Manual de usuario - pxsol.com · fono del hotel, dirección del hotel, el email de notificaciones...

Manual de usuario

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Índice

1. ¿Cómo configuro mi Motor de Reservas PXSOL?.........................................

2. Tarifas y Disponibilidad ......................................................................................

3. Consultas ..............................................................................................................

4. Recordatorios ......................................................................................................

5. Encuestas de Satisfacción...................................................................................

6. Aplicaciones de PXSOL........................................................................................

7. Gestión Interna de la Reserva...........................................................................

8. Carpetas del Menú Navegación (izquierda)...................................................

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Bienvenido

En el siguiente documento, le enseñaremos a configurar y poner en marcha el sistema de gestión de reservas PXSOL

Para comenzar le contamos que la interfaz PXSOL está compuesta por 3 zonas principales:

A) Zona de notificaciones.B) Menú de navegación.C) Área de trabajo.


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1. ¿Cómo configuro mi Motor de Reservas PXSOL?

Primero debemos ingresar a la plataforma: http://neo.pxsol.com

Usuario: XXXXXX Contraseña: xxxxxxxx

Debemos ir a configuración, ubicado en la parte inferior de la pantalla del lado izquierdo. Eso nos llevará al panel de control de PXSOL el cual se divide en 4 partes:

Los botones ROJOS, los botones AZULES, los botones VERDES y el botón NARANJA

Configuración Producto ( Botones Rojos )

Información del hotel: Es una ficha del hotel, donde completamos ( entre otros items ) el telé-fono del hotel, dirección del hotel, el email de notificaciones de reservas, tarjetas de créditos aceptadas, servicios del hotel, condiciones sobre niños, etc. Esta ficha requiere de una carga inicial, luego puede modificarse la información en caso de ser necesario.

A tener en cuenta

*La información que ingresamos en este paso, debe ser completa, bien detallada y clara.Es la información que llevara al huésped a decidirse por nuestro hotel.

Fotos: Este botón, como la palabra lo indica, es para subir todas las fotos que queremos que se muestren en nuestro motor de reservas. Las fotos se muestran en la página principal del motor de reservas de PXSOL, en una galería de fotos.

A tener en cuenta

*La primer foto que se muestra en el listado, es la foto de portada. Esta acompaña al huésped en todo el proceso de com-pra. Es muy importante elegir una imágen representativa del hotel, de buena resolución y agradable a los ojos del cliente.

* Se puede borrar la foto que deseemos, seleccionando el tachito de basura, ubicado a la derecha de la foto.

* Se puede agregar una breve descripción de la foto, seleccionando el icono de la ruedita gris, ubicado a la derecha de la foto


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Mapa y Distancias: En el mapa ingresamos las coordenadas de longitud y latitud que nos da el google maps. Automáticamente aparecerá la ubicación del hotel.

En distancias, ingresamos los puntos turísticos y de importancia cercanos al hotel .Por ejem-plo: una plaza, una peatonal, un shopping, etc. Expresado en la unidad de medida que más nos guste: cuadras, horas, minutos, metros, kilómetros.

A tener en cuenta

* Es muy importante agregar por lo menos 5 distancias que ayuden al huésped a encontrar la ubicación del hotel. En muchos casos un hotel es seleccionado por tener una ubicación privilegiada o cercano a un

punto turístico importante ,como por ejemplo la playa, el aeropuerto o la zona bancaria.

Habitaciones: En este paso, ingresamos al sistema todas las habitaciones que queremos vender por el motor de reservas PXSOL. Aquí cargamos la habitación matrimonial, la ejecutiva, la suite, la triple, etc.

Ingresamos un descripción de cada una de las habitaciones y finalmente vinculamos fotos con este tipo de habitación.

A tener en cuenta

* Es muy importante hacer una descripción completa de la habitación: servicios, vistas, m2 de la habitación, etc.Y un detalle no menor, es vincular fotos que sean de la habitación que estamos vendiendo.

