SAP Business OneVersión 92Número de material: 50099154

Notas del usuarioLos materiales de formación no son programas autodidactas. Complementan las explicacionesproporcionadas por el instructor del curso. En cada página se incluye un espacio para que pueda escribirinformación adicional.

Es posible que no haya suficiente tiempo para completar todos los ejercicios durante el curso. Los ejerciciosproporcionan ejemplos adicionales de temas tratados durante el curso. También puede trabajar con esosejemplos en su tiempo libre a fin de incrementar la comprensión de los temas.

Como nuevo consultor de implementación, tendrá diversas preguntas relacionadas con el rol quedesempeñará:• ¿ Qué tareas principales realizará?• ¿ Qué recursos tiene a su disposición como ayuda?• ¿ Cómo puede ejecutar un proyecto de implementación y garantizar que éste no se excederá en términos

de tiempo y coste?• ¿ Cómo puede gestionar las expectativas del cliente?• ¿ Existen mejores prácticas que pueda usar?En esta unidad presentaremos el rol del consultor de implementación, las tareas principales que realizará yle mostraremos algunos recursos que pueden serle de ayuda.Asimismo, explicaremos el proceso de implementación recomendado (metodología) de SAP que puedeayudarle a evitar los riesgos durante una implementación

Durante este curso de formación, realizará una pequeña parte de una implementación para una empresa deejemplo llamada Light & Music. Realizará algunas de las tareas clave que se tendrá que realizar en unaimplementación real.

¿Cómo se empieza?Al cierre del ciclo de ventas, el equipo de ventas de partner firma un contrato con SAP. El equipo de ventas departner deberá comprar licencias de usuario para el cliente para usar SAP Business One.Las licencias cuentan con sublicencia de partner para el cliente final mediante un contrato independiente. Porlo tanto, desde un punto de vista contractual, no existe una relación directa entre SAP y el cliente final.Durante el proyecto de implementación, una de sus tareas es la de instalar las licencias contratadas en elsistema del cliente de modo que los usuarios puedan acceder a SAP Business One.Como consultor de implementación, habitualmente está involucrado en el fin del ciclo de ventas, cuando elequipo de ventas entrega el proyecto para la implementación.

Nota: En esta unidad, se tratará más detalladamente el proceso de licencia.

Su rol abarca varios aspectos diferentes: gestión de relaciones con los clientes, modelado y configuración deprocesos empresariales, y tareas técnicas¿Cuál considera como la parte más difícil del trabajo de consultor de implementación?Los partners existentes nos informan que las tareas más difíciles en la implementación están relacionadascon el análisis de los procesos empresariales del cliente y su asignación a una configuración de SAPBusiness One.Asimismo, la migración de datos es, por lo general, una tarea difícil para los partners y puede demorar másde lo planeado, ya que con frecuencia los datos del cliente no se asignan con facilidad a SAP Business One.Para tener éxito como consultor de implementación, debe poseer buenas habilidades analíticas, decomunicación y facilitación, así como amplios conocimientos de productos de SAP Business One.No subestime el tiempo necesario para recopilar y analizar las necesidades empresariales de clientes.Dedique el tiempo suficiente durante el proceso de ventas y durante la implementación de esas tareas.

SAP ofrece varios recursos para ayudarlo como consultor de implementación.SAP Channel Partner Portal (en http://service.sap.com/smb) es una fuente de información para todos losconsultores. Para acceder a SAP Channel Partner Portal, debe tener un ID de usuario (número desuperusuario), que le autoriza a utilizar la mayoría de los servicios del Portal. Cada empleado de un partnerde SAP Business One debe obtener una identificación personal de usuario.Si es un partner nuevo de SAP y su organización ha firmado un acuerdo de partner de SAP, una persona desu organización estará autorizada a solicitar una identificación de usuario a SAP. Si es un partner existente,póngase en contacto con el superadministrador de su organización para obtener una identificación deusuario. Después de actualizar sus datos personales en el Portal, también puede entrar al sistema con sudirección de correo electrónico en lugar de su identificación de usuario. Si ya cuenta con una identificaciónde usuario para SAP Service Marketplace, podrá utilizarla para entrar al sistema. También puede utilizarSingle Sign-On para entrar al portal. Nota: Si desconoce quién es su superadministrador, póngase encontacto con su oficina de soporte local (visite http://service.sap.com/local-support) o envíe un correoelectrónico a support@sap.com.Existen páginas del portal específicas según el país para diversos países, donde podrá encontrar informacióny recibir formación sobre temas específicos según el país.SAP Community Network es una serie de foros patrocinados por SAP donde puede publicar preguntassobre implementación y hacer que éstas sean respondidas por otros partners.Una organización de Partner Service Advisory (PSA) le ofrece un punto único de contacto a todos losrecursos de SAP y ofrece guía y asesoramiento a partners de implementación. Nota: Channel DevelopmentManager (CDM) ofrece soporte para las ventas de su empresa, mientras que PSA ofrece soporte para laimplementación de su empresa. PSA también facilita sesiones de activación productivas y registradas en unavariedad de temas para los consultores de implementación.La mayoría de los países cuenta con un especialista en productos de un país (experto en productos locales)que es un experto en los productos y las necesidades de SAP Business One en su localización.

Durante este curso, aprenderá a implementar SAP Business One para una empresa de ejemplo llamadaLight & Music.Seguirá un proceso de implementación.AIP es una recopilación de las mejores prácticas, las herramientas y los modelos reunidos de diversasimplementaciones. Por lo tanto, obtiene la ventaja de la experiencia de otros partners.Esta metodología está creada con la asistencia de uno de los partners de SAP (Soluciones empresarialesOmega, ahora parte de Vision 33).Es posible que deba adaptar la metodología a sus propias prácticas empresariales locales y al tamaño y lacomplejidad de sus clientes.

La metodología consiste en cinco fases. Se muestra el tiempo estimado para cada fase y es simplemente unaestimación para la implementación de la funcionalidad estándar en SAP Business One para 15 usuarios.Dichas estimaciones de tiempo no incluyen ninguna configuración, desarrollo, alertas o procesos deautorización personalizados. Deberá aumentar las estimaciones de tiempo si planea implementar alguna deellas.Nota: El número de días que se muestra en cada fase es el tiempo transcurrido estimado en días deoperación y no representa el total de horas de trabajo para la fase. Varias de las tareas están realizadas porvarias personas en forma simultánea. En la mayoría de los casos, el partner y el cliente trabajan en formaconjunta o simultáneamente.El responsable de cuentas de ventas del partner está involucrado en la primera y la última fase. El consultorde implementación y el jefe de proyectos del partner están involucrados en todas las fases.Nota: Los roles de partner se denominan “Responsable de cuentas de SAP Business One”, “Jefe deproyectos de SAP Business One” y “Consultor de SAP Business One”: ¡se refieren a usted!El objetivo de cada fase de la metodología es:• Fase 1: inicio de la implementación con el cliente. Deberá garantizar que el cliente haya suministrado

personal al equipo del proyecto y que el proyecto cuente con el soporte del responsable o patrocinador dela empresa del cliente.

• Fase 2: recopile los requisitos empresariales detallados del cliente y asígnelos en SAP Business One.• Fase 3: implemente las necesidades del cliente en SAP Business One. Esto puede involucrar cambios en

los roles y trabajos del usuario.• Fase 4: prepare el cliente y el sistema del cliente para usar el sistema en producción. Esto incluye

formación y transferencia de saldos iniciales.• Fase 5: entregue el sistema de producción de SAP Business One al cliente. Luego de esto, el cliente

continúa con el modo de soporte.

Nota: Los materiales de AIP también están disponibles en una página Wiki de SAP Community Network:http://wiki.sdn.sap.com/wiki/display/B1/SAP+Business+One+Accelerated+Implementation+Program+2.0

Éste es un resumen de las tareas de alto nivel para cada fase de SAP Business One AcceleratedImplementation Program. Dichas tareas se tratarán en forma más detallada en las demás unidades de estecurso.Las tareas se explican en detalle en la Guía de implementación que abarca las cinco fases. En la guía,podrá ver fácilmente quién realiza cada tarea. Nota: La duración de las tareas enumeradas en la Guía deimplementación es estimada y puede variar en función del tamaño y la complejidad del proyecto.Se incluye un plan de proyecto en AIP y puede usarlo como base de su propio plan de proyecto.Recomendamos que primero estudie la Guía de implementación y determine las tareas y los documentosque se adaptan a sus necesidades y a las de los clientes. Puede que necesite diferentes documentos según eltamaño y el tipo de empresa del cliente.Sugerencia: Para garantizar el éxito del proyecto, usted o su jefe de proyectos deben contar con laautorización del cliente en una fase antes de continuar con la fase siguiente.

Una de sus tareas fundamentales será estimar de forma precisa el tiempo necesario para la implementaciónde varias personalizaciones. Recuerde que éstas no se estiman en AIP.El plan de proyecto incluye estimaciones de tiempo para una implementación estándar de la empresa de 15usuarios de SAP Business One. Nota: Esas estimaciones no incluyen ninguna configuración comoprocedimiento de aprobación, alertas, ni valores o campos definidos por el usuario. Por lo tanto, debe usaresas estimaciones sólo como punto de partida y ajustar los tiempos para cumplir con sus propiasnecesidades del proyecto.Los factores que pueden causar un aumento del tiempo real son: más usuarios, configuraciones comoalertas, procedimientos de aprobación, campos y valores definidos por el usuario, personalizaciones comonuevos informes, tamaño y complejidad de los datos del cliente.Durante este curso obtendrá experiencia práctica con la implementación de procedimientos de aprobación,campos y valores definidos por el usuario, así como otras configuraciones. Esta experiencia práctica loayudará a estimar de forma correcta cómo afectan dichas configuraciones al tiempo del proyecto.Al momento del inicio del proyecto, deberá contar con el compromiso del cliente en relación con losrecursos de tiempo del cliente. En los casos en que se indique, el esfuerzo de los recursos del cliente esnuevamente una estimación. Como regla general, considere que cada diez horas de tiempo del partner, seránecesario un tiempo del cliente de al menos 4-5 horas (40-50% del tiempo del partner). Se asume que en lamayoría de los casos, el partner y el cliente trabajan en forma conjunta o simultáneamente.En varios casos, el tiempo total del cliente superará esta regla general, especialmente cuando hay variosrecursos de cliente involucrados en las pruebas y la formación.

Ningún proyecto está exento de riesgos; sin embargo, el proceso estructurado y la metodología de AIPayudarán a evitar riesgos comunes de implementación, como:• Falta de patrocinio o compromiso con el proyecto por parte del responsable de la empresa del cliente o

director general. La reunión de inicio de proyecto es una oportunidad para evaluar este nivel decompromiso y tomar medidas correctivas.

• Para alcanzar el éxito, se necesitan considerables recursos por parte del cliente, especialmente paraidentificar y depurar los datos existentes y realizar pruebas del sistema. Use la reunión de inicio deproyecto y demás documentos para definir los roles y las responsabilidades del cliente.

• Las expectativas del cliente que no se ajustan a la realidad pueden ocurrir en cualquier momento duranteel proyecto. Pueden existir expectativas poco realistas acerca de las capacidades de SAP Business One;por lo tanto, necesita una comprensión profunda de los requisitos del cliente.

• Puede presentarse hostilidad entre clientes y partners durante el proyecto, especialmente en el caso deproyectos de precio fijo en que los eventos inesperados pueden incrementar el presupuesto. Asegúrese deque el alcance del proyecto se haya definido y acordado con el cliente. Considere un ejercicio de alcancepor adelantado y que se pueda facturar (1-2 días) que le permita calcular el coste de un proyecto de preciofijo.

• Es posible que el exceso en el límite del proyecto se deba a un aumento paulatino en el alcance, la falta dedisponibilidad de cliente o la falta de comunicación. Los materiales de AIP están diseñados paraposibilitar la comunicación. Use la Entrega de lista de verificación de ventas para prevenir la falta decomunicación entre el partner de venta y el de implementación. Use la Evaluación de riesgos delproyecto para identificar y solucionar cualquier posible riesgo (por ejemplo, expectativas del cliente,disponibilidad de recursos del cliente).

Una de las ventajas clave de AIP es que requiere que documente todas las reuniones y decisiones delcliente. No es necesario usar los documentos de AIP para hacer esto, puede usar sus propias versionessiempre se documenten todos los aspectos de la implementación por completo.

En esta unidad, hay cuatro temas que cubren aspectos y tareas de la fase Preparación del proyecto AIPdesarrolladas por un consultor de implementación.

Como consultor de implementación, normalmente, su primera tarea dentro del proyecto es la entrega de listade verificación de ventas. Se reunirá con el responsable de cuentas de ventas para conocer sobre lasoperaciones empresariales, los asuntos de negocios, los factores de éxito y las condiciones de contrataciónde Light & Music.Ofrecerá entradas para el plan del proyecto que será presentado a Light & Music durante la reunión inicial.Es posible que se le pida que realice una demostración de SAP Business One. Nota: Algunos proyectospueden incluir una fase de alcance por adelantado, pagada por el cliente, antes de iniciar con laimplementación. En esos casos, realizará la demostración de SAP Business One como parte del proceso dealcance.Después de la reunión inicial, entregará e instalará el software SAP Business One en el sitio del cliente.

La fase de preparación del proyecto es el puente entre el final del proceso de ventas y el inicio de laimplementación. La duración sugerida para esta fase es de 37,5 horas. La finalidad de esta fase consiste enplanificar y preparar internamente el proyecto de implementación de SAP Business One.Como consultor de implementación, su tarea es:• Asistir a la reunión de entrega de lista de verificación de ventas.• Ayudar al cliente en la preparación de la reunión inicial. La reunión inicial es muy importante, ya que en

ella se establece el alcance del proyecto. También brinda la oportunidad de obtener un compromiso porparte del patrocinador del cliente para la disponibilidad de recursos del cliente.

• Asistir a la reunión inicial para escuchar, preguntar, realizar una demostración de SAP Business Onecuando corresponda y reunir los requisitos de alto nivel del cliente. Nota: En general, el jefe de proyectodirige la reunión.

• Instalar SAP Business One en un sistema de prueba del cliente, con una base de datos de demostración,para poder probar los procesos estándar de la siguiente fase AIP.

Para tener éxito, el equipo de partners debe:• Comprender con claridad el proceso de ventas y los requisitos del cliente desde el equipo de ventas

(entrega de lista de verificación de ventas). Esto incluye una evaluación de los riesgos potenciales delproyecto.

• Llevar a cabo la reunión inicial con el cliente para establecer roles, responsabilidades y alcance.• Entregar e instalar el software SAP Business One en un sistema de prueba con una base de datos de

demostración. El cliente debe firmar la recepción del software.• Obtener la aceptación de fase del proyecto del cliente para la Preparación del proyecto.

Para tener éxito, deben comprometerse los recursos del partner y del cliente. La diapositiva muestraestimaciones de tiempo de la Guía de implementación AIP. Sus propias estimaciones pueden ser diferentes,pero el ratio del tiempo del partner comparado con el tiempo del cliente debería ser similar al que aparece enla diapositiva.La reunión inicial brinda la oportunidad de hacer que el cliente comprometa sus recursos para el proyecto.El jefe de proyecto del lado del partner es responsable de la ejecución general, la gestión de riesgos y eléxito del proyecto. El jefe de proyecto programa, organiza y modera con efectividad las reuniones delproyecto. Comunica al patrocinador del cliente y coordina con él.El consultor de implementación forma parte de la entrega de lista de verificación de ventas y en laplanificación de la reunión inicial. Después de la reunión, el consultor de implementación instala elsoftware, junto con el administrador de TI del cliente.Es importante que el responsable de cuentas de ventas esté presente en la reunión inicial. Es posible que elcliente solicite requisitos adicionales en la reunión, por lo que es importante manejar las expectativas delcliente según el acuerdo contractual.También es importante que el jefe de proyecto del cliente esté involucrado en la planificación de la reunióninicial y que asegure que los recursos del cliente están disponibles.Expertos de las diversas áreas del cliente (ventas, compras, etc.) también deberían asistir a la reunión, pararecopilar los requisitos detallados de cada área.El patrocinador ejecutivo del cliente también debería asistir a la reunión para destacar la importancia delproyecto.

El evento principal de esta fase es la reunión inicial.Antes de la reunión, se encontrará con el equipo de ventas y su jefe de proyecto para la planificación internadel proyecto.Su equipo debe revisar toda la información reunida durante el proceso de ventas. Usted, el responsable decuentas de ventas y el jefe de proyecto, debe evaluar los posibles riesgos para el éxito del proyecto. LaEvaluación de riesgos es una herramienta de hoja de cálculo que puede usar para categorizar rápidamenteel nivel de riesgo.Usted y el jefe de proyecto del partner deben obtener una confirmación del cliente de que tiene el hardwarey el software adecuados para ejecutar SAP Business One. Si no lo tiene, el proyecto podría versecomprometido.El equipo de ventas junto con el equipo de implementación también deben producir la planificación delproyecto que será presentada en la reunión. La muestra de la planificación del proyecto incluye las tareas ylas estimaciones de tiempo.El modelo de la reunión muestra la agenda para la reunión inicial de seis horas que se realizará con elcliente. Es importante que aquí se describan los roles y las responsabilidades de todos.Cuando entrega el software SAP Business One al cliente, éste debe firmar el Recibo de entrega de software.Al terminar la fase, debe firmar la finalización de la fase.

Los factores de riesgo pueden incluir:• Requisitos del cliente o factores de éxito importantes que no están definidos claramente.• Requisitos comerciales que no se alcanzan por completo o que pueden requerir desarrollo personalizado.• El cliente tiene una gran cantidad de transacciones o una gran cantidad de usuarios.• Los roles y las responsabilidades entre SAP y el cliente no están claras o no se comunican.• La infraestructura del cliente no es apta para ejecutar SAP Business One. Esto, a veces, puede suceder

cuando los clientes se están cambiando desde un sistema manual.• La línea de tiempo no es real.• El patrocinador del cliente no está completamente comprometido con el éxito del cliente.• La conversión de datos será compleja debido a una gran cantidad de sistemas antiguos o a que se necesita

depurar una gran cantidad de datos. Por ejemplo, el cliente desea implementar un nuevo esquema denumeración para productos.

• La solución SAP Business One tendrá un impacto importante en las operaciones comerciales del cliente.

Recuerde que las estimaciones de tiempo AIP son para una implementación estándar de SAP BusinessOne, sin personalizaciones.El alcance inicial del proyecto de implementación de SAP Business One incluye la migración (pero no ladepuración) de datos maestros existentes. También cubre la migración de saldos abiertos.Incluye la inicialización básica del sistema y la configuración para finanzas, gestión de bancos,oportunidades, ventas, compras, inventario, producción y planificación de necesidades de materiales.Incluye autorizaciones generales y de datos de propiedad, pero no alertas y procedimientos de autorización.Durante la reunión inicial, debe presentar de manera clara al cliente lo que incluye el proyecto.Después de la puesta en marcha inicial, es posible que se implementen funciones y característicasadicionales, como una fase posterior.Los cambios en el alcance deben documentarse en el formulario "Solicitud de modificación".

Las estimaciones de tiempo AIP no incluyen las funciones enumeradas en esta diapositiva.Si el cliente necesitas estas funciones, deberá ajustar las estimaciones de tiempo de AIP (y los costes).Nota: Los campos, las tablas y los valores definidos por el usuario son personalizaciones de las quehablaremos más adelante en este curso.

Si desconoce la información, puede adivinar o escribir 3 (Neutral) en la hoja de cálculo de evaluación deriesgos.

Después de completar la evaluación de riesgos, necesita un plan de acción para cada riesgo que marcó conun 5.

La parte más importante de la fase 1 es la reunión inicial con el cliente. Debido a que durará seis horas,deberá estar preparado.Como consultor de implementación, es probable que esta sea su primera reunión con el cliente.Es importante que el responsable de cuentas de ventas esté presente en la reunión inicial y que forme partede la fase. Es posible que el cliente solicite requisitos adicionales en la reunión, por lo que es importantemanejar las expectativas del cliente según el acuerdo contractual.También es importante que el jefe de proyecto del cliente esté involucrado en la planificación de la reunióninicial y que asegure que los recursos del cliente están disponibles.Expertos de las diversas áreas del cliente (ventas, compras, etc.) también deberían asistir a la reunión, pararecopilar los requisitos detallados de cada área.El patrocinador del cliente también debería asistir a la reunión para destacar la importancia del proyecto.El SLA es importante, ya que establece las responsabilidades del cliente y del partner.

1. La reunión inicial es importante, ya que el responsable de cuentas de ventas y el jefe del proyectopresentan sus objetivos.

2. Se presentan la planificación del proyecto y la línea de tiempo. Utilice la planificación de proyecto AIPproporcionada como punto de partida. Es importante que planifique y prepare la presentación para darcuenta de los riesgos que identificó en la evaluación de riesgos. Observe que, en esta etapa, la planificacióndel proyecto ya está en un nivel alto, salvo que ya haya realizado un ejercicio de alcance con anticipación.

3. Para tener éxito, el cliente debe comprometer sus recursos. Durante la reunión inicial, se presentan losequipos del proyecto del partner y el cliente, quién debe comprometer sus recursos para el proyecto.

4. Durante la reunión inicial, debería llegar a un acuerdo con el cliente sobre los que está dentro del alcance ylo que está fuera de él. Si el cliente quiere implementar una función que está fuera del alcance, necesitacostes y tareas adicionales, y tiempo para planificar el proyecto. En esta reunión, se asegurará de que elpropietario o el patrocinador del cliente apoye por completo el proyecto.

5. Se presentan los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo (de ambos lados).6. Por último, se presentan los procedimientos generales del proyecto.

En este tema, pasamos a la tarea técnica de instalación.

Después de la reunión inicial, la siguiente tarea del consultor de implementación será entregar e instalar elsoftware.

Para una empresa como Light & Music, es posible que el servidor de SAP Business One se instale en lasoficinas centrales. Los usuarios locales tendrán acceso al servidor en forma local. Los usuarios de ventas,compras e inventario de las otras 3 ubicaciones necesitarán acceder al servidor de SAP Business One através de otra red. Muchas empresas instalan un cliente Citrix o un cliente Windows Terminal Server(WTS) en estaciones de trabajo remotas, y conectan Citrix Presentation Server o Microsoft Terminal Serveren las oficinas centrales. Esto puede mejorar el rendimiento de los usuarios remotos y eliminar la necesidadde instalar el cliente SAP Business One para cada usuario.La base de datos common se conoce generalmente como SBO-COMMON y no contiene datos de usuariofinal. Contiene información sobre la versión y el upgrade.Observe que en esta configuración el servidor es un solo punto de falla. Por lo tanto, debería crear un plande recuperación de desastres.Nota: El servidor de licencias puede ejecutarse en el servidor de SAP Business One de producción o puedeejecutarse en otro servidor de la red.Para conocer los requisitos de plataforma de hardware, consulte http://channel.sap.com/sbo/platformsPara conocer los requisitos de hardware y software, consulte el documento actual de requisitos del sistemaSAP Business One: http://channel.sap.com/sbo/documentationPara estimaciones de configuración de red y servidor, consulte Best Practice System Setup and SizingGuide. Puede encontrar el enlace a esta página Wiki en la sección de implementación del portal.

Consulte la Wiki Best Practice System Setup and Sizing Guide:https://wiki.sdn.sap.com/wiki/pages/viewpage.action?pageId=147263734Puede encontrar este enlace en la página de disponibilidad del producto en el Channel Partner Portal.

El proceso de instalación es muy simple, ya que está guiado por un asistente. Puede descargar los ficherosde instalación de Channel Partner Portal o comprar un DVD de instalación. El proceso de instalación sedescribe de forma detallada en la Administrator’s Guide.Para instalar SAP Business One:• Instale uno de los servidores de base de datos admitidos. Nota: Las licencias de Microsoft SQL Server se

pueden adquirir opcionalmente de SAP.• Instale SAP Business One Server Tools.• Instale SAP Business One Server.• Instale remote support platform (RSP). Esto se explicará más adelante en el curso. RSP controla el

sistema del cliente para evitar problemas.• Instale SAP Business One Client en cada cliente. Nota: Al iniciar el cliente por primera vez, debe

introducir el nombre de servidor para conectar el cliente con el servidor.• Instale SAP Business One Add-Ons en cada cliente en el que desee utilizar los add-ons. Seleccione

Gestión Add-ons Administración de add-ons para seleccionar un add-on. Cuando registre el add-on, busque los ficheros de instalación en el archivo o el DVD de instalación. Puede encontrar los ficherosde los add-ons en la carpeta de paquetes.

• Instale los ficheros de la ayuda online. Puede instalar los ficheros de ayuda en el idioma localdirectamente en cada estación de trabajo de cliente o de manera centralizada en una carpeta compartida.

Nota: Puede ejecutar la versión recientemente instalada del producto SAP Business One por 31 días sinlicencia. Para continuar utilizando la aplicación después de los 31 días, debe instalar una clave de licenciaválida asignada por SAP.Para obtener instrucciones detalladas sobre la instalación del software, consulte la Administrator’s Guide enDocumentation Resource Center (http://channel.sap.com/sbo/documentation).

Si su implementación implica un upgrade al release 8.8 desde una versión anterior, utilizará el Asistente deupgrade. Puede realizar un upgrade al release 8.8 con el asistente desde:• SAP Business One 2005 A SP01 y SAP Business One 2005 B• SAP Business One 2007 A, SAP Business One 2007 B y SAP Business One 2007A SP01Para obtener más detalles, consulte la Administrator´s Guide.Antes de realizar el upgrade de la instalación de un cliente, consulte el Accelerated Upgrade Program(AUP) en el Channel Partner Portal. El AUP contiene directrices y sugerencias para preparar y realizar unupgrade.Nota: Se necesita la clave de acceso de usuario al sitio para ejecutar el asistente de upgrade.Nota: A partir del release 8.8, la clave de licencia es específica de la versión. Por lo tanto, si realiza unupgrade a una nueva versión (no un nuevo patch) debe volver a solicitar una nueva clave de licenciadespués de realizar el upgrade. Si el cliente está realizando actualizaciones, se enviará una nueva clave delicencia.Antes de realizar el upgrade, el asistente de upgrade realiza verificaciones en la estructura de las bases dedatos y también una copia de seguridad de cada base de datos. El asistente también verifica que hayasuficiente espacio en el disco para ficheros de copia de seguridad. Simultáneamente, realiza el upgrade delos componentes del servidor y de las múltiples bases de datos de la empresa. Sólo puede realizar el upgradede las bases de datos de la empresa que tienen la misma localización que la licencia. Si algún componenteno se puede actualizar, el asistente anulará las actualizaciones de todos los componentes y los volverá alestado en que estaban antes de ejecutar el asistente.Se realizará automáticamente un upgrade del cliente la próxima vez que se acceda al cliente. Se realiza elupgrade del cliente y de DI API. Es necesario realizar el upgrade de cliente en cada uno de los clientes.

Recibirá las simulaciones por parte del instructor de la clase.Descargue la Administrator’s Guide y la License Guide como referencia para ejecutar las simulaciones.Si sabe cómo realizar una instalación, pruebe la simulación de upgrade. El asistente de upgrade es unanueva característica del release 8.8.

Durante la instalación, el directorio B1_SHR se crea automáticamente en el servidor SAP Business One.Este directorio se comparte en todas la estaciones de trabajo de cliente. Esta carpeta contiene los ficheros deinstalación para el software del cliente, que puede usar para instalarlo en las estaciones de trabajo de cliente.Asegúrese de que las estaciones de trabajo del usuario tienen permisos para acceder a la carpeta compartida.Puede configurar carpetas compartidas que contienen modelos para exportar documentos de SAP BusinessOne a Microsoft Word y Excel y carpetas para almacenar imágenes y anexos. Nota: No tiene que ponerlasen el directorio B1_SHR; sin embargo, para incluir estos ficheros en una copia de seguridad en el servicio decopia de seguridad de Service Manager, debe colocarlas en el directorio B1_SHR.Seleccione Gestión Inicialización sistema Parametrizaciones generales y seleccione la ficha Vía deacceso para definir las vías de acceso a estos directorios:• ExcelDocs: para exportaciones a Microsoft Excel.• WordDocs: para exportaciones a Microsoft Word. Seleccione la carpeta de localización relevante. Los

siguientes modelos están disponibles:- Docmnhl1.doc : para todos los documentos de clientes y proveedores.- CustAccounts.doc: para exportarAntigüedad de créditos de cliente.- ToDoLetters.doc: para exportar facturas pendientes con la Lista de partidas abiertas.

• Bitmaps: para imágenes de los datos maestros.• Attachments: para anexos de todo tipo de correos electrónicos internos, contactos, etc.Asegúrese de que las estaciones de trabajo de los clientes pueden tener acceso a las carpetas compartidas delservidor.

SAP Business One Service Manager y sus servicios se instalan automáticamente al instalar el servidor SAPBusiness One.Después de la instalación, debe configurar los servicios en SAP Business One Service Manager.Para abrir el Service Manager, haga doble clic en el icono de la barra de tareas de Windows. Puedeseleccionar, definir, iniciar, pausar o detener servicios individualmente.Se proporcionan los servicios siguientes:• Servicio de copia de seguridad de SBO. Se puede utilizar este servicio en lugar de la copia de seguridad

de Microsoft SQL Server. La ventaja del servicio de copia de seguridad respecto a una copia de seguridadcon SQL Server es que el servicio de copia de seguridad también incluye las carpetas compartidas(anexos, imágenes y ficheros de Microsoft Excel). Cuando se inicia una copia de seguridad, el serviciocomprime en primer lugar las bases de datos de la empresa seleccionada y los directorios de lasparametrizaciones generales de forma individual en el directorio temporal. A continuación, empaqueta losficheros comprimidos de este directorio en un solo fichero *.zip del directorio de copia de seguridad yborra el contenido del directorio temporal. Si desea volver a cargar una copia de seguridad, debe cargar lacopia de seguridad de la base de datos con Microsoft SQL Enterprise Manager y copiar el contenido delos directorios empaquetados.

• Gestor de licencias. Debe introducir detalles de conexión para el servidor de licencias e iniciarlo.• Servidor de interfase de datos de SBO. En Parametrizaciones del servidor de interfase de datos

especifique el Fichero log y el importe Mínimo y Máximo de Parametrizaciones de conexión.• Servicio de correo de SBO (si está instalado)Nota: Si se instaló remote support platform (RSP), encontrará un icono separado en el escritorio del cliente.RSP no es parte de Service Manager.

El servicio de copia de seguridad de SAP Business One ofrece la opción de realizar copias de seguridad debases de datos y carpetas de SAP Business One: Carpeta de modelos de Microsoft Word, carpeta deMicrosoft Excel, carpeta de imágenes y carpeta de anexos definidas en la ficha Vía de acceso en GestiónInicialización sistema General Parametrizaciones.Instrucciones:

• Asegúrese de que el Gestor de licencias se esté ejecutando.• Haga doble clic en el icono Service Manager.• Seleccione el servicio de copia de seguridad.• Seleccione Programación de fechas. Ahora, realizará una copia de seguridad. Especifique una fecha de

ejecución, con la fecha de hoy como fecha actual.• Seleccione Parametrizaciones y busque una vía de acceso para los ficheros de copia de seguridad.• Seleccione Conexión y Tipo BD y Servidor BD.• Seleccione Base de datos y, luego, una base de datos de la empresa en su ordenador portátil.• Inicie el servicio de copia de seguridad.

Estas mejores prácticas de AIP pueden ayudarlo a evitar problemas durante esta fase:• Gestionar las expectativas del cliente, en especial, durante la reunión inicial, cuando es posible que surjan

nuevos requisitos del personal del cliente que no estuvo en durante el ciclo de ventas. Dar participación asu equipo de ventas. Establecer claramente lo que incluye el proyecto y qué está fuera del alcance.

• Confirmar explícitamente la disponibilidad del hardware, software y de los recursos para la reunión deinicio con el jefe de proyecto del cliente y/o administrador de TI. Tener que esperar a que se confirme ladisponibilidad de hardware o recursos pondrá en peligro la línea de tiempo del proyecto.

• Llevar a cabo una demostración de un producto de alto nivel perteneciente a SAP Business One comoparte de la reunión de inicio para conseguir que todos los miembros del equipo obtengan unacomprensión visual del producto y puedan realizar las primeras preguntas.

• Comunicar los requisitos de tiempo para los recursos del cliente y obtener un compromiso.• Asegurar que desde el inicio el CEO del cliente, el director general o el dueño proporcione soporte

ejecutivo comprometido para el proyecto de implementación.• Asegurar la aprobación del cliente una vez completados todos los hitos.

Los temas de esta unidad se centran en las tareas realizadas por un consultor de implementación(recopilación y asignación de requisitos a SAP Business One en el documento de Blueprint empresarial.Esta unidad no incluye todas las tareas de proyecto para la fase 2 de AIP. Para obtener más informaciónacerca de tareas de proyecto generales, consulte los cursos de e-Learning de AIP en el Channel PartnerPortal.

Se ha llevado a cabo la reunión inicial.Como consultor de implementación, debe centrar su atención en preparar y realizar los talleres derecopilación de requisitos con los clientes potenciales del cliente desde los distintos departamentos de Light& Music.Después de haber recopilado los requisitos y procesos empresariales del cliente, crea el Blueprintempresarial. El Blueprint empresarial sirve de guía técnica y funcional durante las fases subsiguientes delproyecto de implementación de SAP Business One.

La fase del Blueprint empresarial es donde se realizan uno o más talleres para la recopilación de requisitospara definir y analizar procesos empresariales y requisitos funcionales a nivel individual. Se puede realizaruno o más talleres de recopilación de requisitos, según el tamaño del cliente y cómo ejecutan el procesoempresarial.El resultado de esta fase es un Blueprint empresarial que es una asignación de los requisitos de cliente enuna configuración de SAP Business One.Además, los talleres sirven para perfeccionar los objetivos iniciales del proyecto y revisar la planificaciónglobal del proyecto si es necesario.Como consultor de implementación, es posible que necesite brindar ayuda en la planificación del proyecto.Después de la reunión inicial, el plan del proyecto se debe revisar, especialmente si se necesitan artículosfuera de alcance.Después de los talleres, asignará los requisitos detallados a la configuración de SAP Business One y crearáun Blueprint empresarial para que sirva como guía técnica y funcional durante las fases subsiguientes delproyecto de implementación de SAP Business One.La duración sugerida para esta fase es de 26,5 horas.Nota: Si el cliente tiene un contrato por un proyecto de alcance por adelantado, entonces realizará esta faseantes de iniciar el proyecto de implementación.

Hitos:Talleres de recopilación de requisitos empresariales con clientes potenciales funcionales del clienteDocumento de Blueprint empresarial completo con asignación para SAP Business OneTodos los cambios en el alcance y el horario del proyecto se reflejan en el plan del proyectoAprobación del cliente para "Blueprint empresarial" y plan de proyecto. En este punto, los requisitos estáncongelados. Cualquier cambio subsiguiente se debe gestionar mediante el proceso de solicitud de cambio.

El responsable de cuentas de partner no participa en esta fase. El jefe de proyecto del lado del partner esresponsable de la ejecución y el éxito del proyecto. Esto incluye la planificación de talleres de recopilaciónde requisitos empresariales junto con el jefe de proyecto del cliente.El consultor de implementación (usted) realiza los talleres de recopilación de requisitos junto con losclientes potenciales funcionales del cliente. Se recomienda realizar 5 talleres por separado, cada uno con unaduración de 3 horas (total de 15 horas). Luego, creará un Blueprint empresarial y lo revisará junto con losjefes de proyecto. Nota: Las horas que se muestran en la diapositiva se basan en una implementaciónestándar para 15 usuarios. Es posible que necesite dedicar más tiempo a esta fase si los procesosempresariales del cliente son complejos.Durante los talleres de requisitos empresariales, los clientes potenciales funcionales del cliente deben estarpreparados para discutir los detalles de cada proceso empresarial que controlen y acompañar al consultor ensus operaciones.El administrador de TI del cliente debe asistir a algunos de los talleres. Si no es posible, debe recibir unresumen del resultado de cada taller para garantizar que todos los requisitos definidos son factibles en elentorno de TI del cliente.El administrador de TI del cliente debe participar cuando se traten los requisitos para:• autorizaciones y propiedad de datos• migración de datos• interfaces y puntos de integración• rendimiento del sistema

Durante los talleres de requisitos empresariales, los clientes potenciales funcionales del cliente debendiscutir los detalles de cada proceso empresarial que controlen y acompañar al consultor en sus operaciones.El jefe de proyecto del partner programará los talleres, pero el consultor de implementación se encargará dedirigirlos. Para el primer grupo de talleres, debe trabajar junto con un consultor con experiencia, alguien queya haya participado en talleres. Deberá determinar la cantidad de talleres, lo más importante de cada taller ylos clientes potenciales del cliente que deben asistir. Según la organización del cliente, es posible que losmismos clientes potenciales del cliente deban asistir a los talleres varias veces.El administrador de TI del cliente debe intercambiar opiniones acerca de los requisitos técnicos como losdatos existentes y las interfaces externas.Debe estar preparado para hacer preguntas y para escuchar a los clientes potenciales del cliente.Deberá demostrar procesos de SAP Business One estándar para cada área. Si es posible, traslade loscontroles a los clientes potenciales del cliente, para que se familiaricen con los documentos y el flujo dedocumentos. Si el cliente está más familiarizado con un nuevo sistema, hay más probabilidad de que aceptecambiar los procesos existentes por SAP Business One.Debe ser cuidadoso con las expectativas del cliente en los talleres. Es posible que el proceso empresarialactual del cliente requiera una configuración (alerta, procedimiento de autorización) o una personalización(informe, campo definido por el usuario, etc.) fuera del alcance del AIP principal. Si no hay flexibilidad deimplementar configuraciones o personalizaciones durante el proyecto, es posible que el cliente no estésatisfecho y que el proyecto esté en peligro.

La organización de cada taller depende de la organización del cliente y de cómo ejecutan sus procesosempresariales. ¿Puede separar los procesos empresariales en 5 áreas (por ejemplo, ventas, compras,inventario, finanzas y gestión de bancos, y servicios)? ¿O las áreas se superponen al punto de que esnecesario realizar menos reuniones con la participación de más clientes potenciales del cliente en cada una?Debe lograr que las personas adecuadas provean la información necesaria sin que los clientes potencialesdel cliente pierdan su tiempo.Según la Entrega de lista de verificación de ventas, los asuntos empresariales principales son:• Optimizar la producción y reducir el tiempo de montaje de productos para la venta y alquiler. Con

frecuencia, se producen demoras cuando se deben enviar componentes para la producción demultipantallas desde otro almacén. Se necesita ver cómo se integra la producción con Ventas y Compras.

• Gestionar mejor los niveles de inventario y las valoraciones en varios almacenes y líneas de productos.• Administrar las relaciones con el proveedor, incluidos los descuentos y contratos del proveedor.• Mejorar la previsión de ventas y la ejecución de pipeline de ventas. El sistema actual no controla el

pipeline de ventas ni las oportunidades. El propietario necesita ver las oportunidades que hayan estadoinactivas durante un mes.

• Informar con claridad los ingresos y los gastos para las distintas áreas empresariales: ventas, alquileres,instalaciones y consultoría.

• Expandirse mediante la apertura de nuevas ubicaciones y almacenes sin interrumpir los procesos encurso.

¿Cómo organizaría los 5 talleres para Light & Music? Los procesos clave que se van a analizar son:Compras, Producción, MRP, Inventario, Datos maestros (proveedores), Finanzas, Contabilidad e informes,Ventas, Servicio y soporte. También necesita incluir alertas, procedimientos de autorización, autorizaciones,pagos, valoración de inventario, determinación de precios y gestión de almacenes en el taller apropiado.

Escriba ideas para el contenido de cada taller.El instructor proporcionará algunas sugerencias.

En esta actividad nos centramos en los procesos de ventas de Light & Music.El objetivo es definir en detalle los procesos de ventas para Light & Music para que esto se pueda asignar eimplementar en SAP Business One.La estrategia es pedirles a los clientes potenciales que describan los procesos.

Escriba algunas de las preguntas aquí:

Al final de los talleres deberá comprender completamente los procesos de ventas de Light & Music incluidocualquier requisito especial. También deberá tener una idea clara de los documentos que se utilizan, laspersonas que participan de los procesos de ventas y las cuentas de mayor que se utilizan.En el caso de Light & Music, deberá demostrar lo siguiente durante los talleres:• Documentos y flujo de documentos (copia de/a)• Informes y oportunidades de ventas• Modelos de documento• Facturas de servicio• Anticipos para depósitos• Artículos alternativos• Informe ATP• Ganancia bruta• Procedimientos de autorización• Datos maestros: condiciones de pago, descuentos, límites de crédito• Informes de antigüedad y la lista de partidas abiertas.

Escriba sus consejos aquí. El instructor también proporcionará algunos consejos y prácticas recomendadasadicionales.Deberá utilizar estas técnicas cuando:• La información que necesita no está documentada en la empresa y es posible que solamente la posea una

persona.• Los clientes potenciales del cliente son poco cooperativos en los talleres.

Durante los talleres de recopilación de requisitos, deberá documentar cuidadosamente los requisitos delproceso empresarial.El siguiente paso como consultor de implementación es asignar requisitos a la funcionalidad de SAPBusiness One antes de introducirlos en el documento del Blueprint empresarial.Debe examinar cada requisito para ver si se puede implementar mediante la funcionalidad estándar(definición o configuración en SAP Business One).Luego el equipo del proyecto de partner debe revisar el Blueprint empresarial. Los requisitos que estánfuera de alcance se deben volver a discutir con el cliente.Se debe alcanzar la personalización y se debe añadir el tiempo y el esfuerzo al plan de proyecto.

Abra la lista de requisitos para Light & Music. Puede encontrarlos en la sección de ejercicios de su libro detrabajo.Algunos de los requisitos ya se le han asignado. Centre su atención en los requisitos que no se han asignado(las líneas están sombreadas).Utilice los requisitos asignados como referencia.

El Blueprint empresarial es donde documenta la asignación de requisitos. El Blueprint está organizado paraque pueda seguirlo y configurar el sistema en el orden correcto.Abra el documento de Blueprint empresarial en los materiales del curso. Esto se completó parcialmente paraLight & Music.Tenga en cuenta que el documento de Blueprint empresarial solamente abarca los procesos de SAPBusiness One estándar y las parametrizaciones para la configuración e inicialización de la empresa. Eldocumento está organizado de acuerdo con las ventanas de SAP Business One y puede ser abrumador paraun nuevo consultor.El Blueprint empresarial no abarca la asignación o configuración de:• Autorizaciones de usuario• Listas de materiales (cuál elegir) y órdenes de fabricación• Actividades• Listas de precios• Documentos de Word enlazados• Clientes ocasionales• Funciones definidas por el usuario y valores definidos por el usuario• Propiedades de datos maestros• Procedimientos de aprobación y alertas• Picking y embalaje• Servicio

Abra el documento de Blueprint empresarial en la carpeta de materiales del cursoPara ahorrar tiempo, esto se ha completado parcialmente para Light & MusicAcceda a la base de datos cuando sea necesarioComplete las secciones 8 y 10 del blueprint empresarial

Su instructor realizará una revisión de las secciones del blueprint empresarial.

Revise el Blueprint empresarial con su equipo del proyecto y luego con el jefe de proyecto del cliente.Asegúrese de que ninguna modificación que se obtenga como resultado de los talleres de recopilación derequisitos afecte los costes del proyecto ni la línea de tiempo. Si cree que los cambios afectarán el proyecto,su jefe de proyecto (partner) debe comunicarse con el jefe de proyecto del cliente inmediatamente.Asegúrese de que el plan de proyecto esté actualizado.Obtenga la aprobación del cliente para la fase 2. Una vez que el cliente haya aprobado la fase, el Blueprintempresarial estará congelado. A partir de este punto, no se podrán realizar cambios que no esténdocumentados en el Blueprint empresarial.

Estas son las recomendaciones acerca de las mejores prácticas de AIP:Realizar talleres tanto a nivel individual como grupal para discutir los requisitos a nivel individual, así comolas superposiciones y dependencias entre departamentos.Disponer de un sistema SAP Business One durante los talleres para demostrar cómo el sistema puede hacerfrente a las necesidades empresariales.Utilizar datos del cliente verdaderos cuando sea posible (añadir datos maestros de cliente a la base de datosde muestra o crear una empresa en blanco y añadir/importar datos maestros).Nota: Recomendamos utilizar el modelo de plan de cuentas y ajustarlo a los requisitos del cliente. Si utilizael modelo de plan de cuentas, el sistema crea modelos de informes financieros para usted.Comunicar que en la migración de datos se incluyen únicamente datos maestros del sistema existente paraSAP Business One; si el cliente desea migrar los datos de movimientos históricos, difiera este proceso a unproyecto separado siguiendo la implementación inicial.Confirmar la documentación detallada de los requisitos en el Blueprint empresarial y enfatizar al cliente queincluso pequeñas modificaciones en el alcance y/o requisitos pueden tener una repercusión importante enlos costes, recursos y duración del proyecto.Obtener la aprobación del cliente por lo que respecta al Blueprint empresarial.

La finalidad de la fase de Realización del proyecto consiste en implementar todas las necesidadesempresariales definidas durante las fases anteriores y documentadas en Blueprint empresarial.

Hasta el momento, en el proyecto de implementación, instaló el software de SAP Business One y trabajócon una empresa de demostración o prueba para revisar los procesos empresariales de cliente y asignarlos auna configuración de SAP Business One.En esta fase, usted como consultor de implementación, creará e inicializará la empresa del cliente. Estorepresenta un importante compromiso de su tiempo durante el proyecto.También trabajará con el cliente para migrar los datos existentes a la nueva empresa.

Esta fase representa la fase más importante del proyecto de implementación. La duración sugerida para estafase es de 86 horas de trabajo. Esta fase abarca las tareas de gestión de proyectos y tareas técnicas. Comoconsultor de implementación, dedicará la mayor parte del tiempo a la implementación del Blueprintempresarial en el sistema de producción del cliente.Hay varias tareas para el equipo del proyecto durante esta fase. La diapositiva muestra las tareas que realizael consultor de implementación.Después de que haya configurado la empresa del cliente, deberá realizar una copia de la base de datos y usaresta copia para la validación del sistema, las pruebas del sistema y para la formación.Es posible que se necesite la gestión de modificaciones durante esta fase, dado que los empleados del clienteusarán el sistema por primera vez. Puede usar los documentos de AIP para obtener ayuda. La Guía decomunicación de gestión de modificaciones cuenta con gran variedad de consejos que puede usar paraprevenir o resolver problemas de gestión de modificaciones y comunicación que pueden surgir durante elproyecto. Los minutos de reunión y la planificación del proyecto se utilizan durante todo el proyecto.En esta fase, también debe mirar hacia la siguiente fase. Usted junto con su jefe de proyectos deberánplanificar la formación de los usuarios finales que se suministrará en la siguiente fase de AIP. El plan deformación es un modelo que puede usar para estimar los tiempos de formación y el contenido de losdiferentes roles de cliente.Aliente al cliente a crear procedimientos operativos para usar después de la puesta en marcha. Existen variasventajas de la creación durante esta fase. En primer lugar, es mucho más fácil crear éstos en el momento enque se validan los procesos empresariales. En segundo lugar, éstos pueden usarse y probarse durante laspruebas del sistema. Los clientes potenciales del cliente pueden usar los casos de prueba suministrados juntocon AIP como base para desarrollar los procedimientos de pruebas del sistema que pueden usarse másadelante o en la producción.

Los hitos para esta fase, de acuerdo con AIP, son:• Sistema de producción SAP Business One instalado y configurado sobre la base del Blueprint

empresarial.Nota: Desde la perspectiva de AIP, esto no incluye personalizaciones, como campos definidos por elusuario, o configuraciones, como alertas y procedimientos de autorización.

• Migración de datos completada (si procede).• Configuración del sistema validada.• Prueba del sistema finalizada.• Formación y plan de transposición definidos.• Obtención de la aceptación de fase del proyecto del cliente para la "Realización del proyecto"

Aquí se muestra el compromiso de tiempo sugerido para los recursos de cliente y partner.Nota: Estos tiempos representan sólo una guía. De acuerdo con el tamaño de la empresa del cliente, seránnecesarios más o menos recursos. Por ejemplo, si el cliente posee una gran cantidad de usuarios o procesoscomplejos, es posible que aumenten la cantidad de horas del consultor y del jefe de proyectos.En esta fase, sin dudas, la mayoría del trabajo está realizado por el consultor de implementación. Elconsultor de implementación inicializa el sistema de producción. Esto incluye crear usuarios, solicitar yasignar licencias, establecer autorizaciones de usuario e importar datos maestros.El administrador de TI del cliente debe estar disponible para brindarle soporte a usted y aprender a realizarlas tareas de gestión, como establecer la seguridad, crear usuarios y gestionar autorizaciones. Eladministrador de TI del cliente también es responsable de extraer y depurar los datos existentes antes de quese importen con Data Transfer Workbench.La gestión de proyectos y de modificaciones incluye la planificación de la forma en que los usuarios finalesusarán el sistema y el desarrollo de los materiales de formación.Los clientes potenciales del cliente están principalmente involucrados en la creación de scripts de prueba yen la validación de procesos empresariales, así como la realización de la validación real y las pruebas desistema. Esto se realizará en una copia del sistema de producción recientemente configurado. Los clientespotenciales del cliente tienen la responsabilidad de confirmar que las configuraciones en SAP Business Onese corresponden con las necesidades empresariales acordadas y suministran la solución esperada.El equipo del proyecto completo deberá estar involucrado en la planificación de la transición.Consulte la Guía de implementación para obtener información más detallada sobre las tareas de esta fase.

La empresa del cliente se crea como una nueva base de datos de SQL Server. Para crear una nueva empresa,seleccione Gestión Seleccionar empresa. A continuación, seleccione Nuevo. Seleccione la localización,el plan de cuentas y los períodos contables. No puede modificar la localización después de que haya creadola empresa. La localización activa las tablas locales y las funcionalidades locales para la nueva empresa.Antes de crear la empresa, debe tomar decisiones con el cliente acerca del plan de cuentas y los períodoscontables.• SAP Business One se suministra junto con los modelos de planes de cuentas para cada localización. Si

selecciona la opción “modelo”, puede tratar las cuentas en el modelo. En forma alternativa, puedeseleccionar la opción "definido por el usuario" y verá un plan de cuentas en blanco que puede crearmanualmente. Nota: No puede modificar la opción de plan de cuentas después de que haya contabilizadolas transacciones.

