MANUAL DE USUARIO SARTEC - PIV

Dirección General De Sanidad Vegetal

Dirección de Moscas de la Fruta

Subdirección de Operaciones de Campo

Moscamed

1 | P á g i n a Km. 19.8 Carretera a Puerto Madero, Predio el Carmen, Cantón Leoncillos, C.P. 30832, Tapachula, Chiapas.

Tel. 01 (55) 5905 1000, Ext. 53355, www.senasica.gob.mx

“2013, Año de la Lealtad Institucional y Centenario del Ejército Mexicano”

MANUAL DE USUARIO

SARTec - PIV MODULO WEB

PROGRAMACIÓN INTERNA DE VIATICOS DEL PERSONAL SENASICA-MOSCAMED




Moscamed



Octubre 2013

1. Introducción

1.1 Propósito del Manual.

El propósito de este Manual es facilitar al usuario la operación de las diferentes pantallas de captura, consulta y validación de la información que se administra en el Sistema Informático para el control interno de viáticos.

1.2 Objetivo del Sistema.

El sistema para la programación y gestión interna de viáticos de personal del SENASICA, es una herramienta por medio de la cual se le facilitara al usuario la programación anual de los viáticos correspondientes, de los diferentes centros de operaciones y de la Subdirección de Operaciones de Campo del Programa Moscamed. 1.3 Requerimientos.

• Equipo Pentium IV o Posterior • Mínimo 512MB en RAM, Optimo 1 GB • Sistema Operativo Win XP, Win7 o posterior • Resolución gráfica mínimo 800*600 • Navegador de Internet (recomendable Mozilla Firefox Versión 14.0 o posterior) • Conexión alámbrica en red de SENASICA




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CONTENIDO 1.- INTRODUCCIÓN --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 1.1 Propósito del Manual ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 1.2 Objetivo del Sistema -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 1.3 Requerimientos --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 2.- CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 2.1 Ingreso al Sistema ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 2.2 Datos Técnicos --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 2.3 Usuarios ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 2.4 Botones del Sistema -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 3.- PAGINA DE ACCESO Y BIENVENIDA --------------------------------------------------------------------------------------------- 6 4.- MÓDULOS (RESPONSABLE ADMINISTRATIVO) ------------------------------------------------------------------------------ 9 4.1 Captura de Viático ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 4.2 Ver Viáticos Capturados --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 4.3 Edición del Viático ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 4.3.1 Datos del Viático -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 4.3.2 Días e Importe de Viático --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 5.- MÓDULO (RESPONSABLE DE CENTRO) ---------------------------------------------------------------------------------------- 19 5.1 Ventana Consulta de Información --------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 5.2 Mensajes en pantalla (Viático Validado y No validado) ------------------------------------------------------------------------ 21 6.- MÓDULO (JEFE DE DEPARTAMENTO) ------------------------------------------------------------------------------------------- 22 6.1 Ventana Consulta de Información --------------------------------------------------------------------------------------------------- 22 6.2 Mensajes en pantalla (Viático Validado y No validado) ------------------------------------------------------------------------ 24 7.- MÓDULO (SUBDIRECTOR) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 25 7.1 Ventana Consulta de Información --------------------------------------------------------------------------------------------------- 25 7.2 Mensajes en pantalla (Viático Validado y No validado) ------------------------------------------------------------------------ 27 8.- MÓDULOS (ADMINISTRADOR) ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 28 8.1 Captura de Viático ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 28 8.2 Alta de Personal -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33 8.3 Baja de Personal ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34 8.4 Editar datos de Personal --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35 8.5 Ver Viáticos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 36 8.6 Editar del Viático ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38 8.6.1 Datos del Viático -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39 8.6.2 Días e Importe de Viático --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 41 8.7 Administrar -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 8.8 Reporte ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 43




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2. Características del Sistema

2.1 Ingreso al Sistema.

El Link de Acceso al sistema es el siguiente. http://10.13.12.11 2.2 Datos Técnicos.

Nombre del módulo: SARTec – GVS (Gestión Viáticos Senasica)

Versión del PHP: 5.0.77

Tamaño: 1.39 MB

Versión: 1.0

Año creación: 2012 – 2013

Gestor de Base de Datos: MySQL

Multiusuario

Seguridad de Encriptación de 128 Bits 2.3 Usuarios.

