MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS · Manual de Procesos Operativos Recursos Humanos 4 07.02 - Alcance...

Consultoría para el Diseño, Capacitación e Implementación de Herramientas de Gestión de Riesgo Administrativo y Financiero del Sector

Cooperativo de Ahorro y Crédito Honduras

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS:

MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS

Tegucigalpa, Septiembre 2006

Proyecto de Fortalecimiento Institucional de las Cooperativas de Ahorro y Crédito de Honduras BID / FACACH ATN/ME-8545-HO

Este documento es un producto de la “Consultoría para el Diseño, Capacitación e Implementación de Herramientas de Gestión de Riesgo Administrativo y Financiero del Sector Cooperativo de Ahorro y Crédito Honduras” en el marco del Proyecto de Fortalecimiento Institucional de las

Cooperativas de Ahorro y Crédito de Honduras BID / FACACH ATN/ME-8545-HO. Esta prohibida su circulación y/o reproducción para fines ajenos al contrato sin previo

consentimiento escrito de la FACACH y de Fit & Proper LLC.

COOPERATIVA…………..

MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS

RECURSOS HUMANOS

Manual de Procesos Operativos Recursos Humanos

1

INDICE 07 – RECURSOS HUMANOS .......................................................................................................... 3

07.01 - OBJETIVO ............................................................................................................................. 3 07.02 - ALCANCE ............................................................................................................................. 4 07.03 - ASPECTOS NORMATIVOS...................................................................................................... 5 07.04 – PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................ 6

07.04.01 - Reclutamiento y selección de personal ...................................................................... 6 07.04.01.01 - Solicitud de incorporación de personal ............................................................. 6 07.04.01.02 - Análisis de la solicitud de incorporación de personal ....................................... 7

07.04.01.- Búsqueda por Programa de Concurso Interno (Job Posting) .................................... 8 07.04.01.01 - Reclutamiento ................................................................................................... 8 07.04.01.02 - Selección ........................................................................................................... 9

07.04.02 - BÚSQUEDA EXTERNA .................................................................................................... 10 07.04.02.01 - Reclutamiento ................................................................................................. 10 07.04.02.02 - Preselección de antecedentes .......................................................................... 11 07.04.02.03 - Entrevista Inicial ............................................................................................. 12 07.04.02.04 - Evaluación Técnica ......................................................................................... 13 07.04.02.05 - Selección de casos que continúan en el proceso de admisión. ........................ 14 07.04.02.06 - Segunda entrevista .......................................................................................... 15 07.04.02.07 - Análisis y decisión final de la incorporación del empleado ............................ 16 07.04.02.08 - Proceso de Inducción o Tutoría ...................................................................... 17

07.04.03 - Liquidación y pago de sueldos ................................................................................. 19 07.04.03.01 - Recepción de novedades ................................................................................. 19 07.04.03.02 - Liquidación y registros contables ................................................................... 21 07.04.03.03 - Pago de sueldos ............................................................................................... 22 07.04.03.04 - Actualización del expediente del personal ...................................................... 23 07.04.03.05 - Liquidación y pago de seguro social y otros ................................................... 24

07.04.04 - Desarrollo de personas ............................................................................................ 25 07.04.04.01 - Relevamiento de las necesidades de capacitación .......................................... 25 07.04.04.02 - Elaboración del Programa de Entrenamiento Anual ....................................... 26 07.04.04.03 - Revisión Periódica del Programa de Entrenamiento Anual ............................ 27 07.04.04.04 - Aprobación del Programa de Entrenamiento Anual y sus modificaciones ...................................................................................................................... 28 07.04.04.05 - Implementación del Programa de Entrenamiento Anual y sus modificaciones ...................................................................................................................... 29 07.04.04.06 - Evaluación de resultados y acciones correctivas ............................................ 30

07.04.05 - Evaluaciones de desempeño ..................................................................................... 31 07.04.05.01 - Coordinación de la evaluación de desempeño anual ...................................... 31 07.04.05.02 - Realización de la evaluación de desempeño anual ......................................... 32 07.04.05.03 - Análisis de las Evaluaciones de Desempeño y aprobación de propuestas. ............................................................................................................................. 33

07.04.06 - Proceso disciplinario ............................................................................................... 34 07.04.06.01 - Recepción de novedad sobre falta de disciplina ............................................. 34 07.04.06.02 - Propuesta de sanción disciplinaria .................................................................. 35 07.04.06.03 - Notificación de sanción disciplinaria .............................................................. 36

07.04.07 - Egreso de personal ................................................................................................... 37 07.04.07.01 - Egreso por despido .......................................................................................... 37 07.04.07.02 - Egreso por renuncia ........................................................................................ 38 07.04.07.03 - Muerte del empleado ....................................................................................... 39


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07.05 – DIAGRAMA DE FLUJOS ...................................................................................................... 40 07.06 - ASPECTOS IMPOSITIVOS ..................................................................................................... 47 07.07 - ASPECTOS CONTABLES ...................................................................................................... 48 07.08 – FORMULARIOS Y LISTADOS ............................................................................................... 49 07.09 – NIVELES DE AUTORIZACIÓN.............................................................................................. 57 07.10 – GLOSARIO .......................................................................................................................... 59 07.11 – MODIFICACIONES .............................................................................................................. 60


