOROLOGÍA E HIDROLOGÍA Y FENÓMENOS EN LOS OCÉANOS PACÍFICO Y ATLANTICO.




PROCESO PROCEDIMIENTOS CODIFICACION

PROCESO ELABORACION DEL INFORME DE SITUACION

VERIFICAR EL TIPO DE LA DECLARATORIA DE ALERTA POR CUALQUIER TIPO DE FENOMENO NATURAL O ANTROPICO QUE REPRESENTE UNA AMENAZA PARA EL PAIS

VERIFICAR Y CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LA BASE DE DATOS

PROCESAR BOLETINES E INOFRMACIÓN DE LAS PAGINAS WEB SOBRE MONITOREOS DE SISMOLOGÍA, VULCANOLOGÍA, METEOROLOGÍA E HIDROLOGÍA

TRASLADO DEL INFORME DE SITUACION POR LOS MEDIOS YA ESTABLECIDOS




PROCEDIMIENTO DE VERIFICAR EL TIPO DE LA DECLARATORIA DE ALERTA POR CUALQUIER TIPO DE FENOMENO NATURAL O ANTROPICO QUE REPRESENTE UNA AMENAZA PARA EL PAIS A. OBJETO

Mantener el informe de situación actualizado según tipo de alerta que La Secretaría Ejecutiva de CONRED y el Consejo Nacional declaren ante una situación Riesgo, Emergencia o Desastre –RED-.

B. ALCANCE La actualización de las alertas son reflejadas dentro del informe de situación, este es compartido con diferentes autoridades dentro de la institución, así como al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

C. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





D. RESPONSABILIDADES Verificar continuamente las alertas para la actualización del informe de situación con el fin de que el mismo se envié en tiempo real.




E. DEFINICIONES Estado declarado con el fin de tomar precauciones o acciones específicas, debido a la presencia o inminente impacto de un evento adverso –Alerta-

Centro de Operaciones de Emergencia –COE- Sistema de manejo de información en caso de emergencia o desastre. -SISMICEDE-

Técnicos en Clasificación e Información –TCI- Centro de Transmisiones de Emergencia –CTE-

TERMINOLOGÍA METEOROLÓGICA



. F. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Procedimientos de Radio Operadores. Procedimientos de Oficial de Servicio. Procedimientos de TCI. Procedimientos de la Oficina de Situación. Procedimientos Sub-Director de Respuesta

G. FORMATOS REQUERIDOS

Boletines especiales de acuerdo al evento. Programa de trabajo DRE_2014_06_11_1 Informe Situación de Eventos Activos.




DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE VERIFICAR EL TIPO DE LA DECLARATORIA DE ALERTA POR CUALQUIER TIPO DE FENOMENO NATURAL O ANTROPICO QUE REPRESENTE UNA AMENAZA PARA EL PAIS

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficina de Situación

Verificar la información a través de radio operadores quienes mantiene comunicación con autoridades de campo (Delegados) sobre el monitoreo previo de las Alertas declaradas y COE’s activos dentro de su jurisdicción e ingresarlas en la base Bitácora.

Oficial de Situación Clasificar, verificar y ordenar la información de alertas y COE’s activos, ingresada en la base de datos SISMICEDE.

Oficial de Situación Consolidar la información ingresada en la base de datos para la extracción de la misma en una forma ordenada de manera entendible en un informe de situación.

Oficial de Situación

Plasmar en el informe de situación el detalle de las alertas municipales, departamentales, institucional y publica, toda vez este confirmada la información y enviar a las autoridades de SECONRED y al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.






DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: VERIFICAR EL TIPO DE LA DECLARATORIA DE ALERTA POR CUALQUIER TIPO DE FENOMENO NATURAL O ANTROPICO QUE REPRESENTE UNA AMENAZA PARA EL PAIS

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL SITUACION


INICIO

Plasmar en el informe de situación el detalle de las alertas municipales, departamentales, institucional y publica, toda vez este confirmada la información.

Clasificar, verificar y ordenar la información de alertas y COE’s activos, ingresada en la base de datos SISMICEDE.

Consolidar la información ingresada en la base de datos para la extracción de la misma en una forma ordenada de manera entendible en un informe de situación.


Revisar y archivar el informe, enviar el documento al oficial de situación para su distribución.

Enviar a las autoridades de SECONRED y al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

FIN




PROCEDIMIENTO VERIFICAR Y CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LA BASE DE DATOS

H. OBJETIVO Actualizar el informe de situación con los datos estadísticos, reales y verificados, toda vez dicha información este ingresada en la Base de Datos Incidentes se SECONRED.

I. ALCANCE El informe de situación actualizado con los datos estadísticos, es compartido con diferentes autoridades dentro de la institución, así como al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

J. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





K. RESPONSABILIDADES Verificar continuamente el ingreso de la información de los cuadros e informes de

situación que los delegados envían sobre el incidente. Revisar los informes y cuadros de situación y compararlo con los datos de la base

de datos si coinciden se le da verificado al incidente dentro de la misma base de datos.

Elaborar el informe de situación de acuerdo a la información verificada e ingresada a la base de datos.




L. DEFINICIONES Estado declarado con el fin de tomar precauciones o acciones específicas, debido a la presencia o inminente impacto de un evento adverso –Alerta-


Técnicos en Clasificación e Información –TCI- Centro de Transmisiones de Emergencia –CTE-




. M. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


N. FORMATOS REQUERIDOS






PROCEDIMIENTO VERIFICAR Y CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LA BASE DE DATOS

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficina de Situación Verificar y consolidar la información detallando la cantidad de personas, infraestructura y vivienda que han sufrido daño por un fenómeno natural o antrópico.

Oficial de Situación Clasificar, verificar y ordenar la información estadística de personas, infraestructura y vivienda que ya haya sido ingresada en la base de datos SISMICEDE.

Oficial de Situación Consolidar la información ingresada en la base de datos para la extracción de la misma de forma ordenada de manera entendible en un informe de situación.








DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO VERIFICAR Y CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE LA BASE DE DATOS

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL SITUACION


INICIO

Plasmar en el informe de situación el detalle de las alertas municipales, departamentales, institucional y publica, toda vez este confirmada la información.

Clasificar, verificar y ordenar la información de alertas y COE’s activos, ingresada en la base de datos SISMICEDE.

Consolidar la información ingresada en la base de datos para la extracción de la misma en una forma ordenada de manera entendible en un informe de situación.




FIN




PROCEDIMIENTO DE PROCESAR BOLETINES E INOFRMACIÓN DE LAS PAGINAS WEB SOBRE MONITOREOS DE SISMOLOGÍA, VULCANOLOGÍA, METEOROLOGÍA E HIDROLOGÍA Y FENOMENOS EN LOS LITORALES.

O. OBJETIVO Actualizar continuamente el informe de situación con los datos verificados por parte del Instituto Nacional de Sismología, Vulcanología, Meteorología e Hidrología –INSIVUMEH-, a través del monitoreo constante de boletines y página web de los Ríos arriba de su nivel de alerta, lluvia acumulada de un día anterior, sismos o terremotos y las erupciones volcánicas de los colosos activos en el país y los fenómenos que se estén dando en los litorales Pacífico y Atlántico.

P. ALCANCE El informe de situación actualizado con los datos estadísticos, es compartido con diferentes autoridades dentro de la institución, así como al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

Q. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo








R. RESPONSABILIDADES Verificar continuamente el ingreso de la información por medio de boletines

oficiales por parte de INSIVUMEH, sobre meteorológicos especiales, hidrológicos, vulcanológicos especiales por lahar, sismológicos especiales e informativos como calidad del aire y Cambio Climático.

Revisar la página web del INSIVUMEH, sobre Pronóstico del Tiempo, Temperaturas en el país, acumulado de lluvias, ríos arriba de su nivel de alerta, altura de oleaje en los litorales, los sismos registrados y sensibles.

Revisar constantemente las páginas web internacionales sobre tormentas y huracanes en los Océanos Pacífico y Atlántico y perspectiva ENOS (Fenómeno del niño).

Mantener comunicación directa con el departamento SAT de la Dirección de Mitigación sobre los ríos más caudalosos del país y las comunidades que pueden resultar afectadas por un desbordamiento.

Elaborar el informe de situación de acuerdo a la información verificada con las fuentes oficiales para la SECONRED.

S. DEFINICIONES

Estado declarado con el fin de tomar precauciones o acciones específicas, debido a la presencia o inminente impacto de un evento adverso –Alerta-


Técnicos en Clasificación e Información –TCI- Centro de Transmisiones de Emergencia –CTE- ENOS Fenómeno del Niño por sus siglas en ingles



National Oceanic and Atmospheric Administration –NOAA- por sus siglas en ingles Centro Nacional de Huracanes –NHC- por sus siglas en ingles Servicio Geológico de los Estados Unidos-USGS- por sus siglas en ingles Centro de control de Tsunamis del Pacífico –PTWC- por sus siglas en ingles Centro Sísmico GEOFÓN




Servicio sísmico de México Departamento de comercio de EE.UU. -HURREVAC-

. T. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


U. FORMATOS REQUERIDOS



PROCESAR BOLETINES E INOFRMACIÓN DE LAS PAGINAS WEB SOBRE MONITOREOS DE SISMOLOGÍA, VULCANOLOGÍA, METEOROLOGÍA E HIDROLOGÍA Y FENÓMENOS EN LOS OCÉANOS PACÍFICO Y ATLANTICO.

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficina de Situación Verificar y consolidar la información Sismológica, Vulcanológica, Meteorológica e Hidrológica y de los fenómenos en los litorales.


Clasificar, verificar la información sobre boletines meteorológicos especiales, hidrológicos, vulcanológicos especiales por lahar, sismológicos especiales e informativos como calidad del aire y Cambio Climático y de Pronóstico del Tiempo, Temperaturas en el país, acumulado de lluvias, ríos arriba de su nivel de alerta, altura de oleaje en los litorales, los sismos registrados y sensibles, también tormentas y




huracanes en los Océanos Pacífico y Atlántico y perspectiva ENOS (Fenómeno del niño).


Mantener comunicación directa con el departamento SAT de la Dirección de Mitigación sobre los ríos más caudalosos del país y las comunidades que pueden resultar afectadas por un desbordamiento.








DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: PROCESAR BOLETINES E INOFRMACIÓN DE LAS PAGINAS WEB SOBRE MONITOREOS DE SISMOLOGÍA, VULCANOLOGÍA, METEOROLOGÍA E HIDROLOGÍA Y FENÓMENOS EN LOS OCÉANOS PACÍFICO Y ATLANTICO.

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL SITUACION


INICIO

Verificar y consolidar la información Sismológica, Vulcanológica, Meteorológica e Hidrológica y de los fenómenos en los litorales.

Clasificar, verificar la información sobre boletines meteorológicos especiales, hidrológicos, vulcanológicos especiales por lahar, sismológicos especiales e informativos como calidad del aire y Cambio Climático y de Pronóstico del Tiempo, Temperaturas en el país, acumulado de lluvias, ríos arriba de su nivel de alerta, altura de oleaje en los litorales, los sismos registrados y sensibles, también tormentas y huracanes en los Océanos Pacífico y Atlántico y perspectiva ENOS (Fenómeno del niño).




FIN

Mantener comunicación directa con el departamento SAT de la Dirección de Mitigación sobre los ríos más caudalosos del país y las comunidades que pueden resultar afectadas por un




PROCEDIMIENTO DE TRASLADAR EL INFORME DE SITUACION POR LOS MEDIOS YA ESTABLECIDOS

V. OBJETIVO Mantener informados al grupo de toma de decisiones y autoridades internas y externas entre ellas al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso, de lo que acontece a nivel nacional ya sea por sismología, vulcanología, meteorología e hidrología y fenómenos naturales en los Océanos Pacífico y Atlántico.

W. ALCANCE Mantener el informe de situación actualizado con los datos estadísticos, es compartido con diferentes autoridades dentro de la institución, así como al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

X. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo








Y. RESPONSABILIDADES Verificar que el documento haya sido enviado a las personas que lo requieren Presentar de forma verbal e impresa el informe de situación Mantener el informe actualizado para entregarlo en cualquier momento que lo

soliciten.

Z. DEFINICIONES Estado declarado con el fin de tomar precauciones o acciones específicas, debido a la presencia o inminente impacto de un evento adverso –Alerta-


Técnicos en Clasificación e Información –TCI- Centro de Transmisiones de Emergencia –CTE- ENOS Fenómeno del Niño por sus siglas en ingles



National Oceanic and Atmospheric Administration –NOAA- por sus siglas en ingles Centro Nacional de Huracanes –NHC- por sus siglas en ingles Servicio Geológico de los Estados Unidos-USGS- por sus siglas en ingles Centro de control de Tsunamis del Pacífico –PTWC- por sus siglas en ingles Centro Sísmico GEOFÓN Servicio sísmico de México Departamento de comercio de EE.UU. -HURREVAC-

. AA. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS





BB. FORMATOS REQUERIDOS Boletines especiales de acuerdo al evento. Programa de trabajo DRE_2014_06_11_1 Informe Situación de Eventos Activos.


PROCEDIMIENTO DE TRASLADAR EL INFORME DE SITUACION POR LOS MEDIOS YA ESTABLECIDOS

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficina de Situación

Responsable de entregar el informe actualizado con declaratorias de alertas a nivel institucional, publica, departamental y municipal. Así como los datos estadísticos de los incidentes registrados en la base de datos, también los monitoreos meteorológicos, vulcanológicos, hidrológicos, sismológicos y fenómenos que se desarrollen en los litorales.


Verificar que el informe de situación contenga la información requerida y ya establecida sobre datos estadísticos de los incidentes registrados en la base de datos y boletines meteorológicos especiales, hidrológicos, vulcanológicos especiales por lahar, sismológicos especiales e informativos como calidad del aire y Cambio Climático y de Pronóstico del Tiempo, Temperaturas en el país, acumulado de lluvias, ríos arriba de su nivel de alerta, altura de oleaje en los litorales, los sismos registrados y sensibles, también tormentas y huracanes en los Océanos Pacífico y Atlántico y perspectiva ENOS (Fenómeno del niño).






DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE TRASLADAR EL INFORME DE SITUACION POR LOS MEDIOS YA ESTABLECIDOS

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL SITUACION


INICIO

Responsable de entregar el informe actualizado con declaratorias de alertas a nivel institucional, publica, departamental y municipal. Así como los datos estadísticos de los incidentes registrados en la base de datos, también los monitoreos meteorológicos, vulcanológicos, hidrológicos, sismológicos y fenómenos que se desarrollen en los litorales.

Verificar que el informe de situación contenga la información requerida y ya sobre boletines meteorológicos especiales, hidrológicos, vulcanológicos especiales por lahar, sismológicos especiales e informativos como calidad del aire y Cambio Climático y de Pronóstico del Tiempo, Temperaturas en el país, acumulado de lluvias, ríos arriba de su nivel de alerta, altura de oleaje en los litorales, los sismos registrados y sensibles, también tormentas y huracanes en los Océanos Pacífico y Atlántico y perspectiva ENOS (Fenómeno del niño).


Revisar y archivar el informe, enviar el documento al oficial de situación para su distribución. Enviar a las autoridades de SECONRED y al

coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

FIN




PROCESO ELABORACIÓN DE MAPAS DE SITUACIÓN

EXTRAER INFORMACIÓN GEOGRÁFICA DE LA BASE DE DATOS INCIDENTES A FORMATO EXCEL.

IMPORTAR INFORMACIÓN GEOGRÁFICA DEL FORMATO EXCEL AL PROGRAMA ARCGIS.

CONVERTIR EL DOCUMENTO A FORMATO JPEG.

EXPORTAR EL DOCUMENTO EN FORMATO JPEG AL INFORME DE SITUACIÓN.




PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR MAPA DE SITUACIÓN

ELABORACION DE MAPA DE SITUACIÓN

PROCESO SUSTANTIVO


OFICIAL DE SITUACIÓN Y JEFE DE LA OFICINA DE MONITOREO

PROCESOS ADJETIVOS

UNIDAD D SITUACION




EXPORTAR EL DOCUMENTO EN FORMATO JPEG AL INFORME DE SITUACIÓN.





PROCESO PROCEDIMIENTOS CODIFICACIÓN

PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR MAPA DE SITUACIÓN




EXTRAER EL DOCUMENTO EN FORMATO JPEG AL INFORME DE SITUACIÓN.




PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR MAPA DE SITUACIÓN

CC. OBJETO

Mantener el informe de situación actualizado y plasmar dentro de él, los dos tipos de mapas que maneja la oficina de situación (Eventos Activos y Red Vial) con los incidentes en tiempo real con su respectiva etiqueta y ubicación así mismo siendo identificados por una simbología.

DD. ALCANCE La actualización de los mapas de situación son reflejadas dentro del informe de situación, este es compartido con diferentes autoridades dentro de la institución, así como al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

EE. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





FF.RESPONSABILIDADES El oficial de situación es el encargado de la creación y actualización de los mapas de situación en alerta color verde y amarillo, se cuenta con el apoyo del departamento del SIG quien en alerta anaranjada y roja brinda el apoyo de los mismos para el avance y actualización del informe de situación de manera eficaz.