• Si intenta importar o contabilizar transacciones del ejercicio anterior, debe definir los períodos decontabilización del año anterior antes de definir los períodos para el año en curso. Una vez que hayadefinido los períodos del año en curso, no podrá añadir períodos de contabilización de un añoanterior.

Puede seleccionar si desea copiar las tablas y los campos definidos por el usuario de su empresa actual a lanueva empresa. Esto puede ser útil al crear una copia de la empresa de producción del cliente configuradapara el uso en pruebas del sistema.Al crearse una nueva empresa, se crea el usuario "director" por defecto. Introduzca una clave de acceso paraeste usuario y utilice dichas credenciales para realizar la entrada al sistema de la empresa por primera vez.Si está realizando la creación de la empresa en el release 8.8 del sistema, la nueva empresa debe ser para lamisma localización que se especifica en la licencia instalada. Si ésta es una nueva instalación de SAPBusiness One y la licencia aún no se ha instalado, aún puede crear nuevas empresas. Marque la casilla deselección Versión de test en la ventana de creación de empresa. Incluso si la ventana de 31 días caduca, aúnpuede instalar la clave de licencia y aplicarla a la empresa de prueba.

El usuario del sitio ofrece un nivel de seguridad adicional en el release 8.8 de SAP Business One, quepresenta un mayor nivel que el superusuario. El usuario del sitio no está asociado con una cuenta de usuario.El usuario del sitio se crea al instalar el release del sistema 8.8. La clave de acceso del usuario del sitio debecontrolarse cuidadosamente en la empresa del cliente.La clave de acceso del usuario del sitio es necesaria para la autenticación con el servidor de licencia para:• Crear empresas nuevas.• Ejecutar el asistente de upgrade para actualizar a un nuevo release o nivel de parche.• Configurar las parametrizaciones de Service Manager para una nueva instalación (única vez).• Asignar las credenciales para una base de datos de sólo lectura dentro de SAP Business One.Nota: Para cambiar la clave de acceso del usuario del sitio, seleccione el gestor de licencias en ServiceManager. Seleccione Parametrizaciones en la ventana Información general, seleccione Configurarseguridad. Por supuesto, debe introducir la clave de acceso del usuario del sitio existente primero para podercambiarla.

Una vez creada la base de datos de la empresa, definirá los detalles básicos de la empresa. SeleccioneGestión Inicialización sistema Detalles empresa.En la ficha General, introduzca los datos de comunicación y dirección de la empresa. El campo Empresa seutiliza sólo internamente para visualizar información en el área de la cabecera del árbol de menús de SAPBusiness One. Los demás datos se pueden utilizar en documentos impresos. Puede almacenar todos losdatos generales en idioma local y extranjero.En la ficha Datos de contabilidad, introduzca la información fiscal, como el nombre de la delegación deHacienda, número de identificación fiscal, etc. También puede seleccionar y actualizar su calendario defestivos.La ficha Inicialización básica contiene las parametrizaciones más importantes del sistema, puesto que lamayoría de éstas no pueden modificarse después de haber creado documentos en la empresa. Por lo tanto,debe planificar estas parametrizaciones junto con el cliente. No puede modificar las siguientesparametrizaciones en Detalles empresa después de contabilizar alguna transacción:• Modelo del plan de cuentas (puede modificarlo antes de contabilizar las transacciones)• Moneda local y de sistema• Visualización de saldo Haber con signo negativo• Permitir más de un tipo de documento por serie• Utilizar cuentas de segmentación Esto afecta principalmente a la localización de EE. UU.• Utilizar inventario permanente (Utilizar stock continuo)• Gestionar costes de artículos por almacén• Utilizar sistema contable de cuentas de comprasNota: Si activa la característica de soporte de varios idiomas, puede convertir los campos, comodescripciones de artículos y grabar versiones de varios idiomas de cada campo. Para cambiar a unaconversión a idioma extranjero, seleccione el idioma requerido en los datos maestros del interlocutorcomercial.

Debido a las dependencias de datos, existe un orden sugerido para completar la inicialización del sistema yla definición de una nueva empresa. Esto debe realizarse antes de que se importen los datos maestros:• Indicadores de período• Numeración de documentos• Determinación de cuentas de mayor• Parametrizaciones generales (parametrizaciones por defecto para interlocutores comerciales, inventario,

visualización del campo y vías de acceso del fichero).• Parametrizaciones de documento. Las parametrizaciones específicas del documento pueden definirse para

algunos tipos de documentos; por ejemplo, oferta de ventas, pedido de cliente, pedido, etc. Éstas puedenafectar el procesamiento del documento.

• Bancos propios. Asocia cada banco propio con una cuenta de mayor• Condiciones de pago y métodos de pago de interlocutor comercial (para Asistente de pagos)• Monedas• Las preferencias de impresión se definen en cada estación de trabajo de cliente.Consulte el documento "Cómo configurar las parametrizaciones iniciales" en el centro de recursos dedocumentos del Channel Partner Portal.

Cuando se crea por primera vez la empresa, se crea un Indicador de períodos llamado Por defecto. Elindicador de períodos por defecto se asigna a los períodos contabilizados que se definieron para la nuevaempresa.SAP Business One realiza la numeración automática de los documentos de compras y ventas y asientosmanuales, de modo que no haya intervalos en la numeración. Al crear la empresa, se crea un rango denumeración por defecto para los documentos (Serie primaria). Esto comienza con el numero 1. Para evitar lanumeración incorrecta o ilegal en los documentos, es fundamental que defina el número del primerdocumento correctamente. Seleccione Gestión Inicialización del sistema Numeración dedocumentos. Aquí puede definir el primer número de documento para la serie primaria por defecto o puedecrear una nueva serie.Sólo pueden contabilizarse los números de documento para una serie con el mismo indicador de períodosque el período de contabilización actual. Para saber qué indicador de períodos está enlazado a una serie denumeración de documentos, haga doble clic en la línea correspondiente de la ventana Numeración dedocumentos.Puede crear varias series con diferentes ámbitos de números de documentos si, por ejemplo, desea que losdiferentes empleados de compras y ventas utilicen sus propios rangos de números. Si crea varios rangos(series), debe especificar el último número de cada serie y no puede haber intervalos entre el último númerode una serie y el primer número de otra serie. Nota: Para restringir un usuario a una serie de numeraciónespecífica, asigne un grupo de la serie y luego asigne una autorización general al usuario. Para definir laautorización, seleccione Gestión Inicialización del sistema Autorizaciones Autorizacionesgenerales y navegue hasta Gestión > Inicialización del sistema > Serie de numeración donde puedeencontrar las autorizaciones para los grupos.Si crea un nuevo Indicador de período y desea usarlo para los períodos de contabilización existente, debehacer esto antes de contabilizar cualquier documento. Seleccione Gestión Inicialización del sistemaPeríodos de contabilización para modificar el indicador de períodos para los períodos de contabilización.Aquí puede definir una nueva serie de numeración para un Indicador de período diferente; por ejemplo, elinicio de un nuevo ejercicio.

Las parametrizaciones generales son muy importantes y deben definirse después de la discusión con elcliente:• IC: defina los valores por defecto para los nuevos interlocutores comerciales. Estos valores por defecto

pueden modificarse después de la inicialización. También puede activar los procedimientos deautorización y comprobación del Haber aquí.

• Presupuesto: seleccione esto para gestionar el presupuesto de su empresa. Una vez que se hayaseleccionado esta opción, las funciones relacionadas con el presupuesto aparecen en el módulo Finanzas.Las parametrizaciones de advertencia o bloqueo se aplican a todos los usuarios.

• Servicios: las acciones especificadas en esta ficha se llevan a cabo cada vez que el usuario entra alsistema de la empresa. Estas parametrizaciones son específicas del usuario actual y determinan si lasventanas se abren al tipo de cambio y alertas.

• Visualización: defina el idioma y el "motivo" para el usuario, y cómo se visualizan las diferentesvariables, como fechas, valores numéricos y monedas. Nota: Ciertas parametrizaciones se aplicaninmediatamente según la empresa, para todos los usuarios; por ejemplo, formatos de fecha y hora,separadores de caracteres y decimales. Después de contabilizar un asiento, sólo puede incrementar lacantidad de decimales. Esta modificación no puede anularse. No se podrá reducir la cantidad dedecimales después de que se haya contabilizado un asiento.

• Fuente y fondo: defina el texto y fondo para el usuario actual.• Vía de acceso: defina las vías de acceso del fichero para almacenar imágenes y anexos. También puede

especificar las vías de acceso del fichero a las carpetas del servidor para modelos de Microsoft Word yExcel a los que se hace referencia cuando el usuario exporta un documento de SAP Business One a Wordo Excel. Dichas parametrizaciones se aplican a todos los usuarios.

• Inventario: use la ficha Artículos para definir el método de gestión para los números de serie y lotes, elalmacén por defecto y el método de cuenta de mayor de inventario por defecto. Utilice la fichaPlanificación para introducir la información relacionada con MRP. Dichas parametrizaciones seactualizan de inmediato, por empresa, para todos los usuarios.

Nota: Ciertas localizaciones pueden tener fichas adicionales en las Parametrizaciones generales.

Antes de contabilizar cualquier transacción, debe definir la determinación de cuentas de mayor. Ésta es una lista decuentas de mayor por defecto utilizada por los documentos de SAP Business One para la contabilización automáticade asientos. Seleccione Gestión Definición Finanzas Determinación de cuentas de mayor.Si seleccionó un modelo de plan de cuentas cuando creó la nueva empresa, el sistema define automáticamente lamayoría de las cuentas en la determinación de cuentas de mayor utilizando cuentas del modelo. Aún deberá revisar laDeterminación de cuentas de mayor con el contable del cliente para garantizar que cada cuenta por defecto coincidacon una cuenta que utilice el cliente. Debe revisar todas las cuentas de mayor por defecto con el cliente antes decontabilizar cualquier transacción.Si selecciona el plan de cuentas como "definido por el usuario", debe definir su propio plan de cuentas en el sistema oimportar uno con Data Transfer Workbench (DTW). A continuación, debe seleccionar las cuentas por defecto para laDeterminación de cuenta de mayor. Debe definir las cuentas por defecto en el mínimo para los procesos de inventario,compras y ventas estándar. Nota: La ficha Inventario está desactivada si no se utiliza el inventario permanente.La Determinación de cuentas de mayor puede definirse por ejercicio; puede seleccionar el indicador de períodospara el ejercicio. De este modo, se pueden modificar las cuentas por defecto para cada ejercicio. El contable delcliente debe realizar la revisión y cualquier modificación necesaria cuando se definen los nuevos períodos decontabilización para el nuevo ejercicio.Para el inventario, en la ficha Parametrizaciones generales Inventario, defina el nivel por defecto para artículosnuevos: almacén, grupo de artículos o nivel de artículo. Puede sustituir las cuentas de mayor por defecto del sistemaen el almacén, grupo de artículos o nivel de artículos. Esto permite las contabilizaciones de stocks y la valoración deuna ubicación, grupo de artículos o por artículo. Cuando define un nuevo almacén o grupo de artículos en la base dedatos de la empresa, las cuentas por defecto de nivel del sistema se copian en la ficha Finanzas de dichos tipos deregistro maestro. Puede seleccionar las cuentas que desea sustituir. Cuando se define un artículo como datos maestrosde artículo, las cuentas de mayor utilizadas para la contabilización se determinan mediante la opción “Fijar cuentas demayor por” en la ficha Inventario de los datos maestros de artículo. Si selecciona definir cuentas de mayor en losdatos maestros de artículo al nivel de artículo, puede especificar cuentas de mayor para el artículo.Nota: Las cuentas asociadas de clientes y proveedores pueden sustituirse en el nivel de datos maestros del interlocutorcomercial.

La ventana Parametrizaciones de documento incluye dos fichas: General y Por documento.La ficha General se aplica a todos los tipos de documentos. Las parametrizaciones aquí repercuten en:• Cómo se calcula la ganancia bruta.• Si los comentarios de los documentos de marketing incluyen el número de documento base o el número

de referencia de cliente o proveedor.• Si el precio de venta del artículo debe visualizarse en una lista de materiales de ventas al nivel del

producto vendido o en el nivel de los componentes en el documento de ventas.• Cómo reaccionará el sistema cuando el nivel de inventario se reduzca por debajo de la cantidad mínima,

como resultado de un documento de ventas o una salida de mercancías.• Si el sistema debe bloquear los documentos que causarán que el nivel de inventario se reduzca por debajo

de cero.• Si los importes y los precios que aparecen en los documentos de marketing deben redondearse por

moneda o por documento.• La fecha usada para calcular los tipos de cambio: Fecha de contabilización o fecha de documento.• Si se añadirá un campo Porte en todos los documentos de compra y venta. Este campo permite calcular

los costes adicionales conectados a un documento, como gastos de entrega e impuesto de depósito.La ficha Por documento se aplica sólo a un tipo de documento específico. Por ejemplo:• En el caso de los pedidos de cliente, pueden activarse comprobaciones automáticas en las cantidades de

artículos disponibles y ofrecerse productos alternativos si es necesario.• En el caso de los pedidos de cliente, si se activa la casilla de selección “Permitir modificaciones en

pedidos de clientes”, no podrá modificarse esta parametrización, una vez que se hayan contabilizado losdocumentos.

• En el caso de los pedidos, se puede dividir un pedido que se relacione con más de un almacén.

Siga el ejercicio “Crear e inicializar una empresa”.

Para usar SAP Business One, todos los usuarios necesitan una cuenta de usuario y una clave de acceso.Puede configurar una política de clave de acceso global para todos los usuarios, que estipulará el nivel deseguridad de la clave de acceso de usuario y la frecuencia con la que debe modificarse. Para modificar lapolítica de clave de acceso por defecto, seleccione Gestión Definición General UsuariosSeguridad Administración de claves de acceso.Para crear cuentas de usuario, seleccione Gestión Definición General Usuarios.Puede definir previamente un juego de valores por defecto, como las preferencias de impresión para losdocumentos. A continuación, puede asignar dichos valores por defecto a uno o más usuarios mediante suintroducción al campo Valores por defecto. Seleccione Gestión Definición General Valores fijosde usuario. Por ejemplo, los usuarios que trabajan con un almacén regional pueden tener este almacéndefinido como por defecto.Si marca la casilla de selección Superusuario al crear una cuenta de usuario, éste contará con autorizacióntotal para todas las funciones de SAP Business One. Un superusuario puede reinicializar las claves deacceso de otros usuarios y puede definir las autorizaciones para otros usuarios. Ciertamente, deberá limitarel número de cuentas de superusuarios.Si no marca la casilla de selección Superusuario, el usuario no tiene autorizaciones por defecto para utilizarninguna funcionalidad del sistema. Deben definirse las Autorizaciones generales para cada usuario.En el caso de los empleados de compras y ventas, también puede asignar un empleado del departamento deventas por defecto a los datos maestros de cliente o un comprador por defecto a los datos maestros deproveedor. Introduzca los nombres de empleados en la ventana Empleado/Encargado de compras deldepartamento de ventas. Seleccione Gestión Definición General Empleado/Encargado decompras del departamento de ventas. También puede definir tarifas de comisión en esta ventana.

La autorización a las diferentes funciones de SAP Business One está controlada por una combinación delicencias y autorizaciones generales. Éstas se definen por cuenta de usuario.• El tipo de licencia asignado a cada usuario determina las funciones para las cuales el usuario posee

contrato legal de uso. Si el usuario intenta acceder a una función que se encuentra fuera del ámbito de lalicencia, éste recibirá un error generado por el servidor de licencias.

• Por defecto, los usuarios recientemente creados (excepto los superusuarios) NO tienen ACCESO aninguna función de SAP Business One. Deben definirse las Autorizaciones generales para cada usuarioa fin de permitir el acceso a las funciones de SAP Business One. Esto no guarda relación alguna con lalicencia pero se define en base a las necesidades del cliente. Deben definirse las autorizaciones generalespara cada usuario que no esté designado como superusuario. Si el usuario tiene acceso a una función através de la licencia y la autorización general a la función no se ha definido, el usuario recibirá un error deautorización al acceder a la función.

• Si asigna un tipo de licencia profesional a un usuario que no es un superusuario, aún deberá definirautorizaciones generales para la funcionalidad de SAP Business One para dicho usuario.

Existe otro tipo de autorización que permite la propiedad y seguridad del documento. Esto es útil en losdepartamentos en que varios empleados trabajan con los mismos tipos de documentos; por ejemplo, pedidosde cliente, pedidos. Mediante la utilización de Autorizaciones de propiedad de datos, puede restringir elacceso a los documentos de propiedad de otro usuario del mismo equipo o departamento. Para definir lasAutorizaciones de propiedad de datos, primero debe definir los datos maestros del empleado. De estamanera, se define el rol de cada empleado y su lugar en la estructura de la organización (sucursales,departamentos, gestor, etc.).

El partner compra a SAP las licencias de usuario.Existen varios tipos de licencias de SAP Business One, a diferentes precios para el acceso a las diversasfuncionalidades.Cuando el partner introduce el pedido en SAP Channel Partner Portal, se registra el número y el tipo delicencias de cliente final.El contrato especifica los tipos de licencias de usuario y la localización. Si se ejecuta el cliente en variospaíses, se necesita un contrato por país. Cuando se solicita una clave de licencia, ésta es específica del país.Cuando se asigna una licencia a los usuarios, éstos sólo tienen permitido el acceso a las empresas de lalocalización bajo licencia.Al implementar el sistema, solicitará una clave de licencia en el SAP Channel Partner Portal en base a lainformación registrada. Instalará esta clave de licencia en el sistema de producción del cliente. Debesolicitar una licencia para cada localización que ejecutará el cliente.En el release 8.8, puede instalar los diferentes ficheros de licencia para las diferentes localizaciones en elmismo servidor de licencia.

Para el release 8.8 del sistema, los tipos de licencia válidos son:• Profesional. Éste es el tipo de licencia más integral y ofrece acceso no restringido a todas las funcionalidades de

SAP Business One y las herramientas SDK. Si el usuario es un superusuario (casilla de selección en cuenta deusuario), debe asignar un tipo de licencia Profesional.

• CRM limitado, logística limitada y finanzas limitadas. Los usuarios limitados están destinados a los empleadosque realizan tareas operativas diarias, en lugar de tareas periódicas o anuales, como determinar centros de beneficioy presupuesto. Las licencias limitadas no ofrecen acceso a todas las funcionalidades de SAP Business One. Sinembargo, puede asignar varios tipos de licencia limitada a un usuario; por ejemplo, una licencia de logísticalimitada y una licencia de finanzas limitada. En este caso, se aplicará la mayor autorización. Si asigna un tipo delicencia limitada a un usuario, aún deberá definir autorizaciones generales para todas las funciones suministradas enla licencia. Nota: Si define una autorización general para las funciones que no están suministradas por el tipo delicencia, el usuario recibirá un error del servidor de licencias si éste intenta obtener acceso a dichas funciones.

• Acceso indirecto. Este usuario no tiene autorización para ninguna funcionalidad dentro de la interfase deaplicación de SAP Business One sino que sólo se utiliza para acceder a los add-on de terceros con licencia que noutilizan ninguna de las pantallas estándar de SAP Business One. Para los add-on que utilizan formularios de SAPBusiness One con modificaciones, es necesario contar con uno de los usuarios limitados. Nota: Una licencia deacceso indirecto brinda acceso a las tablas de SAP Business One desde un número ilimitado de add-on de terceroscon licencia.

Nota: Las licencias profesionales y limitadas brindan acceso automático a las tablas de SAP Business One desde unnúmero ilimitado de add-on de terceros con licencia.Si el contrato de ventas fue anterior al 1° de mayo de 2008, pueden solicitarse tipos de licencia "anteriores"adicionales al actualizar al release 8.8:• Ventas CRM y Servicio CRM• Acceso al add-on. Esto es diferente de a la licencia de acceso indirecto en la que debe comprar una licencia de

acceso directo para cada add-on.Esta diapositiva muestra algunas de las funciones para cada uno de los tipos de licencias. También puede encontrar ungráfico de comparación de licencias en el Channel Partner Portal http://channel.sap.com/sbo/license

Como consultor de implementación, debe asignar cuidadosamente cada licencia al usuario correcto, en basea sus roles y tareas. En ocasiones, es necesario asignar dos licencias limitadas a un usuario.En este caso, Light & Music ha contratado 3 licencias profesionales, un total de 9 tipos de licenciaslimitadas y 2 licencias de acceso indirecto. En el ejercicio, 9 usuarios usarán el sistema. Algunos usuariosnecesitan una licencia profesional según su rol. Otros usuarios necesitan una o más licencias limitadas enbase a su rol.¿Cómo se asignarán los tipos de licencia a los usuarios? Use el gráfico de comparación de licencias que seincluye en el material del curso o acceda al gráfico en el Channel Partner Portalhttp://channel.sap.com/sbo/license

Es importante que comprenda cómo funcionan las localizaciones de licencias. En este ejemplo, un nuevocliente que ejecuta SAP Business One release 8.8 realiza operaciones en 3 países: Estados Unidos, India yChina.Ejecutan dos servidores, uno en India para las operaciones en EE. UU. e India, y otro en China para lasoperaciones en China.Para realizar sus actividades empresariales, necesitan 5 bases de datos de empresa SAP Business One, haydos entidades legales en EE. UU. (Empresa A y Empresa B como se muestra aquí) y en China (Empresa Dy Empresa E).¿Cuántas claves de licencia son necesarias?

_________Si los mismos 10 usuarios acceden a todas las empresas, ¿significa esto que se deben comprar sólo 10usuarios a SAP?

__________

Como consultor de implementación, debe solicitar una clave de licencia, que instalará en el nuevo sistemade cliente. Al enviar la solicitud de licencia, debe introducir los mismos tipos de licencia que losespecificados en el contrato.Para solicitar una clave de licencia, abra el Gestor de servicios de SAP Business One en el sistema delcliente y visualice las parametrizaciones para el Gestor de licencias. El gestor de licencias muestra la clavede hardware. Ésta se genera a partir de los datos de hardware (placa base) del servidor en el que estáinstalado el gestor de licencias. La clave de hardware es necesaria a fin de solicitar una licencia para lainstalación.A continuación, introduce la solicitud de clave de licencia en el SAP Channel Partner Portalhttp://channel.sap.com/sbo/licensekeys. Seleccione la instalación de cliente y un sistema existente o cree unsistema nuevo. Verá los tipos de licencia contratados.Para un nuevo sistema, introduzca todos los detalles del sistema en el formulario de solicitud (release, nivelde patch, base de datos y tipo de sistema) y pegue la clave de hardware en el campo correcto. Acontinuación, seleccione la cantidad de usuarios para cada tipo de licencia y para cualquier componente deterceros. El partner de terceros recibirá una lista de licencias otorgadas a los clientes.SAP crea a continuación un fichero de licencia para este sistema y se lo envía como un anexo de correoelectrónico.Nota: SAP emitirá una clave de licencia únicamente si el cliente está activo en la actualización. Puedeemitirse una licencia temporal en ciertas circunstancias, como una solicitud de una cantidad mayor delicencias contratadas.Nota: Después de la instalación, puede utilizar SAP Business One durante un mes sin licencia. Estosignifica que puede iniciar el proyecto de implementación de forma inmediata sin necesidad de esperar arecibir la licencia. Sin embargo, debe solicitar una licencia lo antes posible.

Las licencias de todos los usuarios de SAP Business One, así como las soluciones de add-on, se gestionande forma centralizada mediante el servidor de licencias. El servidor de licencias es un servicio de softwareque forma parte del gestor de servicios. Se puede instalar en cualquier ordenador dentro de la red de laempresa.En SAP Business One 8.8 el servidor de licencias también funciona como un servidor de seguridad. Esfundamental que el servicio del gestor de licencias esté siempre en ejecución para que los usuarios puedanentrar al sistema SAP Business One.En el release 8.8, el servidor de licencias es el depósito central de la información de credenciales, incluida laidentificación de usuario de base de datos y clave de acceso (una para todos los usuarios de SAP BusinessOne). Las credenciales de la base de datos se almacenan de forma segura en el servidor de licencias, con uncifrado adicional. Cuando un usuario entra al sistema, las credenciales de usuario (identificación de usuarioy clave de acceso de SAP Business One) se utilizan para obtener las credenciales de acceso a la base dedatos de modo que los usuarios puedan conectarse a la base de datos.Las licencias se almacenan en un fichero de licencia. Sólo es necesario un fichero de licencia para todos lostipos de paquetes de licencia (como licencias para tipos especiales de usuario o soluciones de add-ons).Varias instalaciones del servidor SAP Business One pueden utilizar el mismo servidor de licencias y elmismo fichero de licencia. Esto significa que se puede utilizar un servidor de licencias central para toda lainfraestructura del sistema (servidor de producción, servidor de prueba, servidor de desarrollo, etc.). Nota:Si realiza la actualización al release 8.8 de una versión anterior de SAP Business One, no puede instalar elfichero de licencia para el release 8.8 en el mismo servidor físico que ejecuta la versión anterior del gestorde licencias. Por lo tanto, necesita un servidor independiente para el gestor de licencias del release 8.8, almenos durante el período de actualización.Nota: El servidor de licencias comunica el uso del puerto 30000 y se aconseja no modificar esto.Consulte la Administrator’s Guide y la License Guide para obtener información detallada. En caso depresentarse problemas con los servicios de Microsoft Windows, verifique los foros de red de la comunidad.Nota: SAP Business One OBServer forma parte de API de interfase de datos SDK.

A cada cuenta de usuario debe asignarse una licencia para usar SAP Business One, de acuerdo con elcontrato. No puede crear más cuentas de usuario que el número de licencias contratadas. Si el usuario tieneel mismo código en varias bases de datos de la empresa o incluso en varios servidores, éste podrá utilizar lamisma licencia del fichero de licencia para acceder a hasta dos bases de datos al mismo tiempo. Se aplicanlas verificaciones de localización de licencia.Cuando un usuario accede a un formulario en SAP Business One, el sistema comprueba si el usuariodispone de la licencia necesaria para ese formulario. Esta comprobación es independiente de lacomprobación de autorización general.Una vez instalada la clave de licencia, deberá asignar las licencias individuales del fichero de licencias a losusuarios definidos. Seleccione Gestión Licencia Gestión de licencias.Tenga en cuenta que la clave de licencia se emite para una localización específica como se indica en elcontrato de ventas. Si el cliente opera en varios países, necesita una licencia independiente para cadalocalización.En la ficha Componentes, también puede ver el número total de licencias para cada componente, el númerode licencias que aún no se asignaron a ningún usuario (números de licencia disponibles) así como la fechade inicio y la de vencimiento.Si desea modificar la asignación de licencias para un usuario, éste debe desconectarse del sistema. Sólo lossuperusuarios (administradores) pueden modificar la asignación de licencia.Si desea eliminar una cuenta de usuario del sistema, primero debe eliminar la licencia asignada al usuario.

Si no finalizó las simulaciones de licencias en la Unidad 02, puede hacerlo ahora.

Habitualmente, el partner compra las licencias de usuario cuando se firma el contrato. Durante la fase delBlueprint empresarial, conoce los roles del cliente y la forma en que éstos deben utilizar SAP Business One.Esto puede influir en el tipo de licencias necesario.Algunos consejos:• Comience con 3 ó 4 licencias profesionales para los clientes potenciales del cliente que usarán el sistema

en forma anticipada; a continuación, compre los tipos de licencia limitada para los usuarios restantes,durante la implementación, cuando se conozca la funcionalidad exacta requerida por cada usuario.

• En ocasiones, el cliente financiará un esfuerzo de determinación de alcance de 1 ó 2 días antes del iniciodel proyecto de implementación, cuando podrá destinar tiempo con el cliente a la determinación precisade los roles y las necesidades de licencia. El coste de este esfuerzo de determinación de alcance, confrecuencia, se compensa en términos de compra de licencias y estimaciones de proyecto más precisas.

• Puede ejecutar una nueva instalación de SAP Business One durante 31 días antes de instalar la licencia.Si puede completar el Blueprint empresarial dentro de este tiempo, puede evaluar de forma más precisa lacombinación correcta de tipos de licencias y comprarlas durante la implementación.

Una vez que se haya asignado la licencia, debe definir las autorizaciones para la funcionalidad de SAPBusiness One. Las autorizaciones generales pueden restringir si un usuario tiene acceso total, de sólo lecturao no tiene acceso a una función.Seleccione Gestión Inicialización del sistema Autorizaciones Autorización general paraestablecer autorizaciones generales para todos los usuarios que no son superusuarios. Nota: Los usuariosdesignados como superusuarios (casilla de selección en la cuenta de usuario) cuentan con Autorización totalautomática a todas las funcionalidades. Debe asignar una licencia profesional a cada superusuario.Puede asignar uno de tres niveles de autorización diferentes para cada área funcional:• Autorización total: el usuario puede visualizar y modificar datos de este objeto de autorización.• Sólo lectura: el usuario sólo puede visualizar datos de este objeto de autorización.• Falta autorización: el usuario no tiene acceso a este objeto de autorización.Puede asignar la misma autorización para cada objeto o, si despliega la estructura de árbol para el objeto,puede asignar diferentes autorizaciones a los menús y ventanas dentro de cada área. Si lo hace, verá que laautorización para el área se convierte en “Varias autorizaciones”.Sugerencia: Para ver la lista completa de autorizaciones generales desplegada, puede exportar la listacompleta de autorizaciones a Microsoft Excel. Esto le permite revisar cada autorización offline con elcliente y realizar cualquier ajuste necesario. Véase al número de nota SAP 1086776 para conocer los pasospara crear el fichero Excel.

La manera más sencilla de asignar licencias y autorizaciones generales es por rol.Dado que las autorizaciones se definen por usuario, sugerimos que cree un set de autorizaciones comunes acada rol de usuario. Una manera de hacer esto es presentar las diversas funciones de SAP Business One(módulos y menús) al cliente en una matriz. Indique al cliente que designe un representante para cada rol.Esta persona luego marca las funciones que realizan. Dado que las autorizaciones generales siguenbásicamente el orden del menú y módulo de SAP Business One, es más sencillo asignar las funcionesnecesarias a las autorizaciones generales.Cree una cuenta de usuario y asigne el tipo de licencia correcto a este usuario. Realice una prueba paraasegurarse de que la combinación de licencia y autorizaciones generales brinde acceso a la funcionalidadnecesaria para el rol.A continuación, puede copiar este set de autorizaciones de un usuario a otro con el mismo rol. Para copiarun set de autorizaciones, seleccione el nombre de usuario de destino en la ventana Autorizaciones; acontinuación, seleccione el nombre de usuario de origen y arrastre el nombre de usuario de origen sobre elnombre de usuario de destino. Luego, se le solicitará que confirme si desea copiar todas las autorizaciones.Nota: Si ha creado nuevos formularios con el Kit de desarrollo de software, puede crear objetos deautorización adicional para estos formularios. Estas nuevas autorizaciones se añadirán a la lista de objetosde autorización bajo el título Autorizaciones de usuario. Seleccione Gestión Inicialización sistemaAutorizaciones Autor autorización adicional para crear y actualizar objetos nuevos de autorización.

Si tiene usuarios que sólo necesitan imprimir informes de SAP Business One y desea asegurar el acceso a labase de datos de la empresa, puede asignar un usuario de base de datos de sólo lectura a las cuentas deusuario. Por ejemplo, podría emplear un consultor para revisar o auditar sus informes.• Primero debe crear un usuario de sólo lectura en la base de datos de SQL Server. Asigne este usuario a la

base de datos SBO-Common y a la base de datos de la empresa. Defina la pertenencia del rol de la basede datos como db_datareader y db_denydatawriter.

• A continuación, en SAP Business One, seleccione Gestión Definición General SeguridadUsuario BD sólo lectura. Para hacer esto, necesita la clave de acceso de usuario del sitio. En estaventana, introduzca el nombre del usuario de base de datos de sólo lectura y la clave de acceso quedefinió en SQL Server.

• Por último, en SAP Business One, en la ventana Autorizaciones generales, debe definir autorizaciones desólo lectura para las ejecuciones de SQL. Para hacerlo, seleccione los usuarios y seleccione Faltaautorización para la función “Ejecutar sentencia SQL No seleccionar”.

Véase la Administrator’s Guide para obtener más información sobre la seguridad en SAP Business One.

Siga el ejercicio “Cuentas de usuario y autorizaciones”.

La migración de datos incluye la selección, la extracción y la importación de datos comerciales del sistemaexistente del cliente a SAP Business One.Nota: Con frecuencia, el cliente usará la migración de datos como una oportunidad para depurar datosexistentes, en especial, sus datos de cliente y de proveedor. Ésta es responsabilidad del cliente, pero deberátener en cuenta que esto podría causar demoras en el proyecto de implementación. Los partners conexperiencia mencionan que este punto con frecuencia se subestima y puede tener un impacto grave en eléxito del proyecto.Existen dos formas principales de importar datos existentes en SAP Business One: desde dentro de SAPBusiness One, puede usar la utilidad Importar datos de Excel y desde fuera de SAP Business One, puedeusar Data Transfer Workbench (DTW).Mediante el uso de Importar datos de Excel, puede importar datos de interlocutor comercial y datos deartículos. No puede importar cuentas de mayor o datos de transacciones.Mediante Data Transfer Workbench, puede importar una amplia variedad de objetos, incluidos los datos deartículos e interlocutor comercial, el plan de cuentas y transacciones, como asientos y facturas.También puede exportar transacciones (documentos) de una base de datos de empresa de SAP BusinessOne existente e importarlos en otra empresa de SAP Business One, a través de la ventana Importartransacciones de SAP Business One.

Mediante el uso de Importar de utilidad de Excel, puede importar datos para interlocutores comerciales,artículos y listas de precios a una empresa en SAP Business One. Además de crear nuevos registrosmaestros, también puede actualizar los registros maestros existentes.Puede preparar los datos en Microsoft Excel con los datos en las columnas y, a continuación, grabar la hojade cálculo como texto (delimitado por tabulaciones).A continuación, en la utilidad, seleccione IC o Artículos y verá una lista completa de todos los campos dedatos maestros para datos maestros de artículo o IC. A continuación, seleccione los campos que secorrespondan con las columnas en la hoja de cálculo de Excel. A medida que selecciona cada campo dedatos, éstos se eliminan de la lista de selección de modo que no pueda asignar el mismo campo dos veces.Los siguientes campos son obligatorios en una hoja de cálculo Microsoft Excel que se vaya a importar:• Interlocutor comercial: código, nombre y tipo (cliente, proveedor o cliente potencial). Si no existe

ninguna entrada correspondiente al tipo de interlocutor comercial, el sistema seleccionaráautomáticamente el tipo C de cliente.

• Artículo: sólo se requiere el número de artículo para importar nuevos registros maestros de artículo ypara actualizar registros maestros existentes. SAP recomienda importar las cuentas de ingresos y gastosdel artículo para evitar errores. También puede cargar listas de precios. Especifique el código de artículoy, para cada precio que desee cargar, especifique el código de lista de precios, el precio y la moneda de lalista de precios.

Seleccione Gestión Importar/Exportar datos Importar datos Importar de Excel para iniciar laimportación desde Microsoft Excel.Una vez realizado el upload satisfactoriamente, cree una consulta en la tabla OCRD (interlocutorescomerciales), OITM (artículos) o ITM1 (listas de precios) para verificar si los datos se han importadocorrectamente.Tenga en cuenta que, a pesar de que los modelos incluyen todos los campos para el objeto, usted no tieneque introducir cada campo. Si los deja en blanco en el fichero de importación éstos quedarán en blanco osus valores por defecto serán los de SAP Business One.

Para importar datos relacionados o complejos, use SAP Business One Data Transfer Workbench (DTW).Con DTW, puede importar una amplia variedad de objetos, que incluyen actividades, escenarios depresupuestos, planes de cuentas, modelos de contrato, tarjetas de equipo de cliente, grupos de artículos,asientos, transacciones, condiciones de pago, oportunidades, etc. Nota: Debe importar los datos en el mismoorden en que los crearía en forma manual. Por ejemplo, planes de cuenta, artículos y grupos deinterlocutores comerciales antes de datos de interlocutores comerciales y artículos.En comparación con la utilidad Importar de Excel, DTW es más sólida, ya que ofrece la opción de unaejecución de simulación y de rechazo de modificaciones en la base de datos en caso de que ocurra un errordurante la importación.DTW se suministra con los ficheros de instalación de SAP Business One e incluye modelos de muestra paracada uno de los diferentes objetos empresariales. Data Transfer Workbench no forma parte del cliente deSAP Business One y puede instalarse en cualquier estación de trabajo dentro de la red del servidor SAPBusiness One. API DI debe instalarse en el cliente.DTW brinda soporte para la asignación e importación de datos. La exportación y depuración de datos noforma parte de DTW y deben ser suministradas por el sistema existente.También puede usar Data Transfer Workbench para importar y actualizar los datos en forma regular.

DTW ofrece modelos de Microsoft Excel que se corresponden con las tablas de SAP Business One. Cadamodelo es un fichero de Microsoft .xlt y se corresponde con una tabla de la base de datos de SAP BusinessOne. El nombre de cada modelo comienza con el nombre de tabla de 4 caracteres; por ejemplo, la tabla dedatos maestros del interlocutor comercial principal es OCRD.El modelo incluye una línea de título y comentarios relacionados con el tipo de datos necesarios para cadacolumna. Véase la Guía de práctica de DTW en la documentación de SAP Business One para obtenerinformación adicional.No borre las dos líneas superiores de los modelos. Comience a introducir sus datos en la línea 3.Añada una columna para cada campo definido por el usuario que desee importar.Después de que haya introducido o pegado sus datos, grabe el modelo como un fichero de texto que estédelimitado por comas o tabulaciones (tipo de fichero .txt o .csv).Nota: Para importar un objeto, debe contar con autorización total para crear el objeto en las autorizacionesgenerales de SAP Business One. Por lo tanto, debe entrar al sistema DTW como usuario con dichasautorizaciones.

En la línea 1 del modelo, hay información sobre herramientas que brinda información sobre el tipo de datosnecesarios en un campo, por ejemplo:• Entero• String y longitud• EnumeraciónLa información sobre herramientas de un tipo de campo de enumeración ofrece la lista de valores aceptados,por ejemplo:• cCustomer o cSupplier• tYES• tNO• bop_None• bom_Buy

Si un objeto empresarial se representa únicamente con una tabla en SAP Business One (como cuentas demayor), sólo es necesario un modelo. Si un objeto empresarial se representa con más de una tabla (porejemplo, datos maestros de interlocutor comercial en que se usan varias tablas para direcciones y personasde contacto), se proporciona un modelo para cada tabla.Los modelos están relacionados mediante una relación de nivel superior e inferior en la columna A.Puede haber varias líneas en una hoja de cálculo de nivel inferior para una sola línea en la hoja de cálculo denivel superior. Por ejemplo, puede haber varios empleados de contacto para un interlocutor comercial.La columna LineNum (número de línea) en modelos de nivel inferior se utiliza sólo durante el modoActualizar. LineNum debe ser un número entero, de modo que si desea actualizar la primera línea/el primerregistro, pueda asignar el valor 0 al campo LineNum en el fichero datos. Si desea actualizar la segundalínea/el segundo registro, puede asignar el valor 1 a LineNum y así sucesivamente.

DTW ofrece un asistente detallado para la importación de los datos preparados en fichero .txt o .csv. Ésteutiliza API de interfase de datos para asegurar la consistencia de los datos.Seleccione los objetos empresariales que desee importar o actualizar. Sólo puede importar o actualizar unobjeto por vez.Seleccione los ficheros de datos que desee importar y enlácelos al objeto. En función del objeto empresarial,puede haber varios ficheros de datos para diferentes tablas del mismo objeto empresarial.Una vez que haya enlazado los ficheros al objeto, debe verificar que todos los campos fuente se asignen alcampo de destino correcto. Si no ha realizado modificaciones en las columnas de los ficheros del modelo, laasignación debería ser correcta. En las reglas de asignación, puede determinar la columna del fichero dedatos (campos fuente) que pertenece a un campo del sistema (campos de destino). Los campos de destinoincluyen campos definidos por el usuario y debe asignarlos a los campos fuente. Puede optar por omitir laimportación de determinadas columnas seleccionando Dejar en blanco. Puede grabar y reutilizar las reglasde asignación.También puede dejar que el sistema verifique la asignación. Devolverá mensajes de error si:• Asignó dos campos de destino diferentes a un campo de origen o dos campos de origen diferentes a un

campo de destino.• No ha asignado un campo fuente a un campo de destino obligatorio.

Siga los pasos del 1-1 al 1-4 en el ejercicio “Data Transfer Workbench”.Nota: Antes de importar interlocutores comerciales, debe definir empleados del departamento de ventas,grupos de interlocutores comerciales y condiciones de pago por defecto. Lo realizará en el ejercicio.También debe definir los grupos de impuestos o códigos que usará. Si planifica utilizar campos definidospor el usuario para los interlocutores comerciales, debe crear campos definidos por el usuario en SAPBusiness One antes de importar los datos.

Puede que haya notado que los modelos de Microsoft Excel se basan en una interfase de transferencia dedatos preconfigurados que realiza una asignación a las tablas de SAP Business One.Puede crear modelos personalizados para obtener una mayor correspondencia con los datos que estáimportando. Por ejemplo, si no utiliza la mayoría de las columnas en la hoja de cálculo del objeto, puedecrear una hoja de cálculo personalizada únicamente con las columnas que necesita importar.Seleccione Inicio Programas SAP Business One Migración de datos Data TransferWorkbench. Seleccione Modelos Personalizar modelo.Al desplegar el nodo de un objeto, como el objeto Artículos, verá una lista de campos que Data TransferWorkbench espera como columnas en la hoja de cálculo.Puede arrastrar y soltar para volver a organizar el orden de los campos. Puede mover los campos quenecesite a la parte superior del árbol para que aparezcan en primer lugar en el modelo. También puedeeliminar los campos no deseados o añadir nuevos campos, como campos definidos por el usuario. Observeque no puede eliminar los campos obligatorios.Grabe sus selecciones como un nuevo modelo para el objeto. El modelo se graba como fichero .xlt. Acontinuación, puede introducir sus datos en el modelo y crear un nuevo fichero .csv para la importación.Aún puede dejar campos no deseados en blanco en el fichero de importación si no quiere importarlos.La creación de un nuevo modelo personalizado es útil si intenta importar de forma reiterada un objetoempresarial dado que, de esta manera, evita tener que asignar manualmente los campos en cadaimportación.

Finalice el ejercicio “Data Transfer Workbench”.Antes de importar los artículos, debe configurar sus cuentas de mayor y el método de gestión de stocks. Siplanifica utilizar campos definidos por el usuario para los artículos, debe crearlos antes de importar losdatos. Puede importar los grupos de artículos con DTW o crearlos manualmente en el sistema pero necesitahacer esto antes de actualizar los artículos.Después de importar los artículos, puede importar los precios de artículos, precios especiales, listas demateriales, etc.

La primera vez que utiliza Data Transfer Workbench debe trabajar con un consultor con experiencia que conozcaAPI DI y la estructura de tablas en SAP Business One. Familiarícese con las tablas comunes, como OACT,OITM, OITB y OCRD mediante la ejecución de consultas SQL.Siga el mismo orden que usaría para crear datos manualmente; por ejemplo, cree o importe plan de cuentas,monedas, grupos de interlocutores comerciales, bancos, condiciones de pago, grupos de artículos y almacenesantes de importar interlocutores comerciales, artículos y transacciones.Si no necesita un campo, déjelo en blanco. Varios campos están definidos con su valor por defecto. Si sólo utilizaunos cuantos campos, cree un modelo personalizado.Si obtiene un error durante la importación, intente crear los mismos datos manualmente en SAP Business OneDeje la columna LineNum en blanco para la importación. Ésta se utiliza únicamente para actualizar ejecuciones.Edite el formato de cada celda de la hoja de cálculo como texto. De esta manera, se evita que Excel cambie elformato o corte los valores numéricos.Ciertos campos requieren el código interno de SAP Business One en lugar del nombre, por ejemplo:Los códigos del grupo de artículos se numeran de forma interna comenzando por el 100, 101, 102, etc.Los cajones del plan de cuentas se numeran de forma interna como 100000000000000, 100000000000000,100000000000000, etc.Introduzca todas las fechas como aaaammdd, independientemente de la localización (por ejemplo, 20101215).Asegúrese de editar el formato de celda como texto.Introduzca los decimales tal como se utilizan en la localización; por ejemplo, 10,50 ó 10,50.Si importa campos de texto, como Comentarios, asegúrese de que el texto no incluya caracteres delimitados queutilice en los ficheros de importación; por ejemplo, si utiliza ficheros delimitados por comas el texto Comentariosno debe incluir ninguna coma.Para importar un asiento a un interlocutor comercial, use los modelos de asientos y deje el campo AccountCode(código de cuenta) vacío e introduzca el código de IC en el campo ShortName (nombre breve).

Una vez que haya completado la inicialización del sistema para la nueva empresa y haya migrado los datosexistentes, su siguiente tarea en esta fase es validar los procesos empresariales del cliente y los datos.Validará cada proceso empresarial con los clientes potenciales del cliente mediante los datos migradosrecientemente en la nueva empresa. Utilice una copia de la base de datos de la empresa.El equipo debe garantizar que los procesos empresariales se ejecuten según lo previsto y que los datosmigrados sean correctos.También debe garantizar la validación de la parametrización inicial. Varias de estas parametrizaciones sonirreversibles una vez que el cliente haya iniciado la producción.Para garantizar que se cubran todas las tareas fundamentales, puede usar la Lista maestra de procesosempresariales en los materiales de AIP. Ésta es una hoja de cálculo y puede filtrar los procesos de modoque muestre sólo los procesos empresariales considerados dentro del alcance para esta parte de laimplementación. Debe finalizar la lista maestra de procesos empresariales junto con los clientes potencialesfuncionales del cliente.Puede registrar la fecha cuando se valida cada proceso con el cliente.Todos los procesos de la lista maestra de procesos empresariales deben validarse y acordarse con losclientes potenciales del cliente. Debe documentarse cualquier modificación en la definición o el alcance.

Después de la validación, el próximo paso es la prueba del sistema. Los clientes potenciales del cliente realizan laprueba del sistema se realiza mediante el seguimiento de los planes de pruebas y con los datos de pruebadocumentados. Los planes de prueba documentados permiten a los clientes potenciales del cliente usar el sistema conuna formación mínima. Como beneficio adicional, los usuarios del cliente se acostumbran al sistema y los planes deprueba pueden usarse como procedimientos una vez que el sistema está en producción.Nota: Use una copia de la base de datos de la empresa SAP Business One.• Los planes de prueba se incluyen en los materiales de AIP para los documentos principales de compra y venta y

pueden adaptarse a la prueba del sistema. Los clientes potenciales de los clientes son quienes, principalmente,deben producir los planes de prueba con su asistencia. Cualquier personalización realizada en los documentosde marketing o los procesos empresariales deberán incorporarse en los planes de prueba de muestra.

• Puede documentar los datos de prueba de los planes de prueba en el Modelo de caso de prueba. Recomendamosque utilice transacciones de clientes reales; por ejemplo, los últimos 15 pedidos y pedidos de cliente que seintrodujeron en el sistema existente.

• Nota: para ejecutar los pedidos de cliente, es posible que necesite introducir manualmente entradas de mercancíaspara añadir artículos al inventario. Otra sugerencia es iniciar la validación del sistema con el proceso de compras ycrear entradas de mercancías durante la prueba.

Si el resultado real coincide con el resultado esperado según lo definido en el plan de prueba, el cliente potencial delcliente debe firmar el documento y devolvérselo a usted. Sugerencia: También debe ejecutar e imprimir los informescomo parte de la validación del sistema.Los clientes potenciales del cliente deben registrar y documentar cualquier error. Pueden usar el log de emisión paradocumentar y asignar responsabilidad por problemas encontrados durante la prueba.Use el formulario de solicitud de cambio para documentar y formalizar las nuevas modificaciones solicitadas por elcliente durante esta fase.Use el Log de modificaciones para realizar un seguimiento de las modificaciones acordadas.Deben completarse exitosamente todos los casos y revisarse los resultados.Debe actualizarse el plan de proyecto si se anotaron modificaciones en la validación o prueba del sistema.

Localice los planes de prueba en los materiales de AIP.Abra el plan de prueba del pedido de cliente.Siga los pasos del plan de prueba.Seleccione uno de los clientes que importó con DTW y utilice el artículo MS3x3.Nota: Si no finalizó los ejercicios en DTW, deberá crear un artículo manualmente y recibirlo en elinventario.Si el resultado real no es igual al esperado, coloque una nota en la columna.

El tipo de usuario de logística limitada es para empleados que gestionan tareas operativas de ventas, una vez que se cerró una operación,así como compras e inventario. Este usuario tiene:

• Autorización total para los documentos de ventas y artículos pero visualización únicamente para ofertas de ventas

• Autorización total para módulo de proveedores (excepto factura de proveedores y abono)

• Autorización total para interlocutores comerciales, excepto reconciliación interna

• Autorización total para módulo de inventario y producción Sin embargo, el usuario de logística no puede actualizar las listas de preciosy los precios de la lista de materiales.

El usuario de CRM limitada tiene:

• Autorización parcial para gestión

• Autorización total para oportunidades de ventas e interlocutores comerciales

• Autorización total para documentos de ventas: de oferta a documento de devolución.

• Este usuario cuenta con visualización únicamente de factura de clientes y abono.

• Autorización total para pedidos e informes de compras

• Autorización total para informes y menú de servicio

• Autorización total para datos maestros de artículo

El tipo de usuario de finanzas limitadas se orienta a empleados que gestionan tareas operativas diarias en el proceso de pagos y finanzas.Este usuario tiene:

• Autorización parcial para gestión

• Autorización total para finanzas excepto contabilidad de costes y presupuesto

• Autorización parcial para proveedores: pueden emitir facturas de proveedores, documentos de precios de entrega y abono

• Visualización únicamente para documentos de ventas

• Autorización total para interlocutores comerciales y gestión de bancos, incluye la reconciliación interna

• Visualización únicamente para módulo Inventario

Importante: Puede obtener detalles adicionales en el gráfico de comparación de licencias en el portal de partner.