(Lo recomendable son 6 fotos por habitación)

Políticas: Finalizando con estos botones, creamos la política con la cual queremos vender nuestras habitaciones. Estas políticas se refieren a los plazos para dar de baja una reserva o bien los medios para garantizarla.

A tener en cuenta

* Se pueden crear la cantidad de políticas que quieras, por ejemplo: una política para temporada alta, política No reembolsable, política fines de semana largo. Luego esas políticas se vinculan con una tarifa

* No se puede vincular más de una política con una tarifa. Siempre será: Una política con una tarifa en un periodo de tiempo determinado


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Configuración POS ( Botones Azules )

Solamente veremos dos botones

Plantilla de correos electrónicos: Este botón nos ayuda a configurar e-mails de respuesta ráp-ida y automática para enviarle al huésped. En el instante en que el huésped hace la reserva, le llegará esa respuesta que configuramos. El sistema nos da la posibilidad de insertar en el correo variables predeterminadas como por ejemplo, fecha de la consulta, fecha de la reserva, nombre y apellido del huésped, etc

A tener en cuenta

* Podemos crear cuantas plantillas de correo se necesiten. Incluso si trabajamos con diferentes medios de pagos, podem-os crear una plantilla para cada uno. Por ejemplo: un e-mail que contenga los datos de la cuenta bancaria y otro mail

con la información de Mercado Pago en el caso que trabajen con esa herramienta

* Podemos crear plantillas dependiendo la política que ya creamos en el paso anterior ( ver configuración del producto, politicas ) y tener un e-mail para una política No reembolsable o para una fecha de temporada alta

Medios de Pagos: Finalizando esta parte de la configuración, este botón nos ayuda a configu-rar los diferentes medios de pagos que le ofrecemos a nuestros huéspedes para solicitarles la garantía. Estos medios de pagos deben estar vinculados si o si a una política ya creada( ver configuración del producto, politicas ). Es aquí también donde vinculamos el medio de pago con el cuerpo prescrito correspondiente.

A tener en cuenta

* Podemos tener diferentes medios de pagos, dependiendo la temporada o el tipo de tarifa.

* Es recomendable ofrecerle al huésped diferentes medios de pagos, diferentes opciones para el que el huésped se sienta libre de elegir. Incluso es recomendable que cuando la reserva sea muy anticipada en fecha, no se le pidan garantías.

* Estos medios de pagos son configurables en el tiempo.Por ejemplo solicitar depósito bancario con la reserva sea con una anticipación de 5 días


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Configuración Empresa ( Botones Verdes )

Solo utilizaremos el botón Cambio de dinero

Cambio de Dinero: El motor de reservas permite la carga de tarifas sólo en una moneda. Pero la venta desde el motor de reservas puede ser en la cantidad de monedas que deseemos. Sólo deben configurar el tipo de cambio y el motor lo calcula automáticamente.

Configuracion Usuario ( Botón Naranja )

Perfil: Este botón es de uso personal, donde configuras la firma o modificas tu contraseña.

2. Tarifas y Disponibilidad

Tarifas: Las tarifas las encontramos a la izquierda de nuestra pantalla. Las misma se pueden cargar neta o finales de impuestos. Eso se configura desde la configuración de producto, infor-mación del hotel. Ingresamos un periodo de fechas, seleccionamos las habitaciones e ingresa-mos la tarifa correspondiente. En este paso no tenemos que olvidarnos de vincular la tarifa con la política para esa fecha.

A tener en cuenta:

* El sistema nos permite cargar hasta 3 tipos de tarifas: Tarifa Estándar ( STD ) Tarifa No Reembolsable ( NRE ) Tarifa Especial ( ESP ). Puedes trabajar sólo con la tarifa Estándar y luego aplicar promociones sobre esta tarifa

* Siempre conviene tener una tarifa más baja, como un mejor precio garantizado reservando por la web.

Está comprobado estadísticamente que los usuarios de Internet después de ver booking, Expedia, Despegar, etc, visitan la página web del hotel en busca de mas fotos, mas información, comentarios e incluso mejores tarifas


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Disponibilidad: La disponibilidad la encontramos a la izquierda de nuestra pantalla. Ingresamos un periodo de fechas, seleccionamos las habitaciones e ingresamos la disponibilidad correspon-diente para ese período.

