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MANUAL DE USUARIO - PQRS

SISTEMA DISTRIBUIDO HETEROGÉNEO PARA LA GESTIÓN DE PQRS EN ENTIDADES PÚBLICAS



1. Inicio de sesión

Diligenciar usuario y contraseña y seleccionar iniciar.

2. Módulo de radicación

Se debe seleccionar del menú la opción deseada.

2.1. Recibir radicación

Crear la recepción del documento a radicar.



2.2. Enviar radicación

Crear las radicaciones correspondientes al documento que se va a enviar.

2.3. Interna radicación

Gestionar el manejo de las radicaciones internas a nivel de la entidad.



2.4. Consultar radicación

Consultar y realizar seguimiento a las radicaciones.

2.5. Digitalizar radicación

Permitir anexar documentos a las radicaciones.

3. Despacho




3.1. Planilla recolección

Permitir realizar la recolección de los documentos que se van a entregar.

3.2. Despacho Interno de radicación

Descargar los documentos que van a ser entregados a las entidades internas.

3.3. Despacho externo de radicación

Descargar los documentos que van a ser entregados a las entidades externas.

3.4. Editar planilla de radicación

Permitir editar planilla de radicación si no la ha recibido la entidad a la que va dirigida.



4. Módulo de proceso


4.1. Recibir Planilla de proceso

Recibir planillas pendientes por recibir.

4.2. Asignar zona

Asignar zona antes de realizar el despacho externo.



4.3. Reenviar proceso

Permitir trasladar un documento de la dependencia destino hacia otra dependencia.

4.4. Asignar responsable de proceso

Permitir asignar a cada uno de los usuarios responsables del trámite los documentos recibidos.

4.5. Consultar Recibidas

Consultar las radicaciones recibidas.

5. Módulo de seguimiento




5.1. Consulta seguimiento

Realizar Seguimiento a las radicaciones.

5.2. Archivadas/Respondidas de seguimiento

Consultar radicaciones a las cual se le han dado respuesta.

6. Módulo de mantenimiento


6.1. Perfiles

Permitir habilitar permisos de actualización y accesos a la aplicación



6.2. Usuarios

Gestionar en el sistema los datos personales de quien tiene acceso al aplicativo y la relación de

usuario por dependencia que motiva la PQRS.

6.3. Dependencia

Gestionar las dependencias de la entidad de una entidad.

6.4. Seccional

Gestionar las seccionales de la empresa.



6.5. Entidad externa

Gestionar las entidades externas a las que se dirigen las radicaciones de salida.

6.6. Cambiar contraseña

Gestionar el cambio de contraseña al usuario que ingresa al aplicativo para mayor seguridad.}



7. Módulo de referencias


7.1. Tipo usuarios

Gestionar tipos de usuarios que operan en la entidad.



7.2. Tipo identificación

Gestionar nuevos tipos de identificación de usuarios.

7.3. Tipo radicación

Gestionar nuevos tipos de radicación.

7.4. Tipo planilla

Gestionar los tipos de planilla de la entidad.



7.5. Tipo documental

Gestionar los tipos documentales de una entidad.

7.6. Tipo de Envío/Recibo

Gestionar los tipos de los medios de envió y recibido.

7.7. Tipo de tramite/Acción

Gestionar los tipos de trámite de la radicación.

7.8. Prioridad

Gestionar los tipos de prioridades de la radicación.



7.9. Actividad

Gestionar actividades realizadas al momento de realizar la radicación.

7.10. Zonas

Gestionar las zonas a las que se dirige las radicaciones de salida.



7.11. Novedades

Gestionar las novedades que se presentan al momento de la respuesta de la radicación.

7.12. Países

Gestionar países que definen el origen de las entidades.

7.13. Departamentos

Gestionar los Departamentos de cada país de origen.



7.14. Municipios

Gestionar los municipios de cada departamento de origen.

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