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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso de Gestin del Talento Humano

Procedimiento: Liquidacin de Nmina

Cdigo: SO-GTH-PCLN-02 Versin: 02

Fecha: 30/11/2012 Pgina: 1 de 20

CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Descripcin de la modificacin

01 20/10/2010

Se contaba con un manual de gestin humana versin 01 del 07/10/2008 que inclua el procedi-miento de nmina, prestaciones sociales y para fiscales. Se adopta como procedimientos independiente

02 30/11/2012

Se modifica el nombre del proceso y el cdigo, se actualiza el recuadro de autorizacin, se comple-mentan los insumos, se elimina el recuadro de nomograma y se incluye el texto Ver Normogra-ma, se modifican los cargos responsables, se ajustan los lineamientos, en el numeral 9 descrip-cin del procedimiento se reorganiza tomando como punto de partida las observaciones efec-tuadas por el responsable del procedimiento, se ajusta la redaccin de las actividades, se modifica el flujograma y finalmente se incluye el formato para reporte de horas extras, y se ajusta el cdigo de los formatos.





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AUTORIZACION

VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO





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1. OBJETIVO Establecer la metodologa y las directrices para el reconocimiento de salarios y prestaciones causadas por los funcionarios de planta de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Pbli-cos 2. ALCANCE Este procedimiento comienza con la recepcin e ingreso de novedades mensuales al aplicativo y termina con la Liquidacin de seguridad social, cesantas y parafiscales. 3. INSUMOS

Reporte Horas Extras (IS) Solicitud de Vacaciones (IS) Incapacidades (IP) Licencias no Remuneradas (IS) Bonificaciones (IS) Ingresos (IS) Retiros (IS) Descuentos por Cooperativas y Juzgados (IP)

4. PRODUCTOS

Nmina Elaborada (IS) Desprendibles de pagos (IS) Actos Administrativos (IS)

5. NORMATIVIDAD Ver normograma





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6. DEFINICIONES Actos Administrativos: Es un documento suscrito por el Secretario de Hacienda el cual registra la aprobacin de acciones solicitadas por los funcionarios o determinadas por ste, tales como: nombramientos, vacaciones, encargos, ascensos, comisiones y pago de quinquenios, retiros, en-tre otros y generalmente se expiden mediante una Resolucin. Administrativo: Agrupa los cargos con funciones que implican el ejercicio de actividades de or-den administrativo complementarias de los niveles superiores. El cdigo que identifica este nivel es el cinco. Antiguo Rgimen: Se aplica a los funcionarios que ingresaron antes del 7 de Junio de 1994 siempre y cuando ocupen el mismo cargo, u otro como resultado de un proceso de seleccin o incorporacin en planta de personal. Aportes: Porcentaje o valor autorizado por un funcionario para ser descontado de su salario, con destino a una entidad cooperativa o fondo de empleado, por concepto de ahorro. Aportes de Pensin: Porcentaje del salario devengado que se descuenta a un funcionario, para garantizar el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez la invalidez y la muerte. Aportes de Salud: Porcentaje del salario devengado que se descuenta a un funcionario, para servicios del salud del mismo y sus beneficiarios. Ascensos: Mediante este acto se legaliza el cambio de cargo de un funcionario a uno de supe-rior jerarqua, estos se dan por proceso de seleccin en una convocatoria y pueden ser ascenso en perodo de prueba o sin perodo de prueba. Asignaciones: Es el acto mediante el cual el funcionario y su cargo son ubicados en otra depen-dencia, para que desempee sus labores en ella. Auxilio de Alimentacin: Suma asignada anualmente a funcionarios devenguen una asignacin mensual mnima de la escala salarial. Auxilio de Maternidad: Reconocimiento o auxilio salarial por cada hijo que nazca. Bonificacin por servicios prestados: Es un porcentaje del sueldo bsico ms los gastos de representacin, que se liquida al cumplir un ao completo de servicios y aplicable a funcionarios del nuevo rgimen.





