Manual de Procedimientos Universidad de la Sierra Rectoría€¦ · Conformidad, Acciones...
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Manual de Procedimientos
Universidad de la Sierra
Rectoría
Febrero de 2008.
GOBIERNO DEL
ESTADO DE SONORA
UNIVERSIDAD DE LA
SIERRA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y
CULTURA
Formuló Presentó Aprobó
Mtro. Arsenio Hibraim Vega Villa Secretario Técnico
Prof. Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
C.P. Gilberto Inda Durán Secretario de la Contraloría General
Aprobado de acuerdo a lo establecido en el Artículo 26,
apartado B fracción XI de la Ley Órganica del Poder Ejecutivo del
Estado de Sonora.
Manual de Procedimientos
Universidad de la Sierra
Índice
Introducción 4
I.- Objetivos del Manual 5
II.- Red de Procesos 5
III.- Lista Maestra de procesos y procedimientos 10
IV
Presentación de los Procedimientos 15
A. Rectoría 15
A.1. Sistema de Gestión de la Calidad
1. Control de Documentos 16
2. Control de Registros de Calidad 29
3. Auditorías Internas 40
4. Acciones Correctivas 50
5. Acciones Preventivas 57
6. Servicio No Conforme 63
A.2. Departamento de Telemática 70
1. Administración y Mantenimiento de la Infraestructura de Telecomunicaciones
71
2. Mantenimiento Correctivo al Equipo de Cómputo 78
3. Mantenimiento Preventivo al Equipo de Cómputo 84
4. Actualización y Mantenimiento de la Página WEB 91
Bibliografía
97
Universidad de la Sierra
4
INTRODUCCIÓN
El propósito institucional de dar respuesta oportuna a las necesidades de sus usuarios, implica identificar, seleccionar, documentar y mejorar de manera continua los procedimientos inherentes al cumplimiento de su Misión. También implica registrar, analizar y simplificar los diferentes tramos de trabajo de cada procedimiento, generando acciones que favorezcan prácticas más eficientes y eficaces que eliminen el desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales, y conduzcan a la implantación y sostenimiento de una cultura de calidad y servicio.
La Universidad de la Sierra (UNISIERRA), en congruencia con lo dispuesto en el Plan Estatal de Desarrollo (PED) y el Programa Estatal de Educación (PEE) 2004-2009, incorporó en su Programa de Desarrollo Institucional (PDI) 2004-2009, el compromiso de alcanzar estándares de calidad en sus servicios, enfocando su operación en la satisfacción del educando, así como de las dependencias y entidades públicas, que en el cumplimiento de sus funciones, requieren de la Institución información respecto de su desempeño y de la aplicación y uso de sus recursos financieros y materiales.
En este cometido, la UNISIERRA elaboró este Manual, en el que se
identifican y documentan los procedimientos estratégicos de la gestión institucional que hacen posible la realización del objeto de su creación: brindar servicios educativos de calidad. En éste se analiza la operación de la Institución, se detalla cada procedimiento y su articulación; y se definen a los responsables de su realización.
El principal referente metodológico utilizado en la integración del documento, fue la Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos, desarrollada ex profeso por la Dirección General de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Contraloría General (SCG) en el mes de abril de 2005.
La identificación y selección de los procedimientos fue responsabilidad de un Comité de Calidad (CC), instalado por Rectoría y conformado por personal directivo, académicos y administrativos. La documentación la realizaron por los titulares de las unidades administrativas y los responsables operativos de su realización; la codificación de procedimientos y formatos fue responsabilidad del Coordinador del mencionado CC; y la integración del Manual, por los titulares del citado Comité de Calidad y de la Unidad de Planeación Institucional.
Integran este documento, los siguientes capítulos: en el Primero se describen los Objetivos del Manual; en el Segundo, se define la Red de Procesos y procedimientos; el Tercero contiene la Lista Maestra de Documentos; y en el Cuarto, se realiza la Presentación e Integración de los Procedimientos, siempre con apego a las recomendaciones de la SCG.
En cada procedimiento se describen los elementos requeridos por la Guía, a saber: objetivos, aplicación, alcance, definiciones, referencias, políticas, productos, clientes, indicadores, formatos e instructivos, anexos, responsabilidades, la descripción de la operación del procedimiento, así como el diagrama de flujo.
Universidad de la Sierra
5
Obviamente, el Manual es una herramienta dinámica, sujeto a los cambios
que se pudieran realizar, como consecuencia de la mejora continúa o por las modificaciones en las responsabilidades o en la estructura orgánica de la Institución, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad de la misma.
Por último, es preciso mencionar que, de acuerdo con la normatividad en la materia, este Manual, entrará en vigencia una vez que sea validado por la SCG y
autorizado por el H. Consejo Directivo.
I. OBJETIVOS DEL MANUAL
GENERAL
Promover el desarrollo administrativo y la mejora continua de los procesos y procedimientos de gestión institucional.
PARTICULARES
Compendiar y sistematizar las operaciones que, de acuerdo con el marco normativo, son responsabilidad de cada una de las Unidades Administrativas.
Uniformar y controlar el cumplimiento de rutinas de trabajo.
Coadyuvar en la inducción al puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal de nuevo ingreso, a efecto de asegurar que tanto el personal directivo como operativo, conozcan adecuadamente todos y cada uno de los tramos de las tareas bajo su responsabilidad.
Disminuir costos de operación e incrementar la eficiencia y eficacia.
Identificar requerimientos para la realización del servicio, y designar responsables de su ejecución.
Promover la coordinación y evitar duplicidades en el desarrollo de las tareas.
Promover la mejora continúa, la simplificación de los procedimientos, y la delegación de autoridad.
Facilitar las actividades de instrumentación, seguimiento y evaluación de las actividades delegadas a los responsables de los procesos.
II. RED DE PROCESOS
Marco de actuación institucional
La Universidad de la Sierra es un ente público descentralizado, creado por el Ejecutivo Estatal para ofrecer servicios de educación superior a los jóvenes egresados del nivel bachillerato. Inscribe su actuación en el Eje 3 del Plan Estatal de Desarrollo (PED), Igualdad de oportunidades, corresponsabilidad y cohesión social; específicamente en el Objetivo 3, Acceso equitativo a educación de calidad, en donde una de sus estrategias es consolidar un sistema educativo de Calidad Sonora, reconocido en el ámbito nacional e internacional, con criterios de acreditación y evaluación permanentes, a efectos de lograr formar sonorenses de carácter emprendedor, competitivo y humanista.
Universidad de la Sierra
6
En congruencia, el Eje 1 del Programa Estatal de Educación (PEE) declara el compromiso del Ejecutivo Estatal por alcanzar estándares de calidad y el mejoramiento continuo del sistema educativo. En este propósito, exige de las instituciones educativas del estado la certificación nacional e internacional de los programas académicos. Por su parte, el Eje 3 plantea objetivos y metas encaminadas a consolidar la administración escolar del sistema educativo, a través de reorganizar la estructura técnico-administrativo-escolar para hacer más eficientes los procesos de gestión.
En el marco de estos ordenamientos, la UNISIERRA revisó y actualizó el Programa de Desarrollo Institucional (PDI) 2004-2009, a efecto de alinearlo estratégicamente con los documentos rectores. En el ámbito de la gestión, su principal reto es establecer procesos administrativos convenientemente adecuados a las exigencias de desarrollo y funcionamiento de los programas educativos. En esta perspectiva, se trazaron objetivos específicos para Mejorar la administración institucional, mediante el diseño e implantación de políticas de calidad, y para Mantener actualizado el marco normativo y los instrumentos de apoyo administrativo.
En el PDI se enuncian también los proyectos estratégicos que coadyuvarán al logro de estos objetivos, a saber: implantación y explotación de un sistema integral de información administrativa, a fin de modernizar, automatizar y simplificar trámites y procedimientos; y la certificación de los procesos estratégicos.
Por otra parte, para cumplir con el Objeto que le dio origen, la UNISIERRA opera con una estructura organizativa, cuyos componentes, funciones, atribuciones y obligaciones, se definen en su marco normativo: el Decreto de Creación, emitido por el Ejecutivo del Estado, define el objeto y las funciones de la Institución; el Reglamento Interior, define la estructura orgánica, las funciones y responsabilidades de las Unidades Administrativas que la conforman; el Reglamento de Ingreso, Permanencia y Promoción del Personal Docente, y el Reglamento Escolar, regulan, respectivamente, la relación de profesores y alumnos con la Universidad; el Manual de Organización describe las interacciones entre los elementos de la estructura de la Institución; y otras disposiciones que regulan la prestación de los servicios bibliotecarios, cómputo, laboratorios, talleres y transporte, principalmente.
Del analisis del PED y de los Programas Sectorial e Institucional, así como del marco normativo, se definieron y seleccionaron los procesos susceptibles de procedimentar y documentar, que se describen en la siguiente Red de Procesos.
7
RED DE PROCESOS
Universidad de la Sierra Rectoría
Código de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
01REC 30/11/07 1 de 2
N° Macroproceso No. de revisión Código de Red
1 2
3 4
Sistema de Gestión Institucional Sistema de Planeación Académica
Sistema de Gestión Interna Sistema de Planeación Institucional
00 58-RP-01REC/REV/00
DIR. Facultad Macro
proceso Responsable Tipo Pr. No.
Sub proceso
Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Clientes
03-
03-23
A 01 Prof. y Lic.
Jesús Torres Gallegos
Alta Dirección
1 09 Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de Gestión de la Calidad
Obtener y
conservar el certificado ISO 9001:2000
P01 Control de Documentos
Lista Maestra de Documentos Controlados
NA Personal involucrado en el SGC
03- 03-
23 A 01
Prof. y Lic. Jesús Torres
Gallegos
Alta
Dirección 1 09
Sistema de Gestión de
la Calidad
Manual de Gestión de la
Calidad
Obtener y conservar el
certificado ISO 9001:2000
P02 Control de Registros de
Calidad
Lista Maestra
de Registros NA
Personal involucrado en
el SGC
03-
03-23
A 01 Prof. y Lic.
Jesús Torres Gallegos
Alta Dirección
1 09 Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de Gestión de la Calidad
Obtener y conservar el certificado ISO
9001:2000
P03 Auditorías Internas
Programa de
Auditorías Internas. Reporte de
Auditorías Internas
NA
Responsables de Procedimientos
en el SGC
Elaboró Revisó Validó
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Representante de Rectoría
C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de
Planeación
Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
No. Prioridad
1 Alta
2 Normal
3 Baja
Catálogo de facultades
A Vinculación y desarrollo institucional
B Desarrollo académico
C Control y desarrollo administrativo
06-SIP-P02-F01/REV.00
8
RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra
Rectoría
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
01REC 30/11/07 2 de 2
Macroproceso No. de revisión Código de Red
01. Sistema de Gestión Institucional 02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna
04. Sistema de Planeación Institucional
00 58-RP-01REC/REV/00
DIR. Facultad
Macro
proceso Responsable Tipo Pr. No.
Sub
proceso Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Clientes
03- 03-
23 A 01
Prof. y Lic.
Jesús Torres Gallegos
Alta
Dirección 1 09
Sistema de
Gestión de la Calidad
Manual de Gestión
de la Calidad
Obtener y conservar el
certificado ISO 9001:2000
P04 Acciones
Correctivas
Detección de No Conformidad, Acciones
Correctivas y Acciones Preventivas.
NA
Personal
involucrado en el SGC
03- 03-23
A 01 Prof. y Lic.
Jesús Torres Gallegos
Alta Dirección
1 09 Sistema de Gestión de la Calidad
Manual de Gestión de la
Calidad
Obtener y conservar el certificado ISO
9001:2000
P05 Acciones Preventivas
Detección de No Conformidad, Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas.
NA Personal involucrado en el SGC
03- 03-
23 A 01
Prof. y Lic. Jesús Torres
Gallegos
Alta
Dirección 1 09
Sistema de Gestión de
la Calidad
Manual de Gestión
de la Calidad
Obtener y conservar el
certificado ISO 9001:2000
PO6 Servicio No
Conforme
Detección de No Conformidad, Acciones
Correctivas y Acciones Preventivas.
NA Personal involucrado
en el SGC
Elaboró Revisó Validó
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Representante de Rectoría
C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de Planeación
Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos
Rector
No. Prioridad
1 Alta
2 Normal
3 Baja
Catálogo de facultades
A Vinculación y desarrollo institucional
B Desarrollo académico
C Control y desarrollo administrativo
06-SIP-P02-F01/REV.00
9
RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra
Rectoría
Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas
01REC 30/11/07 1 de 1
Macroproceso No. de revisión Código de Red
01. Sistema de Gestión Institucional
02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna 04. Sistema de Planeación Institucional
00 58-RP-01REC/REV/01
Facultad
Macro proceso
Responsable Tipo Pr No Sub
proceso Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Cliente
03- 03-23 A 01
Prof. y Lic. Jesús Torres
Gallegos
Apoyo 2 11 Administración
de TIC
Servicios de Información y
comunicación electrónica
Programa Anual de
Trabajo
P01
Admón y Mantenimiento de la
Infraes. De Telecomunicaciones
Reporte del estado de
funcionamiento
de la red de voz y datos.
Reportes atendidos/reportes
solicitados
UA´s y
alumnos
03- 03-23 A 01
Prof. y Lic. Jesús Torres
Gallegos
Apoyo 2 11 Administración
de TIC
Servicios de Información y comunicación
electrónica
Programa Anual de Trabajo
P02 Mantenimiento correctivo del
equipo de cómputo
Equipo en operación
óptima
Acciones programadas/Acciones
realizadas
UA´s y alumnos
03-
03-23 A 01
Prof. y Lic.