GG. DEFINICIONES



Técnicos en Clasificación e Información –TCI- Centro de Transmisiones de Emergencia –CTE- Sistema de información Geográfica -SIG-




. HH. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Procedimientos de Radio Operadores. Procedimientos de Oficial de Servicio. Procedimientos de TCI. Procedimientos de la Oficina de Situación. Procedimientos Departamento SIG Procedimientos Sub-Director de Respuesta

II. FORMATOS REQUERIDOS






PROCEDIMIENTO: EXPORTAR INCIDENTES DE LA BASE DE DATOS A HOJA EXCEL

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD

Oficina de Situación Encargada de la elaboración de los mapas de situación para la mayor actualización del informe de situación.


Exportar de los incidentes de la base de datos SISMICEDE, a una hoja Excel conlleva procedimientos entre los cuales están: identificar los incidentes que se necesitan plasmar, buscar e ingresar coordenadas del incidente (Si en un dado caso, no cuentan con la misma) se ordena identificando el lugar, nombre del evento y coordenadas.

Oficial de Situación Finalizada la elaboración del mapa de situación, se exporta en formato Jpg y se ingresa en el informe de situación para el envió respectivo a las autoridades establecidas.






DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: PARA LA ELABORACION MAPAS DE SITUACION

UNIDAD O PUESTO

OFICIAL SITUACION


INICIO

Encargada de la elaboración de los mapas de situación para la mayor actualización del informe de situación

Exportar de los incidentes de la base de datos SISMICEDE, a una hoja Excel conlleva procedimientos entre los cuales están: identificar los incidentes que se necesitan plasmar, buscar e ingresar coordenadas del incidente (Si en un dado caso, no cuentan con la misma) se ordena identificando el lugar, nombre del evento y coordenadas.


Archivar el informe, enviar el documento al oficial de situación para su distribución.


FIN




PROCEDIMIENTO IMPORTAR EXCEL DESDE ARCGIS Y PLOTEAR LOS INCIDENTES DENTRO DE LA PLANTILLA DEL MAPA JJ. OBJETO


KK. ALCANCE La actualización de los mapas de situación son reflejadas dentro del informe de situación, este es compartido con diferentes autoridades dentro de la institución, así como al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

LL.REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





MM. RESPONSABILIDADES El oficial de situación es el encargado de la creación y actualización de los mapas de situación en alerta color verde y amarillo, se cuenta con el apoyo del departamento del SIG quien en alerta anaranjada y roja brinda el apoyo de los mismos para el avance y actualización del informe de situación de manera eficaz.




NN. DEFINICIONES







. OO. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


PP. FORMATOS REQUERIDOS






PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN MAPAS DE SITUACION

UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD



La exportación de la hoja de Excel, en el cual se encuentran los incidentes a plotear en el programa de ArcGIS, se exportan de una manera ordenada y con un conocimiento básico sobre el manejo de las herramientas y del programa como tal, mediante este procedimiento podemos obtener la cantidad de incidentes a reflejar dentro del mapa como su ubicación la cual se localiza por medio de las coordenadas, también se identifica el tipo de incidente que es (Deslizamiento, hundimiento, inundación, sismo etc)

Oficial de Situación Finalizada la elaboración del mapa de situación, se exporta en formato Jpg y se ingresa en el informe de situación para el envió respectivo a las autoridades establecidas.






DIAGRAMA DE FLUJO


UNIDAD O PUESTO

OFICIAL SITUACION


INICIO


La exportación de la hoja de Excel, en el cual se encuentran los incidentes a plotear en el programa de ArcGIS, se exportan de una manera ordenada y con un conocimiento básico sobre el manejo de las herramientas y del programa como tal, mediante este procedimiento podemos obtener la cantidad de incidentes a reflejar dentro del mapa como su ubicación la cual se localiza por medio de las coordenadas, también se identifica el tipo de incidente que es (Deslizamiento, hundimiento, inundación sismo etc)




FIN




PROCEDIMIENTO CREAR FORMATO A PANTILLA CON TODOS LOS ELEMENTOS BASICOS DEL MAPA Y ETIQUETAR INCIDENTES QQ. OBJETO


RR. ALCANCE La actualización de los mapas de situación son reflejadas dentro del informe de situación, este es compartido con diferentes autoridades dentro de la institución, así como al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

SS. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





TT.RESPONSABILIDADES El oficial de situación es el encargado de la creación y actualización de los mapas de situación en alerta color verde y amarillo, se cuenta con el apoyo del departamento del SIG quien en alerta anaranjada y roja brinda el apoyo de los mismos para el avance y actualización del informe de situación de manera eficaz.




UU. DEFINICIONES







. VV. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


WW. FORMATOS REQUERIDOS







UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD



El formato del cuerpo del mapa de situación debe llevar las partes fundamentales de un mapa () el mapa debe ser entendible tanto en la simbología como la estructura, se debe de ampliar el área en donde se encuentren los incidente a tal manera que se pueda identificar las partes que son importantes del mapa, posterior a esto se tiene que plotear los incidentes a cada uno de ellos se le identifica con una simbología las cuales puede variar tamaño y color, teniendo esto se procede a la etiqueta del incidente el cual muestra el nombre del incidente (Comunidad, caserío, Parcelamiento, aldea o kilometro) todos estos pasos proporciona una manera apropiada para la lectura del mapa y sus componentes los cuales forman parte de la estructura del mapa.

Oficial de Situación Finalizada la elaboración del mapa de situación, se exporta en formato Jpg y se ingresa en el informe de situación para él envió respectivo a las autoridades establecidas.






DIAGRAMA DE FLUJO


UNIDAD O PUESTO

OFICIAL SITUACION


INICIO


El formato del cuerpo del mapa de situación debe llevar las partes fundamentales de un mapa () el mapa debe ser entendible tanto en la simbología como la estructura, se debe de ampliar el área en donde se encuentren los incidente a tal manera que se pueda identificar las partes que son importantes del mapa, posterior a esto se tiene que plotear los incidentes a cada uno de ellos se le identifica con una simbología las cuales puede variar tamaño y color, teniendo esto se procede a la etiqueta del incidente el cual muestra el nombre del incidente (Comunidad, caserío, Parcelamiento, aldea o kilometro) todos estos pasos proporciona una manera apropiada para la lectura del mapa y sus componentes los cuales forman parte de la estructura del mapa.




FIN




PROCEDIMIENTO EXPORTAR EL MAPA EN FORMATO JPG Y SE INGRESA DENTRO DEL INFORME DE SITUACIÓN XX. OBJETO


YY. ALCANCE La actualización de los mapas de situación son reflejadas dentro del informe de situación, este es compartido con diferentes autoridades dentro de la institución, así como al coordinador del COE nacional, Consejo Nacional y enlaces Institucionales, cuando se active el PIR o PNR según el caso.

ZZ. REFERENCIAS Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo





AAA. RESPONSABILIDADES El oficial de situación es el encargado de la creación y actualización de los mapas de situación en alerta color verde y amarillo, se cuenta con el apoyo del departamento del SIG quien en alerta anaranjada y roja brinda el apoyo de los mismos para el avance y actualización del informe de situación de manera eficaz.




BBB. DEFINICIONES







. CCC. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS


DDD. FORMATOS REQUERIDOS







UNIDAD/PUESTO

ACTIVIDAD



Cuando se finaliza la extracción de los incidentes de la base de datos SISMICEDE y estructura del formato del mapa de situación, se procede a finalizar el mapa importándolo desde ArcGIS en formato JPG para poder implementar el mismo dentro del informe de situación.

Oficial de Situación Finalizada la elaboración del mapa de situación, se exporta en formato Jpg y se ingresa en el informe de situación para él envió respectivo a las autoridades establecidas.






DIAGRAMA DE FLUJO


UNIDAD O PUESTO

OFICIAL SITUACION


INICIO


Cuando se finaliza la extracción de los incidentes de la base de datos SISMICEDE y estructura del formato del mapa de situación, se procede a finalizar el mapa importándolo desde ArcGIS en formato JPG para poder implementar el mismo dentro del informe de situación.




FIN




ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA JEFATURA DE RESPUESTA

CODIFICACIÓN: CONRED-DRE-MP-JR-01 Versión: 1a. Vigencia: Página 1 de 87


-DIRECCION DE RESPUESTA-




Elaboró: Fernan Rosales / Xavier Hermosilla Administradores de Emergencias

Revisó:

Visto Bueno:

Autorizó:

No. de Revisión: Fecha de Revisión: Consideración del Cambio en el Documento:



ÍNDICE Presentación I Objetivo General II Objetivo Especifico III Alcance IV Referencias V Responsabilidades VI Definiciones VII Interacción con otros Procedimientos VIII Políticas IX Formatos Requeridos X Descripción del Procedimiento para el Control de Actividades de la Jefatura de Respuesta XI Diagrama de Flujo



PRESENTACION

El presente Manual de Procedimientos describe las actividades de la Jefatura de Respuesta

las cuales están orientadas a la temática de gestión integral del riesgo con el objetivo de

minimizar los impactos de una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre –RED- y con esto

salvaguardar la vida humana. Es importante resaltar el manejo de la información de las

acciones implementadas para la evaluación de procesos y el control interno de la jefatura.

Por ser un documento de consulta, esta sujeto a actualizaciones y mejoras constantemente,

cada vez que sea necesario o exista alguna modificación dentro de los procedimientos de la

Jefatura en mención.



OBJETIVO GENERAL Incrementar la productividad de la Jefatura de Respuesta estableciendo funciones,

asignando actividades, procedimientos y obligaciones técnico-operativas; tomando en

cuenta las acciones que se puedan presentar en situación RED, de acuerdo a los

lineamientos que la Secretaría Ejecutiva de CONRED establece para estos casos.



Proceso Procedimientos Codificación

Fortalecimiento y control de las actividades de los administradores de emergencia en la instalación de capacidades de respuesta en los diferentes niveles descritos en la ley de CONRED 109-96.

Realización de cronograma de actividades de administradores de emergencia de cumplimiento a corto y mediano plazo.

MP-JR-PRCAAECCMP-02

Coordinar la creación, revisión y actualización de herramientas de preparación para la respuesta.

MP-JR-PCCRAHPR-03

Asesoria en los niveles local, municipal, departamental, nacional, sectorial, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales en la planificación de ejercicios de simulación y simulacro

MP-JR-PANLMDNSOGNGPESS-04

Asesoría a instituciones gubernamentales y del sector privado en la elaboración de planes de evacuación y respuesta.

MP-JR-AIGSPEPER-05

Asesoría en la actualización de planes y protocolos de respuesta, en los niveles municipal, departamental y nacional.

MP-JR-AAPPRNMDN-06

Asesorar Mesas Técnicas de Trabajo en los niveles Municipal, Departamental, Nacional y ONG en la administración estratégica en Situaciones RED.

MP-JR-AMTTMDNOAESRED-07

Organizar y planificar procesos de preparación teórico-prácticos para la instalación de capacidades de respuesta.

MP-JR-OPPPTPICR-08

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE

ADMINISTRADORES DE EMERGENCIA DE CUMPLIMIENTO A CORTO Y MEDIANO PLAZO

CODIFICACIÓN: CONRED-DRE-MP-JR-

PRCAAECCMP-02 Versión: 1a. Vigencia: Página 7 de 87

I. Objetivo

Planificar y dar seguimiento a las actividades de los Administradores de Emergencia a

corto y mediano plazo, así como el uso y optimización del recurso material en el

cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.

II. Objetivos Específicos

Planificar, dar seguimiento y evaluar procesos o actividades de la Jefatura de

Respuesta a corto y mediano plazo.

Generar matriz para la evaluación del cumplimiento de procesos o actividades de

los Administradores de Respuesta.

III. Alcance

Aplica a la Jefatura de Respuesta y Administradores de Emergencia, en el análisis y

actualización de funciones y responsabilidades del manual de procedimientos.





IV. Referencia


Legislativo No. 18-93.

Decreto Ley 109-96 de la Coordinadora Nacional para la Reducción a Desastres y su

Acuerdo Gubernativo 43-2000.


Origen Natural o Provocado, según Acuerdo Gubernativo No. 49-2012.

Plan Nacional de Respuesta –PNR-.

Protocolo Nacional por Amenazas Geológicas.

Protocolo Nacional por Amenazas Hidrometeorologicas.

Protocolo Nacional por Amenazas Químicas.

Protocolo Nacional por Amenazas Sanitarias.

Protocolo Nacional por Amenazas Socio-Organizativas.

Plan Institucional de Respuesta -PIR- de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED.

Guía para la planificación, elaboración y ejecución de ejercicios de Simulación y

Simulacro.

Guía para el manejo de formularios de Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades

–EDAN-.





Guía para manejo del formato de Evaluación de Edificios de uso público.

Guía para el manejo de Evaluación Rápida de Daño en Edificaciones.

Guía para la utilización del Cuadro de Situación.

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Familiar.

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Local.

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Municipal.

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Departamental.

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Regional.

Guía para la elaboración del Plan Institucional de Respuesta.

Guía para la Elaboración del Plan Empresarial de Respuesta.

Guía de Señalización de Ambientes y Equipos de Seguridad.

Sistema de Evacuación Sectorial.

Sistema de Evacuación Territorial.

Manual de Señalización para procesos de evacuación.

V. Responsabilidades

Realizar cronograma de actividades de Administradores de Emergencia con fechas

de cumplimiento a corto y mediano.

Generar formulario de evaluación de cumplimiento de funciones y

responsabilidades de Administradores de Emergencia.





Realizar informe anual sobre productos alcanzados en relación a esté

procedimiento.

VI. Definiciones

Asesoría Técnica: Actividad mediante la cual se brindara el apoyo necesario a las

instituciones gubernamentales y del sector privado que así lo requieran, para que

puedan desarrollarse las diferentes actividades de consulta a través del trabajo que

la asesoría en cuestión sea solicitada.

Guía Técnica: En términos generales será toda aquella asesoría que tiene por

objetivo conducir, encaminar y dirigir los procedimientos, planes, acciones y

actividades que se puedan presentar en una situación de Riesgo, Emergencia o

Desastre -RED- según lineamientos que la Secretaría Ejecutiva de CONRED establece

para estos casos.

Acción: Efecto o resultado de hacer.

Administración: Componente del sistema social constituido por el planeamiento, la

organización, la dirección y el control de las actividades de una institución o grupo,

para alcanzar sus objetivos.

Amenaza: Evento físico (potencialmente perjudicial), fenómeno y/o actividad

humana que puede causar la muerte o lesiones, daños materiales, interrupción de la

actividad social y económica o degradación ambiental. Estos eventos pueden





componerse de condiciones latentes y pueden tener diferentes orígenes: natural

(geológico, hidro-meteorológico, biológico) o antrópico (degradación ambiental,

amenazas tecnológicas). Las amenazas pueden ser individuales, combinadas o

secuenciales en su origen y efectos. Cada una de ellas se caracteriza (y expresa) por

su localización (temporal y espacial), magnitud o intensidad, frecuencia y

probabilidad.

Atención: Dar respuesta a través de una acción.

Coordinación: Acción que implica hacer funcionar efectiva, oportuna y

armónicamente, procesos o actividades.

Coordinadora Local (COLRED): Son entes de coordinación y supervisión del manejo

de emergencias y desastres en todas sus etapas a nivel local.

Coordinadora Municipal (COMRED): Son entes de coordinación y supervisión del

manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas a nivel municipal.

Coordinadora Departamental (CODRED): Son entes de coordinación y supervisión del

manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas a nivel departamental.

Coordinadora Nacional (CONRED): Son entes de coordinación y supervisión del





manejo de emergencias y desastres en todas sus etapas a nivel nacional.

Desastre: Interrupción seria del funcionamiento de una comunidad o sociedad que

causa pérdidas humanas y/o importantes pérdidas materiales, económicas o

ambientales; que exceden la capacidad de la comunidad o sociedad afectada para

hacer frente a la situación utilizando sus propios recursos. Un desastre es función del

proceso de riesgo. Resulta de la combinación de amenazas, condiciones de

vulnerabilidad e insuficiente capacidad o medidas para reducir las consecuencias

negativas y potenciales del riesgo.

Emergencia: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios y el

ambiente, causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que

la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin.

Plan: Conjunto de objetivos, estrategias, actividades y medios que deben alcanzarse

en un plazo dado.

Plan Operativo: Concreta la acción estratégica de la Institución en un conjunto de

objetivos y productos a los cuales se les asegura los recursos presupuestarios

necesarios para su ejecución en un período dado, generalmente por un año.

Planes de Respuesta: Componente del Plan de emergencia que contiene los

procedimientos para la pronta respuesta en caso de emergencia y/o desastre.





Plan de Respuesta a Emergencias: Documento que establece las responsabilidades,

procedimientos y normas que ante un evento adverso permite administrar de manera

efectiva y eficiente todos los recursos de una comunidad, para la pronta respuesta

en caso de emergencia y/o desastre.

Planificación para Emergencia: En plan general deberá contener una serie de cuatro

fases como mínimo: Prevención, Mitigación, Preparación, Respuesta y Recuperación

(Reconstrucción). Cada una de ellas representa un conjunto de actividades que pasan

a la siguiente fase. Solamente el conjunto de éstas constituye un sistema completo.

