INSTRUCCIONES Este programa ha sido diseñado para los secretarios de congregación. Con marcas de colores y gráficos permite saber el estado de cada publicador y de la congregación en general. Además, permite preparar rápidamente el informe mensual de la congregación y llenar el informe anual de una manera sencilla. Ahora tiene la opción de imprimir un informe con los promedios trimestrales, semestrales o anuales de cada Publicador, Grupo para el Servicio del Campo, o de TODA la congregación. ESTE PROGRAMA HA SIDO DISEÑADO PARA EXCEL 2007 O SUPERIOR.

Este programa no le exime de la responsabilidad de mantener las tarjetas de publicador actualizadas. Recuerde que si no cuenta con un respaldo de la información y por desgracia su PC se daña, olvida la contraseña o pierde el archivo, puede tener muchos problemas. (1Cor.4:2; 1Tim.3:13)

Para empezar a usar el programa, ponga el año en curso en la hoja MENU y borre los datos de ejemplo. Para hacerlo, seleccione las celdas y haga clic con el botón derecho del ratón en BORRAR CONTENIDO. Luego llene la ficha DATOS.

Se puede usar este programa para los años subsiguientes. Solo cambie el nombre de archivo PROGRAMA PARA SECRETARIOS a INFORMES - NOMBRE DE CONGREGACIÓN - 2016 (INFORMES-PARAÍSO-2016) o algo parecido.

Se sugiere que apenas sea posible cambie la contraseña por defecto. Para hacerlo solo vaya a BOTON DE OFFICE, GUARDAR COMO, LIBRO DE EXCEL, HERRAMIENTAS, OPCIONES GENERALES, CONTRASEÑA DE APERTURA, ACEPTAR.

LEA POR FAVOR LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES. SI CREE QUE EXISTE ALGÚN ERROR, LO MÁS PROBABLE ES QUE NO HAYA SEGUIDO LAS PAUTAS MENCIONADAS A CONTINUACIÓN.

INGRESO DE INFORME MENSUAL Para que no tenga que reescribir los nombres de los publicadores en cada mes, seleccione en la ficha DATOS, las celdas A2 hasta la celda que contenga el nombre del último publicador previamente ingresado. Aplaste entonces las teclas CTRL y C para copiar y vaya al nuevo mes que va a ingresar. Haga clic en la celda A7 y aplaste las teclas CTRL y V para pegar y listo.

Si un PUBLICADOR NO INFORMA debe poner el número 0 y NO DEJAR LA CELDA EN BLANCO.

Asegúrese de poner la palabra "REACTIVADO" o "NUEVO PUBLICADOR" en la columna NOTAS del informe de cada mes, para que se pueda contar en la hoja ANÁLISIS ANUAL de este programa.

Si alguien presento un informe atrasado, debe llenar la información en el mes respectivo y asegurarse de poner la letra T en la columna amarilla de códigos para que no se alteren los datos de ese mes en el informe a la Sociedad. Los códigos para esa columna son los siguientes: A=Precursor Auxiliar R=Precursor Regular T=Informe Publicador Tardío AT=Informe Precursor Auxiliar Tardío RT=Informe Precursor Regular Tardío

DESBLOQUEAR HOJAS PROTEGIDAS Cada hoja del programa está protegida para evitar que por accidente borre o altere las fórmulas de las que depende el programa, y que el mismo presente a continuación, fallas en sus cálculos automáticos. Sin embargo, el programa SI permite cambiar el formato (color, tamaño, de celdas, fuentes, etc.) y ajustarlo al gusto personal del Secretario.

FICHA: PROMEDIO ANUAL En esta ficha puedes conseguir el promedio de 1 a 12 meses según lo que necesites. Solo debes ir al recuadro azul llamado MESES A SUMAR y escoger debajo, los meses que desees analizar. Si no deseas incluir ciertos meses, solo debes hacer clic derecho encima de los que no desee contabilizar y poner BORRAR CONTENIDO, o simplemente seleccionar la celda y usar la tecla RETROCESO.

FICHA: REUNIONES Aquí debes ingresar la asistencia total y el número de reuniones que hubo durante ese mes, y automáticamente se hará la respectiva división y dará como resultado el promedio general.

FICHA: INFORMES TARDÍOS Usted debe incluir los informes tardíos en la hoja INFORME MENSUAL del mes que corresponde. A continuación, estos datos se harán visibles automáticamente en la ficha INFORMES TARDÍOS. Esta página, le ayudará a recordar, qué informes debe incluir el mes siguiente en el informe a la sucursal. No se olvide de ingresar los datos en las celdas amarillas de la ficha INFORMES, tal como los ha ingresado en el sitio JW cada mes.