La Propiedad de datos le permite establecer un "responsable" de un documento y permitir que otra persona obtengaacceso a dicho documento en base a la relación de tal persona con el responsable. Esto es principalmente relevantepara los departamentos de clientes, como compras y ventas, en que podría existir a necesidad de restringir el acceso alos documentos desde dentro de un departamento.En primer lugar, cree datos maestros de empleado para definir la jerarquía de la organización. Para crear datosmaestros de empleado, seleccione Recursos Humanos Datos maestros de empleado. Puede enlazar los datosmaestros de empleado a las cuentas de usuario.En segundo lugar, defina Autorizaciones de propiedad de datos. Seleccione Gestión Inicialización sistemaAutorizaciones Autorizaciones de propiedad de datos para definir las autorizaciones de propiedad de datosnecesarias.Por línea de informes:• Colega: el usuario puede acceder a los documentos de propiedad de un colega con el mismo nivel en la jerarquía.• Director: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de su jefe directo.• Subordinado: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de cualquiera de sus subordinados directos.Por línea de organización:• Departamento: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de cualquier usuario que sea miembro del

mismo departamento.• Sucursal: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de cualquier usuario que sea miembro de la misma

sucursal.• Equipo: el usuario puede acceder a documentos de propiedad de cualquier usuario que sea miembro del mismo

equipo.Se encuentran disponibles los siguientes niveles de autorización:• Ninguno: el usuario no puede acceder a los documentos del grupo de autorizaciones.• Sólo lectura: el usuario puede visualizar, pero no modificar documentos del grupo de autorizaciones.• Total: el usuario puede visualizar y modificar documentos del grupo de autorizaciones.

La propiedad de datos se ejecuta mediante el campo Titular en los documentos de compras y ventas. Todoslos documentos o incluso todas las posiciones dentro de un documento se asignan a un titular. El titular ysus parámetros de propiedad de datos controlan quién puede visualizar y modificar el documento.Se asigna un empleado del departamento de ventas o comprador a los datos maestros de un interlocutorcomercial.Al seleccionar un documento para el interlocutor comercial, el sistema accede al registro maestro deinterlocutor comercial y recupera el empleado del departamento de ventas o comprador para copiarlo en elcampo pertinente del documento.• Si el encargado de compras o el empleado del departamento de ventas se asigna a un registro maestro de

empleado, este empleado se definirá por defecto como propietario del documento y de las posiciones dedocumento.

• Si el encargado de compras o el empleado del departamento de ventas no se asigna a ningún registromaestro de empleado, el usuario actual se definirá por defecto como propietario del documento y de lasposiciones de documento.

Aunque puede modificar el valor de propuesta, una vez que se asigna un titular, sólo éste o un superusuariopodrá modificar el propietario. Un usuario puede acceder siempre a sus propios documentos.Para activar las autorizaciones de propiedad de datos, seleccione Administración Inicialización sistema

Autorizaciones Excepciones de propiedad de datos y seleccione el indicador Filtrado de titularactivo. Además, dispone de las opciones siguientes para todos los documentos:• Sin filtrado: el documento se encuentra disponible para todos los usuarios. La propiedad de datos no se

activa para esa clase de documento.• Por titulares de cabecera y línea: cualquier titular que se encuentre en el nivel de cabecera o de posición

se considera titular de un documento de esa clase.• Sólo por titular de cabecera: sólo el titular que se encuentre en el nivel de cabecera se considera titular de

un documento de esa clase.

Si los datos existentes se encuentran en una base de datos SQL, puede realizar la importación utilizandoinstrucciones Seleccionar SQL en una conexión ODBC. Primero cree una fuente de datos con ODBC.Seleccione Panel de control Herramientas administrativas Fuentes de datos (ODBC) para crear unNombre de fuente de datos (DSN).En el Asistente de importación Data Transfer Workbench, seleccione "ODBC" en la lista desplegable "Tipode datos de fuente". Seleccione el objeto. Para los registros de datos seleccionados mediante ODBC, puedeusar las sentencias SQL para extraer registros de datos de la base de datos. Por ejemplo, para importarinterlocutores comerciales, seleccione DSN de la lista desplegable e introduzca el usuario de la base dedatos y la clave de acceso para la base de datos existente. En el campo instrucción Seleccionar simple,introduzca la sentencia SQL (por ejemplo, Seleccionar CardCode como RecordKey, * en el nombre de latabla de la base de datos existente).Nota: DTW no brinda soporte para una ejecución programada que importa datos a través de ODBC. Paraobtener información adicional, consulte las notas SAP 908042 y 883770 y la Guía práctica de Data TransferWorkbench.Nota: En los casos en que el objeto incluya tablas dependientes, como interlocutor comercial con personade contacto y dirección, seleccione en forma independiente los datos para el interlocutor comercial y losdatos para la persona de contacto y dirección a través de ODBC.Nota: Si los ficheros de datos incluyen ficheros de artículos y cabecera, debe definir las claves principales,como RecordKey. Por ejemplo, para la sentencia SQL "Seleccionar CardCode como RecordKey", * enOCRD puede aplicarse a los interlocutores comerciales del objeto oBusinessPartners. Para la sentencia SQL"Seleccionar CardCode como RecordKey", * en CRD1 puede aplicarse a las BPAddresses.Si el fichero de datos incluye sólo ficheros de cabecera, no necesita definir las claves principales. Porejemplo, puede recuperar los datos de la tabla OACT mediante la sentencia SQL "Seleccionar * en OACT"para aplicar al objeto oChartOfAccounts.

En esta unidad, aprenderá a utilizar las herramientas de configuración y personalización que se suministrancon SAP Business One. Se puede tener acceso a esas herramientas desde el cliente de SAP Business One yno es necesario el SDK.Realizará prácticas con estas herramientas para realizar personalizaciones simples en la nueva bases dedatos que ha creado para Light & Music. Esta experiencia le permitirá conocer el esfuerzo necesario paraimplementar cada personalización.Lo que le permitirá evaluar con precisión el tiempo que se necesita para completar dichas configuracionesen un proyecto de implementación real.

Las herramientas de personalización le permiten, como consultor de implementación, implementarrequisitos del cliente sin necesidad de programar SDK).En esta unidad veremos primero cómo puede usar consultas. Las consultas son la base de muchaspersonalizaciones. Además de usar consultas para realizar informes ad-hoc, puede combinar consultas convalores y campos definidos por el usuario, alertas y procedimientos de autorización.

Una consulta es un informe ad hoc que lee directamente las tablas necesarias de la base de datos y lasmuestra formateadas utilizando un lenguaje de consulta estructurado (SQL). Para ejecutar consultas debeentender algunos campos y tablas de SAP Business One.Las consultas son importantes porque se pueden usar con otras herramientas de personalización: valoresdefinidos por el usuario, alertas y procedimientos de autorización.SAP Business One proporciona dos herramientas diferentes para crear las instrucciones SQL necesarias:Asistente de consultasGenerador de consultasAmbas herramientas proporcionan las mismas funciones y le permiten grabar las consultas en SAP BusinessOne. Sin embargo, se puede hacer la siguiente distinción:• El asistente de consulta le guiará paso a paso en el proceso de creación de una consulta. El sistema genera

las instrucciones SQL en segundo plano y las mantiene permanentemente ocultas. No es necesario que elusuario sea un experto en SQL.

• El generador de consultas tiene una interfase de pantalla única fácil de usar para la creación de unainstrucción SQL. El sistema visualiza los comandos SQL para que se puedan tratar directamente. Esconveniente tener conocimientos de SQL. Si posee algunos conocimientos básicos de SQL, encontrará elgenerador de consultas mucho más rápido que el asistente de consulta.

Una consulta, o una instrucción SQL existente, contiene uno o más de los elementos enumerados en ladiapositiva.Primero seleccione las tablas que contienen los campos que desea mostrar en la consulta. Si seleccionavarias tablas para una consulta, tendrá que definir la relación entre ellas. Por ejemplo, enlace las tablas delos pedidos de cliente (ORDR) y los registros maestros de interlocutores comerciales (OCRD) entre sí conel código de interlocutor comercial. Las herramientas Asistente de consulta y Generador de consultas creanautomáticamente esos enlaces.Seleccione los campos de las tablas seleccionadas que desea visualizar en el resultado de la consulta. Puedeañadir campos de cálculo que muestren el resultado de una suma, una resta, una multiplicación o unadivisión de dos campos.La instrucción GROUP BY se utiliza junto con una función colectiva (como SUM) para resumir losresultados. Puede agruparlos en una o más columnas. Los campos se pueden agrupar por:• El número de registros de datos en el grupo (registros de totales)• El número de registros de datos definidos en el grupo (total de registros definidos)• El total del campo (importe)• El mínimo del campo (mínimo)• El máximo del campo (máximo)• El promedio del campo (promedio)Se pueden definir las condiciones fijas (por ejemplo, clase de interlocutor comercial = C) o especificarparámetros que puede introducir cuando se ejecuta la consulta.

Puede usar Información sistema para buscar fácilmente los nombres de campos y tablas que usará en lasconsultas.La barra de status, que se extiende a lo largo de todo el borde inferior de la ventana principal de SAPBusiness One, contiene varios campos de texto.En la parte izquierda se muestra el status y la información sobre la función debugging de cualquierventana abierta. Al seleccionar Información sistema en el menú Vista se puede visualizar informacióndetallada sobre un determinado campo al pasar el cursor sobre él.Por ejemplo, en la ventana Datos maestros de interlocutor comercial, si mueve el cursor del ratón sobre elcampo Código, la barra de status mostrará el nombre de la tabla (OCRD) y el nombre de campo de la tabla(CardCode)Si abre un documento que contiene líneas, como un pedido de cliente y mueve el cursor del ratón sobre lascolumnas de la línea, se mostrará la información del sistema junto con el nombre del campo y de tabla, laColumna y Variable del campo en la ventana activa. Esto puede ser útil en las consultas donde desearecuperar un valor específico de un campo en la ventana activa.

El Generador de consultas le permite crear una instrucción SQL en un solo paso. Para usar el generador deconsultas, seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas.Puede introducir los nombres de tabla necesarios en la columna de la izquierda. El sistema determinaautomáticamente las relaciones entre las tablas seleccionadas. Si selecciona una tabla definida por elusuario, debe añadir corchetes al nombre de la tabla definida por el usuario, por ejemplo SELECT * FROM[@<nombre de tabla>].Después de seleccionar una tabla, el Generador de consultas muestra los campos de la tabla seleccionada ysus descripciones. Puede seleccionar los campos necesarios haciendo doble clic. Si desea realizar cálculos,debe añadirlos manualmente utilizando la sintaxis SQL.Se pueden añadir las condiciones de los registros de datos seleccionando Condiciones y utilizando el marcode visualización de la derecha.Haga doble clic para seleccionar los campos que desea usar en la cláusula WHERE y la cláusula SORT BY.También puede especificar los campos de agrupación para añadir datos, aunque deberá introducir de formamanual el tipo de agrupación de los campos seleccionados. La sintaxis para la agrupación es la siguiente:• Total registros COUNT(campo)• Total registros distintos COUNT(campo DISTINCT)• Importe SUM(campo)• Mínimo MIN(campo)• Máximo MAX(campo)• Promedio AVG(campo)

Tras crear la consulta mediante una de las dos herramientas, el sistema ejecutará la consulta. También podrávisualizar el resultado como un diagrama.Puede grabar la consulta y asignarla a una categoría. La categoría General se proporciona en el sistema,pero puede añadir nuevas categorías. Para añadir una nueva categoría, desde la ventana Grabar consulta,seleccione Gestionar categorías.Puede añadir una nueva categoría y asignarla a uno o más grupos de autorizaciones. En las autorizacionesgenerales, puede autorizar a un usuario y ejecutar consultas que pertenezcan a un determinado grupo deautorización.Las consultas proporcionadas por SAP están en la categoría Sistema. Seleccione HerramientasConsultas Consultas sistema <nombre de la consulta> para ejecutar una consulta de sistema.Las consultas que crea y graba en una categoría están ubicadas como Consultas usuario. SeleccioneHerramientas Consultas Consultas usuario <categoría de consulta> <nombre de consulta>para ejecutar una consulta de usuario.Una vez grabada y cerrada la consulta, sólo se podrá modificar si trata la instrucción SQL y vuelve agrabarla.Para definir un diseño de documento para una consulta de impresión, seleccione HerramientasConsultas Query Manager y seleccione Crear informe para asociar un modelo de documento.Nota: Los diseños de documento se explicarán en esta unidad.

Siga el ejercicio “Consultas” para crear consultas básicas mediante el Generador de consultas.

Las alertas de SAP Business One se utilizan para informar a determinados usuarios de algunos eventos que seproducen en el sistema.Seleccione Administración Gestiones de alarma para definir y actualizar alertas.Puede diferenciar entre alertas predefinidas y alertas definidas por el usuario.Alertas predefinidas:• SAP Business One contiene seis funciones de alertas predefinidas (desviación del presupuesto, desviación

del descuento (en porcentaje), desviación de ganancia bruta porcentual, desviación de compromiso,desviación de límite de crédito y desviación de almacén mínima). Para las alertas predefinidas, conexcepción de la desviación de almacén mínima, puede decidir qué documentos se deben verificar y, por lotanto, limitar o expandir el alcance de la alerta.

• Para algunas alertas predefinidas, normalmente deberá especificar una condición (por ejemplo, elporcentaje de descuento) y los documentos que el sistema debe verificar.

Alertas definidas por el usuario:• Las alertas definidas por el usuario se basan en consultas. El sistema siempre activa una alerta cuando se

cumplen las condiciones de la consulta. Entonces, el resultado de la consulta se muestra como una alerta.• En el caso de alertas definidas por el usuario, también deberá especificar la frecuencia con que el sistema

debe ejecutar la consulta en segundo plano. Para alertas definidas por el usuario, también puede determinarsi una alerta nueva debe sobrescribir una antigua (seleccione el indicador Grabar historial).

Para todas las alertas, deberá especificar a quién debe alertar el sistema y cómo debe hacerlo (de formainterna, mediante correo electrónico, SMS o fax), así como la prioridad que debe tener la alerta. Además,debe activar la alerta para que tenga efecto.Nota: Para ver alertas predefinidas, escriba el carácter comodín ‘*’ en la ventana Gestiones de alarma.

Siga el ejercicio “Gestiones de alarma” para configurar alertas para Light & Music.

Las alertas informan a los usuarios sobre eventos que han ocurrido. Por otra parte, los procesos de aprobaciónpueden bloquear eventos hasta que estén aprobados por una parte responsable.En SAP Business One, puede configurar procedimientos de autorización para ventas, compras ydocumentos de inventario.Los procedimientos de autorización le permiten crear un modelo de un procedimiento de autorizaciónelectrónicamente con SAP Business One.Al añadir un documento al sistema, éste comprueba las condiciones del procedimiento de autorización y, si secumplen las condiciones, impide que el documento continúe procesándose. El sistema le informa que serequiere una autorización y podrá introducir cualquier texto adicional destinado al responsable de laautorización. El sistema graba el documento como documento preliminar e informa a los posiblesresponsables de la autorización que un documento requiere autorización.El documento puede someterse a una o varias autorizaciones o etapas de autorización antes de podercontabilizarlo. Una vez realizada la autorización, el autor recibe un mensaje y, finalmente, puede generar eldocumento a partir del documento preliminar. Como alternativa, el responsable de la autorización puedegenerar el documento directamente a partir del documento preliminar. En este caso, el autor recibe tambiénun mensaje.Nota: Los procedimientos de autorización utilizan alertas para notificar a los autorizadores.

Para crear un modelo del workflow para procesos de autorización, primero defina las etapas deautorización.Cada etapa de autorización contiene los nombres de los usuarios que deben autorizar el documento. Puedeespecificar varios nombres para que autoricen un documento en una etapa. Puede solicitar que uno o más delos usuarios mencionados autoricen el documento. Al especificar una lista de varios autorizadores para cadaetapa permite que el workflow continúe incluso cuando los autorizadores no estén en la oficina.• Ejemplo: en el nivel uno, tanto la Sra. Smith como el Sr. Jones pueden conceder la autorización, pero sólo

se requiere la autorización de uno de ellos. En otras palabras, aunque haya asignado dos usuarios a la etapauno en el sistema, el número de autorizaciones necesario sigue siendo uno.

• Nota: Todos los autorizadores deben rechazar el documento para que se devuelva al autor.Puede tener más de una etapa de autorización en el proceso de autorización de un documento.Tenga en cuenta que los procesos de autorización no pasarán a la siguiente etapa hasta que el documento nose haya autorizado en la etapa anterior.Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Etapas de autorización para definir yactualizar las etapas de autorización.

El modelo de autorización es donde define las condiciones para el proceso de autorización:• Los usuarios (autores) que están sujetos al proceso de autorización. Debe seleccionar todos los usuarios

por nombre. Si un usuario no se menciona en el modelo de autorización, no se iniciará la autorización.• Los documentos que están sujetos al proceso de autorización. Por ejemplo, para un proceso de

autorización de ventas, puede seleccionar los documentos Ofertas de ventas, Pedidos de cliente y Entregapara las mismas condiciones de autorización. Nota: No puede mezclar documentos de ventas y comprascon documentos de inventario (Entrada de mercancías, Salida de mercancías y Traslado) en un modelo.Debe definir dos modelos de autorización independientes.

• La lista de autorizadores y etapas que definió anteriormente. El sistema informa a los autorizadores encada etapa mediante una alerta que deben tomar una decisión (autorización o rechazo).

• Las condiciones por las cuales se debe bloquear un documento para tratamiento. Puede seleccionar estasopciones:

• Siempre iniciar el proceso de autorización cuando uno de los autores crea una de las clases de documentoseleccionadas.

• Iniciar el proceso de autorización si se cumple una de las condiciones predefinidas (por ejemplo, importe >5.000 USD, o descuento > 10 %, etc.).

• Iniciar el proceso de autorización según los resultados de una consulta definida por el usuario.Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Modelos de autorización para definir y actualizarmodelos de autorización. Una vez añadido un modelo de autorización, no puede cambiarlo ni eliminarlo,solamente establecerlo como inactivo. Nota: Un usuario introducido como autor de un documento en unprocedimiento de autorización no puede desmarcar el indicador Activo ni modificar el modelo deautorización.

Si selecciona una o más condiciones predefinidas, el sistema enlaza todas las condiciones con un operadorOR, lo que significa que solamente una condición se debe cumplir para que se inicie el procedimiento deautorización.Puede incluir condiciones predefinidas y consultas de usuario en el mismo modelo. Si combina una condiciónpredefinida con una consulta de usuario, el sistema iniciará un proceso de autorización si una de lascondiciones se cumple. En otras palabras, las condiciones se evalúan con la lógica OR.Si necesita que todas las condiciones se cumplan antes de que se inicie el proceso de autorización, debe usaruna consulta definida por el usuario para especificar varias condiciones (en la sintaxis SQL y usar AND paraenlazar las condiciones). En este caso, no seleccione ninguna condición predefinida.Si usa una consulta definida por el usuario en un proceso de autorización, la consulta debe comenzar conSELECT DISTINCT ‘TRUE’. Tal consulta dará como resultado una instrucción TRUE si se cumplen lascondiciones de la consulta. La instrucción TRUE activa el procedimiento de autorización.Nota: En una consulta definida por el usuario, puede referirse solamente a los campos de tablas de cabecera(por ejemplo, OINV, ORDR) y no los campos de tablas de líneas (por ejemplo, INV1, RDR1). Por lo tanto,solamente puede usar campos de cabecera, no campos de línea en una consulta.

Una consulta muestra solamente registros que ya se han añadido al sistema anteriormente. Cuando usa unaconsulta en un procedimiento de autorización, la consulta debe recuperar los datos de la ventana actual, porejemplo, una factura antes de que se añada al sistema.Para recuperar datos de la ventana activa, necesita crear la consulta de una manera determinada. Hay dosposibles sintaxis:• Usar la sintaxis $[Nombre de tabla.Nombre de campo] para referirse a campos en una pantalla de

entrada. El nombre de la tabla es el nombre de la tabla de base de datos de la pantalla de entrada, porejemplo, OINV para la pantalla de entrada de factura de clientes.

• Usar la sintaxis $[$Índice de campo.Columna de campo.Número/Moneda/Fecha/0] para referirse a uncampo de la ventana activa. El sistema identifica unívocamente cada campo de un documento mediante unnúmero de artículo (índice) y un número de columna. Se recomienda usar esta sintaxis en alertas yprocedimientos de aprobación, ya que la consulta se aplica a todas las pantallas de entrada de documentosque comparten la misma estructura. Si el campo es un campo de línea, especifique el índice del Campo y laColumna. Si el campo es un campo de cabecera, configure la Columna en 0 (por ejemplo $[$29.0.0]).Cuando se recuperan datos de una ventana activa, el resultado es siempre un string. Por lo tanto, si se usaun cálculo o comparación, se debe convertir en un string en la sintaxis:- Número: recupera automáticamente el valor de un campo, por ejemplo, $[$24.0.number].- Moneda: recupera automáticamente el símbolo de moneda de un campo de sistema.- Fecha: recupera un string de un campo de fecha para se pueda usar para cálculos.- 0: recupera el string en la pantalla como string simple.

Sugerencia: Use Vista Información sistema para ver el número de columna y el artículo del campo en labarra de status al final de la pantalla.

SAP Business One incluye dos informes para los procedimientos de autorización:• Informe status de autorización: muestra todos los documentos (de la vista del autor) que han activado un

procedimiento de autorización, así como su status. El autor puede cancelar el proceso de autorización alresaltar el documento que él o ella creó y seleccionar Datos Cancelar. Esta operación se puede anularmediante Datos Restablecer.

• Informe decisión de aprobación: muestra los documentos (desde el punto de vista del autorizador) queestán pendientes de autorización. Desde aquí, el responsable de la autorización puede autorizar o rechazardirectamente un documento o incluso varios documentos al mismo tiempo (actualizar globalmente).

Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Informe status de aprobación para ejecutar elinforme de status de autorización.Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Informe decisión de aprobación para ejecutar elinforme decisión de aprobación.

Siga el ejercicio “Procedimientos de autorización” para configurar procesos de autorización para Light &Music.

Los valores definidos por el usuario son un mecanismo para automatizar la introducción de datos en camposde formulario. Los valores definidos por el usuario pueden ser una lista de valores válidos de los cuales elusuario puede elegir o una consulta que completa el valor del campo. Cualquiera de estas técnicas ayuda aque el usuario introduzca datos válidos.Los usuarios autorizados pueden añadir valores definidos por el usuario a cualquier campo de formulario, enun registro existente o en nuevo registro. Se necesita la autorización general Herramientas de customizing

Valores definidos por usuario – Definición.Para añadir un valor definido por el usuario a un campo, seleccione el campo y pulse Alt+Shift+F2. Se abreuna ventana que le permite seleccionar una opción:• Sin buscar en valores definidos por usuario:

use esta opción para eliminar valores definidos por el usuario de un campo.• Buscar en valores existentes definidos por usuario:

le permite crear una lista fija de valores. El usuario puede seleccionar valores de la lista. Por ejemplo, en unpedido de cliente, puede escribir cómo el cliente conoció su empresa. Puede tener una lista que incluyasitio Web, correo electrónico, publicación de comercio, etc.

• Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada:le permite añadir una consulta que pueda completar automáticamente el campo, por ejemplo, utilizando uncálculo u obteniendo un valor de otra tabla o campo.

Nota: Cuando añade un valor definido por el usuario a un campo en un documento de marketing, se aplica atoda instancia de ese documento.

Buscar en valores existentes definidos por usuario es el tipo más simple de los valores definidos por elusuario.Para cualquier campo (independientemente de si se trata de un campo estándar o de un campo definido porel usuario), puede definir una lista de valores. Cuando el usuario selecciona el campo y elige Shift+F2, lalista se muestra y el usuario puede seleccionar valores de ella. Por ejemplo, en un pedido de cliente, esposible que desee registrar cómo el cliente conoció su empresa. Puede añadir la lista de valores a cualquiercampo sin usar, existente, del pedido de cliente, por ejemplo, el campo Comentarios.Otro ejemplo podría ser si tiene bloques de texto estándar que desea registrar en el campo Comentarios enun documento. Puede añadir valores definidos por el usuario al campo Comentarios en un documento ydefinir una lista de bloques de texto estándar. El usuario, luego puede seleccionar el texto apropiado de lalista, en lugar de tener que escribir los comentarios cada vez.Después de añadir los valores definidos por el usuario a un campo, el icono de lupa se mostrará en elcampo. Si no ve la lupa, puede cambiar de modo al seleccionar Vista Visualización de colectoresValores definidos por usuario. La lupa se mostrará para cada campo que posea valores definidos por elusuario.Puede cambiar y actualizar la lista de valores cuando lo desee al seleccionar Shift+Alt+F2. También puedeeliminar valores definidos por el usuario de un campo al seleccionar “Sin buscar en valores definidos porusuario”Nota: Para usar este tipo de valores definidos por el usuario, el usuario siempre debe pulsar Shift+F2 en elcampo.

Puede basar los valores definidos por el usuario en una consulta en lugar de una lista fija de valores. Esto esmucho más útil, ya que permite que se complete el campo según un parámetro introducido por el usuario osegún el valor de otro campo del mismo documento o en otra parte de la base de datos.El ejemplo que se muestra en la diapositiva solicita al usuario que introduzca un parámetro para la consulta.Cuando la consulta se ejecuta, la lista de artículos se filtra de acuerdo con el parámetro introducido por elusuario.Para añadir una consulta a valores definidos por el usuario:1. Cree una consulta y grábela.2. Añada valores definidos por el usuario a un campo y seleccione la opción Buscar en valores existentes

definidos por usuario según consulta grabada.3. El usuario pulsa Shift+F2 en el campo y ejecuta la consulta y los resultados de la consulta completan el

campo.Sugerencia: Siempre pruebe la consulta de forma independiente antes de añadirla a los valores definidos porel usuario. Tenga en cuenta el tamaño máximo del campo que usa para el valor definido por el usuario yasegúrese de que el resultado de la consulta no exceda este tamaño.

Si la consulta necesita recuperar datos de la ventana activa actual, debe usar una sintaxis especial parareferirse a los campos:• $[Nombre de tabla.Nombre de campo]Si desea usar la misma sintaxis de consulta en varios documentos con la misma estructura, use la siguientesintaxis:• $[$Artículo de campo.Columna de campo.NUMBER• $[$Artículo de campo.Columna de campo.CURRENCY• $[$Artículo de campo.Columna de campo.DATE• $[$Artículo de campo.Columna de campo.0 (Nota: Esta es la sintaxis que más se usa).Sugerencia: Use Vista Información sistema para ver el número de columna y el artículo del campo en la

barra de status al final de la pantalla.

Puede seleccionar la opción de ejecutar automáticamente la consulta, sin que el usuario tenga que pulsarShift+F2 en el campo. Para activar esto, seleccione, Actualización automática si se producenmodificaciones campo.Luego, puede seleccionar datos de un campo dependiente, lo que hace que la consulta se ejecute cuando elcampo dependiente cambia de valor.• Los valores definidos por el usuario añadidos a un campo de cabecera en un documento se pueden

actualizar únicamente según otros campos de cabecera. Esto incluye todos los campos del documento queno están en la tabla de línea. En el ejemplo de esta diapositiva, la consulta “Añadir número de referencia”introducirá el número de referencia del cliente o del proveedor de los datos maestros a la factura. Laconsulta se ejecutará cuando el Código de cliente/proveedor cambie (es decir, cuando el usuario abra lafactura y seleccione el interlocutor comercial de la lista).

• Los campos definidos por el usuario añadidos a la línea de un documento se pueden actualizar según otroscampos de línea o de cabecera.

Puede seleccionar otra opción para limitar el número de veces que se ejecuta la consulta:• Actualizar regularmente: la consulta se ejecuta cada vez que el campo dependiente cambia (utilizando el

modo Buscar, explorando mediante los iconos de registro último/siguiente o la flecha desplegable naranja).Esta opción pude ocasionar cambios de valor de campo cuando el documento se vuelve a abrir y puedeocasionar problemas de rendimiento.

• Visualizar valores grabados definidos por usuario: retiene el valor calculado u extraído por la consultacuando se ejecuta por primera vez. Nota: Se recomienda esta opción ya que conserva el valor inicial delcampo.

Estas opciones se aplican también a los valores definidos por el usuario que añade a los campos definidos porel usuario. Esto se explicará más adelante en la unidad.

Siga el ejercicio “Valores definidos por el usuario” para añadir valores definidos por el usuario.

SAP Business One permite a los usuarios autorizados añadir nuevos campos a los objetos empresariales en elsistema. Puede añadir campos a datos maestros, a documentos de marketing y a otros formularios como lalista de picking, los centros de beneficio y los asientos. Ejemplos: clasificación adicional de clientes yproveedores, acceso directo a Internet mediante direcciones URL de cliente o proveedor definidas por elusuario, adición del logotipos de la empresa o descripciones de ruta para los clientes y visualización deimágenes de artículos.Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Gestión de campos definidos por usuariopara crear campos definidos por el usuario. Los campos definidos por el usuario se pueden añadir al nivel decabecera (título) o nivel de línea de un documento:• A nivel de cabecera: el sistema muestra campos definidos por el usuario en una ventana adicional

posicionada por defecto a la derecha de la ventana existente. Puede mover la posición. Para que estaventana sea visible, seleccione Vista Campos definidos por el usuario. Los campos definidos por elusuario a nivel de cabecera se pueden organizar en categorías para visualizarlos. Esto resultaespecialmente útil si se utiliza un gran número de campos definidos por el usuario. Cuando añade uncampo definido por el usuario a un documento de marketing, este se añade automáticamente a todos losdocumentos de compras y de ventas. Dado que algunos de los nuevos campos no son relevantes para todoslos documentos, puede clasificar y visualizar los campos necesarios por categorías. Para definir categorías,abra un documento con un campo definido por el usuario y seleccione Herramientas Herramientas decustomizing Parametrizaciones y luego abra la lista desplegable Categoría y seleccione Definir nuevopara crear una categoría.

• A nivel de línea: El sistema añade este campo como una columna adicional a la tabla. Por defecto, elcampo es visible y está activo. Puede hacer que el campo definido por el usuario sea invisible o estéinactivo mediante las parametrizaciones de documento estándar en Herramientas Parametrizacionesformulario…

El campo definido por el usuario funciona como un campo normal y se puede usar en consultas y eninformes. Puede importar datos en los campos definidos por el usuario en Data Transfer Workbench.

Cuando añade un campo definido por el usuario, el sistema asigna el prefijo U_ para el campo definido por elusuario en la base de datos. De esta forma, es más fácil ubicar estos campos en herramientas de gestión deinformes donde se utilizan nombres de campo de base de datos.Los campos definidos por el usuario tienen un determinado Tipo y, opcionalmente, una Estructura quedepende del Tipo. La estructura influye en el formato y longitud del campo:• Los campos del tipo Alfanumérico le permiten tener diferentes estructuras. Por ejemplo, la estructura del

texto puede albergar 2 GB de texto en los campos de cabecera y 255 KB de texto en campos de línea. Laestructura regular puede albergar hasta 254 caracteres.

• Los campos con la estructura Fecha se visualizan exactamente del mismo modo que el resto de los camposde fecha del sistema y permiten las mismas entradas.

• Los campos de tipo General permiten anexar ficheros, hiperenlaces o imágenes. Puede abrir loshiperenlaces haciendo doble clic en ellos. Las imágenes se almacenan en el directorio de imágenes o en eldirectorio de anexos especificado en Parametrizaciones generales.

Nota: No es posible modificar el campo más adelante.Si ha definido el campo como alfanumérico o numérico, tendrá que definir una lista de valores válidos paraese campo. Puede introducir una lista de valores válidos directamente en la definición del campo definido porel usuario. Esta lista estará disponible a continuación para el campo como lista desplegable.Puede configurar un valor estándar para el campo definido por el usuario.Puede hacer que el campo definido por el usuario sea obligatorio. Si hace esto, necesita proporcionar un valorestándar.Consulte la guía práctica para tablas y campos definidos por el usuario para obtener más información.Nota: Los campos definidos por el usuario siguen las parametrizaciones de visualización definidas en lasParametrizaciones generales, por ejemplo, decimales.

Además de añadir una lista fija de valores a un campo definido por el usuario, también puede añadir valoresdefinidos por el usuario con una consulta para introducir datos a un campo definido por el usuarioautomáticamente.Ejemplo: ha incluido un campo Saldo de cuenta definido por el usuario en el documento Factura. Desea queel sistema complete este campo de forma automática con el saldo de cuenta del interlocutor comercial. Paraesto, defina una consulta que seleccione el saldo de cuenta del interlocutor comercial. A continuación, definaesta consulta como valor definido por el usuario para el campo Saldo de cuenta. Para asegurarse de que elsistema muestre el saldo correcto, defínalo de manera que actualice el contenido de forma automática si semodifica el campo Cliente.Dado que siempre desea ver el último saldo de cuenta cuando abre el documento, deseará que la consulta seactualice en forma regular.

SAP Business One le permite crear sus propias tablas de base de datos (tablas definidas por el usuario). Porejemplo para:• Gestionar conjuntos de datos personalizados relacionados, por ejemplo, una flota de autos o una lista de

comidas disponibles.• Actualizar valores válidos para un campo definido por el usuario ubicado en una tabla de sistema o tabla

definida por el usuario.Las tablas definidas por el usuario pasan a formar parte de la base de datos de la empresa. Puedenidentificarse por el prefijo @.Para realizar nuevas tablas, seleccione Herramientas Herramientas de customizing Tablas definidaspor usuario Definición…. Introduzca un nombre de tabla y descripción. El campo Tipo de objetoconfigura el tipo de tabla como datos maestros o un documento.Para añadir campos a la tabla definida por el usuario, seleccione Herramientas Ventanas definidas porusuario y seleccione el nombre de la tabla. Tenga en cuenta que esta opción de menú aparece solamentedespués de que añada una tabla definida por el usuario.Por defecto, las tablas definidas por el usuario se crean con dos campos: Código (la clave, que deber serúnica) y Nombre (descripción).

• En lugar de añadir una lista fija de valores o valores definidos por el usuario a un campo definido por elusuario, puede enlazar una tabla definida por el usuario al campo. Puede enlazar la misma tabla definidapor el usuario a varios campos definidos por el usuario. Nota: Puede enlazar solamente una tabla definidapor el usuario a campos definidos por el usuario como alfanumérico o regular. Abra la configuración parael campo definido por el usuario en la ventana Campos definidos por el usuario - Gestión y seleccioneFijar tabla vinculada. Nota: Esta casilla de selección se muestra solamente después de la creación de unatabla definida por el usuario. Para obtener más información, consulte la guía práctica “Cómo crear tablas ycampos definidos por el usuario”.

Sugerencia: Cuando crea una nueva empresa, tiene la opción de copiar tablas y campos definidos por elusuario a la nueva empresa.

Siga el ejercicio “Tablas y campos definidos por el usuario” para crear nuevos campos y tablas para Light &Music.

Los modelos de documento son modelos que definen cómo se visualizará el documento una vez impreso.Además, los informes de SAP Business One también poseen un diseño de documento predefinido. Sinembargo, las consultas ad hoc no.Cuando implementa SAP Business One, puede usar los modelos predefinidos como modelos para creardocumentos impresos específicos del cliente. Esto se realiza, por lo general, para documentos externos, perotambién puede personalizar los layouts para documentos de uso interno como listas de picking y listas demateriales.También puede crear nuevos layouts para informes personalizados que desarrolle.Aunque puede tener varios diseños de documento para un documento, puede configurar un layout comoestándar para cada documento.Cuando vea una presentación preliminar o imprima un documento, el layout es el especificado en el diseño dedocumento.Nota: Si imprime u obtiene una presentación preliminar de un documento antes de añadirlo al sistema, elsistema automáticamente añade la marca de agua Borrador a la impresión.

De un informe o documento abierto, puede seleccionar el icono Diseñador de configuración de impresiónpara ver una lista de todos los diseños de documento almacenados en el sistema.El layout estándar está resaltado en negrita.Los usuarios autorizados pueden seleccionar un layout diferente como estándar. Para estar autorizado,necesita autorización total para General Modificar informe estándar en la ventana Autorización general.Un nuevo modelo se puede establecer como estándar para:• Todos los usuarios• Usuario actual• Usuarios específicos que selecciona de la lista de usuarios• Documentos para un interlocutor comercial para el cual no se ha asignado ningún modelo estándar• Documentos para interlocutores comerciales. Esto abre los criterios de selección de propiedades de IC para

que pueda seleccionar todos los IC, elegir un rango o seleccionar los interlocutores comerciales según susgrupos o propiedades

En el release 8.8 y posterior, los diseños de documento se pueden crear en el Diseñador de configuración deimpresión (PLD) o en Crystal Reports. Use la ventana Gestión de informes y de layout para gestionar todoslos diseños de documento. Seleccione Gestión Definición General Gestión de informes y de layout.Desde esta ventana, puede importar y exportar layouts desarrollados en Crystal Reports entre SAP BusinessOne y Crystal Reports, o entre sistemas SAP Business One (no puede importar o exportar layouts de PLD).Cuando exporta un layout de SAP Business One, éste se exporta como un paquete (*.b1p) y solamente sepuede importar a otro sistema SAP Business One.Además, puede seleccionar un layout y tratarlo. Si el layout está en formato PLD, la herramienta Diseñadorde configuración de impresión se abrirá para usted. Si el layout está en formato Crystal Reports, se abrirá eldiseñador de Crystal Reports si está instalado.También puede acceder a la ventana Gestión de informes y de layout al abrir un documento y seleccionar elicono Diseñador de configuración de impresión del menú principal y, luego, seleccionar un modelo. Laventana Gestión de informes y de layout se abre y desde aquí puede tratar el layout.Con Crystal Reports, puede crear un layout maestro para documentos de compras y ventas que se puedeaplicar a otros tipos de documentos de compras y ventas. Por ejemplo, un layout maestro que se crea para unafactura de ventas se puede aplicar a ofertas de ventas o entregas.

La función de integración entre SAP Business One y Crystal Reports le permite desarrollar y tratarrápidamente diseños de documento.Un diseño de documento es básicamente un Crystal Report (*.rpt) que incluye un campo especial llamadoObjectID. Este campo identifica el documento fuente para el layout.En Crystal Reports, las tablas de SAP Business One se muestran para buscar coincidencias en la estructuradel menú de aplicación, y las tablas se enlazan automáticamente.Para usar funciones de integración, debe seleccionar SAP Business One como la fuente de datos de CrystalReports. Para ello, seleccione el Asistente de base de datos y, en Crear nueva conexión, seleccione SAPBusiness One. Una vez establecida la conexión, cada vez que abra un diseño de documento en Crystal, semostrarán las tablas de SAP Business One.La integración entre Crystal Reports y SAP Business One le permite trabajar de dos maneras:• Puede trabajar exclusivamente en Crystal Reports. Puede cambiar entre el modo Diseño, donde puede

tratar el layout y el modo Presentación preliminar, donde puede obtener una vista preliminar del documentoimpreso. Para trabajar de esta manera, necesita introducir dos datos a Crystal Reports: el número dedocumento que abrió en SAP Business One y el ObjectID del documento.

• Puede trabajar en el modo Diseño en Crystal Reports y volver a SAP Business One para obtener una vistaprevia del documento impreso.

En SAP Business One también puede obtener una vista previa de un documento de marketing mediante undiseño de documento diferente (no el layout estándar). Esto resulta útil para tratar diseños de documentodurante la implementación. Seleccione Fichero Presentación preliminar de layouts...

El explorador de informes muestra las áreas del layout, como también los campos en cada área.El asistente de base de datos le permite añadir tablas adicionales al layout.El explorador de campos muestra campos para las tablas seleccionadas y puede arrastrarlos al layout. Loscampos que se usan en el layout tienen una marca de verificación. Las fórmulas le permiten mostrar camposbasados en condiciones. Puede añadir fórmulas, parámetros, grupos y totales acumulados.

Los diseños de documento de Crystal Reports genéricos incluyen secciones para:• Cabecera de página: esta información se imprime en la parte superior de cada página. Puede añadir

cabeceras de página adicionales (b, c, etc.) para la información que se imprimirá solamente en la primerapágina.

• Cabecera de grupo: si el layout está agrupado, podrá ver las cabeceras de grupo y pies de grupo. Puedeusar la cabecera de grupo para cabeceras de línea de artículo.

• Detalles: contiene el cuerpo principal, como los artículos.• Pie de grupo: contiene la información de pie de un grupo.• Pie de informe: esta información se imprime solamente una vez, al final del informe. Contiene totales y

subinformes de manera opcional. En el layout de Oferta de ventas, hay un subinforme para los campos deimpuestos y un subinforme para el subtotal y el total general.

• Pie de página: esta información se imprime en la parte inferior de cada página. Se utiliza para números depágina y otra información de la empresa.

El ObjectId es único para cada documento de marketing, por ejemplo, Oferta de ventas es 23, Factura declientes es 13. Para buscar el ObjectID de un documento, ejecute una consulta de SQL en la tabla deldocumento. Necesitará conocer el ObjectID cuando obtenga una presentación preliminar de un layout enCrystal Reports.

Complete el ejercicio “Cambio de modelos de documento”.

Seleccione Herramientas Consultas Asistente de consulta para iniciar el Asistente de consulta.El asistente le guiará por el proceso de creación de una consulta:• El sistema le permite seleccionar una o más tablas en las que puede basar su consulta. Las tablas que están

enlazadas con las tablas seleccionadas se visualizan en la sección inferior de la pantalla. Puede añadirlas asu selección haciendo doble clic.

• Luego, seleccione los campos que desee utilizar en la consulta. Pulse Tab para ver todos los campos de latabla que ha seleccionado y seleccione uno o más campos.También puede modificar las cabeceras de columna e incluir campos de cálculo que sumen, resten, dividano multipliquen dos campos entre sí.Mediante el campo Clasificación se determina cómo se clasificarán los resultados de la consulta.También puede agrupar registros de datos, si lo desea.

• Defina las condiciones para seleccionar un registro de datos. En este punto, también se pueden utilizarvariables, que deberán introducirse como [%0], [%1], etc.El sistema determina de forma automática las relaciones entre las tablas seleccionadas. Si es necesario,puede modificar estas condiciones.

• Finalmente, el sistema muestra la instrucción SQL que se genera de forma automática. Para ejecutarla,seleccione Finalizar.

Si está conforme con la consulta, puede grabarla en SAP Business One.

El objetivo de esta fase es la puesta en marcha. Por lo tanto, la mayoría de las actividades de esta fase secentra en las tareas que se deben realizar para poner en marcha la producción del cliente.

Una vez finalizada la prueba del sistema, debe concentrarse en que los usuarios y el sistema del cliente esténpreparados para pasar a producción.

La finalidad de esta fase es llevar el nuevo sistema SAP Business One al punto en el que cliente pueda pasara la producción (puesta en marcha).Las principales tareas del consultor de implementación en la primera parte de esta fase son:• Garantizar que se resuelvan todos los problemas identificados y documentados durante las pruebas del

sistema y, de ser necesario, que se configuren en el sistema productivo.• Formar a los usuarios finales y al administrador del sistema. Nota: Podría ser la primera vez que los

usuarios finales utilicen SAP Business One.• Instalar el cliente SAP Business One en las estaciones de trabajo del usuario final.Las actividades finales de esta fase se realizan en las horas anteriores a la puesta en marcha, y se orientan agarantizar que todas las transacciones realizadas en el último minuto y los saldos actuales del sistemaexistente se introduzcan o se migren correctamente en SAP Business One.La duración sugerida para esta fase es de 42 horas. La mayor parte de este tiempo se destina a la formaciónde los usuarios y a la migración o la introducción de los últimos datos.

Los hitos para esta fase son:• Formación proporcionada a usuarios y administradores.• Sistema confirmado para la puesta en marcha. Aproximadamente una semana antes de la puesta en

marcha del proyecto, usted y el cliente deben revisar la lista de de verificación para asegurarse de que sehaya hecho, o se esté haciendo, todo lo necesario para la puesta en marcha. La decisión final de puesta enmarcha se tomará junto con el jefe de proyecto del cliente. El administrador de TI del cliente debe estardisponible, puesto que muchas de las decisiones están relacionadas con procedimientos técnicos, comolas copias de seguridad y la recuperación de desastres. Todos los problemas críticos pendientes debenresolverse antes de la puesta en marcha.

• Finalización de las actividades de transición, que incluye la copia o importación final de los saldosexistentes.

• Aceptación de la fase. Tenga en cuenta que no se trata de la aceptación del proyecto. Hay otra fase másen la metodología AIP, en la que se supervisa de cerca al sistema durante la producción.

El mejor momento para proporcionar la formación a los usuarios finales es inmediatamente antes del iniciode las actividades de transición, ya que es posible que tenga muchas tareas una vez iniciada la transición.Según el contrato con el cliente, la formación podría proporcionarla usted o los clientes potenciales delcliente. Si estos proporcionan la formación, usted debe asistirlos en la creación. Es importante queproporcione un sistema de prueba (sandbox) para la formación del usuario final. Puede ser una copia de labase de datos de producción. De esta forma, los usuarios pueden familiarizarse con el sistema y, a la vez,utilizar datos maestros con los que ya están familiarizados.La formación del usuario final se puede ajustar a la función de cada usuario. Para determinar la formaciónnecesaria para cada función, debe asignar a cada usuario un conjunto de menús de SAP Business One queellos utilizarán en su trabajo cotidiano. La forma más sencilla para lograrlo es crear una hoja de cálculos contodos los menús y entrevistar a los clientes potenciales del cliente. Estos deberán proporcionar lainformación en nombre de los usuarios finales. Suena lógico reunir esta información en la fase 2, comoparte de los talleres de recopilación de requisitos de la empresa. Si esto se hace con anticipación, tienebastante tiempo para desarrollar los materiales de formación.Nota:Es posible que los roles de algunos usuarios finales cambien al implementarse SAP Business One. Por lotanto, es posible que deba identificar los problemas de cambios de gestión.

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Puede proporcionar la formación a varios usuarios en una sala de conferencias o aula, o bien puede asesorara cada usuario de forma individual con una metodología menos formal.Sugerencia: Proporcione a los usuarios finales los planes de prueba utilizados en la Fase 3 para que puedanpracticar las tareas en el sistema de prueba. El curso debe abarcar las áreas siguientes:• Navegación básica• Adición y edición de documentos• Secuencia de documentos (Copiar a y Copiar desde)• Adición y edición de datos maestros (artículos e interlocutores comerciales)• Portal de cliente (para documentación y soporte)• Formación específica por función:

VentasComprasInventarioProducciónServicioContabilidad y Control

Sugerencia: Utilice y edite las diapositivas para los cursos de formación TB1000 y TB1100.

El mejor momento para formar al administrador de TI es durante el curso del proyecto, mientras ustedtrabaja en tareas administrativas y de configuración.Nota: Si el administrador tiene experiencia previa con la gestión de servidores de software, muchas de estastareas se pueden aprender "con el trabajo", junto a un consultor de implementación. Por eso, debe invitar alos administradores de TI a trabajar junto a usted en todas las etapas, especialmente, en la instalación yconfiguración del software SAP Business One en las fases 1 y 3.Existe un plan de formación de muestra que puede consultar en los materiales AIP para esta fase.Asegúrese de que el administrador de TI tenga formación en estas áreas:• Copia de seguridad y restauración de bases de datos• Conectividad de redes a SAP Business One Server• Impresión (preferencias de impresión y valores estándar de usuario)• Portal de cliente de SAP Business One y• gestión de usuarios• Autorizaciones de usuarios• Gestión de licencias• Seguridad y gestión de claves de acceso• Procedimientos de autorización y cómo modificar los modelos y las etapas de autorización• Gestión de alertas y cómo modificar alarmas

Continuación en la página siguiente

Además debe realizar una demostración del portal del cliente a los administradores. En el enlace UserData Maintenance hay una descripción detallada de las tareas del Administrador de TI.Si hay empleados que van a ser superusuarios, pero que no son administradores de TI, puede que debanrecibir formación en gestión de usuarios, autorizaciones y en gestión de licencias.Nota: El administrador de TI debe asistir al curso de formación de usuarios finales.Además de la formación, proporcione la siguiente documentación de SAP Business One al administrador deTI:• Administrator’s Guide• License Guide (en el CD de instalación)• Guías de procedimiento correspondientes

Durante la semana final se deben realizar varias tareas fundamentales antes de la transición a SAP BusinessOne.

El período inmediatamente anterior a la puesta en marcha se llama transición. En la puesta en marcha, lainformación financiera y las transacciones pendientes en el sistema SAP Business One deben coincidir conla información del sistema existente.Generalmente hay un período entre la migración inicial de los datos maestros que se realiza en la fase 3 deAIP y el inicio de la transición en la fase 4 de AIP. Este período podría ser de una o dos semanas, o másprolongado si la puesta en marcha se va a realizar al final del trimestre o del año. Dado que se añadieronnuevos datos maestros al sistema existente, estos nuevos datos maestros deben importarse durante el períodode transición.Hay más de una forma de gestionar la fase de transición. Un método es la entrada de nuevas transaccionesen ambos sistemas de modo paralelo. Ésta es una ventaja porque valida el funcionamiento del nuevosistema. Si no se utiliza este método, se deben registrar todas las nuevas transacciones para poder serimportadas o creadas en el nuevo sistema después de apagar el sistema anterior.En algún punto, el sistema existente debe congelarse. El cliente debe intentar cerrar la mayor cantidadposible de transacciones pendientes existentes, a fin de que haya menos transacciones pendientes paramigrar.El mejor momento para la puesta en marcha es el inicio del nuevo ejercicio fiscal. De esta forma, se puederealizar el cierre del ejercicio anterior en el sistema existente. De no ser posible, el cliente deberá intentarrealizar la puesta en marcha al inicio de un período.El período de transición debe ser lo más corto posible para evitar que sea necesaria la entrada de datosduplicados. Por este motivo, debe planificar la transición con cuidado.