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Cesantas: Es el auxilio monetario que el Distrito est obligado a reconocer a sus empleados y trabajadores a razn de un mes de salario por cada ao de servicio, teniendo en cuenta para ello el ltimo sueldo devengado. Su pago tambin ser proporcional cuando el tiempo de servicio fue-re inferior a 12 meses. Compensatorios: Das reconocidos por Horas Extras no pagadas por exceso del 50% del sueldo Descuentos (Libranzas, aportes, embargos de familia, civiles y financieros). Datos Bsicos: Es la informacin suministrada por el aspirante a un cargo. Datos del cargo que ocupa: Corresponde a la informacin propia del cargo proveniente de la planta de personal que ocupa el funcionario: nivel, grado, cdigo del cargo que ocupa la persona, nombre del cargo y sueldo. Datos de vinculacin: Hace referencia a la informacin del rgimen prestaciones, fondos de pensiones, cesantas, y E.P.S., cajas de compensacin, nmero de cuenta de ahorros, cdigo de banco o corporacin, sucursal, fecha de ingreso al distrito, fecha de ingreso a la nacin, clase de nombramiento, procedimientos de retencin, fecha de ingreso a la entidad, ARP. Directivo: Est constituido por los cargos con funciones de direccin general, formulacin de polticas institucionales, y de adopcin de planes, programas y proyectos. El cdigo que identifica este nivel es el cero. Ejecutivo: Est conformado por los cargos con funciones bsicas de direccin, coordinacin, su-pervisin, y control de las unidades o reas internas encargadas de desarrollar y ejecutar las pol-ticas, planes, programas y proyectos de la entidad. El cdigo que identifica este nivel es el dos. Embargos: Descuentos salariales originados en una orden judicial que pueden afectar el salario y excepcionalmente las prestaciones sociales. EPS: Entidad encargada de prestar servicios de Salud. Formacin acadmica: Comprende la informacin de estudios de educacin bsica, media, educacin superior, post grados y otros realizados por el funcionario, as como el nombre del es-tablecimiento, ttulo obtenido, fecha de terminacin, acta de grado, nmero de tarjeta profesional, y/o educacin no formal.





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Gastos de Representacin: Corresponde a un % del sueldo bsico mensual que se reconoce a los funcionarios que ocupan cargos del nivel Directivo, Asesor, en los trminos que para el efecto sealen los acuerdos vigentes. Historia Laboral: Este proceso permite registrar todos los actos administrativos que elabora la Direccin Corporativa y CID, desde su vinculacin hasta su retiro, tales como, comisiones, encar-gos, aplazamientos de vacaciones, retiros, reconocimientos de prima tcnica, reajustes prima tcnica, quinquenios, licencias, sanciones disciplinarias, reubicaciones o asignaciones, incorpora-ciones o asignaciones, nombramientos, ascensos, inscripcin o actualizacin en carrera adminis-trativa. Hoja de vida: Contiene los siguientes datos de los funcionarios de planta: Datos bsicos, Forma-cin acadmica, Otros estudios, Publicaciones e idiomas, Experiencia Laboral, Actividades parti-culares. Horas Extras: Es un reconocimiento salarial que se hace a los funcionarios en los niveles auxi-liar, asistencial y tcnico y que laboran en horario adicional a la jornada ordinaria. Incapacidades: Es el estado de inhabilidad fsica o mental, de un individuo, que le impide des-empear en forma temporal o permanente su profesin u oficio habitual. Incorporaciones: Es el acto por el cual se incorpora al funcionario como resultado de un proceso de reestructuracin de planta. Indemnizaciones: Reconocimiento econmico que se hace al empleado escalafonado en carrera administrativa cuando se le ha suprimido el cargo, por razones de reorganizacin de la depen-dencia, rgano o entidad o por el traslado de funciones a otros organismos, se suprimen los em-pleos y el funcionario opta por este derecho, a cambio de la posibilidad de ser vinculado a un car-go equivalente al que ocupaba, dentro de los seis meses siguientes a la fecha de supresin. Libranzas: Autorizacin que el empleado o trabajador da para que de su sueldo le sea desconta-da una suma determinada a favor de un tercero. Nombramiento: Es la designacin de una persona para ejercer las funciones en un determinado cargo pblico de carrera administrativa o de libre nombramiento y remocin.