Jesús Torres Gallegos
Apoyo 2 11 Administración
de TIC
Servicios de
Información y comunicación
electrónica
Programa Anual de Trabajo
P03 Mantenimiento preventivo del
equipo cómputo
Reporte de mantenimiento
del equipo
Acciones programadas/Acciones
realizadas
UA´s y alumnos
03- 03-
23 A 01
Prof. y Lic. Jesús Torres
Gallegos
Apoyo 2 11 Administración
de TIC
Servicios de Información y
comunicación electrónica
Programa
Anual de Trabajo
P04
Actualización y
mantenimiento de la pagina Web
Página
actualizada
Num de actualizaciones programadas
/num de actualizaciones realizadas
Comunidad universitaria
y sociedad en general
Elaboró Revisó Validó
Ing. Aldo Juárez de Haro
Jefe del Depto. De Telemática
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa Secretario Técnico del Rector
Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos
Rector
No. Prioridad
1 Alta
2 Normal
3 Baja
Catálogo de facultades
A Vinculación y desarrollo institucional
B Desarrollo académico
C Control y desarrollo administrativo
06-SIP-P02-F01/REV.00
10
IV. LISTA MAESTRA
11
Fecha: 30/11/07
Hojas: 1 de 4
01REC Rectoría
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE
REVISIÓN FECHA DE
ELABORACIÓN
RED DE PROCESOS
58-RP-01REC/REV/00 Red de Procesos 00 30/11/07
PROCEDIMIENTOS
58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00
Control de documentos 00 30/11/07
58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00
Control de registros de calidad 00 30/11/07
58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.00
Auditorías internas 00 30/11/07
58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.00
Acciones correctivas 00 30/11/07
58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.00
Acciones preventivas 00 30/11/07
58-03-03-23-01/01REC-09-P06//REV.00
Servicio no conforme 00 30/11/07
FORMATOS
58-01SGC-P01-F01/REV.00 Lista maestra de documentos controlados
00 30/11/07
58-01SGC -P01-F02/REV.00 Lista maestra de registros de calidad
00 30/11/07
58-01SGC -P03-F01/REV.00 Programa de auditorías internas
00 30/11/07
58-01SGC -P03-F02/REV.00 Reporte de auditoría interna 00 30/11/07
58-01SGC -P04-F01/REV.00 Requerimiento de acciones correctivas
00 30/11/07
ANEXOS
58-01SGC -P01 -G01/REV.00 Diagrama del Procedimiento
Control de documentos. 00 30/11/07
58-01SGC -P02-G02/REV.00 Diagrama del Procedimiento Control de Registros de Calidad
00 30/11/07
06-SIP-P02-F01/REV.00
LISTA MAESTRA
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
12
Fecha: 30/11/07
Hojas: 2 de 4
01REC Rectoría
58-01SGC-P03-G03/REV.00 Diagrama del Procedimiento Auditorías internas.
00 30/11/07
58-01SGC-P04-G04/REV.00 Diagrama del Procedimiento Acciones Correctivas
00 30/11/07
58-01SGC-P05-G05/REV.00 Diagrama del Procedimiento Acciones Preventivas
00 30/11/07
58-01SGC-P06-G06/REV.00 Diagrama del Procedimiento Servicio No Conforme
00 30/11/07
58-01SGC-P01-L01/REV.00
Inventario de Registro de Procedimientos
00 30/11/07
58-01SGC-P01-T01/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento
00 30/11/07
58-01SGC-P02-L02/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos.
00 30/11/07
58-01SGC-P02-T02/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento
00 30/11/07
58-01SGC-P03-L03/REV.00. Inventario de Registro de Procedimientos
00 30/11/07
58-01SGC-P03-T03/REV.00. Verificación de la ejecución del procedimiento
00 30/11/07
58-01SGC-P04-L04/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos.
00 30/11/07
58-01SGC-P04-T04/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento
00 30/11/07
58-01SGC-P05-L05/REV.00. Inventario de Registro de Procedimientos
00 30/11/07
58-01SGC-P05-T05/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento
00 30/11/07
58-01SGC-P06-L06/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos
00 30/11/07
58-01SGC-P06-T06/REV.00 Verificación de ejecución del procedimiento
00 30/11/07
PROCEDIMIENTOS: Departamento de Telemática
58-03-03-23-01/01REC-11-P01/REV.00
Administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación
00 30/11/07
58-03-03-23-01/01REC-11-P02/REV.00
Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo
00 30/11/07
LISTA MAESTRA
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
13
Fecha: 30/11/07
Hojas: 3 de 4
01REC Rectoría
58-03-03-23-01/01REC-11-P03/REV.00
Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo
00 30/11/07
58-03-03-23-01/01REC-11-P04/REV.00
Actualización y mantenimiento de la página web
00 30/11/07
FORMATOS
58-01REC-P01-F01/REV.00 Solicitud de servicios y su instructivo de llenado
00 30/11/07
58-01REC-P01-F02REV.00 Mantenimiento Preventivo 00 30/11/07
58-01REC-P01-F03REV.00 Publicación de información en la Página Web
00 30/11/07
ANEXOS
58-01REC-P01-G01REV.00
Diagrama de flujo del procedimiento Administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación.
00 30/11/07
58-01REC-P01-L01REV.00
Inventario de Registro de Procedimientos.
00 30/11/07
58-01REC-P01-T01EV.00 Verificación de ejecución del procedimiento
00 30/11/07
58-01REC-P02-G01REV.00
Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo.
00 30/11/07
58-.01REC-P02-L01REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos
00 30/11/07
58-01REC-P02-L01REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento
00 30/11/07
58-01REC-P03-G01REV.00
Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo.
00 30/11/07
58-01REC-P03-L01REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos
00 30/11/07
58-01REC-P03-L01REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento
00 30/11/07
LISTA MAESTRA
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
14
Fecha: 30/11/07
Hojas: 4 de 4
01REC Rectoría
58-01REC-P03-G01EV.00.
Diagrama de flujo del procedimiento Actualización y mantenimiento de la página Web
00 30/11/07
58-01REC-P03-L01EV.00 Inventario de Registro de Procedimientos
00 30/11/07
58-01REC-P03-T01EV.00 Verificación de ejecución del Procedimientos
00 30/11/07
06-SIP-P02-F01/REV.00
LISTA MAESTRA
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
15
IV. PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. Rectoría
Administración del Sistema de Gestión de la Calidad
16
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No.1 de 5
Macroproceso: 01
Subproceso 09
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento P01
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar que los documentos contenidos en el SGC de la Universidad de la Sierra se encuentran vigentes y controlados, y permitan mostrar evidencia de la operación eficaz y eficiente del Sistema.
II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Lo aplica el Representante de Rectoría y los Responsables de los Procesos y Procedimientos.
III. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que soportan los Procesos que conforman el SGC de la Universidad de la Sierra.
IV. DEFINICIONES
- Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
- Documento.- Información y su medio de soporte. - Documento Interno.- Documento generado al interior del SGC. - Documento Externo.- Documento generado por otra instancia que no sea la
Universidad de la Sierra. - Documento Obsoleto.- Documento que por modificación o inoperatividad ha sido
excluido del SGC. - Copia Controlada.- Documento que por su condición, forma parte de un determinado
número de ejemplares distribuido estratégicamente conforme a la Lista Maestra de Documentos Controlados.
V. REFERENCIAS
- Programa Estatal de Educación 2004-2009 - Programa de Desarrollo Institucional 2004-2009 - Norma ISO 9001:2000, Cláusula 4.2.3. - 58-SGC-MGC/REV.00 Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00.
- 58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00 Control de documentos VI. POLÍTICAS
- El Control de Documentos se llevará conforme a los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000.
VII. PRODUCTOS
- Control de Documentos Externo e Interno. (58-01REC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad, para que la documentación se encuentre vigente en los lugares de uso)
VIII. CLIENTE(S)
- Todo el personal involucrado en el SGC.
IX. INDICADORES
- NA
17
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-01SGC-P01-F01/REV.00 Lista maestra de documentos controlados - 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista maestra de registros de calidad XI. ANEXOS
- 58-01SGC-P01-G01/REV.00 Diagrama del Procedimiento Control de Documentos - 58-01SGC-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01SGC-P01-T01/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento. XII. RESPONSABILIDADES
- Rector y/o Secretario Técnico (Representante de Rectoría -RR-).- Responsable del resguardo de los Procedimientos del SGC, asegura que sean revisados antes de ser publicados por los Responsables de la Unidades Administrativas correspondientes, y posteriormente aprobados por el Rector; Es responsable del registro en la Lista Maestra de Documentos y de identificarlos mediante código.
- Rector y/o Secretario Técnico (Responsable de Procedimiento -RP-).- Propone,
actualiza o modifica los Procedimientos de su responsabilidad; Se asegura que los documentos del SGC sean analizados y revisados según sea necesario, por lo menos una vez al año.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
XIII.1. RR Aprobar y emitir los documentos.
Los Procedimientos del SGC son elaborados y revisados antes de ser publicados; la revisión es realizada por el Responsable de la Unidad Administrativa correspondiente, y posteriormente aprobada por el Rector.
El Procedimiento aprobado es enviado al RR quien lo incorpora al sistema y procede a su registro en la Lista Maestra de Documentos.
Los Procedimientos del SGC, se identifican con un código, el cual se compone de la forma en que se ejemplifica a continuación:
Código para el Procedimiento Control de Doctos. 58-03-03-23-01/01REC/P01/REV.00,en donde:
58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.
18
58.- Corresponde a la clave programática
asignada a la Universidad de la Sierra. - 03-03-23.- Indica el número de Eje Rector,
Objetivo del Programa Estatal de Desarrollo (PED) y Programa de Mediano Plazo (PMP), del Gobierno del Estado.
- 01.- Indica el número de Macroproceso del cual
se origina el Procedimiento descrito, para la Universidad de la Sierra se considera una sola red de procesos.
- 01REC.- Indica la Clave Programática ó
Presupuestal, seguida de las siglas de cada Unidad Administrativa a la cual pertenece el Procedimiento, las cuales se establecen según el apartado de Control de Documentos.
- 09.- Indica el número de Proceso del cual se origina el Procedimiento descrito.
- P01.- Indica, antecedido de la letra “P”, el número de Procedimiento que se describe en el formato.
- REV.00.- Indica el No. de revisión del
procedimiento: La primera vez que se elabora y aprueba el documento es considerada como la Revisión 00 y a partir de esta fecha cada modificación adquirirá un nuevo número de revisión: 01, 02, etc. La fecha de elaboración cambiará con cada revisión.
Los Procedimientos serán sellados dependiendo del estado en que se encuentren, de ésta forma se obtienen Documentos Controlados y Documentos Obsoletos, según sea el caso.
Nota: Está prohibida la reproducción total o parcial de los Procedimientos, así como su extracción de la Universidad sin la autorización del RR; Cuando esto suceda, según sea el caso, las copias e impresiones de Procedimientos y normas serán solo de referencia.
Todos los documentos son controlados por el RR, lo que asegura contra cualquier pérdida o daño, se realizan respaldos de la documentación electrónica y se tiene un juego original de todos los Procedimientos.
19
XIII.2. RP Propone, actualiza o modifica los Procedimientos de su responsabilidad. Las modificaciones son revisadas y aprobadas por el Titular de la Unidad Administrativa correspondiente. Después es enviada al RR para su evaluación y aprobación; Si el procedimiento cumple con los requerimientos del SGC y la Política de Calidad de la Universidad, se aprueba y procede a editarlo. Los documentos del SGC son analizados y revisados según sea necesario, por lo menos una vez al año.
XIII.3. ,RP
Cuando se distribuya una nueva edición modificada, se retira y elimina la versión anterior de todos los puntos de emisión, verificándolo en la Lista Maestra de Documentos, y en caso que deban conservarse, se sellan con la leyenda Documento Obsoleto. Cuando un documento del SGC esté fuera del Alcance (como copias e impresiones que se reproduzcan sin autorización del RR), será considerado como Documento No Controlado. (No existe ningún tipo de obligación para el control de estas copias)
XIII.4. RR Control de Documentos Externos.
El RR, recibe la documentación externa y la registra en la Lista Maestra de Documentos Controlados. La numeración o código de los documentos externos está dada por medio de las claves propias de identificación de su origen, o en su defecto por alguna abreviación adecuada para el mismo.
Una vez registrados, son sellados como Documento Externo, sobre la página de contenido o en la hoja de presentación.
El acceso a estos documentos estará sujeto al criterio establecido por cada Unidad Administrativa Responsable. El RR debe de asegurase de mantener la documentación externa vigente, por lo que requiere: - Mantenerse informado sobre los cambios
hechos en documentos del SGC.
58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.
20
- Solicitar periódicamente a las diferentes Unidades Administrativas la revisión de dichos documentos, usando los manuales o información adecuada.
- Coordinar una revisión periódica de los documentos.
Cuando el documento se convierte en Obsoleto, debe sellarse como tal y se puede mantener la edición previa a la que se este utilizando, si es necesario.
- Fin del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Representante de Rectoría
C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de
Planeación
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
21
ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja: 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de documentos.
Código de Procedimiento: 58-03-03-
23-01/01REC-09-P01/REV.00
Hoja 1 de 1
36-SGC-P01-D01/REV.00
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
REPRESENTANTE DE
RECTORÍA
RESPONSABLE DEL
PROCEDIMIENTO
APROBACIÓN Y EMISIÓN DE DOCUMENTOS
Sella los Documentos dependiendo
del estado en que se encuentren, de
ésta forma se obtienen Documentos
Controlados y Documentos Obsoletos,
según sea el caso.
Propone, actualiza o
modifica los Procedimientos
de su responsabilidad. (Las modificaciones son revisadas
y aprobadas por el Titular de
la Unidad Administrativa
correspondiente).
CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
INICIO
Recibe el procedimiento aprobado, lo
incorpora al sistema y procede a su
registro en la Lista Maestra de
Documentos. Además, identifica cada
proceso con un código.
Controla todos los documentos para
asegurar contra cualquier pérdida o
daño, realizan respaldos de la
documentación de manera electrónica
y resguarda un juego original de todos
los Procedimientos.
Envía para su evaluación y
aprobación
RECTOR
¿El procedimiento
cumple con los
requerimientos del
SGC y la Política de
Calidad de la
Universidad?
Si
No
Aprueba y firma el
Procedimiento
Cuando se distribuya una nueva
edición modificada, se retira y elimina la versión anterior de todos los puntos
de emisión. En caso de conservarse,
se sellan con la leyenda Documento
Obsoleto.
Cuando un documento del SGC esté
fuera del Alcance (como copias e
impresiones que se reproduzcan sin
autorización del RR), será considerado
como Documento No Controlado.
FIN
Registra la documentación externa en la Lista Maestra de Documentos
Controlados, la sella como Documento
Externo en la página de contenido o
en la hoja de presentación.
El acceso a estos documentos estará
sujeto al criterio establecido por cada
Unidad Administrativa Responsable.
Se asegura de mantener la
documentación externa vigente,
22
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de documentos. Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.
Papel Rector y/ Secretario Técnico
1 año Archivo del Secretario Técnico
06-SIP-P01-F03/REV.00
23
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de
documentos
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se registraron en la Lista Maestra de Registros de Calidad los documentos nuevos o modificados según sea el caso, una vez aprobados.
√
2 Se sellaron los documentos como documentos controlados y documentos obsoletos, según corresponda.
√
3 Se registraron en la Lista Maestra de Registros de Calidad los documentos externos y se sellaron como tales (externos).