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07 – Recursos Humanos

07.01 - Objetivo El Manual de Procedimientos Operativos de Recursos Humanos, persigue la finalidad de detallar las actividades y controles a efectuar por las diferentes áreas de la organización involucradas en el reclutamiento y selección de personal, liquidación y pago de remuneraciones, desarrollo de personas, evaluación de desempeño y la aplicación de medidas disciplinarias, identificando las actividades de control, información requerida y generada en el proceso, sistemas utilizados, y la información interna y externa a considerar, con el objetivo de minimizar el riesgo operacional, cumpliendo con las pautas establecidas en la política de relaciones laborales de la Cooperativa. Son objetivos fundamentales del proceso de reclutamiento, selección e incorporación de personal, integrar al individuo a la cooperativa, con el objeto de que logre su identificación con la organización y el puesto y brindar las herramientas necesarias para que se sienta importante y parte del crecimiento de la cooperativa. Respecto del proceso de liquidación y pago de sueldos, uno de los principales objetivos es asegurar su correcta liquidación, de acuerdo a las disposiciones legales y condiciones ofrecidas al personal. Son objetivos fundamentales en el desarrollo de personas: dirigir, controlar y supervisar las actividades destinadas a la formación profesional que responda a las necesidades para mejorar la competencia laboral de la cooperativa, para mejorar su posicionamiento económico; evaluar el desempeño del empleado en relación a su cargo y a los demás puestos y empleados de la organización. Con respecto a los mecanismos disciplinarios, el objetivo perseguido es tender a la rectificación de conductas para que el empleado aprenda a cumplir con sus obligaciones. De allí que toda sanción debe apuntar esencialmente a producir cambios positivos en la forma de actuar o proceder de todos los integrantes de la cooperativa.


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07.02 - Alcance Se indicarán los procedimientos a realizar por las diferentes áreas de la organización involucradas en el reclutamiento y selección de personal, liquidación y pago de remuneraciones, desarrollo de personas, evaluación de desempeño y la aplicación de medidas. Los procesos incluyen:

• Normativa vigente • Diagramas de flujos • Formularios • Sectores y personal responsable, encargados de cada tarea • Niveles de autorización • Controles • Modificaciones

Los procedimientos desarrollados son los siguientes:

• Reclutamiento y selección de personal • Liquidación y pago de sueldos • Desarrollo de personas • Evaluaciones de desempeño • Proceso disciplinario


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07.03 - Aspectos Normativos Las disposiciones del presente manual están basadas en:

• Ley de Cooperativas de Honduras (Decreto Número 65/87 del 30 de abril de 1987) y su Reglamento (Acuerdo Número 911/88 del 30 de mayo de 1988).

• Código de Trabajo de Honduras (Decreto Número 189/1959)

• Reglamento Interno de Trabajo.

• Ley de lavado de activos

• Demás leyes y normativa aplicables.


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07.04 – Procedimientos

07.04.01 - Reclutamiento y selección de personal

07.04.01.01 - Solicitud de incorporación de personal

Sector: Recursos Humanos Responsable: Jefe de Recursos Humanos

• Recibe solicitud, mediante “Formulario de incorporación de personal” integrado por

el Jefe del Departamento en el cual se produjo la necesidad. Las necesidades de incorporación de personal pueden estar motivadas, entre otros factores, por:

1) Carga adicional de trabajo 2) Cambios en la organización 3) Transferencia interna a otro sector 4) Desvinculación de personal

• Solicita autorización para la incorporación de personal, de acuerdo a la escala de facultades establecidas en el apartado 08.09


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07.04.01.02 - Análisis de la solicitud de incorporación de personal


• Obtiene autorización del nivel que corresponde según 08.09. • Analiza el perfil del puesto solicitado. Decide el modo en que se efectuará la

búsqueda.

Se establece como modalidad para ocupar las vacantes, la preferencia al personal efectivo de la Cooperativa que haya demostrado consistentemente desempeño satisfactorio. La incorporación de personal nuevo a la Cooperativa, se realizará preferentemente en puestos de niveles iniciales. Sin perjuicio de ello, si no se dispone de personal con el perfil requerido para el puesto, se producirá el ingreso en el nivel que corresponda.

Las posibles fuentes de reclutamiento son: - Programa de concurso interno. - Reclutamiento externo: base de datos de aspirantes a puestos ofrecidos con

anterioridad, bolsa de trabajo, búsqueda a través de medios gráficos, radio, televisión, agencias, etc.


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07.04.01.- Búsqueda por Programa de Concurso Interno (Job Posting)

07.04.01.01 - Reclutamiento


• Comunica formalmente las condiciones para acceder al puesto vacante y el plazo

para la recepción de propuestas. • Recibe los antecedentes de los postulantes ofrecidos, mediante formulario de

“Postulación interna”. • Evalúa los antecedentes y preselecciona los casos que resulten con mayor aptitud

para el puesto.


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07.04.01.02 - Selección


• Mantiene entrevistas con candidatos potencialmente aptos. • Evalúa, junto con las gerencias de las áreas de las que dependen los postulantes,

aquellos candidatos potencialmente aptos para cubrir la vacante ocurrida y cuya transferencia sea posible y conveniente.

• Toma la decisión de transferencia del personal, de acuerdo a los niveles de autorización establecidos en el reglamento, integrando el formulario de “Novedades: transferencia de personal y cambio de sueldos”.

• En caso de no resultar exitosa la búsqueda por concurso interno, se comunicará en forma personal, a los candidatos preseleccionados la decisión tomada, explicando los motivos de la misma.

• Finalmente archiva en forma definitiva en el expediente del personal, los antecedentes que correspondan a la búsqueda para la cual el empleado se propuso.


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07.04.02 - Búsqueda Externa

07.04.02.01 - Reclutamiento


En caso de no resultar exitosa la búsqueda por el método mencionado en 08.04.01 o bien para los casos de incorporación de personal en puestos iniciales, deberá. • Consultar y obtener decisión por escrito de la Gerencia General, para la cobertura

con personal externo en los niveles de Gerencias de Áreas, Jefaturas de Áreas y Mandos Intermedios, si la búsqueda se realizará a través del Área Recursos Humanos o si se solicitarán los servicios de empresas especializadas en obtención de candidatos.

• En caso que la Gerencia General decida la contratación de empresas especializadas, contactará a la empresa designada y coordinará con ella todos los pasos previos a la incorporación.

• En caso que la búsqueda sea asignada al Sector Recursos Humanos, revisar la base de datos de aspirantes a puestos ofrecidos con anterioridad y seleccionar los aspirantes que cubran los requisitos solicitados y contactar centros educativos con los que se mantienen convenios de bolsa de trabajo.