Nmina: Documento de produccin mensual, que contiene informacin de todos los servidores de la entidad, as como los valores devengados y descontados mensualmente de acuerdo con la normatividad vigente





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Novedades: Acto administrativo por el cual se hacen ingresos por nombramientos, perodos de prueba, ascensos, aceptacin de renuncias y retiros, insubsistencias o destituciones y en general todos aquellos que afecten la planta de cargos del personal de planta y supernumerarios. Nuevo Rgimen: Se aplica a los funcionarios que ingresaron al distrito con posterioridad a Junio 7 de 1.994 que han sido objeto de un nuevo nombramiento sin proceso de seleccin. Operativo: Est conformado por cargos cuyas funciones se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecucin. El cdigo que identifica este nivel es el seis. Profesional: Corresponde a los cargos cuyas funciones demandan la aplicacin de los conoci-mientos propios de cualquier carrera profesional, reconocida por la ley. El cdigo que identifica este nivel es el tres. Parmetros: Corresponde a informacin especfica para el funcionamiento de la aplicacin de Personal y Nmina. Planta de Personal: Planta de cargos vigente para funcionarios de planta, aprobada mediante decreto emitido por el Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogot. Primas: Son stas, factores de remuneracin que forman parte del salario y por consiguiente, se deben tener en cuenta para la liquidacin de las prestaciones sociales. Prima de Antigedad: Est destinada a registrar el pago a empleados y trabajadores de la Ad-ministracin Distrital, segn los aos de servicio prestados de acuerdo con las normas legales y actas de convenio vigentes, segn el porcentaje establecido. Prima Tcnica: Es un reconocimiento al nivel de formacin tcnica cientfica, de sus titulares y se establece exclusivamente para aquellos cargos cuyas funciones demanden conocimientos califi-cados. Solo podr ser asignada a funcionarios que desempeen cargos en los niveles directivo, asesor, ejecutivo y profesional. Prima Semestral: Se paga a los empleados que hubieren laborado en la Administracin Distrital durante el primer semestre del ao y proporcionalmente a quienes laboren por lo menos tres me-ses completos de ese semestre. Equivale a 37 das de salario. Prima Secretarial: Se otorga a los funcionarios del antiguo rgimen que desempeen funciones como secretaria y acrediten experiencia de un ao de labores en la Administracin Distrital, as como tengan resolucin de la junta nacional del secretariado.





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Prima de Vacaciones: Se otorga a los empleados de la Administracin Distrital por cada ao de servicio. Prima de Navidad: Es una prestacin que se otorga por Ley a los empleados como retribucin especial por los servicios prestados durante cada ao de servicio o fraccin de l, siempre y cuando esta sea de un mes completo. Siempre se liquidar con el sueldo devengado al 30 de Noviembre. Quinquenios: Prestacin que se otorga solamente a los funcionarios que pertenezcan al antiguo rgimen y se reconoce por cada cinco aos de servicios. Recargo Nocturno: Reconocimiento salarial a los funcionarios que desarrollen sus labores entre las 6 p.m. y las 6 a.m., en proporcin a las horas ordinarias laboradas en ese lapso, a razn de un 35% sobre su asignacin ordinaria. Retroactividad: Cuando exista modificacin del sueldo y/o factores con anterioridad al 15 de Ju-nio y se haya pagado dicha prima, el sistema debe reliquidar esta prima. Reintegros: Un reintegro es la ubicacin por orden judicial de un ex funcionario en un cargo igual o superior al que ocupaba en el momento de ser retirado de la entidad, bien sea por destitucin, insubsistencia, o supresin del cargo. Retiros: Son renuncias, insubsistencias, destituciones, abandono del cargo, supresin del cargo, muerte, vencimiento del nombramiento provisional y trmino de vinculacin, ste ltimo exclusivo para el personal supernumerario. Los actos deben contener la siguiente informacin y el funcio-nario encargado deber verificar antes de elaborarlo que el funcionario este activo. Retencin en la fuente: Sistema de recaudo de impuestos sobre la renta y complementarios, que consiste en restar de los pagos un porcentaje determinado por la ley a cargo de los beneficia-rios de dichos pagos. Se aplica entre otros pagos a los ingresos obtenidos por las personas natu-rales con ocasin de una relacin laboral, legal o reglamentaria y debe efectuarse en el momento del respectivo pago. Roles: Define o autoriza los roles de responsabilidades para el manejo de la aplicacin. Salario: Es una nocin amplia que comprende todas las sumas que habitual y peridicamente recibeel empleado como retribucin por sus servicios.





