Manual de usuario contabilidad & bancos

PIRAMIDE 6.0 Contabilidad – Caja & Bancos

PIRAMIDE 6.0

MANUAL DEL USUARIO

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Índice.Contenido Pág.-Opciones de Usuario 3-Opciones de mantenimiento y codificación inicial 5 - 12-Definir bancos y formato de cheques 13-Asientos rrecurrentes 14- Acceso a usuarios 16-Configuraciones generales y comportamiento del sistema 16-21- Elaboracion de diarios contables 22- Elaboracion de asientos de bancos (Cheques, depositos, notas credito y notas debito) 24- Procesos (acumular – disminuir – anular comprobantes) 30- Conciliacion bancaria 31- Informes estandar 33- Informes especiales 46- Balances 58- Presupuestos 70- Utilidades 75

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MANUAL DE USUARIO

MÓDULO CONTABILIDAD

El Módulo de Contabilidad, es donde se realizan todas las operaciones contables de la empresa, está compuesto por un menú que contiene las siguientes opciones:

Mantenimientos Edición Procesos Informes Presupuesto Aplicación Cerrar

MENU MANTENIMIENTOSConsta de varias opciones, entre las cuales se encuentra las siguientes: Maestro de Unidades Maestro de Medidas Maestro de Plan de Cuentas Maestro Tipo de Funciones Maestro Funciones Maestro Auxiliares Contables Maestro Unidades de Negocio Maestro Tipo de Comprobantes Maestro Tipo de Transacciones Maestro de Usuarios Cuentas Contables Tipos de Comprobantes Tipos de Transacciones Unidades de Negocio

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Auxiliares Contables Tipos de Funciones Funciones Usuarios Bancos Retenciones Asientos Recurrentes Acceso a Usuarios Configuraciones Generales

Cabe señalar que en todas las opciones que se refieren a Maestro se podrán ejecutar solamente en las compañías maestras.Las Compañías Maestras se usan de manera exclusiva para crear los códigos que serán usados en las diferentes empresas creadas en el sistema garantizando de esta manera la estandarización de códigos y la posibilidad de consolidar saldos contables o de auxiliares a un nivel determinado.Como característica particular, estas opciones contienen un botón que tiene como leyenda Replicar, al dar click en este aparece la siguiente pantalla.

La replicación consiste en que la información creada en las empresas maestras (plantillas) se copie a las otras empresas asociadas a la maestra y seleccionadas para replicarse.

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Una vez replicado un código, todos los cambios realizados en la maestra a este dato serán actualizados automáticamente a las compañías a las que se replico dicho código

MAESTRO DE UNIDADES: Contiene toda la información de las unidades que puede manejar una cuenta contable, ya que el modulo de contabilidad no solo puede manejar valores numéricos sino también que se pueden grabar datos tales como galones consumidos, toneladas producidas, cajas vendidas, etc.

Código: Se refiere al código de la unidad.Descripción: Es la descripción de la unidad.Ver informe Maestro de Unidades

MAESTRO DE MEDIDAS: Son las diferentes medidas asociadas a las unidades que se pueden almacenar asociadas a una cuenta contable, si en una cuenta contable se define que maneja auxiliares, aparecerá una ventana adicional para ingresar la medida y la cantidad en dicha medida, esto adicional al valor monetario registrado contablemente

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Código: Hace referencia al código de la medida.Descripción: Es la descripción de la medida.Abreviatura: Descripción abreviada o descripción corta.Factor: Es el factor de conversión de la medida con respecto a la medida baseUnidad: Se refiere a las unidades que agrupa todas las medidas por ejemplo:Unidad Medida FactorMetro Kilometro 1000Metro Metro 1Metro Centímetro .01Ver informe Maestro de Medidas

MAESTRO PLAN DE CUENTAS: Permite registrar todo el plan de cuentas, con sus respectivos atributos de control.

Código: Es el código de la cuenta contable.Descripción. Es la descripción de la cuenta.Tipo: Permite determinar el tipo de cuenta: de Grupo o de Movimiento o detalle.

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Naturaleza: Determina la naturaleza de una cuenta, ya sea esta Deudora o Acreedora. Esta naturaleza servirá para determinar el saldo final de la cuenta, si es deudora el saldo final será: saldo inicial + débitos – créditos. Si es acreedora el saldo final será: saldo inicial + créditos – débitos.Tipo de auxiliar: Permite determinar el tipo de auxiliar asociado a la cuenta contable, este tipo de auxiliar es usado solo en las cuentas de movimiento y permite registrar un detalle adicional a la cuenta contable, los tipos de auxiliares disponibles son: Clientes, Proveedores, Centros de costo, Empleados, Otros (puede ser usado según lo requiera la empresa) Maneja Unidad de Negocio: determinar si la cuenta contable requiere de un codigo de control adicional llamado Unidad de negocio, Las unidades de Negocio o Unidades de trabajo son generalmente las unidades de producción que generan ingresos y egresos, por lo tanto una utilidad bruta, un ejemplo claro de unidad de negocio serian las haciendas, los barcos, las plantas, los puntos de venta.Maneja funciones: Permite determinar si la cuenta contable requiere de un codigo de control adicional llamado función, las funciones son un detalle adicional de información que permite clasificar o tabular los registros ingresados a una cuenta contable desde un análisis diferente, un ejemplo de aplicación de las funciones, usando los mismos ejemplos anteriores de unidades de negocios serian:Unidad de Negocio FuncionesBarcos No. De Viaje por año Haciendas No. De semana de producciónCamaroneras No. De CorridaInterviene con comprobantes intercompañia: determina si la cuenta contable se puede utilizar en la emisión de comprobantes intercompañia, las cuentas que intervienen en comprobantes intercompañia se usan en ventanas de edición especiales que generan comprobantes tanto en la empresa que genera la transacción como en la empresa relacionada que origina el movimiento.Controla medidas: determina si la cuenta acepta un dato adicional de cantidades, adicional al dato monetario registrado en ella, si es así, el sistema solicita la unidad asociadas a la cuenta contable y en la edición de comprobantes aparecerá una ventana adicional que permite registrar la cantidad en las medidas seleccionadas.

MAESTRO DE TIPOS DE FUNCIONES:

Código: Es el código del tipo de función.Descripción: Es la descripción del tipo de función.

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Ver informe Maestro Tipos de Funciones

MAESTRO FUNCIONES:

Código: Se refiere al código de la función.Descripción: Es la descripción de la función.Tipo: Se refiere al código del tipo de función.Abreviatura: Descripción abreviada o descripción corta.

MAESTRO AUXLIARES CONTABLES: Permite registrar la información de los auxiliares contables, tal como se visualiza en la siguiente pantalla.

Omisión: Se refiere al tipo de auxiliar por omisión o en otras palabras la razón por la cual se creo originalmente el auxiliar, ya sea este Cliente, Proveedor, Centro de Costo, Empleado, Otro (Cía. Relacionada).Tipo: Dependiendo del auxiliar que se escoja se debe de seleccionar un tipo y al dar click en este se activa la naturaleza del auxiliar.

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Naturaleza: Permite escoger la naturaleza del auxiliar, ya sea esta Deudora o Acreedora.Código: Es el código del Auxiliar.Descripción: Se refiere a la descripción del auxiliar.Abreviatura: Descripción abreviada o descripción corta.

Ver informe Maestro Auxiliares Contables

MAESTRO UNIDADES DE NEGOCIO

Código: Es el código de la unidad de negocio.Descripción: Es la descripción de la unidad de negocio.Abreviatura: Descripción abreviada o descripción corta.Unidad de Negocio: (Sin uso)Unidad de Producción: determina el nombre de la unidad de producción de la unidad de negocio

Ver informe Maestro Unidades de Negocio

MAESTRO TIPOS DE COMPROBANTES

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Código: Es el código del tipo de comprobante.Descripción: Es la descripción del tipo de comprobantes.Abreviatura: Descripción abreviada o descripción corta.Automático: determina si la numeración de documento es automática o manualNúmero: almacena el último número de documento generado (en caso de ser automático)Convertir valores de comprobante a otras monedas: (Sin uso)Comprobante de Apertura: determina si el tipo de comprobante es de apertura de saldosPermitir Modificar: Se refiere a si el tipo de comprobante puede ser modificado o no luego de que ha sido creado (solo si fue creado en el modulo de contabilidad, si el comprobante se origino en otro modulo no podrá ser modificado ni anulado en contabilidad).