√
4 Cuando un documento externo se convirtió en obsoleto, es sellado como tal.
√
5 Se informó periódicamente de los cambios de los documentos externos del Sistema de Gestión de la Calidad.
√
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
_______________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
24
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC-P01-F01/REV.00
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS HOJA 24 DE 97
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN Interno Originales del RR
58-SGC-MGC/REV.00 Manual de Gestión de Calidad 00 Interno - Original en resguardo del RR
58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00 Control de Documentos 00 Interno - Original en resguardo del RR
58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00 Control de Registros 00 Interno - Original en resguardo del RR
58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.01 Auditorías Internas 00 Interno - Original en resguardo del RR
58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.01 Acciones Correctivas 00 Interno - Original en resguardo del RR
58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.01 Acciones Preventivas 00 Interno - Original en resguardo del RR
58-03-03-23-01/01REC-09-P06/REV.02 Servicio No Conforme 00 Interno 14 Original en resguardo del RR; 13 copias controladas en SGA, JDCEA, JDB, JDIT, Biblioteca, Centro de Cómputo, PYD, SEE, FYC, MAN, JDRH, PLN, JUAP y JDJ.
58-03-03-23-02/02SGA-01-P01/REV.01 Evaluación del Desempeño del Personal Docente 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT
58-03-03-23-02/02SGA-01-P02/REV.02 Programación de Visitas y Prácticas de Campo 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT
58-03-03-23-02/02SGA-01-P03/REV.01 Elaboración y Actualización de Cartas Descriptivas 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT
58-03-03-23-02/02SGA-01-P04/REV.02 Elaboración de Cargas Académicas y Horarios 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT
58-03-03-23-02/02SGA-01-P05/REV.00 Diseño de Programas Educativos 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT
58-03-03-23-02/02SGA-01-P06/REV.01 Servicio Social 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT
58-03-03-23-02/02SGA-01-P07/REV.02 Estadías 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT
58-03-03-23-02/02SGA-01-P08/REV.01 Selección de Personal Académico 00 Interno 5 SGA, JDCEA, JDB, JDIT y JDRH
25
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC-P01-F01/REV.00
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS HOJA 25 DE 97
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN Interno Originales del RR
58-03-03-23-02/02SGA-01-P09/REV.01 Inducción de Personal Académico 00 Interno 5 SGA, JDCEA, JDB, JDIT y JDRH
58-03-03-23-02/02SGA-01-P01/REV.01 Inscripción y Reinscripción 00 Interno 2 SGA, SEE
58-03-03-23-02/02SGA-02-P02/REV.00 Convalidación, Equivalencia y Revalidación de Estudios
00 Interno 2 SGA, SEE
58-03-03-23-02/02SGA-02-P03/REV.00 Registro de Calificaciones Final y Extraordinaria 00 Interno 2 SGA, SEE
58-03-03-23-02/02SGA-02-P04/REV.00 Certificado Parcial de Estudios 00 Interno 2 SGA, SEE
58-03-03-23-02/02SGA-02-P05/REV.00 Inscripción y Registro de Actividades Extracurriculares
00 Interno 2 SGA, SEE
58-03-03-23-02/02SGA-02-P06/REV.02 Titulación 00 Interno 2 SGA, SEE
58-03-03-23-02/02SGA-02-P07/REV.00 Servicios Bibliotecarios 00 Interno 2 Biblioteca, SGA
58-03-03-23-02/02SGA-02-P08/REV.00 Servicios Informáticos 00 Interno 2 Centro de Cómputo, SGA
58-03-03-23-01/04UFI-03-P01/REV.02 Promoción y Difusión 02 Interno 1 Coordinación de Fortalecimiento Institucional
58-03-03-23-03/03UAP-04-P01/REV.00 Control de Ingresos 00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad
58-03-03-23-03/03UAP-04-P02/REV.00 Avance Financiero y Control Presupuestal 00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad
58-03-03-23-03/03UAP-04-P03/REV.00 Elaboración de Cheques 00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad
58-03-03-23-03/03UAP-05-P01/REV.00 Reclutamiento, Selección y Contratación de
Personal 00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Recursos Humanos
58-03-03-23-03/03UAP-05-P02/REV.00 Puntualidad y Asistencia de Personal
00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Recursos Humanos
58-03-03-23-03/03UAP-06-P01/REV.00 Adquisición y Suministro de Recursos Materiales y
Servicios 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción
58-03-03-23-03/03UAP-06-P02/REV.00 Licitaciones 00 Interno 2 Jefatura del Depto. Jurídico, Jefatura de Unidad de Administración y Promoción
26
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC-P01-F01/REV.00
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS HOJA 26 DE 97
58-03-03-23-03/03UAP-07-P03/REV.00 Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y
Equipo 00 Interno 2
Coordinación de Recursos Materiales y Servicios, Jefatura
de Unidad de Administración y Promoción
58-03-03-23-04/05UPL-08-P01/REV.00 Formulación del Programa de Desarrollo Institucional
00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P02/REV.00 Formulación del Programa Operativo Anual 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P03/REV.00 Formulación del Presupuesto de Egresos 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P04/REV.00 Reprogramación-Presupuestación 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P05/REV.00 Informes de Seguimiento Financiero de Ingreso y
Egreso 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P06/REV.00 Formulación y/o Actualización del Prontuario Estadístico
00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P07/REV.00 Actualización del PIFI 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P08/REV.00 Aplicación de Recursos del PIFI 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P09/REV.00 Informe Financiero PIFI 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P10/REV.00 Elaboración de la Estadística Institucional 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
58-03-03-23-04/05UPL-08-P11/REV.00 Celebración de sesiones de Consejo Directivo 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación
Guías Técnicas para la formulación del presupuesto
Guías Técnicas para la formulación del presupuesto
-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
Guías Técnicas para la formulación del
POA Guías Técnicas para la formulación del POA -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
Guías Técnicas para la formulación de la cuenta pública
Guías Técnicas para la formulación de la cuenta pública
-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
Guías Técnicas para la formulación del PIFI
Guías Técnicas para la formulación del PIFI -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
Guías Técnicas para la formulación de
la Estadística Básica
Guías Técnicas para la formulación de la
Estadística Básica -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
Guías Técnicas para la formulación de los informes del PIFI
Guías Técnicas para la formulación de los informes del PIFI
-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
27
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC-P01-F01/REV.00
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS HOJA 27 DE 97
Guías Técnicas para la formulación de los informes trimestrales de Ingresos y
Egresos
Guías Técnicas para la formulación de los
informes trimestrales de Ingresos y Egresos -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
Lineamientos del Plan Estatal de Desarrollo
Lineamientos del Plan Estatal de Desarrollo -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
Programa Estatal de Educación Programa Estatal de Educación -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción
Decreto del Presupuesto de Egresos del
Gobierno del Estado de Sonora
Decreto del Presupuesto de Egresos del Gobierno
del Estado de Sonora -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción
Derechos y Obligaciones Individuales de los Trabajadores
Derechos y Obligaciones Individuales de los Trabajadores
-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los
Municipios.
Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos del Estado y de los Municipios. -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de
Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios
relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción
Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón.
Pública Estatal.
Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción
Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto
Público Estatal y su Reglamento
Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y su
Reglamento
-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los
Municipios.
Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos del Estado y de los Municipios. -- Externo -- Coordinación de Recursos Materiales
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de
Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios
relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
-- Externo -- Coordinación de Recursos Materiales
Ley de adquisiciones, arrendamientos y
prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
-- Externo -- Coordinación de Recursos Materiales
28
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC-P01-F01/REV.00
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS HOJA 28 DE 97
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de
Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios
relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
-- Externo -- Jefatura del Depto. Jurídico
Ley de adquisiciones, arrendamientos y
prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.
-- Externo -- Jefatura del Depto. Jurídico
Clasificador por Objeto del Gasto Clasificador por Objeto del Gasto -- Externo -- Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad
Ley de Presupuesto de Egresos,
Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y su Reglamento
Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad
Gubernamental y Gasto Público Estatal y su Reglamento
-- Externo -- Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad
Lineamientos Normativos para la Aplicación de las Tarifas aprobadas para la Afectación de las Partidas de Viáticos y Gastos de Camino
Lineamientos Normativos para la Aplicación de las Tarifas aprobadas para la Afectación de las Partidas de Viáticos y Gastos de Camino
-- Externo -- Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad
Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora (40)
Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora (40) -- Externo -- Jefatura del Depto. de Recursos Humanos
Ley del Instituto de Seguridad Social para los
Trabajadores del Estado de Sonora (38)
Ley del Instituto de Seguridad Social para los
Trabajadores del Estado de Sonora (38) -- Externo -- Jefatura del Depto. de Recursos Humanos
Ley Federal del Trabajo Ley Federal del Trabajo -- Externo -- Jefatura del Depto. de Recursos Humanos
Convenio de Prestaciones de Seguridad Social
Convenio de Prestaciones de Seguridad Social -- Externo -- Jefatura del Depto. de Recursos Humanos
29
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No.1 de 3
Macroproceso: 01
Subproceso 09
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento P02
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: Control de registros de calidad.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar que los Registros de Calidad se encuentren vigentes y que permitan mostrar evidencia de la operación eficaz del SGC.
II. APLICACIÓN () General (x) Específica
Lo aplica el Representante de Rectoría.
III. ALCANCE
Es aplicable a todos los Registros de Calidad declarados en el SGC.
IV. DEFINICIONES
- Registro.- Documentos en los que se guarda información que demuestra la conformidad de las actividades relacionadas con la Calidad.
- Tiempo de Retención.- El tiempo de resguardo de cada uno de los Registros.
V. REFERENCIAS
- Norma ISO 9001:2000, Cláusula 4.2.4. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00.
VI. POLÍTICAS
- El control de registros se realizará en conformidad con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000.
VII. PRODUCTOS
- 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.
VIII. CLIENTE(S)
- Todo el personal involucrado en el SGC.
IX. INDICADORES
- NA.
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad
XI. ANEXOS
- 58-01SGC-P02-G02/REV.00 Diagrama del Procedimiento Control de Registros de Calidad
- 58-01SGC-P02-L02/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01SGC-P02-T02/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento. - 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad
XII. RESPONSABILIDADES
30
- Rector y/o Secretario Técnico (RR).- Es responsable del registro en la Lista
Maestra de Registros de Calidad. - Rector y/o Secretario Técnico (RP).- Es responsable de determinar el (los)
formato (s) (Registros) a utilizar para demostrar la conformidad del servicio. Se asegura que todos los formatos mencionados en los Procedimientos, y de los cuales se tenga información de evidencia de cumplimiento con el SGC, son Registros y cumplen con la Norma.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
XIII.1 RP
Es responsable de determinar los formatos (s) (registros) a utilizar para demostrar la conformidad del servicio. Todos los formatos mencionados en los Procedimientos, y de los cuales se tenga información de evidencia de cumplimiento con el SGC, son registros y deberán cumplir las siguientes condiciones: 1. COMPLETO: que incluya toda la información
que indique el formato. 2. VIGENTE: Que el formato que se este
utilizando no sea obsoleto. 3. DISPONIBLE: Que el resguardo de los
formatos sea accesible en caso de consulta. 4. PERMANENCIA: Que se mantengan los
registros en el tiempo de retención establecido y en condiciones que eviten cualquier daño.
En las áreas donde se generen o reciban registros y que sirvan para demostrar la conformidad del Servicio, deben archivarse cronológica o numéricamente, según sea el caso, pudiendo ser resguardados física o electrónicamente.
XIII.2 RR
Codifica todos los formatos considerados por los RP, en la forma en que se ejemplifica a continuación:
Código para el Registro 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad, en donde:
31
- 58.- Corresponde a la clave programática
asignada a la Universidad de la Sierra. - SGC.- Corresponde a las siglas del Proceso
donde se ubica el procedimiento que incluye al registro. (en este caso Sistema de Gestión de Calidad)
- P02.- Indica, antecedido de la letra “P”, el
número de procedimiento al que pertenece el registro. REV.00.- Indica el No. de revisión del
procedimiento: La primera vez que se elabora y aprueba el documento es considerada como la revisión 00 y a partir de esta fecha cada modificación adquirirá un nuevo número de revisión: 01, 02, etc. La fecha de elaboración cambiará con cada revisión.
58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.
Posteriormente, los Registros son dados de alta en la Lista Maestra de Registros de Calidad.
XIII.3 RP
Una vez terminado el tiempo de retención, la información contenida en los Registros que se deba conservar para efectos legales o consulta, debe ser resguardada en un sitio distinto asignado por cada RP. Si no se requiere conservar, se dispondrá de los registros como se establece en la Lista Maestra de Registros de Calidad
Fin del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Representante de Rectoría
C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de
Planeación
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
06-SIP-P02-F01/REV.00
32
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de registros de calidad Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 58-01REC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.