• En caso de no localizar postulantes por los medios enunciados anteriormente, evaluar, de acuerdo a la necesidad y urgencia del sector solicitante, el medio por el cual se publicará el aviso correspondiente, el que podrá ser a través de medios gráficos, televisivos, radio o sitios Web especializados.

• Elaborar el contenido del aviso, el que deberá detallar la documentación que deberán presentar los postulantes: - Constancia escrita, extendida por el último empleador, de conformidad a lo

establecido en al articulo 125 del Código de Trabajo. - Autorización del representante Legal, cuando se trate de menores a los que la

Ley permite trabajar. - Certificación de partida de nacimiento. - Tarjeta de salud (Examen de sangre). - Carnet de Trabajo para Extranjeros, cuando el solicitante sea extranjero. - Carnet de antecedentes - Por lo menos 2 cartas de referencias - Currículum Vitae - Declaración Patrimonial


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07.04.02.02 - Preselección de antecedentes


• Recibe los antecedentes de los postulantes ofrecidos, los evalúa y para los casos que

resultan de interés, integra la “Ficha Personal del Postulante”. Es una información importante del candidato a evaluar. Presenta un resumen de los siguientes datos personales y laborales: educación, capacitación (cursos, becas, etc.) y experiencia, entre otros. Esta ficha contiene la información base para desarrollar la entrevista, pudiendo aclarar o investigar con mayor profundidad los aspectos más importantes del candidato.


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07.04.02.03 - Entrevista Inicial


• Entrevista a los candidatos preseleccionados y evalúa cada entrevista, utilizando el

formulario “Guía de Entrevista”. El entrevistador tratará de obtener la mayor información posible respecto del postulante, para determinar en qué medida confluyen las expectativas de la Cooperativa y de la persona. Durante la entrevista deberán tenerse en cuenta no sólo aquellos aspectos del candidato relacionados directamente con el trabajo, sino también todos aquellos factores personales que puedan afectar el desempeño laboral (ambiente familiar, educación recibida, expectativas respecto del futuro, desarrollo y crecimiento deseado, etc.). Es responsabilidad del entrevistador transmitir al candidato una imagen positiva de la Cooperativa, aún en caso de que no sea admitido. No debe exagerar las condiciones favorables de empleo, ni obviar las desfavorables, pues ello resultaría en la decepción del nuevo empleado al verificar que el empleo no corresponde a la imagen que le fue trasmitida en la entrevista. Los candidatos a ingresar deberán ser entrevistados por el sector solicitante y por el Sector Recursos Humanos, a fin de que ambos sectores participen de la selección.

Preparación del entrevistador

1. Informarse respecto de los requisitos del cargo, principales atributos y calificaciones que debe poseer el candidato a fin de poder lograr un buen desempeño. Para ello, podrá dirigirse al Manual de Organización y Funcionamiento.

2. Examinar la “Ficha personal”, completa por el candidato. Se identificarán las áreas a ser exploradas en la entrevista a los fines de evitar solicitar información ya constatada en la documentación del candidato.

3. Tener una idea exacta de la finalidad específica y de los principales objetivos de la entrevista.

4. Elegir lugar y hora para concretar la entrevista. El lugar debe estar exento de factores físicos perjudiciales (ruidos, calor, polvo, etc.), proporcionando confort al candidato. Se evitará que la entrevista sea interrumpida.

• Durante la entrevista se relevarán los datos que permitan dar cumplimiento a la Ley de Lavado de Activos, integrando el formulario “Guía de Entrevista”, el cual contiene aspectos que permitirán relevar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales de sus empleados.

• Al finalizar la entrevista integrará el formulario “Evaluación de Entrevista”.


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07.04.02.04 - Evaluación Técnica


• Realiza evaluaciones técnicas, en aquellos casos en que se necesita verificar un

conocimiento o habilidad específica de un candidato. Ej.: manejo de PC, conocimiento de idiomas, conocimiento de normativa técnica específica, programa o lenguaje informático específico, etc.

• Requiere al área solicitante la corrección de las pruebas de conocimiento que se relacionen con tareas específicas de cada sector, dada la necesidad de revisión y supervisión de las mismas por personal especializado.


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07.04.02.05 - Selección de casos que continúan en el proceso de admisión.


• Sobre la base de las tareas mencionadas en el apartado anterior y siempre que sea

posible, preseleccionará por lo menos tres candidatos por cada vacante. Sobre dichos casos, se debe requerir la averiguación de antecedentes personales y laborales.

• Se elevan los antecedentes de los casos preseleccionados al área solicitante, para que ésta efectúe segunda entrevista.

• Obtenidos los antecedentes, se evalúan y se decide la continuación del proceso de admisión.

• Ordena la evaluación física, dando aviso al aspirante y archiva los resultados en el expediente del personal.


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07.04.02.06 - Segunda entrevista

Sector Solicitante Responsable: Jefe Sector Solicitante

• Obtiene los antecedentes de los postulantes preseleccionados. • Convoca a una segunda entrevista a los candidatos. • Integra formulario de “Segunda Entrevista”


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07.04.02.07 - Análisis y decisión final de la incorporación del empleado

Sector: Solicitante / Recursos Humanos Responsable: Jefe Sector Solicitante / Jefe de Recursos Humanos

• Sobre la base de los antecedentes reunidos en las etapas anteriores, se toma la

decisión final de cuál será el candidato seleccionado para cubrir la posición vacante. El sector solicitante podrá consensuar su decisión con el Jefe de Recursos Humanos.

• En caso de que la Gerencia General haya definido la realización de test psicológicos, el Jefe del Sector Recursos Humanos ordenará su realización. Dada la confidencialidad de las evaluaciones psicológicas, sólo tendrán acceso a estas evaluaciones, el Jefe del Sector Recursos Humanos y el Jefe del Área que haya efectuado el pedido.


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07.04.02.08 - Proceso de Inducción o Tutoría


• Ofrece el empleo, luego de cumplidos a satisfacción todos los requisitos de pre-

empleo. En tal oportunidad, explicará al candidato las condiciones contractuales y coordinará la fecha de ingreso, que informará al sector solicitante.