Conciliación: determina si el tipo de comprobante es de conciliación o sirve para registrar las partidas conciliatorias. Este tipo de comprobante se podrá almacenar descuadrado y no afectara a los saldos contables los valores registrados en el afectaran solamente a la conciliación bancaria y al informe de conciliación como valores no contabilizados.

Ver informe Maestro Tipo de Comprobantes

MAESTRO TIPO DE TRANSACCIONES:

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Código: Es el código del tipo de transacción.Descripción: Es la descripción del tipo de transacción.Abreviatura: Descripción abreviada o descripción corta.Retención: Indica si al tipo de transacción es de retención, si ese es el caso, se activará el campo de porcentaje y código.Porcentaje: Es el porcentaje de retención asociado al tipo de transacciónCódigo: Es el código de la cuenta contable asociado al tipo de transacción (retención)

MAESTRO DE USUARIOS:

Código: Es el código del usuario.Contraseña: Es la contraseña del usuario.Nombre: Es el nombre del usuario.

Ver informe Maestro de Usuarios

NOTA: Todas las opciones documentadas hasta aquí, son usadas en las compañías maestras, a continuación enumeramos las mismas opciones pero esta vez sin la característica de opciones maestras, los cual significa que lo que se registre en ellas afectara única y exclusivamente a la compañía que contiene el dato.

CUENTAS CONTABLESTIPOS DE COMPROBANTES

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TIPO DE TRANSACCIONESUNIDADES DE NEGOCIOAUXILIARES CONTABLESTIPOS DE FUNCIONESFUNCIONESUSUARIOS

Las siguientes opciones deben ser registradas en cada compañía de manera independiente.

BANCOS: Permite realizar el ingreso de las cuentas contables de bancos

Código Contable: Hace referencia al código de la cuenta contable No. Cuenta: Es el número de la cuenta bancaria.Moneda: Es la moneda de la cuenta bancaria.Automático: determina si el número de cheque se incrementa automáticamente o se registra manualmente.No. Cheque: almacena el último número de cheque (solo si la numeración es automática).Tipo: Se refiere al tipo de cuenta, ya sea de ahorros o corriente.Reporte: es el nombre del reporte generado al definir el formato del chequeNOTA: En la parte inferior de la pantalla, se encuentra una opción que se refiere al Formato del Cheque, al dar click en este botón aparece la siguiente pantalla.

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Como se puede observar, este es el formato del cheque que se va imprimir, el cual consta de la fecha, el nombre de la persona a quien se le gira el mismo, y la cantidad en números y letras.

Ver informe Maestro de Bancos

RETENCIONES: Permite identificar las cuentas contables de retención, deben ser 2 una para retenciones en la fuente y una para retenciones IVA ya que los porcentajes y el tipo se controlan por el tipo de transacción

Código: Es el código de la cuenta de retención.Descripción: Es la descripción de la cuenta.Porcentaje: (sin uso)Tipo: Se refiere al tipo de retención puede ser Fuente o IVA.

Ver informe Retenciones

ASIENTOS RECURRENTES: Los asientos recurrentes o plantillas o asientos fijos, son asientos que se registran de manera regular cada cierto tiempo, como por ejemplo el pago de servicios básicos, de arriendo, nomina, entre otros.

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La primera parte hace referencia al encabezado del documento como es:

Código: Es el código del documento que se va a realizar.Moneda: (Sin uso)Tipo: Hace referencia al tipo de comprobante.Referencia: Permite registrar una glosa abreviadaObservación.: Permite registrar la glosa general de comprobanteLuego de este encabezado del documento, se encuentra el detalle del documento, el mismo que está compuesto de:

Tipo de Transacción: Se refiere al tipo de transacción que se va a realizar, ya sea esta: Débitos, Créditos, Cheques, Depósitos, Notas de Crédito, Notas de Debito, entre otras.

Cuenta: Es el código de la cuenta contable de movimiento que almacenara el valor monetario.Unidad de Negocio: Solo si la cuenta contable maneja unidad de negocio, se registra el código de la unidad de negocio.Auxiliar: Solo si la cuenta maneja auxiliares, Determina el auxiliarFunción: Solo si la cuenta maneja funciones. Determina el código de la función# Documento: Es el número referencial del documento que origina la transacciónGlosa: es la glosa del detalle por cada línea.Tipo: Permite identificar el sentido de la transacción si es un débito o un crédito.Valor: Es el valor monetario de la transacción.

Una vez que se hallan registrado todos estos datos, se almacenan en una tabla, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, tal como se muestra a continuación.

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Cabe indicar que en esta pantalla a más de los datos descritos anteriormente, también están presentes el valor de la diferencia, del débito y del crédito, en donde el débito y el crédito.

Ver informe Asientos Recurrentes

ACCESO A USUARIOS: Esta opción permite dar acceso a cada usuarios para que se presente en su menú las opciones de trabajo respectivas:

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En la parte inferior de la pantalla existen tres opciones que son:

Replicar Accesos: Esta opción permite que los accesos otorgados a un usuario se repliquen las diferentes empresas.Grabar Accesos: Permite grabar los accesos que se han otorgado

CONFIGURACIONES GENERALES: DATOS GENERALES: Esta pantalla permite registrar los datos generales de la empresa, tal como se muestra a continuación.

Empresa: Define el nombre de la compañíaDirección: Define la dirección de la compañíaCiudad: Define la ciudad de domicilio de la empresaRUC: Define el RUC de la empresaGerente: Define el nombre del gerente para la impresión de estados financierosContador: Define el nombre del contador para la impresión en comprobantes y estados financierosImprime Gerente en Balances: determina si el nombre del gerente se imprimirá en los estados financierosImprime Contador en Balances: determina si el nombre del contador se imprimirá en los estados financierosImprime Contador en comprobantes: determina si el nombre del contador se imprimirá en los comprobantes contables.Controla monedas extranjeras: determina si el sistema registra comprobantes en mas de una moneda.Moneda Local: especifica el nombre y el símbolo de la moneda local Moneda Ext. Alterna 1: especifica el nombre y el símbolo de la moneda extranjera alterna No. 1

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Moneda Ext. Alterna 2: especifica el nombre y el símbolo de la moneda extranjera alterna No. 2 CONTROL DE CARTERA CONTABLE.Estos atributos son requeridos y se deben especificar únicamente si se esta utilizando el modulo de convenios o recaudaciones Tipo de comprobante: Es el tipo de comprobante que se genera automáticamente al grabar un convenio firmado o un recibo de recaudaciónUltimo recibo de caja: es el último numero de recibo de caja o recaudación generado, este numero no debe volver a cero cada año ya que los recibos no se eliminan del sistema al iniciar un nuevo año, esto permite emitir los informes de saldos de convenios de manera exacta.Valida Deudas: Define si se puede o no registrar un rubro de recaudación que no este registrado previamente en el convenio de pago (deudas).Anticipo clientes: Es la cuenta de anticipo clientes en el plan de cuentas, esta cuenta se utiliza cuando se registra un recibo y no se encuentra el convenio de pago firmado, es decir el comprobante contable no da de baja la cuenta por cobrar si no carga el valor recaudado a anticipos clientes.Transferir Valores: define el rubro de recaudación para transferir valores, este es utilizado cuando se desea transferir los valores recaudados de vario recibos por un convenio determinado a otro convenio ya sea por desistimiento o por cambio de convenio (villa, lote, terreno, etc)

CUENTAS CONTABLES: La pantalla que se muestra a continuación, presenta la información de configuración de las diferentes cuentas contables.

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Formato de Cuenta: Especifica el formato del plan de cuentas, el numero de niveles y de dígitos por cada nivel, los dígitos son representados por el numero 9 y los niveles son definidos por el Guión.

P&G Presente Ejercicio: especifica el cuenta de patrimonio de utilidad o perdida del presente ejercicio

P&G Ejercicios Anteriores: especifica el cuenta de patrimonio de utilidad o perdida de ejercicios anteriores.

Diferencial Cambiario: (SIN USO) estas cuentas permiten registrar los valores por perdida o ganancia en diferencia de cambio entre las monedas alternas y la moneda local en le proceso de cierre anual.

PERSONALIZACION: Esta pantalla permite definir de manera precisa el comportamiento del sistema para cada empresa.Ultimo # de retenciónFuente: especifica el último número de retención en la fuente generado por el sistema (como las retenciones en la fuente y al IVA llevan el mismo número este es el contador general de retenciones)IVA: (SIN USO) determina el último número de retenciones IVA (anteriormente los comprobantes eran separadosUltimo # de comprobante: es el último número de comprobante contable es el número secuencial general para todos los tipos de comprobantes. Para las empresas que usan la sincronización de datos el numero secuencial de comprobantes empieza desde 1.000.000 para el punto remoto y desde 0 para la oficina central.