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Subsidio de Transporte: Suma asignada a funcionarios que devenguen hasta dos sueldos mi-nimos legales mensuales vigentes. Sueldo Bsico: Es la asignacin bsica fijada por la Ley para los diversos cargos de la Adminis-tracin Pblica. Sueldo en encargo: Es la asignacin salarial que recibe el empleado que ocupa temporalmente un cargo distinto del que es titular. Sueldo de Vacaciones: Monto del sueldo bsico correspondiente a los das de disfrute de vaca-ciones pagados por anticipado. Tiempo de Experiencia y Situacin Laboral: Hace referencia a la informacin de la empresa o entidad donde ha laborado, tipo de entidad, pas, departamento, municipio, direccin, telfonos, fecha de ingreso y de retiro, cargo y dependencia. Vacaciones: Constituyen vacaciones los das hbiles de descanso remunerado a que tienen de-recho los empleados distritales que hayan prestado sus servicios a la administracin durante per-odos anuales completos. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director(a) General(a)

Aprobar las liquidaciones del nivel directivo Aceptacin de renuncias e incorporaciones Tomar Posesin de los funcionarios del nivel directivo Aprobacin Prima Tcnica nivel directivo Solicitud de recursos extraordinarios frente a la Secretaria de Hacienda Distrital

Subdirector(a) Administrativo(a)

Aprobar las liquidaciones del nivel profesional, tcnico y asistencial Tomar Posesin de los funcionarios del nivel profesional, tcnico y asistencial Aprobacin Prima Tcnica del nivel profesional Solicita Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal y Relacin de Autorizacin





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Aprobar las novedades reportadas. (Libranzas, incapacidades, cesantas, embargos, certi-

ficaciones) Firmar nomina y parafiscales

Profesional Especializado

Revisar las liquidaciones de todos los funcionarios Verificar actas de posesin Verificar los porcentajes de la Prima Tcnica de todos los funcionarios Verificar los valores de las solicitudes de CDP, CRP y RA Revisar las libranzas, cartas incapacidades, formularios cesantas, liquidacin embargos,

certificaciones) Revisar y firmar nomina y anexos parafiscales Revisar los actos administrativos Revisar las cesantas al finalizar la vigencia

Profesional Universitario

Elaborar, registrar, liquidar, revisar la Nomina, los Parafiscales, las cesantas y realizar el proceso de pago

Realizar liquidaciones de ex funcionarios Incorporar las novedades Generar informes entes de control y otros Elaborar PAC mensual de la nomina Cargar archivos planos (Operador de Informacin de parafiscales y cesantas, fondos pri-

vados) Cargar archivos mensualmente al FNA Enviar archivo plano FONCEP Realizar las solicitudes de CDP y CRP, RA Solicitar creacin de terceros Responder comunicaciones de terceros Realizar el re calculo de retencin en la fuente semestralmente

Tcnico Operativo

Elaborar los actos administrativos, actas de posesin y las notificaciones de cesantas y vacaciones





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Remitir las incapacidades a la EPS Elaborar la autorizacin de retiro de cesantas

Auxiliar Administrativo

Realizar afiliaciones a seguridad social y caja de compensacin Entregar desprendibles nomina Entregar de certificaciones de ingresos Entregar tarjetas de afiliacin a caja de compensacin, ARP Administrar el aplicativo de correspondencia de la dependencia

8. LINEAMIENTOS O POLTICAS DE OPERACIN

Las novedades externas se deben reportar durante los diez (10) primeros das del mes, despus de esta fecha se programan para el siguiente mes.