A tener en cuenta

* La disponibilidad se descuenta de manera automática cuando el huésped hace una reserva desde el motor de reservas.* Le otorgamos disponibilidad a cada una de las tarifas con las que queremos trabajar

3. Consultas

Lo que primero debemos hacer, es crear plantillas de correo: Desde configuración del POS(los botones azules) > Plantillas de correo electrónico podemos crear cuantas plantillas deseemos. El tipo de plantilla es email normal. Estas plantillas nos ayudarán a responder de manera rápida, profesional, respetando el estándar de respuesta, evitando errores de sintaxis o de ortografía.

Por ejemplo

Caso 1Responder consultas que llegan desde el motor de reservas

Una vez que tenemos identificado al huésped que necesitamos responder, verificamos que la información sea correcta y seleccionamos la opción responder. Es ahí, donde decidimos qué plantilla se adapta mejor a la pregunta de nuestro huésped. En el caso que necesitemos ofrecer disponibilidad y mostrar nuestras opciones posibles, tenemos la opción de que la plantilla de respuesta se configure con todas las habitaciones disponibles para las fechas solicitadas. Esta opción es automática (se configura desde las plantillas de correo electrónico con el texto variable: Habitaciones del hotel). Incluso el huésped al momento de recibir el correo, puede reservar desde ese mismo correo seleccionando la habitación de su agrado.

Caso 2Registrar un llamado telefónico y luego responderle usando las plantillas de correo

(Ofrecer tarifa y disponibilidad por teléfono y ….)

Entra un llamado a recepción solicitando disponibilidad y tarifas para una fecha determinada. Con el botón buscar ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla ingresamos las fechas solicitadas y automáticamente el sistema nos muestra las habitaciones disponibles con las tarifas correspondientes. Vamos a tener dos opciones en este paso:


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1.“Tomar la reserva”

[ Agregar ] Donde se adjunta la habitación al presupuesto y se genera la RESERVA. Se abre un formulario para completar con los datos del huésped y la reserva se va automaticamente a la carpeta PRE VENTA. En este caso la disponibilidad se descuenta automáticamente.

Para cerrar la venta podemos enviarle un mail a nuestro huésped confirmando su reserva con el voucher de la misma.

2.“Enviar información por email”

[ Nueva Consulta] Nos abre un formulario de consulta para completar con los datos del huésped. Se genera una nueva CONSULTA. Esta información se guarda en la carpeta CONSULTAS. Luego se responde siguiendo los pasos del caso 1.

Hasta que el huésped nos responda o se confirme la reserva, la consulta permanecerá en la carpeta CONSULTAS

Caso 3Otros posibles casos

Puede suceder que queremos responder una consulta de un huésped sólo con algunos tipos de habitaciones ( una o varias habitaciones ), ya sea porque él lo solicitó o porque consideramos que esa es la mejor opción para él. PXSOL tiene la posibilidad de enviar en el correo de respues-ta, la o las habitaciones que quisiéramos. Esto lo hacemos desde responder> insertar contenido dinámico y seleccionamos la habitación que necesitamos.

4. Recordatorios

Un recordatorio es un email que se enviará en alguna fecha futura al pasajero, con el fin de in-crementar las posibilidades de venta. Encontraremos los recordatorios en el botón PROGRAMAR.

Lo que primero debemos hacer, es crear plantillas de correo recordatorios, desde configuración del POS(los botones azules)> Plantillas de correo electrónico. En este caso se pueden crear hasta 3 recordatorios. El tipo de plantilla es RECORDATORIO 1/2/3. Cada uno de ellos puede contener distinta información útil para el huésped. Estos recordatorios, se envían de manera automática, cuando nosotros le indicamos al sistema. Es decir que no-sotros ( el usuario ) seleccionamos la fecha de envío para este recordatorio.

Si el huésped nos responde antes que se envíe el recordatorio, los recordatorios futuros se desprograman automáticamente.