Papel Rector y/ Secretario Técnico
1 año Archivo del Secretario Técnico
06-SIP-P01-F03/REV.00
33
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC -P01-F02/REV.00
LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD HOJA 33 DE 97
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO TIEMPO DE RETENCIÓN
LOCALIZACIÓN DISPOSICIÓN (DESTRUIR, ARCHIVO MUERTO)
58-SGC-P01-F01/REV.00 Lista Maestra de Documentos Controlados 1 año Representante de Rectoría Destruir
58-SGC-P02-F01/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad 1 año Representante de Rectoría Destruir
58-SGC-P03-F01/REV.00 Programa de Auditorías Internas 1 año Representante de Rectoría Destruir
58-SGC-P03-F02/REV.00 Reporte de Auditoría Interna 1 año Representante de Rectoría Destruir
58-SGC-P04-F01/REV.00 Detección de No Conformidad, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas
1 año Representante de Rectoría Destruir
-- Notificaciones de Auditoría (Oficio). 1 año Representante de Rectoría Destruir
-- Solicitud de Auditoría (Oficio). 1 año Representante de Rectoría Destruir
58-SGC-RPR/REV.00 Revisión por Rectoría 1 año Representante de Rectoría Destruir
58-PLA-P01-F01/REV.00 Resultados del Desempeño del Personal Docente 1 año Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P01-F02/REV.00 Seguimiento de Evaluación del Desempeño del Personal Docente
1 Semestre Secretaría General Académica Destruir
-- Cuestionario de evaluación del Desempeño del Personal Docente
15 días Secretaría General Académica Destruir
56-PLA-P02-F01/REV.01 Programa de Visitas y/o Prácticas de Campo 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P02-F02/REV.00 Solicitud de Visitas y/o Prácticas de Campo 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P03-F01/REV.00 Carta Descriptiva Cada
Actualización Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P03- F02/REV.00 Formato de Avance Programático de Asignaturas 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir
-- Curricula Vigente Cada
Actualización Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P04-F01/REV.00 Programación de Asignaturas 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P04-F02/REV.00 Carga Académica 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P04-F03/REV.00 Horario 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P06-F01-REV.00 Ficha de Asignación de Proyecto de Servicio Social 1 Semestre
posterior al egreso del alumno
Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P06-F02-REV.00 Informe de Actividades de Prestación de Servicio Social 1 Semestre
posterior al egreso del alumno
Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P06-F03-REV.00 Carta de Prestación de Servicio Social 1 Semestre
posterior al egreso del alumno
Secretaría General Académica Destruir
34
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC -P01-F02/REV.00
LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD HOJA 34 DE 97
58-PLA-P07-F01-REV.00 Resumen General Proyecto de Estadías 1 Semestre
posterior al egreso del alumno
Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P08-F01-REV.00 Formato de Evaluación de Examen de Oposición 10 años Secretaría General Académica Destruir
58-PLA-P08-F01-REV.00 Acta de Resultados Final 10 años Secretaría General Académica Destruir
58-SEE-P01-F01-REV.00 Cédula de Inscripción 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares
Destruir
58-SEE-P01-F02-REV.00 Recibo de Documentación de Inscripción 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
-- Recibo Oficial de Pago 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
-- Convenio de Pago 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P01-F03-REV.00 Cédula de Reinscripción 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P01-F04-REV.00 Constancia de No Adeudo 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P02-F01-REV.00 Solicitud de Convalidación de Estudios 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P02-F02-REV.00 Solicitud de Equivalencia de Estudios 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P02-F03-REV.00 Solicitud de Revalidación de Estudios 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P03-F01-REV.00 Acta de Evaluación Final 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P03-F02-REV.00 Solicitud de Examen Extraordinario 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P03-F03-REV.00 Acta de Examen Extraordinario 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P03-F04-REV.00 Boleta de Evaluación Semestral 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P04-F01-REV.00 Certificado Parcial de Estudios 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P05-F01-REV.00 Ficha de Inscripción de Actividades Extracurriculares 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P05-F02-REV.00 Acta de Evaluación Final Extracurricular 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
35
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC -P01-F02/REV.00
LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD HOJA 35 DE 97
58-SEE-P05-F03-REV.00 Boleta de Evaluación Extracurricular 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P06-F01-REV.00 Formato de Registro de Proyecto de Titulación 3 años posteriores
al egreso del alumno
Departamento de Servicios Escolares Destruir
58-SEE-P07-F01/REV.00 Bitácora de Préstamo Interno de Biblioteca 1 Semestre Biblioteca Destruir
58-SEE-P07-F02/REV.00 Préstamo Externo para Personal Docente 1 Semestre Biblioteca Destruir
58-SEE-P07-F03/REV.00 Préstamo Externo para Alumnos 1 Semestre Biblioteca Destruir
-- Orden de Pago de Sanciones en Biblioteca 1 Semestre Biblioteca Destruir
58-SEE-P07-F04/REV.00 Bitácora de Uso de Equipo de Cómputo 1 Semestre Centro de Cómputo Destruir
58-SEE-P08-F01/REV.00 Programa de Mantenimiento de Equipos de Cómputo Cada
Actualización Centro de Cómputo Destruir
58-SEE-P08-F01/REV.00 Bitácora de Uso de Equipo de Cómputo 1 Semestre Centro de Cómputo Destruir
58-SEE-P08-F02/REV.00 Préstamo de Centros de Cómputo 1 Semestre Centro de Cómputo Destruir
58-SEE-P08-F03/REV.00 Bitácora de Préstamo de Equipo de Cómputo 1 Semestre Centro de Cómputo Destruir
58-PYD-P01-F01/REV.00 Encuesta de Preferencias Educativas 1 mes Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir
58-PYD-P01-F02/REV.00 Comisión de Maestros y Alumnos 1 Semestre Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir
58-PYD-P01-F03/REV.00 Programa de Promoción y Difusión 1 Semestre Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir
58-PYD-P01-F04/REV.00 Maestros y Alumnos participantes en la Promoción de la Oferta Educativa
1 Semestre Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir
58-PYD-P01-F05/REV.00 Informe de Comisión de Maestros y Alumnos 1 Semestre Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir
58-FYC-P01-F01/REV.00 Conciliaciones Bancarias 1 Semestre Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir
58-FYC-P01-F02/REV.00 Auxiliar de Mayor 10 años Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir
58-FYC-P02-F01/REV.00 Avance Financiero del Presupuesto Ejercido 10 años Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir
-- Póliza de Cheque 10 años Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir
-- Memorando de elaboración de Cheque 10 años Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir
-- Oficio de requerimiento de personal 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir
58-REH-P01-F01/REV.00 Solicitud de empleo UNISIERRA 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir
58-REH-P01-F02/REV.00 Lista de Asistencia de Capacitación Interna 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir
36
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:
58-01SGC -P01-F02/REV.00
LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD HOJA 36 DE 97
Formato de alta del personal ante seguridad social (ISSSTESON)
10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir
-- Reporte de Asistencia 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir
58-REH-P02-F01/REV.00 Reporte de Incidencias 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir
58-COM-P01-F01/REV.00 Requisición 10 años Unidad de Administración y Promoción Destruir
58-COM-P01-F02/REV.00 Orden de Compra o Servicio 10 años Unidad de Administración y Promoción Destruir
58-COM-P01-F03/REV.00 Cuadro Comparativo de Cotizaciones 10 años Coordinación de Recursos Materiales Destruir
58-MAN-P01-F01/REV.00 Actividades Diarias para el Personal de Intendencia 10 años Coordinación de Recursos Materiales Destruir
58-MAN-P01-F02/REV.00 Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo
Cada Actualización
Coordinación de Recursos Materiales Destruir
-- Cédula para la formulación del POA. 10 años Unidad de Planeación Destruir
EVTOP 01
Sistema Estatal de Evaluación del Desempeño, Seguimiento financiero de ingresos y egresos de organismos y entidades de la Administración Pública estatal, Reporte Trimestral.
10 años Unidad de Planeación Destruir
EVTOP 01-1
Sistema Estatal de Evaluación del Desempeño, Seguimiento financiero de ingresos y egresos de organismos y entidades de la Administración Pública estatal, Recursos estatales recibidos por trimestre.
10 años Unidad de Planeación Destruir
EVTOP 02 Sistema Estatal de Evaluación, Analítico de recursos ejercidos por partida presupuestal, de organismos y entidades de la Administración Pública Estatal.
10 años Unidad de Planeación Destruir
EVTOP 03 Sistema Estatal de Evaluación, Programa Operativo Anual, Informe de Avance Programático por Semestre.
10 años Unidad de Planeación Destruir
EVTOP 04 Sistema Estatal de Evaluación, Resultados del análisis programático-presupuestal.
10 años Unidad de Planeación Destruir
-- Prontuario Estadístico. 10 años Unidad de Planeación Destruir
-- Cuenta por Liquidar. 10 años Unidad de Planeación Destruir
-- Reporte del Fideicomiso PIFI. 10 años Unidad de Planeación Destruir
-- Concentrado de Recursos Asignados por Proyecto, Objetivo y Concepto de Gasto.
10 años Unidad de Planeación Destruir
37
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO: 36-SGC-P01-F01/REV.01
LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD HOJA 37 DE 97
-- Cédulas de Comprobación de Gasto. 10 años Unidad de Planeación Destruir
-- Clasificación de Comprobación Parcial por Proyecto, Objetivo y Concepto de Gasto
10 años Unidad de Planeación Destruir
Clasificación de Comprobación Acumulada por Proyecto y Concepto de Gasto
10 años Unidad de Planeación Destruir
911.9 Estadística de Educación Superior por Escuela, Inicio de Cursos. SEP, INEGI, ANUIES.
10 años Unidad de Planeación Destruir
911.9A Estadística de Educación Superior por Carrera, Inicio de Cursos. SEP, INEGI, ANUIES.
10 años Unidad de Planeación Destruir
911.9B Estadística de Educación Sup. de Posgrado, Inicio de Cursos. SEP, INEGI, ANUIES.
10 años Unidad de Planeación Destruir
912.11 Biblioteca e inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo. SEP, INEGI.
10 años Unidad de Planeación Destruir
-- Formato del orden del día para la celebración de sesiones de órganos de gobierno (Artículo 9° del Reglamento de sesiones).
10 años Unidad de Planeación Destruir
--
Guía para la presentación del informe general del estado que guarda la administración de la Universidad, en cada sesión ordinaria del Órgano de Gobierno (Artículo 24 del Reglamento de sesiones).
10 años Unidad de Planeación Destruir
-- Seguimiento de acuerdos de la sesión anterior. 10 años Unidad de Planeación Destruir
-- Registro de acuerdos de cada sesión. 10 años Unidad de Planeación Destruir
38
Hoja 1 de 1
36-SGC-P02-D01/REV.00
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
REPRESENTANTE DE
RECTORÍA
RESPONSABLE DEL
PROCEDIMIENTO
Posteriormente, los Registros son dados de
alta en la Lista Maestra de Registros de
Calidad.
Determina el (los) formato (s)
(registros) a utilizar para demostrar la
conformidad del servicio. Todos los
formatos deberán tener las
condiciones siguientes: completo,
vigente, disponible y con
permanencia. condiciones:
INICIO
Codifica todos los registros considerados en
los procedimientos por todos los RP.
Una vez terminado el tiempo de retención, la
información contenida en los Registros que
se deba conservar para efectos legales o
consulta, debe ser resguardada en un sitio
distinto asignado por cada RP.
Si no se requiere conservar, se dispondrá de
los registros como se establece en la Lista
Maestra de Registros de Calidad
FIN
Archiva los formatos/registros
cronológica o numéricamente, según
sea el caso, pudiendo ser
resguardados física o
electrónicamente.
ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja:1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de registros de calidad
Código de Procedimiento: 58-03-03-23-
01/01REC-09-P02/REV.00
39
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de registros de calidad
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: : 58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se determino los formatos (registros) a utizar para demostrar la conformidad del servicio de calidad.
√
2 Se archivaron cronológica o numéricamente, según sea el caso, los registros para demostrar la conformidad del servicio.
√
3 Todos los registros (formatos) fueron codificados y validados. √
4 Los registros fueron dados de alta en la Lista Maestra de Registros de Calidad.
√
5 Se designo un sitio para resguardar los registros que se deban conservar para efectos legales o de consulta.
√
O6-SIP-P01-F04/REV.00
_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
40
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No 1 de 5
Macroproceso: 01
Subproceso 09
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento P03
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Evaluar el desempeño del SGC y verificar la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los requisitos de servicios de los Procedimientos del SGC de la Universidad de la Sierra.
II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Lo aplican el Responsable de Rectoría, Equipo Auditor (Auditor Líder y Auditores) y los Responsables de los Procedimientos.
III. ALCANCE
Aplica a las Auditorías Internas realizadas al SGC y a todos los procesos y servicios bajo su alcance.
IV. DEFINICIONES
- Auditoría.- Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la Auditoría.
- Auditoría Interna.- También denominada como Auditorías de Primera Parte, se
realizan por la propia organización, para fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización.
- Programa de Auditoría.- Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
- Auditor.- Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoría. - Equipo Auditor.- Uno o más Auditores que llevan a cabo una Auditoría. Entre ellos
el Auditor Líder es el jefe del equipo. - Evidencia de la Auditoría.- Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información pertinente para los criterios de Auditoría y que son verificables. Puede ser Cualitativa o Cuantitativa.
- Hallazgos en la Auditoría.- Resultados de la evaluación de la Evidencia de la Auditoría recopilada frente a los criterios de Auditoría.
- No Conformidad.- Incumplimiento de un Requisito. - Acción Preventiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable. - Acción Correctiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
detectada u otra situación indeseable. V. REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2000, Cláusula 8.2.2. 58-SGC-MGC/REV.00Manual de Gestión de Calidad.
VI. POLÍTICAS
- Las Auditorías Internas se llevarán a cabo en intervalos planificados conforme a las disposiciones de de la Norma ISO 9001:2000 y del SGC de la Universidad de la Sierra.
41
- Las acciones tomadas a partir de las No Conformidades detectadas se realizarán sin demora injustificada por los Responsables de los Procedimientos.
VII. PRODUCTOS
- Programa de Auditorías Internas. - Reporte de Auditoría Interna.
VIII. CLIENTE(S)
- Todo el personal Responsable de Procedimientos en el SGC.
IX. INDICADORES
- NA
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-01SGC-P03-F01/REV.00 Programa de Auditorías Internas - 58-01SGC-P03-F02/REV.00 Reporte de Auditoría Interna.
- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas - Notificaciones de Auditoría (Oficio). - Solicitud de Auditoría (Oficio). XI. ANEXOS
- 58-01REC-P03-G03/REV.00 Diagrama del Procedimiento Auditorías Internas. - 58-01REC-P03-L03/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01REC-P03-L03/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento. - 58-01SGC-P03-F01/REV.00 Programa de Auditorías Internas - 58-01SGC-P03-F02/REV.00 Reporte de Auditoría Interna. - 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XII. RESPONSABILIDADES
- Equipo Auditor (EA).- Revisa la documentación del SGC, los resultados de
auditorias pasadas y las Acciones Correctivas del Proceso a auditar, antes de realizar la auditoria, según el plan establecido; Presenta los hallazgos al R y Responsables de los procesos auditados; Expone las No Conformidades y Observaciones detectadas; Verifica el cumplimiento de las Acciones Correctivas.
- Auditor Líder (AL).- Convoca al EA con el objeto de planear el desarrollo de la auditoria; Convoca a reunión del EA, una vez terminada la auditoría, para evaluar los hallazgos encontrados en el Proceso; Presenta los hallazgos al R y Responsables de los Procesos auditados; Entrega un Reporte de Auditoría Interna al RR.
- Auditor (AU).- Integrante del Equipo Auditor. - Rector y/o Secretario Técnico (RR).- Elabora el Programa de Auditorías Internas;
Notifica de la realización de la Auditoria a los Responsables de los Procesos a auditar; Hace llegar el Reporte de Auditoría Interna a los representantes de las áreas implicadas, incluyendo al Rector.
- Rector y/o Secretario Técnico (RP).- Asegura que las No Conformidades, se corrigen según lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
42
XIII.1 RR
Elabora un Programa de Auditorías Internas 58-SGC-P03-F01/REV.00, dando cumplimiento con lo establecido en la Norma ISO 9001:2000 y considerando lo siguiente: - Resultados de Auditorias Internas o
externas pasadas. - El estado de los Procesos, el cual es
considerado por el número de Acciones Correctivas que tengan. (Si se tienen 4 Acciones Correctivas o 2 Servicios No Conformes, se programa una Auditoria Extraordinaria).