Preparación: Conjunto de acciones, actividades y medidas diseñadas para minimizar

perdidas de vidas y daños materiales. Estas son tomadas anticipadamente para

asegurar una respuesta eficaz ante el impacto de amenazas, incluyendo la emisión

oportuna y efectiva de sistemas de alerta temprana y la evacuación temporal de

población y propiedades del área amenazada.

Procedimiento: Guía obligatoria incluida en el planeamiento que ordena el

desarrollo de las acciones establecidas para hacer frente a una situación de

emergencia y/o desastre.

Riesgo: Probabilidad de consecuencias perjudiciales o perdidas esperadas (muertes,





lesiones, propiedad, medios de subsidencia, interrupción de actividad económica o

deterioro ambiente) resultado de interacciones entre amenazas naturales o

antropogénicas y condiciones de vulnerabilidad.

Sectorial: Es el departamento o ente de la Secretaria Ejecutiva de CONRED,

encargado de realizar las acciones de coordinación con los distintos actores que

tienen un rol definido en la gestión para la reducción de riesgo a desastre. De esta

cuenta se deben integrar las competencias, normativas y capacidades de cada uno de

los actores para su integración eficiente al Sistema CONRED.

Simulación: Ejercicio de manejo del flujo de información, para evaluar las acciones

descritas en un plan. Se utiliza para la evaluación y adiestramiento, basado en un

supuesto desastre ocurrido en un lugar y un tiempo específicos.

Simulacro: Ejercicio de ejecución de acciones, previamente descritas en un plan

para enfrentar una emergencia o desastre. Ejercicio de respuesta que implica el

montaje de un escenario en el campo real, basado en datos confiables de

probabilidad con respecto al riesgo y de la vulnerabilidad de los sistemas afectados.

VII. Interacción con otros Procedimientos

Revisión de planes para la planificación de la respuesta.





Preparación y ejecución de ejercicios de simulación y simulacro.

Revisión de herramientas de preparación para la respuesta.

Preparación de talleres para la instalación de capacidades de respuesta.

Integración de mesas técnicas de trabajo en la temática de gestión integral del

riesgo.

VIII. Políticas

Elaboración del Manual de Procedimientos de los Administradores de Emergencias,

con la asesoría de la Sub-Dirección de Respuesta y de la Dirección de Respuesta.

Los procedimientos técnicos y operativos que forman parte del Manual de la

jefatura de respuesta, serán analizados y evaluados en coordinación con la

Subdirección de Respuesta, para determinar los cambios que involucren mejoras

institucionales.

IX. Formatos Requeridos

No Aplica





X. Descripción del Procedimiento

No. Unidad

Administrativa/Puesto

Actividad

1 Jefe de Respuesta

Asigna a cada uno de los Administradores de Respuesta la responsabilidad de ordenar los procesos que tienen a su cargo a corto y mediano plazo y colocarlos en una matriz de cumplimiento.

2 Administradores de Emergencia

Redactan en la matriz de cumplimiento la información de procesos a su cargo a corto y mediano plazo y la trasladan al Jefe de Respuesta.

3 Jefe de Respuesta

Verifica si los procesos asignados a cada uno de los Administradores de Emergencia cumplen con las con el objetivo general del procedimiento.

4 Jefe de Respuesta

Si la matriz entregada no cumple con el objetivo planteado, se realizan observaciones a la misma y se le entrega nuevamente a los Administradores de Emergencia para realizar los cambios sugeridos.


Realizan los cambios indicados y traslada la información a la Jefatura de Respuesta.

6 Jefatura de Respuesta

Si la matriz de cada uno de los Administradores de emergencia cumple con los requerimientos de la Jefatura de Respuesta se consolida una sola matriz y se traslada a la Subdirección de Respuesta para su visto bueno.

7 Sub-dirección de Respuesta

Si la matriz entregada no cumple con el objetivo planteado, se realizan observaciones a la misma y se le entrega nuevamente a la Jefatura de Respuesta para realizar los cambios sugeridos.


Realizan los cambios indicados y traslada la información a la Subdirección de Respuesta.

9 Subdirección de Respuesta

Si la matriz cumple con los requerimientos de la Subdirección de Respuesta se le da visto bueno para el cumplimiento de la misma.

Fin del Procedimiento





XI. Diagrama de flujo

Jefatura de Respuesta Administrador de Emergencias

Sub-dirección de Respuesta

Asigna ordenar procesos a

corto y mediano plazo y

colocarloss en matriz

Ingresan en la matriz de cumplimiento información de procesos y la trasladan a la Jefatura de Respuesta para su aprobación.

Verifica si los procesos asignados cumplen con las con el objetivo general de este procedimiento.


Si la matriz cumple con los requerimientos de la Jefatura de Respuesta se y se traslada a la Subdirección de Respuesta para su visto bueno.

Si la matriz entregada no cumple con el objetivo planteado, se realizan observaciones a la Jefatura de Respuesta para realizar los cambios sugeridos.

Realiza los cambios indicados y traslada la información a la Subdirección de Respuesta.

Si la matriz cumple con los requerimientos se le da visto bueno para su cumplimiento.

Si la matriz entregada no cumple con el objetivo planteado, se realizan observaciones y se le entrega nuevamente a los Administradores de Emergencia para realizar los cambios sugeridos.

No

Si

PROCEDIMIENTO DE COORDINACION PARA LA CREACION, REVISION Y ACTUALIZACION DE HERRAMIENTAS DE PREPARACION PARA LA

RESPUESTA


PCCRAHPR-03 Versión: 1a. Vigencia: Página 18 de 87

I. Objetivo General

Planear, organizar, coordinar, controlar, supervisar y dar seguimiento a los

Administradores de Emergencia en la asignación de revisión y actualización de

herramientas de preparación para la respuesta.


Planificación, seguimiento y evaluación de procesos y actividades de

Administradores de emergencias.

Elaboración, revisión y creación de herramientas de preparación para la

respuesta.

Revisión y actualización de planes de respuesta en los niveles municipal,

departamental, regional, nacional y sectorial.

Planificación, elaboración y ejecución de ejercicios de simulación y simulacros.


RESPUESTA



III. Alcance



IV. Referencia


Protocolo Nacional por Amenazas Hidrometeorológicas.




Guía para la planificación, elaboración y ejecución de Simulación y Simulacros.


–EDAN-.








RESPUESTA








Sistema de Evacuación Territorio.l


Asignar la revisión de herramientas y formatos de preparación para la respuesta

con el fin de actualizarlos de acuerdo a las necesidades identificadas.

Coordinar la revisión de procedimientos operativos para la implementación y

ejecución de guías institucionales para la elaboración de planes para la

respuesta.

Coordinar la creación, verificación y revisión de guías y planes, así como evaluar

el cumplimiento de procesos planificados para Administradores de emergencia.


RESPUESTA



VI. Definiciones









para estos casos.












RESPUESTA





probabilidad.













RESPUESTA














en un plazo dado.







RESPUESTA




















RESPUESTA


















probabilidad con respecto al riesgo y de la vulnerabilidad de los sistemas afectados


RESPUESTA








Integración de mesas técnicas de trabajo en la temática de gestión integral de

riesgo.

VIII. Políticas

Elaboración, revisión y actualización de guías y formatos dirigidos a la

preparación de la respuesta, con la asesoría de la Sub-Dirección de Respuesta y

de la Dirección de Respuesta.

Los procedimientos teóricos y funcionales, serán analizados y evaluados en

coordinación con la Subdirección de Respuesta, para determinar los cambios que

involucren mejoras institucionales.


No Aplica


RESPUESTA




No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad

1 Jefe de Respuesta

Asigna a cada uno de los Administradores de Respuesta la responsabilidad de crear (de acuerdo a las necesidades) revisar y actualizar las herramientas de preparación para la respuesta que actualmente existen en la dirección.


En cumplimiento a lo estipulado por el Jefe de Respuesta los Administradores de Emergencia proceden a revisar en contenido y procedimientos de las herramientas asignadas.


De ser necesario coordina reuniones con los demás administradores de emergencias para consensuar los resultados de la actualización, para el debido seguimiento del proceso y asesoría.


De acuerdo a los resultados obtenidos en la revisión de los documentos procede a dar las recomendaciones y sugerencias y envía al Jefe de Respuesta para su conocimiento y efectos.

5 Jefatura de Respuesta Supervisa los cambios indicados y traslada la información a la Subdirección de Respuesta.


Si las recomendaciones y sugerencias cumplen con el objetivo planteado, se realizan observaciones a la misma y se le entrega nuevamente a la Jefatura de Respuesta para realizar los cambios sugeridos.

7 Subdirección de Respuesta Si el documento cumple con los requerimientos de la Subdirección de Respuesta se le da visto bueno para el cumplimiento de la misma.



RESPUESTA



XI. Diagrama De Flujo

Jefatura de Respuesta Administrador de Emergencias Subdirección de Respuesta

Asigna crear, revisar o

actualizar herramientas de prevención para

la respuesta

Proceden a revisar el contenido y procedimientos de las herramientas actuales o crean una de acuerdo a la necesidad

Procede a dar las recomendaciones y sugerencias de los documentos y envía al Jefe de Respuesta

Si el documento cumple con los requerimientos se le da visto bueno para su cumplimiento.

Si las recomendaciones o sugerencias cumplen con el objetivo planteado se le envía a la Jefatura de Respuesta para los cambios sugeridos.

Coordina reuniones con los demas Administradores de Emergencias para consensuar resultados.


Supervisa los cambios efectuados y envía al Subdirector de Respuesta

PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORIA EN LOS NIVELES LOCAL, MUNICIPAL, DEPARTAMENTAL, NACIONAL,

SECTORIAL Y ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES EN LA PLANIFICACION DE

EJERCICIOS DE SIMULACION Y SIMULACRO


PANLMDNSOGNGPESS-04 Versión: 1a. Vigencia: Página 29 de 87

I. Objetivo General

Planificar y dar seguimiento a las actividades de los Administradores de Emergencia, en

las actividades de fortalecimiento de capacidades a través del asesoramiento y

acompañamiento en la planificación de ejercicios de simulación y simulacro en los niveles correspondientes.


Fortalecer las estructuras públicas y privadas a través del asesoramiento de

procesos y conocimientos para la planificación y preparación de ejercicios de

simulación y simulacro en los niveles correspondientes.

Acompañamiento en el proceso de elaboración de planes de respuesta.

Contar con Planes Institucionales y Empresariales de Respuesta ante una RED.






III. Alcance

Aplica a la Jefatura de Respuesta, Administradores de Emergencia en el análisis y

actualización de funciones y responsabilidades dirigidas a la preparación y planificación de

ejercicios de simulación y simulacro en los niveles correspondientes.

IV. Referencia











Guía para la planificación, elaboración y ejecución de Simulación y Simulacros







–EDAN-.



Guía para la utilización del Cuadro de Situación

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Familiar

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Local

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Municipal

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Departamental

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Regional

Guía para la elaboración del Plan Institucional de Respuesta

Guía para la Elaboración del Plan Empresarial de Respuesta

Guía de Señalización de Ambientes y Equipos de Seguridad



Dar asesoría y acompañamiento en los diferentes niveles en la planificación y

coordinación para la realización de los ejercicios.






Verificar procedimientos técnico operativos de acuerdo a los lineamientos

establecidos en los planes y protocolos nacionales para ser aplicados en los

niveles inferiores.

VI. Definiciones









para estos casos.


















probabilidad.




























en un plazo dado.

Plan operativo: Concreta la acción estratégica de la Institución en un conjunto de














riesgo.

Preparación y elaboración de ejercicios de simulación y simulacro.

VIII. Políticas

Asesoría y acompañamiento en la planificación de ejercicios de simulación y

simulacro en los niveles local, municipal, departamental, nacional, Institucional y Empresarial, con el visto bueno de la Subdirección de Respuesta y de la Dirección

de Respuesta.

Análisis y evaluación de procedimientos técnicos-operativos, en coordinación con

la Dirección de Respuesta, para determinar los cambios que involucren mejoras

institucionales.


No Aplica








1 Asistente de la Dirección de Respuesta.

Hace entrega del oficio al Jefe de Respuesta solicitando la asesoría técnica en la preparación y ejecución de un ejercicio de simulación o simulacro.

2 Jefe de Respuesta Asigna a un Administrador de Emergencias para que le de seguimiento al oficio o solicitud.

3 Administradores de Emergencias

Asesora al (los) interesados en la elaboración del guión de escenario su necesidad y se le explica las políticas que se manejan en la Jefatura para ese proceso.

4 Solicitante Procede con la planficación, preparativos y logistica, a la vez elaboran el guión según guías técnicas y al estar finalizados son enviados para su revision a la jefatura de respuesta.


Se realiza la revisión del guión de escenario asi como los escenarios a utilizar de acorde a las guías ya establecidas para cada caso, enviando observaciones y recomendaciones según sea el caso para su modificación.

6 Jefe de Respuesta Revisa la planificación y preparativos para el ejercicio, dando su visto bueno para ser trasladado a la Subdirección de Respuesta para su visto bueno.

7 Director o Subdirector de Respuesta

Da su visto bueno definitivo sobre el ejercicio a realizarse.









Administrador de Emergencias

Solicitante Sub-dirección de Respuesta

Recibe la solicitud de asesoría técnica en la

preparación y ejecución de un ejercicio de

simulación o simulacro.

Asigna a un Administrador de

Emergencias para que le de seguimiento al

oficio o solicitud.

Asesora al (los) interesados en la elaboración del guión de escenario su necesidad y

se le explica las políticas que se manejan en la

Jefatura para ese proceso.

Solicitante acepta los procesos de preparación

Procede con la planficación,

preparativos y logistica, a la vez

elaboran el guión según guías técnicas y al estar

finalizados son enviados para su

revisión

Se realiza la revisión del guión de escenario asi como los escenarios a utilizar de acorde a las guías ya establecidas para cada caso, enviando observaciones y recomendaciones según sea el caso para su modificación

Revisa la planificación y preparativos para el ejercicio, dando su visto bueno para ser trasladado a la Subdirección de Respuesta para su visto bueno.

Da su visto bueno definitivo sobre el

ejercicio a realizarse.

Se informa y se archiva el documento

SI

NO

PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORIA A INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES Y DEL SECTOR PRIVADO EN LA

ELABORACION DE PLANES DE EVACUACION Y RESPUESTA


PAIGSPEPER-05 Versión: 1a. Vigencia: Página 40 de 87

I. Objetivo General


corto y mediano plazo en la asesoría a instituciones gubernamentales y del sector privado

en la elaboración de planes de evacuación y de respuesta.


Fortalecer el sistema de coordinación gubernamental y del sector privado, a

través de la asesoría y acompañamiento en la elaboración de Planes de

Evacuación y de respuesta.

Desarrollo y divulgación de metodologías en la temática de gestión integral del

riesgo con el objetivo de minimizar los impactos de una situación RED a

instituciones gubernamentales y del sector privado.

III. Alcance

Aplica a la Jefatura de Respuesta y Administradores de Emergencia, en la asesoría a

Instituciones Gubernamentales y del Sector Privado en la elaboración de planes específicos

de evacuación y respuesta.





IV. Referencia
















–EDAN-.







Ejecutar programas de asesoramiento y acompañamiento coordinados con los

interesados del sector privado y público.

Generar planes sectoriales de evacuación y de respuesta, actualizados y

homogenizados.

Coordinar la socialización de los planes de evacuación y de respuesta, por los

solicitantes.

Realizar informe anual sobre productos alcanzados en relación al general de esté

procedimiento.

VI. Definiciones













para estos casos.













probabilidad.












en un plazo dado.






























riesgo.





VIII. Políticas

Socializar y divulgar ampliamente los procesos de formación y creación de planes

estratégicos aplicables a la evacuación y respuesta en las instituciones publicas y

del sector privado que lo soliciten, con la asesoría de la Sub-Dirección de

Respuesta y de la Dirección de Respuesta.



Dirección de Respuesta, para determinar los cambios que involucren mejoras

institucionales.


No Aplica






No. Unidad


Actividad

1 Jefe de Respuesta

Asigna a cada uno de los Administradores de Respuesta la responsabilidad de ordenar los procesos que tienen a su cargo a corto y mediano plazo para colocarlos en una matriz de cumplimiento.


Se comunica con el solicitante para agendar reuniones presénciales para la asesoría respectiva, comunicándole del proceso establecido.


Si ya cuentan con Plan elaborado procede a revisarlo, si no cuentan con el mismo da el asesoramiento para la elaboración del mismo.

4 Solicitante Procede a la elaboración del Plan de acuerdo al proceso y tiempo establecido, posteriormente hace entrega del mismo al administrador de emergencia para su revisión y sugerencias


Si el Plan cumple con los requerimientos establecidos, procede a informar al solicitante, así como elabora las sugerencias y recomendaciones al Jefe de Respuesta


Si el Plan no cumple con los requerimientos establecidos, devuelve el plan al solicitante para que efectué los cambios sugeridos por el Administrador de Emergencias


Revisa y realiza los cambios indicados y traslada el plan a la Subdirección de Respuesta.