• Comunica al sector solicitante (jefe o gerente), la fecha la de ingreso del nuevo empleado.

• Entrega al empleado el Manual del Ingresante, con el objeto de que cuente con una herramienta para el conocimiento de la organización a la cual ha ingresado, para que se sienta importante y sea parte del crecimiento de la Cooperativa.

• Confecciona el expediente del personal, agregando a la documentación reunida en la etapa de selección, la siguiente:

- Firma del correspondiente contrato de empleo. - Original y fotocopia de documento de identidad - Fotocopia de los títulos de educación secundaria y/o universitaria obtenidos. - Fotocopia del documento de identidad del cónyuge, hijos y personas a cargo

para el caso de asignaciones familiares. - En caso de ser estudiante, constancia de alumno regular debidamente

otorgado por la institución educativa correspondiente. - Póliza de seguro de vida. - Fianza. - Adhesión al Régimen de Aportaciones Privadas (luego de los 2 meses de la

fecha de ingreso) • Inscribir el empleado en el Instituto Hondureño de Seguridad Social. • Contratar la póliza de seguro de vida del empleado. • Adherir al empleado en los demás beneficios que le otorgue la cooperativa. • Notificar al área que corresponda la apertura de la cuenta donde se acreditarán los

sueldos. • Comunicar al área de soporte técnico la apertura de la cuenta de e-mail y el acceso a

la red como usuario de la misma, previa aprobación del supervisor.

Sector Solicitante Responsable: Jefe Sector Solicitante

• Disponer del día de ingreso del nuevo empleado, hasta donde sea posible, para

poder brindarle al principiante toda la atención necesaria. Si no es posible disponer de todo un día libre, por lo menos debe destinarse algún tiempo de preferencias al empezar la mañana, para pasarlo con el nuevo empleado, igualmente, debe disponerse que otra le ayude a establecerse. Cuando se presente a trabajar por


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primera vez el nuevo empleado, dedique unos pocos minutos a tranquilizarlo y establecer una mutua comprensión, incluyendo las preguntas y comentarios destinados a romper el hielo.

• Indicar al nuevo empleado cuál es su oficina, le dirá dónde están todos los elementos de trabajo y el modo que deberá solicitarlos y le explicará todas las normas internas que rigen su trabajo, y el modo de consultarlas.

• Entregar los elementos de trabajo y obtener firma del acta de recepción de dichos elementos.

• Entregar por escrito el detalle de funciones y responsabilidades del puesto a desempeñar y obtener comprobante de recepción de las mismas.

• Presentar al nuevo empleado a las personas con quienes tendrá que trabajar. • Establecer el modo en el que se lo capacitará en el puesto al empleado. Designar a

la persona responsable de su instrucción. El método más común, más ampliamente aceptado y más necesario para capacitar a los empleados en las habilidades esenciales para lograr el desempeño aceptable en el puesto, es el método de asesoramiento o substituto, en el que el empleado recibe capacitación en el puesto de parte de un trabajador experimentado o el supervisor mismo.

• Los empleados que funcionarán como instructores deben también estar convencidos de que capacitar a nuevos empleados no pondrá en peligro su propia seguridad en el empleo, y que su nueva responsabilidad de capacitación será importante para obtener recompensas a cambio.

• Los instructores y los trabajadores en capacitación deben ser similares a fin de evitar diferencias en antecedentes, idioma o edad y la elección de los instructores debe basarse en su capacidad y deseo de enseñar.


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07.04.03 - Liquidación y pago de sueldos

07.04.03.01 - Recepción de novedades

Sector: Recursos Humanos Responsable: Auxiliar de Recursos Humanos

• Integra planilla de novedades que alimentará la planilla de sueldos del período,

sobre la base de: los formularios de novedades, notas y toda comunicación sobre la surjan aspectos que modifiquen cualquier aspecto relacionado con sueldos. Las novedades que pueden presentarse son de 2 tipos: 1) Novedades periódicas, dentro de las cuales podemos mencionar: Ingreso y

Egreso de Personal, Medidas disciplinarias (tardanzas, suspensiones), Ausentismos por enfermedad, Licencias, Anticipos de Sueldos, Horas Extras, Ascensos e Incrementos Salariales, Cambios de categoría laboral, embargos.

2) Novedades Masivas: este tipo de novedades la constituyen los datos recibidos del Módulo de Afiliado – Descuento de cuota de préstamos.

• Las novedades periódicas serán ingresadas mediante formulario de novedades o nota, previamente autorizado por el nivel correspondiente, el que posteriormente será archivado en el expediente del personal.

• Las novedades masivas serán importadas al sistema de liquidación de sueldos, a partir del archivo obtenido de la base de datos de afiliados.

• Emite planilla de control de sueldos a través del sistema. • Efectúa controles de exactitud e integridad en la carga de datos. • Eleva planilla al Jefe de Recursos Humanos para su control.


• Recibe planilla de control de sueldos del Auxiliar de Recursos Humanos. • Realiza un análisis de las liquidaciones y decide si la liquidación es correcta. • Si la liquidación contiene errores, solicita al Auxiliar de Recursos Humanos la

rectificación del error y verifica que la nueva planilla de control es correcta. • Eleva al Sector de Contabilidad.

Sector: Contabilidad Responsable: Jefe Sector Contabilidad

• Recibe planilla de control de sueldos del Sector Recursos Humanos. • Realiza un análisis de las variaciones producidas en las liquidaciones, respecto de

las del período anterior y decide si la liquidación es correcta.


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• Si la liquidación contiene errores, solicita al Sector Recursos Humanos, la rectificación del error y verifica que la nueva planilla de control sea correcta.

• Autoriza la planilla de control de sueldos y la devuelve al Sector Recursos Humanos.