BLOQUEOSBloquear Acumular Comprobantes: Permite activar el bloqueo para que ningún usuario acumule comprobantes contablesBloquear Anular Comprobantes: Permite activar el bloqueo para que ningún usuario anule comprobantes contables

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Bloquear Disminuir Comprobantes: Permite activar el bloqueo para que ningún usuario disminuya comprobantes contablesBloquear Mayorizar cuentas: Permite activar el bloqueo para que ningún usuario ejecute el proceso de mayorización de cuentas contables.

PREFERENCIASControla Unidades de Negocio: Determina si el sistema controla unidades de negocio en sus transaccionesLimpia Glosa en cada línea: Determina si el sistema deja en blanco la glosa del detalle del comprobante luego de editar cada una de las líneas del comprobante.Limpia Documento en cada línea: Determina si el sistema deja en blanco el numero referencial del documento en el detalle del comprobante luego de editar cada una de las líneas.Grabar comprobantes descuadrados: si el sistema permite almacenar comprobantes descuadrados, estos comprobantes no afectaran contablemente y permanecerán en el sistema sin afectar a ninguna cuenta.Activa mantenimientos locales: si el sistema permite que se hagan modificaciones en los mantenimientos locales (o sea los mantenimientos que no son los maestros)Formato de conciliación: Determina el formato del informe de conciliación, existen 2 formatos uno es detallado donde se presenta mucha información contable de las transacciones de bancos, otro es más resumido y gerencial para una fácil comprensión de las líneas que contiene.Cuadre de comprobantes por conversión: (Sin uso)

ARCHIVOS – PRESENTACION: En esta pantalla se define algunos aspectos de la presentación del módulo y del manejo de los archivos.

Color de Fondo: (Sin uso)

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Imagen de Fondo: (Sin uso)CUADRICULASColor de Fondo: El color de fondo de las cuadriculas para presentar datosColor Alterno: El color alterno de las cuadriculas para presentar datos

UBICACIÓN DE ARCHIVOSRespaldo: Especifica el destino de los archivos del respaldo de datosReportes: Especifica la ubicación de los archivos de reportes de esta empresa (en caso de que tengan reportes particulares por cada empresa)SINCRONIZACIONEnvío de Archivos: La carpeta que contiene los archivos que se enviaran hacia el punto remoto, esta carpeta debe ser creada es una carpeta de transito de archivosRecepción de Archivos: La carpeta que contiene los archivos recibidos desde el punto remoto, esta carpeta debe ser creada es una carpeta de transito de archivosArchivos ZIP: La carpeta que contiene los archivos comprimidos para su envío adjunto vía Email, esta carpeta debe ser creada es una carpeta de transito de archivosSiglas Punto Remoto: son las siglas con las que se crearan los archivos, estos tendrán un nombre formado por 5 letras que son 3 que definen el contenido del archivo, 2 que definen el origen del archivo con respecto al punto remoto.CORREO ELECTRONICORecibir en: la dirección de correo electrónico donde se recibirán los email´s con los archivos de la sincronización

Enviar a: la dirección de correo electrónico donde se enviaran los email´s con los archivos de la sincronizaciónNOMBRES DE DATOS NUMERICOS ADICIONALES PARA CENTROS DE COSTOLos auxiliares tipo centro de costo tienen la posibilidad de registrar tres datos numéricos adicionales para que posteriormente se realicen distribuciones automáticas o prorrateos en base a dichos valores como es el caso de las villas en los proyectos inmobiliarios registrando los metros cuadrados de la villa, metros cuadrados de construcción y los metros cuadrados del lote.Dato No. 1: El nombre del dato numérico No. 1 registrado en los centros de costoDato No. 2: El nombre del dato numérico No. 2 registrado en los centros de costoDato No. 3: El nombre del dato numérico No. 3 registrado en los centros de costo

GRUPOS CONTABLESEn esta pantalla se definen los sentidos contables de cada grupo para establecer la utilidad o perdida al final de cada grupo en los resultados, además se puede definir el nombre de dicha utilidad.

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MENU EDICION Esta compuesto por diferentes opciones de menú, estas son:

Diarios Bancos Deudas Recibos de Recaudación Mantenimiento de Recibos Depósito de Recibos Estado Bancario Desistidos – Protestos

DIARIOS: Permite registrar todos los diferentes tipos de comprobantes, por omisión debe tener lo siguientes códigos como mínimo:

AP = Apertura: CO = Conciliaciones Bancarias

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D1 = Diarios (se puede extender la clasificación de los diarios según lo desee cada empresa)

Esta pantalla esta compuesta por dos secciones, la primera hace referencia al encabezado del documento, y la segunda parte que es el detalle del documento:

Calculadora: Permite realizar funciones básicas, como: suma, resta, multiplicación, división, entre otras.

Conserva en cada línea:

Fecha: Es la fecha en que se realiza el comprobante.

Comprobante:

Cotización Contable:

Doc. Secuencial:

Moneda: Es la moneda oficial existente en el país.

Tipo de Comprobante: Se refiere al tipo de comprobante, ya sea este de apertura, compensación clientes, conciliaciones bancarias, entre otros.

# Documento:

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Referencia: Permite anotar una breve explicación indicando por qué se efectúa el documento.

Observación.: Permite anotar una explicación un poco más detallada indicando por qué se efectúa el documento.

Luego de este encabezado del documento, se encuentra el detalle del documento, el mismo que está compuesto de:

Tipo de Transacción: Se refiere al tipo de transacción que se va a realzar, ya sea esta: Débitos, Créditos, Cheques, Préstamos, Depósitos, Notas de Crédito, Notas de Debito, entre otras.

Cuenta: Es el código de la cuenta a la cual se va a realizar el tipo de transacción escogido.

Unidad de Negocio: Determinada si la transacción tiene asignada una unidad de trabajo

Auxiliar: Determina si la transacción registra auxiliares.

Función: Determina si la transacción maneja funciones.

# Documento: Es el número del documento.

Glosa: Es una explicación más detallada, indicando por qué se efectúa dicho documento.

Tipo: Permite identificar el tipo de transacción que se está realizando, y determinar si un débito o un crédito.

Valor: Es el valor en sí de la transacción.


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Cabe indicar que en esta pantalla a más de los datos descritos anteriormente, también están presentes el valor de la diferencia, del débito y del crédito, en donde el débito y el crédito deben de estar cuadrados para posteriormente poder grabar el documento.

BANCOS: Se registran todos los tipos de comprobantes relacionados con Bancos, consta de dos opciones que son:

Ingresos Egresos

Ambas opciones registrar los tipos de comprobantes bancarios , los cuales son:

Notas de Crédito Bancarias Notas de Debito Bancarias Ingresos Bancos.

INGRESOS: Se registran todos los ingresos realizados por la empresa, a continuación se presenta la siguiente pantalla.

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Esta pantalla al igual que la anterior, está compuesta por dos secciones, la primera hace referencia al encabezado del documento, y la segunda parte que es el detalle del documento:

Calculadora: Permite realizar funciones básicas, como: suma, resta, multiplicación, división, entre otras.

Conserva en cada línea:

Fecha: Es la fecha en que se realiza el comprobante.

Comprobante:

Cotización Contable:

Doc. Secuencial:

Banco: Es la cuenta de banco de donde se va a efectuar el egreso.

Cheque: Es el número de cheque.

Cliente / Beneficiario: Es la persona a favor de quien se va a realizar el comprobante.

# Documento:

Observación.: Permite anotar una explicación un poco más detallada indicando por qué se efectúa el documento.

Luego de este encabezado del documento, se encuentra el detalle del documento, el mismo que está compuesto de:

Tipo de Transacción: Se refiere al tipo de transacción que se va a realzar, ya sea esta: Débitos, Créditos, Cheques, Préstamos, Depósitos, Notas de Crédito, Notas de Debito, entre otras.

Cuenta: Es el código de la cuenta a la cual se va a realizar el tipo de transacción escogido.

Unidad de Negocio: Determinada si la transacción tiene asignada una unidad de trabajo

Auxiliar: Determina si la transacción registra auxiliares.

Función: Determina si la transacción maneja funciones.

# Documento: Es el número del documento.

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Glosa: Es una explicación más detallada, indicando por qué se efectúa dicho documento.

Tipo: Permite identificar el tipo de transacción que se está realizando, y determinar si un débito o un crédito.

Valor: Es el valor en sí de la transacción.