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Por ejemplo

Recordatorio 1: Recordarle al huésped, que tiene un presupuesto sin responder

Recordatorio 2: Ofrecerle un descuento en su estadía (se aplica automáticamente, creando una promoción “ last minute )

Recordatorio 3: Ofrecer actividades y excursiones durante su estadía en el hotel

A tener en cuenta:

* Se pueden programar recordatorios para distintas instancias en la que está la reserva. Ej 1: CONSULTAS. Podemos crear recordatorios para ofrecer descuento al huésped que no confirma el presupuesto.

Ej 2: PRE VENTA. Podemos recordarle que aún no recibimos el pago de la garantía, como un depósito bancario.

Ej 3: VENTA. Podemos ofrecer excursiones, traslados desde el aeropuerto u opciones de nuestro restaurant.

Todo esto de manera automatizada, ágil y rápido de configurar. Lo que te permitirá gestionar todas las instancias de manera personalizada sin perder detalle de cada huésped.

5. Encuestas de Satisfacción

El sistema envía de manera automática 1 encuesta de satisfacción. Esta misma se puede editar con los items que queremos que se consulten, activarla o desactivarla desde la plataforma. De hecho podemos predefinir el porcentaje de satisfacción para que esta encuesta se publique en el motor de reservas.

Cuando la reserva se encuentra en la instancia POST VENTA y pasados los 3 días del check out, la encuesta se enviará. La respuesta de esta encuesta llegará al encargado de calidad ( pre defini-do en la configuracion del hotel, Información del hotel).

A tener en cuenta

* Hasta que se responde la encuesta, la misma es enviada de manera automática 3 veces* Después de las 5 encuestas que se respondieron, se verán publicadas en el motor

* Todas las encuestas se pueden ver desde la carpeta INFORMES


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6. Aplicaciones de PXSOL

Directo

Directo nos permite ingresar de manera rápida una reserva de otro portal: Booking, Despegar, etc.Una vez ingresada la reserva, el sistema nos muestra las habitaciones disponibles para asignar en el plano de ocupación. Una vez asignada la reserva el plano se bloquea y la misma queda en ventas

Registro de llamadas

La función registro de llamadas se encuentra en el sector superior izquierdo de la pantalla.

Como la función lo dice, esta opción sirve para registrar llamados telefónicos. Se toman todos los datos de la persona que llama y guardamos la información. Esto genera una nueva consulta.

En este caso tenemos dos opciones:

1. Ir a la consulta lo que nos permitirá, presupuestar y enviarle un mail de respuesta a nuestro futuro huésped en ese mismo momento.

2. Guardar Consulta Lo que hacemos es guardar la consulta en la carpeta de consultas y responder en otro momento.

Plano de Ocupación

El plano de ocupación, nos muestra las habitaciones físicas del hotel. Nos permite asignar habita-ciones a las pre ventas, y bloquear la disponibilidad de manera automática.


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Desde el plano de ocupación podemos ver cada una de nuestras reservas y a simple vista ver dia de check in/out, el número de reserva y a nombre de quien está hecha. Seleccionando desde el plano cualquier habitación, el sistema nos muestra la ficha de esa reserva,. Donde vamos a ver opciones como: modificar habitación, agregar otra habitación a la misma reserva, mover de habitación la reserva, ver el presupuesto, ver el registro e ir a la transacción dentro de PXSOL .

• Bloqueos desde el plano de ocupación

Hay dos tipos de bloqueos:

Seleccionando en el plano de ocupación las fechas a bloquear, los dias quedan en color amarillo. Esto significa que esos dias (en amarillo) no saldrán a la venta desde el motor de reservas pero sí podremos asignar esas habitaciones de manera manual en cualquier preventa.Dentro del plano de ocupación en el lado superior derecho, encontramos un candado. Cuando lo seleccionamos, nos pide un periodo de fecha y qué habitaciones queremos bloquear. Rojo significa fuera de servicio y amarillo bloqueada a la venta.