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07.04.03.02 - Liquidación y registros contables


• Recibe orden de liquidación de sueldos del Jefe de Sector. • Emite a través del sistema:

1) los recibos de sueldo por duplicado. 2) los registros contables correspondientes a la liquidación. 3) la planilla para el depósito de salarios. 4) la planilla de deducciones y aportes.


• Revisa y firma la planilla de depósito de sueldos y la eleva a la Gerencia General

para su autorización.

Sector: Gerencia General Responsable: Gerente General

• Recibe del Sector Recursos Humanos la planilla de liquidación de sueldos. • Controla y autoriza el pago. • Eleva la planilla autorizada al Sector Contabilidad para su registro contable.


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07.04.03.03 - Pago de sueldos

Sector: Contabilidad Responsable: Jefe Sector Contabilidad

• Recibe planilla de depósito de salarios. • Efectúa el depósito de los salarios en las cuentas de los empleados. • Controla exactitud e integridad de los pagos efectuados.


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07.04.03.04 - Actualización del expediente del personal


• Recibe duplicado de recibo firmado por los empleados. • Archiva en expediente del personal los duplicados de los recibos de sueldos y los

formularios de novedades periódica, generados en el mes.


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07.04.03.05 - Liquidación y pago de seguro social y otros


• Consulta la agenda de vencimientos para el pago del seguro social y otros aportes

patronales y retenciones realizadas a los empleados. • Sobre la base de los listados emitidos por el sistema, liquida los importes por los

conceptos que correspondan y confecciona los comprobantes de pago. • Eleva a la Gerencia General la orden de pago para su autorización, previamente

autorizada por el Jefe del Sector Recursos Humanos. • Emite los registros contables correspondientes.


• Recibe orden de pago de aportes y deducciones del período. • Controla, interviene con su firma y eleva a la Gerencia General para que autorice el

pago. • Realiza el pago una vez obtenida la autorización de la Gerencia General.


• Recibe del Sector Recursos Humanos la orden de pago de aportes y contribuciones. • Controla y autoriza el pago. • Eleva la planilla autorizada al Sector Recursos Humanos para su pago.


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07.04.04 - Desarrollo de personas

07.04.04.01 - Relevamiento de las necesidades de capacitación


• El sector efectuará anualmente un relevamiento a cada uno de los sectores de la

cooperativa, sobre las necesidades de capacitación que los mismos detecten. • Obtendrá de cada sector una nota de las necesidades de capacitación. • Confecciona un archivo, integrando las necesidades de capacitación. • Confecciona un archivo con las ofertas de capacitación externa que recibe la

cooperativa, conteniendo nombre denominación de la entidad que presta la capacitación y temas en los que capacita.


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07.04.04.02 - Elaboración del Programa de Entrenamiento Anual


• Sobre la base de los relevamientos realizados, elabora el Programa de

Entrenamiento Anual, lo revisa en forma conjunta con el Jefe del Sector Recursos Humanos y lo eleva a la Gerencia General para su aprobación.


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07.04.04.03 - Revisión Periódica del Programa de Entrenamiento Anual


• Recibe de los sectores interesados, requerimientos de nuevas necesidades de

capacitación originadas en novedades normativas, nuevos productos a comercializar por la cooperativa, etc., mediante nota debidamente firmada.

• Analiza la solicitud recibida y establece la modalidad de capacitación para cubrir la misma.

• Revisa, junto al Jefe de Sector la solicitud recibida y eleva a la Gerencia General la propuesta de modificación o ampliación del Programa de Entrenamiento Anual.


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07.04.04.04 - Aprobación del Programa de Entrenamiento Anual y sus modificaciones


• Revisa el Programa de Entrenamiento Anual o las propuestas de modificación al

mismo, recibidas del Sector Recursos Humanos. • Analiza la necesidad de efectuar modificaciones al mismo y en caso de existir

aspectos a modificar, lo regresa al Sector Recursos Humanos para su corrección. • Inserta su firma en el “Programa de Entrenamiento Anual”, como evidencia de su

revisión y aceptación y lo eleva al Comité de Capacitación para su aprobación. Decide su aprobación.


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07.04.04.05 - Implementación del Programa de Entrenamiento Anual y sus modificaciones


• Establece la nómina de personas que asistirán a cada módulo o jornada y se los

notifica por medio fehaciente. • Reserva el espacio físico donde se desarrollarán las jornadas y el servicio de café

para los participantes. • Toma contacto con el disertante de cada módulo o jornada y releva las necesidades

de: 1. Equipamiento técnico tales como computadoras, equipos de proyección de

imágenes, etc. 2. Confección de copias del material de trabajo, lapiceras y hojas para apuntes. 3. Confección y firma de los correspondientes certificados de asistencia de

cada curso, procediendo posteriormente a la entrega de cada uno ellos de acuerdo al cumplimento de los requisitos de asistencia.

• Analiza, junto al sector solicitante, la necesidad de evaluación a los asistentes. • Confecciona encuesta para recoger opinión del asistente.


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07.04.04.06 - Evaluación de resultados y acciones correctivas


• Sobre la base de las encuestas a los asistentes y análisis de las evaluaciones, en caso

de haberse realizado, elabora un informe sobre el resultado de cada módulo de capacitación.

• En caso de ser necesario, se toman acciones correctivas que pueden dar lugar a la modificación del Programa Anual de Capacitación del año en curso o bien se toman en cuenta aspectos para la elaboración de futuros planes.

• Eleva informe sobre resultados obtenidos al Jefe de Sector Recursos Humanos, Jefe de Sector del sector solicitante y a la Gerencia General.


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07.04.05 - Evaluaciones de desempeño

07.04.05.01 - Coordinación de la evaluación de desempeño anual


• Coordina junto a la Gerencia General la Evaluación de Desempeño Anual y deciden

la metodología que se aplicará.


• Recibe del Jefe de Sector la comunicación de inicio del proceso de Evaluación de

Desempeño Anual. • Prepara material a utilizar en la evaluación anual: formularios, instructivos. • Imparte las instrucciones al personal encargado de efectuar las evaluaciones,

respecto de los aspectos a tener en cuenta en la evaluación, con el objeto de disipar las dudas que puedan presentarse.