Cabe indicar que en esta pantalla a más de los datos descritos anteriormente, también están presentes el valor de la diferencia, del débito y del crédito, en donde el débito y el crédito deben de estar cuadrados para posteriormente poder grabar el documento.

EGRESOS: Se registran todos los egresos realizados por la empresa, a continuación se presenta la siguiente pantalla.

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Esta pantalla contiene los mismos elementos que la pantalla anterior, que se refiere a Ingresos, la única diferencia es que se registran comprobantes de egreso.

PROCESOS: Esta compuesto por varias opciones como son las siguientes:

Comprobantes Mayorizar Conciliación Bancaria Consolidación de Saldos

COMPROBANTES: Esta opción tiene a su vez varias subopciones como son.

Acumular Disminuir Anular

ACUMULAR: Permite acumular todos los comprobantes que se han realizado, como lo muestra la siguiente pantalla.

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Acumular desde el Saldo Inicial: Al dar clip en esta casilla se acumularan los comprobantes desde el saldo inicial.

Seleccionar Mes Específico: Permite seleccionar los comprobantes de un mes en particular para posteriormente realizar la acumulación de los comprobantes por dicho mes.

Acumular Todos los Tipos de Comprobantes: Permite acumular todos los diferentes tipos de comprobantes.

Seleccionar un Tipo Específico: Permite acumular un tipo de comprobante específico como puede ser el Apertura, Compensación Clientes, Compensación Proveedores, Provisiones, entre otros.

Acumular Todos los Comprobantes del Mes: Permite acumular todos los comprobantes realizados en un mes.

Seleccionar Rango de Comprobantes: Permite dentro de un mes acumular los comprobantes según el rango especificado, para lo cual se deberá escoger desde y hasta que número de comprobante se desea acumular.

DISMINUIR: Permite disminuir todos los comprobantes que se han realizado, como se visualiza en la siguiente pantalla.

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Se puede visualizar que esta pantalla contiene las mismas características que la pantalla anterior, con la única diferencia que en esta se realiza el proceso de disminuir comprobantes.

ANULAR: Permite anular comprobantes que por alguna razón hayan presentado inconvenientes, como lo indica la siguiente pantalla.

Nótese que esta pantalla posee las mismas características que la anterior, con la única diferencia que en esta se anulan comprobantes.

MAYORIZAR: Permite realizar la mayorización, ya sea desde un período inicial hasta un período final o mayorizar todo desde el saldo inicial, tal como se visualiza en la siguiente pantalla.

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CONCILIACIÓN BANCARIA: Permite realizar la conciliación bancaria desde un período inicial hasta un período final.

Seleccionar Todos:Invertir SelecciónDocumentos Seleccionados:Total Documentos:

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INFORMES: Esta compuesto por las siguientes opciones:

Contabilidad General Bancos Reimpresión Informes Especiales Balances Bitácoras Códigos Maestro

CONTABILIDAD GENERAL: Esta opción a su vez esta formada por las siguientes opciones:

Comprobantes Libro Mayor Saldos de Cuentas Movimientos por Tipo

COMPROBANTES: Permite consultar los diferentes tipos de comprobantes, como se muestra en la siguiente pantalla.

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Para poder consultar los comprobantes se debe de seleccionar los criterios de selección por los cuales se desea consultar, entre estos criterios se encuentran los siguientes:

Rango de Comprobantes: Se debe especificar el rango de comprobantes a consultar, definiendo el comprobante inicial y el comprobante final.

Tipos de Documentos: Se debe de especificar el tipo de documento a consultar, los tipos de documentos que se pueden elegir son por ejemplo: Apertura, Compensación Clientes, Provisiones, Notas de Crédito Bancarias, entre otros.

Rango Secuencial del Comprobante: Los comprobantes poseen un número secuencial de comprobantes, por tal razón se debe de definir un número de período inicial y un número de período final.

Rango de Documentos: Se debe especificar un número de documento inicial y un número de documento final.

Rango de Fecha de Emisión: Se debe especificar la fecha de emisión de los comprobantes, indicando una fecha inicial y una fecha final.

Rango de Fechas de Digitación: Se debe especificar la fecha de digitación de los comprobantes, indicando una fecha inicial y una fecha final.

Estado del Comprobante: Se debe indicar el estado de los comprobantes, el estado puede ser: Descuadrado, Cuadrado, Acumulado, Anulado.

Moneda del Comprobante: Esta opción no se encuentra disponible.

Origen del Comprobante (Módulo). Se debe especificar cual es el origen del comprobante, es decir en que módulo se origina, los módulos pueden ser:

Contabilidad General y Bancos Inventarios Solicitud de Pagos Cuentas por Pagar Roles Activos Fijos Producción

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Usuario que registró el comprobante: Aquí se encuentran todos los usuarios que interactúan con el sistema, para lo cual se debe escoger al usuario que registró el comprobante.

También existen botones tales como:

Agregar: Permite agregar cada criterio de selección por el cual se va a consultar.

Quitar: Permite quitar de uno en uno los criterios de selección que se han agregado anteriormente.

Quitar Todos: Permite quitar todos los criterios de selección agregados anteriormente.

Consultar: Al momento de dar clip sobre esta opción, aparece la siguiente pantalla mostrando información de los comprobantes según los criterios de selección escogidos.

Al dar clip en el icono de la impresora, se muestra la siguiente pantalla.

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Permite visualizar el informe.

Permite imprimir el informe.

Permite generar el informe en archivo de texto delimitado por comas.

Permite generar el informe en archivo PDF

Permite generar el informe en archivo HTML

Permite exportar archivo

Permite salir de esta pantalla


Ver informe Comprobantes

Esta pantalla permite obtener el informe de los comprobantes que se consultaron en la pantalla anterior, de esta forma el informe puede ser:

NOTA: Cabe indicar que cada vez que se presione el icono de imprimir en cualquiera de las ventanas del sistema, este mostrará las mismas opciones que se han detallado.

LIBRO MAYOR:

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ASPECTOS GENERALES:

Se detallan los siguientes datos:

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el libro mayor.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar el libro mayor.

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado el libro mayor

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado el libro mayor

Moneda: Es el tipo de moneda existente. Expresado en:

OPCIONES: Se encuentran las siguientes opciones:

Presentar Auxiliares: Permite mostrar los auxiliares.

Mostrar Cuentas sin movimientos: Permite mostrar las cuentas sin movimiento.

Imprimir una cuenta por página: Permite imprimir una cuenta por página.

Empezar en Pág. 1 para cada cuenta: Permite empezar a imprimir en la primer página cada cuenta

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Presentar Unidad de Negocio: Permite mostrar la unidad de negocio.

Función: Permite mostrar la función.

Sólo movimientos conciliados: Permite presentar sólo los movimientos conciliados.

Sólo movimientos no conciliados: Permite presentar sólo los movimientos no conciliados.

Ver informe Libro Mayor

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SALDOS DE CUENTA: Permite mostrar los saldos de las cuentas, como se visualiza en la siguiente pantalla.

Esta pantalla muestra el Rango de las Cuentas, especificando una cuenta inicial y una cuenta final.

Así mismo muestra el Rango de Meses, especificando el mes inicial y el mes final. Nivel:

MOVIMIENTOS POR TIPO:

ASPECTOS GENERALES: Se detallan los siguientes datos:

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Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado el movimiento.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado el movimiento.

Desde:

Hasta:

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el movimiento.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar el movimiento.

Ordenado Por: Se puede ordenar el movimiento de la siguiente forma: Tipo de Transacción + Fecha Cuenta Contable + Tipo de Transacción Tipo de Transacción + N°. Retención N°. Retención.


Resumir por Unidad de Negocio y Auxiliar: Permite que el informe se presente de forma resumida por unidad de negocio y auxiliar.

Omitir auxiliares con saldo cero: Permite omitir los auxiliares que tengan saldo cero.

Sólo movimientos conciliados: Permite presentar sólo los movimientos conciliados.

Sólo movimientos no conciliados: Permite presentar sólo los movimientos no conciliados.

Datos de retención:

Ver informe Movimientos por Tipo

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BANCOS: Permite obtener informes relacionados con las operaciones bancarias. Esta compuesto por las siguientes opciones:

Libro Bancos Saldos Diarios de Bancos Informe de Retenciones Informe de Conciliación Informe por Beneficiario

LIBRO BANCOS: Permite obtener un informe según Libro Bancos. Como se visualiza en la siguiente pantalla.


Bco. Inicial: Se debe de especificar la cuenta de Banco inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el libro banco.

Bco. Final: Se debe de especificar la cuenta de Banco final, la cual indica hasta donde se va a realizar el libro banco.