FICHA: ANÁLISIS ANUAL En esta ficha se encuentra el informe que se debe ingresar en el sitio JW cada año en el mes de septiembre. Como ejemplo, para hacer el computo del año de servicio 2016 se debe ingresar las fechas 1-9-15 en la celda B3 y 1-9 en la celda D3 para que se incluya hasta el 31 de agosto del presente año.

FICHA: DATOS DE PUBLICADORES El programa usa los nombres que pone en la columna A de la ficha DATOS. Por eso, para reconocer a los publicadores que ingrese cada mes, asegúrese de escribir los nombres de la misma forma que está en la columna A de la ficha DATOS.

Para ingresar FECHAS se debe escribir con guiones así: 31-8-95. De esa manera aparecerá 31-ago-95 Si la fecha se refiere al presente año, solo se debe escribir el día y el mes, es decir 31-8 y aparecerá 31-ago-16.

Si desea INGRESAR UN NUEVO PUBLICADOR, puede: 1.- Ponerlo al final de los nombres que ya ha copiado o 2.- Seleccionar todos los publicadores que le siguen), copiarlos y pegarlos una fila más abajo (OJO: Solo de la columna A hasta la columna P porque la columna Q contiene fórmulas que no se pueden modificar). Entonces, en el espacio que queda disponible escribir la información del nuevo publicador.

Si desea ELIMINAR UN PUBLICADOR, puede seleccionar los datos de la fila que desea borrar y luego hacer lo que se indica en el punto # 2 del párrafo anterior, solo que pegue la información una fila más arriba.

Para ingresar PRECURSORES ESPECIALES O MISIONEROS quienes no se cuentan en el informe mensual de la congregación porque informan directamente a la Sucursal, se debe escribir el nombre en NOMBRE COMPLETO, pero se debe dejar en blanco la columna A de la ficha DATOS para que no sea contado dentro del programa.

FICHA: TARJETA DE PUBLICADOR Si no aparecen los datos del publicador en la ficha TARJETA, lo más probable es que los nombres ingresados en la HOJA DE INFORMES DE CADA MES, no sean exactamente iguales a los que ingreso en la columna A de la ficha DATOS DE PUBLICADORES y como consecuencia, el programa no los relacione. Recuerde que si cambia solo una letra o si coloca una tilde en la ficha INFORMES DE CADA MES que no se encuentra en la ficha DATOS DE PUBLICADORES, o si deja un espacio demás, esto es suficiente para que el programa no reconozca a ese publicador.

FICHA: INACTIVOS En esta ficha se debe ingresar a los publicadores inactivos, luego de eliminarlos de la lista de publicadores activos. No se olvide de ingresar la fecha en la que dejó de informar, ya que de eso depende que el programa lo cuente para el análisis anual. Para ingresar la fecha en la celda respectiva, solo debe poner los primeros 2 números del día mes y año por ejemplo 01-01-01 (se ingresará la fecha 1 de enero de 2001)

GRUPOS PARA EL SERVICIO DEL CAMPO El programa permite el ingreso de hasta 30 publicadores en 20 diferentes grupos. Para asignar los miembros de cada grupo, solo debe hacer clic en cada celda (desde la A3 hasta la A32) y escogerlos de la lista desplegable (la cual se basa en la hoja de Datos). Si no desea imprimir las filas vacías (por ejm. desde la A18 hasta la A32) o si desea ajustar el alto de las otras filas (por ejm. desde la A3 hasta la A17), siga las siguientes instrucciones.

En el costado izquierdo, el programa tiene una barra con números (1, 2, 3, 4, etc.). Seleccione las filas que desea ocultar haciendo clic en uno de estos números y sin alzar su dedo, mueva el ratón hacia abajo (Fíjese que las filas quedaron sombreadas). Suelte el botón del ratón. Ahora, mientras están sombreadas las filas que desea ocultar, haga clic derecho encima del número de una de estas filas, escoja la opción ALTO DE FILA y ponga el número 0. (Si quiere deshacer cualquier cambio, aplaste las teclas CTRL y Z.)

Ahora haga lo mismo con las filas de los nombres de los publicadores del grupo. Selecciónelas, haga clic derecho, escoja ALTO DE FILA y ponga 25. Entonces las filas se van a ajustar mejor a la página. También puede modificar el tamaño de los números, seleccionando las celdas y haciendo clic en el tamaño de fuente que se visualice mejor.

IMPRIMIR El programa está diseñado para 200 publicadores, por lo que si desea IMPRIMIR el informe de cada mes y su congregación no tiene muchos publicadores, puede hacerlo en 1 sola hoja, ocultando las filas que queden vacías. ¿Cómo hacerlo? Siga las instrucciones que se encuentran en letras rojas en la sección anterior.