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07.04.05.02 - Realización de la evaluación de desempeño anual

Sector: Todos los Sectores, Jefaturas o Gerencias Responsable: Sectores, Jefaturas o Gerencias con empleados a cargo con antigüedad mayor a 6 meses.

• Integra los formularios de evaluación de desempeño por duplicado, de acuerdo a las

instrucciones impartidas por el Sector Recursos Humanos. • Revisa las evaluaciones de desempeño y prepara las Entrevistas de Evolución del

Desempeño. • Realiza las entrevistas utilizando un método conveniente: participativa por

objetivos, listas de verificación, incidentes críticos, etc. e integra el formulario correspondiente por duplicado.

• Realiza propuestas de ascensos, aumentos salariales. • Reformula objetivos e identifica necesidades de capacitación. • Envía una de las copias de la evaluación y de la entrevista al Sector Recursos

Humanos para su archivo en el expediente del personal y otra copia a la Gerencia General.

• Eleva informe sobre necesidades de capacitación al Sector Recursos Humanos.


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07.04.05.03 - Análisis de las Evaluaciones de Desempeño y aprobación de propuestas.


• Analiza el expediente de evaluación de desempeño y las propuestas elevadas por las

áreas. • Eleva a la Junta Directiva la propuesta de ascensos e incrementos salariales. • Informa la novedad al Sector Recursos Humanos, para su inclusión en la próxima

liquidación.


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07.04.06 - Proceso disciplinario

07.04.06.01 - Recepción de novedad sobre falta de disciplina


• Recibe del área donde ocurrió el hecho, un informe sobre falta cometida por un

empleado. • Confecciona acta de disciplina.

Las sanciones disciplinarias, establecidas en el reglamento del personal, pueden consistir en: - llamado de atención verbal, - amonestación escrita, - suspensión de 3, 5 u 8 días, - desvinculación por despido directo por causa.


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07.04.06.02 - Propuesta de sanción disciplinaria


• Revisa, junto al superior del personal que cometió la falta, los antecedentes

disciplinarios que constan en el expediente del empleado y deciden la propuesta de sanción.

• Aprueba la sanción o la eleva al nivel correspondiente para su autorización. • En caso de no aplicación de sanción, archiva los antecedentes en el expediente del

empleado.


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07.04.06.03 - Notificación de sanción disciplinaria


• Obtiene autorización de aplicación de sanción disciplinaria, del nivel de

autorización que corresponda. • Comunica aplicación de sanción disciplinaria al empleado, solicitando su firma la

firma del empleado en el acta disciplinaria y en el formulario de consentimiento. • Envía copia del acta disciplinaria al Ministerio de Trabajo, en caso de tratarse de

una sanción grave. • Archiva los antecedentes en el expediente del empleado.


37

07.04.07 - Egreso de personal

07.04.07.01 - Egreso por despido


• Envía por escrito el “preaviso”, notificando al empleado la decisión de

desvinculación, una vez obtenida la autorización de la Junta Directiva, Gerencia General y dictamen del Apoderado Legal. El preaviso se dará con los siguientes plazos, contados a partir del día siguiente de la fecha de notificación:

a) de veinticuatro (24) horas, cuando el trabajador ha servido a la cooperativa de modo continuo menos de tres (3) meses;

b) de una (1) semana, cuando le ha servido de tres (3) a seis (6) meses; c) de dos (2) semanas, cuando le ha servido de seis (6) meses a un (1) ano; d) de un (1) mes, cuando le ha servido de uno (1) a dos (2) anos; y e) de dos (2) meses, cuando le ha servido por mas de dos (2) anos.

• En caso que la Junta Directiva haya decidido una desvinculación inmediata, ordenará al Auxiliar de Recursos humanos, la liquidación al trabajador de una cantidad equivalente a su salario durante el término del preaviso.

• Solicita al empleado la devolución de los elementos oportunamente entregados (PCs, discos movibles, etc.)

• Procede al cálculo de los montos indemnizatorios, a los efectos de la liquidación. Confecciona el Certificado de Servicios o Empleo y lo entrega al empleado bajo acuse de recibo.

• Informa la baja del empleado al Instituto Hondureño de Seguridad Social. • Informa la baja del seguro de vida del empleado a la Compañía Aseguradora. • Comunica al área de soporte técnico la cancelación de la cuenta de e-mail y el

acceso a la red como usuario de la misma, previa aprobación del supervisor. • En caso de corresponder, comunica la desvinculación a afiliados y proveedores. • Informa la baja a los organismos que les presten otros beneficios a empleados de la

cooperativa.


38

07.04.07.02 - Egreso por renuncia


• Obtiene notificación escrita de renuncia del empleado, o notificación verbal con

testigos, de acuerdo a lo dispuesto por el Art. 117 del Código de Trabajo • Solicita al empleado la devolución de los elementos oportunamente entregados

(PCs, discos movibles, etc.) • Procede al cálculo de los montos compensatorios, a los efectos de la liquidación y

ordena la realización de la misma al auxiliar de recursos humanos. • Confecciona Certificado de Servicios o Empleo y lo entrega al empleado bajo acuse

de recibo. • Informa la baja del empleado al Instituto Hondureño de Seguridad Social. • Informa la baja del seguro de vida del empleado a la Compañía Aseguradora. • Comunica al área de soporte técnico la cancelación de la cuenta de e-mail y el


cooperativa.


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07.04.07.03 - Muerte del empleado


• Obtiene certificado de defunción del empleado. • Comunica la novedad a la compañía aseguradora, con el objeto de gestionar la

indemnización que corresponda a los beneficiarios que el titular haya designado. • Procede al cálculo de los montos compensatorios, a los efectos de la liquidación y

ordena la realización de la misma al auxiliar de recursos humanos. • Informa la baja del empleado al Instituto Hondureño de Seguridad Social. • Informa la baja del seguro de vida del empleado a la Compañía Aseguradora. • Comunica al área de soporte técnico la cancelación de la cuenta de e-mail y el


cooperativa.