- La importancia de los procesos que se ve reflejado en el Programa de Auditorias Internas.
Se realizan por lo menos dos Auditorias a los Procesos Principales y una Auditoria a los Procesos de Soporte y Estratégicos. Se modifica el Programa de Auditorías Internas dependiendo de los dos puntos anteriores.
Programa de Auditorias Internas 58-SGC-P03-F01/REV.00.
XIII.2 AU
Deben tener experiencia para poder realizar una auditoria interna, por lo que es necesario que lleven un curso de formación de auditores y posteriormente haber participado como observador en una Auditoria.
XIII.3 RR / AL
El AL designado convoca al EA con el objeto de planear el desarrollo de la Auditoria.
El RR o el AL notifican de la realización de la Auditoria a los RP a auditar, con una semana de anticipación.
El EA revisa la documentación del SGC, los resultados de Auditorias pasadas y las Acciones Correctivas del proceso a auditar antes de realizar la Auditoria.
Cuando el EA que va a realizar la Auditoría Interna son externos, el RR solicita que se realicen con una semana de anticipación y envía copia No Controlada de la documentación de los procesos que se auditarán.
Notificación de Auditoría (Oficio) Solicitud de Auditoría (Oficio)
43
XIII.4 AL
El EA realiza la Auditoria según el plan establecido, visitando los Procesos programados. Una vez terminada esta etapa, el AL convoca a reunión al resto del equipo para evaluar los hallazgos encontrados en el proceso, considerando los siguientes criterios: - Incumplimiento con algún requisito
de la Norma. - Omisión de los requerimientos de
los Procedimientos aplicables. Una vez evaluados los hallazgos, el EA clasifica los hallazgos como:
- Observación.- si no afecta al desempeño del SGC a ningún nivel, ni requiere proceso de Acción Correctiva; Se describe en el Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.
- No Conformidad.- cuando afecta el desempeño del SGC y requiere proceso de Acción Correctiva; Se mencionan y son mencionadas en el Reporte de Auditoría Interna.
Elabora las Acciones Correctivas utilizando 58-01REC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XIII.5 AL/EA
Presenta los hallazgos al R y RP de los procesos auditados.
Expone las No Conformidades y Observaciones detectadas (Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas) durante el desarrollo de la auditoria y hace las aclaraciones necesarias. Entrega un Reporte de Auditoría Interna al RR, dentro de los siguientes 2 días hábiles después de la auditoria.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.
XIII.6 RR
Hace llegar el Reporte de Auditoría Interna a los representantes de las áreas implicadas, incluyendo al R.
XIII.7 Asegura que las No Conformidades, se
44
RP
corrigen según lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas 58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.00.
XIII.8 EA
Verifica el cumplimiento de las Acciones Correctivas en el tiempo establecido bajo los lineamientos del Procedimiento de Acciones Correctivas.
XIII.9 EA
La efectividad del SGC, se plasma en Reporte de Auditoría Interna y es determinada por lo siguiente: 1. Se considera que el SGC es
efectivo si no se detectan No Conformidades durante el desarrollo de la Auditoria.
2. Se considera que el SGC necesita mejora cuando se detectan de 1 a 5 No Conformidades.
3. Se considera un SGC inadecuado si se detectan más de 5 No Conformidades.
Las acciones necesarias para corregir estas deficiencias deben ser inmediatas.
Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.
Fin del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Representante de Rectoría
C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de
Planeación
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
45
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditorías internas. Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.00
Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 Programa de Auditorias Internas 58-SGC-P03-F01/REV.00.
Papel Rector y/ Secretario Técnico
1 año Archivo del Secretario Técnico
2 Solicitud de Auditoría (Oficio)
Papel Rector y/ Secretario Técnico
1 año Archivo del Secretario Técnico
3 Notificación de Auditoría (Oficio)
Papel Rector y/ Secretario Técnico
1 año Archivo del Secretario Técnico
4 Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.
Papel Rector y/ Secretario Técnico
1 año Archivo del Secretario Técnico
5 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas 58-SGC-P04-F01/REV.00
Papel Rector y/ Secretario Técnico
1 año Archivo del Secretario Técnico
06-SIP-P01-F03/REV.00
46
ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja:1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditorías
internas.
Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.00
Hoja 1 de 1
36-SGC-P03-D01/REV.00
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
Entrega un Reporte de Auditoría
Interna al RR, dentro de los
siguientes 2 días hábiles
después de la auditoria.
REPRESENTANTE
DE RECTORÍA
Elabora el Programa de
Auditorías Internas
36-SGC-P03-F01/REV.00, dando
cumplimiento con lo establecido
en la Norma ISO 9001:2000
Se realizan por lo menos dos
Auditorias a los Procesos
Principales y una Auditoria a los
Procesos de Soporte y
Estratégicos. (El mencionado
programa puede ser modificable)
INICIO
El EA realiza la Auditoria según el
plan establecido, visitando los
Procesos programados.
EQUIPO AUDITOR
FIN
Convoca al EA con el objeto de
planear el desarrollo de la
Auditoria.
AUDITOR LÍDER
Notifica de la realización de la
Auditoria a los RP a auditar, con
una semana de anticipación.
Acuerda lo correspondiente con el
Auditor Líder.
Revisa la documentación del SGC,
los resultados de Auditorias
pasadas y las Acciones Correctivas
del proceso a auditar antes de
realizar la Auditoria.
Convoca a reunión al resto del
equipo para evaluar los
hallazgos encontrados en el
proceso, considerando los
siguientes criterios:
Incumplimiento con algún
requisito de la Norma u omisión
de los requerimientos de los
Procedimientos aplicables.
Una vez evaluados los hallazgos, el
EA clasifica los hallazgos como:
Observación.- si no afecta al
desempeño del SGC a ningún nivel,
ni requiere proceso de Acción
Correctiva y se describe en el
Reporte de Auditoría Interna 36-
SGC-P03-F02/REV.00.
No Conformidad.- cuando afecta el
desempeño del SGC y requiere
proceso de Acción Correctiva; Se
menciona en el Reporte de
Auditoría Interna. Elabora las
Acciones Correctivas utilizando
Requerimiento de Acciones
Correctivas/ Preventivas 36-SGC-
P04-F01/REV.007.
Obtenidos los hallazgos de los
procesos auditados, así como las
No Conformidades y
Observaciones detectadas, hace
las aclaraciones necesarias.
Hace llegar el Reporte de Auditoría
Interna a los representantes de las
áreas implicadas, incluyendo al R.
Verifica el cumplimiento de las
Acciones Correctivas en el tiempo
establecido bajo los lineamientos
del Procedimiento de Acciones
Correctivas.
Enterado del reporte debe
asegurarse que las No
Conformidades, se corrigen según
lo establecido en el Procedimiento
de Acciones Correctivas 36-03-03-
23-01/01REC-09-P04/REV.00.
La efectividad del SGC, se plasma
en Reporte de Auditoría Interna y
es determinada por lo siguiente:
Se considera que el SGC es
efectivo si no se detectan No
Conformidades durante el desarrollo
de la Auditoria.
Se considera que el SGC necesita
mejora cuando se detectan de 1 a 5
No Conformidades.
Se considera un SGC inadecuado si
se detectan más de 5 No
Conformidades.
Las acciones necesarias para
corregir estas deficiencias deben ser
inmediatas.
RESPONSABLE DEL
PROCEDIMIENTO
Resguarda el Reporte de Auditoría
Interna
47
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditorías internas Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se elaboró un programa de Auditorías Internas. √
2 Se notificó por oficio de la realización de la Auditoría a los responsables de Procesos, con una semana de anticipación.
√
3 Se realizó la Auditoría según el plan establecido, visitando los procesos programados.
√
4 Se realizó el Reporte de Auditoría Interna. √
5 Se realizó el requerimiento de acciones correctivas/preventivas. √
6 Se verificó el cumplimiento de Acciones Correctivas en el tiempo establecido bajo los lineamientos del Procedimiento de Acciones Correctivas.
√
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
48
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA RECTORÍA: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
58-01SGC-P03-F01/REV.00
PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS HOJA 48 DE 97
PROCESO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
PLANEACIÓN ACADÉMICA
Evaluación del Desempeño del Personal Docente
Programación de Visitas y Prácticas de Campo
Elaboración y Actualización de Cartas Descriptivas
Elaboración de Cargas Académicas y Horarios
Diseño de Programas Educativos
Servicio Social
Estadías
Selección de Personal Académico
Inducción de Personal Académico
SERVICIOS ESCOLARES
Inscripción y Reinscripción
Convalidación, Equivalencia y Rev. de Estudios
Registro de Calificaciones Final y Extraordinaria
Certificación Parcial de Estudios
Inscripción y Registro de Actividades Extracurriculares
Titulación
Servicios Bibliotecarios
Servicios Informáticos
Credencial Escolar * * * *
Seguridad Social (IMSS Unisierra) * * * *
Constancia de Inscripción * * * *
PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN
Promoción y Difusión FINANZAS Y CONTABILIDAD
Control de Ingresos
Avance Financiero y Control Presupuestal
Elaboración de Cheques
RECURSOS HUMANOS
Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal
Puntualidad y Asistencia de Personal
COMPRAS
Adquisición y Suministro de Recursos Mat. y Servicios
Licitaciones
MANTENIMIENTO
Mantenimiento y Conservación de Infr. y Equipo PLANEACIÓN
Formulación del Programa de Desarrollo Institucional
Formulación del Programa Operativo Anual
Formulación del Presupuesto de Egresos
Reprogramación-Presupuestación
Informes de Seguimiento Financiero de Ing. y Egreso
Formulación y/o Act. del Prontuario Estadístico
Actualización del PIFI
Aplicación de Recursos del PIFI
Informe Financiero PIFI
Elaboración de la Estadística Institucional
Celebración de sesiones de Consejo Directivo SISTEMA DEGESTIÓN DE CALIDAD
Control de Documentos
Control de Registros
Auditorías Internas
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Control de Servicio No Conforme
ELABORÓ 22 de enero de 2007
Auditoría Interna
Auditoría de Certificación
Primera Auditoría de Seguimiento
* El Procedimiento aún no se incluía en el SGC.
49
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO: 58-01SGC -P03-F02/REV.00
REPORTE DE AUDITORÍA INTERNA HOJA 1 de 1
No. DE AUDITORÍA: 01-2007 FECHA: 14 de febrero de 2007
1.- ALCANCE:
PLA, SEE, PYD, FYC, REH, PLN, COM, MAN. 2.- AUDITORES:
Icela Terán Rodríguez, Cristian V. López del Castillo, Arsenio Hibrain Vega Vila 3.- PERSONAL AUDITADO:
4.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LA AUDITORÍA:
5.- DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS:
6.- EFECTIVIDAD DEL SISTEMA:
7.- DOCUMENTACIÓN REVISADA:
8.- COMENTARIOS:
50
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El Objetivo de este Procedimiento es describir la metodología para el seguimiento de las Acciones Correctivas e instruir a los Responsables para que lo conozcan, mantengan y apliquen.
II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Lo aplican el Responsable de Rectoría, Equipo Auditor (Auditor Líder y Auditores) y los Responsables de los Procedimientos.
III. ALCANCE
Aplica para todas la Acciones Correctivas a las No Conformidades que resulten del SGC de la Universidad de la Sierra.
IV. DEFINICIONES
- Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable.
- No Conformidad.- Incumplimiento a un Requisito, incluye quejas de clientes y de partes interesadas.
- Comité de Calidad.- Integrantes o equipo con autoridad y responsabilidad dentro del SGC.
- Personal de Apoyo.- Personal que colabora dentro de un Proceso. - Responsable de Proceso.- Persona con autoridad y responsabilidad de su propio
Proceso. - Representante de Rectoría.- Representante de la Alta Dirección en el SGC de la
Universidad de la Sierra. V. REFERENCIAS
- 58-SGC-MGC/REV.00 Manual de Gestión Calidad. - Norma ISO9001-2000, Cláusula 8.5.2, Acción Correctiva.
VI. POLÍTICAS
- Establecer Acciones Correctivas apropiadas a los efectos de las No Conformidades encontradas para prevenir que vuelvan a ocurrir, conforme lo estipula la Norma ISO 9001:2000.
VII. PRODUCTOS
- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas VIII. CLIENTE(S)
- Todo el personal involucrado en el SGC.
IX. INDICADORES
- NA X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No.1 de 3
Macroproceso: 01
Subproceso 09
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento P04
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.00
51
- 58-01REC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XI. ANEXOS
- 58-01SGC-P04-G04/REV.00 Diagrama del Procedimiento Acciones Correctivas.
- 58-01SGC-P04-L04/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01SGC-P04-T04/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento. - 58-01REC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas - 58-SGC-RPR/REV.00Revisión por Rectoría.
XII. RESPONSABILIDADES
- Rector y/o Secretario Técnico (RR) Personal de Apoyo (PA).- Conforman un
equipo de trabajo que identifica la causa raíz del problema, utilizando el formato Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
- Auditor Líder (AL).- Revisa las Acciones tomadas junto con los resultados esperados y autoriza el Cierre de Acción Correctiva Ejecutada.
- Auditor Interno (AI).- Verifica las acciones y actividades realizadas por los RP, para implementar las Acciones Correctivas, en el plazo establecido.
- Secretario Técnico (RR).- Toma la decisión de levantar o no una Acción Correctiva y envía notificación al responsable de la acción; Lleva el control de las Acciones Correctivas, así como la evidencia de estas en caso de ser necesario; Reporta al CC las acciones correctivas, así como el estado en que se encuentran; Actualiza el registro de la Revisión por Rectoría.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
XIII.1 RP
Recibe Aviso de No Conformidad detectada por cualquier integrante de la Universidad y que se refiera a las actividades de los procesos relacionados con el SGC. El área que detecta una No Conformidad notifica al RR, el cual toma la decisión, en su caso, de establecer Acciones Correctivas.
XIII.2 RR
Tomada la decisión de levantar una Acción Correctiva, notifica al RP o de la acción, el cual deberá contestar en un plazo no mayor de 5 días hábiles. En caso de que no conteste en el plazo establecido, se levantara una Acción Correctiva al superior inmediato.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
52
XIII.3 RP/PA
El RP forma un equipo de trabajo, identifica la causa raíz del problema utilizando la metodología de los “5 por qué”, que se incluye en el formato 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas Las Acciones Correctivas que se tomen, deberán incluirse -cuando sea necesario- en aquellas áreas en las cuales se puede presentar este mismo problema y así evitar su recurrencia.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XIII.4 RR
Para el cierre de las Acciones Correctivas envía a uno de los AI para verificar las Acciones y Actividades realizadas en el plazo establecido por el RP en el formato 58-SGC-P04-F01/REV.00, para que sean evaluadas. El AI registra las actividades realizadas en el Formato Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas e Informa al RR de la Acción Correctiva, si ha sido implantada según lo declarado.