El sistema cuenta con 5 tipos de usuarios conforme a la siguiente jerarquía:

Responsable Administrativo: Es el encargado de llevar acabo la captura correspondiente conforme a su programación de viáticos. Y a su vez realizar modificaciones en los viáticos

Responsable de Centro: Es el encargado de llevar acabo la validación correspondiente del viatico capturado por el responsable administrativo, una vez dado la validación o en su caso cancelación ya no se podrá realizar ningún cambio en el viatico correspondiente (Solo Centro de Operaciones “Comitán, Soconusco, Frailesca, Palenque”)

Jefe de Departamento: Es el encargado de llevar acabo la autorización correspondiente del viatico previamente validado por el responsable de centro y del personal de la subdirección de operaciones de campo correspondiente a su departamento. Subdirector: Es el encargado de dar el Vo. Bo. Del viatico siempre y cuando cuente con los niveles de validación del responsable de centro y jefe de departamento.

http://10.13.12.11/sARTec/index.php




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Administrador principal: Sera el encargado de llevar acabo la captura de los viáticos de la subdirección de operaciones de campo, podrá realizar modificaciones necesarias, alta de personal, baja de personal, cambios de adscripción, asignar días extraordinarios y generar reportes.

2.4 Uso de Botones del Sistema.

Muestra el listado de una consulta

Ocultar el listado de una consulta

Eliminar directamente desde la base de datos

Validar un viatico

Cancelar o no validar una comisión

Ir al formulario de modificación de días de la comisión

Ir al formulario de alta de personal

Ir al formulario de baja de personal

Ir al formulario de modificación

Guardar la información de los formularios de captura

Actualizar la información

Permite visualizar listado de personal existente

Permite imprimir resultado obtenido de consulta del formulario de reportes

Permite realizar consulta directa a la base de datos

Permite buscar un número de folio en especifico




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3. Página de Acceso y Bienvenida

Figura 1. Acceso al Índex Principal del Sistema




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Figura 2. Selección de Modulo GVS (Gestión Viáticos Senasica).




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Figura 3. Pantalla Principal del Sistema Usuario Administrador.

Figura 4. Pantalla Principal del Sistema Usuario Responsable Administrativo.




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Figura 5. Pantalla Principal del Sistema Usuario Responsable de Centro, Jefe de Departamento y Subdirector.

4. Módulos (Responsable Administrativo).

4.1 Captura de Viáticos.

Para poder realizar una captura de comisión es necesareo identificar el menú de opciones y seleccionar Captura una vez pasando el cursor del mouse se desplegará una opción llamada Viático en la cual daremos click tal como se muestra en la figura 6.

Figura 6. Menú Responsable Administrativo, Modulo Captura.




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En esta pantalla Escogeremos el departamento deseado y damos clic en Ver y desplegará una lista con el personal asignado al departamento tal y como se muestra en la figura 8

Figura 7. Escogiendo Departamento




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Figura 8. Listado de Personal




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Para la Captura de la comisión de tipo Nacional es necesario seguir los pasos indicados en la siguiente Figura

Figura 9. Formulario de Captura Nacional

Paso 1: Indicar la Fecha Inicial de la comisión Paso 2: Indicar la Fecha Final de la comisión Paso 3: Escoger tipo de comprobación de la comisión (Con Infraestructura o Sin Infraestructura ) Paso 4: Este depende de lo seleccionado en el Paso 3 ( al seleccionar con infraestructura, se habilita de manera automática los campos de estado y municipio, si se selecciona, sin infraestructura, habilita los 4 campos) Paso 5: Escoger los días con percnota ( De maner automáticamente da los días naturales y el importe total del viático, las tarifas estan relacionadas conforme a la categoria del viaticante y el tipo de comisión) Paso 6: Agregar el Itinerario de la comisión Paso 7: Agregar el objetivo de la comisión Paso 8: Agregar Observaciones de la comisión Paso 9: Guardar en base de datos la comisión




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Para la Captura de la comisión de tipo Nacional es necesario seguir los pasos indicados en la Figura 10:

Figura 10. Formulario de Captura Internacional

Paso 1: Indicar la Fecha Inicial de la comisión Paso 2: Indicar la Fecha Final de la comisión Paso 3: Indicar el Tipo de cambio del dólar Americano a la fecha actual de captura Paso 4: Seleccionar días con percnota ( Automáticamente muestra dias naturales y el importe total del viatico, las tarifas estan relacionadas en referencia a la categoría del viaticante) Paso 5: Agregar el Lugar de la comisión Paso 6: Agregar el objetivo de la comisión Paso 7: Agregar Observaciones de la comisión Paso 8: Guardar en la base de datos la captura




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4.2 Consulta de Comisiones Capturadas.