Los pagos se realizaran el cuarto jueves de cada mes. Mensualmente se debe realizar la programacin del PAC y remitirlo a tesorera Solicitar los recursos para el pago de nomina, cesantas y parafiscales





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9. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No Actividad Descripcin de la actividad rea

Respon-sable

Cargo responsa-

ble Registros

Punto de Control

1 Reportar Novedades

Durante los primeros diez ( 10) das hbiles de cada mes, se env-an, todas las novedades, para ingresarlas a la nmina correspon-diente; si posterior a los diez (10) das se presentan novedades, stas sern postergadas para la nmina siguiente Para el caso de las horas extras se diligencia el formato Reporte de Horas Extras GTH-PCLN-FM-02 debidamente firmado por el funcionario y aprobado por el jefe inmediato (Director, Subdirecto-res y jefes de oficina), igualmente para el caso de vacaciones el formato Solicitud de Vacaciones GTH-PCLN-FM-01 firmado y aprobado. Para los dems reportes se deben presentar los docu-mentos originales (incapacidades, descuentos por libranza, em-bargos, etc.)

Todas las dependen-

cias

Funciona-rios

Solicitud de Vacaciones GTH-PCLN-

FM-01

Reporte de Horas Extras GTH-PCLN-

FM-02

Reporte de Novedades (Incapacida-des, des-

cuentos, juz-gados, etc.)

2 Tramitar Novedades

Se verifican cada una de las novedades, revisando que estn de-bidamente soportadas con los Vo. Bo del jefe del rea o depen-dencia correspondiente y el documento radicado de la entidad ex-terna correspondiente Segn se requiera, para tramitarlas e in-corporarlas en la nomina. Si en la revisin se encuentran anomal-as en alguna de las novedades, sta ser devuelta para su co-rrespondiente correccin o ajuste por el mismo medio por el cual fue recibida, si no es corregida dentro de los das establecidos

Subdirec-cin Admi-nistrativa y Financie-ra-Talento Humano

Profesional

Solicitud de Vacaciones GTH-PCLN-

FM-01

Reporte de Horas Extras GTH-PCLN-

Verificar Vo Bo del Jefe Inme-

diato. .





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quedar para la nmina siguiente. FM-02

Reporte de Novedades

3 Incorporar funcionarios

Al ingreso de funcionarios se Incorpora la novedad en el aplicativo a travs del cual se liquida la nomina


Profesional

Verificar el

acto adminis-trativo

4 Incorporar novedades

Para incorporar las novedades por vacaciones se realiza la liqui-dacin y validacin de los conceptos liquidados, Una vez verifica-dos que los valores son correctos, se procede a generar una certi-ficacin de permanencia en vacaciones y se incorpora la novedad en el aplicativo a travs del cual se liquida la nomina. Para el caso de las novedades por encargo se verifica la resolu-cin mediante el cual se efecta el encargo y se incorpora en el aplicativo de nomina.


Profesional

Aplicativo de nomina ac-tualizado

5 Incorporar Novedades de retiro

Se revisa que el formato de paz y salvo GTH-PCSVIR-FM-05 y el acto administrativo se encuentren debidamente firmados y se pro-cede a incorporar la novedad de retiro en el aplicativo a travs del cual se liquida la nomina La liquidacin y pago se deber realizar mximo dentro de los dos (2) meses siguientes al retiro del funcionario.