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07.05 – Diagrama de Flujos


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07.06 - Aspectos Impositivos No aplicables.


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07.07 - Aspectos Contables Registros Contables Generados Los registros contables son generados en forma automática, mediante el aplicativo utilizado para la liquidación de sueldos (Sistema de Integración de Servicios Cooperativos). El registro contable que genera el pago de sueldos es el siguiente: Debe 502102,0101..Sueldos Ordinarios. 201109,0501..I.H.S.S. 502102,0111..Plan de Retiro. Haber 103101...Prestamos 104104,0105...Intereses sobre prestamos. 201101,0103...Ahorros retirables. 201109,0501..I.H.S.S. 502102,0111..Plan de Retiro. Registros llevados en el Departamento Recursos Humanos La Cooperativa llevara los siguientes libros:

a) Libro de salarios.

b) Planillas de pago.

c) Libro de Inscripción de empleados.

d) Libro de Memorando enviados a sus empleados por cualquier causa de las estipuladas por la Ley.

e) Cualquier otro libro de registro o control que no contravenga las Leyes y Reglamentos legales vigentes.


49

07.08 – Formularios y Listados RECURSOS HUMANOS Departamento origen:

INCORPORACIÓN DE PERSONAL Fecha:

NOMBRE DEL PUESTO:

GERENCIA: DEPARTAMENTO:

CONTRATACION SOLICITADA:

EFECTIVO CONTRATADO

FECHA DE INGRESO REQUERIDA: SUELDO BRUTO:

MOTIVOS DE LA NECESIDAD (Resaltar el que corresponda)

Nuevo Puesto de Trabajo Reemplazo Carga de trabajo adicional Transferencia Interna

Cambio en la organización Otros Comentarios:

REQUISITOS PERSONALES SOLICITADOS EDAD: ____________ SEXO: __________ ESTADO CIVIL: _____________

ESTUDIOS REQUERIDOS

Primarios Terciarios

Secundarios Universitarios

Observaciones: EXPERIENCIA LABORAL SOLICITADA ( incluir conocimientos específicos requeridos)

DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR:

SI NO

OBSERVACIONES:

FIRMAS AUTORIZADAS

ÁREA SOLICITANTE

RECURSOS HUMANOS

GERENCIA GENERAL/CONSEJO

DIRECTIVO


50

RECURSOS HUMANOS

POSTULACIÓN INTERNA

Nombre y Apellido de Empleado:

Puesto Actual: Sector/Depto: Gerencia:

Puesto a Cubrir: Sector/Depto: Gerencia:

Fecha de Ingreso: Ultima Evaluación de Desempeño:

Fecha de Postulación:

Explicar brevemente las razones por las cuales el empleado considera podrá ocupar el puesto requerido:

Firma del empleado


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RECURSOS HUMANOS

FICHA PERSONAL DEL POSTULANTE

DATOS DEL POSTULANTE

NOMBRE COMPLETO: NRO. DOC IDENTIDAD:

EDAD GÉNERO ESTADO CIVIL DOMICILIO TE DE CONTACTO

ESTUDIOS CURSADOS

ULTIMO NIVEL APROBADO:

TÍTULO OBTENIDO

SE ENCUENTRA CURSANDO: (detallar)

EXPERIENCIA LABORAL ANTERIOR

Último empleo:

Puesto desempeñado:

Sueldo percibido:

Duración de la relación laboral:

Razón por la que se retiró de la empresa:

OTROS DATOS DE INTERÉS

Remuneración pretendida:

Se ha presentado para otros puestos en la cooperativa?

Otros:


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RECURSOS HUMANOS

GUÍA DE ENTREVISTA Fecha de entrevista:

DATOS DEL POSTULANTE NOMBRE COMPLETO: NRO. DOC IDENTIDAD: EDAD GÉNERO ESTADO CIVIL DOMICILIO TE DE CONTACTO

ESTUDIOS CURSADOS ULTIMO NIVEL APROBADO: TÍTULO OBTENIDO SE ENCUENTRA CURSANDO: (detallar)

EXPERIENCIA LABORAL ANTERIOR Último empleo: Puesto desempeñado: Sueldo percibido: Duración de la relación laboral: Razón por la que se retiró de la empresa:

PREGUNTAS EXPLORATIVAS 1. Hábleme de su experiencia laboral anterior 2. Porqué le interesa trabajar en la cooperativa. 3. Porqué le interesa el puesto. 4. Cual es su remuneración pretendida

ÁREA SOCIOECONÓMICA Personas con las que vive: Cantidad de Hijos Tiene vivienda propia? Que personas de su grupo familiar tienen ingresos? Quienes dependen económicamente de Ud?


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RECURSOS HUMANOS

EVALUACIÓN DE ENTREVISTA Fecha de entrevista:


NOMBRE COMPLETO:

NRO. DOC IDENTIDAD: EVALUACIÓN DE ENTREVISTA

Factor Evaluación

Formación Académica ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No Satisfactoria

Experiencia general ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No Satisfactoria

Experiencia en el puesto ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No Satisfactoria

Apariencia Personal ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No Satisfactoria

Comunicación Oral y/o Escrita

Lenguaje (vocabulario elevado o escaso)

( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No Satisfactoria

Dicción ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No SatisfactoriaPosee características esenciales del perfil requerido


Manejo de PC / Utilitarios Windows


Relaciones Interpersonales

Habilidad para exponer ideas


Habilidad para asociar ideas ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No Satisfactoria

Habilidad para escuchar ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No Satisfactoria

Otros comentarios:


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RECURSOS HUMANOS

SEGUNDA ENTREVISTA Fecha de entrevista:


NOMBRE COMPLETO:

NRO. DOC IDENTIDAD: ENTREVISTADOR

NOMBRE

CARGO

DEPARTAMENTO EVALUACIÓN DE LA ENTREVISTA

Formación Académica ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No SatisfactoriaExperiencia general ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No SatisfactoriaExperiencia en el puesto ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No SatisfactoriaApariencia Personal ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No SatisfactoriaComunicación Oral y/o Escrita