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado el libro banco.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado el libro banco.


Página No. 39


Ordenado Por: Se pueden obtener informes de libro banco ordenado de la siguiente forma:

Cuenta + Tipo Doc. + Fecha + N°. de Doc Cuenta + Tipo Doc. + N°. de Doc. + Fecha Cuenta + Fecha Cuenta + N°. de Comprobante Cuenta + N°. de Doc Cuenta + Tipo de Doc. + N°. de Doc Cuenta +N°. de Cheque


Mostrar Cuentas sin movimientos: Permite mostrar las cuentas sin movimiento.


Empezar en Pág. 1 para cada cuenta: Permite empezar a imprimir en la primer página cada cuenta.

Movimientos conciliados: Permite presentar los movimientos conciliados.

No Conciliados y no Contabilizados. Permite presentar tanto los movimientos no conciliados como los no contabilizados.

Totalizar por tipo de Comprobante:

Ver informe Libro Bancos

SALDOS DIARIOS DE BANCOS: Permite obtener informes según los saldos diarios de Bancos, para lo cual se debe especificar una fecha de corte para poder obtener el informe, como lo indica la siguiente pantalla.

Página No. 40


Ver informe Saldo Diarios de los Bancos

INFORME DE RETENCIONES: Permite obtener informes de las retenciones realizadas. Como se muestra en la siguiente pantalla.

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado la retención

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado la retención.

Retención: Los informe de retención que se pueden obtener pueden ser de dos tipos: Retenciones en la Fuente y Retenciones de IVA. Este informe puede obtenerse de forma individual o incluyendo ambas retenciones para lo cual se deberá marcar la casilla que se refiere a Todos, en donde se mostrarán las retenciones de ambos tipos.


Ver informe Retenciones

Página No. 41


INFORME DE CONCILIACIÓN: Permite obtener informes de las conciliaciones bancarias. Como se muestra en la siguiente pantalla.

Cuenta Bancaria: Es la cuenta bancaria de donde se va a realizar la conciliación.

Conciliaciones: Hace referencia al número de conciliaciones que se desean obtener de dicha cuenta bancaria.

Tipo de Transacción:

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado la conciliación.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado la conciliación.

Ver informe Conciliaciones Bancarias

INFORME POR BENEFICIARIO: Permite obtener informes de cheques por beneficiario según los criterios seleccionados. Como se muestra en la siguiente pantalla.

Página No. 42


CRITERIOS:

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado la consulta de cheques.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado la consulta de cheques.

Nombre del Beneficiario: Se debe de digitar el nombre del beneficiario del cheque.

Combinación: Es la forma como se desea buscar la consulta, existen dos mecanismos de búsquedas las cuales son:

Comience Contenga

Ver Informe por Beneficiario

REIMPRESIÓN: Permite volver a imprimir varios documentos como son:

Comprobantes Cheques Retenciones

COMPROBANTES: Permite volver a imprimir los comprobantes que por alguna razón presentaron inconvenientes. Como se muestra en la siguiente pantalla.

Página No. 43


Tipo de comprobante: Es el tipo de comprobante que se desea volver a imprimir, el mismo que puede ser de Apertura, Compensación Clientes, Provisiones, entre otros.

Desde el Documento: Se debe indicar el número de documento inicial a partir del cual se va a realizar la impresión del comprobante.

Hasta el Documento: Se debe indicar el número de documento final hasta donde se va a realizar la impresión del comprobante.

Moneda: Es el tipo de moneda existente.

Ver informe Impresión de Comprobantes

CHEQUE: Permite volver a imprimir los cheques que por alguna razón presentaron inconvenientes. Como se indica en la siguiente pantalla.

Página No. 44


Banco: Es la cuenta de donde se va a debitar el valor correspondiente al cheque.

N°. de Cheque: Se debe indicar el rango de números de cheques que se desea volver a imprimir.

RETENCIONES: Permite volver a imprimir las retenciones que por alguna razón presentaron inconvenientes. Como se visualiza en la siguiente pantalla.

Tipo de Comprobantes: Se debe seleccionar el tipo de comprobante.

Se debe de escoger una de las casillas que muestra la pantalla, para poder realizar la consulta e imprimir la retención:

N°. Inicial del Documento: Es el número inicial del documento desde el cual se va a efectuar la retención.

N°. Final del Documento: Es el número final del documento hasta donde se va a efectuar la retención.

N°. Inicial del Comprobante: Es el número inicial del comprobante desde el cual se va a efectuar la retención.

N°. Final del Comprobante: Es el número final del comprobante hasta donde se va a efectuar la retención.

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado la consulta de cheques.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado la consulta de cheques.

Página No. 45


Ver informe Impresión de Retenciones

INFORMES ESPECIALES: Esta compuesto por varias opciones como son las siguientes:

Auxiliar – Cuenta Cuenta – Auxiliar Tarjeta de Auxiliar Saldos de Auxiliar Funciones por Cuenta Funciones por Mes Saldo de funciones

AUXILIAR – CUENTA:


Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar los Auxiliares por Cuenta.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar el movimiento.

Aux. Inicial: Se debe de especificar el auxiliar inicial, el cual indica desde donde se van a realizar los Auxiliar por Cuenta.

Aux. Final: Se debe de especificar el auxiliar final, el cual indica hasta donde se van a realizar los Auxiliar por Cuenta.

Página No. 46


Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado el Auxiliar por Cuenta.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado el Auxiliar por Cuenta..




Empezar en Pág. 1 para cada cuenta: Permite empezar a imprimir en la primer página cada cuenta.

Imprimir una Unidad por página: Permite imprimir una unidad por página.

Empezar en Pág. 1 para cada Unidad: Permite empezar a imprimir en la primer página cada unidad.

Ocultar Auxiliares con saldo final cero: Permite ocultar auxiliares con saldo final cero.

Omitir Funciones: Permite omitir funciones.

Omitir Unidades de Negocio: Permite omitir unidades de negocio.

Detallar Líneas de Transacción:

Detallar Función: Permite mostrar –o no- la función en el informe.

Resumen por Auxiliar: Permite mostrar –o no- el auxiliar en el informe.

Ver informe Auxiliares por Cuenta

CUENTA - AUXILIAR:

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Tipo Auxiliar: Se debe de escoger el tipo de auxiliar que se desea consultar, como son: Clientes, Proveedores, Centro de Costo, Empleados, Otros.

Aux. Inicial: Se debe de especificar el auxiliar inicial, el cual indica desde donde se va a realizar las Cuentas - Auxiliar.

Aux. Final: Se debe de especificar el auxiliar final, el cual indica hasta donde se van a realizar las Cuentas - Auxiliar.

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar las Cuentas - Auxiliar

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar las Cuentas – Auxiliar.

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado el Auxiliar por Cuenta.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado el Auxiliar por Cuenta..



Imprimir un Auxiliar por página: Permite imprimir un auxiliar por página.

Empezar en Pág. 1 para cada auxiliar: Permite empezar a imprimir en la primer página cada cuenta.

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Imprimir una Unidad por página: Permite imprimir una unidad por página.

Empezar en Pág. 1 para cada Unidad: Permite empezar en la primer página cada unidad.

Detallado: Permite obtener el informe en forma detallada.

Resumen Cuenta – Función: Permite mostrar en el informe las cuentas y funciones.

Resumen Cuenta: Permite mostrar –o no- las cuentas en el informe.

Resumen Función: Permite mostrar –o no- las funciones en el informe.

Ver informe Cuenta - Auxiliar

TARJETA DE AUXILIAR:

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Auxiliar: Es el auxiliar que se desea consultar.

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar la Tarjeta de Auxiliar.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar la Tarjeta de Auxiliar.

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se ha realizado la Tarjeta de Auxiliar.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se ha realizado la Tarjeta de Auxiliar.

Ordenado Por: Se pueden obtener informes de Tarjeta de Auxiliar ordenado de la siguiente forma:

Cuenta y Fecha Cta. – Fecha y Tipo Comprobante Cta. - Fecha y N°. de Comprobante

Moneda: Es el tipo de moneda existente. Expresado en: determina si esta expresado en unidades, cientos o miles

Mostrar unidad de negocio: Permite mostrar la unidad de negocio.

Agrupar por unidades de negocio: Permite agrupar por unidades de negocio.

Mostrar función: Permite mostrar la función.

Ver informe Tarjeta de Auxiliar

SALDOS AUXILIARES: Muestra información referente a los saldos de los auxiliares contables, como se muestra en la siguiente pantalla.