Para poder realizar una consulta de las comisiones es necesareo identificar el menú de opciones y seleccionar Ver una vez pasando el cursor del mouse se desplegará opción llamada Viáticos Capturados Nacionales y Viaticos Capturados Internacionales, seleccionar tipo de consulta.

Figura 11. Menú Responsable Administrativo, Modulo Ver

Figura 12. Formulario de Viático de tipo Nacional




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Figura 13. Formulario de Viáticos Internacionales




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4.3 Editar una comisión.

Este a partado esta dividido en 2 opciones las cuales aparecen en la parte inferior del listado de los viaticos

en el modulo ver tal y como se muestra en la Figura 13.

Botón para Modificar Datos del Viático Botón para Modificar Días de Viático e Importe

Para poder realizar edición de una comisión es necesario que no se haya realizado ningun tipo de validación correspondiente, ya que una vez realizado alguna validación (autorización o visto bueno) no es posible modificar. Ver figura 14.

Figura 14. Pantalla de Muestra de validación




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4.3.1 Editar campos de la comisión del tipo Nacional ó Internacional

Figura 15. Editar comisión del tipo Nacional




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Figura 16. Editar comisión del tipo Internacional




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4.3.2 Editar días e Importe de la comisión de tipo Nacional ó Internacional

Figura 17. Editar Días e Importe de la comisión Nacional ó Internacional




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5. Módulo (Responsable de Centro). 5.1 Ventana Consulta de Información.

Dentro del menú solo tendra 2 apartados para vizualizar tal y como se muestra en la figura 18

Figura 18. Opciones del Menú

El cual desplegará todos los viáticos capturados por el responsable administrativo como se observa en las figuras 19 y 20, caso contrario se verá como se muestra en la figura 21.

Figura 19. Pantalla Viático Nacional




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Figura 20. Pantalla Viático Internacional

Figura 21. Mensaje en Pantalla, Viático Nacional e Internacional




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5.2 Mensajes en pantalla (Comisión Validada ó No validado).

Una vez que se vayan validando o cancelando las comisiones, van a ir desapareciendo de la consulta relacionada a las comisiones pendientes por validación.

Figura 22. Ventana de Mensaje de comisión validada

Figura 23. Ventana de Mensaje de comisión No validada




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6. Módulo (Jefe de Departamento). 6.1 Ventana Consulta de Información.

Dentro del este menú hay 2 apartados para vizualizar tal y como se muestra en la figura 24.


En el caso de los centros de operaciones desplegara todos los viáticos previamente validados por el responsable de centro, también mostrará los viáticos del personal adscrito al departamento correspondiente, tal como se muestra en las figuras 25 y 26. De no existir ninguna comisión validada o del departamento correspondiente aparecerá tal como se muestra en la figura 27.

Figura 25. Pantalla comisión Nacional




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Figura 26. Pantalla comisión Internacional

Figura 27. Mensaje en Pantalla, viatico Nacional ó Internacional




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Una vez que se vayan validando o cancelando las comisiones, van a ir desapareciendo de la consulta relacionada a los viáticos pendientes por validacion.






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7. Módulo (Subdirector). 7.1 Ventana Consulta de Información.

Dentro del menú solo tendra 2 apartados para vizualizar tal y como se muestra en la figura 30.


Este tipo de usuario observará todas las comisiones que hayan sido validadas por responsable de centros de operaciones y la autorización del jefe de departamento, también mostrará las comisiones del personal SENSICA ubicados en el edificio del programa Moscamed México, ver figuras 31 y 32, de no existir ninguna comisión validada o del departamento correspondiente se mostrará la figura 33.

Figura 31. Pantalla Viático Nacional




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Figura 32. Pantalla Viático Internacional

Figura 33. Mensaje en Pantalla, comisión de tipo Nacional ó Internacional




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Una vez que se hayan validando o cancelando las comisiones, van a ir desapareciendo de la consulta relacionada a comisiones pendientes por validar.






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A diferencia del Responsable Administrativo, el Administrador tendrá que seleccionar en este órden, primero adscripción y después departamento, click con el botón izquierdo de mouse en la opción Ver, se desplegará listado del personal asignado al departamento ver figura 38, si el personal es de un centro de operaciones no podrá capturar el viático pero si podrá realizar ampliación de días asignados al viaticante ver Figura 39, en esta pantalla se visualizan opciones para dar de Alta y baja al Personal.