En la puesta en marcha, debe asegurarse de que los saldos de los interlocutores comerciales en SAPBusiness One coincidan con el sistema existente. El cliente debe ejecutar un informe de antigüedad en elsistema existente y una lista de las transacciones pendientes.Existen diversos métodos para transferir saldos de interlocutores comerciales, y el método a utilizardependerá del negocio del cliente, de cuántas transacciones pendientes tenga y de la necesidad de migrar lastransacciones cerradas (historial).Básicamente, debe transferir los documentos pendientes (pedidos, facturas, notas de crédito, etc.) de cadainterlocutor comercial. Al hacerlo, deben estar correctos los saldos de las cuentas asociadas de cliente yproveedor. Para dar soporte a la antigüedad en el nuevo sistema, debe transferir cada documento pendientecon la fecha de vencimiento correspondiente. Algunas opciones son:• El uso de Data Transfer Workbench para importar transacciones pendientes para cada interlocutor

comercial (compras y pedidos, facturas, etc.). Recomendamos importar las facturas pendientes comodocumentos de tipo de servicio. Para evitar la contabilización duplicada en la cuenta de ganancias, utiliceuna cuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida. Introduzca un número manual para la factura,no el número del sistema existente. Nota: Debe definir una serie de numeración de documento para elconjunto de números de factura manuales. Asegúrese de que la primera numeración real de documentopara las facturas es mayor que esta serie.

• Contabilización manual de asientos en cada interlocutor comercial. Para dar soporte a la antigüedad en elnuevo sistema, utilice una línea de asiento por separado y la fecha de vencimiento de cada factura. Utiliceuna cuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida. Nota: Los asientos se pueden registrar de formamanual o por medio del Data Transfer Workbench.

Sugerencia: Si utiliza asientos, utilice los campos de referencia 1 y referencia 2 para almacenar lainformación existente, como los códigos anteriores de cliente y proveedor o números de documento, onúmeros de conciliación para transacciones conciliadas.Una vez importadas o registradas las transacciones pendientes para cada interlocutor comercial, las cuentasasociadas de cliente y proveedor deben coincidir con las del sistema existente. Si existen diferencias, debeinvestigar y realizar las correcciones en SAP Business One mediante los asientos manuales.

Una vez que el sistema existente se congeló, el cliente debe realizar un recuento de inventario o stock físico.Se necesita la cantidad y el valor de cada artículo para transferir las cantidades y los costes de los artículos aSAP Business One. Nota: Es posible que algunos clientes sean reacios a realizar el inventario, pues estánocupados en otros aspectos de la migración de datos. Pero esta información es crítica.La forma más fácil de importar recuentos de inventario es importar los documentos de entradas demercancías con Data Transfer Workbench. Ésta es la entrada de mercancías de la operación de stock, y notiene relación con pedidos ni interlocutores comerciales. Utilice una cuenta de saldo inicial como cuenta decontrapartida para que no se vean afectadas otras cuentas de mayor. Indique la cantidad de artículoscorrespondientes al inventario.Para introducir el coste del artículo, debe considerar el sistema existente de valoración del cliente. El costedel artículo puede ser el precio de compra del cliente. Si la media variable se utiliza para gestionar el valorde stock existente, utilice el último precio de compra medio del sistema existente. Si se utiliza el métodoestándar, utilice el precio de compra del cliente. Si se utiliza FIFO, debe introducir varias líneas dedocumentos para un artículo en el modelo de entrada de mercancías, o bien, importar varias entradas demercancías. Cada línea o entrada de mercancía separada tendrá un coste diferente que deberá coincidir conel coste en el sistema existente. Nota: Es posible que la valoración del cliente no sea exacta, puesto quegeneralmente no existe un inventario continuo.La forma más sencilla de importar la información sobre lote y número de serie es mediante el uso de losdocumentos de entrada de mercancías.Nota: Puede introducir los costes de los artículos valorados con el coste estándar cuando se importan losdatos maestros por primera vez.Una vez importados o introducidos los recuentos de inventario y los costes, debe ejecutar los informes deinventario y confrontarlos con el sistema existente. Puede que deba crear asientos manuales para corregir lasdiferencias, especialmente si la media variable es el método de gestión.

En la puesta en marcha, los saldos de la cuenta de mayor del sistema nuevo deben coincidir con los delsistema existente.Nota: No transfiera los saldos de la cuenta asociada de cliente y de proveedor si ya importó saldos deinterlocutores comerciales. Tampoco transfiera saldos de cuenta de inventario si ya importó cantidades deartículos.Tras el congelamiento del sistema existente, el cliente debe ejecutar el informe de balance de sumas ysaldos. Si debe transferir los saldos de PyG, el cliente debe ejecutar el informe de PyG para cada períododesde el inicio del ejercicio fiscal. De este modo, puede introducir los saldos de cada período. Nota: Si sucliente implementa la puesta en marcha al inicio del ejercicio fiscal, sólo se transferirán los saldos delbalance de sumas y saldos, no los saldos de las cuentas de PyG.Puede importar los saldos del informe de balance de sumas y saldos como asientos manuales o utilizar elmodelo de asiento de Data Transfer Workbench. Utilice una cuenta de saldo inicial como cuenta decontrapartida.Sugerencia: Antes de importar los saldos de banco propio, el cliente primero debe conciliar las cuentas. Acontinuación, debe introducir asientos por separado para los saldos compensados (conciliados) y nocompensados (no conciliados). Así será más sencillo conciliar las cuentas en SAP Business One.El informe de balance de sumas y saldos y el informe de PyG en el sistema SAP Business One deberácoincidir con los del sistema existente. Trabaje de forma conjunta con el contador del cliente para poderrealizar los ajustes necesarios si no coinciden los dos informes.Nota: Después de comparar el informe, es posible que deba realizar ajustes en los saldos del banco propio,en el caso de las transacciones realizadas después de la fecha de cierre.

Como alternativa para la importación de los saldos iniciales con DTW, puede utilizar las transacciones deSaldos iniciales en SAP Business One. Las transacciones están situadas en las siguientes vías de acceso demenú:• Cuentas de mayor: Gestión Inicialización sistema Saldos iniciales Balance apertura cuentas

mayor• Interlocutores comerciales: Gestión Inicialización sistema Saldos iniciales Balance apertura

interlocutores comerciales• Cuenta de existencias: Inventario Operaciones de stock Cantidades iniciales, Seguimiento de

stocks, Contabilización de stocks y seleccione la ficha Cantidad inicial.Estas transacciones son adecuadas cuando el cliente necesita sólo el saldo inicial, pero no posicionesindividuales.Para los saldos de interlocutores comerciales, introduzca el saldo de una factura pendiente y utilice unacuenta de saldo inicial como cuenta de contrapartida. La transacción se puede ejecutar varias veces pararegistrar facturas distintas para un interlocutor comercial. El sistema contabiliza un asiento en la cuenta delinterlocutor comercial. Cuando el cliente procesa un pago consecuentemente, no se confrontará con elasiento. Se conciliará con el pago.Para las cuentas de mayor, introduzca el saldo de cada cuenta y utilice una cuenta de saldo inicial comocuenta de contrapartida. Si el ejercicio fiscal no comienza al inicio de un ejercicio fiscal, puede modificar lafecha en la pantalla de entrada de los saldos iniciales. Si comienza en la mitad de un ejercicio fiscal y deseaver los saldos iniciales desde comienzo de año en SAP Business One, debe introducir los saldos inicialesdesde el comienzo del año y a continuación, sólo introducir los saldos delta para períodos subsiguientes.Sólo será necesario introducir las cuentas de pérdidas y ganancias si los datos se transfieren durante elejercicio.Para las cantidades de stock, introduzca la cantidad y el precio en la ficha Cantidad inicial. Utilice unacuenta de saldo inicial para que la cuenta de libro mayor de stock no se actualice dos veces. Nota: Si utilizaesta transacción, no puede introducir los números de serie del artículo. Además, es necesario introducir lascantidades de a un almacén por vez.

Siga el ejercicio "Saldos iniciales".

Una vez que el sistema de cliente se encuentra en funcionamiento, usted pasa a tener una función de apoyoante el cliente. Su principal prioridad es resolver cualquier problema de producción inmediato que surja enel nuevo sistema.

Una vez transferidos los saldos iniciales, ¿qué criterios utilizaría para decidir cuándo traspasar el sistema alcliente?

El consultor de implementación tiene dos enfoques principales en esta fase:

• Proporcionar soporte in situ durante el período inicial posterior a la puesta en marcha. AIP le recomiendapasar las primeras 20 horas en las instalaciones del cliente. Usted es responsable del sistema hasta quetodos los problemas posteriores a la puesta en marcha se hayan resuelto.

• Traspasar el soporte y la administración del sistema al equipo del cliente. Una vez resueltos todos losproblemas posteriores a la puesta en marcha, se activa el soporte en el Channel Partner Portal en SystemData Maintenance.

• El equipo del proyecto deberá revisar todos los hitos y cerrar el proyecto. El cliente acepta el proyecto.• El jefe de proyectos podría programar la "Conferencia de revisión y optimización" de cuatro a seis

semanas después de la reunión de cierre del proyecto.Éste es un buen momento para recordar el Acuerdo de nivel de servicio (SLA) que firma el cliente en lafase 1 del AIP. Allí se establecen las responsabilidades operativas del cliente.

Los clientes deben pagar actualizaciones para recibir el soporte, los upgrade de software y los patch. Laactualización incluye el upgrade a nuevas versiones. Dado que los patch de SAP pueden incluirampliaciones legales, debe asegurarse de que el cliente cuente con servicio de actualización.El cliente adquiere las actualizaciones a través del partner en el momento de la firma del contrato deimplementación. El cliente no compra directamente las actualizaciones a SAP, ni recibe soportedirectamente de SAP.El nivel de soporte 1 y 2 es proporcionado por el partner y SAP únicamente participa en el nivel 3, cuandosurge un defecto de software. Parte de la actualización que paga el cliente le pertenece a usted como partnerpor el soporte del nivel 1 y 2. El cliente debe estar al día con la actualización para recibir el soporte de nivel3 de SAP.Es fundamental comprender con claridad sus obligaciones en el nivel de soporte 1 y 2:• Nivel 1 y 2: cuando el cliente le informa sobre un problema, usted debe solucionar los problemas

iniciales. Esto incluye la búsqueda de las fuentes de información existentes, incluidas las notas SAP, paradeterminar si existe una solución disponible. Si no encuentra una solución en ningún documento, debereproducir el problema en su propio sistema, con la base de datos de muestra y el último nivel de patch.Verifique que el problema esté en SAP Business One. De ser posible, proporcione una solución temporalal cliente.

• Nivel 3: sólo si está seguro de que el problema está en SAP Business One y, si éste se puede reproducir,deberá crear un mensaje para SAP. Debe suministrar la mayor cantidad de información posible, incluidaslas capturas de pantalla y los eventos que conducen al problema. SAP comprobará que el mensaje seaexacto y esté completo, analizará y reproducirá el incidente y, de ser necesario, con su ayuda accederá alsistema del cliente o realizará una solicitud en la base de datos del cliente. SAP proveerá una reparación osolución temporal y creará una nota SAP.

Las compañías de los nuevos partners deben definir una organización de soporte con un support desk contodos los empleados necesarios y con experiencia. Debe definir entornos para reproducir rápidamente losproblemas con las localizaciones o versiones en uso en las instalaciones del cliente. Además, debe ofrecer alcliente una línea permanente de soporte.Nota: Muchos partners utilizan SAP Business One, especialmente los módulos de servicio y soporte, paraproporcionar soporte a sus clientes.Debe proporcionar al cliente un ID de superusuario para pueda acceder al portal del cliente.Los clientes pueden crear mensajes de soporte desde la aplicación SAP Business One con el menú Ayuda

Support Desk, o desde el área de soporte en el portal del cliente. Los clientes además pueden buscar labase de datos de notas SAP para resolver problemas por su cuenta. Si el cliente crea un mensaje de soporte,éste le será enviado automáticamente para el soporte de nivel 1 y 2. No se dirige a SAP. Si el cliente leinforma el problema directamente por teléfono, usted creará el mensaje de soporte si requiere soporte denivel 3.Los mensajes del cliente se reciben en la cola del partner en el área de soporte del Channel Partner Portal. Siencuentra una solución, la deberá añadir al mensaje y reenviar el mensaje al cliente.Los clientes pueden realizar un seguimiento de los mensajes en el portal del cliente. Además, cuando leenvía un mensaje, el cliente puede recibir una notificación por correo electrónico.Si necesita crear un mensaje de soporte a SAP para uno de sus clientes, deberá seleccionar al cliente comosolicitante. De esta forma se garantiza que la respuesta aparezca en la bandeja de entrada del cliente (y no enla suya). Nota: Cuando se realizó el pedido de software SAP Business One en SAP, se estableció unarelación partner-cliente. Por lo tanto, cuando crea un mensaje de soporte, puede seleccionar la instalacióndel cliente.

Escriba los pasos de soporte para este problema:

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Las notas SAP son soluciones para problemas conocidos. Siempre que surge un nuevo problema quedespués soluciona SAP, éste crea una nota SAP que describe el problema y la solución. Puede buscar enesta base de datos de conocimientos utilizando potentes herramientas de búsqueda.Puede buscar por palabras clave, por área de aplicación (para SAP Business One, utilice SBO*), por releasede software o cualquier combinación de todos ellos. La nota 192194 proporciona un ejemplo de unabúsqueda de nota SAP.Consejos:• Considere las combinaciones AND/OR.• Busque por área temática, por ejemplo, SBO-GUI para problemas de GUI.• Fije el idioma como inglés.• Utilice comodines (*).Sugerimos consultar el área de soporte del Channel Partner Portal con regularidad.Una serie de notas SAP seleccionadas se publican como SAP Hot News y puede suscribirse para recibirlasen la página inicial del portal de partner o en un boletín personalizado. SAP Hot News son notas de clientesde SAP con prioridad muy elevada. Estas notas le explican cómo resolver o evitar problemas que puedenprovocar que el sistema SAP se apague o pierda datos.

Comience desde la aplicación de autoayuda del partner o utilice la vía de accesohttp://service.sap.com/sap/bc/bsp/spn/smb_searchnotes/smb_index.htm

Introduzca las palabras clave que describan el problema con la lista de picking que acaba de exponer.

¿Cuál es el número de la nota SAP?

Escriba los pasos para solucionar este problema:

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Cuando cree un mensaje de soporte para SAP, la prioridad de un mensaje refleja el impacto que produce elproblema sobre los procesos empresariales del cliente.Muy alta: sólo debe asignar la prioridad Muy alta si el problema tiene consecuencias muy graves en lastransacciones empresariales y no se puede realizar el trabajo urgente. Un mensaje con prioridad "muy alta"requiere procesamiento inmediato porque el mal funcionamiento puede ocasionar graves pérdidas al cliente.Generalmente, esto se produce por las siguientes circunstancias:• Pérdida absoluta de un sistema• Mal funcionamiento de las funciones principales del sistema SAP en el sistema de producción.• Demoras en el inicio o upgrade programado de la producción en el plazo de los 3 días de trabajo

siguientes.Nota: Esta prioridad sólo se justifica en el caso de un sistema de producción. Debe proporcionar un númerotelefónico para que el soporte de SAP pueda ponerse en contacto con usted.Alta: sólo debe asignar la prioridad Alta si las transacciones empresariales normales se ven seriamenteafectadas y no se pueden realizar las tareas necesarias que el cliente requiere de inmediato. Un mensaje deprioridad "alta" requiere procesamiento inmediato porque el mal funcionamiento puede interrumpirseriamente todo el flujo empresarial productivo del cliente.Media: si un proceso empresarial se ve afectado, debe asignar la prioridad Media. Esto implica que no sepueden realizar actividades necesarias. Puede tratarse de una función que no está disponible temporalmenteo que no funciona de forma correcta. Por ejemplo la guía de instructor; el cliente SAP Business One falló yprodujo un fichero vacío cuando el usuario intentó imprimir facturas.Baja: si el negocio no se ve afectado, debe asignar la prioridad Baja. Puede tratarse de una función que noestá disponible temporalmente o que no funciona de forma correcta, pero que no es necesaria en el procesoempresarial diario.Sugerencia: La Nota SAP 795206 contiene una definición completa de las prioridades e instrucciones paraproceder ante un mensaje de prioridad muy alta.

¿Qué prioridad asignaría?¿Qué debe hacer para aislar el problema a SAP Business One, y cumplir así con las obligaciones de soportede nivel 1 y nivel 2?

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Como parte del ingreso por actualización que recibe del cliente, usted tiene la responsabilidad de brindarlesoporte. SAP sólo es responsable del soporte de problemas directamente ocasionados por el software SAPBusiness One. Por lo tanto, debe asegurarse de seguir todos los pasos necesarios del proceso de soporte:• Buscar todos los recursos de SAP disponibles para ver si las soluciones conocidas para el problema del

cliente han sido claramente documentadas por SAP. Esto incluye las notas SAP, los documentos de SAP,las páginas del Channel Partner Portal, los foros de SAP y las sesiones de refuerzo de expertos. Es suresponsabilidad escribir la combinación correcta de palabras clave para averiguar si existe una soluciónconocida. Si hay un código de error, debe colocarlo en la búsqueda de palabras clave. Nota: En el release8.8 muchos de los mensajes de error que se ven en la parte inferior de la pantalla tienen un enlace con laayuda online. Si el problema es conocido y se resuelve con un patch, el upgrade del cliente es suresponsabilidad.

• Reproduzca el problema en su propio sitio mediante la base de datos de muestra o una copia de la base dedatos del cliente. Si puede reproducir el problema, pruebe nuevamente con el uso del último nivel depatch y release. Aun si puede reproducir el problema, es posible que la causa sea algo en el entorno delcliente, ajeno a SAP Business One.

• Determine si el problema es provocado por SAP Business One. Es posible que deba revisar los ficheroslog en SAP Business One.

• Si puede reproducir el problema en el último nivel de patch y release, y lo aisló a SAP Business One, creeun mensaje de soporte para SAP.

Debe asignar la prioridad indicada e incluir un impacto empresarial.Proporcione suficientes detalles para que SAP pueda procesar el problema. Incluya una descripción claradel problema, con el mensaje de error exacto, las capturas de pantalla y los pasos que siguió en el nivel 1 y2. Debe crear los mensajes en inglés.

El soporte de SAP Business One ofrece a los partners los siguientes servicios:• Servicios de soporte telefónico

- Línea permanente de atención al cliente: se puede utilizar para comunicarse con el soporte de SAP encaso de necesitar un seguimiento o para solicitar una actualización en un mensaje enviado conanterioridad. Nota: Antes de llamar a la línea permanente de atención al cliente, debe registrar unmensaje de soporte. Para la llamada, debe tener disponible un número de mensaje. El número de lalínea permanente de atención al cliente está publicado por país en la página de contactos.

- Experto de servicio de SAP Business One: Comuníquese con el experto de servicio únicamente si hacreado un mensaje con prioridad muy alta. Este servicio puede utilizarse en situaciones críticas en lasque hay procesos empresariales principales afectados.

• Servicios de soporte por Internet- Gestión de mensajes: Para informar un problema a SAP para el soporte de nivel 3, utilice el asistente

de mensajes.- Base de datos de notas: busque soluciones conocidas para realizar más fácilmente el proceso de

resolución de problemas.- Soporte remoto: si el soporte de SAP debe verificar el problema en la base de datos del cliente, se

solicitará una reunión Webex. El entorno del cliente debe estar autorizado para la descarga einstalación de los ficheros de tiempo de ejecución de Webex. Además, debe utilizar herramientas comoWebex para brindar soporte al cliente.

Los horarios de soporte de SAP son de 9.00 a. m. a 18.00 p. m. hora local.Fuera de estos horarios de atención, se proporciona soporte únicamente en el caso de mensajes de prioridadmuy alta enviados en inglés.

Escriba los pasos que debería seguir:

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Al completar un mensaje de soporte, utilice las siguientes directrices:• Trate un solo problema por mensaje.• Registre el mensaje con el nombre del cliente y especifique el cliente y el sistema en el que se produce el

error.• Especifique el nombre y número de teléfono de la persona de contacto.• Especifique el componente lo más exactamente posible (SBO-*).• Seleccione una prioridad adecuada, según la nota SAP 67739.• Especifique el impacto empresarial.• Escriba en inglés.• Utilice un texto breve que sea significativo. Ejemplo:• Descripción de mensaje incorrecto: "You cannot download anything to Excel."• Descripción de mensaje correcto: "Excel does not start when I click Export to Excel."• Describa el problema en detalle.• Frecuencia y momento en que se produce el problema.• Procedimiento para reproducir el problema, incluya los datos necesarios.• Condiciones concretas (por ejemplo, upgrade).• Proporcione datos de conexión para la entrada remota al sistema.• Documente los análisis de error y la búsqueda de notas SAP.

Antes de activar el soporte al cliente en el portal, también debe instalar y configurar remote support platformfor SAP Business One (RSP).Remote support platform es una herramienta automatizada que se ejecuta en el servidor del cliente. Laherramienta permite un soporte global entre SAP y su base de clientes. Como herramienta proactiva, remotesupport platform puede ayudar a identificar los cuellos de botella en el sistema y a evitar problemas en elsistema. RSP se puede configurar de modo de poder enviar los resultados a SAP, al cliente y al partner.La herramienta también permite al soporte de SAP realizar consultas en bases de datos remotas y evitar quese produzcan problemas conocidos.Nota: RSP es independiente de los releases de SAP Business One y está disponible para varias versiones deSAP Business One. No obstante, puede instalar RSP durante la instalación del software SAP Business One.RSP puede controlar de forma proactiva el status de actualización e integridad de las bases de datos delcliente y enviar los resultados al soporte de SAP. Entonces, SAP puede notificar a los partners yadministradores respecto de los problemas conocidos. RSP además permite la corrección automática debases de datos a través de la ejecución de tareas correctivas (esta función está disponible a partir de RSP 2.1SP01).

Remote support platform for SAP Business One incluye los siguientes componentes, que se comunican através del intercambio de datos, tareas e información de status de tareas:Backend: sistema de servidor en SAP para la entrega de servicios a la instalación del usuario final.Agente: agente RSP, que se instala en el servidor SAP Business One y permite la ejecución y laprogramación de tareas, y la distribución de resultados. El agente funciona como servicio de Windows y secomunica con el soporte de SAP.Cliente RSP que es una interfaz gráfica para gestionar el agente RSP. El cliente RSP puede conectarse adiversos agentes RSP mediante el uso de la conexión VPN a través de Internet. El cliente tiene la opción deadministrar RSP desde esta consola. Una de las características principales es la notificación altamenteconfigurable y el sistema de alertas para la notificación de partners y clientes según una lista de distribucióndefinida previamente.Tarea: acción automatizada de soporte o actualización que se puede ejecutar ya sea automáticamente, segúnun programa que se puede configurar, o de forma manual, según lo solicite el usuario. Se distribuyen trestipos de tareas:• Verificaciones del estado del sistema: comprobación de la coherencia de la base de datos.• Tareas correctivas: scripts de recuperación automática para corregir las bases de datos afectadas.• Tareas de actualización de bases de datos: copias de seguridad, restauración y reducción.Para recibir ayuda con RSP, comuníquese con su experto en productos locales.

RSP ofrece diversos servicios. Tenga en cuenta que el cliente tiene la opción de activar o desactivar unservicio.• Informe de status del sistema: se visualiza inmediatamente después de la instalación de RSP.

Comprueba el espacio disponible en disco, estadísticas de copia de seguridad y carga de datos de lainstalación del cliente. El cliente recibe información de los resultados. También puede utilizar estainformación para brindar soporte a su cliente. Este informe deberá ejecutarse periódicamente paraidentificar los asuntos críticos antes de que se conviertan en un problema. Debido a que SAP tiene estainformación, el soporte de SAP resulta más ágil.

• Evaluación previa al upgrade para SAP Business One 2007 A/B: comprueba automáticamente laexistencia de problemas de upgrade conocidos. Previene un potencial proceso de upgrade incorrecto. Paraobtener más detalles, consulte el Accelerated Upgrade Program en el portal.

• Servicio de verificación para valoración de inventario: comprueba automáticamente si una base dedatos es candidata para los servicios de verificación para valoración de inventario que ofrece el soporte deSAP Business One. Si es factible, se detectará cualquier valor de inventario que no coincida con losinformes de auditoría de stock y las cuentas de stock del libro mayor.

• Actualización de bases de datos: este servicio programa la copia de seguridad automatizada de bases dedatos y, si es necesario, realiza una restauración automática de bases de datos cuyas copias de seguridadse realizaron anteriormente.

• Verificación de fiabilidad de SAP Business One: comprueba si el sistema está afectado por problemasde soporte descubiertos recientemente. Lleva a cabo acciones para resolver problemas antes de queafecten el sistema de producción. SAP recomienda mantener esta tarea al día y ejecutarla semanalmente.

• Tareas correctivas: recopilación de diferentes tareas que permiten la corrección automática deproblemas conocidos. La cantidad de este tipo de tareas se ampliará con el paso del tiempo.

Nota: Para obtener la verificación previa al upgrade, la verificación para valoración de inventario y otrosservicios que se descargan en la instalación del cliente, primero debe enviar los resultados del Informe destatus del sistema a SAP. Una vez que SAP haya recibido la información básica sobre la instalación, seasignarán otros servicios y tareas al sistema, y usted o el cliente podrá descargarlos y utilizarlos.

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

Unidad: Preparación del proyectoTema: Evaluación de riesgos

Entrega de la lista de verificación de ventas (para Light &Music)

Resumen de fondo

Fondo del proyecto:¿Se trata de unproyecto basado enun contrato demargen fijo?¿Hay algún pagoadelantado?¿Cuál es el sistemade origen?

Light & Music Ltd. vende, alquila e instala sistemas depresentación multimedia profesionales para exhibiciones yeventos. Además, proporcionan servicios de consultoríaen la planificación de sistemas de comunicación paraproyectos de construcción complejos.Michael Smith es propietario de Light & Music.Light & Music ha firmado un contrato de horarios ymateriales que no superará los 45 días, y se han solicitado15 licencias de usuario para SAP Business One.La empresa tiene gran cantidad de eventos estatemporada y debe ponerse en funcionamiento en dosmeses antes de dar inicio a esos eventos.Están reemplazando Quickbooks y varios procesosmanuales. El contrato especifica los siguientesentregables:

Implementación de una solución SAP Business Onepara integrar ventas, compras, planificación denecesidades (MRP), producción e inventario

Migración de datos de sistemas existentes. Estoincluye información de clientes y proveedores,productos y servicios y saldos de cuentas

La configuración de la empresa y la inicializaciónbásica del plan de cuentas, proveedores, clientes,gestión de bancos, almacenes e inventario

Autorizaciones de usuarios

Alertas

Procesos de autorización

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SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

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Impresión y mensajes de correo electrónico de SAPBusiness One

Modelos de documento

Resumen de objetivos de negocio

Sí No Comentarios

¿Se han definido losobjetivos del proyectoy están claros?

El producto más se vende es una multipantalla,que es una gran pantalla que consta de variaspantallas LCD de 40 pulgadas junto con uncontrolador informático y un sistema de audio.Los componentes se compran y se ensamblan enel almacén principal de Light & Music. Lamultipantalla se vende en tamaños estándar,como 3x3 y 4x4, y se puede fabricar a pedido endistintos tamaños, como por ejemplo 7x7.Las multipantallas se venden o se alquilan a losclientes.Los asuntos de negocio principales son:

Optimizar y reducir el tiempo transcurridodesde la compra hasta la producción demultipantallas. Se necesita ver cómo seintegra la producción con MRP, Ventas yCompras.

Administrar las relaciones con este proveedor,incluidos los descuentos y contratos delproveedor.

Gestionar mejor los niveles de inventario y lasvaloraciones en varios almacenes y líneas deproductos. Con frecuencia, se producendemoras cuando se deben enviarcomponentes para la producción demultipantallas desde otro almacén.

Mejorar la previsión de ventas y la ejecuciónde pipeline de ventas. El sistema actual nocontrola el pipeline de ventas ni lasoportunidades. El propietario necesita ver lasoportunidades que hayan estado inactivasdurante un mes.

Informar con claridad los ingresos y los gastospara las distintas áreas empresariales. Dichasáreas son ventas, alquileres, instalaciones yconsultoría.

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Ampliar sus procesos empresariales durantelos siguientes 12 meses mediante nuevasubicaciones y almacenes, y sin interrupcionesde los procesos en curso.

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Organización

Sí No Comentarios

¿Se ha identificado aun patrocinadorejecutivo delproyecto?

Michael Smith. Es el fundador y propietario dela empresa.

¿Se ha identificado elpatrocinador ejecutivodel cliente?

Dado que Light & Music es una pequeñaempresa, Michael Smith también se encarga deesta función. Si bien tiene muchasresponsabilidades, Michael quiere participarpersonalmente en este proyecto.Michael Smith considera que la incorporaciónde un sistema integrado es su responsabilidad.Quiere tener la posibilidad de controlar laeficacia de sus procesos empresariales encualquier momento. Necesita que el sistema leayude a progresar en sus planes deampliación.

¿Se ha identificado aljefe deproyecto/consultor declientes potenciales?

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¿Se ha identificado alequipo deimplementacióncentral?

Jefe de proyecto del cliente: no asignadoClientes potenciales del cliente – cliente: noasignadoClientes potenciales del cliente – proveedor(Edward Petty, director de compras)Clientes potenciales del cliente – finanzas(Claire Thomas, Jefa contable)Administrador de TI: no asignado. Light &Musicno tiene un administrador de TI exclusivo.Richard Long, el Jefe de almacén dice tenerexperiencia en TI y actualmente gestiona labase de datos Quickbooks.Michael Smith ha aceptado designar un equipocompleto lo antes posible.

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Requisitos del proceso empresarial

Sí No Comentarios

¿Se han definido yanalizado losprocesosempresariales clave?

Se hará durante los talleres de recopilación derequisitos. Los procesos clave que se van aanalizar son:

Contabilidad financiera y gestión deinformes

Clientes, pedidos de cliente, picking yembalaje, entregas, envíos, devoluciones,facturas de clientes, abonos de clientes

Proveedores, pedidos, entradas demercancías, devoluciones de mercancías,facturas de proveedores, abonos deproveedores, datos maestros (proveedores)

Inventario (stock)

MRP, producción, BOM

Servicio y soporte

¿Hay algún requisitoespecial en gestiónde bancos ofinanzas?

Se quiere hacer un seguimiento de los ingresosy gastos para distintas áreas de la empresa.Además se quieren conocer los gastosgenerales de cada tipo de producto que sevende.

¿Hay algún requisitoespecial en ventas ogestión deoportunidades deventa?

Los requisitos principales se detallan aquí:

Cuando se realiza un pedido, desean sabercómo los conoció el cliente.

Light & Music Ltd. consulta con arquitectos eingenieros a la hora de planificar lossistemas de comunicación para proyectosde construcción complejos. Desearán queusted les muestre cómo se pueden facturarestos servicios de consultoría.

Se necesita una solución para gestionar elalquiler de multipantallas. Las multipantallasalquiladas se deben gestionar como uninventario por separado de las multipantallasvendidas.

Se otorga un 5% de descuento a los clientesactuales siempre que no existan pagosvencidos y que se hayan hecho pedidos enlos últimos 6 meses.

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SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0Entrega de lista de verificación de ventas - Extracto

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Sí No Comentarios

Nota: Los descuentos superiores al 10%deben ser autorizados por Michael Smith.

Para pedidos superiores a 25.000, losclientes deben pagar un depósito del 15%.

Una función importante para Light & MusicLtd. es permitir que todos los empleados deventas puedan visualizar la ganancia brutapor artículo al procesar los documentos deventas. Calculan el porcentaje de laganancia bruta como el beneficio divididopor los costes del artículo.

Michael Smith desea obtener información sila ganancia bruta está por debajo del 30%.

Con el fin de mantener una buena relacióncon los clientes, Light & Music Ltd. envía unregalo de cumpleaños a los directoresgenerales de sus 18 clientes principales.

El propietario de Light & Music necesita verlas oportunidades sobre las que no se haactuado durante un mes.

Si un artículo no está en stock, deseanpoder verificar en todos los almacenes. Si elartículo no se encuentra en ningún almacén,desean verificar en el almacén local paracomprobar si el producto ha sido pedido ycuándo debe llegar. Si un artículo no estádisponible oportunamente, desean ofrecerleartículos que sean similares.

El personal de ventas debe recomendaraccesorios cuando el cliente solicitemultipantallas.

El límite de crédito normal para todos susclientes es 20.000. Si se supera el límite decrédito en más de 2.500 el sistema deberábloquear el pedido. Sólo Michael Smithpuede autorizar ese pedido.

Las facturas existentes incluyen el logotipode la empresa y un mensaje promocionalque varía por temporada.

Para cada entrega, Light & Music Ltd. cobragastos de transporte.

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Sí No Comentarios

¿Hay algún requisitoespecial enCompras?

Los gastos de la empresa deben controlarsecuidadosamente y, en algunos casos, debenser autorizados por el propietario de laempresa.Light & Music negocia los precios con losproveedores, y debe asegurarse de que losdescuentos negociados se vean reflejados en elsistema.

¿Hay algún requisitoespecial en Gestiónde datos delinterlocutorcomercial?

No se mencionaron requisitos especialesdurante el proceso de ventas.

¿Hay algún requisitoespecial en Gestiónde stocks?

Los requisitos del proceso empresarial sereúnen durante los talleres de recopilación derequisitos.

¿Hay algún requisitoespecial en Gestiónde la producción oPlanificación denecesidades?

Desearán ver la integración de lasrecomendaciones de orden de fabricación yadquisición a través de MRP. Desean ver elproceso de producción de multipantallas.

¿Hay algún requisitoespecial en Gestiónde servicios?

El servicio es un área muy importante paraLight & Music. Se deben gestionar contratos deservicio especializado.Light & Music Ltd. incluye una garantía de dosaños con cada multipantalla. Los artículoscuentan con un número de serie que secompone del código de artículo, el año y unnúmero secuencial. Este servicio estándar selimita a los días laborables de 08:00 a 17:00excepto el período vacacional. Si es necesario,un técnico se desplaza hasta donde seencuentra el cliente para solucionar el problemaen un período de 5 días. Los gastos de manode obra y de desplazamiento son gratuitos, asícomo las piezas de recambio para efectuar lareparación.Además necesitan una base de conocimientosde soluciones.

¿Hay algún requisitoespecial en HR?

No se analizó durante el proceso de ventas.

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Sí No Comentarios

¿Hay algún requisitoespecial con relacióna la Gestión deinformes?

Necesitan un informe nuevo que muestre loscontratos de ventas y compras. Hemosestimado que el desarrollo de este informe lleva3 días mediante el uso de Crystal Reports.

¿El cliente haexpresado algún otrorequisito especial queno se hayamencionado todavía?

El cliente está interesado en un add-on deproducción. Es posible que también senecesiten algunos informes adicionalespersonalizados.

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plir

se d

e do

sfo

rmas

:

1.A

lmac

enar

la fe

cha

de c

umpl

eaño

s en

el

regi

stro

mae

stro

de

dato

s de

inte

rloc

utor

com

erci

al (u

tiliz

ar e

l cam

po C

omen

tari

osde

la fi

cha

Cont

acto

s o

añad

ir u

n ca

mpo

defin

ido

por e

l usu

ario

). L

uego

, cre

ar u

naal

erta

con

una

con

sulta

par

a no

tific

ar a

algu

ien

de L

ight

& M

usic

ant

es d

e la

fech

a.

2.Cr

ear u

na A

ctiv

idad

(Tar

ea o

Not

a) p

ara

el in

terl

ocut

or c

omer

cial

en

la fe

cha

desu

cum

plea

ños.

Est

o ap

arec

erá

en e

lca

lend

ario

.

¿Cóm

o se

obt

iene

y s

e ac

tual

iza

la li

sta

de c

lient

es p

rinc

ipal

es?

¿Qui

én p

artic

ipa

de e

sta

tare

a?

11El

sis

tem

a ac

tual

no

cont

rola

el

pipe

line

de v

enta

s ni

las

opor

tuni

dade

s.

El p

ropi

etar

io d

ebe

sabe

r sob

re la

sop

ortu

nida

des

sobr

e la

s qu

e no

se

haac

tuad

o du

rant

e el

últi

mo

mes

.

Not

a: A

quí h

ay d

os re

quis

itos

sep

arad

os.

3-5

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

12Si

el a

rtíc

ulo

no e

stá

en e

l sto

ck,

dese

an r

evis

ar e

n to

dos

los

alm

acen

es. S

i el a

rtíc

ulo

no e

stá

en e

lin

vent

ario

, des

ean

revi

sar e

l alm

acén

loca

l par

a ve

r si s

e pi

dió

el p

rodu

cto

ycu

ándo

lleg

ará.

Si n

o es

tá d

ispo

nibl

e a

tiem

po,

dese

an o

frec

er p

rodu

ctos

sim

ilare

s al

clie

nte.

E, D

En P

aram

etri

zaci

ones

de

docu

men

to, a

ctiv

ela

ver

ifica

ción

de

disp

onib

ilida

d de

art

ícul

osen

el d

ocum

ento

de

Pedi

do d

e cl

ient

e. L

uego

,pu

ede

visu

aliz

ar la

s ca

ntid

ades

de

otro

sal

mac

enes

. Si n

o es

tá e

n el

sto

ck d

e ot

ros

alm

acen

es, v

erifi

que

el in

form

e Ca

ntid

ad A

TPpa

ra v

er e

l sta

tus

de lo

s pe

dido

s.

Conf

igur

e ar

tícul

os a

ltern

ativ

os(I

nven

tari

o>G

estió

n ar

tícul

os>A

rtíc

ulos

alte

rnat

ivos

). El

per

sona

l del

dep

arta

men

tode

ven

tas

pued

e ha

cer

clic

con

el b

otón

dere

cho

para

ver

los

desd

e la

ver

ifica

ción

de

disp

onib

ilida

d de

art

ícul

os o

des

de la

líne

a de

pedi

do d

e cl

ient

e.

13Ta

mbi

én d

esea

n re

com

enda

rac

ceso

rios

cua

ndo

los

clie

ntes

solic

itan

mul

tipan

talla

s.

P, F

Deb

e co

nfig

urar

una

rela

ción

ent

re la

mul

tipan

talla

y e

l art

ícul

o ac

ceso

rio.

Hay

var

ias

form

as p

ara

real

izar

est

o:En

laza

r los

art

ícul

os a

l mar

car l

a m

ism

apr

opie

dad

de a

rtíc

ulo

en lo

s da

tos

mae

stro

s.

Enla

zar l

os a

rtíc

ulos

acc

esor

ios

con

el

¿Cóm

o se

rea

liza

actu

alm

ente

laas

ocia

ción

ent

re p

rodu

ctos

?

¿El s

et d

e ac

ceso

rios

es

fijo

o el

empl

eado

del

dep

arta

men

to d

eve

ntas

dec

ide

qué

acce

sori

os o

frec

erá

al c

lient

e?

¿Pue

de c

umpl

irse

el r

equi

sito

con

una

3-6

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

mis

mo

grup

o de

art

ícul

os.

Para

mos

trar

los

artíc

ulos

rela

cion

ados

en

unpe

dido

de

clie

nte,

aña

da v

alor

es d

efin

idos

por e

l usu

ario

(con

ocid

o an

tigua

men

te c

omo

Búsq

ueda

form

atea

da) a

l cam

po d

e có

digo

de a

rtíc

ulo

en e

l doc

umen

to P

edid

o de

clie

nte.

Incl

uya

una

cons

ulta

par

a m

ostr

ar lo

sar

tícul

os re

laci

onad

os.

List

a de

mat

eria

les

de v

enta

s qu

ein

cluy

e m

ultip

anta

llas

y ac

ceso

rios

?

14El

lím

ite d

e cr

édito

nor

mal

par

a to

dos

sus

clie

ntes

es

de 2

0.00

0. S

i est

elím

ite s

e su

pera

por

más

de

1.00

0, e

lem

plea

do q

ue in

trod

uce

el p

edid

ode

be r

ecib

ir u

n m

ensa

je d

ead

vert

enci

a pa

ra q

ue p

ueda

info

rmar

de e

llo a

l clie

nte.

E, D

Act

ivar

la c

ompr

obac

ión

de lí

mit

e de

cré

dito

en P

aram

etri

zaci

ones

gen

eral

es. F

ijar e

l lím

itede

cré

dito

en

Cond

icio

nes

de p

ago.

Not

a:Pa

ra in

clui

r las

ent

rega

s ex

iste

ntes

en

elcá

lcul

o, m

arqu

e la

cas

illa

de s

elec

ción

en

“Inc

luir

sal

do d

e en

treg

a”.

¿Alg

ún c

lient

e ti

ene

dife

rent

e lím

ite

de c

rédi

to?

15Si

se

supe

ra e

l lím

ite d

e cr

édito

por

más

de

2.50

0 el

sis

tem

a de

bebl

oque

ar e

l ped

ido.

Sól

o M

icha

elSm

ith

o el

con

tabl

e pu

ede

auto

riza

res

te p

edid

o.

E, F

Proc

edim

ient

o de

aut

oriz

ació

n es

tánd

ar p

ara

pedi

dos

de c

lient

e.N

ota:

Exi

ste

una

aler

ta e

stán

dar

para

la d

esvi

ació

n de

lím

ite

de c

rédi

to, p

ero

no b

loqu

ea e

l ped

ido

que

tien

eau

tori

zaci

ón p

endi

ente

.

3-7

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

16La

s fa

ctur

as e

xist

ente

s in

cluy

en e

llo

gotip

o de

la e

mpr

esa

y un

men

saje

prom

ocio

nal q

ue v

aría

por

tem

pora

da.

E, D

Mod

ifica

r los

dis

eños

de

docu

men

tos.

Incl

uir

una

fórm

ula

para

com

prob

ar la

tem

pora

dade

la fe

cha

actu

al.

17Li

ght &

Mus

ic L

td. i

nclu

ye u

naga

rant

ía d

e do

s añ

os c

on c

ada

artí

culo

que

ven

de. L

os a

rtíc

ulos

cuen

tan

con

un n

úmer

o de

ser

ie q

uese

com

pone

del

cód

igo

de a

rtíc

ulo,

el

año

y un

núm

ero

secu

enci

al. E

ste

serv

icio

est

ánda

r se

limita

a lo

s dí

asla

bora

bles

de

08:0

0 a

17:0

0 ex

cept

oel

per

íodo

vac

acio

nal.

Los

gas

tos

dem

ano

de o

bra

y de

des

plaz

amie

nto

son

grat

uito

s, a

sí c

omo

las

piez

as d

ere

cam

bio

para

efe

ctua

r la

repa

raci

ón.

Suge

renc

ia: I

nici

e co

n la

s Pa

ram

etriz

acio

nes

gene

rale

s pa

ra In

vent

ario

.

18Pa

ra c

ada

entr

ega

Ligh

t & M

usic

Ltd

.co

bra

una

tasa

de

port

e fij

a.E,

DSe

lecc

iona

r Ges

tión

de p

orte

s en

Para

met

riza

cion

es d

e do

cum

ento

. Fija

r un

port

e. A

sign

ar c

uent

as d

e m

ayor

cor

rect

as.

¿Exi

sten

var

iaci

ones

en

el g

asto

de

port

e pa

ra a

rtíc

ulos

pes

ados

o p

ara

enví

os a

l ext

ranj

ero?

¿Qué

tran

spor

tista

s se

util

izan

?

19Li

ght &

Mus

ic L

td. c

onsu

lta

con

3-8

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

arqu

itect

os e

inge

nier

os a

la h

ora

depl

anifi

car l

os s

iste

mas

de

com

unic

ació

n pa

ra p

roye

ctos

de

cons

truc

ción

com

plej

os. D

esea

rán

que

uste

d le

s m

uest

re c

ómo

sepu

eden

fact

urar

est

os s

ervi

cios

de

cons

ulto

ría.

Fina

nzas

y g

esti

ón d

e ba

ncos

20El

eje

rcic

io d

e la

em

pres

a se

corr

espo

nde

con

el a

ño n

atur

al y

crea

n el

bal

ance

con

tabl

e an

ual u

nave

z al

año

. Nec

esit

an d

oce

perí

odos

para

su

Cont

rolli

ng in

tern

o.

E, D

Def

inir

12

perí

odos

con

tabl

es m

ensu

ales

apa

rtir

de

ener

o.Pr

egun

te a

l clie

nte

cuál

es

el p

roce

soac

tual

par

a el

cie

rre

de u

n pe

ríod

o.Es

to p

uede

afe

ctar

las

fech

as d

e lo

spe

ríod

os c

onta

bles

.

Ade

más

, deb

ido

a qu

e de

be a

ñadi

rpe

ríod

os c

onta

bles

en

form

ase

cuen

cial

, deb

e sa

ber s

i nec

esita

añad

ir p

erío

dos

cont

able

s de

sde

elej

erci

cio

ante

rior

par

a pr

oces

arfa

ctur

as p

endi

ente

s.

3-9

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

21D

esea

n us

ar e

l pla

n de

cue

ntas

exis

tent

e.E,

DPo

dría

ele

gir

un p

lan

de c

uent

as "

defin

ido

por e

l usu

ario

" al

cre

ar la

em

pres

a. S

inem

barg

o, re

com

enda

mos

ele

gir u

n m

odel

ode

pla

n de

cue

ntas

. Pue

de r

evis

ar la

s cu

enta

sm

odel

o co

n el

clie

nte

y, lu

ego,

aña

dir,

bor

rar

o tr

atar

cue

ntas

. Tam

bién

obt

endr

á lo

sM

odel

os e

stán

dar d

e in

form

e fin

anci

ero

para

la lo

caliz

ació

n.

Deb

e de

term

inar

el t

amañ

o y

laco

mpl

ejid

ad d

el p

lan

de c

uent

as.

¿Qué

tan

difíc

il re

sult

a ad

apta

r el

mod

elo

del p

lan

de c

uent

as p

ara

cum

plir

con

las

nece

sida

des?

Si e

s di

fícil

adap

tar e

l mod

elo

del p

lan

de c

uent

as, p

uede

def

inir

lom

anua

lmen

te; o

, si e

s m

uy c

ompl

eto,

impo

rtar

lo c

on e

l Dat

a Tr

ansf

erW

orkb

ench

.

22D

esea

n in

form

ar s

obre

los

ingr

esos

ylo

s ga

stos

de

dife

rent

es á

reas

empr

esar

iale

s: v

enta

s, a

lqui

lere

s,in

stal

acio

nes

y co

nsul

torí

a.

Suge

renc

ia: ¿

De

qué

man

era

se p

uede

nco

ntab

iliza

r los

ingr

esos

en

cuen

tas

de m

ayor

dife

rent

es e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne?

23El

ban

co s

e lla

ma

Banc

o na

cion

al.

E, D

Añad

ir u

na c

uent

a de

act

ivos

de

may

or. C

rear

un B

anco

pro

pio

y as

igna

rle

la c

uent

a de

may

or.

¿Hay

otr

os b

anco

s o

cuen

tas

deef

ectiv

o?

24El

mét

odo

de p

ago

prin

cipa

l par

apr

ovee

dore

s es

tran

sfer

enci

aE,

DLa

sol

ució

n de

pend

e de

que

el p

roce

sam

ient

ode

ext

ract

os b

anca

rios

est

é di

spon

ible

par

a¿D

e qu

é m

aner

a se

pro

cesa

nac

tual

men

te lo

s pa

gos

entr

ante

s y

3-10

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

banc

aria

.es

ta lo

caliz

ació

n.

Si s

e va

a u

tiliz

ar e

l pro

cesa

mie

nto

deex

trac

tos

banc

ario

s, a

ctiv

e la

func

iona

lidad

yco

nfig

ure

los

códi

gos

banc

ario

s ex

tern

os p

ara

que

coin

cida

n co

n lo

s ba

ncos

de

los

clie

ntes

.U

tilic

e el

add

-on

SAP

BTH

F.

Si n

o se

util

iza

el p

roce

sam

ient

o de

ext

ract

osba

ncar

ios,

fije

la tr

ansf

eren

cia

banc

aria

com

oel

mét

odo

de p

ago

está

ndar

en

Para

met

riza

cion

es g

ener

ales

y u

tilic

e el

add

-on

Pay

men

t Eng

ine

y, ta

l vez

, un

form

ato

defic

hero

de

banc

o es

peci

al.

Si lo

s pa

gos

se r

ealiz

an e

n lo

tes,

con

figur

e el

Asi

sten

te d

e pa

gos

y de

fina

Valo

res

está

ndar

de e

jecu

ción

de

pago

.

salie

ntes

?

¿Los

pag

os s

e pr

oces

an e

n lo

tes?

¿Se

real

izan

los

pago

s m

edia

nte

elPr

oces

amie

nto

de e

xtra

cto

banc

ario

?¿Q

ué fo

rmat

os b

anca

rios

se

usan

?¿Q

ué c

ódig

os e

xter

nos

utili

za e

l Ban

cona

cion

al?

Se re

quie

ren

para

el

proc

esam

ient

o de

ext

ract

o ba

ncar

io.

25Cu

ando

Lig

ht &

Mus

ic p

artic

ipa

enfe

rias

, de

sea

real

izar

un

segu

imie

nto

de lo

s pe

dido

s re

cibi

dos

dura

nte

lafe

ria.

Suge

renc

ia:

Inve

stig

ue s

obre

las

form

as d

eco

ntab

iliza

r ing

reso

s en

un

even

to c

onco

ndic

ione

s fij

as.

26Li

ght &

Mus

ic L

td. h

a as

egur

ado

sust

ock

cont

ra d

años

pro

duci

dos

por

E, D

Cont

abili

zar u

n ga

sto

prep

ago

de 1

2.00

0 en

una

cuen

ta d

e m

ayor

de

pago

ade

lant

ado.

3-11

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

ince

ndio

s e

inun

daci

ones

. El c

oste

anua

l de

segu

ro e

s de

12.

000.

En

ener

o, L

ight

& M

usic

Ltd

. con

tabi

liza

la c

antid

ad to

tal e

n un

a cu

enta

de

pago

ade

lant

ado

inm

edia

tam

ente

desp

ués

de c

onta

biliz

ar la

fact

ura.

Aco

ntin

uaci

ón, e

sta

cuen

ta s

eco

mpe

nsa

de fo

rma

grad

ual d

uran

teel

año

y s

e co

ntab

iliza

n lo

s co

stes

del

segu

ro d

e 1.

000

£ ca

da m

es e

n la

cuen

ta d

e se

guro

de

stoc

k.