8 Sub-Dirección de Respuesta



Si el plan cumple con los requerimientos de la Subdirección de Respuesta se le da visto bueno para ser enviado al solicitante.










Asigna a cada uno de los

Administradores de Respuesta la

responsabilidad de ordenar los

procesos que tienen a su cargo


Revisa los cambios indicados y traslada el Plan a la Sub-dirección de Respuesta para su Visto bueno

Procede a la elaboración del Plan de acuerdo al proceso y tiempo establecido, posteriormente hace entrega del mismo al administrador de emergencia para su revisión y sugerencias

Si el Plan entregado no cumple con el objetivo planteado, se realizan observaciones a la Jefatura de Respuesta para realizar los cambios sugeridos.

Si ya cuentan con Plan elaborado procede a revisarlo, si no cuentan con el mismo da el asesoramiento para la elaboración del mismo

Si el Plan entregado cumple con los requerimientos se le da visto bueno para su cumplimiento y entrega al solicitante

El Plan cumple con los requerimientos establecidos, procede a informar al solicitante, así como elabora las sugerencias y recomendaciones

SI

NO

PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORIA EN LA ACTUALIZACION DE PLANES Y PROTOCOLOS DE

RESPUESTA EN LOS NIVELES MUNICIPAL, DEPARTAMENTAL Y NACIONAL


PAAPPRNMDN-06 Versión: 1a. Vigencia: Página 52 de 87

I. Objetivo General


corto y mediano plazo, en los procesos de asesoría de actualización de planes y protocolos

de respuesta (municipal, departamental y nacional).


Planificar, asesorar, acompañar el proceso de elaboración de planes en todos los

niveles y estructuras (municipal, departamental y nacional).

Fortalecer el sistema nacional de planificación y de los consejos de desarrollo

para propiciar la temática de gestión integral del riesgo con el objetivo de

minimizar los impactos de una situación RED.

III. Alcance


actualización de Planes y Protocolos de Respuesta de acuerdo a los niveles Municipal,

Departamental y Nacional.





IV. Referencia




















–EDAN-.




















Asesorar y acompañar a las estructuras municipales, departamentales y

nacionales en el proceso de elaboración de sus planes para la respuesta.

Organizar mesas técnicas para la planificación e identificación de estrategias y

compromisos para elaborar los planes respectivos.

Coordinar procesos de sensibilización y divulgación de los planes y protocolos de

respuesta municipales, departamentales y nacionales

VI. Definiciones









para estos casos.

















probabilidad.











en un plazo dado.






























riesgo.





VIII. Políticas

Preparación de metodologías teórico-participativas para sensibilización y

preparación de planes de respuesta en todos sus niveles, con la asesoría de la

Sub-Dirección de Respuesta y de la Dirección de Respuesta.

Los procedimientos técnicos y operativos que forman parte en la implementación

de la asesoría a estructuras gubernamentales en todos sus niveles, serán

analizados y evaluados en coordinación con la Dirección de Respuesta, para

determinar los cambios que involucren mejoras institucionales.


No Aplica






No. Unidad


Actividad

1 Jefe de Respuesta





































SI

NO

PROCEDIMIENTO PARA ASESORAR MESAS TECNICAS DE TRABANO A NIVEL MUNICIPAL, DEPARTAMENTAL,

NACIONAL Y ONG EN L ADMINISTRACION ESTRATEGICA EN SITUACIONES –RED-


PAMTTNMDNOAESRED-07 Versión: 1a. Vigencia: Página 64 de 87

I. Objetivo General


corto y mediano plazo, en los procesos de Asesorar Mesas Técnicas de trabajo a nivel

Municipal, Departamental, Nacional y ONG´s en la Administración Estratégica en

Situaciones RED.


Planificar, asesorar, acompañar el proceso de integración de mesas de trabajo en

todos los niveles y estructuras (municipal, departamental y nacional).

Conducir a la planificación y ejecución de mesas técnicas de trabajo para

propiciar la temática de gestión integral del riesgo con el objetivo de minimizar

los impactos de una situación RED.

III. Alcance

Aplica a Autoridades Superiores, Asistentes y Administradores de emergencia de la

Dirección de Respuesta.





IV. Referencia




















–EDAN-.




















La integración y participación del personal de Administradores de Emergencia

en las diferentes Mesas de Trabajo, la dispondrá las autoridades superiores de

la Dirección de Respuesta.

La confirmación de la participación que sea requerido en las Mesas de Trabajo

la coordinara el Administrador de Emergencias nombrado.

VI. Definiciones









para estos casos.

















probabilidad.











en un plazo dado.






























riesgo.





VIII. Políticas









No Aplica







1 Asistente de la Dirección de Respuesta

Hace entrega de la notificación de trabajo firmada por el Subdirector.

2 Jefe del Departamento de Respuesta

Recibe la solicitud en digital y físico.


Analiza y prioriza la solicitud y la traslada al Técnico

4 Administrador de Emergencias

Establece contacto con la institución rectora para participar activamente en el proceso


Se brinda un seguimiento a los avances del trabajo, según los objetivos planteados


El técnico informa periódicamente a la jefatura de respuesta de los avances del tema


Al finalizar el proceso entrega informe de las actividades, acuerdos y objetivos alcanzados.







Asistente de la Dirección de Respuesta

Jefe del Departamento de Respuesta Administrador de Emergencias

Asignación de asesoramiento por el

Jefe de respuesta

Hace entrega de la notificación de trabajo

firmada por el Subdirector

Finaliza participación?

Participación en las reuniones y actividades de

trabajo según cronograma y agenda de trabajo

Información de resultados de la

participación

SI

NO

Presentación de informe de

actividades y seguimiento

Recibe la solicitud en digital y físico

Establece contacto con la institución rectora para

participar activamente en el proceso

PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR Y PLANIFICAR PROCESOS DE PREPARACION TEORICO-PRACTICOS

PARA LA INSTALACION DE CAPACIDADES DE RESPUESTA


POPPTPICR-08 Versión: 1a. Vigencia: Página 76 de 87

I. Objetivo General


corto y mediano plazo así como el uso y optimización del recurso material en el



Fortalecer los mecanismos de coordinación y planificación con las instancias

relacionadas de los niveles local, municipal, departamental y nacional.

Gestionar, planificar, coordinar y dirigir eventos y/o actividades que propicien la

instalación de capacidades fortaleciendo los conocimientos para la prevención de

la respuesta.

Generar matrizes téorico-prácticos de preparación y capacitación dirijidos a la

respuesta.

III. Alcance

Aplica a la Jefatura de Respuesta y Administradores de Emergencia, en la implementación

de talleres téorico-prácticos en la tematica de respuesta.





IV. Referencia
















–EDAN-.




















Realizar talleres teorico-practicos de preparación de capacidades locales.

Generar actividades que fortalezcan la capacidad local en gestión de reducción

del riesgo a desastres.





Coordinar actividades y/o reuniones de capacitación y formatlecimiento de

conocimientos de prevención para una situación RED.

VI. Definiciones









para estos casos.

















probabilidad.



























en un plazo dado.
















riesgo.

VIII. Políticas

Elaboración de la planficiación de actividades tipo talleres para capacitación, con

la asesoría de la Sub-Dirección de Respuesta y de la Dirección de Respuesta.

Los procedimientos téorico y prácticos, serán analizados y evaluados en

coordinación con la Dirección de Respuesta, para determinar los cambios que


IX.Formatos Requeridos

No Aplica






No. Unidad


Actividad

1 Jefe de Respuesta

Traslada la solicitud y asigna a un administrador de emergencias con el visto bueno al seguimiento por la Subdirección de Respuesta.

2 Administrador deRespuesta

Se comunica con la instancia solicitante para coordinar y planificar el tipo de taller a impartir.


Verifica con el solicitante: Tipo de taller, lugar, tiempo y perfil de los participantes, así como información si será interno o externo, si es dentro del perimetro de la capital o fuera de la misma.


Elaboran las ayudas visuales y material didáctico a necesitar y poder ser utilizado durante el taller planificado.


Se coordinan las actividades logísticas con los responsables directos del taller

6 Administrador deRespuesta Se imparte el taller de acuerdo a lo planificado.


Al finalizar se presenta un informe de las actividades realizadas.






XI.Diagrama de flujo

Jefatura de Respuesta Administrador de Emergencias Punto Focal

Entrega de informa de actividades

Asignación de asesoramiento por

el Jefe de respuesta

La persona asignada contacta a los

interesados para realizar el taller de capacitación

La instancia solicitante acepta metodología de

trabajo?

Se elabora material de apoyo para el taller de

capacitación

Se documenta la situación y se archiva

Verificación de aspectos logísticos del evento

Es necesario trasladarse al interior de la

república?

Desarrollo de actividad con todas las instancias

participantes

Autoriza la comisión para iniciar gestión logistica y contable

NO

SI

SI





MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRADORES DE RESPUESTA

-DIRECCION DE RESPUESTA-






Elaboró: Fernan Rosales / Xavier Hermosilla Administradores de Emergencias

Revisó:

Visto Bueno:

Autorizó:

No. de Revisión: Fecha de Revisión: Consideración del Cambio en el Documento:





ÍNDICE Presentación I Objetivo General II Objetivo Especifico III Alcance IV Referencias V Responsabilidades VI Definiciones VII Interacción con otros Procedimientos VIII Políticas IX Formatos Requeridos X Descripción del Procedimiento para el Control de Actividades de la Jefatura de Respuesta XI Diagrama de Flujo





I. PRESENTACION

La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres -CONRED- como institución

gubernamental, se constituye en un elemento importante para convertir los objetivos, planes

y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las

necesidades de seguridad de las personas y la nación mediante la creación de condiciones

preventivas de riesgos, que les permita su desarrollo personal, familiar y social.

Por está situación y en cumplimiento de los lineamientos y aspectos metodológicos descritos

en la Guía Técnica presentada por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional se

estructura el proceso de actualización del manual de procedimientos en donde se incluyen

los puestos o unidades administrativas que intervienen en las acciones que se desarrollan

indicando las responsabilidades y niveles de participación. En este sentido los

procedimientos de la Jefatura de Respuesta cuentan con enfoques basados en el riesgo,

derechos humanos y Genero, estos orientados por compromisos, políticas y/o marcos de

acción suscritos como país.

Por ser un documento de consulta, esta sujeto a actualizaciones y mejoras constantemente,

cada vez que sea necesario o exista alguna modificación dentro de los procedimientos de la

Jefatura en mención.





II. OBJETIVO GENERAL Fortalecer a los órganos integrantes de la Coordinadora Nacional, estructuras

descentralizadas de CONRED y Sociedad Civil organizada mediante asesorías técnicas y

operativas, que permitan la adecuada administración del riesgo a desastres.

III. ALCANCE

Aplica al personal de la SE-CONRED, Sectores del Gobierno, estructuras descentralizadas

de CONRED, Sociedad Civil organizada que se encuentren involucrados en la gestión de

situaciones de Riesgo, Emergencias o Desastres (RED).

IV. REFERENCIAS

Constitución de la República de Guatemala

Decreto Ley 109-96 de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres 49-

2012.














–EDAN-.



















V. RESPONSABILIDADES

La Jefatura de Respuesta es la responsable de la elaboración conjunta e integral de los

protocolos que operativizan el Plan Nacional de Respuesta, así como brindar las

asesorías técnicas en la construcción de planes Institucionales, empresariales y

masivos de respuesta.

El Jefe del departamento de Respuesta será el encargado de canalizar las solicitudes

que ingresen en relación a asesorías técnicas hacia los administradores de emergencia

a través de oficios los cuales quedaran registrados en una base de datos.

VI. DEFINICIONES

Acción Efecto o resultado de hacer

Administración Componente del sistema social constituido por el planeamiento, la organización, la

dirección y el control de las actividades de una institución o grupo, para alcanzar sus

objetivos.

Amenaza Evento físico (potencialmente perjudicial), fenómeno y/o actividad humana que puede

causar la muerte o lesiones, daños materiales, interrupción de la actividad social y económica o degradación ambiental. Estos eventos pueden componerse de condiciones

latentes y pueden tener diferentes orígenes: natural (geológico, hidro-meteorológico,

biológico) o antrópico (degradación ambiental, amenazas tecnológicas). Las amenazas

pueden ser individuales, combinadas o secuenciales en su origen y efectos. Cada una

de ellas se caracteriza (y expresa) por su localización (temporal y espacial), magnitud o

intensidad, frecuencia y probabilidad.





Atención Dar respuesta a través de una acción

Coordinación Acción que implica hacer funcionar efectiva, oportuna y armónicamente, procesos o

actividades

Coordinadoras Niveles de organización administrativa por medio de los cuales CONRED tiene

presencia en todo el país

Desastre Interrupción seria del funcionamiento de una comunidad o sociedad que causa pérdidas

humanas y/o importantes pérdidas materiales, económicas o ambientales; que exceden

la capacidad de la comunidad o sociedad afectada para hacer frente a la situación utilizando sus propios recursos. Un desastre es función del proceso de riesgo. Resulta

de la combinación de amenazas, condiciones de vulnerabilidad e insuficiente capacidad

o medidas para reducir las consecuencias negativas y potenciales del riesgo.

Emergencia: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios y el ambiente, causados por

un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada

puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin.

Plan: Conjunto de objetivos, estrategias, actividades y medios que deben alcanzarse en un plazo dado.

Plan Operativo Concreta la acción estratégica de la Institución en un conjunto de objetivos y productos

a los cuales se les asegura los recursos presupuestarios necesarios para su ejecución

en un período dado, generalmente por un año.

Planes de Respuesta Componente del Plan de emergencia que contiene los procedimientos para la pronta





respuesta en caso de emergencia y/o desastre.

Plan de Respuesta a Emergencias

Documento que establece las responsabilidades, procedimientos y normas que ante un

evento adverso permite administrar de manera efectiva y eficiente todos los recursos de

una comunidad, para la pronta respuesta en caso de emergencia y/o desastre.

Procedimiento: Guía obligatoria incluida en el planeamiento que ordena el desarrollo de las acciones

establecidas para hacer frente a una situación de emergencia y/o desastre.

Riesgo Probabilidad de consecuencias perjudiciales o perdidas esperadas (muertes, lesiones,

propiedad, medios de subsidencia, interrupción de actividad económica o deterioro

ambiente) resultado de interacciones entre amenazas naturales o antropogénicas y

condiciones de vulnerabilidad.

Sectorial Es el departamento o ente de la Secretaria Ejecutiva de CONRED, encargado de realizar las acciones de coordinación con los distintos actores que tienen un rol definido

en la gestión para la reducción de riesgo a desastre. De esta cuenta se deben integrar

las competencias, normativas y capacidades de cada uno de los actores para su

integración eficiente al Sistema CONRED

VII. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Evaluación de NRD2

Evaluación de NRD1

Validación de planes de respuesta





VIII. POLITICAS

Las solicitudes de asesoría Técnica para la elaboración de planes

institucionales, empresariales y masivos de respuesta deberán ingresar a

través de un oficio por la vía oficial en donde se deberá indicar con exactitud

cuales son los requerimientos.

Las asesorías técnicas en materia de planes de respuesta no deberán de

exceder un tiempo máximo de 3 meses para su finalización, una vez haya sido

asignada al personal de la jefatura de respuesta se realizara un cronograma de

actividades que se realizara de manera conjunta con la institución, Empresa o

persona particular que haya solicitado la misma.

En cada reunión que se establezca dentro del cronograma se deberá firmar y

sellar la asistencia y cumplimiento de objetivos de la actividad planificada.

La información de cada reunión se deberá ingresar a la base de datos con el fin

de actualizar las asignaciones.





No. Unidad


Actividad

1 Jefe de Respuesta

Asigna al personal de la Jefatura de Respuesta por medio de la base de datos la solicitud que ingresa por medio de un oficio desde las vías oficiales


El Administrador de Emergencias una vez sea notificado se comunica con la personas de contacto dentro de la institución, empresa o persona particular y solicita una primera reunión con el fin de asesorar

3 Jefe de Respuesta


4 Jefe de Respuesta








8 Jefatura de Respuesta Realizan los cambios indicados y traslada la información a la Subdirección de





Respuesta.




I. Formatos Requeridos

No Aplica

II. Descripción del Procedimiento

No. Unidad


Actividad

1 Jefe de Respuesta

Asigna a cada uno de los Administradores de Respuesta la responsabilidad de ordenar los procesos que tienen a su cargo a corto y mediano plazo y colocarlos en una matriz de cumplimiento.


Redactan en la matriz de cumplimiento la información de procesos a su cargo a corto y mediano plazo y la trasladan al Jefe de Respuesta.

3 Jefe de Respuesta


4 Jefe de Respuesta













Realizan los cambios indicados y traslada la información a la Subdirección de Respuesta.








III. Diagrama de flujo

Jefatura de Respuesta Administrador de Emergencias

Sub-dirección de Respuesta

Asigna ordenar procesos a

corto y mediano plazo y

colocarloss en matriz

Ingresan en la matriz de cumplimiento información de procesos y la trasladan a la Jefatura de Respuesta para su aprobación.

Verifica si los procesos asignados cumplen con las con el objetivo general de este procedimiento.


Si la matriz cumple con los requerimientos de la Jefatura de Respuesta se y se traslada a la Subdirección de Respuesta para su visto bueno.