8. Módulos (Administrador).

8.1 Captura de Comisión.

Para poder realizar una captura de comisión es necesareo identificar el menú de opciones y seleccionar Captura una vez pasando el cursor del mouse se desplegará la opción Viático, dar click en botón izquierdo del mouse tal como se muestra en la figura 36.

Figura 36. Menú Administrador

Figura 37. Selección de Adscripción y Departamento




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Figura 38. Listado de Personal Ubicado en el edificio del programa Moscamed México.




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Figura 39. Listado de Personal Centro de Operaciones




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Para la Captura de comisión de tipo Nacional es necesario seguir los pasos indicados en la Figura 40:

Figura 40. Formulario de Captura Nacional

Paso 1: Indicar la Fecha Inicial de la comisión Paso 2: Indicar la Fecha Final de la comisión Paso 3: Selector para el tipo de comprobación ( con Infraestructura o sin Infraestructura ) Paso 4: Este depende de lo seleccionado en el Paso 3 ( con Infraestructura se habilita de manera automática los campos de estado y municipio, sin infraestructura habilita los 4 campos) Paso 5: Escoger los días con percnota ( Automáticamente da los dias naturales y el importe total del viático, las tarifas son asignadas conforme a la categoria del personal y el tipo de viático) Paso 6: Sección que permite capturar el Itinerario de la comisión Paso 7: Sección para capturar el objetivo de la comisión Paso 8: Sección para capturar Observaciones de la comisión Paso 9: Guardar en base de datos la captura




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Para la Captura de la comisión de tipo Nacional es necesario seguir los pasos indicados en la Figura 41:

Figura 41. Formulario de Captura Internacional

Paso 1: Indicar la Fecha Inicial de la comisión Paso 2: Indicar la Fecha Final de la comisión Paso 3: Indicar el Tipo de cambio del dólar americano actual Paso 4: Seleccionar días con percnota ( automáticamente proporciona días naturales e importe total del viático, las tarifas estan relacionadas conforme a la categoria del personal) Paso 5: Agregar el Lugar de la Comisión Paso 6: Agregar el objetivo de la comisión Paso 7: Agregar Observaciones de la comisión Paso 8: Guardar en la base de datos la captura




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8.2 Alta de Personal

En este formulario el administrador tiene la opción de dar de alta a personal de recien ingreso.

Figura 42. Formulario alta de personal

Paso 1: Seleccionar Área de Adscripción Paso 2: Seleccionar Departamento Paso 3: Capturar Nombre completo del Empleado. Paso 4: Seleccionar tipo de Empleado o Puesto Nominal Paso 5 : Seleccionar la Clasificación del Personal Paso 6: Guardar en la base de datos la captura




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8.3 Baja de Personal

En este formulario el administrador podrá dar de Baja al personal Personal que se encuentre en la base de datos del sistema.

Figura 43. Formulario baja de personal

Paso 1: Seleccionar Área de Adscripción Paso 2: Seleccionar Departamento que se encuentra asignado el personal Paso 3: Seleccionar el Nombre del personal a dar de baja Paso 4: Botón Eliminar Personal




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8.4 Actualizar Datos del Personal y Asignar días de Ampliación

En este formulario el administrador podrá Actualizar o Editar datos tales como nombre, adscripción, departamento y asignar dias extraordinarios al viaticante.

Figura 44. Formulario Editar Datos de personal y / o Asignar días extraordinarios al viaticante.

Si Cambia de Adscripción: Paso 1: Escoger Primero el Área de Adscripción Paso 2 : Asignar Departamento Si es Ampliacion de Dias: Paso 1: Dejar los demas Campos tal, como estan, solo Asignar los dias en el campo de ampliación.




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8.5 Ver Comisión Para poder realizar consulta de comisiones, seleccionar del menú Ver la opción Comisiones Capturadas de tipo Nacionales ó Internacionales, existe formulario para consultar las comisiones en general nacional e internacional donde no se podra realizar modificación alguna.

Figura 45. Menú Administrador Modulo Ver

Figura 46. Pantalla de Comisión de tipo Nacional




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Figura 47. Pantalla de Viáticos Internacionales




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8.6 Modificación de Viáticos.

Este formulario esta dividido en 2 subformulario los cuales aparecen en la parte inferior del listado de los

viáticos ver Figura 47.