Cree

un

asie

nto

cont

able

per

iódi

co to

dos

los

mes

es p

or 1

.000

en

la c

uent

a de

gas

tos.

27La

sup

ervi

sión

de

la li

quid

ez e

s m

uyim

port

ante

par

a Li

ght &

Mus

ic L

td.

Las

cont

abili

zaci

ones

per

iódi

cas

debe

n in

clui

rse

auto

mát

icam

ente

en

el p

ronó

stic

o de

fluj

o de

caj

a. L

asfu

tura

s in

vers

ione

s ta

mbi

én s

e de

ben

incl

uir,

si y

a se

con

ocen

.

E, D

Las

cont

abili

zaci

ones

per

iódi

cas

y lo

s as

ient

ospu

eden

incl

uirs

e en

el i

nfor

me

de fl

ujo

deca

ja, i

nclu

idas

las

cont

abili

zaci

ones

adic

iona

les.

3-12

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

Inve

ntar

io

28Lo

s ar

tícul

os s

e ag

rupa

n en

las

sigu

ient

es c

ateg

oría

s:

Mul

tipan

talla

s (p

lani

ficad

as y

prod

ucid

as d

entr

o de

la e

mpr

esa)

Acc

esor

ios

(com

prad

os p

ara

vend

er)

Set

s (e

nsam

blad

os a

par

tir d

eot

ros

prod

ucto

s)

Mat

eria

s pr

imas

(adq

uiri

das

para

la p

rodu

cció

n m

ultip

anta

lla)

E, D

Gru

pos

de a

rtíc

ulos

¿Por

qué

se

agru

pan

los

artíc

ulos

de

esta

man

era?

¿Pa

ra fi

nanz

as o

par

ave

ntas

o c

ompr

as?

Si s

e re

aliz

a pa

rafin

anza

s, la

s cu

enta

s de

may

orad

icio

nale

s de

ben

esta

blec

erse

en

lade

term

inac

ión

de c

uent

a de

may

or.

3-13

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

29D

esea

n re

aliz

ar u

n se

guim

ient

o de

lco

ste

de m

erca

ncía

s ve

ndid

as p

orse

para

do p

ara

el t

ipo

de p

rodu

cto

dem

ulti

pant

alla

s.

Suge

renc

ia: ¿

De

qué

man

era

pued

e fij

ar la

cuen

ta d

e pr

ecio

de

cost

e po

r def

ecto

par

aun

tipo

de

prod

ucto

?

30A

ctua

lmen

te, t

odo

el s

tock

est

áco

ntab

iliza

do e

n un

a so

la c

uent

a de

exis

tenc

ias.

Con

la im

plem

enta

ción

de S

AP

Busi

ness

One

, des

earí

an q

ueca

da g

rupo

de

artíc

ulos

con

tara

con

su p

ropi

a cu

enta

de

exis

tenc

ias.

E, D

Asi

gnar

una

cue

nta

de e

xist

enci

as d

ifere

nte

com

o po

r def

ecto

en

los

dato

s m

aest

ros

degr

upos

de

artí

culo

s.

31Re

aliz

an v

erifi

caci

ones

de

stoc

ktr

imes

tral

es.

E, D

Inve

ntar

ios

cícl

icos

con

ale

rtas

en

los

dato

sm

aest

ros

de g

rupo

s de

art

ícul

os.

32El

des

cuen

to s

e ot

orga

si u

n cl

ient

eso

licita

un

set d

e ar

tícul

os d

epr

esen

taci

ón c

ompa

rado

s co

nco

mpo

nent

es in

divi

dual

es.

Suge

renc

ia: ¿

De

qué

man

era

pued

e ag

rupa

rm

últip

les

artíc

ulos

par

a ve

nder

los

junt

os?

33El

pro

duct

o m

ás s

e ve

nde

es u

nam

ultip

anta

lla, q

ue c

onst

a de

var

ias

E, D

Para

impl

emen

tar e

sto,

use

una

Lis

ta d

em

ater

iale

s de

pro

ducc

ión

y en

víe

una

orde

n¿C

uál e

s el

tiem

po d

e fa

bric

ació

n pa

rapr

oduc

ir el

pro

duct

o m

ulti

pant

alla

?

3-14

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

pant

alla

s LC

D d

e 40

pul

gada

s ju

nto

con

un c

ontr

olad

or in

form

átic

o y

unsi

stem

a de

aud

io.

Los

com

pone

ntes

se a

dqui

eren

y s

e en

sam

blan

en

elal

mac

én p

rinc

ipal

. La

mul

tipan

talla

se

vend

e en

tam

años

est

ánda

r, c

omo

3x3

y 4x

4, y

se

pued

e fa

bric

ar a

pedi

do e

n di

stin

tos

tam

años

, com

o7x

7. N

eces

itan

redu

cir e

l tie

mpo

que

tom

a en

sam

blar

est

os a

rtíc

ulos

yde

sean

ver

de

qué

man

era

se in

tegr

ala

pro

ducc

ión

con

la p

lani

ficac

ión

dene

cesi

dade

s, la

s ve

ntas

y la

sco

mpr

as.

de fa

bric

ació

n co

n el

tipo

Esp

ecia

l.¿C

uál e

s la

can

tidad

sol

icita

da p

ara

pant

alla

s LC

D?

¿Cuá

l es

la c

antid

ad m

ínim

aso

licita

da?

Esta

info

rmac

ión

es n

eces

aria

par

aco

nfig

urar

el g

rupo

de

artí

culo

s o

los

dato

s m

aest

ros

de a

rtíc

ulo.

34Li

ght &

Mus

ic L

td. a

lqui

la a

rtíc

ulos

de

todo

s lo

s gr

upos

de

artíc

ulos

. Los

clie

ntes

que

alq

uila

n un

art

ícul

ore

cibe

n un

con

trat

o de

alq

uile

rim

pres

o qu

e in

form

a qu

e lo

sar

tícu

los

se d

eben

dev

olve

r en

perf

ecto

est

ado

y qu

e el

clie

nte

debe

paga

r por

cua

lqui

er d

año.

Suge

renc

ia: D

ebe

cons

ider

ar d

e qu

é m

aner

ase

pue

den

clas

ifica

r los

art

ícul

os c

omo

artíc

ulos

de

alqu

iler.

Es

posi

ble

que

tam

bién

deba

tene

r en

cuen

ta s

i hay

con

side

raci

ones

de s

egur

os o

am

ortiz

ació

n.

¿Est

án s

epar

ados

los

artíc

ulos

par

aal

quile

r de

los

artíc

ulos

par

a ve

nta?

3-15

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

35N

eces

itan

alm

acen

ar la

sde

scri

pcio

nes

de a

rtíc

ulos

y te

ner l

osco

men

tari

os e

n va

rios

idio

mas

. Cad

acl

ient

e de

berí

a re

cibi

rco

rres

pond

enci

a co

n el

idio

ma

corr

ecto

, en

form

a au

tom

átic

a.

E, D

Sopo

rte

mul

tilin

güe.

Se

activ

a en

Det

alle

sem

pres

a. T

radu

cir e

l tex

to a

otr

os id

iom

as. E

nlo

s da

tos

mae

stro

s de

inte

rloc

utor

com

erci

al,

sele

ccio

ne e

l idi

oma

que

utili

zará

par

a la

com

unic

ació

n co

n el

inte

rloc

utor

com

erci

al.

36Ca

da o

ficin

a tie

ne s

u pr

opio

alm

acén

dond

e al

mac

ena

los

artíc

ulos

de

alqu

iler y

los

artíc

ulos

de

vent

as.

Dic

hos

artíc

ulos

se

alm

acen

an p

orse

para

do p

orqu

e Li

ght &

Mus

ic L

td.

sólo

ven

de a

rtíc

ulos

nue

vos.

E, D

Def

inir

dos

alm

acen

es p

ara

cada

ofic

ina

(uno

para

art

ícul

os d

e al

quile

r y

otro

par

a ar

tícul

osde

ven

tas)

.

Not

a: E

s po

sibl

e qu

e ne

cesi

te u

n te

rcer

alm

acén

par

a ge

stio

nar l

a de

volu

ción

de

artíc

ulos

de

alqu

iler.

En lo

s va

lore

s po

r def

ecto

del

usu

ario

,es

tabl

ezca

un

alm

acén

de

alqu

iler c

omo

por

defe

cto

para

los

usua

rios

que

pro

cesa

nal

quile

res.

Al r

ecib

ir a

rtíc

ulos

, ¿có

mo

deci

den

sies

de

alqu

iler o

de

vent

as?

Cuan

do s

e de

vuel

ven

artí

culo

s de

alqu

iler,

¿pu

eden

vol

ver a

l alm

acén

de

vent

as?

37El

alm

acén

de

Lond

res

disp

one

deci

nco

línea

s de

est

ante

rías

con

cin

coP,

FSo

luci

ones

:

3-16

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

esta

nter

ías

en tr

es n

ivel

es. C

ada

artí

culo

cue

nta

con

un lu

gar f

ijo d

eal

mac

enam

ient

o. D

ebid

o a

que

Ligh

t&

Mus

ic L

td. a

men

udo

cuen

ta c

onem

plea

dos

tem

pora

les

para

real

izar

el p

icki

ng, n

eces

itan

mos

trar

eim

prim

ir la

ubi

caci

ón e

n el

alm

acén

del a

rtíc

ulo,

en

la li

sta

de p

icki

ng.

1.Ca

mpo

def

inid

o po

r el u

suar

io e

n lo

sda

tos

mae

stro

s de

art

ícul

o co

n un

a lis

tade

val

ores

vál

idos

par

a la

ubi

caci

ón d

eal

mac

enam

ient

o. A

ñada

una

con

sulta

al

docu

men

to d

e lis

ta d

e pi

ckin

g pa

rare

cupe

rar l

a ub

icac

ión

deal

mac

enam

ient

o de

la fu

nció

n de

finid

apo

r el u

suar

io.

2.A

dd-o

n de

terc

eros

par

a la

ubi

caci

ón.

38Li

ght &

Mus

ic L

td. r

ealiz

a un

ava

lora

ción

del

inve

ntar

io s

ólo

una

vez

al a

ño. C

on S

AP

Busi

ness

One

,es

pera

n di

spon

er d

e un

resu

men

perm

anen

te d

e su

sto

ck e

n el

alm

acén

act

ual.

Toda

s la

s m

erca

ncía

sco

mpr

adas

se

debe

n va

lora

r con

el

prec

io m

edio

var

iabl

e po

r art

ícul

o y

alm

acén

.

E, D

Def

inir

un

inve

ntar

io p

erm

anen

te e

n D

etal

les

empr

esa

con

valo

raci

ón d

e m

edia

var

iabl

epa

ra a

rtíc

ulos

com

prad

os.

Not

a: N

o se

pue

de d

esac

tivar

el i

nven

tari

ope

rman

ente

des

pués

de

cont

abili

zar l

astr

ansa

ccio

nes.

39La

s m

ulti

pant

alla

s pr

oduc

idas

se

debe

n va

lora

r con

un

prec

io e

stán

dar

de:

3-17

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

10.0

00 p

ara

una

mul

tipan

talla

de

3x3

18.0

00 p

ara

una

mul

tipan

talla

de

4x4

28.0

00 p

ara

una

mul

tipan

talla

de

5x5

40D

esea

n co

ntar

con

un

nive

l mín

imo

de s

tock

s de

dos

mul

tipan

talla

s de

cada

tipo

est

ánda

r (3

x3, 4

x4 y

5x5

)pa

ra p

oder

hac

er fr

ente

a la

sde

man

das

a co

rto

plaz

o.

E, D

Def

inir

el n

ivel

mín

imo

de s

tock

en

los

dato

sm

aest

ros

de a

rtíc

ulo.

Def

inir

un

esce

nari

o de

plan

ifica

ción

de

nece

sida

des,

eje

cuta

r MRP

para

gen

erar

una

ord

en d

e fa

bric

ació

n.

¿De

qué

man

era

ejec

utan

lapr

oduc

ción

act

ualm

ente

? ¿U

tiliz

anM

RP?

41Pa

ra e

l em

bala

je, L

ight

& M

usic

Ltd

.tr

abaj

a co

n do

s tip

os d

e em

bala

je.

Uno

par

a lo

s ar

tícul

os d

e m

enos

de

100

kg y

otr

o pa

ra lo

s ar

tícul

os q

uesu

pera

n es

e pe

so.

E, D

Def

inir

un

Tipo

de

paqu

ete

para

los

dos

peso

s(D

efin

ir>I

nven

tari

o>Ti

po d

e pa

quet

e).

En E

fect

uar

pick

ing

y em

bala

r, c

rear

ent

rega

sy

sele

ccio

nar I

r a E

mba

laje

. En

SAP

Busi

ness

One

, no

pued

e de

finir

una

rela

ción

ent

re e

llím

ite d

e pe

so y

el t

ipo

de p

aque

te p

ara

sele

ccio

nar a

utom

átic

amen

te e

l em

bala

jeco

rrec

to. T

iene

que

sel

ecci

onar

se e

n fo

rma

3-18

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

man

ual.

42Li

ght&

Mus

ic L

td. d

ispo

ne d

e un

ampl

io c

atál

ogo

de v

enta

s y

alqu

iler

que

cubr

e su

gam

a de

pro

duct

os.

Qui

sier

an a

lmac

enar

imág

enes

del

catá

logo

a fi

n de

util

izar

las

en o

fert

asim

pres

as.

E, D

Aña

dir i

mág

enes

a lo

s da

tos

mae

stro

s de

artíc

ulo.

Com

pras

432

tipos

de

prov

eedo

res:

con

trat

ista

s y

prov

eedo

res

inde

pend

ient

esE,

DG

rupo

s de

pro

veed

ores

¿Par

a qu

é se

util

izan

los

dos

grup

os d

eco

ntra

tista

s?

44N

eces

itan

anal

izar

el c

urso

de

las

nego

ciac

ione

s co

n pr

ovee

dore

s en

el

sist

ema.

E, D

Act

ivid

ades

de

los

dato

s m

aest

ros

dein

terl

ocut

or c

omer

cial

.

45To

dos

los

prov

eedo

res

ofre

cen

unde

scue

nto

del 3

% s

i el p

ago

seef

ectú

a en

la p

rim

era

sem

ana

y de

l2%

en

la s

egun

da. E

l pag

o co

mpl

eto

se d

ebe

real

izar

nor

mal

men

te e

n 30

días

.

3-19

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

46Se

deb

en a

plic

ar a

utom

átic

amen

tede

scue

ntos

a p

rove

edor

es a

l fin

al d

ela

s ne

goci

acio

nes.

E, D

1.Li

sta

de p

reci

os v

incu

lada

al p

rove

edor

.

2.In

trod

ucir

des

cuen

tos

en la

s co

ndic

ione

sde

pag

o al

fina

l de

las

nego

ciac

ione

s.

47Ed

war

d Pe

tty

nece

sita

aut

oriz

arto

dos

los

pedi

dos

de g

asto

s po

r más

de 2

.000

. Mic

hael

Sm

ith n

eces

itaau

tori

zar t

odos

los

pedi

dos

por m

ásde

20.

000.

E, F

Proc

edim

ient

os d

e au

tori

zaci

ón e

stán

dar.

Not

a: S

e ne

cesi

ta u

na m

aner

a de

iden

tific

arpe

dido

s de

gas

tos

de p

edid

os n

orm

ales

.

¿De

qué

man

era

se p

roce

san

actu

alm

ente

los

pedi

dos

de g

asto

s?

48N

eces

itan

alm

acen

ar a

cuer

dos

con

prov

eedo

res

en e

l sis

tem

a. E

stos

acue

rdos

con

los

prov

eedo

res

está

nen

form

ato

de d

ocum

ento

s W

ord.

E, D

Enla

zar

docu

men

tos

Wor

d co

n la

act

ivid

ad e

nlo

s da

tos

mae

stro

s de

pro

veed

or.

49Li

ght &

Mus

ic L

td. c

ompr

a la

may

oría

de s

us a

rtíc

ulos

a s

us c

ontr

atis

tas.

Al

intr

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ir un

ped

ido,

des

earí

an q

ue

P, F

Aña

dir v

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es d

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idos

por

el u

suar

io(b

úsqu

eda

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atea

da) e

n el

cam

po d

enú

mer

o de

art

ícul

o de

l doc

umen

to P

edid

o.

3-20

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

el s

iste

ma

indi

cara

sól

o lo

s ar

tícul

ossu

min

istr

ados

por

el c

ontr

atis

ta y

ain

trod

ucid

o.

Aña

dir u

na c

onsu

lta p

ara

filtr

ar a

rtíc

ulos

por

el p

rove

edor

sel

ecci

onad

o.

50Ti

enen

a s

u di

spos

ició

n to

das

las

lista

s de

pro

veed

ores

dis

poni

bles

. En

gene

ral,

los

prec

ios

son

válid

osdu

rant

e un

año

nat

ural

y lo

spr

ovee

dore

s en

vían

list

as n

ueva

s de

prec

ios

a Li

ght &

Mus

ic L

td. c

onre

gula

ridad

. Los

con

trat

ista

s en

vían

las

lista

s de

pre

cios

en

hoja

s Ex

cel.

Para

def

inir

list

as d

e pr

ecio

s de

pend

ient

es d

ela

fech

a, s

elec

cion

e Li

stas

de

prec

ios>

Des

cuen

tos

por p

erío

do y

can

tidad

,lu

ego

sele

ccio

ne A

ñadi

r ar

tícul

os p

ara

visu

aliz

ar la

ven

tana

Pre

cios

esp

ecia

les.

Hag

ado

ble

clic

en

la lí

nea

del a

rtíc

ulo

para

esta

blec

er e

l ran

go d

e fe

chas

vál

ido,

en

lave

ntan

a D

escu

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s po

r per

íodo

.

¿Qué

tan

com

plej

as s

on s

us li

stas

de

prec

ios?

¿Pu

eden

impo

rtar

se c

on la

utili

dad

de im

port

ació

n de

Exc

el?

51Pa

ra c

ompa

rar l

os p

reci

os d

e lo

spr

ovee

dore

s, L

ight

& M

usic

Ltd

.de

sea

pode

r vis

ualiz

ar to

dos

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prec

ios

en u

na ta

bla.

Si e

ste

proc

eso

se p

uede

llev

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cab

o, p

uede

dem

ostr

árse

lo.

E, D

Ejec

ute

el in

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e Li

sta

de a

rtíc

ulos

en

Inve

ntar

io p

ara

ver t

odos

los

prec

ios

de u

nar

tícul

o en

la li

sta.

Para

vis

ualiz

ar e

l últi

mo

prec

io d

e co

mpr

a de

un a

rtíc

ulo,

eje

cute

el i

nfor

me

Últi

mos

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ios.

Tam

bién

pue

de v

isua

lizar

el ú

ltim

o pr

ecio

en

el p

edid

o, p

resi

one

la c

ombi

naci

ón C

trl+

Tab

en e

l cam

po P

reci

o po

r uni

dad.

¿Es

nece

sari

o lla

mar

est

e in

form

ede

sde

el P

edid

o?

3-21

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

52Li

ght &

Mus

ic L

td. t

iene

un

acue

rdo

espe

cial

con

Med

ia E

quip

men

t Cor

pre

lativ

o a

las

pant

alla

s LC

D d

e 40

pulg

adas

par

a la

s m

ultip

anta

llas.

Cuan

do c

ompr

an 5

0 un

idad

es,

obtie

nen

un d

escu

ento

del

10%

.Cu

ando

com

pran

100

uni

dade

s,ob

tiene

n un

des

cuen

to d

el 1

5%.

Suge

renc

ia: V

erifi

que

la fu

ncio

nalid

ad e

n el

men

ú Li

stas

de

prec

ios.

53Li

ght &

Mus

ic L

td. t

ambi

én d

esea

pres

enta

r un

dere

cho

a ga

rant

ía a

lpr

ovee

dor c

uand

o un

pro

duct

o es

defe

ctuo

so. P

or lo

tant

o, c

uand

oLi

ght &

Mus

ic L

td. r

ecib

e un

a en

treg

ade

art

ícul

os e

quip

ados

con

núm

eros

de s

erie

del

fabr

ican

te, d

eber

ánin

trod

ucir

se to

dos

esto

s nú

mer

os.

E, D

Al c

rear

el p

edid

o de

ent

rada

de

mer

canc

ías,

intr

oduz

ca e

l núm

ero

de s

erie

y e

l núm

ero

dese

rie

de L

ight

& M

usic

.

En P

aram

etri

zaci

ones

gen

eral

es, s

elec

cion

e“E

n ca

da o

pera

ción

” co

mo

el m

étod

o de

gest

ión

para

los

núm

eros

de

seri

e.

Usu

ario

s

3-22

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

5415

em

plea

dos

usar

án S

AP

Busi

ness

One

. Lo

s em

plea

dos

prin

cipa

les

que

utili

zará

n el

sis

tem

a in

icia

lmen

te s

on:

Mic

hael

Sm

ith,

Due

ño

Clai

re T

hom

as, C

onta

ble

jefe

Sara

h M

iller

, Jef

e de

ven

tas

Mag

gie

Burn

s, E

mpl

eada

del

depa

rtam

ento

de

vent

as

Dav

id B

urns

, Em

plea

do d

elde

part

amen

to d

e ve

ntas

Edw

ard

Pett

y, D

irec

tor d

e co

mpr

as

John

Edi

son,

Dire

ctor

de

prod

ucci

ón

Rich

ard

Long

, Jef

e de

alm

acén

E, D

Crea

r dep

arta

men

tos

y us

uari

os. N

ota:

Par

ala

pro

pied

ad y

com

isió

n de

dat

os, t

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én s

ede

ben

crea

r dat

os m

aest

ros

de e

mpl

eado

s.

Es n

eces

ario

con

ocer

la e

stru

ctur

aor

gani

zativ

a y

de in

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es p

ara:

auto

riza

cion

es, d

epar

tam

ento

s,pr

oced

imie

ntos

de

auto

rizac

ión.

55Só

lo M

icha

el S

mith

y C

lair

e Th

omas

pued

en e

jecu

tar l

os in

form

esfin

anci

eros

.

E, D

Aut

oriz

acio

nes

gene

rale

s.

56La

dir

ecto

ra d

e ve

ntas

, Sar

ah M

iller

,no

des

ea q

ue lo

s em

plea

dos

del

E, D

Aut

oriz

acio

nes

de p

ropi

edad

de

dato

s. E

sne

cesa

rio

crea

r dat

os m

aest

ros

de

3-23

Asi

gnac

ión

de re

quis

itos

de

Ligh

t &

Mus

ic e

n SA

P Bu

sine

ss O

ne

TB12

00 S

AP

Busi

ness

One

– Im

plem

enta

ción

y s

opor

te

Áre

aRe

quis

itos

de

Ligh

t & M

usic

Aná

lisis

:E:

Est

ánda

rD

: Den

tro

del

alca

nce

F: F

uera

del

alca

nce

P: P

erso

naliz

ació

n

Idea

s de

asi

gnac

ión

Preg

unta

s ad

icio

nale

s pa

ra e

l clie

nte

depa

rtam

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de

vent

as te

ngan

acce

so a

los

docu

men

tos

de v

enta

sde

los

dem

ás. P

or o

tra

part

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arah

dese

a te

ner a

cces

o a

todo

s lo

sdo

cum

ento

s de

ven

tas.

empl

eado

s y

depa

rtam

ento

s.

57M

icha

el S

mit

h es

tá m

uy p

reoc

upad

oso

bre

la s

egur

idad

y s

olic

ita q

ue la

scl

aves

de

acce

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e m

odifi

quen

peri

ódic

amen

te, v

aria

s ve

ces

al a

ño.

E, D

Esta

blec

er e

l niv

el d

e se

gurid

ad d

e la

s cl

aves

de a

cces

o en

med

io.

3-24

SAP Business OneBlueprint empresarial

paraLight & Music

Público

SAP Business OneAcceleratedImplementation Program

Versión 2.0

3-25

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Blueprint empresarial

Índice de contenido

Sección 1 Detalles de la empresa

Sección 2 Parametrizaciones generales

Sección 3 Monedas

Sección 4 Segmentos de cuenta de mayor y plan de cuentasSección 5 Información bancaria

Sección 6 Determinación de cuentas de mayor

Sección 7 Almacenes

Sección 8 Grupos de artículos

Sección 9 Indicadores de IVA

Sección 10 Condiciones y métodos de pago

Sección 11 Información de tarjeta de crédito de la empresa -clientes

Sección 12 Información de tarjeta de crédito de la empresa -proveedores

Sección 13 Usuarios y claves de acceso

Sección 14 Territorios, grupos de comisiones y empleados deldepartamento de ventas

Sección 15 Grupos de clientes

Sección 16 Grupos de proveedores

Sección 17 Fabricantes

Sección 18 Clases de expedición

Sección 19 Parametrizaciones de documento

3-26

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Blueprint empresarial

1. Detalles de la empresa

Nombre de la empresa:Utilizado en informes y junto con la informaciónde la dirección de la empresa

Light & Music Ltd.

Dirección de la empresa 49 Business St

Dirección de Internet www.lightandmusic.com

Teléfono 1 020 234 5678

Teléfono 2

Fax

Dirección de correo electrónico de la informacióngeneral de la empresa info@lightandmusic.com

Moneda local usar moneda local, por ejemplo: libraesterlina

Moneda del sistema usar moneda local, por ejemplo: libraesterlina

¿Su empresa utilizará alguna de lascaracterísticas impositivas de SBO (SAPBusiness One)?Las clases de impuesto pueden incluir impuestosobre el volumen de negocios, impuesto sobre elconsumo, impuesto sobre el valor añadido

Sí

¿Su empresa utiliza actualmente un Plan decuentas segmentado? No

¿Su empresa requiere soporte multilingüe?Esta función se utiliza para traducir a otrosidiomas los nombres de los campos en BusinessOne e imprimirlos en documentos para enviarlosa los interlocutores comerciales extranjeros.

Sí

3-27

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Blueprint empresarial

¿Qué método de valoración de stocks legustaría utilizar por defecto en nuevos registrosde artículos? Se supone que se va a utilizar uninventario permanente.Observe que este método se puede cambiar enel momento de crear un nuevo registro maestrode artículo.

Opciones:Media variable

EstándarFIFO

Media variable

Nota: Light & Music utilizará Mediavariable para artículos de compray utilizará Estándar paramultipantallas de produccióninterna. El método de valoraciónpor defecto para las multipantallasse definirá en los datos maestrosdel grupo de artículos.

¿Su empresa permite una liberación de stock sinun coste?Permite que los artículos se incluyan endocumentos, como entregas o facturas declientes, incluso aunque no se haya determinadoun precio de coste. Seleccione cuándo se debellevar a cabo la valoración de stocks según lamedia variable o FIFO. Si ha seleccionadoPrecio estándar, ya se ha definido un precio.

No

¿Desea que el sistema muestre los valores delHaber con un signo menos? Si es así,seleccione la casilla de selección Visualizarsaldo Haber con signo negativo.

Nota: Esta casilla de selección generalmente seconfigura automáticamente según las prácticaslocales. No se puede cambiar después de habercontabilizado transacciones.

Visualizar saldo Haber con signonegativo

¿Desea que el sistema anule un importe con unimporte con signo negativo o un cambio deDebe/Haber?Si desea utilizar un importe negativo, seleccionela casilla de selección Utilizar importe negativopara anular operación.

Nota: Esta casilla de selección se puedemodificar en cualquier momento.

Utilizar importe negativo paraanular operación

3-28

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2. Parametrizaciones generales

¿Cuáles son los períodos de contabilizaciónestándar para su empresa?

Calendario fiscalDe fecha: 1º de enero a 31 dediciembreCantidad de períodos: 12 (meses)Inicio del ejercicio: enero

Opciones de alertas de actividades de clientes:Puede limitar la creación de documentos deventas para clientes y que aparezca un mensajede advertencia en función de los parámetrossiguientes:Límite de crédito:

Seleccione esta opción para comprobar si laadición de documentos de ventas para elcliente causa alguna desviación respecto allímite de crédito definido para el cliente en elregistro maestro de interlocutor comercial.

Incluir saldo de entregaSeleccione esta opción para comprobar elsaldo de cuenta del cliente y también el saldode entregas pendientes mientras aplica laslimitaciones seleccionadas para la actividaddel cliente.

Límite de crédito: Incluir saldo de entrega

Una vez seleccionadas lasopciones descritas anteriormente,seleccione el tipo de documentosa los que se deben aplicar laslimitaciones y para los queaparece un mensaje deadvertencia:

Factura de clientesEntrega

Pedido de clienteLista de picking

¿Cómo establece su empresa el porcentaje decomisión, en caso de utilizarse?Defina cómo se calculan las comisiones. Unacomisión se puede conceder en función delempleado de ventas, el artículo o el clienteespecificado en el documento.Estas opciones afectan al lugar en el que puedeespecificar el porcentaje de comisión, pero nocalcula automáticamente las transacciones decomisión.Puede modificar estas parametrizaciones encualquier momento.

Empleados del departamento deventasArtículosClientes

3-29

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¿Qué condiciones de pago desea utilizar para lospedidos de clientes y facturas de clientes?Nota: Este ajuste es un ajuste por defecto que sepuede utilizar al crear nuevos registros declientes. Las condiciones de pago se puedenmodificar en el registro del cliente y en losdocumentos de ventas.

Neto 30 (neto 30 días)

¿Qué condiciones de pago desea utilizar para lospedidos de clientes y facturas de clientes?Nota: Éste es solamente un ajuste por defectoque se puede utilizar al crear nuevos registros deproveedores. Las condiciones de pago sepueden modificar en el registro del proveedor yen los documentos de compra.

Neto 30 (neto 30 días)

Qué formato de fecha desea utilizar en lavisualización de pantalla:

24 Horas

Qué formato de fecha desea utilizar en lavisualización de pantalla:

DD/MM/AA

Cuántos decimales desea que se visualicen y seutilicen en los cálculos para:Nota: Estos ajustes definen el número respectivode decimales que se visualizará para importes,precios, tipos de cambio, cantidades, porcentajesy unidades.

Nota: Después de contabilizar un asiento en elsistema, no puede reducir el número dedecimales. Solamente puede aumentar elnúmero de decimales hasta 6 dígitos. Estamodificación no puede anularse. La modificaciónse aplicará sólo a futuras acciones y no tiene unainfluencia retroactiva.Su selección afecta los cálculos en SAPBusiness One y los valores se grabarán en labase de datos. Por ejemplo, si selecciona 2decimales para importes y trabaja con 6decimales para cantidades y precios muy bajos,puede que los totales no sean precisos.

Importes de moneda 2Precios 2Tasas 2Cantidades 2Porcentaje 2Unidades 2

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¿Su empresa utiliza artículos con números deserie?En caso afirmativo: elija el método requerido paraasignar números de serie y gestionados por lotesa los artículos:

En cada transacción: es obligatorio asignarun número de serie o de lote a cadaoperación de stock.

Sólo en la liberación: es obligatorio asignar unnúmero de serie o de lote sólo a lasoperaciones de liberación de stock. Esopcional para otras transacciones.

Los números de serie únicos por:

Ninguno

Número de serie del fabricante

Nº de serie

Nº de lote

Nota: Los números de serie únicos sonobligatorios para la creación automática detarjetas de equipo.

Sí

En cada operación

Nº de serie

Crear automáticamente tarjeta deequipo de cliente

¿Su empresa hace un seguimiento de artículospor lotes?

No

Al añadir nuevos artículos en sus datos maestrosde artículo, ¿desearía que todos los artículosestén disponibles en todos los almacenes oseleccionar los artículos que deben estardisponibles en cada almacén?

Todos los artículos disponibles entodos los almacenes

¿Dónde debería encontrar el sistema las cuentasde mayor por defecto para las contabilizacionesde stocks?

Almacén

Grupo de artículos

Nivel de artículo

Grupo de artículos

3-31

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3. MonedasProporcione una lista de las monedas que su empresa puede utilizar en sus ventaso compras.

Nombre de moneda Código de moneda

Libra esterlina GBP

Dólar estadounidense Sí/No USD

Euro Sí/No EUR

Otros añadir otras monedas si se utilizan en su localización

4. Segmentos de cuentas de mayor y plan de cuentas Proporcione una copia actual del Plan de cuentas de su empresa en formato

Excel si es posible. Nota: Esta sección es válida únicamente para determinadas localizaciones.

¿Utiliza en su Plan de cuentas actual la segmentación de cuenta? En caso afirmativo,¿cómo se dividen los segmentos?

Nombre de la segmentación Tamaño Clase

p. ej., Natural Account___________________

p. ej., 8_____

Sólo alfanumérico o numérico

p. ej., Departamento___________________

p. ej., 3______

Sólo alfanumérico o numérico

3-32

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5. Información bancaria

Cuentabancaria 1

Cuentabancaria 2

Cuentabancaria 3

Cuentabancaria 4

Cuentabancaria 5

Códigobancario(hasta 19caracteres)

Nacional

Código de país(diferente deEE. UU.)

Reino Unido

Nombre delbanco

BancoNacional

Número decuenta(Últimos 4dígitos)

12345678

Sucursal 112233

Dirección

Ciudad, códigopostal

Cuenta demayor debanco

Seleccione lacuenta demayor delbanconacional delplan decuentas

Verificar cuentade mayor decompensación

Código ABA(opcional: sóloinformativo)

3-33

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6. Determinación de la cuenta de mayor por defecto paracontabilización de transaccionesNota: Deje en blanco los tipos de códigos de cuentas de mayor solicitados que noestén claros.

Ventas – determinación de cuenta de mayor Código de la cuenta de mayor

Clientes nacionales(Cuenta asociada)

Indispensable

Créditos extranjeros

Cheques recibidos(Fondos no depositados)

Saldo de caja(Cuenta de efectivo menor por defecto)

Indispensable

Pago en defecto de clientes(Pagos de clientes insuficientes)

Pago en exceso de clientes(Pagos de clientes excesivos)

Beneficios por diferencia de tipo de cambio(Sólo se utilizan al emplear Moneda extranjera en

Facturas de clientes y Pagos)

Pérdida por diferencia de cambio realizada(Sólo se utiliza al emplear Moneda extranjera en

Facturas de clientes y Pagos)

Descuento por pronto pago(Descuentos por pronto pago ganados para pagar en

determinadas condiciones)

Indispensable

Cuenta de ingresos(Cuenta de ingresos por ventas estándar)

Indispensable

Cuenta de crédito de ventas(Cuenta de ingresos para abono de clientes)

Indispensable

3-34

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Determinación de la cuenta de mayor por defecto paracontabilización de transacciones (Cont.)

Compras – determinación de cuenta de mayor Código de la cuenta de mayor

Proveedores nacionalesIndispensable

Acreedores extranjeros

Beneficios por diferencia de tipo de cambio(Sólo se utilizan al emplear Moneda extranjera enFacturas de proveedores y Pagos)

Pérdida por diferencia de cambio realizada(Sólo se utiliza al emplear Moneda extranjera enFacturas de proveedores y Pagos)

Transferencia bancaria(Cuenta bancaria por defecto utilizada para pagosefectuados mediante una transferencia bancariaelectrónica)

Indispensable

Descuento por pronto pago(Descuentos por pronto pago para pagar a losproveedores en determinadas condiciones)

Indispensable

Cuenta de gastos(Compras de artículos no gestionados en stock)

Indispensable

Cuenta de crédito de compras(Cuenta de abono de proveedores para compras deartículos no gestionados en stock)

Indispensable

Pago en defecto de proveedores(Los pagos de proveedores son insuficientes: noutilizados habitualmente en localizaciones de EE. UU.)

Pagos en exceso de proveedores(Los pagos de proveedores son excesivos: noutilizados habitualmente en localizaciones de EE. UU.)

Cuenta de desviación de gastos y de stock(Una cuenta de desviación para compensar asientoscreados por abonos de proveedores basados enfacturas de proveedores o devoluciones de mercancíabasadas en pedidos de entrada de mercancías en losque los gastos de transporte o los precios se hanmodificado)

Indispensable

3-35

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Determinación de la cuenta de mayor por defecto paracontabilización de transacciones (Cont.)

General Código de la cuenta de mayor

Comisión bancaria de la tarjeta de crédito

Cuenta de redondeo(Una cuenta para el sistema para utilizar en losasientos creados automáticamente para diferenciasde redondeo. Esto puede producirse cuando sedefine el redondeo en determinadas monedas odocumentos de ventas)

Cuenta de cierre del período(Esta cuenta se utiliza una vez al año para compensarlas cuentas de pérdidas y ganancias en Arrastres desaldo actuales. Debería tratarse de una cuenta demayor con capital propio, pero no de la misma cuentaestándar de arrastre de saldo)

Indispensable

Cuenta de saldo inicial(Cuenta de compensación utilizada al introducir saldosiniciales)

Indispensable

3-36

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Determinación de la cuenta de mayor por defecto paracontabilización de transacciones (Cont.)

Inventario Código de la cuenta de mayor

Cuenta de existencias Indispensable

Productos terminados: multipantallas

Se necesita una cuenta deinventario por separado paramultipantallas. Ésta se asignaráal grupo de artículos.

Cuenta de precio de coste Indispensable

Cuenta de precio de coste: multipantallas

Se necesita una cuenta de preciode coste para multipantallas.Ésta se asignará al grupo deartículos.

Cuenta de dotación(Periodificación anticipada de proveedores de recibos

de inventario)

Indispensable

Cuenta de desviación(Utilizada únicamente con tipos de artículos de

inventario de coste estándar)

Ésta se asignará al grupo deartículos para multipantallas

Cuenta de diferencias de precio(Registra una diferencia de precio en esta cuenta deprecios de coste si el coste de la factura deproveedores difiere del coste del pedido de entrada demercancías y hay 0 o menos que la cantidad recibidapara aplicar la diferencia de coste en la Cuenta deexistencias)

Indispensable

Cuenta de existencias negativa(Utilizada para supervisar las adiciones de precios deentrega al importe original contabilizado en la cuentade precios de coste cuando hay 0 o menos que lacantidad en el inventario para la que se aplica losprecios de entrega)

Reducción de compensación de stock(Una cuenta de contrapartida a la cuenta de stockutilizada en entradas de mercancías y diferenciasnegativas en contabilizaciones de stock(actualizaciones tras el inventario)

Indispensable

Incremento de compensación de stock(Una cuenta de contrapartida a la cuenta de stockutilizada en entradas de mercancías y diferencias

Indispensable

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positivas en contabilizaciones de stock(actualizaciones tras el inventario)

Devoluciones(La cuenta de inventario que se debe utilizar aldevolver stock al inventario mediante un abono declientes o una entrada de mercancías)

Indispensable

3-38

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Diferencia de tipos de cambio realizada(Sólo se utiliza al emplear Moneda extranjera endocumentos de Compra de inventario)

Cuenta de compensación de mercancías(Sólo se utiliza cuando un pedido de entrada demercancías se ha contabilizado en la cuenta deInventario de Periodificación de acreedores y ahora elusuario cierra el pedido de entrada de mercancías enlugar de extraerlo en un Documento de acreedores.Esta cuenta se utiliza como la cuenta de contrapartidapara el debe de la Periodificación de acreedores.Este tipo de transacción no se produce en muchasempresas)

Indispensable

Cuenta de reducción de libro mayor(Se utiliza como cuenta de compensación cuando elvalor del stock disminuye debido a la creación de undocumento de revaluación de material)

Cuenta de aumento de libro mayor(Se utiliza como cuenta de compensación cuando elvalor del stock disminuye debido a la creación de undocumento de revaluación de material)

Cuenta de stocks de trabajo en curso(Define una cuenta en la que el sistema mantiene elvalor de los artículos que se incluyen en el proceso deproducción. Es decir, el período durante el que laproducción ha empezado, pero durante el cual elproducto todavía no está terminado)

Indispensable

Cuenta de desviación de stock WIP(Una cuenta en la que el sistema actualiza losimportes de desviación de los artículos que participanen el proceso del producto. El importe se contabilizacuando el status de la orden de fabricación es‘Cerrado’)

Indispensable

Cuenta de compensación de gastos(Se utiliza como la cuenta de periodificaciónanticipada de proveedores para costes adicionales enel pedido de entrada de mercancías, por ejemplo, losportes)

Indispensable

3-39

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7. AlmacenesLa Determinación de cuenta de mayor del almacén aparecerá por defecto en ladeterminación de cuenta de mayor de inventario definida previamente en #6Determinación cuenta de mayor por defecto para contabilizaciones detransacciones: tabla de inventario. Las determinaciones de cuenta mayor dealmacén se pueden modificar una vez que se haya entregado la Configuraciónbásica inicial.

Código de almacén(hasta 8 caracteres)

Almacén01 Almacén02 Almacén03 Almacén

Nombre de almacén Principal Almacén02 Almacén03 Alquiler

Ubicación(Se pueden agrupar variosalmacenes por ubicación)

Londres Liverpool Glasgow

Calle

Ciudad, código postal Londres Liverpool Birmingham

Condado (opcional)

País

Número de indicador deimpuestos por defecto(Este indicador de impuestosaparecerá por defecto en losdocumentos de clientescuando se utilice estealmacén)

3-40

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8. Grupos de artículosComplete el blueprint de los grupos de artículos de modo que se ajusten a losrequisitos del cliente. Para conocer los requisitos de Light & Music, consulte laslíneas 28 y 40 de la tabla de requisitos.

Nombre de grupo deartículos(hasta 20 caracteres)

Multipantallas Accesorios Equipos Materiasprimas

Método de planificación pordefecto

Método deaprovisionamiento pordefecto

Método de pedido múltiple(Por ejemplo, se el valor es12, los artículos se ordenanen múltiplos de 12)

Cantidad mínima de pedidopor defecto

Ciclo de fabricación en díaspor defecto

Método de valoración pordefecto

Notas:

La Determinación de cuenta de mayor del grupo de artículos aparecerá por defectoen la determinación de cuenta de mayor de inventario definida previamente en #6Determinación cuenta de mayor por defecto para contabilizaciones detransacciones: tabla de inventario. Las Determinaciones de cuenta mayor de Grupode artículos se pueden modificar una vez se ha entregado la Configuración básicainicial.

Los Grupos de artículos se utilizan muy a menudo en Análisis de ventas e informes.La definición de grupos de artículos con informes y una implicación posible de Librode mayor es útil.

3-41

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9. Indicadores de IVASi su empresa recopila o supervisa las ventas por autoridad fiscal, complete lastablas que aparecen a continuación.Nota: Esta sección sólo se aplica a América del Norte. Debe definir los indicadoresde IVA y los tipos impositivos para su localización.

Indicador de IVA:____

Denominación de impuestos sobre ventas:_______________________

Importe total delimpuesto sobreventas: ___

Autoridad fiscal:______(es decir, Estado,Provincia, Ciudad)

Nombre:________

¿Impuestosobreimpuesto?

Tasa:_____

Cuenta de mayorpagable a impuestosobre ventas:____________

Autoridad fiscal:______(es decir, Estado,Provincia, Ciudad)

Nombre:________

¿Impuestosobreimpuesto?

Tasa:_____

Cuenta de mayorpagable a impuestosobre ventas:____________

Autoridad fiscal:______(es decir, Estado,Provincia, Ciudad)

Nombre:________

¿Impuestosobreimpuesto?

Tasa:_____

Cuenta de mayorpagable a impuestosobre ventas:____________

Autoridad fiscal:______(es decir, Estado,Provincia, Ciudad)

Nombre:________

¿Impuestosobreimpuesto?

Tasa:_____

Cuenta de mayorpagable a impuestosobre ventas:____________

3-42

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10. Condiciones de pago y vías de pagoComplete el blueprint de modo que cumpla con los requisitos del cliente. Paraconocer los requisitos de Light & Music, consulte las líneas 3 y 45 de la tabla derequisitos.

Definición de las condiciones de pago

Código de las condiciones Neto 30-clientes

Neto 07 Efectivo Neto 30-proveedores

Fecha de vencimientobasada en

Fecha documento

Fecha decontabilización

Fecha del sistema

Iniciar cálculo de fecha devencimiento desde(si difiere de la anterior)

Inicio del mesFinal de mes

Quincena

Cuántos días desde elinicio es el vencimiento dela factura:

¿Estas condiciones depago tienen plazos?

¿Debe abrir SAP laventana Cobro cuando seutilicen estas condicionesde pago?

¿Disponen estascondiciones de pago deun descuento por prontopago?En caso afirmativo,¿cuáles son lascondiciones?

Definición de vías depagoCódigo de vía de pago

3-43

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Descripción

Medios de pago

Banco propio

Formato de fichero

Nota: Se requieren las vías de pago si se utiliza el asistente de pago.

11. Información de la tarjeta de crédito para pagos recibidos deldeudor

Nombre de tarjeta de crédito

Depósitos de tarjeta de crédito decuenta de mayor se efectúan a

Número de comerciante de tarjetade crédito

Número de teléfono de autorizaciónmanual de tarjeta de crédito

¿Con qué frecuencia semanal latarjeta de crédito se liquida albanco?

¿Cuántos días transcurren desde laliquidación de la tarjeta de créditoen el banco hasta que se depositanlos fondos en su cuenta?

¿Cuál es el importe mínimo en $permitido para utilizar esta tarjetade crédito?

¿Cuál es el importe máximo en $permitido para utilizar esta tarjetade crédito sin autorización?

12. Información de la tarjeta de crédito para pagos empresarialesefectuados

Nombre de tarjeta de créditode la empresa

Cuenta de mayor de pasivopara esta tarjeta de crédito

3-44

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13. Usuarios y claves de acceso

Código deusuario(hasta 8caracteres)

Nombre deusuario

Michael Claire Richard Sarah Maggie

Superusuario S N N N N

Dirección decorreoelectrónico

Teléfono móvil

Fax

Clave deacceso inicial

Sucursal

Departamento Titular Finanzas Almacén Ventas Ventas

Código deusuario(hasta 8caracteres)

Nombre deusuario

David Edward John Sally Mark

Superusuario N N N N S

Dirección decorreoelectrónico

Teléfono móvil

Fax

Clave deacceso inicial

Sucursal

Departamento Ventas Compras Fabricación Finanzas IT

3-45

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14. Territorios, grupos de comisiones y empleados deldepartamento de ventasSi su empresa utiliza territorios para gestionar a los empleados del departamento deventas, complete la tabla siguiente:

Nombre del territorio Territorio superior Pedido

Si su empresa utiliza un porcentaje de comisión directo por empleado deldepartamento de ventas, grupo de artículos o cliente, complete la tabla siguiente:Nota: Se pueden revisar otros tipos de planes de comisión personalizados duranteel proceso de implementación.

Nombre de grupo decomisiones

Porcentaje de comisión

Si en su empresa se supervisan las ventas por empleado del departamento deventas, complete la tabla siguiente:

Nombre del empleado deldepartamento de ventas

Grupo de comisiones Porcentaje de comisión

Maggie Martins

David Burns

Sarah Miller

3-46

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15. Grupos de clientesLos grupos de clientes se asignan en el registro Fichero maestro de cliente. Estosgrupos de clientes se utilizan muy a menudo en los Análisis de ventas y en otrasgestiones de informes.

Nombre de grupo de clientes

Hoteles

Ferias

Exhibiciones

Empresas

16. Grupos de proveedoresLos grupos proveedores se asignan en el registro Fichero maestro de proveedor.Estos grupos proveedores se utilizan muy a menudo en los Análisis de compras yen otras gestiones de informes.

Nombre de grupo de proveedores

Contratistas

Proveedores independientes

17. FabricantesLos fabricantes se asignan el Fichero maestro de artículos. Estos fabricantes seutilizan para prestar apoyo en el proceso de compras y búsquedas de artículos.

Nombre del fabricante

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18. Clase de expedición

Las clases de expedición se utilizan en el proceso de ventas y entrega.

Clase de expedición Sitio Web del expedidor

Definido para su localización Definido para su localización

19. Parametrizaciones de documentoRevise las parametrizaciones del blueprint con su instructor.

General

¿Desea que SAP B1 calcule la gananciabruta de todas las facturas de clientes?Nota: La ganancia bruta se utiliza en elinforme de análisis de ventas.

SíUtilice el coste del artículo como preciobase original

Qué desearía incluir en el áreaComentarios de los Documentos destino:

Número de referencia decliente/proveedor (Pedido de cliente oPedido de proveedor)

El número de documento base(p. ej., en una factura creada desde unPedido de cliente aparecerá "Creadodesde pedido de cliente núm: xxx” enla sección Comentarios de la Factura)

Al visualizar una lista de materiales deventas en Documentos, Mostrar:

Precio y total sólo para nodo superior Precio para nodos inferiores que

incluyen nodo superior

Al Intentar liberar stock por debajo dellímite mínimo, qué desearía que el sistemahiciera:

No advertir Sólo mje.adv. Bloquear liberación

En caso afirmativo, por Almacén Sí/No:

¿Su empresa permite una cantidadnegativa?

Sí No

Si se requiere redondeo, ¿qué métododesea que el sistema utilice al redondear?

Por moneda Por documento

Consulte a su instructor

3-48

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En sus documentos de compra desea queel tipo de cambio se base en:

Fecha de contabilización Fecha de documento

Método de redondeoDesea que el sistema redondee el importedel impuesto en líneas(Seleccione el ajuste del redondeo deimportes del impuesto por líneas dedocumento. Si se anula la selección deesta opción, en las líneas del documento sevisualiza el importe del impuesto noredondeado y el sistema redondeará losimportes del impuesto por grupos deimpuestos)

Sí No

Consulte a su instructor

Visualizar petición de redondeo(Seleccione para determinar si sevisualizará un comentario en el campoComentarios del documento de ventas alredondear un importe. Si selecciona lacasilla de selección, se visualiza uncomentario en una factura en monedaextranjera en el que se informa de que elimporte del descuento es diferente delporcentaje de descuento debido alredondeo)

Sí No

¿Desea que aparezca en el pedido ladirección del almacén configurada en elfichero Almacén?(Seleccione si desea que la dirección deldestinatario en el documento de compras(ficha Logística) sea la dirección delalmacén. Si esta casilla de selección noestá seleccionada, la dirección deldestinatario será la dirección de laempresa)

Sí No

Gestión de portes Sí

¿Desea que el sistema bloquee losdocumentos (p. ej., facturas, certificadosretención imptos. de proveedores) quetienen una fecha de contabilización anterioro posterior?