Si la matriz entregada no cumple con el objetivo planteado, se realizan observaciones a la Jefatura de Respuesta para realizar los cambios sugeridos.

Realiza los cambios indicados y traslada la información a la Subdirección de Respuesta.

Si la matriz cumple con los requerimientos se le da visto bueno para su cumplimiento.

Si la matriz entregada no cumple con el objetivo planteado, se realizan observaciones y se le entrega nuevamente a los Administradores de Emergencia para realizar los cambios sugeridos.

No

Si


RESPUESTA



I. Objetivo General

Planear, organizar, coordinar, controlar, supervisar y dar seguimiento a los

Administradores de Emergencia en la asignación de revisión y actualización de

herramientas de preparación para la respuesta.


Planificación, seguimiento y evaluación de procesos y actividades de

Administradores de emergencias.

Elaboración, revisión y creación de herramientas de preparación para la

respuesta.

Revisión y actualización de planes de respuesta en los niveles municipal,

departamental, regional, nacional y sectorial.

Planificación, elaboración y ejecución de ejercicios de simulación y simulacros.


RESPUESTA



III. Alcance



IV. Referencia








–EDAN-.








RESPUESTA








Sistema de Evacuación Territorio.l


Asignar la revisión de herramientas y formatos de preparación para la respuesta

con el fin de actualizarlos de acuerdo a las necesidades identificadas.

Coordinar la revisión de procedimientos operativos para la implementación y

ejecución de guías institucionales para la elaboración de planes para la

respuesta.

Coordinar la creación, verificación y revisión de guías y planes, así como evaluar

el cumplimiento de procesos planificados para Administradores de emergencia.


RESPUESTA



VI. Definiciones









para estos casos.












RESPUESTA





probabilidad.













RESPUESTA














en un plazo dado.







RESPUESTA




















RESPUESTA


















probabilidad con respecto al riesgo y de la vulnerabilidad de los sistemas afectados


RESPUESTA









riesgo.

VIII. Políticas

Elaboración, revisión y actualización de guías y formatos dirigidos a la

preparación de la respuesta, con la asesoría de la Sub-Dirección de Respuesta y

de la Dirección de Respuesta.

Los procedimientos teóricos y funcionales, serán analizados y evaluados en

coordinación con la Subdirección de Respuesta, para determinar los cambios que



No Aplica


RESPUESTA





1 Jefe de Respuesta

Asigna a cada uno de los Administradores de Respuesta la responsabilidad de crear (de acuerdo a las necesidades) revisar y actualizar las herramientas de preparación para la respuesta que actualmente existen en la dirección.


En cumplimiento a lo estipulado por el Jefe de Respuesta los Administradores de Emergencia proceden a revisar en contenido y procedimientos de las herramientas asignadas.


De ser necesario coordina reuniones con los demás administradores de emergencias para consensuar los resultados de la actualización, para el debido seguimiento del proceso y asesoría.


De acuerdo a los resultados obtenidos en la revisión de los documentos procede a dar las recomendaciones y sugerencias y envía al Jefe de Respuesta para su conocimiento y efectos.

5 Jefatura de Respuesta Supervisa los cambios indicados y traslada la información a la Subdirección de Respuesta.


Si las recomendaciones y sugerencias cumplen con el objetivo planteado, se realizan observaciones a la misma y se le entrega nuevamente a la Jefatura de Respuesta para realizar los cambios sugeridos.

7 Subdirección de Respuesta Si el documento cumple con los requerimientos de la Subdirección de Respuesta se le da visto bueno para el cumplimiento de la misma.



RESPUESTA



XI. Diagrama De Flujo

Jefatura de Respuesta Administrador de Emergencias Subdirección de Respuesta

Asigna crear, revisar o

actualizar herramientas de prevención para

la respuesta

Proceden a revisar el contenido y procedimientos de las herramientas actuales o crean una de acuerdo a la necesidad

Procede a dar las recomendaciones y sugerencias de los documentos y envía al Jefe de Respuesta


Si las recomendaciones o sugerencias cumplen con el objetivo planteado se le envía a la Jefatura de Respuesta para los cambios sugeridos.

Coordina reuniones con los demas Administradores de Emergencias para consensuar resultados.


Supervisa los cambios efectuados y envía al Subdirector de Respuesta






I. Objetivo General

Planificar y dar seguimiento a las actividades de los Administradores de Emergencia, en

las actividades de fortalecimiento de capacidades a través del asesoramiento y

acompañamiento en la planificación de ejercicios de simulación y simulacro en los niveles correspondientes.


Fortalecer las estructuras públicas y privadas a través del asesoramiento de

procesos y conocimientos para la planificación y preparación de ejercicios de

simulación y simulacro en los niveles correspondientes.

Acompañamiento en el proceso de elaboración de planes de respuesta.

Contar con Planes Institucionales y Empresariales de Respuesta ante una RED.






III. Alcance

Aplica a la Jefatura de Respuesta, Administradores de Emergencia en el análisis y

actualización de funciones y responsabilidades dirigidas a la preparación y planificación de

ejercicios de simulación y simulacro en los niveles correspondientes.

IV. Referencia











Guía para la planificación, elaboración y ejecución de Simulación y Simulacros







–EDAN-.



Guía para la utilización del Cuadro de Situación

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Familiar

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Local

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Municipal

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Departamental

Guía para la elaboración del Plan de Respuesta Regional

Guía para la elaboración del Plan Institucional de Respuesta

Guía para la Elaboración del Plan Empresarial de Respuesta

Guía de Señalización de Ambientes y Equipos de Seguridad



Dar asesoría y acompañamiento en los diferentes niveles en la planificación y

coordinación para la realización de los ejercicios.






Verificar procedimientos técnico operativos de acuerdo a los lineamientos

establecidos en los planes y protocolos nacionales para ser aplicados en los

niveles inferiores.

VI. Definiciones









para estos casos.


















probabilidad.




























en un plazo dado.

Plan operativo: Concreta la acción estratégica de la Institución en un conjunto de














riesgo.

Preparación y elaboración de ejercicios de simulación y simulacro.

VIII. Políticas

Asesoría y acompañamiento en la planificación de ejercicios de simulación y

simulacro en los niveles local, municipal, departamental, nacional, Institucional y Empresarial, con el visto bueno de la Subdirección de Respuesta y de la Dirección

de Respuesta.

Análisis y evaluación de procedimientos técnicos-operativos, en coordinación con

la Dirección de Respuesta, para determinar los cambios que involucren mejoras

institucionales.


No Aplica








1 Asistente de la Dirección de Respuesta.

Hace entrega del oficio al Jefe de Respuesta solicitando la asesoría técnica en la preparación y ejecución de un ejercicio de simulación o simulacro.

2 Jefe de Respuesta Asigna a un Administrador de Emergencias para que le de seguimiento al oficio o solicitud.


Asesora al (los) interesados en la elaboración del guión de escenario su necesidad y se le explica las políticas que se manejan en la Jefatura para ese proceso.

4 Solicitante Procede con la planficación, preparativos y logistica, a la vez elaboran el guión según guías técnicas y al estar finalizados son enviados para su revision a la jefatura de respuesta.


Se realiza la revisión del guión de escenario asi como los escenarios a utilizar de acorde a las guías ya establecidas para cada caso, enviando observaciones y recomendaciones según sea el caso para su modificación.

6 Jefe de Respuesta Revisa la planificación y preparativos para el ejercicio, dando su visto bueno para ser trasladado a la Subdirección de Respuesta para su visto bueno.

7 Director o Subdirector de Respuesta

Da su visto bueno definitivo sobre el ejercicio a realizarse.











Recibe la solicitud de asesoría técnica en la

preparación y ejecución de un ejercicio de

simulación o simulacro.

Asigna a un Administrador de

Emergencias para que le de seguimiento al

oficio o solicitud.

Asesora al (los) interesados en la elaboración del guión de escenario su necesidad y

se le explica las políticas que se manejan en la

Jefatura para ese proceso.

Solicitante acepta los procesos de preparación

Procede con la planficación,

preparativos y logistica, a la vez

elaboran el guión según guías técnicas y al estar

finalizados son enviados para su

revisión

Se realiza la revisión del guión de escenario asi como los escenarios a utilizar de acorde a las guías ya establecidas para cada caso, enviando observaciones y recomendaciones según sea el caso para su modificación

Revisa la planificación y preparativos para el ejercicio, dando su visto bueno para ser trasladado a la Subdirección de Respuesta para su visto bueno.

Da su visto bueno definitivo sobre el

ejercicio a realizarse.

Se informa y se archiva el documento

SI

NO





I. Objetivo General


corto y mediano plazo en la asesoría a instituciones gubernamentales y del sector privado

en la elaboración de planes de evacuación y de respuesta.


Fortalecer el sistema de coordinación gubernamental y del sector privado, a

través de la asesoría y acompañamiento en la elaboración de Planes de

Evacuación y de respuesta.

Desarrollo y divulgación de metodologías en la temática de gestión integral del

riesgo con el objetivo de minimizar los impactos de una situación RED a

instituciones gubernamentales y del sector privado.

III. Alcance

Aplica a la Jefatura de Respuesta y Administradores de Emergencia, en la asesoría a

Instituciones Gubernamentales y del Sector Privado en la elaboración de planes específicos

de evacuación y respuesta.





IV. Referencia
















–EDAN-.







Ejecutar programas de asesoramiento y acompañamiento coordinados con los

interesados del sector privado y público.

Generar planes sectoriales de evacuación y de respuesta, actualizados y

homogenizados.

Coordinar la socialización de los planes de evacuación y de respuesta, por los

solicitantes.

Realizar informe anual sobre productos alcanzados en relación al general de esté

procedimiento.

VI. Definiciones













para estos casos.













probabilidad.












en un plazo dado.






























riesgo.





VIII. Políticas

Socializar y divulgar ampliamente los procesos de formación y creación de planes

estratégicos aplicables a la evacuación y respuesta en las instituciones publicas y

del sector privado que lo soliciten, con la asesoría de la Sub-Dirección de

Respuesta y de la Dirección de Respuesta.



Dirección de Respuesta, para determinar los cambios que involucren mejoras

institucionales.


No Aplica






No. Unidad


Actividad

1 Jefe de Respuesta





































SI

NO





I. Objetivo General


corto y mediano plazo, en los procesos de asesoría de actualización de planes y protocolos

de respuesta (municipal, departamental y nacional).


Planificar, asesorar, acompañar el proceso de elaboración de planes en todos los

niveles y estructuras (municipal, departamental y nacional).

Fortalecer el sistema nacional de planificación y de los consejos de desarrollo

para propiciar la temática de gestión integral del riesgo con el objetivo de

minimizar los impactos de una situación RED.

III. Alcance


actualización de Planes y Protocolos de Respuesta de acuerdo a los niveles Municipal,

Departamental y Nacional.





IV. Referencia




















–EDAN-.




















Asesorar y acompañar a las estructuras municipales, departamentales y

nacionales en el proceso de elaboración de sus planes para la respuesta.

Organizar mesas técnicas para la planificación e identificación de estrategias y

compromisos para elaborar los planes respectivos.

Coordinar procesos de sensibilización y divulgación de los planes y protocolos de

respuesta municipales, departamentales y nacionales

VI. Definiciones









para estos casos.

















probabilidad.











en un plazo dado.






























riesgo.





VIII. Políticas









No Aplica






No. Unidad


Actividad

1 Jefe de Respuesta





































SI

NO





I. Objetivo General


corto y mediano plazo, en los procesos de Asesorar Mesas Técnicas de trabajo a nivel

Municipal, Departamental, Nacional y ONG´s en la Administración Estratégica en

Situaciones RED.


Planificar, asesorar, acompañar el proceso de integración de mesas de trabajo en

todos los niveles y estructuras (municipal, departamental y nacional).

Conducir a la planificación y ejecución de mesas técnicas de trabajo para

propiciar la temática de gestión integral del riesgo con el objetivo de minimizar

los impactos de una situación RED.

III. Alcance

Aplica a Autoridades Superiores, Asistentes y Administradores de emergencia de la

Dirección de Respuesta.





IV. Referencia




















–EDAN-.




















La integración y participación del personal de Administradores de Emergencia

en las diferentes Mesas de Trabajo, la dispondrá las autoridades superiores de

la Dirección de Respuesta.

La confirmación de la participación que sea requerido en las Mesas de Trabajo

la coordinara el Administrador de Emergencias nombrado.

VI. Definiciones









para estos casos.

















probabilidad.











en un plazo dado.






























riesgo.





VIII. Políticas









No Aplica







1 Asistente de la Dirección de Respuesta

Hace entrega de la notificación de trabajo firmada por el Subdirector.


Recibe la solicitud en digital y físico.


Analiza y prioriza la solicitud y la traslada al Técnico


Establece contacto con la institución rectora para participar activamente en el proceso


Se brinda un seguimiento a los avances del trabajo, según los objetivos planteados


El técnico informa periódicamente a la jefatura de respuesta de los avances del tema


Al finalizar el proceso entrega informe de las actividades, acuerdos y objetivos alcanzados.







Asistente de la Dirección de Respuesta

Jefe del Departamento de Respuesta Administrador de Emergencias

Asignación de asesoramiento por el

Jefe de respuesta

Hace entrega de la notificación de trabajo

firmada por el Subdirector

Finaliza participación?

Participación en las reuniones y actividades de

trabajo según cronograma y agenda de trabajo

Información de resultados de la

participación

SI

NO

Presentación de informe de

actividades y seguimiento

Recibe la solicitud en digital y físico

Establece contacto con la institución rectora para

participar activamente en el proceso





I. Objetivo General


corto y mediano plazo así como el uso y optimización del recurso material en el



Fortalecer los mecanismos de coordinación y planificación con las instancias

relacionadas de los niveles local, municipal, departamental y nacional.

Gestionar, planificar, coordinar y dirigir eventos y/o actividades que propicien la

instalación de capacidades fortaleciendo los conocimientos para la prevención de

la respuesta.

Generar matrizes téorico-prácticos de preparación y capacitación dirijidos a la

respuesta.

III. Alcance

Aplica a la Jefatura de Respuesta y Administradores de Emergencia, en la implementación

de talleres téorico-prácticos en la tematica de respuesta.





IV. Referencia
















–EDAN-.




















Realizar talleres teorico-practicos de preparación de capacidades locales.

Generar actividades que fortalezcan la capacidad local en gestión de reducción

del riesgo a desastres.





Coordinar actividades y/o reuniones de capacitación y formatlecimiento de

conocimientos de prevención para una situación RED.

VI. Definiciones









para estos casos.

















probabilidad.



























en un plazo dado.
















riesgo.

VIII. Políticas

Elaboración de la planficiación de actividades tipo talleres para capacitación, con

la asesoría de la Sub-Dirección de Respuesta y de la Dirección de Respuesta.

Los procedimientos téorico y prácticos, serán analizados y evaluados en

coordinación con la Dirección de Respuesta, para determinar los cambios que


IX.Formatos Requeridos

No Aplica






No. Unidad


Actividad

1 Jefe de Respuesta

Traslada la solicitud y asigna a un administrador de emergencias con el visto bueno al seguimiento por la Subdirección de Respuesta.


Se comunica con la instancia solicitante para coordinar y planificar el tipo de taller a impartir.


Verifica con el solicitante: Tipo de taller, lugar, tiempo y perfil de los participantes, así como información si será interno o externo, si es dentro del perimetro de la capital o fuera de la misma.


Elaboran las ayudas visuales y material didáctico a necesitar y poder ser utilizado durante el taller planificado.


Se coordinan las actividades logísticas con los responsables directos del taller

6 Administrador deRespuesta Se imparte el taller de acuerdo a lo planificado.


Al finalizar se presenta un informe de las actividades realizadas.






XI.Diagrama de flujo

Jefatura de Respuesta Administrador de Emergencias Punto Focal

Entrega de informa de actividades

Asignación de asesoramiento por

el Jefe de respuesta

La persona asignada contacta a los

interesados para realizar el taller de capacitación

La instancia solicitante acepta metodología de

trabajo?

Se elabora material de apoyo para el taller de

capacitación

Se documenta la situación y se archiva

Verificación de aspectos logísticos del evento

Es necesario trasladarse al interior de la

república?