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Se deben de especificar los siguientes criterios:

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar los saldos auxiliares contables.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar los saldos auxiliares contables.

Aux. Inicial: Se debe de especificar el auxiliar inicial, el cual indica desde donde se va a realizar los saldos auxiliares contables.

Aux. Final: Se debe de especificar el auxiliar final, el cual indica hasta donde se van a realizar los saldos auxiliares contables.

Mes Inicial: Se debe de especificar el mes inicial, el cual indica desde que mes se van a realizar los saldos auxiliares contables.

Mes Final: Se debe de especificar el mes final, el cual indica hasta que mes se van a realizar los saldos auxiliares contables.

Moneda: Es el tipo de moneda existente. Una vez especificado estos criterios de selección se da clip en el icono de consulta, el mismo que es una lupa y se podrá visualizar la información requerida.

Ver informe Saldo de Auxiliares

FUNCIONES POR CUENTA:

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http://www.pdffactory.com/



Función Inicial: Se debe de especificar la función inicial, la cual indica desde donde se van a realizar las funciones por cuenta.

Función. Final: Se debe de especificar la función final, la cual indica hasta donde se van a realizar las funciones por cuenta.

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se van a realizar las funciones por cuenta.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se van a realizar las funciones por cuenta.

Aux. Inicial: Se debe de especificar el auxiliar inicial, el cual indica desde donde se van a realizar las funciones por cuenta.

Aux. Final: Se debe de especificar el auxiliar final, el cual indica hasta donde se van a realizar las funciones por cuenta.

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la cual indica a partir de que fecha se han realizado las funciones por cuenta.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se han realizado las funciones por cuenta.

Moneda: Es el tipo de moneda existente. Nivel: El nivel puede ser detallado o resumido.


Imprimir una pág. para cada unidad: Permite imprimir una unidad por página.

Empezar en Pág. 1 para cada Unidad: Permite empezar a imprimir en la primer página cada unidad.

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Imprimir una función por página: Permite imprimir una función por página.

Empezar en Pág. 1 para cada función: Permite empezar a imprimir en la primer página cada función.

Ver informe Funciones por Cuentas

FUNCIONES POR MES: Permite obtener los saldos mensuales por función. Como se visualiza en la siguiente pantalla.

Este saldo mensual por función se puede agrupar de do formas:

Agrupar por Cuenta: Permite obtener el saldo mensual por función agrupado por cuenta.

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Agrupar por Función: Permite obtener el saldo mensual por función agrupado por función.

Así mismo se debe especificar un rango para poder realizar la consulta.

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se van a realizar los saldos mensuales por función.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se van a realizar los saldos mensuales por función.

Función Inicial: Se debe de especificar la función inicial, la cual indica desde donde se van a realizar los saldos mensuales por función.

Función. Final: Se debe de especificar la función final, la cual indica hasta donde se van a realizar los saldos mensuales por función.

Mes Inicial: Se debe de especificar el mes inicial, el cual indica desde que mes se van a realizar los saldos mensuales por función.

Mes Final: Se debe de especificar el mes final, el cual indica hasta que mes se van a realizar los saldos mensuales por función.

Moneda: Es el tipo de moneda existente. Una vez especificado estos rangos se da clip en el icono de consulta, el mismo que es una lupa y se podrá visualizar la información requerida. La información que se muestra contiene el código de cuenta y su descripción, el código de la función y su descripción, así como los meses de enero a diciembre.

Ver informe Funciones por Mes

SALDO DE FUNCIONES: Permite obtener los saldos de las funciones. Como se muestra en la siguiente pantalla.

Página No. 54


Esta pantalla contiene las mismas características de la pantalla anterior , sólo interviene un elemento más que el Nivel, el cual se refiere a los niveles de las cuentas.

Luego que se especifiquen los rangos se da clip en el icono de consulta, el mismo que es una lupa y se podrá visualizar la información requerida. La información que se muestra en esta pantalla es un poco diferente a la pantalla anterior, por su parte esta contiene el código de cuenta y su descripción, el código de la función y su descripción, el saldo anterior, el débito y el crédito y el saldo acumulado.

Ver informe Saldo de Funciones

MOVIMIENTOS POR UNIDADES DE NEGOCIO: Permite mostrar todos los movimientos por unidades de negocio.

U/Neg. Ini: Se debe de especificar la unidad de negocio inicial, la cual indica desde donde se van a realizar los movimientos.

Página No. 55


U/Neg. Fin: Se debe de especificar la unidad de negocio final, la cual indica hasta donde se van a realizar los movimientos.

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se van a realizar los movimientos.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se van a realizar los movimientos.

Auxiliar Ini: Se debe de especificar el auxiliar inicial, el cual indica desde donde se van a realizar los movimientos.

Auxiliar Fin: Se debe de especificar el auxiliar final, el cual indica hasta donde se van a realizar los movimientos.

Función Ini: Se debe de especificar la función inicial, la misma que indica desde donde se van a realizar los movimientos.

Función Fin: Se debe de especificar la función final, la misma que indica hasta donde se van a realizar los movimientos.

Fecha Inicial: Se debe indicar la fecha inicial, la misma que indica a partir de que fecha se han realizado los movimientos.

Fecha Final: Se debe indicar la fecha final, la misma que indica hasta donde se han realizado los movimientos.

Expresado en:

Incluir Comprobante: Los comprobantes que se pueden incluir pueden ser de dos tipos:

Cuadrados y Acumulados Solo Acumulados

Formar grupos y totalizar por: Se pueden formar grupos y totalizar de las siguientes formas:

(G) U/Negocio (G) Auxiliar (D) Cuenta (D) Función (G) U/Negocio (G) Cuenta (D) Auxiliar (D) Función (G) U/Negocio (G) Función (D) Cuenta (D) Auxiliar (G) U/Negocio (G) Cuenta (D) Función (D) Auxiliar

Presentación del Informe: El informe a visualizar puede ser presentado de dos formas, las cuales son:

Detallado Resumido

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Nivel de impresión de cuentas: Cuando se escoge que la presentación del informe sea resumido, se deberá indicar el nivel de las cuentas, las mismas que podrán tener niveles comprendidos entre 1 y 7.

Naturaleza del saldo de la unidad de negocio: La naturaleza del saldo de la unidad de negocio puede ser:

Deudora Acreedora

Imprimir una Pág. para cada Unidad de Negocio: Permite imprimir una unidad de negocio por página.

Empezar en Pág. 1 para cada Unidad de Negocio: Permite empezar a imprimir en la primer página cada unidad de negocio.

Omitir Auxiliar: Permite omitir los auxiliares.

Omitir Función: Permite omitir las funciones.

BALANCES: Esta compuesto por varias opciones como son las siguientes:

Balance de Comprobación Balance General Balance de Resultados

BALANCE DE COMPROBACIÓN: Permite obtener el Balance de Comprobación de una determinada compañía en determinado período, especificando un rango de cuentas, tal como se visualiza en la siguiente pantalla.

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Rango de Cuentas:

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a obtener el Balance de Comprobación.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a obtener el Balance de Comprobación

Rango de Períodos:

Período Inicial: Se debe indicar un mes inicial, el mismo que indica a partir de que fecha se ha realizado el Balance de Comprobación.

Período Final: Se debe indicar un mes final, el mismo que indica hasta donde se ha realizado el Balance de Comprobación.

Nivel:

Moneda: Es la moneda existente.

Expresado en:

Presentar Cuentas sin Movimiento: Permite mostrar -o no- las cuentas que no han tenido movimiento.

Ver informe Balance de Comprobación

BALANCE GENERAL: Permite obtener el Balance General de una determinada compañía en determinado período, para lo cual se debe de especificar un rango de períodos, así como se indica en la siguiente pantalla.

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Rango de Períodos:

Período Inicial: Se debe indicar un mes inicial, el mismo que indica a partir de que fecha se ha realizado el Balance General.

Período Final: Se debe indicar un mes final, el mismo que indica hasta donde se ha realizado el Balance General.

Nivel:


Expresado en:


Mostrar Código de Cuentas: Permite mostrar –o no- los códigos de las cuentas.

Presentar Saldo Anterior: Permite mostrar –o no- el saldo anterior de las cuentas.

Aplicar Identificación de Anexos: Permite determinar –o no- si se presenta identificación de anexos.

Ver informe Balance General

ESTADO DE RESULTADOS: Permite obtener el Estado de Resultados de una determinada compañía en determinado período, para lo cual se debe de especificar un rango de períodos, como se indica en la siguiente pantalla.