Bloquear documentos con una fechade contabilización anterior

Bloquear documentos con una fechade contabilización posterior

3-49

SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Blueprint empresarial

3-50

Realización del proyecto: Ejercicios

Unidad: Realización del proyectoTema: Creación e inicialización de una empresa

Al finalizar este ejercicio, podrá:Crear una nueva empresa en su localización.Definir información básica para la nueva empresa, que incluya:- Detalles de la empresa- Banco propio- Condiciones y métodos de pago- Parametrizaciones generales- Parametrizaciones de documento- Grupos de artículos y determinación de cuenta de mayor- AlmacenesRealizar una copia de seguridad de la nueva empresa con ServiceManager.

Realizará la inicialización básica y definirá los detalles de la empresa paraLight & Music Ltd., como se definió en el Blueprint empresarial.

1-1 Cree una nueva empresa para Light & Music Ltd.Cree una nueva empresa llamada Light & Music en su propia localización. Si va a crearesta empresa en un servidor común compartido en la clase, debe llamar a la empresaLight & MusicXX, donde XX será un número único que le asignará el instructor.Nota: Debe tener una licencia válida para la localización instalada en el sistema. Si notiene una licencia válida, contáctese con el instructor.Seleccione la opción modelo para el plan de cuentas. Esto le brinda la oportunidad dever las cuentas de ejemplo en el modelo.

No copie campos, tablas y objetos definidos por el usuario de la base de datos actual.Defina los períodos de contabilización en la sección 2 del Blueprint empresarial paraLight & Music. Modifique la Fecha de vencimiento del último período del ejerciciosegún las condiciones de pago, por ejemplo, la Fecha de vencimiento puede ser 30 díasmás.Nota: Podrá ajustar las fechas de los períodos contables, si es necesario, después decrear la empresa y antes de contabilizar alguna transacción.Escriba la clave de acceso para la nueva empresa ____________.

1-2 Introduzca los detalles de la empresa.Introduzca los detalles de la empresa de sección 1 y sección 2 del BlueprintEmpresarial.Defina la inicialización básica para moneda, diferentes idiomas, inventario permanente ybanco propio. Utilice importes negativos para anular transacciones.Defina los detalles de la empresa para las vacaciones.

1-3 Revise y ajuste el Modelo de plan de cuentas.

1-3-1 Añada una cuenta de activo para el banco propio o cambie el nombre deuna ya existente.Añada una nueva cuenta de efectivo o cambie el nombre de una cuenta existente(véase la sección 5 en el Blueprint empresarial). El nombre de este bancopropio es Banco nacional.

1-3-2 Añada una cuenta para seguro prepago o cambie el nombre de una cuentaexistente.Asegúrese de que existe una cuenta de mayor para contabilizar el pagoanticipado, o el pago previo, de seguro contra incendios e inundaciones.Compruebe con el instructor si se necesitan cuentas adicionales con finesimpositivos.

1-4 Defina el banco propio.Añada un nuevo Banco para Banco nacional. El Código bancario es Nacional.Defina este banco como el Banco propio. Introduzca el país, la sucursal y el número decuenta de la sección 5 del Blueprint empresarial. Asigne la cuenta de mayor que creóen el paso 1-3-1.

Establezca el Banco propio como por defecto en Detalles empresa.

1-5 Defina las condiciones y los métodos de pago.Defina las Condiciones de pago para los clientes y los proveedores, como se especificaen la sección 10 del Blueprint empresarial.Defina los Métodos de pago para los clientes y los proveedores, como se especifica enla sección 10 del Blueprint empresarial.Además, defina los Valores estándar de ejecución de pago para el Asistente de pagos.

1-6 Defina las Parametrizaciones generales.Defina las Parametrizaciones generales como se especifica en la sección 2 delBlueprint empresarial.Defina las parametrizaciones en las fichas IC e Inventario.

Seleccione la ficha Vía de acceso y, luego, una carpeta para Carpeta de imágenes. Estacarpeta debe estar compartida.

1-7 Defina las Parametrizaciones de documento. Defina las Parametrizaciones de documentos como se especifica en la sección 19 delBlueprint empresarial. Estas incluyen “Gestionar portes en documentos”. Calcule elingreso bruto según el coste del artículo.

En la ficha Por documento, active la verificación de disponibilidad del artículo para losPedidos de cliente.

En la ficha Por documento, fije la opción para crear Pedidos secundarios a partir de unPedido que pertenece a varios almacenes.

1-8 Cree grupos de artículos y establezca la determinación de cuentas de mayor.La determinación de cuentas de mayor se crea automáticamente con las cuentas delmodelo de plan de cuentas. Sin embargo, Light & Music desea definir la Determinaciónde cuentas de mayor en el nivel de grupo de artículos. Esto se especificó en lasParametrizaciones generales. Por lo tanto, debe crear el grupo de artículos primero y,luego, realizar ajustes en las cuentas de mayor del grupo de artículos.Importante: En un proyecto de implementación real, debe planificar y realizar estasmodificaciones con el contable del cliente.

1-8-1 Cree un grupo de artículos para varias pantallas.Cree un grupo de artículos llamado Multipantallas. Los detalles deplanificación y aprovisionamiento del grupo de artículos se especifican en lasección 8 del Blueprint empresarial.

1-8-2 Defina la determinación de cuenta de mayor para el grupo de artículos depantallas múltiples.

Sustituya las cuentas de mayor estándar por inventario, coste de mercancíavendida y trabajo en curso. Nota: Es posible que deba crear nuevas cuentas demayor.

Grupo deartículos

Nombre decuenta

Cuenta estándar

Multipantallas Cuenta deinventario (stock)

1. Cree una nueva cuenta en la secciónBalance del plan de cuentas llamadaProductos terminados:Multipantallas.

2. Seleccione esta cuenta como lacuenta por defecto para este grupo deartículos.

Cuenta de preciode coste

1. Cree una nueva cuenta en la secciónPyG del plan de cuentas llamadaPrecios de coste: Multipantallas.

2. Seleccione esta cuenta como lacuenta por defecto para este grupo deartículos.

Cuenta dedesviaciones WIP

1. Cree una nueva cuenta en la secciónPyG del plan de cuentas llamadaDiferencia: Coste estándar.

2. Seleccione esta cuenta como lacuenta por defecto para este grupo deartículos.

Cuenta dedesviación destock WIP

1. Cree una nueva cuenta de gastos enla sección PyG del plan de cuentasllamada Diferencia: Coste estándar.

2. Seleccione esta cuenta como lacuenta por defecto para este grupo deartículos.

1-8-3 Cree un grupo de artículos para accesorios.Cree un grupo de artículos llamado Accesorios. Los detalles de planificación yaprovisionamiento del grupo de artículos se especifican en la sección 8 delBlueprint empresarial.Nota: Para ahorrar tiempo, utilice las cuentas de mayor estándar para este grupode artículos.

1-8-4 Cree un grupo de artículos para materias primas.Cree un grupo de artículos llamado Materias primas. Nota: Verifique si estegrupo ya existe.Utilice las cuentas de mayor estándar para el inventario y el coste de mercancíasvendidas.

Nota: El grupo de artículos Equipos no es necesario para los ejercicios.

1-9 Defina Almacenes.Cree Almacenes como se especifica en la sección 7 del Blueprint empresarial.

1-10 Realice una copia de seguridad de la nueva base de datos de la empresa.Utilice SAP Business One Service Manager. Nota: Si utiliza un servidor compartido, nopodrá usar el servicio de copia de seguridad.

Realización del proyecto: Soluciones

Unidad: Realización del proyectoTema: Creación e inicialización de una empresa

1-1 Cree una nueva empresa para Light & Music Ltd.

Seleccione Gestión Seleccionar sociedad GL.Seleccione el pulsador Nuevo y seleccione Nuevo.

Introduzca la clave de acceso de usuario al sitio.Introduzca Light & Music como nombre para la empresa. El nombre de la empresaaparece en la parte superior del menú SAP Business One. Si va a crear esta empresa enun servidor común compartido en la clase, debe llamar a la empresa Light & MusicXX,donde XX será un número único que le asignará el instructor.Escriba un nombre de base de datos. Nota: El nombre de la base de datos no puedecontener caracteres especiales, excepto el carácter de subrayado.Nota: Si se trata de una nueva instalación de SAP Business One, y aún no se hainstalado una clave de licencia, se marcará automáticamente la casilla de selecciónVersión de test. Si la licencia se ha instalado, debe visualizarse en esta ventana.

Las casillas de selección para copiar los campos, tablas y objetos definidos por el usuariode la empresa que se está utilizando actualmente a la empresa nueva se seleccionanautomáticamente. Desmarque estas casillas de selección.Introduzca información para la nueva empresa:

Seleccionarsociedad GL

Valores

Licencia Si tiene varias licencias, seleccione la licencia adecuada para lalocalización

Opciones locales Seleccione la localización del país de la lista desplegableOpciones locales. Nota: La localización debe coincidir con lalicencia.

Plan de cuentas Seleccione el modelo para la localización.

Idioma fuente Seleccione el idioma fuente de la lista desplegable.

Abra la ventana Período contable y defina los períodos contables como se definen en lasección 2 del Blueprint empresarial:

Períodos contables Valores

Código de período Introduzca un código para el período, por ejemplo el añoactual.

Nombre de período Introduzca un nombre para el período, por ejemplo el añoactual.

Subperíodos Seleccione Meses de la lista desplegable.

Fechas Modifique la Fecha de vencimiento del último período delejercicio según las condiciones de pago, por ejemplo, la Fechade vencimiento puede ser 30 días más.

Deje los demás intervalos de fechas con las parametrizacionespor defecto. Si es necesario, puede modificarlos después.

Nota: Si necesita importar o contabilizar transacciones de un ejercicio anterior, debedefinir los períodos contables del año anterior antes de definir los períodos del añoactual.

Seleccione Continuar.Seleccione OK. El sistema creará una empresa y base de datos nuevas. Esta tarea llevarávarios minutos.Cree una clave de acceso para la empresa nueva (usuario director).

Escriba la clave de acceso ____________.Seleccione Actualizar.

Introduzca un nombre y un cargo y confirme el Contrato de licencia de usuario final(EULA).

Nota: Debe introducir un nombre y un cargo.

1-2 Introduzca los detalles de la empresa.

Seleccione Gestión Inicialización sistema Detalles empresa.

Seleccione la ficha General.Introduzca la información para Light & Music como se define en las secciones 1 y 2 delBlueprint empresarial:

Detalles de la empresa ValoresCalle/ Apartado de correos 49 Business StreetCiudadCódigo postalPaís/EstadoPaís

Introduzca para su localización.

Director activo Michael SmithTeléfono 1 Introduzca para su localización.Correo electrónico info@lightandmusic.com

Seleccione la ficha Datos de contabilidad e introduzca la información fiscal para lalocalización. El instructor puede proporcionar detalles.

Si es necesario, ajuste los feriados por defecto.Seleccione la ficha Inicialización básica e introduzca la información de la empresa:

Detalles de la empresa Valores

Modelo Plan de cuentas Nota: No se puede modificar el modelo unavez que se contabilizaron transacciones

Moneda local Seleccione una moneda. No puede modificarlauna vez que se contabilizaron transacciones.

Moneda del sistema Seleccione una moneda. No puede modificarlauna vez que se contabilizaron transacciones.

Moneda de la cuenta por defecto Monedas (todas)

Visualizar saldo Haber con signonegativo

Utilizar cuentas segmentación Marcar únicamente si es válido para sulocalización.

Utilizar importe negativo para anularoperación

Permitir más de un tipo de documentopor serie

No marcar

Multilingüe

Utilizar inventario permanente

Método de valoración de grupos deartículos

Media variable

Banco propio El banco propio se añadirá más adelante.

Seleccione Actualizar para completar la inicialización de Detalles empresa.

1-3 Marque y ajuste el modelo de Plan de cuentas.1-3-1 Añada una cuenta de activo para el banco propio o cambie el nombre de

una ya existente (Banco Nacional).

Seleccione Finanzas Plan de cuentas.

Seleccione una cuenta activa en el área correspondiente del cajón de activos.

En el menú superior de SAP Business One seleccione Datos Añadir.Introduzca el número de cuenta de mayor y configúrelo como cuenta monetaria.

Seleccione Añadir.Nota: En lugar de añadir una nueva cuenta, puede cambiar el nombre de unacuenta existente.

1-3-2 Añada una cuenta nueva, o identifique una cuenta de pago previo existente quese utilizará para contabilizar el seguro de pago previo.

1-4 Defina el banco propio.

1-4-1 Añada un nuevo banco.

Seleccione Gestión Definición Gestión de bancos Bancos

Bancos - Definición Valores

Código de país Seleccione de la lista desplegable.

Código bancario Nacional

Nombre del banco Banco Nacional

Seleccione Actualizar.

1-4-2 Configure el banco como banco propio.

Seleccione Gestión Definición Gestión de bancos Cuentas bancopropio

Cuentas banco propio -Definición

Valores

Código bancario Nacional

País Se debe introducir automáticamente segúnel código bancario, por ejemplo, GB

Sucursal 112233

Número de cuenta 12345678

Cuenta de mayor Seleccione la cuenta de mayor del Banconacional

Seleccione Actualizar y OK.

1-4-3 Configure el banco propio como la opción por defecto para la empresa.

Seleccione Gestión Inicialización sistema Detalles empresa.Seleccione el país, el banco, el número de cuenta y la sucursal del banco propio,como se define en el paso 1-4-2.

Seleccione Actualizar.

1-5 Defina las condiciones y los métodos de pago.1-5-1 Defina condiciones de pago.

Seleccione Gestión Definición Interlocutores comercialesCondiciones de pago.Introduzca la siguiente información de la sección 10 del Blueprintempresarial:

Condiciones de pago -Definición

Valores

Código de condiciones depago

Net30-proveedores

Fecha de vencimientobasada en

Fecha de documento

Fecha inicial + 30 días

Pago recibido pendiente No

Nombre de descuento porpronto pago

Definir nuevo:

Campo Valor

Código 3p72p14

Nombre 3p72p14

Días después de la fechade contabilización

7

% de descuento 3

Días después de la fechade contabilización

14

% de descuento 2

Seleccione Añadir

Seleccione Añadir.

Condiciones de pago -Definición

Valores

Código de condiciones depago

Neto 30-clientes

Fecha de vencimientobasada en

Fecha de documento

Fecha inicial + 30 días

Pago recibido pendiente No

Nombre de descuento porpronto pago

Definir nuevo:

Campo Valor

Código 2p14

Nombre 2p14

Días después de la fechade contabilización

14

% de descuento 2

Seleccione Añadir

Seleccione Añadir.

Condiciones de pago -Definición

Valores

Código de condiciones depago

Neto 07

Fecha de vencimientobasada en

Fecha de documento

Fecha inicial + 7 días

Pago recibido pendiente No

Seleccione Añadir.

Condiciones de pago -Definición

Valores

Código de condiciones depago

Efectivo

Fecha de vencimientobasada en

Fecha de documento

Fecha inicial 0 días

Pago recibido pendiente Efectivo

Seleccione Añadir.

1-5-2 Defina vías de pago.

Seleccione Gestión Definición Gestión de bancos Vías de pago

Introduzca la siguiente información de la sección 10 del Blueprintempresarial:

Vías de pago - Definición Valores

Código de vía de pago bt01

Descripción Transferencias bancarias emitidas

Clase de pago Efectuados

Medios de pago Transferencia bancaria

Banco propio Seleccione el banco propio

Formato de fichero Seleccione un formato de fichero

Nota: Para procesar transferencias bancarias serequiere el Add-on Payment Engine.

Seleccione Añadir.

Vías de pago - Definición Valores

Código de vía de pago bt02

Descripción Transferencias bancarias recibidas

Clase de pago Recibido

Medios de pago Transferencia bancaria

Banco propio Seleccione el banco propio

Formato de fichero Seleccione un formato de fichero

Seleccione Añadir.

1-5-3 Defina valores estándar de ejecución de pago.

Seleccione Gestión Definición Gestión de bancos Valores estándar deejecución de pago.

Valores estándar de ejecuciónde pago - Definición

Valores

Días de tolerancia Introduzca un valor de tolerancia. Light &Music exige 3 días.

Vías de pago Seleccione las vías de pago creadasanteriormente

Seleccione Actualizar.Seleccione OK.

1-6 Defina parametrizaciones generales.

Seleccione Gestión Inicialización sistema Parametrizaciones generales.

Introduzca la siguiente información de la sección 2 del Blueprint empresarial:

Parametrizaciones generales: ficha IC Valores

Límite de crédito

Pedido de cliente

Especificar comisión por Empleados del departamento deventas

Condiciones de pago para deudores Seleccione Neto 30-clientes

Condiciones de pago para acreedores Seleccione Neto 30-proveedores

Vía de pago estándar para deudor Seleccione bt02

Vía de pago estándar para acreedor Seleccione bt01

Introduzca la siguiente información de empresa en la ficha Inventario:

Parametrizaciones generales: fichaInventario

Valores

Método de gestión En cada operación

Números de serie unívocos por Número de serie

Crear automáticamente tarjeta de equipo decliente

Almacén estándar Almacén general

Fijar cuentas de mayor por Grupo de artículos

Seleccione la ficha Servicios y ajuste las parametrizaciones deseadas.Seleccione la ficha Visualizar y ajuste las parametrizaciones deseadas.

Nota: Estas parametrizaciones se aplican al usuario actual.Seleccione la ficha Vía de acceso y seleccione una carpeta para la Carpeta deimágenes. Esta carpeta debe estar compartida.

Seleccione Actualizar.Seleccione OK.

1-7 Defina las Parametrizaciones de documento.Seleccione Gestión Inicialización sistema Parametrizaciones de documento.

Introduzca la siguiente información de la sección 19 del Blueprint empresarial:

Parametrizaciones de documento: ficha General Valores

Calcular ganancia bruta

Origen precio de base Coste de artículo

Calcular % ganancia bruta como Ganancia/Precio base

Incluir comentarios de documento Número de documento base

Para lista de materiales de ventas en documentos,visualizar

Precio y total sólo paranodo superior (árbol)

Respuesta de liberación de stock por debajo del nivelmínimo

Sólo mje.adv.

Bloquear stock negativo por

Método de redondeo Por moneda

Gestión de porte en documentos

Seleccione la ficha Por documento.Seleccione Pedido de cliente y marque Activar verificación de disponibilidadautomática.Seleccione Pedido de cliente y marque Partir pedido.

Seleccione Actualizar.

1-8 Cree grupos de artículos y establezca la determinación de cuentas de mayor.La determinación de cuentas de mayor se crea automáticamente con las cuentas delmodelo de plan de cuentas. Sin embargo, Light & Music desea definir la determinaciónde cuentas de mayor en el nivel de grupo de artículos. Esto se especificó en lasParametrizaciones generales. Por lo tanto, debe crear el grupo de artículos primero y,luego, realizar ajustes en las cuentas de mayor de los datos maestros del grupo deartículos.Nota: En un proyecto de implementación real, debe planificar y realizar estasmodificaciones con el contable del cliente.

1-8-1 Cree un grupo de artículos para varias pantallas.

Seleccione Gestión Definición Inventario Grupos de artículos.Introduzca la siguiente información de la sección 8 del Blueprint empresarial:

Grupos de artículos - Definición Valores

Nombre de grupo de artículos Multipantallas

Método planificación MRP

Método de aprovisionamiento Producir

Método de valoración por defecto Estándar

1-8-2 Defina la determinación de cuenta de mayor para el grupo de artículos depantallas múltiples.

Seleccione la ficha Finanzas y reemplace las cuentas de mayor por defecto:

Determinación decuentas de mayor

Nombre de cuenta

Cuenta de inventario(stock)

1. Cree una nueva cuenta en la sección Balancedel plan de cuentas llamada Productosterminados: Multipantallas.

2. Reemplace la cuenta por defecto por estanueva cuenta

Cuenta de precio de coste 1. Cree una nueva cuenta de tipo de gastos en lasección PyG del plan de cuentas llamadaPrecios de coste: multipantallas.

2. Reemplace la cuenta por defecto por estanueva cuenta.

Cuenta de stocks detrabajo en curso

1. Cree una cuenta nueva en la sección PyG delplan de cuentas llamada WIP: multipantallas

2. Seleccione esta cuenta como la cuenta pordefecto para este grupo de artículos.

Cuenta de desviación destock WIP

1. Cree una nueva cuenta de gastos en la secciónPyG del plan de cuentas llamada Diferencia:Coste estándar.

2. Reemplace la cuenta por defecto.

Seleccione Añadir.

1-8-3 Cree un grupo de artículos para accesorios.Cree el siguiente grupo de artículos:

Grupos de artículos -Definición

Valores

Nombre de grupo de artículos Accesorios

Método planificación Ninguno

Método de aprovisionamiento Comprar

Método de valoración pordefecto

Media variable

Nota: Para ahorrar tiempo, utilice las cuentas de mayor estándar para este grupode artículos.

Seleccione Añadir.

1-8-4 Cree un grupo de artículos para materias primas.Nota: Si existe un grupo de artículos actual para materias primas ya definido ensu plan de cuentas, puede utilizarlo.

Grupos de artículos -Definición

Valores

Nombre de grupo de artículos Materias primas

Método planificación Ninguno

Método de aprovisionamiento Comprar

Método de valoración pordefecto

Media variable

Utilice las cuentas de mayor para este grupo de artículos.

Seleccione Añadir.Nota: El grupo de artículos Equipos no es necesario para los ejercicios de estaclase.

1-9 Defina Almacenes.Seleccione Gestión Definición Inventario Almacenes.

Introduzca la siguiente información de la empresa de la sección 7 del Blueprintempresarial:

Almacenes - Definición Valores

Código de almacén Almacén01

Nombre de almacén Principal

Detalles de dirección Introduzca según corresponda

Impuestos Introduzca según corresponda

Seleccione Añadir.

Almacenes - Definición Valores

Código de almacén Almacén02

Nombre de almacén Oeste

Detalles de dirección Introduzca según corresponda

Impuestos Introduzca según corresponda

Seleccione Añadir.

Almacenes - Definición Valores

Código de almacén Almacén03

Nombre de almacén Este

Detalles de dirección Introduzca según corresponda

Impuestos Introduzca según corresponda

Seleccione Añadir.

Almacenes - Definición Valores

Código de almacén Almacén

Nombre de almacén Alquiler

Detalles de dirección Introduzca según corresponda

Impuestos Introduzca según corresponda

Seleccione Añadir.

1-10 Recuerde realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa nueva.Utilice SAP Business One Service Manager. Nota: Si utiliza un servidor compartido porel aula no podrá utilizar el servicio de copia de seguridad.

Realización del proyecto: Ejercicios

Unidad: Realización del proyectoTema: Autorizaciones y cuentas de usuario

Al finalizar este ejercicio, podrá:Configurar la política de claves de acceso.Definir departamentos.Definir cuentas de usuario.Configurar la clave de acceso de un usuario nuevo.Definir autorizaciones generales.Definir las series de numeración de documentos para usuarios.Probar autorizaciones generales mediante la entrada al sistema condiferentes usuarios.

Definir usuarios y departamentos para Light & Music Ltd mediante el usode información de Blueprint empresarial.Definir varias autorizaciones para usuarios en Light & Music Ltd.

1-1 Defina la política de claves de acceso.Para lograr una mayor seguridad, Light & Music ha solicitado cambiar las claves deacceso de usuario cada 60 días. Para implementarlo, defina la política de claves deacceso en SAP Business One.

1-2 Defina departamentos y cuentas de usuario.1-2-1 Defina nuevos departamentos para: Finanzas, Almacén, Ventas, Compras,

Producción y Servicios.1-2-2 Defina los usuarios. Consulte la sección 13 Blueprint empresarial para obtener

detalles.

Usuario Nota

Michael Smith Utilice el departamento general. Michael Smith es el únicosuperusuario.

Claire Thomas Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

Richard Long Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

Sarah Miller Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

Maggie Martins Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

David Burns Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

Edward Petty Seleccione el departamento definido en el Blueprint empresarial

1-3 Defina la clave de acceso para un usuario nuevo.Cambie al usuario Sarah Miller. En el campo, introduzca y confirme una nueva clave deacceso. Deje en blanco el campo de la clave de acceso anterior.Seleccione Gestión Inicialización sistema Detalles empresa.¿Qué ocurre cuando se accede a esta función? ¿Por qué ocurre esto?________________________________________________________Seleccione Ventas – clientes.Abra un pedido de cliente.¿Qué ocurre al abrir el pedido de cliente? ¿Por qué ocurre esto?________________________________________________________

1-4 Vuelva al superusuario.Vuelva a modificar el usuario ‘director’.

1-5 Defina autorizaciones generales.

1-5-1 Defina autorizaciones generales para Sarah (Jefe de ventas)

Asunto Autorización

General Autorización total

General > Diseñador deconfiguración de impresión

Falta autorización

General > Configuración deimpresión de consultas

Falta autorización

General > Parametrización dedocumento

Falta autorización

General > Acceso a cuentasconfidenciales

Falta autorización

General > Status del período:cierre del período

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema> Serie de numeración

Autorización total

Oportunidades Autorización total

Ventas - clientes Autorización total

Interlocutores comerciales Autorización total

Interlocutores comerciales >Reconciliaciones internas

Falta autorizaciónNota: La autorización paraInterlocutores comerciales semodifica a Varias autorizaciones

Inventario Autorización total

Informes Autorización total

Introduzca 20% como descuento máximo para ventas.

1-5-2 Defina autorizaciones generales para Maggie (Empleada del departamentode ventas)Maggie tiene las mismas autorizaciones generales que Sarah. Sin embargo,Maggie no debe tener acceso al módulo Oportunidades.Sugerencia: Copie las autorizaciones generales de Sarah a Maggie, y haga losajustes.Introduzca 10% como descuento máximo para ventas.

Configure la autorización correcta para la serie de numeración de documentos deMaggie:

Asunto Autorización

Gestión > Inicializaciónsistema > Series denumeración >

Falta autorizaciónNota: La autorización se modificará aVarias autorizaciones después deconfigurar la autorización a grupo deseries.

Gestión > Inicializaciónsistema > Series denumeración > Serie –Grupo Nº 2

Autorización total

Oportunidades Falta autorización

1-5-3 Defina autorizaciones generales para David (Empleada del departamento deventas)David tiene las mismas autorizaciones generales que Maggie.

Configure la autorización correcta para la serie de numeración de documentos deDavid:

Asunto Autorización

Gestión > Inicialización sistema >Series de numeración > Serie – GrupoNº 2

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema >Series de numeración > Serie – GrupoNº 3

Autorización total

1-5-4 Defina autorizaciones generales para Claire (Jefa contable)Claire tendrá asignado un tipo de licencia Profesional (como Michael), pero hayalgunas áreas que deberán estar restringidas.Copie las autorizaciones generales de Michael a Claire.

Cambie las autorizaciones para Claire:

Asunto Autorización

General > Diseñador de configuraciónde impresión

Falta autorización

General > Parametrización dedocumento

Falta autorización

Gestión > Importación/Exportación dedatos

Falta autorización

Gestión > Procedimientos deaprobación

Falta autorización

Producción Sólo lectura

MRP Sólo lectura

Servicio Sólo lectura

Recursos Humanos Falta autorización

1-6 Configure Numeración de documentos y series.Los tres empleados del departamento de ventas, Sarah, Maggie y David, necesitan unaserie de numeración diferente para los documentos de ventas. Para implementar esto,deberán crear 3 series de numeración de documentos. La serie por defecto será utilizadapor Sarah, la segunda serie por Maggie y la tercera serie por David.

Configure la serie de numeración para Pedidos de cliente:

Configure la numeración de la serie por defecto de 100 a 9999.

Configure la siguiente numeración de serie de 10000 a 19999. Asigne esta serie alGrupo 2. Nota: La autorización al Grupo 2 se asignó a Maggie en el paso 1-1-2.

Configure la tercera numeración de serie de 20000 a 29999. Asigne esta serie alGrupo 3. Nota: La autorización al Grupo 3 se asignó a David en el paso 1-1-3

Nota: Se pueden definir intervalos para otros documentos de marketing si eltiempo lo permite, pero no es obligatorio en los ejercicios de este curso.

1-7 Pruebe autorizaciones generales y números de documentos.Nota: Para la prueba de autorizaciones generales deberá entrar al sistema comoSarah, Maggie y Claire. Antes de entrar al sistema, deberá asignar una licenciaal usuario.Si tiene únicamente una licencia Profesional, deberá cambiar esa licencia a cadausuario antes de conectarse como ese usuario.

1-7-1 Asigne una licencia a Sarah.Seleccione el usuario Sarah y marque la casilla de selección para asignar eltipo de licencia.Nota: Asigne una licencia de logística limitada a Sarah si posee una en susistema. De esta forma podrá ver qué funciones permite este tipo delicencia. Si tiene únicamente una licencia Profesional, deberá cambiar esalicencia a cada usuario antes de conectarse como ese usuario.

1-7-2 Pruebe autorizaciones para Sarah.Abra una nueva copia de SAP Business One y entre al sistema como Sarah.

Si se le pide que defina una nueva clave de acceso, deje en blanco la clavede acceso anterior e introduzca una nueva para Sarah. Escriba la clave deacceso aquí __________.

Intente acceder a Interlocutores comerciales Reconciliaciones internas.Deberá aparecer un error de autorización.Abra un pedido de cliente.Anote el número del pedido de cliente __________.

1-7-3 Asigne una licencia a Maggie.Mediante el uso de una sesión de gestor, seleccione el usuario Maggie ymarque la casilla de selección para asignar el tipo de licencia. De serposible, asigne una licencia de logística limitada.

1-7-4 Entre al sistema como Maggie (Ventas).Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como Sarah.

Seleccione Gestión Seleccionar sociedad GL.Seleccione Modificar usuario.Introduzca las credenciales de entrada al sistema de Maggie.

1-7-5 Pruebe autorizaciones para Maggie.Entre al sistema como Maggie y acceda al módulo Oportunidades.

Seleccione Oportunidades.El documento Oportunidades no aparecerá en el menú.

Abra un pedido de cliente.Anote el número del pedido de cliente __________.

1-7-6 Asigne una licencia a Claire.Mediante el uso de una sesión de gestor, seleccione el usuario Claire ymarque la casilla de selección para asignar el tipo de licencia. Asigne unalicencia Profesional.

1-7-7 Pruebe autorizaciones para Claire.Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como Maggie.

Modifique el usuario y entre al sistema como Claire.Intente acceder a Datos maestros empleado en el módulo RecursosHumanos.

1-7-8 Vuelva al superusuario.Vuelva a la sesión director.

Si transfirió su licencia Profesional a una de las otras cuentas de usuario,recuerde asignarla nuevamente a la cuenta de director.

Soluciones

Unidad: Realización del proyectoTema: Autorizaciones y cuentas de usuario

1-1 Defina la política de claves de acceso.

Seleccione Gestión Definición General Seguridad Administración declaves de acceso.Introduzca los siguientes campos para Light & Music Ltd.:

Campo Valores

Nivel de seguridad Seleccionar Clientes

Vencimiento después de 60 días

Longitud mínima 4

Número mínimo de caracteres enmayúscula

0Deje las demás parametrizaciones en 0

Ejemplo de clave de acceso Seleccione Generar

Seleccione Actualizar.

1-2 Defina departamentos y cuentas de usuario para Light & Music Ltd.

1-2-1 Defina departamentos.

Seleccione Gestión Definición General Usuarios.

En el campo Departamento, seleccione Definir nuevo de la lista desplegable.Introduzca los siguientes departamentos para Light & Music Ltd.:

Campo Valores Acontinuación,seleccione

Departamento Finanzas Actualizar

Departamento Almacén Actualizar

Departamento Ventas Actualizar

Departamento Compras Actualizar

Departamento Fabricación Actualizar

Departamento Servicio Actualizar

Seleccione OK.

1-2-2 Defina cuentas de usuario.

Seleccione Gestión Definición General Usuarios

Introduzca los siguientes usuarios para Light & Music Ltd. en la sección 13 delBlueprint empresarial:

Nombre de campo o clasede datos

Valores

Código de usuario michael

Nombre de usuario Michael Smith

Superusuario

Departamento General

Clave de acceso Seleccione el pulsador de búsqueda a laderecha.

Introduzca m123 como clave de acceso yconfírmela.

Seleccione Añadir.

Nombre de campo o clasede datos

Valores

Código de usuario claire

Nombre de usuario Claire Thomas

Departamento Finanzas

No introduzca una clave de acceso para este usuario.

Seleccione Añadir.

Nombre de campo o clasede datos

Valores

Código de usuario richard

Nombre de usuario Richard Long

Departamento Fabricación

Seleccione Añadir.

Nombre de campo o clasede datos

Valores

Código de usuario sarah

Nombre de usuario Sarah Miller

Departamento Ventas

Seleccione Añadir.

Nombre de campo o clase de datos Valores

Código de usuario maggie

Nombre de usuario Maggie Martins

Departamento Ventas

Seleccione Añadir.

Nombre de campo o clase de datos Valores

Código de usuario david

Nombre de usuario David Burns

Departamento Ventas

Seleccione Añadir.

Nombre de campo o clase de datos Valores

Código de usuario edward

Nombre de usuario Edward Petty

Departamento Compras

Seleccione Añadir.

1-3 Defina la clave de acceso para un usuario nuevo.

Seleccione Gestión Seleccionar sociedad GL.

Seleccione Modificar usuario.Introduzca el usuario “sarah” en el campo Código de usuario.

Seleccione OK.Introduzca una nueva clave de acceso para el usuario:

Modificar clave de acceso Valores

Clave de acceso anterior Dejar en blanco

Clave de acceso nueva Introduzca una clave de acceso de 4 dígitos____________________

Nota: Más adelante utilizará esta clave de acceso.

Confirmar Introduzca la clave de acceso nuevamente

Seleccione Actualizar.

Abra el menú Gestión. Si intenta abrir uno de los submenús aparecerá un mensaje deerror. Este usuario no tiene licencia o autorización para las funciones.

Seleccione Ventas – clientes.Abra un pedido de cliente.

Verá un mensaje de error. Esto se debe a que el usuario no tiene autorización para laserie de numeración del documento.

1-4 Vuelva al superusuario.

Seleccione Gestión Seleccionar sociedad GL.

Seleccione Modificar usuario.Introduzca el usuario “director” en el campo Código de usuario.

Introduzca la clave de acceso.Seleccione OK.

1-5 Defina autorizaciones generales para Light & Music Ltd.Nota: Las autorizaciones generales requieren una planificación minuciosa junto con elcliente.

Seleccione Gestión Inicialización sistema Autorizaciones Autorizacionesgenerales.Nota: Michael Smith está configurado como superusuario, por lo tanto recibiráautorización total a toda la funcionalidad.

1-5-1 Defina autorizaciones generales para Sarah (Jefe de ventas).Seleccione Sarah de la lista que aparece a la izquierda.Introduzca los siguientes valores para Light & Music Ltd.:

Asunto AutorizaciónGeneral Autorización totalGeneral > Diseñador de configuración deimpresión

Falta autorización

General > Configuración de impresión deconsultas

Falta autorización

General > Parametrización de documento Falta autorizaciónGeneral > Acceso a cuentas confidenciales Falta autorizaciónGeneral > Status del período: cierre delperíodo

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema > Serie denumeración

Autorización total

Oportunidades Autorización totalVentas - clientes Autorización totalInterlocutores comerciales Autorización totalInterlocutores comerciales >Reconciliaciones internas

Falta autorizaciónNota: La autorización paraInterlocutores comerciales semodifica a Variasautorizaciones

Inventario Autorización totalInformes Autorización total

Introduzca 20% como descuento máximo para ventas.

Seleccione Actualizar.

1-5-2 Defina autorizaciones generales para Maggie (Ventas).Mantenga el cursor del ratón sobre el nombre de Sarah hasta que aparezca unrectángulo alrededor del nombre.Mueva el rectángulo hacia el nombre de Maggie en la lista.

Suelte el cursor del ratón sobre el nombre de Maggie.Seleccione Copiar en la ventana Mensaje del sistema.

Maggie ahora tiene las mismas autorizaciones generales que Sarah. Sinembargo, Maggie no debe tener acceso a todas las funciones.

Introduzca los siguientes valores para Light & Music Ltd.:

Asunto Autorización

Gestión > Inicialización sistema >Series de numeración >

Falta autorizaciónNota: La autorización se modificará aVarias autorizaciones después deconfigurar la autorización a grupo deseries.

Gestión > Inicialización sistema >Series de numeración > Serie –Grupo Nº 2

Autorización total

Oportunidades Falta autorización

Introduzca 10% como descuento máximo para ventas.Seleccione Actualizar.

1-5-3 Defina autorizaciones generales para David (Ventas).Mantenga el cursor del ratón sobre el nombre de Maggie hasta que aparezca unrectángulo alrededor del nombre.Mueva el rectángulo hacia el nombre de David en la lista.

Suelte el cursor del ratón sobre el nombre de David.Seleccione Copiar en la ventana Mensaje del sistema.

David ahora tiene las mismas autorizaciones generales que Maggie.Haga los siguientes ajustes a las autorizaciones generales de David:

Asunto Autorización

Gestión > Inicialización sistema >Series de numeración > Serie –Grupo Nº 2

Falta autorización

Gestión > Inicialización sistema >Series de numeración > Serie –Grupo Nº 3

Autorización total

Seleccione Actualizar.

David ahora tiene las mismas autorizaciones que Maggie, con la excepción de laserie de numeración de documentos.

1-5-4 Defina autorizaciones generales para Claire (Jefa contable).Claire tendrá asignado un tipo de licencia Profesional, pero hay algunas áreasque deberán estar restringidas mediante el uso de autorizaciones.Mantenga el cursor del ratón sobre el nombre de Michael hasta que aparezca unrectángulo alrededor del nombre.Mueva el rectángulo hacia el nombre de Claire.

Suelte el cursor del ratón sobre el nombre de Claire.Seleccione Copiar en la ventana Mensaje del sistema.

Claire ahora tiene las mismas autorizaciones generales que Michael.Cambie las autorizaciones para Claire:

Asunto Autorización

General > Diseñador deconfiguración de impresión

Falta autorización

General > Parametrización dedocumento

Falta autorización

Gestión > Importación/Exportaciónde datos

Falta autorización

Gestión > Procedimientos deaprobación

Falta autorización

Fabricación Sólo lectura

MRP Sólo lectura

Servicio Sólo lectura

Recursos Humanos Falta autorización

Claire ahora tiene las mismas autorizaciones que Michael, con las excepcionesanteriores.

Seleccione Actualizar.

1-6 Configure Numeración de documentos y series.Los tres empleados del departamento de ventas, Sarah, Maggie y David, necesitan unaserie de numeración diferente para los documentos de ventas. Para implementar esto,deberán crear 3 series de numeración de documentos. La serie por defecto será utilizadapor Sarah, la serie 2 por Maggie y la serie 3 por David.

Seleccione Gestión Inicialización sistema Numeración de documentos.

Introduzca la siguiente información para Light & Music Ltd.:

Numeración de documentos -Definición

Valores

Pedidos de cliente

(serie por defecto)

Seleccione el campo Primer número ymodifique el valor a 100.Seleccione el campo Último número ymodifique el valor a 9999.

Haga doble clic en la línea pedidos de cliente. Se abre la ventana Serie – Definición.

Haga clic con el botón derecho en la línea de la serie Primarios y seleccione Añadirlínea.

Introduzca la siguiente información para Light & Music Ltd.

Serie - Definición Valores

Nombre Serie2Nota: El nombre no puede tener más de 8caracteres.

Primer número 10000

Nota: La nueva serie debe seguir la primeranumeración de serie, sin espacios.

Último número 19999

Grupo Seleccione 2 de la lista.

Nota: Para otorgar acceso al grupo se utilizanautorizaciones generales.

Seleccione la línea para la serie y, luego, elija Fijar como estándar.Seleccione Especificar como estándar para usuario determinado.

Seleccione el usuario Maggie de la lista.Seleccione OK.

Seleccione Actualizar.Seleccione Añadir línea.

Introduzca la siguiente información para Light & Music Ltd.:

Serie - Definición Valores

Nombre Serie3

Primer número 20000

Último número 29999

Grupo Seleccione 3 de la lista.

Seleccione la línea para la serie y, luego, elija Fijar como estándar.

Seleccione Especificar como estándar para usuario determinado.Seleccione el usuario David de la lista.

Seleccione OK.Seleccione Actualizar.

Seleccione OK para actualizar la numeración de documento.

1-7 Pruebe autorizaciones generales y números de documentos.Nota: Deberá entrar al sistema como los usuarios Sarah, Maggie y Claire. Por lo tanto,deberá asignar primero una licencia a cada usuario antes de entrar al sistema.

1-7-1 Asigne una licencia a Sarah.

Seleccione Gestión Licencia Gestión de licencias.

Seleccione el usuario Sarah y marque la casilla de selección para asignar el tipode licencia.

Nota: Asigne una licencia de logística limitada a Sarah si posee una en susistema. De esta forma podrá ver qué funciones permite este tipo de licencia. Sitiene únicamente una licencia Profesional, deberá cambiar esa licencia a cadausuario antes de conectarse como ese usuario.

1-7-2 Pruebe las autorizaciones para Sarah (Jefa de ventas).Abra una nueva copia de SAP Business One y entre al sistema como Sarah. Nocierre la ventana actual de SAP Business One.

Si se le pide que defina una nueva clave de acceso, deje en blanco la clave deacceso anterior e introduzca una nueva para Sarah. Escriba la clave de accesoaquí __________.

Seleccione Interlocutores comerciales Reconciliaciones internas. Deberáaparecer un error de autorización.

Seleccione Ventas – clientes.Abra un pedido de cliente.

El número de pedido de cliente debe ser 100.

1-7-3 Asigne una licencia a Maggie.Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como director.

Seleccione Gestión Licencia Gestión de licencias.Seleccione el usuario Maggie y marque la casilla de selección para asignar eltipo de licencia. De ser posible, asigne una licencia de logística limitada.

1-7-4 Entre al sistema como Maggie (Ventas).Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como Sarah.

Seleccione Gestión Seleccionar sociedad GL.Seleccione Modificar usuario.Introduzca las credenciales de entrada al sistema de Maggie.

1-7-5 Pruebe las autorizaciones para Maggie (Ventas).Seleccione Oportunidades.

El documento Oportunidades no aparecerá en el menú.Seleccione Ventas – clientes.

Abra un pedido de cliente.El número de pedido de cliente debe ser 10000.

1-7-6 Asigne una licencia a Claire.Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como director.

Seleccione Gestión Licencia Gestión de licencias.Seleccione el usuario Claire y marque la casilla de selección para asignar el tipode licencia. Asigne una licencia Profesional.

1-7-7 Pruebe las autorizaciones para Claire (Contable).Cambie a la sesión de SAP Business One conectado como Maggie.

Modifique el usuario y entre al sistema como Claire.Seleccione Recursos Humanos.Los Datos maestros empleado no aparecerán en el menú.

1-7-8 Vuelva al superusuario.Cambie a la sesión director.

Nota: Si asignó la licencia Profesional a otro usuario, recuerde volver aasignarla al usuario director.

Realización del proyecto: Ejercicios

Unidad: Realización del proyectoTema: Data Transfer Workbench

Al finalizar este ejercicio, podrá:

Crear grupos de interlocutores comerciales.

Preparar e importar datos maestros de interlocutor comercial. medianteData Transfer Workbench.

Preparar e importar datos maestros de artículo mediante un modelo deimportación personalizado.

Importar precios de artículos.

Importar una nueva lista de precios mediante la utilidad Importar desdeExcel.

Importar los datos maestros de artículo y de interlocutor comercial paraLight & Music Ltd. utilizando la información del Blueprint empresarial.

Nota:Debido a la complejidad de los ejercicios, consulte las soluciones de losejercicios.

Realización del proyecto: Soluciones

Unidad: Realización del proyectoTema: Data Transfer Workbench

Importante: Estos ejercicios se desarrollan para la versión de Data Transfer Workbenchincluida con SAP Business One versión 8.8 patch 11 y superior.

1-1 Cree grupos de interlocutores comerciales.Nota: Antes de importar interlocutores comerciales, debe definir grupos de interlocutorescomerciales. Los grupos se pueden importar mediante el uso de Data Transfer Workbencho bien, se pueden crear manualmente en el sistema. En este ejercicio, los grupos se crean deforma manual.

En SAP Business One, seleccione Gestión Definición Interlocutores comerciales Grupos de clientes.

En la ventana Grupos de clientes – Definición, introduzca los siguientes valores de lasección 15 del Blueprint empresarial:

Campo Valor A continuación,seleccione

Nombre de grupo Hoteles Actualizar

Exhibiciones Actualizar

Empresas Actualizar

Arquitectos Actualizar

En SAP Business One, seleccione Gestión Definición Interlocutores comerciales Grupos de proveedores.

En la ventana Grupos de proveedores – Definición, introduzca los siguientes valores dela sección 16 del Blueprint empresarial:

Campo Valor A continuación,seleccione

Nombre de grupo Contratistas Actualizar

Proveedores ind. Actualizar

1-2 Ejecute la consulta para buscar códigos internos de grupos de interlocutorescomerciales.Al crear grupos de interlocutores comerciales, el sistema asigna un código interno a cadagrupo. En el modelo de DTW para los datos maestros de interlocutor comercial, debeespecificar estos códigos en lugar de los nombres de grupo.

Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas.Seleccione Ejecutar.

Seleccione el icono de lápiz para habilitar el tratamiento de una consulta.Introduzca una consulta para visualizar todos los campos de la tabla OCRG:

SELECT * FROM OCRG T0Seleccione Ejecutar.

Escriba los códigos de cada grupo:

Hoteles

ExhibicionesEmpresasArquitectos

ContratistasProveedores ind.

1-3 Prepare los datos maestros de interlocutor comercial para importación.

Seleccione Inicio Todos los programas SAP Business One Migración dedatos Modelos.Abra la carpeta de Modelos y abra la carpeta Interlocutores comerciales.Abra la carpeta Datos maestros de interlocutor comercial.

Sugerencia: Para buscar información en un campo en un modelo, consulte la ayudaonline Data Interface API de SAP Business One. Puede tener acceso desde el menúAyuda de Data Transfer Workbench.

1-3-1 Cree un fichero de importación de datos para los datos de cabecera delinterlocutor comercial.Abra OCRD - BusinessPartners.xlt.

Introduzca los siguientes valore para Light & Music Ltd. Nota: Consulte con suinstructor si hay otros campos obligatorios para su localización.

Nombre de DataInterface API

Nombre decampo de tabla

Valor

CardCode CardCode C0010

CardName CardName Hoteles Hilton en todo el mundo

CardType CardType cCustomer

GroupCode GroupCode Introduzca el código interno delgrupo Hoteles (por ejemplo, 102).

Address Address Dejar en blanco. Introducirá lainformación de dirección delinterlocutor comercial en el modeloCRD1 - BPAddressess.xlt.

Phone1 Phone1 020 345 6789

CreditLimit CreditLine 50000

VatLiable VatStatus vLiable

FederalTaxID LicTradNum GB1111222233333

Currency Currency GBPNota: Si deja este campo en blancoel valor por defecto en los detallesde la empresa será la moneda local.

City

Country

City

Country

Dejar en blanco. Introducirá lainformación de dirección delinterlocutor comercial en el modeloCRD1 - BPAddressess.xlt.

DefaultAccount

DefaultBranchDefaultBankCode

DflAccount

DflBranchBankCode

Dejar en blanco. Introducirá lainformación bancaria delinterlocutor comercial en el modeloOCRB - BPBankAccounts.xlt.

VatGroup ECVatGroup Utilice un indicador de IVArepercutido adecuado, como O1.

Nombre de DataInterface API

Nombre decampo de tabla

Valor

Frozen frozenFor tNONota: Por defecto, al crearse unnuevo interlocutor comercial,Congelado está en No.

PartialDelivery PartDelivr tYESNota: Por defecto, al crearse unnuevo interlocutor comercial,Entrega parcial está en Sí.

BlockDunning BlockDunn tNONota: Por defecto, al crearse unnuevo interlocutor comercialBloquear reclamación está en No.

BankCountry BankCountr Dejar en blanco. Introducirá lainformación bancaria delinterlocutor comercial en el modeloOCRB - BPBankAccounts.xlt.

HouseBank HouseBank Banco nacionalHouseBankCountry HousBnkCry GBHouseBankAccount HousBnkAct 12345678PaymentBlock PaymBlock tNOHouseBankBranch HousBnkBrn 112233DeferredTax DeferrTax tNO

Nota: Por defecto, al crearse unnuevo interlocutor comercialImpuesto diferido está en No.

WebSite IntrntSite www.hhotels.com

Nombre de DataInterface API

Nombre decampo de tabla

Valor

CardCode CardCode C0020CardName CardName ShowmastersCardType CardType cCustomerGroupCode GroupCode Introduzca el código interno del

grupo Exhibiciones (por ejemplo,103).

Phone1 Phone1 020 300 4000CreditLimit CreditLine 25000VatLiable VatStatus vLiable

FederalTaxID LicTradNum GB2222333344444

Nombre de DataInterface API

Nombre decampo de tabla

Valor

VatGroup ECVatGroup Utilice un indicador de IVArepercutido adecuado, como O1.

HouseBank HouseBank Banco nacional

HouseBankCountry HousBnkCry GB

HouseBankAccount HousBnkAct 12345678

PaymentBlock PaymBlock tNO

HouseBankBranch HousBnkBrn 112233

WebSite IntrntSite www.showmasters.co.uk

Nombre de DataInterface API

Nombre decampo de tabla

Valor

CardCode CardCode S0010CardName CardName Sound SystemsCardType CardType cSupplierGroupCode GroupCode Introduzca el código interno del

grupo Contratistas (por ejemplo,106).

Phone1 Phone1 021 888 9999CreditLimit CreditLine 15000

VatLiable VatStatus vLiableFederalTaxID LicTradNum GB3333444455555VatGroup ECVatGroup Utilice un indicador de IVA

soportado adecuado, como I1.HouseBank HouseBank Banco nacionalHouseBankCountry HousBnkCry GBHouseBankAccount HousBnkAct 12345678PaymentBlock PaymBlock tNOHouseBankBranch HousBnkBrn 112233WebSite IntrntSite www.ssystems.co.uk

Nombre de DataInterface API

Nombre decampo de tabla

Valor

CardCode CardCode S0020

CardName CardName Spotlights

CardType CardType cSupplier

Nombre de DataInterface API

Nombre decampo de tabla

Valor

GroupCode GroupCode Introduzca el código interno delgrupo Proveedores ind. (porejemplo, 107).