Botón para Modificar Datos del Viático Botón para Modificar Días de Viático e Importe

Para poder realizar una modificación a un viático es necesario que no se haya realizado ningun tipo de validación correspondiente tal, ya que una vez realizado alguna validación automáticamente desapareceran los botones de modificar. ver figura 48.

Figura 48. Pantalla de Muestra de validación




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8.6.1 Editar Datos de la comisión de tipo Nacional ó Internacional

Figura 49. Modificar Comisión de tipo Nacional




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Figura 50 Modificar Comisión de tipo Internacional




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8.6.2 Editar Días e Importe de la comisión de tipo Nacional ó Internacional

Figura 51. Editar Días e Importe de Viatico Nacional ó Internacional




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8.7 Administrar.

En este formulario se administran los datos correspondientes a los menús desplegables con las opciones de agregar, modificar,eliminar y visualizar informacion existente.

Figura 52. Formulario para Administrar menú Desplegable




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8.8 Reporte y Exportar a Excel.

En este formulario el Administrador del sistema, podrá realizar diferentes combinaciones para obtener una consulta acorde a sus necesidades.

Figura 53. Menú Administrador apartado para el reporte

Después de haber ubicado el apartado de reporte tal y como se muestra en la figura 53. Se visualizará pantalla que esta dividida en 2 subformularios, tal y como muestra la Figura 54.

Figura 54. Subformularios para llevar acabo la consulta para generar reporte.

Subformulario 2

Subformulario 1




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Para poder Generar el reporte el administrador debe seleccionar los campos de interes en ambos subformularios tal como muestran las Figuras 55 y 56:

Figura 55. Listado del contenido de cada menú desplegable (Subformulario 1)

Figura 56. Selección de campos a mostrar en la consulta (Subformulario 2)




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Pasos para generar una consulta. Paso 1: Si en el combo de Adscripción seleccionamos un CENTRO DE OPERACIONES o EDIFICIO

ADMINISTRATIVO hay que seguir con el paso 2 y si nuestra selección es TODO EL PROGRAMA vamos directamente al paso 3.

Paso 2: Seleccionar departamento

Paso 3: Seleccionar el tipo de Comisión: NACIONAL o INTERNACIONAL.

Paso 4: Seleccionar el período a consultar: MENSUAL , TRIMESTRAL o ANUAL.

Paso 5: Seleccionar año a consultar.

Paso 6: Seleccionar Estatus actual de la comisión: AUTORIZADOS o PENDIENTES.

Paso 7: Seleccionar los campos deseados a mostrar en la consulta ver Figura 56.

Paso 8: Una vez Realizados los pasos del 1 al 7, dar clic en el botón , desplegará

listado de la información solicitada ver Figura 57.

Paso 9: Dar clic en el botón




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Figura 57. Muestra de la consulta obtenida antes de imprimir.

Para exportar la consulta realizada ver Figura 57, a un archivo del tipo Excel de Microsoft, es necesario identificar el botón exportar, ver Figura 58.

Figura 58. Botón para Exportar a Excel.




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Una vez identificado este botón seguir los pasos siguientes, con la finalidad de obtener la exportación del archivo de manera correcta. Paso 1: Dar Clic en la imagen de Excel Paso 2: Después de haber realizado el paso 1 nos abrirá una ventana tal y como se muestra a continuación, en la cual daremos clic en el botón de aceptar. (El Archivo por default tendrá el nombre de viáticos.xls)

Figura 59. Mensaje de Descarga. Paso 3: Buscar el archivo en el equipo de cómputo. Paso 4: Abrir el archivo, el cual mostrará el siguiente mensaje ver figura 60, dar click en el botón SI.

Figura 60. Mensaje de aviso de extensión y formato del archivo.




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Figura 61. Archivo Exportado satisfactoriamente.




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GLOSARIO

Adscripción: Ubicación Física del Trabajador

Comisión: Orden y Capacidad que una persona da por escrito a otra, para que ejecute algún encargo o participe en una actividad

Campo: Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular los cuales pueden ser (Alfanuméricos, Numéricos)

Día natural: es aquel que dura 24 horas

Formulario: Es un documento, en papel o en pantalla, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados Menú: Serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar determinada tarea Subformulario: Formulario dentro de otro Formulario.

Pernocta: Pasar la noche en determinado lugar, especialmente si es fuera del propio domicilio.

Registro: Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad

Viatico: Recurso Económico destinado para ejercer una comisión,

Comisionado: Persona o Conjunto de personas escogidas para llevas acabo una comisión.

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