Desarrollo de actividad con todas las instancias

participantes

Autoriza la comisión para iniciar gestión logistica y contable

NO

SI

SI


JEFATURA DE SERVICIO

Codificación: CONRED-DRE- MPJS-

01-01

Versión: 01

Vigencia:

MMMMMMMMMMMMMMMMMMAAAAAAAAAAANNNNNNNUUUUUUUUUAAAAAAAALLLLLLLLL DDDDDDDEEEEEEEEEEEE PPPPPPPPPPRRRRRRROOOOOOOOCCCCCCEEEEEEEDDDDDDDDIIIIIIIMMMMMMMMMMIIIIIIEEEEENNNNNNTTTTOOOOSSJJJJJEEEEFFAAATTTTTTUUUUURRRRRAAAA DDDDEEE SSEEEERRRRVVVIIICCCIIOO

CoCoCCCoCoCodididddid fiffifificaacac iciciciónónónón::: CCOCONRNREEDED-DRDRREE- MPMPMPPJSJJSJS-

010 -011

Veersióiónn: 011

ViVVigeencciaa::: Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-

Secretaría Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS JEFATURA

DE SERVICIO





01-01 Versión:

01 Vigencia:

1



Elaboró: Oficiales de Servicio

Revisó: Jefe del COE

Visto Bueno: Director de Respuesta

Autorizó: Secretario Ejecutivo




01-01

Versión: 01

Vigencia:

6






01-01 Versión:

01 Vigencia:

7

Contenido 1 PRESENTACIÓN ......................................................................................................... 8 2 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 9 2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS: ................................................................................ 9 3 IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS ...................................... 10 4 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS .......................................................... 15 4.1 Reporte a Altas Autoridades ................................................................................ 15 4.1.1 Tiempo de ejecución: .................................................................................... 15 4.1.2 Objetivo: ........................................................................................................ 15 4.1.3 Alcance ......................................................................................................... 15 4.1.4 Referencias ................................................................................................... 15 4.1.5 Responsabilidades........................................................................................ 15 4.1.6 Definiciones .................................................................................................. 16 4.1.7 Interacción con otros Procedimientos ........................................................... 16 4.1.8 Políticas ........................................................................................................ 16 4.1.9 Formatos requeridos ..................................................................................... 16 4.1.10 Descripción del Procedimiento ..................................................................... 17 4.1.11 Diagrama de Flujo......................................................................................... 18 4.2 SEGUIMIENTO CON DELEGADOS ................................................................... 19 4.2.1 Tiempo de ejecución: .................................................................................... 19 4.2.2 Objetivo: ........................................................................................................ 19 4.2.3 Alcance ......................................................................................................... 19 4.2.4 Referencias ................................................................................................... 19 4.2.5 Responsabilidades........................................................................................ 19 4.2.6 Definiciones .................................................................................................. 19 4.2.7 Interacción con otros Procedimientos ........................................................... 20 4.2.8 Políticas ........................................................................................................ 20 4.2.9 Formatos Requeridos ................................................................................... 20 4.2.10 Descripción del procedimiento ...................................................................... 21 4.2.11 Diagrama de flujo .......................................................................................... 22 4.3 Seguimiento con Instituciones ............................................................................. 23 4.3.1 Tiempo de ejecución: .................................................................................... 23 4.3.2 Objetivo: ........................................................................................................ 23 4.3.3 Alcance ......................................................................................................... 23




01-01 Versión:

01 Vigencia:

7

4.3.4 Referencias ................................................................................................... 23 4.3.5 Responsabilidades........................................................................................ 24 4.3.6 Definiciones .................................................................................................. 24 4.3.7 Interacción con otros Procedimientos ........................................................... 25 4.3.8 Políticas ........................................................................................................ 25 4.3.9 Formatos requeridos ..................................................................................... 25 4.3.10 Descripción del Procedimiento ..................................................................... 26 4.3.11 Diagrama de Flujo......................................................................................... 27 4.4 Reporte de la Verificación ................................................................................... 28 4.4.1 Tiempo de ejecución: .................................................................................... 28 4.4.2 Objetivo: ........................................................................................................ 28 4.4.3 Alcance ......................................................................................................... 28 4.4.4 Referencias ................................................................................................... 28 4.4.5 Responsabilidades........................................................................................ 28 4.4.6 Definiciones .................................................................................................. 29 4.4.7 Interacción con otros Procedimientos ........................................................... 29 4.4.8 Políticas ........................................................................................................ 29 4.4.9 Formatos requeridos ..................................................................................... 30 4.4.10 Descripción del Procedimiento ..................................................................... 30 4.4.11 Diagrama de Flujo......................................................................................... 31 4.5 Creación del Incidente. ........................................................................................ 32 4.5.1 Tiempo de ejecución: .................................................................................... 32 4.5.2 Objetivo: ........................................................................................................ 32 4.5.3 Alcance ......................................................................................................... 32 4.5.4 Referencias ................................................................................................... 32 4.5.5 Responsabilidades........................................................................................ 32 4.5.6 Definiciones .................................................................................................. 33 4.5.7 Interacción con otros Procedimientos ........................................................... 34 4.5.8 Políticas ........................................................................................................ 34 4.5.9 Formatos requeridos ..................................................................................... 34 4.5.10 Descripción del Procedimiento ..................................................................... 35 4.5.11 Diagrama de Flujo......................................................................................... 36 4.6 PROCEDIMIENTO ASIGNACION DE INCIDENTE A TCI .................................. 37 4.6.1 Tiempo de ejecución: .................................................................................... 37




01-01 Versión:

01 Vigencia:

7

4.6.2 Objetivo: ........................................................................................................ 37 4.6.3 Alcance ......................................................................................................... 37 4.6.4 Referencias ................................................................................................... 37 4.6.5 Responsabilidades........................................................................................ 37 4.6.6 Definiciones .................................................................................................. 38 4.6.7 Interacción con otros Procedimientos ........................................................... 38 4.6.8 Políticas ........................................................................................................ 38 4.6.9 Formatos requeridos ..................................................................................... 39 4.6.10 Descripción del procedimiento ...................................................................... 39 4.6.11 Diagrama de flujo .......................................................................................... 40 4.7 Seguimiento de Actualización. ............................................................................ 41 4.7.1 Tiempo de ejecución: .................................................................................... 41 4.7.2 Objetivo: ........................................................................................................ 41 4.7.3 Alcance ......................................................................................................... 41 4.7.4 Referencias ................................................................................................... 41 4.7.5 Responsabilidades........................................................................................ 42 4.7.6 Definiciones .................................................................................................. 42 4.7.7 Formato: ....................................................................................................... 43 4.7.8 Interacción con otros Procedimientos ........................................................... 44 4.7.9 Políticas ........................................................................................................ 44 4.7.10 Descripción del Procedimiento ..................................................................... 45 4.7.11 Diagrama de flujo .......................................................................................... 46 4.8 PROCEDIMIENTO DE REVISION CONSTANTE DE INCIDENTES .................. 47 4.8.1 Tiempo de ejecución: .................................................................................... 47 4.8.2 Objetivo: ........................................................................................................ 47 4.8.3 Alcance ......................................................................................................... 47 4.8.4 Referencias ................................................................................................... 47 4.8.5 Responsabilidades........................................................................................ 47 4.8.6 Definiciones .................................................................................................. 48 4.8.7 Interacción con otros Procedimientos ........................................................... 48 4.8.8 Políticas ........................................................................................................ 48 4.8.9 Formatos requeridos ..................................................................................... 48 4.8.10 Descripción del procedimiento ...................................................................... 49 4.8.11 Diagrama de flujo .......................................................................................... 50




01-01

Versión: 01

Vigencia:

8

1 PRESENTACIÓN Como parte de la Dirección de Respuesta de la SECONRED la Jefatura de Servicio ante una situación RED (Riesgo Emergencia y Desastre) Coordina, Gestiona e Informa el cumplimiento y seguimiento de acciones enfocadas en la respuesta, para ello se realiza la revisión y cumplimiento, de procedimientos establecidos en documentos conceptuales (PIR y PNR), así como el manejo de información preliminar y complementaria en formatos establecidos (Formulario EDAN, Informe de Situación, Cuadro de Situación) involucrando a todas las instituciones que conforman el sistema CONRED, aprovechando al máximo los recursos y evitando la duplicidad de esfuerzos.

Durante años el oficial de servicio ha funcionado dentro de la respuesta, como acción inmediata al ser la persona que se encuentra las 24 horas en las instalaciones de la SECONRED, para el ingreso de la información dado que concentra la totalidad a nivel nacional, aunado a eso tiene responsabilidades operativas y administrativas ajenas al manejo de información.

En ese sentido, se fue haciendo necesario fijar procedimientos para organizar el trabajo y de esa manera cumplir con el objetivo primordial el manejo de información, es decir, que estableciendo por escrito las funciones, nos evitamos desviar los esfuerzos a actividades que no son del todo responsabilidad del oficial.

Todo esto con el objeto de que tanto el oficial de servicio como el demás personal de la Secretaría Ejecutiva de CONRED conozca las funciones y no se desvíe la atención de la importancia en la recepción, verificación e ingreso de información a la base de datos.

En el proceso de manejo de información, se tienen como subalternos a los Radio Operadores y a los Técnicos en Clasificación de Información, cuyo trabajo constituye la responsabilidad del oficial de servicio, por tanto, los manuales de funciones de los referidos puestos constituyen una fuente de consulta para comprender el trabajo y responsabilidad del oficial.




01-01

Versión: 01

Vigencia:

9

2 OBJETIVO GENERAL Establecer los mecanismos y/o canales básicos de coordinación para manejar adecuadamente las emergencias, coordinando la intervención y movilización ordenada de Recursos, Delegados Departamentales y/o Regionales para obtener una completa información del evento manteniendo íntegramente informado al grupo de Altos Mandos para agilizar la toma de decisión y así brindar a la población afectada y damnificada una respuesta eficiente y eficaz.

2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Verificar el ingreso de información preliminar y complementaria proveniente de fuentes oficiales para ingresarla ordenarla y distribuirla en la base de datos Bitácora, Incidentes y Eventos las cuales pertenecen al SISMICEDE y trasladarla a donde corresponde.

Mantener bases de datos con información actualizada en tiempo real auxiliándose de la subdirección de Territorial y utilizando adecuadamente el recurso humano asignado.

Mantener información en tiempo para los altos mandos de la SECONRED.

Ingresar la información preliminar y complementaria a las bases de datos Bitácora, Incidentes y Eventos.




01-01

Versión: 01

Vigencia:

10

3 IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS

PROCESO

Ingreso de información Preliminar Verificación Información Verificada

Información a Verificada Clasificación e Ingreso Base de Datos Actualizada




01-01

Versión: 01

Vigencia:

11

PROCESO DE MANEJO DE INFORMACION

MANEJO DE INFORMACION

PROCESO SUSTANTIVO


ASIGNACION SEGUIMIENTO A LA INFORMACIÓN CON EL APOYO

DE LOS DELEGADOS, RADIO OPERADORES Y TECNICOS EN CLASIFICACION DE INFORMACION

PROCESOS ADJETIVOS

REPORTES EXTERNOS

REPORTE DE DELEGADOS

Reporte a Altas Autoridades

Seguimiento con Delegados

Verificación de la Información

Seguimiento con Instituciones




01-01

Versión: 01

Vigencia:

12

PROCESO DE MANEJO DE INFORMACION


Manejo de Información en

caso de Emergencia

Reporte a Altas Autoridades

MP- JS01 - 01

Seguimiento con Delegados

MP- JS01 - 02

Seguimiento con Instituciones

MP- JS01 - 03

Verificación de la Información

MP- JS01 - 04




01-01

Versión: 01

Vigencia:

16

4 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

4.1 Reporte a Altas Autoridades

4.1.1 Tiempo de ejecución: Para el reporte de autoridades se les llama al Director de Respuesta, Director de Sistema de Comando de Incidentes, Sub- Director de Respuesta y Sub-Director de Territorio, en ese orden el tiempo de informar a las cuatro autoridades es de 10 minutos por reporte de cada situación.

4.1.2 Objetivo: Mantener informados a niveles superiores de la dirección de Respuesta y SCI para que a su vez se mantenga informado al Secretario Ejecutivo y se pueda tener una correcta y puntual toma de decisión.

4.1.3 Alcance Dentro de la Secretaría Ejecutiva el procedimiento se da específicamente entre Oficial de Servicio con Director de Respuesta, Director SCI, Sub Director de Respuesta, Sub Director de Territorial.

4.1.4 Referencias Constitución Política de la República de Guatemala, Reformada por Acuerdo

Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de

Origen Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”

Plan nacional de respuesta -PNR-, Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres (CONRED), creado en Junio 2002 y actualizado en Abril 2010.


Declaratoria de Estados, por algún evento en específico..

4.1.5 Responsabilidades El oficial de Servicio es el principal responsable de reportar la información inmediatamente a niveles superiores sin perjuicio de la veracidad de la información dado




01-01 Versión:

01 Vigencia:

17

que se entiende que tiene la calidad de preliminar.

4.1.6 Definiciones Toma de Decisión: La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos.

4.1.7 Interacción con otros Procedimientos Reporte a niveles superiores mientras se verifica la información.

4.1.8 Políticas

Reporte de Información en forma puntual a niveles superiores para una correcta y eficaz toma de decisión.

El reporte será por la vía telefónica en su orden Director de Respuesta, Director SCI, Sub Director de Respuesta y Sub Director de Territorial.

4.1.9 Formatos requeridos No existe un formato establecido para este procedimiento únicamente los teléfonos institucionales para llamar a las autoridades.




01-01 Versión:

01 Vigencia:

17

4.1.10 Descripción del Procedimiento

No. UNIDAD

ADMINISTRATIVA/ PUESTO

ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE

Persona a cargo del manejo de toda la información del COE Permanente en situaciones RED y de la Unidad del COE en la Activación del PIR. Funciones

Presentar planificación anual sobre acciones a desarrollar en las Delegaciones Regionales y departamentales, para aprobación de la Dirección de Respuesta.

Coordinar las acciones de respuesta en el COE Nacional cuando éste se active, a través de las funciones según el Plan Nacional de Emergencia

Responsable de la coordinación interinstitucional de toma de decisiones en el COE Nacional, en respuesta a la ocurrencia del evento

Responsable del análisis de información disponible sobre los eventos, para establecer el nivel de alerta que corresponda

Responsable de las declaratorias de alertas institucionales Coordinar la disponibilidad de recursos a nivel nacional, para atender las necesidades en las áreas damnificadas, a través de la Dirección Administrativa y de Logística

Autorizar en coordinación conjunta el envío de Ayuda Humanitaria a las personas damnificadas en las áreas afectadas por la emergencia o desastres

Dirigir y supervisar los procedimientos para la evaluación de daños, y el establecimiento de necesidades inmediatas

Supervisar que la información sobre la emergencia o desastres es disponible oportunamente para agilizar la toma de decisiones efectivas

Asesorar a las demás Direcciones y Unidades de CONRED, en la temática que le corresponda, cuando así lo requieran

Asesorar a las instituciones externas que conforman el COE Nacional, en situación de emergencia y/o desastre, en la temática que le corresponda

Otras que le asigne su Jefe Inmediato Superior, de acuerdo a su competencia

Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda de conformidad con la Ley o reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SE-CONRED.

2 Jefatura de Servicio

Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en la Base de Datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS.




01-01 Versión:

01 Vigencia:

17

Funciones Presentar programación mensual sobre las acciones específicas

del Oficial de Servicio para autorización del jefe inmediato superior.

Verificar el funcionamiento del equipo de transmisión instalado en el pabellón y jefatura de información.

Verificar el buen funcionamiento del equipo de cómputo para el procesamiento diario de información, debiendo de reportar de inmediato cualquier funcionamiento.

Control y registro de salidas de comisiones al interior, por nombramiento de las autoridades CONRED.

Control y registro de salidas de comisión de los vehículos y pilotos, por nombramientos de jefes inmediatos superiores.

Coordinar apoyo y movilización en atención a emergencia, de vehículos con sus respectivos conductores.

Registro y control de personal que ingresa a laborar en horarios no hábiles, previa notificación de Recursos Humanos.

Supervisar el funcionamiento eléctrico de las instalaciones de las SE-CONRED en horarios no hábiles.

Supervisión de las puertas de acceso a las instalaciones del COE Nacional, para garantizar las normas de seguridad.

Control y administración de llaves de emergencia, de oficinas administrativas y bodega número 3.

Responsable del monitoreo de eventos en las sedes regionales y departamentales, para traslado de información a las unidades involucradas.

Mantener informado íntegramente al grupo de toma de decisiones, sobre el desarrollo de eventos a nivel nacional.

Coordinar y supervisar la verificación de la información generada por un evento, a través del personal que conforma la unidad territorial y sectorial.

Monitorear la evolución e impacto de un evento a través de las fuentes oficiales, generadoras de información definidas.

Las atribuciones que establezcan el Plan Nacional de Emergencia, de acuerdo a la alerta declarada.

Apoyar a las demás direcciones y unidades CONRED, en la temática que le corresponda.

Otras que de acuerdo a su competencia le asigne el Jefe Inmediato Superior.

Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda de conformidad con la ley o reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SE-CONRED.

Monitoreos constantes dependiendo de la alerta establecida y respectiva activación del Plan Institucional de Respuesta (PIR) de la situación general del país en materia de GRD a través del personal de SECONRED en campo.




01-01 Versión:

01 Vigencia:

17

Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre, informando constantemente al Director de Respuesta, Director del Sistema de Comando de Incidentes y al Subdirector de respuesta en su orden, estas acciones de primera respuesta pueden ser discrecionales como condicionadas por instrucciones emanadas de los superiores antes descritos.

Realizar las coordinaciones pertinentes con personal de la dirección de Logística para el suministro de recursos en primera respuesta a las emergencias.

Realizar las coordinaciones necesarias con personal de la dirección Administrativa Financiera para mantener un respaldo económico necesario para primeras coordinaciones o acciones de respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre.

Supervisar el ingreso y manejo de información preliminar en el CTE.