7. Gestión Interna de la Reserva

Cuando seleccionamos cualquier reserva en cualquier instancia en la que esté, podemos ges-tionar y obtener información, tanto del pasajero, de la reserva como así también de los usuarios de PXSOL.


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• Historial

Nos muestra fecha y hora de cualquier correo enviado o recibido. El historial es por reserva ( por transac-ción ). No se puede borrar ningún correo y siempre están visibles para cualquier usuario del sistema

• Programados

Muestra los recordatorios programados con su correspondiente fecha.

• Presupuesto

Muestra la reserva del pasajero (el Voucher de compra).

• Chat

Es de uso interno y por reserva ( transacción ). Sólo lo ven los usuarios del sistema (no lo ve el pasajero ) y se puede tildar como visto por los usuarios. Por ejemplo: algún mensaje en especial de esa reserva referido a pagos o preferencias del pasajero.


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• Pagos

Nos permite registrar los pagos que ingresan. Podemos ver: la fecha, el pago (el monto) muestra el usuario y el medio por el cual pagó. En este paso podemos: Aceptar el pago ( pago ok ) o bien anular el pago. Este botón resume: el total de la reserva, el total pagado y el saldo a pagar.

• Tarjeta

En el caso que el huésped haya garantizado su reserva con tarjeta de crédito, la misma muestra en este botón: Tipo de tarjeta, número de tarjeta, código de seguridad y vencimiento.

• Ingresos

Registramos el total de pasajeros, la tarifa promedio y nos muestra el Ingreso total de la reserva. Esta información se puede editar si varía al presupuesto enviado inicialmente. De esa manera se actualiza toda la información de la reserva.

• Fusionar

En muchos casos, hay mismos huéspedes que responden o consultan o confirman reservas usando diferentes cuentas de correo. PXSOL identifica que la transacción está repetida porque es la misma habitación, la misma fecha o el mismo pasajero. Entonces podemos fusionar (juntar/ unir) todas las consultas de un mismo huésped en un sola transacción, de manera tal que quede toda el historial de la reserva con un solo número de caso y no perder ninguna información.

• Registro

El registro nos muestra con precisión cada movimiento de las reservas del PXSOL. Nos muestra el usuario, la fecha, la hora y la acción que se realizó. • Agendar

Su función es enviar una transacción a la carpeta Agendados. El día indicado en el campo Fecha, la transacción vuelve a su carpeta de origen con el mensaje colocado en el campo Comentario.

• Imprimir

Imprime la reserva del huésped.


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8. Carpetas del menú navegación (izquierda)

Son las instancias en la que puede estar cualquier reserva

• Consultas Encontraremos todas las consultas realizadas en el motor de reservas. Consultas a las cuales podemos programar recordatorios

• Caídas Pasadas las 72Hrs la reserva que estaba en PRE VENTA, se anula y se va de manera au-tomática a esta carpeta

• Lista de EsperaEn el caso que estemos esperando un depósito bancario o el envío de una tarjeta de crédi-to, podemos guardar la reserva en esta carpeta

• PreventasTodas las reservas que llegan desde el motor de reservas de tu página web,se guardan en la carpeta PRE VENTAS. Estas reservas están confirmadas, pero puede suceder que esta-mos esperando la garantía

• VentasSon reservas confirmadas y garantizadas

• No ShowsReservas que fueron confirmadas, pero el huésped no llegó nunca al hotel y no canceló su reserva. La penalidad está sujeta a la política de No Show del hotel

• No Ventas CPNo Ventas con Penalidad. Reservas que el huésped cancela pero no respeto los tiempos que el hotel determinó, entonces el hotel puede cobrar una penalidad

• No Ventas Reservas canceladas en tiempo y forma. No se cobra penalidad

• PostVentasReservas que ya se fueron del hotel. A los 3 días del check out y cuando la reserva se en-cuentra en esta carpeta, el sistema le envía la encuesta de satisfacción

En el caso que tenga el servicio de plano de ocupación, podrá asignar una habitación a la reserva o bien visualizar el plano de ocupación.

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