Profesional Acto Adminis-

trativo

Verificar firmas y fechas del paz y salvo y el acto admi-nistrativo

6 Incorporar novedades

Las novedad por HORAS EXTRAS se Contabilizacin sin exceder el tope del 50% del Salario Bsico funcionario, se liquida y se In-

Subdirec-cin Admi-

Aplicativo de nomina ac-





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Horas Ex-tras

corpora la novedad al aplicativo a travs del cual se liquida la no-mina

nistrativa y Financie-ra-Talento Humano

Profesional

tualizado

7

Incorporar novedades Incapacida-des

Las novedades por INCAPACIDADES, se remiten a la EPS para su validacin y liquidacin. Una vez recibido el pago por parte de la EPS se efecta el cruce para incorporar el ajuste en la nomina correspondiente en el aplicativo a travs del cual se liquida la no-mina.


Profesional

Tcnico Operativo

Aplicativo de nomina ac-tualizado

8 Incorporar novedades Descuentos

Se inicia con la validacin de la capacidad de endeudamiento del funcionario por parte del rea de nomina, si es as, se solicita la aprobacin de libranzas por parte del Subdirector Administrativo y se Incorpora en la nomina correspondiente en el aplicativo a travs del cual se liquida la nomina.


Profesional Aplicativo de nomina ac-tualizado

9 Realizar Pre liquida-cin Nmina

Se genera una pre-nmina, la cual permite verificar si se incorpo-raron todas las novedades y se examina que las del mes anterior hayan sido aplicadas en su totalidad. Una vez revisada y verificada se genera la nomina definitiva


Profesional

Verificar Re-porte de pre nmina y ob-servaciones

segn el caso.

10 Generar Nmina

Se generan los siguientes listados desde el aplicativo de nomina: 1) Resumen general de nmina de todos los pagos por cada uno de los rubros presupuestales. 2) Paralelamente a lo anterior solicitar la disponibilidad presupues-

Subdirec-cin Admi-nistrativa y Financie-ra-Talento

Profesional Nmina Verificar Lista-dos impresos





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tal. 3) Informes de tesorera en lo concerniente a salud, pensiones, embargos, cooperativas, solidaridad y garanta. 4) Listado de retencin en la fuente. 5) Archivo detalles pagados, que se refiere al valor pagado a cada uno de los funcionarios. Nota: La verificacin para la liquidacin de bonificacin de servi-cios y los descuentos de seguridad social y dems, se realiza de forma manual a la totalidad de los funcionarios.

Humano

11

Solicitar Certificados Presupues-tales

Se elabora el RA y se solicita mediante comunicacin oficial inter-na dirigida a presupuesto, el Certificado de Disponibilidad Presu-puestal y el Registro Presupuestal para su correspondiente expe-dicin Nota: se anexa relacin de autorizacin segn consecutivo.


Subdirec-tor(a)

Comunica-cin oficial interna

12 Solicitar recursos

De acuerdo con la Programacin del PAC, solicita los recursos a la Tesorera Distrital de acuerdo al RA, e informar el momento para realizar el pago efectivo, para proceder a realizar la transferencia electrnica al banco.

Subdirec-cin Admi-nistrativa y Financie-

ra-Tesorera

Profesional

13 Pagar No-mina

Se generan los siguientes listados desde el aplicativo de presu-puesto: Anexos de nomina, Autorizacin aprobada (con cdigo de barras) y (con cdigo de barras), el cual debe estar debidamente firmados por el responsable de presupuesto y el ordenador del gasto y se entregan a tesorera para generar el archivos planos

Subdirec-cin Admi-nistrativa y Financie-

ra-

Profesional Soporte pa-go exitoso





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correspondiente para pago de nomina y otros. Los archivos planos se cargan a travs del software que provee la entidad financiera o a travs del portal empresarial de la misma. Posteriormente tesorera procede girar la transaccin. Nota: En el caso que se presente una situacin de contingencia, el responsable de Talento Humano realizarn las actividades ante-riormente descritas en Archivo plano generado por el aplicativo correspondiente lo que permitir llevar a cabo la operacin normal.