Apertura de incidentes y solicitud de información para el ingreso y distribución de la misma en la base de datos Incidentes en conjunto con los Técnicos Clasificadores de Información.

Realizar chequeos al equipo instalado en la Jefatura de Servicio, Pabellón de Oficiales, COEP y COE Nacional

3 Técnicos

Clasificadores de Información

Son las personas encargadas de Revisar, Clasificar, Analizar e Ingresar la Información de los Incidentes en la Base de Datos INCIDENTES y EVENTOS. Funciones

Ingreso de información a la base de datos incidentes, derivada del monitoreo de eventos descritos en la base de datos bitácora, informes escritos, información verbal de Instituciones miembros del sistema y miembros de la SECONRED a nivel nacional.

Identificar los campos adecuados en la base de datos para el ingreso de la información derivada de la emergencia y/o desastre a nivel nacional.

Monitoreo constante a nivel nacional de eventos o hechos relevantes de emergencias, según base de datos Bitácora e Incidentes.

Clasificación de datos y seguimiento a las emergencias generales, cuando se requiera en coordinación con el Oficial de Servicio

Fundamentación teórica para que el Departamento del SIG, elabore mapas de situación en cualquiera de las emergencias suscitadas.

Estar en constante coordinación con el Oficial de Servicio para el mejor manejo de procedimientos y clasificación de la información

Rendir informe de las diferentes acciones y actividades ejecutadas en cada mes servido en la fecha que le sea requerido




01-01 Versión:

01 Vigencia:

17

Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades ejecutadas así como logros alcanzados durante el período de contratación en la fecha que le sea requerido

Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda de conformidad con la Ley, reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SECONRED.

4 Radio Operadores

Son las personas encargadas de recibir la información por cualquier vía Funciones:

Atención de la planta telefónica (PBX 23240800 y 1566); incluye realizar enlaces telefónicos.

Recepción de la información preliminar relacionada con el evento, vía radio, teléfono, correo electrónico y medios de comunicación

Clasificación de información preliminar e ingreso de dicha información a la base de datos BITACORA.

Iniciar el proceso de indagación e investigación, con Delegados Departamentales o alguna institución del sistema.

Mantener el flujo de información hacia el COE. Dar seguimiento inicial al evento. Uso y aprovechamiento máximo de los recursos técnicos y

electrónicos, de oficina y materiales, puestos a su disposición en el C.T.E.

Dar cumplimiento a todo nivel de las normas y/o disposiciones operativas emanadas de la Jefatura del Departamento o de la Dirección de Respuesta.

Velar por las responsabilidades del uso correcto, aplicación y manejo de todos los equipos instalados en el C.T.E.

Mantener en óptimas condiciones los recursos, equipos de comunicaciones y enseres de oficina a su cargo informando al inmediato superior.

Actualizar constantemente la información y bases de datos (BITACORA y otros) del sistema de comunicaciones del SE- CONRED.

Conformar los grupos de servicio durante las alertas o emergencias.

Actuar y participar de acuerdo a los diferentes niveles de alerta, y sus fases establecidas en el PIR o Plan Nacional de Respuesta.

Realizar las primeras coordinaciones desde el CTE en casos de emergencias o desastres.

Rendir informe mensual de sus actividades. Realizar las primeras coordinaciones desde el CTE en casos de

emergencias o desastres. Realizar cualquier otra actividad o atribución que le corresponda

de conformidad con la Ley o reglamento respectivo o que le asigne el Secretario Ejecutivo de la SE-CONRED.




01-01

Versión: 01

Vigencia:

18

4.1.11 Diagrama de Flujo

Inicio

NO

SI

Ingreso de Información Preliminar

Se informa de lo acontecido


Llamada a Altas Autoridades

Contesta la llamada la Autoridad




01-01

Versión: 01

Vigencia:

21

4.2 SEGUIMIENTO CON DELEGADOS

4.2.1 Tiempo de ejecución: El tiempo estipulado para que los delegados envíen la información preliminar es de 8 horas tiempo promedio que tardan en llegar al lugar del incidente según como se tienen regionalizados y ubicadas las delegaciones es el tiempo máximo para el traslado de información, este tiempo puede ser menos.

4.2.2 Objetivo: Establecer una comunicación eficiente con los delegados Regionales y Departamentales para la verificación de la información que ingresa por cualquier medio de comunicación al Centro de Transmisiones de Emergencia y así establecer si es falsa o verídica manteniendo siempre informados a los mandos medios y altos para la toma de decisión.

4.2.3 Alcance El principal responsable en este procedimiento es el Oficial de Servicio quién coordina con el COE Permanente, sub dirección de territorial ya que es el personal que tiene a su cargo el manejo de información, movilización de recursos de los Cuartos de Reacción Inmediata –CRI- así como delegados regionales y departamentales para la atención a uno o varios incidentes derivados de cualquiera de los eventos que manifiesta el Plan Nacional de Respuesta (Geológicos, Hidrometeorológicos, Sanitarios, Sociorganizativos, Químicos).






Declaratoria de Estados, por algún evento en específico.




01-01 Versión:

01 Vigencia:

22

4.2.5 Responsabilidades La Dirección de Respuesta a través de la Sub-Dirección de Territorial es la encargada de que las delegaciones garanticen el adecuado manejo de las emergencias a través de la promoción y aplicación de planes, protocolos y metodologías que faciliten la coordinación, interacción y el ordenado accionar de un sistema establecido que facilite la etapa de recolección, registro, selección-discriminación, verificación, análisis, interpretación, preparación de productos de información y despliegue de la información sobre los eventos adversos que se produzcan en su departamento o región para la toma de decisiones.

4.2.6 Definiciones CRI: Cuarto de reacción inmediata. PIR: Plan institucional de respuesta. PNR: Plan nacional de respuesta.

4.2.7 Interacción con otros Procedimientos En la medida que el delegado informe de la evolución y acciones realizadas en la

atención de un incidente se informa a los altos mandos para la toma de decisión. Una vez rebasada la capacidad de respuesta del delegado se coordina apoyo con el

sistema de enlaces institucionales a través de la dirección de Coordinación.

4.2.8 Políticas Mantener monitoreo con los delegados regionales y departamentales sobre cualquier evento que pueda generar incidentes que pongan en riesgo o afecten a la población.

Se debe supervisar que el reporte del delegado esté ingresado en la base de datos bitácora con buena redacción, ortografía y seguimiento lógico. Si el delegado no se moviliza hacia el lugar del incidente para su verificación, debe hacerlo por medio de fuentes oficiales, en este caso instituciones del sistema.




01-01 Versión:

01 Vigencia:

22

4.2.9 Formatos Requeridos 1. Formulario EDAN: Evaluación de Daños y Necesidades

Formulario Preliminar Urbano Formulario Preliminar Rural Formulario Preliminar de Asentamientos Precarios

Formulario Complementario Urbano Formulario Complementario Rural Formulario Complementario de Asentamientos Precarios.

2. Evaluación preliminar de riesgo

3. Informe de Situación

Informe Requiere Acción Informe Bajo Control Informe Resuelto

4. Cuadro de Situación




01-01 Versión:

01 Vigencia:

22

4.2.10 Descripción del procedimiento

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE






Responsable de las declaratorias de alertas institucionales Coordinar la disponibilidad de recursos a nivel nacional, para atender las necesidades en las áreas damnificadas, a través de la Dirección Administrativa y de Logística









Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en la Base de Datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS.




01-01 Versión:

01 Vigencia:

22

Funciones Presentar programación mensual sobre las acciones específicas

del Oficial de Servicio para autorización del jefe inmediato superior.






















01-01 Versión:

01 Vigencia:

22

Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de Riesgo, Emergencia o Desastre, informando constantemente al Director de Respuesta, Director del Sistema de Comando de Incidentes y al Subdirector de respuesta en su orden, estas acciones de primera respuesta pueden ser discrecionales como condicionadas por instrucciones emanadas de los superiores antes descritos.






3 Técnicos













01-01 Versión:

01 Vigencia:

22

Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades ejecutadas así como logros alcanzados durante el período de contratación en la fecha que le sea requerido


4 Radio Operadores





















01-01 Versión:

01 Vigencia:

22

4.2.11 Diagrama de flujo

SI

Ingreso a la Bitácora

Verificación Delegado

Departamental

¿Confirma?

Apertura de Incidente en La Base De Datos Incidentes y Constante actualización de la misma a través de TCI.

¿Evento Concluido?

Se informa al Director de Respuesta, Director SCI y Sub Director de Respuesta y Territorial.

NO

SI

NO

FIN

Reporte




01-01

Versión: 01

Vigencia:

25

4.3 Seguimiento con Instituciones

4.3.1 Tiempo de ejecución: El tiempo estipulado para que los enlaces de otras instituciones envíen la información preliminar es de 8 horas tiempo promedio que tardan en llegar al lugar del Incidente, este tiempo puede ser menos la Sud-Dirección de Coordinación es la responsable de solicitar dicha información y trasladarla al COE Permanente.

4.3.2 Objetivo: Tener constante comunicación con las instituciones que pertenecen al Sistema de CONRED, para evitar la duplicidad de esfuerzos en el manejo de información durante situaciones RED que amerite la intervención de alguna institución para brindar la respuesta, así como la verificación de los daños reportados la Sud-Dirección de Coordinación es la responsable de solicitar dicha información y trasladarla al COE Permanente.

4.3.3 Alcance Para este procedimiento se tiene como apoyo de la jefatura de servicio, a la dirección de Coordinación a través del sistema de enlaces de la SECONRED, donde se involucran a todas aquellas instituciones que participan en dicho sistema y según su función dentro del Plan Nacional de Respuesta, ya que a través de ellas se realizan las coordinaciones pertinentes durante una emergencia ó incidentes en donde la información se maneja en ambas vías para que la misma sea veraz y funcional para brindar la respuesta y aprovechar los recursos que se tienen disponibles, ya verificada la información se procede a la apertura de incidentes en la base de datos INCIDENTES.




01-01 Versión:

01 Vigencia:

26


Legislativo No. 18-93 del 17 de Noviembre de 1993. Ley y reglamento de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres

de Origen Natural o Provocado, según decreto legislativo 109-96 “Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres” y acuerdo gubernativo número 49-2012 “Reglamento de la ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres”




4.3.5 Responsabilidades Mantener la estrecha comunicación con las instituciones del sistema para que cumplan con sus funciones según lo establece el Plan Nacional de Respuesta, para la verificación de la información preliminar que se tiene para la atención de las emergencias, así determinar las acciones a realizar si hubiera activación del COE Nacional parcial ó total.

4.3.6 Definiciones

CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (COE): Lugar previamente establecido en donde se reúnen las autoridades (municipales, departamentales y/o nacionales) para la dirección y coordinación de todas las actividades durante la respuesta a una emergencia y/o desastre y que cuenta con el conjunto de recursos administrativos adecuados.

EMERGENCIA: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios y el ambiente, causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin.

ENLACE DEL SISTEMA CONRED: Persona nombrada para servir de intermediario y de representante de su Institución ante el Sistema CONRED, con el




01-01 Versión:

01 Vigencia:

26

objeto de lograr una comunicación y coordinación efectiva durante las acciones de gestión para la reducción de riesgos a desastres impulsadas por el Sistema.

MACOE: Manual del Centro de Operaciones de Emergencias. PNR: Plan Nacional de Respuesta. RESPUESTA: Etapa de la atención que corresponde a la ejecución de las

acciones previstas en la etapa de preparación. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna hacia la población.

SISMICEDE: Sistema para el manejo de información en caso emergencia ó desastre.

4.3.7 Interacción con otros Procedimientos · Manejo de información con los Delegados Departamentales de manera preliminar y trasladando la información a las altas autoridades.

4.3.8 Políticas El manejo de información que las instituciones manejen de forma preliminar nos proporcionara como Jefatura de Servicio un panorama amplio de cómo está la situación en el lugar del incidente, para la toma de decisiones.

4.3.9 Formatos requeridos La instituciones del Sistema CONRED poseen sus propios formatos para el traslado de información estos dependiendo de la función a la cual pertenezcan según el PNR es el formato que ellos elaboran y trasladan a través de la Sub-Dirección de Coordinación.




01-01 Versión:

01 Vigencia:

26


No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE






Responsable de las declaratorias de alertas institucionales Coordinar la disponibilidad de recursos a nivel nacional, para

atender las necesidades en las áreas damnificadas, a través de la Dirección Administrativa y de Logística









Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en la Base de Datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS. Funciones




01-01 Versión:

01 Vigencia:

26

Presentar programación mensual sobre las acciones específicas del Oficial de Servicio para autorización del jefe inmediato superior.



















Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de




01-01 Versión:

01 Vigencia:

26

Riesgo, Emergencia o Desastre, informando constantemente al Director de Respuesta, Director del Sistema de Comando de Incidentes y al Subdirector de respuesta en su orden, estas acciones de primera respuesta pueden ser discrecionales como condicionadas por instrucciones emanadas de los superiores antes descritos.






3 Técnicos










Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades




01-01 Versión:

01 Vigencia:

26

ejecutadas así como logros alcanzados durante el período de contratación en la fecha que le sea requerido


4 Radio Operadores





















01-01

Versión: 01

Vigencia:

27


SI

NO

Información Preliminar

ingresada al CTE

Es Necesario la verificación por parte

de Enlace de SECONRE

Envío de información de enlaces a COE Permanente


Solicitar a Sub-Dirección de Coordinación




01-04

Versión: 01

Vigencia:

28

4.4 Verificación de la Información

4.4.1 Tiempo de ejecución: Tener la información verificada es un proceso en el cual se involucra a los delegados regionales y departamentales de la SECONRED y las instituciones que pertenecen al Sistema de CONRED, para evitar la duplicidad de esfuerzos en el manejo de información durante situaciones RED, el tiempo dependerá de la distancia donde se genera el incidente, para este proceso el tiempo es de 8 a 24 horas.

4.4.2 Objetivo: Mantener una comunicación constante con las personas del nivel táctico del la seconred como de los enlaces institucionales, para que nos garanticen la veracidad de la información para poder tener informados a niveles superiores de la dirección de Respuesta y SCI que a su vez se mantenga informado al Secretario Ejecutivo y se pueda tener una correcta y puntual toma de decisión.

4.4.3 Alcance Dentro de la Secretaría Ejecutiva el procedimiento se da específicamente entre Oficial de Servicio con Director de Respuesta, Director SCI, Sub Director de Respuesta, Sub Director de Territorial y Sub Director de Coordinación.










01-04 Versión:

01 Vigencia:

29

4.4.5 Responsabilidades El oficial de Servicio es el responsable de dar seguimiento al proceso de verificación con el apoyo de la Sub Dirección de Territorial y Sub Dirección de Coordinación.

4.4.6 Definiciones Enlace: Persona que representa a su institución (gobierno Iniciativa Privada, ONG´s) ante CONRED. PIR: Plan Institucional de Respuesta. PNR: Plan Nacional de Respuesta. Toma de Decisión: La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos. Verificación: En el sentido más general, la verificación es la comprobación de algo.

4.4.7 Interacción con otros Procedimientos Reporte a altas autoridades. Seguimiento con Delegados Departamentales para obtener la verificación de la

información. Coordinación con instituciones del Sistema para la verificación de la información a

través de los Radio Operadores.

4.4.8 Políticas Los delegados departamentales y regionales deben de informar al COE Permanente de los avances o verificación de la información de un incidente, llamando al Centro de Transmisiones de Emergencias –CTE-, o por correo electrónico a [email protected] y [email protected] . La Sub Dirección de Coordinación debe de informar al CTE de la verificación de los enlaces o bien enviarla por correo electrónico a [email protected] y [email protected].




01-04

Versión: 01

Vigencia:

30

4.4.9 Formatos requeridos La instituciones del Sistema CONRED poseen sus propios formatos para el traslado de información estos dependiendo de la función a la cual pertenezcan según el PNR es el formato que ellos elaboran y trasladan a través de la Sub-Dirección de Coordinación. Los delegados Departamentales y Regionales deben de utilizar los documentos siguientes:

1) Formulario EDAN: Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades



2) Evaluación preliminar de riesgo

3) Informe de Situación


4) Cuadro de Situación




01-04 Versión:

01 Vigencia:

31


No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE




















01-04 Versión:

01 Vigencia:

31
























01-04 Versión:

01 Vigencia:

31







3 Técnicos














01-04 Versión:

01 Vigencia:

31



4 Radio Operadores





















01-04 Versión:

01 Vigencia:

31


Ingreso de Información

Particular Delegado o Enlace

Información Verificada

Información NO Verificada

FIN




01-05

Versión: 01

Vigencia:

32

PROCESO DE ACTUALIZACION DE BASES DE DATOS

ACTUALIZACIÓN BASES DE DATOS

PROCESO SUSTANTIVO


ACTUALZIACIÓN, SEGUIMIENTO, ANALISIS EL INGRESO DE

INFORMACION EN EL SISMICEDE

PROCESOS ADJETIVOS

INFORMACIÓN DELEGADOS

INFORMACION ENLACES INSTITUCIONALES


Base de Datos Incidentes

Base de Datos Eventos




01-05 Versión:

01 Vigencia:

35

PROCESO DE ACTUALIZACION DE BASE DE DATOS INCIDENTES


Actualización Bases de Datos


MP- JS01 – 05

Base de Datos Incidentes

MP- JS01 – 06

Base de Datos Eventos

MP- JS01 – 07




01-05 Versión:

01 Vigencia:

35

4.5 Base de Datos Bitácora.

4.5.1 Tiempo de ejecución: La información que es ingresada a la base de datos bitácora, es la que se recibe por los distintos medios de comunicación, por ejemplo, vía telefónica por medio del numero de emergencia 1566, 119 ó el PBX 23240800, en donde se reciben reporte de personas particulares, alguna institución del sistema de CONRED por medio de sus enlaces y por Delegados Regionales y Departamentales. Reportes vía radio con frecuencia de CONRED en sus distintos canales que son operados por personal voluntarios en las distintas bases de radio ubicadas a nivel nacional ó por alguna persona de la institución que tenga un radio portátil, toda la información es ingresada de forma inmediata para su verificación, el tiempo en el que reporta se ingresa conforme la reportan simultáneamente con el que da el reporte.