XIII.5 RR
En caso de que la Acción Correctiva no haya sido implementada -o se detecte la recurrencia del problema-, se levanta una nueva Acción Correctiva, mencionando que no han sido implementadas o efectivas las acciones anteriores.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XIII.6 RR
Designa a un AI para que revise la efectividad de las Acciones tomadas y los resultados esperados quedan registrados en el Formato 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XIII.7 AL
Revisa las Acciones tomadas junto con los resultados esperados y autoriza el Cierre de Acción Correctiva Ejecutada. En caso contrario se levanta una Acción Correctiva como se establece en el punto XIII.5
53
XIII.8 RR
Lleva el control de las Acciones Correctivas, así como la evidencia de estas en caso de ser necesario. Reporta al CC las Acciones Correctivas así como el estado en que se encuentran. Actualiza el registro de la Revisión por Rectoría.
Revisión por Rectoría 58-SGC-RPR/REV.00.
Fin del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Representante de Rectoría
C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de
Planeación
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
54
ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja:1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acciones
correctivas
Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.00
Hoja 1 de 1
36-SGC-P04-D01/REV.00
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
REPRESENTANTE DE
RECTORÍA
AUDITOR LÍDER/
AUDITOR INTERNO
Para el cierre de las Acciones Correctivas
envía a uno de los AI para verificar las
Acciones y Actividades realizadas en el
plazo establecido por el RP en el formato
36-SGC-P04-F01/REV.00, para que sean
evaluadas.
Recibe Aviso de No Conformidad
detectada por cualquier integrante de la
Universidad y que se refiera a las
actividades de los procesos relacionados con el SGC y notifica al RR.
INICIO
En caso de que la Acción Correctiva
no haya sido implementada -o se
detecte la recurrencia del problema-,
se levanta una nueva Acción
Correctiva, mencionando que no han
sido implementadas o efectivas las
acciones anteriores.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO/
PERSONAL DE APOYO
FIN
Lleva el control de las Acciones Correctivas, así como la evidencia de
estas en caso de ser necesario.
Reporta al CC las Acciones
Correctivas así como el estado en que
se encuentran.
Actualiza el registro de la Revisión por
Rectoría.
Toma la decisión de levantar una Acción
Correctiva, notifica al RP de la acción, el
cual deberá contestar en un plazo no
mayor de 5 días hábiles.
(En caso de que no conteste en el plazo
establecido, levanta una Acción Correctiva
al superior inmediato.)
Forma un equipo de trabajo, identifica la
causa raíz del problema utilizando la
metodología de los “5 por qué”, que se
incluye en el formato Requerimiento de
Acciones Correctivas/Preventivas 36-
SGC-P04-F01/REV.00.
Las Acciones Correctivas que se tomen,
deberán incluirse -cuando sea necesario-
en aquellas áreas en las cuales se puede
presentar este mismo problema y así
evitar su recurrencia.
El AI registra las actividades realizadas en
el Formato Requerimiento de Acciones
Correctivas/Preventivas e Informa al RR de
la Acción Correctiva, si ha sido implantada
según lo declarado.
Designa a un AI para que revise la
efectividad de las Acciones tomadas y
los resultados esperados quedan
registrados en el Formato
Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas 36-SGC-P04-
F01/REV.00.Revisa las Acciones tomadas junto con los
resultados esperados y autoriza el Cierre de
Acción Correctiva Ejecutada.
En caso contrario se levanta una Acción
Correctiva como se establece en el punto
XIII.5
55
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS. Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-
P04/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas 58-SGC-P04-F01/REV.00.
Papel Rector y/ Secretario Técnico
4 años Archivo del Secretario Técnico
2 Revisión por Rectoría 58-SGC-RPR/REV.00.
Papel Rector y/ Secretario Técnico
4 años Archivo del Secretario Técnico
06-SIP-P01-F03/REV.00
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
56
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acciones correctivas Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se envió Aviso de No Conformidad detectada de las actividades de los procesos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad.
√
2 Se levantó un Requerimiento de Acciones Correctivas/ Preventivas.
√
3 Se formó el equipo de trabajo para identificar la causa raíz del problema.
√
4 Se realizó el cierre de las Acciones Correctivas una vez verificado por un auditor que se implantó la acción que corrige el problema detectado.
√
5 Se registró en el formato correspondiente sobre la efectividad de las acciones tomadas y los resultados esperados.
√
6 Se revisó que las Acciones tomadas junto con los resultados esperados sean los adecuados y se autorizó el cierre de la Acción Correctiva Ejecutada.
√
7 Se cuenta con un control de Acciones Correctivas y del estado que guardan.
√
O6-SIP-P01-F04/Rev.00
_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No.1 de 3
57
Macroproceso: 01
Subproceso 09
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento P05
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Este Procedimiento describe la metodología para el seguimiento de una Acción Preventiva y menciona a los responsables para que lo conozcan, mantengan y apliquen.
II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Lo aplican el Responsable de Rectoría, Auditor Líder y los Responsables de los Procedimientos.
III. ALCANCE
Aplica para todas las Acciones Preventivas detectadas en el SGC de la Universidad de la Sierra.
IV. DEFINICIONES
- Acción Preventiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial detectada u otra situación indeseable.
- No Conformidad Potencial.- Incumplimiento a un Requisito que pudiera presentarse, incluye quejas de clientes y de partes interesadas.
- Comité de Calidad.- Equipo con autoridad y responsabilidad dentro del SGC. - Personal de Apoyo.- Personal que colabora dentro de un Proceso. - Responsable de Proceso.- Persona con autoridad y responsabilidad de su propio
Proceso. - Auditor Líder.- Jefe del Equipo Auditor. - Representante de Rectoría.- Representante de la Alta Dirección en el SGC de la
Universidad de la Sierra.
V. REFERENCIAS
- Norma ISO 9001:2000, Cláusula 8.5.3. - 58-SGC-MGC/REV.00 Manual de Gestión de Calidad.
VI. POLÍTICAS
- Las Acciones Preventivas serán apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
- Los involucrados tomarán acciones para eliminar las causas de No Conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia en atención de la Norma ISO 9001:2000.
VII. PRODUCTOS
- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
VIII. CLIENTE(S)
- Todo el personal involucrado en el SGC. IX. INDICADORES
- NA X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
XI. ANEXOS
58
- 58-01SGC-P05-G05/REV.00 Diagrama del Procedimiento Acciones Preventivas. - 58-01SGC-P05-L05/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01SGC-P05-T05/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento - 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XII. RESPONSABILIDADES
- Rector y/o Secretario Técnico (RP).- Es responsable de la No Conformidad;
Conforma equipo de trabajo con el Personal de Apoyo del área para determinar la causa raíz; Entrega la Acción Preventiva generada al RR para su resguardo y posterior verificación de las acciones planificadas en los plazos establecidos.
- Auditor Líder (AL).- Verifica la implementación y la efectividad de las Acciones
Preventivas en la fecha programada. - Rector y/o Secretario Técnico (RR).- Verifica la implementación y la efectividad de
las Acciones Preventivas en la fecha programada; Una vez verificadas las acciones implantadas, firma el Formato de Acciones Preventivas, según se determine; Comunica las Acciones Preventivas implantadas en las reuniones del Comité de Calidad y Revisiones de Rectoría.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Los problemas potenciales pueden ser detectados por cualquier miembro de la organización, durante el proceso de prestación del servicio, comunicación directa con el cliente, inspecciones de las áreas de trabajo, modificación de los procesos, así como en auditorías internas y externas del SGC.
XIII.1 RP/RR
Revisan e identifican conjuntamente el problema para evaluar la necesidad de levantar Acciones Preventivas, una vez que se han percatado o han sido notificados de alguna causa potencial de una No Conformidad.
XIII.2 RR
Registra las actividades realizadas anteriormente en el Requerimiento de58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas y entrega al RP.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XIII.3 RP
Es responsable de la No Conformidad, conforma equipo de trabajo con el personal de apoyo del área para determinar la causa raíz, utilizando los “5 ¿por qué?” incluido en Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas. Proponen la fecha de implementación para la solución de la No Conformidad.
XIII.4 RP
La Acción Preventiva generada, es entregada al RR para su resguardo y posterior verificación de las acciones planificadas en los plazos establecidos.
59
XIII.5 RR, AL
La implementación y la efectividad se verifican en la fecha programada y se registran en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas, anexando además, evidencia que demuestre el cumplimiento (donde corresponda). Una vez verificadas las acciones implantadas, el formato se firma de revisado por el RR, AL o el Auditor designado para el caso. El RR comunica las Acciones Preventivas implantadas en las reuniones del Comité de Calidad y Revisiones por Rectoría. Nota: Cuando la acción corresponda al SGC, la verificación de la implementación y efectividad, será delegada a un Auditor Interno, designado por el RR.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
Fin del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Representante de Rectoría
C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de
Planeación
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
60
ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja: 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acciones
preventivas.
Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.00
Hoja 1 de 1
36-SGC-P05-D01/REV.00
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
REPRESENTANTE DE
RECTORÍA
AUDITOR LÍDER/
AUDITOR INTERNO
Revisa e identifican conjuntamente el
problema para evaluar la necesidad de
levantar Acciones Preventivas, una vez
que se han percatado o han sido
notificados de alguna causa potencial de
una No Conformidad.
INICIO
Los problemas potenciales pueden ser detectados por cualquier miembro de la organización, durante el
proceso de prestación del servicio, comunicación directa con el cliente, inspecciones de las áreas de
trabajo, modificación de los procesos, así como en auditorías internas y externas del SGC.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
FIN
La Acción Preventiva generada, es
entregada al RR para su resguardo y
posterior verificación de las acciones
planificadas en los plazos establecidos.
Registra las actividades realizadas
anteriormente en el Requerimiento de
Acciones Correctivas/Preventivas 36-
SGC-P04-F01/REV.00 y entrega al RP.
Es responsable de la No Conformidad,
conforma equipo de trabajo con el personal
de apoyo del área para determinar la causa
raíz, utilizando los “5 ¿por qué?” incluido en
Requerimiento de Acciones
Correctivas/Preventivas.
Proponen la fecha de implementación para
la solución de la No Conformidad.
Verifica en la fecha programada, la
implementación y la efectividad y se
registran en el Requerimiento de Acciones
Correctivas/Preventivas, anexando además,
evidencia que demuestre el cumplimiento
(donde corresponda).
Una vez verificadas las acciones
implantadas, el formato se firma de
revisado por el RR, AL o el Auditor
designado para el caso.
Nota: Cuando la acción corresponda al SGC,
la verificación de la implementación y
efectividad, será delegada a un Auditor
Interno, designado por el RR.
Comunica las Acciones Preventivas
implantadas en las Reuniones del Comité
de Calidad y revisiones por Rectoría
61
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
Papel Rector y/ Secretario Técnico
4 años Archivo del Secretario Técnico
06-SIP-P01-F03/REV.00
62
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acciones preventivas. Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se evaluó la necesidad de levantar Acciones Preventivas una vez que se han percatado de alguna causa potencial de No Conformidad.
√
2 Se conformó el equipo de trabajo con personal de apoyo del área para determinar la causa raíz y se fijó la fecha de implementación para la solución de la No Conformidad.
√
3 Se entregó la Acción Preventiva generada, para su resguardo al Representante de Rectoria y posterior verificación de las acciones planificadas en los plazos establecidos.
√
4 Se verificó la implementación y la efectividad en la fecha programada y su registro en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
√
5 Se firmó el formato de verificación de acciones implementadas por el Representante de Rectoria, el Auditor Lider o Auditor designado.
√
6 Se comunicó de las Acciones Preventivas implantadas en las reuniones del Comité de Calidad.
√
_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
63
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso: 01
Subproceso 09
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento P06
No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: SERVICIO NO CONFORME.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P06/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Identificar las No Conformidades, analizar y emprender acciones para eliminar las causas que las originan con la finalidad de cumplir con los requisitos del servicio y satisfacer las necesidades de los usuarios del SGC.
II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Lo aplican el Responsable de Rectoría, Auditor Interno y los Responsables de los Procedimientos.
III. ALCANCE
Este proceso es aplicable a la identificación del Servicio No Conforme actual y potencial que afecta la operación de los procesos, la calidad de los servicios que ofrece el SGC, así como la determinación, planeación y ejecución de las acciones dirigidas a su prevención y su corrección.
IV. DEFINICIONES
- Servicio No Conforme.- Elemento de salida del servicio que no cumple con las
especificaciones mínimas requeridas - No Conformidad Mayor.- Incumplimiento total de los requisitos de un Proceso,
servicio con impacto directo en la operación y afectación directa al usuario. - No Conformidad Menor.- Incumplimiento parcial de los requisitos de un Proceso,
servicio que no tiene un impacto directo en la operación del SGC y/o una afectación al usuario.
- Observación.- El incumplimiento parcial de un requisito del SGC que no ha impactado en la operación y/o al usuario, pero que de convertirse en un problema recurrente puede afectar la Calidad del Servicio o degradar la eficiencia del SGC.
V. REFERENCIAS
- Norma ISO 9001:2000, Cláusula 8.3. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00.
VI. POLÍTICAS
- Se asegurará que el Servicio No Conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.
- Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento de Servicios No Conforme se sujetarán a los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000.
VII. PRODUCTOS
• 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
VIII. CLIENTE(S)
- Todo el personal involucrado en el SGC.
IX. INDICADORES
- NA
64
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas. - 36-SGC-P04-F01/REV.01 Detección de no conformidad, acciones correctivas y acciones
preventivas
XI. ANEXOS
- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
- 58-01SGC-P06-G06/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento No Conforme - 58-01SGC-P06-L06/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos - 58-01SGC-P06-T06/REV.00 Verificación de ejecución del procedimiento XII. RESPONSABILIDADES
- Rector y/o Secretario Técnico (RP).- Es responsable de la pronta solución del Servicio No Conforme.
- Auditor Interno (AI).- Responsable de efectuar la verificación de la corrección del problema y demostrar la Conformidad con los Requisitos; En caso de que el problema no haya sido eliminado, notifica al RP y al RR para su pronta solución.
- Secretario Técnico (RR).- Una vez determinado el Servicio no Conforme, toma las
Acciones Correspondientes según lo establece el Requerimiento de Acciones Correctivas o Preventivas; Solicita autorización para la utilización de un Servicio No Conforme detectado a una autoridad pertinente y registra en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas, así como en minuta de Reunión (en su caso); Envía al AI para que efectúe una verificación de la corrección del problema y demostrar la Conformidad con los Requisitos.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La Universidad de la Sierra asegura que el Servicio No Conforme con los Requisitos de la Norma, se identifica y se controla para prevenir su uso o entrega no intencional.