Phone1 Phone1 081 111 2222

CreditLimit CreditLine 15000

VatLiable VatStatus vLiable

FederalTaxID LicTradNum GB4444555566666

VatGroup ECVatGroup Utilice un indicador de IVAsoportado adecuado, como I1.

HouseBank HouseBank Banco nacional

HouseBankCountry HousBnkCry GB

HouseBankAccount HousBnkAct 12345678

PaymentBlock PaymBlock tNO

HouseBankBranch HousBnkBrn 112233

WebSite IntrntSite www.spotlights.co.uk

Grabar el fichero como fichero separado por comas con el nombre OCRD -BusinessPartners_LM.csv.

Nota: Elija el tipo de fichero delimitado por comas de la lista desplegable.

1-3-2 Cree un fichero de importación para direcciones de interlocutorescomerciales.Desde la carpeta de modelos, abra CRD1 - BPAddressess.xlt.Introduzca los siguientes valores para los cuatro registros superiores creados enel paso 1-3-1:

Nombre de DataInterface API

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey

Nota: ParentKey es elenlace al modelosuperior.

CardCode C0010

AddressName Address Destinatario de factura

Street Street 46 Windsor St

ZipCode ZipCode W1 200

City City Londres

County County

AddressType AdressType bo_BillTo

Nombre de DataInterface API

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode C0020

AddressName Address Destinatario de factura

Street Street 123 Commercial St

ZipCode ZipCode ES1 2AB

City City Southend

County County Essex

AddressType AdressType bo_BillTo

Nombre de DataInterface API

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode C0020

AddressName Address Entrega

Street Street 8 Convention Place

ZipCode ZipCode ES1 2AB

City City Southend

County County Essex

AddressType AdressType bo_ShipTo

Nombre de DataInterface API

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode S0010

AddressName Address Pagar a

Street Street 15 Bridge St

ZipCode ZipCode B10 2BB

City City Birmingham

County County

AddressType AdressType bo_BillTo

Nombre de DataInterface API

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode S0020

AddressName Address Pagar a

Street Street 6 Upmarket St

ZipCode ZipCode LI 56P

City City Liverpool

County County

AddressType AdressType bo_BillTo

Compruebe sus datos y grabe el fichero como CRD1 - BPAddressess_LM.csv.

1-3-3 Cree un fichero separado por comas para empleados de contacto delinterlocutor comercial.Abra OCPR - ContactEmployees.xlt.Introduzca los siguientes valores para los cuatro registros superiores:

Nombre de DataInterface API

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode C0010CardCode CardCode 1

Nota: Al actualizar la informaciónde contacto existente, introduzca elCardCode real aquí. Para unanueva importación, introduzca unnúmero de secuencia para elregistro subordinado.

Name Name James SmithPosition Position Director de comprasPhone1 Tel1 012 345 6791E_Mail E_MailL JS@hhotels.comTitle Title Sr.

Nombre de DataInterface API

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode C0010CardCode CardCode 2Name Name Mary BurtonPosition Position Organizador de eventosPhone1 Tel1 012 345 6792E_Mail E_MailL MB@hhotels.comTitle Title Sra.

Nombre deData InterfaceAPI

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode C0020CardCode CardCode 1Name Name Terry AdamsPosition Position Director de comprasPhone1 Tel1 020 300 4100E_Mail E_MailL terry@showmasters.co.ukTitle Title

Nombre deData InterfaceAPI

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode S0010

CardCode CardCode 1

Name Name Vic Price

Position Position Jefe de ventas

Phone1 Tel1 0207 600400

E_Mail E_MailL vic@ssystems.co.uk

Title Title Sr.

Nombre deData InterfaceAPI

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode S0010

CardCode CardCode 2

Name Name Dave Chen

Position Position Titular

Phone1 Tel1 0207 600100

E_Mail E_MailL dave@ssystems.co.uk

Title Title

Nombre deData InterfaceAPI

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode S0020

CardCode CardCode 1

Name Name Sam Jones

Position Position Responsable de cuentas

Phone1 Tel1 081 111 2000

E_Mail E_MailL sam@spotlights.co.uk

Title Title

Grabe el fichero como OCPR - ContactEmployeess_LM.csv.

1-3-4 Cree un fichero separado por comas para cuentas bancarias delinterlocutor comercial.Nota: En el fichero de importación de datos debe incluir un código bancario.Este campo está en la tabla de bancos de interlocutor comercial. Para evitarañadir una línea en esta tabla para cada interlocutor comercial, se puede crearuna entrada ficticia en la tabla de bancos y utilizar el mismo código bancariopara cada banco de interlocutor comercial.

En SAP Business One, seleccione Gestión Definición Gestión de bancos Bancos.

Añada un nuevo banco.

Bancos - Definición Valores

Código de país Seleccione de la listadesplegable.

Código bancario IC

Nombre del banco Interlocutor comercial

Seleccione Actualizar.

Desde la carpeta de modelos de DTW, abra OCRB - BPBankAccounts.xlt.

Nota: Los detalles bancarios del interlocutor comercial son necesarios porqueTransferencia bancaria está definida como vía de pago.

Introduzca los siguientes valores para los cuatro registros superiores:

Nombre deData InterfaceAPI

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode C0010

BPCode CardCode 1Nota: Al actualizar la informaciónbancaria existente, introduzca elCardCode real aquí. Para unanueva importación, introduzca unnúmero de secuencia para elregistro subordinado.

Branch Branch 121212

BankCode BankCode IC

AccountNo Account 12220000

Nombre deData InterfaceAPI

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode C0020

BPCode CardCode 1

Branch Branch 232323

BankCode BankCode IC

AccountNo Account 13330000

Nombre deData InterfaceAPI

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode S0010

BPCode CardCode 1

Branch Branch 343434

BankCode BankCode IC

AccountNo Account 14440000

Nombre deData InterfaceAPI

Nombre de campode tabla

Valor

ParentKey CardCode S0020

BPCode RecordKey 1

Branch Branch 454545

BankCode BankCode IC

AccountNo Account 15550000

Grabe el fichero como OCRP - BPBankAccounts_LM.csv.

1-4 Importe los ficheros.

1-4-1 Entre a Data Transfer Workbench.

Seleccione Inicio Todos los programas SAP Business One Migraciónde datos Data Transfer Workbench.Introduzca o verifique los datos de entrada al sistema.

Campo Valor

Código de usuario director

Clave de acceso Introduzca una clave de acceso para elusuario Director.

Servidor actual SQL Server 2005 ó 2008

Nombre de servidor

Ahora debe ver una o más bases de datos de empresa de SAP Business One.

De lo contrario, seleccione Actualizar.Si no aparecen bases de datos en la ventana de entrada al sistema comuníquesecon su instructor.Seleccione la empresa Light & Music de la lista.Seleccione OK.

Nota: Después de entrar al sistema correctamente no se visualiza nada en laventana. No obstante, el menú Entrar al sistema cambia a Salir del sistema.

1-4-2 Ejecute la importación en modo de simulación.Seleccione Importar.

En el paso relevante del Asistente de importación de datos:

Seleccione Datos maestros.

Seleccione Añadir datos nuevos.

Expanda el objeto Interlocutores comerciales y seleccione Datos maestrosde interlocutor comercial.

Enlace los cuatro ficheros de hoja de cálculo que creó en el paso 1-3 con losobjetos correspondientes:

Objeto

BusinessPartners (header)

BPAddresses

ContactEmployees

BPBankAccounts

En el paso 6, seleccione Ejecutar simulación para ejecutar un test.

1-4-3 Corrija los errores y vuelva a ejecutar.Si aparece algún mensaje de error, consulte el fichero log.

Sugerencia: Si no puede resolver un error, intente importar únicamente elfichero de cabecera. Si la importación se realiza correctamente en la simulación,añada los demás ficheros uno a uno.Una vez corregidos los ficheros, seleccione el pulsador Atrás para volver aejecutar la simulación de la importación.Si la simulación se realiza correctamente, vaya al paso 7 y seleccione Importar.

Una vez que todos los registros se hayan importado correctamente, abra losdatos maestros de interlocutor comercial para verificar los registros importadosen SAP Business One.

1-5 Importe los datos maestros de artículo.En este ejercicio, creará un modelo personalizado únicamente con los campos que exigeLight & Music.

1-5-1 Identifique los números internos de los grupos de artículos.En un ejercicio anterior, creó tres grupos de artículos:

Multipantallas ________

Accesorios ________

Materias primas ________

El sistema numera automáticamente los grupos de artículos a partir del 100.La tabla de SAP Business One para los grupos de artículos es OITB. Ejecuteuna consulta en la tabla OITB para buscar el número interno asignado a cadagrupo de artículos. Escriba estos números.

1-5-2 Cree un modelo personalizado para artículos.Entre a Data Transfer Workbench.

Seleccione Modelos Personalizar modelo.

Seleccione Seleccionar objeto.Expanda el objeto Inventario y seleccione Datos maestros artículo.

Seleccione OK.Expanda el nodo Artículos.

Elimine todos los campos del modelo, excepto los campos que se muestran acontinuación. Nota: Para eliminar campos, haga clic con el botón derecho en elcampo y seleccione Borrar campo del menú contextual.Nota: No es necesario eliminar los campos que están después del campo Clasede artículo. Puede dejarlos en el modelo personalizado.

ItemCode

ItemName

ItemsGroupCode

VatLiable

PurchaseItem

SalesItem

InventoryItem

MinInventory

ManageSerialNumbers

Valid

AvgStdPrice

GLMethod

TaxType

ManageStockByWarehouse

ManageSerialNumbersOnReleaseOnly

CostAccountingMethod

SRIAndBatchManageMethod

PlanningSystem

ProcurementMethod

LeadTime

MinOrderQuantity

ItemTypeNota: Consulte con su instructor si hay otros campos necesarios para sulocalización.Haga clic con el botón derecho en el nodo Artículos y seleccione Crear modelopara la estructura.Grabe el fichero como tipo de fichero Modelo de Excel (.xlt).

1-5-3 Cree un fichero de importación de datos para los artículos que utilizan elnuevo modelo.Abra el fichero modelo que acaba de grabar.

Introduzca los siguientes valore para Light & Music Ltd:

Nombre de DataInterface API

Nombre de campo detabla

Valor

ItemCode ItemCode I0044ItemName ItemName Pantalla LCD 44

pulgadasItemsGroupCode ItmsGrpCod Introduzca el número del

grupo de artículosMaterias primas de latabla OITB

VatLiable VATLiable tYES

PurchaseItem PrchseItem tYESNota: Sí es el valor pordefecto al añadir un nuevoartículo.

SalesItem SellItem tNONota: Sí es el valor pordefecto al añadir un nuevoartículo.

InventoryItem InvntItem tNOMinInventory MinLevel 20ManageSerialNumbers ManSerNum tNOValid validFor tYESAvgStdPrice AvgPrice Dejar en blancoGLMethod GLMethod

Nota: El valorglm_ClaseArtículodenota la determinaciónde cuenta de mayor en elnivel de grupo deartículos.

glm_ItemClass

ManageStockByWarehouse

ByWh tNO

ManageSerialNumbersOnReleaseOnly

ManOutOnly tNO

CostAccountingMethod EvalSystem bis_MovingAverageSRIAndBatchManageMethod

MngMethod Dejar en blanco

PlanningSystem PlanningSys bop_NoneNota: Ninguno es el valorpor defecto al añadir unnuevo artículo.

ProcurementMethod PrcrmntMtd bom_BuyNota: Comprar es el valorpor defecto al añadir unnuevo artículo.

LeadTime LeadTime 2MinOrdrQty MinOrderQuantity 20ItemType ItemType

Nota: El valor itItemsdenota un artículo físico.

itItems

Nombre de DataInterface API

Nombre de campo detabla

Valor

ItemCode ItemCode I0050ItemName ItemName Set de proyecciónItemsGroupCode ItmsGrpCod Introduzca el número del

grupo de artículosAccesorios de la tablaOITB.

VatLiable VATLiable tYES

PurchaseItem PrchseItem tYESSalesItem SellItem tYESInventoryItem InvntItem tYESMinInventory MinLevel 20ManageSerialNumbers ManSerNum tNOValid validFor tYESAvgStdPrice AvgPrice Dejar en blanco

GLMethod GLMethodNota: El valorglm_ClaseArtículodenota la determinaciónde cuenta de mayor en elnivel de grupo deartículos.

glm_ItemClass

ManageStockByWarehouse

ByWh tNO

ManageSerialNumbersOnReleaseOnly

ManOutOnly tNO

CostAccountingMethod EvalSystem bis_MovingAverageSRIAndBatchManageMethod

MngMethod Dejar en blanco

PlanningSystem PlanningSys bop_NoneProcurementMethod PrcrmntMtd bom_BuyLeadTime LeadTime 2MinOrdrQty MinOrderQuantity 5ItemType ItemType itItems

Nombre de DataInterface API

Nombre de campo detabla

Valor

ItemCode ItemCode MS3x3ItemName ItemName Multipantalla 3x3ItemsGroupCode ItmsGrpCod Introduzca el número del

grupo de artículosMultipantallas de la tablaOITB.

VatLiable VATLiable tYESPurchaseItem PrchseItem tNOSalesItem SellItem tYESInventoryItem InvntItem tYESMinInventory MinLevel 5ManageSerialNumbers ManSerNum tYESValid validFor tYESAvgStdPrice AvgPrice 10000

Nota: Utilice esta columnapara introducir el coste deartículo de multipantallas.

GLMethod GLMethod glm_ItemClassManageStockByWarehouse

ByWh tNO

ManageSerialNumbersOnReleaseOnly

ManOutOnly tNO

CostAccountingMethod EvalSystem bis_StandardSRIAndBatchManageMethod

MngMethod bomm_OnEveryTransaction

PlanningSystem PlanningSys bop_MRPProcurementMethod PrcrmntMtd bom_MakeLeadTime LeadTime 2MinOrdrQty MinOrderQuantity Dejar en blancoItemType ItemType itItems

Nombre de DataInterface API

Nombre de campo detabla

Valor

ItemCode ItemCode MS4x4ItemName ItemName Multipantalla 4x4ItemsGroupCode ItmsGrpCod Introduzca el número del

grupo de artículosMultipantallas de la tablaOITB.

VatLiable VATLiable tYESPurchaseItem PrchseItem tNOSalesItem SellItem tYESInventoryItem InvntItem tYESMinInventory MinLevel 3ManageSerialNumbers ManSerNum tYESValid validFor tYESAvgStdPrice AvgPrice 18000

Nota: Utilice esta columnapara introducir el coste deartículo de multipantallas.

GLMethod GLMethod glm_ItemClassManageStockByWarehouse

ByWh tNO

ManageSerialNumbersOnReleaseOnly

ManOutOnly tNO

CostAccountingMethod EvalSystem bis_StandardSRIAndBatchManageMethod

MngMethod bomm_OnEveryTransaction

PlanningSystem PlanningSys bop_MRPProcurementMethod PrcrmntMtd bom_MakeLeadTime LeadTime 4MinOrdrQty MinOrderQuantity Dejar en blancoItemType ItemType itItems

Grabe el fichero como fichero .csv.

1-5-4 Cree un fichero de importación de datos para los precios de artículos.

Abra el modelo de Data Transfer Workbench Inventario Datos maestros deartículo ITM1 - Items_Prices.xlt.Nota: El número de la lista de precios es un número entero:

0 para Lista de precios 01

1 para Lista de precios 02, etc.Introduzca los siguientes valore para Light & Music Ltd para importar la Listade precios 01:

ParentKey PriceList Currency Price

ItemCode PriceList Currency Price

I0044 0 Introduzca la moneda de 3 dígitosde la tabla de parametrizaciónMonedas (por ejemplo, GBP).

500

I0050 0 Introduzca la moneda de 3 dígitos. 800

MS3x3 0 Introduzca la moneda de 3 dígitos. 14000

MS4x4 0 Introduzca la moneda de 3 dígitos. 22000

Grabe el fichero como ITM1 - Items_Prices_LM.csv.

1-5-5 Importe artículos.En Data Transfer Workbench, seleccione Importar.

Seleccione Datos maestros.Seleccione el objeto empresarial Inventario > Datos maestros artículo.

Enlace los ficheros .csv que acaba de crear para los artículos y los precios parael objeto Artículos y el objeto Precios_Artículos.

En el paso 5 (Asignar campos de objeto), compruebe la asignación paraasegurarse de que todos los campos estén correctamente asignados.

Después de haber ejecutado la importación correctamente:

En SAP Business One, verifique los datos maestros para los tres artículos.La lista de precios 01 debe mostrar los precios del fichero de importaciónde los precios de artículos. Sugerencia: La tabla ITM1 contiene el precio yla lista de precios de todos los artículos.

Compruebe que el Coste de artículo se haya importado en los datosmaestros para los dos productos multipantalla. El Coste de artículo está en laficha Datos de inventario. Este campo se asignó en el fichero deimportación de artículos.

1-6 Importe una nueva lista de precios (Lista de precios 02).Nota: En este ejercicio se utiliza la utilidad Importar desde Excel de SAP BusinessOne. Además se puede utilizar Data Transfer Workbench para importar una lista deprecios.

1-6-1 Cree una hoja de cálculos de Excel.Cree un fichero de Excel con los siguientes datos de lista de precios para la listade precios 02. Nota: Para ver los campos de la tabla de una lista de precios,ejecute una consulta en la tabla ITM1.

Columna A Columna B Columna C Columna DMS3x3 2 15000 Introduzca una moneda de 3

dígitos, por ejemplo, GBP.

MS4x4 2 23000 Introduzca la moneda de 3dígitos.

I0044 2 550 Introduzca la moneda de 3dígitos.

I0050 2 880 Introduzca la moneda de 3dígitos.

Grabe el fichero como tipo de texto .txt.

Cierre la ventana del fichero .txt. Importante: La importación no se realizarácorrectamente si el fichero de texto no está cerrado.

1-6-2 Ejecute la importación desde la utilidad Excel.En SAP Business One, abra la utilidad Importar desde Excel.

Seleccione Gestión Importación/Exportación de datos.Seleccione Importación datos.Seleccione Importar de Excel.

En la lista desplegable Tipo de datos para importación, seleccione Artículos.Seleccione los siguientes campos:

Columna CampoA Número de artículoB Código listas precios

Nota: Cuando seleccione el campo Código listas precios elsistema selecciona automáticamente Precio según lista precios yLista precios moneda precio.

C Precio según lista preciosNota: Equivale al Precio por unidad.

D Lista precios moneda precio

Seleccione OK.Seleccione el fichero .txt.

Verifique los precios en la Lista de precios 02 en los datos maestros de artículo.Abra los datos maestros de interlocutor comercial para el cliente C0010 y asigneesta lista de precios (lista de precios 02) en las Condiciones de pago.

1-7 Pruebe el artículo y los datos maestros recientemente importados.1-7-1 Cree una entrada de mercancías para los artículos.

Seleccione Inventario Operaciones de stock Entrada de mercancías.Cree una entrada de mercancías para:

9 artículos (I0044) con el precio por unidad 300.

1 artículo (I0050) con el precio por unidad 600.

1-7-2 Cree una lista de materiales para multipantallas.

Seleccione Producción Lista de materiales.Cree una lista de materiales para una multipantalla (MS3x3) mediante el uso delos artículos recibidos mencionados anteriormente:

Artículo Cantidad

I0044 9

I0050 1

1-7-3 Cree una orden de fabricación.

Seleccione Producción Orden de fabricación.Cree una orden de fabricación para una cantidad de 1 artículo MS3x3.

Libere la orden de fabricación (modifique el status).

1-7-4 Cree un recibo de producción.

Seleccione Producción Recibo de producción.Seleccione la orden de fabricación e introduzca el número de serie.

1-7-5 Cree una entrega. Cree un documento de entrega para el artículo MS3x3.

SQL básicoContenido1. Instrucción SELECT

1.1. Partes principales de una instrucción SELECT

1.2. Opciones de SELECT column_list1.3. Opciones de FROM table_list

1.4. Opciones de WHERE search_condition1.5. Opciones de GROUP BY group_expression

1.6 Opciones de ORDER BY order_expression

2. Funciones DATE útiles2.1 Función SQL para obtener la fecha actual

2.2 Función SQL para calcular la diferencia entre dos fechas2.3 Función SQL para determinar una fecha basada en el futuro

3. Funciones STRING útiles3.1 Sustitución de caracteres en un string

3.2 Concatenación de strings3.3 Corte de una parte de un string

3.4 Conversión de un número a un string

5-1

1. Instrucción SELECT1.1. Partes principales de una instrucción SELECT

SELECT column_listFROM table_list

WHERE search_conditionGROUP BY group_expression

ORDER BY order_expression [ASC | DESC]

1.2. Opciones de SELECT column_lista) Todas las columnas:

SELECT *

SELECT T1.*, T2.*b) Columnas específicas:

SELECT T1.column1, T1.column2, T2.column1

c) Sólo valores unívocos:

SELECT DISTINCT column1d) Utilización de alias para nombres de columna (títulos):

SELECT column1 AS ‘CUSTOMER NUMBER’, column2 AS‘CUSTOMER NAME’

e) Uso de funciones:En lugar de seleccionar una columna directamente, también puede utilizar unafunción y aplicarla a la columna, por ejemplo:

SELECT AVG(UnitPrice) AS ‘Precio medio’)

SELECT SUBSTRING(MiddleName, 1, 1) AS ‘Inicial central’

1.3. Opciones de FROM table_lista) Tablas específicas:

FROM table1 T0, table2 T1Business One comienza siempre con T0 al numerar las tablas.

b) Con operación de enlace:

FROM table1 T0 INNER JOIN table2 T1 ON T0.Code = T1.CodeCode es la referencia existente entre las dos tablas, como CardCode,ItemCode. Si los tipos de datos de la referencia no son compatibles, uno deellos se deberá convertir.Por ejemplo: DocNum es un campo numérico y Ref1 un campo decaracteres.Para enlazar ambos, debe convertir el número a un carácter o viceversa:CAST(T0.DocNum AS VARCHAR) = T1.Ref1

5-2

1.4. Opciones de WHERE search_conditionLimita las líneas devueltas desde SELECT.

a) Operador AND: ambas condiciones deben ser verdaderas.

WHERE CardType = ‘C’ y Country = ‘Alemania’b) Operador OR: una de las condiciones debe ser verdadera.

WHERE Country = ‘Italia’ OR Country = ‘Alemania’c) Uso de operadores diferentes:

Igual a: =

No igual: <>, !=

Mayor, menor que: >, <, >=, <=

No mayor, menor que: !>, !<

d) LIKE: compara si un string coincide con un determinado patrón.

CustomerName LIKE ‘Mai%’

CustomerName LIKE ‘%aier%’

CustomerName NOT LIKE ‘A%’

CustomerName LIKE ‘M[ae]ier’

CustomerName LIKE ‘M_ier’e) BETWEEN: especifica un rango.

WHERE Age BETWEEN 10 AND 20

WHERE Age NOT BETWEEN 10 AND 20f) NULL: especifica una búsqueda de valores nulos.

WHERE ContactName IS NULL

WHERE ContactName IS NOT NULL

5-3

1.5. Opciones de GROUP BY group_expressionEspecifica los grupos para las líneas de salida. Calcula un valor agregado para cadacolumna de SELECT.

SELECT country, city, SUM(revenue) FROM…GROUP BY country, cityTodas las columnas de la cláusula de selección deben contar con una funcióncolectiva o encontrarse en la instrucción GROUP BY. Se recomienda que seutilicen junto con ORDER BY para ordenar la salida de las columnas.

Ejemplos de funciones colectivas:

AVG: devuelve la media de los valores de la expresión

SUM: devuelve el total de los valores

MAX: devuelve el valor más alto de la expresión

MIN: devuelve el valor más bajo de la expresión

COUNT: devuelve el número de líneas

1.6 Opciones de ORDER BY order_expressionEspecifica la clasificación de los resultados.a) ASC: clasificación del valor más bajo al más alto.

ORDER BY LastName, FirstNameb) DESC: clasificación del valor más alto al más bajo.

ORDER BY LastName DESC, FirstName DESC

5-4

2. Funciones DATE útiles2.1 Función SQL para obtener la fecha actual

GETDATE()Necesario en condiciones basadas en la fecha de sistema.

2.2 Función SQL para calcular la diferencia entre dos fechasDATEDIFF(datepart, startdate, enddate)

Datepart especifica la parte de la fecha en la que se debe calcular la diferencia (porejemplo, año, mes o día).Startdate se resta de enddate. Si startdate es posterior a enddate, se devolverá unvalor negativo.

2.3 Función SQL para determinar una fecha basada en el futuroDATEADD(datepart, number, date)

Datepart especifica la parte de date en la que se debe añadir un valor nuevo (porejemplo, año, mes o días).

Number especifica el valor utilizado para incrementar date.

3. Funciones STRING útiles3.1 Sustitución de caracteres en un string

REPLACE (exp1, exp2, exp3)Exp1 es el string que se debe buscar.

Exp2 es el patrón para buscar.Exp3 es el patrón con el que se debe sustituir.

3.2 Concatenación de stringsBasta con utilizar “+”.

SELECT ‘Número de pedido: ‘ + DocEntry

SELECT FirstName + ‘ ‘ + LastName

3.3 Corte de una parte de un stringSUBSTRING (exp, start, length)

Exp es el string que se debe buscar.Start es el carácter en el que comienza el substring.

Length es la longitud del substring.

SUBSTRING(‘C00001’, 1, 1) -> ‘C’

5-5

3.4 Conversión de un número a un stringDevuelve un string de caracteres:

STR (Numeric_Exp, length, decimal)Numeric_Exp puede ser, por ejemplo, una expresión de número entero o flotante.Length es la longitud total del resultado incluyendo el punto decimal.

Decimal es el número de posiciones a la derecha del punto decimal.SELECT STR(OpenQty, 4, 0) + ‘Unidades’

5-6

Herramientas de personalización: Ejercicios

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Consultas

Al finalizar este ejercicio, podrá:

Ejecutar consultas simples en tablas de SAP Business One.

Las consultas son importantes porque se utilizan para informes ad hoc ypara personalizaciones como alertas, procedimientos de autorización yvalores definidos por el usuario.

Nota: Use la base de datos de muestra para este ejercicio.

Puede usar el Generador de consultas y el Asistente de consulta para desarrollar sus consultas.

1-1 Cree un informe para acción de transporte directo.Este informe utiliza la tabla de Interlocutor comercial OCRD.

Seleccione los siguientes campos de la tabla:

CardCode

CardNameCntctPrsn

AddressZipCodeCity (Ciudad de facturación)

Sugerencia: Haga doble clic en la cabecera de columna Nombre para ver los campos detabla enumerados alfabéticamente.Cree la condición siguiente para que el sistema visualice únicamente los registrosmaestros de cliente. En los registros maestros de cliente, el campo CardType tiene elvalor ‘C’.

Clasifique el informe en el pedido de interlocutor comercial.Ejecute y grabe la consulta con la categoría Marketing.

Nota: Para acceder a este informe, seleccione Herramientas Consultas Consultasusuario Marketing Nombre del informe.

5-7

1-2 Cree una lista de facturas que están pendientes para un intervalo de fechasespecífico.Sugerencia: Seleccione el pulsador X para borrar la selección de tabla anterior.Este informe utiliza la tabla de factura OINV. Las variables [%0] y [%1] abrirán unaviso donde puede introducir el intervalo de fechas cuando ejecuta la consulta.Seleccione los campos DocNum, CardCode, CardName, DocTotal, DocDate de latabla OINV.En el campo Where, introduzca una condición para probar el campo DocStatus para elvalor ‘O’.En la cláusula Where, use las variables [%0] y [%1] para introducir un rango deselección para el campo DocDate.Ejecute la consulta e introduzca el rango Fecha de contabilización en la ventanaCriterios de selección.Para mostrar el total de la columna, debe pulsar CRTL y hacer doble clic en la cabecerade columna Total del documento.Grabe la consulta en la categoría Ventas.

1-3 Cree una lista de ofertas pendientes.Esta consulta utilizará las siguientes tablas

Oferta de ventas (OQUT)

Líneas de Oferta de ventas (QUT1)

Tabla de Empleado del departamento de ventas (OSLP)Seleccione los campos SlpCode, CardCode y CardName de la tabla OQUT.

Seleccione el campo SlpName de la tabla OSLP.Seleccione los campos ItemCode, Description y LineTotal de la tabla QUT1.

Filtre únicamente ofertas pendientes donde el campo DocStatus en la tabla OQUT tieneel valor ‘O’.

Clasifique los resultados mediante el campo SlpCode.Grabe la consulta en la categoría Ventas con el nombre “Ofertas pendientes”.

5-8

1-4 Ejercicio opcional: cree una lista de ofertas pendientes mediante Crystal Reports.Repita la consulta anterior utilizando Crystal Reports. Esta solución asume que hacreado una conexión de base de datos en Crystal Reports con la fuente de datos SAPBusiness One.

Nota: Para obtener más información acerca de fuentes de datos, véase el documento“Trabajo con la Integración de Crystal Reports”.

Abra el nodo Tablas B1.

Seleccione las tablas OQUT y QUT1 de 04 Ventas Oferta de ventas de clientes.

Seleccione la tabla OSLP de 01 Gestión Definición General.Arrastre los campos requeridos de las tres tablas a los detalles de informe.Añada cabeceras adecuadas.

Clasifique los informes mediante el campo SlpCode.Cree una Fórmula para la selección de registro y seleccione el campo DocStatus de latabla OQUT. La fórmula debe comparar que el campo sea igual a ‘O’.

5-9

5-10

Herramientas de personalización: Soluciones

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Consultas

Nota: Use la base de datos de muestra para este ejercicio.

Nota: Las soluciones se muestran para el Generador de consultas únicamente. Intente utilizarel Asistente de consulta también para decidir sobre la herramienta que prefiere.1-1 Informe para acción de transporte directo

Este informe utiliza la tabla de Interlocutor comercial OCRD.Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas.Escriba OCRD en el campo superior izquierdo y pulse Tab.Haga doble clic para seleccionar los siguientes campos de tabla:

CardCodeCardNameCntctPrsnAddressZipCodeCity (Ciudad de facturación)

Sugerencia: Haga doble clic en la cabecera de columna Nombre para ver los campos detabla enumerados alfabéticamente.

Cree la condición siguiente para que el sistema visualice únicamente los registrosmaestros de cliente:

Haga clic en el área Where del lado derecho.Haga doble clic para seleccionar el campo CardType.Escriba = ‘C’ para completar la cláusula Where.La cláusula Where ahora deberá ser: T0.[CardType] = ‘C’

Seleccione Ejecutar.Grabe la consulta para ejecutarla nuevamente:

Seleccione Grabar.Seleccione Gestionar categorías.Introduzca Marketing en el campo Nombre de categoría.Seleccione Seleccionar todo.Seleccione Añadir.Seleccione OK.Seleccione Marketing.Introduzca Transporte directo - cliente en el campo Nombre de consulta.Seleccione Grabar.Nota: Para acceder a este informe, seleccione Herramientas ConsultasConsultas usuario Marketing Transporte directo - cliente.

5-11

1-2 Lista de facturasEste informe utiliza la tabla de factura OINV. Las variables [%0] y [%1] abrirán unaviso donde puede introducir el intervalo de fechas cuando ejecuta la consulta.Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas.Sugerencia: Seleccione el pulsador X para borrar la selección de tabla anterior.Escriba OINV en el campo Tabla y pulse Tab.Seleccione DocNum, CardCode, CardName, DocTotal, DocDate de la tabla OINV.Haga clic en la cláusula Where y cree las condiciones para filtrar los datos:

Seleccione DocDate y, luego, seleccione Condiciones.Seleccione la condición Superior/Igual y la variable [%0].Seleccione DocDate y seleccione la condición Menor o igual.Seleccione la variable [%1].Añada un filtro para las facturas pendientes (es decir, DocStatus = ‘O’).La cláusula Where deberá ser:T0. [Docdate] >= [%0] y T0.[Docdate] <= [%1] y T0.[DocStatus] = ‘O’

Seleccione Ejecutar.Ejecute el rango Fecha de contabilización en la ventana Criterios de selección y ejecutela consulta.El sistema visualizará el resultado.Para mostrar el total de la columna, debe pulsar CRTL y hacer doble clic en la cabecerade columna Total del documento.Grabe esta consulta con el nombre ‘Lista de facturas’ en una nueva categoría llamadaVentas.

1-3 Lista de ofertas pendientesEsta consulta utilizará las siguientes tablas

Oferta de ventas (OQUT)Líneas de Oferta de ventas (QUT1)Tabla de Empleado del departamento de ventas (OSLP)

Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas.Escriba OQUT en la columna Tabla y pulse Tab.Escriba OSLP en la columna Tabla y pulse Tab.Escriba QUT1 en la columna Tabla y pulse Tab.Seleccione SlpCode, CardCode y CardName de la tabla OQUT.Seleccione el campo SlpName de la tabla OSLP.Seleccione ItemCode, Description y LineTotal de la tabla QUT1.Sugerencia: Haga doble clic en la cabecera Nombre para clasificar los nombres decampo alfabéticamente.Escriba la siguiente condición en la cláusula Where para que se utilicen solamenteofertas pendientes:Tabla OQUT, Campo DocStatus, Condición Igual a, Campo/Valor ‘O’Clasifique los resultados mediante el campo SlpCode.Ejecute la consulta.Grabe la consulta en la categoría Ventas con el nombre ‘Ofertas pendientes’.

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1-4 Ejercicio opcional: lista de ofertas pendientes (Crystal Reports)Repita la consulta anterior utilizando Crystal Reports. Esta solución asume que hacreado una conexión de base de datos en Crystal Reports con la fuente de datos SAPBusiness One.Seleccione Asistente de informes y seleccione la fuente de datos.Seleccione Base de datos Asistente de base de datos.Abra el nodo Tablas B1.Abra 04 Ventas - clientes.Abra Oferta de ventas.Seleccione OQUT.Seleccione QUT1.Seleccione 01 Gestión.Seleccione Definición General.Seleccione OSLP.Seleccione OK.Mediante el Explorador de campo, arrastre los campos requeridos de las tres tablas a losdetalles de informe.Añada cabeceras adecuadas.Seleccione el Asistente de ordenación de registros.Seleccione el campo SlpCode que se va a clasificar.Cree una Fórmula para la selección de registro y seleccione el campo DocStatus de latabla OQUT. La fórmula debe comparar que el campo sea igual a ‘O’.Vea la presentación preliminar del informe.

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5-14

Herramientas de personalización: Ejercicios

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Gestiones de alarma

Al finalizar este ejercicio, podrá:

Configurar alertas para notificar a los usuarios cuando se produzcanexcepciones durante un proceso comercial

Usar alertas predefinidas y alertas basadas en consultas de usuario

Las alertas notifican a los usuarios de condiciones excepcionales, pero noafectan el workflow.

Nota: Use la nueva base de datos de Light & Music.

1-1 Configure una alerta cuando la ganancia bruta en un documento de ventas esté pordebajo del 30%.El propietario de la empresa desea que se le informe cuando un pedido de cliente seemite con una ganancia bruta por debajo del 30%.Use la alerta preconfigurada Desviación de ganancia bruta porcentual.

En la ficha Condiciones, escriba 30.Aplicar a Pedidos de cliente.

Seleccione el usuario Michael para recibir la alerta. También puede seleccionar elusuario actual y esto le evitará que tenga que entrar al sistema como Michael para ver laalerta.Asegúrese de que la alerta esté activa.

Inicie otra instancia de SAP Business One y entre al sistema como sarah, jefe de ventas.Cree pedidos de cliente para el artículo MS3x3 y cambie el Precio por unidad para quela Ganancia bruta esté por debajo del 30%. Base la Ganancia bruta en el Coste deartículo.

Cambie el usuario que seleccionó para recibir la alerta.

Si la alerta no se muestra, seleccione Ventana Mensajes/Resumen alarmas.Nota: Mantenga abiertas ambas ventanas de cliente de SAP Business One.

5-15

1-2 Configure una alerta de ofertas con un total de documento mayor que 15.000.Un jefe desea ver las ofertas de ventas que exceden los 15.000. Esta alerta está basada enuna consulta.

1-2-1 Cree una consulta para la alerta.Seleccione DocNum, CardName y DocTotal de la tabla OQUT.Seleccione SlpName de la tabla OSLP.

Introduzca la siguiente cláusula Where para mostrar solamente la oferta con untotal de documento mayor que 15.000:Tabla OQUT, Campo DocTotal, Condición Mayor que, Campo/Valor 15.000.Grabe la consulta en la categoría Alertas.

1-2-2 Defina la alerta.Añada una alerta para el usuario director y seleccione la consulta que acaba decrear.Introduzca la frecuencia Cada 3 minutos.

1-2-3 Pruebe la alerta.Cambie al cliente de SAP Business One con el que entró al sistema comoSarah.Cree una oferta para un total de documento superior a 15.000.

Podrá añadir el documento.Cambie al usuario director. El usuario director recibirá una notificación despuésde 3 minutos.

1-3 Configure una alerta de ofertas pendientes.Nota: Cambie a la base de datos de muestra para este paso. Utilizará una consultaque creó anteriormente en la base de datos de muestra.

El propietario de la empresa desea poder revisar todas las ofertas pendientes una vez pormes. Cree una alerta para notificar al propietario mensualmente. Utilice la consulta quedesarrolló anteriormente en el paso 1-3 en el ejercicio de consultas. Esta consulta segrabó en la categoría Ventas con el nombre Ofertas pendientes.

Añada una nueva alerta basada en la consulta.Configure la frecuencia para que se ejecute una vez al mes.

Configure el indicador Int. para el usuario director.Para recibir la alerta, seleccione la fecha actual y una hora adecuada, por ejemplo, en 3minutos.Cree una oferta de ventas.

Recibirá una alerta y verá el informe.Nota: Después de recibir la alerta, deberá desactivarla.

5-16

Herramientas de personalización: Soluciones

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Gestiones de alarma

Nota: Use la nueva base de datos de Light & Music.

1-1 Configure una alerta cuando la ganancia bruta en un documento de ventas esté pordebajo del 30%.El propietario de la empresa desea que se le informe cuando un pedido de cliente seemite con una ganancia bruta por debajo del 30%. Esto utiliza una de las alertaspreconfiguradas suministradas con el sistema.Use la nueva base de datos de Light & Music.

Seleccione Gestión Gestiones de alarma.La ventana se abre en el modo Buscar. Escriba * en el campo Nombre y seleccioneBuscar.

Seleccione la alerta Desviación de ganancia bruta porcentual. En la ficha Condiciones,escriba 30 como porcentaje de beneficios.

Aplíquelo a Pedidos de cliente mediante la ficha Documentos.Seleccione la casilla de selección Int. para el usuario Michael y el usuario director (estole evitará que tenga que entrar al sistema como Michael para ver la alerta).Seleccione la casilla de selección Activo.

Seleccione Actualizar.Inicie otra instancia de SAP Business One y entre al sistema como sarah, jefe de ventas.

Cree pedidos de cliente y cambie el Precio por unidad para que la Ganancia bruta estépor debajo del 30%. Puede verificar la ganancia bruta al abrir la ventana Gananciabruta del pedido de cliente. Base la Ganancia bruta en el Coste de artículo.Grabe el pedido de cliente.

Cambie el usuario que seleccionó para recibir la alerta. Esto puede demorar unosminutos.

Si la alerta no se muestra, seleccione Ventana Mensajes/Resumen alarmas.Nota: Mantenga abiertas ambas ventanas de cliente de SAP Business One.

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1-2 Configure una alerta de ofertas con un total de documento mayor que 15.000.Un jefe desea ver las ofertas de ventas que exceden los 15.000. Esta alerta está basada enuna consulta.

1-2-1 Cree una consulta para la alerta.

Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas.Introduzca las tablas OQUT y OSLP en la columna Tabla.

Seleccione DocNum, CardName y DocTotal de la tabla OQUT.Seleccione SlpName de la tabla OSLP.

Introduzca la siguiente cláusula Where para mostrar solamente la oferta con untotal de documentos mayor que 15.000:Tabla OQUT, Campo DocTotal, Condición Mayor que, Campo/Valor 15.000.Grabe la consulta con el nombre ‘Ofertas > 15.000’ en una nueva categoríallamada Alertas.

1-2-2 Defina la alerta.

Seleccione Gestión Gestiones de alarma.Cambie al modo Añadir.Introduzca Ofertas > 15.000 en el campo Nombre.

Configure el indicador Activo.Seleccione Abrir consulta guardada.

Seleccione la consulta Ofertas > 15.000 en la categoría Alertas.Seleccione OK.

Introduzca la frecuencia Cada 3 minutos.Configure el indicador Int. para el usuario director.

Seleccione Añadir.

1-2-3 Pruebe la alerta.Cambie al cliente de SAP Business One con el que entró al sistema como Sarah.Cree una oferta para un total de documento superior a 15.000.

Podrá añadir el documento.Cambie al usuario director. El usuario director recibirá una alerta después de 3minutos.

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1-3 Configure una alerta de ofertas pendientes.Nota: Cambie a la base de datos de muestra para este paso. Utilizará una consultaque creó anteriormente en la base de datos de muestra.El propietario de la empresa desea poder revisar todas las ofertas pendientes una vez pormes. Cree una alerta para notificar al propietario mensualmente.Añada una nueva alerta llamada Ofertas pendientes.

Configure el indicador Activo.Seleccione Abrir consulta guardada.

Seleccione la consulta que creó en el paso 1-3 en el ejercicio de consultas. Esta consultase grabó en la categoría Ventas con el nombre Ofertas pendientes.

Seleccione OK.Configure la frecuencia para que se ejecute una vez al mes.

Configure el indicador Int. para el usuario director.Para recibir la alerta ahora, seleccione la fecha actual y una hora adecuada, por ejemplo,en 3 minutos.Seleccione Añadir.

Cree una oportunidad.Recibirá una alerta y verá el informe.

Nota: Para detener las alertas periódicas, deberá desactivar la alerta en la ventanaGestiones de alarma.

5-19

5-20

Herramientas de personalización: Ejercicios

Unidad: Herramientas de personalización

Tema: Procedimientos de autorización

Al finalizar este ejercicio, podrá:

Definir procesos de autorización para prevenir la adición dedocumentos de marketing no autorizados al sistema.

Los procesos de autorización evitan que documentos no autorizados seañadan a SAP Business One.

Nota: Use la base de datos de Light & Music.

1-1 Active procesos de autorización en el sistema.Active procesos de autorización en Business One.

1-2 Defina un procedimiento de autorización con una condición predefinida.Si el descuento ofrecido es > 15%, el sistema deberá bloquear el pedido de cliente.Michael Smith debe aprobar el pedido antes de que se pueda emitir.1-2-1 Cree una etapa de autorización para aprobación del director.

Incluya los usuarios michael y director, y configure el número de autorizadoresen 1.

1-2-2 Cree un modelo de autorización.Cree un modelo de autorización para pedidos de cliente con un descuento mayorque 15%.Use el término predefinido.Seleccione todos los usuarios del departamento de ventas.Nota: Asegúrese de no incluir el usuario director.

1-2-3 Pruebe el proceso de autorización.Entre al sistema como Sarah y cree un pedido con un descuento mayor que15%.Introduzca un mensaje adecuado en el campo Comentarios para la autorización.Nota: El pedido de cliente se graba como documento preliminar.Cambie a la sesión del usuario director.Autorice el documento.

5-21

Nota: Es posible que la alerta de autorización no se muestre durante unosminutos. Para ver la solicitud de autorización inmediatamente, seleccioneGestión Procedimiento de autorización Informe status de aprobación.Seleccione la casilla de selección Pedido de cliente y ejecute el informe.Cambie a la sesión del usuario sarah y añada el pedido de cliente al sistema.

1-3 Defina un procedimiento de autorización basado en una consulta.Todos los pedidos de servicio superiores a 2.500 deben contar con la aprobación deldirector de compras y del propietario de la empresa. Creará un nuevo modelo deautorización. Utilizará la etapa de autorización que creó en el paso 1-2-1.1-3-1 Cree la consulta.

Cambie a la sesión del usuario director.Cree la siguiente consulta y grábela en la categoría General:SELECT distinct 'true' FROM OPOR T0 WHERE $[$3.0.0] = 'S' AND$[$29.0.number] > 2500Nota: Esta consulta devuelve un valor verdadero si el campo DocType es S(servicio) y el campo DocTotal es mayor que 2.500. La consulta se ejecuta en latabla de pedido OPOR.Sugerencia: Recuerde incluir los símbolos $ en la consulta.

1-3-2 Cree un modelo de autorización.Configure el pedido como el documento de origen, con el usuario sarah comoautor y seleccione la etapa de autorización que creó en el paso 1-2-1.Seleccione el pulsador de radio Cuando se utiliza lo siguiente.En la parte inferior de la ventana, haga doble clic en la primera línea para abrirel Query Manager.Seleccione la consulta que acaba de crear.

1-3-3 Pruebe el proceso de autorización.Cambie a la sesión del usuario sarah.Cree un pedido de servicio (tipo = Servicio) para 3.000.Introduzca una descripción adecuada y seleccione una cuenta de gastos.Verá el mensaje de autorización. Seleccione OK.Nota: Si obtiene un mensaje de error de autorización cuando crea el pedido,seleccione Autorizado por otro usuario y, luego, introduzca el nombre deusuario director y la clave de acceso.Vuelva al usuario director y verifique el Informe decisión de aprobación.Desde aquí puede autorizar la solicitud.Cambie al usuario sarah y recupere el documento autorizado, que ahora puedegrabar.

Sugerencia: para probar una solicitud en un proceso de autorización, abra el pedido yseleccione Herramientas > Consultas > Consultas usuario > Categoría > Nombre dela consulta. La consulta se ejecutará y verá el valor ‘Verdadero’ si se cumplen lascondiciones en el documento.

5-22

Herramientas de personalización: Soluciones

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Procedimientos de autorización

Nota: Use la base de datos de Light & Music.

1-1 Active procesos de autorización en el sistema.Use la nueva base de datos de Light & Music.

Seleccione Gestión Inicialización sistema Parametrizaciones generales.Seleccione la ficha IC.Seleccione la casilla de selección Activar procedimiento de autorización.

Seleccione OK.

1-2 Defina un procedimiento de autorización con una condición predefinida.Si el descuento ofrecido es > 15%, el sistema deberá bloquear el pedido. Michael Smithdebe aprobar el pedido antes de que se pueda emitir.Nota: El descuento máximo para los pedidos de cliente se configura en la ventana deautorizaciones generales.1-2-1 Cree una etapa de autorización para aprobación del director.

Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Etapas deautorización.

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Nombre de etapa Titular

Descripción de etapa Titular

Cantidad de autorizacionesrequeridas

1

Usuario director

Usuario michael

Seleccione Añadir.

5-23

1-2-2 Cree un modelo de autorización.

Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Modelos deautorización.

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Nombre Descuento 15%

Descripción Descuento mayor que 15%

Ficha Autor: Departamento Seleccione Ventas de la listadesplegable.

Ficha Autor: Usuario Seleccione todos los usuarios deldepartamento de ventas.

Nota: Asegúrese de no incluir elusuario director.

Ficha Documentos Seleccione la casilla de selecciónPedido de cliente

Ficha Etapas: Nombre de etapa Titular

Seleccione la ficha Condiciones.Seleccione Cuando se utiliza lo siguiente.

Seleccione la condición predefinida para % de descuento.

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Ratio Mayor que

Valor 15

Seleccione Añadir.1-2-3 Pruebe el proceso de autorización.

Cambie a la sesión a la que está conectado como sarah y cree un pedido conmás de 15% de descuento.

Introduzca un mensaje adecuado en el campo Comentarios para la autorización.Nota: El pedido de cliente se graba como documento preliminar.

Cambie a la sesión del usuario director. Verá una alerta. Abra la solicitud deautorización y autorícela.

Nota: Es posible que la alerta de autorización no se muestre durante unosminutos. Para ver la solicitud de autorización inmediatamente, seleccioneGestión Procedimiento de autorización Informe status de aprobación.Seleccione la casilla de selección Pedido de cliente y ejecute el informe.Cambie a la sesión del usuario sarah y abra el pedido de cliente preliminar quese aprobó.Ahora puede añadir el pedido de cliente al sistema.

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1-3 Defina un procedimiento de autorización basado en una consulta.Todos los pedidos de servicio superiores a 2.500 deben contar con la aprobación deldirector de compras y del propietario de la empresa. Creará un nuevo modelo deautorización. Utilizará la etapa de autorización que creó en el paso 1-2-1.

1-3-1 Cree la consulta.Cambie a la sesión del usuario director.

Cree la siguiente consulta mediante el Generador de consultas:

SELECT distinct 'true' FROM OPOR T0 WHERE $[$3.0.0] = 'S' AND$[$29.0.number] > 2500Nota: Esta consulta devuelve un valor verdadero si el campo DocType es S(servicio) y el campo DocTotal es mayor que 2.500. La consulta se ejecuta en latabla de pedido OPOR.

Sugerencia: Recuerde incluir los símbolos $ en la consulta.Grabe la consulta en la categoría General.

1-3-2 Cree un modelo de autorización.

Seleccione Gestión Procedimiento de autorización Modelos deautorización.

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Nombre Pedido de servicio

Descripción Pedido de servicio

Ficha Autor: Departamento Seleccione sarah de la listadesplegable.

Ficha Documentos Seleccione la casilla de selecciónPedido

Ficha Etapas: Nombre de etapa Seleccione la etapa de autorización quecreó en el paso 1-2-1.

Seleccione la ficha Condiciones.

Seleccione el pulsador de radio Cuando se utiliza lo siguiente.En la parte inferior de la ventana, haga doble clic en la primera línea para abrirel Query Manager.

Seleccione la consulta que acaba de crear.Seleccione Añadir.

5-25

1-3-3 Pruebe el proceso de autorización.Cambie a la sesión del usuario sarah.

Cree un pedido de servicio para 3.000.Cree un pedido de servicio (tipo = Servicio) para 3.000.

Introduzca una descripción adecuada y seleccione una cuenta de gastos.Cuando añada el documento, verá un mensaje de autorización.