Página No. 59


Rango de Períodos:

Período Inicial: Se debe indicar un mes inicial, el mismo que indica a partir de que fecha se ha realizado el Estado de Resultados.

Período Final: Se debe indicar un mes final, el mismo que indica hasta donde se ha realizado el Estado de Resultados.

Nivel:


Expresado en:


Mostrar Código de Cuentas: Permite mostrar –o no- los códigos de las cuentas.

Presentar Saldo Anterior: Permite mostrar –o no- el saldo anterior de las cuentas.

Aplicar Identificación de Anexos: Permite determinar –o no- si se presenta identificación de anexos.

Ver informe Estado de Resultados

BITÁCORAS: Esta compuesta de las siguientes opciones:

Acciones del Usuario Errores del Sistema

ACCIONES DEL USUARIO: Permite obtener una auditoria del sistema, y determinar en que fechas, en que opciones, en que módulo y que usuario realizó determinada acción. A continuación se presenta la siguiente pantalla:

Página No. 60


Para poder consultar los Auditorias de Usuarios se debe de seleccionar los criterios de selección por los cuales se desea consultar, entre estos criterios se encuentran los siguientes:

Rango de Fechas: Se debe de especificar una fecha inicial y una fecha final para poder obtener el informe de auditoria.

Opciones del Menú: Se debe de especificar la opción del menú que se desea auditar. Entre las cuales se encuentran las siguientes:

Acumular Comprobantes Anticipos a Proveedores Anular Compensaciones Anular Comprobantes Auxiliares Contables Compensación de Anticipos Cuentas de Caja Disminuir Comprobantes Edición de Comprobante de Diario Edición de Comprobante de Egreso Edición de Comprobante de Ingreso – N/D Funciones Listado de Proveedores Maestro de Bancos Mantenimiento de Provisiones Notas de Crédito Pagos de Provisiones Plan de Cuentas Retenciones Tipos de Anticipos Tipos de Comprobantes Tipos de Documentos Tipos de Funciones Tipos de Notas / Crédito Tipos de Transacciones Unidades de Trabajo

Usuarios: Son todos los usuarios que interactúan con el sistema, se debe de seleccionar el nombre del usuario al cual se le va a realizar la auditoria.

Módulos: Son los módulos a los cuales se les va a realizar la auditoria, entre estos tenemos:

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Contabilidad General y Bancos Solicitud de Pagos Cuentas por Pagar Activos Fijos

También existen botones tales como:

Agregar: Permite agregar cada criterio de selección por el cual se va a consultar.

Quitar: Permite quitar de uno en uno los criterios de selección que se han agregado anteriormente.

Quitar Todos: Permite quitar todos los criterios de selección agregados anteriormente.

Consultar: Al momento de dar clip sobre esta opción, aparece la siguiente pantalla mostrando la información de la auditoria según los criterios de selección escogidos.

Ver informe Auditorias de Usuarios

Página No. 62


BITÁCORAS DE ERRORES: Permite obtener una bitácora de los errores que se han producido en el sistema, para lo cual hay que seleccionar los criterios que están disponibles como son: Rango de Fechas, Opciones del Menú, Usuarios y Módulos. A continuación se presenta la siguiente pantalla:

Esta pantalla contiene las mismas características de la pantalla anterior, la cual se refería a las Auditorias de los Usuarios.

Ver informe Bitácora de Errores

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CÓDIGOS MAESTROS: Esta compuesto de las siguientes opciones:

Plan de Cuentas Auxiliares Unidades de Negocio Funciones Tipos de Comprobantes Tipos de Transacciones Medidas Acceso a Usuarios

PLAN DE CUENTAS: Permite obtener el informe del plan de cuentas, para lo cual se debe de seleccionar una cuenta inicial y una cuenta final, así como se indica en la siguiente pantalla.

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el informe de Plan de Cuentas.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar el informe de Plan de Cuentas.

Ver informe Plan de Cuentas

Página No. 64


AUXILIARES: Permite obtener un informe por Auxiliares, por tanto se debe de seleccionar el tipo de auxiliar , un auxiliar inicial y un auxiliar final, así como se visualiza en la siguiente pantalla.

Tipo de Auxiliar: Se debe de seleccionar el tipo de auxiliar, los cuales pueden ser: Clientes, Proveedores, Centro de Costo, Empleados, Otros y Ninguno.

Aux. Inicial: Se debe de especificar el auxiliar inicial, el cual indica desde donde se van a realizar los Auxiliares.

Aux. Final: Se debe de especificar el auxiliar final, el cual indica hasta donde se van a realizar los Auxiliares.

Ver informe de Auxiliares

UNIDADES DE NEGOCIO: Permite obtener un informe por Auxiliares, por tanto se debe de seleccionar el tipo de auxiliar , un auxiliar inicial y un auxiliar final, así como se visualiza en la siguiente pantalla.

U/Negocio Inicial: Se debe de especificar la unidad de negocio inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el informe.

U/Negocio Final: Se debe de especificar la unidad de negocio final, la cual indica hasta donde se van a realizar el informe.

Página No. 65


Ver informe Unidades de Negocio

FUNCIONES: Permite obtener un informe por Funciones, para tal efecto se debe de seleccionar el tipo de función , una función inicial y una función final, tal como lo indica la siguiente pantalla.

Tipo de Función: Se debe de seleccionar el tipo de función.

Función Inicial: Se debe de especificar la función inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el informe de funciones.

Función. Final: Se debe de especificar la función final, la cual indica hasta donde se va a realizar el informe de funciones.

Ver informe de Funciones

TIPOS DE COMPROBANTES: Permite obtener un informe por Tipos de Comprobantes, por tal razón se debe de seleccionar el tipo de comprobante inicial y final, como se muestra en la siguiente pantalla.

Tipo de comp. Inicial: Se debe de especificar el tipo de comprobante inicial, el cual indica desde donde se va a realizar el informe.

Tipo de comp. Inicial: Se debe de especificar el tipo de comprobante final, el cual indica hasta donde se va a realizar el informe.

Página No. 66


Ver informe Tipos de Comprobantes

TIPOS DE TRANSACCIONES: Permite obtener un informe por Tipos de Transacciones, por tal razón se debe de seleccionar el tipo de transacción inicial y final, como se visualiza en la siguiente pantalla.

Transacción Inicial: Se debe de especificar el tipo de transacción inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el informe.

Transacción Inicial: Se debe de especificar el tipo de transacción final, la cual indica hasta donde se va a realizar el informe.

Ver informe Tipo de Transacciones

MEDIDAS: Permite obtener un informe de las medidas, por tal razón se debe de seleccionar la unidad de medida, una medida inicial y final, a continuación se muestra la siguiente pantalla.

Unidad: Se debe de seleccionar la unidad de medida, la misma que puede estar dada en: Galones, unidades, horas, libras, etc.

Medida Inicial: Se debe de especificar la medida inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el informe.

Medida Inicial: Se debe de especificar la medida final, la cual indica hasta donde se va a realizar el informe.

Página No. 67


Ver informe de Medidas

ACCESO A USUARIOS: Permite obtener un informe de los Accesos a Usuarios, para tal efecto se debe de seleccionar un código de usuario inicial y final, como se visualiza en la siguiente pantalla.

Código Inicial: Se debe de especificar el código de usuario inicial, el cual indica desde donde se va a realizar el informe.

Código Final: Se debe de especificar el código de usuario final, el cual indica hasta donde se va a realizar el informe.

Ver informe Acceso a Usuarios

PRESUPUESTO: Esta compuesto de las siguientes opciones:

Edición Plan de Presupuesto Informe Clasificado Pérdidas y Ganancias

EDICIÓN: Permite realizar la edición de presupuesto, por lo que se debe escoger el número de revisión, la unidad de negocio y el auxiliar. Como se visualiza en la siguiente pantalla.

Página No. 68


No. Revisión:

Unidad Negocio: Se debe de seleccionar la unidad de negocio, para poder obtener realizar la Edición de Presupuesto.

Auxiliar: Se debe de seleccionar el auxiliar, para poder obtener realizar la Edición de Presupuesto.

Moneda:

En la parte inferior de la pantalla se encuentran las siguientes opciones:

Repetir el Valor del Mes de:Encerar a partir del Mes de:Completar con incremento de:Completar con incrementos de:Capturar Valores de Revisión:Desmarcar todas las líneas:Invertir líneas seleccionadas:Asignar a las líneas seleccionadas el valor:Eliminar líneas marcadas:Encerar todo el mes de:Marcar líneas sin presupuesto para el mes de:

PLAN DE PRESUPUESTO: Permite obtener el informe del Plan de Presupuesto como se muestra en la siguiente pantalla.