Causas de Identificación de Servicio No Conforme son considerados cuando: - La evaluación de satisfacción del cliente no sea satisfactoria. - Cuando el Alumno se queje de algún servicio que se presta en los diferentes
procesos. - Cuando no se logre cumplir con el programa de alguna asignatura establecido en las
Cartas Descriptivas. - Cuando las aulas, laboratorios, centros de cómputo, etc., no estén en condiciones
de dar el servicio.
Cuando es detectado un Servicio No Conforme señalado en el punto anterior, se notifica al RR para tomar las acciones correspondientes
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
XIII.1 RR
Tomar las Acciones Correspondientes según lo establece el Requerimiento de Acciones Correctivas o Preventivas.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
65
XIII.2 RR
En caso de que se requiera dar un Servicio No Conforme detectado, se deberá: Autorizar su uso bajo
condiciones de aceptación por una autoridad pertinente (Rector, Secretario General Académico, Jefes de Departamento y cuando sea aplicable por el cliente) o el Comité de Calidad, quedando registrado en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas y en la minuta de reunión (en su caso).
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
XIII.3 RR
Asignar al AI para que efectúe una verificación de la corrección del problema y demostrar la Conformidad con los Requisitos.
XIII.4 AI
En caso de que el problema no haya sido eliminado, el AI: Notificar al RP y al RR para su pronta solución.
XIII.5 Personal en
General
Si por algún motivo se dio un Servicio No Conforme, la Universidad de la Sierra debe: Tomar las Acciones apropiadas respecto a los efectos que pudiera provocar, levantando las acciones pertinentes según se estipula en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas
IV. MODIFICACIONES
REVISIÓN MODIFICACIÓN FECHA
00 Edición Inicial 01-11-2006
ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Representante de Rectoría
C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de
Planeación
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
66
ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja: 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio no conforme.
Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-09-P06/REV.00
Hoja 1 de 1
36-SGC-P06-D01/REV.00
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO NO CONFORME
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
REPRESENTANTE DE
RECTORÍA
PERSONAL EN
GENERAL
Una vez determinado el Servicio no
Conforme, toma las Acciones
Correspondientes según lo
establece el Requerimiento de
Acciones Correctivas o Preventivas,
según sea el caso.
INICIO
En caso de que se requiera dar un
Servicio No Conforme detectado, se
deberá autorizar su uso bajo
condiciones de aceptación por una
autoridad pertinente (Rector,
Secretario General Académico,
Jefes de Departamento y cuando
sea aplicable por el cliente) o el
Comité de Calidad, quedando
registrado en el Requerimiento de
Acciones Correctivas/Preventivas y
en la minuta de reunión (en su
caso).
AUDITOR INTERNO
Asigna al AI para que efectúe una
verificación de la corrección del
problema y demostrar la
Conformidad con los Requisitos.
En caso de que el problema no
haya sido eliminado, el AI notifica al
RP y al RR para su pronta solución.
FIN
Si por algún motivo se dio un
Servicio No Conforme, la
Universidad de la Sierra debe
tomar las Acciones apropiadas
respecto a los efectos que
pudiera provocar, levantando las
acciones pertinentes según se
estipula en el Requerimiento de
Acciones
Correctivas/Preventivas.
Cuando es detectado un Servicio No Conforme señalado en el punto anterior, se notifica al RR para tomar las acciones correspondientes
Causas de Identificación de Servicio No Conforme son considerados cuando:
-La evaluación de satisfacción del cliente no sea satisfactoria.
-Cuando el Alumno se queje de algún servicio que se presta en los diferentes procesos.
-Cuando no se logre cumplir con el programa de alguna asignatura establecido en las Cartas Descriptivas.
-Cuando las aulas, laboratorios, centros de cómputo, etc., no estén en condiciones de dar el servicio.
La Universidad de la Sierra asegura que el Servicio No Conforme con los Requisitos de la Norma, se identifica y se controla para prevenir su uso o entrega no
intencional.
67
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio No Conforme. Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-
P06/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas 58-SGC-P04-F01/REV.00
Papel Rector y/ Secretario Técnico
4 años Archivo del Secretario Técnico
06-SIP-P01-F03/REV.00
Universidad de la Sierra
68
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio no conforme. Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P06/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se tomaron las acciones correspondientes de conformidad con el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
√
2 Se dio un Servicio No Conforme detectado y fue autorizado por la autoridad pertinente
√
3 Se registró en el Requerimiento de Acciones Correctivas/ Preventivas
√
4 Se atendió para verificar por un Auditor la corrección del problema y demostrar la Conformidad con los requisitos
√
NOTA: No se ha presentado esta situación, pero en su momento se aplicarán tal como se indican.
_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
Universidad de la Sierra
69
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO: 58-01SGC -P04-F01/REV.00
DETECCIÓN DE NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS
HOJA 1 de 1
TIPO DE ACCIÓN: CORRECTIVA PREVENTIVA
CLÁUSULA AFECTADA ÁREA O PROCESO No. DE NO CONFORMIDAD
ORIGINADOR DE LA ACCIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE RESPUESTA
ÁREAS O PROCESOS INVOLUCRADOS -RESPONSABLES-
PLANEACIÓN ACADÉMICA SERVICIOS ESCOLARES PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN
FINANZAS Y CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS
COMPRAS MANTENIMIENTO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O HALLAZGO
ANÁLISIS DE LA CAUSA RAIZ
PLAN DE ACCIÓN
Actividad PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE FECHA
IMPLEMENTACIÓN
EFICIENCIA DE LAS ACCIONES TOMADAS
FUÉ EFECTIVO: SI NO REVISÓ FECHA
COMENTARIOS:
Universidad de la Sierra
70
1.2. Departamento de Telemática
71
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Garantizar la óptima operación, seguridad, confiabilidad y aprovechamiento de la infraestructura de redes y telecomunicaciones.
II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Departamento de Telemática
III. ALCANCE
Unidades Administrativas
IV. DEFINICIONES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Las que se encuentran bajo responsabilidad del Rector, Secretario General Académico y Jefes de Unidad. RED.- Disposición de equipo de cómputo y de comunicación interconectados para intercambiar información entre ellos. NODO.- Punto de empalme o conexión en una red o intranet. INTERNET.- Red extensa constituida por una cantidad de redes menores interconectadas con equipos de comunicación activos. INTRANET.-Tecnología que representa una red privada dentro de una organización. USUARIO: Es toda persona que hace uso de los servicios de red de voz y datos (personal administrativo, personal docente y alumnos). V. REFERENCIAS
Decreto de creación de la Universidad de la Sierra Reglamento Interior de la Universidad de la Sierra Manual de Organización de la Universidad de la Sierra VI. POLÍTICAS
- Monitoreo permanente del estado de los equipos de comunicación instalados. - Revisar periódicamente los equipos de comunicación de los distintos nodos de voz y
datos. - Mantener en funcionamiento permanente los equipos de telecomunicación.
VII. PRODUCTOS
Reporte del estado del funcionamiento de los distintos servicios de red (voz y datos)
VIII. CLIENTE(S)
Unidades Administrativas y alumnos de la Universidad de la Sierra.
IX. INDICADORES
No. de reportes atendidos / No. de reportes solicitados
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
58-01REC-P01-F01 Solicitud de servicios
Ente Público: 58 Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso: 01 Subproceso: 11:
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento: PO1 No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: Administración y mantenimiento de la infraestructura de
telecomunicación CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P01/REV.00
72
XI. ANEXOS
- 58-01REC-P01-G01/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación.
- 58-01REC-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01REC-P01-T01/REV.00 Verificación de ejecución del procedimiento - 58-01REC-P01-F01 Solicitud de servicios y su instructivo de llenado
XII. RESPONSABILIDADES
Rector:
- Emite lineamientos, políticas y estrategias para la administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación.
Jefe de Departamento de Telemática: - Es el responsable de coordinar, dirigir, ejecutar y proponer las políticas para el
seguimiento y actualización de los servicios de los equipos de comunicación. - Monitorear permanentemente el desempeño de los equipos de comunicación, así como
de realizar los trabajos necesarios para la solución de fallas o problemas de comunicación.
- Promover nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación. Usuarios:
- Hacer buen uso de los servicios de telecomunicación de conformidad con los lineamientos y políticas establecidas.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Usuario Reportar el mal funcionamiento de algún servicio proporcionado por el Departamento de Telemática (telefonía, acceso a Internet, Intranet)
Solicitud de servicio
Jefe del Departamento de Telemática
Registrar reporte del mal funcionamiento de enlaces y/o líneas telefónicas Monitorea los enlaces de comunicación institucionales
Jefe del Departamento de Telemática
SI ES FALLA INTERNA: Atender de manera directa los servicios requeridos.
Jefe del Departamento de Telemática
SI REQUIERE REFACCIONES Y/O EQUIPO. Proponer lo que se debe solicitar por requisición
Jefes de la Unidades
Administrativas
Elaborar la requisición de refacciones y/o equipo La solicitud de servicio queda incompleta en su atención en tanto no surtan la requisición de refacciones y/o equipo emitida por la Unidad administrativa solicitante
Formato de Requisición
Jefe del Departamento de Telemática
Al surtirse el material requisitado, proceder a la solución técnica de la solicitud de servicio
Bitácora de servicio
Jefe del Departamento de Telemática
NO SE REQUIERE REFACCIÓN Y/O EQUIPO:
Proceder a la solución técnica de la solicitud de servicio.
Bitácora de servicios
73
Jefe del Departamento de Telemática
NO ES FALLA INTERNA: Notificar al proveedor o prestador de servicio
Proveedor (TELMEX)
Levantar reporte de falla (vía telefónica) Otorga datos de registro del reporte
Jefe del Departamento de Telemática
Recibir registro. Dar seguimiento de avance y reparación de la falla. Realizar pruebas con el proveedor hasta que el servicio se reestablece.
Bitácora de Reportes de Fallas Externas
Proveedor (TELMEX)
Cerrar reporte (vía telefónica)
Jefe del Departamento de Telemática
Notificar al usuario el restablecimiento del servicio. Anotar en su bitácora de atención de los servicios realizados
Bitácora de servicios
Usuario Recibir notificación.
Fin del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
Ing. Aldo José Juárez de Haro
Jefe del Departamento de Telemática
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Secretario Técnico
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
74
Usuario Jefe de la Unidad Administrativa Jefe del Departamento de
Telemática Proveedor
ENTE PÚBLICO: universidad de la Sierra Hoja: 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración:30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE
LA INFRAESTRUCTURA DE TELECOMUNICACIÓN
Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-11-
P01/REV.00
Solicitud
de Servicio
Bitácora de Fallas
Solicitud de Servicio
Reporta el mal funcionamiento de algún
servicio
Falla Intern
Monitorea los enlaces de comunicación
institucionales
Se le notifica al proveedor
o
prestador del servicio
Recibe material requisitado
Requiere
Procede a solución
técnica
Notifica al usuario reestablecimiento de
servicio
Elabora la requisición de refacción o equipo
Levanta Reporte de Falla
Cierra Reporte de Falla
Recibe notificación Firma de conformidad la
Solicitud de Servicio
Reparación de Falla Pruebas con el proveedor
Servicio reestablecido
Si
Si
No
No
75
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración y mantenimiento de la infraestructura de Telecomunicación.
Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P01/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 Solicitud de servicio Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
2 Formato de Requisición
Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
3 Bitácora de servicio Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
4 Bitácora de Reportes de Fallas Externas
Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
06-SIP-P01-F03/REV.00
76
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-11-
P01/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se reportó el mal funcionamiento de algún servicio proporcionado en la solicitud de servicio.
√
2 Se realiza una requisición cuando se requiere de refacciones y/o equipo.
√
3 Se registra en la Bitácora de servicios los trabajos realizados. √
4 Se registra en la Bitácora, los servicios solicitados a proveedores (fallas externas).
√
_______________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
77
FORMATO
58-01REC-P01-F01 Solicitud de servicios y su instructivo de llenado
UN
IVE
RS
IDA
D D
E L
A S
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RA
58
-01
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01
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1
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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
So
luci
ón
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licit
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de
pro
ble
ma
Áre
a
78
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar mantenimiento correctivo a los equipos de cómputo de la Universidad de la Sierra, que se encuentran dañados, con el propósito de garantizar el buen funcionamiento de dichos equipos. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Departamento de Telemática
III. ALCANCE
Unidades Administrativas
IV. DEFINICIONES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Las que se encuentran bajo responsabilidad del Rector, Secretario General Académico y Jefes de Unidad.
V. REFERENCIAS
Decreto de creación de la Universidad de la Sierra Reglamento Interior de la universidad de la Sierra Manual de Organización de la Universidad de la Sierra
VI. POLÍTICAS
- El mantenimiento correctivo de los equipos de cómputo se solicitará a través del formato “Solicitud de mantenimiento correctivo de equipo de cómputo”
- El dictamen técnico detallado para dar de baja equipo de cómputo será invariablemente realizado por el Departamento de Telemática. Igualmente para la adquisición de nuevo equipo este Departamento realizará el dictamen de las especificaciones técnicas requeridas.
- Se aplicará el programa de mantenimiento correctivo a todos los equipos del instituto siempre y cuando la garantía del equipo lo permita.
- Se contratará un servicio externo especializado cuando la dificultad de la reparación lo requiera.
- La contratación del servicio externo para la reparación de los equipos del Universidad de la Sierra, es competencia de la Unidad de Administración y Promoción.
VII. PRODUCTOS
Equipo de cómputo en operación optima
VIII. CLIENTE(S)
Unidades Administrativas y alumnos de la Universidad de la Sierra.
IX. INDICADORES
- Programa de mantenimiento correctivo programado /programa de mantenimiento correctivo realizado.
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
NA
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso: 01
Subproceso: 11
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento: PO2 No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P02/REV.00
79
XI. ANEXOS
58-01REC-P02-G02/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo.
58-01REC-P02-L02/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos.
58-01REC-P02-T02/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento
XII. RESPONSABILIDADES
Rector: - Emite lineamientos, políticas y estrategias para la administración y mantenimiento y
conservación de los equipos de cómputo. Jefe de Departamento de Telemática:
- Es el responsable de coordinar, dirigir, ejecutar y proponer las políticas para la administración de los servicios de mantenimiento correctivo a los equipos de cómputo.
- Monitorear permanentemente el desempeño de los equipos de cómputo, así como de realizar los trabajos necesarios para la solución de fallas o problemas de operación.