Tesorera

14 Entregar Comproban-tes de pago

Se proceder a generar los desprendibles de pago de nmina de la fecha correspondiente y se entregaran los comprobantes a cada uno de los funcionarios y las colillas de los desprendibles que-darn en poder del rea de Talento Humano, para su archivo co-rrespondiente


Auxiliar Administra-

tivo

15

Liquidar y pagar se-guridad so-cial, cesant-as y para-fiscales

Finalizado el procedimiento de Liquidacin y pago de nomina se da inicio al proceso de liquidacin y aportes para lo cual se reali-zan los siguientes pasos:

1 Verificacin de los valores correspondientes a la entidad por concepto de Salud, Pensin, ARP y parafiscales. 2. Verificacin de los valores correspondientes al FNA y Foncep 3. Una vez verificados los valores por concepto de seguridad so-cial, parafiscales y cesantas, se genera archivo plano de la planilla unificada, archivo plano del FNA y de Foncep. 4. Se realiza la verificacin de las cesantas a pagar a los fondos privados finalizada la vigencia y se realizan las correcciones co-rrespondientes si hay lugar a ellas.


Profesional

Copia Planilla de Aportes Anexos Ge-nerados por el Sistema

Verificar la Relacin de Autorizacin Generado Por el Aplicativo de

nomina





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5. Se procede a efectuar el pago correspondiente del mismo modo como se efecta el pago de la nomina. (ver actividad No. 13)

16 Conservar nomina

Al finalizar el mes las nominas generadas y procesadas se argo-llan y se mantienen en el archivo de gestin de la dependencia para consulta, y posteriormente al terminar la vigencia se empas-tan, se folian y se envan al archivo de la dependencia.


Tcnico Operativo



Procedimiento: Liquidacin de Nmina Cdigo: : SO-GTH-PCLN-02 Versin: 02

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10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

|

Profesional,

Tcnico Operativo Subdirector(a)

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Todas las dependenciasSubdireccin Administrativa y

Financiera Talento Humano

Funcionarios Profesional

Subdireccin Administrativa y




Subdireccin Administrativa

y Financiera-Tesorera

Profesional


FinancieraTalento Humano

Auxiliar Administrativo


y FinancieraTalento Humano

Tcnico Operativo

Inicio

1

Reportar Novedades

Acto Administrativo

Incorporar funcionarios

Aplicativo de nomina

actualizado

Incorporar novedades

Horas Extras

3

2

Tramitar Novedades

Incorporar Novedades

de retiro


4


actualizado

5

Solicitud de Vacaciones GTH-

PCLN-FM-01

Reporte de Horas Extras GTH-

PCLN-FM-02


(Incapacidades, descuentos,

juzgados, etc.)


Incapacidades

6


Descuentos

7


actualizado

8


actualizado

Solicitud de Vacaciones GTH-

PCLN-FM-01

Reporte de Horas Extras GTH-

PCLN-FM-02


P/2





FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Todas las dependenciasSubdireccin Administrativa y







y Financiera-Tesorera


FinancieraTalento Humano


y FinancieraTalento Humano

Funcionarios Profesional Profesional,

Tcnico Operativo Subdirector(a) Profesional Auxiliar Administrativo Tcnico Operativo

Nmina

Solicitar Certificados

PresupuestalesSolicitar recursos

9

11

Comunicacin oficial

interna Pagar Nomina

Realizar

Pre liquidacin

Nmina

12

P/2

Generar

Nmina

10

Soporte pago exitoso

13

Copia Planilla de Aportes

Anexos Generados por el

Sistema

Entregar

Comprobantes de

pago

14

Liquidacin y pago de

seguridad social,

cesantas y

parafiscales

15

Conservar nomina

16

FIN





11. ANEXOS GTH-PCLN-FM-01 Programacin Vacaciones GTH-PCLN-FM-02 Reporte de Horas Extras

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