Página No. 69


Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el Plan de Presupuesto.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar el Plan de Presupuesto.

Auxiliar Inicial: Se debe de especificar el auxiliar inicial, el cual indica desde donde se va a realizar el Plan de Presupuesto.

Auxiliar Final: Se debe de especificar el auxiliar final, el cual indica hasta donde se va a realizar el Plan de Presupuesto.

Función Inicial: Se debe de especificar la función inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el Plan de Presupuesto.

Función. Final: Se debe de especificar la función final, la cual indica hasta donde se va a realizar el Plan de Presupuesto.

Mes Inicial: Se debe de especificar el mes inicial, el cual indica desde que mes se va a realizar el Plan de Presupuesto.

Mes Final: Se debe de especificar el mes final, el cual indica hasta que mes se va a realizar el Plan de Presupuesto.

Nivel:


No. de Revisión:

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Expresado en:

El Plan de Presupuesto se puede obtener de varias formas, estas pueden ser:

Solo Cuentas: En el informe se presentarán solo las cuentas contables.

Mostrar Función Auxiliar: El informe mostrará –o no- funciones y auxiliares.

Mostrar Auxiliar: El informe mostrará –o no- auxiliares.

Mostrar Función: El informe mostrará –o no- funciones.

INFORME CLASIFICADO: Permite obtener un informe de presupuesto clasificado por unidad de negocio y auxiliar, así como se indica en la siguiente pantalla.

Página No. 71


Unidad de Negocio: Se debe de seleccionar la unidad de negocio, la cual determina por qué unidad es que se va a obtener el informe de presupuesto clasificado.

Auxiliar: Se debe de seleccionar el auxiliar, el cual determina por qué tipo de auxiliar se va a obtener el informe de presupuesto clasificado.

Cta. Inicial: Se debe de especificar la cuenta inicial, la cual indica desde donde se va a realizar el informe de presupuesto clasificado.

Cta. Final: Se debe de especificar la cuenta final, la cual indica hasta donde se va a realizar el informe de presupuesto clasificado.

Mes Inicial: Se debe de especificar el mes inicial, el cual indica desde que mes se va a realizar el informe de presupuesto clasificado.

Mes Final: Se debe de especificar el mes final, el cual indica hasta que mes se va a realizar el informe de presupuesto clasificado.

Nivel:


No. de Revisión:

Expresado en:

PÉRDIDAS Y GANANCIAS: Permite obtener el informe de Pérdidas y Ganancias, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Página No. 72


Mes Inicial: Se debe de especificar el mes inicial, el cual indica desde que mes se va a realizar el informe de Pérdidas y Ganancias.

Mes Final: Se debe de especificar el mes final, el cual indica hasta que mes se va a realizar el informe de Pérdidas y Ganancias.

Nivel:


No. de Revisión:

Expresado en:

APLICACIÓN: Esta compuesto por las siguientes opciones:

Entorno Cierre Generar Índices Respaldar Datos Crear Nueva Compañía Crear Nuevo Año de Trabajo Cambiar Compañía Encerar Saldos de Cuentas Revertir Anulación Autoevaluación Inicializar Archivos Sincronización Cortar Copiar Especiales

ENTORNO: Esta compuesto por dos opciones, las cuales son las siguientes:

Seleccionar Fecha de Trabajo Seleccionar Período de Trabajo

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SELECCIONAR FECHA DE TRABAJO:

SELECCIONAR FECHA DE TRABAJO:

CIERRE: Esta compuesto por las siguientes opciones:

Cierre Mensual Cierre Anual Asiento Apertura Nuevo Año

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CIERRE MENSUAL: Permite realizar un asiento de cierre mensual, por lo que se debe escoger el mes para el correspondiente cierre. Una vez cerrado el período no se podrán crear, modificar, procesar o anular comprobantes contables en dicho período. A continuación se muestra la siguiente pantalla.

CIERRE ANUAL: Permite realizar un asiento de cierre del ejercicio contable para el año actual. Antes de ejecutar este Proceso se debe de estar seguro que no se necesitará realizar cambios en la contabilidad. A continuación se muestra la siguiente pantalla.

ASIENTO APERTURA NUEVO AÑO : Permite realizar un Asiento de apertura para el ejercicio contable del año siguiente. Antes de ejecutar este Proceso se debe de estar seguro que no se necesitará realizar cambios en la contabilidad. A continuación se muestra la siguiente pantalla.

Página No. 75


GENERAR INDICES: Se debe generar los índices periódicamente para mantener los archivos de índices actualizados con la base de datos en óptimas condiciones, así como se indica en la siguiente pantalla.

El proceso de reindexación se lo puede realizar a las tablas de Mantenimiento, Transaccionales o a todas las tablas.

La casilla que indica: Eliminar archivos temporales permite eliminar –o no- los archivos temporales.

RESPALDAR DATOS: Permite realizar copias de seguridad de la base de datos, así como se visualiza en la siguiente pantalla.

Página No. 76


CREAR NUEVA COMPAÑÍA: Permite crear una nueva compañía, tal como se visualiza en la siguiente pantalla.

CREAR NUEVO AÑO DE TRABAJO: Permite crear el ambiente de trabajo para el nuevo año de la compañía actual, así como se muestra en la siguiente pantalla.

CAMBIAR COMPAÑÍA: Permite realizar el cambio de una compañía, para lo cual se debe de seleccionar el nombre de la compañía y el período, tal como se visualiza en la siguiente pantalla.

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ENCERAR SALDOS DE CUENTAS: Permite encerar los archivos de saldos de cuentas, esta opción se ejecuta solamente cuando se haya disminuido todos los comprobantes y existan saldos inconsistentes en sus informes de saldos. A continuación se muestra la siguiente pantalla.

REVERTIR ANULACIÓN: Permite revertir los comprobantes que han sido anulados, por lo que se debe especificar un rango de comprobantes para tal efecto, como se indica en la siguiente pantalla.

AUTOEVALUACIÓN: Esta opción permite realizar un auto diagnóstico del sistema para lo cual se debe de seleccionar la categoría del problema que se desea resolver, estas categorías pueden ser:

Cuando se Edita, Modifica o Graba Comprobantes Cuando se Mayoriza Cuentas Contables Cuando se Replica, Elimina o Actualiza algún código

A continuación se muestra la siguiente pantalla.

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Una vez escogida la categoría se deben verificar los errores, analizarlos y posteriormente corregirlos.

La casilla que indica: Anular los comprobantes que no pueden ser corregidos, permite anular –o no- los comprobantes que por algún motivo no pudieron corregirse.

INICIALIZAR ARCHIVOS: Permite inicializar el Ambiente de Trabajo de la compañía actual, se debe de tener en cuenta que una vez ejecutado este proceso toda la información registrada se perderá. A continuación se muestra la siguiente pantalla.

SINCRONIZACIÓN: Esta compuesto por las siguientes opciones:

Definir Sincronización Enviar Datos Recibir Datos

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DEFINIR SINCRONIZACIÓN: Permite seleccionar los archivos que desea sean sincronizados entre el punto remoto y el punto central, se debe tener presente que antes de aplicar cualquier cambio se debe mantener una consistencia entre los datos transmitidos o pueden existir errores durante el proceso. A continuación se visualiza la siguiente pantalla.

ENVIAR DATOS: Este proceso realiza la sincronización de datos para el módulo de Caja – Bancos. Aquellas transacciones creadas o modificadas en este servidor y no actualizadas en otros equipos serán transferidas a archivos temporales para su envió y posterior recepción. Se debe de seleccionar el nivel de sincronización, así como se muestra en la siguiente pantalla.

RECIBIR DATOS: Permite recibir la información y sincronizar las transacciones con los punto remotos. A continuación se muestra la siguiente palabra.

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ESPECIALES: Está compuesto por las siguientes opciones:

Cargar Auxiliares Transferir Auxiliares General 8,18%

CARGAR AUXILIARES: Permite cargar los códigos Auxiliares al sistema de un archivo externo en formato DBF. El archivo debe de tener 2 columnas llamadas código y nombre y debe existir un archivo por cada tipo de auxiliar. A continuación se muestra la siguiente pantalla.

TRANSFERIR AUXILIARES: Este proceso permite transferir los códigos existentes de clientes y proveedores a un módulo específico del sistema administrativo – financiero, para lo cual se debe seleccionar el Módulo y especificar el auxiliar inicial y final, tal como se visualiza en la siguiente pantalla.

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Manual de usuario contabilidad & bancos

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