- Realiza el dictamen técnico detallado para dar de baja equipo de cómputo y será realizado invariablemente por él.
- Realiza el dictamen de las especificaciones técnicas requeridas para la adquisición de nuevo equipo.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Usuario Reporta el mal funcionamiento de su equipo Solicitud de servicio
Jefe del Departamento de Telemática
Evalúa la solicitud recibida, verifica contra el inventario de bienes informáticos para determinar si el bien informático reportado con fallas aún está en garantía
Jefe del Departamento de Telemática
SI TIENE GARANTÍA: Equipo de cómputo es concentrado en el Departamento de Telemática, procede a evaluar la falla y enviar al proveedor para hacer válida la garantía.
Pase de Salida
Proveedor Recibe equipo con falla Hoja de entrada
Jefe del Departamento de Telemática
Da seguimiento de avance y reparación del equipo
Proveedor Entrega equipo reparado.
Jefe del Departamento de Telemática
NO TIENE GARANTÍA: Acude a la Unidad Administrativa solicitante, revisa y diagnostica el tipo de falla del bien informático para determinar las acciones de mantenimiento correctivo.
Jefe del Departamento de Telemática
Si la falla puede corregirse in situ, se procede a ello, en caso contrario es informado el usuario y el bien informático es trasladado al Departamento de Telemática.
Jefe del Departamento
SI REQUIERE REFACCIONES Y/O EQUIPO. Propone lo que se debe solicitar por requisición
80
de Telemática
Jefe de la Unidad Administrativa
Elabora la requisición de refacciones y/o equipo La solicitud de servicio queda incompleta en su atención en tanto no surtan la requisición de refacciones y/o equipo emitida por la Unidad administrativa solicitante
Jefe del Departamento de Telemática
Al surtirse el material requisitado, brinda el mantenimiento correctivo correspondiente.
Jefe del Departamento de Telemática
NO SE REQUIERE REFACCIÓN Y/O EQUIPO Brinda el mantenimiento correctivo correspondiente.
Jefe del Departamento de Telemática
Ejecuta las pruebas de operación correspondientes.
Usuario Devuelve el bien informático al usuario quien firma de conformidad la Solicitud de Servicio emitida.
Solicitud de Servicio
Fin del procedimiento
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Ing. Aldo José Juárez de Haro
Jefe del Departamento de Telemática
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Secretario Técnico
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
81
Usuario Jefe de la Unidad Administrativa Jefe del Departamento de
Telemática Proveedor
ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja: 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-11-P02/REV.00
Salida
Solicitud de Servicio
Entrada
Solicitud
de Servicio
Reporta el mal funcionamiento de equipo
de cómputo
Garantía
Evalúa la solicitud
recibida. Verifica Garantía
de equipo
Envía a proveedor
Recibe material
requisitado
Requiere
Brinda Mantenimiento Correctivo
Ejecuta pruebas de operación
correspondientes
Elabora la requisición de
refacción o equipo
Recibe equipo con falla
Entrega
equipo
reparado
Devuelve equipo de cómputo
Firma de conformidad la Solicitud de Servicio
Seguimiento de avance hasta la reparación de
equipo
No
Si
Si
No
Evalúa falla
82
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo del
equipo de cómputo Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P02/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 Solicitud de servicio Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
2 Pase de Salida Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
3 Hoja de entrada Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
4
06-SIP-P01-F03/REV.00
83
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-11-
P02/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se reportó el mal funcionamiento del equipo de cómputo en la solicitud de servicio.
√
2 verifica contra el inventario de bienes informáticos para determinar si el bien reportado con fallas aún está en garantía
√
3 Se realizó el pase de salida del equipo dañado √
4 Se realizó por el proveedor la hoja de entrada del equipo
5 Devuelve el bien informático al usuario quien firma de conformidad la Solicitud de Servicio emitida.
√
_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
84
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo de la Universidad de la Sierra, con el fin de mantenerlos en óptimas condiciones de uso.
II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Departamento de Telemática III. ALCANCE
Unidades Administrativas
IV. DEFINICIONES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS.- Son las áreas bajo la responsabilidad del Rector, Secretario General Académico y de los Jefes de Unidad. SOFTWARE:
V. REFERENCIAS
Decreto de creación de la Universidad de la Sierra Reglamento Interior de la Universidad de la Sierra Manual de Organización de la Universidad de la Sierra Programa Anual de Mantenimiento a los Equipos de Cómputo VI. POLÍTICAS
- El Programa Anual de Mantenimiento a los Equipos de Cómputo, se elabora con base en el inventario de equipos de cómputo.
- El mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo se realizará de acuerdo al Programa Anual de Mantenimiento bajo la coordinación del Departamento de Telemática.
- El equipo de cómputo que recoja el Departamento de Telemática para su mantenimiento preventivo, se devolverá a las áreas respectivas, en el transcurso de dos días hábiles.
- El dictamen técnico detallado para dar de baja equipo de cómputo será invariablemente realizado por el Departamento de Telemática.
- Igualmente para la adquisición de nuevo equipo este Departamento realizará el dictamen de las especificaciones técnicas requeridas.
VII. PRODUCTOS
Reporte de equipo de cómputo con mantenimiento preventivo
VIII. CLIENTE(S)
Unidades Administrativas y alumnos de la Universidad de la Sierra.
Ente Público: 58
Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No.1 de 3
Macroproceso: 01
Subproceso: 11
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento: PO3 No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P03/REV.00
85
IX. INDICADORES
Programa de mantenimiento preventivo programado /programa de mantenimiento preventivo realizado.
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
58-01REC-P03-F02/REV.00 Mantenimiento Preventivo
XI. ANEXOS
58-01REC-P03-G03/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo.
58-01REC-P03-L03/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos
58-01REC-P03-T03/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento.
8-01REC-P03-F02/REV.00 Mantenimiento Preventivo
XII. RESPONSABILIDADES
Rector: emite lineamientos, políticas y estrategias para la administración y mantenimiento
y conservación de los equipos de cómputo. Jefe de Departamento de Telemática:
- Es el responsable de coordinar, dirigir, ejecutar y proponer las políticas para la administración de los servicios de mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo.
- Monitorear permanentemente el desempeño de los equipos de cómputo. - Realiza el dictamen técnico detallado para dar de baja equipo de cómputo y será
realizado invariablemente por él. - Realiza el dictamen de las especificaciones técnicas requeridas para la adquisición de
nuevo equipo. -
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Departamento de Telemática
Revisa el Programa Anual y verifica la Unidad Administrativa a la que les corresponde el mantenimiento.
Departamento de Telemática
Se informa con un mes de anticipación a la Unidad Administrativa correspondiente de la programación del mantenimiento de su equipo.
Memorandum
JUA Firma de enterado Memorandum
Departamento de Telemática
Acude a la Unidad Administrativa y retira el equipo de cómputo programado para su mantenimiento preventivo.
Formato de Mantenimiento Preventivo (salida)
Departamento de Telemática
Realiza el mantenimiento preventivo y depura software del equipo de cómputo.
Departamento de Telemática
Verifica el correcto funcionamiento del equipo de cómputo.
Departamento de Telemática
SI EXISTE FALLA CORRECTIVA. Procederá el mantenimiento correctivo (informa verbalmente a la Unidad Administrativa)
Departamento de Telemática
NO EXISTE FALLA CORRECTIVA: Envía el equipo de cómputo a la Unidad Administrativa correspondiente.
86
Jefe de la Unidad Administrativa
Recibe el equipo de cómputo, y firma de conformidad el formato de Mantenimiento Preventivo.
Formato de Mantenimiento Preventivo(entrega)
Fin de procedimiento.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Ing. Aldo José Juárez de Haro
Jefe del Departamento de Telemática
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Secretario Técnico
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
87
ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo
Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-11-P03/REV.00
Jefe del Departamento de Telemática Jefe de la Unidad Administrativa
Formato de
mantenimiento correctivo
Revisa Programa Anual de Mantenimiento al Equipo de Cómputo
Falla correctiv
Si No
memorando Informa de la
programación del
mantenimiento de equipo
Memorando Firma de enterado
Acude a la unidad
Administrativa y retira
equipo programado
Realiza mantenimiento correctivo y depura
software
Verifica correcto
funcionamiento
del equipo
PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo
del equipo de cómputo.
Envía equipo con mantenimiento preventivo
satisfactorio Formato de
mantenimiento
correctivo
Recibe y firma de conformidad
88
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo del
equipo de cómputo. Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-11-
P03/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 Memorandum Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
2 Formato de Mantenimiento Preventivo (salida)
Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
3 Formato de Mantenimiento Preventivo(entrega)
Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
06-SIP-P01-F03/REV.00
89
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-11-
P03/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se informó a través de memorando del mantenimiento preventivo al equipo de cómputo de la Unidad Responsable
√
2 Se elaboró el formato para revisar el equipo que se le dará mantenimiento (salida)
√
3 Se elaboró el formato para entregar el equipo que se le dio mantenimiento
√
_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
90
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA DEPARTAMENTO DE TELEMÁTICA
58-01REC-P03-F02/REV.00
Mantenimiento Preventivo
Área
Fecha
Actividades
Usuarios
91
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Mantener permanentemente actualizada la página Web de la Universidad de la Sierra para difundir información veraz y oportuna de tipo académica y de interés general.
II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica
Departamento de Telemática
III. ALCANCE
Unidades Administrativas
IV. DEFINICIONES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS. Son las áreas bajo la responsabilidad del Rector, Secretario General Académico y de los Jefes de Unidad. PÁGINA WEB. Representación de información en Internet basada en páginas. Una página puede incluir tres tipos de información: texto, gráficos e hipertexto (texto resaltado que, al archivarlo, se carga en otra página Web)
V. REFERENCIAS
Decreto de creación de la Universidad de la Sierra Reglamento Interior de la Universidad de la Sierra Manual de Organización de la Universidad de la Sierra
VI. POLÍTICAS
- La información que se quiera publicar deberá ser autorizada por el Jefe de la Unidad Administrativa correspondiente.
- Es obligación de las distintas áreas de la Universidad de la Sierra generar y entregar permanentemente la información para la actualización de la página.
- Las Unidades Administrativas generadoras de información deberán entregarla en tiempo y forma para su publicación oportuna.
- La información que se quiera publicar debe entregarse con al menos dos días de anticipación al día que se espera dar a conocer.
VII. PRODUCTOS
Página Web actualizada
VIII. CLIENTE(S)
Internos: Unidades Administrativas y comunidad estudiantil de la Universidad de la Sierra. Externos: sociedad en general IX. INDICADORES
N° de actualizaciones programadas/N° de actualizaciones realizadas
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
58-01REC-P04-F04/REV.00 Publicación de información en la Página Web
XI. ANEXOS
58-01REC-P03-G04/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Actualización y
Ente Público: 58 Direccionamiento al PED 03-03-23
Hoja No.1 de 2
Macroproceso: 01
Subproceso: 11
Fecha de elaboración: 30/11/07
Unidad Administrativa: 01REC
Procedimiento: PO4 No. de Revisión: 00
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA PÁGINA WEB.
CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P04/REV.00
92
mantenimiento de la página Web. 58-01REC-P03-L04/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos 58-01REC-P03-T04/REV.00 Verificación de ejecución del Procedimientos 58-01REC-P04-F04/REV.00 Publicación de información en la Página Web
XII. RESPONSABILIDADES
Rector: Emite los lineamientos y políticas de operación para la actualización y
mantenimiento de la página Web Jefe del Departamento de Telemática.
Coordina, recibe y ordena la información que incluirá en la página para su actualización. También es responsable de mantener en operación la página Web (monitoreo periódico).
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Jefe de Unidades
Administrativas
Entrega en tiempo y forma la información que se pretende publicar en la página WEB, al departamento de Telemática
Formato de Publicación en la Página Web
Jefe del Departamento de Telemática
Recibe la información y revisa que cumpla con los requisitos para su publicación.
Jefe del Departamento de Telemática
SI CUMPLE CON LOS REQUISITOS: Se revisa si es necesaria la adecuación de la página para mostrar la información.
Jefe del Departamento de Telemática
SI ES NECESARIO MANTENIMIENTO: Se hacen modificaciones de archivos fuentes para la presentación de la información con las herramientas necesarias.
Jefe del Departamento de Telemática
NO ES NECESARIO MANTENIMIENTO: procede a actualizar información en la página Web de conformidad con lo solicitado.
Jefes de Unidades
Administrativas
NO CUMPLE CON REQUISITOS: Regresa la información a la UA responsable para corrección.
Memorando
Jefes de Unidades Administrativas
Realiza monitoreo para verificar se encuentre en línea la página WEB
Fin del procedimiento.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Ing. Aldo José Juárez de Haro
Jefe del Departamento de Telemática
Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa
Secretario Técnico
Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector
93
ENTE PÚBLICO:Universidad de la Sierra Hoja:1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y mantenimiento de
la página web
Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-11-P04/REV.00
Jefe de la Unidad Administrativa Jefe del Departamento de Telemática
Revisa que cumpla
requisitos de publicación
Cumple
Requisit
No Si
Publicación de Información en la
página Web
Entrega información para publicar
Realiza monitoreo de
verificación de página
WEB
Realiza modificaciones a
archivos fuentes de la
página web
Procede a la actualización de la
información
Memorando
Regresa la información
Necesario Mantenimient
o
No Si
94
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y mantenimiento
de la página Web. Hoja 1 de 1.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P04/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07
N° Registro Tipo de
Resguardo Responsable/
Puesto Tiempo de Resguardo
Ubicación del Resguardo
1 Formato de Publicación en la Página Web
Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
2 Memorando Papel Jefe del Dpto. de Telemática
1 año Archivo del Dpto. de Telemática
06-SIP-P01-F03/REV.00
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y mantenimiento de la página web
Hoja : 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-01REC-P03-T10/REV.00
Fecha de la verificación: 30/11/07
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se entregó el formato de publicación de información en la página Web.
√
2 Se entregó memorando para regresar información que no cumple los requisitos para su publicacion.
√
_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez
Verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA
RECTORÍA
96
UNIVERSIDAD DE LA SIERRA DEPARTAMENTO DE TELEMÁTICA
58-01REC-P04-F04/REV.00
Publicación de información en la Página Web
Responsable
Título
Fecha
Información
Imágenes SI NO
Firma de responsable de la información a publicar
97
BIBLIOGRAFÍA
1. Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009, Gobierno del Estado de Sonora. 2. Programa Estatal de Educación 2004-2009, Secretaría de Educación y Cultura 3. Programade Desarrollo Institucional 2004- 2009, Universidad de la Sierra. 4. Guía para la elaboración del Manual de procedimientro. Dirección General de
Desarrollo Administrativo, de la Contraloría General del Estado, abril de 2005