4.5.2 Objetivo: Que toda información que sea recibida por el Radio Operador sea ingresada a una bitácora para el seguimiento respectivo y para que el traslado de la misma sea de forma inmediata hacia los altos mandos.

4.5.3 Alcance Dentro de la Secretaría Ejecutiva el procedimiento se da específicamente entre los Radio Operadores, Oficial de Servicio con Director de Respuesta, Director SCI, Sub Director de Respuesta, Sub Director de Territorial y Jefe del COE Permanente.










01-05 Versión:

01 Vigencia:

35

4.5.5 Responsabilidades El oficial de Servicio es el responsable de verificar la información que se ingresa a la base de datos bitácora sea de forma correcta, que todos los campos estén llenos así como la redacción y ortografía de la misma, las personas que ingresan la información son los Radio Operadores.

4.5.6 Definiciones Enlace: Persona que representa a su institución (gobierno Iniciativa Privada, ONG´s) ante CONRED. PIR: Plan Institucional de Respuesta. PNR: Plan Nacional de Respuesta. Verificación: En el sentido más general, la verificación es la comprobación de algo.




01-05

Versión: 01

Vigencia:

36

4.5.7 Interacción con otros Procedimientos Ingreso de la Información a la base de datos incidentes y eventos. Manejo de Información.

4.5.8 Políticas Para el ingreso de información debe de estar homogenizado (mayúsculas, minúsculas, puntuaciones, tipo de letra o fuente, etc.) la creación de las BITACORAS.

Ingresar la información en el campo que corresponda o que se establezca en reunión. Utilizar con todos los archivos adjuntos la nomenclatura institucional establecida. Ingresar la información en los tiempos estipulados.

4.5.9 Formatos requeridos Al momento de ser verificada la información que es ingresada en la base de datos bitácora, los formatos ya establecidos se adjuntaran como respaldo del seguimiento de la información que se procesa. La instituciones del Sistema CONRED poseen sus propios formatos para el traslado de información estos dependiendo de la función a la cual pertenezcan según el PNR es el formato que ellos elaboran y trasladan a través de la Sub-Dirección de Coordinación. Los delegados Departamentales y Regionales deben de utilizar los documentos siguientes:



Formulario Complementario Urbano Formulario Complementario Rural




01-05 Versión:

01 Vigencia:

41

Formulario Complementario de Asentamientos Precarios.








01-05 Versión:

01 Vigencia:

41


No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE















2 Jefatura de Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en la Base de Datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS.




01-05 Versión:

01 Vigencia:

41

Servicio Funciones



















Monitoreos constantes dependiendo de la alerta establecida y respectiva activación del Plan Institucional de Respuesta (PIR) de la situación general del país en materia de GRD a través del




01-05 Versión:

01 Vigencia:

41

personal de SECONRED en campo. Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de







3 Técnicos









Rendir informe de las diferentes acciones y actividades




01-05 Versión:

01 Vigencia:

41

ejecutadas en cada mes servido en la fecha que le sea requerido Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades



4 Radio Operadores





















01-07

Versión: 01

Vigencia:

41

4.6 Base de Datos Incidentes

4.6.1 Tiempo de ejecución: En base a la información que procesada para su verificación, la misma es utilizada para la apertura de un incidente en dicha base de datos el tiempo es de 15 a 20 minutos, la cual nos permitirá almacenar la información y consolidarla para que en el menor tiempo posible sea generado un informe de situación con la información ingresada así mismo nos permitirá generar un mapa de situación para la pronta ubicación del lugar afectado, para la toma de decisiones por el tipo de emergencia que se este generando.

4.6.2 Objetivo: Consolidar toda la información de acciones, estadísticas y seguimiento de una situaciones de Riesgo Emergencia o Desastre, para poder tener una mejor toma de decisiones.

4.6.3 Alcance Dentro de la Secretaría Ejecutiva el procedimiento se da específicamente entre los Radio Operadores, Oficial de Servicio con Director de Respuesta, Director SCI, Sub Director de Respuesta, Sub Director de Territorial y Jefe del COE Permanente.







4.6.5 Responsabilidades Es responsabilidad del Oficial de Servicio junto con los Técnicos en Clasificación de Información que la información que se ingresa a la base de datos incidentes este bien




01-07 Versión:

01 Vigencia:

42

ingresada y del seguimiento que se le deben dar a los incidentes activos en sus distintos procesos en su etapa de respuesta

4.6.6 Definiciones Enlace: Persona que representa a su institución (gobierno Iniciativa Privada, ONG´s) ante CONRED. PIR: Plan Institucional de Respuesta. PNR: Plan Nacional de Respuesta. Verificación: En el sentido más general, la verificación es la comprobación de algo.

4.6.7 Interacción con otros Procedimientos Manejo de Información Ingreso Base de Datos Bitácora.



4.6.9 Formatos requeridos Al momento de ser verificada la información que es ingresada en la base de datos incidentes, los formatos ya establecidos se adjuntaran como respaldo del seguimiento de la información que se procesa. La instituciones del Sistema CONRED poseen sus propios formatos para el traslado de información estos dependiendo de la función a la cual pertenezcan según el PNR es el formato que ellos elaboran y trasladan a través de la Sub-Dirección de Coordinación. Los delegados Departamentales y Regionales deben de utilizar los documentos siguientes:




01-07 Versión:

01 Vigencia:

42











01-07 Versión:

01 Vigencia:

42

4.6.10 Descripción del procedimiento

No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE















2 Jefatura de Garantiza, coordina y administra el buen manejo e ingreso de la Información en la Base de Datos BITACORA, INCIDENTES y EVENTOS.




01-07 Versión:

01 Vigencia:

42

Servicio Funciones



















Monitoreos constantes dependiendo de la alerta establecida y respectiva activación del Plan Institucional de Respuesta (PIR) de la situación general del país en materia de GRD a través del




01-07 Versión:

01 Vigencia:

42

personal de SECONRED en campo. Realizar las acciones de primera respuesta ante una situación de







3 Técnicos









Rendir informe de las diferentes acciones y actividades




01-07 Versión:

01 Vigencia:

42

ejecutadas en cada mes servido en la fecha que le sea requerido Rendir informe final de las diferentes acciones y actividades



4 Radio Operadores





















01-07 Versión:

01 Vigencia:

42

4.7 Base de Datos Eventos

4.7.1 Tiempo de ejecución: Se crea un Evento de 10 a 15 minutos dependiendo del evento que se esté generando en el país mediante la emisión del algún boletín especial generado por el ente científico que es el INSIVUMEH y que provoque una situación RED en el país, así será el nivel de alerta que se manejara tanto institucional o poblacional, en sus diferentes niveles, así como la activación de algún COE (Centro de Operaciones de Emergencias), en varias de las ocasiones el tiempo que dura una alerta es dependiendo el tiempo que dure la etapa de respuesta.

4.7.2 Objetivo: Tener un registro de los eventos que generan alguna situación RED en el país, de tipo Geológico, Hidrometeorologico, Químico, Sanitario o Socio-Organizativo, así como de las alertas se manejan en los distintos niveles (Institucional o Poblacional), y centros de operaciones de emergencias activos tanto Municipal, Departamental o Nacional.

4.7.3 Alcance Dentro de la Secretaría Ejecutiva el procedimiento se da específicamente entre Oficial de Servicio con Director de Respuesta, Director SCI, Sub Director de Respuesta, Sub Director de Territorial, con el aval del Secretario Ejecutivo ó Consejo Nacional para la reducción de Desastres.










01-07 Versión:

01 Vigencia:

42

4.7.5 Responsabilidades El Oficial de Servicio es el responsable de mantener actualizada la base de eventos, en base a los registros de eventos que sean creados para el monitoreo o atenciones de emergencias por eventos de tipo Geológico, Hidrometeorologico, Químico, Sanitario o Socio-Organizativo

4.7.6 Definiciones

ALERTA: Estado declarado con el fin de tomar precauciones o acciones especificas, debido a la presencia o inminente impacto de un evento adverso.

CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (COE): Lugar previamente establecido en donde se reúnen las autoridades (municipales, departamentales y/o nacionales) para la dirección y coordinación de todas las actividades durante la respuesta a una emergencia y/o desastre y que cuenta con el conjunto de recursos administrativos adecuados.

EMERGENCIA: Alteración intensa en las personas, los bienes, los servicios y el ambiente, causados por un suceso natural o provocado por la actividad humana, que la comunidad afectada puede resolver con los medios que ha previsto para tal fin.

PNR: Plan Nacional de Respuesta. PIR: Plan Institucional de Respuesta. MACOE: Manual del Centro de Operaciones de Emergencias. RESPUESTA: Etapa de la atención que corresponde a la ejecución de las

acciones previstas en la etapa de preparación. Corresponde a la reacción inmediata para la atención oportuna hacia la población.

SISMICEDE: Sistema para el manejo de información en caso emergencia ó

desastre.




01-07

Versión: 01

Vigencia:

49

4.7.7 Formato:

Boletines Especiales Generados por el INSIVUMEH. Actas de Declaratoria de Alerta ( Institucional o Poblacional) Actas o Certificaciones de Declaratoria de Alerta (Municipal, Departamental),

firmadas por la autoridad competente. Estados Actas de Activación Centros de Operaciones de Emergencia Nacional,

Departamental o Municipal.

4.7.8 Interacción con otros Procedimientos Ingreso de Base de Datos Bitácora

Ingreso de Base de Datos Incidentes Manejo de Información.






01-07 Versión:

01 Vigencia:

50


No. UNIDAD


ACTIVIDAD

1 Jefatura del COE




















01-07 Versión:

01 Vigencia:

50
























01-07 Versión:

01 Vigencia:

50







3 Técnicos














01-07 Versión:

01 Vigencia:

50



4 Radio Operadores


















Procedimiento para la Clasificación de la Información

Codificación: CONRED-DRE-MPTCI-01

Versión: 01

Vigencia: Página 1de 1

PPPPPrrrrrrrrroooooooooooooooocccccccccceeeeeeeeeeeeeeedddddddddddddddddiiiiiiiiiimmmmmmmmiiiiiieeeeeennnnntttooooo pppppppaaaaaaarrrrrraaaaaaaaa lllllllaaaaaaaaaa CCCCCClllaaaaaassssssiiiiiiiffffffiiiiiiccccccaaaaacccccciiiiióóóóóóónnnnnnnn dddddeeeee llaaaa IIInnnnfffooorrrrmmmmaacióón

CoCCoCodidifif caaaacicicicióónó : COOCOCOCONRNNREDDDED-DDRDDREE--MPMPTCTCTCTCII--001

VeVersióión:n: 011

VVigencciaa: Página1de 11Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONRED-

Secretaría Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TECNICOS EN CLASIFICACION DE

INFORMACION –TCI-

Guatemala 18 de Junio de 2014

Procedimiento para la Clasificación de la Información

Codificación: CONRED-DRE-MPTCI-01

Versión: 01

Vigencia: Página 1de 1

5



Elaboró: Técnico en Clasificación de Información –TCI-

Revisión: Jefe del COE

Visto Bueno: Sub-Director de Respuesta

Autorizó: Director de Respuesta



00

Manual de Procedimientos de Técnicos en Clasificación

de Información –TCI-

Codificación: CONRED- DRE-MPTCI-01

Versión: 01

Vigencia: Página

38

Contenido I. PRESENTACION .................................................................................................................................... 6 II. OBJETIVOS DEL MANUAL ..................................................................................................................... 7 2.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................. 7 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................................... 7 III. IDENTIFICACION E INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS ............................................................................ 8 3.1. Proceso de interacción del Manual de Procedimientos ........................................................................ 8 1. Procedimiento para la Clasificación de la Información ....................................................................... 11 1.1. Tiempo de ejecución:......................................................................................................................... 11 1.2. Objetivo:............................................................................................................................................ 11 1.3. Alcance .............................................................................................................................................. 11 1.4. Referencias ........................................................................................................................................ 11 1.5. Responsabilidades ............................................................................................................................. 11 1.6. Definiciones ....................................................................................................................................... 11 1.7. Interacción con otros Procedimientos ................................................................................................ 12 1.8. Políticas ............................................................................................................................................. 12 1.9. Formatos requeridos ......................................................................................................................... 12 Descripción del Procedimiento .................................................................................................................. 13 2. Procedimiento para el Análisis de la Información ............................................................................... 15 2.1. Tiempo de ejecución:......................................................................................................................... 15 2.2. Objetivo:............................................................................................................................................ 15 2.3. Alcance .............................................................................................................................................. 15 2.4. Referencias ........................................................................................................................................ 15 2.5. Responsabilidades ............................................................................................................................. 15 2.6. Definiciones ....................................................................................................................................... 15 2.7. Interacción con otros Procedimientos ................................................................................................ 16 2.8. Políticas ............................................................................................................................................. 16 2.9. Formatos requeridos ......................................................................................................................... 16 Descripción del Procedimiento .................................................................................................................. 17 3. Procedimiento para la Verificación de la Información ........................................................................ 19 3.1. Tiempo de ejecución:......................................................................................................................... 19 3.2. Objetivo:............................................................................................................................................ 19 3.3. Alcance .............................................................................................................................................. 19 3.4. Referencias ........................................................................................................................................ 19 3.5. Responsabilidades ............................................................................................................................. 19 3.6. Definiciones ....................................................................................................................................... 19 3.7. Interacción con otros Procedimientos ................................................................................................ 20 3.8. Políticas ............................................................................................................................................. 20 3.9. Formatos requeridos ......................................................................................................................... 20 Descripción del Procedimiento .................................................................................................................. 21




Versión: 01

Vigencia: Página

38

4. Procedimiento para el Ingreso de la Información ............................................................................... 23 4.1. Tiempo de ejecución:......................................................................................................................... 23 4.2. Objetivo:............................................................................................................................................ 23 4.3. Alcance .............................................................................................................................................. 23 4.4. Referencias ........................................................................................................................................ 23 4.5. Responsabilidades ............................................................................................................................. 23 4.6. Definiciones ....................................................................................................................................... 23 4.7. Interacción con otros Procedimientos ................................................................................................ 24 4.8. Políticas ............................................................................................................................................. 24 4.9. Formatos requeridos ......................................................................................................................... 24 Descripción del Procedimiento .................................................................................................................. 25 IV. IDENTIFICACION E INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS .......................................................................... 27 4.1. Procesos de interacción de Manuales de Procedimientos .................................................................. 27 6. Procedimiento Analisis y Verificacion de la Informacion ..................................................................... 30 6.1. Tiempo de ejecución:......................................................................................................................... 30 6.2. Objetivo:............................................................................................................................................ 30 6.3. Alcance .............................................................................................................................................. 30 6.4. Referencias ........................................................................................................................................ 30 6.5. Responsabilidades ............................................................................................................................. 30 6.6. Definiciones ....................................................................................................................................... 31 6.7. Interacción con otros Procedimientos ................................................................................................ 31 6.8. Políticas ............................................................................................................................................. 31 6.9. Formatos requeridos ......................................................................................................................... 32 Descripción del Procedimiento .................................................................................................................. 33 7. Procedimiento para el Ingreso de Informacion................................................................................... 35 7.1. Tiempo de ejecución:......................................................................................................................... 35 7.2. Objetivo:............................................................................................................................................ 35 7.3. Alcance .............................................................................................................................................. 35 7.4. Referencias ........................................................................................................................................ 35 7.5. Responsabilidades ............................................................................................................................. 35 7.6. Definiciones ....................................................................................................................................... 36 7.7. Interacción con otros Procedimientos ................................................................................................ 36 7.8. Políticas ............................................................................................................................................. 36 7.9. Formatos requeridos ......................................................................................................................... 37 Descripción del Procedimiento .................................................................................................................. 39 8. ANEXOS ............................................................................................................................................. 40 Formato Informe de Situacion ................................................................................................................... 40 Formato EDAN .......................................................................................................................................... 42 Guía del EDAN ........................................................................................................................................... 43 Formato Cuadro de Situación .................................................................................................................... 44 Guía del Cuadro de Situación ..................................................................................................................... 45




Versión: 01

Vigencia: Página

38

Campos de Bitácora................................................................................................................................... 46 Boletin de INSIVUMEH............................................................................................................................... 47 Bibliografia ................................................................................................................................................ 48

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