Lenguaje (vocabulario elevado o escaso)


Dicción ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No SatisfactoriaPosee características esenciales del perfil requerido


Manejo de PC / Utilitarios Windows


Relaciones Interpersonales Habilidad para exponer ideas


Habilidad para asociar ideas ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No SatisfactoriaHabilidad para escuchar ( ) Excelente ( ) Adecuada ( ) No Satisfactoria COMENTARIOS (Motivaciones del postulante, Proyecciones para con el Estudio, Otras tareas que desearía desempeñar. Incluir pretensiones laborales y salariales) :

Motivos por los que se rechaza el candidato:


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RECURSOS HUMANOS Departamento origen:

NOVEDADES: TRANSFERENCIA PERSONAL Y CAMBIO SUELDO Fecha:

DATOS DEL EMPLEADO

NOMBRE COMPLETO:

NRO EP: PUESTO:

ÁREA: SUCURSAL:

JEFE DIRECTO: COPIA A:

MOVIMIENTOS DEL PERSONAL

CAMBIO POR PROMOCION INTERNA

NUEVO PUESTO

TRASLADO DE AREA/DTO:

NUEVA UBICACIÓN

NUEVO SUELDOS:

FECHA DEL MOVIMIENTO …../…../……….

CAMBIOS DE SUELDO

MOTIVO: VALOR DEL INCREMENTO LPS.

DESDE FECHA: …../…../……….

Firma Dto. Origen Firma Dto. RRHH Firma Autorización


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RECURSOS HUMANOS

Departamento origen:

NOVEDADES

Fecha:

Generales

NOMBRE COMPLETO DEL EMPLEADO:

NRO EP: PUESTO:

ÁREA: SUCURSAL:

JEFE DIRECTO: COPIA A:

Movim

ientos

MOVIMIENTOS DEL PERSONAL

CAMBIO POR PROMOCION INTERNA

NUEVO PUESTO

TRASLADO DE /DTO:

NUEVA UBICACIÓN

NUEVO SUELDOS:

FECHA DEL MOVIMIENTO …../…../……….

Permisos

PERMISOS

CANTIDAD DE DÍAS SOLICITADOS: ……………. DESDE…………………. HASTA …………………..

1) SIN GOCE SUELDOS:

3) NUPCIAS

4) NACIMIENTO

2) OTROS MOTIVOS 5) OTROS (explicar motivo)

ESTUDIO

DUELO

Agregar documentación que respalde motivos 2), 3), 4)

Sueldo

CAMBIOS DE SUELDO

MOTIVO: VALOR DEL INCREMENTO LPS.

DESDE FECHA: …../…../……….


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07.09 – Niveles de Autorización Incorporación de personal

• Reemplazos de puestos por vacantes producidos a nivel de: Gerente General y Gerentes de Área o Departamento: autoriza la Junta Directiva. Jefaturas de Área y Mandos Intermedios: autoriza el Gerente General. Oficiales, Auxiliares y Asistentes, Operativos Básicos: autoriza la Gerencia Recursos Humanos, previo control de la vacante producida.

• Puesto nuevo de trabajo:

Gerente General y Gerentes de Área o Departamento: autoriza la Junta Directiva. Jefaturas de Área: autoriza la Junta Directiva Resto de los niveles: los autoriza el Gerente General, en tanto encuadren en las pautas presupuestarias establecidas para el ejercicio.

Transferencia de Personal

Gerentes de Área: serán aprobadas por la Junta Directiva a propuesta de la Gerencia General. Jefaturas de Área y mandos intermedios: serán aprobados por la Gerencia General. Resto de los niveles: serán aprobados por el Gerente del Área donde se produce la vacante.

Incrementos salariales y ascensos

Mejoras salariales a la totalidad de la nómina: serán aprobados por la Junta Directiva. Mejoras salariales producto de evaluaciones de desempeño: serán aprobadas por la Gerencia General, en tanto se encuentre previsto en su presupuesto. Caso contrario será aprobado por la Junta Directivo. Mejoras salariales por ocupar una vacante o puesto nuevo: ver 08.09.01 y 08.09.02 Otras mejoras salariales: serán aprobadas por la Gerencia General, en tanto se lo permitan sus previsiones presupuestarias, caso contrario serán aprobadas por la Junta Directiva.


58

Programa Anual de Capacitación

Será aprobado por el Comité de Capacitación. Las modificaciones al Programa Anual de Capacitación que no signifiquen cambios significativos al presupuesto del mismo, serán aprobadas por la Gerencia General.

Sanciones al Personal Por faltas leves: podrán ser aprobadas por el inmediato superior del personal que cometa la falta, siempre que este último posea por lo menos un nivel de Jefe de Área. Por faltas graves: serán aprobadas por la Junta Directiva y la Gerencia General, previo dictamen del apoderado legal.


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07.10 – Glosario Analizar: Distinguir y separar las partes de un asunto hasta llegar a conocer sus principios o elementos.

Archivar: Guardar algo en un archivo, según el orden que éste requiera.

Asignar: Encomendar una tarea o función.

Autorizar: Aprobar algo por firma o verbalmente.

Controlar: Comparar acciones, personas o cosas, con previsiones y objetivos prefijados, detectando y explicando sus eventuales desviaciones, a fin de determinar sus ajustes a los resultados deseados.

Efectuar: Hacer real y efectivo un asunto.

Emitir: Poner en circulación algo elaborado.

Establecer: Ordenar, mandar, decretar, determinar algo con precisión.

Novedad: refiere a cambios producidos en el contenido de las liquidaciones de sueldos (por ejemplo: incremento de sueldo, primer sueldo de un ingresante, etc.).

Participar: Tener parte en un asunto determinado.


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07.11 – Modificaciones Fecha de Vigencia

Acta de Junta Directiva Fecha Aprobación de Junta Directiva

Creación / Modificación / Reemplazo

Creación

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