Seleccione OK.Nota: Si obtiene un mensaje de error de autorización cuando crea el pedido,seleccione Autorizado por otro usuario y, luego, introduzca el nombre deusuario director y la clave de acceso.Vuelva al usuario director y verifique el Informe decisión de aprobación.Desde aquí puede autorizar la solicitud.Cambie al usuario sarah y recupere el documento autorizado, que ahora puedegrabar.

Sugerencia: Para probar una solicitud en un proceso de autorización, abra el pedido yseleccione Herramientas > Consultas > Consultas usuario > Categoría > Nombre dela consulta. La consulta se ejecutará y verá el valor ‘Verdadero’ si se cumplen lascondiciones en el documento.

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Herramientas de personalización: Ejercicios

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Valores definidos por el usuario (anteriormente

Búsqueda formateada)

Al finalizar este ejercicio, podrá:

Aplicar valores definidos por el usuario a un campo de un documentode marketing.

Los valores definidos por el usuario mejoran la exactitud de los datosintroducidos en documentos de marketing.

Nota: Use la base de datos de Light & Music.

1-1 Añada una lista de valores fijos a un campo del pedido de cliente.Desea registrar cómo el cliente conoció su empresa. Añadirá una lista fija de valoresdefinidos a un campo existente en el documento de pedido de cliente. Cuando se crea unnuevo cliente, la persona del departamento de ventas puede seleccionar información dela lista de valores.

Abra un pedido de cliente y cambie la descripción (etiqueta) del campo Comentarios aOrigen.

Añada valores definidos por el usuario al campo Origen.Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario y fije los valorespredefinidos como Sitio Web, Correo electrónico, Publicación de comercio y Otros.Sugerencia: Deberá aparecer una lupa en el campo para indicar que este campo tienevalores definidos por el usuario. Si no aparece la lupa, abra el menú Vista de la barrasuperior y, luego, seleccione Visualización de colectores y Valores definidos porusuario.En el campo Origen, pulse Shift+F2.

Seleccione un valor de la lista.Nota: para evitar que se muestre este campo cuando imprime un pedido de cliente,necesita quitarlo del Modelo de documento asociado.

5-27

1-2 Añada una consulta de base de datos a un campo en un pedido.Cuando crea un pedido, desea mostrar solamente los artículos que suministra elproveedor que ha seleccionado. Creará una consulta que muestre solamente los artículosdel proveedor que ha seleccionado. La consulta seleccionará artículos de la tabla deartículos OITM que tengan el mismo proveedor configurado como el Proveedor pordefecto en los datos maestros de artículo.

Nota: En la tabla OITM, el campo Código de tarjeta se utiliza para almacenar elproveedor por defecto. La variable $4 hace referencia al código de proveedorseleccionado actualmente.

1-2-1 Cree una consulta de base de datos.

SELECT T0.ItemCode FROM OITM T0 WHERE T0.CardCode =$[$4.0.0]Grabe la consulta en la categoría General.

1-2-2 Introduzca un proveedor por defecto en los datos maestros de artículo.Abra el registro de datos maestros para un artículo comprado y, en la fichaCompras, defina el campo Proveedor por defecto.

1-2-3 Cree un pedido con valores definidos por el usuario como una consulta.Abra un Pedido y añada valores definidos por el usuario al campo Número deartículo.Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consultagrabada.Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente.

En el campo Nº artículo, pulse Shift+F2.La consulta se ejecutará y mostrará únicamente los artículos del proveedor pordefecto.

1-3 Añada una consulta de base de datos para calcular una fecha de entrega en unpedido de cliente.Cuando crea un pedido de cliente, desea que el sistema automáticamente configure laFecha de entrega para el valor de Fecha de contabilización + 7 días. La consultautilizará la tabla de pedido de cliente ORDR.

1-3-1 Cree una consulta de base de datos.

SELECT $[ORDR.DocDate.DATE]+7Nota: La sintaxis anterior solamente funciona para pedidos de cliente (tablaORDR). Para usar la misma consulta en otro documento similar, use el númerode artículo:

SELECT $[$10.0.DATE]+7Grabe la nueva consulta en la categoría General.

5-28

1-3-2 Añada valores definidos por el usuario a un pedido de cliente.Abra un Pedido de cliente y añada valores definidos por el usuario al campoFecha de entrega.Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consultagrabada.Seleccione la consulta que acaba de grabar.

Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo.Seleccione Código de cliente/proveedor como el campo dependiente.

Seleccione Visualizar valores grabados definidos por usuario.En el Pedido de cliente, seleccione un cliente.

El sistema automáticamente insertará una Fecha de entrega que sea 7 díasposterior a la Fecha de contabilización.

1-4 Copie automáticamente el número de referencia de cliente.Añada valores definidos por el usuario para copiar el número de referencia de cliente alcampo de comentarios en una factura de clientes.Use esta consulta:

Select $[OINV.NumAtCard]o Select $[$14.0.0]

Abra una factura de clientes y añada valores definidos por el usuario en el campoComentarios.

Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada.Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo.

Seleccione el campo Número de referencia IC.En la factura, escriba en el campo Número de referencia de cliente.

El texto se copiará en el campo Comentarios.

1-5 Ejercicio opcional:Light & Music desea brindar un 5% de descuento en pedidos de cliente, siempre ycuando no haya pagos vencidos y que el cliente haya realizado un pedido en los últimos6 meses.

Cree una consulta que contenga la cantidad de facturas atrasadas para el cliente y queespecifique si hay pedidos realizados en los últimos seis meses. Si no hay facturasatrasadas y hay al menos un pedido, fije el descuento en 5, de lo contrario, fije eldescuento en 0.

Añada esta consulta a los valores definidos por el usuario en el campo de descuento deun pedido de cliente.

La consulta se ejecuta automáticamente cuando se selecciona el código de cliente.

5-29

5-30

Herramientas de personalización: Soluciones

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Valores definidos por el usuario (anteriormente

Búsqueda formateada)

Nota: Use la base de datos de Light & Music.

1-1 Añada una lista de valores fijos a un campo del pedido de cliente.Desea registrar cómo el cliente conoció su empresa. Añadirá valores definidos por elusuario a un campo existente en el documento de pedido de cliente. Cuando se crea unnuevo cliente, la persona del departamento de ventas puede seleccionar información dela lista de valores.Seleccione Ventas – clientes.

Seleccione Pedido de cliente.Seleccione Ctrl y haga doble clic en el nombre (etiqueta) del campo Comentarios.

Introduzca Origen como la Descripción nueva.Seleccione Actualizar.

Seleccione OK.Coloque el cursor en el campo Origen.

Pulse Alt+Shift+F2.Aparece el cuadro de diálogo Valores definidos por usuario - Definición.

Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario.Seleccione Explorar (. . .)Introduzca Sitio Web, Correo electrónico, Publicación de comercio y Otros.

Seleccione Actualizar.Seleccione OK.

Seleccione Actualizar para grabar valores definidos por el usuario.Sugerencia: Deberá aparecer una lupa en el campo para indicar que este campo tienevalores definidos por el usuario. Si no aparece la lupa, abra el menú Vista de la barrasuperior y, luego, seleccione Visualización de colectores y Valores definidos porusuario.En el campo Origen del pedido de cliente, pulse Shift+F2.

Seleccione un valor de la lista.Nota: para evitar que se muestre este campo cuando imprime un pedido de cliente,necesita quitarlo del Modelo de documento asociado.

5-31

1-2 Añada una consulta de base de datos a un campo en un pedido.Cuando crea un pedido, desea mostrar solamente los artículos que suministra elproveedor que ha seleccionado en el campo de proveedor.Creará una consulta que muestre solamente los artículos del proveedor que haseleccionado. La consulta seleccionará artículos de la tabla de artículos OITM quetengan el mismo proveedor configurado como el Proveedor por defecto en los datosmaestros de artículo.Nota: En la tabla OITM, el campo Código de tarjeta se utiliza para almacenar elproveedor por defecto. La variable $4.0.0 hace referencia al código de proveedorseleccionado actualmente.1-2-1 Cree una consulta de base de datos.

Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas.Seleccione Ejecutar. Haga caso omiso del mensaje de error.Se abrirá una ventana con una instrucción Seleccionar SQL.Seleccione el icono de lápiz en la instrucción Seleccionar. Esto le permitiráescribir en la consulta completa comoSELECT T0. ItemCode FROM OITM T0 WHERE T0.CardCode =$[$4.0.0]Seleccione Grabar.Introduzca un nombre para la consulta en el campo Nombre de la consulta.Seleccione la categoría General.Seleccione Grabar.

1-2-2 Introduzca un proveedor por defecto en los datos maestros de artículo.Seleccione Inventario Datos maestros artículo.Localice un artículo para comprar.Seleccione la ficha Compras.Seleccione un proveedor en el campo Proveedor por defecto.Grabe los datos maestros de artículo.

1-2-3 Cree un pedido con valores definidos por el usuario como una consulta.Seleccione Compras - proveedores Pedido.Seleccione el proveedor que había seleccionado anteriormente.Coloque el cursor en el campo Nº artículo.Pulse Alt+Shift+F2.Aparece el cuadro de diálogo Valores definidos por usuario - Definición.Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consultagrabada.Seleccione Abrir consulta guardada.Expanda la categoría General y seleccione la consulta que grabó anteriormente.Seleccione OK.Seleccione Actualizar.En el campo Nº artículo, pulse Shift+F2.La consulta se ejecutará y mostrará únicamente los artículos del proveedor pordefecto.

5-32

1-3 Añada una consulta de base de datos para calcular una fecha de entrega en unpedido de cliente.Cuando crea un pedido de cliente, desea que el sistema automáticamente configure laFecha de entrega para el valor de Fecha de contabilización + 7 días. La consultautilizará la tabla de pedido de cliente ORDR.

1-3-1 Cree una consulta de base de datos.

Seleccione Herramientas Consultas Generador de consultas.Seleccione Ejecutar. Haga caso omiso del mensaje de error.

Escriba una consulta nueva como:

SELECT $[ORDR.DocDate.DATE]+7Seleccione Grabar.Nota: La sintaxis anterior solamente funciona para pedidos de cliente (tablaORDR). Para usar la misma consulta en otro documento similar, use la sintaxisde número de artículo:

SELECT $[$10.0.DATE]+7Grabe la nueva consulta en la categoría General.

1-3-2 Añada valores definidos por el usuario a un pedido de cliente.

Seleccione Ventas – clientes Pedido de cliente.Coloque el cursor en el campo Fecha de entrega.

Pulse Shift+Alt+F2.Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consultagrabada.Seleccione Abrir consulta guardada.

Seleccione la consulta que acaba de grabar.Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo.

Seleccione Código de cliente/proveedor de la lista desplegable.Seleccione Visualizar valores grabados definidos por usuario.

Seleccione Actualizar.En el Pedido de cliente, seleccione un cliente.

El sistema automáticamente insertará una Fecha de entrega que sea 7 díasposterior a la Fecha de contabilización.

5-33

1-4 Copie automáticamente el número de referencia de cliente.Añada valores definidos por el usuario para copiar el número de referencia de cliente alcampo de comentarios en una factura de clientes.Use esta consulta:

Select $[OINV.NumAtCard]o Select $[$14.0.0]

Abra una factura de clientes y añada valores definidos por el usuario en el campoComentarios.Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consulta grabada.Seleccione la consulta que acaba de crear.Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo.Seleccione el campo Número de referencia IC.En la factura de clientes, escriba en el campo Número de referencia de cliente.El texto se copiará en el campo Comentarios.

1-5 Ejercicio opcional:Light & Music desea brindar un 5% de descuento en pedidos de cliente, siempre ycuando no haya pagos vencidos y que el cliente haya realizado un pedido en los últimos6 meses.1-5-1 Cree una consulta.

Cree y grabe la siguiente consulta:if (select count(DocNum) from OINV where CardCode =$[ORDR.CardCode] and DocStatus = 'O' and DocDueDate < getdate())=0

beginif (select count(DocNum) from ORDR where CardCode =$[ORDR.CardCode] and DocDate > dateadd(month, -6, getdate()))>0

select 5 else select 0 end

else select 0

1-5-2 Añada valores definidos por el usuario.Añada valores definidos por el usuario para el campo de pedido de cliente % dedescuento.Seleccione la consulta.Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo.Seleccione el campo Código de cliente/proveedor.

1-5-3 Pruebe la consulta.Cree una factura y un pedido de cliente para un cliente.

Cuando crea un segundo pedido de cliente, el descuento se deberá configurar en5.

5-34

Herramientas de personalización: Ejercicios

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Tablas y campos definidos por el usuario

Al finalizar este ejercicio, podrá:

Añadir campos adicionales a documentos como campos definidos porel usuario.

Crear una tabla definida por el usuario.

Los campos y las tablas definidas por el usuario le permiten personalizardocumentos para cumplir con los requisitos del proceso empresarial delcliente.

Nota: Use la base de datos de Light & Music.1-1 Añada un campo definido por el usuario para documentos de marketing.

Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Campos definidospor el usuario – Gestión.Seleccione Documentos de marketing > Título.Seleccione Añadir.Introduzca los siguientes datos:

Nombre de campo o tipo de datos ValoresTítulo PromocionesDescripción Código de promociónClase AlfanuméricoEstructura Normal

Seleccione Fijar valores válidos para campo.Introduzca los siguientes datos:

Valor Descripción A continuación, seleccioneS10 Primavera NuevoS11 Verano NuevoA10 Otoño NuevoW10 Invierno Nuevo

Seleccione Añadir.Abra un pedido de cliente.Para ver el campo definido por el usuario, seleccione Vista Campos definidospor el usuario.Abra la lista desplegable para ver los códigos promocionales.

5-35

1-2 Añada un campo definido por el usuario para mostrar el saldo de interlocutorcomercial.El personal del departamento de ventas de la empresa debe conocer el saldo existentecuando reciba un llamado telefónico por un nuevo pedido.

1-2-1 Añada un campo definido por el usuario.Añada un campo definido por el usuario al título de los documentos demarketing para mostrar el saldo de cuentas.Seleccione la clase relevante y la estructura de los importes.

1-2-2 Cree una consulta para extraer el saldo del interlocutor comercial de labase de datos.

SELECT T0.[Balance] FROM OCRD T0 WHERE T0.[CardCode] =$[$4.0.0]Grabe esta consulta.

1-2-3 Añada la consulta como valores definidos por el usuario al campo definidopor el usuario.Abra un pedido de cliente y establezca como visible el campo definido por elusuario.Añada valores definidos por el usuario al campo definido por el usuario.

Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consultagrabada.

Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente.Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo.

Seleccione el campo Código de cliente/proveedor.Seleccione Actualizar regularmente.

1-2-4 Pruebe un campo definido por el usuario.Asegúrese de que haya un cliente que no posea un saldo cero. Si es necesario,cree una factura para un cliente.En el pedido de cliente pendiente, seleccione el cliente.

Se ejecutará la consulta y el saldo de cuenta aparecerá en el campo.Nota: Para ver el saldo de cuenta en otros documentos de marketing, necesitaañadir valores definidos por el usuario para cada tipo de documento. Puedeusar la misma consulta con esos campos definidos por el usuario.

1-2-5 Cree una categoría para el campo definido por el usuario.

Seleccione Herramientas Herramientas de customizingParametrizaciones…Nota: Este menú aparece activo solamente cuando hay un documento activoque contiene campos definidos por el usuario.

Defina una nueva categoría para el campo definido por el usuario.Abra un pedido de cliente y filtre los campos definidos por el usuario que semuestran mediante la lista desplegable de categoría.

5-36

1-3 Añada un campo definido por el usuario para una ubicación de almacenamiento.El almacén de la empresa dispone de cinco líneas de estanterías con cinco estanterías entres niveles. Cada artículo cuenta con un lugar fijo de almacenamiento. Debido a que losempleados temporales realizan picking de los artículos con frecuencia, desearán tambiénpoder mostrar e imprimir el lugar de almacenamiento del artículo de la lista de picking.

1-3-1 Añada un campo definido por el usuario para conservar el lugar dealmacenamiento.Añada un campo definido por el usuario en el nivel Datos maestros > Artículos>Artículos - Almacén.

Título Descripción

Ubicación Ubicación de picking

Utilice la clase y la estructura estándares.Seleccione Fijar valores válidos para campo.

Introduzca los siguientes datos:

Valor Descripciones A continuación, seleccione

1 Estantería 1 Nuevo

2 Estantería 2 Nuevo

3 Estantería 3 Nuevo

4 Estantería 4 Nuevo

5 Estantería 5

1-3-2 Añada un campo definido por el usuario a la línea de lista de picking.Añada un campo definido por el usuario en el nivel Inventario > Lista depicking – Líneas.

Título Descripción

Ubicación de picking Ubicación de picking

Utilice la clase y la estructura estándares.

1-3-3 Añada valores definidos por el usuario al campo definido por el usuario enla línea de lista de picking.Cree una consulta que recuperará automáticamente la ubicación dealmacenamiento de los datos maestros de artículo: ficha Inventario. Este es elcampo definido por el usuario que añadió en el paso1-3-1. La tabla es OITW yel campo tiene el nombre U_Location:

Select T0.[U_Location] from OITW T0 where T0.[ItemCode] = $[$11.12.0]Nota: La consulta se ejecutará de la ventana de lista de picking. Si abre laventana de lista de picking, puede ver que la información del sistema para elcampo del código de artículo es artículo 11 y columna 12.

Grabe la consulta.Abra el documento de la lista de picking y añada valores definidos por usuariopara el nuevo campo definido por el usuario en la línea de lista de picking.

5-37

Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consultagrabada.

Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente.Seleccione Actualización automática.Seleccione Si campo se modifica.Seleccione el campo Fecha de picking de la lista desplegable.Seleccione Actualizar regularmente.

1-3-4 Pruebe un campo definido por el usuario.

Abra los datos maestros de un artículo y seleccione Vista Campos definidospor el usuario.Seleccione la ficha Datos de inventario.Seleccione una ubicación de almacenamiento de la lista.

Cree un Pedido de entrada de mercancías para introducir el artículo en elstock.

Cree un Pedido de cliente para el artículo.Mediante el Responsable de efectuar picking y de embalar, envíe el pedido ala lista de picking.Abra la lista de picking.

La consulta se ejecuta automáticamente porque la Fecha de picking se actualizaen la pantalla. En la línea de lista de picking, verá una ubicación dealmacenamiento para el artículo.

1-4 Añada una tabla definida por el usuario.En el ejercicio anterior para los valores definidos por el usuario, añadió una lista devalores para seleccionar cómo el cliente conoció su empresa. Añadió esto al campoComentarios.

En este ejercicio añadirá la misma lista de valores a un campo definido por el usuario.Enlazará luego una tabla definida por el usuario a este campo, para que los usuariospuedan añadir nuevos valores a la tabla.

1-4-1 Cree una tabla definida por el usuario.Cree una tabla con el nombre Fuente.

1-4-2 Añada un campo definido por el usuario y enlácelo a una tabla definida porel usuario.Abra Documentos de marketing y añada un campo definido por el usuariollamado Fuente. Añada este campo al área del título. No configure ningún valorválido para este campo.

Seleccione Fijar tabla vinculada y seleccione la tabla Fuente.

Seleccione Herramientas Ventanas definidas por usuario y seleccione latabla. Nota: Esta opción de menú no está activa hasta que se añada la tabladefinida por el usuario.

5-38

Introduzca datos para la tabla:

Código Nombre

1 Sitio Web

2 Correo electrónico

3 Actividad comercial

4 Publicación

Nota: Debe seleccionar Actualizar para introducir cada línea en la tabla.

1-4-3 Acceda a una tabla definida por el usuario.Abra un pedido de cliente.Seleccione el campo Fuente.

Puede seleccionar de la lista desplegable o seleccionar Definir nuevo paraañadir una nueva entrada.

5-39

5-40

Herramientas de personalización: Soluciones

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Tablas y campos definidos por el usuario

Nota: Use la base de datos de Light & Music.

1-1 Añada un campo definido por el usuario para documentos de marketing.

Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Campos definidospor el usuario – Gestión.Seleccione Documentos de marketing > Título.

Seleccione Añadir.Introduzca los siguientes datos:

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Título Promociones

Descripción Código de promoción

Clase Alfanumérico

Estructura Normal

Seleccione Fijar valores válidos para campo.Introduzca los siguientes datos:

Valor Descripción A continuación,seleccione

S10 Primavera Nuevo

S11 Verano Nuevo

A10 Otoño Nuevo

W10 Invierno Nuevo

Seleccione Añadir.

Abra un pedido de cliente.

Para ver el campo definido por el usuario, seleccione Vista Campos definidospor el usuario.Abra la lista desplegable para ver los códigos promocionales.

5-41

1-2 Añada un campo definido por el usuario para mostrar el saldo de interlocutorcomercial.

El personal del departamento de ventas de la empresa debe conocer el saldo existentecuando reciba un llamado telefónico por un nuevo pedido.

1-2-1 Añada un campo definido por el usuario

Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Camposdefinidos por el usuario – Gestión.Abra Documentos de marketing.

Seleccione Título.Seleccione Añadir.

Introduzca los siguientes datos:

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Título Saldo

Descripción Saldo de cuenta

Clase Unidades y totales

Estructura Importe

Seleccione Añadir.

1-2-2 Cree una consulta para extraer el saldo del interlocutor comercial de labase de datos.Cree y grabe la siguiente consulta mediante el Generador de consultas:

SELECT T0.[Balance] FROM OCRD T0 WHERE T0.[CardCode] =$[$4.0.0]Grabe la consulta como Saldo de cuenta en cualquier categoría.

1-2-3 Añada la consulta como valores definidos por el usuario al campo definidopor el usuario.Abra un pedido de cliente.

Para ver el campo definido por el usuario, seleccione Vista Camposdefinidos por el usuario.Añada valores definidos por el usuario al campo Saldo de cuenta al pulsarAlt+Shift+F2.

Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consultagrabada.

Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente.Seleccione Actualización automática si se producen modificaciones campo.

Seleccione el campo Código de cliente/proveedor.Seleccione Actualizar regularmente.

Seleccione Actualizar.

5-42

1-2-4 Pruebe un campo definido por el usuario.Asegúrese de que haya un cliente que no posea un saldo cero. Si es necesario,cree una factura para un cliente.En el pedido de cliente pendiente, seleccione el cliente.

Cuando selecciona el código de cliente, la consulta se ejecutará y el saldo decuenta se mostrará en el campo.

Nota: Para ver el saldo de cuenta en otros documentos de marketing, necesitaañadir valores definidos por el usuario para cada tipo de documento. Puede usarla misma consulta con esos campos definidos por el usuario.

1-2-5 Cree una categoría para el campo definido por el usuario.

Seleccione Herramientas Herramientas de customizingParametrizaciones…Nota: Este menú aparece activo solamente cuando hay un documento activo quecontiene campos definidos por el usuario.

Seleccione la lista desplegable para la columna Categoría para el campodefinido por el usuario.

Seleccione Definir nuevo.Introduzca un nombre para la categoría.

Seleccione Actualizar y, a continuación, OK.Abra un pedido de cliente y filtre los campos definidos por el usuario que semuestran mediante la lista desplegable de categoría.

1-3 Añada un campo definido por el usuario para una ubicación de almacenamiento.El almacén de la empresa dispone de cinco líneas de estanterías con cinco estanterías entres niveles. Cada artículo cuenta con un lugar fijo de almacenamiento. Debido a que losempleados temporales realizan picking de los artículos con frecuencia, desearán tambiénpoder mostrar e imprimir el lugar de almacenamiento del artículo de la lista de picking.1-3-1 Añada un campo definido por el usuario para conservar el lugar de

almacenamiento.Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Camposdefinidos por el usuario – Gestión.Seleccione Datos maestros > Artículos > Artículos: Almacén.Seleccione Añadir.Introduzca los siguientes datos:

Nombre de campo o tipo de datos ValoresTítulo UbicaciónDescripción Ubicación de pickingClase AlfanuméricoEstructura Normal

Seleccione Fijar valores válidos para campo.

5-43

Introduzca los siguientes datos:

Valor Descripciones A continuación,seleccione

1 Estantería 1 Nuevo

2 Estantería 2 Nuevo

3 Estantería 3 Nuevo

4 Estantería 4 Nuevo

5 Estantería 5

Seleccione Añadir.

1-3-2 Añada un campo definido por el usuario a la línea de lista de picking.

Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Camposdefinidos por el usuario – Gestión.Seleccione Inventario > Lista de picking - Líneas.

Seleccione Añadir.Introduzca los siguientes datos:

Nombre de campo o tipo de datos Valores

Título Ubicación de picking

Descripción Ubicación de picking

Clase Alfanumérico

Estructura Normal

Seleccione Añadir.1-3-3 Añada valores definidos por el usuario al campo definido por el usuario en

la línea de lista de picking.Mediante el Generador de consultas, cree y grabe la siguiente consulta querecuperará automáticamente el lugar de almacenamiento que se introdujo en losdatos maestros de artículo. La tabla es OITW y el campo se denominaU_Location (consulte el paso 1-3-1):Select T0.[U_Location] from OITW T0 where T0.[ItemCode] = $[$11.12.0]Nota: La consulta se ejecutará de la ventana de lista de picking. Si abre laventana de lista de picking, puede ver que la información del sistema para elcampo del código de artículo es artículo 11 y columna 12.Abra la lista de picking y añada valores definidos por usuario para el nuevocampo definido por el usuario en la línea de lista de picking.Seleccione Buscar en valores existentes definidos por usuario según consultagrabada.Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente.Seleccione Actualización automática.Seleccione Si campo se modifica.Seleccione el campo Fecha de picking de la lista desplegable.Seleccione Actualizar regularmente.

5-44

1-3-4 Pruebe un campo definido por el usuario.Abra los datos maestros de un artículo y seleccione Vista Campos definidospor el usuario.Seleccione el lugar de almacenamiento de la lista.Grabe los cambios.Cree un Pedido de entrada de mercancías para introducir el artículo en elstock.Cree un Pedido de cliente para el artículo.Mediante el Responsable de efectuar picking y de embalar, envíe el pedido ala lista de picking.La consulta se ejecuta automáticamente porque la Fecha de picking se actualizaen la pantalla. En la línea de lista de picking, verá una ubicación dealmacenamiento para el artículo.

1-4 Añada una tabla definida por el usuario.En el ejercicio anterior para los valores definidos por el usuario, añadió una lista devalores para seleccionar cómo el cliente conoció su empresa. Añadió esto al campoComentarios.En este ejercicio añadirá la misma lista de valores a un campo definido por el usuario.Enlazará luego una tabla definida por el usuario a este campo, para que los usuariospuedan añadir nuevos valores a la tabla.1-4-1 Cree una tabla definida por el usuario.

Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Tablas definidaspor usuario – Definición.Cree una tabla con el nombre Fuente.

1-4-2 Añada un campo definido por el usuario y enlácelo a una tabla definida porel usuario.Seleccione Herramientas Herramientas de customizing Camposdefinidos por el usuario – Gestión.Abra Documentos de marketing y añada un campo definido por el usuariollamado Fuente en el área de título del documento. No configure ningún valorválido para este campo.Seleccione Fijar tabla vinculada y seleccione la tabla Fuente.Seleccione Herramientas Ventanas definidas por usuario y seleccione latabla. Nota: Esta opción de menú no está activa hasta que se añada la tabladefinida por el usuario.Introduzca datos para la tabla:

Código Nombre1 Sitio Web2 Correo electrónico3 Actividad comercial4 Publicación

Nota: Debe seleccionar Actualizar para introducir cada línea en la tabla.Seleccione OK.

5-45

1-4-3 Acceda a una tabla definida por el usuario.Abra un pedido de cliente.

Seleccione el campo Fuente.Puede seleccionar de las entradas de la lista desplegable o seleccionar Definirnuevo para añadir una nueva entrada.

5-46

Herramientas de personalización: Ejercicios

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Modelos de documento

Al finalizar este ejercicio, podrá:

Realizar cambios a un diseño de documento mediante Crystal Reports.

Realizar cambios de forma optativa a un diseño de documento dedocumento mediante el Diseñador de configuración de impresión(PLD).

Los documentos impresos se deben personalizar para satisfacer lasnecesidades del cliente.

Nota:Debido a la complejidad de los ejercicios, consulte las soluciones.

5-47

5-48

Herramientas de personalización: Soluciones

Unidad: Herramientas de personalizaciónTema: Modelos de documento

La empresa ha revisado los diseños de documento estándar en el sistema y desea realizar lossiguientes cambios:

Añada el logotipo de la empresa a todos los documentos de ventas.

En las ofertas de ventas, aumente el tamaño de la fuente para la fecha Válido hasta.

En las ofertas de ventas, añada el gasto de porte estándar.

Añada un mensaje promocional y un código de descuento a la última página de los pedidosdel cliente. El mensaje varía según la temporada. El código de descuento está incluido en uncampo definido por el usuario en el pedido de cliente. Imprima únicamente el mensaje y elcódigo cuando el campo definido por el usuario incluye un valor de promoción.

En el documento de lista de picking, añada la ubicación de almacenamiento junto alalmacén en la línea de artículo. La ubicación de almacenamiento se añadió como un campodefinido por el usuario en un ejercicio anterior.

5-49

1-1 Añada el logotipo de la empresa a las ofertas de ventas.1-1-1 Abra el diseño de documento para una oferta de ventas.

En SAP Business One, abra una oferta de ventas que haya creadoanteriormente.

Escriba el número de documento ______________.Seleccione el icono Diseñador de layouts en la barra de herramientas superior.

Haga doble clic en el diseño de documentos de Crystal Reports.Seleccione Tratar.

En la ventana Gestión de informes y de layout, seleccione Tratar.Crystal Reports deberá abrirse automáticamente en el modo de diseño y lepermitirá realizar cambios en el modelo de documento de oferta de ventas.

1-1-2 Defina SAP Business One como una fuente de datos en Crystal Reports.Verifique la conexión con la fuente de datos. En la ventana Crystal Reports,seleccione Base de datos->Asistente de base de datos.

Si no ve las tablas de SAP Business One en la ventana del Asistente de base dedatos, debe crear una nueva conexión con SAP Business One como la fuente.Deberá suministrar la clave de acceso de base de datos de SQL Server.Sugerencia: Haga referencia al documento de procedimiento "Trabajo con laintegración de Crystal Reports" de SAP Business One.

1-1-3 Añada el logotipo de la empresa al diseño de documento de la oferta deventas.Seleccione Insertar > Imagen e inserte el logotipo de Light & Music en lacarpeta de materiales de clase.

Coloque el logotipo en un lugar adecuado en la sección Cabecera de página.

Ajuste el tamaño de imagen y la posición.Nota: Sólo puede importar imágenes de tipo JPEG o GIF. No se admiten lasimágenes BMP y PNG.

5-50

1-1-4 Realice una presentación preliminar del cambio.Seleccione Vista >Presentación preliminar.

Para obtener una presentación preliminar de la apariencia de los cambios, debeintroducir el número de documento y el ObjectID.

Introduzca los siguientes valores:

Nombre de campo oclase de datos

Valores

DocKey@ El número de documento de la oferta de ventas.

ObjectID@ 23Nota: Para buscar el tipo de objeto de undocumento, ejecute una consulta en la tabla deldocumento. El nombre de campo del ObjectID esObjType (tipo de objeto).

Seleccione OK.

Seleccione Finalizar.Es posible que vea algunos mensajes de actualización de la base de datos.Seleccione OK para dichos mensajes.Puede conmutar entre las fichas Diseño y Presentación preliminar en CrystalReports.Cambie al modo Diseño y grabe el layout con un nuevo nombre. SeleccioneComplementos -> SAP Business One -> Grabar como…El layout estará disponible en la ventana Gestión de informes y de layout enSAP Business One.

1-2 Cambie el tamaño de fuente de la fecha Válido hasta.Seleccione el campo de texto “Fin de validez de solicitud” y la fecha de“DocDueDate” asociada en la sección pie de página.

Cambie el tamaño de fuente a 16 puntos. Ajuste los bordes del campo en caso necesario.Seleccione Vista >Presentación preliminar para ver una presentación preliminar delcambio.

1-3 Añada el gasto de porte a la oferta.Si no definió el porte al configurar la empresa, deberá hacerlo para este ejercicio. Sidefinió el porte, vaya al paso 1-3-2.

1-3-1 Fije un porte.En Parametrizaciones de documento, seleccione "Gestionar portes endocumentos".

Seleccione Gestión Definición General Porte.

Introduzca una línea para un gasto de porte fijo de 25. Seleccione una cuenta deganancias adecuada y un grupo de impuestos sobre las ventas.

5-51

1-3-2 Trate el layout para mostrar el gasto de porte.Cree una nueva oferta de ventas y asegúrese de que aparezca el cambio deporte.Escriba el número de documento ___________.

Seleccione el icono Diseñador de configuración de impresión y Trate elmodelo de documento para este documento.

Haga doble clic en el subinforme de porte del área Pie de informe.Cambie el texto de “Gasto adicional” a “Porte”.

Muestre el gasto de porte de la base de datos.Seleccione Vista >Presentación preliminar para ver una presentaciónpreliminar de la oferta de ventas. Introduzca el número de documento y ID deobjeto (23).

1-4 Añada un mensaje promocional y código al pie de informe.En el ejercicio 1-1 para Tablas y campos definidos por el usuario, añadió un campodefinido por el usuario para retener un código promocional. El nombre de este campo esU_Promotion. Si no finalizó este ejercicio, ahora puede hacerlo. Nota: Únicamente imprimirá el código y mensaje promocional si se seleccionó elcódigo promocional en el documento. Si el código es nulo, suprima la impresión delmensaje.

1-4-1 Cree un pedido de cliente.Cree un nuevo pedido de cliente y seleccione un código promocional de la listade valores válidos.Grabe el documento.

1-4-2 Trate el modelo de documento.Seleccione el icono Diseñador de layouts y Trate el diseño de documento paraeste documento.Para ver el campo definido por el usuario en Crystal Reports, seleccione Basede datos- > Verificar base de datos.Seleccione OK.

En el Explorador de campo, despliegue la tabla ORDR para ver los campos. Elcampo definido por el usuario tiene el prefijo “U_”.

Arrastre el campo definido por el usuario a la sección Pie de informe.Añada un objeto de texto a la izquierda del campo definido por el usuario conun mensaje adecuado relacionado con el descuento; por ejemplo, "Use estecódigo en su próximo pedido para obtener un descuento".

Haga clic con el botón derecho y seleccione Texto de formato…En la ventana Editor de formato, seleccione la casilla de selección Suprimir yhaga doble clic en el icono de fórmula [X+2] para abrir el Taller de fórmulas.Expanda el árbol Campos de informe.

5-52

Haga doble clic en el campo definido por el usuario para que aparezca en el áreade la fórmula principal.

Finalice la fórmula para suprimir la visualización del campo; por ejemplo

{ORDR.U_Promotion} = 'null'Grabe y cierre la ventana de fórmula.Seleccione Vista >Presentación preliminar para obtener una presentaciónpreliminar del pedido de cliente. El ID de objeto para un pedido de cliente es17.

Si selecciona un código promocional en el pedido, verá el código y el mensaje.

1-4-3 Prueba sin un código promocionalCree otro pedido de cliente sin un código promocional seleccionado.Seleccione Vista >Presentación preliminar para ver una presentaciónpreliminar de los cambios. No deberá visualizarse el texto.Seleccione Complementos -> SAP Business One -> Grabar como…

Grabe el nuevo layout.

1-5 Muestre la ubicación de almacenamiento para el artículo en el documento de lista depicking.

La ubicación de almacenamiento se añadió a la línea de lista de picking como un campodefinido por el usuario en el ejercicio anterior.Nota: Si el diseño de documento de la lista de picking no está disponible en CrystalReports para su localización, use el Diseñador de configuración de impresión pararealizar los cambios.

1-5-1 Instrucciones del Diseñador de configuración de impresión.Abra un documento de lista de picking válido y seleccione el icono delDiseñador de layouts para tratar el diseño de documento.

Haga doble clic en el nombre del layout. En la ventana Gestión de informes y delayout, seleccione Tratar. La herramienta Diseñador de configuración deimpresión se abrirá automáticamente en la ventana de SAP Business One.Seleccione Diseñador de configuración de impresión -> Grabar como… paragrabar una copia del layout.Para hacer espacio y mostrar la ubicación de almacenamiento en cada línea,eliminaremos el campo Unidad de medida. Para eliminar un campo, haga cliccon el botón derecho en el campo y seleccione Borrar.

Elimine el campo Unidad de medida de la cabecera y el nivel de línea en lasección del área repetitiva.

Mueva los campos Artículos por unidad y Almacén a la izquierda para quellenen el espacio dejado por el campo Unidad de medida. Haga lo anterior en lacabecera y el nivel de línea.Seleccione el Diseñador de configuración de impresión ->Añadir campo ->Texto libre.

5-53

Ubique el campo de texto en la línea de cabecera a la derecha de la cabeceraAlmacén.

Introduzca el texto de cabecera ‘Loc’ en la ventana Propiedades.Seleccione Diseñador de configuración de impresión ->Añadir campo ->Basede datos.Ubique el campo en la línea de la cabecera Loc.

Asegúrese de que la clase de fuente sea Base de datos en la ventanaPropiedades.

Seleccione la tabla PKL1 - Lista de picking – líneas.Seleccione la columna U_Location.

Grabe los cambios.Minimice la ventana Diseñador de configuración de impresión.

En SAP Business One, seleccione el documento de lista de picking comodocumento activo y seleccione Fichero -> Presentación preliminar de layouts.

Seleccione el nuevo layout.Seleccione OK.

Podrá visualizar ahora la ubicación de almacenamiento impresa en la línea.

5-54

Preparación final: Ejercicios

Unidad: Preparación finalTema: Saldos iniciales

Al finalizar este ejercicio, podrá:

Introducir saldos iniciales mediante las transacciones de saldosiniciales en SAP Business One.

En la puesta en marcha, los saldos de cuentas de mayor y de interlocutorcomercial, y las cantidades en stock se deben transferir desde el sistemaexistente al nuevo sistema de SAP Business One.

Nota:Debido a la complejidad de los ejercicios, consulte las soluciones.

.

6-1

6-2

Preparación final: Soluciones

Unidad: Preparación finalTema: Saldos iniciales

Nota: En este ejercicio, se asume que el cliente comenzará a utilizar el sistema SAP BusinessOne al inicio de un ejercicio fiscal. Por lo tanto, no es necesario arrastrar los saldos de PyG.

El Balance del sistema anterior del cliente muestra lo siguiente:

BalanceFecha: hoy

Activo:Banco Nacional 200.000

Efectivo menor 5.000Materias primas

(cuenta de existencias)

60.000

Edificios de oficinas(almacén)

350.000

Equipos de oficina y almacén 150.000

Clientes 79.000IVA a cobrar 4.000

Activo total: 848.000

Pasivo:Proveedores 35.000

IVA a pagar 8.000Préstamo bancario 150.000

Pasivo total: 193.000

Capital propio:Arrastre de saldos 155.000

Capital en acciones 500.000

Capital propio total: 655.000

Total de pasivo y capitalpropio:

848.000

6-3

1-1 Cree una Cuenta de contrapartida de saldo inicial.Añada una nueva cuenta de mayor llamada Contrapartida de saldo inicial al cajón decapital propio del plan de cuentas.En la determinación de cuenta de mayor, defina esta cuenta como la Cuenta de saldoinicial por defecto en la ficha General.

1-2 Introduzca saldos iniciales para interlocutores comerciales.Nota: En este ejercicio, utilizará la función de saldos iniciales para importar los saldosdel interlocutor comercial. También puede importar transacciones pendientes con elData Transfer Workbench.

Seleccione Gestión Inicialización sistema Saldos iniciales Balance aperturainterlocutores comerciales.Seleccione OK.Seleccione la cuenta Contrapartida de saldo inicial. Esto se usará como cuenta decontrapartida en el asiento contabilizado para los saldos iniciales.Seleccione el 1er día del mes actual como fecha de contabilización.

Introduzca información de referencia en el campo Ref.1.Introduzca los saldos de los interlocutores comerciales de Light & Music en la columnaRI (ML):

Fecha devencimiento

Interlocutorcomercial

Saldo

Hace una semana C0010 64.000

Hace una semana C0020 15.000

Hace dos semanas S0010 -25.000

Hace dos semanas S0020 -10.000

Nota: Para introducir un saldo de Haber, deber usar el signo menos ‘-‘.

Seleccione Añadir.Ubique los asientos contabilizados por la transacción de saldo inicial.

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1-3 Introduzca las cantidades iniciales para el inventario.Nota: En este ejercicio, utilizará la función de cantidades iniciales para introducircantidades. También puede establecerlas mediante la transacción Entrada demercancías en el Data Transfer Workbench. Con Entrada de mercancías, puedeimportar números de serie.

Seleccione Inventario Operaciones de stock Cantidades iniciales, Seguimientode stocks y Contabilización de stocks.Seleccione la ficha Cantidad inicial.

Seleccione OK.Seleccione la cuenta Contrapartida de saldo inicial. Esto se usará como cuenta decontrapartida en el asiento contabilizado para los saldos iniciales.Seleccione el 1er día del mes actual como la fecha de contabilización e introduzca unareferencia para el asiento que se contabilizará.Introduzca la cantidad inicial y el coste del artículo para los artículos.

Número de artículo Cantidad inicial Precio

I0044(Precio de compra medio)

100 300

I0050(Precio de compra medio)

50 600

Seleccione Añadir.

La contabilización debitará la cuenta de inventario definida en la determinación decuentas de mayor.

Nota: Para introducir el coste del artículo, debe considerar el sistema existente devaloración del cliente. Si el precio medio variable se utiliza para gestionar el valor destock antiguo, utilice el último precio medio del sistema antiguo. Si se utiliza el métodoestándar, utilice el precio de compra del cliente. Si se utiliza FIFO, debe introducir variastransacciones con diferentes costes para igualar los costes del sistema antiguo.

6-5

1-4 Introduzca saldos iniciales para cuentas de mayor.Nota: Evite introducir valores duplicados para la cuenta Materias primas. Verifique lascontabilizaciones existentes en esta cuenta. Las contabilizaciones se realizaron en estacuenta cuando introdujo las cantidades iniciales.

Seleccione Gestión Inicialización sistema Saldos iniciales Balance aperturacuentas mayor.Seleccione los cajones de balance.Seleccione OK.

Seleccione la cuenta Contrapartida de saldo inicial.Introduzca una referencia para el asiento.

Seleccione el 1er día del mes actual como fecha de contabilización.Introduzca saldos del Balance antiguo de Light & Music.

Nota: Para introducir un saldo de Haber, deber usar el signo menos ‘-‘.

1-5 Revise la Cuenta de contrapartida de saldo inicial.Si introdujo los saldos correctamente, la cuenta Contrapartida de saldo inicial deberíatener saldo cero.Si la cuenta no tiene valor cero, investigue las razones. ¿Introdujo los saldos de Haber enforma correcta?

1-6 Ejecute un informe de balance.Ejecute un informe de balance.Si el informe no está saldado, investigue las razones.

Revise las contabilizaciones realizadas cuando probó las herramientas depersonalización.

6-6

1-7 Importe una transacción pendiente (opcional).En este ejercicio opcional, puede practicar la importación de una factura de clientespendiente mediante el Data Transfer Workbench. Importará la factura como una facturade servicio.

1-7-1 Cree un fichero de importación para la cabecera de la factura de servicio.Abra el modelo de DTW OINV – Documentos.

Introduzca los siguientes datos:

Cabecera de lalínea 1

Cabecera de la línea 2 Valor de la línea 3

DocNum DocNum 1

DocType DocType

Nota: Esto identifica sila factura es de artículoso de servicios.

dDocument_Service

HandWritten HandWritten tNO

DocDate DocDate Introduzca la fecha actual coneste formato aaaammdd

DocDueDate DocDueDate Introduzca la fecha devencimiento con este formatoaaaammddPor ejemplo, use la fechaactual + 7 días.

CardCode CardCode C0010

CardName CardName Hoteles Hilton

NumAtCard NumAtCard

Nota: Este es el campode Número de referenciade IC.

1023

DocTotal DocTotal 5550

Elimine las columnas sin utilizar del modelo.Grabe el fichero como fichero separado por comas (.csv).

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1-7-2 Cree un fichero de importación para la línea de la factura.Abra el modelo de DTW INV1 – Document_Lines.

Introduzca los siguientes datos:

Cabecera de lalínea 1

Cabecera de la línea2

Valor de la línea 3

Parentkey DocNum 1

AccountCode AcctCode Seleccione la cuenta Contrapartidade saldo inicial.

ItemDescription Dscription Factura 1023

VatGroup VatGroup Seleccione un grupo impositivo,por ejemplo, O1

LineTotal LineTotal 5550

Elimine las columnas sin utilizar del modelo.

Grabe el fichero como fichero separado por comas (.csv).

1-7-3 Entre a Data Transfer Workbench.

Seleccione Inicio Todos los programas SAP Business One Migraciónde datos Data Transfer Workbench.

1-7-4 Ejecute la importación.Seleccione Importar.En el paso relevante del Asistente de importación de datos:

Seleccione Datos transaccionales.

Seleccione Añadir datos nuevos.

Amplíe el objeto Ventas y seleccione Factura de clientes.

Enlace los dos ficheros .csv que creó con la cabecera y los objetosDocument_Lines.

Importe los datos y corrija los errores que puedan haber.

1-7-5 Verifique la factura de servicio importada. Ubique la factura de servicio que acaba de importar.

Revise la contabilización del asiento.

Revise el saldo de la cuenta de cliente.

6-8

TB1200 – Implementación y soporte (release 8.8)

Preguntas de revisión

1. ¿Cuál es el objetivo principal de cada fase de AIP?2. Según el AIP, ¿en qué fase se recopilan los procesos empresariales del cliente?3. ¿Qué sucede cuando el patrocinador del cliente o el propietario de la empresa no está

comprometido con el proyecto de implementación?4. ¿Cuál es el objetivo de una evaluación de riesgos?5. ¿Cuál es el objetivo del documento Acuerdo sobre el nivel de servicio (SLA)?6. ¿Cuál es la finalidad del inicio de proyecto del AIP?7. ¿Cuáles son las estrategias para la recopilación de requisitos efectiva durante la fase

de Blueprint empresarial?8. ¿En qué fase de AIP se importan los datos maestros existentes?9. ¿Qué personalizaciones comunes no se incluyen en una implementación AIP

estándar?10. ¿Por qué algunas parametrizaciones de la pantalla Detalles empresa son irreversibles

una vez contabilizada una transacción?11. ¿Cuál es el objetivo de la parametrización “Método de valoración de grupos de

artículos” en Detalles empresa?12. ¿Puede cambiar el método de valoración de un artículo?13. ¿Cuál es el objetivo de la parametrización “Fijar cuentas de mayor por” en

Parametrizaciones generales?14. ¿Cuál es el objetivo de las condiciones de pago estándar seleccionadas en

Parametrizaciones generales?15. El cliente desea que cada persona para Proveedores o Clientes cree varios documentos

por separado. ¿Cómo puede implementar este requisito?16. ¿Cómo puede cambiar las cuentas de mayor estándar para un nuevo ejercicio?17. ¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de superusuario y una cuenta de usuario

normal?18. ¿Cuál es la forma más fácil de asignar autorizaciones generales a un grupo de

usuarios?19. ¿Debe asignar autorizaciones a un usuario que posee una licencia profesional?20. ¿Qué documento puede ayudarlo con instrucciones paso a paso para la instalación de

SAP Business One?21. ¿Cuál es la nueva función del release 8.8 que puede ayudarle a instalar un nuevo nivel

de patch?22. ¿Qué necesita suministrar cuando solicita una clave de licencia?23. ¿Cuál es la consecuencia de detener el Gestor de licencias durante las operaciones

empresariales?24. ¿Por qué algunas funciones requieren la clave de acceso del usuario del sitio?25. ¿Qué tipos de objetos se pueden importar mediante Data Transfer Workbench que no

se pueden importar mediante la utilidad Importar desde Excel?26. ¿Por qué algunos objetos tienen varios modelos en Data Transfer Workbench?

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27. ¿Cómo se puede conocer el nombre de tabla de un campo en un documento?28. ¿Qué alertas predefinidas se suministran con el sistema?29. Cuando su cliente crea un pedido de cliente, desea conocer cuándo fue la última vez

que se envió un pedido. ¿Qué recomendaría?30. ¿Cuál es la sintaxis requerida de la consulta para referirse a un campo en la ventana

activa?31. ¿Qué resultados especiales debe devolver una consulta cuando se la utiliza en un

procedimiento de autorización?32. ¿Cuál es el objetivo de los valores definidos por el usuario?33. Su cliente tiene 30.000 productos y desea filtrarlos en una lista de selección por grupo

de productos y fabricantes. ¿Cómo puede hacer esto fácilmente mediante lafuncionalidad estándar?

34. ¿Cómo sabe si un campo tiene valores definidos por el usuario?35. Si añade valores definidos por el usuario a un campo de nivel de cabecera, ¿cuáles son

las restricciones para elegir otro campo como campo dependiente para actualización?36. ¿Cuáles son los pasos para cambiar el diseño de documento estándar?37. ¿Cómo se encuentra el ObjectId (ID de objeto) de un documento?38. Al introducir las cantidades iniciales de artículos valorados con una media variable,

¿cómo decide qué precio introducir?39. ¿Qué consideraciones especiales hay que tener en cuenta para introducir cantidades

iniciales de artículos valorados mediante FIFO?40. ¿Cuáles son las formas recomendadas de introducir saldos iniciales de cuentas de

proveedores y de clientes?41. ¿Cuáles son las formas de importar artículos con números de serie en SAP Business

One?42. Después de haber introducido los saldos iniciales, ¿cómo puede verificar que esos

saldos coincidan con el sistema existente?43. ¿Cuáles son sus obligaciones para el Nivel 1 y el Nivel 2 de soporte?44. ¿Cómo puede demostrarle a SAP que ha cumplido con esas obligaciones?45. Su cliente le notifica un problema. Lo primero que debe hacer es buscar Notas SAP.

Si no puede encontrar una solución, ¿qué debería hacer?46. Qué debe hacer para asegurarse de que el causante del problema del cliente es SAP

Business One?47. ¿Cómo puede decidir la prioridad que asignará a un mensaje de soporte?48. Al introducir un mensaje de soporte, ¿cuál es el impacto empresarial y de dónde se

obtiene la información?49. ¿Qué servicios están disponibles con la herramienta de remote support platform?50. ¿Qué debe ejecutar antes de usar los servicios de comprobación proporcionados por

remote support platform?

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